VEDTEKTER Gjeldende fra 03. april 2016

Transkript

1 VEDTEKTER Gjeldende fra 03. april 2016 Vedtekter BI Studentsamfunn 1

2 FORORD Dette heftet inneholder de fullstendige vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser for BI Studentsamfunn (BIS). Heftet er gyldig frem til eventuelle vedtektsendringer er fattet av Landsmøtet. Vedrørende Generalforsamlinger er det viktig at det ikke gjøres vedtektsendringer som strider med, eller avviker fra, det som fremkommer i vedtektene som er vedtatt av BIS Landsmøtet. Ta kontakt med HR om du/dere er i tvil. Vedtektene er styrende og veiledende for hvordan avdelingen skal drives, og det er således særs viktig at alle tillitsvalgte tar ansvar for at man holder seg innenfor de rammer som Landsmøtet og Generalforsamlingen har vedtatt. STRATEGI BIS er en frivillig organisasjon av og for studenter. Formålet er å skape trivsel samt å fremme studentenes interesser overfor Handelshøyskolen BI, det offentlige, næringslivet og samfunnet forøvrig. BIS sine fokusområder er fag, velferd og næringsliv. Innenfor fag ønsker vi å være med på å tilby studentene et læringsmiljø med høy faglig og pedagogisk kvalitet, i tillegg til å kunne tilby muligheten for erfaringer utenfor studiene ved engasjement i studentforeningen. For velferden ønsker vi å kunne skape et engasjerende studiemiljø med et tilbud til alle og enhver, i tillegg til å legge til rette for studentpolitisk aktivitet med fokus på studentenes tilværelse og aktivitet. Til sist handler fokuset på næringsliv om at BIS skal være en brobygger mellom studentmassen og næringslivet, hvor formålet blant annet er å øke studentenes og organisasjonens attraktivitet. Ved spørsmål, ta gjerne kontakt med Leder: leder@bis.no Vedtekter BI Studentsamfunn 2

3 Innholdsfortegnelse 1 FORMÅL KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MEDLEMSKAP KONTINGENT ORGANISASJON LANDSMØTET GENERALFORSAMLING VEDTEKTER AVSTEMNINGSREGLER I BIS TILLITSVERV STYRET LEDELSEN REGNSKAP OG REVISJON NASJONALT STYREFORUM VINTERLEKENE UTMELDING OG OPPLØSNING FORRETNINGSORDEN FOR BIS LANDSMØTE RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV VALG VED BIS LANDSMØTE RETNINGSLINJER FOR STYRETS KONSTITUSJONER RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV DISIPLINÆRSAKER I STYRET STILLINGSINSTRUKSER FOR STYRET STILLINGSINSTRUKS FOR LEDER STILLINGSINSTRUKS FOR ØKONOMIANSVARLIG (ØA) STILLINGSINSTRUKS FOR FAGANSVARLIG (FA) STILLINGSINSTRUKS FOR STIFTELSENS STYRESREPRESENTANT (SSR) STILLINGSINSTRUKS FOR VALGKOMITÉEN STILLINGSINSTRUKSER FOR LEDELSEN STILLINGSINSTRUKS FOR LEDER STILLINGSINSTRUKS FOR ØKONOMIANSVARLIG STILLINGSINSTRUKS FOR FAGANSVARLIG (FA) STILLINGSINSTRUKS FOR EKSTERNANSVARLIG (EA) STILLINGSINSTRUKS FOR MARKED- OG NÆRINGSLIVSANSVARLIG (MANA) STILLINGSINSTRUKS FOR PR- OG KOMMUNIKASJONSANSVARLIG (PR) STILLINGSINSTRUKS FOR PROSJEKTKOORDINATOR (PK) STILLINGSINSTRUKS FOR INTERNKOORDINATOR (IK) STILLINGSINSTRUKS FOR HR-ANSVARLIG Vedtekter BI Studentsamfunn 3

4 1 FORMÅL 1-1 BIS har som formål å profilere og fremme medlemmenes interesser overfor BI-stiftelsen som institusjon, det offentlige, næringslivet og samfunnet for øvrig. 1-2 Organisasjonens fulle navn er BI Studentsamfunn, forkortet BIS, og ble stiftet 7. februar Studentforeninger tilknyttet BIS skal ha navnet BI Studentsamfunn (BIS) sammen med navnet på deres avdeling, eks. BIS Bergen. 2 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2-1 Studentforeninger tilknyttet BIS skal bruke den logo og kommunikasjonsstrategi som BIS Landsmøtet til enhver tid har vedtatt. 3 MEDLEMSKAP 3-1 Studentforeninger i BI-stiftelsen kan knyttes til BIS ved godkjenning av Landsmøtet. 3-2 Alle studenter ved studentforeninger tilknyttet BIS og som har betalt medlemsavgift, er fullverdige medlemmer av organisasjonen. 3-3 Alle som vil være medlemmer i BIS må være student ved BI Handelshøyskolene. 3-4 Medlemmer kan ved skriftlig henvendelse til Styret melde seg ut av BIS. Se 16 Utmelding og oppløsning. 4 KONTINGENT 4-1 Kontingentens størrelse skal gå til drift av BIS og fastsettes av Landsmøtet. 4-2 Medlemmer blir fakturert sammen med studieavgiften til Handelshøyskolen BI. 4-3 Avdelingene setter selv beløpet på egen kontingent. Av det beløpet skal beløpet fra 4-1 gå til drift av BIS Sentralledelsen. Dette beløpet gjelder kun for heltidsstudenter. Kontingenten for deltidsstudenter vil fortrinnsvis være 50 % (halvparten) av heltidsstudentenes semesterkontingent. Avdelingene kan differensiere den resterende del av kontingenten mellom heltids- og deltidsstudenter tilsier derfor at lokalavdelingene kan ikke kreve et mindre beløp en hva som er satt på landsmøtet, ettersom dette går til Sentralledelsens drift, men har frihet til å sette et overstigende beløp. Sentralledelsen vil bare motta hva som er definert i 4-1, og denne vedtekten. Pr. 2013/14 er dette satt til 70,- i semesteret pr. Heltidsstudent, og 35,- pr. Deltidsstudent. Den respektive lokalavdelingen vil motta overstigende beløp. Vedtekter BI Studentsamfunn 4

