Innkalling til ordinært sameiermøte 2012

Transkript

1 1 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Innkalling til ordinært sameiermøte 2012 Ordinært sameiermøte i Pilestredet Park Økodrift(PPØ) holdes mandag 21. mai 2012 kl. 18 i Auditoriet Athene på Høgskolen i Oslo og Akershus, Pilestredet 46 Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst et eierrepresentant til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Styret foreslår overføring av årets resultat kr til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET Styret foreslår at det utbetales et styrehonorar på kr og et ekstraordinært styrehonorar på kr til sammen kr på grunn av ekstra arbeidsbelastning i forbindelse med tvisten med Sameiet Thonbygget, oppdraget med Rambøll og utbyggingen av det gamle Patologibygget. 5. INNKOMNE FORSLAG A) Endring av vektet kostnadsbrøk/stemmer i sameiermøtet for sameier Parkhuset Sameie og Utsyn Boligsameie. Saken er nærmere beskrevet bakerst i innkallingen. B) Orienteringssak Styret vil gi en orientering om status i arbeidet med å definere kategoriene grunneiere av areal regulert til offentlige formål, grunneiere av areal regulert til næringsvirksomhet / forretning og grunneiere av areal regulert til bolig eiendom. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år for grunneiere regulert for bolig B) Valg av 1 styremedlem fra grunneiere regulert til offentlig formål da styremedlem Håkon Harv har trukket seg. C) Valg av 1 varamedlem for 2 år for grunneiere regulert for bolig D) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Bjørn Løvlie /s/ Tina Østreng /s/ Håkon Harv /s/ Truls Langeggen /s/ Bjørn Skjong /s/

2 Side 2 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) ÅRSBERETNING FOR 2011 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Leder Bjørn Løvlie Bolig Styremedlem Truls Langeggen Bolig Styremedlem Bjørn Skjong Bolig Styremedlem Marit Jørgensen Næring Styremedlem Tina Østreng Offentlig Styremedlem Håkon Harv Offentlig Varamedlem Tor-Olav Lie Carlsen Bolig Varamedlem Arne Trondsen Næring Varamedlem Anne Cecilie Aasenden Offentlig Valgkomiteen Valgkomite Thor Liavaag Valgkomite Monica Skogen Valgkomite Anders Vatne Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 4 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet er et tingsrettslig sameie. Eier av sameieeiendommen er eierne av eiendommer i Pilestredet Park (sameierne), med unntak av eiendommer som bare inneholder garasjeanlegg eller fradelte utomhusområder. De underjordiske kulvertene og murene er ikke matrikulert særskilt, men inngår likevel i sameieeiendommen og inngå i felles drift. Eierskapet til sameieeiendommen følger gnr/bnr og er uavhengig av organisasjonsform for den enkelte sameiers eiendom. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i Oslo kommune. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

3 Side 3 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Vaktmestertjeneste og vektertjeneste Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med OBOS Eiendomsdrift AS. Utover normal arbeidstid har OBOS Eiendomsdrift en vakttelefon: til bruk i nødsfall for å kunne sikre vern av verdier. Videre har PPØ avtale med Securitas om vakthold (telefon ) dersom det oppstår bråk eller uønsket oppførsel på PPØ-området. Det er styret som har mandat til å påkalle OBOS Eiendomsdrift og Securitas. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må sameiere påregne å måtte betale for tjenesten selv dersom de bestiller oppdrag utenom arbeidstid. Renhold Sameiet har avtale med Insider om renhold av Sameiets fellesarealer. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer. Oppstår det skade, skal PPØ sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, krever forsikringsselskapet en egenandel på kr HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. PPØ er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. Større vedlikehold og rehabilitering Det er ikke foretatt større arbeider innenfor vedlikehold eller rehabilitering på PPØ-området siden anlegget ble ferdigstilt. Vedlikehold og rehabilitering av smittevernmuren planlegges gjennomført i 2012 eller 2013.

