KARTLEGGING LØN OG PERSONAL

Transkript

1 KARTLEGGING LØN OG PERSONAL Rapport til administrativ styringsgruppe 1. juni MANDAT Den 12. januar 2017 var det eit felles møte med leiarane i Hornindal og Volda kommune, der det vart satt ned ulike arbeidsgrupper. Arbeidsgruppene fekk i mandat å gjennomføre ei kartlegging som skal gje ein oversikt over avtalar, rutinar og regelverk som finnast på dei ulike områda i dag. Innan personalfeltet fekk personalsjefane i oppdrag å kartlegge: - personalressursar - lokale lønsavtalar - lønsnivå - reglement - kompetanse I tillegg skal gruppa kartlegge prinsipp for rettigheitskrav og kven det gjeld, samt lage utkast til ein omstillingsavtale der ein får etablert rutinar for handtering av ledige stillingar og rekruttering i omstillingsprosessen. Rapporten skal leverast 1. juni Avgrensingar Kartlegginga har fokus på personalpolitikken. Slik mandatet blir forstått skal arbeidsgruppa kartlegge det som finnast av retningslinjer, reglement og rutinar, og likskap/ulikskap mellom kommunane. Arbeidsgruppa har valt å prioritere det som har konsekvensar for dei tilsette, kontra overordna strategiar. Arbeidsgruppa har valt å ikkje gå inn på tema "kompetanse". Det er først når ein veit kven som blir direkte berørt det vil vere hensiktsmessig å kartlegge kompetanse. Rapporten visar vidare til kva prinsipp som ligg føre ved eit rettigheitskrav, men må vente til endeleg organisasjonsstruktur er vedteken før ein kan seie kven dette eventuelt gjeld. Rapporten viser til slutt kva ein omstillingsavtale bør innehalde. Sjølve avtala skal utformast mellom arbeidsgjevar og arbeidstakarorganisasjonane, og vedtakast av fellesnemnda. Det er viktig å sikre brei og god medverknad og på kva måte dette skal skje må takast stilling til seinare. 2. ARBEIDSGRUPPE Arbeidsgruppa har bestått av personalsjef Liv Oddrun Ytrebø, Hornindal kommune, rådgjevar Bente Vatne, og personalsjef Berit Lyngstad, begge Volda kommune. I tillegg har Martin Agnar Dahl, Anna Maria Rejs, Solfrid Teigen og Birgitte Sævik Pedersen frå Løn- og personalstaben i Volda kommune vore med på delar av kartlegginga.

2 Den administrative styringsgruppa har vore tydeleg på at dette arbeidet er ei intern kartlegging av no-situasjonen. Det er derfor ikkje tillitsvalde med i arbeidsgruppa. Når sjølve arbeidet med å bestemme kva som skal vere med i den nye kommunen, vil nye arbeidsgrupper bli etablert, der dei tillitsvalde også skal vere representerte. 3. KARTLAGDE OMRÅDE 3.1 Personalressursar Det er laga oversikt over alle tilsette i begge kommunane. Desse oversiktene er ganske omfattande og er ikkje lagt ved rapporten. Hornindal har 97,6 årsverk fordelt på 163 tilsette. Volda har ca 700 årsverk fordelt på 950 tilsette. Hornindal har stillingsheimlar. Det betyr at kvar enkelt stilling har eit unikt heimelsnummer, og ingen blir tilsett utan at dei er knytt til ein heimel. Nye stillingar må først få ein heimel, vedtatt i kommunestyret, før nokon kan tilsettast. Dette gjer at Hornindal har særs god kontroll på alle sine stillingar, og kven som går i dei, enten det er den tilsette eller ein vikar. I Volda har ein ikkje stillingsheimlar. Derfor har det vore eit betydeleg arbeid å skaffe ein nøyaktig oversikt over faste stillingar for Volda sin del. Det må vurderast om den nye kommunen skal ta i bruk stillingsheimlar for å kvalitetssikre personalressursen. 3.2 Lokale lønsavtalar og lønsnivå Vi har kartlagt kva stillingar ein har plassert i dei ulike kapitla, og laga ein samanlikning av lønsnivå i kap 5 og 3. Det er og laga ein oversikt over ulike funksjonstillegg. Desse oversiktene ligg ikkje ved rapporten, men blir gjort tilgjengelege for dei som skal jobbe vidare med det. Det er stor forskjell på lønsnivået i dei ulike kapitla, men dette skuldast hovudsakleg at ein har plassert ulik type stillingar i same kapittel. Når vi samanliknar like stilingar ser vi at lønsforskjellen først og fremst er knytt til leiarstillingane. Det vil vere viktig å plassere stillingane i dei rette kapitla i den nye kommunen før ein diskuterar løn. Det er heller ikkje behov for å justere løn før ein slår seg saman, då ansvar og oppgåver i noverande stil ling vil vere slik fram til ein eventuelt går over i ny stilling. Lokale lønsavtalar er oppsummert under Særavtalar i kap Reglement Under punktet "Reglement" er det kartlagt ein rekke faktorar og forhold i dei to kommunane, under følgjande overskrifter: 1. Fastsetting av løn 2. Tilhøyre kapittel HTA 3. Særavtalar 4. HMT: Helse, miljø og tryggleik 5. Arbeidstid 6. Arbeidsreglement 7. Tilsetting 8. Permisjonar 9. Merksemd og gåver

