«Den ideelle anskaffelsesprosessen» Inspirasjon til nytenking, sett med leverandørperspektiv

Transkript

1 «Den ideelle anskaffelsesprosessen» Inspirasjon til nytenking, sett med leverandørperspektiv

2 Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Leveransefasen (implementering og evaluering) Leverandør Bruker/pasienten i fokus Kunde Referansegruppe (Anskaffelsesteam) Gjennomføringsfasen

3 Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Leveransefasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Avklaringer og tilføyelser Kommunikasjon om avtalen Utarbeidelse av kravspesifikasjon Tildelingsbeslutning Dialogmøter i avtaleperioden Kravspesifikasjon på høring Avslutning anskaffelsen Dialogmøte forberedelse nytt anbud

4 Overordnede mål Etablere anskaffelsesstrategier som ivaretar fremtidige økende behov for varer og tjenester Sette pasienten/brukeren i sentrum, med fokus på kvalitet, kompetanse og totalkostnad Økt samspill mellom innkjøp og fagpersoner innen helse Bidra til sunn konkurranse, også på sikt: Etikk Objektivitet Transparente prosesser

5 Den ideelle anskaffelsesprosessen ikke alltid en selvfølgelighet Utfordringer vedr. anskaffelser av medisinsk utstyr, som stiller større krav til kundesiden: Flere overprøvinger Økonomisk press Økt arbeidsbelastning Mer kompleks anskaffelsesprosess Skal utvikling og forandring skje må prosessen forankres i alle ledd Hele ledelsen Fra innkjøpsdirektør via innkjøpssjef til innkjøpere Helsefaglig personell (klinikere + terapeuter) IT- og støttefunksjoner

6 Anbefalinger 1. Økt dialog med leverandører i alle faser av anskaffelsesprosessen 2. Bedre samspill mellom alle involverte i verdikjeden 3. Økt fokus på helseøkonomi (totaløkonomi) og bedre løsninger for bruker og pasient 4. Innføring av evaluering etter seks måneder

7 Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Leveransefasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Avklaringer og tilføyelser Kommunikasjon om avtalen Utarbeidelse av kravspesifikasjon Tildelingsbeslutning Dialogmøter i avtaleperioden Kravspesifikasjon på høring Avslutning anskaffelsen Dialogmøte forberedelse nytt anbud

8 Forberedelsesfasen Hvilke behov har organisasjonen? Behovsanalyse Hvem har hvilke behov for det som skal anskaffes? Finnes det ulike behov innenfor samme anskaffelsesområde? Evaluering av nåværende avtale = konklusjon fra Oppfølgingsfasen. Skjer også gjennom innsamling av forbrukerdata/statistikk fra myndigheter og/eller leverandører Den ideelle anskaffelsesprosessen

9 Forberedelsesfasen Hvordan ser din egen organisasjon ut? Intern ressursanalyse Behovsanalyse Ulike anskaffelser krever ulik støtte fra ulike funksjoner innenfor organisasjonen. Hvilke ressursområder bør være representert i den aktuelle anskaffelsen? Definere hvilke personer som er best egnet med tanke på anskaffelsesområdet, og gi de mandat og insentiver for å delta i arbeidet Når anskaffelsesteam/referansegruppe er identifisert, er det viktig å tydeliggjøre alles ansvarsområder Leverandørene gjør tilsvarende bedømming av ressursbehov og avklarer intern ansvarsfordeling

10 Forberedelsesfasen Markedsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Høring Det er viktig at utlyser innhenter nødvendig informasjon innenfor aktuelt område for å få frem et forespørselsunderlag som gir forutsetning for en god anskaffelse Leverandørdialog og høring gir utlyser bedre forståelse for markedet og mulighetene Et bra informasjonsutbytte gjennom leverandørdialog og høring gir også et godt bilde på funksjonsbehovet, og innspill til kravspesifikasjon (anbudsdokumentene). Viktige elementer å innhente kunnskap om kan være produktinndeling, tildelingskriterier. Den ideelle anskaffelsesprosessen

11 Forberedelsesfasen Markedsanalyse - Leverandørdialog Markedsanalyse Leverandørdialog 1. Leverandørkonferanse (dialogkonferanse) - Allmenn informasjon om anskaffelsesobjektet og prosessen, for eksempel struktur, evaluering, test, tidsplanlegging generell informasjonsinnhenting for potensielle anbudsgivere (markeds, produktinnovasjon m.v.) 2. 1-til-1-møte Potensielle anbudsgivere viser og presenterer produkter, tjenester og teknologi for anskaffelsesteam/referansegruppen. Dialog, spørsmål, svar, avklaringer 3. Utstilling Potensielle anbudsgivere presenterer sitt sortiment for referansegruppen/ekspertgruppen

12 Forberedelsesfasen Markedsanalyse Formøter/dialogmøter kan ikke bare fokusere på forskrift og prosess gi oss en reell mulighet til dialog om løsning med brukerne Det kan bli for mange dialogkonferanser Speed dating både plenumssesjon og kort presentasjonsrunde av hver leverandør Den ideelle anskaffelsen

13 Forberedelsesfasen Utarbeidelse av kravspesifikasjon og valg av kriterier Forslag kriterier: Kriteriene skal være konkrete og etterprøvbare Uforutsigbarheter må unngås, ensidig prisfokus bør unngås (eks. kvalitet 30-40%, pris 20-30% osv.) Særegne norske testkrav bør unngås. Dette begrenser antall tilbydere og påfører tilbyder unødvendig kostnader Spesielle krav (f.eks. innen logistikk/emballasje) må informeres leverandørene minimum 6 måneder før utlysning, av hensyn til mulighet for endring/utvikle nye løsninger Hvordan vektes miljøansvar, innovasjon og etikk?

14 Forberedelsesfasen Valg av konkurranseform hvorfor brukes ikke konkurransepreget dialog oftere over terskelverdi? Beskrivelse av komplekse løsninger bør ofte gjøres med leverandør Men det må være reell dialog før endelig tilbud leveres inn etter konkurransepreget dialog. Servicekapasitet og lokal tilstedeværelse gir det ikke uttelling? Konkurransemessige konsekvenser? Hvem tør å bruke skalaen fullt ut? Eller bør servicekapasitet være et kvalifiseringskriterie? Frie fremtidige oppgraderinger inkludert i levetidskost er det greit? Krever man dermed tilbudt utstyr som ikke er CE-merket? Konkurransemessige konsekvenser? Fra papir til elektronisk innlevering ja takk, gjerne! Kategoribaserte innkjøp kan være bra men krever virkelig godt forarbeid før konkurransen. Konkurransemessige konsekvenser? Den ideelle anskaffelsen

15 Økt fokus på samfunnsansvar Krav om etisk handel Fremme forsvarlige arbeids- og miljøforhold i globale leverandørkjeder Typisk problematikk: Ekstrem overtid Helsefarlige omgivelser Barnearbeid Tvangsarbeid Miljøkrav Miljøhensyn integreres i anskaffelsesprosessen, Innovasjon Legge til rette for innovasjon/utvikling av produkter i konkurransen Overlater til markedet å foreslå den beste måten å løse behovet på

16 Forberedelsesfasen Markedsanalyse Høring Markedsanalyse Kravspesifikasjon på høring Utlyser har mulighet til å publisere et foreløpig spesifikasjonsgrunnlag eller deler av det, og dermed gi mulighet for potensielle anbudsgivere til å komme med synspunkter Formålet med høringen er å få innspill til produktinndeling, kriterier for valg og vekting av disse, og luke ut eventuelle spørsmål og feiltolkninger, før anbudet utlyses. Dette fordi at det i henhold til Lov om offentlige anskaffelser ikke er mulig å gjøre betydelige endringer etter en utlysning

17 Forberedelsesfasen Konklusjon Et godt utført forberedelsesarbeid resulterer i at gjennomføringsfasen blir mindre ressurskrevende Det må etableres en god plan for gjennomføringsfasen og leveransefasen Et gjennomarbeidet konkurransegrunnlag eliminerer tvil, ulike tolkninger og tidskrevende spørsmålsrunder Grunnlaget for et godt resultatet av anskaffelsen oppnås i forberedelsesfasen Oppstart av forberedelsesfasen helst 1 år før utlysning

18 Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Leveransefasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Avklaringer og tilføyelser Kommunikasjon om avtalen Utarbeidelse av kravspesifika sjon Kravspesifikasjon på høring Tildelingsbeslutning Avslutning anskaffelsen Dialogmøter i avtaleperioden Dialogmøte forberedelse nytt anbud

19 Gjennomføringsfasen Utlysning, tidsfrister & anbudsgiving Innledes når anskaffelsen utlyses og avsluttes ved signering av avtale Oppdragsgiver bør vurdere tidspunktet for utlysningen. Utlysningen bør ikke sendes ut, eller ha svarfrist, i løpet av ferietid. Hvis så skjer bør svartiden utvides og gi potensielle budgivere rimelig tid til å jobbe med anbudet Etter utlysningen må ansvarlige personer hos oppdragsgiver være tilgjengelig for leverandørene, slik at spørsmål kan besvarers raskt Tidsfrister må gjensidig respekteres

20 Gjennomføringsfasen Kvalifisering og anbudsinnsendelse Hvis utlyser er usikker på informasjonen i en anbudsbesvarelse, så bør anbudsgiver bes om forklaring. Utlyser bør også be om komplettering av besvarelsen hvis det er nødvendig Ved opplagte feil i besvarelsen så bør utlyser tillate anbudsgiver å korrigere dette Det er viktig at anbudsgiver oppdaterer kontaktopplysninger ved behov, slik at informasjon sendes til rette vedkommende Anbudsutlyser bør benytte mulighet til å avvise useriøse tilbud (priser og feil kvalitet).

