INNKALLING TIL STYREMØTE 23. MARS

Transkript

1 Styreleder Ketil Holmgren 16. mars 2010 Jostein Tørstad Ragnhild L. Nystad Staal Nilsen Ole I. Hansen Hilde Søraa Ane Kokkvoll Anita Johnsen Ally Nyheim Ulf Syversen Irene Skiri Brukerutvalget v/leder INNKALLING TIL STYREMØTE 23. MARS 2010 Det innkalles herved til styremøte tirsdag 23. mars Møtet avholdes på Rica Hotel i Hammerfest. Det er bestilt overnatting for tilreisende. Sak 13/2010 Godkjenning av innkalling og saksliste. Sak 14/2010 Godkjenning av møteprotokoll av 10. februar Sak 15/2010 Årsregnskap og styrets årsberetning Helse Finnmark HF Sak 16/2010 Årlig melding Helse Finnmark HF Sak 17/2010 Resultat og tiltaksrapport Helse Finnmark HF per februar Sak 18/2010 Utredning tiltak klinikk Kirkenes oppfølging styresak 73/2009. Sak 19/2010 Vaktordning for psykisk helsevern Helse Finnmark HF Sak 20/2010 Rapport fra mulighetsstudie. Effektivisering av ikke medisinske tjenester i Helse Nord. Sak 21/2010 Sykehuskampanjen God Vakt! Avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser - Påleggspunkt 2 orienteringssak Sak 22/2010 Forvaltning av inventar og utstyr ved Helse Finnmark HF. Intern revisjonsrapport nr 10/2009 Helse Nord RHF - orienteringssak Sak 23/2010 Referatsaker. Sak 24/2010 Evt. 1. Pasientreiser muntlig orientering. 2. Evaluering av styrets arbeid Helse Finnmark HF Telefon: Avd: Administrasjonen Saksbehandler: Dan S. Andersen Sykehusvneien 35 Avd.tlf: Hammerfest postmottak@helse-finnmark.no Avd. Fax: Dir.tlf: Org.nr: Kontonr: Avd.e-post: saksbehandler epost: MVA NO dan.s.andersen@helse-finnmark.no

2 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato 15. mars 2010 Møtedato: 23. mars 2010 Saksbehandler: Adm. konsulent Dan Sølvfester Andersen Sak nr: 14/2010 Navn på sak: Godkjenning av møteprotokoll av 10. februar 2010 Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner protokoll fra styremøte 10. februar Vedlegg: 1. Protokoll fra styremøte 10. februar Eva Håheim Pedersen Adm. dir.

3 Administrasjonen PROTOKOLL FRA STYREMØTE AV 10. FEBRUAR 2010 Til stede: Styreleder Ketil Holmgren Nestleder Irene Skiri Ragnhild L. Nystad Ole I. Hansen Ulf Syversen Hilde Søraa Anita Johnsen Jostein Tørstad Ane Kokkvoll Jo Morten Kaaven Meldt forfall: Ally Nyheim Staal Nilsen Vibeke Seierstad Tor-Birger Grønnum Ingjerd Eriksen Fra administrasjonen møtte: Adm. dir. Eva Håheim Pedersen Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Styresekretær Dan S. Andersen som førte protokollen Boligsjef Ståle Linnes Prosjektleder Nye Kirkenes Sykehus Øyvin Grongstad Fra Brukerutvalget Helse Finnmark møtte: Nestleder Nina Danielsen Sak 1/2010 Innkalling og saksliste Tilrådning: 1. Styret for Helse Finnmark HF godkjenner innkalling og saksliste. Vedtak: 1. Referatsak 1 Sykehuskampanjen God Vakt! Avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser flyttes som orienteringssak. 2. Informasjon fra styreledermøte 3. Ny sak: Ivaretakelse av pasientrettigheter - orientering Enstemmig vedtatt. 1

4 Sak 2/2010 Godkjenning av møteprotokoll av desember 2010 Tilrådning: 1. Styret for Helse Finnmark HF godkjenner protokoll fra styremøte desember 2010 Vedtak: 1. Styret for Helse Finnmark HF godkjenner protokoll fra styremøte desember 2010 Enstemmig vedtatt. Sak 3/2010 Foreløpig årlig melding Helse Finnmark HF 2009 Direktøren la fram følgende endrede tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark er fornøyd med den positive resultatutviklingen i Styret tar foreløpig årlig melding 2009 til orientering. 3. Styret ber administrasjonen om å søke Helse Nord RHF om å omdisponere midler øremerket til prosjektet skifte av vindu i gul-bygg Kirkenes til kontorrigg for rehabilitering og AMK. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark er fornøyd med den positive resultatutviklingen i Styret tar foreløpig årlig melding 2009 til orientering. 3. Styret ber administrasjonen om å søke Helse Nord RHF om å omdisponere midler øremerket til prosjektet skifte av vindu i gul-bygg Kirkenes til kontorrigg for rehabilitering og AMK. Enstemmig vedtatt. Sak 4/2010 Bærekraftanalyse Helse Finnmark HF - innspill til Helse Nord RHF s investeringsplan Direktøren la fram følgende endrede tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark ber administrasjonen å iverksette utredningen av Finnmarksklinikken under forutsetning av at Helse Finnmark HF tilføres investeringsmidler fra Helse Nord RHF. 2. Styret ber administrasjonen utrede samlokalisering av spesialistlegetjenester i Karasjok under forutsetning av at Helse Finnmark HF tilføres investeringsmidler fra Helse Nord RHF. 3. Helse Finnmark har ikke bærekraft til å gjennomføre verken 0-alternativet eller bygging av nye sykehusbygg. 4. For å gi Finnmarks befolkning moderne tidsriktige sykehusbygg, kreves det prinsipielt en av to løsninger: årlig kapitaltilskudd for å løfte tilbudet økes fra 20 mill. til 35 mill. pr sykehus tilførsel av ny egenkapital 5. Forutsetning for at Helse Finnmark kan foreta nødvendige investeringer er at driften holdes innenfor gitte rammer. 2

5 Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark ber administrasjonen å iverksette utredningen av Finnmarksklinikken under forutsetning av at Helse Finnmark HF tilføres investeringsmidler fra Helse Nord RHF. 2. Styret ber administrasjonen utrede samlokalisering av spesialistlegetjenester i Karasjok under forutsetning av at Helse Finnmark HF tilføres investeringsmidler fra Helse Nord RHF. 3. Helse Finnmark har ikke bærekraft til å gjennomføre verken 0-alternativet eller bygging av nye sykehusbygg. 4. For å gi Finnmarks befolkning moderne tidsriktige sykehusbygg, kreves det prinsipielt en av to løsninger: årlig kapitaltilskudd for å løfte tilbudet økes fra 20 mill. til 35 mill. pr sykehus tilførsel av ny egenkapital 5. Forutsetning for at Helse Finnmark kan foreta nødvendige investeringer er at driften holdes innenfor gitte rammer. Enstemmig vedtatt. Sak 5/2010 Strategiplan Helse Finnmark HF Direktørene la fram følgende endrede tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF vedtar strategiplan med tilhørende klinikkvise mål og årlige handlingsplaner med de endringer som fremkom på møtet. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF vedtar strategiplan med tilhørende klinikkvise mål og årlige handlingsplaner med de endringer som fremkom på møtet. Enstemmig vedtatt. Sak 6/2010 Vedlikeholdsplan boliger Helse Finnmark HF. Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark tar vedlikeholdsplan bolig til orientering. 2. Vedlikeholdsplanen revideres som grunnlag for neste budsjett- og økonomiplan. 3. Vedlikehold av boligmassen (inkl. innhenting av vedlikeholdsetterslep) søkes innarbeidet og prioritert i kommende budsjett- og økonomiplaner. 4. Kravet om 5% avkastning utfases gradvis, i takt med Helse Nord RHF sin tilbakeførsel av midler som tidligere er justert i rammen. 5. Det utarbeides en eiendomsplan, med klare mål og strategier for eiendomsforvaltningen. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark tar vedlikeholdsplan bolig til orientering. 2. Vedlikeholdsplanen revideres som grunnlag for neste budsjett- og økonomiplan. 3. Vedlikehold av boligmassen (inkl. innhenting av vedlikeholdsetterslep) søkes innarbeidet og prioritert i kommende budsjett- og økonomiplaner. 3

6 4. Kravet om 5% avkastning utfases gradvis, i takt med Helse Nord RHF sin tilbakeførsel av midler som tidligere er justert i rammen. 5. Det utarbeides en helhetlig eiendomsplan, med klare mål og strategier for eiendomsforvaltningen. Enstemmig vedtatt. Sak 7/2010 Valg av tomt Nye Kirkenes Sykehus unntatt offentlighet ihht. offl. 23, jfr. fvl. 13 Direktøren la frem følgende endrede tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF viser til vedtak i sak 66/2009. Etter nærmere vurdering og basert på informasjon gitt på styremøtet har styret besluttet at tomtealternativ D, tredjevann, velges som tomt for bygging av nytt sykehusbygg i Kirkenes. 2. Styret ber adm. direktør oversende saken inkl. all dokumentasjon til Helse Nord RHF for å orientere styret i Helse Nord RHF om valgt tomtealternativ til planlegging av nytt sykehusbygg i Kirkenes. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF viser til vedtak i sak 66/2009. Etter nærmere vurdering og basert på informasjon gitt på styremøtet har styret besluttet at tomtealternativ D, tredjevann, velges som tomt for bygging av nytt sykehusbygg i Kirkenes. 2. Styret ber adm. direktør oversende saken inkl. all dokumentasjon til Helse Nord RHF for å orientere styret i Helse Nord RHF om valgt tomtealternativ til planlegging av nytt sykehusbygg i Kirkenes. Enstemmig vedtatt. Sak 8/2010 Høring forslag til lokalsykehusstrategi Administrerende direktør la frem følgende endrede tilrådning: 1. Administrasjonen utarbeider høringsuttalelse på bakgrunn av innspill som kom i møtet. Forslag til høringsuttalelse sendes styret i form av e-post for kommentarer og forslag til endringer. Vedtak: 1. Administrasjonen utarbeider høringsuttalelse på bakgrunn av innspill som kom i møtet. Forslag til høringsuttalelse sendes styret i form av e-post for kommentarer og forslag til endringer. Enstemmig vedtatt. 4

7 Sak 9/2010 Oppfølging av tilsyn ved føde og gynekologisk avdeling, Kirkenes sykehus, Helse Finnmark HF - orienteringssak Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar oppfølging av tilsyn ved gynekologisk og fødeavdelingen, klinikk Kirkenes til orientering. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar oppfølging av tilsyn ved gynekologisk og fødeavdelingen, klinikk Kirkenes til orientering. Enstemmig vedtatt. Sak 10/2010 Bemanning og kompetanse i ambulansetjenesten i Helse Finnmark HF i henhold til krav i forskrift NOU 76-2 orienteringssak. Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF er ikke tilfreds med at forskriftskravet ikke er oppfylt innen fastsatt tidsfrist 1. april Styret er tilfreds med at det arbeides planmessig for å heve kompetansen og tar til orientering at forskriftskravet er oppfylt innen utgangen av Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF er ikke tilfreds med at forskriftskravet ikke er oppfylt innen fastsatt tidsfrist 1. april Styret er tilfreds med at det arbeides planmessig for å heve kompetansen og tar til orientering at forskriftskravet er oppfylt innen utgangen av Styret ber administrasjon om å informere Helse Nord RHF om at forskriftskravet ikke er mulig å få oppfylt før Enstemmig vedtatt. Sak 11/2010 Ivaretakelse av pasientrettigheter -orientering Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar informasjonen om foretakets gjennomgang av ivaretakelsen av pasientrettigheter til orientering. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar informasjonen om foretakets gjennomgang av ivaretakelsen av pasientrettigheter til orientering. Enstemmig vedtatt. 5

8 Sak 12/2010 Sykehuskampanjen God Vakt! Avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser - orienteringssak Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar orientering til etterretning. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar orientering til etterretning. Enstemmig vedtatt. Sak 13/2010 Referatsaker Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar referatsakene til orientering. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar referatsakene til orientering. Enstemmig vedtatt. Sak 14/2010 Evt. 1. Oppdragsdokument Innformasjon fra styreledermøte Møtet ble avsluttet klokken 15:40. Neste styremøte avholdes i Hammerfest den 23. mars Protokoll godkjent av styreleder Ketil Holmgren i etterkant av styremøtet. Dan S. Andersen Referent 6

9 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato 16. mars 2010 Møtedato: 23. mars 2010 Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Sak nr: 15/2010 Navn på sak: Årsregnskap og styrets årsberetning Helse Finnmark HF 2009 Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF godkjenner det fremlagte regnskap for 2009, bestående balanse, kontantstrømsoppstilling, noter og styrets årsberetning. 2. Styret foreslår at årets underskudd på , føres mot udekket tap. Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Regnskap, kontantstrømoppstilling og noter Styrets årsberetning 2009 Eva Håheim Pedersen Adm. dir.

10 Administrasjonen Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Styresak 15/2010 Årsregnskap og styrets årsberetning 2009 Årsregnskap 2009 Vedlagt følger Helse Finnmark HFs årsregnskap for Regnskapet avlegges med et underskudd på 23,1 mill kr. Dette utgjør et avvik fra styringsmål (tillatt underskudd) på 23,1 mill kr. Styringsmål i 2009 på 0. Budsjettavviket i 2009 forklares ved: Lavere produksjon målt i DRG enn planlagt Høyere innleie av helsepersonell fra firma. Høyere gjestepasientkostnader enn budsjettert, hvorav gjestepasienter rus utgjør den størst overskridelsen. Høyere vedlikeholdskostnader knyttet til teknisk utstyr og bygninger. Årsregnskap 2009 kommenteres mer utdypende i årlig melding 2009, samt i styrets årsberetning for 2009.

11 Årsregnskap Helse Finnmark HF 2009

12 Resultatregnskap NOTE DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Basisramme Aktivitetsbasert inntekt Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Kjøp av helsetjenester Varekostnad /6 Lønn og annen personalkostnad Ordinære avskrivninger Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER 21 Finansinntekt Annen finanskostnad Netto finansresultat ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER 12 Overført til/fra annen egenkapital Sum overføringer

13 Balanse pr 31. desember NOTE EIENDELER Anleggsmidler Immaterielle driftsmidler 7 Immaterielle eiendeler Anlegg under utførelse Sum immaterielle eiendeler Varige driftsmidler 7 Tomter, bygninger og annen fast eiendom Medisinskteknisk utstyr, inventar, transportmidler og lignende Anlegg under utførelse Sum varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler 9 Andre finansielle anleggsmidler Pensjonsmidler Sum finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler 4 Varer Fordringer 15 Fordringer på selskap i samme konsern Øvrige fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l Sum omløpsmidler SUM EIENDELER

14 Balanse pr 31. desember NOTE EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Innskutt egenkapital 12 Foretakskapital Annen innskutt egenkapital Sum innskutt egenkapital Opptjent egenkapital 12 Fond for vurderingsforskjeller Udekket tap Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser 6 Pensjonsforpliktelser Andre avsetninger og forpliktelser Sum avsetninger for forpliktelser Kortsiktig gjeld Skyldige offentlige avgifter Kortsiktig gjeld til selskap i samme konsern Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Hammerfest 23.mars 2010 Ketil Holmgren Irene Skiri Eva Håheim Pedersen Styreleder Nestleder Adm.direktør Hilde Søraa Ragnhild Nystad Staal Nilsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Ulf Syvertsen Jostein Tørstad Ole I. Hansen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Ally Nyheim Anita Johnsen Ane Kokkvoll Styremedlem Styremedlem Styremedlem

15 Kontantstrømoppstilling KONTANTSTRØMMER FRA OPERASJONELLE AKTIVITETER: Årsresultat Ordinære avskrivninger Nedskrivninger varige driftsmidler Forskjell mellom kostnadsført pensjon og inn-/utbetalinger i pensjonsordninger Tap/gevinst ved salg av anleggsmidler Øvrige resultatposter uten kontanteffekt Endring i omløpsmidler og kortsiktig gjeld Netto kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA INVESTERINGSAKTIVITETER: Innbetalinger ved salg av driftsmidler Utbetalinger ved kjøp av driftsmidler Inn-/utbetalinger ved utlån 0 0 Inn-/utbetalinger ved salg/kjøp av finansielle eiendeler Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA FINANSIERINGSAKTIVITETER: 11 Innbetalinger ved opptak av ny langsiktig gjeld Utbetalinger ved nedbetaling av langsiktig gjeld 0 0 Endring driftskreditt 0 0 Inn-/utbetalinger ved opptak/nedbetaling av øvrig kortsiktig gjeld 0 0 Endring foretakskapital med kontanteffekt 0 0 Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Netto endring i likviditetsbeholdning Likviditetsbeholdning pr /15/16 Beholdning av bankinnskudd, kontanter og lignende pr Bankinnskudd ført opp som fordring på RHF Sum bankinnskudd, kontanter og lignende pr Ubenyttet trekkramme i konsernkontoordningen

16 Note 2 Segmentinformasjon Driftsinntekter per virksomhetsområde (tabell 1) Somatiske tjenester Psykisk helsevern Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbrukere Annet Sum driftsinntekter Driftsinntekter fordelt på geografi (tabell 2) Helse Finnmark HF sitt opptaksområde Resten av landet Utlandet Sum driftsinntekter Note 3 Inntekter Basisramme Basisramme Aktivitetsbasert inntekt Behandling av egne pasienter i egen region 1) Behandling av egne pasienter i andre regioner 2) Behandling av andre pasienter i egen region 3) Poliklinikk, laboratorie og radiologi Andre aktivitetsbaserte inntekter Sum aktivitetsbasert inntekt Annen driftsinntekt Øremerket tilskudd til psykisk helsevern Øremerket tilskudd raskere tilbake Øremerkede tilskudd til andre formål Inntektsførte investeringstilskudd Driftsinntekter apotekene Andre driftsinntekter Sum annen driftsinntekt Sum driftsinntekter ) ISF inntekter (DRG-refusjon) for diagnostikk og behandling i egen helseregion av pasienter innenfor Helse Finnmark HF sitt "sørge for"-ansvar 2) ISF inntekter (DRG-refusjon) for diagnostikk og behandling i andre helseregioner av pasienter innenfor Helse Finnmark HF sitt "sørge for"-ansvar 3) Inntekter for diagnostikk og behandling av pasienter tilhørende andre regionale helseforetak (gjestepasienter) Aktivitetstall Aktivitetstall somatikk Antall DRG poeng iht. "sørge for" - ansvaret Antall DRG poeng iht. eieransvaret Antall polikliniske refusjonspoeng iht. "sørge for" - ansvaret Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall psykisk helsevern for barn og unge Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall psykisk helsevern for voksne Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbrukere Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner 84 0

17 Note 4 Varer Varelager Hovedlager Lab. Lager Operasjonslager Evt annet Sum Varekostnad Kjøp av medisinsk forbruksmateriell Andre varekostnader Sum varekostnad

18 Note 5 Lønnskostnader / Antall ansatte / Godtgjørelser / Lån til ansatte mm Lønnskostnader mm Lønninger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader inkl arb avgift Andre ytelser Balanseført lønn egne ansatte 0 0 Lønnskostnader Gjennomsnittlig antall ansatte Gjennomsnittlig antall årsverk Godtgjørelser (i kroner) Adm. direktør Styret Styreleder Lønn Ytelse til pensjonsforpliktelser Annen godtgjørelse Administrerende direktør har avtale om fri mobiltelefon, dekning av bredbåndsavgift til hjemmekontor, en avis og ulykkesforsikring. Det er ikke inngått avtale med administrerende direktør om etterlønn ved oppsigelse. Revisjonshonorar Lovpålagt revisjon Utvidet revisjon Andre attestasjonstjenester Skatte- og avgiftsrådgivning Andre tjenester utenfor revisjon Sum honorarer Alle tall inkludert merverdiavgift

19 Note 6 Pensjon Pensjonsforpliktelse Brutto påløpte pensjonsforpliktelse Pensjonsmidler Netto pensjonsforpliktelse Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse Ikke resultatført tap/ (gev) av estimat- og planavvik inkl aga Netto balanseført forpliktelse inkl arbeidsgiveravgift herav overført fra/til andre foretak i foretaksgruppen herav balanseført netto pensjonsforpliktelser inkl aga herav balanseført netto pensjonsmidler inkl aga Spesifikasjon av pensjonskostnad Nåverdi av opptjente pensjonsrettigheter i året Rentekostnad på pensjonsforpliktelsen Årets brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidler Administrasjonskostnad Resultatført estimatendring/-avvik Arbeidsgiveravgift Årets netto pensjonskostnad Økonomiske forutsetninger Diskonteringsrente 5,50 % 5,30 % Forventet avkastning på pensjonsmidler 5,70 % 5,60 % Uttakstilbøyelighet AFP % % Årlig lønnsregulering 4,25 % 4,50 % Regulering av folketrygdens grunnbeløp 4,00 % 4,25 % Antall aktive personer med i ordningen Antall oppsatte personer med i ordningen Antall pensjoner med i ordningen Pensjonskostnaden for 2009 er basert på forutsetninger i veiledning om pensjonsforpliktelser utarbeidet av Norsk regnskapsstiftelse. Det er utarbeidet et beste estimat for pensjonsforpliktelser pr basert på de økonomiske forutsetningene som er angitt for Basert på avkastningen i KLP for 2009 er det også vist et beste estimat for pensjonsmidlene pr Pensjonsordningen tilfredsstiller kravene i Lov om offentlig tjenestepensjon.

20 Note 7 Immaterielle eiendeler og varige driftsmidler Immaterielle eiendeler FOU EDB programvare Anlegg under utførelse Sum Anskaffelseskost Tilgang Omklassifisering ( ) ( ) Avgang - Fra anlegg under utførelse til ( ) - Anskaffelseskost Akk avskrivninger Akk nedskrivninger Balanseført verdi Årets ordinære avskrivninger Årets nedskrivninger - herav avskrivninger som knytter seg til åpningsbalansen - Balanseførte lånekostnader Levetid 5 år Avskrivningsplan lineær lineær Varige driftsmidler Tomter, boliger og barnehager Bygninger Anlegg under utførelse Medisinsk-teknisk utstyr Transportmidler, annet inventar og utstyr Sum Anskaffelseskost Tilgang Omklassifisering Avgang (80 897) Fra anlegg under utførelse til ( ) Anskaffelseskost Akk avskrivninger Akk nedskrivninger Balanseført verdi Årets ordinære avskrivninger Årets nedskrivninger - herav avskrivninger som knytter seg til åpningsbalansen Balanseførte lånekostnader Levetider Dekomponert år 3-15 år 3-15 år Avskrivningsplan lineær lineær lineær lineær Leieavtaler Tomter, boliger og barnehager Bygninger Medisinskteknisk utstyr Transport-midler, annet inventar og utstyr Leiebeløp Løpende med inntil Varighet Løpende 12 mnd oppsigelse 1-5 år 1-5 år For store deler at gruppene "tomter og boliger" og "bygninger" er det løpene kontrakter som gjelder til de blir sagt opp Helse Finnmark HF har ingen finansielle leasingavtaler

21 Note 8 Eierandeler i datterforetak, felleskontrollert virksomhet og tilknyttet selskap Helse Finnmark HF har ingen eierandeler i datterforetak, felleskontrollert virksomhet eller tilknyttet selskap Note 9 - Investeringer i aksjer og andeler Består av: Egenkapitalinnskudd KLP Egenkapitalinnskudd KLP Som gjensidig selskap har KLP dekket hoveddelen av sitt egenkapitalbehov gjennom egenkapitalinnskudd fra kundene. Bortsett fra det oppsamlede egenkapitalinnskudd finnes det egenkapital i form av et egenkapitalfond. Egenkapitalfondet er såkalt opptjent egenkapital. Det samlede egenkapitalinnskuddet i KLP kan endre seg noe fra år til år selv om det verken er tapt egenkapital eller innbetalt nye egenkapitalinnskudd. Dersom en kunde flytter sin pensjonsordning fra KLP til en annen pensjonsinnretning, vil kundens andel av egenkapitalinnskuddet bli tilbakebetalt. Dette er den eneste situasjon der kunden faktisk kan disponere sitt egenkapitalinnskudd. Note 10 Fordringer og obligasjoner Fordringer består av: Forskuddsbetalte kostnader Kundefordringer Andre kortsiktige fordringer Sum Helse Finnmark HF har ingen fordringer med forfall senere enn ett år Note 11 Gjeld og obligasjoner Annen kortsiktig gjeld består av: Leverandørgjeld Påløpt lønn Feriepenger Påløpte kostnader Annen kortsiktig gjeld Sum Helse Finnmark HF har ingen gjeld med forfall senere enn ett år

22 Note 12 Egenkapital Annen Fond for Foretakskapitakapitaforskjellekapital innskutt egen- vurderings- Annen egen- Total egenkapital Egenkapital EK transaksjoner 0 Minoritetsinteresse Årets resultat Egenkapital Note 13 Garantiforpliktelser Hlese Finnmark HF har ikke stilt noen garantiforpliktelser for andre Note 14 Andre avsetninger og forpliktelser Usikre forpliktelser Opplysninger om usikre forpliktelser det er foretatt avsetning for i regnskapet: Klasse 1 Klasse 2 Klasse 3 Klasse 4 Sum Avsetning Årets opptjening Årets uttak Avsetning Klasse 1 Beløpet vedrører permisjonsrettigheter for overleger. Avsetningen er beregnet for 75 overleger og det er forventet at alle kommer til å ta ut opptjent rettighet Klasse 2 Avsetningen er gjortfor å ta høyde for at ansatte kan være glemt innmeldt i KLP den gang de ble ansatt i en insitusjon som i dag er en del av Helse Nord RHF. Klasse 3 Beløpet gjelder forventede egenandeler knyttet til fremtidig pasientskadeerstatning. Klasse 4 Beløpet gjelder ikke inntektsførte investeringstilskudd av regjeringens sysselsettingspakke.

23 Note 15 Mellomværende med selskap i samme foretaksgruppe Kortsiktige fordringer Helse Nord RHF Helse Finnmark HF 0 0 UNN HF Nordlandssykehuset HF 0 0 Helgelandssykehuset HF 0 0 Sykehusapotek Nord HF 0 0 Sum Kortsiktig gjeld Helse Nord RHF Helse Finnmark HF 0 UNN HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF Sum Alle Helseforetakene i Helse Nord er med i en konsernkontoordning i Sparebanken Nord-Norge og formelt er alle innskuddene i denne ordningen eid av Helse Nord RHF. I årsregnskapet er derfor alle innskudd og trekk på konti som er med i konsernkontoordningen satt som mellomværende med Helse Nord RHF. Note 16 Bankinnskudd og bundne midler Av totale bankinnskudd for Helse Finnmark HF er kr bundet til dekning av skyldig skattetrekk pr Note 17 Nærstående parter Som nærstående parter regnes foretakene i note 15 og selskaper i note 8. Note 18 Universiteter og høyskolers bruksrett Ved Helse Finnmark HFs institusjoner gis det bruksrett til medisinerutdanning, sykepleierutdanning og andre profesjoner innen helse. Denne undervisningsretten er ikke knyttet til bestemte arealer og heller ikke formalisert juridisk som en forpliktelse utover det som vil følge av pålagt undervisningsansvar som departementet til enhver tid måtte pålegge foretaket. Note 19 Kjøp av helsetjenester Sum kjøp av helsetjenester består av følgende: Kjøp fra offentlige helseinstitusjoner somatikk Kjøp fra private helseinstitusjoner somatikk Kjøp fra utlandet somatikk Kjøp fra offentlige helseinstitusjoner psykiatri Kjøp fra private helseinstitusjoner psykiatri Kjøp fra private helseinstitusjoner rus Sum gjestepasientkostnader Innleie av vikarer Kjøp av ambulansetjenester Andre kjøp av helsetjenester Sum kjøp av helsetjenester

24 Note 20 Sammenslåtte poster i kontantstrømoppstillingen Endring i avsetninger for forpliktelser Sum øvrige resultatposter uten kontanteffekt Endring i varelager Endring i fordring på selskap i samme konsern Endring i kundefordringer Endring i øvrige fordringer Endring i leverandørgjeld Endring i skyldige offentlige avgifter Endring i kortsiktig gjeld til selskap i samme konsern Endring i annen kortsiktig gjeld Endring i avsetninger for forpliktelser Sum Note 21 Finansinntekter og finanskostnader Finansinntekt består av: Renteinntekter Agio Andre finansinntekter Gevinst ved salg av aksjer Resultatandel felleskontrollerte selskaper Sum Finanskostnad består av: Rentekostnader Disagio Andre finanskostnader Nedskrivning av aksjer Aktivering av byggelånsrenter Sum

25 STYRETS ÅRSBERETNING Opplysninger om arten av virksomheten og hvor virksomheten drives Helse Finnmark HF ble stiftet , og har ansvar for spesialisthelsetjenester innenfor somatikk, psykisk helsevern og rus i Finnmark. Helse Finnmark HF har 2 somatiske sykehus, et i Kirkenes og et i Hammerfest, samt 3 distriktsmedisinske senter (DMS) i hhv. Alta, Karasjok og Vadsø (under oppbygging). Rehabiliterings- og habiliteringstjenesten for voksne er etablert som en foretaksovergripende funksjon og er lokalisert ved klinikk Kirkenes. Klinikk Psykisk helsevern og rus består av 3 DPS og Finnmarksklinikken. DPS vest- Finnmark, Øst-Finnmark og Midt-Finnmark. Samisk nasjonalt kompetansesenter (SANKS) er en integrert del av DPS Midt-Finnmark. Klinikken har 3 døgnenheter i Tana, Lakselv og Alta (post Alta og post Jansnes), samt poliklinikker i Kirkenes, Tana, Lakselv, Hammerfest og Alta. BUP er en integrert del av DPS i Finnmark. Der har vi Barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker i Kirkenes, Alta og Hammerfest. Klinikken har 2 psykiatriske ungdomsteam (PUT) i Alta og i Karasjok. I september 2009 åpnet ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok med 2 øremerkede plasser til den samiske befolkningen. Det er etablerte ambulante team innenfor ungdomspsykiatrien, et team i vest og et for midt- og øst- Finnmark. Ellers ambuleres det i utstrakt grad fra alle DPS. Finnmarksklinikken er et døgnbehandlingstilbud for rusavhengige med 12 plasser. Ved Finnmarksklinikken er det i tillegg en poliklinikk og en vurderingsenhet. Finnmarksklinikken har ambuleringsvirksomhet ut til kommunene. Den faglige virksomheten er fra 2009 organisert i fem klinikker klinikk Kirkenes og klinikk Hammerfest hvor den somatiske virksomheten drives. Klinikk psykisk helsevern og rus med virkeområde fordelt på 8 steder. Klinikk Prehospital tjenester håndterer AMK, bil-, båt- og flyambulansevirksomheten. Klinikk Drift og eiendom håndtere alle tjenester knyttet til utstyr og bygningsmassen. Foretaket er 100 % eid av Helse Nord RHF. 2. Redegjørelse for forutsetningen om fortsatt drift I årsregnskapet er forutsetningen om fortsatt drift lagt til grunn da det etter styrets oppfatning ikke er forhold som tilsier noe annet. Det vises i denne sammenheng til 5 i helseforetaksloven som fastslår at helseforetak ikke kan slås konkurs. 3. Virksomheten i 2009 Styrets hovedstrategier for virksomheten i 2009: Klinikk Kirkenes videreutvikler sin profil som lokalsykehus med akuttfunksjon, fødeavdeling og foretaksovergripende ansvar for rehabilitering og habilitering for voksne. Gjennom samhandling skal klinikken bidra til at pasientene ivaretas på det beste effektive omsorgsnivået i helsetjenesten der pasientens behov er i sentrum. Klinikk Kirkenes skal videreutvikle sin posisjon som Barentssykehus i tråd med samfunnsutviklingen særlig innen gruvedrift, olje og gass. Et viktig mål i denne perioden er å legge til rette for å bygge et nytt sykehus i Kirkenes for å imøtekomme framtidens behov. Klinikk Hammerfest videreutvikler sin posisjon som lokalsykehus med akuttfunksjon og skal gjennom samhandling oppnå en hensiktsmessig oppgavefordeling mellom nivåene i

26 helsetjenesten. Klinikk Hammerfest skal ha et særskilt tilbud for risikofødsler ned til uke 32 for hele befolkningen i Finnmark. Klinikk Hammerfest skal ha tilbud inne elektiv og akutt pediatri samt barnehabilitering for hele befolkingen i Finnmark. Klinikk Hammerfest vil videreutvikle sin funksjon som senter for elektiv ortopedisk virksomhet i Finnmark gjennom internt og regionalt samarbeid. Klinikk psykisk helsevern og rus skal utvikle desentraliserte, tilgjengelige og sammenhengende spesialisthelsetjenester av høy faglig kvalitet som er tilpasset befolkningens behov. Klinikken skal videreutvikle det nasjonale tilbudet til den samiske befolkningen innenfor området psykisk helsevern og det regionale tilbudet til den samiske befolkning innenfor rusområdet. Prehospital klinikk vil videreutvikle ambulansetjenesten i Helse Finnmark og jobbe for samarbeid med kommune helsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Klinikk Drift har en servicefunksjon i forhold til tjenester og virksomheter i Helse Finnmark. Klinikken omfatter renhold, kjøkken/kantine, sentralbord, bud og posttjeneste, IKT, teknisk drift og vedlikehold av maskiner og bygningsmassen samt drift og vedlikehold av medisinteknisk utstyr. Klinikkens oppgaver er å yte intern service til den øvrige virksomheten i Helse Finnmark samt ivareta foretakets eiendom i henhold til gjeldende lover og regler. Klinikken skal videreutvikle sin funksjon som intern servicefunksjon i Helse Finnmark, samt standardisere og implementere interne prosedyrer for å sikre kvalitet i tjenestene. 4. Pasientbehandling i Helse Finnmark HF Somatisk virksomhet DRG Plantall 2009 Hammerfest Kirkenes Totalt Avvik plantall 2009 Helse Finnmark HF har totalt en økning fra 2008 til 2009 på 229 DRG poeng. Økningen kommer både ved klinikk Kirkenes og klinikk Hammerfest. Foretaket ender totalt på 489 DRG poeng lavere enn plan for Hammerfest Kirkenes Heldøgn Daghopph/DK Polikl. Kons. Heldøgn Daghopph/DK Polikl. Kons Tallene for 2009 viser at antall heldøgnsopphold og dagopphold /DKI viser en økning i forhold til året før. Ved klinikk Kirkenes er det også en økning i antall polikliniske konsultasjoner i 2009, mens det ved klinikk Hammerfest er en nedgang i Rusbehandling Aktivitetstall RUS Endring Utskrivninger døgnbeh Antall liggedøgn Antall liggedøgn i rusomsorgen var i 2009 økt til 4294 liggedøgn, noe som er 307 liggedøgn mer enn i Også antall utskrivninger øker. Til tross for økt antall senger og økt antall liggedøgn ved Finnmarksklinikken, har gjestepasientkostnader rus økt med ca 6 mill i 2009 sammenlignet Finnmarksklinikken har i 2009 en beleggsprosent på 93,5 %.

27 Psykisk helse Aktivitetstall BUP Endring Utskrivinger døgnbehandling Antall liggedøgn Polikliniske konsultasjoner BUP Antall tiltak BUP (indirekte og direkte) Innenfor BUP er det færre utskrivninger og færre liggedøgn i 2009 enn i Antallet polikliniske konsultasjoner øker med 222 i 2009 sammenlignet med året før. Aktivitetstall VPP Endring Utskrivinger døgnbehandling Antall liggedøgn Antall oppholdsdager dagbehandling Polikliniske konsultasjoner VOP Tallene viser at det innefor VPP har vært en økning i aktiviteten i 2009 i forhold til Både antall utskrivninger, liggedøgn, oppholdsdager og polikliniske konsultasjoner øker i Ventetider I psykisk helsevern er det en stor andel, 97,3% av pasientene som får behandling innen 30 dager. Dette gjelder i stor grad voksne. Innen VPP er ventetiden gått ned i I 2009 har ventetiden for barn og unge under 23 år økt. Det er i 2009 økt andel fristbrudd innenfor BUP. Gjennomsnittlig ventetid for ordinært avviklede pasienter med rett til nødvendig helsehjelp innen somatikk er stabil. Ventetider innen områdende øye- og hørselslidelser, revmatolgi og neurologi fortsetter å være utfordrende. Fra koordineringsenheten meldes det om bedring ved at ambuleringsfrekvens synes å bli bedret i Ellers melder klinikken ikke om de store endringer, men har registrert noe lengre venting innen området ortopedi. Ellers melder klinikken om korte ventelister innenfor generell kirurgi og protesekirurgi. Plastikkirurgi utføres av ambulerende spesialister fra UNN og der har vi lang ventetid. Forskning Forskningsaktiviteten i Helse Finnmark er god. Forskningsstyret hadde i ,5 mill. til disposisjon, hvorav 9 ulike prosjekter ble tildelt midler. Ved utgangen av 2009 holdt 5 ansatte på med gjennomføring av dr.grad, hvorav en Phd. student fra klinikk Hammerfest disputerte i desember En phd. student planlegger å levere avhandlingen ved utgangen av De tre andre planlegger å disputere i 2011 og Helse Nord RHF har tildelt 1,3 mill. til forskningsprosjekter i Helse Finnmark. Disse er fordelt på 3 forskningsprosjekt: Bekkenbunnstruktur, endring i svangerskap og ved inkontinens- en ultralyd studie Aktivitetsskolen i Finnmark Første fase traumebehandling stabiliseringsgruppe for kvinner utsatt for relasjonstraumer. Samisk nasjonalt kompetansesenter (SANKS) har satt av 2 mill. til forskning og utviklingsarbeid. Midlene skal bidra til å utvikle kunnskap innen psykisk helsevern til den samiske befolkningen. I 2009 kom det inn totalt 20 søknader om FoU-midler. 12 søknader ble innvilget med til sammen kr ,-.

28 5. Redegjørelse for årsregnskapet Etter styrets oppfatning gir årsregnskapet en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av foretakets virksomhet og stilling. De mest sentrale risiko- og usikkerhetsfaktorer som foretaket står overfor er: Helse Finnmark HF finansieres i all hovedsak av overføringer fra Helse Nord RHF. Aktivitetsnivå og inntekter er et resultat av Stortingets prioriteringer. Helse Finnmark HF vurderer likviditeten i foretaket som anstrengt, og er avhengig av driftskreditt fra Helse Nord RHF. Helse Finnmark HF benytter trekkrammen i konsernkontoordningen med Helse Nord RHF. Helse Finnmark HF finansierer investeringer med egen likviditet og lån fra Helse Nord RHF. Helse Finnmark HF avstemmer sitt investerings- og driftsnivå slik at foretaket planlegger med tilstrekkelig likviditet i løpet av året. Kontantstrøm gjennom året og likviditet ved årsslutt Kontantstrømsoppstillingen viser en bedring i likviditetssituasjonen fra 2008 til Dette forårsakes av en betydelig bedring i årsresultatet med 78 mill, og påvirker primært kortsiktig gjeld. Underskuddet Helse Finnmark HF har pådratt seg gjennom hele perioden 2002 til 2009 er hovedårsaken til høyt trekk på kassekreditten, og derigjennom en anstrengt likviditetssituasjon. Driftsunderskuddet må bli til driftoverskudd dersom Helse Finnmark HF skal klare å bedre likviditetssituasjonen i årene fremover. 6. Økonomisk drift Helse Finnmark HF har i 2009 hatt følgende resultatmål: Resultat 2008 Resultat 2009 Styringsmål 2009 Underskudd ,1 0 Økt pensjonskostnad Resultatkrav fra RHF Avvik fra eiers resultatmål 83 23,1 0 Avvik mot resultatmål fra Helse Nord RHF i 2009 var på 23,1 mill kr. De viktigste årsakene til avviket er følgende: Lavere produksjon målt i DRG enn planlagt Høyere innleie av helsepersonell fra firma enn forventet Høyere gjestepasientkostnader enn budsjettert, hovedsakelig innenfor rusområdet Høyere vedlikeholdskostnader knyttet til teknisk utstyr og bygninger 7. Investeringer Helse Finnmark har en total investeringsramme på 34,5 mill. (ekskl. sysselsettingsmidler). I 2009 er det investert for 34,9 mill. Dette betyr at rammen for 2010 reduseres med overforbruk i 2009, med 0,5 mill. Viktige investeringer i 2009 har vært:

29 Nye ambulansebiler Brannteknisk oppgradering av sykehusbyggene Videreføring av prosjektet Renovering Kirkenes sykehus Medisinteknisk utstyr, normal utskifting Omstillingsmidler til nytt funduskamera til Hammerfest, ny skiftestue for å øke operasjonskapasiteten og utstyr og lokaliteter til resirkulering av behandlingshjelpemidler. I tillegg til ordinær investeringsramme fikk Helse Finnmark HF 4,8 mill. til investeringer gjennom regjeringens sysselsettingspakke. Av midlene på 4,8 mill. kr er 3,0 mill. benyttet ved utgangen av 2009, mens de resterende midler benyttes i 2010 for å ferdigstille påbegynte prosjekter. Prioriterte investeringer er: Kontorer pasientreise gruppa Pasientventerom ved de to somatiske sykehusene Dialyse Kirkenes 8. Arbeidsmiljø mm (internt) Arbeidsmiljøet i foretaket anses å ha tilfredsstillende utvikling. Godt arbeidsmiljø er viktig for ansattes trivsel på jobb og fokus på arbeidsmiljøet har høy prioritet i foretaket. Ledelsen i foretaket har vært representert ved klinikksjefer og personalsjef i foretakets arbeidsmiljøutvalg. Det er iverksatt følgende tiltak for å bedre arbeidsmiljøet: I forbindelse med Arbeidstilsynets God vakt!-kampanje har Helse Finnmark HF kartlagt og risikovurdert opplevd misforhold mellom oppgaver og ressurser. Pålegget er delt i 4 fra Arbeidstilsynet. Påleggspunkt 1 er lukket av Arbeidstilsynet 13. februar Arbeidstilsynet gir tilbakemelding om at Helse Finnmark HF har gjennomført en god og grundig prosess som gir godt grunnlag for det videre arbeidet med pålegget. HMS-systemet er oppdatert med nye prosedyrer og mer systematikk gjennom blant annet dokumentsamlinger i kvalitetssystemet DocMap. Helse Finnmark HF vedtok i 2009 overordnet rusmiddelpolitikk og retningslinjer for AKAN-arbeid i foretaket. Ny organisasjonsmodell for arbeid med kvalitet og arbeidsmiljø ble vedtatt i august Helse Finnmark HF startet etableringen av klinikkvise KVAM-råd (Kvalitets- og arbeidsmiljø-råd) og etableringer av KVAM-grupper bestående av avdelingsledere, verneombud og tillitsvalgte ble iverksatt. Hensikten med endringen er å se arbeidsmiljøperspektiver og kvalitet i nær sammenheng. Sykefraværsgruppen har skiftet navn til nærværsgruppen. Det overordnede målet i Helse Finnmark HF i 2010 for jobbnærvær er 92,1 prosent. Denne gruppa har vært inne med prosessveiledning og støtte i 3 avdelinger i Klinikk for psykisk helsevern og rus gjennomførte også i 2009 HMS dager i klinikken. I det praktiske lederopplæringsprogrammet var det lagt inn en egen dag til HMS og sykefraværsoppfølging- og forebygging. NAV Arbeidslivssenter har vært til stede i flere av klinikkene og gitt råd og veiledning i hvordan arbeide forebyggende, og hvordan følge opp og tilrettelegg ifht sykefravær. I 2009 utgjorde sykefraværet totalt dager, hvilket tilsvarer 9,2 % av total arbeidstid. I 2008 var gjennomsnittlig sykefravær 9,8 %. Foretaket har etablert system for å aktivisere avviksrapportering på området helse- miljø og sikkerhet. I 2009 har det vært registrert følgende arbeidsrelaterte skader og ulykker 20 stikkskader 2 tilfeller med blodsmitte

30 5 andre skader (fall på glatt is, vridning i rygg v/løft og forflytning av pasient) Foretaket hadde i 2009 gjennomsnittlig 1574 årsverk mot 1541 årsverk i 2008 en økning på 2,1 %. Årsaken til økningen er i hovedsak: Etablering av pasientreise gruppa, økning på 18 årsverk Ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok, økning på 9 årsverk 9. Likestilling Styret i Helse Finnmark HF består av 5 menn og 6 kvinner. Foretaksledergruppen har i 2009 bestått av 3 menn og 8 kvinner. Det var 1576 ansatte i foretaket i Av alle ansatte er 454 menn (29 %) og 1122 kvinner (71 %), som er samme nivå som i Gjennomsnitt aldersfordeling i foretaket var 45 år (både kvinner og menn). I forhold til andel ansatte er kvinner godt representert i lederstillinger på mellom- og toppnivå i Helse Finnmark HF. Det har ikke blitt gjennomført særskilte kartlegginger og tiltak knyttet til likeverd og likestilling. Ved rekruttering til utviklingstiltak legges det vekt på å få balanse i sammensetningen. 10. Diskriminering og tilgjengelighet Helse Finnmark HF har i 2009 gjennomført følgende tiltak for å bedre tilgjengelighet og unngå diskriminering: Tilpasset arbeidsplass og arbeidsoppgaver til en blind ansatt Tilpasset og tilrettelagt arbeidsplass og arbeidsoppgaver til ansatt rullestolbruker Ved bygging og tilpasning av nye lokaliteter legges det vekt på universell utforming 11. Ytre miljø Helse Finnmark HF påvirker i liten grad det ytre miljø. Energiforbruket er knyttet til oppvarming, belysning, prosess og drift.

31 Helse Finnmark HF følger opp Grønn stat prosjektet ved oppfølging av indikatorer og rapportering på energibruk og avfallshåndtering i helseforetakene. Dette er del av det helhetlige ansvar som foretaket har innen helse, miljø og sikkerhet, samt internkontroll. Energiforbruket i 2009 Tall i hele tusen El kravt Olje Energiforbruket i foretaket øker i 2009 sammenlignet mot Helse Finnmark HF opererer i gamle bygg og utskifting og oppgradering gjennomføres ved utrangering av gammelt utstyr. Avfall håndtert i 2009 Tall i hele tusen Kg Kg Kg Sortert Usortert Totalt Mengden avfall er fortsatt stigende. Vannforbruk 2009 Tall i hele tusen M M Hammerfest Kirkenes Totalt Vannforbruket går ned i 2009 sammenlignet med Redegjørelse som gir grunnlag for å vurdere foretakets fremtidige utvikling Helse Finnmark HF har fortsatt en utfordring knyttet til å få drift i balanse. Kostnadsnivået er høyere enn forsvarlig ut fra et økonomisk perspektiv på lang sikt. Rammeinntektene i 2010 vil bli på nivå med Helse Finnmark HF må derfor fortsatt ha fokus på driftsforbedringer for å bringe ned kostnadsnivået. Den positive resultatutviklingen i 2009 viser at Helse Finnmark har muligheter til å kunne nå styringsmålet for Det å rekruttere fagfolk er fortsatt en avgjørende faktor for videreutvikling av foretaket. I 2010 økes innsatsen for å rekruttere og stabilisere spesialsykepleiere i foretaket, som resultat av anbefalinger fra arbeidsgruppen, som har sett på hva som skal til for å rekruttere spesialsykepleiere, og som leverte sine anbefalinger i Rekrutteringsprosjektet "Stol på egne krefter" for legespesialister videreføres i Styret anser at man gjennom dette har verktøy for å håndtere rekrutteringsutfordringen både når det gjelder legespesialister og spesialsykepleiere. Helse Finnmark HF er kommet lang i samhandlingen med kommunene. Helse Finnmark HF vil i 2010 ha fokus på de etablerte distriktsmedisinske sentrene (DMS) og tilrettelegge for gode tilbud ved disse sentrene. Videreutvikling av tilbudet ved poliklinikken i Vadsø vil stå sentralt. Helse Finnmark HF skal fortsatt se på best mulig bruk av de 40 sykestueplassene i Finnmark.