5 5 ORGANISASJON 5-1 BIS har følgende organer: Landsmøtet Styret Generalforsamling Ledelsen Medlemmer 5-2 De respektive styrende organer i hvert organisasjonsledd står ansvarlig for økonomiske disposisjoner og inngåtte avtaleforhold, inntil regnskapet er godkjent og fritatt Styret fra slik ansvar ved Landsmøte, Generalforsamling e.l. 6 LANDSMØTET 6-1 Landsmøtet er BIS sitt høyeste organ. 6-2 Landsmøtet avholdes én -1- gang i året, lagt til vårsemesteret. Hvor Landsmøtet avholdes kan søkes om og bestemmes av foregående Landsmøte. 6-3 Landsmøtet trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjer for BIS sin virksomhet. 6-4 Landsmøtet innkalles av Styret. Innkallelse, saker og sakspapirer 6-5 Innkalling til Landsmøtet skal være studentforeningene i hende senest førtifem -45- dager før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Vertskapet er ansvarlig for utsendelse av praktiske opplysninger. 6-6 Alle saker som ønskes tatt opp på Landsmøtet skal fortrinnsvis være Styret i hende senest tjue -20- dager før møtestart. 6-7 Sakspapirer skal være BIS Lokalavdelingene i hende senest ti -10- dager før møtestart. Delegater 6-8 Hver enkelt avdeling skal være representert ved delegater ut fra følgende forutsetninger: Hver studentforening i BI-stiftelsen som er medlemmer av BIS, som har en Ledelse og er representert på NSF, får tildelt 1 delegat. I tillegg vil det bli gitt tilleggsdelegater i forhold til antall medlemmer som vist nedenfor: Fra 0 til 399 medlemmer = 1 delegat Fra 400 til 579 medlemmer = 2 delegater Fra 580 til 839 medlemmer = 3 delegater Fra 840 til 1219 medlemmer = 4 delegater 379 (170) Fra 1220 til 1769 medlemmer = 5 delegater 549 (236) Fra 1780 til 2565 medlemmer = 6 delegater 785 Fra 2566 og flere medlemmer = 7 delegater Alle medlemmer teller likt ved opptelling. Opptelling av medlemmer baserer seg på medlemstall avregnet av Handelshøyskolen BI pr året før Landsmøtet. Vedtekter BI Studentsamfunn 5

6 Deltakere på Landsmøte 6-9 Alle medlemmer av BIS kan stille på Landsmøtet. Lokalavdelingene stiller med antall delegater i henhold til fordelingen etter 6-8, mens Styret har én -1- delegat (fortrinnsvis Leder). De øvrige tillitsvalgte og medlemmer av BIS får observatørstatus (tale- og forslagsrett). Andre studentforeninger i BI-stiftelsen kan stille med fulltallig styre på Landsmøter. Disse får observatørstatus. Det er anledning for de ovenfor definerte å finne en stedfortreder til Landsmøtedeltagelse dersom dette er tvingende nødvendig. Styret og Landsmøtet kan spesielt invitere personer til Landsmøtet med observatørstatus. Vedtak 6-10 Vedtak fattet på Landsmøtet trer i kraft ved møtets slutt Vedtektsendringer må ha 2/3 flertall og trer i kraft fra Landsmøtets slutt, med unntak som følge av 16 Utmelding og oppløsning Vedtak som er fattet på Landsmøtet kan med 2/3 flertall gis tilbakevirkende kraft, og med det påvirke organisasjonen I en gitt tid, under gitte omstendigheter. Unntak fra dette er vedtektsendringer, retningslinjer, og stillingsinstrukser Dagsorden for Landsmøtet skal inneholde: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. Oppføring av saker til eventuelt. Godkjenning av referat fra forrige Landsmøte. Redegjørelse fra Styret. Eventuelle endringer i BIS sine vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. Drøftelse av vedtak av strategi for BIS. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode Presentasjon av kandidater til tillitsverv. Saker fra Styret og BIS-avdelingene. Presentasjon og vedtak om lokalisering av neste Landsmøte og NSF. Valg av tillitsverv (studentrepresentanter) i Styret 6-14 Landsmøte som er innkalt i henhold til 7-4, 7-5, 7-6 og 7-7, er beslutningsdyktig når 3 4 av de stemmeberettigede er til stede Budsjett for Landsmøtet skal godkjennes av Styret. Kostnader 6-16 Styret er ved ordinære Landsmøter kostnadsbærer av Styret, HR-ansvarlige, representanter for grupper tilknyttet Styret, delegatene fra BIS Lokalavdelinger, dirigentbord og de kandidater som stiller til verv. Styret kan også være kostnadsbærer for maksimalt to -2- inviterte gjester, dersom dette er hensiktsmessig Styret dekker utgiftene for billigste reisemåte såfremt denne er tids- og kostnadseffektiv. Dette forutsetter videre at Styret har mulighet til å utvise skjønn. Vedtekter BI Studentsamfunn 6

7 7 GENERALFORSAMLING 7-1 Hver lokalavdeling skal ha et øverst lokalorgan som møtes minst to - 2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer, definert i 3-2. Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter semesterstart. 7-2 Følgende frister er gjeldende for ordinær Generalforsamling: Innkalling: senest to -2- uker før møtedato Innmelding av saker: senest ni -9- dager før møtedato Sakspapirer: senest én -1- uke før møtedato Referat: senest to -2- uker etter Generalforsamlingen 7-3 Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved 2/3 flertall i en fulltallig Ledelse ved BIS LA, eller når minst ti -10- prosent av medlemmene ønsker det. 7-4 Følgende frister er gjeldende for ekstraordinær Generalforsamling: Innkalling: senest én -1- uke før møtedato Sakspapirer: senest to -2- dager før møtedato 8 VEDTEKTER 8-1 Vedtektsendring må ha 2/3 flertall. 8-2 Vedtektsendring, stillingsinstrukser og retningslinjer kan ikke gis tilbakevirkende kraft. 8-3 Vedtektsendring kan ikke komme som benkeforslag. 8-4 HR-ansvarlig har rett til å redigere vedtektssett, på grunnlag av oppsett, vedlikehold, og kosmetiske endringer. HR-ansvarlig har rapporteringsplikt til Landsmøtet eller Styret dersom dette forekommer. 8-5 HR-ansvarlig har rett til å midlertidig vike for vedtekter, hvis situasjonen krever det. Vedtektsvik må rapporteres til Styret eller Landsmøtet. Alle slike tilfeller må begrunnes og oppnås ved konsensus innad i HR-komitéen ved den respektive LA, og vedtatt med 2/3 flertall i Styret. 9 AVSTEMNINGSREGLER I BIS 9-1 Definisjon av flertallsformer Absolutt flertall: Minimum halvparten av stemmene Kvalifisert flertall: Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer Simpelt flertall: Minimum én stemmes overvekt. 9-2 Ved forslag: Alle saker/forslag blir avgjort ved absolutt flertall dersom ikke vedtektene sier noe annet. 9-3 Ved valg: For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. 9-4 Stemmefordeling: Hver delegat har én -1- stemme. Ved stemmelikhet benyttes dobbeltstemmen til det delegat som har fått denne gjennom loddtrekning ved møtets begynnelse. Denne kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Vedrørende stemmefordeling vises også til 6-8 i vedtektene. Vedtekter BI Studentsamfunn 7

