Skolebibliotek. Bibliotek-Systemer As

Transkript

1 Skolebibliotek Bibliotek-Systemer As

2 Skolebibliotek Bibliotek-Systemer As

3 Innholdsfortegnelse Register... 1 Innledning... iii 1. Instant Bibliofil for deg som har dårlig tid! Vi har en ny bok Vi har en ny låner Vi har mange nye lånere Hvordan låner vi ut? Katalogisering Hvordan komme i gang Søk etter katalogposter Post hentes fra nettet Egen post brukes som grunnlag for ny post Post legges inn fra grunnen av Registrering Katalogmalene Påføring av eksemplarer Endring av eksemplarer Sletting Autoriteter Bruk: Innstillinger Utskrift av strekkoder Utlån Utlån Innlevering Varslingslyder generelt Varslingslyd ved innlevering Studielån Klassesett Kalender med ikke-forfallsdager Lånekort Selvbetjent utlån Oppstart fra Startmeny Direkte oppstart av selvbetjent utlån Avslutning Skolejobber Purringer Gruppevis/klassevis forfallsrapport Skriv purringer, ett ark pr. låner Skriv purringer for gruppe/klasse, ett ark pr. låner Skriv purring av lånere i en spesiell lånekategori Purring av bøker utlånt før angitt dato, ett ark pr. låner Purring av klassesett Purring av delvis innleverte klassesett Purring av reserverte titler Liste over lånere i en gruppe/klasse Liste over lånere i en gruppe/klasse, med strekkoder Liste over lånere i en kategori Liste over lånere i en kategori, med strekkoder Liste over utlånte bøker Liste over utlånte bøker, kategori Liste over utlånte bøker, kategori, pr. elev Liste over utlånte bøker, gruppe/klasse Liste over utlånte bøker, gruppe/klasse, pr. elev Skriv ut lånekort iii

4 Skolebibliotek 6.8. Skriv ut erstatningskort Manuell registrering av lånere Manuell registrering av lånere Gjenbruk av lånenummer Nye lånere fra fil Import av klasselister Import av lærerliste Import av alle elever hvert år Spørsmål om klasseimport Klasseadministrasjon/Klasseflytting Generelt Omfang klasseadministrasjon Lånekategorier Vanlig rutine Gruppeadministrasjon Kjør klasseflytting - for tradisjonelle klasser Klasseflytting - for utradisjonelle klasser Manuell endring av en eller flere lånere Endre gruppetilhørighet Endre/slette m.m. fra høyre-museklikk-meny Hva skjer med elever på høyeste klassetrinn Fargebruk Ofte stilte spørsmål (FAQ) om klasseflytting Statistikk Hvorfor statistikk? Framgangsmåte Ukentlige, automatiske rapporter Søk og reservering Websøk Reservering i Websøk CCL-basert ekspertsøk Visning av låner, klassetilhørighet og alternative strekkoder Samsøk Ofte stilte spørsmål (FAQ) iv

5 klasseflytting, 53 Grupper endre klasseadministrasjon, 56 Register A Alternative strekkoder, 25 Årstatistikk, 60 Automatisk statistikkrapport, 62 Automatisk autorisering, 22 Autoriteter, 22 automatisk autorisering, 22 Avgangselever klasseflytting, 57 Avslutning, 36 H Hurtigtast Studielån, 31 Hurtigtaster, iii I Ikke-forfallsdager kalender, 33 Import alle elever, 50 klasselister, 44 lærerliste, 49 Innlevering, 30 Innstillinger Katalog, 24 ISBN, 9 B behist utlånshistorikk for dokumenttype, 70 Bestandsvisning, 64 C CCL Katalogmodulen, 12 K Kalender ikke-forfallsdager, 33 Katalog Innstillinger, 24 Katalogisering oppstart, 9 Katalogmaler, 13 Katalogmodulen, 9 Katalogposter Andre kilder, 12 Kopiere, 12 Kilder Katalogisering, 9 Klasseadministrasjon, 52 omfang, 52 Klasseflytting, 52 avgangselever, 57 klasser, 54 spørsmål, 58 vanlig rutine, 53 Klasseimport nasjonalt lånekort, Klasselister import, 44 Klasser klasseflytting, 53 Klassesett, 32 D Duplikate lånere import, 46 E EAN, 9 Eksemplarpåføring, 16 Ekspertsøk, 63 Ekstern base, 9 Elevoversikt sortering, 52 Elevutlån, 36 Etiketter alternative, 25 generering, 25 Utskrift, 25 F Fargebruk klasseflytting, 57 Forfall Klasserapport, 39 Forfallsdager kalender, 33 Fornavn søk, 30 søk på låners, 30 L Lånekategori endre klasseadministrasjon, 56 Lånekategorier klasseflytting, 52 G Gruppeadministrasjon klasseflytting, 53 Gruppenavn 1

