Tjeldsund kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tid: 10:00

Transkript

1 Tjeldsund kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tid: 10:00 Forfall meldes til utvalgssekretær som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Bjørnar Pettersen Leder H Bjørn Olaf Hanssen Nestleder AP Jostein Aarsund Medlem H Oddny Elisabeth Dalen Medlem H Liv Kristin Johnsen Medlem H Torbjørn Solås Medlem H Øyvind Movik Medlem H Hermod Steen Medlem H Evald Joakimsen Medlem AP Aina Instanes Medlem AP Jostein Lunde Medlem AP Jorunn Heidi Olsen Medlem FRP Karl Albert Kjerstad Medlem FRP Gunnhill Andreassen Medlem HTL Gunnar Flygel Medlem HTL Solveig Einarsen Medlem HTL Stig Kristensen Medlem BYH Bjørnar Pettersen Ordfører

2 Saksnr PS 16/14 PS 17/14 PS 18/14 PS 19/14 Innhold GODKJENNING AV MØTEINNKALLING/SAKSKART GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE TJENESTETILBUD TIL EIERKOMMUNENE - HÅLOGALAND RESSURSSELSKAP IKS UTREDNING AV SAMARBEID OM BRANNTJENESTEN EVENES, TJELDSUND OG LØDINGEN PS 20/14 ØKONOMIRAPPORTERING 1. KV PS 21/14 PS 22/14 PS 23/14 VEDTEKTER FOR BARNEHAGENE ENDRING FORSØK MED STEMMERETT FOR UNGDOM VED KOMMUNESTYREVALGET 2015 NY PENSJONSORDNING FOR FOLKEVALGTE PS 24/14 SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING FOR ØL OG VIN - BRYGGEDANS OG QUIZ-KVELD - SKÅNLAND KYSTLAG PS 25/14 REFERATER OG ORIENTERINGER Orienteringer/Presentasjoner Ny Daglig leder i Ofoten Regionråd Elisabeth Storjord NM Kickboksing Ramsund Orientering Tjeldsund ungdommen Ungdomshøring Brann/Evakuering i Tjeldsund 6/ Orientering

3 PS 16/14 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING/SAKSKART PS 17/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE

4 Tjeldsund kommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2014 / 026 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Ole Øystein Lindebø Saknsnr Utvalg Møtedato 18/14 Kommunestyret TJENESTETILBUD TIL EIERKOMMUNENE - HÅLOGALAND RESSURSSELSKAP IKS Rådmannens innstilling Tjeldsund kommunestyre har behandlet sak om tjenestetilbud til eierkommunene i Hålogaland ressursselskap IKS. Kommunestyret slutter seg til vedtaket som representantskapet i selskapet har fattet i saken, i møte den , med følgende tilføyelse: - Det må fortsatt være et tilbud om levering av grovavfall i ETS kommunene. - Fakturering av renovasjonsgebyr bør settes ut til en av landkommunene på oppdrag fra HRS, - alternativt utføres som i dag av den enkelte kommune. - Det vurderes om HRS IKS også kan påta seg slamtømming for eierkommunene. Dokumenter i saken: 1. Brev fra HRS datert Utvalgets rapport, med vedlegg datert 15.oktober 2013 Saksopplysninger Representantskapet i Hålogaland ressursselskap IKS (HRS IKS) avholdt et ekstraordinært representantskapsmøte den ) for å behandle utredningen av Tjenestetilbud til eierkommunene - Hvilke nye tjenester kan og bør Hålogaland Ressursselskap IKS utføre på vegne av eierkommunene?. Utredningen er utarbeidet av et arbeidsutvalg oppnevnt av representantskapet i møte den 29.mai Utvalget har bestått av: Jan Fjelldal (Harstad), Paul Rosenmeyer (Narvik), Jardar Jensen (Evenes) med Ronny Grindstein (Gratangen) som vararepresentant. HRS IKS var sekretariat for utvalget. Utvalgets mandat er å utrede og komme med forslag til nye tjenestetilbud fra HRS overfor sine eierkommuner. Utvalget skal ferdigstille sitt arbeid innen 15. oktober Representantskapet fattet i møtet følgende enstemmige vedtak:

5 1. Representantskapet tar rapporten til etterretning 2. Representantskapet slutter seg til de anbefalinger som er gitt i rapporten: (1) Utvalget anbefaler at eierkommunene tildeler HRS et samordnet ansvar for innsamling av husholdningsavfall. I Harstad og Narvik betinger tildelingen at HRS overtar i samsvar med reglene for virksomhetsoverdragelse. Tildelingen bør skje ved bruk av enerett og foreslås iverksatt fra 1 januar (2) Utvalget anbefaler at det innføres felles ordninger og servicenivå for avfallshandtering som kan danne grunnlag for like renovasjonsgebyrer i hele regionen og bedre tjenestekvalitet. HRS skal innføre hentesystem for papir og glass- og metallemballasje parallelt med at det nåværende bingesystemet til returpunkter fases ut. Det skal innføres større frihet med hensyn til valg av ulike tilleggsytelser utover felles minstegebyr (prisdifferensiering). Det skal etableres sentrumsnære miljøtorg/gjenvinningsstasjoner i Harstad og Narvik. HRS skal forbedre systemløsningene for hytte- og fritidsrenovasjon. (3) Utvalget anbefaler at HRS overtar ansvaret for fakturering og utsendelse av renovasjonsgebyr. (4) Utvalget anbefaler at HRS i større grad skal koordinere og bistå eierkommunene i avfallsrelaterte forvaltningssaker og prosjekter (5) Utvalget ber styret utarbeide forslag til etablering av utbyttepolitikk for de konkurranseutsatte virksomhetene i HRS-konsernet. (6) Utvalget anbefaler at eierkommunene pålegger HRS å utarbeide rutiner som sikrer en kontinuerlig optimalisering av egen drift og tjenestekvalitet. Utvalget fremhever i denne sammenheng også betydningen av aktiv eierstyring fra eierkommunene. Representantskapets vedtak og utredningen er oversendt Tjeldsund kommune for behandling av kommunestyret. Saken skal behandles av alle eierkommuner. Bakgrunn: Selskapsavtalen: Den nåværende selskapsavtalen til HRS bygger på avtalen som eierkommunene vedtok høsten 2007, med enkelte mindre endringer vedtatt av representantskapet i møte 30. november Formålsbestemmelsen i selskapsavtalen 4 fastslår følgende: «Selskapet skal, enten ved direktetildeling, i egenregi eller gjennom administrasjon av anbud, sørge for miljøvennlig og kostnadseffektiv transport, mottak og behandling av husholdningsavfall fra eierkommunene. Selskapet skal ikke drive erverv på lovpålagte tjenester. Den enkelte kommune kan gjøre unntak for innsamling av husholdningsavfall. Selskapet skal, gjennom datterselskaper og eierskap i andre selskaper samt eiendommer og utvalgte driftsmidler, på forretningsmessig grunnlag, være aktiv utøver innenfor det konkurranseutsatte avfallsmarkedet i Nord-Norge og på Nordkalotten der hvor dette gir klare synergieffekter med kjernevirksomheten nevnt i denne paragrafs første ledd.

6 Selskapet skal være kompetanseorgan for eierne i avfalls- og miljøspørsmål, herunder sørge for tilstrekkelig informasjon til kommunene og dets innbyggere om avfallsordningene. Selskapets skal gi råd ved, bistå i, eller utføre planlegging, bestilling og administrasjon av tjeneste- og vareinnkjøp innenfor tjenesteområdet etter oppdrag fra den enkelte kommune.» I og med at selskapsavtalen gir uttrykk for at det «kan gjøre[s] unntak» for innsamling må det rent språklig legges til grunn at selskapsavtalen i utgangspunktet bygger på at innsamlingen er inkludert. Innsamlingen utføres ikke av HRS IKS i dag. Oppgaver og ansvarsfordeling: Oppgaver og ansvarsfordeling varierer i dag fra kommune til kommune. Harstad og Narvik utfører i dag innsamling av avfall selv. I landkommunene, inkludert Evenes og Tjeldsund, blir innsamlingen administrert av HRS IKS, men utført av HRS Miljø AS, som har kontrakt frem til Denne avtalen kan ikke fornyes, uten ny anbudsrunde. Det er videre en ansvarfordeling mellom oppgaver som kommunen utfører, og oppgaver HRS utfører. Kommunene: Valg av innsamlingsløsning Innsamling av husholdningsavfall (Narvik og Harstad i egenregi og landkommunene med anbud administrert av HRS) Returpunkter (Narvik og Harstad) Innføring av hytte- og fritidsrenovasjon Gebyrstruktur Fakturering og kundekontakt Enkeltvedtak og klagebehandling Informasjon HRS: Mottak og viderebehandling av avfallet Etablere og drifte miljøstasjoner (Kvæfjord kommune har egen konsesjon) Deponi Informasjon Utredningen peker blant annet på at denne ansvarsfordelingen mellom eierkommunene og selskapet er svært uvanlig i Nord-Norsk sammenheng. Alle de øvrige selskapene er tillagt ansvar for både innsamling og behandling. Videre sies det at dagens delte løsning, hvor kommunene har ansvar for innsamlingen og HRS for behandlingen, gir manglende synergieffekter og ulike løsninger. Modellen gjør det vanskelig å se innsamlingen og behandlingen under ett, vanskeligere å utprøve ulike forsøksordninger/- prosjekter, og vanskeligere å vurdere hvilke løsninger som totalt sett gir best tilbud innenfor en lavest mulig kostnad. Den gir forskjellig servicetilbud og ulike betingelser for fastsettelse av renovasjonsavgifter. Det er uheldig at det i noen tilfeller oppleves som det er mer konkurranse enn samarbeid mellom HRS og eierkommunene gjennom Narvik VAR og Harstad kommunes tekniske etat. Uklare

7 ansvarslinjer mellom HRS og kommunene kan vanskeliggjøre god kommunikasjon overfor innbyggerne. For innbyggerne kan det være usikkert hvem de skal forholde seg til fra sak til sak. Renovasjon i Tjeldsund: I Tjeldsund utfører HRS innsamlingen gjennom HRS Miljø as som også har flere næringskunder i kommunen. Tjeldsund kommune har ansvar for kundebehandlinga mot innbyggerne, saksbehandling, klagebehandling, fakturering, gebyr og forskrifter, samt noe informasjon. Vi følger opp hytterenovasjonsordningen, og har en del jobb og kostnader knyttet til feilsortering, og med opprydding rundt deponipunkt. Vi følger også opp returpunkt for glass osv. Kommunen er ansvarlig for innkjøp og vedlikehold av dunker og containere, og har ansvar for å plassere ut disse. HRS fakturerer kommunen for innsamling, drift av gjenvinningsstasjon og deponiavgifter. I tillegg blir vi fakturert for behandling og deponering av avfall som innbyggere og hytteeier kan levere gratis på gjenbruksstasjon. I tillegg betaler kommune for drift av stasjonen. HRS fakturerer hver måned iht prisliste/ avtale. Tjeldsund kommune har ikke ansvar for innsamling av næringsavfall, men det er noen abonnenter som er knyttet til kommunens avfallsordning av praktiske årsaker. Kommune har ansvar for å følge opp at næringsavfall leveres til godkjent mottak. Gebyr: Gebyrene varierer stort blant eierkommunene. Tjeldsund har laveste gebyrsatser for renovasjon bolig, blant landkommunene i selskapet. Det er ikke alle kommunene som i dag har pålagt hytterenovasjon slik som Tjeldsund. Tjeldsund har høyest avgift for hytter blant landkommuner. Rapporten viser en gebyroversikt for kommunene. På tross av store forskjeller i gebyrsatsene, er innsamlings- og behandlingskostnader rimelig lik i alle landkommunene. Tidligere behandling/ drøfting. HRS henvendte seg i 2011 til kommunene med tilbud om utvidet tjenestetilbudet til kommunene, bla fakturering. Det ble ingen enstemmig tilslutning blant eier kommunen om utvidet tjenestetilbud den gang. Regelverk Det er forurensningslovens 29 og 30 som pålegger kommunen å sørge for innsamling og behandling av husholdningsavfall i kommunene. Tjeldsund kommune har med hjemmel i forurensningsloven, vedtatt egen forskrift: Kommunal forskrift for innsamling m.v. av husholdningsavfall (Vedtatt i k-sak 15/06 den ) Renovasjonsavgiften fastsettes årlig budsjettbehandlingen. Nærmere om regelverk og bestemmelser i vedlegg 1 i rapporten.

8 Nye tjenestetilbud: HRS ønsker en mer enhetlig løsning for alle eierkommunene. Den delte ansvarsfordelingen gir på flere områder mulighet for rasjonalisering, som igjen kan gi et bedre tjenestetilbud uten økte gebyrene.. Rasjonaliseringen ligger i bla bedre utnyttelse av materiell, og å innføre 2 skiftordning på innsamlingen, reduksjon i organisasjon, administrasjon og ledelse. Utvalget foreslår følgende nye tilbud: Innsamling: Innsamling og behandling bør slås sammen. HRS kan da utføre innsamling til selvkost innenfor den eksisterende lovpålagte aktiviteten til HRS. Det kan også ble en delt løsning ved at noen roder settes ut på anbud. Innkjøpsansvar og myndighet bør plasseres hos HRS. Systemendring/ fellesordninger: Utvalget ønsker at alt avfall sorteres og hentes ute hos abonnentene. Dette tilsvarer det som IRIS i Salten tilbyr. Returpunkter vil da forsvinne. Dette gir en bedre sortering og en bedre service for abonnentene. Dette gir en høyere kostnad, men dette kan kompenseres ved økt rasjonalisering og bedre avfallssortering. Det etableres et Miljøtorg i sentrum av hver by. Rapporten sier lite om grovavfallsplassene i landkommunene, men vi forutsetter at disse videreføres. Når det gjelder hytterenovasjon, må være et likt system i alle kommunene. I stedet for kontainer, kan det tilbys forsterkede sekker for henting som en frivillig ordning.. Gebyrstruktur: Det er ønskelig å endre gebyrstrukturen slik at det blir større valgfrihet og fleksibilitet, samt at lik gebyrstruktur etableres i alle kommunene. Forslaget til gebyrstruktur fremkommer i rapporten side 20. Betaling for grovavfall bør også samordnes. Dette innebærer at gratisordningen i ETS faller bort. Det kan løses ved at ferdig sortert avfall kan leveres gratis, mens at det må betales for restavfall/ usortert avfall Fakturering: Utvalget foreslår at HRS utfører fakturering på vegne av eierkommunene. Det må inngås avtaler med kommunene slik at avfallsgebyrene fortsatt blir sikret gjennom legalpant som i dag. Rådgivningstjeneste: Utvalget ønsker at HRS i større grad skal være et kompetanseorgan for eierne i avfalls- og miljøspørsmål. Forsøplingssaker kan f. eks håndteres av HRS på vegne av alle kommunene. Etablering av utbyttepolitikk: HRS har ikke betalt utbytte til eierne. Overskuddet har blitt brukt til å bygge opp egenkapitalen. Utvalget mener at det bør utarbeides en utbyttepolitikk for HRS.

9 En del av de foreslåtte endringer medfører en del utfordringer, både politisk, for ansatte, samt organisatoriske og administrative forhold. Rapporten har en oversikt over dette og forslag til tiltak i kap 8.4. Vi ser rapporten ikke omhandler fremtidig løsning for grovavfallsplasser, bla Moan. Det må fortsatt være et tilbud om levering av grovavfall i ETS kommunene, som også dekker næringslivets behov. Det er heller ikke vurdert om deler av det administrative arbeidet, bla fakturering, kan utføres av eierkommunene som i dag har system og kompetanse for dette. Eierkommunene har også behov for andre tjenester, så som slamtømming. Dette er ikke nevnt i rapporten. ETS kommune har i dag kontrakt med Stokland Bilruter om innsamling av slam, men slammet deponeres på HRS sitt anlegg i Narvik. Denne kontrakten må nå ut på nytt anbud. Dette er et oppdrag som vi mener kan administreres og utføres av HRS IKS til selvkost. Videre arbeid: Rapporten og utvalgets anbefaling, tas opp til behandling i eierkommunene som tar stilling til fremtidigfremtidige løsninger. Deretter vil HRS igangsette en nødvendig planlegging- og iverksettelsesprosess. Det påpekes betydningen av å gjennomføre en åpen og ryddig prosess mellom alle berørte parter. Det er også viktig med en koordinert og tydelig ledelse fra både kommunene og selskapets side. Det er representantskapet som vil følge opp saken overfor eierkommunene. Vurderinger Tjeldsund kommune har tidligere støttet forslag om at HRS bør utføre flere tjenester enn i dag. Rapporten er svært grundig, og gir et godt bilde av dagens ordning og de utfordringer dagens ordning gir. Vi støtter langt på vei forslag til nytt tjenestetilbud og endringer som er foreslått. Dagens oppgave og ansvarsfordeling gir mange utfordringer, og uavklart ansvarsforhold. I tillegg er det uheldig at det er forskjellige ordninger i eierkommunene, både hva gjelder innsamlingsrutiner, gebyrstruktur og service og tjenestenivå. Dagens ordning medfører at vi i Evenes og Tjeldsund har en del ekstraarbeid med oppfølging av renovasjonsordningen, uten at dette dekkes fult ut av gebyrene. Særlig klagebehandling og opprydding, samt levering og innsamling av dunker. Kommunen er mellomleddet mellom kunden og selskapet, noe som kan være fordyrende og tungvint. Det mest rasjonelle er at abonnentene har direkte kontakt med renovasjonsselskapet som utfører tjenesten, selv om mange fortsatt vil forholde seg til kommunen som tross alt har ansvaret for avfallsordningen etter loven. En overføring til HRS, vil bety at vi får bedre tid til andre driftsoppgaver, bla på vann og avløp, og andre miljøoppgaver. Fakturering utføres i dag av Evenes og Tjeldsund i fellesskap. Renovasjonsgebyrene faktureres sammen med vann og avløpsgebyr, slik at arbeidsmengden ikke blir vesentlig redusert, om denne delen overføres til HRS.

10 Vi burde se på om det er mulig å få til en distriktsvennlig løsning ved at en av landkommunene kunne utføre denne delen av tjenesten for hele HRS. Alternativt at denne oppgaven fortsatt ble utført av den enkelte kommune. Kommunene har i dag faktureringssystem og kompetanse for å kunne utføre dette. En mer rasjonell drift og enhetlig system i alle eierkommunene, vil bety lavere gebyr. Når det gjelder innsamlingen, er det viktig at det blir tatt stilling til fremtidig løsning i løpet av Kontrakten som landkommunene i dag har med HRS Miljø as går ut , og kan ikke fornyes. Tjenesten må da ut på ny anbudsrunde, noe vi kan unngå hvis innsamlingen overtas av HRS IKS. Vi mener at det antagelig vil bli en rimeligere innsamling hvis dette gjøres til selvkost, pga få aktører og liten konkurranse ved en evt, anbudsrunde. Dagens returpunkt for glass og metall ol, samt hytteavfall, gir noen utfordringer. Likevel kan det stilles spørsmål om det er hensiktsmessig i landkommunen å innføre en ordning med sortering og flere dunker ute hos den enkelte abonnent. Evenes og Tjeldsund har en del spredt bosetting, og lange avstander. Og ordningen vil bli fordyrende og by på en del praktiske utfordringer. Vi vil likevel anbefale at HRS ser på nye løsning for hytterenovasjonen for å få en mest mulig enhetlig ordning i alle kommunene. Gjenbruksstasjonen ETS må beholdes og videreutvikles. Det er viktig at næringslivet i ETS har et slikt tilbud. I stedet for at alle får levere gratis, bør det innføres betaling etter vekt. Det er en god ide at sortert avfall leveres gratis, eller svært rimelig. Det er veldig viktig at samarbeidet mellom HRS og eierkommunene styrkes, ikke bare i ledelsen, men også ute i organisasjonen. Ole Øystein Lindebø Leder Plan- og utvikling

11 Tjeldsund kommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2013 / M74 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Ole Øystein Lindebø Saknsnr Utvalg Møtedato 10/14 Formannskap /14 Formannskap /14 Kommunestyret /14 Kommunestyret UTREDNING AV SAMARBEID OM BRANNTJENESTEN EVENES, TJELDSUND OG LØDINGEN Saksprotokoll i Kommunestyret Alternative forslag: Stig Kristensen: Saken utsettes. Votering: Enstemmig. Vedtak: Saken utsettes. Saksprotokoll i Formannskap Alternative forslag: 1. Tjeldsund kommunestyre vedtar å inngå samarbeid om branntjenesten mellom Evenes, Tjeldsund og Lødingen kommune, etter kommunelovens 28-1a (vertskommunemodellen) iht. vedlagte samarbeidsavtale. 2. Tjeldsund kommunestyre vedtar iht kommunenlovens 28-1a pkt 1 å overføre myndighet etter brannlovgivningen til Lødingen kommune. Denne myndigheten avgrenses til de oppgaver som Tjeldsund kommune i dag har delegert til brannsjef.

12 3. Saker som i dag avgjøres av folkevalgte organ i Tjeldsund kommune, utredes av Lødingen kommune for politisk behandling i Tjeldsund kommune. 4. Nåværende samarbeid om branntjeneste med Evenes kommune opphører fra samme tidspunkt som ELT Brann og redning iverksettes, tidligst 1. januar Votering: Enstemmig. Innstilling til kommunestyret: 1. Tjeldsund kommunestyre vedtar å inngå samarbeid om branntjenesten mellom Evenes, Tjeldsund og Lødingen kommune, etter kommunelovens 28-1a (vertskommunemodellen) iht. vedlagte samarbeidsavtale. 2. Tjeldsund kommunestyre vedtar iht kommunenlovens 28-1a pkt 1 å overføre myndighet etter brannlovgivningen til Lødingen kommune. Denne myndigheten avgrenses til de oppgaver som Tjeldsund kommune i dag har delegert til brannsjef. 3. Saker som i dag avgjøres av folkevalgte organ i Tjeldsund kommune, utredes av Lødingen kommune for politisk behandling i Tjeldsund kommune. 4. Nåværende samarbeid om branntjeneste med Evenes kommune opphører fra samme tidspunkt som ELT Brann og redning iverksettes, tidligst 1. januar Saksprotokoll i Formannskap Alternative forslag: Saken utsettes til neste møte i formannskapet. Votering: Enstemmig. Vedtak: Saken utsettes til neste møte i formannskapet. Rådmannens innstilling 1. Tjeldsund kommunestyre vedtar å inngå samarbeid om branntjenesten mellom Evenes, Tjeldsund og Lødingen kommune, etter kommunelovens 28-1a (vertskommunemodellen) iht. vedlagte samarbeidsavtale.

13 2. Tjeldsund kommunestyre vedtar iht kommunenlovens 28-1a pkt 1 å overføre myndighet etter brannlovgivningen til Lødingen kommune. Denne myndigheten avgrenses til de oppgaver som Tjeldsund kommune i dag har delegert til brannsjef. 3. Saker som i dag avgjøres av folkevalgte organ i Tjeldsund kommune, utredes av Lødingen kommune for politisk behandling i Tjeldsund kommune. 4. Nåværende samarbeid om branntjeneste med Evenes kommune opphører fra samme tidspunkt som ELT Brann og redning iverksettes. Dokumenter i saken: 1. Vedtak oppstart utredningsarbeid - sak FS 79/12 2. Mail fra arbeidsgruppen datert oversendelse av endelig rapport. 3. Arbeidsgruppens fra utredningsarbeidet datert Overordnet risiko og sårbarhetsanalyse brann for Evenes, Lødingen og Tjeldsund 5. Forslag til samarbeidsavtale for ELT Brann og redning

14 Saksopplysninger Bakgrunn: Sommeren 2012 drøftet brannledelsen i Evenes, Tjeldsund og Lødingen kommuner, mulighet for et nærmere brannsamarbeid. Bakgrunnen var behovet for på sikt å styrke brannvesenet, blant annet på områdene ledelse, internkontroll, og forebyggende arbeid. DSB har hatt tilsyn i alle kommuner og stilt krav om samarbeid og økt innsats på branntilsyn samt påpekt mangler ved internkontroll. Den ble det avholdt et møte mellom de 3 rådmennene og representanter for PLU/ teknisk sektor i kommunene. Det ble da besluttet å fremme en sak til politisk behandling med sikte på å utrede et slikt samarbeid, basert på vertskommunemodellen i kommunelovens kapittel 5A, Saken ble behandlet av formannskap i Tjeldsund den sak FS 79/12 - Evenes den sak FS 59/12, med følgende vedtak: Tjeldsund formannskap/ Evenes formannskap/ Lødingen kommunestyre, gir administrasjonen fullmakt til å utrede samarbeid om branntjenesten i Evenes, Tjeldsund og Lødingen kommuner basert på vertskommunemodellen i.h.t kommunelovens 28. Administrasjonen gis videre fullmakt til å nedsette en arbeidsgruppe med representanter fra hver kommune. Utredningsarbeidet skal være ferdig innen 31.mars Evenes formannskap vedtok følgende tillegg: Samarbeid med Skånland og Avinor må også vurderes. Arbeidsgruppens arbeid: Det ble deretter gjennomført oppstartsmøte for arbeidet den 08. oktober og nedsatt arbeidsgruppe bestående av : Ole Øystein Lindebø Evenes / Tjeldsund leder Asbjørn Skovro Lødingen Tor Strøm Evenes og Tjeldsund John Sørhaug Lødingen Rune Hamnes tillitsvalg Evenes/ Tjeldsund Bjørn Vestnes tillitsvalg Lødingen. Arbeidsgruppen ble gitt følgende mandat for arbeidet: Arbeidsgruppa skal utrede samarbeid om branntjenesten i Evenes,Tjeldsund og Lødingen kommuner, basert på vertskommunemodellen iht kommunelovens 28. Arbeidsgruppen kan utrede forskjellige forslag til samarbeidsløsninger med bakgrunn i dimensjoneringsgrunnlag og behov i kommunene. Arbeidsgruppen legger frem ett forslag sammen med forslag til samarbeidsavtale, til politisk behandling. Arbeidsgruppa skal videre foreslå vertskommune og lokaliseringssted for de tjenester som det er forslag å samarbeide om. Utredningsarbeidet skal være ferdig innen 31.mars Hver kommune dekker egne utgifter til arbeidsgruppens arbeid.

