Rutinar for omstilling i Gloppen kommune.

Transkript

1 Rutinar for omstilling i Gloppen kommune. Mål og rammer Behov for omstilling Omstilling betyr endring og kan være nødvendige og positive utviklingsprosessar. I dag skjer endringar raskare enn før, og det er ofte meir snakk om kontinuerlege prosesser enn om avgrensa og enkeltståande tiltak. Behov for omstilling er ofte styrt av utanforliggande forhold som endringar i brukarar sine behov og/eller endra økonomiske rammevilkår. Som regel vil det ligge politiske vedtak eller prioriteringar til grunn for større omstillingsprosessar, men også interne behov kan føre til omstillingar. Målet med rutinane Sikre at omstillingsprosessar i Gloppen kommune skjer på ein ryddig og systematisk måte, og ihht lov og avtaleverk. Sikre at tilsette i Gloppen kommune som vert omfatta av omstillingsprosessar vert behandla på ein skikkeleg og anstendig måte uansett utfall av prosessen. Sikre en føreseieleg prosess og skape tillit i alle ledd og nivå ved: forsvarleg planlegging og gjennomføring forsvarleg informasjon gjennom heile prosessen forsvarleg saksbehandling gjennom heile prosessen ivaretaking av kvar enkelt tilsett oppretthalde eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø under gjennomføringa av omstillinga Det er eit mål at flest mogleg er yrkesaktive eller i ei anna verksemd etter ein omstillingsprosess. Leiar må i samråd med tillitsvalde/verneombod gjere ei vurdering av omstillingsprosessen, og tilpasse rutinane ut frå omfanget. Omorganisering Omorganisering er ei endring av organisasjonsstruktur, oppgåveinnhald og/eller oppgåvestruktur utan at endringa fører til nedbemanning, outsourcing eller liknande. Nedbemanning Nedbemanning er ein prosess der en tilpassar tal tilsette til ei kostnadsramme og/eller ei omlegging av drifta. Verksemdsoverdraging Verksemdsoverdraging er når ei heil eller delar av ei sjølvstendig eining blir overført til annan arbeidsgjevar.

2 Arbeidsgjevar sine plikter og ansvar Arbeidsgjevar skal gjennomføre dei vedtak som blir treft av formelt vedtaksorgan i verksemda. Under omstillingsprosesser som medfører endring av betyding for arbeidstakarane sin arbeidssituasjon, skal verksemda sørge for den informasjon, medverknad og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lova sine krav til et fullt forsvarleg arbeidsmiljø (AML 4-2 (3)) Styringsretten Styringsretten gir arbeidsgjevar rett til å fordele, organisere, lede og kontrollere arbeidet. Styringsretten er innskrenka av lov og avtaleverk og skal utøvast sakleg. Leiarar må merke seg kva delar av omstillingsprosessar som krev drøfting med tillitsvalde. Roller i omstilling Leiar for avdeling/eining/sektor som skal omstillast har ansvar for og skal ivareta; gjennomføring av vedtak frå overordna nivå. planlegging og gjennomføring av omstillingsprosessen på lokalt nivå. tilsette som er omfatta. gjennomføre risikovurderingar for å oppretthalde et forsvarleg arbeidsmiljø. sikre ei forsvarleg drift Verneombod skal takast med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betyding for arbeidsmiljøet innanfor ombodet sitt verneområde, blant anna etablering, utøving og vedlikehald av verksemda sitt systematiske helse- miljø og sikkerheitsarbeid. Leiar har ansvar for at dette blir gjennomført. Tillitsvalde skal representere den enkelte tilsette i omstillingsprosessen. Tillitsvalde skal få ei formell orientering om omstilling ved at leiar kallar inn lokale tillitsvalde til orienteringsmøte. Den enkelte tilsette har et sjølvstendig ansvar for å halde seg orientert om omstillinga. I det ligg at den tilsette skal delta på møte han/hun blir kalla inn til og gjere seg kjent med informasjon som er gjeve gjennom gjeldande informasjonskanalar. Den enkelte tilsette har og eit ansvar for å sikre at arbeidsgjevar får nødvendige opplysningar om eigen situasjon. Personalavdelinga skal sikre at omstilling skjer innanfor rammene av aktuelt lov-, avtale- og regelverk. Personalavdelinga skal hjelpe til når prosess med omstilling blir sett i verk. Leiar skal kontakte personalavdelinga når prosessen startar opp. Personalavdelinga har eit koordineringsansvar for at overtalige tilsette får tilbod om anna passande arbeid. Bedriftshelsetenesta kan gje gode råd og hjelpe til med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringar.

