Hvordan kalkulerer vi besparelser i virksomheter og på tvers av virksomheter?

Transkript

1 Hvordan kalkulerer vi besparelser i virksomheter og på tvers av virksomheter?

2 Bakgrunn 2

3 Offentlige virksomheter kan samlet sett spare milliardbeløp ved å profesjonalisere anskaffelsene Offentlige virksomheter kjøper i dag for i overkant av 400 milliarder kroner per år. Dette innebærer at selv små tiltak kan gi store økonomiske gevinster Difi utlyste i august et oppdrag om å utvikle en nasjonal veileder for effektivisering av offentlige innkjøp. Oppdraget gikk til revisjons- og rådgivningshuset Deloitte AS Med dette prosjektet føyer Norge seg inn i rekken av land som har innført tiltak for å effektivisere offentlige anskaffelser 3

4 Veilederen sett i et større forbedringsperspektiv 4

5 Innkjøp som et instrument for kostnadsreduksjoner En spend og/eller modenhetsanalyse, danner bakgrunnen for å konkretisere og gjennomføre besparingstiltak Etablere innkjøps / spend analyse Konkretisere og gjennomføre tiltak Virksomhet X Div 1 Div 2 Div 3 Prosjekt 1 Prosjekt 2 Prosjekt 3 Prosjekt 3 Alle leverandører Leverandør grupper Øke konkurranse Øke kunde service Byggmax Norge Bauhaus Byggmax Maxbo Trelast Stål og metaller Trevare Jernvare Transport Restrukturere leverandør base Øke lønnsomhet Byggmax Fredrikst. Utføre modenhetsanalyse Restrukturere relasjoner Konsolidere innkjøp Redusere forbruk Tiltaksområder Redusere transaksjoner Øke driftsmargin Redusere verdikjedekost Forbedre spesifikasjoner Redusere total kostnad

6 Veileder for kostnadsbesparelser ved anskaffelser 6

7 Difi og Deloitte har sammen utviklet en veiledere for kostnadsbesparelser ved anskaffelser Veilederen med Excel verktøy er ferdig utviklet og publiseres i forbindelse med Anskaffelseskonferansen Veilederen er laget gjennom et fellesarbeid med Difi og Deloitte Veilederen med tilhørende Excel verktøy kan lastes ned fra «anskaffelser.no» 7

8 Hva kan oppnås ved bruk av veilederen med verktøy? Økt synlighet av virksomhetens innkjøpsvolum Identifisering og prioritering av tiltak for å redusere kostnader ved anskaffelse Metodikk til å utarbeide en utrullingsplan Mulighet til å identifisere forventet besparelse ved tiltak, og for å kalkulere faktisk oppnådde besparelse etter iverksatte tiltak 8

9 Veilederen inneholder tre Excel verktøy Veilederen inneholder tre Excel verktøy: Spend analyse-verktøyet Verktøy for prissammenligning (støtteverktøy) Verktøy for kontroll av faktiske priser og lojalitet til avtalesortiment (støtteverktøy) Videre i presentasjonen gjennomgås overordnet metodikk i Spend analyse-verktøyet 9

10 Metodikken i veilederen består av 5 hovedaktiviteter Veilederens metodiske fremgangsmåte 1. Innhenting av data 2. Vasking og strukturering av data 3. Kategorisering 4. Analyse og utarbeidelse av utrullingsplan 5. Evaluere effekten av tiltak Det er essensielt å utføre arbeidet på en strukturert og målrettet måte Spend analyse-verktøyet støtter arbeidet, fra A til Å Verktøyet gir mulighet til å benytte data på leverandørreskontro nivå eller artikkel nivå. Data på artikkelnivå vil gi best synlighet av spend 10