4 Side 4 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Styrets arbeid I perioden mai 2011 til mai 2012 er det avholdt 7 styremøter. Informasjonsmøte med sameierne ble avholdt hvor også forslag til budsjettet for 2012 ble gjennomgått. Videre er sameiere informert direkte om forhold knyttet til tvisten mellom PPØ og sameiet Thonbygget samt om oppdraget til rådgivende ingeniørfirma Rambøll. En nærmere omtale av enkelte saker i denne styreperioden er: Sameiet Thonbygget (ST) anket dommen i rettssaken med PPØ. ST ble dømt til å betale PPØ gjenstående andel av felleskostnader på kr pluss forsinkelsesrenter på for sent innbetaling av felleskostnader med til sammen ca kr samt saksomkostninger på kr Ankesaken i Borgarting lagmannsrett er berammet i januar Rådgivende ingeniørfirma Rambøll fremla sin rapport "Pilestredet Park, Vurdering av dagens vannforsyning, datert i Rapporten sammen med et følgebrev fra PPØ-styret ble sendt sameierne Deretter ble det avholdt et informasjonsmøte for alle sameierne om Rambøllrapporten I tillegg til prosjektleder Jon Gullbrekken fra Rambøll samt Løvlie og Langeggen fra PPØ-styret møtte det representanter fra Sameiet Thonbygget og sameiet Stensberggate Det ble ikke reist noen spørsmål til selve innholdet og oppsummeringen i rapporten. Av gjenstående arbeider i kulvert er blant annet etablering av tilfredsstillende rømningsveier, oppdatering av tegningsunderlag, bedre merking i kulvert og påkobling av fjernstyrte lukkeventiler i tilfelle vannlekkasje. Utbyggingen av Patologibygget (felt D) til undervisnings- og kontorlokaler for Høgskolen i Oslo og Akershus ble igangsatt i 2010, og vil bli ferdigstilt på høsten Det har vært flere møter mellom PPØ og byggeledelsen om byggeprosjektet og utarbeidelsen av utearealene rundt Høgskolen. Landskapsarkitekt Tone Lindheim (Bjørbekk & Lindheim) ble engasjert for å lage en treplan for hele Pilestredet Park-området. Planen ble lagt fram og gir forslag til planting av nye trær, som kan erstatte gamle trær som står i fare for å måtte felles de nærmeste årene. Videre gir planen forslag til andre tiltak for å utvikle og forskjønne uteområdene. Det vil blant annet være ønskelig å få til felles retningslinjer for hva beboere kan foreta seg når det gjelder å sette opp gjerder, plante tuja, lage egne gangveier gjennom hekker som PPØ har ansvaret for mv. I samarbeid med styret er det etablert en Hagekomité med rundt 12 personer som vil se på muligheten av å gjøre dugnadsarbeid på uteanlegget og arrangere sosiale tiltak for beboere. Kontaktpersoner for hagekomiteen er Hans Petter Beldring (PP 32), Torger Richter (PP32), Charlotte Bull (PP 25) og Tore Lange (PP18). Hagekomiteen gjennomførte en befaring på området høsten 2011, hvor også Tone Lindheim og Stein Are Hansen (Blomst Af Hansen) deltok for å få aktuelle prosjektideer.

5 Side 5 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Hagekomiteen arrangerte en julefest for barn i forbindelse med tenning av julegrana på Ballplassen Det var underholdning, gløgg, sang rundt juletre, og godteposer. Nær 100 barn hovedsakelig fra barnehavene på området, deltok. En oppdatering av PPØs hjemmesider er igangsatt. Styret har fått anbud på reparasjon og vedlikehold på smittevernmuren. Søknad om finansieringsbistand til Byantikvaren i Oslo er avslått. Styret vil jobbe videre med hvordan prosjektet bør løses og finansieres. PPØ fornyet avtalen med ReinTek om vintervedlikehold og vårrengjøring. ReinTek har utført samme tjeneste for boligsameiene. Styret har positive erfaringer med avtalen om driftsleder Tom Nyhus og vaktmestertjenesten med OBOS Eiendomsforvaltning AS. Driftsleder er engasjert for inntil 5 timer pr dag. I kalenderåret 2011 var Nyhus engasjert i gjennomsnitt 3,6 timer pr dag, mot 4,3 timer pr dag i ÅRSREGNSKAPET FOR 2011 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2011 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2011 var til sammen kr Kostnader Driftskostnadene i 2011 var kr Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Konsulenthonorar (note 7) ble budsjettert med kr mens regnskapet viser kr Hovedpostene utgjøres av kr til juridisk bistand i forbindelse med rettssaken med Sameiet Thonbygget og kr til vurdering av vanntekniske installasjoner utført av Rambøll. Regnskapsførte kostnader for drift og vedlikehold for kulvert/mur (note 9) viser kun kr Pga sen avklaring med leverandør blir en kostnadspost på ca kr ,- for 2011 i stedet kostnadsført i Resultat Årets resultat på kr foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

