Kragerø kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Kragerø kommune Kontrollutvalget Møteinnkalling Kragerø kontrollutvalg Per Kristian Nilsen Kåre Preben Hegland, ordfører Eivind Eckholdt, styreleder Kragerø Kunstskole AS Michael Hopstock, Kragerø Kunstskole AS Dato: kl. 17:00 20:00 Møtested: Kragerø rådhus, formannskapssalen Arkivsak: 15/09888 Arkivkode: 033 Forfall meldes til Øystein Bergh, tlf , epost: Gotfred Nilsen har meldt forfall og Per Kristian Nilsen innkalles. Unni Wærstad er møteleder. Sakskart Side Møteinnkalling Møteprotokoll 1/15 15/ Godkjenning av møteprotokoll fra Saker til behandling 24/15 15/ Kragerø Kunstskole - Prosser ved drift 4 25/15 15/ Innspill til Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 7 26/15 15/ /15 15/ Bestilling av utarbeidelse av plan for selskapskontroll for Evaluering av kontrollutvalget og momenter til opplæring av nytt utvalg

2 28/15 15/ Budsjett 2016 for Kontroll, tilsyn og revisjon for Kragerø kom mune 12 29/15 15/ REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Kl : Sak 24/2015 KRAGERØ KUNSTSKOLE - PROSESSER VED DRIFT. Følgende deltar: Kåre Preben Hegland, ordfører Eivind Eckholdt, styreleder Kragerø Kunstskole AS Michael Hopstock, Kragerø Kunstskole AS Kragerø, Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget 2

3 Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av møteprotokoll fra Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Saksbehandler: Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Kragerø kontrollutvalg /15 Forslag fra sekretariatet: Møteprotokollen fra godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll Vedlegg til sak protokoll.pdf 3

4 Saker til behandling 24/15 KRAGERØ KUNSTSKOLE - PROSESSER VED DRIFT Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 030 Saksbehandler Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Kragerø kontrollutvalg /15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget takker ordfører og styreleder for en grundig redegjørelse. Kontrollutvalget tar informasjon om saken til orientering. Saksopplysninger: Saken ble behandlet i kontrollutvalget, med følgende vedtak: Kontrollutvalget ber ordfører og styreleder komme i møte og orientere om eierskapsmelding og redegjøre for driften ved Kragerø Kunstskole AS. Ordfører og styreleder for Kragerø Kunstskole AS er innkalt ved brev, datert Saksframlegget: Etter henvendelse har kontrollutvalget tatt opp sak om Kragerø Kunstskole as, Kontrollutvalget må diskutere hvordan henvendelsen skal viderebehandles. Aktuelle måter er å ta opp saken muntlig i møte som orientering evt som prosjekt hvor revisjon engasjeres. Kragerø Kunstskole as, Kontrollutvalget tar opp følgende punkter som vil bli utdypet og fulgt opp i møtet: 1. gjennomføring av permitteringer 2. gjennomføring av generalforsamling 3. valg av styreleder 4. konstituering av rektor 5. sykemeldinger og økonomi 6. tarifflønn 7. utlysingsprosessen ved ansettelser 8. evt 4

5 Oversikt Kragerø Kunstskole er en 2-årig forskole til høyere utdanning innen kunst-, design-, arkitektur- og kulturfag. Du får praktisk og teoretisk innføring innen flere kunstfag som tegning, maling, kunsthistorie, fargelære, skulptur, glasskunst, fotografi, digitale teknikker, 3D-modellering og 3D-print. Ekskursjoner og utstillinger er en naturlig del av undervisningen, samt årlig studietur til utlandet. Regnskapstall Sum driftsinntekter Driftsresultat Resultat før skatt Sum eiendeler Egenkapitalandel i % -66,7-79,8-81,6 Beløp i hele 1000 Kilde: Brønnøysundregistrene Kontaktinformasjon Telefon: Besøksadresse: Edv Munchs v 3, 3770 Kragerø Postadresse: Postboks 264, 3791 Kragerø E-post: runa@kragerokunstskole.no Hjemmeside: Offisiell foretaksinformasjon Juridisk navn: KRAGERØ KUNSTSKOLE AS Org nr: Selskapsform: Aksjeselskap Daglig leder: Runa Strand NACE-bransje: Videregående opplæring innen tekniske og andre yrkesfaglige studieretninger Telefon: Adresse: Edvard Munchs vei 3, 3770 Kragerø Postadresse: Postboks 264, 3791 Kragerø Registrert i MVA: Nei Registrert i NAV aa-registeret: Ja Registrert i frivillighetsreg.: Nei Stiftelsesdato: Antall ansatte:7 Aksjekapital: Kilde: Brønnøysundregistrene Roller Daglig leder Runa Strand (f 1954) Styrets leder Eivind Eckholdt (f 1953) Nestleder Reidun Brokke (f 1948) Styremedlem Odd Gunnar Iversen (f 1947) 5

