RIL s Matriseorganisasjonssamling mandag 2/

Transkript

1 RIL s Matriseorganisasjonssamling mandag 2/ Sted: klubbhuset Kl.18:00 Velkommen ved Adm. Kveldens agenda Krav til styring og ledelse i RIL, Styrets ansvar, Klubben som samfunnsaktør Kort presentasjon av alle deltagere Inndeling i faggrupper Kl.18:30 Faggruppene kommer sammen Faggruppene samler seg rundt hvert sitt bord / rom og utnevnelse av ordstyrer Tema til diskusjon og «innlevelse» Mandat, ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Forslag til tiltak for 2014 Rapportering (når) Oppsummering ved gruppen og

2 RIL s Matriseorganisasjonssamling mandag 2/ Sted: klubbhuset Kl.19:45 Kl.20:00 Kl.20:30 Kl.21:00 samlinger Kl.21:05 Pause Vi spiser sammen i klubbhuset Oppsummering ved gruppen ved dens ordstyrer Vi avslutter ved å bestemme ny dato for neste Slutt

3 Ranheim IL Fotball Topp Regnskap & økonomi v/ Anders IT v/ Jørn Marked v/ Thor Martin Sport v/ Nina Anlegg v/ Kjetil Media v/ Svein Otto Sekretær & Politiattester v/ Vibeke Ranheim IL Breddefotball Ranheim IL Faggrupper Ranheim IL Håndball Ranheim IL Friidrett Ranheim IL Allidrett Forslag til Matriseorganiasjon fra 2014 Ranheim IL Trim Ranheim IL Sykkel Faggrupper Ranheim IL Breddefotball Ranheim IL Håndball Ranheim IL Friidrett Ranheim IL Allidrett Ranheim IL Trim Ranheim IL Sykkel Leder v/ Ole Husutvalg v/ Snorre Idrettsrådet v/ Snorre Medlem v/ Ole Ung:leder v/ Snorre Annet:

4 Matriseorganisasjon fra 2014 Håndballavdelingen Leder Nina Bakken Antonsen Regnskap Trine Elvheim (ny kommer våren 2014) IT Gro-Nina Olsen Marked Har ingen Sportslig Gisle Breistrand Anlegg Nina Bakken Antonsen Media Har ingen Sekretær Børge Bang Politiattester Siri Kjeldsberg Husutvalg Har ingen Medlem Har ingen Idrett Har ingen Arrangement Kristin Granaas (felles arrangement mellom fotball og håndball)

5 Fokus i sesongen 2014 breddefotball ContentCategory.do?id=18983 et morsomt og utviklende 3x3 konsept som stimulerer til mer lekbasert fotball. Gratis trenerkurs Komprimerte og alltid på eget anlegg Etablering av lagsregnskap, lags- og bankkontoer Åpent Miljøhus under sesongen av barnefotballen 100 % oppdatert medlemsbase Ansette sportslig leder og etablering av sportslig utvalg DNB RIL-CUP 2014 i regi av barnefotballen VÅR-CUP i regi av barnefotballen Tine Fotballskole 2014 i regi av barnefotballen Flere drakt- og arenaskilt samarbeidspartnere Malingsdugnad av klubbhus og Miljøhus Søppelfritt anlegg på DNB Arena og Vikåsen kunstgress Flere spilleflater i vår bydel

6 Krav til styring og ledelse i RIL Klubben skal: ivareta medlemmenes interesser være en demokratisk og frivillig organisasjon Videre bør klubben: bygge omdømme i forhold til det offentlige, og omgivelsene for øvrig

7 Styrets ansvar Hvilke ressurser må til for å kunne ivareta nevnte arbeidsoppgaver: Forsvarlig organisering av driften Retningslinjer, planer og budsjett Kontroll på økonomien Styret som arbeidsgiver Fatte nødvendige vedtak

8 Hvilke andre oppgaver skal løses hvert år? Trenger vi anleggskomite Trenger vi økonomiutvalg Trenger vi sportsutvalg Hvilken kompetanse har vi i klubben? Hva trenger vi å hente inn?

9

10

11 Klubben som samfunnsaktør Hvordan bidrar vår klubb i lokalsamfunnet? Hvordan bygger vi klubbens omdømme? Hvilke grupper skal vi aktivisere: Rekruttere og holde barn og unge i aktivitet Funksjonshemmede Helse/mosjon Sosial profil

12

13 Rolle- og ansvarsdeling Organisasjonskart Funksjonsbeskrivelser Mandater Avhengig av mål og oppgaver KLUBBHÅNDBOK

14

15

16

17

18

19 RIL s Matriseorganisasjonssamling mandag 2/ Sted: klubbhuset Kl.18:30 Faggruppene kommer sammen Faggruppene samler seg rundt hvert sitt bord / rom og utnevnelse av ordstyrer Tema til diskusjon og «innlevelse» Mandat, ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Forslag til tiltak for 2014 Rapportering (når) Oppsummering ved gruppen og Kl.19:45 Pause Kl.20:00 Vi spiser sammen i klubbhuset Kl.20:30 Oppsummering ved gruppen ved dens ordstyrer Kl.21:00 Vi avslutter ved å bestemme ny dato for neste samlinger Kl.21:05 Slutt

20 Ranheim IL Fotball Topp Regnskap & økonomi v/ Anders IT v/ Jørn Marked v/ Thor Martin Sport v/ Nina Anlegg v/ Kjetil Media v/ Svein Otto Sekretær & Politiattester v/ Vibeke Ranheim IL Breddefotball Ranheim IL Faggrupper Ranheim IL Håndball Ranheim IL Friidrett Ranheim IL Allidrett Forslag til Matriseorganiasjon fra 2014 Ranheim IL Trim Ranheim IL Sykkel Faggrupper Ranheim IL Breddefotball Ranheim IL Håndball Ranheim IL Friidrett Ranheim IL Allidrett Ranheim IL Trim Ranheim IL Sykkel Leder v/ Ole Husutvalg v/ Snorre Idrettsrådet v/ Snorre Medlem v/ Ole Ung:leder v/ Snorre Annet:

21 Faggruppe: medlemsregister Ansvarsområde / rollebeskrivelse Være hovedstyrets medlemsregisteransvarlig. Herunder: Sammen med Administrasjonsansvarlig og systemleverandør sørge for effektive rutiner for oppdateringer av medlemsregister og kontaktregister. Følge opp systemleverandøren av i forbindelse med endringsønsker og eventuelt nye behov Ved behov arrangere kurs sammen med it-ansvarlig/økonomiansvarlig for kasserere/oppmenn for korrekt og sikker oppdatering/lagring av registrene, Sikre at idrettslagets medlemsregister fungerer med hensyn på å ivareta idrettsforbundets og idrettslagets krav til registrering Mål / ambisjoner Sikre at idrettslagets medlemsregister fungerer med hensyn på å ivareta idrettsforbundets og idrettslagets krav til registrering Sikre at idrettslagets medlemsregister fungerer med hensyn på gode løsninger for automatisert utsendelse av medlemskontingent, treningsavgifter, lisenser, egenandeler med mer. Sørge for utfakturering av medlemskontingent etter oppdaterte medlemsregister senest 1 uke etter at ordinært årsmøte har vedtatt kontingentstørrelse. Påfølgende purring skal skje senest 10 dager ette første forfallsdato. 2.gangs purring skal skje gjennom kassererne/oppmenn i særidrettene med dertil varsel om utestengelse av RIL. Sikre at idrettslaget innehar kontrollrutiner for ovennevnte punkter knyttet til økonomiske forpliktelser medlemmene har. Sikre enkel tilgang til registeret for sær-idrettenes kasserere og hovedstyrets medlemmer (behovsstyrt tilgang) Å få systemet optimalt systemet slik at frivillige utenom administrasjonsansvarlig og kasserere i sær-idrettene skal være overflødige Forslag til tiltak for 2014 Etablere en instruks for administrasjonsansvarlig, styrets medlemsregisteransvarlig og kassererne i håndball, fotball, friidrett og all-idrett for optimal utnyttelse av dagens system. Gjennomføre kurs i bruk av web-løsningen for administrasjonsansvarlig, representant fra hovedstyre og alle kassererne i sær-idrettene mars/april og august/september, også for å ha felles forståelse av systemet i de ulike særavdelingene Rapportering (når) Månedlig rapportering av antall medlemmer til hovedstyret. (hvert styremøte) I samråd med økonomiansvarlig rapportere om utestående beløp som er fakturert gjennom systemet Revidert siste gang 6.november 2013/oks

22 Fokus i sesongen 2014 breddefotball ContentCategory.do?id=18983 et morsomt og utviklende 3x3 konsept som stimulerer til mer lekbasert fotball. Gratis trenerkurs Komprimerte og alltid på eget anlegg Etablering av lagsregnskap, lags- og bankkontoer Åpent Miljøhus under sesongen av barnefotballen 100 % oppdatert medlemsbase Ansette sportslig leder og etablering av sportslig utvalg DNB RIL-CUP 2014 i regi av barnefotballen VÅR-CUP i regi av barnefotballen Tine Fotballskole 2014 i regi av barnefotballen Flere drakt- og arenaskilt samarbeidspartnere Malingsdugnad av klubbhus og Miljøhus Søppelfritt anlegg på DNB Arena og Vikåsen kunstgress Flere spilleflater i vår bydel

23 Fokus i sesongen 2014 fra hver særidrett/topp

24 Leder Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) 24

25 Regnskap og økonomi Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) 25

26 IT Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) 26

27 Marked Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) 27

28 Sport Vedlikeholde og utvikle klubbens strukturplan, videreutvikle særidrettens retningslinjer. Hjelpe og tilrettelegge for trenere med tanke på planlegging av sesongen og gjennomføringen av samlinger, sørge for at trenerne forholder seg til særidretten sine retningslinjer. Gjennomføre mål og evalueringsprosesser. Kartlegge utdanningen til Ranheims trenere og stimulere til at flest mulig får gjennomført særforbundets grunnutdanning. Bygge opp øvingsutvalg via trenerforum slik at Ranheim IL etter hvert har sin egen øvelsesbank disponibel for sine trenere. Koordinere og samarbeide med andre ressurser som finnes i Ranheim IL og knytte andre aktuelle ressurser til klubben etter behov i samarbeid med styret. Innstille trenere til særidrettens Styret. Melde på lag til serier som arrangeres av Region Midt-Norge og nasjonale serier. Være et bindeledd mellom foreldre og trenere i konfliktsituasjoner. 28

29 Faggruppe Anlegg Ansvarsområde / rollebeskrivelse Sammen med administrasjon følge opp krav som pålegges Følge opp fremtidige behov for baner og anlegg og fasiliteter for toppfotball bredde fotball, bredde idrett, bredde handball og administrasjon Føle opp samarbeid og bruk av baner. Standard Følge opp behov for administrasjon. Strategiske planer Vedlikeholdsplaner Mål / Ambisjoner Sikre at vi har nok baner til alle grener. Også nye avdelinger (BMX) Opprettholde god standard på eksisterende baner Vurdere nye behov og følge opp med forslag på gode løsninger for eksisterende baner og nye baner Følge opp strategi for rette baner for topp idrettsutøvere. Ny bane for topp idrettsutøvere innen friidrett Landsdelsarena eller riksanlegg for friidrett som kan samkjøres med bane2 fotball i byen. Strategi for Ranheim 20 til innbyggere. Fremtidige ny elver bane med tribune. 2 nye elver baner, 2 nye syverbaner, vurdere 4-8 innendørshaller for særidretter. Nytt areal for Alternativ for miljøhus. Ny plassering eller nye lokaliteter Lage strategisk plan 10 år. Forslag til tiltak 2014 Jobbe aktivt for på få på plass ny Handballhall, løpebane og nytt areal. Følge opp utvidelse av baner, nytt areal. Bane behov som gir strategiske område behov.

30

31

32 Media Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) 32

33 Sekretær og politiattester Ansvarsområde / rollebeskrivelse Være hovedstyrets sekretær og ansvarlig for politiattester : Føre protokoll over alle styremøter, medlemsmøter og årsmøter Kopiere og sende styrereferat til medlemmene av hovedstyret, samt publisere den på nettsidene til laget. Sørge for at alle politiattestene som er innhentet sendes til godkjenning, samt føre lister over hvem som har levert, sendt og fått godkjent politiattest. Mål/ ambisjoner Sikre at idrettslagets referater er tilgjengelige på nettsiden, slik at alle medlemmene, til en hver tid kan holde seg orientert om styrets arbeid. Etablere god systemer for innhenting av politiattester, slik at Ranheim Idrettslag følger Norges Idrettsforbunds lover og regler. Sikre at særidrettene følger opp innhentingen og kontrollen av listene for sine ledere og ansvarlige for barn og idrett. Forslag til tiltak for 2014 Sikre at alle særidrettene publiserer protokoller på egne nettsider. Rapportering (når) Månedlig rapportering hovedstyret. (hvert styremøte). 33

34 Husutvalg Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) 34

35 Idrett Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) 35

36 Andre faggrupper Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) 36

37 Fokus i sesongen 2014 Allidrett

38 Fokus i sesongen 2014 Allidrett

39 Fokus i sesongen 2014 Friidrett

40 Fokus i sesongen 2014 Håndball

41 Fokus i sesongen 2014 Sykkel

42 Fokus i sesongen 2014 Trim

43 Fokus i sesongen 2014 Toppfotball