6 Side 6 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Mellomværende med Thonbygget Oversikten nedenfor viser poster i regnskapet som angår tvisten med Sameiet Thonbygget: Tilbakeholdt innbetaling av felleskostnader fra Thonbygget: kr ¹ Tilbakeholdt utbetaling av felleskostnader til Thonbygget: kr ² Rest som Thonbygget skylder PPØ: kr ) Posten er tapsavsatt jf note 13 2) Posten er oppført som gjeld jf note 15 Under kortsiktig gjeld er leverandørgjeld oppført med kr Av dette utgjør faktura fra ST kr for advokatutgifter og utgifter til reparasjon av vannrør i Thonbyggets kjeller. Dette er utgifter ST i dommen i tingretten ikke fikk medhold for å fakturere PPØ. Dersom PPØ vinner fram i rettssaken og sameiet Thonbygget gjør opp for seg, gir dette en forbedring av resultatet på kr kr. I tillegg kommer saksomkostninger og morarenter på til sammen kr BUDSJETT FOR 2012 Forslag til budsjett for 2012 ble gjennomgått på informasjonsmøte med sameierne Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Det er ikke budsjettert beløp til større vedlikehold til smittevernmur eller kulvert, da dette i så fall vil bli finansiert gjennom opparbeidet egenkapital. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2012 har økt med kr Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,9 % samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Innskuddsrente (pr ) Renter på driftskonto: 0,40 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,50 % for innskudd under kr ,55 % for innskudd fra kr til kr ,60 % for innskudd over kr

7 Side 7 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Felleskostnader Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Bjørn Løvlie /s/ Tina Østreng /s/ Håkon Harv /s/ Truls Langeggen /s/ Bjørn Skjong /s/ Marit Jørgensen /s/

8 8 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Tlf: Fax: Org.nr MVA BDO AS Postboks 1704 Vika Munkedamsveien Oslo Til årsmøte i Pilestredet Park Økodrift REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Pilestredet Park Økodrift som viser et overskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2011, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for selskapets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av selskapets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av forretningsfører er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Pilestredet Park Økodrift per 31. desember 2011 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale nettverket BDO, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land Årsberetning med regnskap 2011 (2)

9 9 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at styret og forretningsfører har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. 21. mai 2012 BDO AS Merete Otterstad Sandsnes/s/ statsautorisert revisor BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale nettverket BDO, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land.

10 10 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Drift/vedlikehold kulvert/mur Energi/ fyring Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

11 11 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, Styret i Pilestredet Park Økodrift (PPØ) Bjørn Løvlie /s/ Tina Østreng /s/ Håkon Harv /s/ Truls Langeggen /s/ Bjørn Skjong /s/ Marit Jørgensen /s/

12 12 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Felleskostnader Ytre vedlikehold Indre vedlikehold Kompostbehandling SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Viderefakturering til s 5542 Pilestredet Park Utomhus Hvit Perle Cafe og Spisested, leie Salg av komposteringsmaskin Eierselskapenes andel av salg komposteringsmaskin Telenor 60 Timepark, leie SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året, det er heller ikke utbetalt lønn. Selskapet er derfor ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2010/2011, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 8 893

13 13 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS Rambøll SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold kompostbehandling SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 DRIFT OG VEDLIKEHOLD KULVERT/MUR Diverse kostnader, alarmlinjer, SD-anlegg med mer SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD KULVERT/MUR NOTE: 10 ENERGI / FYRING Elektrisk energi SUM ENERGI / FYRING

14 14 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Skadedyrarbeid/soppkontroll Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Driftsleder Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker -952 Aviser, tidsskrifter, faglitteratur Telefon/bredbånd Porto Bankgebyr -204 Velferdskostnader Tilbakeføringer av tap på fordriniger SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER Avsetning tap på fordringer: Tilbakeført avsetning tap 2010 Pileparken Boligsameie Tilbakeført avsetning tap 2010 Pilestredet Park Sameie Tilbakeført avsetning tap 2010 Thonbygget Sameie Sum avsetning tap på fordringer NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS Renter av særvilkårskonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 RESTANSER FELLESKOSTNADER Restanser felleskostnader Restanser felleskostnader Thonbygget Sameie Avsatt tap på krav Thonbygget Sameie SUM RESTANSER FELLESKOSTNADER 1 265