11 I steg 1 skal data fra virksomhetens økonomisystem(er) innhentes på leverandør- eller artikkelnivå Feltnavn Krav Format Eksempel Beskrivelse Kildesystem Tekst AGR01 ID på kildesystemet til datanene. Krav dersom en virksomhet her flere datakilder i analysen Bilagsnummer Ja Tekst Transaksjons ID i økonomisystem, kan også være fakturanummer Bilagsserie Ja Tekst Type bilag Bilagsbeskrivelse Tekst Beskrivelse på transaksjon Bilagsdato Ja Dato Dato når faktura ble kontert, anbefales å bruke norsk datoformat dersom mulig Virksomhet ID Tekst ID på virksomhet Virksomhet Tekst Konkurransetilsynet Navn på virksomhet Lokasjon ID Tekst Lokasjon Tekst Hovedkontor Navn på kontor eller lignende fysisk enhet under virksomheten Lokasjon Postnummer Tekst 5805 Lokasjon By/sted Tekst Bergen Geografisk plassering av lokasjon Kostnadssted ID Ja Tekst Kostnadssted Ja Tekst Beskrivelse/navn på kostnadssted Bestiller ID Tekst Ansatt ID eller brukernavn påbestiller Bestiller Tekst Ola Norman Navn på bestiller Leverandør ID Ja Tekst Leverandørnavn Ja Tekst XX Norge AS I verktøyet forklares samtlige felter og om det er krav eller ikke å inkludere Leverandør organisasjonsnummer Ja Tekst 9-siffer organisasjonsnummer, det er krav på å ha dette i økonomisystemet. Brukes for å slå sammen leverandørnavn dem i arbeidet. Avtaleinformasjon er det ikke krav på men anbefales Leverandør bankkontonummer Ja Tekst Bankkontonummeret til leverandøreren Artskonto ID Ja Tekst Artskonto 11 ID på statens standard kontoplan

12 I steg 2 skal de uttrukne dataene vaskes og struktureres før de limes inn i verktøyet. Leverandørnavn vaskes i verktøyet 1) Endre formater i grunnlagsdataene 2) Fjerne ansattes persondata 3) Lime inn data i Spend analyse-verktøyet 4) Vasking av leverandørnavn: Leverandørnavn Leverandør organisasjonsnummer Total Leverandørnavn (vasket automatisk basert på organisasjons nr) Basefarm AS MVA Basefarm AS Grev Wedels Plass 9 AS MVA Grev Wedels Plass 9 AS Atea AS MVA Atea AS IBX AS MVA IBX AS Buypass AS MVA Buypass AS Norconsult MVA Norconsult Skatteetaten - Økonomi og personal MVA Skatteetaten - Økonomi og personal Inmeta Consulting AS MVA Inmeta Consulting AS Millstream Associates Limited GB Millstream Associates Limited Automatisk sammenslåing av leverandører med samme organisasjonsnummer Manuell vasking av navn Markering av intern/ekstern leverandør 12 Leverandørnavn (vasket) Intern/Ekstern leverandør

13 I steg 3 skal leverandørene kategoriseres i en struktur med 3 nivåer. Strukturen er basert på Statens standard kontoplan Total innkjøpsvolum Kategori: Kontor og administrasjon Reise og personell Eiendom IKT Profesjonelle tjenester Virksomhetsspesifikk kategori #1 Virksomhetsspesifikk kategori #2 Leverandørgruppe: Software lisenser IT Hardware IKT driftstjenester og vedlikehold Telecomabonnement Uklassifisert IKT 3-siffer artskonto: 643 Leie av datamaskiner 655 Datamaskiner (PCer, servere) Excel verktøyet gir innkjøpsvolum iht hierarkiet over, men kategoristruktur kan tilpasses virksomhetens struktur manuelt 13

14 Tilpasninger av kategoristrukturen utføres av virksomheten direkte i verktøyet; de samme prinsippene bør benyttes KATEGORISTRUKTUR Kategori Leverandørgruppe 3-siffer artskonto ID 3-siffer artskontobeskrivelse IKT IKT driftstjenester og vedlikehold 672 Kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver, IKT IT hardware 643 Leie av datamaskiner 655 Datamaskiner (PCer, servere m.m.) Software lisenser 642 Leie av datasystemer (årlige lisenser m.m.) 652 Programvare (anskaffelse) Telekomabonnement 690 Telefoni og datakommunikasjon, samband, internett Uklassifisert IKT 999 Uklassifisert IKT Kobling mellom artskonto og leverandørgruppe Mulighet for manuell justering på leverandør og artskontonivå Innleggelse av virksomhetsspesifikke leverandørgrupper og kategorier dersom hensiktsmessig 14

15 I steg 4 skal virksomheten analysere sine innkjøpsdata, identifisere tiltak og utarbeide en utrullingsplan Verktøyet inneholder flere standard analyser og det er mulig å legge til egne analyser Identifisering av tiltak på leverandørgruppe nivå Vurdering av adresserbar kostnad, potensiale for besparelse Vurdering av kompleksitet knyttet til implementering per tiltak Viktig at man gjør et godt arbeid med datamateriell i spendanalysen, for å få ut gode analyser og en fornuftig utrullingsplan 15

