Ullensvang herad. Møteinnkalling Administrasjonsutvalet

Transkript

1 Møteinnkalling Administrasjonsutvalet Møtedato: Møtestad: Heradshuset Møtetid: Kl. 08:30 Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf slik at varamedlem kan kallast inn. Varamedlemer møter etter nærare innkalling. Dokument som ikkje er tilsende, kan du få kopi av på heradshuset. Dokument som ikkje er offentlege, vil berre verta sende til dei faste medlemene. Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedl. vert innkalla Parti Valter Osmo KRF Ivar Tveito Eidnes V Sakliste Sak nr. Saktittel 005/14 Godkjenning av møtebok /14 Meldingar 007/14 Retningslinjer for påskjønning m.v. til tilsette i Ullensvang herad Ullensvang herad 9. oktober 2014 Solfrid Borge Ordførar Side 1 av1

2 Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, del. vedtaksmynde. Møtedato Saksnr Sakshands. Administrasjonsutvalet /14 LOST Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksansv.: Linn Merete Østerbø Arkiv: nr- Objekt: Utv/sak J.post id. 14/10032 Arkivsaknr 14/ GODKJENNING AV MØTEBOK Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjent slik ho ligg føre.

3 Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, del. vedtaksmynde. Møtedato Saksnr Sakshands. Administrasjonsutvalet /14 LOST Avgjerd av: Saksansv.: Linn Merete Østerbø Arkiv: nr- Utv/sak J.post id. 14/10031 Arkivsaknr 14/ MELDINGAR Refererte skriv og meldingar: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 14/8337 X Referat frå møte i arbeidsmiljøutvalet (AMU) Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Meldingane vert tekne til orientering slik dei ligg føre.

4 ULLENSVANG HERAD Vår ref.: Arkiv: Jp. id.: Dato: 12/ N-022.3/ 14/ MØTEBOK (REFERAT) for Arbeidsmiljøutvalet Møtedato: Møtetid: Kl kl Møtestad: Heradshuset, heradsstyresalen Desse møtte: Rådmann Hedvig Moe Øren, einingsleiar Torbjørn Reisæter, løns- og personalsjef Kjartan Hernes, hovudverneombod Kent Håkull, hovudtillitsvald FF Kjellaug K. Ystanes Forfall: Hovudtillitsvald UF Sigrid Utne Innkalla varamedlemer: Ingen (på grunn av tariffkonflikt med UF) Innkalling til møtet: Saker til handsaming: Andre merknader: Melding til folkevalde: Melding til andre: Utvalet var innkalla ved brev av m/vedlegg. Møtedatoen var fastsett i juli månad. Saker som vart handsama, går fram av vedlagt referat. På grunn av ferieavvikling og datatekniske problem vart saklista send ut i litt for kort tid før møtet. Det var elles ikkje merknader til sjølve saklista. Referatet går som melding til administrasjonsutvalet/ formannskapet. Referatet er sendt til medlemer/varamedlemer i AMU, arbeidstakarorganisasjonane og arbeidsplassane

5 MØTEBOK FOR ARBEIDSMILJØUTVALET (AMU) Referat frå møte i AMU Sak 1: Meldingar a) Brev frå Arbeidstilsynet melding om lukking av varsla pålegg i omsorgstenesta. Meldinga følgjer som vedlegg til AMU. Vedtak: AMU tek meldinga til orientering. Sak 2: Organisasjonsgjennomgang 2014, framlegg til ny adm. leiarstruktur i heradet Det vert bl.a. vist til arbeidet med saka i referansegruppene og i styringsgruppa for dette organisasjonsprosjektet. Saka vart også handsama i AMU i møte , sjå sak 4 i referatet frå dette møtet. Rådmannen har no utarbeidd ei samla saksframstilling og framlegg til vedtak i saka, som bl.a. skal handsamast i AMU. Rådmannen si saksutgreiing og framlegg til vedtak følgjer som vedlegg til AMU. Saka skal vidare handsamast i administrasjonsutvalet og i heradsstyret Vedtak: AMU har merka seg rådmannen si utgreiing og framlegg til vedtak. AMU sluttar seg til rådmannen sitt framlegg, som skal vedtakast i heradsstyret. Framlegget frå rådmannen til heradsstyret lyder slik: 1. Heradsstyret har merka seg rådmannen si saksutgreiing. Heradsstyret sluttar seg til rådmannen sine vurderingar i saka og godkjenner framlegg til ny administrativ leiarstruktur, slik dette går fram av vedlagt organisasjonskart. 2. Rådmannen får fullmakt til, bl.a. i samarbeid med tillitsvalde å setja i verk ny leiarstruktur innanfor gjeldande lov- og avtaleverk. Rådmannen får herunder også fullmakt til å avgjera andre aktuelle spørsmål i denne prosessen. Sak 3: Tilsynsrapport frå Arbeidstilsynet - oppfølging Arbeidstilsynet gjennomførte eit tilsyn i heradet med rådmannen m.fl Føremålet med tilsynet frå Arbeidstilsynet si side var å retta særleg merksemd mot korleis leiing, verneombod og tillitsvalde samarbeider for å få til gode arbeidsvilkår og eit helsefremjande arbeidsmiljø. Arbeidstilsynet har etter dette tilsynet utarbeidd ein tilsynsrapport datert Tilsynsrapporten er send til AMU. Det går fram av tilsynsrapporten at heradet har fått varsel om tre pålegg. Rådmannen vil i første omgang følgja opp denne tilsynsrapporten ved å gje skriftleg tilbakemelding til Arbeidstilsynet innan I denne tilbakemeldinga vil rådmannen også gje nærare kommentarar / merknader til varsla pålegg. Deretter vil Arbeidstilsynet ta stilling til om dei vil gje heradet pålegg. Vedtak: AMU har merka seg innhaldet i tilsynsrapporten frå Arbeidstilsynet dat Utvalet ber om at rådmannen si oppfølging av tilsynsrapporten vert lagd fram som melding/ev. sak for AMU. Dersom Arbeidstilsynet kjem med pålegg, skal AMU ha melding om dette.