15 15 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2012) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2012, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Korrigering innkrevde felleskostnader 2010 Thonbygget Korrigering innkrevde felleskostnader tidligere år Thonbygget SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

16 Side 16 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) 5. Sak til behandling Forslag Endring av vektet kostnadsbrøk/stemmer i sameiermøtet for sameier Parkhuset Sameie og Utsyn Boligsameie. På sameiermøtet ble vektet kostnadsbrøk/stemmer i sameiermøtet endret for sameierne Parkhuset Sameie og Utsyn Boligsameie. Denne endringen har vist å bygge på feil grunnlag, da opprinnelige vektede arealer er tatt med dobbelt. For Parkhuset Sameie innebærer dette en reduksjon i vektet kostnadsbrøk/stemmer i sameiermøtet fra 5775 til 5660 (115). For Utsyn Boligsameie innebærer dette en reduksjon i vektet kostnadsbrøk/stemmer i sameiermøtet fra til (197). Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar en endring i vedlegget til vedtektene slik at sameier Parkhuset Sameie og Utsyn Boligsameie) vektet kostnads- og stemmebrøk tilsvarende som vist nedenfor. Total eierbrøk og vektet kostnadsbrøk/stemmer i sameiermøtet for PPØ endres tilsvarende. Sameier "Opprinnelig prosjektnavn" Adresse i PP Felt/Bygg Eierbrøk (areal) Vektet kostnadsbrøk Stemmer i sameiermøtet Parkhuset Sameie Gjenbrukshuset Pilestredet Park 20 A Pilestredet Park Utsyn Bs "Stor Oslo Prosjekt" 1,2,3,4,5 F TOTAL:

17 Side 17 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) VEDTEKTER FOR PILESTREDET PARK ØKODRIFT SAMEIE Vedtatt Endret og , Vedlegg til vedtektene endret Vedlegg til vedtektene endret Følgende sameievedtekter skal gjelde mellom grunneierne i Pilestredet Park (PP) som omfatter området avgrenset av Nordahl Brunsgate, Langesgate, Frimansgate, Ullevålsveien, Stensberggaten, Holbergsgate og Pilestredet. Grunneierne er forpliktet til å delta i forvaltning og drift av sameie- eiendommen. Forpliktelsen er tinglyst på den enkelte grunneiendom. 1. Navn og forretningssted Sameiets navn skal være Pilestredet Park Økodrift sameie og forretningskontor skal være i Oslo. 2. Sameieeiendommen (fellesarealet) Sameieeiendommen omfatter alle arealer innen Pilestredet Park som i reguleringsplanen (se vedlagte kart) ikke bærer betegnelsene A1, A2, B, C, D, E, Fl, F2, F3, G2, H, I, J, K og L. Dette omfatter: - Friområde park Felt G1 og M, ca M2 - Off.trafikkarealer, gangveier, plasser: ca m 2 - Underjordisk felles kulvert, dvs kulvert utenfor veggliv ca m2. - Verneverdig mur mot Nordahl Brunsgate og Pilestredet. Statsbygg skal sørge for at arealene gis eget gnr/bnr. Den enkelte sameiers andel - eierandel - skal fremgå av tinglyst hjemmelserklæring. Selv om de underjordiske kulvertene eller murene ikke matrikuleres særskilt, skal de likevel inngå i sameieeiendommen og inngå i felles drift. 3. Sameiets deltakere Hjemmelshavere til sameieeiendommen er eierne av eiendommer i Pilestredet Park (sameierne), med unntak av eiendommer som bare inneholder garasjeanlegg eller fradelte utomhusområder. Inntil delingsforretningene er gjennomført og det er opprettet egne gnr/bnr på eiendommene betegnes sameierne med benevnelsen felt. Sameierne er feltene: Al, A2, B1-B6, C1-C2, D, E, Fl, F2, F3, G2, H, I, J, K og L. Eierskapet til sameieeiendommen følger gnr/bnr og er uavhengig av organisasjonsform for den enkelte sameiers eiendom.

18 Side 18 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) 4. Formål Sameiets formål skal være å drive og forvalte sameieeiendommen til deltakernes beste. Man skal samtidig legge til rette for, og stimulere til byøkologisk adferd blant beboerne i Pilestredet Park. Visjonen er at Pilestredet Park Økodrift Sameie (PPØ) fremstår som en foregangsorganisasjon i å drifte et bo-, undervisnings- og næringsområde etter byøkologiske målsettinger. 5. Eierforhold Sameieeiendommen eies av sameierne som et tingsrettslig sameie etter lov om sameige av Eierbrøk er basert på regulert brutto arealutnyttelse slik den er fastsatt i reguleringsplan for området s 3619, stadfestet Se vedlegg 1. 6.Forvaltning/drift Forvaltning og drift av fellesområdene skal være kostnadseffektiv og rasjonell, og med vekt på følgende hensyn: - Økologisk skjøtsel av grøntareal og andre friarealer. - Miljø- og ressurshensyn ved drift, vedlikehold og fornyelse av bygninger, installasjoner og anlegg. - Begrensning av biltrafikk i området, og gode forhold for fotgjengere og syklister. - Miljøvennlig avfallshåndtering. - Trygghet og sikkerhet for beboere og brukere i området PPØ skal videre delta i gjennomføringen av følgende oppgaver: - Informasjon og veiledning overfor beboere og brukere om miljøvennlig drift og praksis, i samarbeid med øvrige forvaltningsansvarlige i området. - Utarbeiding av miljørapporter og miljøregnskap, på grunnlag av data som leveres av grunneiere og brukere i området. Det skal utarbeides en driftsinstruks som konkretiserer disse punktene. PPØ kan også bistå ved driften av øvrige eiendommer i området, etter avtale med den enkelte eier, og innenfor sameiets faglige kompetanseområde. 7. Kostnadsfordeling / Inntektsfordeling 1. A. Hovedregel Kostnadene ved driften av sameiet skal fordeles mellom sameierne etter en vektet eierbrøk. Eierbrøken vektes etter de ulike bruksformål i eiendommene. Det er fastsatt følgende vekttall for de forskjellige bruksformålene: - Boliger - vekttall 1. - Kontor/næring - vekttall 2 - Undervisning - vekttall 4 - Forretning/restaurant - vekttall 10

19 Side 19 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) For ubebygd tomt eller bygninger som midlertidig ikke benyttes etter forutsatt formål skal arealbrøkens vekttall være B. Unntak B1. Følgende kostnadselementer skal fordeles etter arealbrøken uten vekting: - Driften av fortau mot offentlig gate utenfor sameieeiendommen. - Vedlikehold og drift av verneverdig mur mot Nordahl Bruns gate og Pilestredet - Vedlikehold og drift av underjordisk kulvert 3. B2. Kostnader til kompostering fordeles på hvert boligselskap etter antall leiligheter. B3. Kostnader til miljørapportering og kompostering skal ikke utlignes på eier av felt E. 4. C. Generelle bestemmelser Styret fastsetter et akontobeløp som forfaller den første i hvert kvartal, til dekning av felleskostnader. Årsavregning foretas etter at årsregnskapet er fastsatt i årsmøtet. Eventuelt overskudd overføres til neste års drift. I vedlegg 1 fremkommer den fordelingen av kostnader som er beregnet for vektede og ikke-vektede arealer i sameiernes eiendommer. Hvis det viser seg at utnyttelsen og bruken av arealene avviker fra det som er forutsatt i reguleringsplanen, og som er lagt til grunn for beregningen i vedlegg 1, skal fordelingen endres i samsvar med faktisk utnyttelse og bruk. Ny fordeling fastsettes i sameiermøte med vanlig flertall. De fastsatte vekttall kan ikke endres uten tilslutning fra de berørte. 8. Styret Sameiet skal ha et styre som skal sørge for vedlikehold og drift av eiendommen og ellers sørge for forvaltning av sameiets anliggender i samsvar med lov og vedtekter og vedtak i sameiermøtet. Styret skal bestå av 6 styremedlemmer fordelt på følgende måte: - 2 representanter for grunneiere av areal regulert til offentlige formål - 1 representant for grunneiere av areal regulert til næringsvirksomhet / forretning. - 3 representanter for grunneiere av areal regulert til bolig. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. (Ved første sameiermøte velges 3 representanter for ett år og 3 for 2 år, for å få kontinuitet i styrearbeidet.) Det skal i tillegg velges minst 3 varamedlemmer, ett for boligrepresentantene, ett for næringsrepresentanten og ett for representantene for det offentlige. Disse velges også for 2 år av gangen.

20 Side 20 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Styrets leder velges av styret. Styreledervervet bør gå på rundgang mellom de ulike sameierne. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styremedlemmene er tilstede. Ved avstemning i styremøtet har hvert medlem én stemme. Ved stemmelikhet avgjør styreleders stemme. Sameiet forpliktes av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. 9. Sameiermøtet Ordinært sameiermøte avholdes innen utgangen av mai måned. Styret innkaller til sameiermøte. Styret skal på forhånd varsle sameierne om dato for møtet og om siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. Innkalling skal skje skriftlig, med minst 8 og høyst 20 dagers varsel. Med innkallingen til sameiermøtet sendes styrets årsberetning, regnskapsoversikt og revisjonsberetning. Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles av sameiermøtet. Saker som sameierne ønsker behandlet i sameiermøtet skal sendes skriftlig til styret innen en fastsatt frist. Sameiermøtet skal behandle: 5. Styrets årsberetning 6. Årsregnskapet 7. Budsjett 8. Godtgjørelse til styremedlemmer og revisor 9. Valg av styremedlemmer / varamedlemmer 10. Innkomne saker 11. Valg av valgkomité på minst 3 medlemmer Sameiermøtet ledes av styrets leder, med mindre sameiermøtet velger en annen. Styret kan innkalle til ekstraordinært sameiermøte med samme varsel som angitt ovenfor. Ekstraordinært sameiermøte skal også avholdes når sameiere som minst representerer 10 % av eierinteressene skriftlig krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet. 10. Stemmeregler for sameiermøter Hver sameier kan delta med to representanter i sameiermøter. Sameierne avgir stemme i henhold til vektet kostnadsbrøk. Alle beslutninger på sameiermøtet eller ekstraordinært sameiermøte treffes med alminnelig flertall med mindre noe annet er bestemt i disse vedtektene eller i lov. Sameiermøtet kan vedta endringer i vedtektene. For vedtektsendringer kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene.

21 Side 21 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Det er ikke anledning til å gjennomføre vedtektsendringer som i urimelig grad tilsidesetter mindretallets interesser. Vedtak om salg, bortfeste eller pantsettelse av deler av fellesarealene krever enstemmighet blant alle sameierne. Dette gjelder likevel ikke hvis overdragelsen skjer til Oslo kommune. En slik avgjørelse kan treffes med alminnelig flertall. En sameier har rett til å møte ved fullmektig. Fullmakten skal være datert og undertegnet. Møteleder og ett styremedlem godkjenner i fellesskap fullmakter. 11. Meldeplikt Sameiets styre skal ha melding om alle overdragelser som medfører endring av sameier. Tilsvarende gjelder endring av en sameiers kontaktperson, adresse eller annen kontaktinformasjon. 12. Daglig drift Styret skal sørge for forvaltning av sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i sameiermøtet. 13. Regnskap og revisjon Det skal føres regnskap for sameiet i samsvar med gjeldende regnskapslovgivning. Årsregnskap skal fremlegges for sameierne innen utgangen av februar hvert år. Sameiet skal ha revisor som velges ved vanlig flertallsvalg på sameiermøtet. 14. Oppløsning Vedtak om oppløsning av sameiet ved overgang til annen eierform, overdragelse av eiendommen eller lignende, krever tilslutning fra alle sameierne. Det gjelder et unntak for overføring til Oslo kommune, se pkt 10 ovenfor. 15. Tvister Eventuelle tvister mellom sameierne om forhold som utspringer av sameieforholdet skal løses ved de ordinære domstoler med Oslo tingrett som verneting. 12. Vedlegg 1. Eierbrøker, kostnadsfordeling, stemmegivning, oppdatert etter vedtak på sameiermøtet

22 Side 22 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Sameier "Opprinnelig Eierbrø prosjektnavn" Adresse i PP Felt/Bygg k (areal) Vektet kostnadsb røk Stemmer i sameiermøtet AS Oslo Cityapartments Gamle Adm. Pilestredet Park 21 A Parkhuset Sameie Gjenbrukshuset Pilestredet Park 20 A Medisinen Brl Medisinen Pilestredet Park 24 B Bakkehaven Boligsameie Bakkehaven Pilestredet Park 23 B VelhavenBoligsameie Velhaven Pilestredet Park 22 B Hospitalhaven Boligsameie Hospitalhaven Pilestredet Park 25 B Sentralparken Brl Sentralparken Pilestredet Park 26 B Pilehaven Boligsameie Pilehaven Pilestredet Park 27 B Parkstredet Bs Parkstredet Pilestredet Park 39 C Parkhaven Bs Parkhaven Pilestredet Park 38 C Pilestredet Park Statsbygg Øst "Patologi" 41,42,43 D Thonbygget Sameie Thongård Pilestredet Park 30,32,34,36 E Oslo Studentsamskipnaden "SiO" Pilestredet Park 45 F Utsyn Bs "Stor Oslo Prosjekt" Pilestredet Park 1,2,3,4,5 F Pilestredet AS "Overlegeboligen" Pilestredet Park 6 F Domus Medicus AS Kvinneklinikken Pilestredet Park 7 G Stensberggata Stensberggt SE Stensberggt ,12,14 H Pilestredet Park Sameie ØNH og bakteriologisk Pilestredet Park 11,12,13 I Studio Pilestredet 2 Brl Studio pilestredet Brl Pilestredet Park 15 J Studio pilestredet Studio Pilestredet Sameie SE Pilestredet Park 14 J Pilestredet Park Pileparken Boligsameie "PPB" 18,19 K Solhaven Boligsameie Solhaven Pilestredet Park 28 L TOTALT:

23 Side 23 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Sameier Historisk vedlegg: "Opprinnelig prosjektnavn" Adresse i PP Felt/Bygg Eierbrøk (areal) Vektet kostnadsbr øk Stemmer i sameiermøtet AS Oslo Cityapartments Gamle Adm. Pilestredet Park 21 A Parkhuset Sameie Gjenbrukshuset Pilestredet Park 20 A Medisinen Brl Medisinen Pilestredet Park 24 B Bakkehaven Boligsameie Bakkehaven Pilestredet Park 23 B VelhavenBoligsameie Velhaven Pilestredet Park 22 B Hospitalhaven Boligsameie Hospitalhaven Pilestredet Park 25 B Sentralparken Brl Sentralparken Pilestredet Park 26 B Pilehaven Boligsameie Pilehaven Pilestredet Park 27 B Parkstredet Bs Parkstredet Pilestredet Park 39 C Parkhaven Bs Parkhaven Pilestredet Park 38 C Statsbygg Øst "Patologi" Pilestredet Park 41,42,43 D Thonbygget Sameie Thongård Pilestredet Park 30,32,34,36 E Oslo Studentsamskipnaden "SiO" Pilestredet Park 45 F Utsyn Bs "Stor Oslo Prosjekt" Pilestredet Park 1,2,3,4,5 F Pilestredet AS "Overlegeboligen" Pilestredet Park 6 F Domus Medicus AS Kvinneklinikken Pilestredet Park 7 G Stensberggt SE Stensberggt Stensberggata 10,12,14 H Pilestredet Park Sameie ØNH og bakteriologisk Pilestredet Park 11,12,13 I Studio Pilestredet 2 Brl Studio pilestredet Brl Pilestredet Park 15 J Studio Pilestredet Sameie Studio pilestredet SE Pilestredet Park 14 J Pileparken Boligsameie "PPB" Pilestredet Park 18,19 K Solhaven Boligsameie Solhaven Pilestredet Park 28 L TOTALT:

24 Side 24 Pilestredet Park Økodrift(PPØ) Navn sameier Bygg Eierbrøk Vektet Stemmer i (areal) Kost.brøk sam.møtet Gamle Adm. A Gjenbrukshuset A Medisinen B Bakkehaven B Velhaven B Hospitalhaven B Sentralparken B Pilehaven B Parkstredet C Parkhaven C "Patologi" D Thongård E "SiO" F "Stor Oslo Prosjekt" F "Overlegeboligen" F Kvinneklinikken G Stensberggt H ØNH og bakteriologisk I Studio pilestredet Brl J Studio pilestredet SE J "PPB" K "PPB" K Solhaven L TOTALT: