ØKONOMIREGLEMENT HEMSEDAL KOMMUNE. Vedtatt i kommunestyret

Transkript

1 ØKONOMIREGLEMENT 2007 HEMSEDAL KOMMUNE Vedtatt i kommunestyret

2 INNHALD MÅL ORGANISERING 3 1. ØKONOMIPLAN TIDSPLAN FOR FRAMLEGGING AV BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN MAL FOR ØKONOMIPLAN OG BUDSJETT ÅRSBUDSJETT BESKRIVING INVESTERINGSBUDSJETT 4 3. ÅRSRAPPORT OG REKNESKAP POSTERINGAR I REKNESKAPET PERIODERAPPORTER FOR DRIFTS- OG INVESTERINGSREKNESKAPET - - TERTIALRAPPORTERING ÅRSOPPGJERET BUDSJETTENDRINGAR I LØPET AV ÅRET FULLMAKTER TIL RÅDMANNEN AVSETNAD TIL FOND OG BRUK AV FOND INVESTERINGAR PLANLEGGING AV INVESTERINGSPROSJEKT KONTRAHERING, VAL AV ANBYDAR OMPRIORITERING/TILLEGGSLØYVINGAR AVSLUTNING AV INVESTERINGSPROSJEKT OM TILVISING, ATTESTASJON OG BESTILLING TILVISING.DRIFT TILVISNING INVESTERINGSPROSJEKT BESTILLINGSFULLMAKT/ATTESTASJON IKT-UTSTYR INNKJØPSREGLAR GENERELT FULLMAKTER - INNFORDRING GENERELT REKNESKAPSANSVARLIG - VURDERING AV KORTSIKTIGE FORDRINGAR PURREGEBYRER OG ERSTATNING FOR INNKREVINGSKOSTNADER FORSINKELSESRENTER BEGJERE UTKASTING PANTEHEFTELSER FAKTURERING INTERNKONTROLL... 8 VEDLEGG: Hovedoversyn driftsinntekter og driftsutgifter KOSTRA 2

3 MÅL. Økonomireglementet skal beskrive hovudreglane for økonomiske styring av kommunen si verksemd. Det skal klargjera politisk og administrativt ansvar for økonomi og rekneskap, herunder dei rettar og plikter som gjeld bruken av budsjett, endringar i budsjett, oppfølging av budsjett og delegasjon av mynde. Reglementet skal gje rasjonell sakshandsaming og koordinering. Økonomireglementet skal vedtakast av kommunestyret. O. ORGANISERING Hemsedal Kommune er organisert slik: Politisk: Kommunestyre Hovedutval Plan og Ressurs Formannskap Hovedutval Livsløp Administrativt: Stab løn og personal Stab økonomi Rådmann Stab interne og eksterne tenester, inkl IKT og innkjøp Kultur og oppvekst Helse- og sosial Pleie og omsorg Teknisk 1. ØKONOMIPLAN Kommunen sitt plansystem består av kommuneplan, kommunedelplaner, økonomiplan med årsbudsjett og tilhøyrande rapportering i årsrapport og periodisk rapportering gjennom tertialrapportar pr. 30.april og 31.august. Økonomiplanen skal med utgangspunkt i dagens økonomiske situasjon og realistiske anslag på framtidige inntekter og utgifter vera eit reidskap for kommunen til: få oversyn over økonomisk handlefridom foreta prioriteringar av ressursbruk på ulike føremål innafor kommunelova sine krav til økonomisk balanse. Ved vedtak som fører til vesentlege endringar for seinare år i økonomiplanperioden på fire år, skal planen og oppdaterast utanom årleg rullering 3

4 Økonomiplan og årsbudsjett vert lagt fram for kommunestyret av økonomiutvalet. Økonomiutvalet sine medlemmer består av formannskapet og leiar av de 2 hovudutvala. Dersom ikkje alle parti i kommunestyret er representert etter dette, skal det suplerast slik at alle parti er med i økonomiutvalet Tidsplan for framlegging av økonomiplan og budsjett Rundskriv frå rådmann til etatane etter føringar frå folkevalde Framlegg frå økonomiutvalet Handsaming i kommunestyret Ultimo juni Primo november Primo desember 1.2. Mal for økonomiplan og budsjett Økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast etter vedtatt mal. Den skal byggje på vedtatt økonomiplan frå førre periode og justert for: Løns og prisauke og endringar i finanskostnader Rammevilkår frå staten (skatt og rammetilskot) Tiltak / målsettingar fremja frå etatane Forventa resultat i planperioden Endringar i talet stillingar (nye / omgjeringar / reduksjonar ) Kommunestyret vedtek driftsbudsjett på bruttoramme nivå. Kommunestyret vedtek investeringsbudsjett med oversyn over finanskostnader. 2. ÅRSBUDSJETT. 2.1 Beskriving. Bruken av midlar i kommunen er fastlagt i budsjettet. Endringar innanfor vedteke budsjett kan utførast av den som har slik rett, ut frå det til ei kvar tid gjeldande reglement. Dersom det er behov for å gå ut over budsjett på artsgrupper skal det først gjerast budsjettendring. Kommunestyret vedtek årsbudsjettet og økonomiplanen med bruttorammer til etatane og stabsområdet. Rådmannen utarbeider detaljert budsjett innan kvar etat, som vert oversendt kommunestyret til orientering innan 15. januar i budsjettåret. Budsjettet vert sett opp på artsgruppenivå tilsvarande hovudoversikt i driftsrekneskap og for dei enkelte ansvarsgruppene (resultateiningar) tilsvarande punkt 2.2 nedanfor Investeringsbudsjett Investeringsbudsjettet skal vedtakast på prosjektnivå og med oversikt over finasieringspostar for eit samla investeringsbudsjett. Det skal gjerast politisk vedtak med finansiering for alle investeringsprosjekt over kr før igangsetting. 3. ÅRSRAPPORT OG REKNESKAP 3.1 Posteringar i rekneskapet Rekneskapet skal posterast i samsvar med den til ei kvar tid gjeldande inndeling i artskontoplan, ansvarsområde og funksjonar. Posteringar skal skje fortløpande og utan opphald for å sikre god budsjettkontroll, jamfør retningsliner om attestasjon / tilvising. 3.2 Rapporter for drifts- og investeringsrekneskapet - tertialrapportering Rådmannen utarbeider to gonger årleg ein økonomisk rapport. Dette skjer pr. 30.april og 4