6 Sak 4: Endringar i tobakksskadelova med verknad frå oppfølging Stortinget har vedteke omfattande endringar i tobakksskadelova med verknad frå Desse lovendringane inneber bl.a. røykfrie inngangsparti til offentlege verksemder og helseinstitusjonar. Vidare vert det tobakksforbod i barnehagelokale m/uteområde og i skulelokale m/uteområde. Det er gjort nærare greie for dei enkelte lovendringane i bl.a. brev av og frå Helsedirektoratet til kommunane m.fl. AMU har fått kopi av desse breva. Vedtak: AMU har merka seg endringane i tobakksskadelova slik det er gjort greie for ovanfor og i brev frå Helsedirektoratet. Utvalet føreset at rådmannen følgjer opp lovendringane med aktuelle tiltak på arbeidsplassar i heradet. AMU ber om tilbakemelding om gjennomført oppfølging så snart aktuelle tiltak er sette i verk på heradet sine arbeidsplassar. Sak 5: Oppnemning av varahovudvernombod Hovudverneombod skal ha foreldrepermisjon i perioden , og det skal oppnemnast ein varahovudverneombod for denne perioden. Heradet har bede arbeidstakarorganisasjonane om å oppnemna ein vararepresentant, men enno er ingen oppnemnd. Vedtak: Dersom arbeidstakarorganisasjonane ikkje har oppnemnt varahovudverneombod innan utgangen av veke 35, vert varahovudvernombod for nemnde periode oppnemnt av heradet som arbeidsgjevar.

7 Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, del. vedtaksmynde. Møtedato Saksnr Sakshands. Administrasjonsutvalet KHER Endeleg vedtak i: Adm.utvalet Saksansv.: Kjartan Hernes Arkiv: N-017 Objekt: J.post id. 14/9440 Arkivsaknr 13/ RETNINGSLINJER FOR PÅSKJØNNING M.V. TIL TILSETTE I ULLENSVANG HERAD Dokumentliste: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 U Arbeidstakarorganisasjon Framlegg til nye/reviderte retningslinjer for ane påskjønning m.v. av tilsette i heradet 1 U Til arkiv Retningslinjer for påskjønning m.v. av tilsette, godkjende av adm.utvalet i sak 03/07 3 U Torbjørn Reisæter; Gro Helen Taule Nygard; Framlegg til endra/reviderte retningslinjer for påskjønning m.v. av tilsette i heradet Helga Helleland; rektorar,; Johannes Laupsa; Barnehagestyrarane, 4 I Saksmappe Framlegg til reviderte retningslinjer for påskjønning m.m. av tilsette i heradet Vedlegg: Saksdok. 1 (gjeldande retningslinjer) og saksdok. 4 (reviderte retningslinjer) Saksutgreiing: I budsjettet for 2014 er det under tenesteområdet fellestenestene bl.a. lagt opp til at aktuelle personalpolitiske ordningar skal reviderast/oppdaterast i løpet av året. På bakgrunn av dette har administrasjonen no utarbeidd eit framlegg til reviderte retningslinjer for påskjønning m.v. av tilsette i heradet. Dei vesentlegaste endringane i framlegget til nye retningslinjer i forhold til gjeldande retningslinjer kan samanfattast i følgjande punkt: All teneste i heradet vert rekna med i tenestetida, ikkje berre samanhengande teneste, slik som i gjeldande retningslinjer Påskjønning/fellesmarkering ved 25 års teneste vert oppretthalden, men tildeling av medalje/heidersmerke frå KS fell bort. Dei som har 25 års teneste, kan velja mellom eit gåvekort til kr eller ei klokke til same verdi. Tildeling av Norges Vel medaljen etter 30 års teneste fell bort, og denne vert erstatta av eit gåvekort eller anna passande gåve til ein verdi som står i forhold til tenestetida

8 Påskjønning ved tenesteslutt/overgang til pensjon vert oppretthalden, og det vert gitt eit gåvekort eller anna passande gåve til ein verdi som står i forhold til tenestetida. Ordninga med tildeling av krystallvase ved opp til 25 års teneste fell bort Avslutning ved overgang til pensjon vert markert på arbeidsplassen, og ikkje i ei felles markering saman med 25-års jubilantar, slik som i dag Dekking av utgifter til påskjønning m.m. vert slik at sentraladministrasjonen framleis dekker utgifter til fellesmarkering av 25-års jubilantar, mens einingane dekkjer utgifter ved påskjønning/markering på arbeidsplassen ved tenesteslutt/overgang til pensjon Både gjeldande retningslinjer, godkjende av administrasjonsutvalet i sak 03/2007 og framlegget til reviderte retningslinjer følgjer som vedlegg til denne saka. Under arbeidet med det reviderte framlegget har heradet bl.a. vore i kontakt med ein del andre kommunar. Framlegget er sendt til arbeidstakarorganisasjonane, som er bedne om å koma med synspunkt/merknader innan Vurdering: Føremålet med framlegget til reviderte retningslinjer for påskjønning m.m. er å forenkla retningslinjene, samstundes som det her også er lagt vekt på å oppretthalda ei "anstendig ordning for påskjønning m.m. av våre tilsette. Rådmannen viser elles til saksutgreiinga og har ikkje særlege merknader utover dette. Reviderte retningslinjer har ikkje vesentlege økonomiske eller administrative konsekvensar, men endringane kan gje ei viss innsparing av utgiftene til dette føremålet. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner framlegget til reviderte retningslinjer for påskjønning m.m. av tilsette i Ullensvang herad. 2. Reviderte retningslinjer gjeld frå det tidspunktet som dei er godkjende av administrasjonsutvalet, og avløyser tidlegare retningslinjer godkjende av administrasjonsutvalet i sak 03/2007.

9 Utarbeidd av: Løns- og personalsjef Retningslinjer for påskjønning m.v. av tilsette Godkjent av: Administrasjonsutvalet Dato: Seinare endringar: Dato: Side 1 av 2 1. Omfang, kven retningslinjene gjeld for Desse retningslinjene gjeld for tilsette i heradet som kjem inn under reglane om eit fast forpliktande arbeidsforhold i samsvar med Hovudtariffavtalen kapittel 1, 1 pkt Retningslinjene gjeld elles tilsette som har heradet som hovudarbeidsgjevar. Heradet gjev påskjønning/merksemd/markering m.v. til tilsette i samsvar med punkt 3, 4 og 5 under. All teneste i heradet vert rekna med i tenestetida, dvs. uavhengig av om tenesta har vore utførd i ulike einingar/tenesteområde. Tenestetida må ikkje ha vore samanhengande. Permisjonar med løn etter lov og tariffavtale vert medrekna i tenestetida. Rådmannen avgjer ev. tvil om tenestetid. Gåve m.m. frå arbeidskollegaer på arbeidsplassen vert halde utanfor desse retningslinjene. 2. Føremålet med retningslinjene Føremålet med retningslinjene er å gje tilsette påskjønning og merksemd elles på visse tidspunkt under tilsetjingsforholdet deira i Ullensvang herad. 3. Påskjønning ved 25 års teneste Tilsette som har vore i teneste i heradet i 25 år, får eit gåvekort på kr eller eit armbandsur med inskripsjon (heradsvåpen og namn) til ein verdi inntil kr I tillegg vert det gitt blomar. Tilsette som sluttar i heradet kort tid før dei har oppnådd 25 års tenestetid, får godskrive 25 års teneste når sluttdato ligg mindre enn seks månader frå 25 år. 4. Påskjønning ved tenesteslutt, overgang til pensjon Tilsette som sluttar i heradet, herunder tilsette som sluttar ved overgang til pensjon, får følgjande påskjønning i forhold til tenestetida si i heradet: a) Frå 5 til 10 års teneste Gåvekort eller anna passande gåve til ein verdi inntil kr 1.000, fastsett i forhold til tenestetida. Gåva vert gitt med blomar. b) Frå 11 til 24 års teneste Gåvekort eller anna passande gåve til ein verdi inntil kr 3.000, fastsett i forhold til tenestetida. Gåva vert gitt med blomar. c) Frå 25 til 40 års teneste Gåvekort eller anna passande gåve til ein verdi inntil kr 5.000, fastsett i forhold til tenestetida. Gåva vert gitt med blomar. 5. Merksemd/markering i andre høve a) Fødselsdagar Tilsette som fyller 50 år, 60 år og 70 år, får ei blomehelsing frå heradet til ein verdi inntil kr 500. Tilsette som fyller 50 år, får fri med løn dersom han/ho har arbeidsdag denne dagen. b) Bryllaup m.v. Tilsette som giftar seg/inngår partnarskap får ei blomehelsing frå heradet til ein verdi inntil kr 500.