6 Register nasjonale, 53 Lånekort, 34 Utskrift Skolejobb, 41 Lånenummer gjenbruk, 42 Lånere duplikate import, 46 søkeboks, 30 sortering, 30 Lånerregistrering import alle, 50 import klasselister, 44 manuell, 42 Låners navn feltet, 29 Lånetid skoleslutt, 18 Liste over lånere lånekategori, 40 skoleklasse, 40 skoleklasse med strekkoder, 40 Lyd, 31 MARC, 13 Sletting, 19 Snarveier, iii Søk, 63 Forfatter, 12 Tittel, 12 Søkeboks lånere, 30 Sortering elevoversikt, 52 lånere, 30 Spørsmål klasseflytting, 58 Standard boknummer, 9 Statistikk, 60 ukentlig, 62 Strekkoder alternative, 25 generering, 25 Liste over skoleklasse med strekkoder, 40 Utskrift, 25 utskrift, 25 Studielån, 31 farger, 31 forfallsdato, 31 hurtigtast, 31 sortering, 31 statistikk, 31 N T Nasjonalt lånekort klasseimport, Nullte klasse klassseflytting, 58 Tastatursnarveier, iii M U Ufordelt fordeling, 53 Utlån begrensinger, 36 Utlånshistorikk behist-kommandoen, 70 Utlånt materiale liste, 40 Utskrift etiketter, 25 Strekkoder, 25 O Oppstart katalogisering, 9 P Pipelyd, 29 Purringer skolejobber, 39 R V Rapporter skolejobber, 39 Varslingslyd, 31, 31 S Selvbetjent utlån, 36 avslutning, 36 oppstart, 36 passord, 36 Skolejobber, 39 Skolerutiner, 39 Skoleslutt lånetid, 18 Slett lånere, 56 2

7 Innledning Dette heftet samler sammen en stoff fra de ordinære håndbøkene som er spesielt aktuelt for arbeid med BIBLIOFIL i skolebibliotek. Skulle du ønske fyldigere beskrivelser må du gå til leverandørens hjemmeside: der finnes håndbøkene for den enkelte modul under menyvalgene Brukerstøtte -> Håndbøker. Er du usikker på hvilken modul du skal bruke, se Brukerstøtte -> Håndbøker -> Fellesindeks. BIBLIOFILs enkeltmoduler startes fra Startmenyen: Klikk en gang med venstre musetast på aktuelt ikon. Det går også an å bruk tastatursnarveier, f.eks startes katalog med Alt-k (dvs hold inn Alt-tasten samtidig som du trykker på k-tasten). Det er enkelt å se tastatursnarveier, det er Alt-tasten kombinert med bokstaven som er understreket i menyvalget (noen Ctrl-kombinasjoner finnes også, disse er som regel vist i Fil-menyene). iii

8 Kapittel 1. Instant Bibliofil for deg som har dårlig tid! 1.1. Vi har en ny bok Start katalogprogrammet Klikk på ikonet Katalog (tastatursnarvei Alt+k) i startmenyen. Har vi den fra før? Skann strekkoden bak på boka i feltet ISBN/EAN. Hvis den finnes vises den i treff-feltet. Klikk på ikonet (Ctrl+e) og legg til et nytt eksemplar. NB! For nyutgaver av skjønnlitteratur kan det være gunstig å søke på tittelen også. Hvis biblioteket har en tidligere utgave av boka fra før, er det lurt å bare tilføye nytt ISBN på den gamle katalogposten, og så legge til et nytt eksemplar. (Se Ofte stilte spørsmål: Spørsmål 9). (Mer i Seksjon 2.1.1, «Søk etter katalogposter»). Vi har den ikke fra før! Det står Ingen treff! når jeg har søkt. Da har dere den ikke fra før. Klikk på fanen Ekstern: Dobbeltklikk på linjen hvor boka vises i treff-feltet. Den vil åpne seg i en katalogmal. (Hvis du får flere alternativer velg den som kommer fra Biblioteksentralen (lysegrå skrift, kilde som begynner med bib i Kilde-kolonnen)). 4

