Eirik J. Karlsen Fra adm. Havnesjef x x. Driftsregnskapet for 2010 viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr ,-.

Transkript

1 VADSØ HAVN K/F PORT OF VADSO PROTOKOLL Møte i havnestyret for Vadsø Havn KF Dato: Tid: kl. 12:00 14:00 Sted: Havneterminalen i Vadsø Møte innkalt av: sutredning/referent: Bernt-Aksel Jensen, styreleder Vadsø Havn KF Eirik Johan Karlsen, havnesjef Møtedeltakere: Parti/org.: Funksjon: Forfall: Møtte: Mottar protokoll: Bernt-Aksel Jensen AP Leder x x Sigurd Richardsen SV Nestleder x x Ann Rita Hammer AP Medlem x x Rune Stock H Medlem x x John-Eirik Sch. Hagen FRP Medlem x x Halvar Thomassen Br.org. Medlem x x John Herstrøm Br.org. Medlem x x Arne Pedersen AP Varameldlem x Torhild Gjølme SV Varamedlem x Ruth Åse Jankila AP Varamedlem x Turid Strand Bedi H Varamedlem x Paul Tore Garvo KRF Varamedlem x Leif Hansen Br.org. Varamedlem x Henry Wikstrøm Br.org. Varamedlem x Eirik J. Karlsen Fra adm. Havnesjef x x Les gjennom: Ta med: Foreliggende saksutredning m/vedlegg Møtet ble åpnet og ledet av Bernt-Aksel Jensen. Innkallingen ble godkjent uten anmerkninger. 08/2011 Vadsø Havn KF - Årsregnskap 2010 Iht vedtektene i Vadsø Havn KF, da 19. skal årsregnskap med revisjonsberetning og årsberetning fastsettes av Vadsø kommunestyre. en skal også opp til behandling i kontrollutvalget i Driftsregnskapet for 2010 viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr ,-. Investeringsregnskapet for 2010 viser et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) på kr 0,-. Se for øvrig vedlagte årsberetning, revisjonsberetning og årsregnskap for Kommentarer til poster med merkbare avvik ift. budsjett: - Sosiale utgifter: Merforbruk på kr Skyldes at to ansatte gikk ut i AFP, og ikke budsjetterte pensjonspremier. - Andre salgs- og leieinntekter: Merinntekter på kr skyldes i overveiende grad økte kai- og anleggsavgifter, men reduksjon i vareavgift (en generell trend).