32 Helse Finnmark HF fortsetter arbeidet med å styrke kronikersatsningen også i Det etableres i 2010 et tilbud innenfor LMS til den samiske befolkningen ved spesialistlegesenteret i Karasjok. Og man starter med å etablere et tilbud innenfor geriatri i Kirkenes. 13. Resultatdisponering Styret foreslår følgende disponering av årsresultat: Overført til udekket tap 23,1 mill. Styret vil takke alle medarbeidere for innsatsen i Hammerfest, 23. mars 2010 Kjetil Holmgre Irene Skiri Ragnhild L. Nystad Ole I. Hansen Styreleder Nestleder Styremedlem Styremedlem Ulf Syversen Hilde Søraa Anita Johnsen Jostein Tørstad Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Ane Kokkvoll Ally Nyheim Staal Nilsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Eva Håheim Pedersen Adm. Direktør

33 Vedlegg: Lovkrav til årsberetningen: 3-3a. Årsberetningens innhold for regnskapspliktige som ikke er små foretak I årsberetningen skal det gis opplysninger om arten av virksomheten og hvor virksomheten drives, inkludert opplysning om eventuelle filialer. Årsberetningen skal minst omfatte en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av den regnskapspliktiges virksomhet og av dens stilling, sammen med en beskrivelse av de mest sentrale risikoer og usikkerhetsfaktorer den regnskapspliktige står overfor. Oversikten skal være en balansert og fyllestgjørende analyse av utviklingen og resultatet av den regnskapspliktiges virksomhet og av dens stilling, hensyntatt virksomhetens størrelse og kompleksitet. Det skal gis opplysninger om forsknings- og utviklingsaktiviteter. I den grad det er nødvendig for å forstå den regnskapspliktiges utvikling, resultat eller stilling, skal analysen nevnt i annet ledd inneholde både finansielle og, der det passer, ikkefinansielle sentrale resultatindikatorer relevante for den aktuelle virksomheten, inkludert opplysninger om miljø- og personalsaker. I sin analyse skal årsberetningen, der det passer, inneholde henvisninger og tilleggsforklaringer til beløp oppført i årsregnskapet. Det skal gis en redegjørelse i årsberetningen som gir grunnlag for å vurdere den regnskapspliktiges framtidige utvikling. Regnskapspliktig som i foregående årsberetning eller årsregnskap har angitt resultatmål eller gitt andre opplysninger om forventet utvikling, skal opplyse om forventningene er i samsvar med årets resultat og begrunne eventuelle avvik. Det skal gis opplysninger om finansiell risiko som er av betydning for å bedømme foretakets eiendeler, gjeld, finansiell stilling og resultat. Opplysningene skal omfatte mål og strategier som er fastsatt for styring av finansiell risiko, herunder strategien for sikring av hver hovedtype av planlagte transaksjoner der sikringsvurdering er benyttet. Det skal gjøres rede for foretakets eksponering mot markedsrisiko, kredittrisiko og likviditetsrisiko. I årsberetningen skal det gis følgende opplysninger om forutsetningen om fortsatt drift, jf. 4-5: 1. Dersom forutsetning om fortsatt drift legges til grunn for årsregnskapet, skal det bekreftes at forutsetningen er til stede. 2. Dersom det er tvil om den regnskapspliktige kan fortsette virksomheten, skal det redegjøres for usikkerheten. 3. Dersom styrets handleplikt ved tap av egenkapital har inntrådt i henhold til aksjeloven eller allmennaksjeloven 3-5, skal det opplyses om det er besluttet eller satt i verk tiltak for å sikre selskapets drift, eventuelt å oppløse selskapet. 4. Dersom det er sannsynlig at virksomheten vil bli avviklet, skal det redegjøres for hvordan virkelig verdi ved avvikling er beregnet dersom dette ikke framgår i note til årsregnskapet. Årsberetningen skal inneholde forslag til anvendelse av overskudd eller dekning av tap dersom dette ikke framgår av årsregnskapet. Det skal gis opplysninger om arbeidsmiljøet og en oversikt over iverksatte tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Det skal opplyses særskilt om skader og ulykker. Regnskapspliktig som i regnskapsåret har sysselsatt minst 5 årsverk, skal i tillegg opplyse særskilt om sykefravær. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i virksomheten. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene.

34 Foretak som jevnlig sysselsetter med enn 50 ansatte, skal redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme formålet i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven Det skal gis opplysninger om forhold ved virksomheten, herunder dens innsatsfaktorer og produkter, som kan medføre en ikke ubetydelig påvirkning av det ytre miljø. Det skal opplyses hvilke miljøvirkninger de enkelte forhold ved virksomheten gir eller kan gi, samt hvilke tiltak som er eller planlegges iverksatt for å forhindre eller redusere negative miljøvirkninger. For regnskapspliktig som utarbeider konsernregnskap, skal årsberetningen også dekke virksomheten i konsernet.

35 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato 16. mars 2010 Møtedato: 23. mars 2010 Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Sak nr: 16/2010 Navn på sak: Årlig melding Helse Finnmark HF 2009 Tilrådning: 1. Styret ved Helse Finnmark HF godkjenner årlig melding 2009.Rapporten oversendes Helse Nord RHF. 2. Helse Finnmark HF må fortsatt arbeide med å forbedre resultatene på de nasjonale kvalitetsindikatorene, særlig innen a. Ventetid og fristbrudd i Barne- og ungdomspsykiatrien b. Epikrisetid, strykninger, korridorpasienter og utskrivningsklare pasienter i somatikken. 3. Helse Finnmark HF må fortsatt prioritere stram økonomistyring og høyt fokus på gjennomføring av tiltak for å oppnå resultatkrav i 2010 Vedlegg: 1. Saksfremlegg årlig melding Årlig melding ØBAK (økonomisk analyse, Økonomi 2009, tiltaksgrunnlag. 4. Rapporteringspunkter årlig melding 2009 etter mal fra Helse Nord RHF med vedlegg kvalitet og tilsyn. Eva Håheim Pedersen Adm. dir.

36 Administrasjonen Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Styresak 16/2010 Årlig melding Helse Finnmark HF 2009 Bakgrunn I denne saken inviteres styret til å behandle årlig melding for Årlig melding 2009 skal inneholde en samlet rapportering på oppfølging av det vedtatte oppdragsdokument for 2009 fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Nord RHF og fra Helse Nord RHF til helseforetakene. Oppdragsdokumentet til Helse Finnmark HF er vedtatt i foretaksmøtet. Rapporteringen skal så langt som mulig vise hvordan Helse Finnmark HF har fulgt opp kravene i oppdragsdokumentet løpet av Økonomi Regnskapsresultatet i 2009 er 13 mill kr bedre enn prognose basert på oktober-regnskapet. Prognosen pr. oktober var satt til -36 mill. Resultat i 2009 ble -23 mill. I 2008 var resultatet negativt med 100,6 mill. Resultatforbedringen i forhold til prognosen er i hovedsak knyttet til høyere inntekter enn forventet. Helse Finnmark HF hadde et resultatkrav på 0 og klarte dermed ikke å nå budsjett i Resultatet for 2009 viser at tiltaksplanen har hatt effekt på avdelingsnivå. Tiltaksplanen beregnes for 2009 til en redusert kostnad på om lag 83 mill kr. Helse Finnmark HF har hatt stort fokus på gjennomføring av tiltaksplanene for Dette fokuset har nok også bidratt til et bedre resultat i 2009 enn tidligere prognostisert. Resultatforbedringen i 2009 vil bli fulgt opp i forhold til omstillingsutfordringene for Kvalitet Kvalitetsindikatorene fristbrudd og ventetid innenfor psykisk helsevern viser en positiv trend, bortsett innenfor BUP hvor Helse Finnmark HF fortsatt sliter med fristbrudd og for lang ventetid. Når det gjelder epikrisetid har klinikk Psykisk helsevern og rus en positiv utvikling, og innenfor enkelte avdelinger er epikrisetiden over 80%. Ved de somatiske sykehusene viser epikrisetiden en nedadgående trend i 2009, og er ikke tilfredsstillende i forhold til målsetningen. Totalt antall korridorpasienter har økt i Prevalenstallene viser færre sykehusinfeksjoner. Antall strykninger viser en reduksjon, men er ikke tilfredsstillende i fht. måltallet på 5%. Andel barn med individuell plan i barnehabiliteringen viser en positiv utvikling fra 2008 til Det er også en positiv utvikling når det gjelder utskrivningsklare pasienter. Personal og sykefravær Gjennomsnittlig årsverk i 2009 er 1574, dvs. 33 mer enn i Økning av antall årsverk har kommet i klinikk Prehospital tjeneste og klinikk Hammerfest. En medvirkende årsak til økt antall årsverk, er knyttet til nye interne retningslinjer om avvikling av restferie som ble gjennomført i I tillegg kom klinikk Psykisk helsevern og rus i gang med det ungdomspsykiatriske tilbudet i Karasjok høsten Og Helse Finnmark HF overtok pasientoppgjørene fra NAV i Dette medførte økt antall månedsverk på slutten av 2009.

37 Helse Finnmark HF nådde ikke målet om et sykefravær på 8%, men sykefraværet i 2009 viser en nedgang i fra 2008 på 0,6%-poeng. Sykefraværet i 2009 var på 9,2%. Aktivitet Aktivitetstallene viser at aktiviteten målt i DRG poeng ligger under det som er planlagt med 489 poeng. Det er likevel en positiv utvikling i 2009 hvor tallene viser at aktiviteten målt i DRG poeng har økt med 229 sammenlignet med Tallene viser at antall heldøgnsopphold og DRG-poeng ligger under plantall for 2009, men viser en økning i forhold til året før. Antall polikliniske konsultasjoner ligger under plantall i 2009 og viser også en nedgang sammenlignet med året før. Antall dagopphold viser en økning i forhold til plantall i 2009 og også en økning sammenlignet med året før. Innen Psykisk helsevern viser antall liggedøgn VPP en økning på 282 døgn i forhold til 2008, men ligger under plantallene med 1682 døgn. Polikliniske konsultasjoner VPP ligger 87 konsultasjoner høyere enn i I forhold til plantall ligger klinikken under med 720 konsultasjoner. Antall liggedøgn BUP har en reduksjon i forhold til 2008 på 26 døgn. I forhold til plan for 2009 ligger klinikken 133 døgn under. Polikliniske konsultasjoner BUP viser 222 flere konsultasjoner i 2009 enn i Til tross for en positiv utvikling ligger klinikken fortsatt under planlagte polikliniske konsultasjoner med Årsaken er en kombinasjon av at foretaket har hatt mangel på psykologer/psykolog spesialister i 2009 sammenlignet med 2008 og at plantallene er lagt på bakgrunn av feilregistrerte aktivitetstall i Innen rusomsorgen var antall liggedøgn i 2009 økt til 4294 liggedøgn, noe som er 307 liggedøgn mer enn i 2008 og 304 liggedøgn over plantall. Til tross for økt antall senger og økt antall liggedøgn ved Finnmarksklinikken, har gjestepasientkostnader rus økt med ca 6 mill i 2009 sammenlignet Finnmarksklinikken har i 2009 en beleggsprosent på 93,5 %. Rapportering i fht. oppdragsdokumentet 2009 Helse Finnmark HF rapporterer i vedlagte regnearkmodell og Årlig melding 2009 på krav i oppdragsdokument 2009.

38 HELSE FINNMARK HF Årlig melding 2009 Helse Finnmark HF

39 1. Styret Helse Finnmark HFs mål er å sikre befolkningen i Finnmark nødvendige spesialisthelsetjenester i form av trygg og god behandling når behovet er der. Helse Finnmark skal være en trygghetsbase og det naturlige førstevalg for befolkningen i Finnmark. Dette skal vi nå gjennom høy faglighet, god kvalitet, desentralisert og oppsøkende spesialisthelsetjeneste og et nært samarbeid med kommunene i Finnmark har vært et år hvor Helse Finnmark HF har opplevd en positiv utvikling når det gjelder økonomien. Helse Finnmark HF har gjennom godt arbeid forbedret resultatet med 78 mill. sammenlignet med Aktiviteten målt i DRG og antall konsultasjoner viser også en positiv utvikling, men foretaket har fortsatt utfordringer knyttet til aktivitet, kvalitetsindikatorer og økonomi. Dette innebærer at krav til balanse, kvalitetsmål og aktivitetsnivå enda ikke er innfridd. Økonomisk balanse er en klar forutsetning for at Helse Finnmark HF skal kunne sikre en god pasientbehandling i fremtiden, foreta investeringer i sykehusbygg og nødvendige investeringer i medisinteknisk utstyr. Strategiplan gir et bilde på hva Helse Finnmark vil ha fokus på fremover. Sentrale strategier er; høy kvalitet på våre tjenester, etablere sterke og stabile fagmiljø, videreutvikle tjenestetilbudet til befolkningen i Finnmark ved å tilby flere og bedre tjenester, god samhandling med kommunene og videreutvikle det desentraliserte tjenestetilbudet. Ved hjelp av positive og kvalitetsbevisste medarbeidere som setter kvalitet i tjenestene og våre verdier respekt, åpenhet og tilgjengelighet i fokus, vil vi i Helse Finnmark ha gode muligheter til å nå våre mål. Dette bekreftes av den positive resultat- og aktivitetsutviklingen i Det er en klar sammenheng mellom kvalitet på våre tjenester, fornøyde pasienter, pårørende og kollegaer og en positiv økonomisk utvikling. Enhver av de ansatte er av stor verdi for Helse Finnmark, og styret ønsker å takke hver især for innsatsen i Ketil Holmgren Styreleder 2

40 Innhold 1. Styret Innledning Presentasjon av Helse Finnmark HF... 6 Organisasjon og ledelse... 6 Presentasjon av klinikkene og stab/støtte Økonomi Resultat Inntekter Driftskostnader Finansposter Klinikkvise resultat Gjennomføring av tiltak Likviditet Investeringer Regjeringens sysselsettingspakke Funksjonsregnskap Prognose Personal Bemanning Sykefravær Aktivitet Somatikk Indeks for DRG-poeng Psykisk helsevern Rusomsorg Rapportering styringsindikatorer Kvalitet Psykisk Helsevern og Rus Ventetider Fristbrudd Epikrisetid Tvangsinnlagte i psykisk helsevern Kvalitet Somatikk Epikrisetid Ventetider Korridorpasienter Strykninger av planlagte operasjoner Prevalens/sykehusinfeksjoner Andel individuell plan barnehabilitering Utskrivningsklare pasienter Rapporteringspunkter til oppdragsdokumentet Kvalitet og prioritering Samhandling og desentralisering Tilbud til pasienter med kroniske og langvarige sykdommer og lidelser Ambulanse og nødmeldetjenesten Tilbudet til den samiske befolkning Forskning og innovasjon Rekruttering og utdanning av helsepersonell Helse Miljø og sikkerhet

41 Utarbeidet av; Økonomirådgiver Solfrid Nicolaysen og Inger M. Kongsbak 4

42 2. Innledning Helse Finnmark har hatt en positiv resultatutvikling i 2009 sammenlignet med 2008, likevel er ikke kravet om balanse innfridd. Resultatet er forbedret med ca 78 mill. sammenlignet med Helse Finnmark HF hadde likevel et negativt resultatavvik på 23 mill i Aktiviteten målt i DRG viser at Helse Finnmark har økt aktiviteten sammenlignet med 2008, men fortsatt ligger 489 DRG poeng etter plan. Helse Finnmark HF har også i 2009 hatt fokus på sykefraværsarbeidet, og sykefraværet var i ,2%. Dette er en forbedring på 0,6%-poeng sammenlignet med året før. Antall årsverk er 33 flere i 2009 enn året før som følge av at Helse Finnmark HF har overtatt pasientreiseoppgjør fra NAV og etablert et eget kontor med 18 ansatte. I tillegg er ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok kommet i drift med 9 årsverk. Likviditeten i foretaket viser en bedring, men fortsatt er trekket på kassekreditten høy. Investeringsrammen på 34,6 mill. er benyttet. Kvalitetsindikatorene fristbrudd og ventetid innenfor psykisk helsevern viser en positiv trend, bortsett innenfor BUP hvor Helse Finnmark HF fortsatt sliter med fristbrudd og for lang ventetid. Når det gjelder epikrisetid har klinikk Psykisk helsevern og rus en positiv utvikling, og innenfor enkelte avdelinger er epikrisetiden over 80%. Ved somatiske sykehusene viser ikke alle kvalitetsindikatorene samme positive utvikling. Epikrisetiden viser en nedadgående trend i 2009, og er ikke tilfredsstillende i forhold til målsetningen. Totalt antall korridorpasienter har økt i Klinikk Kirkenes har hatt en nedgang i antall korridorpasienter, mens klinikk Hammerfest har hatt en betydelig økning som følge av at en sengeavdeling måtte stenge i sommermånedene pga. mangel på ferievikarer. Prevalenstallene viser færre sykehusinfeksjoner, og ved klinikk Hammerfest er prevalenstallet på 3,4% noe som er godt under måltallet på 5%. Antall strykninger viser fra 1 til 3 tertial en reduksjon til 11,7%. Dette er likevel ikke tilfredsstillende i fht. måltallet på 5%. Klinikk Kirkenes har hatt en betydelig reduksjon i antall strykninger mens klinikk Hammerfest har hatt en økning i samme tidsrom. Andel barn med individuell plan i barnehabiliteringen viser en positiv utvikling på 14,6% fra 2008 til Det er også en positiv utvikling når det gjelder utskrivningsklare pasienter, hvor gjennomsnittlig liggedøgn nå er nede i 4,8 for 3.tertial 2009, noe som er en reduksjon både i forhold til 1. og 2.tertial. Helse Finnmark HF har hatt en positiv utvikling på flere måleparametere i Økonomisk utvikling og sykefravær er to av disse. Foretaket har fortsatt et forbedringspotensial når det gjelder å nå måltallene for andre kvalitetsindikatorer. 5

43 3. Presentasjon av Helse Finnmark HF Organisasjon og ledelse Helse Finnmark HF omorganiserte sin virksomhet i Hovedendringen var at prehospital avdeling ble skilt ut fra klinikk Kirkenes og ble etablert som en egen klinikk. Ved de somatiske klinikkene er det gjennomført endringer ved at et ledernivå ble fjernet. Drift og eiendom ble også etablert som en egen klinikk på linje med øvrige klinikker i foretaket. Helse Finnmark HF er derfor fra 2009 delt inn i 5 klinikker, henholdsvis klinikk Psykisk helsevern og rus, klinikk Kirkenes, klinikk Hammerfest, klinikk Prehospital tjenester og klinikk Drift og eiendom. Personal, økonomi, sekretariat og informasjon/samhandling er organisert som stabsavdelinger på tvers av hele foretaket. Foretaksdirektør er Eva Håheim Pedersen. Nedenfor følger organisasjonskartet over Helse Finnmark HF pr HELSE FINNMARK HF STYRET ADM. DIR RÅD/UTVALG Brukerutvalg Klinisk etikkomite Kvalitetsutvalg Foretaks AMU PROSJEKTER Legerekruttering Nye Kirkenes sykehus Personalavdeling Områder: Personal Lønn Opplæring Kvalitet HMS Forskning Økonomi avdeling Områder: Budsjett/analyse Regnskap Pasientreiser Innkjøp Beh. Hjelpemidler Boligavdeling Sekretariat Ass.dir Med.fagl. rådgiver Adm. Konsulent Adm. Sekretær Foretakscontroller Informasjon/ samhandlingsenhet Informasjonssjef Barentssamarbeid Samhandlingskoordinator Praksiskonsulentene KLINIKK PSYKISK HELSEVERN OG RUS KLINIKKSJEF KLINIKK KIRKENES KLINIKKSJEF KLINIKK HAMMERFEST KLINIKKSJEF KLINIKK PREHOSPITALE TJENESTER KLINIKKSJEF KLINIKK FOR DRIFT OG EIENDOM DRIFTSSJEF Presentasjon av klinikkene og stab/støtte Klinikk Kirkenes Antall senger Antall årsverk Avdelinger Poliklinikker 59 senger og 8 hotellsenger 16 sykestuesenger: Tana (2), Nesseby (1), Vadsø (6), Vardø (2), Båtsfjord (2), Berlevåg (1), Gamvik (1), Lebesby (1) Ca. 261 årsverk Medisin inkl. dialyseenhet, Kirurgi inkludert ortopedi, ØNH og øye. Gyn/føde, ReHabilitering, Intensiv, Anestesi, Operasjonsavdeling, Akuttmottak, Radiologi, Medisinsk biokjemi og blodbank, Fysioterapi og Ergoterapi, Lærings- og mestringssenter. Medisin, Kirurgi/ortopedi, Barn, Gynekologi, Føde, Hud, ØNH, Øye, 6

44 Klinikk Hammerfest Revmatologi, Nevrologi, Ernæringsfysiologi, Hørsel, hud og nevrologi i Vadsø. Antall senger Antall årsverk 99 senger og 14 hotellsenger. 24 sykestuesenger: Alta (9), Hasvik (1), Karasjok (4), Kautokeino (3), Loppa (1), Måsøy (1), Nordkapp (3), Porsanger (2) Fødetilbud: 4 plasser i Alta Ca 420 årsverk. Avdelinger Poliklinikker Medisin med geriatrisk enhet og dialyse, Kirurgisk/ortopedisk avdeling og senter for elektiv ortopedisk virksomhet, Gyn/føde med risikofødsler ned til 32.uke, Barn inkl. barnehabilitering og nyfødte ned til 32. uke, Anestesi, Intensiv, Akuttmottak, Operasjon, Radiologi, Medisinsk biokjemi og blodbank, Fysio/ergoterapi. Avdeling for koordinering. Medisin, Kirurgi, Ortopedi, Gyn/føde, Barn, Kreftpoliklinikk, Hud, ØNH, Øye, Nevrologi, Nefrologi og Reumatologi, Ernæring, Lærings- og mestringssenter, Spesialistpoliklinikken i Alta, cytostatika og dialysebehandling Alta kommune, Spesialistlegesenteret i Karasjok, lysbehandling Nordkapp kommune. Klinikk Psykisk helsevern og rus Døgnplasser Antall årsverk DPS 55 døgnplasser fordelt på 3 DPS, Ungdomspsykiatrisk avdeling 6 plasser (m/ landsfunksjon for den samiske befolkning), Finnmarksklinikken 12 plasser, Familieavdeling med plass for 2 familier (m/ landsfunksjon for den samiske befolkning). Psykisk helsevern 322 årsverk, Rusvern 18 årsverk. Distriktspsykiatriske senter (DPS) og poliklinikker DPS Vest-Finnmark; BUP Alta, VPP Alta inkl. dagavdeling/gruppeterapi, PUT Alta, BUP Hammerfest, VPP Hammerfest, Døgnavdeling post Jansnes og post Alta. SANKS/DPS Midt Finnmark; BUP Karasjok, Familieavdeling Karasjok, PUT Karasjok, Ungdomspsykiatrisk avdeling Karasjok, FOU-avdeling Nasjonalt kompetansesenter regionkontor m/ kliniske funksjoner Snåsa, Oslo og Tysfjord, Døgnenhet og VPP Lakselv, Akutteam i Lakselv. 7

45 Klinikk Prehospital tjenester DPS Øst-Finnmark; Døgnenhet og VPP i Tana, VPP og BUP i Kirkenes. Finnmarksklinikken; Senter for behandling av avhengighet og rus (SAR). Avdelinger og årsverk Prehospital klinikk består av 3 luftambulanser med 1 fly i Kirkenes og 2 fly i Alta. AMK sentralen er lokalisert til Kirkenes. Det finnes totalt 17 ambulansestasjoner fordelt på hele fylket som disponerer ca 37 biler. Til sammen 204 årsverk inkludert 11 lærlinger. Klinikk Drift og Eiendom Avdelinger og årsverk Klinikk Drift består av 7 ulike avdelinger. Klinikken ledes av driftssjef og har totalt 84 årsverk. De ulike avdelingene er Kjøkken/kantine, husøkonom, sentralbord/resepsjon, IT, medisinteknisk og bygg og vedlikehold. Arbeidsoppgavene strekker seg fra matservering og kantinedrift, via renhold og tøylager til teknisk drift av medisinsk utstyr og vedlikehold av bygg og anlegg for øvrig. Klinikk Drift har sin hovedaktivitet ved klinikk Hammerfest og Klinikk Kirkenes. Stab/støtte og administrasjon Avdelinger og årsverk Stab/støtte og administrasjon i Helse Finnmark består av personalavdeling, økonomiavdeling, sekretariat, samt informasjonsog samhandlingsenhet. Personalavdelingen har ansvar for rekruttering, opplæring, lønn, kvalitetsarbeid, HMS og FOU virksomhet. Økonomiavdelingen arbeider med budsjett, analyse, regnskap, pasientreiser innkjøp, behandlingshjelpemidler og boligenheten. Sekretariat og informasjonog samhandling arbeider blant annet med informasjonsvirksomhet, samhandling med kommuner m.m. Totalt er det 73 årsverk i disse avdelingene. 8

46 4. Økonomi 4.1 Resultat Resultat 2009 viser et underskudd på 23,1 mill. Sammenlignet med 2008 er dette en forbedring på 78 mill. Helse Finnmark HF budsjetterte med balanse i 2009, dvs. at foretaket i 2009 hadde et avvik på 23,1 mill. Budsjettavviket i 2009 forklares ved: Lavere produksjon målt i DRG enn planlagt Høyere innleie av helsepersonell fra firma. Høyere gjestepasientkostnader enn budsjettert, hvorav gjestepasienter rus utgjør den størst overskridelsen. Høyere vedlikeholdskostnader knyttet til teknisk utstyr og bygninger. Regnskap og budsjett 2009 Regnskap Regnskap 2009 Budsjett 2009 Avvik 2008 Intekt , , , ,00 Varekostn. Inkl. innleie , , ,00 (17 678,00) Lønn inkl. pensjon , , ,00 (357,00) andre driftskostnader , , ,00 (7 962,00) Avsrkivninger , , ,00 (2 322,00) Finans , , , ,00 Brutto driftskostnader , , ,00 (18 105,00) Resultat ( ,00) (23 116,00) , Inntekter Helse Finnmark HF har hatt lavere ISF og poliklinikk inntekter enn planlagt, totalt ca 8 mill. Dette skyldes lavere aktivitet både målt i DRG-tall og poliklinikkaktivitet. Inntekter knyttet til raskere tilbake er høyere enn budsjettert, ca 1,5 mill, samt at foretaket har oppnådd høyere gevinst på salg av boliger enn forventet på ca. 0,8 mill. Driftsinntekter 2009 er 5 mill lavere enn budsjettert Driftskostnader Varekostnadene er 17,6 mill høyere enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig at gjestepasientkostnadene har vært betydelig høyere i 2009 enn i Størst avvik er det på gjestepasientkostnader rus med et avvik på 7,2 mill. Øvrige gjestepasientkostnader viser et avvik på 4 mill. Helse Finnmark HF har også hatt høyere kostnader på 4,9 mill. knyttet til innleie fra firma enn planlagt, dette gjelder både sykepleiere og leger. Lønnskostnader var i 2009 som budsjettert. Nye retningslinjer i Helse Finnmark HF for avvikling av ferie reduserer kostnader knyttet til restferie som overføres til Andre driftskostnader avviker med 8 mill i forhold til budsjett. Dette skyldes hovedsakelig at kostnader knyttet til pasientreiser er høyere enn budsjettert, samt høyere kostnader knyttet til teknisk drift og vedlikehold av utstyr og bygg. Investeringstilskuddet knyttet til sysselsettingsmidlene er ført som avskrivninger, uten at budsjettet er justert. Dermed viser avskrivningskostnaden et negativt avvik på 2,3 mill. 9

47 4.1.3 Finansposter Finansposter viser et positivt avvik i desember på 1 mill, hittil i år er avviket positivt med 10,2 mill. Dette skyldes den generelle rentenedgangen. 4.2 Klinikkvise resultat Administrasjon ADMINISTRASJON Regnskap 2008 Regnskap 2009 Budsjett 2009 Avvik 2009 STYRET FOR HELSE FINNMARK FORETAKSDIREKTØR SEKTRETARIAT INFORMASJON/SAMHANDLINGSENHET ( ) ØKONOMIAVDELING ( ) ( ) ( ) PERSONALAVDELING , ( ) Totalt ( ,29) ( ) ( ) Det positive avviket i administrasjonen skyldes hovedsakelig lavere rentekostnader enn budsjettert i I tillegg til en budsjettreserve som ligger på foretaksdirektør. Klinikk Psykisk helsevern og rus KLINIKK PSYKISK HELSEVERN OG RUS Regnskap 2008 Regnskap 2009 Budsjett 2009 Avvik 2009 FELLESKOSTNADER KLINIKK PSYKISK HELSEVE , ( ) DPS ØST-FINNMARK DPS VEST-FINNMARK SANKS/DPS MIDT-FINNMARK RUSOMSORGEN ( ) Totalt Klinikk Psykisk helsevern og rus fikk økt budsjett i 2009 som følge av at opptrappingsplanen var gjennomført i 2008 og budsjettmidlene ble lagt inn i ordinært driftsbudsjett. Innen rus var overforbruket på 7,2 mill. og skyldtes i all hovedsak høye gjestepasientkostnader. SANKS/DPS midt-finnmark hadde et positivt avvik som følge av at ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok ikke kom i full drift før i september DPS Øst- Finnmark hadde et positivt avvik som følge av vakante psykologstillinger. Klinikk Psykisk helsevern og rus hadde et positivt avvik på totalt 3 mill. i

48 Klinikk Hammerfest KLINIKK HAMMERFEST Regnskap 2008 Regnskap 2009 Budsjett 2009 Avvik 2009 KLINIKKSJEF HS ( ) ( ) ( ) ( ) ASS KLINIKKSJEF HS FAGKONSULENT HS AVD.LEDER SPESIALISTLEGESENTERET I KARAS ( ) AVD.LEDER SPESIALISTPOLIKLINIKKEN ALTA HS AVD OVERLEGE MED HS ( ) AVD SPL MED HS ( ) AVD SPL MEDISINSK POLIKLINIKK HS AVD OVERLEGE RADIOLOGI HS ( ) AVD LEDER RADIOLOGI AVD LEDER MEDISINSK BIOKJEMI OG BLODBANK AVD LEDER FYS/ERGO HS AVD OVERLEGE AKUTT/BANAK HS (27 515) AVD SPL ANESTESI HS AVD SPL OPERASJON HS AVD SPL INTENSIV HS ( ) AVD SPL MOTTAKELSE HS ( ) AVD OVERLEGE KIR HS ( ) AVD OVERLEGE ORT HS AVD SPL KIR/ORT SENGEPOST HS ( ) AVD SPL KIR POL.KLIN HS ( ) ( ) ( ) AVD OVERLEGE GYN/FØDE HS ( ) AVD JORDMOR GYN/FØDE SENGEPOST/POL.KLIN , (5 160) AVD OVERLEGE BARN HS , AVD SPL BARN SENGEPOST/POL.KLIN HS , ( ) Totalt , , ,38 ( ) Klinikk Hammerfest har i 2009 lavere inntekter som følge av lavere aktivitet målt i DRG poeng enn planlagt, dette utgjør ca 3,4 mill. Spesialistlegesenteret i Karasjok har hatt en betydelig aktivitetsnedgang målt i poliklinikkbehandlinger i Aktivitetsreduksjonen har sommenheng med etablering av 20% privat avtalepraksis. Kostnadene er også redusert men ikke like mye som inntektene, slik at Karasjok har et negativt avvik i 2009 på 0,7 mill. Medisinsk-, kirurgisk- og barnesengepost har alle negative avvik i Budsjettene ble styrket i 2009, men fortsatt er det betydelige negative avvik. Hovedgrunnen ligger fortsatt på innleie fra firma, overtid og innleie. Intensivavdelingen har et negativt avvik på nærmer 0,6 mill. Avdelingen ble styrket økonomisk i 2009, og avviket er betydelig mindre enn året før. Barneavdelingen har hatt uforutsette høye behandlingskostnader. Disse kostnadene forventes avviklet ved årsskifte 2009/2010. Legeavdelingene radiologiske-, kirurgiske og gyn-/fødeleger har alle negative avvik i 2009 på mellom 1 og 2 mill. Alle avdelingene har et overforbruk på variabel lønn som innleie, overtid og innleie fra firma. Klinikk Hammerfest har et overforbruk på 11,7 mill. i 2009 tiltross for at klinikken ble styrket med ca 16 mill i Avvik i 2008 var ca. 18 mill. 11

49 Klinikk Kirkenes KLINIKK KIRKENES Regnskap 2008 Regnskap 2009 Budsjett 2009 Avvik 2009 KLINIKKSJEF KS ( ) ( ) ( ) ( ) ASS. KLINIKKSJEF KS (63 113) FAGKONSULENT KS AVD OVERLEGE MED KS ( ) AVD SPL MED KS ( ) MED POLIKLINIKK KS AVD LEDER RADIOLOGI KS AVD LEDER MEDISINSK BIOKJEMI OG BLODBANK ( ) AVD LEDER FYS/ERGO KS ( ) AVD OVERLEGE AKUTT KS AVD SPL INTENSIV/MOTTAKELSE/SEKTRETÆRTJ ( ) AVD SPL ANESTESI KS (15 066) AVD SPL OPERASJON KS ( ) AVD OVERLEGE KIR KS ( ) AVD SPL KIR SENGEPOST/SEKRETÆRTJ KS ( ) AVD SPL KIR.POL.KLIN KS ( ) ( ) AVD OVERLEGE GYN/FØDE KS ( ) AVD SPL GYN/FØDE SENGEPOST/POL.KLIN/SEKE ( ) AVD SJEF FYS MED/REHAB ( ) Totalt , , ,94 ( ) Klinikk Kirkenes har i 2009 lavere inntekter som følge av lavere aktivitet målt i DRG poeng enn planlagt, dette utgjør ca. 3 mill. Medisinsk-, kirurgisk- og føde/gynekologisk sengepost har alle betydelig negative avvik. Avdelingene ble styrket i 2009, forbruket har økt betydelig ved medisinsk- og kirurgisk sengepost fra 2008 til Avdelingene har fortsatt et overforbruk på innleie, overtid og innleie fra firma. Medisinsk sengepost har hatt høye kostnader i 2009, blant annet knyttet til mange flere dialysepasienter enn avdelingen er bemannet for. Intensivavdelingen har et overforbruk på 0,6 mill. Avdelingen ble styrket i 2009, og avviket er betydelig lavere enn tidligere. Intensivavdelingen har i 2009 hatt behandlingskostnader på ca 1 mill. høyere enn normalt. Operasjonsavdelingen har hatt en økning i kostnadsnivået i Overforbruket skyldes økt innleie og overtid. Medisinsk biokjemi og blodbank har fortsatt et overforbruk i Avdelingen har ikke klart å justere driften som planlagt. Avviket gjelder i hovedsak laboratorierekvisita og innleie fra firma, samt vikarer og overtid. Ved medisinsk- og kirurgisk legeavdeling er avviket i 2009 betydelig, og utgjør alene over 8 mill. Ved medisinsk legeavdeling er forbruket økt med ca 3 mill. fra 2008 til Dette skyldes innleie av leger pga. langtidssykemelding. Også kirurgiske leger bruker flere innleieuker og mer overtid enn budsjettert. Klinikk Prehospital tjeneste KLINIKK PREHOSPITAL TJENESTE Regnskap 2008 Regnskap 2009 Budsjett 2009 Avvik 2009 KLINIKKSJEF PREHOSPITAL KLINIKK , LUFTAMBULANSE ALTA , LUFTAMBULANSE KIRKENES , ( ) AVD SJEF BIL-/BÅT AMBULANSE , ( ) AMK FINNMARK , ( ) Totalt ( ) Positivt avvik på klinikksjefen forårsakes av vikarpoolen, hvor vikarene stort sett var leid ut i hele

50 Luftambulanse Kirkenes har et negativt avvik på 0,7 mill. Årsaken er høyt forbruk av innleide vikarer. Bil-/båtambulansetjenesten står for største delen av avviket i prehospital tjeneste. Avviket er på 10,5 mill. Det var planlagt en reduksjon i antall ansatte ved flere stasjoner i En arbeidsgruppe nedsatt av direktøren konkluderte med at dette ikke var hensiktsmessig. Det ble i stede gjort en gjennomgang av turnus hvor man endret fra passiv til mer aktiv tid ved flere stasjoner. Tiltaket ble iverksatt mot slutten av Årsaken til overforbruket i tjenesten skyldtes innleie av vikarer og overtid. AMK ble styrket i 2009, men hadde likevel et overforbruk på overtid. Totalt hadde klinikk Prehospital tjeneste et overforbruk på 9,9 mill i Klinikk Drift KLINIKK DRIFT Regnskap 2008 Regnskap 2009 Budsjett 2009 Avvik 2009 LEDELSE/FELLESUTGIFTER DRIFT OG EIENDOM ( ) KJØKKEN / KANTINER HUSØKONOM SENTRALBORD / RESEPSJON ( ) IT MEDSINSK TEKNISK ( ) BYGG OG VEDLIKEHOLD ( ) Totalt ( ) Medisinteknisk avdelinger står for 1 mill. av overforbruket i Overforbruket ligger hovedsakelig på overtid for egne ansatte og høyere vedlikeholdsutgifter enn forutsatt. Avdeling for bygg og vedlikehold står for hoveddelen av avviket med 5,9 mill. Det er høye kostnader knyttet til vedlikehold av bygninger og maskiner. I tillegg har foretaket krav om branntekniske utbedringer som utgjør en stor andel av driftskostnadene. Helse Finnmark HF har hatt utfordringer knyttet til å lukke avvik fra DSB og branntilsynet i Klinikk Drift står for 5,1 mill. av det totale avviket til Helse Finnmark HF. 4.3 Gjennomføring av tiltak Helse Finnmark hadde ved inngangen til 2009 en omstillingsutfordring på 80,8 mill. Det ble utarbeidet tiltak tilsvarende dette beløpet. I løpet av 2009 ble det utarbeidet ytterligere tiltak. Sannsynlig effekt av tiltak ble satt til 87,5 mill. i 2009 REALISERT OMSTILLING Budsjett Justerte tiltak Gjennomførte tiltak 0 - Ingen risiko Usannsynlig at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Lav sannynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført Middels sannynlighet for at tiltaket ikke blir Høy sannsynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført Tiltaket blir ikke gjennomført i Sum Helse Finnmark Realisert i % av budsjett 100 % 108 % 103 % I 2009 har Helse Finnmark gjennomført 83 mill. av av planlagte tiltak på 87,6 mill. Foretaket har lykkes i sin satsning på å øke aktiviteten innenfor ortopedi og gynekologi, noe som synliggjøres gjennom høyere aktivitet (målt i DRG). Dette kombinert med Raskere tilbake og økt fokus på kodeverksarbeidet har gitt høyere inntekt enn året før. Samtidig har vi lykkes med å ansette flere faste overleger i 2009, noe som også gir mer stabil og høyere aktivitet. 13

51 Nye retningslinjer for innleie og vikarer er også implementert og har gitt effekt, særlig ved de to intensivavdelingene ved sykehusene. Fokuset på sykefraværsarbeidet har gitt resultater ved klinikk Kirkenes og klinikk psykisk helsevern og rus hvor sykefraværet er betydelig redusert. I klinikk prehospital tjeneste har vikarpoolen som ble etablert gitt ønsket effekt. I tillegg har foretaket avviklet barnehagedriften i 2008 og Oppsummert kan man si at Helse Finnmark HF har lykkes med sin strategi i å øke aktiviteten uten å øke kostnadene. Samtidig som fokus på sykefraværsarbeid har vært prioritert og gitt resultater. 4.4 Likviditet Helse Finnmark har som tidligere år hatt en trekkramme på 450 mill. Disponibel saldo per var 42,7 mill. Likviditeten er bedret, dette skyldes hovedsakelig at resultatet er forbedret med 78 mill. samt lavere investeringsnivå enn tidligere år. Helse Finnmark HF har et høyt trekk på kassekreditten, dette skyldes at foretaket siden 2002 har drevet med store underskudd i driften. I 2009 ble foretaket tilført friske midler på 28 mill. som resultat av Magnussen-utvalget. Dette var en erkjennelse av at foretaket har vært underfinansiert tidligere år. 4.5 Investeringer Helse Finnmark HF hadde i 2009 en investeringsramme på 39,3 mill. Av dette utgjør 4,8 mill. investeringsramme til sysselsettingstiltak. I dette kapitlet rapporteres investeringsrammen knyttet til ordinær investeringsramme og investeringsramme til omstilling, totalt 34,5 mill. Investeringsbudsjett 2009 Justert ramme Investert 2009 Rest ramme Investeringer Ambulanser Renovering Kirkenes sykehus Drift (brann) Med.tekn.utstyr Diverse utstyr (dig.lab mv) Kompensasjon Pandemi Egenkaptal KLP Kronikersatsing Sum investeringsrammee Omst.midler Funduskamera Hammerfest Omst.midler Resirkulering BHM Omst.midler skiftestue bedre logsistikk Sum ramme omstillingsmidler Sum Sysselsettingsmidler er ikke med i oppsettet, dette rapporteres under eget kapitel Helse Finnmark har en total investeringsramme på 34,5 mill. (ekskl. Sysselsettingsmidler). I 2009 ble det investert for 34,9 mill. Dette betyr at rammen for 2010 reduseres med overforbruk i 2009, med 0,5 mill. Oversikten viser at Helse Finnmark HF har gjennomført flere store investeringer hvor tildelt investeringsramme er overskredet. Dette forårsakes av uforutsette utgifter knyttet til enkelte investeringsprosjekter. Helse Finnmark HF fokuserer på å ha kontroll på den totale rammen, og omdisponerer midler mellom prosjekter. Det har også vært en policy å holde igjen investeringsmidler til slutten av året. 14

52 4.6 Regjeringens sysselsettingspakke Helse Finnmark HF har fått tildelt 28,7 mill. fra regjeringens sysselsettingspakke. Helse Finnmark HF har hatt en policy i bruk av midlene at prosjektene skal ferdigstilles i prioritert rekkefølge innenfor den totale kostnadsrammen. Sysselsettingsmilder 2009 Investering Drift Investert Forbruk Rest Gulbygg- skifte vindu Finnmarksklinikken Karasjok Pasientventerom Dialyse Kirkenes Tilførselskabler Bolig Kirkenes Rehabilitering av barneavdelingen Pasienttransport Hammerfest (syssels.m.) Etterisolering og skift av vindu sør/øst fløya Mottakelsen Tak fyrrom Laborat Taket nordøst fløya Tak østfløy Dren N-øst fløy Kirkenes Vindu klt.fløy Kirkenes Maling av søsterhjem Totalt Helse Finnmark HF er godt i gang med prosjektene. Tilnærmet alle kostnader knyttet til prosjektene har hittil kun medført sysselsettingseffekt, bortsett fra pasienttransport kontormodulen hvor ca 1/4 av kostnaden er knyttet materialkostnader. Lavt forbruk på prosjektene i 2009 skyldes at forarbeid knyttet til denne typen prosjekter tar tid. Gulbygget, hvor vinduer må renoveres pga. dårlig fysisk arbeidsmiljø, er fredet. Dette betyr at bygget er vernet i høyeste verneklasse, og er underlagt strengeste krav til oppussing og renovering av fredet bygg. Dette har resultert i en lang prosess med avklaringer med riksantikvaren og vurdering av oppussingsmetoder for å tilfredsstille krav til arbeidsmiljø kombinert med krav til fredet bygning. Metoder som må benyttes vil være svært kostnadskrevende. Det er i tillegg lite sannsynlig at de ulike alternativer vil bidra positivt til det fysiske arbeidsmiljøet. Årsaken til dette er de strenge begrensninger på hva som er tillatt å gjennomføre av tiltak. Helse Finnmark HF vil derfor søke om å omdisponere midlene for å ivareta arbeidsmiljøet de som i dag har sin arbeidsplass i dette bygget. Finnmarksklinikken har tatt betydelig lengre tid enn forutsatt. Årsaken ligger i at prosjektet ikke var påbegynt når midlene ble innvilget. Første steg i prosessen var å få på plass et romprogram. Denne delen av prosessen tar lang tid fordi brukermedvirkning og tegning av alternativer er en del av denne jobben. På grunn av at det i dette prosjektet må bygges når telen er gått, har prosjektet fått bedre tidsramme enn opprinnelig tenkt. Finnmarksklinikken lyses ut i mars/april og entreprenørstart skal være i mai-juni Det har vært stram styring av prosjektet mht. at investeringsrammen skal overholdes. 15