9 Instant Bibliofil for deg som har dårlig tid! Hvis du har fryktelig dårlig tid, klikker du på katalogmal-vinduet, for å lagre med en gang. Lagre katalogpost (Ctrl-l) øverst til venstre i Får du spørsmål om å autorisere (se bildet under)? Hiv deg på telefonen til den som er ansvarlig for BIBLIOFIL i kommunen eller til leverandøren (Bibliotek-Systemer As ), og be om å få skrudd på automatisk autorisering. (Mer i Seksjon 2.4, «Autoriteter»). Du er ikke ferdig når katalogposten er lagret! Eksemplar må også registreres, klikk på fanen Eksemplarpåføring: 1. Velg avdeling 2. Velg plassering 3. Legg inn skoleslutt som Lånetid,eksakt hvis det er en lærebok. 4. Klikk Lagre ny og angi hvor mange eksemplarer det er snakk om. 5

10 Instant Bibliofil for deg som har dårlig tid! Strekkoder må vi ha! Klikk på skriverikonet til venstre (skriver med blå bakgrunn): Det åpner et vindu hvor man kan skrive ut etiketter basert på etikettpuljer: Den første linjen med pulje * er markert (* symboliserer alle etiketter som venter på å bli skrevet ut), trykk på skriverikonet nederst til høyre i vinduet (hurtigtast Alt+s) og skriv ut. Klistre etiketten på boka. Gjør det til en vane å levere inn før du setter den ut i hyllene! (Mer i Seksjon 2.3, «Påføring av eksemplarer»). Vi har strekkoder fra før! Hvis man har ferdigtrykkede strekkoder, eller alternative strekkoder som det kalles i BIBLIOFIL, må man gjøre noe annet. I eksemplarpåføring er det et eget felt for Alt. strekkode til høyre i vinduet: 6

11 Instant Bibliofil for deg som har dårlig tid! 1. Skann strekkoden inn i feltet Alt. strekkode først. 2. Trykk på Lagre ny, angi hvor mange eksemplarer og trykk Ok Hvis det er angitt flere eksemplarer vil strekkodenummerene i kolonnen Alt. strekkode ta utgangspunkt i strekkoden som er skannet og øke med en for hvert enkelt eksemplar Vi har en ny låner Manuell registrering er konsist beskrevet i Kapittel 7, Manuell registrering av lånere Vi har mange nye lånere Det går an å importere klasselister fra regneark. Det er helt klart verdt bryderiet å lese gjennom Kapittel 8, Nye lånere fra fil for å vurdere om det er aktuelt hos dere. Alternativt må hver elev legges inn for seg som skissert i Kapittel 7, Manuell registrering av lånere Hvordan låner vi ut? Start Utlån, dvs klikk på ikonet i startmenyen. 7

12 Instant Bibliofil for deg som har dårlig tid! Skann strekkoden fra lånekort eller skriv lånenummer i lånenummerfeltet (Lnr). Alternativt skriv inn låners navn og trykk Enter for å slå opp låneren. Skan bokas strekkode i feltet Strekkode. (Les mer i Kapittel 4, Utlån). Når boka kommer tilbake skal den leveres inn via fanen Innlevering. (Les mer i Seksjon 4.2, «Innlevering»). 8