15 Skånland kommune ble også skriftlig invitert til å delta i utredningsarbeidet, men har ikke besvart henvendelsen. Det ble videre sendt brev til Avinor med orientering om arbeidet, men vi har heller ikke her fått tilbakemelding.om arbeidet. Arbeidsgruppen søkte om skjønnsmidler fra Fylkesmannen til utredningsarbeidet, og fikk i desember 2012 tilsagn om kr Norconsult as ble deretter engasjert til utarbeidelse av en overordnet risiko og sårbarhetsanalyse (ROS analyse) for felles brannvesen. I tillegg har Norconsult bidratt i arbeidet med å lage en organisering og dimensjonering for et felles brannvesen, på grunnlag av ROS analysen og Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften). ROS analysen avdekket mange hendelser i kommunene med uakseptabel risikonivå i kategoriene liv, helse og materielle verdier. Dette er beskrevet nærmere i rapporten. I forslaget, skal brannstasjonene med utstyr og brannmannskap bestå slik det er i dag, og opprettholde de samarbeidsavtaler som man. Ledelsesfunksjoner og forebyggende brannarbeid skal styrkes, gjennom opprettelse av 2 hele stillinger som brannsjef og varabrannsjef. I tillegg er det foreslått egen feier-tjeneste som også utfører lovpålagt tilsyn på ildsted, bestående av 1 feier og en feierlærling. Arbeidsgruppen har også utarbeidet et forslag til samarbeidsavtale etter vertskommunemodellen, - kommunelovens kap 5A, Denne tas opp til behandling og foreslås vedtatt samtidig. Arbeidsgruppen har foreslått Lødingen som vertskommune. Det legges opp til fleksibilitet i bosted og kontorsted for nytilsatte ledere i brannvesenet innenfor de 3 kommunene, og slik at beredskapen og dekningen blir best mulig. Forslag til navn på samarbeidet er ELT Brann og redning Arbeidsgruppen avleverte sin endelige rapport til styringsgruppen den Arbeidet tok lengre tid en forutsatt, pga at ROS analysen ikke kunne bestilles og igangsettes før ekstern finansiering var på plass. Denne dannet grunnlaget for det øvrige arbeidet. Det vises til arbeidsgruppens rapport som beskriver mer utfyllende om dagens brannordning, dimensjonering av nytt felles brannvesen, ROS analysen og de kritiske faktorer, samarbeid og organisering, og økonomi. Økonomi: Kostnadene vil øke i forhold til dagens budsjett. Dette skyldes ikke at samarbeidet er fordyrende. Det skyldes flere forhold som i hovedsak har sin årsak i at alle 3 brannvesen i dag er underdimensjonert i forhold til de lovpålagte oppgavene som må utføres, og den risikoanalysen som er utført. Særlig på ledelsesfunksjoner, internkontroll og ikke minst forebyggende arbeid er det mangler. Beredskapen er rimelig bra, men også her er det forhold som må forbedres. ROS analysen har avdekket forhold som tilsier at ressursen må øke, bla opplæring, øvelser og utstyr. I dag har Evenes og Tjeldsund en felles brannsjef i 50% stilling til ledelse og forebyggende oppgaver, samt saksbehandling på området. I tillegg er det varabrannsjef og brannmester i

16 liten stillingsdel på deltid som leder beredskapen. Det er ikke vaktordning i brannvesene i dag, med unntak av enkelte uker på sommeren. Tidligere brannsjef er nå pensjoner i den del av stillingen, og PLU-leder fungerer som brannsjef til fremtidig organisering er avklart. Denne dekker på langt nær de 50% stillingen som er avsatt. For Evenes sin de øker kostnaden med kr pr år (2013- kroner). Dette er innarbeidet i forslag til budsjett og økonomiplan, med virkning fra Det foreslått en kostnadsfordelingen på 20% fast og 80% fordelt pr innbygger. Dette begrunnes med at det er en del faste kostnader i et slikt samarbeid som er uavhengig av innbyggertall. Utgiftene til feiertjenesten dekkes av gebyr/ feieravgift. Ved innføring av egen feiertjeneste vil lovpålagt tilsyn av ildsteder og piper kunne utføres. Feieravgiften er beregnet til kr 492 eks MVA i snitt, mot kr 650,- i dag. Altså en nedgang. Videre arbeid: Samarbeidet forutsettes et likt vedtak i alle kommunene, og at alle 3 kommunene vedtar budsjett for felles brannvesen. Når samarbeidsavtalen er vedtatt, er vertskommune ansvarlig for tilsetting iht organisasjonsplan. Hver kommune er som i dag ansvarlig for brannstasjon og brannmannskap, slik at tilsettingsforhold for brannmannskap blir som tidligere. Det skal også utarbeides en felles brannordning for alle 3 kommunene som skal godkjennes i kommunene og av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) Vurderinger Rådmannen anbefaler at det opprettes et felles brannvesen kalt ELT brann og redning, med Lødingen kommune som vertskommune. Det anbefales også at samarbeidsavtalen blir vedtatt slik den foreligger. Samarbeidet er i budsjettet foreslått iverksatt , men bør senest iverksettes innen ROS analysen er entydig og viser at det ikke er mulig å løse disse oppgavene alene, uten å øke innsatsen betydelig. Evenes kommune/ Tjeldsund kommune har pålegg fra DSB etter siste tilsyn, og de har sterkt anbefalt samarbeid for å løse brannoppgavene bedre. Opprettelsen av felles brannvesen og styrkingen av brannvernet i kommunen gjennom bedre økonomiske rammer, vil medvirke til å senke risikonivået på aktuelle hendelser i kommunene. Vi antar at dette også fører til at DSB lukker påleggene. Ole Øystein Lindebø Leder Plan- og utvikling

17 Tjeldsund kommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2014 / 210 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Bjørn Alling Saknsnr Utvalg Møtedato 20/14 Kommunestyret ØKONOMIRAPPORTERING 1. KV Rådmannens innstilling Kommunestyret tar Rådmannens økonomirapportering for 1. kv til etterretning. Dokumenter i saken: Økonomirapport for 1. kv 2014 blir ettersendt så snart oppdaterte regnskapstall for mars 2014 foreligger, alternativt vil dokumentene bli delt ut i møtet. Saksopplysninger Regnskaps- og sykefraværsrapport blir presentert i møtet. Vurderinger Bjørn Alling Rådmann

18 Tjeldsund kommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2014 / A00 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Rigmor Wangen Saknsnr Utvalg Møtedato 21/14 Kommunestyret VEDTEKTER FOR BARNEHAGENE ENDRING Rådmannens innstilling Kommunestyret godkjenner framlagte forslag til vedtektsendring for barnehagene. Dokumenter i saken: Tidligere vedtekter Forslaget til nye vedtekter Saksopplysninger Det er gjort forholdsvis store endringer i forhold til de gamle vedtektene. Både de gamle vedtektene og forslag til nye vedtekter følger derfor som dokumenter i saka. Endringene kommer som følge av endringer i Barnehagelov og etter tilsyn av Evenes kommune. Forslag til vedtekter er utarbeidet i et samarbeid mellom barnehagene og administrasjonen. Vurderinger Endringen av vedtektene er gjort for å få vedtekter som er i tråd med Barnehageloven og som er mer hensiktsmessige for brukerne. Rigmor Wangen Oppvekstsjef

19 Tjeldsund kommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2014 / 014 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Bjørn Alling Saknsnr Utvalg Møtedato 22/14 Kommunestyret FORSØK MED STEMMERETT FOR UNGDOM VED KOMMUNESTYREVALGET 2015 Rådmannens innstilling Rådmannen fremmer ikke innstilling i saken. Dokumenter i saken: Vedlagt brev fra KMD v/statsråden Saksopplysninger Tjeldsund kommune har fra KMD mottatt invitasjon til å delta i forsøk med stemmerett for ungdom som fyller 16 eller 17 år i valgåret ved kommunestyrevalget i Kommunal- og moderniseringsdepartementet inviterer kommunene til å søke om å delta i forsøk med nedsatt stemmerettsalder til 16 år. Ved kommunestyrevalget i 2011 ble det gjennomført forsøk med nedsatt stemmerettsalder til 16 år. Etter invitasjon til alle kommunene hvor 143 sendte inn søknad, ble 20 kommuner samt Longyearbyen lokalstyre valgt ut til å delta. Til sammen ca og 17-åringer fikk anledning til å stemme. Forsøket ble evaluert av Institutt for samfunnsforskning sammen med Rokkansenteret ved Universitetet i Bergen. Resultater fra evalueringen foreligger i egen rapport Stemmerett for 16-åringer redigert av Johannes Bergh. Forsøket gav mange interessante erfaringer. Samtidig ønsker departementet å ha et bredere erfaringsgrunnlag. Forsøket gjelder kommunestyrevalget 2015, ikke fylkestingsvalget. Forsøket skal prøve ut stemmerett til ungdom som fyller 16 eller 17 år i valgåret, og som ellers oppfyller de andre kravene til stemmerett ved kommunevalget, jf. valgloven 2-2. I forsøket åpnes det ikke for endringer i valgbarhetsalderen, som fortsatt vil være 18 år. Kriteriene ved utvelging av kommuner. Det velges ut ca. 20 kommuner til å delta i forsøket. Ved utvelgelse av kommuner som skal delta vil det bli lagt vekt på følgende: Det tas sikte på at ca. halvparten av de kommunene som skal delta, vil velges fra de kommunene som deltok ved forsøket i Det tas sikte på at både store, mellomstore og små kommuner skal delta. Det legges vekt på geografisk spredning slik at alle landsdeler er representert.

20 Variasjon i den politiske sammensetningen av kommunestyret, dvs at man bør ha en spredning av kommuner etter politisk farge. Her vil man ta utgangspunkt i ordførerens parti. Variasjon i alderssammensetningen i kommunen, målt i andelen befolkningen i kommunen som er under 30 år. Det er viktig at kommunen i sin søknad opplyser om forhold knyttet til disse kriteriene. Det vil være til hjelp når departementet skal ta stilling til hvilke kommuner som skal delta. I vurderingen av hvilke kommuner som skal velges ut, vil vi også se på begrunnelse og motiv for å delta. Derfor bør søknaden også inneholde en redegjørelse for hvorfor kommunen søker. Evaluering Forsøket vil bli evaluert. Det er derfor en forutsetning for å få delta at kommunen stiller seg velvillig til å gi opplysninger som er relevante for forsøket til den institusjonen som får i oppdrag å evaluere forsøket. Frist for å søke Fristen for å søke settes til 1. juni Vurderinger Bjørn Alling Rådmann

21 Tjeldsund kommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2014 / 570 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Bjørn Alling Saknsnr Utvalg Møtedato 23/14 Kommunestyret NY PENSJONSORDNING FOR FOLKEVALGTE Rådmannens innstilling 1. Tjeldsund kommune skal fortsatt ha pensjonsordning for folkevalgte. 2. Folkevalgte med minimum 1/3 av full godtgjørelse innlemmes i den ordinære tjenestepensjonsordningen for de ansatte. 3. Det inngås avtale om AFP for de folkevalgte. Dokumenter i saken: Lovdata: Forskrift om endring i forskrift om pensjonsordning for folkevalgte i kommunene eller fylkeskommunene av KLP: Ny pensjonsordning for folkevalgte fra 1. januar 2014 Saksopplysninger Folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner er i dag tilsluttet Pensjonsordning for folkevalgte. Denne tilsvarer kommunens pensjonsordning for ansatte, men med særskilte bestemmelser som bare gjelder for de folkevalgte. Kravet til full opptjening er i dag 16 år og pensjonsalder er 65 år. Fra 1. januar 2014 opphører dagens pensjonsordning og det må velges en ny pensjonsløsning for de folkevalgte. Omleggingen skyldes endringer i forskrift om pensjonsordninger for folkevalgte som trådte i kraft 1. januar Etter endringer i forskriften gis det nå anledning til å melde de folkevalgte inn i den ordinære pensjonsordningen for kommunens ansatte med samme pensjonsregler som disse, men med noen få særbestemmelser. Alternativt kan kommunen velge at folkevalgte skal innlemmes i særskilt pensjonsordning etter mønster av den nye pensjonsordningen for stortingsrepresentanter og regjeringsmedlemmer. Disse endringene medfører at kommuner/fylkeskommuner som ønsker pensjonsløsning for de folkevalgte nå kan velge mellom to alternativer:

22 1. Innlemmelse i den ordinære tjenestepensjonsordningen for de ansatte Alderspensjonen vil bli en brutto, livsvarig årlig ytelse tilsvarende som for de ansatte i kommunen, men med enkelte tilpasninger. Uføre- og etterlatteytelser vil også være som i den ordinære fellesordning for de ansatte. 2. Pensjonsordning etter mønster av ordningen for stortingsrepresentanter Alderspensjonen vil være en netto, livsvarig årlig ytelse. Uføre- og etterlatteytelser vil være som i den ordinære fellesordningen for de ansatte i kommunen/fylkeskommunen Kommuneloven 43 sier at kommunestyret/fylkestinget kan opprette en egen pensjonsavtale for de folkevalgte. Det er altså ikke lovpålagt å ha en slik ordning. Kommunestyret skal ta stilling til: Hvorvidt kommunen fortsatt skal ha pensjonsordning for folkevalgte Eventuelt hvilken av de to alternative løsningene kommunen skal ha for sine folkevalgte Om folkevalgte med mindre enn 1/3 av full godtgjørelse skal innlemmes (lavere grense for innlemmelse må vedtas særskilt av kommunen) Om de folkevalgte skal ha rett til AFP fra 62 år (må vedtas særskilt av kommunen, og finansieringen blir som for øvrige ansatte). Bare aktuelt hvis kommunen har valgt at folkevalgte skal innlemmes i den ordinære ordningen for ansatte. Kommunen/fylkeskommunen må beslutte hvilken pensjonsordning som skal gjelde for de folkevalgte fra 1. januar Det anbefales at valg av alternativ gjøres på langsiktig og prinsipielt grunnlag. Praktisk informasjon: Alle aktive meldes inn i ny ordning Kommunens valg av alternativ vil gjelde alle folkevalgte i kommunen som oppfyller krav til medlemskap Kommunens valg er ment å være et varig valg Uansett alternativ meldes de folkevalgte foreløpig inn i Fellesordningen for kommuner/fylkeskommuner, og er dermed forsikret for riktig uføre- og etterlattepensjon Hva skjer med gammel ordning: Alle aktive meldes ut og får oppsatte rettigheter Tidligere utmeldte med oppsatte rettigheter og allerede løpende pensjoner blir stående i gammel ordning KLP har laget noen eksempler på årlig pensjonsutbetaling: Siden nye ytelser er levealdersjustert vil dette avhenge av alder og fødselsår. I eksemplene antas personen å være ansatt Født 1961 (53 år) 14 års opptjening, pensjonsgrunnlag kr : Ordning for stortingsrepresentant kr ,44 Ordning som for kommuneansatte kr ,40 Født 1974 (40 år), 27 års opptjening, pensjonsgrunnlag kr

23 Ordning for stortingsrepresentant kr ,17 Ordning som for kommuneansatte kr ,32 Født 1984 (30 år) 37 års opptjening, pensjonsgrunnlag kr Ordning for stortingsrepresentant kr ,67 Ordning som for kommuneansatte kr ,85

24 Kriterier ved valg av løsning: Hva er billigst for kommunen? Hva lønner seg for folkevalgte: Muligheter for AFP Mal etter kommuneansattes ordning Billigst Det er gjennomsnittet i det totale fellesskapet som bestemmer premien i kollektive forsikringsordninger Folkevalgte utgjør en dyrere gruppe (høyere lønn og høyere alder) enn gjennomsnittet i fellesordningen for de kommuneansatte. Fordi premien blir utjevnet sammen med de øvrige ansatte i kommunen, vil det være billigst å melde folkevalgte inn i fellesordningen. Mest lønnsomt Regneeksemplene viser at fellesordningen vil være mest lønnsom for de aller fleste. Ja Aldersgrensen blir 70 år i ny ordning (mot tidligere 65 år). Som for alle andre i kommunen vil det være anledning til å gå av med pensjon ved 65 år. Kommunen kan for folkevalgt i tillegg inngå avtale om AFP fra år. Mal etter stortingsordning Folkevalgte utgjør en dyrere gruppe (høyere lønn og alder enn gjennomsnittet for de kommuneansatte) Til tross for at en dårligere ytelse normalt ville vært billigere (gitt alt annet likt), veies dette opp av at denne ordningen vil ha et felleskap kun bestående av folkevalgte I de tilfellene folkevalgte allerede har full opptjening i offentlig tjenestepensjonsordning, og avslutter karrieren som ansatt i offentlig sektor, vil stortingsordningen lønne seg. Det er fordi dette er en netto ordning som kommer i tillegg til opptjening i offentlig tjenestepensjonsordning.. Nei Men mulighet for fleksibel alderspensjon som i Folketrygden. (Med lavere årlig pensjon ved tidlig uttak).

25 Vurderinger Rådmannen tar utgangspunkt i at Tjeldsund kommune fortsatt skal ha pensjonsordning for folkevalgte. Videre har rådmannen som utgangspunkt at det ikke innføres en lavere innmeldingsgrense enn 1/3 av full godtgjørelse, som er gjeldende innmeldingsgrense før Regneeksemplene fra KLP viser at fellesordningen vil være mest lønnsom for de aller fleste. Fordi premien blir utjevnet sammen med de ansatte i kommunen, blir fellesordninga, paradoksalt nok, også billigst for kommunen. Ved innmelding av folkevalgte i den ordinære ordningen for ansatte, kan kommunestyret velge å innføre en AFPordning fra 62 år. AFP fra 62 år er ei ordning ansatte har gjennom sin tariffavtale og har til nå ikke vært ei ordning for folkevalgte. Rådmannen finner at like ordninger for ansatte og folkevalgte er et godt prinsipp og innstiller derfor på at folkevalgte også skal ha ordning med AFP fra 62 år. Rådmannens innstilling: 1. Tjeldsund kommune skal fortsatt ha pensjonsordning for folkevalgte. 2. Folkevalgte med minimum 1/3 av full godtgjørelse innlemmes i den ordinære tjenestepensjonsordningen for de ansatte. 3. Det inngås avtale om AFP for de folkevalgte. Bjørn Alling Rådmann

26 Tjeldsund kommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2014 / U64 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Elbjørg Johansen Saknsnr Utvalg Møtedato 24/14 Kommunestyret SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING FOR ØL OG VIN - BRYGGEDANS OG QUIZ-KVELD - SKÅNLAND KYSTLAG Rådmannens innstilling Skånland kystlag v/gunnar Johnsen gis skjenkebevilling for øl og vin for følgende anledninger: Bryggedans, lørdag 21. juni 2014 fra kl til kl Arrangementet er en del av Evenskjerdagan. Quiz-kveld med fokus på sjøkultur og lokal historie, lørdag 6. september 2014 fra kl til kl Begge arrangementene går av stabelen på Hammarn (tidligere Stoltenbergkaia) og ansvarlige for begge vil være Gunnar Johnsen og May Inger Johnsen. Bevillingene gis under forutsetning av at Alkohollovens retningslinjer vedrørende åpningstider og aldersgrense for skjenking overholdes. Avgiften settes til kr 300,- pr arrangement. Dokumenter i saken: Søknad fra Skånland kystlag, datert 1. april Saksopplysninger: Det er fjerde året på rad at kystlaget arrangerer bryggedans i forbindelse med Evenskjerdagan. Arrangementene har vært en stor suksess og har foregått i rolige former. Nytt av året er ønsket om å arrangere en Quiz-kveld med fokus på sjøkultur og lokal historie. Søknadene om skjenkebevilling er 8. april sendt til uttalelse til politi og helse- og omsorgsetaten. Pr dato har vi ikke mottatt svar, men en forutsetter at det som tidligere vil være en positiv uttalelse og at uttalelsen vil foreligge før kommunestyrets behandling. Vurderinger Elbjørg Johansen saksbehandler

27 PS 25/14 REFERATER OG ORIENTERINGER

28 VEDLEGG TIL SAKER FOR BEHANDLING I KOMMUNESTYREMØTE I TJELDSUND KOMMUNE DEN 24. APRIL 2014 PS 18/14 TJENESTETILBUD TIL EIERKOMMUNENE - HÅLOGALAND RESSURSSELSKAP IKS

29 z FIRS Tjeldsund Kommune 9444 Hol i Tjeldsund /6 / _06 1.0(C NESSJPSSELNcaP N(5 Ti 7C XlF 7(97:0G OF:»,: ;)1,,,I. Vår re': Deresrel KiH Narvik Tjenestetilbud til eierkornmunene Hålogaland Ressursselskap IKS (HRS) Representantskapet i HRS IKS avholdt et ekstraordinært representantskapsmøte den (sak 12113) for å behandle utredningen av Tjenestelilbud til eierkommunene - Hvilke nye tjenester kan og bør Hålogaland Ressursselskap IKS utføre på vegne av eierkommunene?». Utredningen er utarbedel av el arbeidsutvalg oppnevnt av representantskapet i møte den 29.mai 2013 og ble avgitt den Representantskapets vedtak i møte og utredningen oversendes eierkornmunene for behandling enkelte eierkommunes kommunestyre/bystyre. den Utrednmgen ble i møtet fremlagt av utvalgets leder, Jardar Jensen. Kapr av presentasjonen følger vedlagt. Representantskapet fattet følgende enstemmrge vedtak: 1 Representantskapet tar rapporten til etterretning 2 Reoresentantskapet slutter seg til de anbefalinger som er gitt i rapporten (1) Utvalget anbefaler at eierkommunene tildeler HRS et samordnet ansvar for innsamling av husholdningsavfall. I Harstad og Narvik betinger tildelingen at HRS overtar i samsvar med reglene for virksomhetsoverdragelse. Tildelingen bør skje ved bruk av enerell og foreslås iverksatt fra 1 januar (2) Utvalget anbefaler at det innføres felles ordninger og servicenivå for avfallshandtering som kan danne grunnlag for like renovasjonsgebyrer i hele regionen og bedre trenestekvalitet. HRS skal innføre hentesystem for papir og glass- og melallemballasje parallelt med at det nåværende bringesystemet til returpunkter fases ut Det skal innføres større frrhet med hensyn til varg av ulike tilleggsytelser utover felles rnmstegebyr (prisdifferensiering). Det skal etableres sentrumsnære miljølorgigjenvinningsstasjoner i Harstad og Narvik. HRS skal forbedre systemløsningene for hytte- og fritrdsrenovasjon. 13) Utvalget anbefaler at HRS overtar ansvaret for fakturering og utsendelse av renovasjonsgebyr (4) Utvalget anbefaler al HRS i større grad skal koordinere og bista ererkornmunene avfallsrelatede forvaltrungssaker og prosjekter. (5) Utvalget ber styret utarberde forslag tc etablenng av utbyttepolitikk for de konkurranseutsatte virksomhetene HRS-konsernet. HALOGALAND RESSURSEELSKAP

30 (6) Utvalget anbefaler al eerkommunene pålegger HRS a utarbeide rutiner som sikrer en kontinuerlig optimalisering av egen drrft og henestekvalitet Utvalget fremhever i denne sammenheng ogsa betydningen av akfiv elerstynng fra eierkommunene. Med vennlig hilsen Halogaland Ressursselskap IKS Kirsti Hienn Adm direktør HÅLDGALAND RESSUPSSELSKAP

31 Tjenestetilbud til eierkommunene Hvilke nye tjenester kan og bør Hålogaland Ressursselskap IKS utføre på vegne av eierkommunene? Utredning fra arbeidsutvalg oppnevnt av representantskapet for Hålogaland Ressursselskap IKS i møte 29. mai Avgitt til representantskapet 15. oktober 2013.

32 Til representantskapet for Hålogaland Ressursselskap IKS Representantskapet for Hålogaland Ressursselskap IKS nedsatte 29. mai 2013 et arbeidsutvalg for å utrede og komme med forslag til nye tjenestetilbud fra HRS overfor sine eierkommuner. Utvalget skulle ferdigstille sitt arbeid innen 15. oktober Utvalget legger med dette frem sin utredning. Utvalget er samlet om utredningen og de anbefalinger som fremmes. Evenes, 15. oktober 2013 Jardar Jensen leder Jan Fjellstad Paul Rosenmeyer Ronny Grindstein vara

33 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Innhold Kapittel 1. Utvalgets anbefalinger... 3 Kapittel 2. Sammendrag... 4 Kapittel 3. Utvalgets mandat, sammensetning m.v Utvalgets mandat Utvalgets sammensetning og arbeidsform... 5 Kapittel 4. Organisering av kommunal avfallshåndtering Avfallsstrømmer og verdikjede Nord-Norge IRIS Salten IKS Utvalgte case-studier... 8 Kapittel 5. Om Hålogaland Ressursselskap IKS Historisk utvikling Selskapsavtalen Deltakernes forpliktelser Konsernstruktur og eierskap Kapittel 6. Nåværende ansvars- og oppgavefordeling mellom HRS og eierkommunene Fordeling av ansvar og oppgaver Renovasjonsforskrifter Nåværende innsamlingsordninger i eierkommunene Mottak og behandling Øvrige tjenester og samarbeid Kommunale oppgaver som ikke kan delegeres Utfordringer med dagens modell Kapittel 7. Avgiftsnivå for renovasjonstjenester i eierkommunene Eierkommunenes renovasjonsgebyr for inneværende år Innsamlingskostnader Forskjeller mellom eierkommunene Kapittel 8. Utvalgets forslag til videreutvikling av tjenestetilbud og konklusjoner Effektiviseringspotensial Nye tjenestetilbud Konklusjoner Utfordringer og tiltak Videre oppfølging Vedlegg nr. 1: regelverk, utviklingstrekk, kilder m.v Vedlegg nr. 2: notat fra Mepex Consult AS

34 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Kapittel 1. Utvalgets anbefalinger Et enstemmig utvalg fremmer herved følgende anbefalinger overfor representantskapet: (1) Utvalget anbefaler at eierkommunene tildeler HRS et samordnet ansvar for innsamling av husholdningsavfall. I Harstad og Narvik betinger tildelingen at HRS overtar i samsvar med reglene for virksomhetsoverdragelse. Tildelingen bør skje ved bruk av enerett og foreslås iverksatt fra 1. januar (2) Utvalget anbefaler at det innføres felles ordninger og servicenivå for avfallshåndtering som kan danne grunnlag for like renovasjonsgebyrer i hele regionen og bedre tjenestekvalitet. HRS skal innføre hentesystem for papir og glass- og metallemballasje parallelt med at det nåværende bringesystemet til returpunkter fases ut. Det skal innføres større frihet med hensyn til valg av ulike tilleggsytelser utover felles minstegebyr (prisdifferensiering). Det skal etableres sentrumsnære miljøtorg/gjenvinningsstasjoner i Harstad og Narvik etter modell fra IRIS Salten. HRS skal forbedre systemløsningene for hytte- og fritidsrenovasjon. (3) Utvalget anbefaler at HRS overtar ansvaret for fakturering og utsendelse av renovasjonsgebyr. (4) Utvalget anbefaler at HRS i større grad skal koordinere og bistå eierkommunene i avfallsrelaterte forvaltningssaker og prosjekter. (5) Utvalget anbefaler at eierkommunene etablerer en utbyttepolitikk for de konkurranseutsatte virksomhetene i HRS-konsernet. (6) Utvalget anbefaler at eierkommunene pålegger HRS å utarbeide rutiner som sikrer en kontinuerlig optimalisering av egen drift og tjenestekvalitet. Utvalget fremhever i denne sammenheng også betydningen av aktiv eierstyring fra eierkommunene. 3

35 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Kapittel 2. Sammendrag Hålogaland Ressursselskap IKS skal i henhold til selskapsavtalen blant annet sørge for mottak og behandling av husholdningsavfall. Kommunene kan imidlertid gjøre unntak for innsamlingsdelen. Utredningen viser at denne ansvarsfordelingen mellom eierkommunene og selskapet er svært uvanlig i nordnorsk sammenheng. Alle de øvrige avfallsselskapene er tillagt ansvar for både innsamling og behandling. Selskapene vurderer selv om enkeltoppdrag skal konkurranseutsettes, og kan benytte anbud for å kvalitetssikre egne tjenester opp imot markedsmessige priser og vilkår. Utredningen inneholder en kartlegging av avfallsselskaper fra øvrige deler av landet. Undersøkelsen indikerer at flere av de kommunene som tidligere har utført innsamling selv den senere tid har valgt å gå over til samarbeidsløsninger også på dette området. HRS har kompetanse og ressurser til å utføre mere og flere tjenester på vegne av sine eierkommuner. Representantskapet for HRS IKS har vedtatt at selskapet skal ha som strategisk målsetting å være en foretrukket totalleverandør av avfallshåndteringsløsninger for alle eierkommunene. Det er viktig at eierkommunene er bevisst på hvilke muligheter som ligger i det etablerte eierskapet og har en aktiv holdning til hvordan selskapet best kan benyttes og videreutvikles. Eierkommunene må være tydelige på hvilken rolle selskapet egentlig skal ha og hvordan eget eierskap og selskapet kan styrkes. Ansvarsfordelingen mellom kommunene og HRS gjør det vanskelig å se hele verdikjeden under ett. Samtidig er det risiko for at selve organiseringen virker konserverende og ansvarspulveriserende, med rom for særinteresser og innbyrdes konkurranse, og med mindre fokus på helhetlige løsninger. Ansvarsfordelingen er ressurskrevende og svekker hver av partenes muligheter til å innføre helhetlige utviklings- og rasjonaliseringstiltak. Det foreligger et vesentlig forbedringspotensial i den nåværende organisasjonsstrukturen når det gjelder omstillingsevne, fleksibilitet og effektivitet. Innsamlingstjenestene må ses i sammenheng med mottaks-, behandlings- og avhendingsansvaret til HRS. Dette er integrerte prosesser som påvirker hverandre innbyrdes når det gjelder kvalitetsnivå, og hvor det er helheten som avgjør hvilke kostnadsreduksjoner det er mulig å oppnå samlet sett. Utredningen indikerer at det eksisterer forbedringspotensial når det gjelder mulighetene for bedre optimalisering, mer kostnadseffektiv drift og innføring av standardiserte tjenester. Utredningen konkluderer med at en større grad av samordning og konsolidering vil være hensiktsmessig og vil kunne resultere i bedre tjenestekvalitet og et mer riktig avgiftsnivå. Samvirkepotensialet og stordriftsfordelene som ligger i interkommunalt samarbeid er ikke i tilstrekkelig grad tatt ut når det gjelder innsamling av husholdningsavfall. De positive erfaringene og synergieffektene ved interkommunalt samarbeid tilsier at denne modellen bør praktiseres fullt ut. Dette gir en enklere styringsstruktur og mindre koordineringsutfordringer. Eierkommunene og innbyggerne bør forholde seg til én ansvarlig tjenesteleverandør som ivaretar fellesordninger og fellesinteresser i hele regionen. En slik løsning åpner også for mer regionalt samarbeid og utvikling. Utvalget henviser videre til kap. 8 for en nærmere redegjørelse og begrunnelse for sine forslag. 4