8 10 TILLITSVERV 10-1 Kandidater til tillitsverv i Styret må oppfylle de krav som er nevnt i 3-2. Kandidater til tillitsverv i Styret må studere minst 15 studiepoeng i ett -1- semester eller minst 7,5 studiepoeng per semester i løpet av sin funksjonstid. Ved inntredelse skal en arbeidskontrakt underskrives. Tillitsvalgte i Styret har funksjonstid i ett -1- år fra Unntaket er de eksterne representantene, som har funksjonstid to -2- år av gangen Kandidater til tillitsverv i Ledelsen må oppfylle de krav som er nevnt i 3-2. Kandidater til tillitsverv i Ledelsen må studere minst 7,5 studiepoeng per semester i løpet av sin funksjonstid.. Følgende funksjonstider gjelder for tillitsverv i Ledelsen: Høst: Tillitsvalgte valgt på høstens Generalforsamling har funksjonstid i ett -1- år fra Generalforsamlingens slutt til overlappingsdokument er signert (etter neste ordinære Generalforsamling høst). Vår: Tillitsvalgte valgt på vårens Generalforsamling har funksjonstid i ett -1- år fra Avtroppende tillitsvalgte plikter etter endt vervsperiode å være disponibel for påtroppende i minst én -1- måned. Fratredelse av verv 10-4 Tillitsvalgte i Styret og undergrupper av Styret kan trekke seg fra sitt verv med minst én -1- måneds skriftlig rekommandert varsel eller ved personlig overlevering til Styret Styret har mandat til å finne erstatter for alle tillitsvalgte, med unntak av Leder BIS Styret. Disse skal godkjennes av påfølgende Landsmøte. Kandidater som søker til ledig stilling som Leder BIS Styret må per skriv sendes ut til avdelingene i høringsrunde. Avdelingene vedtar sin stemme etter delegatfordeling i 6-8. Denne avstemningsprosedyren skal skje dersom Leder ikke blir valgt på Landsmøtet eller trekker seg fra sitt verv inneværende periode. Mistillit 10-6 Styret kan med øyeblikkelig virkning ekskludere/suspendere en tillitsvalgt fra sitt verv når denne har forbrutt seg mot organisasjonens vedtekter, eller ved sin handlemåte har skadet BIS sin anseelse innad og/eller utad. Med tillitsvalgt menes her alle tillitsvalgte innen BIS Alle medlemmer i BIS kan fremsette krav om avsettelse av en tillitsvalgt som definert i 7-6. Mistillitsforslag må rettes skriftlig til Styret. Ved et slikt krav plikter Styret å behandle saken innen tjue -20- dager Personer som reiser eller blir reist mistillit mot, er inhabile i behandlingen og skal dermed ikke ha beslutningsmyndighet. Beslutningen kan ankes. HR har ingen rett til å anke. For behandling av slike saker skal retningslinjer for behandling av disiplinærsaker i Styret følges Dersom det oppstår uenighet og/eller tvil om hvordan vedtektene skal forstås, skal dette utredes/tolkes av HR og Leder, og avgjøres av Styret. Det henvises videre til 21 Disiplinærsaker i BIS, eller forskrifter for disiplinærsaker i BIS. Vedtekter BI Studentsamfunn 8

9 11 STYRET Drift av Styret 11-1 Styret forestår organisasjonens strategiske utvikling og ivaretar dens anliggender i samsvar med gjeldende vedtekter og retningslinjer. Styret har myndighet til å støtte de vanskeligstilte BIS-avdelingene økonomisk hvis de har spesielle prosjekter eller problemer. Styret er ansvarlig for oppfølging av vedtak fattet på Landsmøtet Styret er BIS sitt høyeste organ mellom Landsmøtene og de lokale Ledelsene Styret består av: Studentrepresentanter: Leder, Økonomiansvarlig og Fagansvarlig. Eksterne representanter: BI-ansatt, BIS-alumni (Traver) og representant fra næringslivet Styret kan oppnevne representanter til deltagelse i møter og forhandlinger med andre organisasjoner hvor dette måtte være nødvendig. Representantene plikter å holde Styret underrettet om sitt arbeide. Styret redegjør for denne del av virksomheten overfor Landsmøtet. Økonomi 11-5 Styret plikter å orientere Landsmøtet om organisasjonens økonomiske situasjon og likviditet Regnskapet skal avsluttes pr og skal revideres av ekstern revisor, ref Det reviderte regnskapet med revisors anmerkninger legges frem til godkjenning på Landsmøtet. Stiftelsens styrerepresentant 11-7 Stiftelsens styrerepresentant, forkortet SSR, velges av delegater ved hver lokalavdeling. Delegatene blir fordelt etter Kun Styret og medlemmer av lokale Ledelser kan stille til valg Alle kandidater har rett til å bli intervjuet av Valgkomitéen (VK). VK presenterer sin innstilling til Styret ved et ordinært styremøte i høstsemesteret. Styret stemmer på samme måte som for valgprosedyrer gitt ved retningslinjer for valg ved Landsmøte Den til enhver tid fungerende SSR skal følge stillingsinstruks for Stiftelsens styrerepresentant. Styremøter Det kan innkalles til styremøte i Styret dersom Leder eller to -2- styremedlemmer ønsker det Innkallelse til Styrets møter skal være styremedlemmene i hende ti -10- dager før hvert møte. Sakspapirene skal være hele organisasjonen i hende fem -5-dager før hvert møte Alle styremedlemmene, samt én -1- representant fra hver Lokalavdeling (fortrinnsvis Leder), har møteplikt på styremøter. Styremøter skal referatføres. Referat skal være tilgjengelig for medlemsavdelingene senest ti -10- dager etter møtets slutt Møtereferatet skal legges frem til godkjenning på neste ordinære styremøte Styret er beslutningsdyktig når minst fire -4- av styremedlemmene, inklusive Leder eller Leders stedfortreder, er til stede. Leder har dobbeltstemme i tilfelle stemmelikhet Det kan ikke fattes vedtak ved eventueltsaker. Ekstraordinære styremøter Styret i kan avholde ekstraordinært styremøte når fire -4- styremedlemmer, inklusive Leder Vedtekter BI Studentsamfunn 9

10 eller Leders stedfortreder, har mulighet til å delta Styret kan selv bestemme når innkallelsen er Styret i hende. 12 LEDELSEN Drift av Ledelsen 12-1 Lokalavdelingene er pålagt å underordne seg BIS sitt formål, de til enhver tid gjeldende vedtekter for BIS, samt andre vedtak som er fattet av Landsmøtet eller Styret. Leder på avdelingene er ansvarlig for å gi jevnlig skriftlig tilbakemelding om situasjonen på sin avdeling Det foreligger nulltoleranse vedrørende alkoholinnkjøp til BIS. Unntak er kjøp for videresalg. Ved spesielle anledninger skal det søkes om og behandles av Styret. Økonomi 12-3 BIS LA plikter seg til å sende inn halvårsregnskap pr og i det aktuelle kalenderår, som skal godkjennes av lokal Leder og Økonomiansvarlig ved den enkelte skole. Lokalavdelingen plikter også å sende inn årsregnskap til Styret for godkjenning. Fristen for å sende inn halvårsregnskap og årsregnskap er satt til 1. august og 1. februar i den aktuelle kalenderår for å kunne motta medlemskontingent. Det reviderte regnskapet, med revisors anmerkninger, legges frem til godkjenning på førstkommende Generalforsamling Lokalavdelingene forplikter seg til å revidere sitt årsregnskap med statsautorisert revisor ved egen avdeling, eller i samarbeid med Sentralstyret sin revisor BIS LA plikter seg til, da hele organisasjonen BIS besitter det samme organisasjonsnummeret, å få godkjenning av Styret om eventuelle heftelser inngått med Styrets organisasjonsnummer, og om Styret krever dette, overlate heftelsesansvaret til Styret, som fratrekker dette fra utbetalbar medlemsavgift til den aktuelle avdelingen Leder og Økonomiansvarlig i Styret er disponenter på alle bankkonti til BIS LA. Marked- og Næringslivsansvarlig har signaturret i følge med næringslivsrettede avtaler. Ingen andre medlemmer av BIS kan inngå juridisk bindende avtaler på vegne av lokalavdeling. Styreleder og Økonomiansvarlig i Styret har mulighet til å overprøve lokale økonomisk bindende avtaler Alle medlemmene av BIS LA som jobber aktivt med studentarbeid i BIS LAs regi, plikter å arbeide innen de gitte budsjettrammer Det skal sendes månedlige avstemminger til HR LA og ØA SL. Ledelsesmøter 12-9 Alle Ledelsesmedlemmer, inkludert én -1- representant fra HR-komitéen, har møteplikt på Ledelsesmøter. Møtene skal referatføres Alle organisasjonens medlemmer har møte- tale- og forslagsrett på Ledelsesmøter. De fremmøtte har, i tilfelle behandling ved sensitive saker, taushetsplikt. Ledelsesmedlemmene har tale-, forslags- og stemmerett under Ledelsesmøter. HR-komitéen og organisasjonens medlemmer har tale- og forslagsrett Ledelsen er beslutningsdyktig når minst fem -5- av Ledelsesmedlemmene, inklusive Leder eller Leders stedfortreder, er tilstede. Leder har dobbeltstemme i tilfelle stemmelikhet (Leders stedfortreder overtar denne dobbeltstemmen i Leders fravær). Vedtekter BI Studentsamfunn 10