13 Kapittel 2. Katalogisering En kort innføring i katalogisering gis i Seksjon 1.1, «Vi har en ny bok». Dette kapittelet går mer i detalj. Det finnes også en fyldig håndbok beregnet på bibliotekarer: Katalog og Innkjøp [ Hvordan komme i gang Klikk på Katalog (Alt-k) i Startmenyen. Programmet oppdaterer seg selv; det kan føre til at du av og til må vente mens ny versjon installeres. Nye versjoner kan inneholde ny funksjonalitet eller rettelser til programmet. Les meldingen om hva som er endret før du klikker på OK (eventuelt Alt+O eller ordskiller). Katalogsøkebildet vil vises når nedlastingen er ferdig Søk etter katalogposter Når man skal legge inn noe man ikke har fra før, er det stor sjanse for å finne en passende katalogpost i Ekstern base. Det er 5 søkemuligheter i søkevinduet, men vi anbefaler å søke på ISBN- eller EAN-nummeret. ISBN (International Standard Book Number) er en internasjonal standard for boknummer (fra 1970, tatt i bruk i Norge 1971). Nummeret finner du enten på baksiden av boken eller på siden bak tittelbladet (verso). Skriv inn tallet, uten bindestreker, i feltet ISBN/EAN og trykk Søk eller Enter-tasten. Husk at det også går an å skanne inn strekkoden! EAN (European Article Number fra 1978, betegnelsen er stort sett erstattet med GTIN, eller Global Trade Item Number, i varehandelen) er som regel også søkbart. For bøker er EAN ofte det samme som 13-siffret ISBN. EAN finnes også på spill, DVD-er m.m: 9

14 Katalogisering Ill: EAN på baksiden av esken til PlayStation-spillet FIFA10. Søk for sikkerhets skyld først i Egen base, hvis du får Ingen treff i trefflisten, klikker du på fanekortet Ekstern (Alt+e) for å søke videre i katalogposter fra andre bibliotek. En treffliste i Ekstern kan se slik ut: 10

15 Katalogisering Trefflisten har kolonner for utgivelsesår, ordningsordet (som regel er dette forfatteren), tittelen og helt til høyre, kilden for katalogposten. I eksemplet ser man tre vanlige varianter av kilder. Kilder som begynner med bibbi er katalogposter fra Biblioteksentralen, ikke alle skoler har tilgang til disse. Dernest ligger LarBib.data som er poster fra folkebiblioteket i denne kommunen (LarBib er Larvik bibliotek). I flere kommuner deler skolene data seg imellom, disse vil da få hver sin linje i trefflisten. Til slutt kommer dugnad som er poster samlet inn fra alle Bibliofil-bibliotek. Den ene linjen sier kanskje ikke nok om katalogposten. Den øverste linjen er markert med blå bakgrunnsfarge, hvis man trykker på i på tastaturet, vil man få se katalogposten i isbd-format: Trykk m for å se hele marc-posten. Bruk piltastene for å flytte fokus opp eller ned i listen. Det går også an å markere med musetaster, høyreklikk for å se posten i isbd-format. Fordelen med å søke på ISBN/EAN et at man får treff på akkurat det du har for hånden. Hvis man søker i de andre feltene, Forfatter eller Tittel, kan man få mange treff og man må velge det som passer best overens med det du holder på med. Med mange treff er muligheten til å vise flere opplysninger v.h.a. i og m nyttig. 11

16 Katalogisering Søk på Forfatter og Tittel Navn skal alltid legges inn invertert med komma mellom etternavn og fornavn, dvs på formen etternavn, fornavn. Hvis man vil ha fram titler av Knut Hamsun må man derfor skrive hamsun, knut i Forfatter-feltet, trykk Enter eller klikk på den røde Søk-knappen til høyre for å søke. For å søke på titler må tittelen skrives inn fra begynnelsen, men med Trunkering slått på er det ikke nødvendig å skrive inn hele. Dvs at får å få treff på Når vi døde vågner kan det være nok å skrive når vi d. Det er også mulig å kombinere flere søkefelt. F.eks kan ibsen i Forfatter-feltet og når i Tittel være nok for å få treff på Henrik Ibsens Når vi døde vågner. En vanlig begynnertabbe er å skrive inn for mye. Skrive lite først og utvid hvis det blir for mange treff. Uansett er ISBN/EAN-søk det smarteste CCL-søk CCL (Common Command Language) er et avansert søkespråk som det vil føre for langt å begi seg inn på her. Se evt den egne håndboken: Det kan likevel være verdt å merke seg at man kan søke på enkeltord i tittel i dette feltet. F.eks vil et CCLsøk på vågner antagelig være nok til å få treff på Henrik Ibsens Når vi døde vågner. CCL-søk kan bare brukes for søk i Egen base Post hentes fra nettet. Hvis posten ikke finnes i Egen eller Ekstern base kan den hentes fra andre baser ved hjelp av Samsøk eller Websøk. Søk opp posten i websøket. Under Dele-fanen finner man link til Annen visning og så Vis Marc-post. Kopieringen starter med å kopiere dataene ut til utklippstavla. Dette kan gjøres på flere måter, bruk f.eks musepekeren til å markere det du vil ha. Deretter Edit-menyen i nettleseren eller Ctrl+c for å kopiere til Utklippstavla i Windows. Gå til Katalogsøkebildet. Klikk på (Ctrl+L). Først får man opp et redigeringsvindu som kan brukes til å fjerne uønsket informasjon. Poster fra andre biblioteksystem kan inneholde marctagger som ikke passer inn i Bibliofil, særlig vil dette gjelde poster fra Bibsys. Marctagger som ikke finnes i Bibliofils eget marcformat er markert med rødt! Andre baser med tilgjengelige MARC-data Basenavn Bokfortegnelsen [ Samkatalogen [ MARCformat bak... Posten i NORMARC-format Posten i NORMARC-format Viktig Andre biblioteksystem kan ha andre marctagger enn BIBLIOFIL. Det gjelder særlig klassifikasjons-, emne- og plasseringstagger (08X, 09X, 69X). Disse kan med fordel slettes i tekstbehandleren før posten tas inn i en katalogmal. 12

