SENTRALE VEDTEKTER Gjeldende fra 17.november 2012

Transkript

1 SENTRALE VEDTEKTER Gjeldende fra 17.november 2012 Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 1

2 FORORD Dette heftet inneholder de fullstendige vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser for BI Studentsamfunn (BIS). Heftet er gyldig frem til eventuelle vedtektsendringer er fattet av Landsmøtet. Heftet er satt sammen av Kontroll og Vedtektskomiteen (KVK) i BIS Sentralledelsen. KVK består for perioden 2012/2013 av to personer, ene er konstituert i etterkant av Landsmøtet. KVK sin funksjonsperiode følger de andre styremedlemmene, som er KVK har som hovedoppgave å se til at BIS Sentralstyret til enhver tid holder seg innenfor de rammer som er gitt av Landsmøtet, samt følge opp vedtak fattet av Styringsgruppen og Sentralstyret. Dette gjøres bl.a. ved å delta på møte i Styringsgruppen og sentralstyremøtene, kontrollere regnskapet, følge med i Sentralstyrets arbeid, oppdatere vedtektene og delta i valgkomiteen. KVK ønsker videre å være støttespillere ovenfor BIS sine 5 lokalavdelinger når det gjelder vedtekter, Generalforsamlinger og andre relevante oppgaver. Vedrørende Generalforsamlinger er det viktig at det ikke gjøres vedtektsendringer som strider med, eller avviker fra, det som fremkommer i vedtektene som er vedtatt av BIS Landsmøtet. Ta kontakt med KVK om du/dere er i tvil. Vedtektene er styrende og veiledende for hvordan avdelingen skal drives, og det er således særs viktig at alle tillitsvalgte tar ansvar for at man holder seg innenfor de rammer som Landsmøtet og Generalforsamlingen har vedtatt. STRATEGI BI Studentsamfunn er en frivillig organisasjon av og for studenter. Formålet er å skape trivsel samt å fremme studentenes interesser overfor Handelshøyskolen BI, det offentlige, næringslivet og samfunnet forøvrig. BI Studentsamfunn sine fokusområder er fag, velferd, samfunn og næringsliv. Innenfor fag ønsker vi å være med på å tilby studentene et læringsmiljø med høy faglig og pedagogisk kvalitet, i tillegg til å kunne tilby muligheten for erfaringer utenfor studiene ved engasjement i studentforeningen. For velferden ønsker vi å kunne skape et engasjerende studiemiljø med et tilbud til alle og enhver, i tillegg til å legge til rette for studentpolitisk aktivitet med fokus på studentenes tilværelse og aktivitet. Innenfor den samfunnsmessige biten ønsker vi å synliggjøre organisasjonen gjennom økt engasjement innenfor næringsliv, politikk og andre fora. Synligheten vil også basere seg på å kunne gjøre organisasjonen synlig i media. Til sist handler fokuset på næringsliv om at BI Studentsamfunn skal være en brobygger mellom studentmassen og næringslivet, hvor formålet er å øke studentenes og organisasjonens attraktivitet. Visjonen til BI Studentsamfunn er som følger: BIS skal tilføre sin studentmasse en merverdi som gjør dem til Norges mest ettertraktede studenter. I dette ligger det at vi gjennom jobben med våre fokusområder på lang sikt skal kunne gjøre vår studentmasse til en studentmasse som skal kunne skille seg ut fra studenter fra andre studentmiljøer i Norge. I vår søken etter oppnåelse av vår visjon har organisasjonen spesifikke kjerneverdier som vi hver dag ønsker å ha som grunnlag for vår jobb. Disse er at vi skal være visjonær, åpen, grensesprengende og engasjerende. Vi skal være visjonær ved å være en fremtidsrettet og omstillingsdyktig organisasjon. Åpen gjennom å være inkluderende og tilgjengelig for studentene. Grensesprengende ved å være en arena for utvikling som med pågangsmot baner vei for studentene. Engasjerende ved å være aktivitetsmaksimerende og skape entusiasme blant studentene. Ta gjerne kontakt med KVK: kvk@bis.no kvk2@bis.no Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 2

3 1 FORMÅL NAVN MEDLEMSKAP KONTINGENT BI STUDENTSAMFUNN HAR FØLGENDE ORGANER LANDSMØTE LANDSMØTETS OPPGAVER STYRINGSGRUPPEN STYRINGSGRUPPENS OPPGAVER EKSTRAORDINÆRT MØTE I STYRINSGRUPPEN SENTRALSTYRET OG SENTRALLEDELSEN LOKALAVDELINGENE MEDLEMMER NASJONALT STYREFORUM (NSF) VINTERLEKENE KONTROLL- OG VEDTEKTSKOMITÉ (KVK) VALGKOMITÉ TILLITSVALGTE VEDTEKTER AVSTEMNINGSREGLER I BIS VALGPROSEDYRER REGNSKAP OG REVISJON OPPLØSNING Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 3

