Forfall: fast representant Helle M. Meltzer og vararepresentant Hein Stigum (FHI), Pål Romundstad (NTNU)

Transkript

1 NASJONAL FORSKERSKOLE I POPULASJONSBASERT EPIDEMIOLOGI MØTEREFERAT Møte i Styringsgruppen for EPINOR Møteleder/referent: Torkjel Sandanger/Bente Evjen Schøning Møtedato: 25. november 2013 Arkivref.: 2013/352 bes029 Til stede: Elisabete Weiderpass Vainio (leder), Torkjel Sandanger (faglig koordinator), Rolv Skjærven (UiB), Magne Thoresen (UiO), Ingvild Dalen (UiS), Karl-Christian Nordly (STAMI), Therese Nøst (phdrepr. UiT), Åshild Tempel (UiT), Bente Schøning (adm.koordinator), Per Nafstad (UiO), Steinar Tretli (Kreftregisteret), Administrative kontaktpersoner: May Karin Dyrendahl (NTNU), Line Løw (UiO), Kirsti Nordstrand (UiB) Forfall: fast representant Helle M. Meltzer og vararepresentant Hein Stigum (FHI), Pål Romundstad (NTNU) Saksliste Sak nr.: Arkivref.: Tittel/beskrivelse: EPINOR-S /352 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. 1 ny sak ble meldt inn på dagsorden. Sak Ny styringsgruppe-sammensetning EPINOR-S Referat og orienteringssaker 11.01: Status Se informasjonsskriv Antall studenter: 53 Antall forskergrupper: 16 Antall studenter som startet i 2013: 23 Antall emner: : NFR-rapport levert 1.oktober 2013 Rapport tatt til etterretning 11.03: NFR-seminar oktober oppsummering Angående blogg og forum tar administrativ koordinator kontakt med studentene. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

2 11.04: Første EPINOR-samling NOFE-konferanse 2013 oppsummering Mange innspill som man vil jobbe videre med. Spesielt David Leons kommentarer ønsker man å ta med videre i skolens utvikling. Diskusjon rundt David Leons kommentarer. Følgende punkter ble framhevet: - lite ambisjoner blant studenter - bør engasjere veilederne og deres ambisjoner - bra trend at studenter hjelper studenter - burde man hatt kurs i statistikk bare for epidemiologer? Hvordan mener vi at kvalitet kan måles? > 1.dag med IAB brainstorm. EPINOR-S EPINOR-S EPINOR-S Innlemming av andre epidemiologiske fagmiljøer - Styringsgruppen vedtar at en forskergruppe må tilhøre en partnerinstitusjon og/eller ha en ph.d.-student registrert i EPINOR for å bli registrert jfr.consortiumavtalene. - I startfasen mener man at det ikke nødvendig å innlemme nye fagmiljøer i forskerskolen - Saken tas opp igjen når behovet melder seg Involvering av veiledere EPINOR ønsker å få med veilederne på samlinger som sommerskole og det årlige møtet. På EPINOR-samlingene vil man: - Gi et tilbud som også vil lokke veiledere - Invitere med post.doc er som junior-veiledere Retningslinjer for økonomisk støtte Økonomiske retningslinjer for EPINOR 1.0 Søkeren må være registrert EPINOR-student, evt. EPINOR veileder 2.0 Søkere får ikke støtte for prosjektfinansiering. 3.0 Phd-studenten må formelt søke om støtte til deltakelse på aktiviteter anbefalt av EPINOR. 4.0 KRAV TIL SØKNADEN 4.1 Søknaden skal bestå av - komplett søknadsskjema - program for konferansen/seminaret/sommerskole/ph.d.- emnet - en faglig vurdering av søknaden med hensyn til 2

3 gjennomførbarhet, kvalitet og betydning for phdstudentens prosjekt. Den faglige vurderingen gjøres av hovedveileder. 4.2 Hvis søknaden gjelder en konferanse må abstract leveres som viser at studenten er aktiv deltager i konferansen gjennom en presentasjon eller en poster. 4.3 Søknaden med vedlegg sendes til administrativ koordinator EPINOR seinest én måned før reisens/aktivitetens oppstart. 4.4 EPINOR vil dekke ca 50% av kostnadene for deltakelse på seminar, phd-kurs, fagkonferanser, sommerskoler og lignende. De to årlige EPINOR-samlingene (NOFE-konferansen og sommerskolen) vil bli dekt 100 % hvis man søker. 5.0 UTBETALING 5.1 All støtte vil bli utbetalt i etterkant av aktiviteten gjennom reiseregning e.l. Skulle det være store beløp som er vanskelig for den enkelte å legge ut for, vil man unntaksvis kunne utbetale et forskudd jf. Universitetet i Tromsøs økonomiske retningslinjer. 5.2 En skriftlig oppsummering av aktivitetens høydepunkter skal sendes inn sammen med reiseregningen. Denne teksten kan publiseres på nettsidene til EPINOR. Rutiner: Når EPINOR har mottatt en søknad skal vitenskapelig leder, vitenskapelig koordinator samt administrativ koordinator behandle søknaden innen en måned. Hvis søknaden blir godtatt mottar studenten eller veilederen en epost med bekreftelse på godkjenning av søknad. All støtte vil bli utbetalt i etterkant av aktiviteten gjennom reiseregning e.l. Skulle det være store beløp som er vanskelig for den enkelte å legge ut for, vil man unntaksvis kunne utbetale et forskudd jf. Universitetet i Tromsøs økonomiske retningslinjer. Alle utbetalinger orienteres om på styringsgruppemøtene. Vedtatt søknadsskjema er vedlagt referatet Søkeren kan også oppgi budsjett i Euro EPINOR-S : Plan for emne- og kursutvikling Gruppe for statistikk ledes av Magne Thoresen og består i tillegg av to personer fra andre institusjoner. Thoresen finner selv sine gruppemedlemmer. Gruppe for epidemiologikurs ledes av Per Nafstad og består i tillegg av to personer fra andre institusjoner. Nafstad finner selv 3