17 Katalogisering Bibsys nye søkesystem oria.no har ikke mulighet til å vise marc-poster! Egen post brukes som grunnlag for ny post. Hvis man ikke klarer å finne en passende katalogpost fra andre kilder, kan man bruke egne poster som grunnlag. Det er gunstig hvis man har poster som ligner på det man er iferd med å legge inn (eks. årbøker). Søk opp tidligere utgave av boken. Marker post i trefflisten. Klikk Kopier. Rediger som vanlig Post legges inn fra grunnen av. Det er selvfølgelig også mulig å legge inn alt fra bunnen av. Velg en passende mal fra listen som vises når du klikker på knappen Bruk Mal. Velg mal, f.eks. Fagbokmal.std. Legg inn aktuelle opplysninger. Lagre Registrering Når du har funnet det du vil ha i trefflisten, og trykker Enter-tasten eller dobbeltklikker med venstre musetast på markert linje (blå bakgrunn), vil posten åpnes i en katalogmal (se Seksjon 2.2.1, «Katalogmalene»). Her kan du endre katalogposten slik at den passer til ditt eget biblioteks behov. (Hvis man konsekvent velger poster fra Bibliotek-sentralen eller det lokale folkebibliotek som utgangspunkt, er det sjelden nødvendig å gjøre endringer.) Det lønner seg å se kort gjennom katalogposten før lagring. Trykk på for å lagre. Lagre katalogpost (Ctrl-l) Systemet er i utgangspunktet satt opp slik at man må godkjenne autoriteter som ikke allerede finnes i basen. Dette kan omgås ved å slå på Automatisk autorisering i innstillingene, da vil posten bli lagret med en gang Katalogmalene Systemet har standardmaler som dekker forskjellige dokumenttyper og brukernivå. Når man åpner en katalogpost vil systemet, basert på innholdet i posten, velge en passende mal. Det er også mulig å bestemme mal selv. Marker aktuell linje og bruk tastaturkombinasjonen Alt+Enter for å velge en mal, eller Ctrl+Enter for å åpne posten uten mal. Det siste er ikke så dumt, da vil bare opplysninger som finnes i katalogposten vises (en mal inneholder gjerne ekstra informasjon, denne er forøvrig markert med gul skrift til høyre hvis den ikke finnes i katalogposten fra før) Malene er bygget over samme lest, til venstre vises marctagger og delfelt, innholdet i den enkelte tagg/ delfelt vises til høyre. De vanligste taggene vises først. Det er mulig å vise taggene i nummerrekkefølge, se innstillingen Tagger sortert på tagnummer. Man kan lage egne maler, klikk på (Alt+i), velg en standardmal, tilpass den og velg Lagre mal som fra Fil-menyen, og gi den et passende navn Hva er MARC? MARC er et akronym for Machine-Readable Cataloging, en standard for utveksling av katalogdata. Det finnes en norsk tilpasning av denne opprinnelig amerikanske standarden, og Bibliofil har en variant av denne igjen. Bibliofil s marcformat er tilgjengelig herfra: 13