36 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Kapittel 3. Utvalgets mandat, sammensetning m.v. 3.1 Utvalgets mandat Representantskapet i Hålogaland Ressursselskap IKS vedtok i møte 29. mai 2013 i sak 6/13 Videreutvikling av tjenester til eierkommunene opprettelse av arbeidsutvalg å nedsette et arbeidsutvalg bestående av tre representanter - en fra Narvik kommune, en fra Harstad kommune og en representant fra distriktskommunene. I tillegg ble det oppnevnt en vararepresentant fra distriktskommunene. Utvalgets mandat er å utrede og komme med forslag til nye tjenestetilbud fra HRS overfor sine eierkommuner. Utvalget skal ferdigstille sitt arbeid innen 15. oktober Utvalgets sammensetning og arbeidsform Representantskapet vedtok at arbeidsutvalget skulle bestå av Jan Fjellstad (Harstad), Paul Rosenmeyer (Narvik) og Jardar Jensen (Evenes) med Ronny Grindstein (Gratangen) som vararepresentant. HRS IKS er sekretariat for utvalget. Utvalget valgte Jardar Jensen til leder. Utvalget har avholdt arbeidsmøter 25. juni, 18. september og 8. oktober. Sluttføringen av rapporten ble gjennomført ved epostutveksling. Utvalget foretok i tillegg en studietur til det interkommunale selskapet IRIS Salten IKS. Besøket fant sted 30. august. Rapporten ble ferdigstilt og overlevert 15. oktober og presentert ved pressekonferanse 18. oktober. Sekretariatet har bestått av HRS IKS v/ adm. direktør Kirsti Hienn, miljø- og forvaltningssjef Line Dalhaug og administrasjonssjef Andreas Stellander. Utvalget besluttet i oppstartsmøtet at de ikke ønsket en ekstern konsulentrapport. Utvalget åpnet likevel for at det kunne engasjeres bistand til å utrede spesielle områder ved behov. Utvalget ønsket at sekretariatet selv skulle ferdigstille rapporten i henhold til de krav og føringer som ble gitt av utvalget. Sekretariatet fikk fullmakt fra utvalget til å vurdere behovet for ekstern bistand. Sekretariatet besluttet å tildele Mepex Consult AS deloppdraget med å se på ulike løsningsmodeller for innsamling av kommunalt avfall, samt å innhente erfaringer fra kommuner og interkommunale selskaper som har valgt å benytte seg av ulike ordninger, jf. kapittel 4.4 og vedlegg nr. 2. Sekretariatet har innhentet opplysninger direkte fra eierkommunene angående renovasjonsgebyr og antall abonnementer mv. der dette har vært nødvendig for å kunne gjøre en grundig vurdering. 5

37 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Kapittel 4. Organisering av kommunal avfallshåndtering 4.1 Avfallsstrømmer og verdikjede Som modellen nedenfor viser er det et klart skille mellom avfall fra husholdningene og avfall fra næringslivet, men selve prosessen er den samme. Avfall samles inn og behandles før det avhendes til gjenvinning eller gjenbruk. I dag er det strenge regler for hva som kan deponeres. Kvaliteten på avfallet er avgjørende for kostandene ved selve avhendingen. Skal avfallet kunne gjenvinnes på en miljømessig god måte må man motta renest mulige varegrupper (avfallsfraksjoner), dvs. eksempelvis rent papir, ren papp, ren plast. Avhendingen av rene fraksjoner innenfor sistnevnte varegrupper medfører eksempelvis ikke kostnader i sluttleddet, her får avfallsbesitter faktisk betalt for varene. Avfallets beskaffenhet og sorteringsgrad påvirker handlingsrommet i neste ledd. Innsamlingen av avfallet har følgelig stor betydning for kvaliteten på varegruppene/fraksjonene og derigjennom mulighetene i selve avhendingsprosessen. Hele verdikjeden henger sammen og effektiv drift av hele verdikjeden er av stor betydning for kostnadsbildet. Gjennom å ha ansvar for hele verdikjeden kan man oppnå gode effektiviseringseffekter og mer miljøvennlige løsninger. 4.2 Nord-Norge I Nordland, Troms og Finnmark har de fleste av totalt 84 kommuner samlet seg om ulike interkommunale selskaper med regionalt ansvar for felles avfallshåndtering. Kun et fåtall kommuner står uten deltakelse i slike samarbeidsorganer. Unntakene er Røst og Værøy i Nordland, Bardu og Salangen i Troms, og Vadsø i Finnmark. Bardu er den eneste av disse som håndterer avfallet selv. Alle de nordnorske IKS (eller AS) er sammenlignbare avfallsselskap med HRS. De øvrige selskapene ivaretar imidlertid flere funksjoner og tjenester på vegne av eierkommunene enn det HRS gjør i dag for sine eierkommuner. Alle selskapene ivaretar innsamlingen av husholdningsavfallet for sine eiere. De fleste selskapene utfører innsamling selv, men noen få har satt innsamlingen ut på anbud. Flere av selskapene har også totalansvar for alle kommunale oppgaver som har med avfall å gjøre, inkludert fakturering. 6

38 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Oversiktskart: Avfallshåndtering i Nord-Norge 4.3 IRIS Salten IKS Iris Salten er et interkommunalt renovasjonsselskap i Salten med ni eierkommuner. Regionen utgjør ca innbyggere pr. 1. januar Selskapet består av morselskap, tre heleide datterselskap og to datterselskap med stort majoritetseierskap. Formålet med selskapet er å utføre offentlige tjenester for sine eiere, ikke bare avfallsrelaterte tjenester. Eierkommunene har ingen egne ansatte tilknyttet avfallsområdet. IRIS har ansvaret for all avfallshåndtering fra husholdningene: Innsamling (henteordning for tre dunker: mat, papir og restavfall, samt glass-/metallemballasje i liten dunk og plastemballasje i blanke sekker) Behandling Drift av miljøtorg Valg av de til enhver tid beste løsninger tilknyttet avfallshåndteringen for eierkommunene Beregning av renovasjonsgebyr som er likt i alle kommunene Fakturering Kundekontakt For Iris Salten er innsamlingen av avfallet viktig for å få god økonomi i egen drift. Ca. 2/3 av innsamlingen 7

39 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS har selskapet i egenregi, mens den resterende 1/3 er satt ut på anbud. Anbudene er fordelt på fire områder, Meløy, Nord-Salten og to i Indre Salten. Selskapet bestemmer selv om, og hvor de setter tjenesten ut på anbud. Dagens anbud går ut 31. desember Da vurderes om dagens fordeling skal videreføres eller om det skal gjøres endringer. De mener at egendriften har gjort at de har kunnet utvikle god og kostnadseffektiv innsamling. De bruker enmannsbetjente biler og kjører to skift. Tidligere var det tre ansatte på hver bil og dårligere utnyttelse av bilene. I denne perioden utgjorde 2/3 av renovasjonsgebyret kostnader ved innsamling. Effektiviseringen har medført at denne andelen i dag er nede i ca % av renovasjonsgebyret. IRIS Service står for innsamlingen som de drifter i egenregi. Morselskapet utlyser anbudene. Alle eierkommunene har likt renovasjonsgebyr for like tjenester i Iris Salten. Dette ble bestemt da selskapet ble stiftet. Samordningen gir gode muligheter for effektivisering gjennom stordriftsfordeler. Samtidig gir samordnet drift mellom kommunene en enklere og mer effektiv administrasjon og kommunikasjon overfor innbyggerne. Alle eierkommunene er enig i at dette er en god løsning for alle parter. Renovasjonsgebyret faktureres innbyggerne direkte fra Iris Salten. Selskapet har derigjennom direkte kundekontakt med innbyggerne og sørger for å fakturere renovasjonsavgiften til andre tidspunkt enn øvrige kommunale avgifter. 40 % av overskuddet etter skatt fra de kommersielle selskapene deles ut i utbytte hvert år. Vanligvis betales utbyttet til IRIS fondet som benyttes til fellesprosjekter i Salten. 4.4 Utvalgte case-studier Sekretariatet har på vegne av utvalget engasjert Mepex Consult AS for å kartlegge hvilke innsamlingsløsninger som benyttes i et representativt utvalg kommuner. Notatet følger i sin helhet som eget vedlegg til rapporten, jf. vedlegg nr. 2. Undersøkelsen viser at det eksisterer ulike innsamlingsløsninger, også blant kommuner som deltar i interkommunalt samarbeid, men at flere av de kommunene som hittil har valgt å beholde innsamlingen selv, nå har tatt eller er i ferd med å ta del i felles løsninger. På sikt indikerer undersøkelsen at de fleste er enige om at fremtidens IKS/AS bør ha ansvaret også for innsamlingen av husholdningsavfall. Når det gjelder bruk av anbud så viser erfaringene at dette stort sett kan fungere bra, enten ved tildeling av deloppdrag eller ved å konkurranseutsette hele ansvaret. Hvorvidt interkommunalt samarbeid eller anbud vil være å foretrekke avhenger av hvilke samarbeidsordninger som allerede er etablert og må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle basert på reelle behov og markedssituasjon. 8

40 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Kapittel 5. Om Hålogaland Ressursselskap IKS 5.1 Historisk utvikling Hålogaland Ressursselskap IKS ble stiftet i Selskapet hadde opprinnelig 12 eierkommuner. Etter sammenslåingen av Bjarkøy kommune og Harstad kommune med virkning fra 1. januar 2013 står selskapet nå oppført med 11 eierkommuner som deltakere. Et interimsstyre bestående av rådmenn og tekniske sjefer i Harstad og Narvik, samt representanter fra to av distriktskommunene la i 1989 frem sin tilråding om å danne et interkommunalt avfallsselskap. Arbeidet ble støttet av Fylkesmannen i Troms og Nordland. Slikt samarbeid mellom kommuner og på tvers av to fylkesgrenser var den gang relativt nytt. Interimsstyret konsentrerte seg i første omgang om å få etablert et selskap for å komme kom i gang med felles behandlingsløsning. Det var behovet for deponiløsning for Harstad som det var mest prekært å få løst. I Narvik var kapasiteten på anlegget og deponiet på Djupvik stort. Anbefalingen var at kommunene i første omgang burde beholde ansvaret for innsamlingen av avfall og at selskapet senere etter avtale også kunne overta innsamlingsansvaret i de kommunene som ønsket det. I perioden ble det gjennomført en ny utredning om innsamling av avfall i regi av HRS. Det var opprettet et prosjektstyre med sju medlemmer fra eierkommunene og en høringsgruppe bestående av ordførere, rådmenn, tekniske sjefer og tillitsvalgte. Rapporten som ble lagt frem 22. juni 1998 poengterte blant annet ulempene med ulik servicegrad for innbyggerne i regionen og behovet for felles avfallsplaner og renovasjonsforskrifter. Prosjektstyret kom imidlertid ikke med noen klare anbefalinger. Resultatet ble at HRS heller ikke denne omgang fikk tildelt innsamlingsansvar. Selskapet var opprinnelig etablert som et selskap med delt ansvar (DA) etter kommuneloven 27. Den nye loven om interkommunale selskaper som trådte i kraft 1. januar 2000 påla at selskapene skulle omdannes til ny selskapsform innen 1. januar Eierne vedtok derfor en ny selskapsavtale 26. mai 2003 og selskapet skiftet navn til Hålogaland Ressursselskap IKS (HRS IKS). HRS har siden opprettelsen utgjort eierkommunenes viktigste redskap for å sikre innbyggerne i regionen et helhetlig tjenestetilbud innenfor avfallshåndtering. Over tid har rammebetingelsene og markedsituasjonen på avfallsområdet endret seg betraktelig. Avfall har gått fra å være et mindre interessant tjenesteområde til å være en viktig ressurs og handelsvare. De miljømessig positive sidene ved gjenvinning og ressursutnyttelse er viet betydelig oppmerksomhet. Innskjerpede myndighetskrav, nye teknologiske løsninger og økt innslag av private aktører virker også inn på hvordan HRS fortløpende må innrette og forbedre sin virksomhet. HRS har i løpet av denne perioden etablert seg som en av Nord-Norges største og ledende aktører innenfor avfallsbransjen. Konsernet forvalter en omfattende anleggsstruktur og ivaretar sine forpliktelser for håndtering av det offentlige husholdningsavfallet. Samtidig har konsernet etablert flere datterselskaper hvor virksomhetsområdet hovedsakelig er innrettet mot næringsavfall. Samlet sett bidrar en slik konsernstruktur til at enhetskostnadene for mottaksanlegg og behandlingsprosesser fordeles på flere aktivitetsområder. Organiseringen bidrar til større handlingsrom, mer hensiktsmessig og kostnadseffektiv drift og rimeligere renovasjonsgebyrer. 9

41 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS 5.2 Selskapsavtalen Den nåværende selskapsavtalen bygger på avtalen som eierkommunene vedtok høsten 2007, med enkelte mindre endringer vedtatt av representantskapet i møte 30. november Formålsbestemmelsen i selskapsavtalen 4 fastslår følgende: «Selskapet skal, enten ved direktetildeling, i egenregi eller gjennom administrasjon av anbud, sørge for miljøvennlig og kostnadseffektiv transport, mottak og behandling av husholdningsavfall fra eierkommunene. Selskapet skal ikke drive erverv på lovpålagte tjenester. Den enkelte kommune kan gjøre unntak for innsamling av husholdningsavfall. Selskapet skal, gjennom datterselskaper og eierskap i andre selskaper samt eiendommer og utvalgte driftsmidler, på forretningsmessig grunnlag, være aktiv utøver innenfor det konkurranseutsatte avfallsmarkedet i Nord-Norge og på Nordkalotten der hvor dette gir klare synergieffekter med kjernevirksomheten nevnt i denne paragrafs første ledd. Selskapet skal være kompetanseorgan for eierne i avfalls- og miljøspørsmål, herunder sørge for tilstrekkelig informasjon til kommunene og dets innbyggere om avfallsordningene. Selskapets skal gi råd ved, bistå i, eller utføre planlegging, bestilling og administrasjon av tjeneste- og vareinnkjøp innenfor tjenesteområdet etter oppdrag fra den enkelte kommune.» I og med at selskapsavtalen gir uttrykk for at det «kan gjøre[s] unntak» for innsamling må det rent språklig legges til grunn at selskapsavtalen i utgangspunktet bygger på at innsamlingen er inkludert. 5.3 Deltakernes forpliktelser Eierkommunenes forpliktelser overfor selskapet er knyttet til selskapets lån og forpliktelser og er nærmere regulert i selskapsavtalen. Representantskapet har fastsatt en øvre låneramme for selskapet på kr. 70 millioner. Det er etablert egnede anlegg for at HRS IKS skal kunne ivareta de kommunale oppgavene med mottak og behandling av eierkommunenes husholdningsavfall. Anleggene har vært utviklet over hele selskapets levetid etterhvert som økonomien har tillatt investeringer. I tillegg til anleggene har selskapet ansvar for drift og etterdrift av det etablerte deponiet på Djupvik. Selskapets kostnader fordeles også på de datterselskapene som driver i næringsmarkedet. Dette gjøres gjennom utleie av arealer og lokaler, og gjennom samdrift av restkapasiteter og fordeling av utgifter til administrative støttefunksjoner. Økt aktivitet på anleggene gir reduserte kostnader pr. tonn behandlet avfall og bedre utnyttelse av anleggene. Dette gjør at HRS har redusert kostnadene som danner grunnlaget for selvkost for eierkommunene. Dette gir indirekte reduserte kostnader for eierkommunene og regionens innbyggere, samtidig som det gir muligheter for utdeling av utbytte. 10

42 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS 5.4 Konsernstruktur og eierskap Organisasjonskart: I 2012 hadde HRS-konsernet 104 ansatte og omsatte for 287 millioner kr. brutto. Konsernet tok imot og behandlet tonn avfall. Hålogaland Ressursselskap IKS HRS IKS er morselskap i konsernet og eier alle produksjonsanleggene, men har ingen produksjonsvirksomhet. Selskapet er et holdingselskap med ansvar for konsernledelse, forvaltningsoppgaver, drift og utvikling av eiendommer. HRS Husholdning AS Selskapets virksomhet er mottak og behandling av husholdningsavfall fra eierkommunene. Driften skjer på anleggene på Djupvik (Narvik) og Stangnes (Harstad). HRS Husholdning har også ansvaret for driften av miljøstasjonene. I forbindelse med de senere års omorganiseringer i konsernet skiftet selskapet navn fra HRS Produksjon AS til HRS Husholdning AS. Dette for at firmanavnet bedre skulle gjenspeile selskapets forretningsvirksomhet. Selskapet er å anse som en skattefri institusjon, jf. skatteloven I vedtektene fremgår det at selskapets formål er mottak og behandling av kommunalt husholdningsavfall basert på egenregi/enerett i samsvar med selvkostprinsippet. Selskapet er av allmennyttig karakter og skal ikke gi fortjeneste (utbytte) til eierne. Selskapet er å anse som et offentligrettslig organ i henhold til reglene for offentlige anskaffelser. HRS Miljø AS Virksomheten til HRS Miljø er i næringsmarkedet med rådgivning, avfallsinnsamling, avfallsavsetning, konteinerutleie og transport. Selskapet har virksomhet i Harstad og Narvik. HRS Miljø AS eier 100 % av datterselskapet Harstad Gjenvinning AS. Virksomheten til Harstad Gjenvinning er avfallsinnsamling og konteinerutleie. HRS Metallco AS Selskapets forretningsområde er kjøp og salg av skrapjern, riving og behandling av metall og skrapjernskonstruksjoner samt sortering og behandling av metaller. Behandlingsanlegg og metallsenter ligger også på Stangnes. 11

43 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS HRS Metallco AS eier 100 % av datterselskapet HRS Metallco Eiendom Tromsø AS. Dette eiendomsselskapet driver utleie av anlegg til virksomhet innenfor avfallsbehandling og miljøsanering. Anlegget ligger i Tromsø med forretningsadresse Ringveien i Tromsø. HRS Elektroretur AS Selskapets virksomhet er behandling og miljøsanering av EE-avfall. Hovedanlegget er på Stangnes i Harstad kommune med avdelinger i Tromsø, Hammerfest og Tana. 12

44 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Kapittel 6. Nåværende ansvars- og oppgavefordeling mellom HRS og eierkommunene 6.1 Fordeling av ansvar og oppgaver Dagens ansvars- og arbeidsfordeling for avfallstjenestene er oppsummert nedenfor: Kommunene HRS Valg av innsamlingsløsning Innsamling av husholdningsavfall (Narvik og Harstad i egenregi og landkommunene med anbud administrert av HRS) Returpunkter (Narvik og Harstad) Innføring av hytte- og fritidsrenovasjon Gebyrstruktur Fakturering og kundekontakt Enkeltvedtak og klagebehandling Informasjon Mottak og viderebehandling av avfallet Etablere og drifte miljøstasjoner (Kvæfjord kommune har egen konsesjon) Deponi Informasjon 6.2 Renovasjonsforskrifter Det ble utarbeidet utkast til felles renovasjonsforskrifter ved overgangen til dunkrenovasjon i Noen kommuner har gjort endringer slik at forskriftene pr i dag ikke er helt identiske. I de fleste kommunene kan renovasjonen gjennomføres mellom kl og I Narvik er det begrenset til tidsrommet mellom kl og Da dunkrenovasjonen ble innført var det ønskelig å ha åpning for å kunne benytte enmannsbetjente sidelastere. Det forutsatte at dunkene settes ned til veien tømmedag. Da forskriften var ute til høring ga Statens Vegvesen innsigelser til dette blant annet pga sikkerhet og sikt. I landkommunene er en del av veiene riks- og fylkesveier og innsigelsene ble tatt til følge ved at henteavstanden ble satt til 4 meter. I Narvik og Harstad er befolkningstettheten langs de kommunale veiene og forskriften i bykommunene legger til grunn at dunken skal settes ned til veien på tømmedag. I renovasjonsforskriften står det også følgende i 5 om avfall som ikke omfattes av kommunal innsamling: «For næringsavfall som hensiktsmessig kan samles inn sammen med husholdningsavfall kan kommunen tilby innsamling sammen med husholdningsavfallet.» 6.3 Nåværende innsamlingsordninger i eierkommunene Innsamlingsordningene i kommunene er noe forskjellig. Alle har henteordning for matavfall og brennbart avfall med dunkrenovasjon og hentefrekvens annen hver uke. For en del husholdninger i Ballangen består ordningen i at de leverer mat og brennbart til konteinere. I landkommunene unntatt Ballangen leveres papiret til egen dunk. Det hentes hver fjerde uke. I Narvik, Harstad og Ballangen er det bringeordning og papiret må leveres til returpunkt. For glass- og metallemballasje og 13

45 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS drikkekartong er det bringeordning i alle kommunene. Det er også mulig å levere ikke-brennbart avfall til returpunkt. Antall renovatører og renovasjonsbiler pr. oktober 2013: Kommune Innbyggere Biler Ansatte Narvik baklastere 1 sidelaster, to- kammer enmannsbetjent 1 krokliftbil med henger 1 tilbringerbil 1 varebil 9 sjåfører/renovatører 1 driftsleder 1 avdelingsleder Harstad sidelastere, to- kammer enmannsbetjent 2 baklastere 1 krokliftbil Øvrige kommuner 7 sjåfører/renovatører 1 oppsynsmann 1 avdelingsleder baklastere, to- kammer 7 sjåfører/renovatører fulltid og 2 i 60 % stilling Deler av stilling til logistikkleder og logistikk-konsulent Totalt renovasjonsbiler 2 krokliftbiler 23 sjåfører/renovatører fulltid og 2 i 60 % stilling. I tillegg 2 driftsledere/ oppsynsmann og avdelingsledere Harstad kommune Harstad kommune hadde innbyggere pr og ca husholdningsabonnenter etter sammenslåingen med Bjarkøy. Kommunen driver innsamlingen som egen avdeling under drift- og utbyggingstjenesten. Drift- og utbyggingstjenesten har blant annet også ansvaret for utbygging og vedlikehold av kommunale veger, utbygging, drift og vedlikehold av kommunale VA-anlegg, drift av offentlig parkeringsordning, samt vedlikehold og utleie av parker friluftsanlegg og idrettsanlegg. Renovasjonsenheten påtar seg noen oppdrag for næringskunder. I gamle Bjarkøy kommune er det en entreprenør som står for innsamlingen av alt avfall fra husholdningene. Her er det ca. 550 fritidsabonnenter. Narvik kommune Narvik kommune hadde innbyggere ved årsskiftet og ca husholdningsabonnenter. Kommunen har etablert et eget kommunalt foretak, Narvik VAR som er eid 100 % av Narvik kommune. Det har eget styre og håndterer vann, avløp og renovasjon. Ut fra tømmekalenderen til Narvik VAR så er det tre av renovasjonsbilene som kjører fast på de oppsatte rutene for mat og brennbart. De andre to bilene brukes til innsamling av papir, næringsavfall og som reservebil. De har en krokløftebil med henger som betjener returpunktene og dyp oppsamlings konteinere, en tilbringerbil og en varebil til bruk ved innsamling av farlig avfall. Renovasjonsavdelingen til Narvik VAR KF har åpnet for å kunne tilby innsamlingstjenester også til næringskunder basert på restkapasiteten på sine renovasjonsbiler. Øvrige eierkommuner Kommunene Ballangen, Evenes, Gratangen, Ibestad, Kvæfjord, Lavangen, Skånland, Tjeldsund og Tysfjord har totalt innbyggere og ca husholdningsabonnenter. Alle kommunene, unntatt Bjarkøy, hadde i 2007 ute felles anbud på innsamlingen. Anbudsprosessen ble gjennomført fra HRS IKS med innleid konsulent for utarbeidelse av tilbudsgrunnlag og vurdering av tilbudene. I tillegg var teknisk etat fra hver av kommunene representert i en arbeidsgruppe. HRS IKS inngikk på vegne av kommunene avtale med datterselskapet HRS Miljø AS som vant det offentlige anbudet i konkurranse med andre leverandører. HRS Miljø AS kjører i dag innsamlingen 14

46 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS med to-kammerbiler og to mann på bilen for å hente brennbart avfall og matavfall. Med bruk av tokammerbil hentes begge avfallstypene samtidig med 14 dagers intervall, mens papir hentes hver fjerde uke. Området håndteres av fire to-kammer biler i faste ruter i tillegg til en reservebil. To biler er stasjonert i Harstad og to biler i Narvik. De kjører skiftordning med lange dager og fri innimellom. På flere av rutene i landkommunene er det vanskelig å få til to-skifts ordning da det er lange avstander og det ikke er hensiktsmessig å kjøre inn til et av anleggene for å bytte mannskap. HRS IKS har i henhold til kontraktsbestemmelsene forlenget tildelingen frem til 31. desember Kontraktsperioden kan ikke forlenges ytterligere i tid. 6.4 Mottak og behandling I følge selskapsavtalen skal HRS motta og behandle avfallet fra eierkommunene. HRS har etablert sju miljøstasjoner og to miljøparker som de har ansvaret for å drifte. I Kvæfjord har kommunen konsesjon på drift, ellers har HRS alle konsesjonene fra Fylkesmannen. Kostnaden for driften av disse stasjonene fordeles mellom kommunene. I landkommunene mottas kun grovavfall, mens i Narvik og Harstad er det i tillegg anlegg for mottak, behandling og omlasting av matavfall, brennbart avfall, papir og andre avfallstyper. Det er valgt forskjellig betalingsløsning for levering av grovavfall. Mange av landkommunene har valgt at alt avfallet som husholdningene leverer skal dekkes over renovasjonsgebyret slik at leveransene til miljøstasjonene er gratis (men belastes gebyret). I Narvik og Harstad dekker husholdningene kostnaden ved levering, unntatt for farlig avfall og EE- avfall som skal være «gratis» ved levering og dekkes over renovasjonsgebyret. 6.5 Øvrige tjenester og samarbeid Arbeidet med felles renovasjonsforskrift, avfallsplaner o.l. har i stor grad vært gjort i fellesskap med HRS som koordinator, for å utnytte kompetanse og søke etter like løsninger. HRS har gjennomført felles anbud på søppelsekker, dunker, bioposer, sekker for farlig avfall samt biobøtter på vegne av kommunene. HRS deltar aktivt i «skrotnisseprosjekt» for å få ryddet opp jernskrot i kommunene. 6.6 Kommunale oppgaver som ikke kan delegeres Det er noen oppgaver som ikke kan delegeres til HRS ved at de krever politiske vedtak eller at lovhjemmelen ligger hos kommunene, jf. forurensningslovens 34. Det gjelder følgende oppgaver: Fastsettelse av renovasjonsgebyret i de enkelte kommuner. Gebyret skal vedtas i hvert enkelt kommunestyre. Behandling og vedtak av renovasjonsforskrifter og retningslinjer. 6.7 Utfordringer med dagens modell Dagens delte løsning, hvor kommunene har ansvar for innsamlingen og HRS for behandlingen, gir manglende synergieffekter og ulike løsninger. Modellen gjør det vanskelig å se innsamlingen og behandlingen under ett, vanskeligere å utprøve ulike forsøksordninger/-prosjekter, og vanskeligere å vurdere hvilke løsninger som totalt sett gir best tilbud innenfor en lavest mulig kostnad. Den gir forskjellig servicetilbud og ulike betingelser for fastsettelse av renovasjonsavgifter. Det er uheldig at det i noen tilfeller oppleves som det er mer konkurranse enn samarbeid mellom HRS og eierkommunene gjennom Narvik VAR og Harstad kommunes tekniske etat. Uklare ansvarslinjer mellom HRS og kommunene kan vanskeliggjøre god kommunikasjon overfor innbyggerne. For innbyggerne kan det være usikkert hvem de skal forholde seg til fra sak til sak. 15

47 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Kapittel 7. Avgiftsnivå for renovasjonstjenester i eierkommunene 7.1 Eierkommunenes renovasjonsgebyr for inneværende år Renovasjonsgebyr skal betales pr husstand. Gebyrene i eierkommunene er forskjellige, men de skal være til selvkost og dekke alle kostnadene med avfallshåndteringen i kommunene. Mange kommuner differensierer gebyret i forhold til størrelsen på dunken til brennbart avfall. Man kan ikke uten videre sammenligne gebyrene da det kan ligge forskjellig servicetilbud bak og ulikt innhold i hva som dekkes av gebyret. I våre eierkommuner er det tilfellet for blant annet grovavfall og forskjell på hvilke avfallstyper som hentes hos husholdningene og hva som må bringes til returpunkt. Fakturering fra HRS til kommunene gjøres ut fra leverte mengder inn på anleggene etter prisliste. Det faktureres hver måned ut fra leverte mengder. I de fleste landkommunene faktureres i tillegg mengdene grovavfall levert til miljøstasjonene. Kommune Gebyr eks mva Merknad Hva dekkes Narvik Liten (140 l dunk) Middels (240 l dunk) Stor (370 l dunk) Grovavfall ikke inkludert Harstad Tysfjord pr 100 l Ballangen Evenes Tjeldsund Skånland Kvæfjord Gratangen Lavangen Ibestad Kilde: Opplysninger hentet fra kommunenes nettsider. Liten (140 l dunk) Middels (240 l dunk) Stor (370 l dunk) Grunnavgift; beregnet 140 l mat, 240 l brennbart og 140 l papir. For større dunker økes gebyret Boenhet m/ flere pers Boenhet m/ en pers Fastboende med konteiner Fastboende med konteiner en pers Hytterenovasjon Liten 140/140 dunk Medium 140/240 dunk Stor 140/370 dunk Hytte-fritidseiendom Liten 140/140 dunk Medium 140/240 dunk Stor 140/370 dunk Hytte-fritidseiendom Liten 140/140 dunk Medium 140/240 dunk Stor 140/370 dunk Ordinært Frivillig hytterenovasjon Liten dunk Medium dunk Stor dunk Helårsbolig Hytte/ fritid 140 l dunk 240 l dunk 370 l dunk Hytte- og fritid 16 Grovavfall ikke inkludert Sortert grovavfall gratis, mens restavfall betales for Dekker en gratis leveranse av grovavfall pr år Grovavfall dekkes av gebyret Grovavfall dekkes av gebyret Grovavfall dekkes av gebyret Grovavfall dekkes av gebyret Grovavfall dekkes av gebyret Grovavfall dekkes av gebyret Grovavfall dekkes av gebyret Merknad: Grovavfallet for de kommunene som dekker dette i sin helhet over gebyret og kostnader knyttet til drift av miljøstasjonene ligger i gjennomsnitt på ca. kr 600,- pr abonnent og må sees i sammenheng med gebyrstørrelsen. Dette gjennomgås nærmere i kapittel 7.3.