2 Forslag til vedtak: Havnestyret i Vadsø Havn KF ber kommunestyret fatte følgende vedtak: Kommunestyret tar årsberetning 2010 for Vadsø Havn KF til etterretning. Driftsregnskapet for Vadsø Havn KF er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr ,-. Det regnskapsmessige mindreforbruk (overskudd), i driftsregnskapet på kr ,- avsettes til disposisjon i havneregnskapet. Investeringsregnskapet for Vadsø Havn KF er gjort opp med et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) på kr 0,-. Vedtak: Som forslaget. 09/2011 Halvårs regnskap 2011 Driftsregnskapet pr viser inntekter og kostnader i forhold til årsbudsjett for Det er noen vesentlige avvik på enkelte inntekts- og utgiftsposter, hvor summen av disse pr dato forventes å holde budsjettet i balanse. Følgende avvik kommenteres spesielt: Kostnader: - Post Brendsel. Av budsjettert årsforbruk på kr ,- er det benyttet kr ,-. Årsak: Høyere brendselpriser og stort forbruk pga kald vinter. - Post Inventar og utstyr. Av budsjettert årsforbruk på kr ,- er det benyttet kr ,-. Årsak: Kostnader i forbindelse med klargjøring for Redningsskøyta, rom for kjølelager og lignende. Er tatt med. Noe av dette skal omposteres og bes om refusjon for. - Post Vedlikehold kaier. Av budsjettert årsforbruk på kr ,- er det benyttet kr ,-. Årsak: Større forbruk pga. sikkerhets- og tryggingstiltak. - Post Kjøp av tjenester fra andre. Av budsjettert årsforbruk på kr ,- er det benyttet kr ,-. Årsak: Det vesentlige skyldes prosjektering av ny molo (skal refunderes fra Vadsø kommune) og oppgradering av næringsarealer. Inntekter: - Post Andre inntekter. Budsjettert årsinntekt på kr ,-, pr kr ,-. Årsak: Økt mannskapsutleie. Her må også regnes inn en årsinntekt fra IUA Øst-Finnmark på kr ,-. - Post Anløpsavgift. Budsjettert årsinntekt på kr ,-, pr kr ,-. Årsak: Større aktivitet enn forventet. - Post Kaiavgifter av fartøy. Budsjettert årsinntekt på kr ,-, pr kr ,-. Årsak: Større aktivitet enn forventet. - Post Vareavgift innenriks. Budsjettert årsinntekt på kr ,-, pr kr ,-. Årsak: Mindre aktivitet enn forventet pga generell reduksjon i varetransport sjø. Investeringsregnskapet pr viser at ingen investeringer er lagt inn i budsjettet for Dette er også bemerket i revisors beretning Det påpekes at investeringer skal legges inn i særregnskapet/-budsjettet (investeringsbudsjettet). Flere prosjekter/investeringer fremkommer dog i økonomiplanen for 2011 og bør vurderes om de skal tas inn i budsjettet. Disse er: - Kaiutbedringer ved ishus og kai øst: kr (eksterne bevilgninger bystyresak) o Kaiutbedringen blir i mindre omfang i år, kostnader ca kr , kan tas over drift (post Vedlikehold kaier, og behøves ikke tas inn i budsjettet) - Fast molo: kr (eksterne bevilgninger bystyresak) o Bystyret har besluttet å finansiere Vadsø havns andel, faller således ut av havnas budsjett) - Oppgradering av Piren: kr (eksterne bevilgninger bystyresak) o Vil ikke ha kapasitet til å gjennomføre i år, heller ikke finansiert, bør derfor ikke inn i budsjettet. - Eiendomsinvesteringer: kr (bruk av lån)

3 o Av de to eiendommene en planla kjøp av, vil den ene kunne overtas vederlagsfritt og den andre er priset for høyt til at kjøp er forsvarlig nå. Prosjektet bør derfor ikke inn i budsjettet. Selv om prosjektene ikke tas inn i investeringsbudsjettet for 2011, kan de vurderes tatt inn i seinere års budsjett. Økonomiplanen mangler også to nye prosjekter som er eller planlagt gjennomført inneværende år, og som bør tas inn i budsjettet. Nye prosjekter er: - Fritidsbrygge del 2 (35 plasser): kr (bruk av rest av eksisterende lån kr , nytt lån kr ) - Utriggere/båtplasser på dekningsvernet (ca 20 plasser): kr (nytt lån) For øvrig vises til 10/2011 revidert budsjett 2011 og 11/2011 låneopptak. Forslag til vedtak: Havnestyret tar halvårsregnskapet til etterretning. Prosjektene ført opp i økonomiplanen gjeldende 2011 tas ut av denne. De ovennevnte nye prosjekter tas inn i investeringsbudsjettet. Vedtak: Som forslaget. 10/2011 Revidert budsjett 2011 Basert på halvårsregnskapet og forespeilet aktivitet ut 2011 foreslås følgende endringer: Driftsbudsjettet Gjeldende budsjett Rev. budsjett Diff. gj.bud - rev.bud Kostnader Post Vedlikehold havnebåt Kr 0 Kr Kr Post Strøm/elektrisk kraft Kr Kr Kr Post Brendsel Kr Kr Kr Post Inventar og utstyr Kr Kr Kr Post Vedlikehold kaier Kr Kr Kr Post Kjøp av tjenester Kr Kr Kr Samlet kostnadsøkning Kr Inntekter Post Andre inntekter Kr Kr Kr Post Anløpsavgift Kr Kr Kr Post Kaiavgifter av fartøy Kr Kr Kr Post Vareavgift innenriks Kr Kr Kr Samlet inntektsøkning Kr Samlet kostnads/inntektsdifferanse Kr 0 Investeringsbudsjettet Det foreslås at følgende poster tas inn i investeringsregnskapet 2011: Prosjekt: Fritidsbrygge seksjon 2 Sum kostnader kr ,- Finansiering: i. Bruk av resterende fra tidligere låneopptak kr ,- ii. Opptak av nytt lån kr ,- Prosjekt: Etablering av utriggere på dekningsvernet Sum kostnader kr ,- Finansiering: i. Opptak av nytt lån kr ,- Det vises for øvrig til sak 11/2011 om drift og finansiering av utvidelse av fritidsbrygga