6 Styremedlem Tone Ørvik (f 1956) Styremedlem Harald Bothner (f 1953) Revisor Bdo AS Kilde: Brønnøysundregistrene Aksjonærer Navn Ant aksjer Andel i % Kragerø Kommune % For mer informasjon gå inn på: Vedlegg: Uten vedlegg 6

7 25/15 Innspill til Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 217 Saksbehandler Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Kragerø kontrollutvalg /15 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling. Saksopplysninger: Bestemmelsene om planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll framgår i kontrollutvalgsforskriften, hhv. 10 og 13. For å sikre at bystyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon og en plan for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utgangspunktet uavhengige av hverandre, men det kan være en fordel å samordne planarbeidet. Det nye kontrollutvalget og bystyret vil behandle plan for forvaltningsrevisjon for neste valgperiode våren 2016 For å utarbeide gode planer som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, må det gjennomføres en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. En slik analyse er planlagt gjennomført vinteren/våren 2015/2016 og det er tradisjonelt revisjonen som gjennomfører den overordnede analysen i samarbeid med kontrollutvalget og sekretariatet. Det er viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen, spesielt når det gjelder vurdering og prioritering av prosjekt som skal gjennomføres i planperioden. Det kommer også frem av «Kontrollutvalgsboken» at kontrollutvalget selv er en viktig informasjonskilde i analysearbeidet. Det er derfor en fordel at kontrollutvalget selv er aktivt involvert i analysearbeidet. Kontrollutvalgsmedlemmene sitter på viktig kunnskap om kommunen med bakgrunn i sitt politiske engasjement og arbeidet i utvalget. Også revisjonen og sekretariatet vil ha erfaringer fra gjennomførte revisjoner, kontroller og behandlede saker som kan være viktige informasjonskilder. Det er en fordel om det blir lagt til rette for en god prosess som sikrer at alle kontrollutvalgsmedlemmene deltar og får uttrykt sin mening. Det sittende kontrollutvalget har god kjennskap til kommunens virksomhetsområder og eierinteresser, derfor er det viktig at det sittende kontrollutvalget involveres i arbeidet med den overordnede analysen. Et erfarent kontrollutvalg på tampen av sin periode kan bidra med viktig informasjon, og oversikt over, kommunens virksomhet og kontrollutvalgets arbeid i perioden som har vært. 7

8 Det er derfor viktig at denne prosessen blir vektlagt i kontrollutvalget, og det er bakgrunnen for at kontrollutvalget får forelagt denne saken på tampen av deres periode. Det legges med dette opp til at det sittende kontrollutvalget får en anledning til gi innspill i forkant av prosessen med analysearbeidet. Denne prosessen er ofte basert på innsamlet informasjon som, sammen med kontrollutvalgets egne erfaringer, danner grunnlag for å vurdere kommunens ulike tjenesteområder og eierstyring. Saken legges frem til drøfting i kontrollutvalget uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å komme med innspill til planarbeidet i møte. Vedlegg: Uten vedlegg 8

9 26/15 Bestilling av utarbeidelse av plan for selskapskontroll for Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 216 Saksbehandler Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Kragerø kontrollutvalg /15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget i Kragerø kommune bestiller utarbeidelse av plan for selskapskontroll fra Telemark kommunerevisjon IKS. Tilbudsbrev fra TKR IKS av aksepteres. Saksopplysninger: Kommunerevisjon legger fram tilbud på utarbeidelse av plan for selskapskontroll , brev av Vedlegg: Tilbud på utarbeidelse av plan for selskapskontroll , brev av

10 27/15 Evaluering av kontrollutvalget og momenter til opplæring av nytt utvalg. Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Kragerø kontrollutvalg /15 Forslag fra sekretariatet: Uten innstilling. Saksopplysninger: Kontrollutvalget vurderer egen virksomhet. Hva er bra og hva kan gjøres bedre? Det gjelder også å ta opp aktuelle tema i organisasjonen, kontrollutvalgsarbeid kan ikke bare utføres i kontrollutvalget. Typiske tema kan være internkontroll og kvalitetsarbeid. Kontroll og tilsynsarbeid drives både i kommunestyret, kontrollutvalget, andre politiske fora og administrasjonen. I september er det valg og dermed ny valgperiode for kontrollutvalget. Hva er viktig å vektlegge? Hvordan gjennomføre god opplæring? I Forskrifter for kontrollutvalget er mandatet: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Endret ved forskrift 6 des 2012 nr (i kraft 1 jan 2013). 5. Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen. Kontrollutvalget tok opp evaluering med ordfører og rådmann Følgende synspunkter kom fram: 10