5 og 31.august. Rapportane skal leggjast fram for politisk behandling seinast 10. juni og 10. september. Rapporten skal syne kommunen sine inntekter og utgifter i forhold til vedtatt budsjett, forklare vesentlege budsjettavvik samt korte vurderingar av andre relevante måldata. Mellom kvar tertialrapport kan formannskapet / økonomiutvalet be om månadleg rekneskapsrapport dersom dei meiner det er nødvendig. 3.3 Årsoppgjeret Årsoppgjeret består av årsrekneskap og årsmelding. Desse skal utarbeidast i tråd med gjeldande lover og forskrifter i samsvar med vedteken budsjettform til fastsette/avtalte tidsfristar Årsrekneskaprapport Handsaming av årsoppgjeret skal følgje det til ei kvar tid gjeldande regelverk. Rådmannen skal leggje fram førebels økonomisk rapport til formannskap / økonomiutval innan 1.mars. Årsrekneskap med årsmelding skal sendast til politisk behandling innan 30.april. 4. BUDSJETTENDRINGAR I LØPET AV ÅRET 4.1 Fullmakter til rådmannen Rådmannen har fullmakt til å overføre beløp internt mellom verksemdene (ansvarsområda) innan kvar etat i tråd med gjeldande organisasjonsplan og som følgjer av organisatoriske tilpassingar. Formannskapet er delegert mynde til å inngå bankavtaler. Formannskapet har også fullmakt til å inngå avtale om rentevilkår/rentebindingsperiode når vedtak om låneopptak ligg føre, samt val av långjevar. 5. AVSETNAD TIL FOND OG BRUK AV FOND Avsetning og bruk av fondsmidlar skal budsjetterast på vanlig måte, jamfør budsjett og rekneskapsforskriftene. Kommunestyret set av udisponerte ikkje øyremerka midlar til disposisjonsfond ved rekneskapsavslutninga i tråd med budsjett og rekneskapsforskriftene. I investeringsbudsjettet er det berre kommunestyret som kan auke rammene ved bruk av fondsmidlar. 6. INVESTERINGAR 6.1 Planlegging av investeringsprosjekt. Alle investeringsutgifter skal førast i investeringsbudsjettet. Utgifter som skal førast i investeringsrekneskapet må ha økonomisk levetid på minst 3 år og vera på minimum kr ,- Framlegg til investeringar skal leggjast fram til handsaming i økonomiplan og budsjettet. Budsjettvedtaket i kommunestyret er klarsignal for vidare planlegging. Kommunestyret kan oppnemne prosjektgruppe for det einskilde prosjekt. Større investeringsprosjekt skal utgreiast med forprosjekt. Forprosjektet skal innehalde teknisk beskriving, tomteval og arealbruk, situasjonsplan, teikningar som syner bygningar og anlegg, framdriftsplan, driftskalkyle og investeringsoverslag, samt framlegg til vedtak om finansiering. Driftskostnader som er ein konsekvens av investeringa skal og synleggjerast Investeringsoverslaget skal vera spesifisert, slik at byggjerekneskapet kan førast i samsvar med dette. Rådmannen eller ei valt prosjektgruppe skal leggje fram forprosjektet for kommunestyret saman med finansieringsplan og forslag til låneopptak. Forprosjektet skal handsamast av formannskapet som kan avgjere om prosjektet skal sendast vidare til kommunestyret. 5

6 Investeringsprosjekta skal vurderast laupande, til dømes om det har oppstått nye forhold, om framdriftsplanane må justerast, om kostnadsoverslag må reviderast, og om den finansielle dekninga er tilstrekkeleg. Kvart prosjekt skal ha vedtekne datoar for rapportar og antatt sluttdato.. For investeringar skal det årleg utarbeidast prosjektrekneskap som går over prosjektets levetid, uavhengig av budsjettermin. 6.2 Kontrahering, val av anbydar Det skal nyttast konkurranse i tråd til lov av 16.juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffingar (med forskrifter) før investeringar kan vedtakast sett i verk. Godkjenning av anbod (val av entreprenør) kan avgjerast av rådmannen Før kontrakt vert inngått skal det leggjast fram attest frå økonomiavdelinga om at alle skatte- og avgiftsrestansar er betalt, seinast ved utløp av fristen for anbodet. Hovedentrepenør er ansvarleg for attest i forhold til eventuelle underleverandørar. Alle firma skal stadfeste gjennom eigenerklæring at dei har eit HMS-system som tilfredsstillar forskriftene om internkontroll, samt annan dokumentasjon som følgjer av lover eller forskrifter. 6.3 Omprioritering/tilleggsløyvingar Dersom det ved gjennomføring av prosjektet syner seg at investeringa blir større enn vedtatt, skal kommunestyret få melding og ei forklaring om dette. Dei skal vedta omprioritering innan investeringsbudsjettet utan rullering av budsjettet/økonomiplanen 6.4 Avslutning av investeringsprosjekt Rekneskapsavslutning skal skje snarast mogleg etter at bygget/anlegget/prosjektet er ferdigstilt og overtatt av kommunen. Rekneskapsavslutninga skal skje innan 3 mnd. etter at prosjektet er avslutta. Her skal og internt arbeid som administrasjonen har utført synleggjerast. Rådmannen kan ved rekneskapsavslutninga gjera framlegg om disponering av eventuelt overskot i prosjektet, alternativt korleis overforbruk skal dekkjast. Kommunestyret vedtek omdisponering / inndekning. 7. OM TILVISNING, ATTESTASJON OG BESTILLING 7.1 Tilvisning drift. Utbetalingar skal gjerast gjennom økonomiavdelinga. Før utbetaling skjer, skal det vera ei tilvisning frå den som har tilvisningsmynde. Tilvisningsmynde på kommunen si vegne er delegert til rådmannen. Rådmannen kan delegere mynde til etatssjefar i tråd med gjeldande organisasjonsplan, men med dei avgrensingar som følgjer av forskrifter. Melding om delegasjon av tilvisningsmyndige frå rådmannen og endringar i denne skal skriftleg leggjast fram for revisor, økonomiavdeling og formannskapet. Tilvisning skal gjelde utbetaling til person (firma), med opplysning om kva art, ansvar og funksjon beløpet skal belastast. Det skal liggje føre ajourført oversyn i kvar etat over kven som har mynde til kontering, attestasjon og tilvisning. Denne skal sendast økonomiavdelinga som syter for eit samla ajourført oversikt til ei kvar tid. Oversynet skal sendast revisjonen ved førespurnad. Ingen skal ha tilvisningsmynde for eigne rekningar eller andre utbetalingar til seg sjølve eller nære slektningar. Med nære slektningar meiner ein sysken, forelder og besteforelder, barn og barnebarn. I slike tilfelle skal tilvisninga gjerast av næraste føresette. Rådmannen sine rekningar skal tilvisast av ordførar. Den som har tilvisningsmynde skal sjå til at: det er budsjettdekning innan ansvarsområdet. disponering av budsjettmidlar er formelt, reelt og økonomisk i orden og i tråd forskrifter og rettleiing for budsjettoppstilling og rekneskapsføring i kommunen 6