4 sine gruppemedlemmer. Gruppe for internasjonale kurs ledes av Elisabete W.Vainio og består i tillegg av Rolv Skjærven og en person fra en tredje institusjon. Vainio finner selv det siste gruppemedlemmet. Gruppemedlemmene må ikke nødvendigvis være styringsgruppemedlemmer. Gruppene vil lage en oversikt over de aktuelle emner og kurs som også beskriver hyppighet, intensitet, studiepoengsomfang og kapasitet. Den internasjonale gruppa vil oppsummere alle internasjonale kurs og emner som kan anbefales av EPINOR Etter gruppearbeidet vil man få bedre oversikt over hva som mangler av tilbud i Norge. Dermed kan man utvikle EPINORemner som dekker det som mangler for å lage en best mulig utdanning i populasjonsbasert epidemiologi. EPINOR-S EPINOR-S Det ble diskutert hvordan man måler kvalitet på emnene som gis. Kommentarene fra David Leon beskriver blant annet utfordringer man har i dag. Dette vil gruppene ta med seg i sine diskusjoner og komme tilbake til ved neste styringsgruppemøte. Årlig møte og årlig sommerskole EPINORs årlige møte (Annual Meeting) legges i sammenheng med det årlige NOFE-konferansen. Neste års Annual Meeting blir dermed i Trondheim i november. EPINORs årlige sommerskole skal arrangeres på følgende dato og sted: 2014: Tromsø, 2.-6.juni 2015: Trondheim, 1.-5.juni 2016: Oslo, juni 2017: Bergen, juni På sommerskolen ønsker man årlig: - skrivekurs, - editor fra tidsskrift-besøk - studentinteraksjon - mer kurs enn forelesninger - statistikk - tilbud til både studenter og veiledere Administrative kontaktpersoner arbeidsinstruks De administrative hadde et eget møte dagen etterpå hvor man diskuterte seg fram til følgende instruks: Forslag til arbeidsinstruks for administrative ansatte EPINOR Holde seg oppdatert på EPINORs retningslinjer og aktiviteter. Sørge for at hjemmeinstitusjonens kommunikasjonskanaler er oppdatert 4

5 på EPINOR aktiviteter og tilbud. Ta imot søknader fra sine studenter. Sørge for at søknaden er komplett før den sendes til administrativ koordinator. Dette innebærer også at man sjekker om studenten er tatt opp på sin institusjon i FS. Ta imot forskergrupperegistreringer. Sørge for at skjemaet er komplett før det sendes til administrativ koordinator. Være til hjelp for de som ønsker å søke om midler til aktiviteter. Oppdatere administrativ koordinator om eventuelle endringer på retningslinjer for ph.d. hos sin hjemmeinstitusjon. Arrangere lokale ph.d.-møter på sin institusjon i starten av hvert semester EPINOR-S Forslag til vedtak: Styringsgruppen vedtar forslag til arbeidsinstruks for administrative ansatte EPINOR Forslaget vil sendes ut på epost til alle i styringsgruppa med tidsfrist på innvendinger. Oppnevning av International Advisory Board (IAB) Etter sakspapirets utsendelse mottok EPINOR svar fra Marie Reilly, som takket ja. Styringsgruppen oppnevner følgende til EPINORs International Advisory Board Professor Paolo Vineis, School of Public Health, Imperial College London Professor Henrik Toft Sørensen, Aarhus University Hospital Dr. Elsebeth Lynge, University of Copenhagen MD Anne Tjønneland, Danish Cancer Society Research Center Professor David Leon, London School of Hygiene and Tropical medicine Professor Marie Reilly, Karolinska Institutet, Stockholm Styringsgruppa går inn for de betingelser som er oppgitt til medlemmene. EPINOR betaler samme honorar som NFR betaler sine internasjonale gjesterådgivere. 5

6 EPINOR-S Møteplan vår og høst 2014 Vår 2014 Høst 2014 EPINOR-S Tromsø, Bente Evjen Schøning Administrativ koordinator mai i Oslo (med International Advisory Board) Fra lunsj til lunsj November (i forbindelse med årlig samling?) Ny sammensetning i styringsgruppa Styringsgruppa ønsker ikke å endre leder så tidlig i løpet. Man ønsker å ha et geografisk, samlet team det første året. Styringsgruppa skal ha to studentrepresentanter fra to ulike partnerinstitusjoner. Representant 1 fast fra UiT: Therese Haugdahl Nøst, til fullført ph.d.-løp Representant 2 (rullerer mellom partnerinstitusjonene): Karin Magnusson fra UiO, til fullført ph.d.-løp Endringene i sammensetningen trer i kraft fra 1.Januar