48 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Det er som nevnt vanskelig å sammenligne gebyrer da servicetilbud og hva gebyret dekker er forskjellig. SSB utarbeider på oppdrag fra Huseiernes landsforbund årlige sammenligninger av kommunale avgifter. For å ha et sammenligningsgrunnlag tar de utgangspunkt i en bolig på 120 m 2. Gjennomsnittet for hele landet i 2012 ligger på kr 2 517,-, i Nordland kr 2 680,-, Troms kr 3 070,- og Finnmark kr 3 230,- eks mva. Ser vi på noen av byene i Nord-Norge så ligger Bodø på kr 2 200,- og Tromsø kr 3 501, Innsamlingskostnader Harstad kommune hadde gebyrinntekt på kr 29,4 mill. i De gikk med overskudd slik at det reelle gebyrgrunnlaget var på kr 28.1 mill. Det er et gjennomsnitt på kr 2 540,- eks mva pr abonnement. Kostnaden generert av HRS var på ca. kr 13,7 mill. Det utgjør kr 1 245,- pr abonnement. Resterende kostnader har med innsamling av avfall, administrative kostnader og investering i dunker/returpunkt o.l., ca. kr 1 295,- pr abonnement. I følge særregnskapet til Narvik VAR for 2012 hadde de inntekt på kr 21,3 mill. fra de kommunale årsgebyrene. Det er et gjennomsnitt på kr 2371,- eks mva pr abonnement. Gebyret for en «normal» husstand var kr 2 484,- eks mva. Av dette gebyret er kr 10,6 mill. kostnad for behandling, ca. kr 1 177,- eks mva. Resterende har med innsamling av avfall å gjøre, administrative kostnader og investeringer i dunker/ returpunkt, ca. kr 1 307,- pr abonnement. HRS fakturerer landkommunene for innsamlingen. I 2012 ble det totalt fakturert kr 6,5 mill. og gjelder dunk-innsamling av mat, brennbart og papir, samt returpunktinnsamling. Det utgjør ca. kr 930,- pr abonnent. Tallene fra Narvik, Harstad og landkommunene kan ikke direkte sammenlignes, men gir en klar indikasjon på at innsamlingskostnadene ikke ligger høyere i landkommunene enn i Narvik og Harstad til tross for lange kjøreavstander i landkommunene. 7.3 Forskjeller mellom eierkommunene Som tabellen på foregående side viser er det til dels store forskjeller på gebyret mellom en del av kommunene. Kostnaden på behandling er lik og det bør ikke være store forskjeller på mengdene pr innbygger. I landkommunene er det lik pris for tømming av samme dunkstørrelse uansett kommune. Likevel er det også forskjeller her når vi ser på kostnad pr innbygger. For landkommunene er det ikke på innsamling at de store forskjellene i renovasjonsgebyrene er. Ut fra kostnadene kan det se ut til at Harstad har lavere kostnad på innsamlinga enn Narvik. Det ser vi også på antall biler og renovatører som er mindre i Harstad enn i Narvik. Den største forskjellen mellom kommunene er nok grovavfallet som i noen kommuner dekkes i sin helhet av renovasjonsgebyret. Alle kommunene dekker mottak og behandling av farlig avfall og EEavfall gjennom gebyret. I tillegg fakturerer HRS for drift av miljøstasjonene. Ut fra det som er fakturert fra HRS av grovavfall og drift av miljøstasjonene, til de kommunene som dekker grovavfallet fullt ut gjennom avfallsgebyret, kan forskjellen se ut til å ligge rundt kr 600,- pr abonnent. Tar man bort denne kostnaden fra kommunene som dekker dette fullt ut er det ikke store gebyrforskjeller mellom bykommunene og de øvrige kommunene, og noen av landkommunene ser ut til å ha lavere gebyr enn Narvik og Harstad. Når det gjelder landkommunene så er tilbudet bedre ved at også papiret har henteordning og det er også en dyrere løsning. 17

49 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Kapittel 8. Utvalgets forslag til videreutvikling av tjenestetilbud og konklusjoner 8.1 Effektiviseringspotensial Den delte ansvarsfordelingen mellom HRS og kommunene gir på flere områder muligheter for rasjonalisering. Ved å se på hele verdikjeden under ett kan man komme frem til løsninger som gir et bedre servicetilbud til innbyggerne uten at det gir for store utslag i økte gebyr. Bedre utnyttelse av materiell: Dagens delte løsning med innsamling i egenregi i Narvik og Harstad samt anbud i landkommunene gir et større behov for biler ved at alle tre avdelingene må ha reservekapasitet ved havari. En overdragelse av innsamlingen til HRS vil gi rasjonalisering ved stordriftsfordeler som blant annet bedre utnyttelse av bilene over kommunegrensene og behov for færre reservebiler, samt besparelser på drift og vedlikehold. I tillegg gir det breiere kompetanse og fleksibilitet og mindre sårbarhet ved driftsavvik. I tillegg vil det bli besparelser ved felles innkjøp. Rasjonalisering ved overgang til to-skift eller forskjøvet arbeidstid: Dagens innsamling i Narvik og Harstad gjøres fortrinnsvis på dagtid. Det er muligheter for å rasjonalisere ved å utnytte bilene ved lengre dager. Det kan gjøres ved to- skift eller ved forskjøvet arbeidstid. Det gir kostnadsreduksjon ved at bilene kjører flere km og de faste kostnadene reduseres da pr kjørte km. I tillegg kan personellet utnyttes på en annen måte med rullering og derigjennom bemanningsreduksjon. Organisasjon, administrasjon og ledelse: Behovet for administrative stillinger på leder- og mellomledernivå vil reduseres. Dette kan man også se ut fra andre sammenlignbare selskaper. Hvor mye det kan reduseres vil også være avhengig om deler av innsamlingen sette ut på anbud. Da bilene vil være stasjonert på to steder kan det være naturlig at det er en ansvarlig på hvert sted. Dette må vurderes nærmere. 8.2 Nye tjenestetilbud Utvalget er positive til det servicetilbudet innbyggerne i Salten har gjennom IRIS Salten. De har høy fokus på service, like løsninger i alle kommunene med likt renovasjonsgebyr. De har endret innsamlingssystemet slik at matavfall, restavfall, papir, glass- og metallemballasje og plast hentes hos den enkelte husstand (henteordning). Dette har de kunnet gjort uten økning av gebyret ved at de over flere år har jobbet med rasjonalisering av innsamlingen. Effektiviseringen har medført at innsamlingsandelen av renovasjonsgebyret i dag er nede i ca %, mot tidligere 2/3. Innsamlingstjenester: Som tidligere nevnt foreligger det flere forbedrings- og effektiviseringsmuligheter ved en sammenslåing av innsamling og behandling. Utvalget mener derfor at den beste løsningen er at HRS overtar innsamlingen. Det vil være med på å styrke selskapet og eierkommunenes investerte verdier, samt bidra til å holde renovasjonsgebyret lavest mulig. Løsningen sikrer at den opparbeidede lokalkunnskapen og ekspertisen til de nåværende renovatørene i bykommunene blir videreført inn i en større organisasjon. Erfaringer fra andre selskap fremhever at det er gjennom egendrift i selskapet at man oppnår god og kostnadseffektiv innsamling, jf. vedlegg nr. 2. For bykommunenes vedkommende vil det være et tilleggsmoment at de varslede regelendringene på skatteområdet medfører at Narvik VAR og renovasjonsenheten til Harstad kommune blir påvirket. Overskudd fra innsamling av næringsavfall basert på utnyttelse av restkapasitet vil fra og med 2014 medføre skatteplikt og skjerpede regnskaps- og rapporteringskrav, jf. vedlegg nr

50 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Når det gjelder eventuell bruk av anbud i forbindelse med innsamling må det understrekes at en slik fremgangsmåte samtidig utelukker muligheten for HRS til å overta innsamlingen til selvkost. Fordelene ved å inkludere innsamlingen innenfor den eksisterende lovpålagte aktiviteten til HRS, herunder mulighetene til å foreta fortløpende korrektiver og justeringer i alle ledd, faller bort ved konkurranseutsetting. Ved bruk av anbud vil det eventuelt være HRS sitt næringsselskap HRS Miljø AS som leverer inn tilbud på innsamlingsoppdraget i henhold til markedsmessige vurderinger og prinsipper, jf. nåværende ordning i distriktskommunene. En offentlig anbudsprosess forutsetter at oppdraget reguleres i forkant ved bruk av konkrete kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjoner, tildelingskriterier og øvrige kontraktsbestemmelser. Dette gir snevrere rammer for hvilke endringer som kan gjøres i løpet av kontraktsperioden. Det må også avklares hvorvidt anbudet skal omfatte alle eierkommunene, enkeltkommuner eller deler av enkeltkommuner. Konkurranseutsetting åpner for at andre avfallsselskaper etablerer seg i regionen, med de følger dette kan få for det øvrige næringsmarkedet og posisjoneringen til HRS-konsernet. Innkjøpsansvar og myndighet på avfallsområdet bør plasseres hos HRS. Innsamlingsansvaret må delegeres til HRS Husholdning AS eller til et nytt fremtidig datterselskap med ansvar for innsamlingstjenester, eksempelvis HRS Innsamling AS eller HRS Renovasjon AS. En mulig strategi kan være at HRS konkurranseutsetter deler av innsamlingstjenestene, men beholder noe i egenregi, ikke minst for å ha et korrektiv begge veier. IRIS Salten har god erfaring med slike kombinasjonsløsninger, men det forutsetter at det finnes et marked med reel konkurranse. Selv i store byer har dette vært en utfordring. HRS besitter kunnskapen som er nødvendig for å foreta slike behovsvurderinger. Systemendringer/fellesordninger: Utvalget mener at et hentesystem likt det som IRIS Salten har innført også skal innføres i våre eierkommuner. Det gir et bedre servicetilbud og bedre kvalitet enn på det avfallet som i dag leveres til returpunkt. Innsamlingen av papir viser at flere av landkommunene som har henteordning leverer mer papir enn bykommunene som må levere papiret til returpunkt (bringeordning). Selve innsamlingskostnadene med et slikt system er høyere, men det kan hentes inn ved rasjonalisering av innsamlingen, økte mengder sortert avfall som gir lavere behandlingskostnader og reduserte kostnader med opprydding rundt returpunktene. Samlet sett gir dette et bedre servicetilbud for innbyggerne. Utvalget ønsker at det etableres et Miljøtorg i sentrum av Narvik og et i Harstad som kan ta i mot de fleste avfallstypene og som har lengre åpningstider. Det vil bedre servicegraden og forenkle muligheten til å kunne levere for eksempel bølgepapp og farlig avfall uten kostnad og med god tilgjengelighet. Dagens ordning med konteiner-løsning for avfall fra hytte- og fritidsbebyggelse gir forsøpling rundt konteinerne, dårlig kvalitet på avfallet og misbruk av ordningen. Utvalget mener at det også her bør være like ordninger for alle kommunene. Løsning med frivillig ordning der det kjøpes forsterket sekk kan være et alternativ til konteiner-løsning. Gebyrstruktur: Det er ønskelig å endre gebyrstrukturen slik at det blir større valgfrihet og fleksibilitet, samt at lik gebyrstruktur etableres i alle kommunene. Noen av eierkommunene har til en viss grad etablert et slikt system, men det er store forskjeller kommunene imellom. Gjennomgangen av dagens gebyr i kommunene viser at når man sammenligner ut fra samme tjeneste, så er det små forskjeller på gebyrnivåene mellom bykommunene og de øvrige kommunene. En del av landkommunene har lavere gebyr enn Narvik og Harstad. Utvalget mener at gebyrene skal være like for samme tjenester i eierkommunene. 19

51 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Utvalget foreslår felles gebyrstruktur som vist i tabellen nedenfor. Det er tatt utgangspunkt i dunkstørrelsen. Som vist tidligere i dette kapitlet er det betydelig rasjonaliseringspotensial på innsamlingen. Det er imidlertid ikke mulig å beløpsfastsette en felles gebyrstruktur og de nye løsningene uten å gå mer i dybden og uten enda mer detaljer fra kommunene. Det arbeides videre med mer detaljerte beregninger av gebyrstørrelsen. En løsning med å samle innsamlingen og behandlingen hos HRS vil gi innbyggerne bedre servicenivå uten at gebyrene vil øke. Type dunk Størrelse Gebyr (ikke beregnet) Dunk med to hjul 140 l 240 l 370 l Dunk med fire hjul 550 l 660 l Konteiner Pr m 3 Dypoppsamling Pr m 3 Ekstratjenester: Pris (ikke beregnet) Merknad Henting av dunk med to hjul Kostnad pr år Inntil 6 m Inntil 10 m Inntil 15 m Henting av dunk med fire hjul Kostnad pr år Inntil 6 m Inntil 10 m Inntil 15 m Ekstratømming Kostnad pr tømming Dunkbytte utført av HRS Kostnad pr bytte Henting av grovavfall Kostnad pr levering eller etter mengde Ved felles gebyr vil kommunenes kostnad for evt. etterdrift av gamle deponi, adm. kostnader o.l. komme som et tillegg. En slik struktur gir også muligheter for kjøp av ekstratjenester for dem som ønsker dette utover det faste grunngebyret. Betalingsløsningen for grovavfallet som leveres til miljøstasjonene og miljøparkene skal samordnes slik at det er likt for alle kommunene. Utvalget ser for seg en løsning der sortert avfall er gratis og at det betales for det avfallet som gjenstår når man er ferdig sortert (restavfall). Fakturering: Avfallsgebyr er sikret ved legalpant. Dette kan delegeres til IKS så lenge et IKS krever inn avfallsgebyret på vegne av og etter fullmakt fra eierkommunene. Det må også komme frem på faktura som stilles fra IKSet at det er på vegne av kommunen. Ved innføring av lik gebyrstruktur mener utvalget at HRS skal stå for faktureringen. Dette kan gjennomføres etter at HRS har fått på plass system for håndtering av alle abonnenter og data fra kommunene er overført. HRS kan kjøpe oppdateringstjenester fra kommunene. HRS kan sørge for å fakturere renovasjonsavgiften til andre tidspunkt enn øvrige kommunale avgifter. 20

52 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Rådgivningstjenester og oppfølging av forsøplingssaker: Selskapsavtalen legger til grunn at HRS skal være kompetanseorgan for eierne i avfalls- og miljøspørsmål. HRS skal gi råd ved, bistå i, eller utføre planlegging, bestilling og administrasjon av tjeneste- og vareinnkjøp innenfor tjenesteområdet etter oppdrag fra den enkelte kommune. Utvalget legger til grunn at HRS i større grad skal benyttes som et kompetanseorgan for eierkommunene. Flere av de mindre kommunene har ikke kapasitet og kompetanse til å følge opp forsøplingssaker i tilfredsstillende grad. Det er i tillegg ofte vanskelig med små forhold der de fleste kjenner til hverandre. Det er derfor ønskelig at det etableres felles oppfølging av forsøplingssaker. Etablering av utbyttepolitikk: HRS har ikke betalt utbytte til eierne. Overskuddet har blitt brukt til å bygge opp egenkapitalen. Utvalget mener at det bør utarbeides en utbyttepolitikk for HRS. 8.3 Konklusjoner Utvalget konkluderer derfor med følgende: (1) Utvalget anbefaler at eierkommunene tildeler HRS et samordnet ansvar for innsamling av husholdningsavfall. I Harstad og Narvik betinger tildelingen at HRS overtar i samsvar med reglene for virksomhetsoverdragelse. Tildelingen bør skje ved bruk av enerett og foreslås iverksatt fra 1. januar (2) Utvalget anbefaler at det innføres felles ordninger og servicenivå for avfallshåndtering som kan danne grunnlag for like renovasjonsgebyrer i hele regionen og bedre tjenestekvalitet. HRS skal innføre hentesystem for papir og glass- og metallemballasje parallelt med at det nåværende bringesystemet til returpunkter fases ut. Det skal innføres større frihet med hensyn til valg av ulike tilleggsytelser utover felles minstegebyr (prisdifferensiering). Det skal etableres sentrumsnære miljøtorg/gjenvinningsstasjoner i Harstad og Narvik etter modell fra IRIS Salten. HRS skal forbedre systemløsningene for hytte- og fritidsrenovasjon. (3) Utvalget anbefaler at HRS overtar ansvaret for fakturering og utsendelse av renovasjonsgebyr. (4) Utvalget anbefaler at HRS i større grad skal koordinere og bistå eierkommunene i avfallsrelaterte forvaltningssaker og prosjekter. (5) Utvalget anbefaler at eierkommunene etablerer en utbyttepolitikk for de konkurranseutsatte virksomhetene i HRS-konsernet. (6) Utvalget anbefaler at eierkommunene pålegger HRS å utarbeide rutiner som sikrer en kontinuerlig optimalisering av egen drift og tjenestekvalitet. Utvalget fremhever i denne sammenheng også betydningen av aktiv eierstyring fra eierkommunene. 21

53 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS 8.4 Utfordringer og tiltak Utfordringer 1 Politisk Kommunene kan føle at det gir mindre politisk innflytelse ved mer administrativ saksbehandling og mer vedtas i representantskapet. 2 Administrativt og effektivitet Har ny organisasjon kapasitet innen personaladministrasjon. Utnytte frigjort administrative ressurser i eierkommunene. Organisasjonskultur hvordan arbeide videre med sammenslåing av flere organisasjoner. 3 Berørte ansatte Overføring av ansatte fra Narvik Var og Harstad kommune. Stillinger kan bli overflødige ved rasjonalisering av driften og samkjøring. 4 Lokaliteter Begrenset kapasitet administrasjonsbygg Stangnes og garderobefasiliteter. Garderobeplass Djupvik. Dagens lokalitet for bilene til Narvik Var er midt i byen. 5 Register og fakturering Abonnementsoversikt Fakturering 7 Økonomi Overtakelse av eksisterende innsamlingsmateriell og oppsamlingsutstyr. Tiltak for å møte utfordringene Kommunene kan skape bedre innflytelse ved og: - ha aktive politikere i representantskapet for å ivareta god innflytelse på eierskap og tilstrekkelig politisk styring - utvikle tydelig eierskapsstrategi - videreutvikle styringsredskaper som finnes - opprette god struktur for kommunikasjon HRS har tilstrekkelige ressurser innen personal- administrasjon for å ivareta dette på en god måte. En del kommuner vil kunne frigjøre deler av stillinger. Kommunene bør sørge for at disse blir benyttet til andre oppgaver. Gjennomføre en prosess som håndterer de organisatoriske og kulturelle utfordringene med sammenslåing. Det må være fokus på å gjennomføre en god prosess med involvering, opplæring, integrering, organisering av oppgaver/ ansvar og tydelig ledelse. Skape ny felles kultur. Alle ansattes rettigheter videreføres. Gjennomføre en god prosess. Skape trygghet. Det gjennomføres en åpen prosess der man ser på naturlig avgang og andre oppgaver innenfor konsernet Det er allerede planlagt oppgradert administrasjonsbygg og garderobeanlegg på Stangnes Kapasiteten på garderober på Djupvik er for liten slik at det må bygges flere garderober. Flytting til Djupvik der det er plass til oppstilling av biler. Bør forbedre vaskeplass for bilene på Djupvik, evt kjøpe denne tjenesten. HRS kjøper inn program for håndtering av alle abonnenter. Dette for å sikre likhet i forhold til gebyrstruktur og oversikt over alle abonnenter. Før overtakelse av fakturering skal: - HRS ha fått på plass system for håndtering av alle abonnenter og data fra kommunene være overført - gjennomføres en prosess med eierkommunene for å avklare konsekvenser - avklare tidspunkt for overføring Utstyr fra kommunene for lovpålagte renovasjonsoppgaver forutsettes overtatt av HRS etter bokførte verdier. 22

54 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS 8.5 Videre oppfølging I forbindelse med behandling av virksomhetsplan i desember 2012 besluttet kommunestyret i Harstad at innsamlingstjenesten for husholdningsavfall skulle vurderes direktetildelt eller konkurranseutsatt. Kommunen har avventet sin beslutningsprosess i påvente av denne utredningen. Utvalget håper at utredningsrapporten og utvalgets anbefalinger bidrar til å frembringe et godt og saklig beslutningsgrunnlag for senere politisk behandling i alle eierkommunene. I tråd med anbefalingene legger utvalget til grunn at eierkommunene forholdsvis raskt må ta stilling til fremtidige løsninger, slik at de nødvendige planleggings- og tilretteleggingsprosesser kan forberedes og igangsettes i god tid før endringen gis virkning. Utvalget understreker betydningen av å gjennomføre en åpen og ryddig prosess mellom alle berørte parter. En innsamling i regi av HRS og overføring av også andre tilstøtende oppgaver, forutsetter at overgangen skjer i overenstemmelse med gjeldende regler og retningslinjer på området, og på en måte som skaper forståelse, trygghet og forutsigbarhet for alle de involverte. Samtidig må det gjøres tiltak for å sikre at tidligere ulike bedriftskulturer kan samordnes på en slik måte at det skapes samhold og godt arbeidsmiljø, og slik at det tilrettelegges for felles erfaringsutveksling og kunnskapsoverføring. Anbefalingene fra utvalget betinger koordinert og tydelig ledelse fra både kommunenes og selskapets side. Utvalget har tiltro til at disse endringsprosessene blir prioritert. Utvalget ber representantskapet om å følge opp saken videre overfor eierkommunene. 23

55 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Vedlegg nr. 1: regelverk, utviklingstrekk, kilder m.v. 9.1 Kommunenes ansvar for renovasjonstjenester Forurensningsloven 1 29 og 30 pålegger norske kommuner å sørge for innsamling og behandling av husholdningsavfall i sine respektive områder. Etter 29 skal kommunen ha anlegg for opplag eller behandling av husholdningsavfall og slam. I henhold til 30 skal kommunen sørge for innsamling av husholdningsavfall. I 31 er det gitt særlige bestemmelser om håndtering av spesialavfall. Regelverket sier imidlertid ikke noe om hvordan ansvaret skal forvaltes, og kommunene har derfor frihet til å bestemme hvordan de vil organisere disse lovpålagte oppgavene. Bestemmelsen hindrer ikke kommunene fra å gi andre aktører i oppdrag å utføre slike tjenester, men private selskaper kan ikke samle inn husholdningsavfall uten kommunens tillatelse. Kommunene har derfor et lovlig monopol, som enerett og plikt, når det gjelder innsamling og behandling av husholdningsavfall. Med hjemmel i forurensningsloven 30 nr. 3 kan kommunene gi forskrifter som er nødvendig for å få til en hensiktsmessig og hygienisk oppbevaring, innsamling og transport av husholdningsavfall. Kommunenes eget avfall (som ikke kommer fra private husholdninger) er definert som næringsavfall. Forurensningsmyndighetene kan pålegge kommunene å innføre ordninger for sortering av avfallet. Slike pålegg er gitt i avfallsforskriften 2. I 1-7 stilles det blant annet krav til kommunene om å sørge for tilstrekkelig mottak av EE-avfall (kasserte elektriske og elektroniske produkter) og for å sørge for at EE-avfall sorteres fra øvrig avfall. Det samme gjelder for farlig avfall, jf For øvrig er det fastsatt forbud mot deponering av visse avfallstyper. 9.2 Regelverk for beregning av selvkost Forurensningsloven 34 regulerer fastsettelse av avfallsgebyr. Her framgår det at: «Kommunen skal fastsette gebyrer til dekning av kostnader forbundet med avfallssektoren, herunder innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v. Kostnadene skal fullt ut dekkes gjennom gebyrene. Med kostnader menes både kapitalkostnader og driftskostnader. For avfall som kommunen har plikt til å samle inn, motta og/eller behandle etter 29, 30 eller 31 må gebyret ikke overstige kommunens kostnader.» Det er et lovmessig krav at selvkost skal danne grunnlaget for innbyggernes brukerbetaling. I tilfeller hvor kommuner og kommunalt eide selskaper selv håndterer husholdningsavfall fra egne innbyggere skal kostnadene knyttet til avfallshåndteringen dekkes fullt og helt gjennom avfallsgebyrer. Kommunen kan ikke legge inn fortjeneste i avfallsgebyret. Det vil si at avfallsgebyret skal dekke kostnader knyttet til håndtering av egne innbyggeres husholdningsavfall, verken mer eller mindre. Kommunal og regionaldepartementet har i 2003 utgitt «Retningslinjer for beregning av selvkost» 3. Disse retningslinjene ble utviklet på grunnlag av en tidligere gjennomgang av regelverket for fastsetting av kommunale gebyrer og egenbetaling, hvor det ble konkludert med at det var behov for nasjonale avklaringer. Retningslinjene angir de prinsipper som skal benyttes i selvkostkalkyler innenfor alle typer av kommunale/fylkeskommunale tjenester der selvkost er satt som vilkår. 1 Lov av 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) Forskrift av 1. juni 2006 nr. 930 om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Kommunal- og regionaldepartementet