7 attestasjon og kontroll av rekning/faktura er gjort av dei personar som er tillagt denne oppgåva Dersom ikkje alle vilkår for tilvisning er følgd skal denne nektast. Dersom utgiftsposter allereie er overskrede i budsjettet, må spørsmålet om tilvisning takast opp med rådmannen. Ved utbetaling av fast løn skal det nyttast såkalla ståande tilvisning gjennom underteikna personalmelding sendt løns og personalavdelinga. 7.2 Tilvisning investeringsprosjekt Alle investeringsprosjekt skal ha vedtak om kven som har tilvisningsmynde, og det er berre denne personen som kan tilvise på prosjektet. 7.3 Bestillingsfullmakt/attestasjon Som eit ledd i den interne kontroll skal det så langt det er praktisk mogleg skiljast mellom: person med mynde til å bestille varer/tenester og/eller attestasjonsmynde person med tilvisningsmynde Den som har tilvisningsmynde har ansvaret for å etablere tilfredsstillende internkontroll. Leiar med tilvisningsmynde avgjer kven som har rett til å foreta bestillingar/innkjøp innan sitt ansvarsområde. Attestasjon skal sjølvsagt gjerast før faktura vert tilvist for betaling. Den som har attestasjonsfullmakt skal sjå til at varer/tenester er mottatt, og at det er samsvar mellom faktura/rekning og avtalt mengde og pris. Den som har attestasjonsfullmakt har ansvar for at timelister og liknande er etterrekna og i tråd med utført arbeid og gjeldande tariffavtale. Bestillingsmynde og attestasjonsmynde kan tildelast same person. 7.4 IKT-utstyr Kjøp av IKT-utstyr som skal nyttast, anten frittståande eller i kommunalt / regionalt nettverk skal godkjennast av IKT-ansvarlege før bestilling. 8. INNKJØPSREGLAR 8.1 Generelt Innkjøp skal gjennomførast slik at kommunen sine totale økonomiske interesser blir best mogleg ivaretatt. Målsettinga er å kjøpe rette varer og tenester til rett tid og rett pris. Val av leverandør skal skje på bakgrunn av ikkje-diskriminerande og kjente, objektive val av kriterie. Alle innkjøp skal følgje lov 16.juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffingar (med tilhøyrande forskrifter). Innkjøpsavtaler (ramme- eller rabattavtaler) kan inngåast i eigen kommune, i fellesskap med andre kommunar eller andre relevante Samhandlingspartnarar. Rådmannen har fullmakt til teikne innkjøpsavtaler. 9. Fullmakter - Innfordring 9.1 Generelt Desse fullmaktene gjeld alle privatrettslege og offentleg rettslege krav kor berre kommunen er kreditor. For innfordring av skattar og avgifter gjeld eigne fullmakter. 9.2 Rekneskapsansvarleg - Vurdering av kortsiktige fordringar I tråd til kommuneloven 24-2 skal rekneskapsansvarleg ved årsavslutning vurdere dei kortsiktige fordringane uavhengig av om dei er avskrivne eller ikkje. 9.3 Purregebyr og erstatning for innkrevjingskostnader Gebyr og erstatning for innkrevjingskostnader er regulert gjennom inkassoloven av 13. Mai 7