3 10. Etiske retningsliner 11. Forsikringar 12. Diverse Desse punkta er ikkje uttømmande, og ein må pårekne at det kjem til fleire moment etter kvart som ein går i djupna på det enkelte området. Detaljert oversikt over punkta i kap 3.2 og 3.3 ligg i Vedlegg 1 Tabell kartlegging 3.4 Rettigheitskrav Når to eller fleire kommunar slår seg saman, vil (topp)leiarar og personar i nøkkelstillingar bli overtallige, då funksjonen som ligg til stillinga berre kan eller bør dekkast av ein person. Dette gjeld typisk rådmann, kommunalsjefar/sektorsjefar, personalsjef, økonomisjef osv. Når organisasjonskartet for den nye kommunen Hornindal-Volda er vedteken, må det kartleggast kva for stillingar som vil bli berørt. Deretter må ein kartlegge om dei berørte personane som sitt i desse stillingane ønskjer ei vidareføring i stillinga. Om det er fleire som konkurrerar om same stilling, eller om ny arbeidsgjevar (ny kommune) ønskjer å lyse ut stillinga, må det først vurderast om det er nokon som har rettskrav til stillinga. Det følgjer av rettspraksis at dersom ei nyoppretta stilling i vesentleg grad er ei vidareføring av ei stilling som er nedlagt eller felle bort, vil ikkje arbeidsgjevar stå fritt til å byte ut vedkomande som stod i stillinga med ein ny person. For utdjuping av dette, sjå pkt 9.2 i dokumentet Arbeidsrettslige problemstillingar ved kommunesamanslåing. Om det ikkje er nokon som har rettskrav til stillinga, må arbeidsgjevar vurdere om ein skal tilby stillinga til ein av dei som har hatt tilsvarande stilling eller om den skal lysast ut, internt eller eksternt. For utdjuping av dette, sjå pkt 9.3 i dokumentet Arbeidsrettslige problemstilingar ved kommunesamanslåing. 3.5 Omstillingsavtale Samanslåinga av Hornindal og Volda kommune omfattast av arbeidsmiljølova sine reglar om verksemdsoverdraging (AML, kap 16). Dette inneber bl.a. at tillitsvalte skal inkluderast i hele samanslåingsprosessen. Det vil vere svært nyttig å utarbeide en omstillingsavtale som på eit tidleg tidspunkt regulerar arbeidsgjevarpolitiske forhold i prosessen. Behovet for ein omstillingsavtale kan samanliknast med at eit nytt kommunestyre vedtek ein arbeidsgjevarpolitisk strategi for kommunen. Det er vanleg av sjølve avtala blir vedtatt av fellesnemnda, og at dei slik gjev folkevalte og administrasjonen overordna føringa for korleis dei skal handtere arbeidsgjevaransvaret i omstillingsprosessen. Det partssamansette utvalet bør ha ei sentral rolle i utarbeiding av avtala. Avtalen kan omtale medverknad, medbestemming for tilsette, informasjon, identifisering av særleg berørte tilsette, organisasjons- og bemanningsplan i den nye kommunen, omstillingstiltak mm. Det er gitt ein oversikt over innhaldet i andre samanslåingsprosjekt sine omstillingsavtalar i Vedlegg 2: Særlege forhold i ein omstillingsavtale