21 Gjennomføringsfasen - Valg av leverandør(er) Tildelingsbeslutningen Benytt referansegruppen for evaluering av tildelingskriterier, særlig innenfor kvalitet Ved test av produktkvalitet må produktene utprøves i produktets rette element Valg av tre eller flere leverandører for å sikre innovasjon og produktbredde Sunn konkurranse motiverer til innovative løsninger Innovasjon er betinget av kompetanse og sunn økonomi Den ideelle anskaffelsesprosessen

22 Gjennomføringsfasen - Tildelingsbeslutningen Avslutning av anskaffelsen I anskaffelsesbeslutningen, inkludert eventuelle vedlegg, skal resultatet av tildelingen fremgå tydelig, sammen med begrunnelsen for tildelingen (protokoll) Viktig at anbudsutlyser er tilgjengelig for spørsmål om tildelingsbeslutningen. Kommunikasjon skal i størst mulig grad skje skriftlig. Dette av hensyn til likebehandling. Viktig at anbudsutlyser tydeliggjør hvilke spørsmål man vil ha svar på, slik at man kan unngå eventuelle overprøvinger Ved feilaktige vurderinger/beslutninger er det mulig for anbudsutlyser å gjøre endringer. Kommunikasjonen er derfor spesielt viktig i denne fasen Unngå å sende ut tildelingsavgjørelsen i ferieperioder Etter seks måneder evalueres avtalen: Servicegrad Avtalelojalitet, levert hva man har forpliktet seg til Undervisning/trening/kurs, gjennomføringsgrad i.h.t. tilbud

23 Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Leveransefasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Avklaringer og tilføyelser Kommunikasjon om avtalen Utarbeidelse av kravspesifika sjon Kravspesifikasjon på høring Tildelingsbeslutning Avslutning anskaffelsen Dialogmøter i avtaleperioden Dialogmøte forberedelse nytt anbud Etterprøvbarhet

24 Leveransefasen Innledes når anskaffelsen er avsluttet og avtalen er underskrevet Målene som settes i forberedelsesfasen skal avspeiles i anskaffelseskravene og følges opp. Anskaffelsens verdi og måloppfyllelse sikres gjennom aktiv dialog. Når avtalen er undertegnet starter et internt administrativt arbeid hos både leverandør og hos anskaffende myndighet. Da varekataloger skal oppdateres må det settes av tid fra kontraktsignering til kontrakts start. Avtalen bør innbefatte oppstartstidspunkt for leveranse av produkter fra ny leverandør slik at det avtalte volum blir etterspurt og kan leveres.

25 Leveransefasen Oppstartsmøte Avtalt møte mellom utlyser, leverandør, brukere/kunder (ved behov). Første møte bør skje før avtalestart. Møtet kan om ønsket foregå fysisk, eller over telefon. Anskaffelsens kompleksitet styrer behovet Viktig med tydelig rolleavklaringer Tolkning av avtale nødvendig for å oppnå konsensus. Eventuell volumfordeling, rangordning, samt tidsplan for øvrige aktiviteter avklares Felles kommunikasjonsplan for implementeringen av avtalen: Hva er utlyser ansvarlig for? Hva er leverandøren ansvarlig for? Den ideelle anskaffelsesprosessen

26 Leveransefasen Kommunikasjon om avtalen Baserer seg på en gjensidig kommunikasjonsplan, som kan inneholde: Produktvisninger, utstillinger etc. Brosjyrer, skriftlig informasjonsmateriell, interaktiv opplæring etc. E-katalog, prislister, bestillingssystem etc. For effektiv kommunikasjon overfor brukere/kunder, er det viktig at personer som var med i referansegruppen også er delaktige og har ansvar og mandat, også i implementering og avtalesikringen Hovedansvaret for kommunikasjon til brukere/kunder ligger hos den anskaffende myndigheten, med støtte fra leverandørene angående produktinformasjon og bestillingsrutiner etc. Den ideelle anskaffelsesprosessen

27 Leveransefasen Dialogmøter i avtaleperioden Statistikk: Endelig avtale og overenskommelse på avtalemøtet Forandring av produktet Skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår, og god planlegging er viktig Ved leveranseproblemer kreves kommunikasjon så fort som mulig Nytt produkt Skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår i dialog mellom leverandør og kunde Test av produkt skal ha et tydelig mål, ikke sette eksisterende avtaler ut av spill, være begrenset i omfatning og skje i konsensus mellom kunde og berørte leverandører Den ideelle anskaffelsesprosessen

