MØTEREFERAT. Oppstartsmøte EPINOR Forskerskole Dato: , kl Møtested: Kreftregisteret Oslo

Transkript

1 DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTET INSTITUTT FOR SAMFUNNSMEDISIN MØTEREFERAT Oppstartsmøte EPINOR Forskerskole Dato: , kl Møtested: Kreftregisteret Oslo Til stede: Tone Bjørge, Institutt for global helse og samfunnsmedisin, UiB Karl-Christian Nordby, Avd. for arb.med. og epidemiologi (AME), Statens arbeidsmiljøinst. (STAMI) Petter Kristensen, AME, STAMI Per Nafstad, Institutt for helse og samfunn, Avd. for samfunnsmedisin, UiO Magne Thoresen, Institutt for medisinske basalfag, Avd. for biostatistikk, UiO Helle-Margrethe Meltzer, Divisjon for miljømedisin, Avd. for miljøgifter kilder og risiko, FHI Pål Richard Romundstad, Institutt for samfunnsmedisin, NTNU Steinar Tretli, Forskningsavd., Kreftregisteret Bjørn Straume, Institutt for samfunnsmedisin (ISM), UiT Torkjel Sandanger, ISM, UiT Elisabete Weiderpass, ISM, UiT Åshild Tempel, ISM, UiT Mari Sæthre, ISM, UiT Ikke møtt: Universitetet i Stavanger (UiS) Introduksjon og formålet med forskerskolen Det vises til Torkjel Sandangers presentasjon på møtet. Forskerskolen skal være et interessant nettverk å være i både for studenter og veiledere/fagansatte. Organisering og mandat Styringsgruppen vil bestå av prosjektleder, faglig prosjektkoordinator, en representant fra hver partnerinstitusjon og en phd-representant. Administrativ koordinator er sekretær. Partnerinstitusjonene er: NTNU UiB UiO (representert med 2 institutt) UiS Nasjonalt folkehelseinstitutt (FHI) Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) Kreftregisteret Det bør også oppnevnes en vararepresentant for hver faste representant. Er det andre partnere som bør være inne i nettverket. Hva gjør oss attraktive for internasjonale partnere? Neste møte preliminært satt til mandag, 3. juni 2013 i Tromsø. Til dette møtet settes bl.a. møtehyppighet og styringsgruppens mandat opp på dagsorden. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

2 Ansvar: Fastsette møtedato og saksliste, UiT v/torkjel og adm.koord. Utarbeide forslag til mandat, som viderediskuteres i styringsgruppen, UiT v/torkjel og adm.koord. Søknad og budsjett Det er kun en liten andel av 23,8 mill som er bundet opp i stillinger. I budsjettet ligger midler tilgjengelig for kvalitetshevende tiltak for phd-studenter så som støtte til nasjonale og internasjonale kurs, konferanser, seminar, sommerskoler osv. I potten ligger også midler til partnerinstitusjonene (f.eks administrativ støttefunksjon, fagansvarlig, frikjøp kursutvikling og lignende). Forskerskolen skal evalueres etter 4 år. Derfor er det viktig å komme i gang tidlig, slik at aktivitetene og milepælene som er skissert i søknaden kan oppfylles. Styringsgruppen må: Kvalitetssikre hvilke aktiviteter som er relevante for forskernettverket (hvilke aktiviteter kan det gis støtte til), og avklare hvem som behandler søknadene. bestemme rammer og tildelingskriterier for hver aktivitet Hvem kan tilknyttes nettverket? a) lukket gruppe, dvs. innlemming i nettverket på bakgrunn av phd-kandidatens tema/profil, eller b) åpne for alle innenfor epidemiologimiljøet? Kan en phd-student på 3. året (ferdig med opplæringsdelen) innlemmes i nettverket? Hvilke oppgaver skal partnerinstitusjonene bidra med i nettverket? Se for øvrig neste punkt. Kontrakter og samarbeidsavtaler De juridiske dokumenter som ligger til grunn for et samarbeidsprosjekt mellom Forskningsrådet og hovedkoordinator for prosjektet (UiT) er: 1. Kontrakt mellom Forskningsrådet og prosjektansvarlig (ISM, UiT) der samarbeidspartnernes navn er skissert i kontrakten, 2. Prosjektbeskrivelse 3. General Terms and Conditions 4. Samarbeidsavtale (tidl. konsortieavtale) Det juridiske dokumentet som ligger til grunn for et samarbeidsprosjekt mellom Forskningsrådet, hovedkoordinator for prosjektetet (UiT) og partnere i prosjektet er: Samarbeidsavtale med vedlegg som viser partenes kompetanse og forpliktelser, signert av alle parter Hvilken rolle skal de ulike partnere ha i forskernettverket? Bl.a. er Kreftregisteret, STAMI og Folkehelseinstituttet ikke gradsgivende institusjoner, men har mange stipendiater med kontorsted der. Ovennevnte tre parter vil kunne bidra med veiledning, kursutvikling og undervisning. Situasjonen ved UiO er at epidemiologikompetansen ligger utenfor universitetene/ på de ikke gradsgivende institusjonene som ovenfor nevnt. UiO kan bl.a. bidra i utviklingen av kurs. Styringsgruppen må: gjøre en avgrensning av hvilke forskningsområder innenfor epidemiologi som er relevante for forskerskolen. Bør for eksempel avgrensningen gå mellom klinikere versus epidemiologiske metoder (store befolkningsstudier)? Forskerskolens vitenskapelige profil/tema må avstemmes mot prosjektsøknaden. Vi ble enige om følgende: Sende prosjektsøknad, utkast av samarbeidsavtale, samt kontrakt til partnerne, med frist for tilbakemelding, 2 uker: Ansvar: UiT v/ Mari 2