4 24 RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV VALG VED BIS LANDSMØTE Bekjentgjørelse av kandidatur BIS Valgkomiteens (VK) arbeid Kontroll- og Vedtektskomiteens (KVK) arbeid Gjennomføring av valget Avstemning RETNINGSLINJER FOR BIS SENTRALSTYRETS KONSTITUSJONER Bekjentgjørelse av kandidatur Valgkomiteens arbeid Kontroll- og Vedtektskomiteens arbeid Gjennomføring av konstitueringen Avstemning Antall kandidater som kan stille til valg RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV DISIPLINÆRSAKER STILLINGSINSTRUKSER FOR BIS SENTRALSTYRET STILLINGSINSTRUKS FOR LEDER STILLINGSINSTRUKS FOR ØKONOMIANSVARLIG STILLINGSINSTRUKS FOR FAGANSVARLIG STILLINGSINSTRUKS FOR KOMMUNIKASJONSANSVARLIG STILLINGSINSTRUKS FOR MARKED- OG NÆRINGSLIVSANSVARLIG STILLINGSINSTRUKS FOR PROSJEKTKOORDINATOR STILLNGSINSTRUKS FOR STUDENTPOLITISK ANSVARLIG RETNINGSLINJER FOR BIS SENTRALLEDELSEN STILLINGSINSTRUKS FOR STIFTELSENS STYREREPRESENTANT, SSR RETNINGSLINJER FOR KONTROLL OG VEDTEKTSKOMITEEN RETNINGSLINJER FOR VALGKOMITEEN FORRETNINGSORDEN FOR LANDSMØTE Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 4

5 1 FORMÅL 1-1 BIS har som formål å profilere og fremme medlemmenes interesser overfor BI Stiftelsen som institusjon, det offentlige, næringslivet og samfunnet for øvrig. BIS skal tilføre sin studentmasse en merverdi, som gjør de til Norges mest ettertraktede studenter. 2 NAVN 2-1 Organisasjonens fulle navn er BI Studentsamfunn, forkortet med BIS, og ble stiftet 7. februar Studentforeninger tilknyttet BIS skal ha navnet BI Studentsamfunn sammen med navnet på deres avdeling, eks. BIS Kristiansand. ISM University of managment and economics Litauen er unntatt denne regelen. 2-3 Studentforeninger tilknyttet BIS skal bruke den logo og kommunikasjonsstrategi som BIS Landsmøtet til en hver tid har vedtatt. 3 MEDLEMSKAP 3-1 Studentforeninger i BI Stiftelsen kan knyttes til BIS ved godkjenning av Sentralstyret. 3-2 Alle studenter ved studentforeninger tilknyttet BIS og som har betalt medlemsavgift, er fullverdig medlemmer av organisasjonen. 3-3 Medlemmer kan ved skriftlig henvendelse til BIS Sentralstyret melde seg ut av BIS. 4 KONTINGENT 4-1 Kontingentens størrelse skal gå til drift av BIS, fastsettes av Landsmøtet, og ligger for tiden på kr 140 per medlem. 4-2 Kontingenten blir krevd inn sammen med studieavgiften for BI Høyskolene. 4-3 Avdelingene setter selv beløpet på egen kontingent. Av det beløpet skal beløpet fra 4-1 gå til drift av BIS Sentralledelsen. Dette beløpet gjelder for både heltids- og deltidsstudenter, men avdelingene kan differensiere den resterende del av kontingenten mellom heltids- og deltidsstudenter. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 5

6 5 BI STUDENTSAMFUNN HAR FØLGENDE ORGANER 1. Landsmøte 2. Sentralstyret 3. Styringsgruppen 4. Lokalavdelinger 5. Medlemmer De respektive styrende organer i hvert organisasjonsledd står ansvarlig for økonomiske disposisjoner og inngåtte avtaleforhold, inntil regnskapet er godkjent og fritatt styret fra slik ansvar ved Landsmøte, Generalforsamling e.l. 6 LANDSMØTE 6-1 Landsmøtet er BIS sitt høyeste organ. 6-2 Landsmøte avholdes en -1- gang i året, lagt til vårsemesteret. 6-3 Landsmøtet trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjer for BIS sin virksomhet. 6-4 Landsmøtet innkalles av BIS Sentralstyret. 6-5 Innkalling til Landsmøtet skal være studentforeningene i hende senest tretti dager før møtestart. BIS Sentralstyret er ansvarlig for innkallingen. Vertskapet er ansvarlig for utsendelse av praktiske opplysninger. 6-6 Saker som ønskes behandlet på Landsmøtet må være BIS Sentralstyret i hende senest tjue dager før møtestart. 6-7 Sakspapirer skal være BIS Lokalavdelingene i hende senest ti dager før møtestart. 6-8 Hver enkelt avdeling skal være representert ved delegater ut fra følgende forutsetninger: Hver studentforening i BI stiftelsen som er medlemmer av BIS og som har et styre og er representert på NSF, får tildelt 1 delegat. I tillegg vil det bli gitt tilleggsdelegater i forhold til antall medlemmer som vist nedenfor, dette gjelder ikke ISM SA: Fra medlemmer = 1 delegat Fra medlemmer = 2 delegater Fra medlemmer = 3 delegater Fra medlemmer = 4 delegater Fra medlemmer = 5 delegater Fra medlemmer = 6 delegater Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 6