56 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Retningslinjene omhandler blant annet direkte og indirekte kostnader og det trekkes opp et skille mellom hva som er henførbare og ikke-henførbare kostnader knyttet til slike tjenester. Definisjonen av selvkost er følgende: «Selvkost er den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste». Når lov eller vedtak krever beregning av selvkost, er det i utgangspunktet kommunen som er ansvarlig for å gjøre denne beregningen. Ofte benytter kommunen selskaper til helt eller delvis å ivareta selvkostberegningene. Gir selskaper (et IKS og/eller AS) input til selvkosttjenesten, eksempelvis at de ivaretar selvkosttjenestene (de direkte kostnadene), må kommunen selv sette opp den endelige selvkostkalkylen hvor alle kostnadene og inntektene er tatt med. Er hele tjenesten overdratt til et selskap, må selskapet sette opp selvkostkalkylen og gi informasjon til kommunen(e) om beregning og oppstilling. Hvis flere selskaper ivaretar deler av en tjeneste, må hvert enkelt selskap gi bidrag til det selskapet og/eller den kommunen som skal sette opp selvkostkalkylen. 27. februar 2013 sendte KRD forslag til nye retningslinjer for beregning av selvkost ut på høring. 4 Det er uklart om retningslinjene vil tre i kraft fra 1. januar 2014 eller Retningslinjene er ikke rettslig bindende og bestemmelser i sektorlovverk (som forurensingsloven) kan gå foran de generelle retningslinjene. Statens forurensningstilsyn har i tillegg utarbeidet en egen «Veileder for beregning av kommunale avfallsgebyrer» 5. Disse regulerer blant annet hvordan kommunene kan differensiere avfallsgebyrene og supplerer de generelle retningslinjene fra KRD på andre områder enn selvkost. Veilederen tar for seg hvilken betydning skillet mellom husholdningsavfall og næringsavfall får for fastsettelse av de kommunale avfallsgebyrene og gebyrdifferensiering. Det er også her varslet nye regler, jf. kap Organisering av kommunal oppgaveløsning Renovasjon og avfallshåndtering utføres til selvkost. På grunn av dette vil kostnadene, uavhengig av kvalitetsnivå og eventuelle effektiviserings-/forbedringstiltak, uansett fordeles ut på innbyggerne. Slike tjenester utgjør derfor ikke en «budsjettung» post på de kommunale driftsbudsjettene. Sett i forhold til øvrige tjenestetilbud er det trolig andre offentlige ansvarsoppgaver som krever mer oppmerksomhet og økonomisk prioritering. Likevel er renovasjon en viktig samfunnsoppgave som forutsetter investeringsbeslutninger, materiellanskaffelser, teknisk kompetanse og miljøkunnskap. Kommunene må selv besitte tilstrekkelig intern bestiller-kompetanse, selv om man overlater selve utføringen til eksterne aktører. Forvaltnings- og tilsynsoppgaver på området kan være krevende. For de fleste kommuner lar det seg vanskelig gjøre å tilby gode renovasjonstjenester på egen hånd. Undersøkelser fra bransje- og interesseorganisasjonen Avfall Norge viser at de fleste kommuner har valgt å håndtere den lovpålagte plikten gjennom egne aksjeselskap eller interkommunale selskap, eller ved bruk av offentlige anbud. Omfanget av offentlige anbud varierer over tid og henger langt på vei sammen med maktforholdene i det aktuelle kommunestyre og de ulike politiske partiers prinsipielle holdning til konkurranseeksponering av offentlige tjenester. Kommunal- og regionaldepartementets «Kommunal organisasjonsdatabase for 2012» 6 dokumenterer hvordan norske kommuner har organisert sine tjenesteytelser, herunder hvor stor 4 Høring nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Kommunal- og regionaldepartementet Veileder for beregning av kommunale avfallsgebyrer. Statens forurensningstilsyn Kommunal organisasjonsdatabase Kommunal- og regionaldepartementet

57 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS andel konkurranseeksponering det er innenfor blant annet renovasjonstjenester. Renovasjon inkluderer i denne sammenheng både innsamling og (slutt)behandling Kommunal egenregi I rapporten 7 som tar for seg datagrunnlaget som er innrapportert til organisasjonsdatabasen fremgår det at kommunene helt eller delvis ivaretar de fleste kommunale oppgaver gjennom egen driftsorganisasjon. Dette har også vært den tradisjonelt mest benyttede modellen når det gjelder renovasjon, men som databasen/rapporten indikerer har renovasjon over tid blitt et tjenesteområde hvor kommunene primært foretrekker andre organisasjonsformer. I 2012 er det kun 7,7 prosent av kommunene som løser renovasjonsoppgaver innenfor egen driftsorganisasjon. Kun 0,9 % av kommunene på landsbasis løser renovasjonsoppgaver ved bruk av kommunale foretak. De nasjonale utviklingstrekkene innenfor kommunesektoren viser pr at de aller fleste kommunene har gått over til andre og mer hensiktsmessige organisasjonsformer i samarbeid med andre kommuner for å kunne gi et forsvarlig og mer effektivt renovasjonstilbud. Tabell: Kommunenes ivaretakelse av utvalgte oppgaver Renovasjon. Oppgaver Driftsorg Kommunalt foretak Interkom samarbeid adm vertsk sam pol vertsk sam IKS AS Kjøp fra private Kjøp fra frivillige Renovasjon 7,7 % 0,9 % 21,4 % 1,7 % 2,6 % 52,1 % 14,5 % 4,3 % 0 % Kommunalt samarbeid og samarbeidsmodeller Det eksisterer flere ulike former for interkommunalt samarbeid. Rapporten går ikke nærmere inn på disse, men det henvises til KS sin redegjørelse for ulike modeller for interkommunalt samarbeid 8. Eierkommunene til HRS har når det kommer til mottak og behandling av husholdningsavfall benyttet seg av den mest vanlige modellen, nemlig opprettelse av et interkommunalt selskap i henhold til lov om interkommunale selskaper. 9 Når det gjelder innsamling har eierkommunene hittil holdt dette utenom HRS-samarbeidet. Narvik og Harstad utfører som nevnt innsamlingen selv. De øvrige har konkurranseutsatt innsamlingen (det samme gjelder i tidligere Bjarkøy kommune hvor denne tjenesten har vært satt ut til en lokal entreprenør). Kvæfjord kommune besluttet nylig å inngå et administrativt vertskommunesamarbeid med Harstad på flere kommunaltekniske områder, inkludert renovasjon, jf. kommuneloven 28-1 b. Hovedtrekkene i Norge er at kommunene i utstrakt grad har overført gjennomføringen av de lovpålagte oppgavene innen kommunal renovasjon til interkommunale selskap. KS, kommunesektorens egen interesseorganisasjon, har i en høringsuttalelse til de nye retningslinjene for selvkost uttalt at «Gjennom opprettelse av interkommunale selskaper flytter kommunene deler av den kommunale virksomheten inn i en mer hensiktsmessig organisasjonsform for å dra nytte av stordriftsfordeler og for å kunne bruke arealer og andre ressurser på en mer effektiv og miljømessig måte». I rapporten om kommunal organisering fremgår det at 52,1 % av kommunene benytter IKS-modellen for å løse renovasjonsoppgaver. Prosentandelen for alle de ulike formene for interkommunalt 7 Kommunal organisering. Redegjørelse for kommunal- og regionaldepartementets organisasjonsdatabase. Norsk institutt for by- og regionforskning (NIBR) Introduksjonshefte: Formelt interkommunalt samarbeid. Kommunesektorens organisasjon (KS) Lov av 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper

58 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS samarbeid totalt sett utgjør 77,8 %. Dette inkluderer både interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27, vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1 b og 28-1 c, samt bruk av interkommunale selskaper. Samarbeid ved bruk av offentlig eide aksjeselskaper er holdt utenom, selv om også aksjeselskaper kan ha flere samarbeidende kommuner som eiere. Renovasjon er, nest etter revisjon, det tjenesteområdet som det samarbeides mest om. Hvilke konkrete erfaringer den enkelte kommune har med bruk av IKS-modellen vil trolig variere. Samarbeidet om HRS har på sin side så langt vist seg å være en fornuftig, trygg og forutsigbar løsning for mottak og behandling av husholdningsavfall i regionen. Spørsmålet vil være hvorfor ikke de samme argumentene og positive erfaringene fra denne formen for interkommunalt samarbeid i tilsvarende grad har blitt trukket inn i vurderingen om HRS skal benyttes også på andre områder. I en nylig forskningsrapport som tar for seg konsekvenser, muligheter og utfordringer ved interkommunalt samarbeid 10 fremgår det blant annet at interkommunalt samarbeid er viktig og for mange kommuner helt nødvendig for å levere tjenester til innbyggerne. Interkommunalt samarbeid er fordelaktig både når det gjelder økonomi og tjenestekvalitet, men gir noen utfordringer når det gjelder styring og kontroll. Slikt samarbeid virker imidlertid også avlastende for politisk og administrativ ledelse både i små og store kommuner. Rapporten viser at interkommunalt samarbeid bidrar til økonomiske besparelser for kommunene i de tilfellene det er stordriftsfordeler i form av spesialisering av tjenesteutførelse og investering i felles anlegg og utstyr. For mange mindre kommuner vil et alternativ med ren kommunal tjenesteyting enten bli dyrere eller innebære tjenester av lavere kvalitet. Samarbeid vil også kunne styrke utviklingen av faglig og profesjonell kompetanse, samt bidra til mer standardiserte tjenestetilbud. Det er klarere oppfatninger av egnetheten til IKS- og AS-modellen enn de andre samarbeidsmodellene. IKS-modellen er dominerende innenfor renovasjon. De interkommunale produksjonssamarbeidene innenfor kommunalteknisk sektor, herunder renovasjon, er eksempelvis helt avgjørende for at kommunene skal kunne levere sine tjenester. Det konkluderes med at samarbeid om renovasjon kan bidra til økonomiske besparelser da det kan oppnås stordriftsfordeler (en utstyrspark og en organisatorisk enhet) i forhold til en oppgaveløsning der hver kommune hadde en egen utstyrspark og egne ansatte med passende kompetanse. Dette forutsetter at kommunen selv ville ha lagt seg på samme standard og kvalitet som det interkommunale samarbeidet har gjort Konkurranseeksponering Kommunene kan, som et alternativ til drift i egenregi eller forskjellige former for kommunalt samarbeid, benytte seg av konkurranseeksponering. Med konkurranseeksponering menes ulike måter å innføre en større eller mindre grad av marked i produksjonen av offentlige tjenester. Slik eksponering er et av flere virkemidler som kan tas i bruk for å effektivisere offentlig sektor. I denne sammenheng er det konkurranseutsetting i form av offentlige anbud som vil være mest aktuelt. I og med at innsamling av husholdningsavfall for tiden ikke er delegert til HRS vil kommunene kunne konkurranseutsette denne delen av avfallshåndteringen. Noe også distriktskommunene tidligere har gjort. I tilfeller hvor kommunen setter innsamling av husholdningsavfallet fra egne innbyggere ut på anbud, settes selvkosten for denne delen lik den prisen kommunen oppnår i anbudskonkurransen, medregnet andre henførbare utgifter knyttet til anskaffelsesprosessen. Formålet med konkurranseutsetting er at det skal kunne bidra til en mer effektiv bruk av samfunnets ressurser, og at det kan bidra til gevinster i form av reduserte kostnader, økt produktivitet og/eller bedret kvalitet. Anbud vil normalt gi en god pris- og kvalitetssammenlikning. For kommunene vil en 10 Interkommunalt samarbeid konsekvenser, muligheter og utfordringer. Rapport IRIS 2013/

59 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS anbudsprosess medføre at oppdragstaker gis en eksklusiv men tidsbegrenset rett til å produsere den aktuelle tjenesten. Kommunen vil fremdeles ha ansvaret for tjenestens innhold og kvalitet. Argumentene for konkurranseutsetting er gjerne at fraværet av konkurranse og profittmotiv reduserer insentivene til å kutte kostnader og øke produktiviteten. Konkurranseutsetting mellom mange tilbydere gjør at den som er best egnet til å drifte tjenesten får tildelt oppdraget, noe som igjen vil kunne medvirke til økt profesjonalitet, spesialisering og innovasjon. Forkjemperne for økt bruk av konkurranseutsetting hevder generelt at offentlig monopol gir redusert effektivitet. Det foreligger flere analyser som indikerer at kontraktstildelinger til private virksomheter vil kunne gi økonomiske besparelser samtidig som tjenestekvaliteten ikke forringes. Forutsetningen er imidlertid at det finnes et velfungerende marked som sikrer at det faktisk blir reell konkurranse om kontrakten. Motargumentene er blant annet at effektiviseringspotensialet må vurderes opp imot administrasjons- og transaksjonskostnadene som knytter seg til planlegging av anbudet, oppfølging og kontroll. I tillegg må risikoen knyttet til stabilitet og kvalitet hensyntas. Private aktører skal ha overskudd på sin virksomhet, noe som vil måtte kalkuleres inn i tilbudsprisen. Konkurranseutsetting vil unntaksvis kunne resultere i sosial dumping i form av at oppdragstakers ansatte ikke sikres rimelige lønns- og arbeidsvilkår, eller at oppdragstaker bedriver skattemessig planlegging som reduserer inntektene til det offentlige. Store private aktører vil dessuten kunne posisjonere og sikre seg økende markedsandeler ved taktisk prising, med det resultat at oppdragsgiverne over tid mister valgfrihet og bare kan forholde seg til et fåtall enerådende leverandører som dikterer prisnivået. Rapporten som analyserer statistikkgrunnlaget i KRDs database viser at renovasjon er blant de tjenestene som i størst grad konkurranseutsettes. Ca. 40 % angir at de konkurranseutsetter oppgaver innenfor renovasjonsområdet. Det er likevel kun 4,3 % som angir at kommunene har valgt å løse oppgavene ved kjøp fra private. Forskjellen her beror vel på at det er enkeltdeler av de totale renovasjonstjenestene som i større eller mindre grad er konkurranseutsatt. Datagrunnlaget kan også ha feilkilder. Det fremkommer eksempelvis ikke klart hvordan kommunene skal skille mellom samarbeid om avfallsbehandling og anbud på innsamlingsdelen, eller motsatt. Eierkommunene til HRS har på de punktene som omhandler renovasjon rapportert forskjellig på områder med like løsninger, besvart blankt eller ikke besvart undersøkelsen. Kommunenes kjøp av tjenester i 2012 er for øvrig nærmere omtalt i egen utgivelse fra KS Offentlige anskaffelser Dersom kommunene kjøper tjenester må de som hovedregel følge anskaffelsesregelverket, jf. lov om offentlige anskaffelser 12 og den tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser. Regelverket skal sikre effektiv ressursbruk basert på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling. Unntak for egenregi og ulovfestet utvidet egenregi: Regelverket gjelder ikke i de tilfellene kommunene produserer tjenester selv innenfor egen organisasjon (klassisk egenregi). I de tilfellene kommunene velger tjenestesamarbeid gjennom interkommunale selskaper (enten som IKS eller AS) må det lovpålagte ansvaret delegeres til selskapet, jf. forurensningsloven 83. Ansvarstildelingen til HRS følger også av selve selskapsavtalen. Siden det offentlige på flere områder har organisert sin tjenesteproduksjon utenfor egen 11 Kommunal velferdsproduksjon: Organisering og konkurranse. Kommunesektorens organisasjon (KS) Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser

60 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS driftsorganisasjon har det oppstått behov for å presisere anskaffelsesregelverkets virkeområde for selskaper som utgjør egne rettssubjekter og som yter tjenester på vegne av det offentlige. Regelverket er ikke ment å skulle vanskeliggjøre det offentliges bruk av fornuftige alternative organiseringsformer. Det er derfor åpnet for visse unntak, som ikke fremgår direkte av lovbestemmelsene, men som er utviklet over tid av EF-domstolen, nasjonal rettspraksis og avgjørelser i klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). Rettstilstanden utvikles fortløpende. Det mest vanlige av de domstolskapte unntakene benevnes som ulovfestet utvidet egenregi. Forutsetningen er at den som får tildelt et oppdrag fra det offentlige har så nær tilknytning til det offentlige organet at det er naturlig å likestille det med ordinær egenregi. Vilkårene for at dette unntaket skal gjelde mellom to selvstendige juridiske personer er at oppdragsgiver må utøve en tilsvarende kontroll over leverandørselskapet som over egen virksomhet (kontrollkriteriet), samt at den vesentligste delen av aktiviteten til leverandøren må være knyttet til den kontrollerende oppdragsgiver (omsetningskriteriet). Det tillates ca % omsetning relatert til annen aktivitet. Utvidet egenregi er et unntak fra anvendelsen av anskaffelsesdirektivene og skal tolkes restriktivt. Tradisjonelt har det vært denne unntaksordningen som har vært hevdet å være begrunnelsen for å unnta avfallshåndtering fra konkurransemarkedet ved interkommunalt samarbeid. HRS IKS har innrettet sin organisasjon med sikte på å oppfylle kriteriene for utvidet egenregi på vegne av eierkommunene. Datterselskapet HRS Husholdning AS er 100 % eid av morselskapet og har all sin aktivitet knyttet opp imot håndtering av kommunalt husholdningsavfall. Selskapet oppfyller dermed kontroll- og omsetningskriteriet. Organiseringen ivaretar også anbefalingene om å skille mellom monopolselskaper og næringsvirksomhet for å forhindre risiko for kryssubsidiering. Unntak for enerett: Anskaffelsesregelverket har også et eget særskilt unntak for enerett. Enerett er en eksklusiv rett til å utføre en tjeneste, som utelukker andre aktører fra å tilby det samme innenfor et bestemt område, og må ikke forveksles med egenregi (selv om resultatet ofte vil være likt). Unntaket er blant annet beskrevet nærmere i rapporten «Veileder for tildeling av enerett innen avfallssektoren» 13. Ordningen framgår av FOA 1-3 (2) hvor det angis hvilke kontrakter som forskriften ikke får anvendelse på, herunder pkt. h): «kontrakter om offentlige tjenestekjøp som tildeles et organ eller en sammenslutning av organer som selv er offentlig oppdragsgiver som definert i 1-2 (hvem som er omfattet av forskriften) med hjemmel i en enerett organet har i henhold til en kunngjort lov, forskrift eller administrativt vedtak, forutsatt at bestemmelsene er forenlige med EØS-avtalen.» Begrunnelsen for unntaket er at den myndighet eller det organ som tildeles kontrakt selv må følge anskaffelsesreglene ved sine innkjøp. Kontrakter mellom det private og det offentlige vil derfor fortsatt tildeles på bakgrunn av økonomiske og forretningsmessige vurderinger. KOFA har i flere klagesaker behandlet enerettstildelinger i avfallsbransjen, og baserer seg i slike tilfeller på at når tildelingen skjer til et offentligrettslig organ er drøftinger om egenregispørsmål av sekundær betydning. KOFA vurderer først om vilkårene for enerettstildeling er oppfylt. Momenter i vurderingen er hvorvidt selskapet fullt ut er offentlig (kommunalt) eid, ikke har privat deltakelse, at de er selvstendige rettssubjekter og at de er etablert for å utføre en allmennyttig tjeneste. Det har mindre betydning at selskapet også driver kommersiell aktivitet, herunder 13 Veileder for tildeling av enerett innen avfallssektoren. Avfall Norge. Rapport nr. 3/

61 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS behandling av næringsavfall, eller hvor stor andel av inntektene som kommer fra næringsaktivitet, såfremt selskapet i henhold til etableringsgrunnlaget fortsetter å utføre oppgaver som tjener allmennhetens behov. Det er liten tvil om at renovasjonstjenester er i allmennhetens interesse. Selv om forurensningslovens bestemmelser om kommunalt ansvar gir et klart og tydelig hjemmel for enerett og delegeringsadgang har det tidligere vært stor uenighet om rekkevidden av dette unntaket. Enerett kan til en viss grad ses på som en mer eksklusiv unntakshjemmel, i motsetning til egenregi som er en mer generell unntakshjemmel. Selv om begge grunnlagene kan være i behold til samme tid, så har flere rettslige avklaringer de senere år har medført en dreining mot økt bruk av formaliserte enerettstildelinger innen offentlig avfallshåndtering. Ut i fra de opplysningene som HRS besitter er det nettopp hjemmelsgrunnlaget for enerett som blir benyttet både i Tromsø (Tromsø og Karlsøy kommune), Bodø (Salten-regionen) og en rekke andre steder. Særlig gjelder dette interkommunale selskaper som selv har sluttbehandlings-/forbrenningsanlegg. De ni kommunene som eier Bergenområdets interkommunale renovasjonsselskap (BIR) har i 2011 tildelt selskapet enerett. BIR mener å tilfredsstille de materielle vilkår for både (utvidet) egenregi og enerett, men på grunnlag av manglende tidligere formaliteter hadde driften fram til da blitt utført i egenregi. BIR argumenterte for at det var kommet flere sentrale avklaringer i regelverket og at utviklingen innen avfallssektoren tilsier at en enerett anses mer egnet for fremtiden enn egenregi. 9.4 Avklaringer og endringer i rettslige rammebetingelser Om bruk av enerett: EFTAs overvåkningsorgan ESA besluttet høsten 2012 å avslutte klagesaken om tildeling av enerett mot Norge 14. ESA landet dermed på samme resultat som klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) gjorde i sin avgjørelse om Karlsøy kommune (Remiks Husholdning AS). Norsk Industri hadde klaget inn 14 norske behandlingsanlegg hvor de mente det forelå ulovlige tildelinger av enerett. Den konkrete saken som ESA tok stilling til omhandlet tildeling av enerett til de interkommunale (datter)selskapene Ecopro AS og Returkraft AS. Konklusjonen var full støtte til det norske regelverket og praktiseringen av enerettstildeling. Om statsstøtte og konkurransevilkår: ESA har i vedtak av 27. februar besluttet at Norges finansiering av kommunale renovasjonsselskaper ikke er i tråd med EØS-avtalens regler for statsstøtte og derfor må endres. Saken hadde sammenheng med klagen ovenfor, men ble behandlet av ESAs avdeling for statsstøtte. Kommunene har et lovlig monopol når det gjelder innsamling av husholdningsavfall, og dersom de utfører jobben selv regnes ikke denne aktiviteten som økonomisk virksomhet. Vedtaket dreier seg om kommunale renovasjonsselskaper som i tillegg til å samle inn husholdningsavfall i sin egen kommune også driver økonomisk virksomhet, eksempelvis innsamling av næringsavfall. ESA mener at dagens system for finansiering av kommunale renovasjonssystemer kan føre til kryssubsidiering av slik økonomisk aktivitet, og at dette sammen med det kommunale skattefritaket er uforenelig med EØS-avtalen siden støtten kan påvirke både konkurranse og handel. ESA foreslo flere formålstjenlige tiltak som Norge kunne innføre for å bringe ordningen i tråd med regelverket. I mai 2013 godkjente ESA de nye norske reglene som skal være på plass innen 1. januar Nyhetssak fra KS Bedrift 15. november ESA pressemelding 27. februar

62 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Ordningene går ut på at kommunale renovasjonsselskaper skal forpliktes til å føre adskilte regnskap for innsamling av husholdningsavfall i egen kommune og annen aktivitet, en rimelig andel av de faste felleskostnadene skal føres på den økonomiske aktiviteten, og alle kommunale renovasjonsselskaper som tilbyr kommersielle tjenester i markedet skal være forpliktet til å betale skatt. Kommunene må også sikre tilfredsstillende kontroll med at beregning av avfallsgebyr overholdes på korrekt vis. Innføringen av skatteplikt vil innebære en omlegging av de kommunale regnskapene og merarbeid for kommunene (bl.a. etablering av klarere regnskapsmessig skille mot konkurranseutsatt virksomhet og fastsetting av inngangsverdier på eiendeler i balanseregnskapet). Finansdepartementet har i høringsnotat datert 24. april foreslått å gjøre de endringer i skatteloven som er nødvendig for å overholde EØS-forpliktelsene og for å forhindre uheldig konkurransevridning. Kommunenes håndtering av næringsavfall, hvor det kan legges inn fortjeneste, vil heretter være skattepliktig. Finansdepartementet antar for øvrig at det er svært få kommunale etater eller kommunale foretak som deltar i den konkurranseutsatte delen av avfallsmarkedet. Som et ledd i oppfølgingen av ESAs avgjørelse har Miljøverndepartementet gitt Miljødirektoratet i oppdrag å utforme forslag til nye regler om beregning av avfallsgebyrer, samt foreslå endringer i veilederen om beregning av avfallsgebyr. Dette medfører at avfallsforskriften må endres. Miljødirektoratets forslag ble oversendt departementet 4. september Det forventes en høringsrunde innen utgangen av 2013, med sikte på at reglene kan tre i kraft 1. januar Ny avfallsstrategi Den rødgrønne regjeringen la i begynnelsen av august 2013 frem en ny avfallsstrategi «Fra avfall til ressurs» 18. I forhold til forebygging av avfall påpekes det at kommunene og kommunale avfallsselskap kan bidra til økt ombruk av ulike produkter på gjenvinnings-/miljøstasjoner, og gjennom informasjon og veiledning. For kommunene er det viktig å være oppmerksomme på den foreslåtte endringen når det gjelder farlig avfall. Det legges opp til at det skal kunne leveres mer farlig avfall inn til miljøstasjonene og dette skal dekkes gjennom renovasjonsgebyret. I tillegg tas det sikte på økt materialgjenvinning av plast. I dag er det stort sett plastemballasje fra husholdningene som blir materialgjenvunnet, men det er også potensial i ulike husholdningsartikler som er produsert av plast. Miljøverndepartementet vil vurdere krav om utsortering av visse typer plast fra husholdningene før forbrenning. Strategien påpeker at økt ombruk og materialgjenvinning av tekstiler gir positive miljøeffekter og det vurderes en produsentansvarsordning. Som varslet i avfallsstrategien har Miljødirektoratet nylig sendt ut et forslag til endring av forurensningsloven på høring. Forslaget innebærer at kommunene på frivillig grunnlag skal kunne bruke avfallsgebyret til å finansiere arbeid med forebygging og opprydding av forsøpling, og innebærer et nytt separat selvkostregnskap. Det er usikkert hvordan strategien for øvrig vil følges opp av ny regjering, men avfallsstrategien synes ikke å inneholde noen spesielt kontroversielle forhold. 16 Høringsnotat - forslag om innføring av skatteplikt for kommuner som utfører avfallshåndteringstjenester i et marked. Finansdepartementet Nyhetssak fra Miljødirektoratet 4. september Ny avfallsstrategi fra avfall til ressurs. Pressemelding 5. august Miljøverndepartementet

63 Rapport: Tjenestetilbud til eierkommunene Hålogaland Ressursselskap IKS Vedlegg nr. 2: notat fra Mepex Consult AS 32

64 Notat Prosjekt: Innsamling av husholdningsavfall, erfaringer fra andre IKSer Til: Kirsti Hienn, HRS Kopi til: Frode Syversen, Mepex Dato: Skrevet av: Peter Sundt, Mepex Signatur: 1. Mepex Consult AS Torvveien 5 N-1383 Asker, Norway Telefon: Faks: mepex@mepex.no Foretaksregisteret: NO MVA Sluttrapport, Innledning/ bakgrunn Representantskapet for HRS IKS har i møte 29. mai nedsatt et arbeidsutvalg som skal utrede og komme med forslag til nye tjenestetilbud fra HRS overfor eierkommunene. HRS utfører pr. i dag ikke innsamling av husholdningsavfall i eierkommunene Harstad og Narvik. Ansvaret for innsamlingen er i selskapsavtalen holdt utenom HRS sitt tildelte ansvarsområde. Heller ikke de øvrige eierkommunene har tildelt innsamlingsjobben direkte til den offentlige delen av HRSkonsernet, men HRS Husholdning AS foresto anbudsutlysning av innsamlingstjenestene i distriktskommunene på vegne av kommunene. Anbudet ble vunnet av HRS Miljø AS. Narvik kommune utfører innsamlingen via renovasjonsdelen av Narvik VAR KF. Harstad kommune utfører innsamling via egen renovasjonsetat. Arbeidsutvalget skal innen 15. oktober ha utarbeidet en rapport som blant annet tar for seg ulike løsninger for innsamling av husholdningsavfall. HRS ønsker å få belyst de ulike alternative løsninger for organisering av innsamling, ved å kartlegge fordeler/ulemper og ved å kunne fremlegge erfaringer om hvordan et utvalg andre kommuner/ IKS/AS har organisert dette. I tillegg ønsker HRS å kunne trekke lærdom fra kommuner som har endret løsningsalternativ og få dokumentert hva som eventuelt var oppgitt som begrunnelse for slik endring. Dette notat er ment som et eget kapittel til den nevnte rapport. 1.1 Metode og gjennomføring Det er gjennomført intervjuer med nøkkelpersoner i Interkommunale selskaper (IKS) og kommuner der vi vet at spørsmålet om ansvaret knyttet til innsamling har vært et tema til diskusjon. Vi har plukket ut IKSer som har valgt ulike strategier og modeller for å synliggjøre en bredde. side 1/14