3 Partnerinstitusjonene gir tilbakemelding til UiT om a) hvem som skal skrive under på samarbeidsavtalen og b) innhold i samarbeidsavtalen. Ansvar: Partnerinstitusjonene v/de som var tilstede på møtet Sende ut et revidert utkast en uke i forkant av besøket i juni slik at det blir tid for vurdering og signering. Ansvar: UiT v/torkjel og adm.koord. Det er ønskelig med en presentasjon på én side av forskerskolen slik at prosjektet kan markedsføres på institusjonen(e). Denne presentasjonen skal følge med ovennevnte oversendelse. Ansvar: UiT v/torkjel og adm.koord. Det er ønskelig at dato for besøk til institusjonene sendes ut samtidig som utkastet til samarbeidsavtalen. Ansvar for å koordinere datoer for besøk: UiT v/torkjel og adm.koord. Dagens PhD-løp og krav, samt kursportefølje Opptak og innlemming i forskerskolen Opptak til phd-program gjøres av de ulike gradsinstitusjonene. PhD-kandidatene forholder seg til det phd-reglementet som gjelder på sine respektive universitet. Det må avgjøres på hvilken måte innlemming i forskerskolen skal skje f.eks: a) egen rubrikk i søknadsskjema for phd-opptak, der man kan krysse av om hvorvidt man ønsker tilknytning til et spesifikt forskernettverk, eller b) gjennom innsending av eget (lett tilgjengelig) utarbeidet skjema som for eksempel må inneholde en veileders anbefaling, og godkjennes av prosjektkoordinator UiT. Uansett prosess, så er det viktig å gjøres en kvalitetssikring av søknadene slik at man får inn Phd-kandidater som har en vitenskapelig profil/tema som passer med forskernettverket. Søknader eller skjemaet kan f.eks legges frem til vurdering av prosjektkoordinator UiT før tilgang til nettverket gis. Et forslag til skjema og rutiner knyttet til innlemming i forskernettverket settes opp på dagsorden til neste styremøte. Opplæringsdel Felles for de 4 gradsinstitusjonene UiT, UiO, NTNU og UIB er en opplæringsdel i PhD-programmet på 30 studiepoeng (ECTS). Denne opplæringsdelen inneholder en obligatorisk del og en valgfri del: Gradsinstitusjon Obligatorisk del Valgfri del UiT (medisin) 9 21 UiO (medisin) UiB (medisin) 14/15 15/16 NTNU (medisin) 8 22 UiS (medisin?)?? Oversikten viser at studiepoengsomfanget i den obligatoriske og valgfrie delen på de ulike gradsinstitusjonene er forskjellig 1. Felles for alle er at den obligatoriske delen inneholder opplæring i emner som etikk og vitenskapsteori, og i og noen tilfeller formidling. Dette betyr at samtlige phdkandidater har et nogenlunde felles faglig ståsted før de tar fatt på den fagspesifikke delen. Kursporteføljen som mer spesifikt kan utvikles for forskernettverket ligger i den valgfrie delen. Når det gjelder muligheten til å lage egne kurs innenfor den obligatoriske delen er svært usikkert. Dette vil i så fall kunne avklares nærmere i dialog med hver enkelt gradsinstitusjon. For øvrig kan nevnes at etter å ha kontaktet andre forskernettverk, er anbefalingen at kursene ikke bør overstige 5 stp i omfang. Dette for å kunne få kursporteføljen til å gå opp for alle phdkandidatene som i utgangspunktet kommer inn i nettverket med ulike behov på studiepoengsomfangsiden. 1 Studiepoengsomfanget i tabellen er noe usikre. Tallene er hentet ut fra informasjon på nettsider som kan hende ikke er fullt ut oppdatert. 3