10 Utarbeidd av: Løns- og personalsjef Retningslinjer for påskjønning m.v. av tilsette Godkjent av: Administrasjonsutvalet Dato: Seinare endringar: Dato: Side 2 av 2 c) Sjukdom Heradet sender ei blomehelsing til tilsette ved lengre fråvær på grunn av alvorleg sjukdom/ ulukke/sjukehusopphald. d) Dødsfall Når ein tilsett døyr, skal heradet markera dette med krans i gravferda. Heradet kan også visa merksemd ved dødsfall til tidlegare tilsette i heradet. Sjå elles neste punkt og pkt. 6 c) andre ledd. e) Andre høve Heradet kan elles visa merksemd/gje blomsterhelsing i andre særlege høve i samsvar med vanleg/ god skikk og bruk. 6. Praktisk oppfølging av retningslinjene, ansvar a) Personalkontoret: Personalkontoret sender i desember månad ut til alle einingane eit oversyn over tilsette som oppfyller vilkåra for påskjønning/merksemd etter pkt. 3 og 5a) (25 års teneste og fødselsdagar). b) Personalkontoret: Personalkontoret har ansvaret for å følgja opp pkt. 3. Påskjønning etter 25 års teneste vert markert med ei felles årleg tilstelling om hausten (november). Personalkontoret sender invitasjon til denne markeringa. Påskjønninga vert utdelt av ordføraren eller rådmannen. c) Einingsleiar/tenesteleiar: Einingsleiar/tenesteleiar med personalansvar har ansvaret for å følgja opp pkt. 4 og 5 ovanfor. Einingsleiar/tenesteleiar kan be personalkontoret skriva ut gåvekort. Aktuell markering vert gjennomførd med ei enkel tilstelling på arbeidsplassen. Einingsleiar/tenesteleiar representerer heradet ved gravferd til tilsette dersom ikkje anna er avtala. 7. Økonomi, budsettdekning Utgifter til påskjønning m.m. etter desse retningslinjene vert dekka slik: a) Utgiftene til påskjønning etter pkt. 3 vert dekka innanfor sentraladministrasjonen sitt budsjett. b) Utgiftene til påskjønning m.v. etter pkt. 4 og 5, vert dekka innanfor vedkomande eining/tenesteområde sitt budsjett. 8. Godkjenning og endring av retningslinjene Desse retningslinjene er godkjende av administrasjonsutvalet, som også vedtek eventuelle endringar i retningslinjene. Desse retningslinjene avløyser tidlegare retningslinjer godkjende av administrasjonsutvalet i sak 03/2007

