PERSONALPOLITISKE RETNINGSLINJER

Transkript

1 PERSONALPOLITISKE RETNINGSLINJER Vedteke i kommunestyret Sak K-04/103 INNHALD:

2 1. INNLEIING/BAKGRUNN GENERELT/DIVERSE KVEN RETNINGSLINJENE GJELD FOR KRAV TIL KJENNSKAP TIL RETNINGSLINENE MÅLSETTING FOR PERSONALPOLITIKKEN VERDIPLATTFORM FOR LEIARAR I ÅMLI KOMMUNE VERDIGRUNNLAG FOR TILSETTE I ÅMLI KOMMUNE RAMMER SOM REGULERER TILHØVET MELLOM ARBEIDSGJEVAR OG ARBEIDSTAKAR LÆRLINGEORDNING PRAKSISPLASSAR FOR VIDAREGÅANDE SKULE EKSTRAORDINÆRE ARBEIDSPLASSAR PERSONALPOLITISKE DELOMRÅDE PERSONALPLANLEGGING STILLINGSVURDERING REKRUTTERING Intern/ekstern rekruttering Rekrutteringsfremjande tiltak Løn Flyttegodtgjering Telefongodtgjering Andre rekrutteringsfremjande tiltak Rekruttering og likestilling KUNNGJERING/TILSETTING Krav til kunngjeringstekst bruk av standard søknadsskjema Kvalifikasjonsvurdering Intervju Tilsettingsrutiner Åmli kommune (revidert mars 2008) Bruk av arbeidsavtale eller endringsskjema Tilsetting og stillingsutviding utover 6 månader Tilsetting og stillingsutviding inntil 6 månader For seint innkomne søknader Legeattest Politiattest Bruk av vikarar Stillingsomtale OMPLASSERING JOBBROTASJON INTRODUKSJON AV NY ARBEIDSTAKAR PERSONALOPPLÆRING/PERSONALUTVIKLING Side 2 av 22

3 3.9. REGLAR VEDR. ARBEIDSTID Heiltid/deltid Overtid/avspasering Omfang Kompensasjon for stillingar som ikkje har krav på overtid Reglar for bruk av overtid Former for overtidskompensasjon Reglar vedr. avspasering av overtid (gjeld ikkje fleksitid) Reglement for fleksibel arbeidstid Kjernetid og ytre arbeidstid Avrekningsperioden Tidsoverføring Avspasering Fråvær i kjernetida Sjukefråvær på del av heil dag Kva skjer med fleksitida når folk sluttar/går ut i permisjon Publikumshjelp og service Kontroll særordningar Reglar vedr. reisegodtgjering VELFERDSTILTAK Reglement for velferdsmidlar Omfang Gåver ved lang teneste Dødsfall Velferdsmidlar/velferdskomitè: Saksbehandlingsreglar, ymse BEDRIFTSHELSETENESTE INFORMASJON SAMARBEID MEDARBEIDARSAMTALE OPPHØYR AV ARBEIDSTILHØVE ANDRE RETNINGSLINJER, REGLEMENT M.M RULLERING Side 3 av 22

4 1. INNLEIING/BAKGRUNN Fordelane med ein gjennomtenkt og skriftleg nedfelt personalpolitikk er klare: 1. Betre organisasjon: - betre planlegging - betre ressursutnytting - betre service 2. Klart og eintydig grunnlag for politiske og administrative avgjerder: - forenkla saksbehandling - større garanti for lik behandling - betre grunnlag for tilfredsstillande eigenutvikling Den overordna administrative leiing av personalforvaltninga ligg hos rådmannen. I den nye resultateiningsmodellen er det likevel eit klart prinsipp at einingsleiar har fullt ansvar for fag, økonomi og personal. Dette visast bla. gjennom utstrakt delegasjon frå rådmann til einingsleiar. Heile den administrative og politiske leiing på alle nivå i kommunen må saman vere med på å legge tilhøva til rette for ei aktiv og framtidsretta personalforvaltning. Kommunestyret har det overordna politiske ansvaret for personalpolitikken. 2. GENERELT/DIVERSE 2.1. Kven retningslinjene gjeld for Desse retningslinjene gjeld for alle fast tilsette i Åmli kommune. Dei gjeld og så langt dei passar for mellombels tilsette og vikarar. Desse retningslinjene gjeld i den utstrekning dei ikkje kjem i konflikt med sentralt fastsette avtalar og lover Krav til kjennskap til retningslinene Alle partar i den kommunale organisasjon, dvs. arbeidsgjevar, arbeidstakar og arbeidstakarorganisasjon, må ha god kjennskap til desse retningslinjene. Jfr. endringsframlegg frå FO 2.3. Målsetting for personalpolitikken Målet for personalpolitikken er å legge tilhøva til rette for å utvikle ein organisasjon der omsynet til brukarane står i fokus og der arbeidsmiljøet er prega av tilretteleggjande leiing, myndiggjorte og stolte arbeidstakarar 2.4. Verdiplattform for leiarar i Åmli kommune Følgjande hovudverdiar gjeld som fundamentet for utøving av leiarskap i Åmli kommune: 1. Leiar skal styre, rettleie og motivere sine tilsette slik at mest mogeleg menneskeleg energi og arbeidsglede blir frigjort. 2. Leiar skal stille krav til sine medarbeidarar og evaluere, støtte og følgje opp i høve til den einskilde. 3. Leiar skal vere fleksibel og vise vilje og evne til endring og omstilling i organisasjonen Side 4 av 22

5 2.5. Verdigrunnlag for tilsette i Åmli kommune Dette punktet gjeld for alle tilsette i Åmli kommune òg for leiarane. Åmli kommune driv i stor grad ei serviceverksemd og omsynet til brukarane skal prioriterast og setjast i fokus. Dette gjer vi bla. ved å: 1. Vere tilgjengelege for brukarane. 2. Vere venlege, hjelpsame og imøtekomande. 3. Vise respekt for andre og behandle alle på ein likeverdig og rettferdig måte. 4. Gje rask og effektiv behandling og formidle vidare dersom vi ikkje sjølv kan hjelpe Rammer som regulerer tilhøvet mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar 1. Reglar med heimel i lov og føresegner (t.d. folketrygdlov, arbeidsmiljølov, ferielov m.v.) 2. Avtalar mellom partane vedr. løn, sosiale tilhøve, medverknad m.v. (t.d. hovudtariffavtalen og hovudavtalen). 3. Andre tilhøve som ikkje er regulert i lov eller avtale, som t.d. planlegging, rekrutteringstiltak, effektiviseringstiltak m.v. - m.a.o. tiltak som tradisjonelt blir oppfatta som arbeidsgjevar sin styringsrett Lærlingeordning Åmli kommune er positive til oppretting av lærlingplassar etter Lov om fagopplæring i arbeidslivet. Lærlingplassane må avgrensast til fagområde der kommunen kan tilby lærlingen eit tilfredsstillande fagmiljø med kvalifiserte vegleiarar. Verdiskapningsdelen som lærlingen representerer (gjennomsnittleg 50% over 2 år) skal reknast inn i den ordinære bemanninga. Alternativet kan vere at lærlingen kjem på toppen av ordinær bemanning, men dette mot at lærlingeressursen blir nøye vurdert opp mot behovet for inntak av vikarar ved sjukefråvær o.l. Jfr. merknad frå Utdanningsforbundet 2.8. Praksisplassar for vidaregåande skule Åmli kommune er positiv til oppretting av praksisplassar for elevar ved vidaregåande skular og høgskular. Elevar frå Åmli vidaregåande skule blir prioritert ved slikt opptak framfor elevar frå andre skular med same utdanningstilbod Ekstraordinære arbeidsplassar Åmli kommune er positive til oppretting av ekstraordinære arbeidsplassar for personar som er omfatta av ulike arbeidsmarknadstiltak o.l. Dette under føresetnad av at ordninga, utan særleg ulempe for arbeidsgjevar evt. andre arbeidstakarar, kan innordnast i den daglege kommunale drift. For bruken gjeld følgjande hovudreglar: 1. Arbeidstakarane skal i størst mogeleg grad gjevast like løns- og arbeidsvilkår for same ordninga. 2. Alle einingar i kommunen skal, så langt som råd, delta i ordninga. 3. Arbeidstakarane kan berre i kortare periodar gå inn i ordinær stillingar. Side 5 av 22