4 Styringsgruppen må: Drøfte hvilke eksisterende nasjonale kurs og internasjonale kurs som vil være relevante å innlemme i den valgfrie delen basert på forskerskolens profil Drøfte hvilke kurs vil være relevant å utvikle. Identifisere hvilke kurs om vi ikke dekker i dag (for eksempel bioinformatikk) Avgjøre om kursene som inngår i forskerskolen skal være åpne for andre phd-studenter (utenom nettverket). I møtet ble det fremmet et forslag om at skolens studenter prioriteres, men at utenlandske og andre studenter også kan delta på kursene ved ledig plass. Hvilke andre aktiviteter kan være poengsgivende (presentasjoner osv) Innlemme internasjonale phd-kandidater inn i nettverket (Arkhangelsk, Georgia, Palestinske universitet osv). Rutiner for godkjenning og innpassing av kurs I og med PhD-studentene må forholde seg til phd-reglementet som gjelder der de er tatt opp, må søknad om innpassing og/evt godkjenning av kurs i opplæringsdelen også gjøres av denne institusjonen. Kurs som skal inngå i forskerskolen må derfor forhåndsgodkjennes på ulike nivå: 1. gjennom en sortering/anbefaling i styret over hvilke kurs som er relevant, evt delegert til forskningskoordinator UiT 2. gjennom tett dialog med de som administrerer phd-utdanningene ved de ulike gradsinstitusjonene om forskerskolens kursportefølje slik at studentene er sikret at de får godkjent kursene i opplæringsdelen. Nyutviklede kurs Nyutviklede kurs må godkjennes av den gradsinstitusjonen der den som står som fagansvarlig/hovedutvikler av kurset er ansatt. Kurset gis her en emnekode, og går gjennom de vanlige godkjennings-/kvalitetssikringsrutiner som gjelder på universitetene. Kurset kan deretter innlemmes i forskerskolen. Milepælplan for kursportefølje Frist for å få på plass kursporteføljen i forskerskolen er innen utgangen av vår Det er viktig å presisere at kursporteføljen er en dynamisk prosess som vil endre seg hele tiden. Det er i første omgang snakk om å få på plass en minimumsportefølje av kurs som oppfyller forskerskolens opplæringsdel, og som danner et fullstendig tilbud for stipendiater som innlemmes. STATA: Statistikkressurser noe mangelfull, spesielt ved UiT. Løsninger kan være: 1) kjøpe inn fra privat marked, 2) training the trainees Møteplasser skape nettverk Det er viktig for forskerskolen å skape nettverk/møteplasser som er interessant for både veiledere og studenter. Type møteplasser er: Sommerskoler Nasjonale fagkonferanser (innenfor vår egen forskerskole) Epidemiologiske konferanser Punktene ovenfor diskuteres nærmere i neste møte. Veiledning 4

5 Synliggjøre veiledermiljøet som inngår i nettverket viktig. I tillegg å få inn veiledere/med(bi)veiledere på tvers av institusjonene, samt lage kurs også for veiledere. Ansvar: Partnerinstitusjonene informerer UiT v/torkjel eller adm.koord. om personer (administrative og faglige som jobber med phd-utdanningen) ved gradsinstitusjonene som kan kontaktes i en videre dialog om kursportefølje, innpassing og opptak. UiT v/adm.koord. innhenter kursbeskrivelser fra alle partnerinstitusjonene på eksisterende relevante kurs som kan tenkes å inngå i kursporteføljen til forskerskolen. Kursbeskrivelsene gjøres tilgjengelig på neste styringsgruppemøte. Profilering/logo Forskerskolens navn: Nasjonal forskerskole i befolkningsbasert epidemiologi/national Research School in Population Based Epidemiology forkortelse: EPINOR Logo er foreslått, utkast levert til utforming i medieavdelinga ved Helsefak, UiT. Skal foreligge uke 6. Oppfyller bestillingen som det ble enighet om: enkel rune- 4 streker som skal bety forebygging. Ansvar: Ansvar for logo-arbeidet: UIT v/mari Web-side for forskerskolen Stilling lyst ut. Ansettelse i løpet av 2. kvartal Nettside klar senest innen utgangen av 3. kvartal