7 Fra medlemmer Fra 2450 = 7 delegater = 8 delegater Alle medlemmer teller likt ved opptelling. Opptelling av medlemmer baserer seg på medlemstall avregnet av Handelshøyskolen BI pr året før Landsmøtet. 6-9 Alle medlemmer av BIS kan stille på Landsmøtet. Lokalavdelingene stiller med antall delegater i henhold til fordelingen etter 6-8. De øvrige tillitsvalgte og medlemmer av BIS får observatørstatus. Andre studentforeninger i BI Stiftelsen kan stille med fulltallig styre på Landsmøter. Disse får observatørstatus. Stemmerett ved BIS Landsmøte har delegater og en -1- av sentralstyrets medlemmer. Det er anledning for de ovenfor definerte å finne en stedfortreder til landsmøtedeltagelse dersom dette er tvingende nødvendig. BIS Sentralstyret og Landsmøtet kan spesielt invitere personer til landsmøte med observatørstatus Vedtak fattet på Landsmøtet trer i kraft ved møtets slutt Vedtektsendringer må ha 2/3 flertall og trer i kraft fra landsmøtets slutt, med unntak som følge av Vedtak som er fattet på Landsmøtet kan med 2/3 flertall gis tilbakevirkende kraft. Unntatt fra dette er vedtektsendringer, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7 LANDSMØTETS OPPGAVER 7-1 Dagsorden for Landsmøtet skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Landsmøte. 5. Redegjørelse fra BIS Sentralledelsen. 6. Eventuelle endringer i BIS sine vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Drøftelse av vedtak av strategi for BIS i Styringsgruppen. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Saker fra BIS Sentralledelsen og BIS-avdelingene. 12. Presentasjon og vedtak om lokalisering av neste Landsmøte og NSF. 13. Valg av tillitsverv i BIS Sentralledelsen: Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 7

8 1. - Leder - Marked- og næringslivsansvarlig - Økonomiansvarlig - Fagansvarlig - Kommunikasjonsansvarlig - Prosjektkoordinator - Studentpolitisk ansvarlig 2. - Kontroll- og vedtektskomiteen (2 representanter) 3. - Valgkomiteen (2 representanter) 4. - Travere (2 representanter) Tillitsvalgte har funksjonstid fra Unntaket er Travere som har funksjonstid to år av gangen, med valg av en Traver. 7-2 Landsmøter som er innkalt i henhold til 6-4, 6-5, 6-6 og 6-7 i vedtektene, er beslutningsdyktig når ¾ av de stemmeberettigede er tilstedet. 7-3 Budsjett for Landsmøtet skal godkjennes av BIS Sentralstyret. 7-4 BIS Sentralledelsen er ved ordinære landsmøter kostnadsbærer av BIS Sentralstyret, KVK, VK, representanter for grupper tilknyttet BIS Sentralstyret, delegatene fra BIS Lokalavdelinger, ordstyrer, bisitter, referenter, og de kandidater som stiller til verv. Sentralledelsen kan også være kostnadsbærer for maksimalt to -2- inviterte gjester, dersom dette er hensiktsmessig. 7-5 BIS Sentralstyret dekker kostnadene for billigste reisemåte, med mindre reisetiden overstiger 24 timer. I slike tilfeller skal det benyttes mer effektive transportmidler deler av strekningen, såfremt dette er mulig. Reisetid defineres herunder som avreisetidspunkt fra den by den aktuelle BI Høyskolen ligger, til ankomst ved arrangementsstedet og tilbake. 7-6 Alle regninger i forbindelse med Landsmøtet må være poststemplet senest tretti -30-dager etter møtets slutt. Regninger som kommer etter dette blir ikke refundert. 7-7 Deltakere som ikke har møtt innen oppropets start vil bli ilagt bot på NOK 1500 for den aktuelle dagen. Unntagelse fra dette punktet kan gjøres av Sentralstyret dersom vektig grunn foreligger. Sentralstyret kan gjennom styrevedtak oppjustere boten dersom fraværet til deltakeren regnes å være av vesentlig karakter. Botens størrelse har et øvre tak på BI Studentsamfunns faktiske utgift for deltakerens deltakelse på Landsmøte; det være seg reise, opphold og kost. 7-8 Godkjent referat skal være tilgjengelig, på hjemmesiden, for medlemmene senest tretti dager etter Landsmøtet 8 STYRINGSGRUPPEN 8-1 Styringsgruppen vil avholde møter i forbindelse med lederseminar og det avholdes to -2- Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 8