6 3. PERSONALPOLITISKE DELOMRÅDE 3.1. Personalplanlegging Personalplanlegginga er ei overbygging for fleire personalpolitiske delområde (m.a. rekruttering, tilsetting, personalutvikling m.m.) Eit overordna mål for personalarbeidet må vere å sikre at kommunen til ei kvar tid har rett personalsamansetting både kvalitativt og kvantitativt. Det konkrete arbeidet med personalplanlegginga må vere ein del av einingane sitt arbeid med årsbudsjett- og langtidsbudsjett, organisasjonsplanar, verksemdsplanar, bemanningsplaner m.m Stillingsvurdering Når ei stilling blir ledig, og tilsetting skal bli føreteke, er den einskilde einingsleiar, eller den han gir mynde, ansvarleg for at det blir gjennomført ei stillingsvurdering. Stillingsvurderinga skal skrivast på standard, felles mal Einingsleiar er ansvarleg for at det blir gjennomført drøftingar med dei berørte arbeidstakarorganisasjonane i samband med gjennomføringa av stillingsvurderinga. Som ei stadfesting på at drøftinga er gjennomført, skal skjemaet underteiknast av begge partar. Viser vidare til pkt , Tilsetjingsrutinar 3.3. Rekruttering Intern/ekstern rekruttering Alle ledige stillingar i kommunen (faste og vikariat) skal som hovudregel lysast ut eksternt. (Jfr. likevel pkt. 4.2 og 4.5). Bruk av intern utlysing kan vere aktuelt i følgjande tilfelle: 1. For vikariat kortare enn 6 månader og vikariat for løna svangerskapspermisjon når tilgongen på kvalifisert personell innanfor organisasjonen/institusjonen er god. 2. Når der er deltidstilsette som er kvalifiserte for stillinga og som ønsker større stillingsstorleik (jfr. HTA 2.3 og KSrundskriv 6/95). 3. I samband med omorganisering, rasjonalisering og andre endringar i organisasjonen For å tilfredstille krav etter HTA 2.3 må ledige stillingar som hovudregel lysast ut internt før dei evt. blir lyst ut eksternt. Dette gjeld ikkje når det er klart at der ikkje er aktuelle søkarar internt. Rett til vurdering etter HTA paragr. 2.3 gjeld berre innanfor vedkomande sitt stillingsområde, jfr. rundskriv frå personalsjefen, nr. 8/98. Einingsleiar avgjer spørsmålet om intern eller ekstern utlysing etter drøfting med administrasjonsleiar og arbeidstakarorganisasjonane. Internt utlyste stillingar kan søkast av arbeidstakarar som er fast tilsett i Åmli kommune. Vikarar og mellombels tilsette kan søke på tidsavgrensa stillingar dersom vedkomande er tilsett i kommunen i heile den aktuelle perioden. Side 6 av 22

7 Rekrutteringsfremjande tiltak LØN Jfr. lønspolitisk plan for Åmli kommune, vedteke i kommunestyret første gong sak K-98/ FLYTTEGODTGJERING a. Generelt Som hovudregel blir flyttegodtgjering gjeve når dei samla kostnadene i samband med flyttinga overstig kr ,-. Ordninga er berre aktuell ved nytilsetting. b. Storleik på godtgjeringa Godtgjeringa blir som hovudregel avgrensa til 50% av utgiftene utover kr ,-. I grunnlaget kan reknast med følgjande kostnader: - frakt, lasting/lossing, ut og innbæring og forsikring c. Skriftleg søknad Det må leggjast fram skriftleg søknad om flyttegodtgjering vedlagt kostnadsoverslag for flyttinga. d. Dokumentasjon av utgifter Før utbetalinga finn stad, må det leggjast fram dokumentasjon på flytteutgiftene TELEFONGODTGJERING 1. Generelt Bustadtelefon, mobiltelefon, personsøkar og telefaks heilt eller delvis for kommunen si reikning, kan berre bli gjeve i dei tilfella det er nødvendig for å ivareta tenesten og omsynet til brukarane på ein fullt ut tilfredsstillande måte. Ved kortvarige tenestetilhøve (vikariat o.l) på 1 år og mindre blir det som hovudregel ikkje gjeve tenestetelefon. Når det blir endringar i arbeidstakar sitt behov for tenestetelefon m.m, evt. dersom dette heilt eller delvis fell vekk, blir godtgjeringa endra i samsvar med dette. Dersom behovet for tenestetelefon m.m heilt fell vekk, blir opphør av ordning gjort gjeldande frå neste avgiftstermin (terminen etter at behovet for telefon falt vekk). Vakttelefon i samband med legevakt, brannvakt/teknisk vakt o.l fell utanfor desse føresegnene. 2. Bustadtelefon Avgifter på bustadtelefon som kan dekkjast av kommunen: Abonnementsavgift Når nytt abonnement for telefon må opprettast, dekkjer arbeidsgjevar desse utgiftene. Ulegitimert samtaleavgift frå kr. 50,- til kr. 300,- pr. kvartal. Intervall på kr. 25,-. Samtaleavgift for spesielle legitimerte tenestesamtaler spesifisert etter reikning. Dersom arbeidstakar flytter og vedkomande framleis skal disponere bustadtelefon for kommunen si reikning, dekkjer arbeidsgjevar utgiftene i samband med flyttinga. Det skal leggast til grunn ei streng vurdering i høve til kven som skal få dekka abonnementsavgifta. Utgifter til evt. ekstrautstyr kan berre dekkjast av kommunen i spesielle tilfelle. Telefon- apparatet dekkjast av den einskilde arbeidstakar. Telefonabonnementet skal som hovudregel opprettast i den einskilde arbeidstakar sitt namn. Når bustadtelefon heilt eller delvis for kommunen si reikning er gjeve, skal reikninga sendast den einskilde arbeidstakar som er ansvarleg for at denne blir betalt til rett tid. Arbeidsgjevar sin del utbetalast i samband med ordinær lønsutbetaling ein gong i året i juni månad. Side 7 av 22