16 Innkjøpsstrategi handler om mer enn bare pris og konsolidere volumer på tvers av virksomhetens enheter Samle volum Forbedre spesifikasjoner Prisstruktur Strategisk innkjøp Prosessforbedring Globalt innkjøp Endring av etterspørsel 16

17 En rekke standard analyser er inkludert i verktøyet. Eksemplet nedenfor viser kostnadsutvikling per måned og per kategori KOSTNADSUTVIKLING KOSTNAD PER KATEGORI OG MÅNED Leverandørnavn (vasket) Sum of Totalbeløp Kategori Reise og personell IKT Profesjonelle tjenester Klassifisering ikke OK Periode 17

18 En rekke standard analyser er inkludert i verktøyet Eksemplet nedenfor viser kostnad per leverandør (i kr og %), antall fakturaer SPEND ANALYSE og gjennomsnittlig OVERSIKTERverdi per faktura INNKJØPSKOSTNAD PER LEVERANDØR Values Sum of Antall unike fakturaer Sum of Gj.snitt pris per faktura Leverandørnavn (vasket) Sum of Totalbeløp % andel totalbeløp Basefarm AS % Grev Wedels Plass 9 AS % Atea AS % IBX AS % Buypass AS % Norconsult % Skatteetaten - Økonomi og personal %

19 Utrullingsplanen visualiseres i verktøyet i en prioriteringsmatrise Lev. Grp. X Lev. Grp. X Lev. Grp. X Lev. Grp. X Lev. Grp. X 19

20 I steg 5 skal virksomheten evaluere effekten av gjennomførte tiltak, disse kan grupperes i direkte og indirekte besparelser Direkte besparelser: Unngå kjøp Reduksjon i priser Inngå samarbeidsavtaler (prisreduksjon pga. størrelse) Unngå økninger i kostnader Forbedret garanti, raskere oppmøtetid Forenkling av kravspesifikasjon Indirekte besparelser: Redusert tidsbruk hos ansatte Standardisering Implementering av elektroniske verktøy Avklare hvorvidt det er mulig å redusere behovet? Endringer i adferd Bedre oversikt inventar Faktura kostnader Veilederen fokuserer på direkte besparelser men vi anbefaler at virksomheten i tillegg vurderer indirekte besparelser av gjennomførte tiltak 20

21 Det er utviklet to Excel-verktøy for å beregne oppnådde besparelser Spend analyse-verktøyet inneholder er en standard rapport for rapportering av besparelser. Dette forutsetter at virksomheten fyller inn oppnådde besparelser i modellen I veilederen er det beskrevet en måte å beregne oppnådde besparelser. I tillegg er det utviklet to modeller for å beregne oppnådde besparelser av iverksatte tiltak Ved kalkuleringen av besparelser brukes formelen: (gammel pris ny pris) * volum = kostnadsbesparelse 21

22 Følgende mal kan benyttes for å rapportere på effekten av iverksatte tiltak RAPPORTERING AV BESPARELSER EKSEMPEL RAPPORT SOM KAN SENDES TIL LEDER Values Kategori Leverandørgruppe Tiltak PROSJEKT ANSVARLIG Bølge # Sum of Totalbeløp Sum of Oppnådd Sum of Påvirkbar kostnad besparelse Sum of % oppnådd besparelse Klassifisering ikke OK Formatfeil eller konto ikke tilgjengelig i ny kontoplan Samle volum NN Bølge % Klassifisering ikke OK Total % IKT IKT driftstjenester og vedlikehold NN Bølge % Software lisenser NN Bølge % Telekomabonnement NN Bølge % IKT Total % Reise og personell Kaffe, kjøp av frukt NN Bølge % Reise og personell Total % Profesjonelle tjenester Konsulent- og rådgivningstjenester NN Bølge % Midlertidlige ansatte og vikarer NN Bølge % Profesjonelle tjenester Total % Grand Total % 22

23 Hva kan oppnås? Vedlegg 5 Deloitte erfaringsbase for vurdering av forventet besparelser 23

24 Veien videre 24

25 Arbeidsseminar vår 2014 Difi vil sammen med Deloitte arrangere arbeidsseminarer. Det vil i disse arbeidsseminarene bli vektlagt praktisk tilnærming til metodikken presentert i veilederen, og hvordan man bruker de Excel verktøy som presenteres Deltakerne må ta med data fra egen virksomhet, da en målsetning med arbeidsseminaret er at deltakerne skal komme et stykke på vei i arbeidet med kostnadsbesparelser for egen virksomhet De første arbeidsseminarene gjennomføres februar 2014 For mer informasjon og påmelding, se: 25

26 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.