11 Leder orienterte om bakgrunnen for saken. Kontrollutvalget ønsker en evaluering av arbeidet. Evalueringen er også med henblikk på ny valgperiode og å legge forholdene best til rette for det nye utvalget. Punkter som ble tatt opp og kommentert: Sammensetningen i kontrollutvalget, 5 medlemmer, leder fra opposisjonen og opposisjonen har flertallet. Opplegget fungerer fint. Ordfører er komfortabel med dagens praksis. Verdifullt at kontrollutvalget har møte- og arbeidsplan hvor valg av saker og tema er vurdert i en større sammenheng. Sekretariatet har fungert som forventet. Sakskart og innkalling er 7 dager før møtet. Greit å kommunisere på epost. Den faglige støtten er nødvendig for at utvalget skal fungere godt. Møteplanen og dokumentene til kontrollutvalget må være godt tilgjengelig på hjemmesiden til kommunen. Revisjon har en selvstendig rolle. Kontrollutvalget synes samspillet med revisor fungerer bra. Administrasjonen opplever kontrollutvalget som positivt og enhetslederne ser verdien i kontrollutvalgsarbeidet. Oppfølging av politiske saker er vanskelig. Kontakten mot fylkesmannen burde vært betre. Tilsynene må samkjøres og rapportene fra fylkesmannen må også komme til kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker et aktivt kommunestyre og engasjerte medlemmer på kontrollutvalgets saker. Kontrollutvalget setter pris på å få tilbakemelding. Oppfølging av politiske saker og oppfølging av Qm+ burde vært betre. Kulturen i organisasjonen har blitt betre og forståelsen for kvalitetssystemet. For noen er det et stykke igjen. Bruken varierer mellom etatene. Viktig å få registrert uønska hendelser. Regnskap er vanskelig. Savner enkelt oppsett. Vedlegg: Uten vedlegg 11

12 28/15 BUDSJETT 2016 FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON FOR KRAGERØ KOMMUNE Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 151 Saksbehandler Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Kragerø kontrollutvalg /15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Kragerø kommune med en ramme på kr Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal legge fram budsjett for sin virksomhet. Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i kommunen. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Aktørene i egenkontrollen er kommunestyret, kontrollutvalget sammen med sekretariatet, rådmannen og revisor. En god egenkontroll krever samspill mellom disse. For at dette samspillet skal fungere, er det nødvendig at aktørene kjenner både sin egen og hverandres roller. Utgiftene for kommunerevisjonen og sekretariatet fastsettes av det enkelte representantskapet på slutten av året. Kragerø kommune er deltaker. Her har vi lagt til grunn en kostnadsøkning på 3,0 %. Det er lagt opp til deltakelse på kurs- og konferanser. Normalt blir følgende arrangert for kontrollutvalgene: NKRF ( ) arrangerer 2 dagers kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen FKT ( ) arrangerer 2 dagers konferanse for kontrollutvalgene. Temark ( ) arrangerer Vår og Høst-konferanse for kontrollutvalgene Regnskapsrapport, utkjørt xx : 12

13 Budsjett R 2014 R 2015 pr B 2015 B 2016 xx.xx Kontroll og revisjon Kjøp Kjøp Kontrollutvalget SUM Aktivitet Ansvar Funksjon Konto Regnskap 2014 Budsjett 2014 Avvik Årsbudsjett 2014 Forbruk i % av årsbudsjett ALLE ,77 Uten aktivitet 1000 Politisk virsomhet 1100 Kontroll og revisjon ,10 Uten aktivitet 1000 Politisk virsomhet 1100 Kontroll og revisjon Konsulenttjenester ,00 Uten aktivitet 1000 Politisk virsomhet 1100 Kontroll og revisjon Kjøp fra IKS 1 der 024 kommunen selv 332 er deltaker , Kontrollutvalget 1000 Politisk virsomhet 1100 Kontroll og revisjon , Kontrollutvalget 1000 Politisk virsomhet 1100 Kontroll og revisjon Matvarer , Kontrollutvalget 1000 Politisk virsomhet 1100 Kontroll og revisjon Opplæring og kurs , Kontrollutvalget 1000 Politisk virsomhet 1100 Kontroll og revisjon Kjøp fra IKS der 189 kommunen selv 582 er deltaker ,68 Revisjonssjefen opplyser at driftstilskuddet i 2016 for Kragerø kommune blir: kr Videre er det lagt til innkjøp av 7 nettbrett (5 medlemmer og 2 varamedlemmer) av kr Dette er engangskostnad i forbindelse med nye politikere. Budsjettet settes opp for For langtidsbudsjettet vil det være samme aktivitetsnivå fremover. Vedlegg: Uten vedlegg 13

14 29/15 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Kragerø kontrollutvalg /15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksopplysninger: Her kan kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet ta opp saker det er behov for å drøfte/ gi informasjon om. Aktuelle saker i møtet. Revisor orienterer FR: Økonomistyring Spm ved bruk av «Trygdekassebygget» Evt. Vedlegg: Uten vedlegg 14