11 12-12 Følgende frister er gjeldende for ordinære Ledelsesmøter: Innkalling: senest fem -5- dager før møtedato Innmelding av saker: senest tre -3- dager før møtedato Sakspapirer: senest to -2- dager før møtedato Referat: senest én -1- uke etter møtedato Ledelsen kan avholde ekstraordinært Ledelsesmøte når minst fem -5- Ledelsesmedlemmer, inklusive Leder eller Leders stedfortredet, har mulighet til å delta Følgende frister er gjeldende for ekstraordinære Ledelsesmøter: Innkalling: Ledelsen bestemmer selv dette Innmelding av saker: Ledelsen bestemmer selv dette Referat: legges frem ved neste ordinære Ledelsesmøte Arrangementer Nystartede nasjonale prosjekter i regi av BIS som omfatter to eller flere lokalavdelinger har rapporteringsplikt til Styret og Ledelsen de to -2- første driftsår. Den ansvarlige lokalavdelingen plikter å fremlegge budsjett og forretningsplan for arrangementet, samt regnskap og erfaringsrapport ved arrangementets slutt. Ledelsen plikter å opprettholde en hensiktsmessig kommunikasjon med leder for arrangementskomitéen. 13 REGNSKAP OG REVISJON 13-1 BIS er underlagt samme revisjonsplikt som aksjeselskaper BIS skal følge regnskapsloven, så langt dette kan muliggjøres i frivillige organisasjoner. 14 NASJONALT STYREFORUM 14-1 Nasjonalt Styreforum, forkortet NSF, skal avholdes én -1- gang i året, lagt til høstsemesteret NSF er et diskusjonsforum og har derfor ingen beslutningsrett Styret plikter seg til å sørge for at NSF blir gjennomført. Hovedansvaret for planlegging og etterarbeid ligger hos Prosjektkoordinator i Ledelsen ved LA som har søkt om/er blitt tildelt ansvaret for NSF Budsjett for NSF skal godkjennes av Styret Ledelsene ved hver LA og Styret har møteplikt på NSF Styret er kostnadsbærer for de åtte -8- Ledelsesmedlemmene og tre -3- HR-ansvarlge ved hver lokalavdeling. Det er mulig for hver lokalavdeling å søke om ytterligere medlemmer. Ledelsesmedlemmer ved LA er følgende: Leder Økonomiansvarlig (ØA) Fagansvarlig (FA) Eksternansvarlig (EA) Markeds- og Næringslivsansvarlig (MANA) PR- og kommunikasjonsansvarlig (PR) Prosjektkoordinator (PK) Internkoordinator (IK) Evt. verv som er unike for den enkelte lokalavdeling kan søkes om full økonomisk dekning fra Styret av den overnevnte lokalavdeling. Vedtekter BI Studentsamfunn 11

12 14-7 Styret dekker kostnadene for billigste reisemåte, med mindre reisetiden overstiger 24 timer. I slike tilfeller skal det benyttes mer effektive transportmidler deler av strekningen, såfremt dette er mulig. Reisetid defineres herunder som avreisetidspunkt fra den by den respektive BI-høyskolen ligger, til ankomst ved arrangementsstedet og tilbake Deltakere som ikke har møtt innen oppropets start vil bli ilagt bot på NOK 1500 for den aktuelle dagen. Unntagelse fra dette punktet kan gjøres av Styret dersom vektig grunn foreligger. Styret kan gjennom styrevedtak oppjustere boten dersom fraværet til deltakeren regnes å være av vesentlig karakter. Botens størrelse har et øvre tak på BIS faktiske utgift for deltakerens deltakelse på NSF; det være seg reise, opphold og kost. 15 VINTERLEKENE 15-1 Vinterlekene, forkortet VL, avholdes én -1- gang per år, henholdsvis lagt til vårsemesteret. VL er et sosialt arrangement for alle medlemmer av BIS, med muligheter for å invitere medlemmer av SBIO Styret bærer det økonomiske ansvaret for arrangementet, men delegerer ansvaret for valg av Vinterlekenestyre til Landsmøtet. BIS Bergen står som endelig ansvarlig om ingen av de andre skolene ønsker å overta ansvaret Etter endt arrangement skal det foreligge en rapport fra VL-komitéen. Denne skal inneholde: Erfaringsrapporter fra hvert verv i VL-komitéen Budsjett og regnskap med eventuelle kommentarer fra ØA i VL Rapporten skal sendes til Styret samt lagres hos den respektive lokalavdelingen som har hatt ansvaret for arrangementet det inneværende år innen åtte -8- uker etter endt arrangement. 16 UTMELDING OG OPPLØSNING Utmelding 16-1 Vedtak om utmelding av BIS på en lokalavdeling skal fattes på to -2- etterfølgende ordinære/ekstraordinære Generalforsamlinger i to -2- forskjellige skoleår Kollektiv utmelding av samtlige medlemmer fra en lokalavdeling krever 2/3 flertall på Generalforsamlingen. Vedtak om utmelding krever at 3/4 av de stemmeberettigede er til stede Utmelding av en lokalavdeling har øyeblikkelig virkning, og avdelingen plikter å orientere Styret og førstkommende Landsmøte om beslutningen. Begrunnet forslag om utmeldingen av BIS må være Styret i hende senest seks -6- uker før Landsmøtet skal avholdes Lokalavdelingene har økonomiske forpliktelser ovenfor BIS ut angjeldende studieår Ved utmelding av BIS på en lokalavdeling vil eiendeler tilfalle Styret på avviklingstidspunkt. Eiendelene/midlene skal øremerkes til resterende lokalavdelinger, etter at eventuell gjeld og heftelser er trukket fra. Oppløsning 16-6 Begrunnet forslag om oppløsning av BIS må være Styret i hende senest tretti -30- dager før Landsmøtet skal avholdes. Vedtekter BI Studentsamfunn 12