8 Alle som mottek godtgjering for bustadtelefon, kan ikkje motsetje seg oppføring i telefonkatalogen under Åmli kommune 3. Mobiltelefon Einingsleiar må vurdere kven i eininga som av omsyn til tenesten og servicen til brukarane har behov for mobiltelefon. Arbeidstakarar får i desse tilfella utlevert mobiltelefon som er innkjøpt av kommunen og er kommunen sin eigedom. Kommunen dekkjer alle variable og faste kostnader i samband med telefonen og abonnementet blir teikna på kommunen. Det er ein føresetnad for ordninga med mobiltelefon at telefonen berre blir nytta til samtaler som har tilknytning til tenesten. Dersom det blir registrert misbruk, vil arbeidstakaren risikere at telefonen blir dratt inn, evt. at ordninga blir vesentleg begrensa. Når arbeidstakaren sluttar i kommunen, skal mobiltelefonen leverast attende til kommunen. Kommunen er som eigar av mobiltelefonen ansvarleg for evt. vedlikehald, utskifting m.m 4. Personsøkar Dersom arbeidsgjevar meiner at det av omsyn til tenesten er behov for å disponere personsøkarar, kan arbeidsgjevar kjøpe inn dette og låne dei ut til aktuelle arbeidstakarar. Arbeidsgjevar dekkjer alle utgiftene i samband med dette. 5. Telefaks Dersom arbeidsgjevar meiner at det av omsyn til tenesten er behov for å disponere telefaks, kan arbeidsgjevar kjøpe inn dette og låne dei ut til aktuelle arbeidstakarar. Arbeidsgjevar opprettar abonnementet og dekkjer alle avgifter i samband med dette ANDRE REKRUTTERINGSFREMJANDE TILTAK a. Bustad/bustadtomt Kommunen vil, dersom ønskeleg, kunne hjelpe til med å skaffe nye arbeidtakarar bustad og/eller bustadtomt. Dei kommunale utleigebustadene er primært reserverte for kommunale arbeidstakarar. b. Barnehagetilbod Kommunen kan lyse ut stillingar med fortrinnsrett til barnehageplass dersom det etter fleire utlysingar viser seg uråd å få tak i kvalifisert personale. Opptak som her nemnt gjeld for det aktuelle barnehageåret, samt. evt. det påfølgjande år. For seinare år blir eit evt. opptak av desse barna å vurdere etter gjeldande opptakskriterier og på linje med andre søkarar til barnehagen Rekruttering og likestilling Kvinner og menn representerer ein likeverdig ressurs. Det er ønskeleg at det på flest mogeleg arbeidsplassar i kommunen er arbeidstakarar av begge kjønn. Jfr. ellers pkt , 3.4.2, og samt lønspolitisk plan kap Jfr. uttale frå Utdanningsforbundet Side 8 av 22

9 3.4. Kunngjering/tilsetting Krav til kunngjeringstekst Det må nyttast formuleringar som er nøytrale i høve til ulike grupper av arbeidtakarar. Kunngjeringa skal vere kortfatta, men gje ei best mogeleg beskriving av den ledige stillinga. Kommunen sitt namn må klart gå fram av overskrifta. Kunngjeringa skal normalt innehalde ei standard innleiing om kommunen sin storleik og organisering m.v., samt sentrale opplysningar om tilbod, verksemder o.l. Kravet gjeld berre ved annonsering i aviser utanom Aust-Agder. Det blir som hovudregel ikkje kravd at det blir lagt fram kopiar av attestar og vitnemål. Dette kan evt. krevjast av aktuelle søkarar i etterkant når søknadsfristen er ute. Den som blir tilsette må normalt leggje fram attestar og vitnemål (grunnlag for fastsetjing av lønsansiennitet m.m). Det skal nyttast ein standard mal for kunngjeringsteksta bruk av standard søknadsskjema Det skal nyttast standard søknadsskjema til søknader på ledige stillingar i Åmli kommune. Dette gjeld for alle utlysingar (inkl. interne utlysingar og undervisningspersonell). Jfr. rundskriv nr. 5/98 frå personalsjefen Kvalifikasjonsvurdering Ved tilsetting i ledig stilling skal tilsettast den som etter ei samla vurdering er den best kvalifiserte søkaren. Følgjande hovudelement skal inngå i vurderinga (ikkje prioritert rekkefølgje), jfr. Hovudoverenskomsten kap. 1, 2.2.: utdanning yrkespraksis skikkahet Ved vurdering av søkarane sine kvalifikasjonar, skal ein i tillegg til 2.2. i Hovudoverenskomsten følgje desse retningslinjene: - Søkarar som ikkje fyller kunngjeringa sine kvalifikasjonskrav, bør ikkje tilsetjast i konkurranse med søkarar som fyller krava. - Dersom det ikkje melder seg søkarar med dei kvalifikasjonane som blir krevd, bør det ikkje bli føreteke tilsetting utan ny kunngjering. Er det ikkje mogeleg å skaffe kvalifisert søkar, kan tidsavgrensa tilsetting vere aktuelt (inntil 1 år). Stillinga må i desse tilfella lysast ut på nytt i god tid før den tidsavgrensa arbeidsavtalen går ut. - Overenskomsten tek med "skikkethet" for stillinga som ein del av kvalifikasjonane. Dette er eit viktig kriterium som må tilleggast stor vekt for alle stillingar. - Når søkarar av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, skal det kjønn som er underrepresentert på vedkommande arbeidsplass bli føretrukke, jfr. HTA. kap.1, 2. - Når søkarar elles står kvalifikasjonsmessig likt, skal den med lengst teneste i Åmli kommune bli foretrukke (Jfr.hovudoverenskomsten kap.1, 2) Intervju Intervju skal gjennomførast for alle stillingar på leiarnivå. For øvrige stillingar er hovudregelen at intervju alltid blir halde dersom det er ukjende søkarar som er aktuelle for stillinga. Òg i dei tilfella det berre er kjende søkarar til stillinga, bør det vurderast å halde intervju. Side 9 av 22

10 Følgande skal delta på intervjuet: Tilsetting i kommunestyret Rådmann, administrasjonsleiar, einingsleiar, ordførar, eit medlem adm.utvalet frå arbeidstakarsida. Øvrige tilsettingar: Administrasjonsleiar, einingsleiar (eller den han/ho gir mynde) og representant(ar) frå aktuelle arbeidstakarorg Tilsettingsrutiner Åmli kommune (revidert mars 2008) BRUK AV ARBEIDSAVTALE ELLER ENDRINGSSKJEMA Ved endringar av eksisterande arbeidsforhold (utvida stillingsstorleik, ny arbeidsstad m.m) skal endringsskjema nyttast dersom endringa ikkje gjeld lenger enn for eitt år. Ved endringar utover eitt år, eller faste endringar, skal det utarbeidast ny arbeidsavtale TILSETTING OG STILLINGSUTVIDING UTOVER 6 MÅNADER 1. Oppretting av sak/stillingsvurdering Når ei stilling blir ledig er avdelingsleiar ansvarleg for at det blir gjennomført ei stillingsvurdering, jfr. Personalpolitiske retningslinjer, pkt Avdelingsleiar gir beskjed til dokumentsenteret som opprettar ny ansettelsessak i ephorte med administrasjonsleiar som saksansvarleg og med tilgang til avdelingsleiar. Avdelingsleiar utarbeidar stillingsvurderinga (Notat X mal i ephorte) 2. Stillingsannonse/utlysing av stilling Jfr. PPRL pkt Avdelingsleiar utarbeider framlegg til utlysingstekst (mal i ephorte) og vurderer kva for utlysingsorgan som skal nyttast (aviser, tidsskrifter, internett m.m). Stillingsvurderinga, saman med framlegg til utlysingstekst, skal drøftast med administrasjonsleiar før utlysinga blir føreteke (bla. for å vurdere evt. omplassering eller utviding av stilling for deltidstilsette, intern eller ekstern utlysing (jfr. PPRL 3.3.1), utlysingsorgan m.m). Administrasjonsleiar opprettar ny stilling ved å høgreklikke på fanen Stillingar og velge Ny stilling. Administrasjonsleiar registrerer stillinga i kommuneforlaget sin stillingsbase. Administrasjonsleiar sender e-post med stillingsannonse til nyhetsansvarlig for heimesida som legg den ut på nettet. Sjå eiga kokebok for desse tre siste punkta 3. Mottak av søknadene Dokumentsenteret importerer og journalfører søknadene. Saksbehandlar er administrasjonsleiar, og kopi sendast avdelingsleiar. Dokumentsenteret sender fortløpande svarbrev om forventa behandlingstid, med seg sjølv som saksbehandlar. 4. Møte mellom avdelingsleiar og administrasjonsleiar Når søknadsfristen er ute tar administrasjonsleiar initiativ til eit møte med avdelingsleiar der ein drøftar følgjande: Har vi kvalifiserte søkarar eller skal stillinga lysast ut på nytt? Skal det haldast intervju? Dersom ikkje intervju: Sjekk av referansar (avdelingsleiar) Kven skal innstillast (førebels) Dersom intervju: Kven skal innkallast Tid og stad for intervjuet Avdelingsleiar avgjer dersom usemje mellom administrasjonsleiar og avdelingssleiar. Side 10 av 22