3 Prosess før vedtak Informasjon: Det bør utarbeidast ein kommunikasjonsplan for heile prosessen i samarbeid med tillitsvalde og verneombod. Informasjon og dialog må skje kontinuerleg mellom leiinga og tilsette og ikkje avgrensast til tillitsvalde og verneombod. Tillitsvalde, verneombod og leiarar må bli orientert i forkant av felles informasjon. Informasjon til tilsette må skje før informasjonen kjem ut i media. Det er viktig å dokumentere at informasjonsmøte har vore gjennomført med eit kort referat. Dokumentasjon: Det må opprettast sak i Websak der alle relevante dokument skal arkiverast (innkallingar, referat, protokollar, kartleggingar, vedtak m.m.) Beskrive utfordring Straks erkjenninga av at endring og omstilling er nødvendig, må leiar gå i dialog med tillitsvalde og tilsette. Etablering av ein arena for tankar og reaksjonar kan gjere omstillingsprosessen enklare. Tillitsvalde og verneombod skal informerast om planar, bakgrunn, ønska mål, kva prosess ein ønskjer å gjennomføre og tidsplan for arbeidet. Involvere Det er viktig å sørge for eit godt grunnlag for vedtak for dei prioriteringane og endringane som skal setjast i verk. For å finne dei beste tiltaka og løysingane som får minst konsekvensar for dei tilsette kan det vere føremålstenleg å setje ned ei eller fleire arbeids- /prosjektgrupper for å skaffe fram data og foreslå mulege tiltak. Leiar skal vere sentral i dette arbeidet. Ved eventuell etablering av arbeids-/prosjekt-/styringsgrupper skal tillitsvalde og verneombod uttale seg om samansetning og mandat. Definere mål Kvar er vi i dag? Kvar ønskjer vi å vere i framtida? Stemmer den einskilde sine ønskje overeins med føretaket sine planar? Har vi til ei kvar tid rett kompetanse på rett stad? Kva må til for at vi skal komme der? Ein ide-dugnad med SWOT-analyse (våre styrker/svakheiter/moglegheiter/truslar) kan gje eit godt grunnlag for vidare arbeid.

4 For å få eit godt resultat er det avgjerande at tillitsvalde og verneombod blir involvert i arbeidet på eit så tidleg tidspunkt som mogleg. Risikovurdering Leiar på det nivået der omstillinga blir planlagt skal sørge for at det blir gjennomført ei risikovurdering ved planlegging av nye arbeidsoppgåver, omorganiseringar og prosjekt som har betyding for dei tilsette sitt arbeidsmiljø. Ved planlegging og utarbeiding av risikovurdering og utarbeiding av handlingsplan skal verneombod og tillitsvald delta. Ei risikovurdering skal undersøke kva som kan gå gale, kva som kan gjerast for å hindre dette, og kva ein kan gjere for å redusere konsekvensane dersom noko skjer. Risikovurderinga kan gjennomførast ved å stille følgjande spørsmål: Kva kan gå gale, og kor sannsynleg er det at det skjer? Kva kan vi gjere for å hindre dette? Kva kan vi gjere for å redusere konsekvensane dersom noko skjer? Vil omstillinga medføre endra arbeidsmetodar? Vil omstillinga medføre opplæringsbehov? Vil omstillinga medføre nye datasystem/programvare? Vil omstillinga medføre nedbemanning? Vil omstillinga medføre at nokon utanfor organisasjonen overtar nokre av oppgåvene? Framtidig bemanningsbehov i forhold til framtidige oppgåver? På kva måte er informasjonen til dei tilsette ivaretatt? Kva for kriterier skal leggast til grunn ved eventuelt nedbemanning? Er det gitt ei konkretisering og oversikt over framtidige arbeidsoppgåver og lokalisering? Kva støttetiltak som skal gjennomførast for dei som må slutte, og dei som fortset? Handlingsplan Etter at risikovurderinga er gjennomført skal det utarbeidast ein handlingsplan med tiltak for å imøtekome dei negative konsekvensane for tilsette og verksemda. Lenke til risikoanalyse med handlingsplan: Risikovurdering skal gjentakast ved langvarige prosesser. Foreslå løysing Løysingsskisse skal innehalde ei oversikt over kva som skal gjerast (ofte ein sluttrapport) med konsekvensar dersom tiltak vert sett i verk. Det kan vere framlegg til ny driftsmodell, ny bemanningsplan, tidsplan mellom anna.

5 Drøfting Når konkrete tiltak eller framlegg i prosessen blir lagt fram for tillitsvalde og verneombod, skal møtet bli omtala som eit drøftingsmøte etter HA Del B, 1-4-1og AML 8-2. Desse møta undervegs i prosessen skal dokumenterast med referat. Før vedtak skal det gjennomførast drøftingsmøte med alle arbeidstakarorganisasjonar og verneombod i eininga. Dette skal dokumenterast med ein drøftingsprotokoll. Ved fleire drøftingsmøte skal siste møte vere dokumentert med protokoll. Protokollen skal underskrivast av møtedeltakarane, helst i møtet eller straks etterpå. Drøftingsplikta gjeld verknaden av ei eventuell omorganisering, og ikkje om denne er føremålstenleg (om omorganisering skal skje) Arbeidsmiljøutval (AMU) Omstillingar som kan få vesentlege verknadar for arbeidsmiljøet skal behandlast i arbeidsmiljøutvalet (AMU). Utvalet skal behandle og vurdere dei arbeidsmiljømessige konsekvensane av endringane. Justere skisse til løysing Arbeidsgjevar må vurdere og avgjere om innspel frå drøftingsmøta med arbeidstakarorganisasjonane, verneombod og AMU bør takast omsyn til. VEDTAK Rådmann eller sektorleiar må gjere eit formelt vedtak om organisasjonsendring/nedbemanning. Vedtaket skal innehalde ein framdriftsplan. Det er først etter å ha gjennomført og vurdert alle moglege tiltak og løysingar i personalprosessen at ein veit om omstillinga vil resultere i ei nedbemanning. Nedbemanning er ikkje det same som å gå til oppseiing. Gloppen kommune skal så lang som mogleg finne alternative løysingar som gir minst mogleg negative konsekvensar på kort og lang sikt, både for den enkelte og for kommunen.

6 Personaldelen av omstillingsprosessar (etter vedtak) Klargjere rammer Alt omstillingsarbeid skal skje innanfor rammene av aktuelt lov-, avtale- og regelverk. Når vedtaket er fatta er det viktig at omstillingstiltaka blir gjennomførde så raskt som mogleg. Det skal setjast ned eit omstillingsutval som skal vere samansett av representantar frå arbeidsgjevar og frå tillitsvalde og verneombod. Utvalet må ha som mandat å sikre den formelle prosessen etter lov og avtaleverk, og klargjere og delta i den praktiske prosessen som kan føre til omplassering og oppseiing av tilsette. Målsetjinga er å unngå at fleire tilsette enn nødvendig blir involvert i omstillinga. Det er derfor viktig å definere organisatorisk avgrensing for omstillinga. Vurdering av kva einingar og tilsette som blir omfatta av omstillinga blir gjort i kvart einskild høve i samarbeid mellom arbeidsgjevar og tillitsvald/verneombod etter drøfting. Det rettslege utgangspunktet er at heile kommunen er omfatta, men dersom det er sakleg grunn for det kan utveljingskretsen likevel avgrensast til geografiske og/eller organisatoriske einingar i kommunen. Det må i den enkelte sak drøftast om det er saklege grunnar til å avgrense utveljingskretsen. Store geografiske avstandar, driftsmessige omsyn, kompetanse og behov for rask nedbemanning kan vere saklege grunnar. Klargjere kompetansekrav Det er viktig å klargjere kva oppgåver som skal ligge til eininga etter omstillinga, og kva kompetansar som eininga dermed har behov for. Kompetansekrav må konkretiserast i form av formalkompetanse, realkompetanse, eigenskapar og ferdigheiter. På bakgrunn av kompetansekrava og andre rammer for drifta må det utarbeidast ny bemanningsplan. Nøkkelpersonell vil vere unnateke frå vurderinga om omplassering eller oppseiing. Dette er personale med spesial- /spisskompetanse som organisasjonen av omsyn til innhald og kvalitet har behov for. Kartlegging ved omplassering/nedbemanning Det skal gjennomførast ein samtale med tilsette som blir omfatta, for å kartlegge kompetanse, ynskje og særlege forhold. Den tilsette har høve til å ha med tillitsvald eller annan rådgjevar. I kartlegginga er det viktig å avklare om nedbemanninga kan løysast gjennom friviljuge avtalar. Lenke til kartleggingsskjema

7 Det må og gjennomførast ei kartlegging av alle relevante ledige faste og vikariatstillingar i kommunen. Det føreligg ikkje sakleg grunnlag for oppseiing dersom det er anna passande arbeid å tilby, jf AML Anna passande arbeid er arbeid med lik stillingsstorleik, mest mogleg likt arbeidsinnhald og helst nær opphavleg arbeidsplass. Heile kommunen er likevel aktuelt omplasseringsområde. I arbeidet med å vurdere kven av dei tilsette som evt må omplasserast eller seiast opp, skal utveljing skje etter følgjande kriterier i prioritert rekkefølgje: 1. arbeidsgjevar sitt behov for kvalifisert og kompetent arbeidskraft 2. kompetanse (formal- og realkompetanse) 3. kvalifikasjonar innan arbeidsområdet (formelt utdanningsnivå) om overtalige står likt etter dei prioriterte kriteria, så er det dei med kortast teneste innan sitt arbeidsområde i kommunen som vert sagt opp. (jf HTA kap 1 3 pkt 3.3) Innstilling Med bakgrunn i kartlegginga må omstillingsutvalet vurdere og legge fram forslag til kven av dei tilsette som skal få tilbod om annan stilling/omplasserast og kven som evt må seiast opp. Forslaget må godkjennast av rådmann eller sektorleiar. Drøfting Forslaget skal formelt drøftast med alle arbeidstakarorganisasjonane i avdelinga/eininga/sektoren. Lenke til mal for drøftingsprotokoll Informasjonsmøte Det må gjennomførast informasjonsmøte med alle tilsette som kan bli omfatta, der ein presenterer prosessen vidare. Tillitsvalde og verneombod skal vere tilstade. Individuelle drøftingsmøte Det skal gjennomførast individuelle drøftingsmøte med dei tilsette som står i fare for ufriviljug omplassering eller oppseiing, jf AML 15-1, før endeleg vedtak. Lenke til mal for innkalling og referat frå individuelt drøftingsmøte TILBOD/OPPSEIING Før endeleg avgjerd må arbeidsgjevar vurdere alternative tiltak til oppseiing: Omplassering Permisjon for å ta jobb utanfor kommunen Permisjon til etter- og vidareutdanning, omskulering Karriererådgjeving, samarbeid med NAV Førtidspensjonering/tilrettelegging for AFP

8 Før endeleg avgjerd om omplassering/oppseiing skal det gjerast ei avveging mellom verksemda sitt behov og dei ulemper omplasseringa/oppseiinga påfører den enkelte arbeidstakar, jf AML 15-7(2) Moment arbeidstakar: Alder, tenestetid, utsikter i arbeidsmarknaden, økonomiske og sosiale forhold. Moment arbeidsgjevar: Kor nødvendig nedbemanninga er, økonomisk gevinst, trygge vidare drift Prinsipp ved overgang til lågare lønna stilling: Ved omplassering/overgang til lågare lønna stilling skal den tilsette som hovudregel behalde si noverande lønnsplassering som ei personleg ordning jf HTA kap Oppseiing: Det er berre rådmannen som har fullmakt til å gjere vedtak om oppseiing Lenke til mal for tilbod om ny stilling Lenke til mal for oppseiing Fortrinnsrett til ny stilling Tilsette som er sagt opp på grunn av omstilling har førerett til ny tilsetting i kommunen, med mindre det gjeld ei stilling den tilsette ikkje er kvalifisert for. Retten gjeld i 1 år frå oppseiingsfristen går ut, jf AML Tilsette med førerett har og førerett til ledige mellombelse stillingar på minimum 6 månader utan å miste føreretten til faste stillingar, men har ikkje førerett til andre mellombelse stillingar i vikarperioden. Dersom den oppsagde takkar nei til tilbod om anna passande arbeid i kommunen, misser vedkomande føreretten sin til ledige stillingar i kommunen. Det blir gjort unntak frå denne regelen dersom tilbydd stilling set lågare krav til kvalifikasjonar enn den opphavelege stillinga.