18 Katalogisering Det er nyttig å ha kjennskap til de vanligste MARC- taggene/feltene: 008/35-37 Språkkode Standard er språkkoden for norsk bokmål, nob. Noen andre vanlige koder: nno eng fre ger spa dan swe mul Nynorsk Engelsk Fransk Tysk Spansk Dansk Svensk multi, dvs flere språk i samme dokument I tillegg finnes en rekke andre (klikk på pilen til høyre: eller Shift+Enter for å se hele listen). 020$a ISBN International Standard Booknumber. Det finnes egne tagger for andre standardnummersystem: EAN (Europeisk artikkelnummer) skal i 025$a og ISSN (serienummer, tidsskrift og årbøker osv) skal i 022$a. 019$a Aldersgruppemerking for barnebøker Kodene ble i sin tid satt av Det rådgivende utvalg for barne- og ungdomslitteratur for folke- og skolebiblioteker (oppnevnt av Statens bibliotektilsyn). Dersom flere enn en kode skal registreres, brukes skråstrek, bindestrek eller komma for å skille kodene. Kodene brukes for å søke opp litteratur som passer for de(t) enkelte klassetrinn. 019$b Dokumenttyper Kode som angir den fysiske formen dokumentet har, viktig for søk og statistikk. I malen ser man som regel forklaringsteksten og ikke koden. F.eks vil det stå Bøker ikke selve koden som er bokstaven l. DVD-er har koden ee osv. Innimellom kan forklaringsteksten bære preg av fagterminologi! 019 $d Litterær form Koder for litterære former, kodene kan kombineres, en diktantalogi kodes f.eks. DA. 019 $e Tilpasset litteratur Koder for tilpasset litteratur. Særlig kodene for storskrift vil være aktuelle i et skolebibliotek. 020$c Pris Kjekt å ha om noen skal erstatte tapt eller ødelagt materiale. 090 Hyllesign.Kategorisering En hyllesignatur er en kombinasjon av bokstaver og tall som viser hvor materialet er plassert i biblioteket. Marctagg *090 har fire delfelt for å vise forskjellig informasjon som tilsammen utgjør en hyllesignatur. Man må ikke bruke alle mulighetene som finnes her! Innholdet i *090 kommer med på strekkoden og er til stor hjelp når materialet skal settes tilbake på plass. Det er også vanlig å skrive signaturen på en liten lapp som klistres til bokas rygg. 090$a Hyllesign.kategorisering Det første delfeltet (*090$a) brukes til å vise koder for kategorisering. Kategorisering av litteratur vil si å samle bøker fra forskjellige fagområder i en kategori. I et skolebibliotek kan det kategorien være fag, f.eks RLE, Samfunnsfag osv. 14