11 5. Dersom ikkje intervju Administrasjonsleiar utarbeider brev til aktuelle arbeidstakarorganisasjonar med førebels tilråding (mal i ephorte). Uttalefrist: 10 dagar. Kopi av brev til avdelingsleiar. 5.1 Dersom org. er samd med administrasjonen (evt. ingen respons) Administrasjonsleiar utarbeider delegert vedtak. Vedtak, saman med arbeidsavtale sendast til den som får tilbod om stillinga. Kopi til avdelingsleiar og lønsansvarleg. - Saman med arbeidsavtalen/endringsskjema sendast diverse informasjonmateriell (pr. d.d erklæring om teieplikt, ulykkesforsikring fritid, arbeidsreglement, permisjonsreglement, verdigrunnlag, kommunepins. Alt sendast i Åmli-foldar) Administrasjonsleiar sendar brev til varafolk nr. 1 og 2, (mal i ephorte) med kopi til avdelingsleiar. Administrasjonsleiar sender brev til øvrige søkarar (mal i ephorte) 5.2 Dersom org. ikkje er samde med adm. og det er bede om eit drøftingsmøte Administrasjonsleiar kallar inn til drøftingsmøte (administrasjonsleiar, avdelingsleiar og organisasjonen(ane)) Blir desse ikkje samde kan org. krevje at saka blir lagt fram for administrasjonsutvalet til avgjerd. Administrasjonsleiar utarbeider delegert vedtak ev. sak til adm.utvalet. Vedtak, saman med arbeidsavtale sendast til den som får tilbod om stillinga. Kopi til avdelingsleiar, lønsansvarleg. - Saman med arbeidsavtalen/endringsskjema sendast diverse informasjonmateriell (pr. d.d erklæring om teieplikt, ulykkesforsikring fritid, arbeidsreglement, permisjonsreglement, verdigrunnlag, kommunepins. Alt sendast i Åmli-foldar) Administrasjonsleiar sendar brev til varafolk nr. 1 og 2. (mal i ephorte) Kopi til avdelingsleiar. Administrasjonsleiar sender brev til øvrige søkarar (mal i ephorte) 5.3 Når arbeidsavtalen/endringsskjema kjem i retur Dokumentsenteret opprettar personalsak i ephorte med administrasjonsleiar som saksansvarleg, på arkivdel PERS, med tilgangskode IP og klassering personnummer. Hugs å unnta klassering. Arbeidsavtalen/endringsskjemaet blir journalført i denne saka med administrasjonsleiar som saksansvarleg og kopi til avdelingsleiar og lønsansvarleg. Erklæring om teieplikt blir journalført som vedlegg til arbeidsavtalen Skjema om ulykkesforsikring leverast administrasjonsleiar (skal ikkje journalførast) Det opprettast 2-veis lenke mellom personalsaka og tilsettingssaka. 6. Dersom intervju: Administrasjonsleiar lagar brev/e-post til aktuelle kandidatar med innkalling til intervju. Ev pr telefon. Administrasjonsleiar lagar brev/e-post der ein kallar aktuelle org. inn til intervju. Dersom fleire aktuelle org., kallast alle inn. Saman med innkallinga følgjer utlysingstekst og søkerliste. Intervju gjennomførast. Administrasjonsleiar er som hovudregel ansvarleg for planlegging og gjennomføring av dette. Avdelingsleder er som hovudregel ansvarleg for sjekk av referansar. Hovudregel er at innstillinga avgjerast rett etter at intervjua er gjennomførte. Dersom dette ikkje er mogeleg meddeler administrasjonsleiar organisasjonen(ane) konklusjonen muntleg så snart arbeidsgjevar har bestemt seg. Dersom organisasjonen(ane) ber om det, kan dei få ein frist på 10 dagar på å kome med sin uttale til saka. Jfr. uttale frå Fagforbundet 6.1 Dersom org. er samd med administrasjonen (evt. ingen respons) Administrasjonsleiar utarbeider delegert vedtak. Vedtak, saman med arbeidsavtale sendast til den som får tilbod om stillinga. Kopi til avdelingsleiar og lønsansvarleg. - Saman med arbeidsavtalen/endringsskjema sendast diverse informasjonmateriell (pr. d.d erklæring om teieplikt, ulykkesforsikring fritid, arbeidsreglement, permisjonsreglement, verdigrunnlag, kommunepins. Alt sendast i Åmli-foldar) Administrasjonsleiar sendar brev til varafolk nr. 1 og 2, (mal i ephorte) med kopi til avdelingsleiar. Administrasjonsleiar sender brev til øvrige søkarar (mal i ephorte) Side 11 av 22