8 1988 nr. 26. Kommunen skal følgje dei maksimalsatsar som til ei kvar tid er gjeldande. Fastsette gebyr skal finnast i gebyrregulativa. 9.4 Renter ved forseinking Kommunen skal følgje maksimalsatsar for renter ved forseinking som til ei kvar tid er gjeldande. Rentegodtgjersle på for seint betalt eigedomsskatt eller attendebetaling av for mykje betalt eigedomsskatt er i dag fastsett i forskrift av 18. Desember 1987 nr. 977, og i lov av desember 1976 nr. 100: Lov om renter ved forsinka betaling. 9.5 Krevje utkasting. Rådmannen har fullmakt til å krevje utkasting av leigebuar i kommunal bustad når husleige ikkje blir betalt, i tråd med husleigelov, forskrifter og inngått husleigeavtale. 9.6 Panteheftingar Ordførar signerer på kommunen sine vegner Fakturering All fakturering frå kommunen skal skje utan ugrunna opphald. 10. INTERNKONTROLL Intern kontroll skal sikre at kommunen når dei måla som er satt - både på overordna nivå og for dei ulike aktivitetar. Ein effektiv kontroll inneber at den administrative leiinga styrer systema slik at det gir rimeleg sikkerheit for at mål og målsettingar vert nådd. Vesentlege aktivitetar i samband med økonomisk kontroll, er mellom anna: budsjettering og rekneskapsføring, inkludert rutinar for IT-baserte informasjonssystem inn - og utbetalingar kunde- og leverandørreskontro, inkludert fakturerings- og betalingsrutinar oppbevaring og makulering av rekneskapsmateriale bestilling og rekvirering av varer og tenester, attestasjon og tilvisning. Etablering av ei god arbeidsdeling i organisasjonen Utarbeidde og dokumenterte rutinar som er gjenstand for laupande oppfølging. 8

9 VEDLEGG: HOVEDOVERSYN - KOSTRARAPPORTERING Driftsinntekter Brukerbetalingar Andre sals - og leigeinntekter Overføringar med krav til motytingar (øyremerka inntekter ) Rammetilskot Andre statlige overføringar ( fri inntekter ) Andre overføringar Skatt på inntekt og formue Eigedomsskatt Andre direkte og indirekte skattar Refundert mva på investeringar, skal vi trekke dette ut for 2008?? Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tenester som inngår i tenesteproduksjon Kjøp av tenester som erstattar tenesteproduksjon Overføringar Avskrivingar Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eigaruttak Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter, provisjonar og andre finansutgifter Avdragsutgifter Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjonar Motpost avskrivingar Netto driftsresultat Interne finanstransaksjonar Bruk av tidligare års rekneskap m. mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserve Sum bruk av avsetningar Overført til investeringsrekneskapet Dekning av tidligare års rekneskap m. meirforbruk Avsetninger til disposisjonsfond Avsetninger til bundne fond Avsetninger til likviditetsreserven Sum avsetninger Rekneskapsmessig meir/mindreforbruk 9