19 Katalogisering Et system for kategorisering må være gjennomtenkt! 090$b Hyllesign.format Koder som viser størrelse/høyde på boken. Ikke så mye i bruk lenger. 090$c Hyllesign.klassenr Klassenummer er som regel et Deweynummer. (Klassifikasjonssystemet Dewey er dominerende i norske folkebibliotek.) Det er vanlig å bruke Deweynummeret ved oppstilling av fagbøker. 090$d Hyllesign.oppst Det er vanlig å legge inn første bokstav av ordningsord/forfatter i dette delfeltet. Det gjør det enkelt å sortere materiale innenfor et emne/deweynummer etter forfatternavn. 100$a Forfatter Forfatternavnet skal skrives invertert, altså med etternavnet først, deretter ett komma, ett mellomrom og så fornavnet: Hamsun, Knut. Husk at det skal være store forbokstaver også! Er det mellom en og tre forfattere skal enten den første eller den som har levert det største bidraget inn her, det skal alltid bare være ett navn i dette feltet. Hvis det er flere enn 3 forfattere skal feltet ikke fylles ut. Navnet som registreres her er ikke alltid det som står i boka, iht katalogiseringsreglene skal man bruke det navnet personen er alment kjent under. 245$a Tittel Tittelen fra bokens tittelblad (ikke fra omslaget). CD/DVD-er skal ha tittelen slik den står på selve platen, ikke på omslag/eske. 245$b Annen tittelinf. Annen tittelinformasjon er som regel undertittelen. 245$c Ansvarsangivelse I motsetning til felt 100$a, skal navn her skrives slik de(t) framstår på tittelbladet. Tekst forbundet med funksjon skal også være med: Skrevet av, illustrasjoner ved osv. Hvis det er flere navn på tittelbladet, nevnes alle hvis det er 1-3, er det flere enn 3 nevnes bare den første etterfulgt av et mellomrom og [et.al.]. Hvis det er forskjellige funksjoner, f.eks forfatter og illustratør, skal hver funksjon adskilles med semikolon: Jon Bing ; illustrasjoner av Thore Hansen. Dette feltet er ikke søkbart, hvis man ønsker å søke på personer herfra må de legges inn i 700$a, evt med funksjon i 700$e. 260$a Sted Utgivelsested, står oftest på tittelbladet eller baksiden av tittelbladet. Hvis man ikke finner det i boka, men vet hvor forlaget holder til, skal stedet skrives inn i klammer: [Oslo]. Vet man ikke hvor forlag/utgiver holder til er det vanlig å bruke [s.l.] (latin, sine loco, uten sted). 260$b Forlag Man skal bruke den korteste formen av forlagsnavnet, dvs Gyldendal ikke Gyldendal norsk forlag. 260$c År Utgivelsesår, står oftest på tittelbladet eller baksiden av tittelbladet. Finner man det ikke, men vet det skal det stå i klammer: [2001]. Hvis man verken finner eller vet, skal man gjette! Dvs at hvis man tror boken kom ut på 1990-tallet skal det stå: [199?], tror man det var en eller annen gang på 1800-tallet: [18??]. 300$a Omfang, sider Det siste sidetallet som er trykt i boken. Hvis sidetall ikke er oppgitt kan man telle, men det vanlige er å skrive upag. (upaginert). Hvis det er en CD/DVD skal antall enheter og total varighet (i parentes) inn her: 1 DVD (1 t, 28 min). 15

20 Katalogisering 300$b Illustrasjonsmateriale Hvis boken er illustrert skriver man forkortelsen ill.. 440$a Serie med biinførsel Her legges serier som skal være søkbare. 440$v Volum, nr, bind Legges inn som det står i boka, men man bruker arabiske tall og standardforkortelser: nr 6, ikke Nummer VI. 650$a Emneord Det er forskjellige typer emneord, dette feltet brukes for emner knyttet til fagbøker. Emner for skjønnlitteratur skal i *691/*692 Valg av emneord kan være vanskelig, men det er viktig å bruke terminologi som brukeren kjenner, og vær konsekvent! Systemet har (autoritets)registre som gjør det enkelt å holde oversikt. 655$a Genre Genre, eller sjanger, i bibliotekterminologi er ikke litterær form (dikt, noveller osv), men går på innhold. Eksempler på genre kan være Krim og Fantasy. Det kan være vanskelig å skille mellom genre og skjønnlitterære emner, hovedpoenget er at man er konsekvent når valget først er tatt. 691 $a Skjønnlitterære emneord - voksne Emneord for skjønnlitteratur beregnet på voksne. 692 $a Skjønnlitterære emneord - barn Emneord for skjønnlitteratur beregnet på barn Påføring av eksemplarer Når katalogdataene er registrert er man halvveis, det siste steget er å registrere eksemplaret. Etter at posten er lagret, klikk på fanekortet Eksemplarpåføring (Alt+e). Viktig Hvis du vil gå direkte fra søkevinduet til Eksemplarpåføringsvinduet kan du markere posten i trefflisten og trykke på ikonet ( Ctrl+e). Hvis du mangler noen av feltene i bildet under skyldes det at visning av feltene er tatt bort i innstillingene for Eksemplarpåføring (under avsnittet Vis). Se Seksjon 2.5, «Innstillinger». 16

