«Den ideelle anskaffelsesprosessen Helseforetak» Inspirasjon fra LFH til innkjøpere i helseforetakene

Transkript

1 «Den ideelle anskaffelsesprosessen Helseforetak» Inspirasjon fra LFH til innkjøpere i helseforetakene

2 Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Leveransefasen (Implementering og evaluering) Leverandør Pasienten i fokus Kunde Referansegruppe (Anskaffelsesteam) Gjennomføringsfasen

3 Overordnede mål Etablere anskaffelsesstrategier som ivaretar helseregionens fremtidige behov for varer og tjenester Pasienten/brukeren i sentrum, med fokus på kvalitet, kompetanse og totalkostnad Samspill klinikere/referansepersoner, innkjøpere og leverandører Ivareta sunn konkurranse Habilitet Objektivitet Likebehandling Den ideelle anskaffelsesprosessen

4 Den ideelle anskaffelsesprosessen ikke alltid en selvfølgelighet Utfordringer vedr. anskaffelser av medisinsktekniske produkter: Flere overprøvinger Økonomisk press Økt arbeidsbelastning Mer kompleks anskaffelsesprosess Dette stiller større krav til kundesiden Skal utvikling og forandring skje må prosessen forankres i alle ledd Hele ledelsen Fra innkjøpsdirektør til innkjøpssjef til innkjøpere IT- og støttefunksjoner Med bakgrunn i dette så ønsker LFH å etablere en overgripende guide for hele anskaffelsesprosessen, til inspirasjon for kommende gode anskaffelser.

5 Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Leveransefasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Kvalifisering & anbudsgivning Kommunikasjon om avtalen Markedsanalyse Høring Avslutning anskaffelsen Dialogmøter i avtaleperioden Dialogmøte forberedelse nytt anbud

6 Forberedelsesfasen Hvilke behov har organisasjonen? Behovsanalyse Hvem har hvilke behov for det som skal anskaffes? Finnes det ulike behov innenfor samme anskaffelsesområde? En universitetsklinikk kan for eksempel ha helt andre behov enn et lokalsykehus Resultatet av intern og ekstern kartlegging, samt bedømming av anskaffelsens kompleksitet kan lede til ny strategi og endret retning Evaluering av nåværende avtale = konklusjon fra Leveransefasen. Skjer også gjennom bruk av egen statistikk og/eller innsamling av fra leverandører

7 Forberedelsesfasen Hvordan ser din egen organisasjon ut? Intern ressursanalyse Behovsanalyse Ulike anskaffelser krever ulik støtte fra ulike funksjoner innenfor organisasjonen. Hvilke ressursområder bør være representert i den aktuelle anskaffelsen? Definere hvilke personer som er best egnet med tanke på anskaffelsesområdet, og gi de mandat og insentiv til å delta i arbeidet Når anskaffelsesteam/referansegruppe er identifisert, er det viktig å tydeliggjøre alles ansvarsområder Leverandørene gjør tilsvarende bedømming av ressursbehov og ansvarsfordeling

8 Forberedelsesfasen Markedsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Høring Det er viktig at utlyser innhenter nødvendig informasjon innenfor aktuelt område for å få frem et forespørselsunderlag som gir forutsetning for en god anskaffelse Leverandørdialog og høring gir utlyser bedre forståelse for markedet og mulighetene Et bra informasjonsutbytte gjennom leverandørdialog og høring gir også et godt bilde på funksjonsbehovet, og innspill til kravspesifikasjon (anbudsdokumentene). Viktige elementer å innhente kunnskap om kan være produktinndeling og tildelingskriterier.

9 Forberedelsesfasen Markedsanalyse - Leverandørdialog Markedsanalyse Leverandørdialog 1. Leverandørkonferanse (dialogkonferanse) - Allmenn informasjon om anskaffelsesobjektet og prosessen, for eksempel struktur, evaluering, test, tidsplanlegging generell informasjonsinnhenting for potensielle anbudsgivere 2. 1-til-1-møte Potensielle anbudsgivere viser og presenterer produkter, tjenester og teknologi for anskaffelsesteam/referansegruppen. Dialog, spørsmål, svar, avklaringer 3. Utstilling Potensielle anbudsgivere presenterer sitt sortiment for referansegruppen/ekspertgruppen

10 Forberedelsesfasen Markedsanalyse To suksesseksempler fra sykehussektoren: Leverandørkonferanse som gjennomført av nytt sykehus Østfold Leverandørmøter før kravspesifikasjon som gjennomført hos SUS for CTanskaffelse Formøter/dialogmøter kan ikke bare fokusere på forskrift og prosess gi oss en reell mulighet til dialog om løsning med brukerne Det kan bli for mange dialogkonferanser Speed dating både plenumssesjon og kort presentasjonsrunde av hver leverandør Den ideelle anskaffelsesprosessen

11 Forberedelsesfasen Utarbeidelse av kravspesifikasjon Kvalifikasjons- og tildelingskriterier Forslag kriterier: Kriteriene skal være konkrete og etterprøvbare Uforutsigbarheter må unngås, ensidig prisfokus bør unngås (eks. kvalitet 30-40%, pris 20-30% osv.) Særegne norske testkrav bør unngås. Dette begrenser antall tilbydere og påfører tilbyder unødvendig kostnader Spesielle krav (f.eks. innen logistikk/emballasje) må informeres leverandørene minimum 6 måneder før utlysning, av hensyn til mulighet for endring/utvikle nye løsninger Hvordan vektes miljøansvar, innovasjon og etikk?

12 Forberedelsesfasen Valg av konkurranseform hvorfor brukes ikke konkurransepreget dialog oftere over terskelverdi? Beskrivelse av komplekse løsninger bør ofte gjøres med leverandør hybrid OR, PET eller innovativ teknologi Men det må være reell dialog før endelig tilbud leveres inn etter konkurransepreget dialog. Er Mercell dialog nok? Servicekapasitet og lokal tilstedeværelse gir det ikke uttelling? Konkurransemessige konsekvenser? Hvem tør å bruke skalaen fullt ut? Eller bør servicekapasitet være et kvalifiseringskriterie? Frie fremtidige oppgraderinger inkludert i levetidskost er det greit? Krever man dermed tilbudt utstyr som ikke er CE-merket? Konkurransemessige konsekvenser? Fra papir til elektronisk innlevering ja takk, gjerne! Kategoribaserte innkjøp kan være bra men krever virkelig godt forarbeid før konkurransen. Konkurransemessige konsekvenser? Den ideelle anskaffelsen

13 Forberedelsesfasen Markedsanalyse Høring Markedsanalyse Kravspesifikasjon på høring Utlyser har mulighet til å publisere et foreløpig spesifikasjonsgrunnlag eller deler av det, og dermed gi mulighet for potensielle anbudsgivere til å komme med synspunkter. Disse synspunktene overveies av utlyser i samråd med referansegruppen Formålet med høringen er å få innspill til produktoppsett, kriterier for valg og vekting av disse, og luke ut eventuelle spørsmål og feiltolkninger, før spesifikasjonsgrunnlaget utlyses. Dette fordi at det i henhold til Lov om offentlige anskaffelser ikke er mulig å gjøre betydelige endringer etter en utlysning Den ideelle anskaffelsesprosessen

14 Forberedelsesfasen Konklusjon Resultatet av forberedelsesarbeidet utformer strategien, samt at det påvirker valg av avtaletid Et godt utført forberedelsesarbeid resulterer i at gjennomføringsfasen blir mindre ressurskrevende Forberedelsesfasen er avgjørende for et godt anskaffelsesresultat Oppstart 1 år før utlysning

16 Gjennomføringsfasen Utlysning, tidsfrister & anbudsgiving Oppdragsgiver bør vurdere tidspunktet for utlysningen. Utlysningen bør ikke sendes ut, eller ha svarfrist, i løpet av ferietid. Hvis så skjer bør tiden utvides og gi potensielle budgivere rimelig tid til å jobbe med anbudet Etter utlysningen må ansvarlige personer hos oppdragsgiver være tilgjengelig for leverandørene, slik at spørsmål kan besvares raskt Tidsfrister må gjensidig respekteres Den ideelle anskaffelsesprosessen