53 Tilførselskabler bolig Kirkenes gjennomføres som planlagt og prosjektet avsluttes i mars Rammen overholdes. Dialyserom Kirkenes. Klinikk Kirkenes arbeider med å se på sengestruktur og sammenslåing av avdelinger. Dialyserommet er utsatt inntil prosessen vedrørende sengestruktur og sammenslåing av avdelinger er besluttet. Pasientventerom i Hammerfest og Kirkenes. I Hammerfest plasseres venterommet i kantina, og alt utstyr er bestilt. Ventes ferdigstilt innen mars I Kirkenes er det funnet lokaler, men prosjektet er utsatt i påvente av en del avklaringer med brannvesenet. Kostnadene til pasientventerom vil bli lavere enn antatt, og overskytende prosjektmidler vil gå til øvrige prioriterte prosjekter. Rehabilitering av barneavdelingen; her har det vært en lang prosess med brukere og rådgivere for å få på plass en akseptabel løsning innenfor tildelte rammer. Prosjektet er prosjektert og anbudsprosessen er gjennomført i januar 2010 med valg av entreprenør. Byggestart må tilpasses aktivitet og planlegges gjennomført fra mars Kostnadene til prosjektet er høyere enn avsatt, noe som vil gå på bekostning av lavere prioriterte prosjekter. Pasientreise kontormodulen; var ferdig i september Kontormodulen ble dyrere enn først antatt, noe som skyldes manglende planlegging av prosjektet. I tillegg ble byggeprosjektet forsinket på grunn av at kommunen stoppet byggeprosjektet pga. at foretaket angivelig manglet universiell plan. Dette viste seg i ettertid å ikke stemme. Overforbruk på dette prosjektet vil gå på bekostning av lavere prioriterte prosjekter. Etterisolering og skift av vindu sør/øst-fløya Hammerfest sykehus gjennomføres sammen med prosjektet rehabilitering av barneavdelingen. Også dette prosjektet berører aktivitet i bygget, og oppstart og gjennomføring er avhengig av aktiviteten. Planlagt oppstart er mars Prosjektet er kostnadsberegnet lavere enn opprinnelig antatt, og vil gå til å finansiere prosjekter lengre opp på prioriteringslista. Prosjektene i mottakelsen i Hammerfest, fyrrom i Kirkenes og laboratorium i Hammerfest gjennomføres. Prosjektene i Hammerfest pågår og vil være ferdigstilt i løpet av 1. halvår. Tak fyrrom i Kirkenes vil det innhentes tilbud på og gjennomføres også i løpet av 1. halvår. Usikkerhet knyttet til kostnadene ved de høyest prioriterte prosjektene, har medført at prosjektene lengre nede på lista er utsatt inntil videre. Prosjektene vil gjennomføres først når totaloversikt over de prioriterte prosjekter foreligger. 16

54 4.7 Funksjonsregnskap Brutto driftskostnader per funksjonsområde - akkumulert pr Andel av totale driftskostnader Funksjon R hittil i fjor R hittil i år JB hittil i år JB 2009 Sum Somatikk 58,2 % 58,2 % 59,1 % 59,1 % Sum Psykisk helse 17,2 % 16,6 % 17,7 % 17,7 % Sum Rusomsorg 1,7 % 2,1 % 1,7 % 1,7 % Sum Prehospitale tjenester 21,1 % 22,1 % 20,3 % 20,3 % Sum Personal 1,7 % 1,0 % 1,2 % 1,2 % Sum driftskostnader 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % Innenfor somatisk tjeneste har Helse Finnmark HF en lavere kostnadsbelastning enn budsjettert. Dette knyttes i stor grad til lavere inntekter og derigjennom tilpasning av kostnader. Helse Finnmark HF har i 2009 hatt en mindre kostnadsbelastning på psykisk helse enn planlagt. Dette skyldes at ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok ikke var i drift før på høsten i Innenfor rustjenesten brukes mer enn budsjettert, som følge av svært høye gjestepasientkostnader i Foretaket har en høyere kostnadsbelastning på Prehopitale tjenester enn budsjettert. Dette forårsakes av høyt overforbruk på overtid og innleie som følge av fordeling av passiv og aktiv tid samt et relativt høyt sykefravær. Lavere kostnader knyttet til det som går under personal knyttes til lavere rentekostnader. 4.8 Prognose Prognosen for 2009 ble justert i oktober. På grunn av et svakt oktoberresultat ble prognosen av forsiktighetshensyn justert ned til -36 mill. Inntil oktober vurderte Helse Finnmark HF prognosen til -25 mill. Resultatet ble i mill. Noe av årsaken til et bedre resultat enn forventet skyldes engangseffekter på ca 6 mill. Ut over det har foretaket hatt stram kostnadskontroll og styring gjennom hele året. Det er gjort en stor innsats ved enkeltavdelinger i foretaket, som sammen med økning av rammen på 28 mill. er en direkte årsak til resultatforbedringen på ca. 50 mill. 17

55 5. Personal 5.1 Bemanning Kilde; EDB personalsystem, årsverk inkludert fastlønn, overtid og timelønn Årsverksutvikling Endring i mnd.verk snitt til 2009 Klinikk Psykisk helsevern Klinikk Kirkenes Kklinikk Prehospitale tjenester Klinikk Hammerfest Klinikk Drift og eiendom Administrasjonen Totalt gjennomsnitt Gjennomsnittlig årsverk i 2009 er 1574, dvs. 33 mer enn i Økning av antall årsverk har kommet i klinikk Prehospital tjeneste og klinikk Hammerfest. En medvirkende årsak til økt antall årsverk, er knyttet til nye interne retningslinjer om avvikling av restferie som ble gjennomført i Årsaken til økningen er i prehospital tjeneste knyttet til ansettelse av de som gjennomførte ambulanseskolen i 2008, samt at det benyttes mye overtid og innleie. I Hammerfest har klinikken hatt særlig høyt årsverkforbruk som følge av mye innleie pga avvikling av restferie, samt at klinikken har økt antall årsverk knyttet til raskere tilbake. Klinikk Kirkenes har økt med 4 årsverk. Dette er i hovedsak knyttet til økt avvikling av restferie i Klinikk Psykisk helsevern og rus har økt med 4 årsverk. Disse er knyttet til ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok. Administrasjonen har økt med 6 årsverk. Dette forårsakes av at pasientreise gruppa er etablert med en økning på 15 ansatte. Samtidig er den siste barnehagen i Kirkenes utfaset i Sykefravær Sykefraværet hittil i år ligger på 9,2%, sammenlignet med samme periode i 2008 var fraværet 9,8%, dvs. en reduksjon på 0,6%-poeng. S y k e f r a v æ r v s j a n u a r - d e s e m b e r 1 2, 0 0 % 1 0, 0 0 % 8, 0 0 % 6, 0 0 % 4, 0 0 % , oppd 2, 0 0 % 0, 0 0 % J a n F e b M a r s A p r M a i J u n i J u l i A u g S e p t O k t N o v D e s Helse Finnmark har hatt fokus på sykefraværsarbeidet i

56 I 2009 ble det gjennomført praktisk lederopplæring med fokus på IA-arbeid, oppfølging av sykmeldte arbeidstakere og hvordan søke tilretteleggingstilskudd fra NAV. Gjennom sykefraværsprosjektet ble 3 nye avdelinger kartlagt og det ble utarbeidet handlingsplaner for forebygging av sykefravær. NAV Arbeidslivssenter har vært invitert til de ulike klinikkene for å informere om sin rolle, hva de kan bidra med og hvordan man kan arbeide for å forebygge sykefravær 6. Aktivitet 6.1 Somatikk Heldøgn Dagopph/DK Polikl. kons. DRG poeng Faktisk Plan Faktisk Plan Faktisk Plan Faktisk Plan Endring Aktivitetstallene viser at aktiviteten målt i DRG poeng ligger under det som er planlagt med 489 poeng. Det er likevel en positiv utvikling i 2009 hvor tallene viser at aktiviteten målt i DRG poeng har økt med 229 sammenlignet med Tallene viser at antall heldøgnsopphold og DRG-poeng ligger under plantall for 2009, men viser en økning i forhold til året før. Antall polikliniske konsultasjoner ligger under plantall i 2009 og viser også en nedgang sammenlignet med året før. Antall dagopphold viser en økning i forhold til plantall i 2009 og også en økning sammenlignet med året før. 6.2 Indeks for DRG poeng Indeks for DRG Plan 2009 Hammerfest 86,6 88,3 96,5 Kirkenes 96 1,021 1,062 Kilde: ASL indeks for DRG-poeng 2009 Indeksen viser at både i Hammerfest og Kirkenes er indeksen stigende, men ingen av sykehusene klarer å nå den indeksen som lå i plantallene. Plantallene ble lagt før det ble kjent at medisinske DRG ble vektet lavere enn i Likevel er indeksen høyere i 2009 enn i Dette henger sammen med høyere ortopedisk aktivitet enn i 2008 ved begge sykehusene. 6.3 Psykisk helsevern OPPNÅDD 2008 OPPNÅDD 2009 PLANTALL 2009 AVVIK Avvik I % Liggedøgn VPP ,67 % Polikliniske konsult. VPP ,22 % Liggedøgn BUP ,30 % Polikliniske konsult. BUP ,40 % Antall liggedøgn VPP har en økning på 282 døgn i forhold til 2008, men ligger under plantallene med 1682 døgn. 19

57 Polikliniske konsultasjoner VPP ligger 87 konsultasjoner høyere enn i I forhold til plantall ligger klinikken under med 720 konsultasjoner. Antall liggedøgn BUP har en reduksjon i forhold til 2008 på 26 døgn. I forhold til plan for 2009 ligger klinikken 133 døgn under. Polikliniske konsultasjoner BUP viser 222 flere konsultasjoner i 2009 enn i Dette skyldes tildels feilregistrering av data i Til tross for en positiv utvikling ligger klinikken fortsatt under planlagte polikliniske konsultasjoner med Årsaken er en kombinasjon av at foretaket har hatt mangel på psykologer/psykolog spesialister i 2009 sammenlignet med 2008 og at plantallene er lagt på bakgrunn av feilregistrerte aktivitetstall i Oppsummert viser tallene en aktivitetsøkning i VPP i forhold til året før, men fortsatt ligger klinikken under planlagt aktivitet. Også innenfor BUP viser tallene for 2009 en aktivitetsøkning målt i polikliniske konsultasjoner, men en reduksjon i liggedøgn. Plantallene er heller ikke nådd innen BUP. 6.4 Rusomsorg PLANTALL 2009 AVVIK Antall liggedøgn døgnbehandling Antall liggedøgn i rusomsorgen var i 2009 økt til 4294 liggedøgn, noe som er 307 liggedøgn mer enn i 2008 og 304 liggedøgn over plantall. Til tross for økt antall senger og økt antall liggedøgn ved Finnmarksklinikken, har gjestepasientkostnader rus økt med ca 6 mill i 2009 sammenlignet Finnmarksklinikken har i 2009 en beleggsprosent på 93,5 %. 7. Rapportering styringsindikatorer 7.1 Kvalitet Psykisk Helsevern og Rus Ventetider Andel pasienter som er vurdert innen 30 dager 1.tert tert tert 2009 Totalt 2009 Antall vurdert Innen frist % vis 97,8 % 95,8 % 98,0 % 97,3 % Andel pasienter som er vurdert innen 30 dager viser en økning i 3.tertial i fht. 2.tertial Helse Finnmark HF vurderer 97,3% av pasienter innen fristen på 30 dager. 20

58 Ventetid for vurdering i BUP 1.tertial 2.tertial 3.tertial Totalt 2009 Ventetid for vurd. Henviste Innen 10dg % Henviste Innen 10dg % Henviste Innen 10dg % Henviste Innen 10dg % BUP Midt ,0 % ,0 % ,6 % ,0 % PUT Midt ,3 % ,0 % ,3 % ,4 % BUP Kirkenes ,3 % ,1 % ,0 % ,9 % Hammerfest ,9 % ,7 % ,9 % ,6 % Alta ,4 % ,9 % ,9 % ,1 % Total ,1 % ,6 % ,7 % ,9 % Ventetiden for vurdering i BUP viser en positiv utvikling i Andelen henviste som blir vurdert innen fristen på 10 dager er 76,9%. Årsaken til høy ventetid har vært mangel på spesialister. Gjennomsnittlig ventetid for ordinært avviklede pasienter med rett til nødvendig helsehjelp BUP 2007 BUP 2009 VOP 2008 VOP 2009 DPS Vest Finnmark SANKs/DPS Midt DPS Øst Finnmark Finnmarksklinikken tall BUP kan ikke fremskaffes. 54 Det er knyttet en del usikkerhet til egenrapportering av tallene for Det finnes ingen ferdige rapporter i DIPS. Tallene har en del feilkilder. I DIPS er det ikke lagt inn sluttdato på ventetid på pasienter som ikke møter opp til behandling eller når det er pasientbestemt utsettelse av behandlingen. Dette gjør det vanskelig å beregne reell ventetid. Tallene viser imidlertid at ventetid BUP er økende i antall dager fra 2007 til 2009, dette gjelder ved alle DPS er. Innen voksenpsykiatrien er antall dager ventetid stabilt fra 2008 til 2009, gjennomsnittlig 31 dager ved alle 3 DPS er. Ved rusinstiusjonen Finnmarksklinikken er gjennomsnittlig ventetid gått ned fra 2008 til Dette skyldes nok i stor grad at antall plasser ved Finnmarksklinikken har økt fra 10 til 12. I tillegg er beleggsprosenten høy Fristbrudd Andel rettighetspasienter som gis behandling innen 65 dager i psykisk helsevern og/eller TSB for pers under 23 år Rettighetspasienter Antall nyhenv. Antall fristbrudd % Antall nyhenv. Antall fristbrudd % DPS Øst Finnmark ,7 % ,4 % DPS Vest Finnmark ,3 % ,7 % SANKS ,1 % ,1 % Finnmarksklinikken ,0 % 4 0 0,0 % Total ,6 % ,6 % Andel fristbrudd for rettighetspasienter under 23 år, som gis behandling innen 65 dager, viser totalt i ,6%. Det vil si 70,4% ligger innenfor fristen. Ut fra fokus på rask behandling av unge mennesker krever unngåelse av fristbrudd også i 2010 økt oppmerksomhet. 21

59 Andel fristbrudd for rettighetspasienter Ekskludert populasjon: Øyeblikkelig hjelp-pasienter og pasientbestemte utsettelser 1.tert tert tert 2009 Totalt Nyhenvisninger Fritstbrudd % 22,0 % 29,2 % 19,8 % 23,2 % Andel fristbrudd er på 23,2%. Dette betyr at 450 pasienter av et grunnlag på nærmere 2000 ikke har fått tilbud om helsehjelp etter 4 i prioriteringsforskriften. Andelen fristbrudd viser imidlertid en nedadgående trend når man ser året 2009 under et. Andel pasienter med rett til nødvendig helsehjelp som har fått behandling innen fristen Antall pasienter Innen fristen % DPS Vest Finnm ,9 % SANKs/DPS Midt ,7 % DPS Øst Finnm ,3 % Finnmarksklinikken ,8 % Totalt ,2 % Helse Finnmark HF har i 2009 gitt 71,2% av pasienter med rett til nødvendig helsehjelp behandling innen fristen i Epikrisetid Epikrisetid 1.tert 2.tert 3.tert % 60 % 49 % % 70 % 68 % Andel epikriser sendt ut innen 7 dager i Psykisk helsevern og rus viser en fin utvikling fra 2008 til Ved utgangen av 2009 er 68% av epikrisene sendt ut innen 7 dager. Tilsvarende var 49% sendt ut ved utgangen av Epikrisetiden innen voksenpsykiatrien har vært lav og varierende i begynnelsen av 2009, men har forbedret seg i løpet av året, hvor de fleste avdelingene lå mellom 70% og 80%. Akkumulert vises en fremgang fra 48,8% til 66%. Innenfor barne- og ungdomspsykiatri har Helse Finnmark oppfylt kravet om epikrisetid på 80% i flere år, også i 2009 er måltallet oppfylt Tvangsinnlagte i psykisk helsevern Ikke aktuelt i Helse Finnmark. 7.2 Kvalitet Somatikk Epikrisetid Epikrisetid 1. tert tert tert 2009 Kirkenes 68,2 78,7 68,9 Hammerfest 49,9 49,3 49 Totalt 56,2 59,7 52,5 Klinikk Kirkenes har hatt en positiv utvikling i epikriser sendt ut innen 7 dager. Klinikk Hammerfest ligger stabilt på 49% utsendte epikriser innen 7 dager i Det er avdekket rutinesvikt og feilregistreringer i Hammerfest, som utgjør hovedårsaken til at epikrisetiden er 22

60 så lav. Det er nå innført nye rutiner samt tett oppfølging av restanselister som gjennomgås jevnlig av sekretærene Ventetider Ventetider gjeldene de ulike tjenestetilbud er tilgjengelige og oppdaterte på internettsidene For klinikk Hammerfest er det registrert 77 ventetider, for klinikk Kirkenes 67 ventetider, alle oppdatert nylig. Det er generelt kort ventetid innen kirurgisk fagområde. Pasienter får raskt time til de aktiviteter vi kan hjelpe med, og behandlingsfrister overholdes. Områder hvor vi er avhengige av tilreisende spesialister vil ventetid variere avhengig av hvor lenge det er til aktuelle spesialist kommer neste gang. Eksempler er områdene urologi og plastikk kirurgi. Innen Barneavdelingen tilbyr innleggelse og utredning i tråd med pasientenes ønsker. Innen medisin er det ikke ventetid. Svært mange av henvisningene har karakter av øyeblikkelig hjelp og tilbud gis raskt. Ventetiden for hørselskontroller-/tilpasning av høreapparat er varierende. Ventetiden er stabil ved klinikk Kirkenes (30 uker), mens den er redusert ved klinikk Hammerfest (26 uker). For øyenlidelser er det fortsatt lang ventetid for utredning. Gjennomsnittlig ventetid for ordinært avviklede pasienter med rett til nødvendig helsehjelp innen somatikk er stabil. Ventetider innen områdende øye- og hørselslidelser, revmatolgi og neurologi fortsetter å være utfordrende. Fra koordineringsenheten meldes det om bedring ved at ambuleringsfrekvens synes å bli bedret. Ellers melder klinikken ikke om de store endringer, men har registrert noe lengre venting innen området ortopedi. Ellers melder klinikken om korte ventelister innenfor generell kirurgi og protesekirurgi. Plastikkirurgi utføres av ambulerende spesialister fra UNN og der har vi lang ventetid Korridorpasienter Klinikk Kirkenes Klinikk Hammerfest Antall korridorpasienter har økt i Helse Finnmark fra 2008 til Ved Klinikk Kirkenes er antall korridorpasienter redusert fra 2008 til 2009 med 55 til 31 korridorpasienter i Klinikk Hammerfest hadde imidlertid 607 korridorpasienter i 2009, mot 201 i Hovedårsaken til økningen i korridorpasienter ved klinikk Hammerfest ligger i at avdelinger måtte slås sammen i sommerferieavviklingen pga. mangel på ferievikarer. Det er et uttalt mål at antall korridorpasienter skal være Strykninger av planlagte operasjoner Strykninger Kirkenes 10,2 % 9,7 % 7,9 % Hammerfest 18,0 % 14,0 % 15,0 % Totalt 11,7 % 10,7 % Fra 2007 til 2009 har andelen strykninger av planlagte operasjoner gått betydelig ned. Både i Hammerfest og Kirkenes strykes færre operasjoner enn tidligere år, men andelen stryk ligger likevel altfor høyt med hhv. 7,9% i Kirkenes og 15% i Hammerfest. Halvparten av de som strykes i Hammerfest skjer fordi pasienter ikke møter eller avbestiller time. Målet er at ikke mer enn 5% av planlagte operasjoner skal strykes. 23

61 7.2.5 Prevalens/sykehusinfeksjoner Prevalens av sykehusinfeksjoner er et øyeblikksbilde av infeksjonsforekomsten Kirkenes 5,8 7,2 6,4 6,1 Hammerfest 5,5 7,2 3,7 3,5 Gjennomsnittet av alle prevalensundersøkelser gjennomført ved Hammerfest sykehus i 2009 var 3,5% og ved Kirkenes Sykehus 6,15%. Måltallet for prevalens er 5%, mens landsgjennomsnittet er på 5,5 % Prevalensregistreringen de to siste årene viser at Helse Finnmark har hatt en nedgang i forekomsten av sykehusinfeksjoner. Det vil fortsatt fokuseres på forebyggende smittevern. Infeksjonsforebyggende standardtiltak er enkle og lite kostnadskrevende, og gir meget gode resultater Andel individuell plan barnehabilitering 1.tert 2.tert 3.tert Antall pasienter Med indiv. Plan %-vis 32,7 % 35,3 % 47,3 % Barnehabiliteringen følger opp pasientene sine, og tar initiativ til individuell plan. De driver også utstrakt veiledningsarbeid i forhold til kommunene om arbeid med individuell plan. Avdelingen følger opp sin del av arbeidet med individuell plan for pasientene sine, men er avhenging av andre samarbeidspartnere for å øke andelen. Andel pasienter med individuell plan har økt fra 32,7% i 1. tertial til 47,3% i 3.tertial Dette er en økning på 14,6% i løpet av året. For 3.tertial 2008 var tilsvarende tall 45%, dvs også en økning i forhold til Utskrivningsklare pasienter 1.tertial 2.tertial 3.tertial Antall opph Ant. Liggedg Snitt pr opph Antall opph Ant. Liggedg Snitt pr opph Antall opph Ant. Liggedg Snitt pr opph Kirkenes , , ,9 Hammerfest , , ,8 Total , , ,8 I 3.tertial hadde Helse Finnmark HF 94 utskrivningsklare pasienter og antall liggedøgn på 454 døgn, dvs gjennomsnittlig liggedøgn per opphold på 4,8 døgn. Dette er reduksjon i forhold til 2.tertial med 3,9 døgn. Det er altså en utvikling hvor Helse Finnmark har jevnt over det samme antall pasienter men antall liggedøgn pr. pasient går ned fra 1 til 3 tertial Kirkenes Hammerfest Antallet utskrivningsklare pasienter er nedadgående når man ser perioden under et. 72% av totalt antall utskrivningsklare pasienter i Helse Finnmark HF ligger på Kirkenes sykehus. 24

62 8. Rapporteringspunkter til oppdragsdokumentet Helse Finnmark rapporterer på alle rapporteringspunktene i oppdragsdokumentet. I dette kapitlet rapporterer vi mer utfyllende på enkelte punkter. 8.1 Kvalitet og prioritering Helse Finnmark HF driver en kunnskapsintensiv virksomhet som er avhengig av høy kvalitet i alle ledd. Arbeidet med kvalitetsforbedring er sentralt i foretaket. Kvalitetsarbeid betraktes som ordinær virksomhet, en naturlig del av de daglige gjøremål i alle avdelinger. Kvalitetsarbeid er et prioritert ansvar for ledere på alle nivå. Dette er nå gjennomgående tydeliggjort i våre stillingsbeskrivelser. Ny organisering av arbeid med kvalitet og HMS ble besluttet i ledermøte i Helse Finnmark HF i august Ny organisasjon er i ferd med å bli etablert. KVAM benyttes som forkortelse/begrep for KValitet og ArbeidsMiljø. På klinikknivå og på avdelingsnivå ønskes en samordning av arbeid med kvalitet og HMS ut fra en erkjennelse av at pasientbehandlingen vil inneha en arbeidsmiljøside som skal være godt ivaretatt. Det finnes bl.a tilstrekkelig kunnskap til å erkjenne at høyt sykefravær har negative følger for kvalitet i pasientbehandlingen. Inntil nå har saker som i stor grad har innvirket på hverandre vært drøftet i ulike fora med ulike aktører. Følgende tiltak er besluttet: Det etableres ett felles kvalitetsutvalg i Helse Finnmark HF. Dagens etablerte FAMU beholdes. Det avvikles årlig 2 fellesmøter for Kvalitetsutvalg og FAMU. Det etableres KVAM-råd i klinikkene. Av oppgaver som er tillagt KVAM-råd nevnes: Bidra til at kvalitetsarbeid forankres hos ledelse og ansatte, slik at det blir et felles ønske om å levere god kvalitet i klinikken. Drøfte områder for forbedring, sette utviklingsmål for klinikken og iverksette tiltak for å forbygge uønskede hendelser Stimulere til kvalitetsprosjekt, kvalitetsarbeid og kvalitet i HMS-arbeidet i avdelingen. Sørge for at klinikkens dokumenter i kvalitetssystemet DocMap blir utarbeidet, implementert og vedlikeholdt. Behandle og følge opp alle avviksmeldinger som forventes behandlet på klinikknivå innen pasientskader. Følge opp nasjonale kvalitetsindikatorer som gjelder for klinikken Behandle rapporter etter tilsyn og interne kvalitets- og HMS-revisjoner (inkl. vernerunder) med tanke på oppfølging og forbedringstiltak Rapportere relevante saker til kvalitetsutvalget og AMU. Her vektlegges og saker/forhold som har læringsverdi utenom egen klinikk. Etablering av KVAM-grupper innad i klinikkene. Av oppgaver nevnes: Bidra til at kvalitetsutvalgets/famus/ KVAM-råds arbeid forankres blant alle ansatte Drøfte områder for forbedring og sette utviklingsmål for impliserte enheter. Stimulere til samhandling, kvalitetsprosjekt, kvalitetsarbeid og kvalitet i HMS-arbeidet i enheten. Følge opp helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i enheten, spesielt års- og handlingsplaner. Sørge for å utarbeide, implementere og vedlikeholde enhetens dokumenter i kvalitetssystemet DocMap. Registrere, behandle og følge opp alle avviksmeldinger/forbedringsforslag i enheten Følge opp de nasjonale kvalitetsindikatorene som gjelder for KVAM-gruppens område 25

63 Etablere felles retningslinjer og prosedyrer i eget helseforetak og sikre oppdatering i DocMap Implementering av foretakets prosedyrer og retningslinjer i DocMap har vært uttalt i tidligere oppdragsdokument. Ved utgangen av 2009 har foretaket vel 3000 dokumenter i applikasjonen. Det er imidlertid fortsatt slik at ulike enheter i varierende grad benytter applikasjonen. Vi har enheter som har alt på plass, og vi har enheter som fortsatt ikke har sine dokumenter i DocMap. I tillegg til å få lagt sine dokumenter i applikasjonen er det en utfordring å sørge for nødvendig vedlikehold av slike. Tidspunkter for revisjon av dokumenter er overskredet for et betydelig antall dokumenter. Flere enheter formidler at det ikke er tilstrekkelig med tid/ressurser til dette. En uttalt satsing nå er å få etablert felles prosedyrer/dokumenter i DocMap. Dette ansees som et viktig grep, og vil meget sannsynlig medføre økt oppmerksomhet rundt DocMap og innholdet her. Også i 2009 er det gjennomført opplæring av superbrukere i de ulike klinikker. Det er videre gjennomført opplæring for å få implementert avviksmodulen i DocMap. Vi har fortsatt flere avdelinger som ikke har implementert sine dokumenter i DocMap. Retningslinjene for bruk av DocMap er revidert med tanke på å lette prosess for felles retningslinjer. Det er iverksatt satsing blant annet innen gynekologi/føde-avdelinger for å få til felles prosedyrer. Også innen akuttavdelinger iverksettes slik satsing. DocMap og avviksbehandling Det er fra sommeren 2009 satset mye for å få implementert avviksmodulen i DocMap. Foruten demonstrasjoner foreligger det detaljerte beskrivelser for bruk av applikasjonen. Samlet er det i 2009 meldt 187 avvik via DocMap. Fordelingen innad i foretaket: Klinikk Hammerfest: 101 meldte avvik Klinikk Kirkenes: 42 meldte avvik Klinikk for prehospitale tjenester: 14 meldte avvik Klinikk psykisk helsevern og rus: 11 meldte avvik Klinikk for drift og eiendom Ingen meldte avvik fra denne enheten Økonomiseksjon Ingen meldte avvik fra denne enheten FFU/personal: Ingen meldte avvik fra denne enheten Gjeldende avviksmodulen i DocMap er det i særlig grad laboratoriene som har tatt dette i bruk. Vi må forvente at antall avvik meldt via DocMap vil øke i Det faktum at melder automatisk får tilbakemelding etter at avviksbehandling er sluttført ansees som en motiverende faktor. Det faktum at enheter ikke har meldt avvik via DocMap vil ikke kunne tolkes dithen at uheldige hendelser ikke oppstått i disse enhetene. Det handler vel så mye om motivasjon og kultur for bruk av kvalitetssystemet. Følge opp og lære av erfaringer og innspill fra brukere/brukerutvalg Somatikk Brukerutvalgets funksjonstid er 2 år. Det skal oppnevnes nytt brukerutvalg i løpet av Samlet ble 30 saker behandlet i Det ble avviklet 4 møter. I 2009 har brukerutvalgets leder deltatt i foretakets styremøter. Brukerutvalget har avviklet møter i Hammerfest, Alta og Karasjok i løpet av året. Brukerutvalget har ønsket å bli bedre kjent med foretakets ulike virksomhet, og har hatt omvisninger på ulike enheter som del av møtedagen. 26

64 Psykisk helsevern og rus Brukerorganisasjoner har deltatt i flere arbeidsgrupper og inviteres bla til kommunedager i DPSene. Registrere data til aktuelle nasjonale og regionale kvalitetsregistre. Fra Helse Finnmark rapporterer vi ved hvert tertial ulike kvalitetsparamerte samt ventelistestatistikk til Helsedirektoratet. Statistikk er tilgjengelig via Følge opp og lære av tilsyn Det er i 2009 avviklet flere tilsyn i Helse Finnmark HF. Helsetilsynet: Klinikk Kirkenes Det ble i perioden oktober 2009 gjennomført tilsyn ved Føde- og gynekologisk avdeling ved klinikk Kirkenes. Tilsynsbesøket ga 3 avvik: Virksomheten tillater fødsler hvor det er kjent risiko for komplikasjoner for mor og barn, uten at man har tilgang til nødvendig kompetanse Virksomheten sikrer ikke at dokumentasjonen ved føde-/gyn.avdelingen er i henhold til myndighetskrav Det blir i liten grad gjennomført og dokumentert et systematisk forbedringsarbeid i virksomheten Klinikk Kirkenes ble gitt frist til innen 1. februar 2010 med å gi tilbakemelding til Helsetilsynet på hvordan avvikene skal lukkes. DPS-Øst Finnmark Tilsynet var rettet mot hvordan DPS ivaretar de allmenne funksjoner overfor personer med alvorlige psykiske lidelser. Det ble gitt ett avvik. Avviket er lukket og tilsynet avsluttet. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) DSB gjennomførte i 2009 tilsyn ved Kirkenes og Hammerfest sykehus. Tilsynet var en oppfølging av tidligere tilsyn, og avslørte at forhold som tidligere var påpekt ikke var rettet på som forutsatt. Det ble samlet gitt 7 avvik. Det har vært arbeidet med å lukke avvikene og det har vært dialog med DSB underveis. Ved årets utgang foreligger det tidsfrist til innen 20. januar å ha lukket avvikene, med døgnmulkt som konsekvens om tiltak ikke er iverksatt som forutsatt. Avvikene var: Helseforetaket har ikke fastsatt mål for helse, miljø og sikkerhet. Helseforetaket mangler rutiner og planer for gjennomføring av interne revisjoner. Alle feil og mangler ved de elektriske anleggene blir ikke registrert. Tegninger over de elektriske anleggene i Kirkenes er ikke oppdaterte. Opplæringen i bruk av elektromedisinsk utstyr følges ikke opp av ledere på en systematisk måte. Foretaksledelsen har ikke sørget for at det er innført internkontroll innen elsikkerhet på den elektriske installasjonen og på elektrisk utstyr (unntak er elektromedisinsk utstyr). Rutiner i det forebyggende vedlikeholdet på den elektriske installasjonen er ikke utarbeidet. Det er innen tidsfrist gitt tilbakemelding på flere av avvikene. Statens strålevern (Strålevernet) 27

65 Statens strålevern gjennomførte tilsyn med radiologisk virksomhet samtidig som DSB gjenomførte sitt tilsyn. Foruten positive tilbakemeldinger på tiltak som har vært iverksatt medførte også dette tilsynet avvik. Ved utgangen av året gjenstår å lukke følgende avvik: Strålevernsopplæring av personale i forbindelse med røntgenbruk utenfor radiologisk avdeling er mangelfull. Det mangler dokumentasjon som viser at relevant personell har mottatt denne typen opplæring. Helseforetaket mangler verifiserbar plan for interne revisjoner Virksomheten mangler fullstendig oversikt over strålevernsorganisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med strålevern er fordelt. Det mangler fremdeles en oversikt over kommunikasjonsformene/linjene og eventuelle møtearenaer til alle med strålevernsansvarlige i foretaket. Det arbeides med å lukke aktuelle avvik i løpet av februar, før døgnmulkt løper. Det er gjennomført optisk tilsyn ved klinikk Kirkenes. UV-lysbehandling. Tilsynsrapport er ventet. Det er tatt initiativ til tiltak som å utvide eksisterende strålevernsorganisasjon for tilpasning og til slik virksomhet, og til at klinikkene utpeker behandlingspersonell til roller som strålevernskoordinator/strålevernskontakt og innen dette området. Disse vil være sentrale mht å utabeide et felles sett med rutiner gjeldende lysbehandling. Arbeidstilsynet Helseforetaket overordnet. God Vakt! Tilsynet fant sted i 2008, varsel om pålegg kom i juni Tilsynet er delt i 4 pålegg med ulike svarfrister. Helse Finnmark har sendt inn sitt svar på pålegg 1, og er godt i gang med pålegg 2 som dreier seg om utarbeidelse av handlingsplaner, fristen for dette pålegget er 1. mars Ingen tilsyn eller åpne tilsynssaker fra Arbeidstilsynet gjeldende Klinikk Kirkenes, Klinikk Hammerfest eller Klinikk psykisk helsevern og rus i Klinikk Prehospitale tjenester AMK tilsyn arbeidstidsordninger, turnus, arbeidsplasser og arbeidslokaler juni pr dags dato 2 åpne pålegg vedrørende forebygging av sykefravær og vurdering av lokalers egnethet (les: lokalene vurderes som uegnede av Arbeidstilsynet). Tidsfrist 1. mars Vardø ambulansestasjon oversendelse av dokumentasjon lokaler til Arbeidstilsynet i august 2009 Kautokeino ambulansestasjon, tilsynssak lokaler fra 2008, lukket juli Vadsø ambulansestasjon, tilsynssak lokaler fra 2008, lukket juli Vadsø ambulanse, tilsyn arbeidstidsordninger og turnus oktober 2009 Rapport fra Arbeidstilsynet foreligger ikke. Hammerfest ambulanse, tilsyn arbeidstidsordninger og turnus oktober Rapport fra Arbeidstilsynet foreligger ikke Kirkenes Ambulanse, tilsyn arbeidstidsordninger og turnus oktober Rapport fra Arbeidstilsynet foreligger ikke Brannvern Tilsyn av brannsikkerhet og dokumentasjon klinikk Kirkenes. Helse Finnmark HF pålagt dagmulkt januar Tvangsmulkt gitt med grunnlag i utilstrekkelig brannvaktordning og mangelfulle rednings- og beredskapsplaner Mattilsynet Mattilsynet gjennomførte i løpet av 2009 tilsyn ved våre avdelingskjøkken både ved klinikk Kirkenes og Hammerfest. Tilsynet påpekte flere steder avvik. Tiltak som er gitt frist for å 28

66 utbedre er blant annet installasjon av berøringsfrie kraner ved de aktuelle kjøkken. Det arbeides med dette. Det er ellers påpekt noen manglende rutiner gjeldende Internkontroll mat. 8.2 Samhandling og desentralisering Helse Finnmark HF Samarbeider med fastlegene og primærhelsetjenesten om eldre og kronikere for å sikre en mer helhetlig behandlingskjede. Dette skjer gjennom sykestueprosjektet hvor vi i 2009 arbeidet tett sammen med kommunene for å komme frem til felles forståelse av rett behandlingskjede, og samtidig ha en bedre praktisk dialog rundt overføringer. Avdeling for Spesialisert Habilitering og Rehabilitering med mange eldre pasienter, har et tett samarbeid med kommunehelsetjenesten. Tjenesten har bidratt og deltatt på samhandlingskonferanser i samarbeid med fylkesmannen i Finnmark. Praksiskonsulentene har også bidratt i dialogen med kommunene i fylket. Gjennom sykestue-prosjektet har Helse Finnmark HF lagt til rette for at de medisinske avdelingene blir mer tilgjengelige for kommunene, både for konkrete råd og veiledning faglig. Dette sikrer samarbeid og gir kommunene tilgang til kompetanse, veiledning og undervisning, samt at det åpner for bruk av kommunenes kompetanse. Generelt har praksiskonsulentene bidratt til å gi impulser inn i klinikkene fra fastlegenes ståsted. Kommunedager i Psykisk helsevern og sykestuekonferansen har bidratt til faglig utveksling mellom kommunene og helseforetaket. Ambulante team innen psykisk helse, habilitering og rehabilitering har også i 2009 gjort vår kompetanse tilgjengelig for kommunen på tjenestenivå. Det er i tillegg avholdt fagspesifikke kurs (individuell plan, asperger, traumetrening med mer) som har styrket kommunenes kompetanse. Gjennom forskningsprosjektet Aktivitetsskolen i Finnmark arbeider overlege Ane Kokkvoll med utprøving av to ulike behandlinger for barn med fedme/overvekt og deres familier. Prosjektet er basert på et gjensidig forpliktende samarbeid mellom skolehelsetjenesten i 7 kommuner i Finnmark/ Troms og Barneavdelinga ved Helse Finnmark HF. I avtalen klargjøres ansvarsforhold hvor Helse Finnmark har det overordnede ansvaret for å igangsette, følge opp og evaluere forsknings- og behandlingsprosjektet Aktivitetsskolen. I tillegg bidrar foretaket med kunnskap og kompetanse til samarbeidspartnere i kommunen. Kommunen på sin side har ansvar for oppfølging av familiene på helsestasjonen og aktivitetstilbudet for familiene i gruppebehandling med de ressurser som dette krever. I korte trekk består det ene tilbudet av veiledning og oppfølging i grupper mens det andre tilbudet innebærer at familiene blir fulgt opp hver for seg på barneavdeling og i lokal kommune. Prosjektet er organisert som et randomisert kontrollert studie (RCT) i samarbeid med Klinisk forskningssenter ved Universitetssykehuset i Nord Norge og Universitetet i Tromsø. I 2009 deltok 44 familier i prosjektet og ble fulgt opp i egen kommune. Fra august 2009 ble det ansatt 2 sykepleiere i 50% stilling ( 1 helsesøsterutdannet og 1 barnesykepleier) i prosjektet, hvor oppgavene består i å jobbe med veiledning av personell i kommunene finansiert med samhandlingsmidler fra Helse- og omsorgsdepartementet. Personell ved Aktivitetsskolen har hatt faglig ansvar for oppstartkurs for alle deltakerkommuner, samt for 2 konferanser vedrørende forebygging og behandling av overvekt og fedme i samarbeid med Fylkesmannen i Troms og Fylkesmannen i Finnmark. Prosjektet rekrutterer nå nye familier fra Hammerfest og Tromsø kommuner for videreføring i

67 8.3 Tilbud til pasienter med kroniske og langvarige sykdommer og lidelser Helse Finnmark HF har startet oppbygging av geriatrisk enhet, og ansatt en sykepleier som er dedikert til geriatrisk enhet. Det er ansatt samisktalende legeressurs. Foretaket har fått på plass diabetessykepleiere ved de somatiske klinikkene og ved barneavdelingen. Det er også ansatt ernæringsfysiolog. Helse Finnmark HF følger opp nasjonal strategi for rehabilitering ved å utvikle lærings- og mestringssentrene med tanke på å styrke dem i rehabiliteringssammenheng. Det er startet arbeid med å lage pasientforløpsbeskrivelse for hjerneslagpasienter. Det er utviklet prosedyre for bruk av IP for alle som har pasientkontakt. For geriatriske pasienter er det utarbeidet planer for akutt rehabilitering. Det samme gjelder slagpasienter, uten at denne gruppen får behandling i egen enhet. Ortopediske pasienter får rehabilitering i kir/ort avdeling før hjemsendelse eller overføring til rehabiliteringsinstitusjon. Vanlig rehabilitering og spesialisert rehabilitering har forskjellige fagparametre, metodikk og kvalitet. Vanlig rehabilitering utøves til pasienter som har behov vanlig rehabilitering eller opptrening. Det er avviklet LMS-kurs for pasienter med: PCO, flere kurs for personer med diabetes, revmatoid artritt, foreldre til barn med astma, voksne med astma, tarmsykdommer, familier til barn med autisme, allergi og eksem, matlaging for matallergikere/intoleranse, KOLS-skole og øvrige fagdager. Helse Finnmark HF har gjennom sentral avtale gjennom Helse Nord RHF Inngått avtaler med kommuner og NAV om høreapparatformidling jf. Å høre og bli hørt. Det er utarbeidet skjema som sikrer kommunene informasjon om brukerne og hvilket hørehjelpemiddel de har fått, men det er ikke inngått avtaler enda. Hørselsfaglig nettverk i Helse Nord planlegger samarbeid om dette arbeidet. Helse Finnmark har prøvd ut nye modeller for lungerehabilitering. KOLS-skole gjennom LMS-senter er gjennomført. Det er etablert lungelab ved Med. poliklinikk. En lege er under spesialisering i lungemedisin, og en lege under utdanning med tanke på spesialisering i lunge. Det er på gang et prosjekt med enkelte kommuner for videreutvikling av lungerehabilitering. Det planlegges oppstart med kurs ved Kirkenes sykehus og oppfølging i hjemkommunene. Den samme modellen er tenkt for overvekt og diabetes. 8.4 Ambulanse og nødmeldetjenesten Helse Finnmark HF har i dag 55% ambulansemedarbeidere med fagbrev. Kravet er at foretaket skal ha 75% ambulansemedarbeidere innen april Helse Finnmark HF overtok ambulansetjenesten i Det er allerede nå klart at foretaket ikke vil klare å innfri kravet om 75% ambulansefagarbeidere innen fristen. Helse Finnmark HF har meldt til eier at vi vil nå målet innen utgangen av Tilbudet til den samiske befolkning Samisk nasjonalt kompetansesenter (SANKS) Helse Finnmark HF har gjennom samisk nasjonalt kompetansesenter psykisk helse (SANKS) gjennomført følgende overordnet arbeid. Ferdigstilt Strategiplan

68 Bevilget midler (2,5 millioner kr) til oppstart av Masterstudie i flerkulturell profesjon samarbeidsprosjekt med UiTo. Deltatt på promotering og åpning av ovenstående masterstudie i samarbeid med UiTo Undervist på ovenstående masterstudie (Fou-avdelingen) Innlegg, deltakelse og nettverksbygging på nasjonale og internasjonale konferanser, for eksempel i Yelloknife, Canada og i Nuuk, Grønland. SANKS har også arbeidet målrettet mot en utvidelse av vårt tilbud utenfor det ordinære opptaksområdet til DPS Midt-Finnmark: Møte med Snåsa kommune vedrørende opprettelse av stilling, kontorlokaler og generelt samarbeid Ansettelse av prosjektleder tjenester til brukere/samarbeidspartnere utenfor ordinært opptaksområde. Ansettelse av klinisk pedagog i Snåsa. Skriftlig samarbeidsavtale med Tysfjord kommune. Nedsatt fagteam for Tysfjordområdet 1 ansatt fra avd barn og unge og 1 ansatt fra akutteam faste reiser til Drag annenhver/hver tredje uke Diverse undervisning/veiledning. Diverse møter med relevante samarbeidspartnere/kommuner etc. se nedenfor under respektive enheter FoU-virksomhet: FoU-midler: utlysning, saksbehandling, oppfølging Innlegg på forskningskonferanser Internasjonalt nettverksetablering ift urfolkskforskning Initiert bokprosjekt med artikler fra SANKS sine kliniske praksis Medlem av referansegruppe for forskningsprosjekt ( Etterlatte -prosjektet ved Senter for samisk helseforskning) Møte med USAM Undervisning: Koordinert undervisningsopplegg/forelesere; Tysfjord kommune, Fagdager i Nord Salten Gitt undervisning (høgskole, interesseorganisasjoner, Helse Finnmark) Informasjon: Kontinuerlig oppdatering av hjemmesida Utarbeidet informasjonsmateriell (kort og roll-up) Ivaretakelse av den samiske pasienten Helse Finnmark HF ivaretar tolketjenester til samiske pasienter primært ved å benytte tolk fra tolkeliste alternativt ekstern tolk via Noricom. Ved klinikk Hammerfest er det ansatt samisk tolk. I tillegg har foretaket iversatt et arbeid for å forbedre denne tjenesten. Det er søkt prosjektmidler til dette prosjektet, og klinikk Hammerfest skal ivareta prosjektlederrollen dersom prosjektet iverksettes. Det er et uttalt mål å sette mer fokus på dette i

69 Helse Finnmark HF gjennomførte første gang i 2008 kurs for ansatte i samisk kulturforståelse. Dette kurset ble videreført i 2009 og ca 500 ansatte har hittil gjennomført kurset. Kurset videreføres i kompetanseplanen for 2010 og er obligatorisk for ansatte i Helse Finnmark HF. 8.6 Forskning og innovasjon Forskningsaktiviteten i Helse Finnmark er god. Forskningsstyret hadde i ,5 mill. til disposisjon, hvorav 9 ulike prosjekter ble tildelt midler. Ved utgangen av 2009 holdt 5 ansatte på med gjennomføring av dr.grad, hvorav en Phd. student fra klinikk Hammerfest disputerte i desember En phd. student planlegger å levere avhandlingen ved utgangen av De tre andre planlegger å disputere i 2011 og Helse Nord RHF har tildelt 1,3 mill. til forskningsprosjekter i Helse Finnmark. Disse er fordelt på 3 forskningsprosjekt: Bekkenbunnstruktur, endring i svangerskap og ved inkontinens- en ultralyd studie Aktivitetsskolen i Finnmark Første fase traumebehandling stabiliseringsgruppe for kvinner utsatt for relasjonstraumer. Samisk nasjonalt kompetansesenter psykisk helsevern (SANKS) har satt av 2 mill. kroner til forskning og utviklingsarbeid. Midlene skal bidra til å utvikle kunnskap innen psykisk helsevern til den samiske befolkningen. I 2009 kom det inn totalt 20 søknader om FoUmidler. 12 søknader ble innvilget med til sammen millioner kroner. 8.7 Rekruttering og utdanning av helsepersonell Rekrutterings- og stabiliseringsprosjektet for leger i Helse Finnmark HF, har i 2009 støttet 21 leger/legers avdelinger økonomisk, hvorav 8 leger er under utdanning i gruppe-i tjeneste/grenspesialisering (i utdanningsprogram) og mottar utdanningsstipend. Dette gjelder leger innen flere spesialiteter, også spesialitetene i kravet. Helse Finnmark HF har i 2009 utredet rekrutterings- og stabiliseringstiltak for spesialsykepleiere. Utredningen resulterte i at det i 2010 avsettes ytterligere midler til tiltak til AIJOB. 8.8 Helse Miljø og sikkerhet Arbeidsmiljøet i foretaket anses å ha tilfredsstillende utvikling. Godt arbeidsmiljø er viktig for ansattes trivsel på jobb og fokus på arbeidsmiljøet har høy prioritet i foretaket. Ledelsen i foretaket har vært representert ved klinikksjefer og personalsjef i foretakets arbeidsmiljøutvalg. Det er iverksatt følgende tiltak for å bedre arbeidsmiljøet: I forbindelse med Arbeidstilsynets God vakt!-kampanje har Helse Finnmark HF kartlagt og risikovurdert opplevd misforhold mellom oppgaver og ressurser. Pålegget er delt i 4 fra Arbeidstilsynet. Påleggspunkt 1 er lukket av Arbeidstilsynet 13. feburar Arbeidstilsynet gir tilbakemelding om at Helse Finnmark HF har gjennomført en god og grundig prosess som gir godt grunnlag for det videre arbeidet med pålegget. HMS-systemet er oppdatert med nye prosedyrer og mer systematikk gjennom blant annet dokumentsamlinger i kvalitetssystemet DocMap. 32

70 Helse Finnmark HF vedtok i 2009 overordnet rusmiddelpolitikk og retningslinjer for AKAN-arbeid i foretaket. Ny organisasjonsmodell for arbeid med kvalitet og arbeidsmiljø ble vedtatt i august Helse Finnmark HF startet etableringen av klinikkvise KVAM-råd (Kvalitets- og arbeidsmiljø-råd) og etableringer av KVAM-grupper bestående av avdelingsledere, verneombud og tillitsvalgte ble iverksatt. Hensikten med endringen er å se arbeidsmiljøperspektiver og kvalitet i nær sammenheng. Sykefraværsgruppen har skiftet navn til nærværsgruppen. Det overordnede målet i Helse Finnmark HF i 2010 for jobbnærevær er 92,1 prosent. Denne gruppa har vært inne med prosessveiledning og støtte i 3 avdelinger i Klinikk for psykisk helsevern og rus gjennomførte også i 2009 HMS dager i klinikken. I det praktiske lederopplæringsprogrammet var det lagt inn en egen dag til HMS og sykefraværsoppfølging- og forebygging. NAV Arbeidslivssenter har vært til stede i flere av klinikkene og gitt råd og veiledning i hvordan arbeide forebyggende, og hvordan følge opp og tilrettelegg i fht sykefravær. 33

71 Til ÅRLIG MELDING 2009 Fra: Leif Arne Asphaug-Hansen Kvalitet og prioritering Helse Finnmark HF driver en kunnskapsintensiv virksomhet som er avhengig av høy kvalitet i alle ledd. Arbeidet med kvalitetsforbedring er sentralt i foretaket. Kvalitetsarbeid betraktes som ordinær virksomhet, en naturlig del av de daglige gjøremål i alle avdelinger. Kvalitetssarbeid er et prioritert ansvar for ledere på alle nivå. Dette er nå gjennomgående tydeliggjordt i våre stillingsbeskrivelser. Ny organisering av arbeid med kvalitet og HMS ble besluttet i ledermøte i Helse Finnmark HF i august Ny organisasjon er i ferd med å bli etablert. KVAM benyttes som forkortelse/begrep for KValitet og ArbeidsMiljø. På klinikknivå og på avdelingsnivå ønskes en samordning av arbeid med kvalitet og HMS ut fra en erkjennelse av at pasientbehandlingen vil inneha en arbeidsmiljøside som skal være godt ivaretatt. Det finnes bl.a tilstrekkelig kunnskap til å erkjenne at høyt sykefravær har negative følger for kvalitet i pasientbehandlingen. Inntil nå har saker som i stor grad har innvirket på hverandre vært drøftet i ulike fora med ulike aktører. Følgende tiltak er besluttet: Det etableres ett felles kvalitetsutvalg i Helse Finnmark HF Dagens etablerte FAMU beholdes Det avvikles årlig 2 fellesmøter for Kvalitetsutvalg og FAMU. Det etableres KVAM-råd i klinikkene. Av oppgaver som er tillagt KVAM-råd nevnes: bidra til at kvalitetsarbeid forankres hos ledelse og ansatte, slik at det blir et felles ønske om å levere god kvalitet i klinikken. drøfte områder for forbedring, sette utviklingsmål for klinikken og iverksette tiltak for å forbygge uønskede hendelser Stimulere til kvalitetsprosjekt, kvalitetsarbeid og kvalitet i HMS-arbeidet i avdelingen. Sørge for at klinikkens dokumenter i kvalitetssystemet DocMap blir utarbeidet, implementert og vedlikeholdt. Behandle og følge opp alle avviksmeldinger som forventes behandlet på klinikknivå innen pasientskader. Følge opp nasjonale kvalitetsindikatorer som gjelder for klinikken Behandle rapporter etter tilsyn og interne kvalitets- og HMS-revisjoner (inkl. vernerunder) med tanke på oppfølging og forbedringstiltak Rapportere relevante saker til kvalitetsutvalget og AMU. Her vektlegges og saker/forhold som har læringsverdi utenom egen klinikk. Etablering av KVAM-grupper innad i klinikkene. Av oppgaver nevnes: Bidra til at kvalitetsutvalgets/famus/ KVAM-råds arbeid forankres blant alle ansatte Drøfte områder for forbedring og sette utviklingsmål for impliserte enheter. Stimulere til samhandling, kvalitetsprosjekt, kvalitetsarbeid og kvalitet i HMS-arbeidet i enheten. Følge opp helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i enheten, spesielt års- og handlingsplaner. Sørge for å utarbeide, implementere og vedlikeholde enhetens dokumenter i kvalitetssystemet DocMap. Registrere, behandle og følge opp alle avviksmeldinger/forbedringsforslag i enheten Følge opp de nasjonale kvalitetsindikatorene som gjelder for KVAM-gruppens område Etablere felles retningslinjer og prosedyrer i eget helseforetak og sikre oppdatering i DocMap Implementering av foretrakets prosedyrer og retningslinjer i DocMap har vært uttalt i tidligere bestillerdokument. Ved utgangen av 2009 har foretaket vel 3000 dokumenter i applikasjonen.