21 Katalogisering 1. Tilveksttype. Brukes bl.a. i forbindelse med den årlige statistikken som skal avleveres til Nasjonalbiblioteket. Tilvekst er nytt materiale, Retrospektiv tilvekst er registrering av gammelt, Udefinert kan f.eks. være gaver. 2. Hak av hvis eksemplaret stammer fra Kulturfondets innkjøpsordning. 3. Avdeling. Avdelinger er vanligvis fysisk adskilte steder. Lærerbibliotek og Elevbibliotek kan være fornuftige avdelinger. Noen har også egen avdeling for Lærebøker. 4. Plassering. Hvis man har samlet stoff om et tema på et sted, kan en plassering være fornuftig. Både avdeling og plassering vises på strekkoden. 5. Note. Kan f.eks. brukes til å registrere andre utgaver. Det er ikke nødvendig å registrere nye utgaver i en ny katalogpost. Hvis man har Hamsuns Pan fra før, kan en ny utgave legges inn på den gamle katalogposten, men skriv gjerne i Note-feltet at eksemplaret er f.eks 2. utg. 6. Ikke til utlån. Hak av her hvis det ikke skal være mulig å låne eksemplaret. (Beregnet til lesesalsbruk). 7. Alt(ernativ). strekkode. Felt for å legge inn alternativt strekkodenummer. En alternativ strekkode inneholder som regel bare et løpenummer og er ferdigtrykte på rull. Hvis man legger inn flere eksemplarer, skanner/legger man inn det første strekkodenummeret og systemet fyller på med resten, dvs øker det innlagte strekkodenummeret med en for hvert eksemplar (se eksempel i kolonnen Alt.strekkode i illustrasjonen over). Framgangsmåten for bruk av alternative strekkoder: Velg avdeling, plassering osv. Skann inn (første strekkode) i feltet Alt. strekkode. 17

22 Katalogisering Trykk på knappen Lagre ny, skriv inn antall eksemplarer og trykk på Ok. Hvis man legger inn flere eksemplarer vil systemet øke det alternativ strekkodenummeret med 1 for hvert eksemplar etter den første. 8. Hvis man ikke bruker alternative strekkoder vil feltet Etikettpulje vises istedet: Etikettpulje. Må være med for å få generert/skrevet ut etiketter. Standard er j. Puljen/bokstaven fjernes automatisk når etiketten er generert. 9. Lånetid, eksakt. Det er vanligvis ikke å anbefale at man setter eksakt lånetid! Som regel er det mer fornuftig å knytte lånetid til lånerkategori og dokumenttype. (Les mer om lånetid her: kundeinfo/dokumentasjon/web/tkutl/lanetid.html.) Hvis man likevel vil ha en fast lånetid på eksemplaret kan det settes her, dvs skriv inn antall dager. Men det er en type materiale hvor det kan lønne seg å sette eksakt lånetid, og det er på lærebøker. Hvis man klikker på listen til høyre for eksakt lånetid-feltet vil man få et valg, skoleslutt. Eksemplarer med lånetid satt til skoleslutt håndteres spesielt i utlånet, disse vil automatisk bli merket som Studielån! Forfallsdato for skoleslutt settes v.h.a. instillingen Dato for skoleslutt dag/måned (Fellesinstillinger TkUtl Generelt Oppsett avvikende forfall Dato for skoleslutt dag/måned). Det angis som dag/ måned, f.eks. 5/6. Alle eksemplarer merket med skoleslutt vil da få førstkommende 5/6 som forfallsdato. I tillegg vil de automatisk bli merket som studielån i oversikten over lån. 10.Inst.kode, Format, Klassenr. og Oppstilling. Disse feltene er hyllesignaturer, dvs marctagg *090. Det er altså mulig å ha forskjellige hyllesignaturer på eksemplarer. Kommer på strekkoden. 11.Kolonnen Lånenr. viser lånenummer hvis eksemplaret er utlånt. 12.Når valgene er gjort, trykk på knappen Lagre ny, skriv inn antall eksemplarer og trykk på Ok. Gå ut av malen ved å klikke på (Ctrl+w) og du er klar til å registrere nye titler. 13.Endre. Marker eksemplar(ene) som skal endres. Klikk Endre. Rett f.eks. plassering eller fyll inn etikettpulje. Trykk Oppdater). 14.Slett. Marker eksemplar(er) og trykk på knappen. 15.Reserver. Trykk på knappen for å åpne reserveringsvinduet fra Søk Endring av eksemplarer Man kan endre strekkode(r) v.h.a. knappen Endre (nederst i Eksemplarpåføring-vinduet). Marker eksemplaret eller eksemplarene som skal endres med musepekeren, og klikk på Endre. 18