17 Gjennomføringsfasen Kvalifisering og anbudsinnsendelse Hvis utlyser er usikker på informasjonen i en anbudsbesvarelse, så bør anbudsgiver bes om forklaring. Utlyser bør også be om komplettering av besvarelsen hvis det er nødvendig Ved opplagte feil i besvarelsen bør utlyser tillate anbudsgiver å korrigere dette Det er viktig at anbudsgiver oppdaterer kontaktopplysninger ved behov, slik at informasjon sendes til rette vedkommende

18 Gjennomføringsfasen Avslutning Anskaffelsen - Tildeling I anskaffelsesbeslutningen, inkludert eventuelle vedlegg, skal resultatet av tildelingen fremgå tydelig, sammen med begrunnelsen for tildelingen. Poengscore for de ulike kriterier bør fremgå Det er viktig at anbudsutlyser er tilgjengelig for spørsmål om tildelingsbeslutningen. Kommunikasjon skal i størst mulig grad skje skriftlig. Dette av hensyn til likebehandling. Den ideelle anskaffelsesprosessen

20 Leveransefasen Innledes når anskaffelsen er avsluttet og avtalen er underskrevet Målene som settes i forberedelsesfasen skal avspeiles i anskaffelseskravene og følges opp. Anskaffelsens verdi og måloppfyllelse sikres gjennom aktiv dialog Når avtalen er undertegnet starter et internt administrativt arbeid hos både leverandør og hos anskaffende myndighet. Da varekataloger skal oppdateres må det settes av tid fra kontraktsignering til kontraktstart

21 Leveransefasen Oppstartsmøte Avtalt møte mellom utlyser, leverandør, brukere/kunder (ved behov). Første møte bør skje før avtalestart. Møtet kan om ønsket foregå fysisk, eller over telefon. Anskaffelsens kompleksitet styrer behovet Tolkning av avtale nødvendig for å oppnå konsensus. Eventuell volumfordeling, rangordning, samt tidsplan for øvrige aktiviteter avklares Felles kommunikasjonsplan for implementeringen av avtalen - Hva er utlyser ansvarlig for? - Hva er leverandøren ansvarlig for?

22 Leveransefasen Kommunikasjon om avtalen Baserer seg på en gjensidig kommunikasjonsplan, som kan inneholde: - Produktvisninger, utstillinger etc. - Brosjyrer, skriftlig informasjonsmateriell, interaktiv opplæring etc. - E-katalog, prislister, bestillingssystem etc. For effektiv kommunikasjon overfor brukere/kunder, er det viktig at personer som var med i referansegruppen også er delaktige og har ansvar og mandat, også i implementering og avtalesikringen Hovedansvaret for kommunikasjon til brukere/kunder ligger hos utlyser, med støtte fra leverandørene angående produktinformasjon og bestillingsrutiner etc.

23 Leveransefasen Dialogmøter i avtaleperioden Statistikk: Endelig avtale og overenskommelse på avtalemøtet Forandring av produktet Skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår, og god planlegging er viktig. Ved leveranseproblemer kreves kommunikasjon så fort som mulig Nytt produkt Skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår i dialog mellom leverandør og kunde Test av produkt skal ha et tydelig mål, ikke sette eksisterende avtaler ut av spill, være begrenset i omfatning og skje i konsensus mellom kunde og berørte leverandører

24 Leveransefasen Dialogmøter i avtaleperioden forts. Forandringer under avtaleperioden, som prisjustering, eierforhold, kontaktpersoner etc. Diskusjoner om verdiøkende handlinger For eksempel logistikk, prosessforbedring, sortimentoptimalisering Den ideelle anskaffelsesprosessen

25 Leveransefasen Dialogmøte forberedelse Nytt anbud Oppsummering og evaluering av avtalen skjer kontinuerlig under hele avtaleperioden. Disse møtene kan for eksempel inneholde følgende: Hvordan ser avtalen ut? - Volum - Kostnader - Varestrøm - Logistikk - Følges avtalevilkårene? Hva i prosessen kan forbedres til neste anskaffelse? - Tidsperspektiv - Referanse-/ekspertgruppens - Evaluering sammensetning - Leverandørdialog Leveransefasen ferdigstilles og går over i ny forberedelsesfase, og informasjonsutbyttet mellom partene kommer til å ligge til grunn for ny anskaffelse