9 ganger i semesteret. Det blir henholdvis en -1- gang ved NSF og en -1- gang ved Landsmøte, samt to -2- ganger med lederseminar ved andre anledninger. 8-2 Styringsgruppen skal ha fokus på kontinuitet og strategisk planlegging av BIS, herunder oppfølging av landsmøtets vedtak, oppfølging av sentralledelsen, langtidsplaner og langsiktig økonomistyring. Styringsgruppen er også ansvarlig for å gjennomføre valg av Stiftelsens Styrerepresentant. For valgprosessen gjelder retningslinjer for gjennomføring av valg ved BIS Landsmøte. Styringsgruppen oppfordres til å hente inn relevant ekstern kompetanse ved behov. 8-3 Styringsgruppen skal rapportere til Landsmøtet. 8-4 Styringsgruppen innkalles av BIS Sentralstyret. 8-5 Innkalling til møte i Styringsgruppen skal være lokalavdelingene i hende senest ti -10- dager før møtestart. BIS Sentralstyret er ansvarlig for innkallingen. Vertskapet er ansvarlig for utsendelse av praktiske opplysninger. 8-6 Saker som ønskes behandlet på møte i Styringsgruppen må være BIS Sentralstyret i hende senest seks -6- dager før møtestart. 8-7 Sakspapirer skal være BIS Lokalavdelingene i hende senest fem -5- dager før møtestart. Styringsgruppemøte skal referatføres. Referatet skal være tilgjengelig for hele organisasjonen senest fjorten -14- dager etter møtets slutt. 8-8 Møtereferatet skal legges frem til godkjenning på neste ordinære styringsgruppemøte. 8-9 Styringsgruppen består av leder i BIS Sentralstyret, ledere ved BIS Lokalavdelinger, to Travere valgt av Landsmøtet samt en KVK. Dersom leder ikke kan stille sendes leders stedfortreder Mandatfordelingen er som gitt ved forrige Landsmøte. Ved personvalg gjelder en stemme per mandat, lagt til grunn fra forrige Landsmøte Stemmeberettigede i Styringsgruppen er ledere ved lokalavdeling (eventuelt leders stedfortreder) og leder Sentralstyre. Ved behandlingssaker skal det trekkes dobbeltstemme Ved valg av Stiftelsens styrerepresentant frafaller dobbeltstemme For å kvalifisere som søker som Traver i Styringsgruppen må vedkommende kvalifisere til et av to krav nevnt nedenfor: - Minimum 1 års engasjement ved lokalavdeling og 1 år i Sentralstyret - 2 års engasjement på sentralt hold hvorav 1 år er med stemmerett Etter endt engasjement i BIS innehar man tittelen som Traver i 5 år Ved valg av ny Traver skal valgkomiteen utlyse, utrede og innstille ny Traver. Landsmøte velger. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 9

10 9 STYRINGSGRUPPENS OPPGAVER 9-1 Dagsorden for møte i Styringsgruppen kan inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse og dagsorden. 2. Valg av ordstyrer og referent. 3. Trekking av dobbeltstemme for behandlingssaker. 4. Oppføring av saker til eventuelt. 5. Godkjenning av referat fra forrige møte i Styringsgruppen. 6. Redegjørelse fra BIS Sentralledelsen. 7. Redegjørelse fra BIS Lokalavdelinger. 8. Eventuelle endringer i BIS sine vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 9. Vedtak av strategi for BIS. 10. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning. 11. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode 12. Saker fra BIS Sentralledelsen og BIS- lokalavdelinger. 13. Valg av Traver etter innstilling fra VK. 14. Godkjenning av prosessen rundt eventuelle konstitueringer gitt av BIS Sentralstyre. 15. Eventuelt. 9-2 Kostnadsfordeling ved møter med Styringsgruppen gjelder som under Landsmøtets Styringsgruppen er beslutningsdyktig når 2/3 av de stemmeberettige er tilstede. 10 EKSTRAORDINÆRT STYREMØTE I STYRINGSGRUPPEN 10-1 Det kan innkalles til ekstraordinært møte i styringsgruppen hvis 2/3 av fulltallig styre i BIS Sentralstyret eller 2/3 av Lokalavdelingene ønsker det Kostnadsfordeling ved ekstraordinært møte i Styringsgruppen gjelder som under Landsmøtets Innkalling til ekstraordinært møte i Styringsgruppen skal være lokalavdelingene i hende senest syv -7- dager før møtestart. BIS Sentralstyret er ansvarlig for innkallingen. Vertskapet er ansvarlig for utsendelse av praktiske opplysninger Saker som ønskes behandlet på ekstraordinært møte i Styringsgruppen må være BIS Sentralstyret i hende senest klokken fem -5- dager før møtestart Sakspapirer skal være BIS Lokalavdelingene i hende senest klokken fem -5- dager før møtestart. Ekstraordinært styringsgruppemøte skal referatføres. Referatet skal være tilgjengelig for hele organisasjonen senest fjorten -14- dager etter møtets slutt Møtereferatet skal legges frem til godkjenning på neste ordinære styringsgruppemøte Ekstraordinært møte i Styringsgruppen er beslutningsdyktig når 2/3 av de stemmeberettige er tilstede. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 10