4 4. HOVUDFUNN - SAMANDRAG Det viktigaste kartlegginga viser, er at kommunane Hornindal og Volda har få like ordningar og avtalar. Til dømes er det ulikskapar i permisjonsreglement, moglegheit for avspasering er ulik, fastsetting av løn er ulikt og tilsettingsrutinane er ulike. Alle slike forhold som gjeld dei tilsette og deira rettar og plikter må vere på plass i god tid før innplassering i ny kommune. Omstillingsavtale På bakgrunn av dei tidlegare erfaringane skissert i vedlegg 2, vil arbeidsgruppa anbefale at omstillingsavtalen er tilpassa storleiken på vår prosess, samstundes som vi tek høgde for dei utfordringane som vi kan møte. Ein omstillingsavtale bør innehalde blant anna og som eit minimum: 1. Om avtalen - avtalepartar, formål, virkeområde og varigheit 2. Medråderett og innflytelse - grunnlag/lovverk, tillitsvaltressurs og frikjøp og varigheit av dette, fora for deltaking 3. Informasjon - prinsipp og plan for informasjon av tilsette og særskilt spesielt berørte, arbeidsgjevar og arbeidstakarorganisasjonane sitt gjensidige ansvar 4. Handsaming av ledige stillingar og rekruttering 5. Permisjonar i omstillingsperioden 6. Bemanningsplan/strategi 5. PRIORITERINGAR Ut frå arbeidsgruppa sine vurderingar må ein jobbe parallelt med fleire saker. For det første er det viktig å få på plass ein omstillingsavtale. Den vil vere gjeldande til , og fleire moment i ein slik avtale kan vere avgjerande for korleis vi greier å behalde og rekruttere kompetanse i ein omstillingsprosess. Vidare vil avtalen vere med på å skape ro i organisasjonen ved at dei tilsette veit kva som skjer og når det skjer. Omstillingsavtalen kan arbeidast med uavhengig av ulikskapane elles, då avtalen er knytt til omstillingsprosessen aleine og har avgrensa varigheit. Samstundes er det viktig at vi jobbar parallelt med dei andre momenta. Den nye kommunen må ha oppdaterte retningslinjer, prosedyrar og regelverk frå dag ein. Noko av dette går inn under arbeidsgjevars styringsrett (tilsettingsmynde), noko skal det forhandlast om (t.d ulike særavtalar). Det er viktig at ein er tydeleg på dei ulike arbeidsgruppenes mandat i det vidare arbeidet og at ein uavhengig av kva moment det gjeld arbeidar ut frå eit ønske om størst mogleg grad av konsensus mellom arbeidsgjevar og arbeidstakarorganisasjonane. Eit område som ikkje er omtala i denne kartlegginga er dei meir overordna strategiske dokumenta. Ingen av kommunane har ein godt fundert arbeidsgjevarpolitisk strategi, og der Volda kommune hadde ein verdiprosess i 2016, er det ikkje køyrt noko liknande i Hornindal. Arbeidsgruppa meiner det er viktig å få på plass ein overordna arbeidsgjevarstrategi, som m.a seier noko om visjon og verdiar, identitet og omdøme, overordna målsettingar, forventningar til leiarskap og medarbeidarskap og medverknad.

5 Veldig mange av dei prosedyrane vi har, og dei utviklingstiltaka vi sett i gang vil vere forankra i eit slikt overordna dokument. Arbeidsgruppa speler derfor inn behovet for å sette i gang ein prosess der målet er å skape ein levedyktig arbeidsgjevarstrategi for vår nye kommune. 6. INSPEL PÅ OMRÅDAR SOM MÅ AVKLARAST Det er tidlegare avklara at administrasjonen i ny kommune skal ligge i Volda, nærare bestemt rådhuset. Så snart administrativ organisering er klar, må ein ta ein heilskapleg gjennomgang av kontorsituasjonen på rådhuset. Allereie no er det mangel på kontor, samstundes som vi veit at det er gitt løyve til fleire prosjektstillingar i teknisk sektor og at barnevernet vil få fleire oppgåver (t.d barnevernsvakt). Om det i tillegg er stillingar frå administrasjonen i dagens Hornindal som skal ha sin arbeidsplass på rådhuset i Volda, må jobbast med ei planløysing som ivaretek dei behova vi har. Arbeidsgruppa er førespegla at administrativ organisering skal vere klart medio mars Arbeidsgruppa startar å sjå omfanget av det arbeidet som må gjerast, og ønskjer at dette kan verte klart noko før. Også med tanke på dei som i dag har arbeidet sitt på Smia, som ønskjer ei tidleg avklaring på kvar dei skal jobbe i framtida.