13 16-7 Vedtak om oppløsning av BIS må fattes på ett -1- Landsmøte og ett -1- styremøte i Styret i to -2- forskjellige semestre Vedtak om oppløsning av BIS krever at 3/4 av de stemmeberettige er til stede. Vedtak om oppløsning krever 3/4 flertall ved skriftlig votering Ved oppløsning vil BIS sine eiendeler/gjeld fordeles til medlemsavdelingene i forhold til gjeldende delegatfordeling Ved oppløsning fryses alle LAs midler umiddelbart, og eiendeler tilfaller Styret for videre delegering. 17 FORRETNINGSORDEN FOR BIS LANDSMØTE 1. Adgang til Landsmøtet har alle medlemmer av BIS og Styret i SBIO, samt personer innbudt av BIS Styret eller Landsmøtet. 2. Alle Landsmøtedeltakerne har talerett. Kun delegater har stemmerett. 3. Hver medlemsavdeling er representert i henhold til vedtektenes Landsmøtet skal velge ordstyrer, bisitter og tellekorps. 5. Mistillit mot ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar HR, eller den denne utpeker, som ordstyrer inntil ny ordstyrer er valgt eller forslaget er avvist. 6. Tegning til innlegg skjer ved å rekke opp én -1- finger og nummer. Tegning til replikk skjer ved å rekke opp to -2- fingre og nummer. 7. Innlegg skal ikke vare mer enn tre -3- minutter. 8. Til hvert hovedinnlegg kan det gis inntil to -2- replikker, samt én -1- svarreplikk. Taletid per replikk er maks to -2- minutter. 9. Når ordstyrer finner at alle argumenter er fremkommet, foreslår vedkommende at strek settes. Alle forslag må være innkommet før strek settes. Oppheving av strek kan vedtas med absolutt flertall. 10. Alle forslag som fremmes skal fremsettes skriftlig og undertegnet stand for å kunne bli referert fra ordstyrer før votering. 11. Forslag til dagsorden og forretningsorden gis øyeblikkelig, men likevel ikke slik at pågående innlegg avbrytes. 12. Forslag til øyeblikkelig avslutning av debatt kan fremmes, men må vedtas med 2/3 flertall. 13. Benkeforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. Benkeforslag trenger 2/3 flertall for å kunne bli realitetsbehandlet. 14. Vedtak kan ikke gjøres under eventuelt saker. 15. Ved all votering skal dørene være lukket. 16. Det voteres ved håndsopprekking hvis ikke annet kreves fra en eller flere av delegatene. Personvalg foregår alltid skriftlig. 17. Alle avgjørelser treffes med absolutt flertall, hvis ikke annet er bestemt i vedtekter eller forretningsorden. 18. Beregningsgrunnlag for vedtak er de til enhver tid stemmeberettigede delegater. Avholdende stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møtets begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Definisjon: Absolutt flertall: Minimum halvparten av stemmene. Simpelt flertall: Minimum en stemmes overvekt. 19. Dørene lukkes ti -10- minutter etter møtestart. Delegater som ikke har møtt opp innen da, vil ikke få refundert reise-, oppholds- og kostkostnader for gjeldende dag. Personer som kommer senere enn ti -10- minutter, må vente til første pause før de kan entre møtesalen. 20. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer skal tiltales av ordstyrer. Dersom vedkommende ikke retter seg etter ordstyres henstilling, kan ordstyrer bortvise vedkommende. Berusede personer vil ikke få refundert reise-, oppholds- og kostkostnader for gjeldende dag. Vedtekter BI Studentsamfunn 13

14 18 RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV VALG VED BIS LANDSMØTE 1. Rekrutteringsprosessen 1.1 Valgkomitéen utlyser de ledige vervene. 1.2 Alle kandidater som bekjentgjør sitt kandidatur før offentliggjort frist har rett til å bli intervjuet av Valgkomitéen. 1.3 Valgkomitéen innkaller til intervju når søknadsfristen er ute. 1.4 Etter at alle kandidatene er intervjuet, skrives en eventuell innstilling til hvert ledige verv. (Denne presenteres på Landsmøtet). 1.5 Valgkomitéen har taushetsplikt vedrørende sin innstilling inntil den presenteres. 1.6 Én -1- representant fra Valgkomitéen har rett til å stille seg inhabil ved personvalg. Dette må offentliggjøres på forhånd til Landsmøtet. Dersom en representant har stilt seg inhabil ved et personvalg, har de resterende representantene i Valgkomitéen taushetsplikt ovenfor selve prosessen, og førstnevnte representant skal behandles som utestående fra prosessen. 2. Valg ved Landsmøtet 2.1 Kandidater kan melde sitt kandidatur frem til innstilling presenteres. 2.2 Kandidatene har rett til appell i ti -10- minutter, etterfulgt av fem -5- minutter med spørsmål. Kandidater som benker har rett til det samme. 2.3 Delegatene benytter stemmesedler utgitt av arrangør. Valgkomitéen med stemmekorps foretar opptelling av stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. Blank stemme regnes med. Feilaktige stemmer blir ikke medregnet forutsatt at dirigentbordet informerer. Det trengs absolutt flertall for å bli valgt. 2.4 Landsmøtet kan bestemme at det skal foretas en ny presentasjonsrunde med fem -5- minutter per kandidat. 2.5 Ved stemmelikhet mellom to eller flere kandidater foretas omvalg mellom disse. Ved fortsatt stemmelikhet vektes innstilling sterkest, og kandidaten(e) som har blitt innstilt av Valgkomitéen velges. Dersom det ikke foreligger en innstilling foretas loddtrekning. Det kan føres opp like mange navn som det antall kandidater som skal velges. 2.6 Er det flere enn to kandidater, faller kandidaten med færrest stemmer ut i hver valgomgang, inntil en av kandidatene oppnår absolutt flertall. Dersom to eller flere kandidater oppnår samme antall færreste stemmer i samme valgomgang vektes innstilling sterkest, og kandidaten som har blitt innstilt av Valgkomitéen velges. Hvis det ikke foreligger en innstilling, foretas loddtrekning om hvem som faller ut. Dersom den siste gjenværende kandidat til et verv ikke oppnår absolutt flertall blant de avgitte stemmer, det vi si at det er flertall av blanke stemmer, skal blank vinne valget og ingen kandidat vil bli konstituert i den respektive stilling ved Landsmøtet. Ny kandidat konstitueres da etter 19. Vedtekter BI Studentsamfunn 14

15 19 RETNINGSLINJER FOR STYRETS KONSTITUSJONER 1. Rekrutteringsprosessen 1.1 Valgkomitéen utlyser de ledige vervene. 1.2 Alle kandidater som bekjentgjør sitt kandidatur før offentliggjort frist har rett til å bli intervjuet av Valgkomitéen. 1.3 Valgkomitéen innkaller til intervju når søknadsfristen er ute. 1.4 Etter at alle kandidatene er intervjuet, skrives en eventuell innstilling. 1.5 Valgkomitéen har taushetsplikt vedrørende sin innstilling inntil den presenteres. 2. Styremøte 2.1 Leder i Styret innkaller til styremøte. Her presenteres alle kandidatene til de ledige vervene. Deretter blir innstilling presentert. 2.2 Stemming foregår ved at de representative styremedlemmene sender sin stemme skriftlig til Valgkomitéen. Valg skal gjennomføres hemmelig. 2.3 Ved stemmelikhet mellom to kandidater foretas omvalg. Ved fremdeles stemmelikhet vektes innstilling sterkest, og kandidaten som har blitt innstilt av Valgkomitéen velges. Hvis det ikke foreligger en innstilling foretas loddtrekning om hvem som er valgt. 20 RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV DISIPLINÆRSAKER I STYRET 1. Alle organer er underlagt taushetsplikt når saken er under behandling. 2. Alle BIS-medlemmer og tillitsvalgte, som det behandlende organ mener kan sitte inne med kjennskap til sakens fakta, har ved innkallelse både møte- og opplysningsplikt. Disse personer er ved innkallelse underlagt taushetsplikt inntil endelig dom har falt. 3. Den / de berørte skal umiddelbart underrettes om et evt. mistillitsforslag. 4. Den / de berørte har rett til å uttale seg om saken før en avgjørelse fattes. 5. En avgjørelse i Sentralstyret kan ankes inn for Ankeutvalget senest én -1- uke etter at Sentralstyrets beslutning er meddelt den / de berørte. 6. Sentralstyret skal holde sin dom hemmelig for allmennheten i én -1- uke grunnet en eventuell anke. Ved en eventuell anke skal alle saksopplysninger og sentralstyrets konklusjon legges frem for ankeutvalget, som nedsettes av HR. 7. Ankeutvalget skal bestå av fem -5- personer, inkludert HR SL. Personer som HR velger å innhente til et ankeutvalg, skal være tillitsvalgte i studentforeninger ved BI og/eller ansatt ved BI. Anken skal behandles innen tre -3- uker. 8. Avgjørelser i Ankeutvalget er endelige. 9. En dom trer ikke i kraft før endelig avgjørelse foreligger. 10. Punktene 1 4 gjelder også ved Ankeutvalgets saksbehandling. 11. En beskrivende dom skal offentliggjøres, med mindre det foreligge særlige tungtveiende grunner for vern av den / de berørte personen(er). 12. Ikke under noen omstendigheter skal uskyldige berørte personer nevnes i en offentliggjørelse. 13. Siste behandlende instans i en disiplinærsak er ansvarlig for en offentliggjøring. 14. Hvis en berørt person pålagt taushetsplikt bryter denne, skal det fremmes mistillitsforslag mot vedkommende. 15. Forslag om endringer til Retningslinjer for behandling av disiplinærsaker i BIS Sentralstyret behandles på samme måte som vedtektsendringer i BIS, jfr. vedtektenes kapittel 7. Vedtekter BI Studentsamfunn 15

16 21 STILLINGSINSTRUKSER FOR STYRET 21-1 STILLINGSINSTRUKS FOR LEDER 1. Mål for stillingen Styreleder skal lede organisasjonens strategiske og langsiktige arbeid. Styreleder skal lede arbeid på sentrale innsatsområder samt føre tilsyn med BIS sin daglige ledelse på de tre lokalavdelingene. 2. Organisatorisk plassering Styreleder er øverst ansvarlig for BIS. Styreleder er lleder av Styret i BIS og er én av seks med stemmerett i Styret. Styreleder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Styreleder skal oppnevne en nestleder og stedsfortreder. 3. Stedsforetreder Ved fravær er nestleder i Styret stedfortreder. Stedfortreder kan ikke overta Leders dobbeltstemme. Dersom det foreligger tvil ved nestleders evne eller personen av andre grunner ikke kan/burde fylle stillingen, skal Styret selv utpeke stedsfortreder. 4. Ansvar og myndighet Styreleder er ansvarlig for at organisasjonen styrer etter vedtatt strategi. Styreleder er ansvarlig for at Styret arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av Landsmøtet. Vedkommende er ansvarlig for å trekke opp de strategiske retningslinjer for Styrets arbeid. Styreleder er ansvarlig for god kommunikasjon på tvers av alle avdelinger i BI Studentsamfunn. Styreleder er ansvarlig for å sikre et godt samarbeid mellom lokalavdelingene og mellom lokalavdeling og Styret. Styreleder er ansvarlig for at BIS nasjonalt har et godt forhold til alle relevante nasjonale aktører. Styreleder har ansvar for gjennomføring av styremøter i Styret, herunder innkalling, saksoppmelding og ordstyring. Det innkalles til styremøter tre ganger i semesteret og ekstraordinære styremøter ved behov. Styreleder skal være oppført som Daglig Leder i Brønnøysundregistret. 5. Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger Styreleder er sammen med Økonomiansvarlig prokurist for organisasjonen og kan ta økonomiske beslutninger som faller innenfor rammene satt av Landsmøtet og/eller et styreflertall. Styreleder plikter å ha en overordnet innsikt i organisasjonens økonomiske situasjon til enhver tid. Styreleder har, sammen med Styret, fullmakt til å fordele midler innenfor budsjettrammene satt av Landsmøtet. Styreleder skal, sammen med Styret, behandle alle lokalavdelingenes budsjett samt alle lokalavdelingenes utgifter som går ut over rammene satt av Generalforsamling. 6. Generelle arbeidsoppgaver Styreleder skal: Arrangere lederforum med lederne for Ledelsen BIS LA. Sammen med Fagansvarlig i Styret representere BIS i dialog opp mot Nydalen Sette hovedrammene for lokalavdelingenes operasjonelle planer gjennom å legge strategiske planer og mål for organisasjonen. Legge operasjonelle mål og planer for BIS sin sentrale drift. Vedtekter BI Studentsamfunn 16

17 Arbeide for at organisasjonens visjon, strategi og retningslinjer oppfølges Legge til rette for samarbeid på tvers av LA Jobbe for at organisasjonens budsjett ikke overskrides, følge opp medarbeidere for kostnadsbevissthet og besparelser, og holde utgifter nede uten å redusere motivasjonen i organisasjonen. Kontinuerlig videreutvikle organisasjonens arbeidsmiljø og kultur, samt arbeide med utvikling av alle medarbeiderne STILLINGSINSTRUKS FOR ØKONOMIANSVARLIG (ØA) 1. Mål med stillingen Økonomiansvarlig har hovedansvaret for kostkontroll i BIS og organisasjonens bruk av ressurser. Økonomiansvarlig skal arbeide for å optimalisere og effektivisere de økonomiske aspektene ved organisasjonens drift, slik at studentene får størst mulig utbytte av BIS sitt tilbud. Dette skal skje i tråd med organisasjonens visjon, strategi og retningslinjer. Dette må alltid samsvare med studentenes beste interesser. 2. Organisatorisk plassering Økonomiansvarlig sitter som studentrepresentant i Styret i BIS og er én av seks i styret med stemmerett. 3. Stedsfortreder Dersom Økonomiansvarlig i styret trenger en stedsfortreder på kort sikt kan dette utpekes fra en av Styrets andre medlemmer eller en av lokalavdelingenes Økonomiansvarlige. Dersom Økonomiansvarlig behøver en stedsfortreder over lengre tid eller ikke skulle være skikket til å fortsette i vervet skal Styret selv i samråd med Valgkomitéen velge en stedsfortreder som etterkonstitueres på neste Landsmøte. 4. Ansvar og myndighet Økonomiansvarlig i Styret har hovedansvaret for ressursbruken i BIS. Økonomiansvarlig i Styret er ansvarlig for at alle organisasjonens budsjett og regnskap blir utarbeidet i samsvar med organisasjonens strategi og overordnede retningslinjer. Økonomiansvarlig i Styret er ansvarlig for å følge opp styrets budsjett, kostnader og billag. Økonomiansvarlig i Styret er ansvarlig for å støtte og rettlede økonomiansvarlig og resten av ledelsen på LA. Økonomiansvarlig har sammen med Styret ansvaret for å behandle lokalavdelingenes budsjett samt kostnader utenfor rammene vedtatt av Generalforsamling. Økonomiansvarlig i Styret er ansvarlig for å gripe inn ved forsømmelse av lokalavdelingens økonomi. Økonomiansvarlig har på vegne av Styret det økonomiske ansvaret for BIS sine nasjonale prosjekt. Økonomiansvarlig i Styret har rapporteringsansvar ovenfor Styret og Landsmøtet. Økonomiansvarlig i Styret er ansvarlig for nasjonale søknader om økonomisk støtte til BIstiftelsen og andre offentlige instanser. Økonomiansvarlig i Styret skal avgi årsrapport til BIS Landsmøte. Økonomiansvarlig i Styret kan anvise alle fakturaer til utbetaling så lenge utbetalingene er innenfor de aktuelle budsjettrammene. Økonomiansvarlig i Styret har ansvar for et godt økonomisk samarbeid mellom lokalavdelingene og mellom lokalavdelingene og styret. Økonomiansvarlig i Styret er ansvarlig for å ha et godt samarbeid med revisor, bank og andre relevante forbindelser. Vedtekter BI Studentsamfunn 17

18 5. Fullmakter og økonomiske rammer for beslutnigner Økonomiansvarlig i Styret er sammen med Styreleder prokurist for organisasjonen og kan ta økonomiske beslutninger som faller innenfor rammene satt av Landsmøtet og/eller et styreflertall. Økonomiansvarlig i Styret har sammen med Styret myndighet til å behandle lokalavdelingenes budsjett samt budsjettene til alle store prosjekt. Økonomiansvarlig i Styret har ansvar for å ha en overordnet og detaljert oversikt over organisasjonens økonomiske situasjon. 6. Generelle arbeidsoppgaver Økonomiansvarlig skal: Legge frem en oversikt over organisasjonens økonomiske situasjon ovenfor Styret på hvert styremøte. Arrangere økonomiseminar for ØA LA, hvorav innhold skal bestå av kursing og innføring i ØA sine arbeidsoppgaver. Fungere som støttespiller og mentor for ØA på LA. Sikre en rettferdig og sunn tildeling av midler til LA. Sammen med Styret behandle alle LAs budsjett og alle kostnader utenfor rammene satt av lokal GF. Kontrollere budsjett og resultat for alle organisasjonens nasjonale prosjekt: Vinterlekene (VL), Nasjonalt Styreforum (NSF) og Landsmøtet. Utarbeide budsjett for Styrets virksomhet. Godkjenne alle Styrets kostander. Delta på Styrets styremøter STILLINGSINSTRUKS FOR FAGANSVARLIG (FA) 1. Mål med stillingen Fagansvarlig i Styret skal jobbe opp mot den nasjonale ledelsen på BI for å sikre et godt faglig tilbud, godt psykososialt læringsmiljø og et godt fysisk studiemiljø på alle lokalavdelingene. Fagansvarlig er ansvarlig for all nasjonal innsats innenfor sitt ansvarsområde. Arbeidet skal være forankret i organisasjonens visjon, strategi, retningslinjer og gjeldende handlingsplan. Dette må alltid samsvare med studentenes beste interesser. 2. Organisatorisk plassering Fagansvarlig sitter som studentrepresentant i Styret til BIS og er én av seks med stemmerett i Styret. Fagansvarlig er øverste ansvarlig for BIS sin innsats på faglig tilbud, psykososialt og fysisk læringsmiljø. 3. Stedsfortreder Dersom Fagansvarlig i Styret trenger en stedsfortreder på kort sikt kan dette utpekes fra en av styrets andre medlemmer eller en av lokalavdelingens fagansvarlige. Dersom Fagansvarlig i Styret behøver en stedsfortreder over lengre tid eller ikke skulle være skikket til å fortsette i vervet eller skal Styret selv i samråd med Valgkomitéen velge en stedsfortreder som etterkonstitueres på neste Landsmøte. 4. Ansvars- og myndighetsområde Fagansvarlig i Styret er sammen med Fagansvarlig på lokalavdeling ansvarlig for å sikre et godt faglig tilbud, godt psykososialt læringsmiljø og et godt fysisk studiemiljø med grunnlag i organisasjonens visjon, strategi og retningslinjer. Fagansvarlig i Styret har ansvar for å ivareta studentenes interesser i Kollegiet, Undervisningsutvalget for Bachelor (UUV), Styringsgruppen for nye programmer og ovenfor Vedtekter BI Studentsamfunn 18

19 sentral studieadministrasjon. Fagansvarlig har ansvar for at arbeidet i Kollegiet og UUV skal utføres i samarbeid med Fagansvarlig i SBIO og Fagansvarlige ved BIS lokalavdeling. Fagansvarlig har møteplikt på samtlige møter. Dersom han/hun ikke kan stille, er han/hun selv pliktig til å innhente enhver informasjon fra gjeldende forum, eventuelt hente inn en stedsfortreder. Fagansvarlig i Styret er ansvarlig for å etabler og opprettholde et godt samarbeid lokalavdelingene imellom og mellom Styret og lokalavdelingene. Fagansvarlig i Styret er ansvarlig for å etablere og opprettholde et godt samarbeid med BIstiftelsen, øvrige representanter i Kollegiet, UUV, SBIO og øvrige relevante parter. Fagansvarlig i Styret er ansvarlig for at vedkommende og resten av Styret til enhver tid er godt informert om tilstanden på alle BI sine avdelinger. Fagansvarlig i Styret er ansvarlig for å sikre god overlapping og kunnskapsoverføring innenfor sitt kompetanseområde innad i organisasjonen. 5. Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger Fagansvarlig i Styret skal jobbe innenfor de økonomiske rammer som utgår av budsjett godkjent av Landsmøtet. Fagansvarlig skal også rette seg etter de økonomiske retningslinjer satt av Leder, Økonomiansvarlig eller Styret som helhet. Fagansvarlig i Styret skal være en rådgiver i økonomiske beslutninger som faller innenfor stillingens kompetansefelt. 6. Generelle arbeidsoppgaver Fagansvarlig i Styret skal: Fremme BIS sine medlemmers meninger ovenfor administrasjonen ved BI Nydalen. Fremme BIS sine medlemmers meninger ovenfor den nasjonale ledelsen for handelshøyskolen BI. Representere BIS i relevante faglige forum som: Styret for BI, Kollegiet, Undervisningsutvalget for Bachelor (UUV) og Styringsgruppen for nye programmer. Presentere saker på vegne av Fagansvarlige på lokalavdeling ovenfor Styret for BI på styremøter. Være en bidragsyter for sikring av god informasjonsflyt mellom de Fagansvarlige på tvers av LA Arrangere relevante samarbeidsforum for Fagansvarlige på lokalavdelingene. Delta på Styrets styremøter. Rapportere om eget virke på Styrets styremøter. Bidra til et positivt arbeidsmiljø samt videreutvikle organisasjonens miljø og kultur. Vedtekter BI Studentsamfunn 19

20 22 STILLINGSINSTRUKS FOR STIFTELSENS STYRESREPRESENTANT (SSR) BIS sin kandidat til SSR inngår i en rulleringsordning sammen med SSR-en fra Studentforeningen ved BI Oslo (SBIO). Funksjonstiden for vervet er ett -1- år ( ), med rullering på et halvt år som observatør og styremedlem. Representanten er det første halvår observatør. Stiftelsens styrerepresentant skal i sin periode som styremedlem representere den totale studentmassen ved Handelshøyskolen BI. SSR plikter å opprettholde et godt forhold til BI Administrasjonen og Styret, samt Studentforeningen ved BI Oslo (SBIO). Ved forfall til ordinært styremøte vil observatøren tre inn i rollen som vara for styremedlemmet. Representanten plikter seg til å informere Styret i BIS om saker som angår studenter ved Handelshøyskolen BI. Representanten skal kunne ytre studentene- og foreningenes meninger ovenfor Stiftelsens styre samt være en aktiv pådriver for at våre rettigheter og behov blir hørt. Ved valg av SSR gjelder 11-9 og stemmene fordeles etter 6-8. Representanten velges av Styret. Vedtekter BI Studentsamfunn 20

21 23 STILLINGSINSTRUKS FOR VALGKOMITÉEN 1. Mål for stillingen Valgkomité skal rekruttere kandidater til utvalgte stillinger i Styret i henhold til organisasjonens visjon og strategi. 2. Organisatorisk plassering Valgkomitéen utgjør tre personer av én HR-ansvarlig fra hver lokalavdeling. Valgkomiteen svarer direkte til Landsmøte og har ingen i verken stigende eller synkende kommandolinje. 3. Stedfortreder Valgkomitéen utgjøres av tre HR-ansvarlige valgt ut av hver lokalavdeling. Dersom et medlem av Valgkomitéen skulle måtte fratre vil en HR-ansvarlig fra samme lokalavdeling ta vedkommende sin plass. 4. Ansvar og myndighet Valgkomitéen har ansvaret for rekruttering til Valgkomitéen og for stillingene Leder, Økonomiansvarlig og Fagansvarlig i Styret. Valgkomité Landsmøte Styret Valgkomitéen er det eneste organet som har myndighet til å invitere og innstille kandidater til vervene Leder, Økonomiansvarlig og Fagansvarlig i Styret. De eksterne stillingene settes av Styret. 5. Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger HR-ansvarlig har ikke prokura og ikke foreta økonomiske beslutninger. HR-ansvarlig plikter å jobbe innenfor de økonomiske rammene gitt av Styret. 6. Generelle arbeidsoppgaver Sørge for at Styrets beslutninger blir gjennomført i.h.t. punkt 1 såfremt det ikke strider med HRs funksjon. Rekruttere til styret, Stiftelses styrerepresentant og Valgkomitéen. Ordne møteinnkallelse, saksinnsending og sakspapirer til Landsmøtet. Arbeide for å oppnå det best mulig tillitsforhold internt ovenfor samtlige medarbeidere og eksternt ovenfor organisasjonens nåværende og potensielle. Vedtekter BI Studentsamfunn 21

22 24 STILLINGSINSTRUKSER FOR LEDELSEN 24-1 STILLINGSINSTRUKS FOR LEDER 1. Mål for stillingen Leder skal styre sin respektive lokalavdeling av BI Studentsamfunn forankret i organisasjonens visjon, strategi, retningslinjer og gjeldende handlingsplan. Dette må alltid samsvare med studentenes beste interesser. 2. Organisatorisk plassering Leder er lokalavdelingens øverste leder og er en av åtte med stemmerett i den lokale Ledelsen i BI Studentsamfunn. Ved stemmelikhet har Leder dobbeltstemme. Leder kan i samråd med HR oppnevne en nestleder innad i Ledelsen. 3. Stedfortreder Ved fravær er nestleder i Ledelsen stedfortreder i den operative driften. Stedfortreder har beslutningsmyndighet, men kan ikke foreta viktige strategiske eller økonomiske beslutninger. Dersom det foreligger tvil ved nestleders evne eller personen av andre grunner ikke kan/burde fylle stillingen, skal HR utpeke en stedfortreder. Ved langvarig fravær og behov for en permanent erstatning skal Styret sammen HR utpeke denne. 4. Ansvar og myndighet Leder har hovedansvaret for lokalavdelingens drift samt lokalavdelingens økonomi sammen med Økonomiansvarlig. Leder har ansvaret for rapportering opp til Styret. Dette skal bli gjort gjennom opprettholdelsen av en jevnlig kontakt med Styrets Leder. Leder og HR har ansvaret for at lokalavdelingen arbeider etter de vedtekter som er gjeldende for lokalavdelingen. Leder har sammen med HR personalansvaret på lokalavdelingen. Leder har ansvaret for at de strategiske planene blir gjennomført etter styrets retningslinjer og at organisasjonens visjon og strategi etterfølges i alle ledd i organisasjonen. Leder har ansvaret for at det legges en handlingsplan som tar utgangspunkt i den til en hver tid gjeldende strategien. Leder har ansvaret for at studentenes interesser til enhver tid reflekteres i Ledelsens beslutninger. Leder er, som en del av Ledelsen, pliktig å sette seg inn i samt følge vedtak og beslutninger gjort av den lokale Generalforsamlingen. Leder har ansvaret for å opprettholde og bedre kontakten og samarbeidet med de andre lokalavdelingene av BI Studentsamfunn. Leder har ansvaret for å opprette og vedlikeholde relevant kommunikasjon og samarbeid med Handelshøyskolen BI, næringslivet, andre utdanningsinstitusjoner (med tilhørende studentorganisasjoner) og andre relevante aktører. Leder er sammen med Økonomiansvarlig ansvarlig for sunn budsjettering og prioritering av organisasjonens midler slik at studentenes utbytte maksimeres. Leder er ansvarlig for at LEF, julebord og overlappingstur arrangeres. Dette kan Leder videredelegere. 5. Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger Leders prokura for sin lokalavdeling utgår fra Styrets prokura og Leder kan derfor foreta økonomiske beslutninger som faller innenfor budsjettrammene vedtatt av Styret og/eller lokal Generalforsamling. Leder plikter å ha en overordnet innsikt i lokalavdelingens økonomiske situasjon til enhver tid. Tildeling av økonomiske midler utenfor godkjent budsjett kan kun godkjennes på styremøte eller av Generalforsamling. Leder har beslutningsmyndighet innad i Ledelsen og har stemmerett i ledelsessaker. Vedtekter BI Studentsamfunn 22