4 og etablering av utriggere på dekningsvernet. Forslag til vedtak: Havnestyret vedtar de ovennevnte endringer i drifts- og investeringsbudsjett for Vedtak: Som forslaget. 11/2011 Låneopptak for utvidelse av fritidsbrygga og etablering av utriggere på dekningsvernet Det planlegges (og er delvis etablert) to prosjekter for å bedre forholdene for fritidsbåter og den lokale fiskeflåten. Begge tiltakene er etterspurt blant brukerne og kan etableres ved låneopptak, og deretter forsvares til selvkost gjennom årlige leieinntekter fra brukerne. Det tas høyde for at leieinntektene dekker låneutgifter og drift/service av begge prosjektene. Prosjektene det gjelder er: 1. Utvidelse av fritidsbrygga i indre havn Ved fullstendig utbygging av den nye fritidsbryggeseksjonen (seksjon 2), vil vi kunne tilby 35 nye båtplasser. Fra før har vi 36 båtblasser på seksjon 1, dvs vi vil da ha samlet 71 båtplasser for fritidsbåter. Etterspørselen er så stor at alle disse plassene trolig vil være utleid i løpet av inneværende år. De økonomiske beregningene er som følger: Budsjett inntekter Type båtplass Innskudd Årlig leie pr dato Ant. plasser Sum innskudd Sum leie Gruppe Gruppe Gruppe Gruppe Budsjett byggekostnader Komplett levert og montert Inkl. 6 strømsøyler 0 Inkl. 3 lyssøyler 0 Inkl. rekkverk 0 Inkl. montering 0 SUM tilbud Tilleggskostnader: Byggeledelse El. arbeid redningsleidere ekstra utriggere ekstra strømsøyle Fendring og pullerter Kranbil, graver ol Beregnet totalkostnad Finansiering Bruk av rest lån Nytt lån Sum finansiering Etablering av utriggere på dekningsvernet Vadsø Fiskarlag har henvend seg til Vadsø Havn KF og ba oss om å vurdere muligheten for å etablere båtplasser (utriggere) på dekningsvernet. Basert på oversendte skisseforslag fra dem har vi utarbeidet en prosjektskisse for utriggere, som vil gi rom for minimum 18 båtplasser på østsiden av dekningsvernet. Vestsiden holdes foreløpig fri for utriggere i påvente av planlagt bygging av ny molo, hvor vi i ettertid kan vurdere dybdeforhold, manøvreringsmuligheter o.l. og evt tilby langsgående liggeplasser dersom utriggere ikke er mulig.

5 De gangbare utriggerne vil ha en lengde på 10 m, med trapp ned til hver fra dekningsvernet. Det er også planlagt strømuttak til hvert fartøy med separat måler. Det kan monteres fortøyningsbommer mellom hvert fartøy dersom det er et uttrykt ønske om det, eller disse kan ettermonteres dersom behov. Vi ser for oss en leiepris lik gruppe 3 (5 meters bredde og 10 meter bom) ved fritidsbrygga, noe som innebærer et innskudd på kr og en årlig leie på kr (eks. mva) pr. båtplass. Prosessen videre er tenkt som følger: - Innspill fra initiativtaker, Vadsø Fiskarlag - Åpent orienteringsmøte for alle A- og B-blad fiskere i Vadsø kommune - Beslutning (ja/nei) om etablering i Havnestyret - Dersom ja, utvelgelse av leietakere og etablering høsten 2011 En mer nøyaktig prosjektering (hvor en tilpasser båtplasser etter aktuelle fartøysbredder) kan trolig gi oss mulighet til å øke kapasiteten fra 18 til ca 22 båtplasser. De økonomiske beregningene er som følger: Budsjett inntekter Type båtplass Innskudd Årlig leie Antall plasser Sum innskudd Sum leie Gruppe 4 (yrkesfiskere) (22) ( ) ( ) Budsjett byggekostnader Tilbud lev. Vadsø Inkl. 9 gangbare utriggere 0 - Inkl. 1 betongbrygge (ende) 0 - Inkl. 10 bryggetrapp 0 SUM tilbud Tilleggskostnader: 6 strømsøyler El. arbeid Div. monteringsmateriell Kranbil ol Beregnet kostnad 18 båtplasser Mulige tilleggskostnader: 9 utriggere (bom) - sikrere plasser Materiell til 4 ekstra båtplasser Uforutsette kostnader Sum m/ tilleggskostnader Finansiering Nytt lån Sum finansiering Forslag til vedtak: Havnestyret i Vadsø Havn KF ber kommunestyret fatte følgende vedtak: Kommunestyret godkjenner at Vadsø Havn KF opptar lån som følger: - Utvidelse av flytebrygge del 2 i indre havn, beløp inntil kr ,-. - Etablering av utriggere på dekningsvernet, beløp inntil kr ,- Vedtak: Som forslaget. 12/2011 Orienteringer Status etablering av utliggere på dekningsvernet/russebrygga Vadsø Fiskarlag slutter seg til planene og prosessen for utbygging av utriggere på