11 Retningslinjer for påskjønning og anna merksemd til tilsette Dokumenttype: Retningslinjer Utarbeidd av: Personalsjefen Godkjent av: Adm.utvalet, sak 15/98 Dato: Seinare endringar: Adm.utvalet, sak 03/07 Dato: Side 1 av 2 1. Kven retningslinjene gjeld for Omfang Retningslinjene omfattar alle fast tilsette uavhengig av stillingsstorleik. Som hovudregel skal tenestetida ha vore samanhengande. Permisjonar med løn vert rekna med fullt ut. Utdannings-/omsorgs-/sjukepermisjonar utan løn vert rekna med inntil 2 år. Rådmannen avgjer eventuell tvil om tenestetid og andre tvilsspørsmål år teneste 25 år teneste 30 år teneste Påskjønning etter lang teneste i heradet Heradet si jubileumsgåve Tilsette som har vore i teneste i heradet i 25 år, får tildelt heradet si jubileumsgåve, som er eit gullur i gåvepakning gravert med jubilanten sitt namn og med tenestetid i heradet. Gåva vert gitt med blomar. Heidersmerke/medalje frå KS Heradet søkjer om tildeling av KS sitt heidersmerke/medalje til medarbeidarar som har vore tilsette i heradet i minst 25 år. Medalje frå Det Kgl. Selskap for Noregs Vel Heradet søkjer om tildeling av Noregs Vel sin medalje til medarbeidarar som har vore tilsette i heradet i minst 30 år. Gåva vert gitt med blomar år teneste eller meir 10 år teneste eller meir 25 år teneste eller meir Påskjønning ved tenesteslutt / overgang til pensjon Tilsette som sluttar etter meir enn 5 år teneste i heradet, får tildelt ei passande gåve til ein verdi opptil kr 1.000, sett i høve til tenestetida. Gåva vert gitt med blomar. Tilsette som sluttar etter meir enn 10 år teneste i heradet, får tildelt ein krystallvase med heradsmerke og inskripsjon av namn og tenestetid. Gåva vert gitt med blomar. Tilsette som sluttar etter ei tenestetid frå 25 år til ikring 40 år teneste, får tildelt ei passande gåve til ein verdi opptil kr 5.000, sett i høve til tenestetida. Gåva vert gitt med blomar. Tilsette som sluttar ved 25 år teneste og ved 30 år teneste, får same påskjønning som etter pkt. 2 ovanfor. 4. Fødselsdagar, andre høve Ved sjukdom Ved dødsfall Påskjønning og merksemd i andre høve Heradet gjev blomsterhelsing (verdi ca. kr 400) på fødselsdagar på 50 år og 60 år. På 50-årsdagen får tilsette fri m/løn dersom han/ho har arbeidsdag denne dagen. Heradet kan elles gje blomsterhelsing i spesielle høve i samsvar med vanleg/god skikk og bruk. Heradet sender blomsterhelsing ved lengre fråvære på grunn av alvorleg sjukdom/ ulukke/sjukehusopphald. Når ein tilsett døyr, skal heradet markera dette med krans ved gravferda. Heradet kan også visa merksemd ved dødsfall til tidlegare tilsette i heradet.

12 Retningslinjer for påskjønning og anna merksemd til tilsette Dokumenttype: Retningslinjer Utarbeidd av: Personalsjefen Godkjent av: Adm.utvalet, sak 15/98 Dato: Seinare endringar: Adm.utvalet, sak 03/07 Dato: Side 2 av 2 5. Oppfølging av reglane a) b) Personalkontoret sender i januar månad ut til alle einingane eit samla oversyn over tilsette som fyller vilkåra for påskjønning m.m. Påskjønning til tilsette etter lang teneste i heradet (sjå pkt. 2) vert markert med ei høveleg tilstelling. Dersom det er fleire jubilantar same året, vert påskjønninga markert med ei felles tilstelling. Ektemake/sambuar vert inviterte. Påskjønninga vert delt ut av rådmannen eller den rådmannen delegerer dette til. Heidersmerket frå KS og Noregs Vel sin medalje skal delast ut av ordføraren. c) d) Påskjønning til tilsette som sluttar i heradet eller går av med pensjon (sjå pkt. 3), vert markert med ei høveleg tilstelling når dei sluttar, ev. med ei felles tilstelling dersom dette er naturleg (t.d. dersom fleire sluttar i nokolunde same tidsrom). Påskjønninga vert delt ut av rådmannen eller den rådmannen delegerer dette til. Einingsleiar/arbeidsplassen syter for påskjønning og markering elles etter pkt. 4. Einingsleiar representerer heradet ved gravferd dersom ikkje noko anna er avtala. 6. Dekking av utgifter til påskjønning m.m. a) b) c) Sentraladministrasjonen dekkjer utgifter til påskjønning etter pkt. 2 og ved tenesteslutt/overgang til pensjon når tilsette har meir enn 25 års teneste. Eininga dekkjer utgifter til påskjønning m.m. etter pkt. 4 og ved tenesteslutt/ overgang til pensjon når tilsette har mindre enn 25 års teneste. Rådmannen kan regulera verdiar nemnde i pkt. 4 i samsvar med den vanlege prisutviklinga. Desse retningslinjene gjeld frå det tidspunktet dei er godkjende i administrasjonsutvalet