65 Notat Selv om flere av de valgte IKSer har flere innbyggere enn HRS, mener vi at erfaringene fra disse er svært relevante for HRS. Dette skyldes at utfordringene knyttet til et tett samarbeid mht innsamling synes størst i IKSer som omfatter både by- og landkommuner. Det er utarbeidet et standard spørreskjema som en mal for intervjuene. Intervjuene er gjennomført per telefon. For hvert IKS har vi i kapittel 2 oppsummert de viktigste erfaringene både mht spørsmålet om å samle ansvaret for innsamlingsvirksomheten og i forhold til konkurranseutsetting vs. egenregi. Noen sentrale fakta om hvert IKS er også beskrevet. De viktigste konklusjonene fra samtalene er oppsummert i en konklusjon for hvert IKS. Det er gjennomført intervjuer som omfatter 6 IKSer/ ASer/ regioner. Vi har i tillegg blinket ut 5 andre IKSer som eventuelt kan gi ytterligere kunnskap på et senere tidspunkt. Disse står listet opp alfabetisk i kapittel 2. For 3 av 6 regioner er kun én person blitt intervjuet per selskap/ region. For å få et mer nyansert bilde, kunne man tenke seg at flere personer kunne vært kontaktet. På den annen side har våre samtalepartnere vist stor åpenhet mht sine prosesser. 1.2 Sammendrag/ konklusjon Generelle konklusjoner fra intervjuene Mange interkommunale selskaper har over en årrekke diskuterte hvem som skal ha ansvaret for innsamlingen og hva dette ansvaret skal omfatte: Skal man samle ansvaret hos ett felles selskap (IKS/ AS) eller skal hver kommune organisere innsamlingen selv? Erfaring tilsier at alle endringer møter motstand. Dette er menneskelig og innenfor renovasjon kan mange bli berørt av endringer. Dette gir grunnlag for usikkerhet. Mange ulike argumenter og motargumenter blir brukt i diskusjonen om å endre ansvarsforholdene, for eksempel i diskusjonen om man skal overlate hele eller deler av ansvaret til et felles IKS/AS: Kostnader for den enkelte kommune og abonnentene i den enkelte kommune uten kostnadsutjevning vs. kostnadene for hele regionen gjennom stordrift av innsamlingen og mulighet for bedre optimalisering av hele verdikjeden Kundeservice og brukertilfredshet gjennom nærhet til kundene eller gjennom en profesjonell og enhetlig sentral kundebehandling, kommunikasjon og organisering for hele regionen Utvikle lokale innsamlingsløsninger vs. utvikle et standardisert helhetlig tjenestetilbud Sysselsetting i egen kommune og betingelsene for alle ansatte Gjennom intervjuene har det ofte vært vanskelig å få konkretisert argumentene og motivasjonen for de endringer mht ansvar som er gjennomført. I flere tilfeller har endringene skjedd som en HRS rapport side 2/14

66 Notat konsekvens av andre strategiske grep. Fordi man samtidig har gjennomført andre endringer, har det også vært vanskelig å få dokumentert konkrete effekter av endrede ansvarsforhold knyttet til innsamlingen. De kommunene som har besluttet å legge ansvaret for innsamlingen til IKS synes likevel å være fornøyd med denne løsningen. I etterkant av prosessene, konkluderer våre samtalepartnere med at det gjelder «bare» å kjøre en ryddig intern prosess, lære fra andre kommuner/ikser og ikke minst ta hensyn til ansatte som er involvert for å komme frem til en optimal ansvarsmodell for hvert IKS/AS. Mange legger mest vekt på sin helhetlige filosofi for å samarbeide og de grunnlagsdokumenter som bygger opp om et slikt verdigrunnlag. En del bykommuner innenfor større interkommunale selskaper har ifølge undersøkelsen lenge ønsket å beholde ansvaret for innsamlingen selv, men flere av disse har nå tatt del i en felles løsning eller er i ferd med å gjøre dette. På lang sikt er de fleste enige om at fremtidens IKS/AS skal ha ansvaret for innsamlingen av husholdningsavfallet. Uavhengig av om å organisere innsamlingen i fellesskap, er spørsmålet om driftsmodell sentralt: Skal man satse på konkurranseutsetting eller drive innsamlingen i egenregi? Etter mange år med prinsipiell diskusjon om konkurranseutsetting, viser svarene at bransjen, både politikere og fagfolk, i dag har et mer avslappet forhold til konkurranseutsetting. Noen kommuner har riktignok dummet seg ut med dårlig anbudskonkurranser og ditto dårlige leverandører og erfaringer. Etter å ha høstet erfaring med slike konkurranser, fungerer løsningene nå stort sett bra og det er mindre debatt om dette. Basert på erfaringene fra de IKS/ASene vi har vært i kontakt med, kan man imidlertid ikke trekke noen bastante konklusjoner mht hva som er den optimale modellen for HRS; dvs. konkurranseutsetting eller egenregi. Hva som er den beste løsningen for HRS må ta hensyn til selskapets filosofi, øvrige strategier og mål, samt andre lokale forutsetninger. Intervjurunden konkluderte som følger: I Norge finnes det erfaring fra ulike modeller mht innsamling, med en rekke varianter Det kan oppnås gode resultater uansett modell, både mht økonomi og kvalitet, valg av modell er altså ikke svart/ hvitt, resultater har også mye med ledelse å gjøre Det blir påpekt at det er farlig ensidig å sammenligne renovasjonsgebyrene for å måle effektiviteten. Her er det viktig å korrigere for hva tjenestetilbudet omfatter og ikke minst hvilken miljøresultater som oppnås (materialgjenvinningsandel kan være et parameter) Resultatene fra kommunenes benchmarking- samarbeid må også brukes med varsomhet mht en evaluering av de ulike IKSers modeller Noen av de spurte mener at egenregi gir større fleksibilitet og mulighet for nyskapning/ innovasjon. Tettere dialog med kundene trekkes også frem. En mulig strategi kan være og konkurranse-utsette en del av tjenestene, men beholde noe i egenregi, ikke minst for å ha et korrektiv begge veier Konkurranseutsetting forutsetter at det finnes et marked med reel konkurranse. Selv i store byer har dette i noen tilfeller vært en utfordring. Lange kontrakter kan tiltrekke seg flere aktører i konkurransen. HRS rapport side 3/14

67 Notat Hva skal til for å knekke koden? Hvis man først ønsker å gi/ eller vurdere å gi ansvaret for innsamlingen til et felles IKS/AS: Hva skal til for å komme frem til en felles plattform som kan borge for gode resultater for hele regionen? Nedenfor har vi oppsummert lærdom fra de IKS/ASene som har deltatt i undersøkelsen. Noen suksesskriterier for prosessen: En god prosess sammen med alle berørte o En porsjon raushet og et langsiktig perspektiv i diskusjonene o Åpenhet mht å ta lærdom fra andre IKS/ASer (ledere, ansatte, tillitsvalgte, politikere), f.eks. organisere møter/ befaring. Andre IKS/ASer stiller gjerne opp. o Skape trygghet og utvikle gode løsninger for alle ansatte som er berørt o Skape en forståelse for suboptimaliseringens konsekvenser o Solidaritet mht felles kostnadsdeling/ gebyrsystem, dog med unntak av avtalte ekstraytelser Gode strategiske grep o Et felles definert tjenestetilbud (viktig også for all kommunikasjon, klagebehandling, effektiv avfallsbehandling og logistikk, dvs. en optimering av hele verdikjeden) o Sikre at effektive løsninger etterstrebes o Sikre at samordningen også åpner for innovasjon, pilotprosjekter mm (og ikke blir et tannløst og lite ambisiøst kompromiss) o Sikre at samordningen også baserer seg på høyere miljøambisjoner og stadig skjerpede krav til bedre ressursutnyttelse (=materialgjenvinning) Godt håndverk o Utarbeide gode og konsistente grunnlagsdokumenter (forskrifter, selskapsavtaler med mer). Dette arbeidet omfatter et godt juridisk håndverk også 2. Oppsummering av intervjuer 2.1 Asker (opsjon) Asker kommune opplevde betydelige problemer etter konkurranseutsetting. Det beste tilbudet lå betydelig under de andre i pris. Grunnen var at tilbudet var basert på utenlandsk arbeidskraft, muligens til under minstelønn. I hvert fall ble det mye diskusjon om dette i media. Asker opplevde oppstartsproblemer med blant annet manglende henting i en periode på opp mot et år. Konflikten endte med et forlik. 2.2 Avfall Sør/ Sørlandet Avfall SØR AS er eid av fire kommuner med ca innbyggere, hvorav Kristiansand er den dominerende part (73%). 1 Helt siden etableringen av et IKS for 15 år siden har det vært en intensjon blant alle eierkommunene at samarbeidet også skulle omfatte innsamling av husholdningsavfallet. Hvor sterke disse intensjonene var er man i ettertid ikke helt enige om. Av ulike grunner har likevel Kristiansand holdt på sin egen renovasjon, helt frem til nylig. 1 Basert på intervju med Sigurd Tvedt, daglig leder i Avfall Sør AS og Frode Rosland, Avfall Sør (tidligere Kristiansand Kommune og Fylkesmannen i Vest-Agder) HRS rapport side 4/14

68 Notat Bakgrunnen for samarbeidet var at Kristiansand for over 20 år siden hadde behov for et nytt deponi. En tomt for nytt deponi fant man i nabokommunen Vennesla. Basert på dette felles deponi ble det opprettet et samarbeidsutvalg for Kristiansandregionen. På dette grunnlag har samarbeidet utviklet seg, skritt for skritt, frem til 2013 da ansvaret for all innsamling er samlet i ett felles selskap, nemlig Avfall Sør. Gjennom hele perioden har man hatt et meget godt samarbeid. Dog med unntak av to saker; innsamling og diskusjonen om hva selskapet (Avfall Sør) skulle hete. Årsakene til at man ikke tidligere oppnådde et tettere samarbeid også mht innsamling kan sammenfattes i tre punkter: Økonomi trekkes ofte frem som den viktigste årsak, dvs. at gebyret og kostnadene i en stor by er lavere enn på landet. Dette betviler man i ettertid var det viktigste argumentet i dette tilfelle, selv om Kristiansand lå litt under på gebyrsiden den gang (gebyret var kanskje beregnet på litt ulik basis her og der, bli det sagt). For øvrig oppnådde man en 25% prisreduksjon da papirinnsamlingen i Kristiansand ble overtatt av Avfall Sør og konkurranseutsatt. En viktigere årsak kan være at Kristiansand på starten av 90 tallet var blant de fremste i Norge på kildesortering og at man var svært stolte av sine løsninger overfor sine innbyggerne og derfor ekstra lite endringsvillig; Ikke mist fordi de andre kommunene hadde kommet mye kortere. Det viktigste argument for at prosessen mht felles innsamling gikk så tregt var nok mer av personlig art. Dette kan underbygges ved at prosessen tok fart da ny leder ble ansatt i Kristiansand i På tross av disse forhold, hadde man fått til noe samarbeid i perioden. I 2003 gikk man sammen og dannet en stor arbeidsgruppe for å organisere felles anbud. Man valgte felles renovatør, men dog til ulike priser for hver kommune. I 2008 ledet Kristiansand arbeidet med en ny anbudsrunde, denne gang basert på samme pris for alle kommunene. Selv om Kristiansand på denne måten kanskje var litt raus økonomisk sett, var dette ikke et politisk tema. I forbindelse med en grundig gjennomgang av hele virksomheten og en påfølgende endring av selskapsform i 2010, greide man samtidig å samordne all innsamling fra husholdningene gjennom Avfall Sør Husholdning AS. Selskapet har ansvaret for innsamlingen av avfall fra husholdningene, drift av returpunkter, gjenvinningsstasjoner og Støleheia avfallsanlegg. Kommunene godkjenner avfallsplaner, forskrifter og renovasjonsgebyrer. Avfall Sør organiserer nå konkurranseutsetting av innsamlingen, følger opp kontrakten og står dernest for faktureringen av gebyrene. Det er RenoNorden som utfører innsamlingen, etter en konkurranse med blant andre Norsk Gjenvinning. Konkurransen er basert på én pris per tømming/beholder. Alle bilene er profilert Avfall Sør. Avfall Sør understreker at felles service, felles gebyr og felles klagebehandling er viktige elementer i innsamlingssystemet. HRS rapport side 5/14

69 Notat Gebyrene i kommunene ligger på 2987 i hh til SSB/ husstand. Et bedre sammenlignbart tall er i hh til Avfall Sør, men uansett noe høyere enn snittet i Norge. Dette omfatter også gratis levering på gjenvinningsstasjonene. Ifølge Avfall Sør skal man være forsiktige med å trekke for raske konklusjoner fra gebyrnivå og fra nasjonale benchmarkings studier. Når det gjelder benchmarkingen scorer man høyt mht kundetilfredshet i forhold til gjenvinningsstasjonene. Dette skyldes ifølge Avfall Sør at tjenestene er gratis og at de er meget godt utbygget. Selv om Avfall Sør er godt fornøyd med konkurranseutsettingen, viser man til naboselskapet Risør og Tvedestrand, der kommunene har gått tilbake til egenregi etter dårlige erfaringer med anbud. Se RTA nedenfor Konklusjon fra Avfall Sør: Alle eierne er nå enige om prinsippene og godt fornøyd med løsningene og samarbeidet. Avfall Sør er høyt respektert i regionen og har også godt samarbeid inn mot andre regioner (Arendal). For å komme frem til dette var det viktig at den største kommunene viste raushet og vilje til samarbeid. I samordningsprosessen inviterte man ledere, ansatte og tillitsvalgte fra andre IKSer til møter for å utveksle erfaringer. Dette betraktes i etterkant som et viktig grep for å oppnå best mulig forståelse for saken. Et annet sentralt punkt var å finne gode løsninger for alle ansatte som ble berørt. Her bemerkes at man kanskje ga litt for mye oppmerksomhet til de ansatte som ble innlemmet fra Kristiansand på bekostning av de som allerede var ansatt i IKSet. 2.3 BIR/ Hordaland BIR består av Bergen samt åtte mindre/ mellomstore kommuner. Et viktig grep i BIR er at man satser sammen i et tett fellesskap. Dette er basert på: Overordnet strategi o Like tjenester og samme tjenestenivå (inkl. gjenvinningsstasjoner) Kvam kommune kunne velge om de ville fortsette med utsortering av matavfall (dog mot et påslag) eller la det gå inn i restavfallet som de andre den gang de sluttet seg til BIR. Kvam valgte å følge de andre BIR kommunene. o Like priser og samme kostnad (gebyrene vedtas likevel formelt i hver kommune, gebyret kan inneholde påslag for ekstra tjenester og egne kostnader til etterdrift av egne deponier mm.) o Felles avfallsplan o BIR aksjonæravtale, inkl. forpliktelser mht å levere avfallet til felles behandling for å sikre investeringene (gjelder også BIR Bedrift) o Like vedtekter o NYTT: alle har like ordninger også for hytterenovasjon Drift o Felles kundekontakt gjennom BIR Kundesenter o Felles klagebehandling og felles klagenemd o o Felles uniformering og logo Unntak Felles fakturering (dog unntatt Bergen) Forsøplingssaker tas hånd om av kommunene (teknisk sjef/ miljørettet helsevern) HRS rapport side 6/14

70 Notat Bygg- og rivnings-avfall tas hånd om av kommunene (knyttet til byggesaker) En utfordring i starten var knyttet til ansattes rettigheter i Bergen. Dette ble løst ved at de ansatte ble overført til BIR Transport som samler inn husholdningsavfallet i Bergen. De ansatte som ble overført beholdt sine rettigheter. Etter hvert som disse ansatte pensjoneres kan man eventuelt vurdere andre løsninger enn enerett, dvs. sette innsamlingen også her ut på anbud. I BIR er ikke lenger innsamling å betrakte som en virksomhetskritisk aktivitet. Man har derfor ikke hastverk i denne saken. BIR mener at BIR Transport er konkurransedyktig i forhold til markedet og egen innsamling gir dessuten BIR en god fleksibilitet. En slik fleksibilitet kan f.eks. være en viktig faktor når man nå investerer i avfalls-sug løsninger. Effektivitet er avhengig av godt lederskap. Likevel pekes det på at de ansatte i BIR Transport har en del slitasjeskader og et høyere sykefravær enn hos de private aktørene med langt yngre arbeidskraft. I småkommunene fantes det små lokale familiebedrifter som utførte innsamlingen. Disse slo seg sammen i et nytt selskap for å stå sterkere da BIR ble opprettet. BIR Bedrift kjøpte opp dette selskapet, som nå også inngår i RETURA samarbeidet. Innsamlingen av husholdningsavfallet fra småkommunene er konkurranseutsatt. Sist ble konkurransen vunnet av RenoNorden. I hh til kundetilfredshetsundersøkelser er det liten forskjell i resultatene innenfor BIR området. For øvrig kan det være vanskelig å sammenligne effektiviteten av innsamlingen i Bergens gater med innsamlingen i småkommunene. Nye forskrifter utarbeides for tiden i samarbeid med alle kommunene. God dialog med kommunene sikres gjennom månedlige koordineringsmøter. BIR har tildelt enerett til BIR Transport (innsamling Bergen), BIR Privat for kundekontakt og BIR Avfallsenergi for drift av forbrenningsanlegget. BIR bedrift har også en plikt til å levere restavfallet til eget forbrenningsanlegg. Dette fordi hensikten med BIR bedrift dels er å sikre investeringen i et forbrenningsanlegg. Konklusjon fra BIR: Et IKS er mest effektivt når man har definert like tjenester, utviklet felles formålsparagraf, felles avfallsplaner og felles vedtekter. Her er det viktig med et bevisst forhold til sine prinsipper og ikke minst intern ryddighet i prosessene og mht formaliteter. Et IKS kan ikke presse sine eiere, men må finne en god balansegang og smidighet (f.eks. i forhold til ansatte). Gjennom gode prosesser, f.eks. regelmessige koordineringsmøter sikres god dialog og et fruktbart samarbeid med eierkommunene. 2.4 FIAS/ Fjellregionen (opsjon, IKS med stort geografisk område) FIAS AS eies av 10 kommuner i Fjellregionen, i Sør Trøndelag og Hedmark. IKSet har ansvaret for innsamling fra husholdningene og fritidseiendommene, mens kommunene selv fastsetter gebyret og innkrever dette. FIAS driver også med næringsavfall, denne virksomheten er nylig innfusjonert i FIAS AS. HRS rapport side 7/14

71 Notat 2.5 GLT/ Innlandet GLT Avfall er et interkommunalt avfallsselskap eid av kommunene Østre og Vestre Toten, Søndre og Nordre Land og Gjøvik. Totalt er det ca innbyggere i regionen. Kommunene har det samme tjenestetilbudet. 2 I én kommune driver man innsamling i egenregi, i de andre, samt i Gjøvik, er innsamlingen konkurranseutsatt. Konkurranseutsettingen i 3 kommuner skjer gjennom et samarbeid, mens Gjøvik kjører sitt eget løp. Gjøvik kommune har så langt brukt økonomiske argumenter for at byen skal ha ansvaret for innsamlingen selv. GLT jobber for tiden med en strategiprosess der strategien nå forankres i alle kommunene. Strategien ser for seg at GLT overtar ansvaret for innsamlingen i alle kommunene. Kommunene vil sitte igjen med forvaltningsansvaret, inkl. klagebehandlingen og gebyrinnkrevingen. Man ser ikke for seg ett felles gebyr for alle innbyggerne i GLT. En forutsetning for den videre drift er at gebyrene ikke kan økes, men det er ikke avgjort hvilken modell (egenregi vs. anbud) man skal velge. I strategien legges det også vekt på at man gjennom et samarbeid kan utvikle moderne og langt bedre kommunikasjons-løsninger overfor husholdningene enn hva man har i dag (SMS, app er mm i forhold til dagens tømmekalendere). Ansvaret for innsamlingen skal overtas skrittvis etter hvert som dagens avtaler løper ut. Konklusjon fra GLT: Spørsmålet om ansvar for innsamlingen innenfor GLT inngår som et viktig element i en strategiprosess som p.t. forankres i alle kommunene. 2.6 GLØR/ Innlandet GLØR eies av kommunene Lillehammer, Gausdal og Øyer. Selskapet ble opprettet som et interkommunalt selskap i august Bakgrunnen for opprettelsen var blant annet ønske om et samarbeid mht deponi. 3 Selskapsformen ble fra omgjort til et IKS. Arbeidsdelingen er at eierne, dvs. kommunene, har forvaltningsansvaret, mens GLØR står for den praktiske gjennomføringen mot kundene. Dette er nedfelt i selskapsavtalen og i forskrift for renovasjon for husholdninger og fritidsboliger. 4 Arbeidsdelingen betyr i praksis f.eks. at kommunene formelt sett skal ta imot klagesaker (førstelinje), men de fleste kundehenvendelser går likevel direkte til GLØR. GLØR er et meget kjent begrep i kommunene. GLØR er for øvrig aktive mht kommunikasjon og merkevarebygging. Kommunene fakturerer renovasjonsgebyret. Dette skjer i kommunenes navn, men utføres i samarbeid, der også andre avgifter inkluderes. Hver av de tre kommunene har én person ansatt, som gjennom en stillingsbrøk, er dedikert til renovasjon. 2 Intervju med Frank Møller, tidligere daglig leder og styreleder, samt ny daglig leder Stein Giæver 3 Intervju med daglig leder Inge Morten Haave 4 HRS rapport side 8/14

72 Notat GLØR utarbeider forslag til gebyrer som formelt vedtas i de enkelte kommuner. Man har vurdert å overlate alle forvaltningsoppgaver til GLØR, men saken er ikke drøftet videre. Helt sentralt for GLØR- modellen er at man skal ha ett felles servicenivå og felles gebyrer i alle kommunene. Felles servicenivå betyr likevel at de konkrete innsamlingsløsningene (dunker, nedgravde løsninger, avfalls-sug, miljøstasjoner etc.) tilpasses de lokale forhold. Alle hytter i regionen er også tilknyttet renovasjonen. GLØR kjennetegnes ved at man hele tiden har satset på innsamling i egenregi og i «samdrift». GLØR drifter all innsamling fra husholdningene. Rutene omfatter også en betydelig del næringsavfall. På den måten oppnås samdrift, som gir en betydelig stordriftsfordel. GLØR kommunene opererer med forholdsvis lave gebyrer. Samtidig scorer man meget høyt mht effektivitet og servicegrad i kommunenes benchmarking. Mht kundetilfredshet ligger man helt på topp. Egne kvalifiserte sjåfører bidrar til høy kvalitet og fornøyde kunder. Effektiviteten er et resultat av samdriften mellom husholdning og næring. Godt materiell bidrar også til god kvalitet i innsamlingen. Alle medarbeidere er formelt ansatt i GLØR, men leies ut til GLØRs ulike datterselskaper. Korttids sykefraværet ligger under 2%. Når det gjelder transport, utfører normalt GLØR selv også transportoppgavene; GLØR kjører selv restavfallet til felles forbrenningsanlegg på Hamar og henter samtidig matavfall til felles anlegg hos GLØR. Tjenester knyttet til toppbelastninger mht transport kjøpes i markedet. GLØR grenser i nord mot Midt Gudbrandsdal Renovasjon IKS. Selv om tjenestetilbudet er harmonisert med GLØR, er her innsamlingen konkurranseutsatt. GLØR har gitt tilbud, men det er Norsk Gjenvinning som vant den siste konkurransen. GLØR og NG konkurrerer for øvrig om næringsavfallet i denne regionen. (Næringsavfallet i Midt Gudbrandsdal samles ikke inn sammen med husholdningsavfallet). GLØR grenser i sør mot GLT, HIAS og SØIR. Disse IKSene rundt Mjøsa samarbeider på mange områder for å oppnå stordriftsfordeler. Politikerne har her spilt en aktiv rolle for å utrede ulike samarbeidsløsninger. 5 For tiden vurderes en ytterligere harmonisering av de tekniske innsamlingsløsningene i hele Innlandsregionen. Konklusjon fra GLØR: Selskapet har lang og god erfaring fra egenregi og samdrift og ikke minst med et sterkt og synlig IKS. 2.7 Hallingdal Renovasjon (opsjon) Hallingdal Renovasjon eies av syv kommuner i Hallingdal, dvs. et stort geografisk område med mange fritidsboliger. 5 Mepex utførte studie om et tettere samarbeid i HRS rapport side 9/14

73 Notat 2.8 IVAR/ Rogaland IVAR består av 12 kommuner med innbyggere. Sandnes og Stavanger representerer 66% av selskapet. Innenfor renovasjon er formålet til IVAR å motta og behandle avfallet fra eierkommunene. 6 Det interkommunale samarbeidet har en lang historie, IVAR ble stiftet allerede i Først mht vann, dernest avløp og renovasjon. En viktig drivkraft bak samarbeidet den gang var at de store byene trengte vann fra de andre kommunene. En annen drivkraft var visjonene til politikeren Arne Rettedal som tidlig så fordelene med stordrift og ikke minst verdien av å samle VAR- kompetansen i ett selskap. Felles prising på vann/ avløp har vært et bærende prinsipp innenfor IVAR. Alt avfall som er samlet inn skal overtas av IVAR, også til samme pris for eierkommunene. I 2005 prøvde man gjennom prosjektet ROVAR å videreutvikle VAR samarbeidet 7. Dette var en meget grundig og nyttig politisk læreprosess. Målet med samordningsprosjektet var å oppnå økonomiske gevinster og å opprette et nytt stort AS. Denne (litt tvungne) samordningen lyktes man ikke med. Som et kompromiss ble man i stedet enige om at IVAR kunne tilby flere VAR tjenester, inkl. innsamlingstjenester til de kommunene som ønsket det. I dag organiserer IVAR innsamlingen og gjenvinningsstasjonene for 4 mindre IVAR kommuner. I tillegg drifter IVAR innsamlingen for et annet IKS, nemlig de 5 RYMI kommunene (Ryfylke). IVAR har i alle disse tilfellene overtatt ansatte fra kommunene. IVAR garanterer at gebyrene ikke vil øke. IVAR kan vise til gode resultater og fornøyde kommuner. Spesielt fremheves store forbedringer på gjenvinningsstasjonen i Strand kommune i RYMI. Mht selve innsamlingen fra husholdningene, understrekes det imidlertid at innbyggerne normalt sett merker svært liten forskjell mht kvaliteten på innsamlingen, uansett hvem som fysisk henter. IVAR viser til at RYMI tidligere har høstet dårlig erfaringer med å sette innsamlingen ut på anbud. Renovatørene var både ufaglærte og snakket heller ikke norsk. IVAR hevder at slike tabber nå lett kan unngås gjennom bedre kunnskap, rutiner og oppfølging knyttet til konkurranseutsetting. 8 Sandnes og Stavanger opprettet i 2006 et felles selskap Renovasjonen IKS, som utfører innsamling fra husholdningene og fra næringslivet gjennom to adskilte datterselskaper. 9 Innsamlingen i noen bydeler er satt ut på anbud, dette som et politisk kompromiss. Ved opprettelsen av selskapet ble ansatte overført fra de to kommunene til det det nye IKSet. De øvrige kommunene kjører sine egne anbudskonkurranser for innsamlingen. IVAR mener at man klart hadde oppnådd økonomiske gevinster gjennom felles innsamling for samtlige kommuner. Med dagens oppsplitting tviler man på om bilparkene blir optimalt utnyttet. I tillegg fremføres det at kostnadene for hver kommune beløper seg til minimum kr hver gang man organiserer er en anbudskonkurranse. IVAR hevder også at kommunene ofte bruker store ressurser på å planlegge renovasjonen, hver for seg, i forhold til at man samler kompetansen og planleggingen. 6 Intervjuer med Tord Tjelflaat og Sven Olav Yndestad, IVAR 7 Egen rapport fra ROVAR er tilgjengelig. Kontaktperson i IVAR, Sven Olav Yndestad 8 Mer info om samarbeidet med RYMI og renovasjonen i IVAR kan fås av renovasjonssjef Audun Roaldkvam 9 HRS rapport side 10/14