12 6.2 Dersom org. ikkje er samde med adm. og det er bede om eit drøftingsmøte Administrasjonsleiar kallar inn til drøftingsmøte (administrasjonsleiar, avdelingsleiar og organisasjonen(ane)) Blir desse ikkje samde kan org. krevje at saka blir lagt fram for administrasjonsutvalet til avgjerd. Administrasjonsleiar utarbeider delegert vedtak ev. sak til adm.utvalet. Vedtak, saman med arbeidsavtale sendast til den som får tilbod om stillinga. Kopi til avdelingsleiar, lønsansvarleg. - Saman med arbeidsavtalen/endringsskjema sendast diverse informasjonmateriell (pr. d.d erklæring om teieplikt, ulykkesforsikring fritid, arbeidsreglement, permisjonsreglement, verdigrunnlag, kommunepins. Alt sendast i Åmli-foldar) Administrasjonsleiar sendar brev til varafolk nr. 1 og 2. (mal i ephorte) Kopi til avdelingsleiar. Administrasjonsleiar sender brev til øvrige søkarar (mal i ephorte) 6.3 Når arbeidsavtalen/endringsskjemaet kjem i retur, Dokumentsenteret opprettar personalsak i ephorte med administrasjonsleiar som saksansvarleg, på arkivdel PERS, med tilgangskode IP og klassering personnummer. Hugs å unnta klassering. Arbeidsavtalen/endringsskjemaet blir journalført i denne saka med administrasjonsleiar som saksansvarleg og kopi til avdelingsleiar og lønsansvarleg. Det opprettast 2-veis lenke mellom personalsaka og tilsettingssaka. 7. Tilsetting i administrasjonsutval og kommunestyre Dersom tilsettinga skal avgjerast av administrasjonsutvalet eller kommunestyret, vil ein måtte tilpasse rutinene til dette TILSETTING OG STILLINGSUTVIDING INNTIL 6 MÅNADER Ved tilsetting inntil 6 månader er det ikkje krav til formell stillingsvurdering (etter PPRL pkt. 3.2). Avdelingsleiar må likevel i desse tilfella vurdere nøye behovet for tilsettinga og om dette kan løysast på andre måtar, t.d ved omplassering eller omfordeling av oppgåver. Ledige stillingar inntil 6 månader blir som hovudregel ikkje lyst ledig. Avdelingsleiar kan i desse tilfella inngå avtale direkte med aktuell arbeidstakar. (Ved bruk av manuelt skjema) Tidsavgrensinga på 6 månader er absolutt. Det er ikkje høve til å nytte dette skjemaet ved ev behov for forlenging ut over 6 månader. I desse tilfella må det fattast vedtak i ephorte og utarbeidast ny arbeidsavtale (jfr. Personalpoitiske retningslinjer, pkt ) Før avdelingsleiar avgjer kven som får tilbodet om stillinga må saka drøftast med tillitsvald. Rutine Avdelingsleiar fyller ut det manuelle skjemaet og sender det til aktuell arbeidstakar. Når skjemaet kjem i retur underteikna blir det levert administrasjonsleiar som godkjenner og leverer skjemaet til dokumentsenteret. Dokumentsenteret opprettar personalsak i ephorte med administrasjonsleiar som saksansvarleg, på arkivdel PERS, med sakstype AS-Ansettelsessak, med tilgangskode IP og klassering personnummer. Hugs å unnta klassering. Skjemaet blir journalført i personalsaka med administrasjonsleiar som saksbehandlar og kopi til avdelingsleiar og lønsansvarleg For seint innkomne søknader For seint innkomne søknader vil som hovudregel ikkje bli vurdert. Ved rekrutteringsproblem til stillingar, kan det likevel vurderast å ta omsyn til søknad frå kvalifisert søkar etter at søknadsfristen er gått ut Legeattest Vurdering vedr. krav om legeattest etter pkt i hovudtariffavtalen blir å føreta av einingsleiar i samråd med administrasjonsleiar Politiattest Politiattest skal krevjast for dei stillingane som lova set krav om og etter dei retningsliner som gjeld for dette. Side 12 av 22

13 Bruk av vikarar I kvar sektor der det gjerast bruk av vikarar/tilkallingshjelp, bør ordninga med faste vikarar/tilkallingshjelp innførast. Følgjande hovudretningsliner gjeld: 1. Avtale om fast vikar/tilkallingshjelp skal tidsavgrensast inntil 2 år med oppstart den 1/1. 2. Stillingane som fast vikar/tilkallingshjelp, skal lysast ut eksternt samt internt på eininga. Tilsette i deltidsstillingar kan søke. Under føresetnad av at fast tilsette ved avdelinga i deltidsstillingar er kvalifiserte for stillingane, skal desse prioriterast føre andre interne søkarar, når dei ellers står kvalifikasjonsmessig likt. Eksterne søkarar har 3. prioritet (Endra ved vedtak i administrasjonsutvalet ). 3. Vedtekne vikarlister må følgjast. 4. Oppføring på vikarlista er ikkje einstydande med tilsetting i kommunen. Oppføringa gjev ingen fortrinnsrett til tilsetting. Arbeidsgjevar kan ikkje krevje at personar oppført på vikarlista må stille opp på vikaroppdrag. Innhaldet i dette punkt må skriftleg gjerast kjend for personane som blir oppført på vikarlistene. 5. For oppføring på vikarlista skal det leggjast vekt på i kva for grad arbeidstakaren har vore villig til, evt. hatt høve til, å ta på seg vikaroppdrag i inneverande periode. Personalpolitiske retningslinjer, pkt , underpunkt 2, får følgjande ordlyd: Einingane kan utover dette utarbeide eigne retningsliner for bruk av vikarar. Desse må sendast arbeidstakarorganisasjonane til uttale før endeleg vedtak i administrasjonsutvalet Stillingsomtale Det skal for alle stillingar i Åmli kommune utarbeidast ein stillingsomtale som viser hovudarbeidsområde, ansvarstilhøve, kvalifikasjonskrav og kva for øvrige rammer og vilkår som gjeld for stillinga Det skal nyttast standard mal Omplassering Omplassering av arbeidstakarar kan vere aktuelt i følgjande tilfelle: 1. Arbeidstakaren har problem med å utføre arbeidet i si noverande stilling p.g.a. sjukdom, slitasje, manglande motivasjon m.v. 2. Ved driftsinnskrenkingar, omorganisering, omlegging av arbeidsrutiner, samarbeidsproblemer m.v. Omplassering skal skje etter drøftingar med dei tilsette og deira organisasjonar Jobbrotasjon Med jobbrotasjon meinast mellombels bytte av arbeidsstad/arbeidsoppgåver i kommunen. Dette er eit verkemiddel som bør nyttast i dei einingane der tilhøva ligg til rette for det. Ordninga administrerast av einingsleiarane evt. i samråd med berørte arbeidstakarar og arbeidstakar-organisasjonar. Side 13 av 22

14 3.7. Introduksjon av ny arbeidstakar Målet for introduksjonen er at den nytilsette snarast råd skal bli ein dyktig medarbeidar med ei positiv haldning til kommunen og arbeidsplassen. Eit anna vesentleg mål med introduksjonen er å opprette/legge grunnlaget for god sosial kontakt med andre arbeidskolleger. I introduksjonen skal følgjande tema orienterast om: - Verdigrunnlag for leiarar og tilsette (PPRL pkt. 2.4 og 2.5) - arbeids/ansvarsoppgåver til stillinga - arbeids/ansvarsoppgåver til nære medarbeidarar - samarbeidsrutiner - utstyr og hjelpemiddel - sikkerhetsføresegner - vernetiltak - generelle forventningar, samspelsreglar o.l. Introduksjonen skal òg omfatte informasjon om rettar og pliktar, herunder: - tilsettingsreglar (personalpolitiske retningsliner) - ordensreglar (arbeidsreglement) - arbeidstid (herunder: matpause, sommertid, avspasering, overtid m.m. - løn - pensjonsreglar - opplæringsverksemd (opplærings- og utviklingsplan) - permisjonsreglement - aktuelle arbeidstakarorganisasjonar Introduksjonen må òg gje arbeidstakaren innsyn i kommunen og eininga sine oppgåver og samla mål. Det skal òg gjevast informasjon om kulturtilbod o.l. i Åmli kommune. Det skal orienterast om kva teieplikta omfatter. Det skal i samtalen delast ut kommunen si velkomstpakke (Pr : Ståltermos m/ kommunelogo, handkle m/ kommunelogo, kopp m/ SNU-logo, KLP-refleksvest.) Desse artiklane ligg i kjellaren i adm.bygget. Følgjande kriterier gjeld for tildeling av velkomstpakka: 1. Pakka blir gjeve til alle som blir tilsett fast eller for ein periode på 6 månader eller meir. 2. Ordninga blir innført frå og gjeld arbeidstakarar som blir tilsett etter dette. 3. Ordninga gjeld uavhengig av stillingsstorleik 4. Ordninga gjeld nye arbeidstakarar som blir tilsett, dvs. den gjeld ikkje ved skifte av jobb internt i kommunen. 5. Velkomstpakka blir berre utdelt ein gong til same arbeidstakar. Personalkontoret må føre oversikt på dette. 6. Gåva skal utdelast i introduksjonssamtalen som næraste leiar skal halde med vedkomande innan 1 veke etter oppstart (jfr. personalpolitiske retningslinjer pkt. 3.7). Introduksjonsperioden må følgjast opp gjennom regelmessige samtalar og kontakt. Einingsleiarane er ansvarlege for at introduksjonsprosedyra blir gjennomført samt for oppfølginga. Introduksjonen av ny arbeidstakar skal finne stad innan ei veke etter oppstartsdato.. I rimeleg tid før prøvetida (6 månader) er slutt, skal einingsleiar, evt. den einingsleiar gjev myndighet, kalle inn arbeidstakaren til ein samtale der ein evaluerer prøveperioden (medarbeidarsamtale) Personalopplæring/personalutvikling Det visast her til kommunen sin lærings- og utviklingsplan. Side 14 av 22