6 dekningsvernet. De ønsker at prosessen avventer til etter ferien. Det ønskes også at det oppnevnes et utvalg som sammen med Vadsø Havn fremmer forslag til løsninger for havnestyret, herunder kan være størrelsen på båtplassene, krav til å benytte anlegget, utvelgelse av hvem som får de tillagde båtplassene m.m.. Vadsø havn vil jobbe videre med denne saken i høst og forsøke å få til en inkluderende prosess. Vi vil også prosjektere plassene på nytt for å se om utnyttelsen kan bli bedre en den løsningen vi har planlagt med 18 båtplasser, slik at vi kan oppnå ca 22 plasser. Målsettingen må være å ha etableringen av utriggere klar i løpet av november d.å.. Tas til etterretning. Det bør kjøpes inn noen ekstra utriggere dersom mulig. Status utvidelse av fritidsbrygga Den nye flytebryggeseksjonen sto klar for de planlagte 22 båtplasser pr Alle de som stor på venteliste har fått tilbud om båtplass, og kontrakter er utsendt. Vi har strammet inn plassene, noe som muliggjør plassering/kjøp av utriggere for ytterligere 7 plasser. Dersom dette gjøres vil den nye seksjonen romme totalt 29 båtplasser. Vi har pr dato 4 fartøy/brukere på venteliste for disse mulige plassene, og vi antar at alle disse plassene vil bli fylt opp dersom vi foretar denne utbyggingen i høst. I tillegg er det etablert 6 mindre båtplasser på innsiden (nordsiden) av tilførselsbrygga (5 av disse er allerede utleid) disse plassene er uten utriggere og strøm. I samråd med havnestyrets formann har vi opprettet en ny gruppering (Gruppe 0) for disse plassene, med innskudd kr og årlig leie kr Tas til etterretning. Status etablering av ny molo i indre havn Anbudet for ny molo ble lagt ut på anbud (Doffin) , med anbudsbefaring og anbudsfrist På anbudsbefaringen som ble avholdt av havnesjefen og styreformannen, møtte 4 entreprenører/firmaer. Det ble den sendt ut et referat fra denne befaringa til i alt 17 entreprenører/firmaer som hadde meldt sin interesse. Det er bedt om pristilbud fra Barlindhaug om prosjektering av det etterfølgende betongarbeidet (gangbanen/skvettskjermen, fugleskjul og nedkjøringsrampe). Pr dato er det ikke mottatt noe tilbud, men vi satser på å ha denne prosjekteringen på plass i løpet av høsten slik at betongarbeidet også kan legges ut på anbud seinhøsten. Vi vil forhåpentligvis ha entreprenør/pris på plass innen årsslutt og kan jobbe med evt tilleggsfinansiering. Betongarbeidet kan først starte opp når moloen (steinfyllingen) er klar dvs. seinsommer/høst Bernt-Aksel orienterte om resultatet fra anbudsåpningen , hvor det kom inn 2 anbud. Birger Mietinen AS, kr ,- og Destia Norge AS, kr ,-. Anbudsvurdering gjøres nå. Det skal jobbes for å få ned totalprisen og styret sikter på en gjennomføring som planlagt. Hele eller deler av betongarbeidet kan vurderes som separate prosjekt (f.aks. fugleskjulet) som det jobbes for å finne finansiering for. Ny plan for overvåkningskamera Vi ser et behov for å gjennomgå om dagens overvåkningskameraer tilfredsstiller våre behov mtp. Kvalitet og område de dekker. Pr dato har vi kun kameraer for ISPS-området på den nye dampskipskaia. Dette tilfredsstiller de krav som stilles til vår ISPS. Av sikkerhetsmessige grunner kan det være at vi bør ha en oversikt over bruksområdene på den gamle dampskipskaia og evt fritidsbrygga og dekningsvernet. Vi vil med dette orientere havnestyret at vi starter arbeidet med en behovsvurdering og vil komme tilbake med saken dersom vi konkluderer med nye behov.