74 Notat I tillegg hadde man spart penger ved å ha ett felles talerør for alle kommunene mht renovasjon. Informasjon til innbyggerne finnes i dag på hver kommunes hjemmeside 10. Dessuten har Renovasjonen IKS en egen hjemmeside, i tillegg til IVAR. IVAR hevder at innbyggerne i hh til omdømmeundersøkelser har stor tillit til avfallsbehandlingen i regionen. På den annen side viser undersøkelsene at innbyggerne har liten kjennskap til renovasjons- og gjenvinningsløsningene. IVAR hevder at hver kommune i dag får frihet til å samle inn på sin måte og at de som ønsker det kan ha et utvidet tilbud i forhold til andre. F.eks. har Gjesdal kommune egen henteordning for en glass- og metall i en egen dunk. Noen kommuner har også henteordning for plast. På den annen side innrømmes det at lokale løsninger også er mulig dersom ett felles IKS organiserer innsamlingen totalt sett (Ref. mulighet innenfor BIR etc.). Ovennevnte redegjørelse fra ansatte i IVAR er supplert med en fyldig beskrivelse sett fra Stavanger kommune: 11 I Stavanger hentes restavfall og det våtorganiske avfallet annenhver uke, papiret hentes hver fjerde uke. Andelen materialgjenvinning ligger rundt 65% (inkl. hageavfall og WEEE). Det samles inn 119 kg våtorganisk avfall/innbygger (meget høyt) og 15o kg restavfall/innbygger. Avfallsmengdene er konstante i vekt, men flere ønsker seg likevel større beholdere. I Stavanger har man tatt følgende grep de siste årene: 2001 Renovasjonsetaten ble skilt ut i et KF. Samtidig ble det besluttet at om lag 10% av oppdragene skulle konkurranse-utsettes (tømming returpunkter mm). Andelen ble økt til 20-25% i 2006, inkl. innsamlingen i 2 av 7 bydeler. Andelen er siden noe redusert KF ble slått sammen med kommunal etat i Sandnes i Renovasjonen IKS, med egne datterselskap for husholdningsinnsamling og næringsliv. Innsamlingen er konkurranseutsatt Etter en skrittvis innføring får alle innbyggere tilbud om gratis henteordning for grovavfall og farlig avfall. Fra før er det innført tilsvarende for hageavfall og juletrær. Stavanger presiserer at det er billigere med henteordninger enn mottaksløsninger, da mottaksløsningene ofte er basert på overtidsbetaling. Konkurranseutsettingen har vært basert på politiske beslutninger. I dag har de fleste politikerne en pragmatisk holdning til konkurranseutsetting og er fornøyd med dagens løsninger. Grunnen til at andelen konkurranseutsatt har gått ned er at Stavanger opplevde at konkurranseutsettingen ikke fungerte på noen konkrete områder; man fikk for få tilbud og for dårlige priser. Dette omfattet innsamlingen av juletrær, farlig avfall og hageavfall. Generelt sett er man forøyd med konkurranseutsettingen, man har god dialog med leverandøren og oppnår god kvalitet. Reno Norge vant konkurransen i Den gang hadde man ikke krav om språk i anbudspapirene. Dette var uheldig, selv om man fikk svært få direkte klager. Fra 2013 har Norsk Gjenvinning overtatt jobben. 10 Se f.eks Intervju med Rudolf Meisner, renovasjonssjef i Stavanger Kommune HRS rapport side 11/14

75 Notat Stavanger har god erfaring med å ha 6 års avtaler. Dette gir grunnlag for å få nye miljøvennlige biler og oppleves som fair av markedet (mht avskrivninger etc.) Avtalen inneholder en prisvedståelse på +/- 25% volum. Dette gir fleksibilitet. Dessuten er byen i vekst. Derfor har det ikke vært et problem å gjøre endringer, f.eks. ta tilbake i egenregi, gjennom Renovasjonen Egenregi AS, all henting fra nedgravde beholdere. Stavanger fremhever også et annet poeng mht å ha en viss andel egenregi. Gjennom egenenergi kan man drive mer innovasjon, dvs. nyutvikling som naturlig nok innebærer en del prøving og feiling. Her nevnes spesielt satsingen med nedgravde containere. Biler er i den forbindelse blitt justert på eget verksted mm. Man har oppnådd et svært effektivt system, dvs. senket kostandene til ca. 200kr/ tømming, mens andre byer betaler opptil kr 700/ henting. Et annet eksempel på innovasjon er utviklingen av renovasjonen i indre by; her bruker man små smale elektriske kjøretøy som samler inn restavfall for mellomlagring i nedgravde presscontainere. Utviklingen har skjedd i samarbeid med næringsselskapene. Stavanger hevder selv at deres modell for innsamling er meget effektiv og at man også ligger lavt gebyrmessig i forhold til andre storby- kommuner, bare slått av Bærum og BIR. Konklusjon fra Stavanger: Kombinasjonen av egenregi og anbud gir en god maktbalanse, et pressmiddel både overfor sine egne og overfor leverandøren. Stavanger signaliserer at de er modne for å organisere alle renovasjonstjenester sammen i ett felles selskap. På den måten vil man oppnå at det jobbes mer helhetlig, dvs. for en optimering av hele verdikjeden, fra innsamling til gjenvinning. Man ser også at all forvaltning kan overlates til et felles IKS, dvs. til IVAR. Man innser også at dagens delte løsninger er svært lite gunstig kommunikasjonsmessig. Konklusjon fra IVAR: Det har aldri vært ideen (ref. vedtektene) til IVAR å organisere felles innsamling. Hver kommune har derfor funnet hver sin måte å gjøre dette på. Uten politisk vilje til å samordne har det så langt vist seg svært vanskelig å få til én felles løsning mht innsamling. Likevel har man skritt for skritt fått noen kommuner til å overlate driften av innsamlingen «frivillig» til IVAR, med gode resultater. Når nå Stavanger synes å være moden for å slå sin innsamling sammen med de andre, kan man endelig komme i mål etter en svært lang modningsprosess. 2.9 RTA/ Risør og Tvedestrand regionen RTA (Risør- og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS) ble etablert i 1997 og eies av kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Vegårshei. Selskapet har ansvar for innsamling og håndtering av avfall og slam i de fire kommunene. 12 Ansvaret for å samle inn og behandle avfall fra husholdningene har kommunene løst gjennom kildesortering og effektive løsninger for transport og behandling av avfallet. Innenfor RTA kildesorteres det mer enn i mange andre kommuner i Norge. I RTA har husholdningene egne beholdere for glass/metall, papir, plast, våtorganisk og restavfall. Innsamlingen skjer med to kammer biler. Våtorganisk avfall hentes hver uke, restavfall hver 14. dag. Papir og plastsekkene hentes i 12 Intervju med Tor Georg N. Haugane, daglig leder, RTA. Samt fakta fra HRS rapport side 12/14

76 Notat samme kammer for etter-sortering. Bakgrunnen for samarbeidet mellom de fire kommunene og opprettelsen av RTA var todelt: Behov for samarbeid mht deponier Behov for samarbeid mht nye krav og utfordringer knyttet til kildesortering Samarbeidet ble nedfelt i vedtekter fra 1997 da selskapet ble opprettet som et aksjeselskap. Nye felles slam- og renovasjons-forskrifter ble vedtatt i de fire kommunestyrene i RTA står for all fakturering. Dette hevdes å bringe selskapet nærmere kundene og ikke minst holde antall gratispassasjerer på et meget lavt nivå. Egen fakturering, kombinert med egne sjåfører og tømmekalender, utgjør viktige elementer i kommunikasjonsarbeidet. Selskapsformen, AS, bidrar til et ryddig og effektivt samarbeid. Selskapet har fått overført «alt» ansvar, men oppfatter seg selv som svært lydhøre for innspill fra kommunene. Renovasjonsgebyrene vedtas formelt i hver kommune. I viktige saker jobber RTA ofte direkte gjennom ordførerne. Samarbeidsklimaet betraktes som godt. Ved omleggingen hadde man eierseminar med ordfører, rådmann og opposisjon fra hver kommune. Endringene og 3- års strategiplaner har blitt vedtatt i harmoni i styret. Det er en ambisjon å ligge under landsgjennomsnittet mht renovasjonsgebyr. Det hevder man at RTA greier. Gebyret utgjorde ca. kr i hh. til SSB for Gebyret inkluderer 3 gratis besøk på gjenvinningsstasjonen (billett finnes på tømmekalenderen). Utover dette må det betales kr 100/m3. Regionen er preget av mange fritidseiendommer (4.500 hytter). Alle er forpliktet til å knytte seg til renovasjonsløsningen. For tiden jobbes det med å innføre kildesortering også for hyttene. Dette anser RTA som både ønskelig og nødvendig; Hytte- eierne er vant til kildesortering fra sine hjemkommuner (Oslo, Bærum etc.). RTA hevder for øvrig at de er meget prinsippfaste mht fritidseiendommer; alle skal med! Ved oppstart av RTA i 1997 satset man på «Mossemodellen», dvs. kildesortering med skap for metall/glass, matavfall, papir og restavfall og med en plastsekk ved siden av. Innsamlingen ble konkurranseutsatt. Ny kildesorteringsløsning ble innført i 2005, dvs. et system med fire beholdere. Endringen var blant begrunnet med at kildesorteringsskapene var for trange. Dessuten var systemet med sekker en stor belastning for sjåførene i forhold til et system med beholdere som kan tømmes automatisk med sidelaster. Sekkeløsningen er riktignok effektiv, men sliter ut ansatte etter få år. Samtidig gikk man over til egenregi mht innsamling og transport. Dvs. at egne biler også siden den gang blir brukt til en del videretransport av innsamlet materiale. Restavfallet fraktes nå av egne biler til forbrenning i Kristiansand, mens papiret hentes av Norsk Gjenvinning. Overgangen til egenregi har skjedd samtidig med en endring av kildesorteringen. Dette kan gjøre det vanskelig å trekke klare konklusjoner mht valg av egenregi vs. konkurranse. Likevel fremføres noen erfaringer og argumenter for de valg som er gjort: 13 Kan lastes ned fra hjemmesiden, HRS rapport side 13/14

77 Notat Et viktig argument for valg av egenregi fremfor anbud ligger i den grunntanken at innsamlingsaktørene har ulike drivkrefter: Tjene penger eller drive service. Det fremheves blant annet at egne ansatte har en egeninteresse i å oppnå en god dialog fra kundene til selskapet, til beste for en langsiktig god relasjon. Lokalkjente ansatte borger også for god kontakt med kundene. RTA erfarte man at man ved konkurranseutsetting fikk mange unødvendige ekstraregninger. Dette var knyttet til flere mindre endringer og ikke minst til den nye innsamlingen av plast. Man innrømmer likevel at disse ulempene ved konkurranseutsetting kunne til dels vært unngått dersom man hadde vært flinkere med anbudsdokumentene, avtalene og oppfølgingen. Gjennom egenregi har man skaffet seg en motivert og entusiastisk stab. Dette har vært et meget viktig moment i forbindelse med omleggingene og redusert risikoen forbundet med slike omlegginger. Gjennom egne ansatte har man en god fleksibilitet. Totalt sykefravær er lavt, ca. 4-5%. Kostandene til innsamling kan ikke direkte sammenlignes, men man hevder at kostnadene ligger omtrent på samme nivå som før. RTA stiller gjerne opp med mer informasjon. Konklusjon fra RTA: Regionen har kommet frem til en enkel og effektiv styringsmodell for regionen, der RTA har fått tildelt «alt» ansvar. En meget høy grad av kildesortering oppnås på en effektiv måte med egne sjåfører og en tett dialog med kundene VESAR/ Vestfold (opsjon) Vestfold Avfall og ressurs AS (VESAR) er eid av 12 kommuner. VESAR har ansvar for innsamlingen i alle kommunene, bortsett fra i byene Larvik og Sandefjord. Begge byene har satt innsamlingen ut på anbud. Når det gjelder gjenvinningsstasjonene drifter VESAR denne for Larvik, men Sandefjord drifter sin egen ØFAS/ Øst-Finnmark (opsjon) Øst-Finnmark Avfallsselskap (ØFAS ANS) eies av syv kommuner. Konsernet har tre datterselskaper; ØFAS Husholdning AS, ØFAS Produksjon AS og Masternes Transport AS. ØFAS Husholdning AS utfører husholdningsrenovasjonen. ØFAS drifter også gjenvinningsstasjonene. HRS rapport side 14/14

78 VEDLEGG TIL SAKER FOR BEHANDLING I KOMMUNESTYREMØTE I TJELDSUND KOMMUNE DEN 24. APRIL 2014 PS 19/14 UTREDNING AV SAMARBEID OM BRANNTJENESTEN EVENES, TJELDSUND OG LØDINGEN

79 ELT Brann og Redning Utredning av brannsamarbeid mellom Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner Arbeidsgruppens rapport Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

80 ELT Brann og Redning Innhold: 1.0 Bakgrunn 1.1Dagens brannordning 1.2Politisk behandling 1.3Organisering og mandat 2.0 Arbeidsgruppens arbeid 2.1Møter 2.2Budsjett for arbeidet 3.0 ROS analyse 3.1Krav til dokumentasjon 3.2Overordnet ROS analyse 3.3Arbeidsgruppens kommentar til ROS analysen 4.0 Dimensjonering av felles brannvesen 4.1Grunnlagstall 3 kommuner 4.2Dagens bemanning og brannstasjon 4.3Forslag til bemanning av felles ELT 5.0 Organisering og samarbeidsavtale 5.1Navn og vertskommune 5.2Organisasjonsplan 5.3Samarbeidsavtale 6.0 Økonomi og budsjett 7.0 Konklusjon og anbefaling. 8.0 Videre arbeid Forsidefoto: 1. Brann i asylmottak, Lødingen. Foto Svein Rist/ Bladet Vesterålen 2. Brannøvelse for Evenes og Tjeldsund brannvesen i Ramsund. Foto Ole Ø. Lindebø 3. Redningsøvelse for Lødingen Brannvesen. Norges brannskole. 4. Brannøvelse for Evenes og Tjeldsund brannvesen i Ramsund. Foto Ole Ø. Lindebø 5. Brannøvelse for Evenes og Tjeldsund brannvesen i Ramsund. Foto Ole Ø. Lindebø 6. Oljevernøvelse, lederøvelse. Narvik. Øvelse Skarv. Foto: Ofoten IUA 7. Oljevernøvelse sjø. Øvelse Skarv. Foto: NOFO. 8. Feier i arbeid 9. Brannopplæring av skoleelever, Lødingen. Foto Rita Pettersen 10. Brannøvelse for Evenes og Tjeldsund brannvesen i Ramsund. Foto Ole Ø. Lindebø 2 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

81 ELT Brann og Redning 1.0 Bakgrunn: Sommeren 2012 drøftet brannledelsen i Evenes, Tjeldsund og Lødingen kommuner, mulighet for et nærmere brannsamarbeid. Bakgrunnen var behovet for på sikt å styrke brannvesenet, blant annet på områdene ledelse, internkontroll, og forebyggende arbeid. DSB har hatt tilsyn i alle kommuner og stilt krav om samarbeid og økt innsats på branntilsyn samt påpekt mangler ved internkontroll. Den ble det avholdt et møte mellom de 3 rådmennene og representanter for PLU/ teknisk sektor i kommunene. Det ble da besluttet å fremme en sak til politisk behandling med sikte på å utrede et slikt samarbeid, basert på vertskommunemodellen i kommunelovens kapittel 5A, Saken ble behandlet av formannskap/ kommunestyret i de 3 kommunene i løpet av september/ oktober og oppstartsmøte for arbeidet ble holdt den 08. oktober. Skånland kommune ble også skriftlig invitert til å delta i utredningsarbeidet, men har ikke besvart henvendelsen. 1.1 Dagens brannordning Hver kommune har i dag egen brannstasjon med brannbiler og utstyr, 16 deltids brannmannskap og brannledelse i deltidsstillinger. Alle brannvesen er et såkalt deltidsbrannvesen. Det er i tillegg etablert branndepot i Lødingen Vestbygd og Kongsvik, med brannpumpe og 6-8 utkallingsmannskap. Evenes og Tjeldsund kommuner har felles brannledelse gjennom samarbeid om teknisk sektor, med Tjeldsund som vertskommune. Brannsjef i 50% stilling som også er leder forebyggende, varabrannsjef i deltid som er leder beredskap, samt brannmester i ca 10% stilling i hver kommune. Evenes og Tjeldsund kjøper noen tjenester eksternt til forebyggende brannarbeid, pga manglende kapasitet. Evenes og Tjeldsund har ikke egen feier, og må kjøpe denne tjenesten. Det utføres ikke rutinemessig lovpålagt tilsyn av fyringsanlegg. Lødingen har egne forebyggende personell (53%stilling), samt feier (50% stilling) som foretar feiing og tilsyn av fyringsanlegg. Av forskjellige grunner er ikke dette arbeidet gjennomført fullt ut de siste årene. Evenes brannvesen har en gjensidig avtale med Avinor om slukkeberedskap og redning på Evenes-området. Tjeldsund har avtale med Forsvaret i Ramsund om brannberedskapen. Lødingen kommune har avtale med Sortland og Vågan brannvesen om slokkeberedskap på E10 LOFAST tunellen. 3 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

82 ELT Brann og Redning Gjeldende brannordning for hver kommune er vedtatt omkring midt på 1990 tallet, og er ikke oppdatert iht dagens krav og behov. 1.2 Politisk behandling Utredningsarbeidet ble behandlet og vedtatt av Evenes formannskap den FS 59/12. Tjeldsund formannskap den FS 79/12. Lødingen kommunestyret den KS 60/12. Vedtak: Tjeldsund formannskap/ Evenes formannskap/ Lødingen kommunestyre, gir administrasjonen fullmakt til å utrede samarbeid om branntjenesten i Evenes, Tjeldsund og Lødingen kommuner basert på vertskommunemodellen i.h.t kommunelovens 28. Administrasjonen gis videre fullmakt til å nedsette en arbeidsgruppe med representanter fra hver kommune. Utredningsarbeidet skal være ferdig innen 31.mars Evenes formannskap vedtok følgende tillegg: Samarbeid med Skånland og Avinor må også vurderes. Dette siste punktet er fulgt opp med brev til Skånland kommune og Avinor. Det ble sendt brev til Skånland kommune datert med orientering om utredningsarbeidet og invitasjon til å delta. Vi har ikke mottatt tilbakemelding på henvendelsen. Det ble videre sendt brev til Avinor datert , med orientering om arbeidet, og invitasjon til å delta med innspill. Vi har så langt ikke registrert noen tilbakemelding. 1.3 Organisering av arbeidet og mandat På bakgrunn av ovennevnte vedtak, ble det holdt et oppstartsmøte den på Tjeldsund rådhus hvor følgende ble vedtatt: Rådmennene var enig om følgende sammensetning av arbeidsgruppen: Fra Evenes/ Tjeldsund: Leder av PLU Evenes /Tjeldsund Ole Øystein Lindebø Brannsjef Evenes / Tjeldsund Tor Strøm Tillitsvalgt fra brannmannskap(enten Evenes eller Ramsund) Fra Lødingen: Fungerende Brannsjef/ leder teknisk Asbjørn Skovro Tillitsvalgt fra brannmannskap 4 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

83 ELT Brann og Redning Økonomisjef i Lødingen. John Sørhaug. Arbeidsgruppa konstituerer seg selv. Arbeidsgruppa rapporterer til Styringsgruppen som består av rådmennene i de 3 kommunene.. Arbeidsgruppa kan knytte til seg ressurspersoner etter behov, bla varabrannsjef ET /brannmester ROS og andre fagpersoner. Arbeidsgruppen har bestått av: Ole Øystein Lindebø Evenes / Tjeldsund leder Asbjørn Skovro Lødingen Tor Strøm Evenes og Tjeldsund John Sørhaug Lødingen Rune Hamnes tillitsvalg Evenes/ Tjeldsund Bjørn Vestnes tillitsvalg Lødingen. Mandat: Arbeidsgruppen fikk følgende mandat: Arbeidsgruppa skal utrede samarbeid om branntjenesten i Evenes, Tjeldsund og Lødingen kommuner, basert på vertskommunemodellen iht kommunelovens 28. Arbeidsgruppen kan utrede forskjellige forslag til samarbeidsløsninger med bakgrunn i dimensjoneringsgrunnlag og behov i kommunene. Arbeidsgruppen legger frem ett forslag sammen med forslag til samarbeidsavtale, til politisk behandling. Arbeidsgruppa skal videre foreslå vertskommune og lokaliseringssted for de tjenester som det er forslag å samarbeide om. Utredningsarbeidet skal være ferdig innen 31.mars Hver kommune dekker egne utgifter til arbeidsgruppens arbeid. 5 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

84 2.0 Arbeidsgruppens arbeid ELT Brann og Redning 2.1 Møter Arbeidsgruppen har hatt 6 møter. Det vises til egne referat fra møtene. I tillegg har det vært holdt egne arbeidsmøte og drøftinger knyttet til særskilte saker underveis i prosessen. Med utgangspunkt i mandatet for arbeidsgruppens arbeid, har det vært arbeidet med kartlegging av dagens situasjon, samarbeidsavtale, organisering, dimensjonering, økonomi/ budsjett og ikke minst ROS analyse. Ole Øystein Lindebø ble valgt til leder. I arbeidet med ROS analysen deltok Asbjørn Skovro, Tor Strøm og Ole Øystein Lindebø som referansegruppe opp mot konsulent. ROS analysen er videre drøftet i arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen har underveis i arbeidet rapportert til styringsgruppen. 2.2 Budsjett Det var satt opp eget budsjett for arbeidet med en øvre ramme på kr Fylkesmannen bevilget etter søknad, kr i skjønnsmidler. Hver kommune har dekt egne kostnader som egenandel i prosjektet. Leie av konsulent til ROS analyse og brannordning, sammen med egne lønnsmidler, er den største utgiftsposten. Først når skjønnmiddelsøknaden ble innvilget og tildelingsbrevet forelå, i brev av , kunne vi starte arbeidet for full, og lyse ut anbud på ROS analysen. Tjeldsund kommune har ført regnskap for prosjektet. 6 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

85 ELT Brann og Redning 3.0 ROS analyse 3.1 Krav til dokumentasjon Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (Forskrift nr 729: dimensjoneringsforskriften), stiller krav til tilstrekkelig dokumentasjon av brann og redningstjenesten i kommunen, og godkjenning av denne. Dette kalles ofte for kommunens brannordning Dokumentasjon Kommunen skal kunne dokumentere at denne forskrifts krav til organisering, utrustning og bemanning oppfylles alene eller i samarbeid med annen kommune. Dokumentasjonen skal omfatte og baseres på en risiko- og sårbarhetsanalyse, som skal være koordinert med kommunens analyser på andre områder. Kommunen skal dokumentere brannvesenets dimensjonering. Kommunen skal angi hvilke myndigheter som fatter vedtak etter denne forskrift, hvilke vedtak om delegering som er fattet og hvordan forskriftens krav til samarbeid er ivaretatt. Avtaler om samarbeid skal følge dokumentasjonen. Dersom kommunen etter kartlegging av risiko og sårbarhet, avdekker forhold som ikke kan ivaretas gjennom forskriftens minstekrav, særskilte forebyggende tiltak og samarbeidsavtaler mv., skal brannvesenet tilføres ytterligere ressurser. Kommunen skal innarbeide brannvesenets virksomhet i sine planer for forebyggende virksomhet og skadebegrensende innsats for øvrig. Dokumentasjonen skal oversendes sentral tilsynsmyndighet. Arbeidsgruppen anså at det derfor som helt nødvendig å få utarbeidet en ny risiko og sårbarhetsanalyse (ROS analyse) for brannvesenet i alle 3 kommunene for å avdekke evt. mangler i dagens organisering, og som grunnlag for dimensjonering og etablering av felles brannvesen. Ingen av kommunene har tidligere gjennomført en slik omfattende overordnet ROS analyse for brann og redningstjenesten. Lødingen fikk utarbeidet en forenklet ROS analyse i Forskrift om organisering og dimensjonering av branntjenesten vedlegg Overordnet ROS analyse Det ble innhentet tilbud på utarbeidelse av ROS analyse, gjennom lukket tilbudskonkurranse. Det kom inn 4 tilbud. På møte den ble Norconsult 7 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

86 ELT Brann og Redning tildelt arbeidet med utarbeidelse av overordnet ROS analyse for branntjenesten. Det kom inn en merknad fra en tilbyder på tildelingen. Etter behandling av denne klagen, kunne arbeidet starte. Det ble gjennomført 2 møter med Norconsult, samt utført et betydelig kartleggingsarbeid og arbeid underveis. Første møte med Norconsult ble holdt 07. mars Fra Norconsult deltok Kevin H. Medby, og Tore Andre Hermansen Fra arbeidsgruppen deltok Asbjørn Skovro (Lødingen), Ole Øystein Lindebø og Tor Strøm (begge Evenes/ Tjeldsund.). Endelig ROS analyse var klar fra Norconsult og oversendt arbeidsgruppen den Vi gjengir her utdrag fra ROS analysen: A. Sammendrag Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner (ELT) skal revidere dagens brannordninger og vurdere et brannvernsamarbeid. Denne risiko- og sårbarhetsanalysen (ROS-analysen) gir en bred, overordnet, representativ og beslutningsrelevant fremstilling av risiko for mennesker, ytre miljø og samfunnsverdier. ROS-analysen inngår som en del av grunnlaget for å organisere og dimensjonere et regionalt brannvern. Fareidentifikasjonen identifiserte 12 relevante hovedhendelser og sårbarhetsvurderingen synliggjør flere sårbare forhold, hovedsakelig knyttet til manglende ressurser til rekruttering, kompetanse, utstyr og forebyggende oppgaver. Risikoanalysen viser at relativt mange av de analyserte hendelsene har en uakseptabel risiko. I konsekvenskategorien liv og helse er det 7 hovedhendelser med uakseptabel risiko, i kategorien ytre miljø er det 2 hovedhendelser og i kategorien materielle verdier er det 9 hovedhendelser. Det er identifisert følgende risikoreduserende tiltak for å møte den avdekte risiko: Forebyggende tiltak: Rekruttere og utdanne mannskaper til forebyggende arbeid Innføre systematisk brannforebyggende arbeid, gjerne gjennom ELTsamarbeid om felles brannvesen Øke forebyggende ressurser Innføre internkontrollsystem 8 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

87 ELT Brann og Redning Ta initiativ til dialog med objekteiere med sikte på et omforent syn på faktisk risiko, og om hvilke sannsynlighetsreduserende tiltak som bør iverksettes av objekteierne Vurdere muligheter for sprinkling av objekter der dette ikke er etablert Aktiv arealplanlegging, eksempelvis knyttet til utbygginger i skredutsatte områder Prioritere feiing og tilsyn med ildsted og fyringsanlegg Konsekvensreduserende tiltak: ELT- samarbeid om ett felles brannvesen vil effektivisere brannverntjenesten Anskaffe tankvogn som tillegg til områder uten eller med begrenset slokkevann Anskaffe nødvendig kjøretøy og øvrig utstyr som medfører redundante løsninger når materiell sendes bort på service/vedlikehold. ELT- reservebil som plasseres der det er nødvendig, en fast stasjonering der det vurderes å være størst bruk for den i det daglige Dialog med politiet om handlemåte ved tilfeller med tilsiktede handlinger Aktiv arealplanlegging gjennom kravstilling til dimensjonering av rørledning for å sikre tilstrekkelig slokkevannskapasitet Vurdere etablering av kjemikaliedykkere basert på risikomomenter ved industrianlegg (ammoniakktank) Opprettholde og styrke røykdykkerberedskapen Forbedre kapasitet og omfang av slukkevann fra vannverkene Intensivere lovpålagt opplæring og øving av mannskaper Rekruttering av nye mannskaper Utdrag fra rapportens konklusjonen: Analysen viser at det generelt sett er mange hendelser med uakseptabelt risikonivå i kategoriene liv og helse og materielle verdier. Enkelte av disse kan betegnes som alvorlige hendelser (storulykke). Storulykke hendelser kjennetegnes normalt av relativt lav sannsynlighet og svært høy konsekvens for tap av verdier knyttet til mennesker, miljø og samfunn. Det er ikke vanlig å dimensjonere beredskapen i enkeltkommuner i forhold til slike hendelser, en regional beredskapsdimensjonering må legges til grunn for de største hendelsene. Reelle hendelser som er håndtert av kommunene Evenes, Lødingen og Tjeldsund de senere år viser en overvekt av hendelsene brann i bygning og trafikkulykke, jf. kapittel 2.4. Dette kan betegnes som typiske hendelser som det lokale brannvesenet må påregne å håndtere og dimensjonere beredskapen ut i fra. I tillegg må det tas hensyn til den industrivirksomhet som er i kommunene i dimensjoneringen. 9 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