15 3.9. Reglar vedr. arbeidstid Heiltid/deltid I Åmli kommune arbeider ca. 80 % av dei tilsette deltid. Ordninga er spesielt omfattande i omsorgseiningane, samt skule-, barnehage- og reingjeringseiningane. Ordninga er m.a.o. særleg utbredt i typiske kvinneyrke, og på landsbasis er over 90% av dei deltidstilsette kvinner. Følgjande retningsliner skal gjelde for Åmli kommune m.h.t. bruk av heiltid/deltid: - Det er eit mål at flest mogeleg stillingar innanfor alle einingar gjerast størst mogeleg og helst 100%. Det må i denne samanheng likevel takast omsyn til omfanget av arbeidsbehovet og den praktiske arbeidsplanlegginga. (jfr. HTA 2.3) - Stillingar på leiarnivå skal normalt lysast ut som heile stillingar. Jfr. forøvrig Lønspolitisk plan, pkt Overtid/avspasering Som hovudregel gjeld føresegnene i Hovudtariffavtalen (HTA), kap. 1, 6, samt Arbeidsmiljølova (AML) 49 og 50. Innanfor desse føresegnene skal følgjande reglar vedrørande overtid/avspasering gjelde for tilsette i Åmli kommune OMFANG Desse retningslinene gjeld alle stillingar i Åmli kommune (faste, vikarar og timelønte) bortsett i frå følgjande (jfr. HTA del 1, kap 1, 6). - Rådmann - Einingsleiarar Lista er uttømmande, men kan endrast dersom funksjonsendringar o.l. tilseier dette. For deltidsstillingar gjeld HTA del 1, kap 1, KOMPENSASJON FOR STILLINGAR SOM IKKJE HAR KRAV PÅ OVERTID Jfr. HTA del 1, kap 1, 6.2. og 6.9. Gruppeinndeling: Gruppe 1: 7 dagar kompensasjon + kr ,-pr år Gruppe 2: 7 dagar kompensasjon Heile eller deler av denne kompensasjonen på 7 dagar, kan arbeidstakaren velje å ta ut i løn. Dvs. ei dagsløn pr. dag, jfr. HTA Gruppering av stillingane: Gruppe 1: Rådmann Gruppe 2: Einingsleiarane REGLAR FOR BRUK AV OVERTID 1. Definisjon overtid: Pålagt arbeid utover den ordinære arbeidstid er overtidsarbeid og skal innskrenkast mest mogeleg (jfr. HTA, del 1, kap 1, 6.3.) 2. Definisjon av pålagt arbeid etter 1. punkt. Som pålagt arbeid etter 1. punkt reknast følgjande: 1. Pålagt møtedeltaking (frå overordna) utanom ordinær arbeidstid, jfr. nærare presisering seinare i dette kap. Side 15 av 22

16 2. Arbeid utført utanom ordinær arbeidstid pga.: a. Uvanleg stor arbeidsmengde i ein avgrensa periode. b. Kort tidsfrist på arbeidsoppdrag som gjer bruk av overtid nødvendig. c. Akutte hendingar som krev snarleg handling. d. Kontakt med publikum/kundar/brukarar som for desse er vanskeleg å få til i ordinær arbeidstid Overtidsarbeid etter pkt. a, b, c og d (dersom praktisk mogeleg) skal på førehand avtalast med overordna. Dersom slik avtale ikkje er gjort, skal det ikkje bli gjeve kompensasjon for det utførte arbeidet. For deltaking på kurs, seminar o.l (som arbeidsgjevar har akseptert/pålagt) utanom ordinær arbeidstid gjeld følgjande reglar: A. Tilsette som har fleksitidsordning kan godskrive medgått tid utover ordinær arbeidstid som plusstid i fleksitidsreknskapet. For tilsette som ikkje har fleksitid kan denne tida avspaserast time for time (ikkje overtidstillegg). B. Ved overnattingskurs skal berre den faglege delen av kurssamlinga reknast med. Dette gjeld òg for møte, jfr. avsnitt under. C. Reise til og fra kurset reknast som hovudregel inn i arbeidstida med utgangs- og endepunkt ved definert oppmøtestad. Dette gjeld òg for møte, jfr. avsnitt under. Utgangs- og/eller endepunkt kan vere bustad dersom dette er billigare for arbeidsgjevar. Det er eit krav for godskriving av køyretid at køyringa faktisk er utført. Grensegangen mellom kva som er kurs/seminar og kva som er møte kan vere vanskeleg. Det er av avgjerande betydning kva slags funksjon vedkomande skal ha i forsamlinga. Dersom vedkomande er sekretær, oppnemnt representant frå kommunen eller på anna vis på ein klar måte skal representere kommunen og tale kommunen sin sak, gjeld føresegnene vedr. møte. Einingsleiar i samråd med administrasjonsleiar avgjer tvilstilfella. HTA 6.7 slår fast at overtidsarbeid etter tilkalling som ikkje finn stad like før eller etter ordinær arbeidstid skal godtgjerast som om arbeidet varte i minst 2 timar. Det reknast som tilkalling når vedkomande, før han/ho går frå arbeidet, blir beden om å kome attende seinare på dagen. Det reknast òg som tilkalling dersom vedkomande, utan varsel på førehand, blir beden om å møte på arbeid utanom ordinær arbeidstid. Planlagt frammøte t.d etter oppsett møteplan skal ikkje godtgjerast etter denne regelen. Her blir godtgjeringa utrekna etter medgått tid. For arbeidstakarar med fleksibel arbeidstid, avgjer einingsleiar, eller den han gjev myndigheit, spørsmålet om arbeid utover ordinær arbeidstid etter pkt. 2 a, b, c over, skal godtgjerast som overtidsarbeid eller reknast som plusstid i fleksitidreknskapet. Ved tilkalling etter føregåande avsnitt blir reisetid til og frå bustad rekna som arbeidstid FORMER FOR OVERTIDSKOMPENSASJON Følgjande former kan avtalast (på førehand) i kvart einskild høve eller generelt: 1. Utbetaling av ordinær timeløn pluss overtidstillegg, jfr. HTA, del 1, kap Utbetaling av overtidstillegget og avspasering time for time utover dette. Blir dette avtalt på førehand, kan arbeidstakar avgjere om han/ho vel alternativ 1 eller 2. Blir dette ikkje avklart på førehand, er det arbeidsgjevar som bestemmer. MERK: Overtidstillegget må utbetalast REGLAR VEDR. AVSPASERING AV OVERTID (GJELD IKKJE FLEKSITID) 1. Avspaseringa må bli føreteke snarast mogeleg etter opptening. 2. Tidspunkt for avspasering avgjerast av næraste overordna. Avspaseringa må finne stad så snart som mogeleg etter opptening (jfr. elles pkt. 4). Avspaseringa må leggast til periodar som skaper minst mogelege ulemper på arbeidsplassen. 3. For lengre avspaseringsperiodar må avspaseringa avklarast med einingsleiar. Maksimal lengde på avspaseringsperioden er 1 veke. 4. Ved månadsslutt skal opptent avspasering ikkje overstige 37,5 timar. Overskytande skal utbetalast som overtid fullt ut. 5. Der det er behov for det, kan det utarbeidast reglement som er tilpassa behovet/situasjonen i den einskilde eining. Slike reglement må godkjennast av administrasjonsutvalet. Side 16 av 22

17 Reglement for fleksibel arbeidstid KJERNETID OG YTRE ARBEIDSTID Med kjernetid meiner ein det tidsrom der alle arbeidstakarar normalt skal vere til stades. Kjernetida er frå kl Med ytre arbeidstid meiner ein det tidsrom der oppmøte og slutt kan variere frå dag til dag etter arbeidstakaren sitt ønske. Ytre arbeidstid er mellom kl Det skal normalt ikkje betalast godtgjersle etter Hovudtariffavtalens 5.42 og 6 i tida for ytre arbeidstid. I dei høve arbeidstakaren vert pålagt overtidsarbeid, vert det utbetalt overtidsgodtgjersle etter vanlege reglar for medgått tid utover den tida som definerast som normalarbeidstid. Arbeidstakaren vert gitt høve til sjølv å velge om overtidsarbeidet som er utført innanfor fleksitidsramma i staden skal nyttast til å oppfylle normalarbeidstida si lengde i avrekningsperioden. I slike tilfelle reknast medgått tid i høvet 1:1 pluss utbetaling av overtidstillegg AVREKNINGSPERIODEN Avrekningsperioden skal følgje kalendermånaden. Normalarbeidstida skal ikkje endrast for nokon kategori arbeidstakarar som følgje av innføring av ordning med fleksibel arbeidstid. Pluss-tid og minus-tid vert registrert i høve til normalarbeidstid. Einingsleiar eller den som vert gitt fullmakt, har rett til å krevje frammøte og avslutning av arbeidsdagen innanfor normalarbeidstida når dette er nødvendig av omsyn til tenesten. I fleksitidsrekneskapen inngår elles bare den arbeidstida som arbeidstakaren sjølv kan regulere. Overtidsarbeid pålagt av overordna myndigheit kjem utanom denne ordninga. (Jfr. likevel unntak, pkt A siste ledd) TIDSOVERFØRING Det vert tillate overført 20 plusstimar eller 20 minustimar til neste avrekningsperiode. Skuldig tid utover 20 timar medfører trekk i løn. Plusstid utover 20 timar vert stroke. Det kan i tillegg til dette oppsparast inntil 5 dagar samla plusstid som kan takast ut ein gong pr. år. Dette betyr at dersom ein arbeidstakar har sprengt kvota på 1200 minutt, kan det overskytande overførast til ein bank. Frå denne banken kan ein i løpet av kalenderåret ta ut ein periode på mellom 3 og 5 dagar. Oppsparte dagar kan overførast frå eit år til eit anna AVSPASERING Det kan avspaserast inntil 3 heile eller 6 halve dagar pr. månad eller ein kombinasjon av dette. Avspaseringa må tilpassast den einskilde sitt arbeid og må godkjennast av næraste overordna FRÅVÆR I KJERNETIDA Den fleksible arbeidstida tillet at arbeidstakaren varierer sin arbeidsdag frå dag til dag. Det er difor ein føresetnad at private gjeremål så langt som mogeleg skal leggast til tida utanom kjernetida og ikkje registrerast som arbeidstid. Fråver som blir avtalt med leiinga ved tannlegebesøk, legebesøk og liknande føremål, samt fråvær ved gravferd, skal likevel ikkje registrerast i fleksitidsrekneskapen. Ved fråver på grunn av sjukdom, ferie eller avspasering blir fråveret registrert med ordinær arbeidstid SJUKEFRÅVÆR PÅ DEL AV HEIL DAG Dersom arbeidstakar blir/er sjuk og av den grunn berre jobbar del av ein heil arbeidsdag gjeld følgjande reglar: 1. Dersom arbeidstakaren har vore på jobb over 50% av arbeidstida denne dagen, blir fråveret ikkje registrert (ikkje minustid og ikkje bruk av eigenmelding). Side 17 av 22

18 1. Dersom arbeidstakaren har vore på arbeid mindre enn 50% av arbeidstida, skal dette registrerast som ein heil fråversdag. Tida vedkomande har vore på arbeid skal registrerast som plusstid evt. avspaserast time for time for dei som ikkje har fleksitidsordning KVA SKJER MED FLEKSITIDA NÅR FOLK SLUTTAR/GÅR UT I PERMISJON Når tilsette sluttar i stillinga må ein som hovudregel avvikle opptent plusstid evt. opparbeide minustid. Dersom dette ikkje lar seg gjere, kan plusstid bli utbetalt (vanleg timeløn) og minustid trekkast i løn. Den same hovudregel gjeld ved lengre permisjon (eitt år eller lengre). Ved kortare permisjon enn dette kan evt. plusstida/minustida sparast til vedkomande kjem attende i stillinga PUBLIKUMSHJELP OG SERVICE 1. Publikum skal imøtekomast (besøk/telefon) dersom vedkomande arbeidstakar er tilstades i ytre arbeidstid. 2. Dersom vedkomande arbeidstakar ikkje er til stades i ytre arbeidstid, er det ein føresetnad at andre tilsette hjelper publikum så langt som råd. 3. Fleksitidsordninga må praktiserast på ein slik måte at omsynet til god service og publikumsbehandling blir ivareteke på ein best mogeleg måte KONTROLL Tidsregistrering skal gjennomførast dagleg ved bruk av eige kontrollskjema SÆRORDNINGAR Fleksitidsordninga kan nyttast av alle einingar i Åmli kommune dersom dette lar seg tilpasse til drifta. Kva for arbeidstakargrupper som ikkje kan vere med i ordninga må vurderast konkret i kvar einskild eining. Tvist om kor vidt personale skal vere med i ordninga eller ikkje vert avgjort av administrasjonsutvalet. Pr. dags dato gjeld følgjande særordningar: Reinhald: Ordninga blir innført for reinhaldarane i Åmli kommune. Særordning: Der det jobbar fleire reinhaldarar ved same bygg (grupper) må dei tilsette avtale med leiar dagen i forvegen dersom dei ikkje kjem på jobb til vanleg tid. Fleksitidsintervallet er 1 time som for øvrige fleksitidsbrukarar. Fråvær utover 1 time går på kvota av halve/heile dagar. Ordninga må bli tilpassa lokale behov og lokale forhold slik at omsynet til tenesten blir ivaretatt på ein fullt ut tilfredsstillande måte. Utearbeidarane teknisk: Ordninga blir innført for utearbeidarane, teknisk sektor (er delvis innført frå tidlegare). Særordning: Same særordning som for reinhaldarane (grupper) Systemet må gjerast meir kjend blant brukarane slik at dei tek det meir i bruk. Pleie- og omsorg: Fleksitidssystemet blir gjort gjeldande for: - Reinhald (sjå særvilkår for reinhaldarar over) - skjerma eining - rehabiliteringseining Særordning for turnuspersonale: Dei tilsette må avtale med leiar dagen i forvegen dersom dei ikkje kjem på jobb til vanleg tid. Dersom det skapar problem for drifta av tenesta, kan leiar nekte seinare frammøte. Fleksitidsintervallet er 1 time som for øvrige fleksitidsbrukarar. Fråvær utover 1 time går det på kvota av halve/heile dagar, og dette må avtalast med leiar (som for øvrige fleksitidsbrukarar). Sjølvvald ekstraarbeid (plusstid) etter ordinær arbeidstid kan maksimalt vere 2 timar. Side 18 av 22