72 Det er imidlertid fortsatt slik at ulike enheter i varierende grad benytter applikasjonen. Vi har enheter som har alt på plass, og vi har enheter som fortsatt ikke har sine dokumenter i DocMap. I tillegg til å få lagt sine dokumenter i applikasjonen er det en utfordring å sørge for nødvendig vedlikehold av slike. Tidspunkter for revisjon av dokumenter er overskredet for et betydelig antall dokumenter. Flere enheter formidler at det ikke er tilstrekkelig med tid/ressurser til dette. En uttalt satsing nå er å få etablert felles prosedyrer/dokumenter i DocMap. Dette ansees som et viktig grep, og vil meget sannsynlig medføre økt oppmerksomhet rundt DocMap og innholdet her. Også i 2009 er det gjennomført opplæring av superbrukere i de ulike klinikker. Det er videre gjennomført opplæring for å få implementert avviksmodulen i DocMap. Vi har fortsatt flere avdelinger som ikke har implementert sine dokumenter i DocMap. Retningslinjene for bruk av DocMap er revidert med tanke på å lette prosess for felles retningslinjer. Det er iverksatt satsing blant annet innen gynekologi/føde-avdelinger for å få til felles prosedyrer. Også innen akuttavdelinger iverksettes slik satsing. DocMap og avviksbehandling Det er fra sommeren 2009 satset mye for å få implementert avviksmodulen i DocMap. Foruten demostrasjoner foreligger det detaljerte beskivelser for bruk av applikasjonen. Samlet er det i 2009 meldt 187 avvik via DocMap. Fordelingen innad i foretaket: Klinikk Hammerfest: 101 meldte avvik Klinikk Kirkenes: 42 meldte avvik Klinikk for prehospitale tjenester: 14 meldte avvik Klinikk psykisk helsevern og rus: 11 meldte avvik Klinikk for drift og eiendom Ingen meldte avvik fra denne enheten Økonomiseksjon Ingen meldte avvik fra denne enheten FFU/personal: Ingen meldte avvik fra denne enheten Gjeldende avviksmodulen i DocMap er det i særlig grad laboratoriene som har tatt dette i bruk. Vi må forvente at antall avvik meldt via DocMap vil øke i Det faktum at melder automatisk får tilbakemelding etter at avviksbehandling er sluttført ansees som en motiverende faktor. Det faktum at enheter ikke har meldt avvik via DocMap vil ikke kunne tolkes dithen at uheldige hendelser ikke oppstått i disse enhetene. Det handler vel så mye om motivasjon og kultur for bruk av kvalitetssystemet. Følge opp og lære av erfaringer og innspill fra brukere/brukerutvalg Brukerutvalgets funksjonstid er 2 år. Det skal oppnevnes nytt brukerutvalg i løpet av Samlet ble 30 saker behandlet i Det ble avviklet 4 møter. I 2009 har brukerutvalgets leder deltatt i foretakets styremøter. Brukerutvalget har avviklet møter i Hammerfest, Alta og Karasjok i løpet av året. Brukerutvalget har ønsket å bli bedre kjent med foretakets ulike virksomhet, og har hatt omvisninger på ulike enheter som del av møtedagen. Registrere data til aktuelle nasjonale og regionale kvalitetsregistre. Fra Helse Finnmark rapporterer vi ved hvert tertial ulike kvalitetsparamerte samt ventelistestatistikk til Helsedirektoratet. Statistikk er tilgjengelig via Gjeldende epikrisetid ligger våre somatiske klinikker noe under landsgjennomsnittet i 2. tertia.l Hos oss har feilregistreringer påvirket tallene negativt, særlig gjeldende klinikk Hammerfest. Det er iverksatt arbeid for å rette opp dette. Hos oss ble 95,5 % av pasienter med lårhalsbrudd operert innen 48 timer, landsgjennomsnitt 91,7 %. De aller fleste av pasientene som har ventet lengere enn 48 timer har ventet av medisinskfaglige årsaker. Vi hadde en noe høyere andel strykninger av planlagte operasjoner enn landsgjennomsnittet. Andel keisersnitt var for hele landet 16,6 %, klinikke Hammefest 16,4 % - klinikk Kirkenes 23,8 %, en høy andel sammenlignet med andre foretak.

73 Følge opp og lære av tilsyn Det er i 2009 avviklet flere tilsyn i Helse Finnmark HF. Helsetilsynet: Det ble i perioden oktober 2009 gjennomført tilsyn ved Føde- og gynekologisk avdeling ved klinikk Kirkenes. Tilsynsbesøket ga 3 avvik: Virksomheten tillater fødsler hvor det er kjent risiko for komplikasjoner for mor og barn, uten at man har tilgang til nødvendig kompetanse Virksomheten sikrer ikke at dokumentasjonen ved føde-/gyn.avdelingen er i henhold til myndighetskrav Det blir i liten grad gjennomført og dokumentert et systematisk forbedringsarbeid i virksomheten Klinikk Kirkenes ble gitt frist til innen 1. februar 2010 med å gi tilbakemelding til Helsetilsynet på hvordan avvikene skal lukkes. DPS-Øst Finnmark. Tilsynet var rettet mot hvordan DPS ivaretar de allmenne funksjoner overfor personer med alvorlige psykiske lidelser. Det ble gitt ett avvik. Avviket er lukket og tilsynet avsluttet. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) DSB gjennomførte i 2009 tilsyn ved Kirkenes og Hammerfest sykehus. Tilsynet var en oppfølging av tidligere tilsyn, og avslørte at forhold som tidligere var påpekt ikke var rettet på som forutsatt. Det ble samlet gitt 7 avvik. Det har vært arbeidet med å lukke avvikene og det har vært dialog med DSB underveis. Ved årets utgang foreligger det tidsfrist til innen 20. januar å ha lukket avvikene, med døgnmulkt som konsekvens om tiltak ikke er iverksatt som forutsatt. Avvikene var: Helseforetaket har ikke fastsatt mål for helse, miljø og sikkerhet. Helseforetaket mangler rutiner og planer for gjennomføring av interne revisjoner. Alle feil og mangler ved de elektriske anleggene blir ikke registrert. Tegninger over de elektriske anleggene i Kirkenes er ikke oppdaterte. Opplæringen i bruk av elektromedisinsk utstyr følges ikke opp av ledere på en systematisk måte. Foretaksledelsen har ikke sørget for at det er innført internkontroll innen elsikkerhet på den elektriske installasjonen og på elektrisk utstyr (unntak er elektromedisinsk utstyr). Rutiner i det forebyggende vedlikeholdet på den elektriske installasjonen er ikke utarbeidet. Det er innen tidsfrist gitt tilbakemelding på flere av avvikene. Statens strålevern (Strålevernet) Statens strålevern gjennomførte tilsyn med radiologisk virksomhet samtidig som DSB gjenomførte sitt tilsyn. Foruten positive tilbakemeldinger på tiltak som har vært iverksatt medførte også dette tilsynet avvik. Ved utgangen av året gjenstår å lukke følgende avvik: Strålevernsopplæring av personale i forbindelse med røntgenbruk utenfor radiologisk avdeling er mangelfull. Det mangler dokumentasjon som viser at relevant personell har mottatt denne typen opplæring. Helseforetaket mangler verifiserbar plan for interne revisjoner Virksomheten mangler fullstendig oversikt over strålevernsorganisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med strålevern er fordelt. Det mangler fremdeles en oversikt over kommunikasjonsformene/linjene og eventuelle møtearenaer til alle med strålevernsansvarlige i foretaket. Det arbeides med å lukke aktuelle avvik i løpet av februar, før døgnmulkt løper. Det er gjennomført optisk tilsyn ved klinikk Kirkenes. UV-lysbehandling. Tilsynsrapport er ventet. Det er tatt initiativ til tiltak som å utvide eksisterende strålevernsorganisasjon for

74 tilpasning og til slik virksomhet, og til at klinikkene utpeker behandlingspersonell til roller som strålevernskoordinator/strålevernskontakt og innen dette området. Disse vil være sentrale mht å utabeide et felles sett med rutiner gjeldende lysbehandling. Arbeidstilsynet Helseforetaket overordnet. God Vakt! Tilsynet fant sted i 2008, varsel om pålegg kom i juni Tilsynet er delt i 4 pålegg med ulike svarfrister. Helse Finnmark har sendt inn sitt svar på pålegg 1, og er godt i gang med pålegg to som dreier seg om utarbeidelse av handlingsplaner, fristen for dette pålegget er 1. mars Ingen tilsyn eller åpne tilsynsaker fra Arbeidstilsynet gjeldende Klinikk Kirkenes, Klinikk Hammerfest eller Klinikk psykisk helsevern og rus i Klinikk Prehospitale tjenester AMK tilsyn arbeidstidsordninger, turnus, arbeidsplasser og arbeidslokaler juni pr dags dato 2 åpne pålegg vedrørende forebygging av sykefravær og vurdering av lokalers egnethet (les: lokalene vurderes som uegnede av Arbeidstilsynet). Tidsfrist 1. mars Vardø ambulansestasjon oversendelse av dokumentasjon lokaler til Arbeidstilsynet i august 2009 Kautokeino ambulansestasjon, tilsynssak lokaler fra 2008, lukket juli Vadsø ambulansestasjon, tilsynssak lokaler fra 2008, lukket juli Vadsø ambulanse, tilsyn arbeidstidsordninger og turnus oktober 2009 Rapport fra Arbeidstilsynet foreligger ikke. Hammerfest ambulanse, tilsyn arbeidstidsordninger og turnus oktober Rapport fra Arbeidstilsynet foreligger ikke Kirkenes Ambulanse, tilsyn arbeidstidsordninger og turnus oktober Rapport fra Arbeidstilsynet foreligger ikke Brannvern Tilsyn av brannsikkerhet og dokumentasjon klinikk Kirkenes. Helse Finnmark HF pålagt dagmulkt januar Tvangsmulkt gitt med grunnlag i utilstrekkelig brannvaktordning og mangelfulle rednings- og beredskapsplaner Mattilsynet Mattilsynet gjennomførte i løpet av 2009 tilsyn ved våre avdelingskjøkken både ved klinikk Kirkenes og Hammerfest. Tilsynet påpekte flere steder avvik. Tiltak som er gitt frist for å utbedre er blant annet installasjon av berøringsfrie kraner ved de aktuelle kjøkken. Det arbeides med dette. Det er ellers påpekt noen manglende rutiner gjeldende Internkontroll mat

75 Økonomirapportering til eier 2009 Helse Finnmark Velg periode her: Des Alle tall i 1000 og registrert med positivt fortegn Desember Akkumulert per Desember Akkumulert per Årsestimat vs årets budsjett Årsestimat vs fjorårets resultat Årsestimat 2009 per Desember Estimat -09 vs resultat - Endring i 08 % Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Endring ift 2008 Endring i % Årsbudsjett 2009 Avvik i kr Årsresultat 2008 Basisramme % % % % ISF egne pasienter % % % % ISF somatisk poliklinisk aktivitet % % % #I/T #I/T #I/T #I/T ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus % % #I/T #I/T 0 #I/T 0 % Gjestepasienter % % % #I/T #I/T 250 #I/T #I/T Polikliniske inntekter % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Øremerkede tilskudd psykisk helsevern % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Øremerket tilskudd "Raskere tilbake" % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Andre øremerkede tilskudd % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Andre driftsinntekter % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Sum driftsinntekter % % ,0 % #I/T #I/T #I/T #I/T Kjøp av offentlige helsetjenester % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Kjøp av private helsetjenester % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Innleid arbeidskraft - del av kto % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Lønn til fast ansatte % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Vikarer % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Overtid og ekstrahjelp % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Pensjon inkl arbeidsgiveravgift % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Annen lønn % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Avskrivninger % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Nedskrivninger % % 0 0 % 0 #I/T #I/T 0 #I/T 0 % Andre driftskostnader % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Sum driftskostnader % % ,0 % #I/T #I/T #I/T #I/T Driftsresultat % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Finansinntekter % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Finanskostnader % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Finansresultat % % % #I/T #I/T #I/T #I/T Ordinært resultat % % % 0 #I/T #I/T #I/T #I/T Ekstraord inntekter % % 0 0 % 0 #I/T #I/T 0 #I/T 0 % Ekstraord kostnader % % 0 0 % 0 #I/T #I/T 0 #I/T 0 % Skattekostnad % % 0 0 % 0 #I/T #I/T 0 #I/T 0 % (Års)resultat % % % 0 #I/T #I/T #I/T #I/T Teoretisk prognose (res + bud) diff #I/T Avvik må forklares i direktørens kommentarer Konklusjon: #I/T

76 Resultat- og estimatutvikling Resultat 2009 Budsjett 2009 Periodisert estimat Resultat 2008 Resultatutvikling vs estimatendring Akkumulert budsjettavvik Akkumulert estimatendring

77 Økonomirapportering til eier 2009 Helse Finnmark Rapportering 2009 Des Alle tall i 1000 og registrert med positivt fortegn (unntatt offentlige tilskudd/refusjoner vedr arbeidskraft) RESULTAT 2009 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Resultat hittil Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Gjestepasienter Polikliniske inntekter Øremerkede tilskudd psykisk helsevern Øremerket tilskudd "Raskere tilbake" Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Lønn til fast ansatte Vikarer Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Finansresultat Ordinært resultat Ekstraord inntekter 0 Ekstraord kostnader 0 Skattekostnad 0 (Års)resultat Månedlig budsjettavvik Akkumulert budsjettavvik ÅRSESTIMAT 2009 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivite ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Gjestepasienter Polikliniske inntekter Øremerkede tilskudd psykisk helsevern Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Kjøp av offentlige helsetjeneste Kjøp av private helsetjeneste Varekostnader knyttet til aktiviteten foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Lønn til fast ansatte Vikarer Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgif Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Finansresultat Ordinært resultat Ekstraord inntekter 0 Ekstraord kostnader 0 Skattekostnad 0 (Års)resultat Akkumulert estimatendring Estimatendring denne mnd Periodisering av estimat 2009 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 2009 Akkumulert resultat Resultat Årsestimat #I/T #I/T #I/T #I/T #I/T #I/T #I/T #I/T #I/T #I/T #I/T #I/T Periodisert estimat PERIODISERT BUDSJETT 2009 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Årsbudsjett Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus Gjestepasienter Polikliniske inntekter Øremerkede tilskudd psykisk helsevern Øremerket tilskudd "Raskere tilbake" Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Lønn til fast ansatte Vikarer Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Finansresultat Ordinært resultat Ekstraord inntekter 0 Ekstraord kostnader 0 Skattekostnad 0 (Års)resultat

78 TILTAKSPLAN 2009 Månedskollonene fylles inn med oppnådd effekt. Siste måned er estimert effekt. nr Tiltakets "navn" Beskrivelse av tiltak Oppdatert gjennomføringsrisiko Estimert effekt av tiltak i 2009 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Planlagte tiltak for å redusere gjennomføringsrisiko PASIENTTRANSPORT Opplæring og Innføring NISSY kompetanseheving Gejnnomført Informasjonsvirksomhet Retningslinjer, informasjonsvirksomhet til ansatte, primærhelsetj., mv Gjennomøfrt Samordning og koordinering Rutiner og prosedyrer for innkalling, utskriving. Samordning innkalling, telematikk Gjennomført Samordning og koordinering Polikliniske kontroller på laveste nivå, desentraliserte kontroller primærhelsetjeneste Ikke gjennomført. Prosjektleder UNN ansatt. Mulig effekt av prosjektet i 2010/2011. Videreføres ikke. Andre tiltak Pasientkontakt, koordinering hotell/transport, Gjennomført. Resirkulering BHM, CPAP tilpasning, omstillingsmidler. Opplæring CPAP bruk v/ks for pasienter i Øst-Finnmark, medfører reduserte reisekostnader til UNN. Årlig besparelse 1,1 mill. kr. 1/2 års effekt i Ikke gjennomført. Utredes på nytt. Fundusfotografering KS fra 1.1, redusert ventetid og reduserte pasientreiser. Fundus HS fra reduksjon pasientreiser. Årlig Fundusfotografering HS besparelse antas å være ca. 700 Gjennomført. Overhengseffekt for og KS pasientreiser, dva. 1,5-2 mill. kr Hammerfest i KLINIKK KIRKENES Generell effektivisering Kirkenes 5 vakante stillinger besatt, redusert overtid Gjennomført, men ikke stilstrekkelig effekt Organisatoriske endringer 1,5 kir.legestillinger besatt, avvikler vikaravtale med legefirma, ortoped ansatt. Avtale med urolog. Leier inn ytterligere ortopeduker Gjennomført i løpet av året. Overhengseffekt Gjennomført ved enkelte avdelinger. Resten Turnusforbedringer Langtidsplanlegging, styrking av turnus gjennomføres i 2010 Redusert korttidsfravær Iverksatt arbeid med å redusere fravær Gjennomført. Reduksjon ass.lege kururgisk avd Reduksjon ass.legestilling Ikke gjennomført Reduksjon 1 årsverk kir.pol Reduksjon årsverk Gjennomøfrt Reduksjon 2 senger kir.avdeling Forbedret ferieavvikling Flytte DKI til kir. avd. stenge senger. Redusere overtidsbruk ved intensiv- og kir.avdeling Delvis gjennomført. Ikke gjennomført reduksjon av 2 senger kirurgi. Redusert 0 overtidsforbruk på intensiv. Forbedret langtidsplanlegging, reduksjon av senger i lavdriftsperioden. Kir.avd. 2 senger, gyn 2 senger, rehab 3 senger, intensiv 2 senger Gjennomført Forbedret koding. Etablert kodegruppe for analyse av kodepraksis, fast person i dok.senteret har ansvaret for oppflg. av feillister Gjennomført men ikke tilstrekkelig effekt.

79 Økt DRG-inntekter Økt ortopedisk virkssomhet fra 4 dagers- til 5 dagers uke. Fast ansatt ortoped fra 12. januar. Elektiv aktivitet og ØHJ aktivitet vil øke med 3 inngrep pr. uke i 40 uker av året. Det er tatt høyde for investeringskostnader operasjonsutstyr Gjennomført, men ikke tilstrekkelig effekt. Krav om tiltak Fellestjenester Sikre DRG inntekter. Systematisk gjennomgang av epikriser for å sikre riktig av mai 09 Salgs og driftsinntekt koding av diagnoser og prosedyrer Gjennomført men ikke tilstrekkelig effekt. Krav om tiltak Fellestjenester Sikre korrekt regnskap for avsetning til av mai 09 Lønnskostnad legepermisjoner Gjennomført Forbedrede rutiner medikamentbestilling for å unngå unødvendig kassaksjon Gjennomført Innenfor fagområdet gynekologi og øre-nesehals vil det i 2009 være økt legedekning. Denne økte ressursen er beregnet til at ørenese-hals vil øke med 60 inngrep og Økt aktivitet innenfor gynekologisk avdeling med 60 inngrep i gynekologi og øre-nesehalsoperasjoner Dette er inngrep som planlegges utført av dagkirurgisk Gjennomført Krav om tiltak av mai 09 Reduksjon innleie vikarbyrå leger pga. langtidssykefravær PP5.4.1 reduksjon innleie og overtid Sykepleietjenesten KS Kirurgisk fagområde, sengepost og poliklinikk Reduksjon av innleie vikarbyrå leger pågrunn av langtidssykefravær Gjennomført. Nye retningslinjer for innleie og overtid, Intensiven, Gjennomført Ytterligere reduksjon av elektiv aktivitet i utvidet lavdriftsperiode. Dette er samordnet med lav tilgang på personell i intensivavdeling og kirurgisk avdeling. Tiltaket reduserer overtidsbruk og balanse i bemaning/aktivitet Gjennomført Krav om tiltak av mai 09 Krav om tiltak av mai 09 Krav om tiltak av mai 09 Krav om tiltak av mai 09 Sykepleietjenesten KS Kirurgisk fagområde, Gyn/føde Sykepleietjenesten KS Medisinsk sengepost B/dialyse Sykepleietjenseten Kirurgisk fagområde Poliklinikken Akuttavdelingen Operasjon Ferie og turnusforbedring. Benytte sykepleier i gynpolkl frigjør jordmor til vaktordning og reduserer overtid ved vacans Effektivisering av drift dialyse ved å øke kapasitet på formiddager i Kirkenes og utvide dialysetilbudet lokalt ved opprettelse av satellitt i Vardø. Tiltaket fjerner overtid og effektiviserer drift av dialyse. Frigjør personell til styrking av turnus i helger og natt Ikke fullt ut gjennomført pga. rekrutteringsproblemer. Gjennomføres i 2010 Ikke gjennomført. Planlegges gjennomført i Utvidelse med 2 undersøkelsesrom i Kirurgisk poliklinikk for å sikre gjennomføring av antall poliklinikse undersøkelsr ikke gjennomført. Uhensiktsmessig. Redusksjon av overtid ved styrking av fagsykepleier/assisterende avdelingssykepleier. Smartere bruk av "andre medisinske forbruksvarer" Gjennomført. Men ikke forventet effekt. Krav om tiltak av mai 09 Kirurgisk leger Ansatt overlege generell kirurgi i 50% stilling stopper bruk av vikarbyrå i henhold til planen. Tiltaket vil også sikre 18 uker ekstra ortoped per år. Tiltaket reduserer generell bruk av UTA tid med 44 timer per måned for overleger generell kirurgi. All overtidsbruk må godkjennes av avdelingsoverlege. Rekruttering av ønh-lege til fast ansettelse i deltidsstilling fjerner overtid Gjennomført, men effekt først i Krav om tiltak av mai 09 Klin.kjem./blodbank KS Gjennomgang av varelager og tekniske oppse Ikke gjennomført. Vurdere gjennomført i KLINIKK HAMMERFEST Forbedret langtidssplanlegging, reduksjon av senger i lavdriftsperioden. Reduksjon 10 senger medisinsk avdeling. Reduksjon Forbedret ferieplanlegging kirurgisk, ortopedisk og gyn.avdeling er enda ikke fastsatt Gjennomført. aktivitetsøkning ortopediske operasjoner Gjennomført. 230 DRG over plantall Økt DRG-inntekt Ortotpedi, omstillingsmidler Økning i DRG inntekt Gjennomført

80 Sykepleietjenesten HS Intensiv H-fest +DKI Tiltak i hht. styrevedtak Nye retningslinjer overtid, innleie, reduksjon andre poster innenfor egne budsjett Gjennomført. Men ingen årseffekt. Tiltak i hht. styrevedtak Nye retningslinjer overtid, innleie, reduksjon andre poster innenfor egne budsjett Gjennomført Som følge av uenighet i UNN om legers kompensasjon for ambulerende virksomhet til Finnmark er denne virksomheten sterkt Redusert aktivitet ambulerende spesialiseter redusert første tertial. Avsetningene til dette vil dekke opp for merforbruk tilsvarende kr inntil vi har funnet andre løsninger Ikke gjennomført. PREHOSPITAL AVDELING Rutiner for utmelding av biler med kortere driftsavbrudd, slik at de blir like for hele avdelingen (teknisk) Bedre struktur på bruk av personellet i vikar poolen. Ved forventet driftsavbrudd utover to dager så skal det være på plass en erstatningsbil. Ha en en person som andministerer vikarpoolen Unngå bruk av overtid og at vikarene går ubenyttet. Ha en vikarpool med nødvendig kompetanse Gjennomført Unngå at varer går ut på dato Rulere biler Turnusforbedring i helg Mindre pakker med utstyr. Lager kan pakke mindre pakning. Bytterutiner stasjoner/sykehus Forsøke å utnytte bilene maksimalt før de må byttes ut. Redusere serviceutgifter - rutiner for avsløre unormal dekkslitasje. Fortrinnsvis helg.untatt Øksfjord, Havøysund, Vardø, Båtsfjord, Berlevåg, Hasvik, Meham og kjøllefjord Gjennomført. Vikarpool vikarer tilnærmet % utleid ved andre stasjoner Gjennomført Gejnnomført Gjennomført Ny turnus - bemanning Gjennomført. Ikke full effekt av tiltak. Nye retningslinjer for innleie og overtid, AMK mottakelse Gjennomført. Inngangsfart ok. Bilambulansen Tiltak turnusforbedring. Endring fra passiv til aktiv tid. Gjennomføres fra nov/des Vil ha overhengseffekt i 2010 KLINIKK PSYKISK HELSEVERN OG RUS Voksenpsykiatriske poliklinikker/døgnavdelin Bedre koding/oppfølging av poliklinisk ger aktiviet Gjennomført Innføring av 26 ukers turnus med hinkehelg Stillngsreduksjon Gjennomført Reduksjon sykefravær langtidsplanlegging, turnusforbedring Gjennomført Aktivitetsøkning Psykisk Aktivitet psykisk helsevern jfr. styrevedtak helsevern STAB/STØTTE Tilførsel av friske midler Sykestueplasser Gjennomført Redusere overtid innleie i stab/støtteavdelingen PP overtid/innleie Gjennomført nye retningslinjer for overtid PP og Reduksjon med 3 stilling Personal vurdering av tjenester og leveranser fra Personal/FFU Dobbeltregistrert tiltak Reduksjon Lavere rentenivå rentekostnader Gjennomført Driftsavdelingen Tiltak i hht. styrevedtak Vedlikeholdskostnader reduseres til et minimum, inntil budsjettbalanse oppnås Ikke gjennomført. Boligforvaltning Boligforvaltningen SUM nye tiltak 2009 Markedsleie, indeksregulering, brukerbetaling, avhending av boliger, vedlikeholdsplaner, FDV verktøy Gjennomført.Effektivisering av markedsleie fra juli Effekt markedsleie vil gjelde inn i TILTAKSPLAN 2008 MED OVERHENG nr Tiltakets "navn" Beskrivelse av tiltak Oppdatert gjennomføringsrisiko Estimert effekt av tiltak i 2009 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember

81 PASIENTTRANSPORT Transportpolitikk, informasjon til Eksterne tiltak kommunehelsetj. og pasienter, overtakelse Enkeltoppgjør, Helsebåt, kontraktsforhandlnger Kontrakt landeveistransport på plass fra november. Drosjekostnader betydelig lavere 200 i 2009 enn KLINIKK KIRKENES Reduksjon 1 stilling med. konsulent skrivetjenesten Redusert en stilling Gjennomført PREHOSPITAL AVDELING Forbedre koordinering via Bruke biler fra andre stasjoner for å ta unna AMK ved å bruke tilsognede stasjoner som ikke har aktivitet for avlaste andre stasjoner. oppdrag så hurtig som vakthavende lege og AMK ønsker. Forutsetning er at man ikke generer overtid for oppdrag det vil være fornuftig å vente med Gjennomført. Riktig bruk av fly evt helikpoter på pasienter som er tjent med en hurtigere transport Bruke 2.års lærlinger ved kortere sykefravær, planlagte kurs, ferieavvikling og evt. Styrke lokal beredskap med flere tilgjengelige biler Gjennomført. kortere permisjoner Gjennomført. Rekruttere i vakante stillinger Fullført ambulanseskole, medfører at alle stillinger er besatt av fagpersonell. Tilsvarende 9 årsverk Gjennomført. Utmelding ved korrtidssykefravær. Utmeldt bil i korte perioder, 1.døgn, for en bil. Unntatt Øksfjord, Berlevåg, Hasvik, Meham og Kjøllefjord Gjennomført. Reduksjon av diverse poster kurs, reiser, drivstoff, rekvisita Gjennomført Riktig og fullstendig dokumentsjon av behandling Kodeverksarbeid på alle avdelinger, kompoetanseheving for leger og sekretærer, kontrollfunksjon månedlig Gjennomført men ikke tilstrekkelig effekt. styrking av turnus, økt fokus på arbeid knyttet til å redusere sykefravær Sykefravær ikke redusert Redusert korttidsfravær innføring av ny grunnturnus langtidsplanlegging, styrking av turnus Gjennomført ved de fleste avdelinger Økte inntekter røngten Økt inntekt knyttet til ny MR Ikke gjennomført Prosjekt "Raskere tilbake" Økt inntekt Gjennomført Økt poliklinisk virksomhet fysioterapi Nye lokaler gir bedr effektivitet Ikke gjennomført Kostnads of fullmaktskontroll Budsjettoppfølging på laveste nivå Ikke gjennomført Krav til sykepleietjenesten stillingsreduksjon vedtatt styresak 39/ Gjennomført Samlokalisering med.pol/dialyse samarbeid om sykepleieressurs Gjennomført Redusere bemanning gyn/føde sengepost Gjennomført Endringer i poliklinikk aktivitet Alta tidligere vedtatt styresak 60/ Gjennomført Justering i legenes arb.planer logistikkprosjekt Gjennomført, usikker effekt Reduksjon 0,4 avd.sjef koordinering tidligere vedtatt Gjennomført Reduksjon 0,5 årsverk dialyse tidligere vedtatt Gjennomført Reduksjon kjøp av ekstern sekretærtjeneste tidligere vedtatt Ikke hatt ønsket effekt Reduksjon av stillinger Alta og Karasjok tidligere vedtatt Gjennomført Mottakelsen HS AMK sentralen Gjennomført, ikke full effekt i Riktig 0 inngangsfart. KLINIKK PSYKISK HELSEVERN OG RUS Økt poliklinisk refusjon BUP Resultat av opptrappingsplanen - bedre grunnbemanning og spesialistdekning Gjennomført Innføring av 26 ukers turnus med hinkehelg Reduskjon av vikarutgifter og overtid. Bedre tilpassning til sesongsvingninger Jul påske etc. bedre styring av utdanningspermisjoner og inndekning av vakter ved sykdom og permisjoner Gjennomført STAB/STØTTE/Drift stilling vakant, 1,5 stilling kjøkken Driftsavdelingen Personalavdelingen stilling vakant, 1,5 naturlig avgang, nye annonseringsrutiner Gjennomført

82 Overføring av barnehager Barnehager avviklet. Inngå avtale med med.tekn. avd. Reparasjon utstyr Gjennomført Behandlingshjelpemidler Gjestepasienter somatikk Fast ortoped samt styrking av ØNH og Øye i Kirkenes. Gjennomføres fra november Effekt i Gjennomført SUM tiltak

83 Årlig melding 2009 Svar fra: Helse Finnmark Status: 1 = Tiltaket iverksatt / kravet er oppfylt Dato: = Tiltaket iverksatt / kravet noe oppfylt Kontaktp:Lill-Gunn Kivijervi 3 = Tiltaket ikke startet / utsatt 4 = Tiltaket ikke startet / kan ikke oppfylles * = Oppfølging skal ikke rapporteres til Helse Nord RHF KRAV: Særkrav for: Status FINN Vurdering H FINNMARK 3. Pasientbehandling 3.1 Aktivitet AIO Sikre at psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling har ressursmessig sterkere økning enn somatisk sektor. KT Styrke aktiviteten innen spesialisert re/habilitering med minst 1,5 %. OEL Sikre at øremerkede tilskudd kommer i tillegg til, og ikke istedenfor, de kostnader som finansieres gjennom basisbevilgningen, fordelt på de ulike formål. 1 Økt aktivitet i klinikken er knyttet til åpning av Ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok og økt aktivitet i enkelte avdelinger. Rusområdet er styrket med en stilling ved Finnmarksklinikken. Årsak til at aktivstall ikke oppnås skyldes i all hovedak redusert spesialistkapasitet. 2 Tjenesten har etterstrebet å styrke aktiviteten innen spesialisert rehabilitering. Tjenesten er sårbar når det gjelder rekruttering av fagpersonale og ikke minst arealer for å kunne utvikle aktiviteten. Behovet er der, og vi er på vei. Det er etablert årlige kurs i sosialtjenesteloven 4A for kommunene. 2 Raskere tilbake. Bruk av midlene er dokumentert månedlig i egne rapporter til Helse Nord. Øremerkede midler til geriatrisatsingen er benyttet til kompetansehevende tiltak. Egen rapport skrives til reg.prosj.leder.regionalt tverrfaglig kompetanseprogram, rehabilitering/habilitering startet"fra sykehus til eget hus" Kalt; Kraft mot kreft. 3 stykker fra Helse Finnmark har påbegynet kompetansehevingen høst 2009 og som fortsetter i Diabetesykepleierstilling besatt i Hammerfest i 2009, i Kirkenes fra mars Reumatologi: kjøpt inn utstyr for å bedre diagnostikk. Psykisk Helsevern: Øremerkerkede midler til rus er benyttet til prosjektstilling rus-prosjekt. Midler satt av til opptrapping benyttes i hht. tildelingskriterier. Psykisk Helsevern og rus: Ivaretatt sammen med øk.ansvarlig. Gjelder tilbud tilknyttet videreutvikling av SANKS, legerekruttering og etablering av PUT prosjekt i Alta, tilbakeføring av pasient til hjemkommune,byggeprosjekter (opptrappingsmidler, SANKS midler) 3.2 kvalitet og prioritering AR Følge opp og lære av erfaringer og innspill til forbedringer fra brukere/brukerutvalg. 2 Klinikk psykiske helsevern og rus: Løpende prosess. Brukerorganisasjoner har deltatt i flere abiedsgrupper og inviteres bla til kommunedager i DPSene.Somatikk; se eget vedlegg 1 1 Sha Følge opp og lære av tilsyn, Se eget vedlegg 1. avvik/bekymringsmeldinger, pasientskader, risikovurderinger og revisjoner osv. Status for lukking av avvik fra tilsyn skal rapporteres i eget skjema. SHa Etablere felles retningslinjer og prosedyrer i eget SE eget vedlegg 1 helseforetak og sikre oppdatering i Docmap. 1 SHa Ta i bruk og videreutvikle Docmap som system for SE eget vedlegg 1 forebygging og oppfølging av avvik. 1 SHa Registrere data til aktuelle nasjonale og regionale se eget vedlegg 1 kvalitetsregistre. 1 KT Implementere nye nasjonale prioriteringsveiledere. Veilederne er implementert og følges opp. Klinikk psykisk helsevern og rus: Telematikkmøter med 2 Helsedirektoratet og ressurspersoner i Helse Nord med praktisk oppfølging. Klinikk psykisk helsevern og rus: Telematikkmøter med Helsedirektoratet og ressurspersoner i Helse Nordi mai / juni -09 med praktisk oppfølging i DPSene/Finnmarksklinikken Side 1 av 12

84 KRAV: RHF KT Redusere og følge opp fristbrudd. TGR Registrere data til Norsk Intensiv Register (NIR), herunder SAPS II (skåringssystemer for alvorlighetsgrad) og NEMS (skåringssystemer for ressursbruk). TGR Melde inn data fra alle fødeinstitusjoner til Medisinsk fødselsregister elektronisk Samhandling og desentralisering KT Samarbeide med fastlegene og primærhelsetjenesten om eldre og kronikere for å sikre en mer helhetlig behandlingskjede FHH Sikre samarbeid som gir kommunene tilgang til kompetanse, veiledning og undervisning, og som åpner for bruk av kommunenes kompetanse Særkrav for: Status FINN Vurdering H FINNMARK Det er fokus på ventelistene og foretaket har kun enkelte fristbrudd.det jobbes kontinuerlig for å unngå 2 fristbrdd innen for de ulike fagområdene. Har fortsatt lange ventelister på øye, men ingen fristbrudd. Har i 2009 hatt en avtale at nyhenviste fra kommuner utenfor Sør Varanger henviser pasienter til øyelege i Lakselv og Alta. Denne ordningen er videreført til aug.2010.vi har utfordringer innen urologi og innen scopivirksomhet. Løsningene som vurderes er flere uker med urolog/gasteroenterolog tilstede. Alternativ at pasientene sendes videre til annen behandler. Denne rutinen er ikke på plass med vi jobber med den for å finne en løsning på problemstillingen. Klinikk Kirkenes har siden februar 2009 hatt problemer i fht nevrologambuleringen. Alle nyhenvisninger har tidligere kommet til oss. Nevrologene på UNN har vurdert og prioritert dem. Siden sommeren 2009 er pasientene behandlet ved UNN. Det arbeides for tiden med å inngå kontrakt med en nevrolog. Det vil dekke behovet. Nevrologen vil vurdere henvisninger fortløpende. Målet er å gi pasientene tilbud lokalt slik at vi unngår at disse må reise for å få behandling(ms spesielt). Klinikk psykisk helsevern og rus: Kontinuerlig prosess med høy prioritet. Antall fristbrudd er redusert i Fristbrudd har i hovedsak vært relatert til Klinikkene har lang tradisjon for å levere årlig til registeret. 2 1 Gjennomføres 2 2 Gjennom sykestueprosjektet har vi i 2009 arbeidet tett sammen med kommunene for å komme frem til felles forståelse av rett behandlingskjede, og samtidig ha en bedre praktisk dialog rundt overføringer. Avdeling for Spesialisert Habilitering og Rehabilitering med mange eldre pasienter, har et tett samarbeid med kommunehelsetjenesten. Tjenesten har bidratt og deltatt på samhandlingskonferanser i samarbeid med fylkesmannen i Finnmark. Praksiskonsulentene har også bidratt i dialogen med kommunene i fylket. Gjennom sykestue-prosjektet har vi lagt til rette for at de medisinske avdelingene blir mer tilgjengelige for kommunene, både for konkrete råd og veiledning faglig. Generelt har praksiskonsulentene bidratt til å gi impulser inn i klinikkene fra fastlegenes side. Kommunedager i Psykisk helsevern og sykestuekonferansen har bidratt til faglig utveksling mellom kommunene og helseforetaket. Ambulante team innen psykisk helse, habilitering og rehabilitering har også i 2009 gjort vår kompetanse tilgjengelig for kommunen på tjenestenivå. Det er i tillegg avholdt fagspesifikke kurs (individuell plan, asperger, traumetrening mm) som har styrket kommunenes kompetanse. FHH Gjennomgå egen organisering av samhandlingen 1 I forbindelse med en større organisasjonsendring sommeren 2009 ble også en egen enhet for Informasjon og samhandling etablert. Her er egen stilling for samhandlingskoordinator plassert. Denne enheten har ansvaret for avtaler og strategiske tiltak for å fremme samhandlingen. I den daglige drift har klinikksjefene ansvar for at samhandlingsaspektet blir ivaretatt som en viktig oppgave for klinikken. Foretaket ser også behov for å ha et overordnet organ for samhandlingen med kommunene og har i 2009 arbeidet med nytt forslag til et slikt organ, som vil være på plass sommer Psykisk helsevern AIO AIO Etablere rutiner for koordinering av henvisninger til spesialisthelsetjenester innen psykisk helsevern innen 1.april Iverksette tiltak som bidrar til økt tilgengelighet innen barne- og ungdomspsykiatri Tilbud til pasienter med kroniske og langvarige sykdommer og lidelser 1 2 Rutiner er etablert i samtlige DPS og på klinikknivå. Det jobbes med forbedringer av systemer på klinikknivå. Gjennomgang av rutiner ved BUPene. Kontinuerlig fokus på rekruttering og stabilisering. Det erubesatte psykologstillinger både i DPS Øst-Finnmark og SANKS / DPS Midt-Finnmark. Pågående styrking av lavterskeltilbud (PUT). Side 2 av 12

85 RHF KT KT KRAV: Gjennomføre tiltak i vedtatte handlingsplaner innen kronikersatsingen i tråd med budsjett og nasjonale strategier på området. Redegjøre for oppfølging av nasjonal strategi for rehabilitering innen 1. mai 2009 Særkrav for: Status FINN Vurdering H FINNMARK kompetanseheving innenfor geriatri følges opp kontinuerlig. Egen sykepleier er dedikert til geriatrisk 2 enhet. Det er ansatt 20% samisktalende legeressurs med tanke på skrøpelige samisktalende pasienter. Det er ansatt 50% diabetessykepleier i barneavd og ernæringsfysiolog. Diabetessykepleier på plass ved klinikk Kirkenes fra mars Klinikken er i dialog med kommuner om samarbeid om kurs med veiledning for pasientgruppen med overvekt. Utvikle lærings- og mestringssentrene med tanke på å styrke dem i rehabiliteringssammenheng: er gitt 2 midler gjennom kronikersatsningen. Utvikle kavlitetsindokatorer og styringsvariablet for habiliteringsog rehabiliteringsfeltet: her pågår det et regionalt arbeid innenfor ambulant rehabilitering. Registrering av aktivitet i DIPS nasjonalt og regionalt arbeid pågår. Helse Finmark startet er arbeid med å lage pasientforløpsbeskrivelse for hjerneslagpas., men arbeidet er ikke ferdigstilt. Stillinger til habiliteringsog rehabiliteringsfeltet: Avd ReHabilitering / habiliteringstjenesten for voksne: psykologstilling. Stilling og driftsmidler til koordinerende enhet. Helse Finnmark har utviklet prosedyere for bruk av IP for alle som har pasientkontakt. Opplæring ble gjennomført i 2007, men er ikke etter dette fulgt opp. KT Sikre at rehabilitering integreres i behandling ved alle kliniske avdelinger og rapportere om hvilke pasientgrupper det er etablert slike pasientforløp for. 2 For geriatriske pasienter er det utarbeidet planer for akutt rehabilitering. Det samme gjelder slagpasienter, uten at denne gruppen får behandling i egen enhet. Ortopediske pasienter får rehabilitering i kir/ort avdeling før hjemsendelse eller overføring til rehab.institusjon.vanlig rehabilitering og spesialisert rehabilitering har forskjellige fagparametre, metodikk og kvalitet. Vanlig rehabilitering utøves til pasienter som har behov vanlig rehabilitering eller opptrening ved Klinikk Kirkenes. Det er avviklet LMS-kurs for pasienter med :PCO, flere kurs for personer med diabetes, revmatoid artritt, foreldre til barn med astma, voksne med astma, tarmsykdommer, familier til barn med autisme, allergi og eksem, matlaging for matallergikere/intoleranse, KOLSskole, fagdager KT Inngå avtaler med kommuner og NAV om høreapparatformidling jf. Å høre og bli hørt 2 Sentrale avtaler ang. formidling av høreapparater og høretekniske hjelpemidler skulle være klar før vi inngikk lokale avtaler med kommunene. Sentral avtale ble signert av RHF ene og nav 29.nov.-09. Vi har utarbeidet et skjema som sikrer kommunene informasjon om brukerne og hvilket hørehjelpemiddel de har fått, men det er ikke inngått avtaler enda. Hørselsfaglig nettverk i Helse Nord planlegger samarbeid om dette arbeidet. KT KT KT TGR KT Behandle slagpasienter i tråd med ny kunnskap om akuttbehandling. Behandling gis i egne/integrerte slagenheter Utvikle/prøve ut nye modeller for lungerehabilitering, herunder tidlig intervensjon og dagtilbud for rehabilitering av personer med KOLS. Bidra til økt kunnskap og reduserte kjønnsforskjeller i helse, sykdommer og helsetjenester 4 I samarbeid med NLSH etablere oppfølgingstilbud for pasienter med sykelig overvekt i form av veiledningsgrupper, mestringsgrupper etc. ved LMS jfr. nye nasjonale retningslinjer Videreutvikle regional koordinerende Enhet innen rehabilitering Tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelavhen Disse pasientene behandles ikke i egen enhet. Arbeid med dette inngår i tiltak for 2010 i medisinsk avdeling. Ved klinikk Kirkenes er det ansatt egen slagsykepleier Har prøvd ut KOLS-skole gjennom LMS-senter. Etablert lungelab ved Med. poliklinikk. 1leger tar spesialisering i lunge og en lege under utdanning med tanke på spesialisering i lunge. Det er på gang et prosjekt med noen kommuner for videreutvikling av lungerehabilitering. Tanken er oppstart med kurs på Kirkenes og oppfølging i hjemkommunene. Den samme modellen er tenkt for overvekt og diabtes. Et prosjekt som er initiert av LMS, og som er en følge av erfaring vi har hatt med lungerehabilitering på med pol. samt prosjektet med nettverksbygging som LMS og Praksiskonsulenten har hatt overfor kommunene i østfylket i Ikke gjennomført i 2009 Det er utarbeidet forslag til kurs/veiledning overfor pasientgruppen, som er forelagt kommunene for samarbeid. Vi har 3 kommuner som er interessert i samarbeid om denne pasientgruppen (Nordkyn+ Berlevåg) Vi er endel av det regionale nettverket og samarbeider godt med sammhandlingsenheten på UNN, der koordinerende enhet innen reahbilitering er tilknyttet. Helse Finnmarks kontakt for koordinering for rehabilitering samarbeider med UNN der den regionale funksjonen er tilknyttet. For 2010 er denne enheten styrket med 0,5 stilling på UNN. Side 3 av 12

86 RHF AIO KRAV: Styrke den helsefaglige høyspesialiserte kompetansen innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling. Alle tiltak innen rusområdet skal være tverrfaglig bemannet med både sosialfaglig og helsefaglig (både somatisk og psykiatrisk) personell. AIO Styrke behandlingskapasitet og kvalitet innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling, herunder Legemiddelassistert rehabilitering (LAR) AIO Innarbeide TSB i samarbeidsavtaler med kommunene AIO Implementere veileder for vurdering av henvisninger til tverrfaglig spesialisert rusbehandling. AIO AIO AIO AIO Samarbeide med barne- og ungdomspsykiatri og Bufetat for å styrke tilbudene til ungdom. Øke samhandlingen mellom DPS-ene og det tverrfaglige spesialiserte rusbehandlingstilbudet (eks felles inntak og behandlingsteam, stillinger og kompetanse). Registrere antall og tilbud til gravide rusmiddelavhengige i legemiddelassistert rehabilitering. Videreutvikle regionale funksjoner for avrusning og korttidsbehandling Landsfunksjoner og kompetansesentra Særkrav for: Status FINN Vurdering H FINNMARK Tilbud om tverrrfaglig spesialisert rusbehandling ivarets men det er det behov for økt kapasitet og økt kompetanse både på Finnmarksklinikken og i DPSene Fremtidig tilbud til pasienter med rusproblemer og pasienter med dobbeltdiagnose psykiatri/rus er under utredning. Ivaretatt. Vil bli ytterligere tydeliggjort ved rullering av samarbeidsavtaler. Veilederen er implementert. Det pågår et arbeid for å kvalitetsikre behandlingstilbud og pasientflyt. Det har vært holdt samarbeidsmøter og er undertegnet samarbeidsavtaler mellom BUPer og BUF etat. Pågående arbeid. Forankret i handlingsplan for psykiskhelsevern og rus vedtatt All LAR behandling og oppfølging ivaretas av UNN også for gravide.dersom gravide LAR brukere kommer til behandling i klinikken er det som oppfølging i samarbeid med UNN. Enklere avrusning avrusning ivarets i klinikken ellers skjer avrusning på regionnivå i hovedsak ved Tromsklinikken. Det er behov for styrking av muligheten til enklere avrusning i klinikken og det er behov for flere korttidsplasser til rusbehandling i foretaket for å redusere antall gjestepasienter. Finnmarksklinikken har 12 plasser og hadde en beleggsprosent på 98,1 % i JPK Rapportere om virksomheten ved godkjente nasjonale kompetansesentre, landsfunksjon og kompetansesenter for sjeldne og lite kjente diagnoser og funksjonshemninger. Rapportene fra nasjonale medisinske kompetansesentre skal behandles av referansegruppen og styret før innsendning. Rapporteringen skal skje via portalen Smittevern og beredskap OEL OEL KT Oppdatere og videreutvikle planer samt øve smittevern- og beredskap, herunder planer mot atomhendelser, biologiske hendelser (smittsomme sykdommer/pandemisk influensa) og kjemiske hendelser Rapportere antidotbeholdning til Apotekforeningens databedrift. Iverksette tiltak i tuberkulosekontrollprogrammet jf budsjett UNN har et særlig ansvar for å følge opp gjennom Kompetansesenter for smittevern (KORSN). UNN/Finnm ark Prosjekt - klinisk arbeid utenfor ordinært opptaksområde. Planverk for smittevern vurderes å ha god standard. Helseforetaket har egen delplan for atomberedskap basert ROS-analyse utført i samråd med eier. Helse Finnmark har antidotlager i henhold til berefskapsplan. Lagerhold er vurdert i Ingen endringer er nært forestående. Psienter med tuberkulose er behandlet i henhold til tuberkulosekontroll programmet. oppgaven ivaretas av foretakets to hygienesykepleiere. Side 4 av 12

87 RHF OEL KRAV: Sikre at det er smittevernlege ved alle sykehus. Funksjonen skal være beskrevet. Smittevernlege, hygienesykepleier og tuberkulosekoordinator må arbeide i team, og samarbeide med kommunene i opptaksområdet. (Årlig melding) Særkrav for: OEL Delta i øvelsen Barents Rescue 2009 UNN/Finnm ark Status FINN Vurdering H FINNMARK Ordningen er etablert og smittevernlegen i Hammerfest har koordinerende funksjon i foretaket 3 vedrørende pandemisituasjonen. Krav til lokal smittevernlege blir iverksatt ved nyansettelse av anestesioverlegei Kirkenes våren Helse Finnmark avlyste deltagelse planlagt øvelse Brents Rescue Dette på grunn av pandemivarsel Nordområdesatsingen OEL Samarbeide med Russland bl.a. ved gjensidig hospitering og faglige nettverk OEL Delta i utarbeidelse av ROS-analyse og beredskapsplan for nordområdene Ambulanse og nødmeldetjenesten TME TME TME TME TME TME Rapportere om kompetanseutvikling i ambulansetjenesten og andel ambulansefagarbeidere. Ha faglig god og kostnadseffektiv ambulansedrift. Følge nøye kvalitetsutviklingen i båtambulansetjenesten. Samhandle med alle ledd i behandlingskjeden for å sikre gode systemer for optimal logistikk Inngå samarbeidsavtaler med kommunehelsetjenesten om oppfølging av overdosepasienter som ambulansetjenesten rykker ut til. Sørge for gode og verdige transportordninger for psykisk syke Helseforetakene skal sørge for bemanning og organisering i tråd med nye krav (EU-OPS, Subpart Q) til flyambulansetjenesten UNN/Finnm ark Det har vært gjennomført aktiviteter inen tre prosjekter mellom Kirkenes sykehus og ulike instanser i Murmansk fylke i "Rehabiliteringsprosjektet" som startet i 2008 ble avsluttet medf hospitering av 6 ansatte fra Kirkenes på ulike institusjoner i Murmansk by. i oktober. her er det ennå midler igjen ffra HOD og prosjektet søkes forlenget. "ScanKitprosjektet" - et akuttmedisisnk prosjekt med sykehuset i den russiske nabokommunen Petsjenga ble gjennomført med instruksjon pg forelesninger om fag og kultur i begge land. "Smittevernprosjektet" ble stertet opp. Som ledd i dette hadde SUSH-gruppa lagt sitt årlige møte til Zapoljarny i Petsjenga, hvor Kirkenes sto for den praktiske gjennomføringen. Det har vært gjennomført aktiviteter inen tre prosjekter mellom Kirkenes sykehus og ulike instanser i Murmansk fylke i "Rehabiliteringsprosjektet" som startet i 2008 ble avsluttet medf hospitering av 6 ansatte fra Kirkenes på ulike institusjoner i Murmansk by. i oktober. her er det ennå midler igjen ffra HOD og prosjektet søkes forlenget. "ScanKitprosjektet" - et akuttmedisisnk prosjekt med sykehuset i den russiske nabokommunen Petsjenga ble gjennomført med instruksjon pg forelesninger om fag og kultur i begge land. "Smittevernprosjektet" ble stertet opp. Som ledd i dette hadde SUSH-gruppa lagt sitt årlige møte til utført av UNN Har i dag 55% med fagbrev, i forhold til plan fremover 75% i Noen mangler praktisk eksamen, enkelte tar teori eksamen i juni og deretter praktisk eksamen. Har vært mye overtid på utrykning på vakt, store kostnadsoverskridelser, har innført nye turnuser for å få ned kostnadene. Og en stor del overtids kostnader pga overtid. Båtambulanse: I Loppa dekkes båtambulansen av 3 sykepleiere, Ved Hammerfest og Måsøy rykker ambulansepersonell fra bilambulansen ut. Ambulanse tjenesten planlegger et felles møte med primærhelse tjenesten. Samarbeid med kommunehelse tjenesten i forhold til undervisning og trening. Starter med en stasjon nå og flere er planlagt. Kjenner ikke til,vet heller ikke hvor mange overdoser det er i Finnmark. Transportene skal ledsages av ambulansepersonell, i forhold til flytransport er det og sikkerhetskrav i forhold til politifølge. Er Retningslinjer som skal styre dette, men vanskeløig i praksis. Avtalt møte med Politi,kommunehelsetj. Fylkeslege og Psykisk helse for å få en forbedring av rådende forhold. Er innført turnuser som er i samsvar med regelverket til Subpart Q. Side 5 av 12

88 RHF pasienttransport KRAV: EIER Tilrettelegge for at pasienter som må vente før og etter behandling på felles transport hjem har tilgang til egnede ventearealer, skjermet fra inngangspartiet på sykehuset tilbudet til den samiske befolkning SHA Ivareta tolketjenester til pasienter med behov for tolking på samisk Særkrav for: Status FINN 2 2 Vurdering H FINNMARK Venterom er under oppbygging ved Hammerfest og Kirkenes sykehus. Ventes ferdigstilt vår 2010 Benytter primært tolk fra tolkeliste alternativt ekstern tolk via Noricom.Klinikk psykisk helsevern og rus: Tolketjenesten ivarets på foretaksnivå.benytter primært tolk fra tolkeliste alternativt ekstern tolk via Noricom.Klinikk psykisk helsevern og rus: Tolketjenesten ivarets på foretaksnivå.benytter primært tolk fra tolkeliste alternativt ekstern tolk via Noricom i Kirkenes. I Hammerfest er det ansatt samisk tolk. I tillegg er det søkt prosjektmidler for å forbedre denne tjenesten. Mer fokus på dette i SHA AIO AIO AIO Øke andel samisktalende personell, ved f.eks. å tilby kurs i samisk språk Planlegge regionfunksjon for den samiske Finnmark befolkningen i samarbeid med SANKS I samarbeid med SANKS styrke tilbudet til den Finnmark lulesamiske og sørsamiske befolkningen, ved å vurdere oppretting av behandlerstillinger i hhv. Tysfjord og Snåsa Finnmarksklinikken skal i samarbeid med SANKS Finnmark utvikles som regionalt kompetansesenter innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling til den samiske befolkning Ansatte i SANKS har tilbud om språkbad ved Høgskolen i Kautokeino og språk og kulturopplæring ved Samisk språk og kultursenter i Lakselv. skal ikke rapporteres skal ikke rapporteres skal ikke rapporteres 4. Forskning og innovasjon TKN TKN TKN TKN Forske, publisere og formidle forskning som er relevant for kliniske og pasientnære oppgaver Stimulere til økt forskning blant alle personellgrupper Finne praktiske løsninger og eventuelt medfinansiering for ansatte som har fått forskningsfinansiering fra Helse Nord RHF, samt dekke sosiale utgifter på lønn i forskningsprosjekter med regional finansiering Sikre brukermedvirkning i forskning Forskningsaktiviteten i Helse Finnmark er god. Forskningsstyret hadde i 2009 kr. 1,5 million til disposisjon, hvorav 9 ulike prosjekter ble tildelt midler. På slutten av året hadde vi 5 ansatte som holder på med dr.grad. En phd. student fra klinikk Hammerfest disputerte i desember En phd.student planlegger å levere avhandlingen ved utgangen av De tre andre planlegger å disputere i 2011 og Forskningsstyret planla, i lag med kvalitetsseksjonen, å avholde et forskningsseminar i desember Dette ble utsatt til 2010, og er nå satt opp april, i Karasjok. Alle ansatte i foretaket, som driver eller ønsker å komme i gang med forskning, er invitert.på dette seminaret vil det foreleses på hvordan skrive gode protokoller og søknader, samt at den nye Helseforskningsloven vil bli gjennomgått. Presentasjoner av ulike prosjekter er også satt opp i programmet, både interne og eksterne. På vår 4. samling av Helse Finnmarks lederutviklingsprogram ble det satt opp et punkt i programmet som omhandler forskning og dens betydning når det gjelder omdømmebygging. Her foreleste en av våre stipendiater.evalueringene fra denne posten i programmet var veldig god. En forsker har mottatt dekning av utgifter på lønn, som angår sosiale kostnader. Brukerutvalget har diskutert muligheten for større medvirkning i forskning. Saker som har stått på agendaen når det gjelder forskning er: "Hva tenker Helse Finnmark HF om forskning. Om strategier i Finnmark. Hva mener brukerutvalget det bør forskes på. Kan brukerutvalget påvirke ved valg av prosjekter? Ventetider/prosjekter som skal bedre tilbudet i et brukerperspektiv. Et møte med forskningsstyrets leder ønskes". Brukerutvalget vil følge opp nevnte punkter i kommende møter i Side 6 av 12

89 RHF TKN TKN KRAV: Etablere system for kvalitetssikring ved gjennomføring av kliniske studier Rapportere andel prosjekter/tildelte midler til forskningsprosjekter basert på elektronisk rapportering, jf. portalen (E-rapport) Særkrav for: Status FINN Vurdering H FINNMARK Utkast til retningslinjer "Helseforskning i Helse Finnmark HF; Roller og ansvar" er ute på høring, med 2 høringsfrist 15.februar To dr.grads prosjekter fikk tildelt midler fra Helse Nord i Det ene prosjektet fikk sin støtte fordelt 1 på følgende vis: Helse Nord - 20%- Annen finansiering - 20% Ideelle organisasjoner - 30% Helse Finnmark HF - 30%. Det andre prosjektet fikk all sin støtte gjennom Helse Nord.Et korttidsprosjekt fikk tildelt midler fra Helse Nord, hvor 31,7 % av den totale tildelingen kom fra Helse Finnmark HF og resterende 68,3 % fra Helse Nord. TKN TKN Rapportere forskningsresultater og ressursbruk til forskning Rapportere om søknader, innvilgede prosjekter og tildelte midler fra NFR og EUs 7 rammeprogram TKN Utarbeide rutiner for identifisering av mulig innovasjonspotensial i forsknings- og utviklingsprosjekter TKN Rapportere på innovasjonstiltak jf vedlegg/i henhold til krav i oppdragsdokumentet fra HOD TKN Bidra i arbeidet med å implementere nasjonal satsing på behovsdrevet innovasjon og næringsutvikling i helsesektoren ( ). UNN skal bidra med særlig kompetanse til dette. 5. Rekruttering og utdanning av helsepersonell SHO EDA SHO SHO TGR FHH revidere lokale samarbeidsavtaler med høgskolene Samarbeide med fylkeskommuner/videregående skoler om utdanning innen helse- og ambulansefag og sørge for tilstrekkelig antall nye lærlinger. (XX til sammen 34). Innfri aktivitetskrav/måltall på praksisplasser, jf Det ble rapportert forskningsresultater og ressursbruk til forskning til NIFU STEP. Ikke gjennomført Ikke gjennomført Ikke gjennomført Foretaket har ikke gjennomført aktivitet på dette området. Helse Finnmark har årlig revidert avtaler med høgskolene med henblikk på antall studenter som skal tas inn til praktisk undervisning og innholdet i undervisningen er diskutert Helseforetaket er medlem av lærlingeutvalget for Finnmark fylkeskommune og har deltatt i utvalgets møtevirksomhet. Det er inngått lærlingekontrakter i henhold til måltall for vedlegg 1 Rekruttere og utdanne legespesialister gjennom regionale utdanningsprogrammer innen fysikalsk 2 medisin og rehabilitering, geriatri, revmatologi, psykiatri, barne- og ungdomspsykiatri og barne- og ungdomspsykologi. Rapportere antall i utdanningsprogram Rapportere legestillingsstruktur til og løpende melde avvik Rekruttere og utdanne spesialister gjennom Legerekrutteringsprogrammet i Finnmark og rapportere antall i utdanningsprogrammet. Finnmark 1 Rekrutterings- og stabiliseringsprosjektet for leger i Helse Finnmark HF, har i 2009 støttet 21 leger/legers avdelinger økonomisk, hvorav 8 leger er under utdanning i gruppe-i tjeneste/grenspesialisering (i utdanningsprogram) og mottar utdanningsstipend. Dette gjelder leger innen flere spesialiteter, også spesialitetene i kravet. (Unntaket i hht. krav for 2009 er BUP og revmatologi). Legestillingsstruktur er rapportert for 2009 innen angitt frist skal ikke rapporteres Side 7 av 12

90 RHF KT KRAV: 6. Opplæring av pasienter og pårørende Øke kapasitet tilbud ved LMS (lærings- og mestringssentre) i henhold til Budsjett 2009 Særkrav for: Status FINN 1 Vurdering H FINNMARK Vi har i 2009 hatt 132 pasienter på kurs, 61 pårørende, 35 helsepersonell og 32 lærere/repr. fra brukerorg. 18 kurstilbud i Kirkenes. 7. Felles organisatoriske og økonomiske krav Omstilling EIER Ha en bevisst holdning til, og en aktiv oppfølging av omstillingstiltak. Dette innebærer at: - styret i helseforetaket skal ha direkte kontroll med at omstillingstiltakene er realistiske og konkrete for å nå mål om økonomisk balanse og sikre god intern organisering - det etableres oppfølgingsrutiner slik at alternative tiltak kan iverksettes ved manglende gjennomføring eller realisering av planlagte omstillingstiltak 1 Økonomi- og tiltaksrapportering fremlegges for styret hver måned. Økonomiavdelingen har månedlig oppfølging av alle avdelinger, med særlig fokus på avvik og alternative tiltak. EIER Prioritere omstillingstiltak ved å: - Velge omstillingstiltak som kan bidra til kostnadseffektiv og formålseffektiv drift på lang sikt framfor kortsiktige engangseffekter - Sikre at omstillingstiltakenes begrunnelse og konsekvenser, og en realistisk fremdriftsplan, er beskrevet i omstillingsplanen - Sikre at salgsgevinster fra avhending av eiendom ikke inngår som et omstillingstiltak EIER TGR/jgf Kontinuerlig arbeide med omstilling og sikre at foretaket har en tiltaksplan for å nå resultatkravet i 2010 (se også kap.2 Styrebehandle nye tilbud eller vesentlige utvidelser av eksisterende tilbud som planlegges igangsatt. Det skal foreligge en konsekvensvurdering der omfang, økonomi og framdrift beskrives i saksframlegg til styret. Det skal beskrives hvilke følger tiltaket vil ha for det samlede tjenestetilbudet og for brukerne Gjennomføres i hht. krav i økonomirapporteringen fra RHF. Gjennomført. Resultatforbedring 78 mill. fra 2008 til Resultatmål -10 mill. ble imidlertid ikke oppfylt. Nye tilbud er ikke iverksatt i Tiltak for å utvikle en robust organisasjon med fokus på løpende forbedring og utvikling Organisasjonsutvikling og arbeidsgiverstrategi KL Gjennomføre opplæring for ledere i GAT Turnus EFO-modul og sikre at ledere har opplæring i bruk av arbeidsplansystemet Gat Turnus som lederstyringsverktøy Risikostyring og intern kontroll 2 Flere avdelinger har tatt i bruk GAT i Grunnet manglende ressuser har foretaket ikke nådd målet om at alle avdelinger skulle benytte GAT. EFO modulen er ikke tatt i bruk. Styret i XX HF skal Side 8 av 12

91 KRAV: RHF EIER/shaHa en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontroll og tiltak for å følge opp avvik minimum en gang i året EIER Månedlig følge opp økonomirapporter og iverksette eventuelle korrigerende tiltak uten unødig opphold EIER EIER EIER Særkrav for: Månedlig følge opp gjennomføringen av foretakets investeringsplan sett opp mot vedtatt fremdriftsplan og tildelt investeringsramme. samt påse at konsernbestemmelsene for investeringer legges til grunn i saksforberedelser og rapportering. Ved avvik i fremdriften av enkelt prosjekt eller det oppstår andre avvik skal korrigerende tiltak behandles samtidig. Behandle alle tilsynsrapporter som foretaket mottar og plan for lukking av avvikene 1 Sikre at administrasjonen på ulike nivå har nødvendige ressurser, herunder tilstrekkelig kompetanse og gjennomføringsevne til å møte omstillingsutfordringen som foretaket står ovenfor Status FINN Se vedlegg Vurdering H FINNMARK Gjennomført gjennom månedlig økonomi- og tiltaksrapportering. Gjennomført gjennom månedlig økonomi- og tiltaksrapportering. Se vedlegg 1 Foretaket har gjort en evaluering og vurdering for behov for kompetanse spesielt knyttet til personalavdelingen. Her er metodikken arbeidsflyt benyttet. Dette vil resultere i mindre organisatoriske endringer og at stillinger som tildligere er beslutttet holdt vakante nå besettes. Foretaket har ansatt foretakscontroller fra 2010 som vil ha som hovedoppgave å ha ansvar for å gjennomføre og følge opp tiltak som besluttes. I informasjonsenheten er det ansatt en informasjonsrådgiver som særlig skal jobbe med interninformasjon i foretaket. Helseforetaket skal EIER Sørge for at økonomisk planlegging, oppfølging og analyser, understøtter ledelsesbeslutninger og bidrar til å avdekke avvik og identifiserer korrigerende tiltak EIER Utvikle controllerfunksjonen i 2009 i samsvar med føringer fra Helse Nord RHF EIER Utarbeide periodisert likviditetsbudsjett og prognoser og ha løpende oppfølging 7.2 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning EIER EIER Utarbeide og styrebehandle innspill til rullering av investeringsplan for innenfor de vedtatte investeringsrammer og føringer som gis fra Helse Nord RHF Etablere et partssammensatt parkeringsutvalg i foretaket med representasjon fra ledelse, medarbeidere og brukere (pasientorganisasjoner) EIER Bidra til å utarbeide forvaltningsplaner for aktuelle objekter som blir underlagt forskriftsvern (verneklasse 1) og de verneinteresser som er satt i verneklasse 2 (reguleringsplan) 7.3 Gaver, stiftelser, legater og fond EIER Kartlegge helseforetakets engasjement i stiftelser og legater, herunder forholdet mellom oppretter og mottaker jf stiftelsesloven Foretaket s analyseseksjon har vært preget av stor utskifting av personell i Opplæring av nyansatte rådgivere har preget store deler av året. Det er ansatt foretakscontroller med tiltredelse innen 1. april Stillingen er plassert i stab med direkte linje til adm direktør. Likviditetsbudsjett utarbeidet ved årets begynnelse. Styrebehandlet i 2009, med oppdatering i febraur Tiltaket har blitt utsatt på grunn av andre oppgaver. Praktisk gjennomføring skal diskuteres med brukerutvalget 9.februar Forvaltningsplan for objekter er ikke utarbeidet i Har ikke engasjement i stilftelser Side 9 av 12

92 RHF EIER KRAV: Bringe forholdet til stiftelser og legater i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer der dette er aktuelt EIER Sikre at helseforetakets kontakt med stiftelser rutinemessig revideres mot gjeldende regelverk og retningslinjer, f eks ved hjelp av helseforetakets revisor EIER Rapportere om forholdet til stiftelser og legater på fastsatt skjema, innen 1. juni Innkjøp Særkrav for: Status FINN Ikke engasjert i stiftelser og legater ikke aktuelt. ikke aktuelt. Vurdering H FINNMARK EIER EIER EIER Ha oppdatert oversikt over og følge opp alle innkjøpsavtaler og leverandører. Avvise leverandører som er dømt for alvorlig økonomisk kriminalitet ved gjennomføring av offentlige anskaffelser Dokumentere hvordan innkjøpene er gjennomført. Det er innført sanksjonsmuligheter for å skjerpe rutinene og for å motvirke korrupsjon og kameraderi 1 Gjennomført 2 Gjennomføres 2 Gjennomføres 7.6 Organisasjons- og lederutvikling og arbeidsgiverstrategi KL Gjennomføre opplæring for ledere i GAT Turnus for å sikre at lederne bruker verktøyet som lederstyringsverktøy Personal, kompetanse og rekruttering GBÅ Rapportere andelen kvinner i lederstillinger (2. tertial). SHO GBÅ Skaffe oversikt over kort- og langsiktige rekrutteringsbehov for de neste 10 år (2. tertial) og utarbeide strategier på grunnlag av dette Rapportere gjennomført kartlegging av ufrivillig deltid (1. tertial) Finnmark/H elgeland Grunnet sykdom og redusert bemanning innen tiltaksområdet, har det vært liten framdrift når det gjelder å ta i bruk GAT. Foretaket har ikke implementert ambulansetjenesten og leger. I foretakets øverste ledelse er kvinneandelen på 80%. Kvinneandelen på lederstillinger i pleietjenesten er på over 50%. Det vurderes å ikke være behov for spesielle tiltak når det gjelder rekruttering av kvinner til lederstillinger Det har i 2009 ikke vær gjennomført systematisk kartlegging av kompetansebehovet for de neste 10 år. Foretaket Utarbeider imidlertid egen kompetanseplan som revideres årlig. Det er foretatt kartlegging av ufrivillig deltid ved hjelp av elektroniskspørreundersøkelseder. Resultat er rapportert til eier. GBÅ KL GBÅ Rapportere tiltak som er iverksatt for å øke andelen heltidsstillinger (1. tertial og årlig melding) Løpende registrere og rapportere til vernepliktsverket og Helse Nord RHF behov for fritak for fremmøte ved mobilisering og repetisjonstjeneste (1. tertial). Utarbeide og styrebehandle rutiner for gjennomføring av seniorpolitikk i foretaket (1. tertial) Helse Finnmark har gjennomført to spørreundersøkelser ved hjelp av verktøyey Questback. Første undersøkelse ga respons fra fire ansatte. Andre gang var det ingen respons. Det synes ikke å være behov for tiltak for å gjennomføre tiltak på dette området. Arbeidet med bedre registrering av hvem som bør firtas for fammøte ved moblilisering er iverksatt. Arbeidet vil være avsluttet innen frist for søknad Rutiner erstyrebehandlet og iverksatt. Side 10 av 12

93 RHF KL EIER KRAV: Rapportere kostnader og antall årsverk til innleide vikarer fra vikarbyråer, fordelt på sykepleiere og leger (årlig). Ha en effektiv bemanningsplanlegging og rapportere månedlig kontroll på bemanningsutviklingen KL Lojalt benytte nasjonale avtaler for kjøp av vikartjenester, som vil foreligge våren Helse, miljø og sikkerhet (HMS) AAN GBÅ GBÅ Samarbeide om å bedre det opplevde misforholdet mellom oppgaver og ressurser Sikre videreføring av implementeringsarbeidet og rapportere om HMS-aktivitet og resultat i henhold til hovedmålene i Helhetlig strategi for HMS til eget styre og Helse Nord RHF. Forebygge sykefravær og følge opp sykemeldte GBÅ Redusere det gjennomsnittlige sykefraværet med 1 prosentpoeng GBÅ Implementere system for løpende overvåking av arbeidsmiljøet og delta i prosjekt- og arbeidsgrupper (årlig melding) GBÅ Bidra til følgeforskning av pilotprosjektet Arbeidsglede. Særkrav for: Status FINN ikke gjennomført Utføres i øk.oppf. Vurdering H FINNMARK Tiltakewt følges opp i henhold til inngåtte avtaler og meldinger om mulige brudd blir undersøkt. Det er kommet inn to meldinger om mulige brudd til personalsjef i Begge saker er undersøkt. Her arbeides det grundig gjennom God Vakt! Tilbakemelding på prosess så langt er positiv Iverksatt, HF avventer nye, konkretiserte rapporertingsparametre Gjennomføres, ytterligere implementering i GAT vil føre til bedre kontroll med dette Inntil september hadde man en nedgang på 1 prosentpoeng. I oktober ser det ut som pandemien slo ut på sykefraværet. Totalt er nedgangen 0,5 prosentpoeng. RHF-nivå vurdere elektroniske undersøkelser, årlige vernerunder i avdelinger gjennomføres 1 Iverksatt 7.7 Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) BN BN BN BN BN BN BN BN Sikre at utviklings- og endringsprosjekter knyttet til IKT godkjennes av Helse Nord RHF før igangsettelse, og at Helse Nord IKT som tjenesteleverandør trekkes tidlig inn i prosessen. Legge nasjonale krav til IKT arkitektur mv til grunn for alle IKT anskaffelser Gjennom Helse Nord IKT benytte Norsk Helsenett AS til sine kommunikasjonstjenester Implementere de nasjonale og regionale standardene og føringene innenfor IKT- området som blir vedtatt og iverksatt i 2009 Rapportere hvilke utviklingsprosjekter som er under planlegging innen 1.mars Utviklingskontraktene skal sikre at alle helseforetak skal kunne benytte resultatet Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser i forbindelse med informasjonssystem innen 1.juni bidra aktivt til standardisering av IKT infrastruktur i samhandling med Helse Nord IKT, slik at Helse Nord får en mest mulig enhetlig applikasjonsportefølje og utstyrspark legge til rette for effektiv drift av IKT-systemer i aktiv samhandling med Helse Nord IKT, bla ved å utvikle felles driftsmiljø for de ulike applikasjoner Det finnes fortsatt noen svært få tilfeller der man ikke kontakter bestiller eller HN IKT. Det pågår nå et eget prosjekt som har fokus på dette området. Ellers vektlegges nasjonale krav i alle anskaffelser Alle bestillinger gjøres gjennom Helsenettet eller Telenor Håndteres på RHF nivå Vi har ikke hatt egne utviklingsprosjekter ROS analyser er gjennomført. Saken vil bli fulgt opp med forslag til tiltak i 2010 gjennom egen sak til direktør Alle bestillinger gjøres gjennom HN IKT. Plattformprosjektet er et prosjekt som har standardisering i fokus Alle bestillinger, også nye applikasjoner gjøres gjennom HN IKT. Driftsmiljøene håndteres av HN IKT Side 11 av 12

94 RHF BN KRAV: Drive elektronisk samhandling med eksterne aktører i henhold til nasjonal samhandlingsarkitektur beskrevet i samspillplanen til Helsedirektoratet Særkrav for: Status FINN Vurdering H FINNMARK Gjennomført i stor grad. Det kjøres egne prosjekter for å bedre kommunikasjonen med kommunene 2 8. Oppfølging og rapportering EIER Sikre god kvalitet og fullstendig rapportering av virksomhetsdata EIER Bruke felles definisjoner, standarder og rapporteringsverktøy i tertialrapporter og årlig melding til Helse Nord RHF 8.1 Rapporteringsrutiner i Gjennomfører opplæring av ansatte i hht. vedtatt kompetanseplan. Kursing av ansatte og nyansatte gjennomføres. Rapportering skjer ihht. krav. 1 Gjennomføres EIER EIER Behandle tertialrapporter og årlig melding for 2008 i styret i helseforetaket før innsendelse til Helse Nord RHF Vedlegge kopi av drøftingsprotokoller, referater fra AMU og brukerutvalg ved innsending av rapportene 1 Gjennomføres 1 Gjennomføres Supplerende rapportering, jfr. vedlegg 1 i Oppdragsdokumentet Prevalens av sykehusinfeksjoner 1 3,5% i Hammerfest, 6,1% i Kirkenes (Kirknes ikke bekreftet, sjekkes ut.) Side 12 av 12

95 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato 16. mars 2010 Møtedato: 23. mars 2010 Saksbehandler: Klinkksjef Klinikk Kirkens Grete B. Åsvang Sak nr: 18/2010 Navn på sak: Utredning tiltak klinikk Kirkenes oppfølging styresak 73/2009 Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar rapporten på utredningsarbeidet tiltak klinikk Kirkenes til orientering. 2. Det etableres en felles medisinsk/kirurgisk avdeling i helg med gjennomføring innen 30. juni 2010 under forutsetning av at ombyggingsarbeidet er ferdigstilt. Tiltaket forventes å ha effekt på totalt 3 mill kr som skissert i saksfremlegget. 3. Øvrige tiltak vedtas som skissert i saksfremlegget. Tiltakene forventes å ha effekt på 4,1 mill kr. og tiltakene iverksettes fortløpende og senest innen 30. juni Styret ber om at klinikk Kirkenes utarbeider ytterligere tiltak i størrelsesorden 1 mill kr i tråd med kravet på 8 mill kr. Vedlegg: 1. Saksfremlegg. 2. Rapport utredning tiltak 8 million budsjett 2010 klinikk Kirkenes. 3. Protokoll fra drøftingsmøte 8. mars Risikoanalyse til drøftingsmøte. Eva Håheim Pedersen Adm. dir.

96 Administrasjonen Saksbehandler: Klinikksjef klinikk Kirkenes Grete B. Åsvang Styresak 18/2010 Utredning tiltak klinikk Kirkenes oppfølging styresak 73/2009 Bakgrunn Klinikk Kirkenes hadde per oktober 2009 en prognose på kr 20 million i negativt avvik. 15. desember 2009 fikk klinikk Kirkenes godkjent tiltak for kr 10 million i styresak 73/2009 Budsjett 2010 Helse Finnmark HF. Styret vedtok at det skulle utredes tiltak for ytterligere 10 millioner kroner for klinikken utover tiltak skissert i budsjettsaken. Utredningen skulle forelegges styret i styremøte 23. mars 2010 og tiltakene som utredes skulle ha iverksettingsfrist innen 30. juni Mandat for utredningsarbeidet I forbindelse med utredning av tiltak for ytterligere 10 millioner kroner skulle blant annet følgende vurderes: - En felles medisinsk/kirurgisk heldøgnsavdeling - En felles medisinsk/kirurgisk 5 dagers post - Vurdering av behov og bruken av pasienthotellsenger Framdrift og prosess Høsten 2009 fikk klinikken godkjent tiltak for kr 10 million i styresak 73/2009. På nyåret 2010 jobbet klinikken videre med ytterligere tiltak på oppdrag fra styret. Beløpet på kr 10 million er i ettertid justert til kr 8 million da resultatet for 2009 forelå. Utvidet klinikkledermøte har vært referansegruppe for begge disse arbeidene. Sistnevnte prosess startet 7. januar, og ble avsluttet i klinikken med drøftingsmøte 9. mars. Tidsrammen på prosessen har med andre ord vært kort. I det videre er det sistnevnte prosess som blir omtalt. I starten av arbeidet tok en stilling til styrets forslag om å ha to sammenslåtte avdelinger med medisinske og kirurgiske pasienter, der den ene er heldøgnsavdeling og den andre en 5 dagers post. Arbeidsgruppen tok utgangspunkt i antall sengeplasser i medisinsk avdeling, da medisinsk avdeling har det største arealet for samdrift. Det ble tidlig i prosessen gjennomført registreringer knyttet til etablering av en felles medisinsk/kirurgisk heldøgnsavdeling og en felles 5-dagers post. Avdelingene ligger i to ulike etasjer og har etablerte rutiner for samarbeid om bemanningsressurser, men samarbeidet begrenses likevel av avstanden mellom avdelingene. Dette vil også gjelde om en etablerer to sammenslåtte avdelinger. Registreringsarbeidet viser at det vil være flere utfordringer knyttet til sammenslåing til to medisinsk-kirurgiske avdelinger hele uken (heldøgns og 5 dagers post) enn å beholde avdelingene separate som i dag med samlokalisering i helgene. Arbeidsgruppen mente derfor det ville være best å vurdere kirurgisk avdeling som en 5 dagerspost og medisinsk heldøgnsavdeling, som blir sammenslått i helgene. I fortsettelsen valgte man derfor å fokusere på utredning av medisinsk heldøgnsavdeling og kirurgisk 5 dagers post som slås sammen i helger.

97 Vurdering av utredning om sammenslåing av sengeposter Beleggsprosent: Samlet beleggsprosent ved medisinsk og kirurgisk avdeling må i helgene være lavere enn i ukedagene, og i henhold til antall senger disponibel i den sammenslåtte avdelingen. Beleggsprosenten for 2009 viser en samlet kapasitetsutnyttelse på ca 80 % (32,8 senger). Kartlegging i 2010 viser samme tendens, men med flere opplysninger knyttet til pasientkategorier. Totalt antall senger er samlet 41, hvorav 24 senger ved medisinsk avdeling. For å få plass til samlokalisering i helger må det etableres 8-10 nye senger og/eller reduseres på antall inneliggende pasienter. Fortsatt fokus på økt bruk av pasienthotell vil være viktig i så måte. Arealer: For å muliggjøre sammenslåing med kirurgisk avdeling i helgene må det frigis arealer til 8-10 nye senger på medisinsk avdeling. Totalt må en ha plass til minimum 32 senger. Dette kan gjennomføres gjennom flytting av dialysen til medisinsk poliklinikk/vpp. I tillegg kan legekontorer innerst i medisinsk avdeling flyttes ut i arealer hvor dagligstue er i dag (ombygging). Dette vil frigi inntil 8 plasser. Tilbakemelding fra avdelingssykepleier på medisinsk poliklinikk er at det kan være mulig å finne plass til dialysen dersom en får til bedre forutsigbarhet på bruk av behandlingsrom/kontorer. En forutsetning er likevel at VPP kan frigjøre 2 rom og eventuelt telematikkstudio til klinikken. VPP har i dag flere kontorer i forlengelsen av medisinsk poliklinikk som har en beskaffenhet og nærhet som gjør det naturlig å etablere dialyse i disse lokalene. VPP har gitt tilbakemelding om at de har behov for arealene til egne aktiviteter. Smittevern: Det vil være en utfordring knyttet til etablering av mange nok isolatrom og håndtering av eventuelle korridorpasienter. Foreslått løsning for fordeling av pasientgrupper på egne rom/områder kan la seg gjennomføre. Krav til postkjøkken ved økning i antallet inneliggende pasienter er uavklart. Utfordringen vil være: plassering av ø-hjelpspasienter dersom full avdeling Sammensetning av pasientgrupper med tanke på kjønn, diagnose, ren/uren og eventuelle andre relevante hensyn Servering av mat i tråd med krav fra Mattilsynet Unngå korridorpasienter Ellers gjelder generelle krav til smittevern som i større grad må overholdes og etterleves når flere pasienter skal samlokaliseres i helgene. Blant annet bytte badekar til dusj for å tilrettelegge for ortopediske pasienter. Videre at vask av senger kan flyttes ut til sengelager eller lager hjelpemidler ute i gangen. Dette kan det etableres rutiner på. Gjennom å øke til minimum 32 senger i avdelingen (jfr avsnitt ovenfor om kartlegging av lokaler) vil en legge til rette for riktig sammensetning av pasientgrupper samt å unngå korridorpasienter. Innkallings- og utskrivningsrutiner:

98 Mange tiltak er iverksatt allerede og vil virke over tid. Disse vil kunne bidra til bedre pasientflyt, kortere liggetid og raskere utskrivning. Indikatorene på dette vil gå i positiv retning og gi rom for at antallet inneliggende pasienter vil kunne reduseres. Fortsatt fokus på og optimalisering av operasjonsprogram pågår kontinuerlig. Gjennomgangen viser at klinikken har konvertert relevante pasienter til dagkirurgi. Utfordring i forhold til ytterligere reduksjon av liggetider i antallet ø-hjelp pasienter ved begge avdelinger og at det er vanskeligere å etablere forutsigbare pasientforløp for medisinske pasienter. Pasienthotell: Lokalene ligger langt unna avdelingene og er i dag ikke bemannet av pleiepersonell. Dette gir utfordringer i forhold til økt bruk. Pasienthotellet har potensial til bedre utnyttelse av sengekapasitet med hensyn til dagens lave belegg. Klinikken bør tilstrebe økt bruk av pasienthotellet, gjennom økt fokus på relevante pasienter. Det er igangsatt prosess for å vurdere økt bruk av gyn/føde-pasienter. Det bør vurderes å se på om etablering av hotellvert kan øke bruken av pasienthotellet. Klinikken bør utrede mulighet for intermediærpost i deler av lokalene på pasienthotellet, som vil kunne bidra til økt bruk av resten av arealet. Økonomi: Strukturelle endringer som har økonomisk effekt vil gi samme gevinst hvert år framover. Vi foreslår å opprettholde dagens grunnbemanning i helg, og at vi i denne runde tar ned overtid og innleie, og at en i en neste runde vurderer grunnbemanningen i helgene. I første runde kan vi hente inn kr 3 million i overtid/innleie, og i neste runde kan en vurdere ytterligere på reduksjon av grunnbemanning. Beregning av eventuell reduksjon av grunnbemanning avhenger av flere faktorer, og vil være lettere å forutsi etter at en har fått samkjørt drift med dagens grunnbemanning og kan benytte erfaringer fra samdriften. Det foreslås ikke å redusere legeressurser i helgene eller lederressurser i avdelingene. Det er ikke gjort beregninger på eventuelle merkostnader for andre avdelinger som renhold. Flytting av dialysen forutsetter at det er teknisk mulig i forhold til vannkvalitet, vanntrykk og avløp og øvrige krav for dialysebehandling. Å få til en faktisk reduksjon av overtid og innleie vil kreve en ekstra innsats og bevisst fokus fra begge avdelinger. Herunder vil en i planlegging av ny turnus ta hensyn til døgnrytmeplan når en vurderer antallet pleiere på hver vakt. Personellkostnad flytteprosess i helgene Personellkostnad ved evt økt behov for renhold Besparelse overtid og innleie merforbruk Nedjustering budsjett innleie og overtid Totalt ikke beregnet ikke beregnet 2,3 mill. kroner 0,7 mill. kroner 3 mill. kroner I det følgende presenteres beregning av nødvendig ombygning og tilpasning av lokaler på medisinsk avdeling for at sammenslåing i helger skal kunne gjennomføres. De foreslåtte ombygninger er i tråd med de behov som er skissert i vedlagte rapport. Investering nye lokaler dialyse Kostnad Tilbakestille lokaler til 4 sengs rom Byggningsmessige ombygginger VPP Renseanlegg (1 stk pr. stol/integrert) Rørsystem vann og avløp

99 Total kostnad Investering smitteverntiltak Opprette eget rom for sengevask(sengelager) Ombygginger postkjøkken/ny dagligstue Ombygging dusjrom/sanitærrom(bytte av badekar til dusj etc.) Etablering 1 stk enkeltrom/isolat(kontaktsmitte) Total kostnad Investering flytting legekontor Tilbakestille lokaler til 4 sengs rom Bygging 2 nye legekontor(dagligstue) Bygging 1 stk nytt samtalerom/visitt/møterom(lager) Total kostnad Samlet ombygningskostnad Utredning av andre tiltak I tillegg til utredning vedrørende etablering av felles sengeposter har man også sett på andre tiltak som kan gi besparelse eller inntekter for klinikken: Redusert uttak av ferie og avspasering: Redusert antall uker overført ferie og avspasering til 2010 medfører mindre uker til uttak i Dette vil medføre mindre behov for ferievikar. Gjennomsnittlig avsatt pr. ansatt i helseforetaket er kroner. For Klinikk Kirkenes betyr dette en betydelig besparelse: kr 1,5 mill Redusert ferievikar skrivetjenesten: Omorganisering av skrivetjenesten medfører bedre planlegging av ferieuker. To og to sekretærer dekker opp for hverandre. Redusert antall uker innleie ferievikar fra 12 til 4: Kr ,- Reduksjon i stilling skrivetjenesten: Klinikken hadde i % stilling på skrivetjenesten som var fast ansatt, men ikke budsjettert. En av sekretærene har sluttet og vi erstatter ikke denne. I stedet har vi fått 50% stilling som NAV betaler i sin helhet (arbeidsplassutprøving i 2 år): Kr ,- Tannhelsetjenesten: Vi betaler alle ressurser knyttet til narkose på deres pasienter. 27 pasienter i Vi får kr 683 for DRG og egenandel/pasient. Andre foretak har avtaler om /dag eller /time. Det er avtalt møte for å inngå avtale der de i fremtiden må betale for tjenesten: Ca ,- Inkontinensoperasjoner: Vi har tidligere benyttet innleid gynekolog ca 4 uker/år til disse operasjoner. Nå har vi fått fast ansatt gynekolog som kan gjøre disse operasjonene. Kr ,- Endring av rutine for bruk av Cytotec: Gyn/føde avdeling endrer rutine og vil til induksjon av fødsel bytte til annet medikament. Dette gir en besparelse på (beregnet ut ifra antall behandlinger i 2009). De samme pasientene vil ved bruk av nytt medikament kunne legges inn på pasienthotell dagen før behandling, i stedet for på avdeling. Overnatting på pasienthotell kontra avdeling gir en besparelse på kr 3500,- /døgn for ca 40 pasienter: Ca kr ,- Føde/gyn, Kirurgisk poliklinikk, Operasjon og Intensiv hadde i 2009 samlet overforbruk på kr 2,6 million. Operasjon blir redusert med 1 stilling halve året, som ikke blir erstattet,

100 og utgjør ca kr ,-. De andre avdelingene har startet prosess med å vurdere hvordan en kan oppnå reduksjonen. Samlet skal det reduseres overforbruk tilsvarende kr 1 million på disse avdelingene for 2010: Ca kr 1 million Kostnad knyttet til forbedret kodearbeid på kr ,- faller bort: Dermed vil potensiale for kodeforberdingsarbiedet økes til 2 million. Jfr styresak 73/29009, der vi fikk godkjent kr 1,5 mill på kodeforbedring: Ca kr ,- Sum andre tiltak kr 4.12 mill

101 Klinikk Kirkenes Rapport Utredning tiltak 8 million budsjett 2010 klinikk Kirkenes. Bakgrunn Klinikk Kirkenes hadde per oktober 2009 en prognose på kr 20 million i negativt avvik. I styremøte 15. desember 2009 fikk klinikk Kirkenes godkjent tiltak for kr 10 million i styresak 73/2009 Budsjett 2010 Helse Finnmark HF. Styret vedtok at det skulle utredes tiltak for ytterligere 10 millioner kroner for klinikken utover tiltak skissert i budsjettsaken. Utredningen skulle forelegges styret i styremøte 23. mars 2010 og tiltakene som utredes skulle ha iverksettingsfrist innen 30. juni Mandat for utredningsarbeidet Tiltak for ytterligere 10 millioner kroner for klinikk Kirkenes utover tiltak skissert i budsjettsak for 2010 skulle utredes. Som en del av utredningsarbeidet skulle følgende vurderes: - En felles medisinsk/kirurgisk heldøgnsavdeling - En felles medisinsk/kirurgisk 5 dagers post - Vurdering av behov og bruken av pasienthotellsenger Framdrift og prosess Arbeidet med tiltak budsjett 2010 har vært gjennomført i to separate prosesser som har overlappet hverandre. Den første høsten 2009, der klinikken fikk godkjent tiltak for kr 10 million i styresak 73/2009. På nyåret 2010 jobbet klinikken videre med ytterligere tiltak på oppdrag fra styret jfr samme styresak. Beløpet på kr 10 million er i ettertid justert til kr 8 million da resultatet for 2009 forelå. Utvidet klinikkledermøte har vært referansegruppe for begge disse arbeidene. Sistnevnte prosess startet 5. januar, og ble avsluttet i klinikken med drøftingsmøte 9. mars. I det videre er det denne prosessen som blir beskrevet. I påvente av opprettelse av KVAM-råd har en invitert både plasstillitvalgte- og verneombud og HTV og HVO til deltakelse i arbeidsgruppe og drøftingsmøtet. Det har vært gjennomført en rekke møter i klinikkledelsen, i klinikkens ledermøte, med avdelingsledere og med ansatte i prosessen. Det har vært et mål å involvere flest mulige berørte. Det foreligger en rekke notater, rapporter, økonomiske beregninger, somer sammenfattet i dette dokumentet. I starten av arbeidet tok en stilling til styrets forslag om å ha to sammenslåtte avdelinger med medisinske og kirurgiske pasienter, der den ene er heldøgnsavdeling og den andre en 5 dagers post. Arbeidsgruppen tok utgangspunkt i antall sengeplasser i medisinsk avdeling, da medisinsk avdeling har det største arealet for samdrift. Det ble tidlig i prosessen gjennomført registreringer knyttet til etablering av en felles medisinsk/kirurgisk heldøgnsavdeling og en felles 5-dagers post. Avdelingene ligger i to ulike etasjer og har etablerte rutiner for samarbeid om bemanningsressurser, men samarbeidet begrenses likevel av avstanden mellom avdelingene. Dette vil også gjelde om en etablerer to sammenslåtte avdelinger. Registreringsarbeidet viser at det vil være flere utfordringer knyttet til sammenslåing til to medisinsk-kirurgiske avdelinger hele uken (heldøgns og 5 dagers post) enn å beholde avdelingene separate som i dag med samlokalisering i helgene. Uavhengig av om en vurderer en ren kirurgisk (5 dagers) og en ren medisinsk avdeling (heldøgns) eller blandet medisinsk/kirurgisk (5 dagers) og blandet medisinsk/kirurgisk (heldøgns), vil en kunne komme i den situasjonen å måtte flytte på pasienter i forbindelse med helg. Arbeidsgruppen mente derfor det ville være best å vurdere kirurgisk avdeling som en 5 dagerspost og medisinsk heldøgnsavdeling, som blir Helse Finnmark HF Telefon: * Avd: Saksbehandler: Sykehusveien 35 Avd tlf: 9613 Hammerfest postmottak@helse-finnmark.no Avd faks: Dir tlf: Org nr: Kontonr: Avd e-post: Saksbehandler epost: MVA NO Side 1 av 9

102 sammenslått i helgene. I fortsettelsen velger vi å fokusere på utredning av medisinsk heldøgnsavdeling og kirurgisk 5 dagers post som slås sammen i helger. Utredning av medisinsk heldøgnsavdeling og kirurgisk 5 dagers post som slås sammen i helger Fokus i arbeidet har vært rettet mot de områdene som har størst potensial for kostnadsreduksjoner og som det er størst sannsynlighet for å kunne gjennomføre, samt utfordringer ved frigjøring og ombygging av lokaler, utnyttelse av pasienthotell, beleggsprosent ved avdelingene, innkallings- og utskrivningsrutiner, samt smittevern. Det er foretatt økonomiske beregninger spesielt knyttet til vurdering av innleie og overtid, samt etablering av 5-dagers post og felles avdeling i helg. Gjennomført utredningsarbeid og undersøkelser Kartlegging av lokaler ved medisinsk avdeling og medisinsk poliklinikk Kartlegging av innkallingsrutiner herunder vurdert nye tiltak knyttet til liggetid og utskrivning før helg Kartlegging av utskrivningsrutiner herunder vurdert nye tiltak knyttet til liggetid og utskrivninger før helg Registreringer av inneliggende i helg hele januar og februar fordelt på ulike kategorier inneliggende Kartlegging/analyse av alle inneliggende i helg i hele 2009 med vurdering av kapasitetsutnyttelse Kartlegging av utfordringer rundt smittevern ved sammenslåing og utvidelse av antall inneliggende i helg ved medisinsk avdeling. Vurdering av bruk av pasienthotell med utarbeiding av statistikker og møter med aktuelle vedrørende muligheter for økt bruk Kostnadsberegninger innføring av 5- dagers post og sammenslåing av avdelinger Beregninger knyttet til besparelse på innleie og overtid Gjennomgang av muligheter og utfordringer knyttet til etablering av felles medisinsk/kirurgisk heldøgnsavdeling og en felles 5-dagers post. Gjennomgang av muligheter og utfordringer knyttet til etablering av en medisinsk heldøgnsavdeling og en kirurgisk 5-dagers post, som er sammenslått i helgene. Beleggsprosent og kapasitetsutnyttelse Det er gjennomført registrering av inneliggende i helg for hele januar/februar 2010 med vurdering av kapasitetsutnyttelse. Det er videre hentet ut statistikk på beleggsprosent for alle helger i 2009, og da sett på fredag til mandag. Lørdager og søndager er det lavere beleggsprosent enn fredag og mandag. Oppsummerende punkter nedenfor er en gjennomgang av belegget på lørdager og søndager. Tallene for 2009 viser ikke type pasienter relatert til behov for enkeltrom, isolat, mann/kvinne, pasienter som venter på transport og lignende, da statistikken ikke gir informasjon om dette. Det er derfor utført en egen kartlegging i januar og februar 2010 der man har sett på hvilke type pasienter som ligger inne i helg. I vurderingene nedenfor er det forutsatt at kapasitet er det sengetallet som avdelingene faktisk er satt opp med (24 medisinske og 17 kirurgiske senger = samlet 41 senger). Medisinsk avdeling har en gjennomsnitts beleggsprosent i 2009 på 104 % og kirurgisk avdeling på 75 %. Dette er noe høyt for medisinsk avdeling og noe lavt for kirurgisk avdeling. Helgebelegg skal være lavere enn et gjennomsnittsbelegg for hele uken da bemanning og aktivitet reduseres i helger. Medisinske avdelinger oppnår ofte en høyere faktisk kapasitetsutnyttelse enn kirurgiske avdelinger, også på landsbasis. Gjennomsnittlig kapasitetsutnyttelse for medisinsk og kirurgisk avdeling ligger i overkant av 30 senger lø/sø, med en variasjon på fra 12 til 34 pasienter i Beleggsprosenten viser følgende kapasitetsutnyttelse samlet for begge avdelingene i 2009: Fredag: 82% Lørdag: 72% Side 2 av 9

103 Søndag: 76% Mandag: 92% Gjennomsnitt fredag til søndag = 80% Avdelingene har en samlet kapasitetsutnyttelse på 74 % (lørdag og søndag) parallelt med at bemanningen er redusert til 47 %. Registrering for 2009 viser at med denne beleggsprosenten bruker avdelingene ressurser utover budsjett. På medisinsk avdeling leies det inn i snitt 1 ekstra på dag og kveld, samt noen netter i helger. Kirurgisk avdeling har lavere kapasitetsutnyttelse enn medisinsk avdeling i helg med henholdsvis 60 % (10 pasienter) og 80 % (20 pasienter) Noe av årsaken er at kirurgisk avdeling har lavere andel ø-hjelp enn medisinsk avdeling. Inntaket av elektiv kirurgi er planlagt slik at de tyngste tas på mandag og kan reise fredag, eventuelt at det er lettere pasienter til helg. Pasienthotell brukes i liten grad av de to avdelingene. Kun 0-1 pasienter i helgene hvorav maksimalt 1 stk er betalende. Samlet kapasitetsutnyttelse inklusive pasienthotell ligger under 70 %. Kapasitetsutnyttelsen på avdelingene og pasienthotellet er lavere ved ferieavvikling Medisinsk avdeling reduserer i liten grad innleggelser på sommeren, da stordelen av innleggelsene er ø- hjelp. Kirurgisk avdeling har i liten grad planlagt kirurgi på sommeren, bortsett fra noe dagkirurgi. Dagkirurgisk enhet (DKI) ble i 2008 flyttet fra intensiv til kirurgisk avdeling. DKI drives fra kirurgisk avdeling, og en benytter personalet fleksibelt mellom DKI og kirurgisk avdeling. På sommeren er DKI og avdelingen samlokalisert da det er færre DKI-pasienter. Registreringen i januar/februar 2010 ble gjort i tidsrommet fredag kl 14:00til mandag morgen kl 07:00 og viser følgende ): Registreringen for de første ukene ligger omtrent på samme nivå som 2009, med noe høyre beleggsprosent på kirurgisk avdeling Andelen menn vs kvinner er ca 50/50. Bruk av enerom er 1-2 rom Bruk av isolat er 1-2 rom Snitt på 2-3 pasienter venter på plass i kommunen og er ferdigbehandlet Snitt på 2-3 pasienter er utskrivningsklare pasienter som venter på transpor. Disse ligger oftest i seng slik at de ikke kan legges på korridor i påvente. Antall ø-hjelp ligger på pasienter. Stor turnover på pasientbelegg fører til ytterligere logistikkutfordringer for personell som er på jobb i helgene Snitt antall ortopediske pasienter ligger på 5-7 stk Kartlegging av lokaler ved medisinsk avdeling og medisinsk poliklinikk Sengebehov Registrering viser et behov for minimum 32 senger i helgene. Medisinsk avdeling har i dag 24 senger. Arbeidsgruppen har sett på muligheten for en økning av sengeantallet til minimum 32, der en tar 2 opprinnelige 4 - sengsrom som benyttes i dag til dialyse og 2 legekontorer (rommet er delt) til pasientrom. Grunnet rommenes størrelse anbefales disse å benyttes som 3- senges romgjennom å frigi dialysen og de 2 legekontorer kan sengetallet økes fra 24 til 32. Det vil gi avdelingen 6 3-sengsrom, som ved midlertidig høyt belegg ( ø-hjelp i helgene som kommer inn før en har skrevet ut andre pasienter) kan gjøres om til 4- sengsrom. Dette innebærer en totalt kapasitet på 32 senger en kan benytte ytterligere 6 plasser i kortere perioder av en vakt for å håndtere innkomne ø-hjelp. Dialyse/legekontorer Utfordringer vil være knyttet til å finne gode alternativer til plassering av dialysen og legekontorer. Kartlegging viser at en mulighet er å integrere dialysen i medisinsk poliklinikk, i tilstøtende arealer til Voksenpsykiatrisk poliklinikk (VPP). Dette da medisinsk poliklinikk ikke har tilstrekkelig med plass innenfor eget areal. Selv om det er mange utfordringer knyttet til sambruk av lokalene til poliklinikken i dag, Side 3 av 9

104 så er avdelingssykepleier på medisinsk poliklinikk positiv til å flytte dialysen over til poliklinikken. Samlokalisering kan gi positive synergieffekter både for kreftbehandlingen og dialyse, gjennom mulighet for felles bruk av ansatte. Jamfør planene i forbindelse med nytt sykehus. De to nye legekontorer kan flyttes til dagligstuen på medisinsk avdeling. Dagligstuen flyttes og integreres i spisestue for pasienter. Krav til lokaliteter Dersom felles pasienter skal inn på avdelingen vil det være utfordringer knyttet til postkjøkken og smittevern, tilfredsstillende arealer til sengevask og gode nok sanitærforhold. For øvrig kommenteres smittevern under eget avsnitt lenger ned i rapporten. Dialysen medfører visse krav til vanntrykk, strømtilførsel og avløp. Tekniske muligheter og kostnader for dette er ikke avklart i detalj i denne prosessen. Smittevern I de følgende punkter fremsettes vurderinger og tiltak for å sikre ivaretakelse av smittevernet og praktisering av basale hygienetiltak ved driften av felles avdeling. Vurderinger og tiltak baserer seg hovedsakelig på gjeldende Smittevernlov m/tilhørende forskrifter, veileder fra Nasjonalt Folkehelseinstitutt, lovgivning innen næringsmiddelhygiene og Helse Finnmark sitt verdigrunnlag. I nasjonale faglige retningslinjer innen smittevern vektlegges plassering av pasienter som et viktig forebyggende tiltak. I alternativet med en felles avdeling i helg foreslås det at en gruppe ved medisinsk avdeling benyttes til kirurgiske pasienter når disse planlegges flyttet opp på fredager. I samråd med avd.spl. og ass.avd.spl. ved medisinsk avdeling foreslås det å benytte rød gruppe som disponerer tre rom på følgende måte: Rom 236: kvinner m/ortopediske og rene generelle kirurgiske inngrep Rom 235: menn m/ortopediske og rene generelle kirurgiske inngrep Rom 234: kvinner eller menn m/generelle kirurgiske problemstillinger (uten inngrep/snitt) Disse to rommene har hvert sitt WC+dusj (vanlig størrelse,ikke handicap-tilpasset), og det kan benyttes toalettforhøyer til hofteopererte. Pasienter gjennomgått rene kirurgiske inngrep skilles fysisk med eget rom og eget WC/dusj fra øvrige pasienter ved en felles avdeling, slik at kryssmitte forebygges og risikoen for postoperative sårinfeksjoner minskes. Det må være plass på rommene til ekstra utstyr, spesielt ortopediske pasienter, slik som prekestol og/eller rullestol. Det er meget viktig at disse pasientene mobiliseres tidligst mulig for å få best mulig resultat og kortest mulig liggetid. Det kreves rom, utstyr, personell og rett kompetanse. Når det gjelder kirurgiske pasienter uten snitt/inngrep, vurderes det som forsvarlig at disse kan dele rom med medisinske pasienter som ikke utgjør noen risiko for kryssmitte eller kan forskyve et potensielt kirurgisk inngrep. Dette kan for eksempel være medisinske pasienter med diabetes, høyt blodtrykk etc. Det er ikke forenelig med forsvarlig smittevern å planlegge korridorpasienter. Dette er spesielt en risikofaktor ved utbrudd av for eksempel Norovirus (sympt. m/oppkast/diarè). Det er allerede få WC+dusjer totalt ved Medisinsk avd., slik at eventuelle korridorpasienter vil øke belastningen på disse når de skal ivareta personlig hygiene. I dag foregår vask av brukte urene senger og klargjøring av disse ute på korridor. Det må lages klare retningslinjer for å vurdere før helg om sammenslåing kan gjennomføres, ut i fra pasientbelegg og fysisk tilgjengelige plasser. Mattilsynet har nå økt fokus på næringsmiddelkontroll på sykehus. Det vises til tilsyn gjennomført i 2009 ved sykehusene i Helse Finnmark, og videre de pålegg og merknader som fremkom da. Det må gjøres vurderinger om postkjøkkenet ved medisinsk avdeling har kapasitet til å fremby mat til flere pasienter, slik at krav til næringsmiddelhygiene ivaretas. Det må også gjøres vurdering av beredskap i forbindelse med utbrudd og matfrembydning. Ved Hammerfest Sykehus påla Mattilsynet anskaffelse av berøringsfrie kraner ved postkjøkken med bakgrunn i blant annet krav om ivaretakelse av tilfredsstillende håndhygiene når Side 4 av 9

105 personalet skal arbeide både med pasienter og mat. Det er kun ansatt sykepleiepersonell ved medisinsk avd. v/kirkenes sykehus slik at det bare er sykepleiepersonell til å håndtere mat. I dag foregår vask av brukte urene senger og klargjøring av disse ute på korridor eller inne på pasientrom om det er plass. Det er pr. d.d. ikke tilfredsstillende at vask av senger (uren prosedyre) foregår ute på korridor eller inne på pasientrom. Drift av felles medisinsk og kirurgisk avdeling i helgene vil også medføre økt antall ø.hj.pasienter innenfor arealet enn som i dag der ø-hjelpspasientene fordeles i to avdelinger, noe som igjen vil medføre større turnover av pasienter (pas. inn/ut) og videre behov for hyppigere rengjøring av senger. Det må etableres annen praksis for hvor rengjøring og klargjøring av senger foregår. Det anslås behov for ca. 3 isolatrom (+/-) ved en felles avdeling i helg. I tillegg er det gunstig at det planlegges ca 3 enerom for akutt slagpasient, kritisk syke, og døende pasienter. Dette fordi disse pasientkategoriene er spesielt utsatte for ekstra komplikasjoner i form av sykehusinfeksjoner og eventuelt gastrointestinalutbrudd (oppkast/diarè). På enerom er det best forutsetning for å ivareta basale hygienerutiner for disse pasientene. Innkallings- og utskrivningsrutiner Innkallings- og utskrivningsrutiner har betydning for lengden på liggetid ved avdelingene. Slike rutiner påvirker også både døgnrytme og ukerytme ved avdelingene som avgjør hvor mange pasienter man har inne på døgnopphold og hvor mange man har inne i helgene. Statistikk for 2009 viser at man i gjennomsnitt har lavere belegg i helgene enn i ukedagene. En av årsakene til dette ligger i rutiner for innkalling og utskrivning. Høsten 2009 gjennomgikk en arbeidsgruppe rutinene med tanke på forbedring, jfr styresak 73/2009. Arbeidet resulterte i oppdatering/forbedring av rutiner for både innkalling og utskrivning. Det er gjennom registreringsarbeidet i januar og februar 2010 kvalitetssikret at pasienter som kan skrives ut blir skrevet ut. Konklusjonen fra arbeidsgruppen er at de som kan skrives ut var skrevet ut. Det er derfor ikke iverksatt ytterligere tiltak for bedring av rutinene utover de som ble avdekket høsten Pasienthotell Pasienthotellet har 8 senger fordelt på 6 rom. Sengene benyttes til pasienter tilhørende medisin, kirurgi og gyn/føde. Dersom man forutsetter at alle vil ligge på enkeltrom ligger kapasitetsutnyttelsen på mellom 25-50% (1-2 pasienter i ukedagene og 0-1 i helger). Dersom man forutsetter at det kan ligge 2 pasienter på 2- sengssrommene er kapasitetsutnyttelsen lavere. Det ligger et potensial i bedre utnyttelse av pasienthotellsengene for å få ned antall liggedøgn på avdelingene i klinikken. Kostnaden pr. seng ved innleggelse på avdeling er høyere enn kostnadene ved å ligge på pasienthotell. Trenden i helsenorge er å konvertere inneliggende kirurgiske pasienter til dagkirurgiske. Mange foretak øker antall liggedøgn på pasienthotell gjennom bedre operasjonsplanlegging og pasientforløp. Det gjøres kontinuerlig vurdering av pasienter som kan benytte hotellet. Pasienter som kunne vært aktuelle for å være på hotell reiser som regel hjem i helgene, noe som reduserer potensialet for å øke i helger. En gjennomgang av regnskapene for 2009 viser at klinikk Kirkenes fikk inntekter på kroner for bruk av pasienthotellet. Med 200 kroner pr. døgn i leie ble det tatt betalt for vel 100 opphold, der hvert tredje opphold ble betaltfor. Potensialet for inntekter på pasienthotellet er større og kapasiteten kan utnyttes i større grad enn i dag. Pasienthotellet benyttes i dag til pasienter som ikke har behov for hjelp, samt en del til ledsagere av inneliggende pasienter. Eksempel er pasienter innlagt for cellegiftkur som klarer seg selv, søvnregistreringspasienter og noen ØNH- pasienter. Når det er fullt i avdelingen benyttes pasienthotellsengene til listepasienter som klarer seg selv. Uten døgnkontinuerlig bemanning er det flere pasientgrupper som ikke kan bruke hotellet, da de trenger tilsyn og stell. Hotellet ligger i 4. etasje som er Side 5 av 9

106 langt fra medisinsk (andre etasje) og kirurgisk avdeling (første etasje) og skaper utfordringer i forhold til logistikk og bemanning. Pasienthotellet ved klinikk Kirkenes bemannes fra avdelingene gjennom at den enkelte avdeling har ansvar for sine pasienter. En gjennomgang av pasientgrupper ved de to avdelingene har ikke avdekket ytterligere pasientgrupper som i større grad kan bruke pasienthotellet, uten at hotellet blir bemannet. Antallet relevante pasienter er lavt samtidig som andelen ø-hjelpspasienter er høy i forhold til elektive pasienter. I Hammerfest vurderes en utvidelse av pasienthotellsenger fra 14 til 18. Pasienthotellsengene i Tromsø brukes av alle avdelingene. De største brukerne er barsel, nyfødt/intensiv, kreft og hjertemedisin. En av grunnene til at hotellet i Kirkenes ikke benyttes til sykehotell for dagkirurgiske eller polikliniske pasienter (der pasienten ikke er innlagt på en avdeling), skyldes krav i henhold til brannvern og manglende nærhet til bemannet avdeling. Ettersom vi ikke har et bemannet hotell kan vi ikke ha pasienter som ingen har ansvaret for. Det bør vurderes å endre pris på bruken av pasienthotellet. Andre pasienthotell har høyere priser og pasient/ledsager har rett til å få dekket slike kostnader med inntil kr 500 pr. døgn dersom de sender reiseregning til Pasientreiser. Økt inntekt kan benyttes til å ansette hotellvert som igjen kanskje kan bidra til at andre typer pasientgrupper kan benytte seg av hotellet. Ved ansettelse av hotellvert som kun jobber dagtid, vil muligheten for å ta inn nye pasientgrupper være begrenset. Pasienthotell kan også vurderes drevet som en intermediærpost slik at kapasiteten kan utnyttes bedre og bidra til at utskrivningsklare pasienter kan flyttes ut av avdelingene. Dette vil kreve betydelig økning i antallet ansatte og må således sees i sammenheng med andre tiltak og prosesser i klinikken. Økonomiske vurderinger Det er gjennomført beregninger knyttet til kostnadsreduksjoner ved etablering av felles sengepost og stengning av kirurgisk avdeling i helg, samt vurdering av potensial for kostnadsreduksjoner ved felles avdeling hele uken. De to avdelingene har i dag 52 stillinger. Regnskapet for 2009 viser et samlet forbruk på lønn på rundt 33 millioner kroner. En heldøgns- og en 5 dagers post vil fortsatt ligge i 2 ulike etasjer og ulike fagområder. Det vil derfor være små gevinster knyttet til reduksjon av kostnader på grunnbemanning sykepleiepersonell og ledere. Reduksjon av 1 avdelingssykepleier stilling har vært diskutert og funnet ikke aktuelt, da det fortsatt vil være to avdelinger og samme antall medarbeidere å lede. Det vil ikke være besparelse på legeressurser ved en sammenslåing. Helgestengning vil kunne gi effekt i forhold til mindre behov for innleie og overtid som hovedsaklig er knyttet til aktivitet i helg. I 2009 har medisinsk avdeling i gjennomsnitt leid inn/ benyttet overtid tilsvarende 1 stilling på alle vakter i helg grunnet belegg. Tilsvarende har vært relevant ved kirurgisk avdeling, men i langt mindre grad. De to avdelingene har i dag et samlet forbruk på over 3 millioner kroner på innleie av personell og overtid. Det antas at stengning av avdeling og etablering av felles post i helg vil kunne gi en mer robust turnus, samt en større fleksibilitet i anvendelse av grunnbemanning ved åpen avdeling som igjen vil kunne redusere kostnadene til innleie og overtid. Dernest har en vurdert en reduksjon av samlet grunnbemanning for avdelingene, der 5 dagers post er bemannet fra kl 07:00 mandag til kl 17:00 fredag, samt at de bidrar med å styrke helgebemanning på medisinsk avdeling. I dette alternativet vil det kunne ligge en besparelse i reduksjon av stillinger i turnus knyttet til etablering av 5-dagers post. Det vil være nødvendig med en økning i bemanning ved medisinsk avdeling som holder åpent. Arbeidsgruppen anbefaler å avvente videre vurdering til etter at samdrift har vært prøvd ut en tid, slik at en kan benytte erfaringer til å kunne gjøre en mer riktig beregning av bemanning. Dersom man velger å kjøre med felles avdeling i helgene vil det også være knyttet kostnader til flytteprosess og rengjøring/klargjøring av rom, og endelig estimater i forhold til besparelse på personell vil ikke kunne foreligge før turnuser er utarbeidet for dette. Side 6 av 9

107 For å gjennomføre tiltaket må det gjøres utbedringer på medisinsk avdeling hva gjelder krav til smittevern, rom for rengjøring av senger, flytting av legekontor og dialyse samt etablering av nye lokaler for dialysen. Det er ikke foretatt detaljerte økonomiske beregninger på dette. Størst kostnad vil være knyttet til flytting av dialysen og etablering av eventuelle nye isolater. Oppsummering Beleggsprosent: Samlet beleggsprosent ved medisinsk og kirurgisk avdeling må i helgene være lavere enn i ukedagene, og i henhold til det antall senger disponibel i den sammenslåtte avdelingen. Beleggsprosenten for 2009 viser en samlet kapasitetsutnyttelse rundt på ca 80 % (32,8 senger). Kartlegging i 2010 viser samme tendens, men med flere opplysninger knyttet til pasientkategorier. Totalt antall senger er samlet 41, hvorav 24 senger ved medisinsk avdeling. For å få plass til samlokalisering i helger må det etableres 8-10 nye senger og/eller reduseres på antall inneliggende pasienter. Fortsatt fokus på økt bruk av pasienthotell vil være viktig i så måte. Arealer: For å muliggjøre sammenslåing med kirurgisk avdeling i helgene må det frigis arealer til 8-10 nye senger på medisinsk avdeling. Totalt må en ha plass til minimum 32 senger. Dette kan gjennomføres gjennom flytting av dialysen til medisinsk poliklinikk/vpp. I tillegg kan legekontorer innerst i medisinsk avdeling flyttes ut i arealer hvor dagligstue er i dag (ombygging) Dette vil frigi inntil 8 plasser. Tilbakemelding fra avdelingssykepleier på medisinsk poliklinikk er at det kan være mulig å finne plass til dialysendersom en får til bedre forutsigbarhet på bruk av behandlingsrom/kontorer. En forutsetning er likevel at VPP kan frigjøre 2 rom og eventuelt telematikkstudio til klinikken. VPP har i dag flere kontorer i forlengelsen av medisinsk poliklinikk som har en beskaffenhet og nærhet som gjør det naturlig å etablere dialyse i disse lokalene. VPP har gitt tilbakemelding om at de har behov for arealene til egne aktiviteter. Smittevern: Krav til postkjøkken ved økning i antallet inneliggende pasienter er uavklart. Det vil også være en utfordring knyttet til etablering av mange nok isolatrom og håndtering av eventuelle korridorpasienter. Foreslått løsning for fordeling av pasientgrupper på egne rom/områder kan la seg gjennomføre. Utfordringen vil være: plassering av ø-hjelpspasienter dersom full avdeling Sammensetning av pasientgrupper med tanke på kjønn, diagnose, ren/uren og eventuelle andre relevante hensyn Servering av mat i tråd med krav fra Mattilsynet Unngå korridorpasienter Ellers gjelder generelle krav til smittevern som i større grad må overholdes og etterleves når flere pasienter skal samlokaliseres i helgen. Blant annet bytte badekar til dusj for å tilrettelegge for ortopediske pasienter. Dette kan det etableres rutiner på. Gjelder for eksempel vask av senger som kan flyttes ut til sengelager eller lager hjelpemidler ute i gangen. Gjennom å øke til minimum 32 senger i avdelingen (jfr avsnitt ovenfor om kartlegging av lokaler) vil en legge til rette for å unngå korridorpasienter. Innkallings- og utskrivningsrutiner: Mange tiltak er iverksatt allerede og vil virke over tid. Dette vil kunne bidra til bedre pasientflyt, kortere liggetid og raskere utskrivning. Indikatorene på dette vil gå i positiv retning og gi rom for at antallet inneliggende pasienter vil kunne reduseres. Fortsatt fokus på og optimalisering av operasjonsprogram pågår kontinuerlig. Gjennomgangen viser at klinikken har konvertert relevante pasienter til dagkirurgi. Utfordring i forhold til ytterligere reduksjon av liggetider i antallet ø-hjelp pasienter ved begge avdelinger og at det er vanskeligere å etablere forutsigbare pasientforløp for medisinske pasienter. Side 7 av 9

108 Pasienthotell: Lokalene ligger langt unna avdelingene og er i dag ikke bemannet av pleiepersonell. Dette gir utfordringer i forhold til økt bruk. Pasienthotellet har potensial til bedre utnyttelse av sengekapasitet med hensyn til dagens lave belegg. Klinikken bør tilstrebe økt bruk av pasienthotellet, gjennom økt fokus på relevante pasienter. Det er igangsatt prosess for å vurdere økt bruk av gyn/føde-pasienter. Det bør vurderes å se på om etablering av hotellvert kan øke bruken av pasienthotellet. Klinikken bør utrede mulighet for intermediærpost i deler av lokalene på pasienthotellet, som vil kunne bidra til økt bruk at resten av arealet. Økonomi: Strukturelle endringer som har økonomisk effekt vil gi samme gevinst hvert år framover. Vi foreslår å opprettholde dagens grunnbemanning i helg, og at vi i denne runde tar ned overtid og innleie, og at en i en neste runde vurderer grunnbemanningen i helgene. I første runde kan vi hente inn kr 3 million i overtid/innleie, og i neste runde kan en vurdere ytterligere på reduksjon av grunnbemanning. Beregning av eventuell reduksjon av grunnbemanning avhenger av flere faktorer, og vil være lettere å forutsi etter at en har fått samkjørt drift med dagens grunnbemanning og kan benytte erfaringer fra samdriften. Det foreslås ikke å redusere legeressurser i helgene eller lederressurser i avdelingene. Det er ikke gjort beregninger på eventuelle merkostnader for andre avdelinger som renhold. Flytting av dialysen forutsetter at det er teknisk mulig i forhold til vannkvalitet, vanntrykk og avløp og øvrige krav for dialysebehandling. Å få til en faktisk reduksjon av overtid og innleie vil kreve en ekstra innsats og bevisst fokus fra begge avdelinger. Herunder vil en i planlegging av ny turnus ta hensyn til døgnrytmeplan når en vurderer antallet pleiere på hver vakt. Personellkostnad flytteprosess i helgene Personellkostnad flytteprosess i helgene ikke beregnet ikke beregnet Besparelse overtid og innleie merforbruk 2,3 mill. kroner Nedjustering budsjett innleie og overtid 0,7 mill. kroner Totalt 3 mill. kroner I det følgende presenteres beregning av nødvendig ombygning og tilpasning av lokaler på medisinsk avdeling for at sammenslåing i helger skal kunne gjennomføres. De foreslåtte ombygninger er i tråd med de behov som er skissert i vedlagte rapport. Investering nye lokaler dialyse Kostnad Tilbakestille lokaler til 4 sengs rom Bygningsmessige ombygginger VPP Renseanlegg (1 stk pr. stol/integrert) Rørsystem vann og avløp Total kostnad Investering smitteverntiltak Opprette eget rom for sengevask(sengelager) Ombygginger postkjøkken/ny dagligstue Ombygging dusjrom/sanitærrom(bytte av badekar til dusj etc.) Etablering 1 stk enkeltrom/isolat(kontaktsmitte) Total kostnad Investering flytting legekontor Tilbakestille lokaler til 4 sengs rom Bygging 2 nye legekontor(dagligstue) Side 8 av 9

109 Bygging 1 stk nytt samtalerom/visitt/møterom(lager) Total kostnad Samlet ombygningskostnad Utredning av andre tiltak I tillegg til utredning vedrørende etablering av felles sengeposter har man også sett på andre tiltak som kan gi besparelse eller inntekter for klinikken: Redusert uttak av ferie og avspasering: Redusert antall uker overført ferie og avspasering til 2010 medfører mindre uker til uttak i Dette vil medføre mindre behov for ferievikar. Gjennomsnittlig avsatt pr. ansatt i helseforetaket er kroner. For Klinikk Kirkenes betyr dette en betydelig besparelse: kr 1,5 mill Redusert ferievikar skrivetjenesten: Omorganisering av skrivetjenesten medfører bedre planlegging av ferieuker. To og to sekretærer dekker opp for hverandre. Redusert antall uker innleie ferievikar fra 12 til 4: Kr , Reduksjon i stilling skrivetjenesten: Klinikken hadde i % stilling på skrivetjenesten som var fast ansatt, men ikke budsjettert. En av sekretærene har sluttet og vi erstatter ikke denne. I stedet har vi fått 50% stilling som NAV betaler i sin helhet (arbeidsplassutprøving i 2 år): Kr , Tannhelsetjenesten: Vi betaler alle ressurser knyttet til narkose på deres pasienter. 27 pasienter i Vi får kr 683 for DRG og egenandel/pasient. Andre foretak har avtaler om /dag eller /time. Det er avtalt møte for å inngå avtale der de i fremtiden må betale for tjenesten: Ca , Inkontinensoperasjoner: Vi har tidligere benyttet innleid gynekolog ca 4 uker/år til disse operasjoner. Nå har vi fått fast ansatt gynekolog som kan gjøre disse operasjonene. Kr , Endring av rutine for bruk av Cytotec: Gyn/føde avdeling endrer rutine og vil til induksjon av fødsel bytte til annet medikament. Dette gir en besparelse på (beregnet ut ifra antall behandlinger i 2009). De samme pasientene vil ved bruk av nytt medikament kunne legges inn på pasienthotell dagen før behandling, i stedet for på avdeling. Overnatting på pasienthotell kontra avdeling gir en besparelse på kr 3500, /døgn for ca 40 pasienter: Ca kr , Føde/gyn, Kirurgisk poliklinikk, Operasjon og Intensiv hadde i 2009 samlet overforbruk på kr 2,6 million. Operasjon blir redusert med 1 stilling halve året, som ikke blir erstattet, og utgjør ca kr ,-. De andre avdelingene har startet prosess med å vurdere hvordan en kan oppnå reduksjonen. Samlet skal det reduseres overforbruk tilsvarende kr 1 million på disse avdelingene for 2010: Ca kr 1 million Kostnad knyttet til forbedret kodearbeid på kr ,- faller bort: Dermed vil potensiale for kodeforberdingsarbiedet økes til 2 million. Jfr styresak 73/29009, der vi fikk godkjent kr 1,5 mill på kodeforbedring: Ca kr ,- Sum andre tiltak kr 4.12 mill Forslag til tilrådning fra direktøren Side 9 av 9

110 Klinikk Kirkenes Protokoll Protokoll fra drøftingsmøte vedrørende tiltak for ytterligere 10. millioner kroner utover tiltak skissert i budsjettsak for Dato: Tid: Sted: Kirkenes/Hammerfest Tilstede: Fra arbeidsgiver: Rita Jørgensen Anne Grønvold Ole Martin Olsen Ass. klinikksjef Fagkonsulent Interncontroller/prosjektleder Fra tillitsvalge/vernetjeneste: Odd Oskarsen Delta Kåre Arild Hansen DNLF (Den norske legeforening) Daniel Nowbuth Hovedtillitsvalgt(HTV)Norsk sykepleierforbund(nsf)/plasstillitsvalgt kirurgisk avdeling Merethe Vælitalo Verneombud(VO) medisinsk avdeling Anita Danielsen Tillitsvalgt(TV) Fagforbundet repr. HTV Fagforbudnet Brita Hansen TV Fagforbundet medisinsk avdeling Solveig Nilsen Hovedverneombud(HVO) Kirkenes sykehus Synnøve Molvær VO kirurgisk avdeling Forfall: Fra arbeidsgiver: Grete Åsvang Klinikksjef Fra tillitsvalgte/vernetjeneste: Jane Granum tillitsvalgt yngre legers forening(ylf) Sigurd Løfgren HTV Fagforbundet Gunilla Hansson TV NSF medisinsk avdeling Carlo Mortensen Nyvalgt HTV NSF Hildur Salangi TV Fagforbundet kirurgisk avdeling Saksliste: - Godkjenning av saksliste og innkalling - Sak vedrørende tiltak for ytterligere 10. millioner kroner utover budsjettsak for 2010 Side 1 av 5 Helse Finnmark HF Telefon: * Avd: Saksbehandler: Sykehusveien 35 Avd tlf: 9613 Hammerfest postmottak@helse-finnmark.no Avd faks: Dir tlf: Org nr: Kontonr: Avd e-post: Saksbehandler epost: MVA NO

111 Godkjenning av saksliste og innkalling Tillitsvalgte og vernetjeneste ble det framsatt kritikk for at sakspapirer ble sendt ut for sent. Utover dette ingen merknader til saksliste og innkalling. Sak vedrørende tiltak for ytterligere 10. millioner kroner utover budsjettsak for 2010 Assisterende klinikksjef Rita Jørgensen gikk igjennom prosess og rapport fra utredningsarbeidet og åpnet opp for kommentarer og tilbakemeldinger fra tillitsvalgte/vernetjenesten under hvert av punktene i oppsummeringen av rapporten. Beleggsprosent: DNLF Må se på type pasienter og ikke bare på tall. Ved for eksempel behov for isolat og enerom så reduseres kapasitetsutnyttelsen. Nasjonal anbefaling er 80 % belegg og her planlegges det for 100 % belegg. Dette virker ikke rimelig. Arealer: DNLF Dersom man skal slå sammen avdelinger i helg så planlegges det ut fra for liten kontorkapasitet for legene. Visitter må gå parallelt og da må noen legegrupper vike. HTV NSF Det planlegges med for mange pasienter i forhold til areal. Her tar man ikke hensyn til pasienter iht foretakets verdigrunnlag, samt at styret og direktør gang på gang har uttalt at pasientene ikke skal lide under innsparingstiltak som iverksettes. Disse uttalelsene er ikke i tråd med de forslag som nå foreligger, og NSF stiller et helt klart spørsmål om man nå går bort i fra disse uttalelsene og foretakets verdigrunnlag. Smittevern: HTV NSF På bakgrunn av de kutt i sengeantall som allerede er gjort, er det, på kirurgisk avdeling, allerede i dag en stor utfordring i forhold til smittevern. Det er pr idag sendt avviksmelding på dette. Det blir ikke enklere med en sammenslått avdeling. DNLF Viser til rapport fra hygienesykepleier. Denne bør vektlegges sterkt i videre vurderinger. Innkalling og utskrivning: Ingen tilbakemeldinger Pasienthotell: Daniel Nowbuth Det vil ikke være så mye å hente på økt bruk av hotellet så lenge man ikke får dette bemannet. Side 2 av 5

112 Økonomi: Odd Oskarsen Kritisk til at det ikke er utredet kostnader ved ombygging. Han mener videre at alle økonomiske beregninger ikke er grundige nok. Behandlingsbehovet hos pasient vil være det samme uavhengig av organisering. Besparingsmulighetene er derfor begrenset. Uttalelser fra Odd Oskarsen ble også støttet av Kåre Arild Hansen og Daniel Nowbuth. Risikoanalyse: HTV NSF Det som kommer fram i risikoanalysen er så klare indikasjoner på at forslaget må forkastes. Dette må styret ta inn over seg i forhold til beslutningen de skal fatte. ROS analysene viser tydelig at det er bortimot ingenting å hente på en slik sammenslåing. DNLF:Etterlyste plan for hvilke tiltak som skal iversettes de helgene samlet antall pasienter eller sammensetning av pasienter blir for høyt i forhold til kapasitet på medisinsk avd. Kan da avstengte rom/avd taes i bruk? Hva blir kostnadene for slike helger? Utredning av andre tiltak: Redusert uttak av ferie Delta: Viser til at det ikke er hjemmel i lov for å nekte overføring av ferie. Redusert ferievikar i skrivetjenesten Fagforbundet: Det ble presisert at det ikke lenger heter skrivetjeneste men dokumentsenter. Det ble videre stilt spørsmålstegn ved manglende mulighet for kvalitetssikring og for lang epikrisetid med færre ressurser. Reduksjon stilling i skrivetjeneste Odd Oskarsen Stiller spørsmål ved det etiske i å nedbemanne og utnytte mulighetene som ligger i ordninger fra NAV. Tannhelsetjenesten Odd Oskarsen Mente det var riktig at fylket skal ta hele kostnaden og foretaket måtte gjerne tjene på denne tjenesteleveransen. Inkontinensoperasjoner: Ingen kommentarer Cytotec: Ingen kommentarer Føde/gyn, Kir. pol., operasjon og intensiv: Ingen kommentarer Forbedret kodearbeid: Ingen kommentarer Oppsummering av innspill under avslutning: Side 3 av 5

113 De tillitsvalgte og vernetjenesten mente at det hadde vært alt for liten tid til prosessen og at man derfor ikke har gått grundig nok inn i problemstillingene spesielt i forhold til økonomi. De ansatte er ikke hørt godt nok i prosessen og man frykter at omleggingen vil føre til nedbygging av kompetansemiljø spesielt på kirurgi. I tillegg mente NSF at hastverkpreget arbeid over hele prosessen gir seg utslag i et altfor dårlig forarbeid til at man kan beslutte noe som helst. Det ligger klare forventninger hos NSF at styret og direktør tar den jobben som er gjort med ROS analyser seriøst og på alvor. Som tidligere sagt, ROS analysene er helt klare og trenger ingen fortolkning på noen som helst måte. Protokolltilførsler fra tillitsvalgte/vernetjeneste: Det er ikke framsatt protokolltilførsler fra noen av partene. Etter å ha gjennomgått de tillitsvalgte og vernetjenestens anførsler og innspill har arbeidsgiver truffet følgende beslutning: Innspillene tas med i direktørs vurdering og endelige saksfremlegg. Vedlegg til protokoll: Se notat nedenfor fra vernetjenesten som legges som vedlegg til drøftingsprotokoll. Kirkenes/Hammerfest Underskrifter: Arbeidsgiver: Tillitsvalgte/vernetjeneste Side 4 av 5

114 Vedlegg: Ang. Styresak 73/2009 Budsjett 2010 Helse Finnmark HF Sammenslåing av medisinsk/kirurgisk sengepost i helgene Uttalelse fra verneombud Kirurgisk Avdeling. Som verneombud på Kirurgisk avdeling har jeg blitt bedt om å komme med en uttalelse vedrørende planlagt sammenslåing av Medisinsk og Kirurgisk sengepost i helgene. Jeg vil nevne noen punkter fit hva sammenslåingen vil ha å si for arbeidsmiljøet. Den fysiske belastningen på personalet vil øke både når senger, nattbord, hjelpemidler og bagasje skal flyttes, og når vi skal gi sykepleie til tungmobiliserte pasienter på fulle firemannsstuer med små toaletter. Ansvar for pasienter utenfor egen spesialitet kan skape usikkerhet for personalet. Vi har riktignok generell sykepleie- og hjelpepleieutdannelse og kan gi sykepleie til flere pasientgrupper, men vi mangler erfaringen og det kliniske blikket man får gjennom å arbeide med en pasientgruppe over tid. Vi ser for oss at det blir en del kaos i forbindelse med flyttingen (det viser tidligere erfaringer). Dette setter store krav til personalet i forhold til å beholde oversikten og sørge for at pasientene får den pleie de skal ha. Det er meget ubehagelig for en pleier å miste kontrollen og ikke klare å utføre jobben sin tilfredsstillende, og i tillegg måtte stå ansikt til ansikt med pasienter og pårørende og forsvare det vi gjør. En samvittighetsfull pleier kan ikke jobbe lenge under sånne forhold. Personalet må handle på tvers av egen etisk overbevisning når vi må flytte terminale pasienter. Det er en stor belastning å gjentatte ganger måtte utføre handlinger vi selv ikke kan forsvare etisk. Det største problemet med denne saken er imidlertid ikke arbeidsmiljøet, som på kirurgen er robust og godt og preget av stå-på-vilje og engasjerte kollegaer, men konsekvensen for pasientene og kvaliteten på den tjenesten vi tilbyr. Jeg har jobbet ved kirurgisk avdeling i snart 8 år, og det er en avdeling jeg er stolt av å tilhøre. Vi har mange dyktige og engasjerte kollegaer som er glade i jobben sin, avdelingen og sykehuset. Vi har gjennom de årene jeg har vært her vært gjennom mange omstillinger, vi har blant annet flyttet til en provisorisk avdeling i 3 etg under ombygging av kirurgen, vi har fått halvert både sengeplasser og personalet, og vi har fått DKI fra INT avd. Personalet på kirurgen har tatt utfordringene på strak arm, og har strukket seg langt for at pasientene skal få den beste pleie gjennom stormene. Vi på kirurgisk avdeling vil gjerne bidra til at økonomien går i balanse, vi er fleksible og blir lånt ut både til Medisinsk avdeling og Kirurgisk poliklinikk ved behov. Poenget mitt er at vi er en positiv og fin gjeng som er villige til å gjøre en stor innsats for klinikken, noe som kanskje ikke alltid kommer godt frem i uttalelsene fra oss. Vår sterkeste lojalitet ligger allikevel hos pasientene, og vi vil kjempe for arbeidsforhold hvor vi kan gi dem den pleien de har krav på, hvor vi kan opprettholde egen etisk standard, og virkeliggjøre foretakets vedtatte verdigrunnlag; tilgjengelighet, åpenhet og respekt. Synnøve Molvær, Verneombud KIR A. og Solveig Nilsen, HVO Klinikk Kirkenes Side 5 av 5

115 RISIKOANALYSE VED OMSTILLINGSTILTAK: Sammenslåing av medisinsk og kirurgisk avdeling ved klinikk Kirkenes i helg Beskrivelse av mulige tiltak: - Sammenslåing av medisinsk og kirurgisk avdeling under felles ledelse - Frigjøre areal ved medisinsk avdeling som muliggjør etablering av inntil 8-10 sengeplasser - Flytting av dialysen til andre lokaler utenfor medisinsk avdeling - Redusere antall inneliggende pasienter mot helg ved begge avdelingene for å muliggjøre flytting av pasienter fra Kir. til Med. i helg Innkalt til møte vedrørende gjennomgang av risikofaktorene( Lederne bedt å ta med tv/vo fra egen avdeling): Rita Jørgensen Ass. klinikksjef Brekken Anita Hygienesykepleier Vara Torill Avdelingssykepleier medisinsk avdeling Søndenå Helge Avdelingsoverlege medisinsk avdeling Tyszkiewicz Tadeusz Avdelingsoverlege kirurgisk avdeling Nilsen Line Avdelingssykepleier kirurgisk avdeling Grønvold Anne Fagkonsulent TV/VO Begge avdelingen spl, hj.pl, leger Tilstede: Brekken Anita Vara Torill Nilsen Line Grønvold Anne Brita Hansen Merete Vælidalo Hygienesykepleier Avdelingssykepleier medisinsk avdeling Avdelingssykepleier kirurgisk avdeling Fagkonsulent TV Fagforbundet VO medisinsk avdeling Prosjektleder hadde laget et utgangspunkt for ROS analyse. Disse punktene ble gjennomgått og vurdert. Det har ikke vært tid for å utarbeide en handlingsplan. Bollepunktene under hvert punkt er punkter som er vurdert å ha med i en senere handlingsplan.ble ikke laget handlingsplan Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - RISIKOANALYSE - SKJEMA Side 1 av 10

116 Før beslutning om gjennomføring av omstillingstiltak må det foretaes en risikovurdering. Vurderingen dokumenteres og nødvendige tiltak utarbeides / iverksettes etter drøftinger Sett ett kryss i de aktuelle feltene for hver horisontal linje Multipliser tallene i sannsynlighetsfeltet med tallene i konsekvensfeltet og før opp summen under verdi Høy verdi indikerer behov for tiltak lav verdi ikke samme behov for tiltak Til slutt prioritere etter høyeste verdi Hvor stor Konsekvenser sannsynlighet er det for at det kan skje? Kan skje Kan føre til Liten sannsynlighet Middels sannsynlighet Stor sannsynlighet Ingen konsekvenser for menneske eller miljø Liten grad konsekvenser for mennesker eller miljø Store konsekvenser for mennesker eller miljø RISIKOFAKTORER Verdi Prioritet Frigjøre areal ved medisinsk avdeling som muliggjør etablering av inntil 8-10 sengeplasser Hvor sannsynlig er det at det finnes ledig areal for etablering av inntil 8 x x 6 sengeplasser på Med. avd.? Plass hjelpemidler / lagerplass Økt pas. tetthet - fare for infeksjoner Sammen setning vanskelig rene inngrep/ individuelle hensyn Renhold Portører Sikre innhold på medisinrom Sanitæreforhold Hvor sannsynlig er det at økning av antallet senger på medisinsk avdeling vil føre til x x 9 økt smitterisiko? Dersom lavere pleiefaktor svekkelse av basale smitteverntiltak Sanitære forhold De tyngste er igjen i helg Mulig økt antall re innleggelser ved lavere liggetid Hvor sannsynlig er det at leger og/eller pleiepersonell ikke kan finne alternative lokaler utenfor medisinsk avdeling til sine aktiviteter? Med aktiviter forstås: x x 6 Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 2 av 10

117 Dokumentasjon, undersøkelser, visitt Rapporter -muntlig Spisepause- kunne vært avviklet i kantine Hva er sannsynligheten for at flere pasienter på avdelingen vil bidra til øket arbeidsbelastning for de ansatte? Økt arbeidsbelastning kan fører til fysisk og psykisk stress Økt risiko for å gjøre feil i stresset situasjon Økt fare for feil medisinering/feil vurdering observasjoner - feil tiltak Økt risiko for høyere sykefravær Hva er sannsynligheten for at det vil trengs utvidede/andre lokaler dersom det utvides med 8-10 senger og øket antall personer i arbeid på avdelingen? Sanitære forhold - Handikap toalett/dusj oppgradering av dagens lokaler Lager Kjøkken/mathygiene- kontakte kjøkken/mattilsynet for vurdering Brann tilsynet Korridor pasienter - branntilsyn Sengvask utenfor avdelingen Økt behov for renhold i helg smittevern(ikke renhold t på søndager pr i dag) Søppeltømming- større lokaler for oppbevaring eller tømming daglig etter behov x x 9 x x 9 Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 3 av 10

118 Før beslutning om gjennomføring av omstillingstiltak må det foretaes en risikovurdering. Vurderingen dokumenteres og nødvendige tiltak utarbeides / iverksettes etter drøftinger Sett ett kryss i de aktuelle feltene for hver horisontal linje Multipliser tallene i sannsynlighetsfeltet med tallene i konsekvensfeltet og før opp summen under verdi Høy verdi indikerer behov for tiltak lav verdi ikke samme behov for tiltak Til slutt prioritere etter høyeste verdi Hvor stor Konsekvenser sannsynlighet er det for at det kan skje? Kan skje Kan føre til Liten sannsynlighet Middels sannsynlighet Stor sannsynlighet Ingen konsekvenser for menneske eller miljø Liten grad konsekvenser for mennesker eller miljø Store konsekvenser for mennesker eller miljø RISIKOFAKTORER Verdi Prioritet Flytting av dialysen til andre lokaler utenfor Medisinsk avdeling Hvor sannsynlig er det at flytting av dialysen vil skape ledige arealer for etablering x x 6 av 4 nye sengeplasser? Hvor stor sannsynlighet er det for at flytting av dialysen vil bidra til bedre arbeidsmiljø for de ansatte på dialysen? x x 9 I positiv retning Forutsatt at arealene er i henhold til nye forskrifter Hvor stor sannsynlighet er det for at flytting av dialysen vil bidra til bedre behandlingsmiljø for pasienter på dialysen? x x 9 I positiv retning Hvor stor sannsynlighet er det for at man vil forringe arbeidsmiljøet på medisinsk x x 4 avdeling ved flytting av dialysen? Med forbehold at de fortsatt jobber helg på avdelingen Spisskomp, veneport flyttes ut av avdelingen m.m Hvor stor sannsynlighet er det for at flytting av dialysen til Med. pol vil bidra til bedre arbeidsmiljø og muligheter for synergi effekter i behandlinger der? x x 4 Kreft /dialyse sammen(ligger i nytt sykehus) Hvor sannsynlig er det at det ikke frigjøres lokaler fra VPP til dialysen? Jmf. svaret fra VPP, med.pol har bedt om flere ett lege kontor til samt kontor for ernæringsfysiolog x x 9 Etter tilbakem elding fra VPP Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 4 av 10

119 Før beslutning om gjennomføring av omstillingstiltak må det foretaes en risikovurdering. Vurderingen dokumenteres og nødvendige tiltak utarbeides / iverksettes etter drøftinger Sett ett kryss i de aktuelle feltene for hver horisontal linje Multipliser tallene i sannsynlighetsfeltet med tallene i konsekvensfeltet og før opp summen under verdi Høy verdi indikerer behov for tiltak lav verdi ikke samme behov for tiltak Til slutt prioritere etter høyeste verdi Hvor stor Konsekvenser sannsynlighet er det for at det kan skje? Kan skje Kan føre til Liten sannsynlighet Middels sannsynlighet Stor sannsynlighet Ingen konsekvenser for menneske eller miljø Liten grad konsekvenser for mennesker eller miljø Store konsekvenser for mennesker eller miljø RISIKOFAKTORER Verdi Prioritet Etablere felles ledelse dersom kirurgisk og medisinsk avdeling slåes sammen i helg. Hva er sannsynligheten for at avdelingen ikke skal kunne drives med felles ledelse av avdelingene (avd.spl. nivået) For stort kontroll spenn med 52 ansatte Misforhold mellom oppgaver og ressurs God Vakt rapporten Vanskelig med gjennomføre medarbeidersamtale Ivareta lederoppgaver generelt Hva er sannsynligheten for at sammenslåing ikke vil gi bedre ressursutnyttelse? Personell ressursene benyttes optimalt i dag i helg /høytid jmf. God Vakt rapport Avdelingsledelsen ved de to avdelingene har allerede i dag problemer med å gjennomføre oppgaver ex. opplæringsprogram for nyansatte, medarbeidersamtale, smittevern, HMS m.m. Hva er sannsynligheten for at man ikke kan redusere antallet ansatte ved sammenslåing? Det leies inn personell i dag for å kunne yte forsvarlig sykepleie Mer detaljert beskrivelser på forsvarlig sykepleie(gradering av nivå på inneliggende) Dokumentasjon av sykepleien x x 9 Oppretth olde dagens lederstru ktur x x 6 x x 9 Retnings linjer forhvilke oppgave r som kan Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 5 av 10

120 Individuelle vurdering av sykepleiebehovet til hver enkelt pasient og planlegge tiltak. Hvor sannsynlig er det at det ikke kan overføre lederressurser fra administrative oppgaver til pleie ved sammenslåing? Ikke vurdert det mulig å redusere adm stillinger jmf god vakt Avdelingssykepleier og assisterende avdelingssykepleier dekker opp for hverandre ved ferie/fravær Vil ansatte oppleve forverring av sin arbeidshverdag dersom sammenslåingen gjennomføres? Dersom reduksjon av ansatte vil det føre til økt belastning for den enkelte ansatte. Større spenn innen fagfelt, større krav til faglig oppdatering Logistikk: etikk, smittevern, sammenstilling av pasienter fag/kjønn/individuelle hensyn Økende kompleksitet i pasient gruppen Nyutdannet / vikarer større opplæringsspenn Hvor sannsynlig er det at sammenslåing vil føre til bedre samarbeid på hvert av fagnivåene? Innen sykepleietjenesten kan sammenslåingen bidra til økt samarbeid på enkelt oppgaver - løft/snuing og systemrettede arbeidsoppgaver som skylleroms arbeid, transport Risiko for at legegruppen har en forventning om at sykepleietjenesten har kompetanse til å håndtere alle fagområdene som er på avdelingen Større fagspenn vil kunne føre til redusert kvalitet på sykepleien til den enkelte pasient. Hvor sannsynlig er det at sammenslåing vil bidra til bedre opplevelse av behandlingen hos pasienten? Sendes til brukerutvalget som en egen problemstilling. Mulig at pasientene vil merke usikkerhet/utryggehet hos personalet Verdigrunnlag:Trygghet x x 9 x x 9 x x 6 utsettes i helg x x 3 Sendes bruker utvalg Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 6 av 10

121 Før beslutning om gjennomføring av omstillingstiltak må det foretaes en risikovurdering. Vurderingen dokumenteres og nødvendige tiltak utarbeides / iverksettes etter drøftinger Sett ett kryss i de aktuelle feltene for hver horisontal linje Multipliser tallene i sannsynlighetsfeltet med tallene i konsekvensfeltet og før opp summen under verdi Høy verdi indikerer behov for tiltak lav verdi ikke samme behov for tiltak Til slutt prioritere etter høyeste verdi Hvor stor Konsekvenser sannsynlighet er det for at det kan skje? Kan skje Kan føre til Liten sannsynlighet Middels sannsynlighet Stor sannsynlighet Ingen konsekvenser for menneske eller miljø Liten grad konsekvenser for mennesker eller miljø Store konsekvenser for mennesker eller miljø RISIKOFAKTORER Verdi Prioritet Redusere antall inneliggende pasienter mot helg og flytting Hvor stor sannsynlighet er det at vi ikke klarer å redusere antallet inneliggende mot x x 6 helg? Uforutsigbart Hvor sannsynlig er det at flytteoperasjonen vil gå uten behov for økt x x 6 personellressurser? Økt personell behov ved en flytting på fredag /mandag Ressurser til planlegging av flytting(pasient sammensetning) Renhold av rom på kirurgisk og på medisinsk avdeling Hvor sannsynlig er det at man klarer å etablere nye og forbedrede systemer for x x 1 innkalling som gjør at pasienter kan skrives ut tidligere fram mot helg? Prosess som er startet og under implementering Hvor sannsynlig er det at man klarer å etablere nye og forbedrede systemer for x x 1 utskrivning som gjør at pasienter kan skrives ut tidligere fram mot helg? Prosess som er startet og under implementering Hvor sannsynlig er det at pasienten vil bli skadelidende i forbindelse med flytting? x x 6 Mindre pleieressurser til hver enkelt pasient i forbindelse med flytting Flytting av døende Flytting av gamle/demente Isolerte pasienter Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 7 av 10

122 Hvor sannsynlig er det at de ansatte vil få en mer hektisk hverdag i helgene? x x 9 Hvor stor sannsynlighet er det for at de ansatte ikke vil oppleve dette som et positivt x x 9 tiltak for deres arbeidssituasjon? Manglende motivasjon for ennå en omstilling der ikke fag og pasient er i sentrum men økonomi Rask prosess opplevelsen av for lite inkludering/informasjon Hvor stor sannsynlighet er det for at dette vil gi en bedre ressursbruk for x x 2 helseforetaket og på den måte styrke driften av klinikken? Hvor sannsynlig er det at overføring av pasienter vil ramme planlagt aktivitet fredag x x 4 og mandag i forhold til overflytting før/etter helg? Hvor sannsynlig er det at vi vil få korridorpasienter i helgene? x x 9 Ut fra registrering Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 8 av 10

123 Før beslutning om gjennomføring av omstillingstiltak må det foretaes en risikovurdering. Vurderingen dokumenteres og nødvendige tiltak utarbeides / iverksettes etter drøftinger Sett ett kryss i de aktuelle feltene for hver horisontal linje Multipliser tallene i sannsynlighetsfeltet med tallene i konsekvensfeltet og før opp summen under verdi Høy verdi indikerer behov for tiltak lav verdi ikke samme behov for tiltak Til slutt prioritere etter høyeste verdi Hvor stor Konsekvenser sannsynlighet er det for at det kan skje? Kan skje Kan føre til Liten sannsynlighet Middels sannsynlighet Stor sannsynlighet Ingen konsekvenser for menneske eller miljø Liten grad konsekvenser for mennesker eller miljø Store konsekvenser for mennesker eller miljø RISIKOFAKTORER Verdi Prioritet Generelt Hvor sannsynlig er det at vi ikke har nok personell til oppgaver i helgene dersom x x 9 den totale grunnbemanningen reduseres? Hvor sannsynlig er det at vi mister nødvendig kompetanse dersom x X 9 omorganiseringen gjennomføres? Signaler i organisasjonen er at ansatte vurdere sin stilling i foretaket dersom dette gjennomføres Hvor sannsynlig er det at vi ikke har oversikt over framtidig personalbehov (6 12 x X 9 mnd.) Hvor sannsynlig er det at lederen mangler kompetanse og ressurser til å håndtere x x 9 de ekstra belastninger avdelingene utsettes for? Hvor sannsynlig er det at det blir en ekstra oppgavebelastning under selve x x 9 omstillingen? Hvor sannsynlig er det at den ekstra oppgavebelastning vil vare over en lengre x x 9 periode? Hver helg Hvor sannsynlig er det at det får konsekvenser i forholde til de ansattes velferd og x x 9 trivsel ifb. Med omstilling? Hvor sannsynlig er det at det får konsekvenser i forholde til de ansattes helse og sikkerhet ifb. Med omstilling? x x 9 Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 9 av 10

124 Hvor sannsynlig er det at lederen ikke klarer å sikre god nok informasjon før, under x x 9 og etter omstilling? Hvor sannsynlig er det at lederen ikke klarer å ivareta de ansatte under omstilling? x x 9 Hvor sannsynlig er det at vernetjenesten (VO) ikke har kompetanse til å følge opp x x 3 arbeidsmiljøet under omstilling? Hvor sannsynlig er det at lederen ikke klarer å ivareta personalrettslige prosedyrer i x x 3 forhold til de overtallige? Ansatte slutter frivillig. Sykefraværet i helg? Rekruttering av nytt personell? Hvor sannsynlig er det at overbelegg vil føre til bruk av overtid i helgene? x x 9 Dersom økt sykefravær Dersom personalet slutter i stillingen Hvor sannsynlig er det at personalet vil føle faglig utrygghet i forhold til nye x x 9 pasientgrupper og diagnoser? Avhengig av opplæring Mange vikarer stort opplæringsbehov Hvor sannsynlig er det at personalet vil få tilstrekkelig opplæring i forhold til nye x x 6 pasientgrupper og diagnoser? Avhengig av tidsperspektiv Stabilitet i pleiegruppen Behov for vikarer Sannsynlighet for at ansatte vil lide overlast fysisk eller psykisk slik at arbeidsmiljøloven ikke overholdes. X X 9 Utført av: (LEDER) (VERNEOMBUD) DATO: Versjon 1.0 Hovedhåndbok Helse, Miljø og Sikkerhet - Prosedyre ved trakassering og mobbing Side 10 av 10

125 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato 16. mars 2010 Møtedato: 23. mars 2010 Saksbehandler: Klinkksjef Klinikk psykisk helsevern og rus Inger-Lise Balandin Sak nr: 19/2010 Navn på sak: Vaktordning for psykisk helsevern Helse Finnmark HF Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF ber adm direktør om å iverksettes en prosess for å inngå samarbeidsavtaler med kommunehelsetjenesten i døgnenhetenes vertskommuner. 2. Styret ber om at Helse Nord RHF bidrar til at det etableres en felles forståelse i Helse Nord området for hva som forventes av DPSene for å imøtekomme Helsetilsynets krav for å få en forsvarlig drift. 3. Styret ber om at det avklares om dagens ordning ved UNN kan videreutvikles slik at den kan ivareta Helsetilsynets krav om en ordning som yter mer omfattende tjenester enn den ordinære konfereringsvakten som UNN har etablert. 4. Styret ber om at det jobbes videre med å få etablert en vaktordning ved døgnenhetene i Klinikk psykisk helsevern og rus. Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Rapport fra arbeidsgruppe utredning telefonisk telefonisk bakvaktsordning for klinikk psykisk helsevern og rus. 3. Referat fra møte 9. mars 2010, Fagrådet i klinikk psykisk helsevern og rus. Eva Håheim Pedersen Adm. dir.

126 Administrasjonen Saksbehandler: Klinikksjef klinikk psykisk helsevern og rus Styresak 19/2010 Utredning av telefonisk bakvaktsordning for klinikk psykisk helsevern og rus, Helse Finnmark HF. Bakgrunn Styret i Helse Finnmark HF vedtok i sak 72/2009 pkt.6 - Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern: Styret ber om at det gjøres en utredning med henblikk på å vurdere etablering av en telefonisk bakvaktsordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles bakvaktsystem. Tidsfrist for utredningen fastsettes til 1. mars Som oppfølging ble det oppnevnt en arbeidsgruppe som fikk i mandat å utarbeide forslag til telefonisk bakvaktsordning i hht styrevedtak der også økonomiske konsekvenser vurderes og synliggjøres. Arbeidsgruppa ble ledet av psykologspesialist Per-Erik Davidsen og har bestått av leger og psykologer med representasjon og kunnskaper også fra andre foretak. I tillegg har rådgiver og økonomirådgiver i klinikken deltatt. Arbeidsgruppas leder og rådgiver i klinikken har hatt møte med Ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok. I tilegg har det vært kontakt med Helsetilsynet i Finnmark ved fylkeslegen, Helsedirektoratet, et utvalg DPSer andre steder i landet. I det øvrige har arbeidsgruppen støttet seg til den omfattende dokumentasjonen og korrespondansen som foreligger i saken bla i forbindelse med spørsmål tilknyttet vaktberedskap utenom ordinær arbeidstid i forbindelse med åpning av Ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok i september Arbeidsgruppa avsluttet sitt arbeid (vedlegg 2). De gjør i sin utredning oppmerksom på at tidsfristen har hatt betydning for utredningen og at det ikke har vært anledning til den nødvendige grundige behandlingen som problemstillingene i utgangspunktet krever. Fagrådet i klinikken behandlet saken i møte (vedlegg 3) Føringer / rammebetingelser: Helsetilsynet: I brev av 14. januar 2010 påpeker Helsetilsynet i Finnmark viktigheten av at deres redegjørelse for de rettslige rammene blir tatt med i Helse Finnmarks utredningsarbeide vedrørende bakvaktordninger innenfor psykisk helsevern. Helsetilsynet gjør oppmerksom på at (daværende) Sosial og helsedirektorat i et brev fra 2004 gjør rede for at kommunal legevakt bare kan benyttes innenfor meget snevre rammer og som en nødløsning fordi annen legehjelp ikke lot seg skaffe. Helsetilsynet påpeker at legebemanningssituasjonen i Klinikk psykisk helsevern og rus er bedret siden 2004 og at grunnlaget for dispensasjonsordning har falt bort. Helsetilsynet understreker at krav til legebemanning ikke bare er knyttet til tvungent psykisk helsevern, men at bemanningen må planlegges for en forsvarlig ivaretakelse av behandlingsbehovene til de pasientgruppene som institusjonene skal ta imot. Helsetilsynet slår videre fast at

127 Helseforetaket er ansvarlig for å yte forsvarlige tjenester hele døgnet når pasienter er inneliggende i døgninstitusjon. Juridiske problemstillinger: Helseforetakets juridiske rådgiver Jens B Herstad har utarbeidet følgende juridiske gjennomgang vedrørende ansvar for pasienter som er innlagt i DPS institusjoner: Relevant regelverk og Rettslige utgangspunkter: - Kommunehelsetjenesteloven (khl) Spesialisthelsetjenesteloven (sphlsl) Psykisk helsevernloven (phvl) Pasientrettighetsloven (pasrl) Helsepersonelloven (hlspl) Jens Herstad oppsummerer at det er ingen tvil om innlagte pasienter i spesialist helsetjenesten, enten det er tale om somatikk eller psykiatri er det foretaket som har det totale ansvaret for pasienten. ( ) At kommunehelsetjenesten ved kommuneoverlegen velger å ha en prosedyre på å avvise våre pasienter er en langt mer alvorlig sak. Kommunen har i forhold til innbyggere og tilfeldige besøkende ansvar for det som ikke er spesialisthelsetjenestetilbud Slik Herstad vurderer saken viser den et behov for å få klar avtale med kommunene på dette feltet. En slik samarbeidsavtale vil kunne være aktuell i alle kommuner hvor klinikken har et tilbud, og en avtale må ta høyde for både en eventuell bakvaktordning i klinikken, behovet for somatisk legetilbud og en avklaring av hvordan man håndterer situasjoner knyttet til tvangsinnleggelser mv. Arbeidsgruppens anbefaling Det er en forutsetning for enhver etablering av en telefonisk vaktordning at det inngås avtale/samarbeidsavtale med de kommunale legevakter i vertskommunene Alta, Porsanger, Tana og Karasjok slik at behovet for legetjenester utenom ordinær arbeidstid kan løses. Dette arbeidet bør gis prioritet og sees i sammenheng med avtaler om sykestuene i Finnmark. Forutsatt at det etableres slike avtaler anbefales følgende vedrørende telefonisk vaktordning: Arbeidsgruppen anbefaler en etablering av telefonisk vaktordning på DPS nivå. Dersom det etableres en telefonisk vaktordning for døgnavdelingene i klinikken vil dette ikke berøre øyeblikkelig-hjelpsfunksjonen som UNN ivaretar. Det vurderes ikke som hensiktsmessig å etablere en felles telefonisk vaktordning med bruk av alle spesialistene klinikken. De etablerte skillelinjer innenfor spesialitetene barn/voksen anbefales opprettholdt ved en eventuell etablering av vaktordning. Det vurderes ikke som formålstjenlig at psykologspesialister deltar i den telefoniske vaktordningen da hovedtyngden av problemstillinger er av medisinsk karakter. Arbeidsgruppas vurderinger: Arbeidsgruppas har utredet og konkludert med å ikke tilrå en telefonisk bakvaktsordning/vaktordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles bakvaktsystem. Arbeidsgruppen slutter seg til

128 vurderinger gjort av legene ved SANKS om at en slik ordning verken er faglig eller økonomisk tilrådelig. Begrunnelsen er faglig forankret i at en lege som har telefonisk bakvakt i Helse Finnmark HF ikke vil være i stand til å yte annet enn råd og veiledning slik legene ved UNN allerede tilbyr. Arbeidsgruppa konkluderer med at det kreves lokalkunnskap som ansatt i DPS for å kunne følge opp krav fra Helsetilsynet. For å imøtekomme Helsetilsynets krav anbefaler arbeidsgruppa at en eventuell ordning bør være en telefonisk vaktordning for samtlige DPS og at etablerte skiller mellom barn/voksne opprettholdes ved en eventuell etablering av vaktordning. Arbeidsgruppas kartlegging viser at problemer som oppstår med innelagte pasienter i all hovedsak er problemstillinger av medisinsk karakter. Det vil derfor ikke være hensiktsmessig at psykologspesialister inkluderes i en eventuell vaktordning. Arbeidsgruppa konkluderer med at det ved etablering av vaktordning ved DPSene for å tilfredsstille kriteriet mer enn - er en forutsetning at det inngås samarbeidsavtaler med den kommunale legevakten i vertskommunene om hvordan behovet for legetjenester utenom arbeidstid kan løses. Ordningen kan utvides til å gjelde samtlige kommuner i Finnmark. Arbeidsgruppen registrerer at døgnavdelingenes behov for bistand er av begrenset omfang utenfor ordinær arbeidstid både når det gjelder somatiske problemstillinger og psykiatriske vurderinger. Det er en viss erfaring for at når det etableres et tilbud om telefonisk vaktordning er det sannsynlig at behovet for bistand vil øke. Arbeidsgruppa viser til at da det ikke er noen klare føringer fra sentralt hold på hvordan det forventes at praksis skal gjennomføres i forhold til vakttjenester på DPS-nivå synes dette å påvirke til forskjellig praksis, både av faglig og økonomisk karakter. Det kan synes som om Helsetilsynet gjør ulike vurderinger i dette spørsmålet. Arbeidsgruppas kartlegging av eksterne foretak viser at eksisterende ordninger med tilgjengelighet av lege utover ordinær arbeidstid i stor grad bygger på frivillighet. I den grad det gis økonomisk kompensasjon gis dette innenfor en kostnadsramme på en fast godtgjørelse på kr. pr år pr. lege. Dersom det etableres et telefonisk vaktsystem med en lokal avtale i henhold til beredskap etter plan som honoreres med en fast sats pr virkedag og en sats pr helgedag vil dette utgjøre en merkostnad på om lag 2 mill. avhengig av forhandlinger med aktuelle leger. I avtalen ligger det ingen forventninger om utrykning. Eventuell utgifter i forbindelse med avtaler med kommunehelsetjenesten vil komme i tillegg. Det knyttes stor usikkerhet til hva en eventuell fremtidig vaktordning vil koste. Vurderinger Formålet med å etablere en eventuell telefonisk vaktordning ved døgnenhetene i Klinikk psykisk helsevern og rus utover ordinær arbeidstid, er å kunne ivareta gjennomgående og helhetlig medisinskfaglig ansvar for døgninnlagte pasienter på DPS i hht krav om forsvarlig spesialisthelsetjeneste, herunder bruk av kommunal legevakt til å ta hånd om ulike somatiske og psykiatriske tilstander på det nivå som kommuneleger vanligvis gjør. Dette i

129 tillegg til at kommuneleger etterspør en bedre rådgivning fra spesialisthelsetjenesten utenom ordinær arbeidstid. Dette hensynet er ikke drøftet inngående så langt. Helsetilsynet i Finnmark har presisert at i forbindelse med eventuell bruk av kommunal legevakt for inneliggende pasienter, kreves et bakvaktsystem som må yte mer omfattende tjenester enn den ordinære konfereringsvakten som UNN har etablert. Helsetilsynet legger til grunn at kommunal legevakt bare kan brukes til å ta hånd om ulike somatiske og psykiatriske tilstander på det nivå som kommuneleger vanligvis gjør, og vurdere behov for henvisning til spesialist eller behov for innleggelse, og om nødvendig foreta legeundersøkelse etter lov om psykisk helsevern 3-4 og 3-5. Dagens system er regulert i hht lovverket ved at inneliggende pasienter på døgnenhetene er spesialisthelsetjenestens ansvar også når det gjelder tjenester som ellers hører inn under kommunehelsetjenestens ansvarsområder. All samhandling mellom spesialisthelsetjenesten og den kommunale legevakten i vertskommunen er basert på frivillighet og at det lykkes å oppnå en samarbeidsavtale mellom respektive DPS og vertskommune. Lange avstander og en desentral DPS struktur i tillegg til at det fortsatt er mangel på legespesialister gjør det er både faglig og økonomisk krevende å oppfylle kravet fra Helsetilsynet. Arbeidsgruppas kartlegging viser at spesielt DPS uten tilknytning til sykehus over hele landet har de samme utfordringene, selv om utfordringene synes større i Finnmark pga lange avstander og lav befolkningstetthet. Arbeidsgruppa konkluderer med å ikke tilrå at det etableres en felles telefonisk vaktordning for klinikken fordi den ikke vil være i stand til å yte annet enn råd og veiledning slik legene ved UNN allerede tilbyr. For å tilfredsstille Helsetilsynets krav om lokal kunnskap konkluderer arbeidsgruppa med at dette kun kan ivaretas gjennom lokal kunnskap til pasienten, og foreslår derfor en telefonisk vaktordning i DPSene. Pga korte tidsfrister har det ikke vært mulig å foreta en konsekvensutredning av arbeidsgruppas tilrådning av en telefonisk vaktordning verken faglig eller økonomisk. Med bakgrunn i at det ikke foreligger nasjonale avklaringer mht hva som defineres som forsvarlige bakvaktsordninger/vaktordninger utenom ordinær arbeidstid i DPS der det ikke er nok leger til å etablere en vaktordning eller der behovet for lege er lavt i forhold til kostnader/alternativ bruk av samlede tilgjengelige ressurser, så har det utviklet seg ulike ordninger i foretakene både i Helse Nord og i landet for øvrig. Følgende forutsetninger legges til grunn for det videre arbeidet: Før eventuell etablering av en egen vaktordning ved døgnenhetene i Klinikk psykisk helsevern og rus må følgende avklares / utredes: 1. Avklare om dagens ordning ved UNN kan videreutvikles slik at den kan ivareta Helsetilsynets krav om en ordning som yter mer omfattende tjenester enn den ordinære konfereringsvakten som UNN har etablert. Begrunnelsen er at en telefonisk

130 bakvaktsordning/vaktordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles vaktordning ut fra arbeidsgruppas utredning ikke vil kunne yte mer omfattende tjenester enn konfereringsvakten ved UNN allerede tilbyr i forhold til Helsetilsynets krav om lokal kunnskap. 2. Helse Finnmark HF ber Helse Nord om å bidra til at det etableres en felles forståelse i Helse Nord området for hva som forventes av DPSene for å imøtekomme Helsetilsynets krav for å få en forsvarlig drift. Det bør utarbeides felles prosedyre/rutiner for innhold og ansvarsavklaring i forhold til samarbeidsavtaler med vertskommuner herunder avklaring av økonomisk godtgjøring til kommunen for pasientbehandling. 3. Det iverksettes en prosess for å inngå samarbeidsavtaler med kommunehelsetjenesten i vertskommunene. Slik avtaleinngåelse sees i sammenheng med de allerede etablerte avtaler med kommunehelsetjenesten i forbindelse med sykestueplassene. 4. Dersom det ikke lykkes å få en godkjent ordning ved UNN jobbes det videre med å få etablert en telefonisk vaktordning etter ordinær arbeidstid i Klinikk psykisk helsevern og rus som ivaretar Helsetilsynets krav. Det foretas en faglig og økonomisk konsekvensutredning av forslag til organisering som oppfølging av arbeidsgruppas utredning. 5. Ordninger som forbedrer samhandlingen og rådgivningen mot kommuneleger utenom ordinær arbeidstid utredes.

131 UTREDNING AV TELEFONISK BAKVAKTORDNING FOR KLINIKK PSYKISK HELSEVERN OG RUS Rapport fra arbeidsgruppe nedsatt av klinikksjefen Klinikk psykisk helsevern og rus Mars

132 INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn 3 Mandat 3 Innledning 4 Bruk av kommunal legevakt utenfor ordinær arbeidstid til innlagte pasienter i spesialisthelsetjenesten 5 Juridiske problemstillinger 6 Telefonisk vaktordning 8 Sentralisert ordning: dagens tilbud 8 Desentralisert sentralisert ordning: telefonisk vaktordning 9 Desentralisert ordning: telefonisk vaktordning knyttet til alle DPS 9 Øyeblikkelig hjelp vs. akutt-tilbud 10 Bakvaktsordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles bakvaktsystem 10 Økonomiske konsekvenser 11 Hva forventes av en legevaktlege i en eventuell avtale med DPS? 11 Henvendelser til legevakt fra de ulike DPS døgnavdelinger, Finnmarksklinikken og UPA 11 Kartlegging av bakvaktordninger og tilgang på spesialistkompetanse for et utvalg DPS døgnavdelinger 13 DPS døgnavdelinger i Helse Nord 13 DPS døgnavdelinger: Sykehuset Innlandet HF 14 Avtaler med kommunehelsetjenesten 15 Innholdet i en telefonisk vaktordning 15 Arbeidsgruppens anbefaling 16 Vedlegg 16 2

133 Bakgrunn Utgangspunktet for denne utredningen er styresak 72/2009 pkt 6 i Helse Finnmark HF : Styret ber om at det gjøres en utredning med henblikk på å vurdere en etablering av en telefonisk bakvaktordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles bakvaktsystem. Tidsfrist for utredningen fastsettes til 01. mars Klinikksjef Balandin oppnevnte en arbeidsgruppe bestående av Per-Erik Davidsen, psykologspesialist BUP Alta (leder for arbeidsgruppen) Helge Haugerud, psykiater, SANKS, DPS Midt Finnmark Lakselv Kjetil Ryan, psykiater, overlege døgnenheten post Alta og Jansnes. Medisinskfaglig rådgiver i klinikken Cecilie Grønnevik, psykolog, Voksenpsykiatrisk poliklinikk, DPS Vest Anders Kleppe, økonomirådgiver, Klinikk psykisk helsevern og rus Tove Dahle, rådgiver, sekretær og referent Torunn Alveng, psykiater og klinikksjef, Nordlandssykehuset HF har vært oppnevnt men har av ulike grunner ikke kunnet delta i arbeidet. Arbeidsgruppen ble oppnevnt siste uken i januar Leder av arbeidsgruppen anmodet Klinikksjef Balandin om utsettelse av frist for innlevering til den 30. april 2010 på grunn av svært kort tidsfrist til den opprinnelige fristen. Dette har vært forelagt direktøren og er avslått, men klinikksjefen ga likevel gitt en forlengelse til den 05. mars Utvalget har gjennomført følgende møter: 09. februar februar februar mars 2010 Arbeidsgruppens leder og sekretær har hatt møte med overlege Arnhild Somby og leder Edit Johnsen, SANKS UPA 17. februar I tillegg har det vært kontakt med Helsetilsynet ved Fylkeslege Karin Straume i Finnmark, Helsedirektoratet samt et utvalg DPSer andre steder i landet. I det øvrige støtter arbeidsgruppen seg på den omfattende dokumentasjon og korrespondanse som foreligger i saken. Arbeidsgruppen gjør oppmerksom på at tidsfristen har hatt betydning for utredningen. Det har ikke vært anledning til den nødvendige grundige behandlingen som problemstillingene i utgangspunktet krever. Mandat 3

134 Arbeidsgruppa får i mandat å utarbeide forslag til telefonisk bakvaktordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles bakvaktsystem. Økonomiske konsekvenser vurderes og synliggjøres. Tidsfrist for ferdigstillelse av arbeidsgruppas forslag fastsettes til 1. mars Forslaget oversendes og behandles i klinikkens fagråd og KVAM-råd før saken oversendes klinikksjefen for videre oppfølging. Saken behandles i styret i Helse Finnmark HF den Som grunnlag i saken utarbeides en statusbeskrivelse, behovsvurdering / risikovurdering av beredskapen ved avdelingene. Samarbeidet med UNN, vertskommuner og sykehusene i Hammerfest og Kirkenes skal synliggjøres. DPS lederne / leder for Finnmarksklinikken får ansvar for å skaffe til veie nødvendig dokumentasjon. Innledning Spørsmålet om avklaring av ansvarsforhold mellom spesialisthelsetjenesten og kommunal legevakt for inneliggende pasienter på DPSene i Helse Finnmark HF etter ordinær arbeidstid har vært under vurdering fra ulike instanser gjennom flere år. Spørsmålet om etablering av en telefonisk bakvaktordning har sitt utspring i at Helsetilsynet i 2004 påpekte at dersom bruk av kommunal legevakt skal være innenfor forsvarlighetskravet må det opprettes et telefonisk bakvaktsystem med psykiater for eksempel på UNN. Bakvakten må være tilgjengelig døgnet rundt for telefonkonferering med DPSene i Finnmark og eventuelle kommunale vaktleger som måtte bli tilkalt dit. Dette bakvaktsystemet må yte mer omfattende tjenester enn den ordinære konfereringsvakten som UNN har etablert for vanlige innleggelser fra hele regionen. I denne vurdering ligger det at Helse Finnmark må bidra til at det etableres ordninger som kan ivareta faglige problemstillinger som går utover det som kan forventes av kommunal legevakt. Dette for å ivareta spesialistansvaret for disse pasientene i henhold til lovverket. Det er ingen av DPS døgnavdelingene som har døgnkontinuerlig vaktordning i Helse Finnmark HF. Den ordningen som til nå har vært praktisert ved DPSene i Talvik/Alta, Lakselv og Tana har vært å bruke kommunal legevakt i de tilfellene hvor det har vært behov for medisinske tjenester utenom ordinær arbeidstid. Det synes imidlertid å være en viss motstand blant legevaktlegene over denne ordningen. I tillegg rapporterer personalet ved døgnavdelingene at de noen ganger blir avvist når de tar kontakt med legevakten på vegne av sine pasienter. Dette har sitt utspring i at kommunehelsetjenesten ikke oppfatter at de har ansvar for innlagte pasienter. Ved etableringen av UPA SANKS Ungdomspsykiatrisk avdeling ble dette særlig tydelig. Her har kommuneoverlegen utformet en prosedyre hvor det fremkommer at Karasjok kommune ikke har noen avtale med Helse Finnmark om å yte noen tjenester for de inneliggende pasientene og at all behandling skal ivaretas av Helse Finnmark. I henhold til denne prosedyren skal kommunal legevakt kun vurdere forsvarligheten av videre transport til for eksempel Hammerfest sykehus. 4

135 Det er forsøkt inngått avtaler med kommunale legevakter i vertskommunene. Det eksisterer så vidt arbeidsgruppen har funnet ut en avtale med Porsanger kommune, men det synes ikke å ha lyktes å inngå avtaler med de andre. For at det skal etableres en bakvaktordning må det etter arbeidsgruppens forståelse være noen som går i forvakt. Det mest hensiktsmessige vil da være at DPSene kan benytte kommunal legevakt på bakgrunn av at de behov som oppstår i all hovedsak er av somatisk karakter og innenfor det kompetanseområde som man forventer en legevaktlege kan håndtere innenfor forsvarlige rammer. Legevaktlegen vil da kunne utføre oppgaver som ellers naturlig ville være tillagt en forvaktfunksjon. Arbeidsgruppen foreslår imidlertid å fravike begrepsparet forvakt-bakvakt. Dersom det skal etableres en ordning med mulighet for å ta kontakt med spesialist utenom ordinær arbeidstid bør benevnelsen telefonisk vaktordning brukes. Et annet aspekt ved bruk av bakvaktsbegrepet er at dette kan gi et forsterket inntrykk av at de kommunale legevaktlegene går i en forvakt i spesialisthelsetjenesten, noe som igjen kan gi inntrykk av at det forventes mer av dem i forhold til inneliggende pasienter enn det som ellers forventes av dem av ordinære pasienter som er i kontakt med kommunal legevakt. Dette omtales nærmere senere. Hovedproblemstillingen i mandatet er å utarbeide forslag til en telefonisk bakvaktsordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles bakvaktsystem. I det følgende gis en kortfattet gjennomgang av de sentrale tema som Helsetilsynet i Finnmark har vektlagt. Dette berører krav og forventninger fra Helsetilsynet til det tilbudet som skal gis ved DPSene. Bruk av kommunal legevakt utenfor ordinær arbeidstid til innlagte pasienter i spesialisthelsetjenesten Daværende Sosial og helsedirektorat uttalte i 2004 følgende om ansvarsforholdet mellom kommunal legevakt og spesialisthelsetjenesten. Denne fortolkning er gjentatt av Helsetilsynet i Finnmark i 2009 og ytterligere presisert i brev til Helse Finnmark i I hht redegjørelsen skal kommunal legevakt bare brukes til å ta hånd om ulike somatiske og psykiatriske tilstander på det nivå som kommuneleger vanligvis gjør, og vurdere behov for henvisning til spesialist eller behov for innleggelse, og om nødvendig foreta legeundersøkelse etter lov om psykisk helsevern 3-4 og 3-5. Etter helsetilsynets vurdering inkluderer dette for eksempel ikke den engangsforordning av medisiner som DPS-Midt Finnmark legger opp til, uten at vaktlege har hatt anledning til å konferere med erfaren psykiater som bakvakt. Vaktlege risikerer her å måtte forordne medisiner til pasienter han selv har lagt inn fordi han ikke mestret dem i primærhelsetjenesten. 2. Videre heter det: Derimot kan kommunal lege ikke fatte vedtak om tvungen undersøkelse og tvunget psykisk helsevern etter 3-8. Slike vedtak fattes av den faglige ansvarlige ved mottakende institusjon og det kreves at vedkommende er spesialist eller ev. har fått dispensasjon fra forskrift om den faglige ansvarlige for 5

136 vedtak i det psykiske helsevern. Helsetilsynet trodde først at det måtte bero på en feilskrift når DPS Øst-Finnmark skrev at de bruker kommunal vaktlege til vurdering etter 3-8. Dette gjentas imidlertid flere ganger i redegjørelse, og vi finner det derfor nødvendig å presisere at det er det absolutt ikke anledning til. 3. Videre presiseres det i redegjørelsen at det må opprettes et telefonisk bakvaktsystem med psykiater for eksempel på UNN. Bakvakten må være tilgjengelig døgnet rundt for telefonkonferering med DPS ene i Finnmark, og eventuelle kommunale vaktleger som måtte bli tilkalt dit. Dette bakvaktsystemet må yte mer omfattende tjenester enn den ordinære konfereringsvakten som UNN har etablert for vanlige innleggelser fra hele regionen. Etter Helsetilsynet i Finnmarks vurderinger må disse forhold avspeiles i Helse Finnmarks avtaler med vertskommunene for DPSene. Før dette er på plass anser ikke Helsetilsynet i Finnmark, Helse Finnmarks bruk av kommunal legevakt til sine DPS er som forsvarlig. I brev av 14. januar 2010 påpeker Helsetilsynet i Finnmark viktigheten av at deres redegjørelse for de rettslige rammene blir tatt med i Helse Finnmarks utredningsarbeide vedrørende bakvaktordninger innenfor psykisk helsevern. Helsetilsynet gjør oppmerksom på at (daværende) Sosial og helsedirektorat i et brev fra 2004 gjør rede for at kommunal legevakt bare kan benyttes innenfor meget snevre rammer og som en nødløsning fordi annen legehjelp ikke lot seg skaffe. Helsetilsynet påpeker at legebemanningssituasjonen i Klinikk psykisk helsevern og rus er bedret i siden 2004 og at grunnlaget for dispensasjonsordning har falt bort. Helsetilsynet understreker at krav til legebemanning ikke bare er knyttet til tvungent psykisk helsevern, men at bemanningen må planlegges for en forsvarlig ivaretakelse av behandlingsbehovene til de pasientgruppene som institusjonene skal ta imot. Helsetilsynet slår videre fast at Helseforetaket er ansvarlig for å yte forsvarlige tjenester hele døgnet når pasienter er inneliggende i døgninstitusjon. Juridiske problemstillinger Helseforetakets juridiske rådgiver Jens B Herstad har utarbeidet følgende juridiske gjennomgang vedrørende ansvar for pasienter som er innlagt i DPS institusjoner: Grunnlaget for vurderingen er en henvendelse fra Klinikk psykisk helsevern og rus etter en episode hvor en av pasientene ved UPA i Karasjok hadde skadet hånden sin, og det er bedt om en juridisk vurdering av problemstilling i forhold til hvem som har ansvaret for pasienter i spesialisthelsetjenesten og videre om kommunehelsetjenesten ved vakthavende kommunelege kan nekte å ta imot vedkommende til behandling eller undersøkelse. Problemstillingene er i svært liten grad berørt i lovforarbeidene til aktuelle lover. Relevant regelverk og Rettslige utgangspunkter: - Kommunehelsetjenesteloven (khl) Spesialisthelsetjenesteloven (sphlsl) Psykisk helsevernloven (phvl) 6