88 ELT Brann og Redning Sårbarhetsvurderingen har også avdekket forhold som ikke er risikoanalysert, men som i stor grad påvirker både forebyggende og konsekvensreduserende forhold. Dette er tatt inn i tiltakene nedenfor. Med utgangspunkt i avdekt uakseptabel risiko i sårbarhetsvurderingen og risikoanalysen, er det formulert risikoreduserende tiltak (se kulepunkt i sammendraget over). 3.3 Arbeidsgruppens kommentar til ROS analysen Arbeidsgruppen viser til hele rapporten/ ROS analyse vedlegg. Analysen viser at det generelt sett er mange hendelser med uakseptabelt risikonivå i kategoriene liv og helse og materielle verdier. Arbeidsgruppen synes dette er urovekkende, og dette bør etter vår vurdering få følger for organisering og dimensjonering av brannvesenet i kommunene, samt for økonomien til brannvesenet. Arbeidsgruppen vil særskilt fremheve viktigheten av økt satsing på forebyggende arbeid, kompetanseheving og øvelser, internkontroll og ledelse. Samarbeid om branntjenesten er påpekt som et vesentlig risikoreduserende tiltak. Det er også påpekt mangler ved slokkevannskapasitet som er vesentlig punkt som er viktig å gjøre noe med. ROS analysen blir en del av grunnlaget for dimensjonering av brannvesenet, og videre for brannordningen som vedtas i hver kommune. Overordnet ROS analyse for branntjenesten vedlegg 2 10 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

89 ELT Brann og Redning 4.0 Dimensjonering av brann og redningstjenesten Arbeidsgruppen har i samarbeid med Norconsult, arbeidet med dimensjonering av ett felles brannvesen. Til grunn for arbeidet ligger ROS analysen og forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften). Dimensjoneringen inngår i dokumentasjonen for et felles brannvesen, såkalt brannordningen for kommunene. I denne omgang er dimensjoneringen viktig, for å fastsette en bemanning og et budsjett for brannvesenet. Arbeidsgrunnen har konkludert med at endelig brannordning kan ferdigstilles og vedtas, når endelig vedtak om samarbeid foreligger og brannvesenet formelt er etablert. Samlet dokumentasjon skal sendes DSB for godkjenning. 4.1 Grunnlagstall i alle 3 kommunene Følgende grunnlagstall gjelder for dimensjoneringen: Innbyggere: ca 5000 innbyggere. Særskilte brannobjekt/ 13 bygg: 70 til 80 stk i alle 3 kommunene. Dokumentasjon: o ROS analysen med særskilte behov for styrking av beredskap og forebyggende. o Dimensjonering: Kommunenes utstrekning/ geografi, med behov for 3 brannstasjoner og 2 depot samt tilhørende mannskapsstyrke Piper: 2000 piper som skal feies og gjennomføres tilsyn med. 4.2 Dagens bemanning og brannstasjon Dagens organisering og bemanning av brann og redningstjenesten i hver kommune er detaljert beskrevet i ROS analysen. Tabellen gir en oversikt over bemanning og utstyr: 11 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

90 ELT Brann og Redning Tabell. Dagens bemanning Funksjon Evenes Tjeldsund Lødingen Merknad Mannskap: Brannmannskap * Minimums krav *Kun 6 av disse har gjennomført grunnutdanning i.ht. ny forskrift Utrykningsleder Inkludert Inkludert Inkludert* Krav min 4. Lødingen har 6 *Kun 2 av disse har gjennomført B1 i.ht. ny forskrift Røykdykkere Inkl Inkl Inkl Krav iht ROS Depotmannskap 6 stk 6 stk Kongsvik og Lødingen Vestbygd Ledelse: Brannsjef 25% 25% 0 Lødingen skal ha 13%, men stillingen er ikke besatt. Leder forebyggende/forebyggende Inkludert Inkludert 53% Lødingen : Forebyggende personell sykemeldt. Ikke utført tilsyn siden 2009 Evenes/ Tjeldsund: Kjøper tjeneste pga manglende kapasitet. Varabrannsjef Ca 6% Ca 6% 22% Leder beredskap Inkludert Avtale Inkludert Tjeldsund har avtale med ROS Brannmester Ca 5 % Avtale Ca 5% Evenes/ Lødingen: Utføres av mannskap. Tjeldsund: Avtale med ROS (kjøp av 12 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

91 ELT Brann og Redning tjeneste) Feiertjeneste: Feiing av piper Kjøp av tjeneste Kjøp av tjeneste 50% stilling Lødingen har ansatt feier. Utføres til selvkost alle kommuner Tilsyn fyringsanlegg Ingen Ingen Inkludert Oljevern: Ofoten IUA Medlem Medlem Medlem Lødingen: Samarbeid med havnevesen. Havnesjef i aksjonsutvalget IUA. Ev/ Tjeldsund: PLU leder medlem aksjonsutvalget IUA Lokalt depot Nei Ja Ja Lødingen har i tillegg oljevernhenger og 2 båter (Strandvern og 16 fot) Brannstasjoner: Hovedstasjon Bogen Ramsund Lødingen Utstyr 2 brannbiler Redningshenger (Avinor) Diverse utstyr 1 brannbil 1 befalsbil Diverse utstyr 2 brannbiler 1 redn.bil Diverse utstyr Tjeldsund har avtale med ROS Vakt: Lødingen har 6 stk utrykningsleder/ befal på rullerende vakt hele året. Evenes og Tjeldsund har ikke vaktberedskap. I sommermånedene settes normal vakt som utrykningsleder, i perioder med lav bemanning. De fleste av mannskapene har hovedjobb utenom kommunen (andre bedrifter), og flere er pendlere noe som i perioder gir beredskapsmessige utfordringer. 13 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

92 ELT Brann og Redning Samarbeidsavtaler: Evenes har bistandsavtale med Avinor for aksjoner ved flyplassen og området omkring. Det er plassert en redningshenger på flyplassen til sivilt bruk. Tjeldsund har bistandsavtale med Harstad brannvesen for aksjoner på Hinnøysiden til Fiskefjorden. Tjeldsund har avtale med forsvaret i Ramsund (ROS) om brannstasjon, utstyr og brannmester. Lødingen har bistandsavtale med Vågan og Sortland brannvesen om LOFAST tunellen E10. Lødingen blir i noen tilfelle kalt ut til aksjoner i Gullesfjord og Kongsvik området. Kommentar: Ifølge ROS analysen har alle 3 kommunene manglende bemanning i forhold til oppgavene, særskilt på området ledelse og forebyggende arbeid/ tilsyn. I tillegg oppfyller ikke Evenes og Tjeldsund krav til feiertjeneste siden det ikke utføres tilsyn. 4.3 Forslag til bemanning av felles ELT Arbeidsgruppen har følgende forslag til bemanning: 25% brannsjef 25% varabrannsjef 25% leder forebyggende 25% leder beredskap 100% forebyggende arbeid (Mer enn 70 særskilte brannobjekt krever minst 100% stilling forebyggende arbeid, kfr veiledning til dimensjoneringsforskriften pkt 3-2). Dette anses av arbeidsgruppen som et minimum for å løse oppgavene. Det foreslås å samle dette i hele stillinger slik: Ledelse: 1 stk 100% stilling som brannsjef: Denne stillinga dekker funksjonene som brannsjef (25%), leder forebyggende (25%) og forebyggende arbeid (50%). 14 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

93 ELT Brann og Redning Stillingen inkluderer kommunalt oljevernarbeid 1 stk 100% stilling som varabrannsjef: Denne stillinga dekker funksjonene som varabrannsjef (25%), leder beredskap (25%), og forebyggende arbeid (50%). Stillingen inkluderer kommunalt oljevernarbeid 3 stk 10% stillinger som brannmester på hver brannstasjon: Stillinga får ansvar for brannstasjon, utstyr, samt avholde noen øvelser for mannskapene. Dette kan tillegges en av mannskapene ved intern utlysning eller videreføre dagens ordning. Brann- og varabrannsjefsstillingene lyses ut offentlig, med kompetansekrav iht dimensjoneringsforskriften. Brannmester tillegges en mannskapsstilling i hver kommune, ved intern utlysning eller videreføre dagens ordning. Brannmannskap: 3 brannstasjoner i henholdsvis Bogen, Ramsund og Lødingen med følgende bemanning: 16 stk brannmannskap inkludert røykdykkere, og minimum 4 utrykningsleder ved hver stasjon. Lødingen viderefører vaktordning for utrykningsleder. 2 stk branndepot i henholdsvis Kongsvik og Lødingen Vestbygd: Inntil 6 stk utkallingsmannskap/ hjelpemannskap ved hvert depot. Hver kommune er ansvarlig for egne mannskap og brannstasjon/ depot. Dette blir en videreføring av dagens ordning. Brannutstyr: Hver brannstasjon skal ha brannbil/ mannskapsbil, redningsbil, samt brann og redningsutstyr tilpasset de oppgaver som skal løses i.h.t brannloven og ROSanalysen. Hver kommune er budsjettmessig ansvarlig for å fremskaffet og utføre forsvarlig vedlikehold av materiell og utstyr. ROS-analysen avdekker behov for bedre slokkevannsdekning og foreslår anskaffelse av tankvogn (pkt 5.6 og 6.3.2) Oljevernutstyr: Dette dimensjoneres i.h.t beredskapsplan for Ofoten IUA. Budsjettet for oljevern videreføres på dagens nivå i den enkelte kommune. 15 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

94 ELT Brann og Redning Feiertjeneste: 1 stk 100% stilling som feier med fagbrev. 1 stk 100% stilling som lærling. Feier skal utføre lovpålagt feiing og tilsyn av fyringsanlegg. Ordningen gebyrfinansieres etter selvkostprinsippet. Samarbeids/ bistandansavtaler: Evenes: Bistandsavtale med Avinor: - Videreføres Avtale med Harstad kommune om feiing av piper: - Sies opp når feiertjenesten i ELT er operativ. Tjeldsund: Samarbeidsavtale med Ramsund Orlogstasjon: - Videreføres Bistandsavtale med Harstad Brannvesen om Hinnøysiden: - Vurderes nærmere i lys av felles brannvesen og Lødingens kapasitet. Avtale med Harstad kommune om feiing av piper: - Sies opp når feiertjenesten i ELT er operativ. Lødingen: Bistandsavtale E10 Lofasttunnellen: - Videreføres Norconsults sin uttalelse: Norconsults har i sin gjennomgang og behandling av bemanningsplan, gitt følgende uttalelse: Norconsult er bedt om å vurdere forslag utarbeidet av arbeidsutvalget for felles brannvesen i Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Internt notat med forslag til dimensjonering er utarbeidet den , og oversendt Norconsult for vurdering. Norconsult er bedt om å vurdere forslag til dimensjonering opp mot krav i dimensjoneringsforskriften og avdekket risiki i den felles ROS-analysen utarbeidet våren Overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse Brannsamarbeid - Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner (ELT brannvesen). Arbeidet med analysen ble ledet av Norconsult i tett samarbeid med representanter fra de tre kommunene. 16 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

95 ELT Brann og Redning I hovedsak mener Norconsult at forslag til dimensjonering av felles brannvesen for ELT-samarbeidet tilfredsstiller kravene i dimensjoneringsforskriften og følger godt opp avdekket risiki i den gjennomførte ROS-analysen. Norconsult har følgende merknader til mottatte interne notat med forslag til dimensjonering: Under punkt 2 Grunnlag står det at det er tilnærmet 5000 innbyggere i ELT-kommunene her vil vi bemerke at det ikke er noen tettsteder som har et folketall over 2000 innbyggere som ville utløst strengere krav (overordnet vakt) i dimensjoneringsforskriften. Brannmannskapene (16 stykk pr stasjon) vil være deltidsmannskaper. Vaktordning for utrykningsledere i Lødingen er tidligere vurdert og vi støtter denne videreføringen. Dette er og i tråd med gjennomførte ROSanalyse. Blant mannskapene må det i henhold til forslag til risikoreduserende tiltak i ROS-analysen vurderes å etablere kjemikaliedykkere basert på risikomomenter ved industrianlegg (ammoniakktank). I tillegg må røykdykkerberedskapen styrkes. I henhold til forskriften må det etableres et system for oppretting av lag med dreiende vakt de tidene hvor det ikke kan forventes tilstrekkelig oppmøte ved alarmering. Dette bør beskrives i IK-system 17 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

96 ELT Brann og Redning 5.0 Organisering av felles brannvesen og samarbeidsavtale 5.1 Navn og vertskommune Arbeidsgruppen foreslår følgende navn på felles brannvesen: ELT Brann- og Redning. Arbeidsgruppen foreslår at Lødingen kommune blir vertskommune for brannsamarbeidet. 5.2 Organisasjonsplan Arbeidsgruppen har utarbeidet forslag til organisasjonsplan for felles ELT Brann og Redning: Organisasjonsplan: Brannsjef Varabrannsjef Leder forebyggende Leder beredskap Oljevern Tilsynspersonell Brannmester Tjeldsund Brannmester Lødingen Brannmester Evenes Feier Utrykningsleder Utrykningsleder 4-delt vakt Utrykningsleder Bogen Brannmannskap Brannmannskap Brannmannskap Depot Kongsvik Depot Vestbygd Avinor 18 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

97 ELT Brann og Redning Vertskommunen får ansvaret for å tilsette brannsjef, varabrannsjef, feier og lærling, samt lage stillingsinstruks for personellet. I tillegg skal vertskommunen ha budsjettansvar og ivareta for medlemskommunene: Administrasjon og ledelse av forebyggende- og beredskapspersonell. Ansettelse av brannsjef, varabrannsjef, feier og lærling Forebyggende arbeid i kommunene Feiing og tilsyn med fyringsanlegg i kommunene Overordnet ansvar for beredskapspersonell, brannstasjoner, depot, og materiell og utstyr. Forvaltning saksbehandling etter brannloven. Administrere forebyggende oppgaver. Administrere feiertjenesten og tilsyn med fyringsanlegg. Administrere opplæring og kursing av relevant personell. Utarbeide og holde oppdatert felles dokumentasjonssystem (HMS/Internkontroll-systemer) Logistikkfunksjon (innkjøp, lagring, inn-/utlevering og avhending av materiell. Innkjøp til den enkelte kommunes beredskaps personell, med brannmateriell og utstyr, samt brannstasjon skal belastes den enkelte medlemskommunes budsjett. Utarbeide og oppdatere overordnet økonomiplan som årlig godkjennes av den enkelte medlemskommune. Lønn utgifter for brannsjef og varabrannsjef Lønnsutgifter for feier og læring. Kontorutgifter Bilhold og driftsutgifter. Diverse knyttet til drift av fellesfunksjon. Samarbeidskommunene skal ha uttalelsesrett ved tilsetting av brannsjef. 5.3 Samarbeidsavtale Arbeidsgruppen har utarbeidet forslag til samarbeidsavtale basert på Kommunelovens kap 5A, 28-1: Kapittel 5 A. Vertskommune 28-1a. Vertskommunesamarbeid 1. En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak som omtalt i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav a (offentlig myndighetsutøvelse) til en vertskommune etter 28-1 b og 28-1 c hvis den aktuelle lov ikke er til hinder for det. Kommuneloven kap 5A vedlegg 3 19 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

98 ELT Brann og Redning Samarbeidsavtale Arbeidsgruppen har utarbeidet ett forslag til samarbeidsavtale om branntjenesten. Avtalen vedlegges. I samarbeidsavtalen åpnes det for utvidelse av samarbeidet til å omhandle flere kommuner hvis det blir aktuelt, slik som f. eks. Skånland kommune. Etableringsdato er foreslått til senest den Arbeidsgruppen foreslår at denne avtalen tas opp til behandling samtidig som behandling av dette utredningsarbeidet, slik at man sparer tid på etablering. Samarbeidsavtale - vedlegg Budsjett og kostnader for felles brannvesen Arbeidsgruppen har utarbeidet et budsjettforslag til felles brannvesen som omhandler kostnader til lønn og driftsutgifter for fellesfunksjonene. Hver kommune vil som tidligere, ha det budsjettmessige ansvar for brannstasjon, mannskap og utstyr på hver enkelt stasjon. Kontorhold dekkes av den enkelte kommune, siden det legges opp til en fleksibilitet ved tilsetting, med kontor både i Evenes/Tjeldsund og i Lødingen. Vertkommune er ansvarlig for regnskapsføring for felles brannvesen Hver enkelt kommune må sørge for tilstrekkelig budsjett som lønn til mannskap og brannmester, kostnader til kompetanseheving og øvelser, samt utstyr og drift av egen brannstasjon. Hver kommune er også ansvarlig for oljevernutstyr og avtalen overfor Ofoten IUA. Feiertjenesten og tilsyn av fyringsanlegg er budsjettert med selvkost, slik at hele tjenesten finansieres over ferieavgifta. For Lødingens del øker feieravgift noe, mens for Evenes og Tjeldsund blir den mindre. Det foreslås at innkreving av feieravgift gjøres av hver enkelt kommune. 20 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

99 ELT Brann og Redning Budsjett: Tabellen viser kommunenes netto budsjett for brannvesenet (funksjon 338 beredskap og 339 forebyggende) for 2013, og forslag til budsjett for 2014 inkludert kommunes andel av felles ELT, med 2 alternativer for fordeling av utgiftene mellom kommunene: Alternativ 1: Kostnadsfordeling: 20% fast 80% pr innbygger: Kommune Budsjett 2013 Forslag 2014 Herav ELT felles Samlet kostnad pr innbygger Evenes Kr Kr Kr Kr 928,50 Lødingen Kr Kr Kr Kr 1209,50 Tjeldsund Kr Kr Kr kr 1036,50 Alternativ 2 Kostnadsfordeling: 100% pr innbygger: Kommune Budsjett 2013 Forslag 2014 Herav ELT felles Samlet kostnad pr innbygger Evenes Kr Kr Kr 919,00 Lødingen Kr Kr Kr 1225,00 Tjeldsund Kr Kr Kr 1053,00 Kostnadsfordeling: Forskjellen i kostnadsfordeling pr kommune for alt. 1 og 2 er ikke stor. Kommunene har forskjellig erfaring knyttet til kostnadsfordeling i samarbeidsavtaler. Lødingen har erfaring fra en fastdel og resten pr innbygger, mens ET kommunen har erfaring fra fordeling på innbyggertall. Arbeidsgruppen mener at det i denne avtalen kan forsvares å ha en fastdel som dekker fellesfunksjoner og tjenester som ikke er avhengig av innbyggertall og resterende del pr innbyggertall. I samarbeidsavtalen har vi foreslått en fordeling som følger: 80% etter folketall pr og 20% fastandel (lik på hver kommune). 21 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

100 Forklaring for kostnadsøkning: ELT Brann og Redning Samlet øker kostnaden med felles ELT brannvesen, i forhold til dagens budsjett for brannvesen. Arbeidsgruppen vil særlig peke på følgende forhold som gjør at kostnaden øker: 1. Alle 3 brannvesen har hatt for lav bemanning, og følgelig for lavt budsjett, i forhold til gjeldende krav. Særlig er stillingsressurs til forebyggende brannarbeid og ledelse for lav. 2. ROS analysen som Norconsult har laget har avdekket flere hendelser med uakseptabelt risikonivå. Se pkt 6.2 i ROS analysen. ROS analysen konkluderer bla med at bemanningen i ledelses og forebyggende funksjoner, samt kompetanse må økes som risikoreduserende tiltak. 3. Dagens organisering med brannlederstillinger som små deltidsstillinger i kombinasjon med andre stillinger/ funksjoner, er lite gunstig. Dette fører til lite kontinuitet i arbeidet, og erfaringsmessig taper brannlederfunksjonen i forhold til mange andre oppgaver. Oppgavene blir altså ikke utført av kapasitetsmessige årsaker. 4. Brannvesenet får stadig nye og mer krevende oppgaver, spesielt saksbehandling og forebyggende oppgaver. Dette krever også mer kompetanse. 5. Alle kommunene har fått pålegg fra DSB i forhold til mangler ved drift, HMS og utførelse av oppgaver i brannvesenet som må etterkommes. 6. For Lødingens del øker kostnaden mer enn for de andre 2 kommunene. Dette skyldes bla at det i dag ikke er budsjettert med midler for brannsjef og forebyggende arbeid/ tilsyn. Evenes og Tjeldsund har samarbeidsavtaler som må videreføres, blant annet avtale med Ramsund Orlogstasjon. Det har vært kjent før utredningen startet at det var for lav bemanning og at vi hadde uløste brannoppgaver. Hensikten var heller ikke å spare penger utfra dagenes budsjett. Utdrag av saksutredninger for behandling av forslag utredningen: Brannloven har bestemmelser om samarbeid, og Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) peker på nødvendigheten av å inngå samarbeidsavtaler med andre brannvesen. Særlig er dette nødvendig for mindre brannvesen hvor teknisk sektor har mange forskjellige oppgaver å jobbe med, og små ressurser. De mindre brannvesenene har vanskelig for å tilfredsstille alle krav som kreves etter brannlovgivningen. Selv om våre 3 brannvesen i Evenes, Tjeldsund og Lødingen er svært dyktige med kompetent brannmannskap og godt utstyr, 22 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

101 ELT Brann og Redning - kommunestørrelsen tatt i betraktning, sliter de med tid og ressurser til bla ledelse og planlegging, opplæring, forebyggende arbeid og tilsyn. I tillegg har alle kommunene noen mangler når det gjelder tilsyn på boliger som skal utføres av feiervesenet. Alle 3 brannvesenene har pålegg fra DSB etter tilsyn. Likevel var resultatet av ROS analysen verre enn først antatt, noe som har medført høyere kostnader enn forventet. Arbeidsgruppen mener at 2 stk 100% lederstillinger i brannvesenet høyner kvaliteten på brannvesenet, slik at brannmannskap kan løse oppgavene bedre, og øke lovpålagt satsing på ledelse og forebyggende brannvernarbeid. Arbeidsgruppen mener at kravet til dimensjonering vil være vanskeligere å oppfylle uten samarbeid, og kostnaden vil ikke bli mindre hvis lovpålagte oppgaver skal gjennomføres. Feiing: Kommunene vil få en bedre feiertjeneste hvor også forebyggende arbeid gjennom tilsyn med boliger og fyringsanlegg, blir gjennomført. Dette er lovpålagt. Lødingen gjennomfører i dag tilsyn, mens Evenes og Tjeldsund kan ikke tilby denne tjenesten. Feieravgiften i forslaget blir som følger (eks MVA inntil 1 ½ etg): Kommune 2013 Forslag 2014 Evenes kr 651 Kr 492 Lødingen Kr 367 Kr 492 Tjeldsund Kr 584 Kr 492 Arbeidsgruppen overlater til den enkelte kommune i saksfremlegget til politisk behandling, å synliggjøre inndekningen av merkostnaden i budsjettet og forklare bakgrunnen for økningen i forhold til dagens budsjett. 7.0 Konklusjon og anbefaling. Arbeidsgruppen anbefaler for styringsgruppen at det opprettes et felles brannvesen kalt ELT brann og redning, med Lødingen kommune som vertskommune. Dimensjonering av brannvesenet er basert på dimensjoneringsforskriften og på ROS analysen som er utarbeidet av Norconsult as. Arbeidsgruppen foreslår opprettet 2 stk 100% stillinger som brannsjef og varabrannsjef. Disse skal ivareta oppgaver som leder og nestleder for brannvesenet, leder forebyggende og leder beredskap samt forebyggende oppgaver og tilsyn. 23 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

102 ELT Brann og Redning Det tilsettes videre 1 stk feier i 100% stilling samt lærling i feierfaget, når brannvesenet blir godkjent lærebedrift for utdannelse av lærling i feierfaget. Feiertjenesten skal utføres til selvkost. Hver kommune viderefører dagens beredskap med brannstasjon med 16 mannskap samt depot. Vaktordninger videreføres for utrykningsledere som i dag. Hver kommune sørger for opprettelse av nødvendig stilling som brannmester i 10% stilling. Brannvesenet foreslås organisert slik fremlagte organisasjonsplan viser. Brannsjef/ varabrannsjef skal ha den daglige ledelsen av brannmannskapene i Evenes, Lødingen og Tjeldsund, samt depotmannskap som formelt sett fortsatt vil være ansatt i hver kommune. Arbeidsgruppen har utarbeidet et forslag til samarbeidsavtale. Avtalen åpner for en utvidelse av samarbeidet til andre kommuner, f. eks Skånland. Arbeidsgruppen mener at de økte utgiftene et slikt samarbeid medfører, klart kan forsvares i de krav som myndighetene stiller til drift og ledelse av brannvesenet, og de mange hendelser med uakseptabelt risikonivå som ROS analysen har avdekket. Dagens bemanning tilfredsstiller ikke kravet, og det blir, etter arbeidsgruppens mening, vanskelig å oppfylle kravene uten gjennom samarbeid. Vi mener at økt satsing på forebyggende brannarbeid, vil på sikt gi en samfunnsøkonomisk gevinst og høyne sikkerheten for innbyggerne i kommunene. Når det gjelder krav til kompetanse og utstyr vises det til ROS analysen, og det henstilles til at de mangler som her er beskrevet blir innarbeidet i kommunens budsjett/ økonomiplan. 24 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

103 ELT Brann og Redning 7.0 Videre arbeid Rapporten behandles av styringsgruppen og legges deretter frem for politisk behandling i hver kommune. Det foreslås at samarbeidsavtalen behandles samtidig, for å spare tid på etablering. Forutsatt at samarbeidet blir vedtatt må hver kommune utarbeide og vedta budsjett sin andel av felle brannvesen, gjeldende fra den dag det blir etablert. Vertkommunen er ansvarlig for utlysning og tilsetting av stillinger iht organisasjonsplan. Det utarbeides an komplett brannordning for felles brannvesen basert på den dokumentasjon som arbeidsgruppen har utarbeidet. Arbeidsgruppen foreslår at Norconsult får i oppdrag å utarbeide dette. Brannordning skal endelig godkjennes av kommunestyrene og DSB. Felles brannvesen kan være etablert senest Vedlegg 1.0 Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (Forskrift nr 729: dimensjoneringsforskriften) 2.0 ROS analysen datert Utarbeidet av Norconsult Oppdragsnr.: Kommuneloven kap 5A, Forslag til samarbeidsavtale Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. 25 Utredning av brannsamarbeid Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner. Endelig versjon

104 Tkom Postmottak 02() Emne: VS:'ELT ROS - oversendelse av rapport med endret sammendrag Vedlegg: ELT_brannsamarbeid_ROS_endelig.pdf Fra: Hermansen Tore Andre [mailto:tore.andre.hermansen@norconsult.com] Sendt: 6. mai :19 Til: Ole Øystein Lindebø; asbjorn.skovro@lodingen.kommune.no; Tor Strøm Kopi: Medby Kevin Helgø Emne: ELT ROS - oversendelse av rapport med endret sammendrag Hei, Etter en vurdering ser vi at vi i rapportens sammendrag kunne vært litt mer nyansert og presise ift hvor mange uønskede hendelser som har uakseptabel risiko. Vi har dermed endret det slik at det nå står at vi har identifisert 12 uønskecle hovedhendelserog av disse har følgende uakseptabel risiko fordelt på følgende konsekvenskategorier Liv og helse: 7 hendelser Ytre miljø: 2 hendelser Materielle verdier: 9 hendelser Dette gir et ganske annet inntrykk i sammendraget enn slik det stod tidligere, der alle underhendelserogså er tatt med. Ingen andre endringer i rapporten er foretatt. Vennlig hilsen Tore Andre Hermansen Master I risikostyring og sikkerhetsledelse Dir: I Mob: tore.andre.hermansen norconsult.com Norconsult AS,Seksjon HMS og Samfunnssikkerhet Postboks 110, 3191 Horten Apotekergaten 14, 3187 Horten Tel: I Fax: CONWDENTIALITYAND DISCLAIMER NOTICE: This message is for the sole use of the intended recipients and may contain confidential information. If you are not an intended recipient, you are requested to notify the sender by reply and destroy all copies of the original rnessage. Any unouthorized review, use, disclosure or distribution is prohibited. While the sender has taken reasonable precoutions to minimize the risk of viruses, we cannot warrant the absence of, or accept liability for, any such viruses in this message or any attachment.

105 Kommunene Evenes, Lødingen og Tjeldsund Overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse Brannsamarbeid - Evenes, Lødingen og Tjeldsund kommuner (ELT brannvesen) Oppdragsnr.: