SSØs forvaltning av økonomiregelverket i Senter for statlig økonomistyring Juni 2010

Transkript

1 SSØs forvaltning av økonomiregelverket i 2009 Senter for statlig økonomistyring Juni 2010 RAPPORT 3/2010

2 Innhold 1. BAKGRUNN, FORMÅL OG AVGRENSNING SSØS MYNDIGHET, INTERNE RETNINGSLINJER OG RESSURSBRUK UNNTAKSSØKNADER OG HENVENDELSER BEHANDLEDE SØKNADER OM UNNTAK FRA BESTEMMELSENE HENVENDELSER VEDRØRENDE ØKONOMIREGELVERKET NÆRMERE OMTALE AV ENKELTE SAKER SAKSBEHANDLINGSTID ANDRE TILTAK OG ERFARINGER FAGLIG TILRÅDNING OM STANDARD KONTOPLAN OG PERIODISERTE VIRKSOMHETSREGNSKAPER FORVALTNING AV DE FORELØPIGE STATLIGE REGNSKAPSSTANDARDENE KLASSIFISERING OG REGNSKAPSFØRING AV STATLIGE FOND ELEKTRONISK FAKTURA I STATEN ORGANISERING AV ØKONOMIOPPGAVER OG ARBEIDSDELINGSMODELLER VEILEDNING, EKSEMPLER OG RÅD GJENNOMGÅELSE AV DOKUMENT 1 FOR BUDSJETTÅRET OPPFØLGING AV KARTLEGGINGEN AV INTERNREVISJON OG INTERN KONTROLL EVALUERING AV TILSKUDDFORVALTNINGEN I KULTUR- OG KIRKEDEPARTEMENTET HOVEDPRIORITERINGER FOR REGELVERKSFORVALTNINGEN I AVSLUTTENDE KOMMENTARER SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 2

3 1. Bakgrunn, formål og avgrensning Finansdepartementet har i tildelingsbrevet for 2009 bedt Senter for statlig økonomistyring (SSØ) om en rapport om forvaltningen av økonomiregelverket i 2009, der det gis en samlet oversikt og gjennomgåelse av: unntakssøknader som SSØ har behandlet i 2009 henvendelser fra departementer og statlige virksomheter om fortolkning og forståelse av regelverket for økonomistyring i staten og SSØs oppfølging av disse henvendelsene Formålet med rapporten er å redegjøre for SSØs forvaltning av økonomiregelverket i I kapittel 2 omtales kort organisatoriske rammer, interne retningslinjer og ressursbruk knyttet til SSØs arbeid med regelverkssaker. SSØs behandling av unntakssøknader og henvendelser i 2009 er utgangspunktet for rapporten og omtales i kapittel 3. For å understøtte formålet inneholder rapporten også en oversikt over enkelte andre tiltak og erfaringer i 2009 som er relevant for å vurdere selve regelverket eller etterlevelsen av det. Kapittel 4 omtaler derfor noen aktiviteter som har vært sentrale i forvaltningen av økonomiregelverket ved siden av unntakssøknader og henvendelser. Kapittel 5 gir en kort oversikt over SSØs hovedprioriteringer for regelverksforvaltningen i 2010 og kapittel 6 inneholder noen avsluttende kommentarer på bakgrunn av erfaringene fra arbeidet i SSØs myndighet, interne retningslinjer og ressursbruk SSØ forvalter regelverket for økonomistyring i staten på grunnlag av delegert myndighet fra Finansdepartementet. Departementet fastsetter prinsipper og standarder og tar beslutning i prinsipielle saker. Departementet ivaretar også forvaltningsansvaret for Bestemmelsene om etatsstyring (kap.1). SSØ gir råd til Finansdepartementet vedrørende økonomiregelverket. SSØs behandling av unntakssøknader og henvendelser er lagt opp i henhold til dokumenterte interne retningslinjer og rutiner for å sikre god kvalitet, dokumentasjon og effektivitet. SSØ mottar en del henvendelser direkte til e-postadressen regelverk@sfso.no, men brorparten av henvendelsene mottas direkte av saksbehandler eller til SSØs felles e-postadresse postmottak@sfso.no. SSØ forsøker kontinuerlig å gjøre regelverk@sfso.no bedre kjent i forbindelse med våre kurs og ved andre relevante anledninger. SSØs forvaltning av økonomiregelverket er forankret i Forvaltnings- og analyseavdelingen (FOA). Avdelingen disponerte i 2009 om lag 35 årsverk, hvorav rundt 3,5 årsverk i utgangspunktet var avsatt til å behandle unntakssøknader og henvendelser, gjennomføre grunnkurs om regelverket, budsjettering og regnskapsføring og til å ivareta videreutvikling av regelverk. Faktisk ressursbruk til disse oppgavene i 2009 utgjorde rundt 2,5 årsverk. Øvrige disponible ressurser ble benyttet til å gjennomføre ulike utrednings- og analyseoppdrag fra Finansdepartementet, deriblant flere av tiltakene som er beskrevet i kapittel 4. Ressursdisponeringen har medført at enkelte planlagte oppgaver i 2009 har blitt forskjøvet til 2010, jf. kapittel 5. I løpet av 2009 har det vært mange påmeldinger til innføringskursene i økonomiregelverket og regnskapsføring i statlige virksomheter. Flere søkere til kursene har blitt henvist til neste kursdato på grunn av kapasitetsbegrensninger i våre kurslokaler. SSØ planlegger å videreføre SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 3

4 grunnkurs om regelverket, budsjettering og regnskapsføring i 2010 i samme omfang som i I 2009 har SSØ ikke hatt kapasitet til å tilby virksomhetstilpassede kurs innenfor disse temaene ved forespørsler. 3. Unntakssøknader og henvendelser 3.1 Behandlede søknader om unntak fra Bestemmelsene I 2009 ferdigbehandlet SSØ ti søknader om unntak fra en eller flere bestemmelser. I tillegg til de ti ferdigbehandlede søknadene har SSØ mottatt en søknad fra Finansdepartementet og en søknad fra Utenriksdepartementet som ikke var ferdig saksbehandlet ved årets slutt fordi SSØ har bedt om tilleggsinformasjon for å kunne sluttføre sakene. Følgende seks søknader om unntak ble innvilget i 2009: Tre unntak for opprettelse av valutakonto 1 i forbindelse med deltakelse i EU-prosjekter, der virksomhetene er koordinator for prosjektene, ble innvilget for hhv. Fornyings- og administrasjonsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet og Kunnskapsdepartementet. Ett unntak for opprettelse av valutakonto ble gitt til Kunnskapsdepartementet på vegne av Forskningsrådets internasjonale samarbeid i Canada og Chile. Ett unntak for videreføring av unntak om bruk av valutakonto ble gitt til Nærings- og handelsdepartementet for Sjøfartsdirektoratets utestasjoner. Ett unntak som ble gitt i samme svarbrev til Nærings- og handelsdepartementet er en videreføring av unntak gitt til dette departementet vedrørende Sjøfartsdirektoratets utestasjoner for etablert praksis med overføring av midler til enkelte utestasjoner og unntak for disse utestasjonene til ikke å ha tilgang til elektronisk økonomisystem. Følgende tre unntakssøknader ble avslått: En søknad fra Kunnskapsdepartementet på vegne av Universitetet i Bergen om overføring av betalingsoppdrag mellom arbeidskonti via nettbank. En søknad fra Landbruks- og matdepartementet på vegne av Bioforsk om online remittering i nettbank for valutakonti. En søknad fra Samferdselsdepartementet på vegne av Jernbaneverket om oppretting av konto utenfor konsernkontoordningen. Årsaken til at on-line betalinger via nettbank ikke tillates, er blant annet krav til sporbarhet og sikkerheten i overføringen av penger. Kravet om at betalingsoppdrag skal produseres i økonomisystemet og oversendes banken i elektronisk form på sikker måte skyldes hensynet til grunnleggende forutsetninger for bokføring, dokumentasjon og oppbevaring i Bestemmelsene punkt 4.2. SSØ tok ikke stilling til en søknad fra Helse- og omsorgsdepartementet om at Arbeids- og velferdsetaten skulle kunne utføre autorisasjon av betalingsoppdrag på vegne av Helsedirektoratet. Myndigheten til å autorisere utbetalinger ligger i utgangspunktet til den virksomheten som disponerer arbeidskontiene. I den skisserte løsningen skulle Arbeids- og velferdsetaten autorisere utbetalinger som belaster egne arbeidskonti, og det var derfor ikke behov for unntak. SSØ ba i svarbrevet om at departementet arbeidet videre med å etablere permanente løsninger som sikrer at utbetalingene belaster arbeidskonti tilhørende 1 En valutakonto er en bankkonto med fremmed valuta, dvs. ikke i norske kroner. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 4

5 Helsedirektoratet og inngår i regnskapet til Helsedirektoratet. Se for øvrig omtale av organisering i rapportens del 4.5. Unntak fra Bestemmelsene gis i all hovedsak med tidsbegrenset varighet. Etter 2005 er det ikke gitt unntak med varighet lenger enn 5 år. Hvis vedkommende virksomhet har behov for å videreføre unntaket etter periodens utløp, må det søkes på nytt. Ansvaret for å følge opp når unntaket utløper ligger hos vedkommende fagdepartement og underliggende virksomhet. Tabellen nedenfor gir oversikt over innvilgede unntakssøknader i perioden , fordelt på utløpsår og tidspunkt for innvilgelse av unntak. Tidspunkt unntaket ble innvilget Unntak gjeldende t.o.m Varig unntak Sum Ved inngangen til 2010 var totalt 50 unntak fortsatt gyldige, hvorav 10 varige unntak. 35 av disse unntakene gjelder valutakonto. Tabellen nedenfor viser hvilke departement som har søkt om unntak i årene 2006 til 2009: Departement* Arbeids- og inkluderingsdepartementet 2 Barne- og likestillingsdepartementet 1 Finansdepartementet 1 Fornyings- og administrasjonsdepartementet 1 2 Forsvarsdepartementet 2 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet 1 Kunnskapsdepartementet Landbruks- og matdepartementet 1 1 Nærings- og handelsdepartementet Olje- og energidepartementet 1 1 Samferdselsdepartementet Utenriksdepartementet 1 Sum antall søknader Sum antall gitte unntak * Følgende fire departementer fremmet ingen søknader i perioden : Fiskeri- og kystdepartementet, Justis- og politidepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet og Miljøverndepartementet. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 5

6 3.2 Henvendelser vedrørende økonomiregelverket I 2009 behandlet SSØ 70 skriftlige henvendelser (e-post eller brev) om fortolkning og forståelse av økonomiregelverket. I tillegg ble det mottatt 35 telefonhenvendelser. Disse dokumenteres ikke fordi behandlingen var begrenset til rene faktaopplysninger og henvisninger til konkrete bestemmelser i regelverket. Henvendelsene per e-post eller brev kommer i all hovedsak fra departementer og statlige virksomheter, og besvares skriftlig fra SSØ. Tabellen nedenfor gir oversikt over antall henvendelser fra 2005 til og med 2009 fordelt etter hvilket kapittel i Bestemmelsene henvendelsen gjaldt. Henvendelsene om Bestemmelsenes kapittel 3, felles standarder og systemer, har til nå stort sett vært knyttet til ulike sider ved betalingsformidling. I 2010 forventer SSØ å motta henvendelser om Finansdepartementets rundskriv R-114 om fastsettelse og bruk av anbefalte statlige regnskapsstandarder. Disse henvendelsene vil da også falle inn under kapittel 3 i Bestemmelsene om felles standarder og systemer. Se for øvrig omtale av de statlige regnskapsstandardene nedenfor i avsnitt 4.2 og 5. Tema (kapittel) Styring (1-2) Betalingsformidling (3) Bokføring, dokumentasjon, oppbevaring, organisering av økonomioppgaver (4) Lønn (5.2) Anskaffelser (5.3) Inntekter (5.4) Tilskudd og stønader (6-7) Annet Sum antall henvendelser Antall henvendelser holder seg på et temmelig stabilt nivå. De siste fire årene har SSØ mottatt flest henvendelser knyttet til bokføring, dokumentasjon, oppbevaring og organisering av økonomioppgaver. Fra og med 2008 har det vært en markert økning i antall henvendelser om annet, som i all hovedsak er henvendelser om forhold knyttet til Bevilgningsreglementet. Antallet henvendelser om rutiner for lønn, anskaffelser og inntekter, samt tilskudd og stønader har holdt seg på et nokså lavt nivå siden Nedenfor oppsummeres kort innholdet i henvendelsene i 2009 med utgangspunkt i den tematiske inndelingen i tabellen ovenfor. I parentes fremkommer henvisning til relevante kapitler i Bestemmelsene. Styring (kapittel 1 og 2) SSØ mottok fem henvendelser om kapittel 1 og 2 i Bestemmelsene i løpet av Som i 2008, gjelder flere av disse henvendelsene transaksjonskontroller. Fire av dem dreide seg om ulike aspekter ved attestasjon og budsjettdisponering. I tillegg til disse fem, mottok vi to henvendelser om rundskriv R-111 om bruk av belastningsfullmakter og betalinger mellom statlige virksomheter. Den ene henvendelsen var om hvordan en belastningsfullmakt skal regnskapsføres. Den andre var om hvordan Bestemmelsene og rundskriv R-111 skal tolkes når underliggende virksomhet har fått delegert myndighet til å utøve etatsstyring på vegne av departementet overfor en annen underliggende virksomhet. Temaet delegert etatsstyringsmyndighet er omtalt nærmere nedenfor i avsnitt 3.3. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 6

7 Betalingsformidling (kapittel 3) I 2009 har SSØ mottatt flere henvendelser om betalingsformidling enn tidligere år. En av henvendelse var vedrørende en statlig virksomhets forvaltning av midler som er stilt til sikkerhet i tilfelle ansvar inntreffer på et senere tidspunkt. Saken har vært faglig utfordrende, og var ikke ferdig behandlet ved utgangen av året. Øvrige henvendelser om betalingsformidling har berørt blant annet følgende områder: - Agio-/disagio ved bruk av valutakonti - Autorisering av betalinger på vegne av annen virksomhet - Betalings- og forfallsdato - Hvem rentene på konto utenfor konsernkontoordningen tilfaller - Nettbaserte betalingsløsninger og adgangen til å belaste gebyrer - Opprettelse av depositumskonti, forvaltning av ikke-statlige midler - Rammer for bruk av valutakonti og betalingskort Virksomhetens økonomisystem, bokføring, dokumentasjon og oppbevaring (kapittel 4) Henvendelsene i denne kategorien omfattet i 2009 blant annet følgende tema: - Bruk av dato som bilagsnummer - Krav til tett bilagsnummerserie - Tolkning av hvordan feilføring og korrigering skal skje - Krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon - Forholdet mellom Bestemmelsens omtale av pakksedler og omtale i veiledningsmaterialet Ordsøk - Krav til lukking og permanent stenging av regnskapsperioder og mulighet for å endre registrert bilagstekst etter stenging - Hvordan kasser og valutakonti 2 skal regnskapsføres - Bestemmelser om merverdiavgift for statlige virksomheter - Krav til arbeidsdeling ved autorisering og attestasjon av reiseregninger - Krav til frekvens for avstemming av lønnspostene oppgavepliktige ytelser og arbeidsgiveravgift Lønn, anskaffelser og inntekter (kapittel 5) Henvendelsene om rutiner for lønn, anskaffelser og inntekter har blant annet omfattet følgende tema: - Om finansiell og operasjonell leasing er tillatt - Forskuddsbetaling og delbetaling - Om faktura kan mottas per e-post - Om statlige virksomheter må kreve 30-dagers betalingsfrist - Retningslinjer for gaver - Bokføring av sporadiske inntekter - Oppfølging av krav, avbrytelse av foreldelsesfrist og ettergivelse av krav - Utrangering av materiell etter normalinstruksen fra Retningslinjer for å kunne gi betalingsutsettelse - Plikt til å motta kontant innbetaling når statlig innkrever (Statens innkrevingssentral eller andre) har overtatt krav 2 En valutakonto er en bankkonto med fremmed valuta, dvs. ikke i norske kroner. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 7

8 - Rundskriv R-103 om arbeidsgiveravgift for statlige virksomheter Tilskudd og stønader (kapittel 6 og 7) Henvendelsene om tilskudd har blant annet omfattet følgende tema: - Delegering av til ulike aktører i og utenfor statsforvaltningen vedrørende forvaltning av tilskudd - Dokumentasjonskrav for attestasjon og budsjettdisponering for stønader - Tilbakebetaling av ubrukt tilskudd samt oppfølging og innkreving - Utforming av regelverk for en ordning Annet De siste to årene har SSØ mottatt langt flere henvendelser enn tidligere som ikke kan relateres direkte til Bestemmelsene eller ligger i grenselandet mellom Bestemmelsene og annet regelverk, som f.eks. Bevilgningsreglementet. Et eksempel er en henvendelse om leasing og hvordan dette forholder seg til bestemmelsene om anskaffelser, til Bevilgningsreglementet og til Finansdepartementets rundskriv R-111 om fullmakter. Henvendelser knyttet til Bestemmelsene og annet regelverk gjelder blant annet anskaffelser, arbeidsgiveravgift, EØS-regler om statsstøtte, forskuddsbetaling, husleiekontrakter, leasing, mva på tjenesteimport fra utlandet, reiseforsikring og statens etiske retningslinjer eller personalhåndboken. I disse sakene har SSØ behandlet de sider av henvendelsen som kan knyttes til økonomiregelverket, og samtidig opplyst om hvilken virksomhet som er rette myndighet for å besvare spørsmål vedrørende annet regelverk. 3.3 Nærmere omtale av enkelte saker Enkelte henvendelser og unntakssøknader i 2009 har medført behov for å presisere hvordan regelverket skal forstås, i form av fortolkning av enkelte viktige begreper og bestemmelser. Enkelte andre henvendelser og unntakssøknader har reist spørsmål vedrørende organisering av visse statlige virksomheter og knytning til de felles konsernsystemene, samt avleggelse av samlet virksomhetsregnskap. Nedenfor omtales disse sakene nærmere. Adgang for statlige virksomheter til å inngå leieavtaler (herunder leasing) SSØ har de siste årene fått noen henvendelser om hvorvidt leasing 3 er tillatt for statlige virksomheter. Temaet må vurderes både mot krav i økonomiregelverket og krav i Stortingets Bevilgningsreglement. SSØs vurdering er at ingen av regelverkene i seg selv er til hinder for at statlige virksomheter inngår avtaler om leasing. Virksomhetene må vurdere leasingavtaler i lys av bestemmelsenes krav til de kontroller som ligger i å utøve budsjettdisponeringsfullmakt. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: a. påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b. påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen c. påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig I tilknytning til punkt a) og b) har SSØ vurdert at det kan inngås leieavtaler (herunder leasing) og avtaler om kjøp av tjenester utover budsjettåret når dette gjelder anskaffelser til den ordinære driften og dersom utgiftene i forbindelse med avtalene kan dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå på budsjettposten i hele avtaleperioden. Behovet for oppsigelsesklausuler må 3 Det skilles i mange sammenhenger mellom finansiell og operasjonell leasing. SSØ har valgt å ikke skille mellom disse to formene når vi vurderer leasing opp mot regelverket. Finansiell leasing innebærer at leasingtaker påtar seg den finansielle risikoen. Operasjonell leasing innbærer at utleier har den finansielle risikoen. Finansiell leasing har likhetstrekk med et kjøp og operasjonell leasing har likhetstrekk med å leie. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 8

9 vurderes nøye. Disse vilkårene for unntak fra Stortingets Bevilgningsreglement 6, annet ledd, er nærmere beskrevet i Finansdepartementets Veileder i statlig budsjettarbeid punkt , samt i rundskriv R-110 punkt 2.3. Punkt c) om økonomisk forsvarlighet innebærer etter SSØs vurdering at avtale om leasing må sammenlignes med kostnaden virksomheten ellers ville hatt ved kjøp eller leie. Attestasjon og budsjettdisponering i tilknytning til stønader I 2009 og tidligere år har SSØ mottatt flere henvendelser som gjelder attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet. Vi opplever at det er mange av de samme spørsmålene som går igjen, for eksempel attestasjon og budsjettdisponering i maskinelle systemer eller dokumentasjon og kontrollrutiner i forbindelse med refusjonskrav. Delegert myndighet til å utøve etatsstyring SSØ er kjent med at et par departementer har delegert til en underliggende virksomhet å utøve etatsstyringsmyndighet overfor enkelte andre av departementets underliggende virksomheter. Bestemmelsene regulerer ikke dette forholdet, verken i kapittel 1 eller kapittel 2. Etter SSØs vurdering bør Bestemmelsene heller ikke ta høyde for slike ordninger. SSØ har behandlet en henvendelse om anvendelsen av kapittel 1 når et direktorat utøver etatsstyringsmyndighet med hjemmel i delegert myndighet fra departement. I svaret vektla SSØ at ansvaret vil ligge til departementet selv om myndigheten er delegert til underliggende virksomhet. Det vil derfor være mest naturlig at departementet sender tildelingsbrev til de aktuelle virksomhetene, der det samtidig gis retningslinjer for hvordan myndighetsforholdet skal være mellom departementet og direktoratet som får delegert myndighet. Bestemmelsene punkt 1.2 stiller krav til at departementet sørger for at det foreligger instrukser som beskriver hvordan myndighet og ansvar er fordelt mellom departement og virksomhet, herunder innbyrdes mellom departementet, eventuelt styre og virksomhetsleder. Ved delegering av myndighet til å utøve etatsstyringen er det etter SSØs vurdering særlig viktig at ansvar og myndighet er tydelig beskrevet slik at departementet kan følge opp virksomhetene etter kravene i Bestemmelsene punkt 1.5 om departementets oppfølging av virksomheten. Organisering av statlige virksomheter etterlevelse av krav om knytning til konsernsystemene I SSØs regelverksrapport for 2008 ble det omtalt enkelte spørsmål knyttet til organisering. Som ledd i oppfølgingen i 2009 har SSØ valgt å avgrense hovedproblemstillingen 4 til et spørsmål om hvorvidt en organisatorisk enhet faller inn under 2 i Reglementet, og oppfyller økonomiregelverkets krav om obligatorisk knytning til de felles konsernsystemene samt avleggelse av et fullstendig årsregnskap med balanse. For øvrig vises det til omtalen i avsnitt 4.5 nedenfor (om arbeidsmodell I). I Dokument 1 for budsjettåret 2007 hadde for eksempel Riksrevisjonen merknader til at tre virksomheter under Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) ikke avla fullstendig årsregnskap med balanse. Dette tyder på at departementet etter Riksrevisjonens mening ikke har klargjort tilstrekkelig at disse enhetene er forvaltningsorganer, og at de defineres som virksomheter etter økonomireglementets 2. I Dokument 1 for budsjettåret 2008 svarte BLD til Riksrevisjonen at merknaden er fulgt opp ved at Fordelingsutvalget fra og med 2010 organiseres som en del av Barne-, ungdoms- og familieetaten (BUF-etat) og Forbrukertvistutvalget som en del av departementet med virkning fra samme tidspunkt. Det framgår ikke hvorvidt organiseringen av Sekretariatet for Markedsrådet er endret. 4 Dvs. spørsmålet om hvilke kriterier som må være til stede for at en organisatorisk enhet skal betraktes som en virksomhet iht. økonomiregelverket. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 9

10 De ovennevnte tilfeller med delegert etatsstyringsmyndighet bør også sees i sammenheng med virksomhetsbegrepet i økonomiregelverket, fordi delegering av etatsstyringsmyndighet kan innebære en risiko for at skillet mellom driftsenheter i en virksomhet og selvstendige virksomheter blir uklart. Dermed kan det også framstå som uklart om enheten skal være knyttet til konsernsystemene og avlegge et selvstendig virksomhetsregnskap med balanse. Forskuddsbetaling innenfor og over flere budsjettår SSØ har mottatt flere henvendelser om forskuddsbetaling knyttet til blant annet prosjekter med delbetalinger. SSØs forståelse når det gjelder adgangen til forskuddsbetaling for anskaffelse av varer og tjenester, kan illustreres med et svar på en slik henvendelse. Teksten har vært benyttet som mal i flere besvarelser. SSØ har gitt råd om at virksomheten bør ta kontakt med sitt fagdepartement og eventuelt Finansdepartementet. Eksemplet lyder slik: Henvendelsen gjelder i utgangspunktet flere problemstillinger: a) adgang til forskuddsbetaling innenfor et budsjettår b) adgang til å belaste budsjettåret for leveranser i fremtidige år Til a) Bevilgningsreglementet, Reglementet og Bestemmelsene inneholder ikke noe eksplisitt forbud mot forskuddsbetaling ved anskaffelser i staten, i form av egne krav eller bestemmelser. Bevilgningene fra Stortinget gis etter de prinsipper som er nedfelt i blant annet 3 i Bevilgningsreglementet om ettårs- og kontantprinsippet. Med utgangspunkt i disse prinsippene er det lagt til grunn en forståelse om at bevilgning, bestilling, leveranse og betaling skjer i samme budsjettår. Det innebærer ikke at forskuddsbetalinger dvs. at betaling skjer før tidspunktet for leveranse innenfor samme budsjettår kan sies å være i strid med prinsippene. Det følger imidlertid av Bestemmelsene punkt (se også punkt 5.2) om transaksjonskontroller at: Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Attestasjonskontrollen omfatter kontroll av: a) at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale Videre er det punkt i Bestemmelsene nedfelt at: Alle utbetalinger skal foretas til rett tid og kredittid skal utnyttes. Bestemmelsene om kontroll av leveranse før betaling finner sted og at betalingen skal skje slik at kredittid utnyttes, må tolkes slik at betaling normalt ikke skal skje før levering har funnet sted. For en del type anskaffelser kan det være vanlig å avtale at delbetalinger kan gjøres. Det bør imidlertid være basert på økonomisk forsvarlighet (jf. punkt i Bestemmelsene), og bare skje i den utstrekning og på de vilkår det er vanlig i de forretningsforhold det gjelder, og være ut fra forretningsmessige eller avtalemessige forhold for staten. Eksempelvis kan det for større anskaffelser med lang leveringstid være aktuelt å foreta delbetalinger og det kan også være slik at levering skjer jevnlig med avtale om at oppgjøret skjer ved a konto betalinger. Kjøp av utstyr og materiell (med tilhørende avtaler) må selvfølgelig også være i samsvar med de formelle rammene som er knyttet til bevilgningsvedtaket, jf. 5 og 10 i Bevilgningsreglementet om bevilgningsvedtak og disponering av gitte bevilgninger. Virksomhet X må vurdere om ordningen faller innenfor forskuddsbetaling innenfor budsjettåret og betingelsene som er omtalt over for slik betaling, herunder hvilken risiko staten har og om det er økonomisk forsvarlig å foreta forskuddsbetaling. I denne sammenheng bør dere også vurdere behovet for å stille bankgaranti. Til b) SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 10

11 Dersom bestillingen (avtalen) gjelder leveranse i fremtidige budsjettår vil det normalt også oppstå en betalingsforpliktelse som først skal dekkes etter det løpende budsjettåret. Da må det innhentes et samtykke fra Stortinget til å påføre staten forpliktelser utover budsjettåret, jf. bevilgningsreglementet 6 første ledd. Det vises til nærmere omtale i Finansdepartementets Veileder i statlig budsjettarbeid (punkt ). Mulighet for makulering av faktura på papir etter omgjøring til elektronisk form I 2007 utarbeidet SSØ en fortolkning av økonomiregelverket knyttet til denne problemstillingen. SSØ har i 2008 og 2009 fått noen spørsmål om krav til oppbevaring av originalbilag dersom bilaget er skannet. Kravene i økonomiregelverket ansees ferdig fortolket for faktura (jf. også omtale i avsnitt 4.4 nedenfor). Fortolkningen er tilgjengelig på SSØs nettside under noden økonomiregelverket og ofte stilte spørsmål. Valutakonto erfaringer med bruk I løpet av 2009 har SSØ erfart at noen virksomheter som har fått innvilget unntak for å opprette valutakonto tidligere år, nå benytter on-line remittering (nettbank) uten å ha søkt om unntak fra bestemmelsene for å bruke en slik tjeneste. SSØ vil i den forbindelse bemerke at det bare er rammeavtale med bankene og ikke tilleggsavtalen for valutakonti som eksplisitt angir at bankene ikke skal åpne for on-line remittering av betalingsoppdrag. Videre har standardformuleringene i svar på tidligere unntakssøknader om valutakonto ikke presisert at innvilget unntak ikke åpner for on-line remittering. Noen virksomheter som tidligere har benyttet såkalt sikker-faks løsning for valutakonto, har nå gått over til, eller ønsker å gå over til, å bruke on-line remittering. SSØ har i 2009 lagt opp til å være enda tydeligere om dette forholdet i forberedelsene til ny tilleggsavtale med bankene. Videre har vi i 2009 begynt å presisere i svar på unntakssøknader om valutakonti at betalingsoppdrag skal produseres og overføres via virksomhetens økonomisystem. 3.4 Saksbehandlingstid Saksbehandlingstiden for unntakssøknader var i 2009 i gjennomsnitt 39 dager og med en medianverdi på 19 dager. Dette er en del lengre enn i 2008, da den gjennomsnittlige behandlingstiden var 19 dager, med en medianverdi på 7 dager. Den lange saksbehandlingstiden skyldes at to søknader tok spesielt lang tid å saksbehandle. For de øvrige søknadene er gjennomsnittlig saksbehandlingstid i 2009 på omtrent samme nivå som i Av til sammen 70 dokumenterte henvendelser i 2009 ble halvparten besvart i løpet av en uke, og resten besvart i løpet av tre uker. I tillegg ble det mottatt 35 telefonhenvendelser, der de fleste ble besvart umiddelbart eller i løpet av en uke. 4. Andre tiltak og erfaringer I tillegg til å behandle unntakssøknader og henvendelser om økonomiregelverket omfatter SSØs regelverksforvaltning kompetansetilbud og rådgivning overfor departementer og statlige virksomheter. Videre har SSØ gjennomført ulike aktiviteter som kartlegginger, utredninger og vurderinger. Erfaringene fra disse tiltakene kan ha betydning for å vurdere økonomiregelverket og/eller etterlevelsen av det. I SSØs årsrapport for 2009 gis en kortfattet oversikt over de tiltak SSØ har igangsatt i 2009 vedrørende metodeutvikling, kompetansetiltak og rådgivning. Nedenfor gis en utdypende omtale av noen av disse tiltakene. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 11

12 4.1 Faglig tilrådning om standard kontoplan og periodiserte virksomhetsregnskaper SSØ har i 2009 overlevert Finansdepartementet en faglig vurdering av standard kontoplan og periodiserte virksomhetsregnskaper, og en tilrådning om innføring og bruk av disse i statlige virksomheter. De faglige vurderingene og tiltrådningen bygger på tidligere arbeid som er gjort av SSØ og/eller Finansdepartementet siden arbeidet startet opp i Vi viser i den forbindelse til rapport 1, 2, 5 og 6 for 2009 som er publisert på våre nettsider. SSØ anbefalte en tidsbegrenset frivillig og deretter obligatorisk innføring og bruk av standard kontoplan og periodiserte virksomhetsregnskaper etter de statlige regnskapsstandardene. Det ble lagt til grunn at statlige virksomheter skal rapportere til statsregnskapet etter statens kontoplan etter dagens ordning, og at statsregnskapet og statsbudsjettet derfor videreføres innenfor kontantprinsippet. 4.2 Forvaltning av de foreløpige statlige regnskapsstandardene Program virksomhetsstyring med periodisert regnskap ble avsluttet 30. juni Etter avslutningen av programmet, ble det videre arbeidet med forvaltningen og videreutviklingen av de foreløpige statlige regnskapsstandardene (SRSene) lagt inn i den løpende forvaltningen i Seksjon for regelverk og konsernsystemer i Forvaltnings- og analyseavdelingen i SSØ. Forvaltningen og videreutviklingen av standardene har høsten 2009 resultert i blant annet: En oppdatering av SRSene i forbindelse med Finansdepartementets fastsettelse av disse standardene som anbefalte statlige regnskapsstandarder i eget rundskriv. Samtlige standarder ble gjennomgått med hensyn på forbedret (forenklet) språkbruk, lik layout og innarbeiding av enkelte faglige oppdateringer basert på sluttrapporten fra periodiseringsprosjektet. Det ble arrangert en Regnskapsdag SRS 25. november 2009 der målgruppen var økonomisjefer/regnskapsmedarbeidere i virksomheter som benytter eller har planer om å ta i bruk SRSene ved utarbeidelse av sine virksomhetsregnskaper. Det ble opprettet en oversikt (henvendelseslogg) der faglige spørsmål vedrørende SRSene registreres. Det ble registrert 11 henvendelser i andre halvår Rapporteringspakken for årsoppgjøret 2009 for de virksomhetene som benytter SRSene ble oppdatert og sendt ut til de virksomhetene som benytter SRSene. 4.3 Klassifisering og regnskapsføring av statlige fond SSØ har i 2009 kartlagt og vurdert dagens praksis og regelverk knyttet til klassifisering og regnskapsføring av statlige fond, bl.a. med sikte på å foreslå presiseringer og avklaringer av dagens regelverk. I sluttrapporten ble det pekt på at det er flere forskjeller mellom fondene, blant annet når det gjelder postbruk i statsbudsjettet, oppføring i kapitalregnskapet, oppgjørskonti i Norges Bank, hvordan de finansieres og hvilke formål de skal tilgodese. Ut fra de observerte ulikehetene ga SSØ anbefalinger til Finansdepartementet om enkelte tiltak som kan gjennomføres i blant annet regelverket. Videre oppfølging er omtalt i tildelingsbrevet til SSØ for Elektronisk faktura i staten SSØ har i 2009 på oppdrag fra Finansdepartementet forberedt endringer i økonomiregelverket slik at et pålegg overfor statlige virksomheter om mottak av elektronisk faktura kan iverksettes. Bakgrunnen for oppdraget var at Regjeringen i St.meld. nr. 36 ( ) Det gode innkjøp, har foreslått at statlige virksomheter innen 1. juli 2011 skal kunne motta elektroniske fakturaer på et fastsatt standardformat. SSØ anbefalte at det gjøres enkelte endringer i Bestemmelser om økonomistyring i staten, kapittel 2, 4 og 5 for å imøtekomme pålegget om at statlige virksomheter skal kunne motta og behandle elektronisk faktura. Finansdepartementet planlegger å kunngjøre endringene i løpet av juni SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 12

13 4.5 Organisering av økonomioppgaver og arbeidsdelingsmodeller Regelverket om arbeidsdelingsmodeller for økonomioppgaver i staten er bygget opp med tre hovednivåer. De tre hovednivåene er: 1. Oppgaver som virksomheten må gjøre selv 2. Oppgaver som virksomheten kan overlate til en tjenesteyter som er godkjent av Finansdepartementet 3. Oppgaver som virksomheten kan overlate til en tjenesteyter, uten at denne er godkjent av Finansdepartementet (så lenge virksomheten forsikrer seg om at leverandøren tilbyr tjenester som er i tråd med de funksjonelle kravene i Bestemmelsene) Bakgrunnen for denne tredelingen i Bestemmelsene er ulikheter i risiko mellom disse hovednivåene av oppgaver. Enkelte oppgaver ligger genuint til virksomhetene i staten å ivareta, som budsjettdisponering i tråd med mottatt tildelingsbrev og fastsettelse av inntektskrav (jf. Bestemmelsene pkt ). Risiko kan på lønns- og økonomiområdet knyttes til faren for at virksomheten ikke klarer å oppfylle de grunnleggende forutsetningene for bokføring, dokumentasjon og oppbevaring omtalt i Bestemmelsene punkt 4.2, vedrørende fullstendighet, realitet, nøyaktighet og sikring (herunder dataintegritet). Videre står virksomheten overfor krav i økonomiregelverket og fra overordnet myndighet til rapportering og at regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig (jf. Bestemmelsene punkt 2.3). SSØ har tidligere vurdert hvilke oppgaver som inngår i integrerte tjenester for lønn etter punkt III i Bestemmelser om økonomistyring i staten. I løpet av 2009 har SSØ vurdert hvilke oppgaver som inngår i integrerte tjenester for områdene anskaffelser og inntekter. Slike oppgaver kan tjenesteytere bare utføre for statlige virksomheter dersom Finansdepartementet har godkjent tjenesteyteren. I St.prp. nr. 1 ( ), dvs. Gul bok 2007, varslet regjeringen at Finansdepartementet ikke vil godkjenne private leverandører av integrerte lønns- og økonomitjenester. Om arbeidsdelingsmodell III integrerte tjenester Et viktig punkt i vurderingen av hvilke oppgaver som inngår i integrerte tjenester har vært å fastsette en operasjonell og konkret avgrensning mellom arbeidsmodell II og III. Grensedragningen er i hovedsak basert på om en oppgave innebærer å produsere eller påvirke bokførte opplysninger. I så fall betraktes oppgaven som en integrert tjeneste. Eksemepler på slike oppgaver er manuelle registreringer av inndata til regnskapssystemet og manuelle kontroller av data som er registrert i regnskapssystemet. Dersom det ikke er helt klart om en oppgave faller innenfor arbeidsmodell II eller III, anes oppgaven å ligge innenfor arbeidsmodell III dersom det er moderat til høy risiko for å påvirke bokførte opplysninger. SSØ og Departementenes servicesenter (DSS) er tjenesteytere godkjent av Finansdepartementet for å utføre integrerte lønns- og økonomitjenester. Om arbeidsdelingsmodell II og utbredelse og bruk Modell II i Bestemmelsene punkt omhandler tjenestene gi tilgang (...) til og drifte IKTinfrastruktur og økonomisystem. Disse tjenestene grupperes ofte på følgende måte (fra det mest grunnleggende): a. Drift av IT infrastruktur b. Drift og forvaltning av database c. Applikasjonsdrift d. Applikasjonsforvaltning SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 13

14 SSØ legger til grunn at oppgaver knyttet til å drifte IKT-infrastruktur og økonomisystemer skal kategoriseres i modell II. Dersom SSØ vurderer at enkelte oppgaver knyttet til drift innebærer spesielt høy risiko for å kunne påvirke bokførte opplysninger, vil oppgaven likevel bli kategorisert i modell III. Det er i Bestemmelsene punkt II stilt krav om at det skal sendes skriftlig melding til Finansdepartementet når ny avtale om en slik arbeidsdeling er inngått, herunder hvilke tjenester avtalen omfatter. I Gul bok 2007 opplyste Finansdepartementet at Systemtilgang og driftstjenester kjøpes i stor grad fra privat sektor, enten av virksomheten selv eller av regnskapssentralen. Så langt SSØ kjenner til har arbeidsmodell II vært benyttet i blant annet deler av universitets- og høyskolesektoren. Vi kjenner imidlertid ikke til hvor mange statlige virksomheter til sammen som har valgt denne modellen. 4.6 Veiledning, eksempler og råd I 2008 kartla og vurderte SSØ hvordan overordnede styringssignaler formidles gjennom tildelingsbrev og hvordan mål- og resultatstyring anvendes i St.prp. nr. 1 ( ) for fem departementer. Utredningene viste betydelige forskjeller i departementenes og virksomhetenes praksis, og mange målformuleringer hadde karakter av å være omskriving av oppgaver mer enn reelle mål. Som et ledd i oppfølgingen av dette arbeidet har SSØ i 2009 arbeidet med eksempler og råd for hvordan tildelingsbrev og instrukser fra departement til en underliggende virksomhet kan utformes. Arbeidet ventes avsluttet i SSØs nettbaserte oppslagstjeneste, Ordsøk, forklarer ord og begreper i økonomiregelverket, og gir veiledninger hvis det ikke kan henvises videre til annen veiledning. Arbeidet med utvikling, vedlikehold og markedsføring har hatt relativt lav prioritet i 2009 av kapasitetsårsaker. Det har likevel blitt utført nødvendig vedlikehold og oppdateringer av henvisninger til andre nettsteder. Samtidig er det publisert veiledning om opprettelse og bruk av valutakonto. I 2008 ble det avklart noen rammer, avgrensninger og prinsipper for videreutvikling av Ordsøk. Utvidelse av antall begreper vil skje ut fra en hovedregel om at tjenesten avgrenses til ord som benyttes i Reglementet og Bestemmelser om økonomistyring i staten. I tillegg vil enkelte begreper fra Bevilgningsreglementet og rundskriv kunne legges inn. I 2010 planlegges utbygging med nye begreper. Temaene evalueringer, samfunnsøkonomisk analyse og virksomhetsstyring vil bli søkt prioritert. 4.7 Gjennomgåelse av Dokument 1 for budsjettåret 2008 SSØ gjennomgår årlig Riksrevisjonens Dokument 1 til Stortinget. Riksrevisjonens merknader for regnskapsåret 2008 inneholder etter vår vurdering ikke informasjon som tilsier behov for å gjøre større endringer i Reglement for økonomistyring i staten med tilhørende bestemmelser og rundskriv. Vi har heller ikke observert merknader som tilsier at det er behov for å vurdere endringer knyttet til Bevilgningsreglementet. Det er imidlertid verdt å merke seg at Riksrevisjonen flere steder, i forbindelse med anskaffelser, omtaler mangelfull sporbarhet mellom leverandørkontrakter og bokførte opplysninger. Se for eksempel s. 97 om Forsvarsbygg punkt 2.2.1, s. 116 om Helsedirektoratets brudd på anskaffelsesreglementet og økonomireglementet eller s. 210 om Jernbaneverket og kontroll av konsulentutgifter. SSØ forstår dette slik at vi tolker Bestemmelsene pkt g) og pkt på en annen måte enn Riksrevisjonen. Riksrevisjonens kritikk i nevnte saker om mangelfull sporbarhet synes bl.a å være basert på en oppfatning om at det er krav til sporbarhet mellom bokførte opplysninger og dokumentasjon som bekrefter at krav til anskaffelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser er oppfylt. SSØs utgangspunkt er at kravet om toveis sporbarhet gjelder mellom dokumentasjon på bokførte opplysninger, obligatoriske spesifikasjoner og pliktig SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 14

15 regnskapsrapportering. Således omfatter dokumentasjonskravet i dette tilfellet ikke at det skal dokumenteres at krav i lov og forskrift om offentlige anskaffelser er oppfylt. Økonomiregelverket er likevel ikke til hinder for at en virksomhet kan velge å innrette rutiner for bokføring og kontering slik at det etableres et spor mellom bokførte opplysninger og leverandørkontrakter. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser faller utenfor SSØs myndighetsområde, men økonomiregelverket regulerer prosesser som skal sikre god intern kontroll forut for og etter selve anskaffelsesprosedyren (fra tilbudsinnbydelse til valg av leverandør). Regjeringen har i den sammenheng varslet i stortingsmeldingen Det gode innkjøp at Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) og SSØ vil bli bedt om å utarbeide en rettledning for hvordan bestemmelser om intern kontroll i økonomiregelverket kan brukes på anskaffelsesområdet. 4.8 Oppfølging av kartleggingen av internrevisjon og intern kontroll SSØ kartla i 2008 bruken av internrevisjon og liknende enheter i statlige virksomheter. Kartleggingen (Rapport 4/2009) viste bl.a. at det er relativt få virksomheter som har opprettet en internrevisjon. Der slik enhet er opprettet, følges i hovedsak standardene fra The Institute of Internal Auditors (IIA). SSØ identifiserte likevel noen utfordringer for organiseringen av internrevisjon i statlige virksomheter. SSØ har fått flere muntlige henvendelser om kartleggingen og de identifiserte utfordringene. SSØ har i siste halvdel av 2009 vært representert i Norges Interne Revisorers Forening (NIRF) sin arbeidsgruppe for statlig sektor. Et annet viktig funn i kartleggingen var at det er stor variasjon i virksomhetenes organisering av arbeid med intern kontroll, og at begrepet intern kontroll etter SSØs vurdering ikke oppfattes likt i virksomhetene. I 2009 har SSØ arbeidet videre med temaet intern kontroll. I andre halvår fortsatte arbeidet med begrepsavklaring. SSØ har holdt flere presentasjoner om dette arbeidet, blant annet på NIRFs årskonferanse med nær 200 deltakere og for Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) i relasjon til departementets ansvar for oppfølgingen av stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser. SSØ har for øvrig hatt kontakt med nordiske søsterorganisasjoner i anledning at Ekonomistyringsverket (ESV) publiserte en ny veileder om intern kontroll i 2008, og at Økonomistyrelsen forbereder publiseringen av en veileder om Intern kontroll og opfølging i første kvartal Arbeidet med intern kontroll vil bli videreført i 2010 som del av et arbeid med å videreutvikle opplegget for helhetlig styring og kontroll i staten, jf. omtale i tildelingsbrevet til SSØ for Evaluering av tilskuddforvaltningen i Kultur- og kirkedepartementet SSØ har i 2009 kartlagt og vurdert hvordan Kultur- og kirkedepartementet (KKD) forvalter sine tilskuddsordninger. Rapporten ble oversendt Kulturdepartementet i juni I Dokument 1 for budsjettåret 2008 henviste departementet til SSØs ovennevnte arbeid, og videre oppfølging av Riksrevisjonens kritikk av tilskuddforvaltningen ble rapportert for til Stortinget for Hovedprioriteringer for regelverksforvaltningen i 2010 SSØs hovedprioriteringer for forvaltningen av økonomiregelverket tar utgangspunkt i tildelingsbrevet 2010 og SSØs strategi. Hovedprioriteringene kan oppsummeres slik: Løpende og faste oppgaver: behandling av unntakssøknader behandling av henvendelser om forståelse og fortolkning av regelverket fast rapportering til Finansdepartementet SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 15

16 vedlikehold og videre utbygging av begreper i Ordsøk, bl.a. basert på tidligere regelverksrapporter til Finansdepartementet videreføre eksisterende kompetansetilbud Utviklingsoppgaver videreutvikling av regnskapsfunksjonen i statsforvaltningen i lys av de anbefalte statlige regnskapsstandardene og innføringen av felles kontoplan i virksomhetene. I den forbindelse vil SSØs kompetansetilbud bli utviklet videre. Samtidig vil en vurdere nærmere behovet for en ny kravsspesifikasjon for økonomisystemer i staten. oppfølging knyttet til SSØs anbefalinger gitt til Finansdepartementet om forberedelser i økonomiregelverket for å ivareta et krav om å kunne motta elektronisk faktura ferdigstille forslag til rundskriv om dokumentasjon av inntekter klassifisering og regnskapsføring av statlige fond, jf. Tildelingsbrevet til SSØ for 2010 igangsetting av arbeidet vedrørende årsrapportering fra statlige virksomheter sjekkliste for virksomheter som ønsker å opprette eller har etablert internrevisjon oppfølging av arbeidet med anbefalinger om instrukser og tildelingsbrev oppfølging av identifiserte utfordringer med bruk av valutakonto utenfor tilleggsavtalen og on-line remittering uten at det er søkt om unntak. utviklingsarbeid vedrørende tilskuddsforvaltning. 6. Avsluttende kommentarer SSØs oppmerksomhet i den løpende forvaltningen av regelverket har vært rettet, og bør fortsatt rettes, mot formidling av prinsippene og standardene i regelverket og mot tilretteleggingstiltak i form av besvarelse av henvendelser, gode eksempler, veiledningsmateriell, felles tilbud om grunnopplæring, rådgivning mv. Dette bygger på en vurdering om at utfordringene for statlige virksomheter i større grad er knyttet til god tilpasning til regelverket enn til innholdet i regelverket. SSØ har heller ikke i 2009 identifisert områder hvor det er behov for vesentlige eller snarlige endringer i regelverket, vurdert ut fra unntakssøknader og henvendelser til SSØ samt enkelte andre gjennomførte tiltak. Heller ikke gjennomgåelsen av Riksrevisjonens Dokument nr. 1 for regnskapsåret 2008 avdekket slike behov. Reglementet og Bestemmelsene er i den forstand fortsatt robuste. Samtidig skal det bemerkes at det i rapporten er vist til enkelte henvendelser som dreier seg om de samme spørsmålene, og der spørsmålene er rettet mot at det ikke finnes et spesifikt krav, eksempelvis forskuddsbetalinger og avtaler om leie eller leasing. Slike saker løses ved at SSØ formidler fortolkning av regelverket overfor den enkelte virksomhet. I den grad spørsmålene viser seg å være gjentagende og kommer fra flere virksomheter, legger SSØ opp til at en først og fremst oppdaterer Ordsøk. Ordsøk er SSØs viktigste enkeltstående informasjonsog veiledningskanal om økonomiregelverket, og vil bli videreutviklet i I 2008 og 2009 har SSØ behandlet enkelte spørsmål om Bestemmelsene knyttet til organisering av økonomioppgaver og arbeidsdelingsmodeller. SSØ tar sikte på at disse vurderingene innarbeides i Ordsøk i løpet av Fleksibiliteten som ligger i bruken av rundskriv er en medvirkende årsak til at både Reglementet og Bestemmelsene fortsatt framstår som relativt robuste mot hyppige endringer, og der enkelte krav først omtales i et rundskriv. Ett eksempel på dette er Finansdepartementets rundskriv R-114 om anbefalte ikke obligatoriske statlige regnskapsstandarder. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 16

17 I avsnittene 4 og 5 ovenfor vises det til ulike prosesser og prosjekter som er gjennomført i 2009 og som vil fortsette i Flere av disse prosessene og prosjektene innebærer at det innenfor en tidshorisont på 1 3 år vil bli tatt beslutninger om tiltak som skal gjennomføres. Det kan være tiltak både i form av enkelte endringer i bestemmelsene, fastsettelse av nye rundskriv og oppdatering eller utvikling av nye veiledere. SSØs regelverksforvaltning i 2009 Side 17