28 Leveransefasen Dialogmøter i avtaleperioden forts. Forandringer under avtaleperioden, som prisjustering, eierforhold, kontaktpersoner etc. Diskusjoner om verdiøkende handlinger: For eksempel logistikk, prosessforbedring, sortimentoptimalisering Den ideelle anskaffelsesprosessen

29 Våre anbefalinger Økt dialog med leverandører i alle faser av anskaffelsesprosessen Bedre samspill mellom alle involverte i verdikjeden Økt fokus på helseøkonomi (totaløkonomi) og bedre løsninger for bruker og pasient Innføring av evaluering etter seks måneder

30 Arenaer for dialog og samhandling 1. Dialogkonferanse Før arbeid med anbudsdokumenter starter 2. Høringsrunde for anbudsgrunnlag Leverandører gis mulighet til innspill om produktinndeling og tildelingskriterier 3. Oppstartsmøte Når anbudet er utlyst 4. Tildelingsmøte (kommunikasjon om avtalen) Når kontrakt(er) er underskrevet og anbudet skal implementeres 5. Evalueringsmøter 6 måneder etter oppstart Årlig i anbudsperioden Effektive og transparente anskaffelsesprosesser

31 Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Leveransefasen Leverandør Bruker/pasienten i fokus Kunde Referansegruppe (Anskaffelsesteam) Gjennomføringsfasen

32 VEDLEGG Inspirasjon for våre kunder Helseøkonomi som kriterium i offentlige anskaffelser

33 Inspirasjon for våre kunder LFH konseptet «Den ideelle anskaffelsesprosessen» er presentert og diskutert med blant andre: Helseforetakene (Nasjonalt nettverk for innkjøp, NNI) + Sykehuspartner NAV Kommuner (KS + enkeltkommuner) DIFI Nasjonalt program for leverandørutvikling (KS + NHO) NHO Nærings- og fiskeridepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet Den ideelle anskaffelsesprosessen

34 Helseøkonomi i offentlige anskaffelser Et konkreteksempel fra Sverige Muligheter Relevant for både spesialist- og primærhelsetjenesten Gir innkjøperne et helhetlig kostnadsbilde ved investering i medisinsk utstyr og forbruksmateriell, istedenfor fokus på «pris pr. stykk» Utfordringer Det foreligger lite helseøkonomisk dokumentasjon i bransjen for medisinsk utstyr og forbruksmateriell Den ideelle anskaffelsesprosessen

35 Case: Sår-anbud i Stockholm Helseøkonomi i sår-anbudet Fokus bør rettes fra stykkpris til totalkostnad Personalkostnader er en kostnadsdrivende faktor Begrensninger grunnet manglende erfaring med dokumentasjon (tallfester ikke effekt for pasient) Kravspesifikasjonen Kostnad for produkt + kostnad for personell = behandlingspris Fire forskjellige pasient- og sårcase som leverandørene skulle svare på Dokumentasjon på skiftfrekvens Ulike type enhetskostnader som personalkostnader pr. sårskift ble definert

36 Case: Sår-anbud i Stockholm Definerte enhetskostnader i kravspesifikasjonen Enhetskostnad Personalkostnad for sårskift av snitt etter hofteoperasjon på kirurgavdeling (første gang bandasjen legges på regnes som produktkostnad). Beregnet tid er 20 min. Personalkostnad for sårskift av buksnitt på kirurgavdeling (første gang bandasjen legges på regnes som produktkostnad). Beregnet tid er 20 min. Personalkostnad for sårskift av sår etter buksnitt hjemme hos pasient. Beregnet tid er 25 min. Personalkostnad for transport hjem til pasient. Beregnet tid, tur/retur, er 35 min. Personalkostnad for sårskift av bensår på hudklinikk. Beregnet tid er 60 min. Kroner/sårskift 71 kr 71 kr 136 kr 190 kr 240 kr

37 Case: Sår-anbud i Stockholm Resultat i case «Pasient og sår 1» Stykkpris Antall sårskift Produktkostnad Personal- Kostnad Behandlingspris 1 45,00 kr 2 90,00 kr ,00 kr 2 9,48 kr 5 47,40 kr ,40 kr 3 120,03 kr 1 120,03 kr 0 120,03 kr

38 Vårt budskap: Fokus på totaløkonomi, ikke pris Nødvendig med fokus på totaløkonomi og kvalitet ved innkjøp Det er forskjell på den dokumentasjon som skal foreligge ved godkjenning av et produkt og den som skal foreligge i en anbudsprosess Helseøkonomi i anbud krever god dialog og samarbeid mellom innkjøper og leverandør