19 Frivillige møte, kurs o.l innkalla av arbeidsgjevar utanom ordinær arbeidstid godskrivast som plusstid etter medgått tid men med min. 2 timar. Ved møteplikt skal det godtgjerast som overtid/meirarbeid. Arbeidsgjevar sin representant er ansvarleg for at ordninga blir tilpassa lokale behov og lokale forhold slik at omsynet til tenesten blir ivaretatt på ein fullt ut tilfredsstillande måte. Det kan ikkje leigast inn vikar for å dekkje inn fleksitidsfråvær (gjeld generelt) Reglar vedr. reisegodtgjering Reglane som følgjer under bygger på reiseregulativet i kommunal sektor og på KS sine merknader til dette. For tilsette på statleg avtaleverk (undervisningspersonell), gjeld reglane berre i den grad dei ikkje kjem i konflikt med dette. Følgjande hovudreglar gjeld: For pålagt deltaking på møte, kurs eller annan pålagt aktivitet utanom ordinær arbeidstid (evt. på arbeidstakaren si fritid) blir det som hovudregel gjeve ordinær køyregodtgjering. Det er eit krav at det er rimeleg at arbeidstakaren reiser heim etter ordinær arbeidstid for så å kome attende til den pålagte aktiviteten seinare. Tvilstilfelle avgjerast av einingsleiar. Det same gjeld ved tilkalling etter ordinær arbeidstid, jfr, PPRL pkt , samt HTA 6.7. Utgangspunktet for reisa er arbeidstakaren sin bustad. Det er ein føresetnad at reisa reelt er gjennomført. A) Det blir ikkje gjeve køyregodtgjering for deltaking på møte, kurs e.l utanom ordinær arbeidstid evt. på arbeidstakaren si fritid dersom aktiviteten er lagt til vedkomande sin faste oppmøtestad. Dette reknast som privat køyring sjølv om aktiviteten/deltakinga er pålagt. Det same gjeld for utføring av arbeidsoppdrag. Dersom vedkomande har fleire oppmøtestadar (t.d i barnehagen), er fast oppmøtestad den arbeidsstaden der vedkomande har største del av si stilling. B) Dersom aktiviteten (jfr. pkt A) er lagt til eit anna lokale enn fast oppmøtestad, er hovudregelen at det blir gjeve køyregodtgjering med utgangspunkt i vedkomande sin faste oppmøtestad. Dette gjeld uavhengig av om aktiviteten er lagt innanfor eller utanfor ordinær arbeidstid eller innanfor eller utanfor tenestedistrikt (dvs. kommunen). Utgangsog/eller endepunkt kan vere bustad dersom dette er billigare for både arbeidsgjevar og arbeidstakar. Det er eit krav for utbetaling av køyregodtgjering at køyringa faktisk er utført. C) Ved tilkalling, jfr. PPRL siste avsnitt, blir det gjeve ordinær køyregodtgjering til/frå bustad/arbeidsplass. Jfr. ellers rundskriv nr. 2/98 frå Personalsjefen Velferdstiltak Pengar som løyvast på årsbudsjettet til velferdstiltak, skal nyttast slik at dei kjem flest mogeleg av dei tilsette til gode for å fremje fellesskapet blant dei tilsette i kommunen. Dette gjennom tiltak som er med på å skape eit godt miljø og trivsel på arbeidsplassen Reglement for velferdsmidlar OMFANG 1. Som kommunalt tilsette etter dette reglement reknast alle som har eit tilsettingsforhold med kommunen (fast og mellombels) GÅVER VED LANG TENESTE 1. Kommunalt tilsette som oppnår tilsaman 15 års teneste i kommunen vert tildelt ei gåve til verdi av ca. kr ,- 2. Kommunalt tilsette som oppnår tilsaman 25 års teneste i kommunen vert tildelt ei gåve til verdi av ca. kr ,- 3. Kommunalt tilsette som oppnår tilsaman 40 års teneste i kommunen vert tildelt ei gåve til verdi av ca. kr ,- Side 19 av 22

20 4. Alternativ til gåve etter pkt.2 og 3 er gåvesjekk, sydentur, gullklokke eller 1 eller 2 vekers ferie med løn (hhv. 25 og 40 år). 5. I tillegg til gåva etter pkt. 1, 2 og 3 må det delast ut eit diplom. 4. Kommunalt tilsette som sluttar i kommunen etter minst 10, 20 eller 30 års samanhengande teneste, vert gitt ei gåve til verdi av henholdsvis ca. kr. 750,-, 1.200,- og 1.500,-. 5. Kommunalt tilsette som sluttar før 10 års teneste er oppnådd vert gitt ei gåve til verdi av inntil kr. 450,-, evt. blomar. Dette avpassast etter tenestetida. 6. Utrekning av tenestetid i kommunen bygget på same reglar som utrekning av lønsansiennitet. 7. Kommunalt tilsette som fyller 50 år vert gjeve ei gåve til verdi ca. kr. 400,-. 8. Ved dei høve som er nemnd i pkt. 1-4 kan det haldast ei enkel tilstelning ved etatene for inntil kr. 900,-. Satsane under dette avsnittet vert justert ein gong kvart 4. år, neste gong i DØDSFALL Kommunen sender ein bårekrans til gravferda når den som er død på dødstidspunktet er tilsett i Åmli kommune. Kommunen sender ein bårebukett til gravferda i følgjande tilfelle: 1. Den avdøde har tidlegare vore tilsett i Åmli kommune, men har gått av med alders- eller uførepensjon (direkte etter arbeidstilhøvet i Åmli kommune). 2. Den avdøde har tidlegare vore tilsett i Åmli kommune og har slutta i kommunen for å ta til i annan stilling for mindre enn 1 år sidan. Dersom pårørande, evt. avdøde, ønsker det, kan det bli gjeve ei pengegåve til ønska organisasjon o.l. Storleiken på gåva bør vere omlag tilsvarande prisen på ein bårekrans/bårebukett. Deltaking utover dette må vurderast i kvart einskild tilfelle. Desse reglane gjeld uavhengig av tenestetid i kommunen og stillingsstorleik VELFERDSMIDLAR/VELFERDSKOMITÈ: 50% av dei budsjetterte velferdsmidla skal fordelast sektorane etter følgjande vekting: - Antall tilsette teller 40% - Antall årsverk teller 60% Resterande 50% skal gå til felles, sektorovergripande velferdstiltak, samt utgifter etter pkt , og disponerast av velferdskomitèen. Velferdskomitèen i Åmli kommune har følgjande samansetting: - 1 repr. frå kvar eining - Hovudvernombod Komitèen vel sjølv leiar og sekretær for eitt år av gongen. Komitèen utarbeider ein årleg plan for felles velferdstiltak og er ansvarleg for planlegging og gjennomføring av tiltaka. Tiltaka skal vere av ein slik karakter at dei samlar flest mogeleg av dei tilsette i Åmli kommune SAKSBEHANDLINGSREGLAR, YMSE 1. Gåver ved 25 og 40 års teneste blir tildelt ved seremoni i kommunestyret. Side 20 av 22