7 Tas til etterretning. Sikring av kaianlegg Det pågår en kontinuerlig kontroll, utbedring og vedlikehold av våre kaianlegg for å tilfredsstille de krav som forskrift nr 1053 fra Arbeidstilsynet stiller til sikkerhet og redningsutstyr. Av spesielle tiltak som vi vil (delvis har) iverksette denne sommeren er: o Montering på begge dampskipskaier flyttbare redningsleidere (stiger) m/redningsbøyle (for å løfte personer opp av vannet) og redningshake o Nye (lettere synlig) og flere redningsbøyer o o o Nye dollbord/kantlister på utsatte steder på gamle dampskipskai Oppsett av kantstein ved innkjøringen på den gamle dampskipskaia for å hindre/begrense unødvendig kjøring merket Kjøring kun etter tillatelse fra havnevesenet Tillaging av en trygg passasje på kaia ved Fiskeridirektoratet Tas til etterretning. Status bunkersanlegg Bunker Oil har ervervet bunkeranlegget fra Shell. Det gjenstår fortsatt noen små utbedringer fra Bunker Oil sin side (klargjøring av kortterminal, forlenget påfyllingsslange m.m.) for at anlegget er operativt. Vi purrer på etableringen, og siste informasjon er at det ventes klart for bruk i løpet av september. Tas til etterretning. Endring av prissystem fritidsbrygga Prissystemet som vi benytter i dag består av et depositum og en årlig leie. Depositumet er forholdsvis høyt (gr 0 kr 4.000, gr 1 kr , gr 2 kr , gr 3 kr ) og settes inn på bundet fond. Dvs. dette er midler som verken Vadsø havn eller leietakerne kan disponere altså død kapital for begge parter. Depositumet utbetales leietaker ved oppsigelse av leiekontrakten. Sikkerheten for at Vadsø Havn har disse midlene til utbetaling ligger i det bundne fondet. Siden Vadsø Havn ikke kan benytte disse depositaene som en delfinansiering (sett som leietakerens finansieringsandel) ved etablering av båtplassene, må alle utbyggingskostnadene dekkes av havna (det vil stor sett si som opptak av lån). For å få bedre inntjening for nedbetaling av renter/avdrag og vedlikehold, foreslås at det utredes et endret prissystem hvor depositumet bortfaller, men den årlige leien økes med f.eks. kr Det skal jobbes fram et forslag til nytt prissystem, hvor en vurderer om hele eller deler av depositumet bortfaller og årlig leie økes. Avgjøres i nytt havnestyremøte berammet til , slik at eksisterende leiekontrakter evt. kan sies opp og nye kontrakter kan tilbys leietakerne fra Opparbeiding av næringsarealer To arealer, øst og vest for Havneterminalen, er ryddet og planert ut slik at de bedre kan nyttes for ulike former for sjørelatert næringsvirksomhet. Det avventes med å legge toppdekke inntil vi har utleiekontrakter som forsvarer dette. Pr dato har vi en ettårig utleieavtale med Polar circle om det østlige området. Tas til etterretning.

8 Vedlegg: - 8/2011 o Kopi av Årsregnskap for Vadsø Havn KF 2010 m/revisors beretning - 9/2011 o Driftsregnskap pr o Investeringsregnskap pr /2011 o Kopi av svarbrev fra Vadsø Fiskarlag Vadsø, 18. august Bernt-Aksel Jensen. Sigurd Richardsen... Ann Rita Hammer. Rune Stock... Halvar Thomassen. Eirik Johan Karlsen