11 11 SENTRALSTYRET OG SENTRALLEDELSEN 11-1 Sentralstyret er BIS sitt høyeste organ mellom Landsmøtene og møte i Styringsgruppen Sentralstyret består av: Leder Økonomiansvarlig Fagansvarlig Marked- og næringslivsansvarlig Kommunikasjonsansvarlig Prosjektkoordinator Studentpolitisk ansvarlig Sentralledelsen består av: Sentralstyret Kontroll- og vedtektskomité Valgkomité Stiftelsens styrerepresentant Stiftelsens styrerepresentant (SSR) velges av delegater ved hver lokalavdeling. Delegatene blir fordelt etter Kun BIS Sentralstyrets medlemmer gitt i 11-2 kan stille til valg Alle kandidater har rett til å bli intervjuet av Valgkomiteen. Valgkomiteen presenterer sin innstilling til delegatene ved høstens møte i Styringsgruppen. Delegatene stemmer på samme måte som for valgprosedyrer gitt ved retningslinjer for valg ved Landsmøte Dersom det av ulike årsaker ikke finnes kandidater fra BIS Sentralstyret, vil stillingen bli lyst ut til alle som sitter som leder ved en BIS Lokalavdeling. Deretter følges prosedyren i 11-3 og Den til enhver tid fungerende SSR skal følge stillingsinstruks for Stiftelsens styrerepresentant BIS Sentralstyret forestår den daglige drift, forvalter organisasjonens midler og ivaretar dens anliggender i samsvar med gjeldende vedtekter og retningslinjer. BIS Sentralstyret har myndighet til å støtte de vanskeligstilte BIS avdelingene økonomisk hvis de har spesielle prosjekter eller problemer. BIS Sentralstyret er ansvarlig for oppfølging av vedtak fattet på landsmøtet Innkallelse til BIS Sentralstyrets møter skal være styremedlemmene, KVK og VK i hende ti -10- dager før hvert møte. Sakspapirene skal være hele organisasjonen i hende fem -5- dager før hvert møte Alle styremedlemmene, samt en representant fra KVK, har møteplikt på styremøter. Styremøter skal referatføres. Referat skal være tilgjengelig for medlemsavdelingene senest ti -10- dager etter møtets slutt Møtereferatet skal legges frem til godkjenning på neste ordinære styremøte. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 11

12 11-12 BIS Sentralstyret er beslutningsdyktig når minst fire -4- av styremedlemmene, inklusive leder eller leders stedfortreder er til stede. Leder har dobbeltstemme i tilfelle stemmelikhet Det kan innkalles til sentralstyremøte hvis leder eller to -2- styremedlemmer ønsker det Ved eventuelt saker på sentralstyrets møter kan det ikke fattes vedtak Styret i BIS Sentralt kan avholde ekstraordinært styremøte når fire 4 - styremedlemmer inklusive leder eller leders stedfortreder har mulighet til å delta Styret i BIS SL kan selv bestemme når innkallelsen er styret i hende. 12 LOKALAVDELINGENE 12-1 Lokalavdelingene er pålagt å underordne seg BIS sitt formål, de til enhver tid gjeldende vedtekter for BIS samt andre vedtak som er fattet av Landsmøtet, Styringsgruppen eller Sentralstyret. Leder på avdelingene er ansvarlig for å gi jevnlig skriftlig tilbakemelding om situasjonen på sin avdeling Lokalavdelingene kan ikke selv vedta endringer og tilføyelser. Lokalavdelingene har mulighet til å danne et avdelingsspesifikt sett med vedtekter for intern organisering, organisasjonsledd samt egen langtidsplan. Et avdelingsspesifikt sett med vedtekter kan ikke være motstridende til de standardiserte vedtektene og BIS Sentralstyrets vedtekter Hver lokalavdeling skal ha et øverst lokalorgan som møtes minst to - 2- ganger i året Lokalavdelingene stiller seg frivillig til å dra nytte av BIS Sentralstyret sine samarbeidspartnere. BIS Sentralstyret forbeholder seg retten til å sende en skisse over mulige avtaler til høring til BIS Lokalavdelinger, dette for å kartlegge behovet for en mulig avtale BIS Lokalavdelinger plikter seg til å sende inn halvårsregnskap pr og i det aktuelle kalenderår, som skal godkjennes av lokal leder, økonomiansvarlig og direktør ved den enkelte høyskole. Lokalavdelingen plikter også å sende inn årsregnskap til Sentralstyret for godkjenning. Fristen for å sende inn halvårsregnskap og årsregnskap er satt til 1.august og 1.februar i den aktuelle kalenderår for å kunne motta medlemskontingent. Lokalavdelingene plikter også å sende inn kontoutskrift for hver måned, for å kunne mottatt medlemskontingent Lokalavdelingene forplikter seg til å revidere sitt årsregnskap med statsautorisert revisor ved egen avdeling, eller i samarbeid med Sentralstyret sin revisor BIS Lokalavdelinger plikter seg til, da hele organisasjonen BIS besitter det samme organisasjonsnummeret, å få godkjenning av BIS Sentralstyret om eventuelle heftelser inngått med BIS Sentralstyrets organisasjonsnummer, og om BIS Sentralstyret krever dette, overlate heftelsesansvaret til BIS Sentralstyret, som fratrekker dette fra utbetalbar medlemsavgift til den aktuelle avdelingen Nystartede arrangement i regi av BIS som omfatter to eller flere lokalavdelinger har rapporteringsplikt til Sentralledelsen de to -2- første driftsår. Den ansvarlige lokalavdelingen plikter å fremlegge budsjett og forretningsplan for arrangementet, samt regnskap og Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 12

13 erfaringsrapport ved arrangementets slutt. Sentralledelsen plikter å opprettholde en hensiktsmessig kommunikasjon med leder for arrangementkomiteen Kollektiv utmelding av samtlige medlemmer fra en avdeling krever 2/3 flertall på Generalforsamlingen Utmelding av en avdeling har øyeblikkelig virkning, avdelingene plikter å orientere BIS Sentralstyret og førstkommende landsmøte om beslutningen. Lokalavdelingene har økonomiske forpliktelser ovenfor BIS ut angjeldende studieår Ved avvikling av BIS på en lokalavdeling vil eiendeler tilfalle BIS Sentralstyret på avviklingstidspunkt. Disse midlene skal øremerkes til resterende lokalavdelinger, etter eventuell gjeld og heftelser er trukket fra. 13 MEDLEMMER 13-1 Alle som vil være medlemmer i BIS må være student ved BI høyskolene Medlemmene må oppfylle kravene i NASJONALT STYREFORUM (NSF) 14-1 Nasjonalt StyreForum, forkortet NSF, skal avholdes en -1- gang i året lagt til høstsemesteret Styret ved hver medlemsavdeling og BIS Sentralstyret har møteplikt på Nasjonalt Styre Forum. BIS Sentralstyret er kostnadsbærer for inntil 7 styremedlemmer pr. lokale avdeling til NSF, men med mulighet for hver lokale avdeling å søke om ytterligere medlemmer. Styremedlem ved lokalavdeling er definert ved en av følgende stillinger/ansvarsområder: 1 Leder 2 Økonomiansvarlig 3 Fagansvarlig 4 Markedsansvarlig 5 Kommunikasjonsansvarlig 6 Sosialt ansvarlig 14-3 BIS Sentralstyret dekker kostnadene for billigste reisemåte, med mindre reisetiden overstiger 24 timer. I slike tilfeller skal det benyttes mer effektive transportmidler deler av strekningen, såfremt dette er mulig. Reisetid defineres herunder som avreisetidspunkt fra den by den aktuelle BI Høyskolen ligger, til ankomst ved arrangementsstedet og tilbake Nasjonalt StyreForum er et diskusjonsforum, og har derfor ingen beslutningsrett Deltakere som ikke har møtt innen oppropets start vil bli ilagt bot på NOK 1500 for den aktuelle dagen. Unntagelse fra dette punktet kan gjøres av Sentralstyret dersom vektig grunn foreligger. Sentralstyret kan gjennom styrevedtak oppjustere boten dersom fraværet til deltakeren regnes å være av vesentlig karakter. Botens størrelse har et øvre tak på BI Studentsamfunns Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 13

14 faktiske utgift for deltakerens deltakelse på NSF; det være seg reise, opphold og kost Budsjett for NSF skal godkjennes av BIS Sentralstyret BIS Sentralstyret plikter seg til å sørge for at det sosiale seminaret ved NSF blir gjennomført. Hovedansvaret ligger hos Prosjektkoordinator. 15 VINTERLEKENE 15-1 Vinterlekene, heretter forkortet VL, avholdes en 1 gang per år, henholdsvis lagt til vårsemesteret. VL er et sosialt arrangement for alle medlemmer av BIS, med muligheter for å invitere medlemmer av SBIO BIS Sentralstyret bærer det økonomiske ansvaret for arrangementet, men delegerer ansvaret for planlegging og gjennomføring av arrangementet til BIS Bergen Etterarbeid av Vinterlekene Etter endt arrangement skal det foreligge en rapport fra VL-komiteen. Denne skal inneholde: - Erfaringsrapporter fra hvert verv i VL-komiteen - Budsjett og regnskap med eventuelle kommentarer fra ØA i VL Rapporten skal sendes til Prosjektkoordinator SL, ØA SL og KVK SL, samt lagres i et arkiv ved BIS Bergen, innen åtte - 8 uker etter endt arrangement. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 14

15 16 KONTROLL- OG VEDTEKTSKOMITÉ 16-1 KVK skal bestå av to -2- personer KVK velger selv sin leder, økonomi- og vedtektsansvarlig KVK skal: - Rapportere til Landsmøtet og Styringsgruppen. - Tolke, forbedre og oppdatere vedtekter når hensyn tilsier dette. - Kontrollere at arbeidet i BIS Sentralstyret, innkalling og gjennomføring av Landsmøter og Styringsgruppens møter skjer i henhold til vedtekter og vedtak fattet på Landsmøtet. - Være representert med tale- og forslagsrett på BIS Sentralstyremøter. - Hjelpe BIS Lokalavdelinger med lokale vedtekter Dersom det oppstår uenighet og/eller tvil om hvordan vedtektene skal forståes, skal dette utredes/tolkes av KVK og avgjøres av BIS Sentralstyret. 17 VALGKOMITÉ 17-1 Valgkomitéen skal bestå av tre -3- personer, hvorav en av disse er en av Traverne valgt av Landsmøtet Valgkomitéen velger selv sin leder Valgkomitéen skal forberede valg til verv i BIS Sentralstyret, og gi begrunnet innstilling av kandidat til det aktuelle verv. 18 TILLITSVALGTE 18-1 Valgbare tillitsverv i BIS Sentralstyret er kun personer som nevnt i vedtektenes 3-2. Kandidater til tillitsverv må studere minst femten -15- studiepoeng i ett -1- semester, eller minst syv og et halvt -7,5- studiepoeng hvert semester Tillitsvalgte i BIS Sentralstyret, KVK, VK, og undergrupper av Sentralstyret kan trekke seg fra sitt verv med minst en -1- måneds skriftlig rekommandert varsel eller ved personlig overlevering til BIS Sentralstyret. BIS Sentralstyret har mandat til å finne erstatter for alle tillitsvalgte, med unntak av leder BIS Sentralstyret. Disse skal godkjennes av påfølgende Landsmøte eller Styringsgruppen. Kandidater som søker til ledig stilling, leder BIS Sentralstyret, må pr. skriv, sendes ut til avdelingene som høringsrunde. Avdelingene vedtar sin stemme etter delegatfordeling i 6-8. Denne avstemningsprosedyren skal skje dersom leder ikke blir valgt på BIS Landsmøtet eller leder trekker seg fra sitt verv inneværende periode BIS Sentralstyret kan med øyeblikkelig virkning ekskludere/suspendere en tillitsvalgt fra sitt verv når denne har forbrutt seg mot organisasjonens vedtekter, eller ved sin handlemåte har skadet BIS sin anseelse innad og/eller utad. Med tillitsvalgt menes her alle tillitsvalgte innen BIS. Alle medlemmer i BIS kan fremsette krav om avsettelse av en tillitsvalgt som definert over. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 15

16 Mistillitsforslag må rettes skriftlig til Sentralstyret. Ved et slikt krav plikter BIS Sentralstyret å behandle saken innen tjue -20- dager. Personer som reiser eller blir reist mistillit mot, er inhabile i behandlingen og skal dermed ikke ha beslutningsmyndighet. Beslutningen kan ankes. KVK har ingen rett til å anke. For behandling av slike saker skal retningslinjer for behandling av disiplinærsaker i BIS Sentralstyret, følges Dersom det oppstår uenighet og/eller tvil om hvordan vedtektene skal forstås, skal dette utredes/tolkes av KVK og avgjøres av BIS Sentralstyret, og sendes ut til høring til medlemmene med stemmerett i Styringsgruppen. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 16

17 19 VEDTEKTER 19-1 Vedtektsendring må ha 2/3 flertall Vedtaksendring, stillingsinstrukser og retningslinjer kan ikke gis tilbakevirkende kraft Vedtaksendring kan ikke komme som benkeforslag 20 AVSTEMNINGSREGLER I BIS 20-1 Definisjon av flertallsformer Absolutt flertall: Kvalifisert flertall: Simpelt flertall: Minimum halvparten av stemmene. Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer. Minimum en stemmes overvekt Ved forslag: Alle saker/forslag blir avgjort ved absolutt flertall dersom ikke vedtektene sier noe annet Ved valg: For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg Stemmefordeling: Hver delegat har en stemme. Ved stemmelikhet benyttes dobbeltstemmen til det delegat som har fått denne gjennom loddtrekning ved møtets begynnelse. Denne kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Vedrørende stemmefordeling vises også til 6-8 i vedtektene. 21 VALGPROSEDYRER 21-1 Generelle valgprosedyrer: Det skal gjennomføres skriftlig hemmelig valg på alle valgbare tillitsverv i BIS Sentralstyret, KVK og VK Valgprosedyrer ved valg der flere enn en skal velges: De av kandidatene som har flest stemmer blir valgt, men det kreves absolutt flertall. Ved stemmelikhet mellom to eller flere kandidater foretas omvalg mellom disse. Ved fortsatt stemmelikhet foretas loddtrekning. Det kan føres opp like mange navn som det antall kandidater som skal velges Valgprosedyrer ved valg der kun en skal velges: 1 Den er valgt som oppnår minimum halvparten av de avgitte stemmene. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 2. Dersom ingen kandidat i første valgomgang oppnår flere enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg. Er det flere enn to kandidater, faller kandidaten med færrest stemmer ut i hver valgomgang, inntil en av kandidatene oppnår flere enn halvparten av stemmene. Dersom to eller flere kandidater oppnår samme antall færreste stemmer i samme valgomgang, foretas loddtrekning om hvem som faller ut. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 17

18 3. Dersom det etter omvalg fortsatt er stemmelikhet, avgjøres rangeringen ved loddtrekning. 4. Dersom den siste gjenværende kandidat til et verv ikke oppnår flertall blant de avgitte stemmer, det vil si at det er flertall av blanke stemmer, skal det foretas omvalg med bare denne ene kandidaten, som så skal anses for å være valgt bare gjennom absolutt flertall. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 18

19 22 REGNSKAP OG REVISJON 22-1 BIS er underlagt samme revisjonsplikt som aksjeselskaper BIS skal følge regnskapsloven, så langt dette kan muliggjøres i frivillig organisasjoner BIS Sentralstyret plikter å orientere Landsmøtet om organisasjonens økonomiske situasjon og likviditet Regnskapet skal avsluttes pr og skal revideres av ekstern revisor. Det reviderte regnskapet med revisors anmerkninger legges frem til godkjenning på Landsmøtet. 23 OPPLØSNING 23-1 Vedtak om oppløsning av BIS skal fattes på et Landsmøter og et etterfølgende Møte i Styringsgruppen i to forskjellige semester Begrunnet forslag om oppløsning av BIS må være BIS Sentralstyret i hende senest tretti -30- dager før Landsmøtet skal avholdes Vedtak krever at ¾ av de stemmeberettige er til stede Vedtak krever ¾ flertall ved skriftlig votering Ved oppløsning vil BIS sine eiendeler/gjeld fordeles til medlemsavdelingene i forhold til gjeldende delegatfordeling. Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 19

20 24 RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV VALG VED BIS LANDSMØTE 1. Bekjentgjørelse av kandidatur 1.1 Kandidater kan melde sitt kandidatur frem til innstilling presenteres. 1.2 Kandidatens navn og aktuelt verv opplyses ved forespørsel til VK eller BIS Sentralstyret. 2. BIS Valgkomiteens (VK) arbeid 2.1 VK starter sitt arbeid når den finner dette hensiktsmessig. 2.2 Alle kandidater som har bekjentgjort sitt kandidatur før den offentlige fristen har rett på intervju av Valgkomiteen. Dette intervjuet kan foregå per telefone eller skype. Oppfølgende intervju kan avholdes under Landsmøtets gang, dersom det av økonomiske eller praktiske årsaker ikke er mulig å gjennomføre oppfølgingsintervju før dette. 2.3 Kandidatene intervjues i den rekkefølge som VK bestemmer. Intervjuenes varighet avhenger av når Valgkomiteen synes de har fått tilstrekkelig informasjon om kandidatene. 2.4 Leder av VK leverer skriftlig begrunnet innstilling til leder av KVK uten ugrunnet opphold. VKs arbeid ansees for ferdig når innstillingen er levert. 3. Kontroll- og Vedtektskomiteens (KVK) arbeid 3.1 Medlemmene av KVK har taushetsplikt vedr. VK sin innstilling. 3.2 KVK skal foreta opptelling av stemmesedlene. 4. Gjennomføring av valget 4.1 Valget ledes av ordstyrer. Innstillingen(e) leses opp for delegatene, BIS Sentralstyret og dirigentbordet. 4.2 De kandidater som har meldt sitt kandidatur før Dagsorden vedtas, har rett til 10 minutters presentasjon. Landsmøtet har rett til å stille kandidaten spørsmål i 5 påfølgende minutter. Dersom det finnes flere kandidater til samme stilling skal de andre kandidatene forlate salen. 4.3 Kandidater som melder sitt kandidatur etter presentasjon i følge dagsorden, gis anledning til å presentere seg i forkant av valget og har maksimalt 5 minutters presentasjon og 5 minutter med spørsmål. 5. Avstemming 5.1 For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. 5.2 Delegatene benytter stemmesedler som blir utdelt av arrangøren. KVK teller opp stemmene Vedtekter BI Studentsamfunn, Sentrale 20