26 Våre anbefalinger Økt dialog med leverandører i alle faser av anskaffelsesprosessen Bedre samspill mellom alle involverte i verdikjeden Økt fokus på helseøkonomi (totaløkonomi) og bedre løsninger for bruker og pasient Innføring av evaluering etter seks måneder

27 Arenaer for dialog og samhandling 1. Dialogkonferanse Før arbeid med anbudsdokumenter starter 2. Høringsrunde for anbudsgrunnlag Leverandører gis mulighet til innspill om produktinndeling og tildelingskriterier 3. Oppstartsmøte Når anbudet er utlyst 4. Tildelingsmøte (kommunikasjon om avtalen) Når kontrakt(er) er underskrevet og anbudet skal implementeres 5. Evalueringsmøter 6 måneder etter oppstart Årlig i anbudsperioden Effektive og transparente anskaffelsesprosesser

28 Den ideelle anskaffelsesprosessen Leveransefasen (implementering og evaluering) Leverandør Pasienten i fokus Kunde Forberedelsesfasen Referansegruppe (Anskaffelsesteam) Gjennomføringsfasen

29 VEDLEGG Inspirasjon for våre kunder Helseøkonomi som kriterium i offentlige anskaffelser

30 Inspirasjon for våre kunder LFH konseptet «Den ideelle anskaffelsesprosessen» er presentert og diskutert med blant andre: Helseforetakene (Nasjonalt nettverk for innkjøp, NNI) + Sykehuspartner NAV Kommuner (KS + enkeltkommuner) DIFI Nasjonalt program for leverandørutvikling (KS + NHO) NHO Nærings- og fiskeridepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet Den ideelle anskaffelsesprosessen

31 Helseøkonomi i offentlige anskaffelser Et konkreteksempel fra Sverige Muligheter Relevant for både spesialist- og primærhelsetjenesten Gir innkjøperne et helhetlig kostnadsbilde ved investering i medisinsk utstyr og forbruksmateriell, istedenfor fokus på «pris pr. stykk» Utfordringer Det foreligger lite helseøkonomisk dokumentasjon i bransjen for medisinsk utstyr og forbruksmateriell Den ideelle anskaffelsesprosessen

32 Case: Sår-anbud i Stockholm Helseøkonomi i sår-anbudet Fokus bør rettes fra stykkpris til totalkostnad Personalkostnader er en kostnadsdrivende faktor Begrensninger grunnet manglende erfaring med dokumentasjon (tallfester ikke effekt for pasient) Kravspesifikasjonen Kostnad for produkt + kostnad for personell = behandlingspris Fire forskjellige pasient- og sårcase som leverandørene skulle svare på Dokumentasjon på skiftfrekvens Ulike type enhetskostnader som personalkostnader pr. sårskift ble definert

33 Case: Sår-anbud i Stockholm Definerte enhetskostnader i kravspesifikasjonen Enhetskostnad Personalkostnad for sårskift av snitt etter hofteoperasjon på kirurgavdeling (første gang bandasjen legges på regnes som produktkostnad). Beregnet tid er 20 min. Personalkostnad for sårskift av buksnitt på kirurgavdeling (første gang bandasjen legges på regnes som produktkostnad). Beregnet tid er 20 min. Personalkostnad for sårskift av sår etter buksnitt hjemme hos pasient. Beregnet tid er 25 min. Personalkostnad for transport hjem til pasient. Beregnet tid, tur/retur, er 35 min. Personalkostnad for sårskift av bensår på hudklinikk. Beregnet tid er 60 min. Kroner/sårskift 71 kr 71 kr 136 kr 190 kr 240 kr

34 Case: Sår-anbud i Stockholm Resultat i case «Pasient og sår 1» Stykkpris Antall sårskift Produktkostnad Personal- Kostnad Behandlingspris 1 45,00 kr 2 90,00 kr ,00 kr 2 9,48 kr 5 47,40 kr ,40 kr 3 120,03 kr 1 120,03 kr 0 120,03 kr

35 Vårt budskap: Fokus på totaløkonomi, ikke pris Nødvendig med fokus på totaløkonomi og kvalitet ved innkjøp Det er forskjell på den dokumentasjon som skal foreligge ved godkjenning av et produkt og den som skal foreligge i en anskaffelsesprosess Helseøkonomi i anbud krever god dialog og samarbeid mellom innkjøper og leverandør