137 Pasientrettighetsloven (pasrl) Helsepersonelloven (hlspl) Det følger av khl 1 1 første ledd at kommuner skal sørge for nødvendig helsetjeneste for alle som bor eller midlertidig oppholder seg i kommunen. Dette betyr at kommunene også har et ansvar for de som for eksempel bare er på gjennomreise eller tilfeldig oppholder seg i kommunen. I 1 1 annet ledd avgrenses det kommunale ansvaret for helsetjenestene i forhold til de tjenester som hører inn under stat og fylkeskommune, dvs blant annet spesialisthelsetjenestene. Dette medfører at for de pasientene som er under spesialisthelsetjenestens omsorg er det vi som har ansvaret for helsetjenestetilbudet til dem. Av sphlsl 2 1 første ledd litra a følger at det er RHFenes ansvar å sikre pasientene behov for sykehustjenester (sørge for ansvaret), uten at dette er nærmere definert ut over at det i kommentarutgaven er henvist til at dette ikke bare gjelder innleggelser, men også poliklinikk. Videre følger det av samme bestemmelse litra b at det er spesialisthelsetjenesten som har ansvar for å tilby radiologiske tjenester. Phvl omfatter bare psykisk helsevern i spesialisthelsetjenesten, slik at kommunenes psykiatritilbud samt all somatisk behandling faller utenfor denne lovens virkeområde. I og med at vi har relativt liten somatisk kompetanse og utrustning innenfor Klinikk psykisk helsevern og rus er vi da igjen over i ansvarsfordelingen mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten etter khl og sphlsl. Noe av problemet er også at det ikke er tydelig avklart hvem som har ansvaret for å yte allmennlegetjenester når en pasient er innlagt i spesialisthelsetjenestens psykiatriske institusjoner. Dersom en legger khl 2 1 om rett til nødvendig helsehjelp til grunn, kan denne brukes som argument for at det er kommunen som har ansvaret for den del av helsetjenesten som ikke tilbys i spesialisthelsetjenesteinstitusjonen. Dette blir likevel en for enkel betraktning, da vi har ansvaret for pasienten i vår institusjon og ikke kan overføre ansvaret for deler av denne tjenesten til kommunen selv om pasienten per definisjon oppholder seg i kommunen. Av khl 1 3 første ledd nr 1 litra e fremgår klart at kommunehelsetjenesten har ansvar for kommunehelsetjenestetilbud til innsatte i fengsler mv. I og med at dette er en klar plikt for kommunehelsetjenesten vil det være naturlig å trekke en motsetningsslutning i forhold til ansvar for pasienter i spesialisthelsetjenestens institusjoner, dvs at vi har ansvar for disse i og med at det ikke er nevnt noe om slikt ansvar i khl. Det er også klart at nevnte bestemmelse i khl ikke pålegger kommunen plikt til å gi spesialisthelsetjenestetilbud i fengslene, denne plikten påhviler helseforetaket. Heller ikke i phvl er det pålagt kommunen plikt til å yte allmennlegetilbud i spesialisthelsetjenesten. Ser en disse bestemmelsene opp mot hverandre kan det utledes noen overordnede prinsipper for ansvarsfordelingen: Kommunen har i forhold til innbyggere og tilfeldige besøkende ansvar for det som ikke er spesialisthelsetjenestetilbud Vi har totalansvar for de som er inne i spesialisthelsetjenestens institusjoner, herunder det psykiske helsevernet, samt pasienter som trenger sykehustjenester (når disse er kommet til sykehuset/poliklinikk) Etter pasrl 2 1 første og annet ledd er det klart at pasienten har rett til ø hjelp og nødvendig helsehjelp både fra kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten, noe som også er forankret både i khl og sphlsl. Denne retten må da formodentlig avgrenses mellom de ansvarlige i forhold til oppgavefordelingen slik den er oppstilt overfor, idet kommunen har 7

138 ansvar for å tilby nødvendige kommunehelsetjenester og spesialisthelsetjenesten slike tjenester. Kommunens plikt må antakelig omfatte både en mottaks og vurderingsfunksjon. Videre er det slik at det er kommunen som har ansvar for allmennlegetjenester og fastlegeordningen, jf. Khl 1 3 annet ledd nr 1. Her igjen blir det et spørsmål i forhold til den enkelte sak hva som er hva. ( ) det er vi som har ansvaret for at pasienten får nødvendig helsehjelp. Samarbeidsavtalen mellom SANKS/DPS Midt Finnmark gir i og for seg også noen føringer for hvordan helsetilbud til befolkningen skal forsøkes løst, nemlig i forhold til LEON prinsippet (laveste effektive omsorgsnivå). Det er likevel slik at dette primært retter seg mot kommunens innbyggere, altså de som kommunen har et ansvar for etter at de er utskrevet fra spesialisthelsetjenesten. Generelle samarbeidsavtaler er derfor lite anvendelige så lenge det ikke er tale om kommunens egne innbyggere. Det er likevel alvorlig at kommunelegetjenesten har en rutine på ikke å behandle våre pasienter. Etter hlspl 7 har helsepersonellet plikt til å yte ø hjelp eventuelt undersøke om det foreligger behov for øhjelp. Dette er en individuell plikt, og er altså noe som påligger det enkelte helsepersonell og ikke helsetjenesten som sådan. ( ) Går en inn i Legeforeningens etiske retningslinjer kap I 8, ser vi at det er plikt til å yte hjelp så raskt som mulig der en pasient trenger rask og nødvendig legehjelp. Dette er selvfølgelig en vurderingssak i forhold til hva som er nødvendig mv. Videre skal legen, jf. 12, medvirke til ressursoptimalisering og å spare samfunnet for utgifter. Jens Herstad oppsummerer at det er ingen tvil om innlagte pasienter i spesialist helsetjenesten, enten det er tale om somatikk eller psykiatri er det foretaket som har det totale ansvaret for pasienten. ( ) At kommunehelsetjenesten ved kommuneoverlegen velger å ha en prosedyre på å avvise våre pasienter er en langt mer alvorlig sak. Slik Herstad vurderer saken viser den et behov for å få klar avtale med kommunene på dette feltet. En slik samarbeidsavtale vil kunne være aktuell i alle kommuner hvor klinikken har et tilbud, og en avtale må ta høyde for både en eventuell bakvaktordning i klinikken, behovet for somatisk legetilbud og en avklaring av hvordan man håndterer situasjoner knyttet til tvangsinnleggelser mv. Telefonisk vaktordning Helsetilsynet i Finnmark har presisert at i forbindelse med eventuell bruk av kommunal legevakt for inneliggende pasienter, kreves et bakvaktsystem som må yte mer omfattende tjenester enn den ordinære konfereringsvakten som UNN har etablert for vanlige innleggelser. Sentralisert ordning: dagens tilbud Den ordningen som eksisterer i dag, er en sentralisert ordning hvor all konferering med spesialist rettes mot UNNs etablerte vaktordning. I denne forbindelse har UNN i 2005 uttalt: ( ) både forvakt og bakvakt ved UNN har en plikt til å komme med faglige råd og veiledning såfremt dette blir etterspurt. I praksis vil dette si [at] forvakter svarer på spørsmål og henvendelser som kommer, og videresender disse til bakvakt såfremt 8

139 dette er nødvendig. Da en over telefon vanligvis ikke kan iverksette tiltak av behandlingsmessig art, vil det ofte være slik at legene ved UNN gir råd til en lege som iverksetter eventuelle behandlingstiltak. Det vil da være behandlende lege som har ansvaret. Slik UNN forstår det ønsker Helse Finnmark HF en ordning hvor bakvakt ved UNN har en direkte rådgivende og behandlende rolle ovenfor DPSene utenfor vanlig arbeidstid. Unn kan ikke se at dette er mulig. Bakvakter vil ikke være i stand til å ta kliniske beslutninger som får konsekvens for DPSene ut over generell rådgivning, alt annet vil være faglig uforsvarlig. Skal det iverksettes tiltak må en ha en faglig ansvarlig ved det enkelte DPS som kan iverksette og ta ansvar for de tiltak en får rådgivning om. Såfremt man har en slik faglig ansvarlig, med beslutningskompetanse, kan man bruke UNNs vaktsystem til faglig rådgivning på samme måte som det har fungert frem til i dag. Desentralisert sentralisert ordning: telefonisk vaktordning En annen modell for telefonisk vaktordning er den som fremkommer i mandatet. Denne kan vi kalle en desentralisert sentralisert modell. Dette alternativet er vurdert av legene i Karasjok, som vurderer denne modellen slik: En lege kan ikke gjøre vurderinger av pasientens tilstand pr tlf, verken mtp. behov for innleggelse eller medikamentelle behov. Dette vil være faglig uforsvarlig. Legen kan kun gi råd og veiledning pr. tlf. Dersom det er behov for å gjøre vurderinger mht. pasientens tilstand må pasienten tilses personlig av lege. En lege som har telefonisk bakvakt i Helse- Finnmark vil altså ikke være i stand til å yte annet enn råd og veiledning pr. tlf, slik leger på UNN gjør pr. i dag til pasienter også i Helse- Finnmark. For eksempel en lege som har tlf. bakvakt i Kirkenes, kan ikke yte annen bistand pr. tlf enn det legene på UNN allerede tilbyr pasienten i Helse-Finnmark. Denne legen for eksempel i Kirkenes vil ikke ha mer kjennskap til pasienten i en annen kommune i Finnmark enn det en lege på UNN har. Legene på SANKS i Karasjok ser derfor ikke at det vil være hensiktsmessig verken faglig eller økonomisk å opprette en egen bakvaktordning pr. tlf. innad i Helse- Finnmark. Desentralisert ordning: telefonisk vaktordning knyttet til alle DPS I en ren desentralisert modell vil det være en vaktordning knyttet til hvert DPS. Dette vil imøtekomme et aspekt av lokalkunnskap og kunnskap om pasientene av en annen karakter enn i de to ovennevnte modellene. Denne ordningen vil trolig bidra til at Helsetilsynets krav om å yte mer omfattende tjenester enn den ordinære telefonvakten ved UNN (eller en ordning på klinikknivå i Helse Finnmark). Det har vært kontakt med Fylkeslegen vedr. hva som ligger i begrepet mer omfattende enn. Fylkeslegen er av slik oppfatning at den ordinære konfereringsvakten ved UNN i all hovedsak dreier seg om en drøfting av innleggelse eller ikke ved UNN og evt. spørsmål knyttet til transport av pasienten. I formuleringen mer enn ligger en høyere grad av veiledningsfunksjon og rådgivning samt drøfting av alternativer til innleggelse til legevaktslege. Dette forutsetter en større grad av lokalkunnskap enn det som forventes av personell som ikke har ansettelsesforhold til den aktuelle DPS. En slik ordning vil bidra til å tydeliggjøre spesialisthelsetjenestens døgnkontinuerlige ansvar for inneliggende pasienter. I tillegg vil det være anledning for døgnenhetenes personale å ta kontakt for rådgiving. 9

140 Arbeidsgruppen anbefaler at dersom det vurderes etablert en telefonisk vaktordning bør denne desentraliseres på DPS-nivå, slik at det etableres flere vaktordninger i klinikken. Dette vil eventuelt imøtekomme kravet fra Helsetilsynet i forhold til mer enn -kriteriet. Arbeidsgruppen forutsetter at enhver telefonisk vaktordning som vurderes er avhengige av at det etableres klare avtaler med kommunehelsetjenesten for å sikre tilgang på kommunal legevakttjeneste også for inneliggende pasienter i døgnavdelingene. Øyeblikkelig hjelp vs. akutt-tilbud Plikt til øyeblikkelig hjelp ligger til sykehus (UNN) jfr spesialisthelsetjenesteloven 3-1 annet ledd og forskrift om øyeblikkelig hjelp i det psykiske helsevernet der det fremgår at RHF er pålagt å utpeke det nødvendige antall helseinstitusjoner/avdelinger til å ivareta ansvaret for å gi øyeblikkelig hjelp. I DPS-veilederen fremkommer at akutt- og krisetjenestene ved DPS er et supplerende tilbud til akuttavdelinger som er pålagt en øyeblikkelig hjelp plikt (UNN). Direktoratet foreslår ikke at DPS overtar denne oppgaven, men at sentraliserte sykehusavdelinger fortsatt bør utpekes til å ha ansvaret for øyeblikkelig hjelp etter spesialisthelsetjenesteloven 3-1. Det fremkommer videre at akutt- og krisetjenestene ved DPS bør tilpasses lokale behov og den øvrige helsetjeneste, herunder akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus (jf forskrift av 18. mars 2005) Øyeblikkelig-hjelp uansett nivå defineres som hjelp innen 1 time etter henvendelse. Akutt tjeneste defineres som hjelp innen 24 timer etter at henvendelsen er kommet. Jfr Veileder for DPS skal en akutt-tjeneste ha som siktemål å redusere behovet for innleggelser på sentralisert sykehusnivå, redusere behovet for bruk av tvangstiltak gjennom å tilby hjelp på et tidligere tidspunkt i forløpet og oppnå større brukertilfredshet. Bakvaktsordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles bakvaktsystem Begrepet spesialist innenfor psykisk helsevern omhandler psykiatere, barne- og ungdomspsykiatere, spesialister i klinisk voksenpsykologi og spesialister i klinisk barne- og ungdomspsykologi. Den kliniske psykologiske spesialiteten innenfor rus- og avhengighetsproblematikk kan også være aktuell. De problemer som kan oppstå med innlagte pasienter er i all hovedsak problemstillinger av medisinsk karakter. Dette gjør etter arbeidsgruppens vurdering at det ikke er hensiktsmessig at psykologspesialister inkluderes i en eventuell vaktordning. Videre vurderer arbeidsgruppen at det faller utenfor forsvarlighetskriteriet å krysse definerte faggrenser ved å sette barne- og ungdomspsykiatere og voksenpsykiatere inn i en vaktordning hvor de må forholde seg til både barn og voksne. Krav om forsvarlighet er hjemlet lov om 10

141 helsepersonell 4. I tillegg vil dette sannsynligvis også stride mot lov om spesialisthelsetjenesten 2-2 som omhandler forsvarlighet på systemnivå i helsetjenesten. Arbeidsgruppen anbefaler at dersom det opprettes en telefonisk vaktordning må denne operere innenfor definerte faggrenser og etableres både innenfor barn og unge (UPA) og voksne (DPS). Økonomiske konsekvenser Dersom det etableres en døgnvaktordning på hver døgnavdeling, UPA og Finnmarksklinikken vil dette utgjøre en merkostnad på omlag kr avhengig av forhandlinger med aktuelle leger. Dette kostnadsoverslaget er betinget av at det etableres en lokal avtale i henhold til beredskap etter plan som honoreres med en fast sats pr virkedag og en sats for helgedager. Kostnadsrammen gjelder etablering av vaktordning ved de tre DPS døgn, UPA samt Finnmarksklinikken. I denne ordningen er det forventninger om tilgjengelighet i forhold til å ta telefon. Det er ingen forventninger om utrykning. Dersom en ordinær vaktordning planlegges vil dette få betydelige konsekvenser for arbeidstidsordningen og vil i tillegg gi en økning i utgifter. Eventuelle utgifter i forbindelse med avtaler med kommunehelsetjeneste vil komme i tillegg. Det er betydelig usikkerhet med tanke på kommunal legevakts forventninger om honorar utover ordinært takstsystem. Arbeidsgruppen vurderer at en eventuell inngåelse av avtaler med kommunal legevakttjeneste bør sees i sammenheng med de eksisterende sykestue-avtale. Hva forventes av en legevaktlege i en eventuell avtale med DPS? Fra daværende Sosial- og helsedirektoratet sin vurdering fra 2004 fremkommer at Det stilles ikke særskilte krav til kommunal lege som inngår i en eventuell avtale med DPS utover de kompetansekrav som gjelder for kommunale leger generelt. Disses oppgaver vil være å ta hånd om ulike somatiske og psykiatriske tilstander på det nivå som kommunale leger vanligvis gjør og vurdere behov for henvisning til spesialist eller behov for innleggelse og om nødvendig foreta legeundersøkelse etter psykisk helsevernloven 3-4 og 3-5. Psykisk helsevernloven forutsetter ikke at slike undersøkelser foretas av spesialist, og i praksis står allmennleger som innleggende instans og foretar legeundersøkelser i de aller fleste innleggelser i Norge Arbeidsgruppen gir sin tilslutning til denne vurdering. Henvendelser til legevakt fra de ulike DPS døgnavdelinger, Finnmarksklinikken og UPA 11

142 Arbeidsgruppen har ikke hatt anledning til å gjøre en egen kartlegging av omfanget av henvendelser til legevakt på grunn av den korte tidsfristen på utredningen. Slik kartlegging er imidlertid gjort tidligere i Klinikkens fagråd for Nedenfor følger hovedtrekkene fra denne kartleggingen: DPS Vest Post Alta Det antas å være omlag en henvendelse i uken til legevakt. Personalet gir tilbakemelding om at de kvier seg for å ta kontakt legevakta på grunn av den avvisende måten de blir møtt på, og de henvender seg kun når de absolutt må. Det har hendt at de har kontaktet overlege Kjetil Ryan i stedet. De fleste henvendelser gjelder medikamenter og utgjør ca halvparten av alle henvendelsene. De resterende er flest henvendelser når selvskadinga resulterer i at pasienten må syes. Ellers er det enkelthenvendelser knyttet til andre somatiske problemer, -overdose og pumping og vurdering av innleggelse UNN. Når det gjelder vurdering av innleggelse UNN, prøver vi å få gjort vurderingen av vår egen lege. DPS Vest Post Talvik Behov for kontakt utenom ordinær arbeidstid er ikke registrert, men det estimeres et behov på ca to ganger i uken. Problemstillingene omhandler spørsmål om medisiner i forbindelse med uro, søvnproblemer, vurderinger mht psykose, permisjoner, suicidalitet og innleggelse ved UNN. Post Talvik kontakter både legevakt og egen lege utenom arbeidstid. DPS Øst: Døgnavdelingen i Tana Praksisen har vært i både 2008 og 2009 kun å kontakte kommunelege i Tana når det har vært somatiske akutte situasjoner som f.eks. et par Intoks utenom ordinær arbeidstid. Ved det ene tilfelle ble konsekvensen somatisk sykehusinnleggelse. Tana døgn har ikke brukt kommunelegen til medisinvurdering når det gjelder psykofarmaka, nevroleptika og heller ikke til ø-hjelp/tvangsinnleggelser på Åsgård de siste 2 årene. Dette er gjort av egne legespesialister på dagtid. Døgn i Tana har hatt ansatt 1 psykiater både i 2008 og Man har ikke brukt bakvakt ordning. Samarbeidet med kommuneleger har vært godt i forhold til IP og ansvarsgrupper. Men fremtidens praksis er usikker da døgn er uten legespesialist. Kommuneleger er orientert om dagens situasjon. DPS Midt Døgn Lakselv Døgn Lakselv har en gammel avtale med kommunelegen i Porsanger om kun å bruke kommunelege i forhold til den somatiske delen, ikke den psykiske. Kommunelegen har blitt brukt til suicidalvurderinger, innleggelser på Åsgård og medisinering med sovemedisin og beroligende. De er som oftest brukt i helger, usikkert hvor ofte. Muligens 5 10 ganger pr. år. Døgn Lakselv har en legespesialist som svarer på henvendelser døgnet rundt, og som pendler fra København hver 14.dag. Mangelen på legespesialist fører til mye ansvar på sykepleierne til daglig. SANKS - UPA 12

143 Siden oppstart er det registrert færre enn ti henvendelser, de fleste med somatiske problemstillinger. Ved en anledning har det blitt vurdert behov for etablering av midlertidig bakvakt i forbindelse med en svært syk pasient. Leder på UPA gir uttrykk for at de fleste problemstillinger på kvelds/nattetid gjelder behov for legehjelp. De savner klare retningslinjer. I enkelte tilfeller er det behov for å konsultere legespesialist på kveldstid. Det er behov for å ha en trygghet på hvem som kan kontaktes. Det må ikke være lege fra spesialisthelsetjenesten, men det er som oftest tilstrekkelig å konsultere legevakt. Det understrekes fra leders side at noen av de utfordringer de står ovenfor også handler om at de er en nyoppstartet institusjon. Finnmarksklinikken Finnmarksklinikken gir tilbakemelding på at de har et greit samarbeid med kommunal legevakt når det er behov for tjenester derfra. Problemstillingene som bringes til legevakt er i all hovedsak av somatisk karakter. Leder ser ikke at det er behov for vesentlige endringer av driften hva angår aktuelle problemstillinger. Arbeidsgruppen registrerer at døgnavdelingenes behov for bistand er av begrenset omfang utenfor ordinær arbeidstid både når det gjelder somatiske problemstillinger og psykiatriske vurderinger. Det er en viss erfaring for at når det etableres et tilbud om telefonisk vaktordning er det sannsynlig at behovet for bistand vil øke. Kartlegging av bakvaktordninger og tilgang på spesialistkompetanse for et utvalg DPS døgnavdelinger Da det ikke er noen klare føringer fra sentralt hold på hvordan det forventes at praksis skal gjennomføres i forhold til vakttjenester på DPS-nivå synes dette å påvirke til forskjellig praksis, både av faglig og økonomisk karakter. Det kan synes som om Helsetilsynet gjør ulike vurderinger i dette spørsmålet. Helsedirektoratet vektlegger betydningen av samarbeid mellom spesialisthelsetjeneste og kommunale helsetjenester, men formelle regler eller lovreguleringer er i liten grad omtalt i forarbeidene til aktuelle lover. Nedenfor følger en kortfattet kartlegging av ulik praksis ved et utvalg DPS døgnavdelinger som viser en uensartet praksis basert på lokale løsninger. DPS døgnavdelinger i Helse Nord Psykisk Senter for Midt-Troms, Silsand 7-døgnsavdeling. Bruker kommunal legevakt. Ikke inngått særskilt avtale i forbindelse med bruk av legevakten. Problemstillinger som vurderes er ofte somatiske problemstillinger, vurdering av tilleggsmedikasjon i forbindelse med søvnvansker eller uro, suicidalvurderinger med mer. Døgnavdelingen har 20 % psykiater knyttet til seg. Ingen LIS eller assistentlege. De har 12 pasienter. 13

144 Psykisk senter for Nord-Troms, Storslett Er en 5 døgnspost. Pasientene skrives hjem i helgene. Har ingen psykiater i bakvakt. Det er inngått avtale med legevakt om bruk av tjenester fra dem. Avtalen er inngått på kommunenivå. For disse tjenestene betaler senteret kroner i året. Innholdet i tjenestene som kjøpes er blodprøvetakning, urinsprøver samt legevakttjenester. DPS døgnavdelinger: Sykehuset Innlandet HF Tynset DPS, Voksenpsykiatri Består av poliklinikk og døgnavdeling, som ikke er godkjent for tvang i henhold til PHVL. Tidligere hadde DPS avtale med legevakta om å ta somatisk ø-hjelp ved døgnavdelingen på kveld, natt og helg. Nå har de avtale med medisinsk avdeling Tynset sykehus, som tar tilsyn ved behov. Ø-hjelpsplikt for psykiatri tas hånd om av Sanderud sykehus, som ligger ca 20 mil unna. Fram til nå har døgnavdelingen ved behov ringt overlegen utenfor arbeidstid, uten formell avtale og kompensasjon. Det skal nå etableres en fast, men frivillig telefonvaktsordning fordelt på 3 (4) spesialister ved DPS. De skal kunne ringes ved behov for rådføring i spørsmål vedrørende psykiatriske problemstillinger (medisiner, uro etc). Ordningen er ikke etablert enda, men det legges opp til en fast telefonkompensasjon på ca kr pr år, ingen plikt til utrykning, ingen avtale om aktiv tjenesten eller omregning av vakttimer. Det går derfor ikke ut over dagarbeidstid (jfr avtale ved DPS Lillehammer). Lillehammer DPS, Bredebygden i Otta, Voksenpsykiatri Består av poliklinikk og døgnavdeling, som ikke er godkjent for tvang i henhold til PHVL. De har ingen avtale med legevakt i kommunen, men benytter denne ved behov. De er heller ikke en del av vaktordningen ved Lillehammer DPS (telefonvaktordningen), men ringer ved behov overlegen ved DPS utenfor arbeidstid. De har ø-hjelptilbudet lokalisert til Reinsvoll sykehus ca 13 mil unna. Ved behov ringer de også akuttavdelingen på Reinsvoll. Enhetsleder uttrykker en viss misnøye med at de ikke har noen fast vaktordning utenfor vanlig arbeidstid. Lillehammer DPS, Lillehammer, Voksenpsykiatri Består av poliklinikk og en nyopprettet døgnavdeling (i 2009), som ikke er godkjent for tvang i henhold til PHVL. De har avtale med medisinsk avdeling Lillehammer sykehus, som tar tilsyn ved akutte tilstander. De har ingen avtale med legevakt i kommunen, men benytter denne ved behov. Ø-hjelpsplikt for psykiatri tas hånd om av Reinsvoll sykehus, som ligger ca 5-6 mil unna. Lillehammer DPS har en telefonvaktordningen bestående av 8-10 erfarne ass. leger/overleger. Telefonvakten skal være tilgjengelig for Lillehammer sykehus og fastlegene (men ikke døgnavdelingene pr i dag) utenfor normalarbeidstid fra mandag til fredag, ikke i helgene. Som kompensasjon får de kr ca kr pr år. Det er ikke beregnet vakttimer, eller utrykning 14

145 knyttet til ordningen. Denne modellen er under revisjon og omfatter som nevnt over ikke døgnavdelingen i Otta og heller ikke formelt døgnavdelingen i Lillehammer. Gjøvik DPS, Aurdal psykiatriske senter, Voksenpsykiatri Består av poliklinikk og døgnavdeling, som ikke er godkjent for tvang i henhold til PHVL. De har ingen avtale med legevakt i kommunen, men benytter denne ved behov. Pasientene må da transporteres til en interkommunal legevakt på Leira, en mil unna. De har ingen formell avtale med overlegen ved senteret, men ringer ved behov utenfor arbeidstid. De har ø-hjelptilbudet lokalisert til Gjøvik sykehus ca 7 mil unna. Avtaler med kommunehelsetjenesten Uavhengig av en eventuell etablering av en telefonisk vaktordning etter en av modellene er det avgjørende at forholdet til kommunal legevakt avklares og at det inngås avtaler med vertskommunene. Samarbeidet mellom døgnenhetene og de kommunale legevakter beskrives i all hovedsak som funksjonelt, men det er behov for større grad av forutsigbarhet i tjenestetilbudet. Inngåelse av formelle samarbeidsavtaler vil tydeliggjøre forventninger og ansvarsavklaringer. Da samhandlingsreformen ikke er ferdig behandlet ennå er det uklart hva den eventuelt kommer til å inneholde av føringer for et videre samarbeid mellom spesialist- og kommunalt nivå. Slik arbeidsgruppen tolker signalene er inngåelse av samarbeidsavtaler en vesentlig faktor for å styrke samhandlingen. En etablering av en telefonisk vaktordning på DPS-nivå kan være en viktig faktor i eventuelle diskusjoner med kommunelegene om samarbeid. Videre kan det være hensiktsmessig å trekke inn tilsynsmyndigheten som en fasilitator i møter med kommunelegene. Arbeidsgruppen anbefaler at en avtaleinngåelse vedrørende bruk av legevakttjenester skal ligge på kommunalt nivå og ikke på fastlegenivå. Dette begrunnes med en større grad av forutsigbarhet og kontinuitet i legetjenestene som ytes ved inngåelse på et mer overordnet nivå. Arbeidsgruppen anbefaler videre at slik avtaleinngåelse sees i sammenheng med de allerede etablerte avtaler med kommunehelsetjenesten i forbindelse med sykestueplassene. Innholdet i en telefonisk vaktordning Arbeidsgruppen mener det bør vurderes nærmere hvilke oppgaver som skal tilligge de leger som deltar i den telefoniske vaktordningen. I utgangspunktet foreslås det at denne funksjonen dekker behovet for spesialisttjeneste for inneliggende pasienter ved DPSene i foretaket. Dette vil innebære et råd- og veiledningstilbud til legevaktleger samt avdelingen som ordningen er 15

146 knyttet til. Det kan vurderes å utvide en eventuell telefonisk vaktordning også til andre kommunale legevakttjenester i andre kommuner innenfor opptaksområdet. Et forslag til etablering av et slikt tilbud er tidligere beskrevet av SANKS ved leder Heatta. Denne beskrivelsen følger vedlagt. Dette kan medføre en dreining mot en proaktiv tjeneste i regi av helseforetaket som kan bidra til å bedre samarbeidet med de kommunale tjenester og med potensiale til å forebygge eventuelle unødvendige innleggelser. Dersom styret beslutter å etablere en telefonisk vaktordning er det arbeidsgruppens oppfatning at det må gjøres en grundigere vurdering av det faktiske innholdet i tilbudet. Arbeidsgruppens anbefaling Det er en forutsetning for enhver etablering av en telefonisk vaktordning at det inngås avtale/samarbeidsavtale med de kommunale legevakter i vertskommunene Alta, Porsanger, Tana og Karasjok slik at behovet for legetjenester utenom ordinær arbeidstid kan løses. Dette arbeidet bør gis prioritet og sees i sammenheng med avtaler om sykestuene i Finnmark. Forutsatt at det etableres slike avtaler anbefales følgende vedrørende telefonisk vaktordning: Arbeidsgruppen anbefaler en etablering av telefonisk vaktordning på DPS nivå. Dersom det etableres en telefonisk vaktordning for døgnavdelingene i klinikken vil dette ikke berøre øyeblikkelig-hjelpsfunksjonen som UNN ivaretar. Det vurderes ikke som hensiktsmessig å etablere en felles telefonisk vaktordning med bruk av alle spesialistene klinikken. De etablerte skillelinjer innenfor spesialitetene barn/voksen anbefales opprettholdt ved en eventuell etablering av vaktordning. Det vurderes ikke som formålstjenlig at psykologspesialister deltar i den telefoniske vaktordningen da hovedtyngden av problemstillinger er av medisinsk karakter. Vedlegg Notat 16

147 Til: Kopi: Fra: Inger Lise Balandin Eva Håheim Pedersen Gunn Heatta Dato: Emne: Vaktordning for klinikk psykisk helsevern og rus Vaktordning for klinikk psykisk helsevern og rus Henviser til tidligere samtaler om ovenstående tema, samt mail og brevkorrespondanse. I tillegg henviser jeg til møte med Karasjok kommune hvor vaktberedskap for ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok ble drøftet. Undertegnede foreslo da at man kunne begynne et vaktsamarbeid ved å lage et samhandlingsprosjekt og søke om samhandlingsmidler til dette. Slik kunne man prøve ut en ordning før man tok en avgjørelse på om dette skulle videreføres som en fast ordning eller løses på annen måte. Kommunelege I i Karasjok uttrykte under møtet at dette var noe han stilte seg meget positiv til. Et lignendes forslag kom opp da SANKS hadde samlet alle sine spesialister for å lage prosedyrer for helhetlige pasientforløp ( ). Flere av spesialistene ved SANKS viste til at en vaktordning hvor kommunelegene kan ringe inn for råd og veiledning medvirker til at spesialisthelsetjenesten yter bedre service og dermed også fremmer samarbeid. Erfaring var videre at en slik ordning vil kunne føre til at det blir færre innleggelser da kommunelegene ofte føler seg bedre i stand til å ivareta pasientene i kommunen etter at de har fått råd fra en spesialist. Forslaget som ble drøftet gikk ut på at alle spesialistene (lege og psykologspesialister) i SANKS skulle inngå i en telefonisk bakvaktsordning som kommuneleger samt ansatte på døgnavdelingen og ungdomspsykiatrisk avdeling kunne kontakte etter ordinær arbeidstid. Planen var videre at noen av spesialister skulle lage et notat om dette og at man skulle søke om samhandlingsmidler hvis det var enighet om det på klinikk og foretaksnivå. I etterkant har imidlertid legegruppen i Karasjok (jfr brev av ) gått i mot forslaget da de er redd for at opprettelsen av et prosjekt kan føre til at dette ikke blir en fast ordning. Forslag: På bakgrunn av tidligere samtaler, møter, korrespondanse og konferanse arrangert av Helse Nord i Tromsø oktober 2009 ønsker undertegnede å foreslå at Helse Finnmark oppretter et prosjekt hvor man prøver ut en telefonisk bakvaktsordning for hele klinikk psykisk helsevern og rus. Hvis alle spesialistene i hele klinikken inngår i et telefonisk bakvaktssystem vil det bli mindre belastning på den enkelte spesialist. Det foreslås videre at prosjektet i første omgang opprettes som et samhandlingsprosjekt og at det søkes om samhandlingsmidler. Samhandlingen vil gå ut på at klinikkens spesialister gir telefonisk råd og veiledning til kommunelegene utenom ordinær arbeidstid. Kommunelegene påtar seg å rykke ut til våre avdelinger hvis det er akutte behov som ikke kan vente 17

148 til neste dag/første arbeidsdag. De kan da ha fortløpende kontakt med en av våre spesialister over telefon. Klinikkens spesialister tilbyr, i tillegg til råd og veiledning, også fast undervisning til kommunelegene 1 2 ganger per år. For at våre spesialister skal få mulighet til å oppdatere seg, drøfte problemstillinger, gi hverandre råd og veiledning (fra barn og unge til voksne og motsatt) kan det arrangeres møter/konferanser ett par ganger per år. Man kan da veksle mellom å undervise hverandre og hente inn ekstern kompetanse når det er nødvendig. I tillegg til å fremme samarbeid med kommuner og aktuelle kommuneleger vil et slikt prosjekt medvirke til at ansatte i Helse Finnmark/klinikk psykisk helsevern og rus kan kontakte vakthavende spesialist etter ordinær arbeidstid ved behov. Det vil lette arbeidsmengden til de spesialistene som i dag får telefoner døgnet rundt til tross for at de ikke har vakt. Sist, men ikke minst tenker jeg at en slik modell vil kunne være til nytte for andre og at Helse Finnmark ved å initiere et slikt prosjekt kan være et foretak som går foran og viser vei til andre. Vennlig hilsen Gunn Heatta Leder for SANKS 18

149 Referat fra møte i Fagrådet i klinikk psykisk helsevern og rus Oppfølging av styresak 72/2009 pkt. 6. Utredning av eventuell telefonisk bakvaktsordning for klinikk psykisk helsevern og rus. Fagrådets tilrådning: Fagrådet synes det er gjort et godt og betydelig arbeide i Arbeidsgruppas utredning. Fagrådet ser det som ønskelig med en vaktordning med legespesialister, helst med uttrykning, men ser det ikke som gjennomførbart å få til en slik ordning ut fra dagens legebemanning. Fagrådet ber om at saken utredes ytterligere før det tas beslutning om å etablere en vaktordning. Fagrådet viser i den forbindelse til at arbeidsgruppa pga korte tidsfrister ikke har hatt anledning til den nødvendige grundige behandlingen som problemstillingene i utgangspunktet krever. Fagrådet anbefaler styret om at det jobbes videre med: a) Få til en avklaring av innhold i forhold til Helsetilsynets krav om at spesialisthelsetjenesten i et bakvaktsystem / vaktsystem utenom ordinær arbeidstid må yte mer omfattende tjenester enn den ordinære konfereringsvakten som UNN har etablert for vanlige innleggelser fra hele regionen. Det vises til at etter Helsetilsynet i Finnmarks vurderinger må disse forhold avspeiles i Helse Finnmarks avtaler med vertskommunene for DPSene. Før dette er på plass anser ikke Helsetilsynet i Finnmark, Helse Finnmarks bruk av kommunal legevakt til sine DPS er som forsvarlig. b) Bidra til avklaringer slik at bruk av kommunal legevakt til å ta hånd om ulike somatiske og psykiatriske tilstander på det nivå som kommuneleger vanligvis gjør, også skal omfatte inneliggende pasienter i klinikkens døgnenheter

150 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato 16. mars 2010 Møtedato: 23. mars 2010 Saksbehandler: Driftssjef Øyvin Grongstad Sak nr: 20/2010 Navn på sak: Rapport fra mulighetsstudie ved driftsavdelingen i Helse Finnmark HF Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar rapporten om Mulighetsstudie Effektivisering av ikke medisinske støttetjenester i Helse Nord RHF til orientering. 2. Styret gir sin tilslutning til plan for forbedringsområder som skissert i saksfremlegget. 3. Styret ber om at forbedringstiltakene innarbeides i Helse Finnmarks tiltaksplan for 2010 og rapporteres til styret i den månedlige tiltaksrapporteringen. Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Sluttrapport mulighetsstudie (tidligere utsendt) Eva Håheim Pedersen Adm. dir.

151 Administrasjonen Saksbehandler: Driftssjef Øyvin Grongstad Styresak 20/2010 Rapport fra mulighetsstudien ved driftsavdelingen i Helse Finnmark HF Bakgrunn Helse Nord RHF har behov for å effektivisere driften i helseforetakene og å redusere kostnader, slik at ressurser frigjøres til videre utvikling av spesialisthelsetjenestetilbudet. Adm. direktør i Helse Nord RHF er bedt av styret om å vurdere tiltak for å effektivisere de ikke-medisinske støttefunksjonene. Oppgaven er kompleks og foreslås løst gjennom et felles endringsprosjekt endringsreise En effektiviseringsprosess gjennomføres nå i 3 deler: Fase 1. Mulighetsstudie - Analyse og rådgivning Fase 2. Omstilling og endringer Fase 3. Drift og kontinuerlig forbedring Helse Nord RHF tildelte sommeren 2009 etter anbudskonkurranse ISS Facility Services sammen med konsulentselskapet Rokade kontrakt til å gjennomføre en mulighetsstudie på ovenstående grunnlag. Konklusjoner av arbeidet var opprinnelig planlagt ferdigstilt i utgangen av oktober 2009, men grunnet økt internt tidsbehov i forbindelse med innsamling av data og til behandling i ulike fora, ble tidsfristen skjøvet til Fase 1 Mulighetsstudien - skal avdekke muligheter og omfang av potensielle besparelser på følgende tjenesteområder: Matforsyning Renhold Vaskeri Sentralbord, resepsjon og vakttjenester Eiendomsforvaltning og teknisk drift Mulighetsstudien skal vektlegge bl.a. følgende forbedringspotensialer: Kostnadsbesparelser Økt samordning og effektivitet i tjenesteleveransene Økt kvalitet på tjenesteleveransene Økt brukertilfredshet i Helse Nord Videreutvikling av tjenesteområder Mulighetsstudien skal gi Helse Nord RHF grunnlag for beslutninger om valg av effektiviseringsløsninger for de ikke-medisinske støttefunksjonene. Effektiviseringsløsninger kan være basert på intern effektivisering, innkjøpte tjenester eller kombinasjoner av interne og innkjøpte tjenester. Konkrete leveranser fra mulighetsstudien skal være anbefalte løsninger, forslag til videre

152 prosess og konkurransegrunnlag for å kunne forespørre leverandører om tilbud i neste fase. Metodikk i studiet Kartlegging av dagens kostnader for ikke-medisinske støttefunksjoner i Helse Nord er utført gjennom mobilisering av de 4 helseforetakenes egne ressurser på hvert tjenesteområde (dvs. innen renhold, vaskeri, catering, sentralbord/ resepsjon, eiendomsforvaltning mv). Rokade utarbeidet et Excel-basert kartleggingsverktøy der følgende data ble innsamlet for alle lokasjoner i hvert foretak: årsverkskostnader (eget personalkost) innen tjenesteområdet og for helsepersonell som er involvert i utførelse av oppgaven sum innkjøpte varer og tjenester sum avskrivninger sum beregnet internhusleie (satt til kr/m2) antall årsverk for eget personell og for helsepersonell som er involvert i utførelse av oppgaven I tillegg er volumtall kartlagt for de enkelte tjenesteområdene (hovedstørrelser): Renhold: antall rengjorte m2 pr arealkategori; frekvens på renhold pr. arealkategori, antall smittevask pr. år, renholdsfaktor (innsatsbasert) for hver arealkategori. Vaskeri: antall kg vasket avdelingstøy; antall kg vasket ansattetøy; antall (andel) ansatte med tøyskift. Catering: antall produserte måltider (til pasienter, til kantine, til ekstern catering); andel servering på brett/buffet/tørrmat; produksjonsfaktor (innsatsbasert) Kontorstøtte: antall inngående/ utgående telefonsamtaler pr. dag; antall inngående/ utgående postforsendelser pr. dag; antall budtjenester pr. dag Eiendomsforvaltning: antall m2, antall kwh forbruk Beste praksis - metode ISS har beregnet beste praksis konsepter og kostnadsnivå for hvert tjenesteområde. Beste Praksis konsepter hentet for hvert tjenesteområde Velprøvde og ledende konsepter med vurdert økonomisk potensial Konsepter er beskrevet med erfaringsdata fra ulike kilder og referanser Konsepter som er gjennomførbare i Helse Nord Konseptene tilpasset lokale forhold og volumer, og geografisk spredning Konsepttilpasning evaluert ut fra hensiktsmessighet Beste Praksis kostnadsberegnes ut fra 4 størrelsesklasser lokasjoner: Universitetssykehus (Breivika med Åsgård) Stort sykehus (Bodø med Rønvik) Lokalt sykehus (de øvrige 9 sykehusene) DPS (Distrikspsykiatriske sentre og øvrige mindre behandlingsenheter) Kostnadsnivå ved Beste Praksis konsept beregnes på hver lokasjon Enhetskost pr kategori tilpasses faktiske volumer for hver lokasjon

153 Potensialer beregnes som kostnadsforskjeller mellom Beste Praksis og dagens kostnader (basert på 2008-tall) Funn i studiet Tabellen under viser at det er grunn til å gjøre nærmere analyser av tjenestene som ytes av renhold, vaskeri og catering på de to sykehusene i Helse Finnmark HF. I tillegg bør det innen teknisk drift ses nærmere på innkjøpsrutiner og energikostnader. Resultatene for sentralbord og servicesenter viser at det også her kan ligge muligheter for en bedre drift. Fase 1: Oppfølgingen av mulighetsstudien i Helse Finnmark HF- Analyse og rådgiving Helse Finnmark HF har, sammen med de andre foretakene i Helse Nord RHF, et betydelig potensial til forbedringer i driften av ikke-medisinske støttetjenester. Potensialet til Helse Finnmark HF anses som størst innenfor innkjøpsforbedringer, kjøkkendrift og renhold. Foretakene skal innen 9. April gi en driftlig tilbakemelding til Helse nord RHF, som beskriver den videre oppfølgingen av mulighetsstudiet. For å sikre involvering og eierskap til den videre prosessen vil Helse Finnmark vil benytte KVAM-gruppene og KVAM-rådet innen klinikk for drift og eiendom. Dette anses å være gode arenaer for å kunne komme fram til gode og praktiske løsninger. I oppfølgingsarbeidet til mulighetsstudien vil KVAM-gruppene på de respektive områdene få selve rapporten og denne saken til behandling. Oppdraget blir da å foreta en kvalitetssikring av innholdet i rapporten og å utarbeide en klar oppfølgingsplan. Inkludert i denne planen blir en detaljering av kvalitetsheving, effektiviseringspotensial og tidsplan. KVAM-rådet i Klinikk for drift og eiendom vil så gå gjennom disse resultatene og legge fram et samlet oppfølgingsforslag, som igjen vil drøftes med organisasjonene 7. April. Resultatet fra dette drøftingsmøtet vil tas med i endelig utforming av tilbakemeldingen til Helse Nord som skal sendes ut 9. April. Tidsplan og opplegg for tilbakemeldingen til Helse Nord RHF: 09. Mars: Oppdrag sendes ut til KVAM-gruppene.

154 22. Mars: Frist for innlevering av resultat fra KVAM-gruppene til KVAM-rådet. 23. Mars: KVAM-rådet har møte og grunnlaget for drøftingen utarbeides. 07. April: Drøftingsmøte endelig tilbakemelding til Helse Nord RHF. 09. April: Tilbakemelding til Helse Nord sendes. Fellesprosjekter innen Helse Nord. Tilt ak nr. Område Beskrivelse Ansvarlig Kommentar Kvalitet Effek t 1 Sentralbor d 2 Servicese nter 3 Innkjøp varer/tjen ester Felles sentralbordl øsning innen Helse Nord utenfor vanlig åpningstid. Splitte sentralbord og servicesente r. Samordne flere adm. funksjoner Innkjøp av varer og tjenester til støttetjenest ene i Helse Nord må Leder sentralbord: Ole I Hansen Leder sentralbord: Ole I Hansen Driftssjef: Øyvin Grongstad Det skal vurderes om en samkjøring av sentralbordtjenesten i Helse Nord er effektivt, både mht. systemer og felles løsning på kveld/natt/helg. Denne jobben gjøres i samarbeid med de andre foretakene. Det kan også vurderes om mottakelsen evt. kan utføre sentralbordtjeneste utenfor vanlig åpningstid. Det skal utarbeides en oversikt over de tjenester som utføres og vurderes om service kan splittes fra sentralbordet. Målet er en mer kostnadseffektiv drift og bedre kvalitet på tjenesten. Det er et mål å få felles retningslinjer innen Helse Nord og at stordriftsfordeler og innkjøpsmakten kan Tidspla n

155 profesjonali seres og samordnes 4 Energi ENØKmålsettinger etableres og konkrete planer og tiltak utarbeides. Teknisk sjef: Tor-Birger Grønnum utnyttes felles innkjøpsavtaler og standardisering. Det lages en ENØK-plan vha. erfaringsutveksling i Helse Nord. Offentlige tilskuddsordninger må her hensyntas. Kirkenes Sykehus Tilt ak nr. Område Beskrivelse Ansvarlig Kommentar Kvalitet Effek t 1 Renhold Innføring av NS INSTA800 og gjennomgan g av tøysentralen. 2 Catering Samarbeid med eksterne aktører. Gå bort fra brettserveri ng. Bedre innkjøpsavt aler og mindre svinn. Husøkonom: Kristin Sivertsen Kjøkkensjef: Kristine Jørgensen Innføring av INSTA 800, endring i rutiner og kompetanse. Avdelingen er kommet godt i gang med dette. Gjennomgang av tøysentralen startes fortløpende og vil være en del av jobben på området. Det må vurderes om det er mulig å samarbeide med eksterne aktører. Vurdere å endre fra brettservering. Dette innebærer ombygging. Dette må vurderes opp mot effekten. Innkjøpsavtaler som ivaretar stordriftsfordelen jobbes fram. Svinn ut på avdelingene reduseres. Tidspla n Hammerfest sykehus

156 Tilt ak nr. Område Beskrivelse Ansvarlig Kommentar Kvalitet Effek t 1 Renhold Innføring av NS INSTA Vaskeri Standardiser t leveranse 3 Catering Samarbeid med eksterne aktører. Bedre innkjøpsavt aler og mindre svinn. Husøkonom: Sissel Pedersen Husøkonom: Sissel Pedersen Kjøkkensjef: Frode Johannesen Innføring av INSTA 800. Dette vil gi en bedre ressursutnyttelse og være kvalitetshevende. INSTA800 vil innebære endring i rutiner og kompetanseheving kan være nødvendig. Her er det store avvik på de metodene som brukes og det må vurderes hva som er best og mest kostnadseffektivt. Enheten leverer i dag en del tjenester som kan tenkes kjøpt inn. Det må vurderes om det er mulig å samarbeide med eksterne aktører. Innkjøpsavtaler som ivaretar stordriftsfordelen til Helse Nord jobbes fram. Svinn ut på avdelingene reduseres. Tidspla n Fase 2: Omstilling og endringer i Helse Finnmark HF: I oppfølgingen av studiets andre fase vil det bli utarbeidet et mandat og en tidsplan som beskriver rammene for gjennomføringen. De ovenstående tabellene vil sammen med dette danne grunnlaget for forbedringsarbeidet. Gjennomføringen av forbedringsarbeidet legges til KVAM-gruppene og KVAM-rådet i klinikken. Mandatet og tidsplanen vil utarbeides av driftssjefen, som også vil ha ansvaret for det videre arbeidet, inkludert resultatene. Mandatet og tidsplanen vil inneholde milepæler og krav til måloppnåelse.

157 Saksbehandler: Tor-Arne Haug, tlf Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: Til HF-ene i Helse Nord SENDES BARE ELEKTRONISK TIL HELSEFORETAKENE I HELSE NORD MULIGHETSSTUDIEN SLUTTRAPPORT FASE 1 Vedlagt oversendes sluttrapport for fase 1 med vedlegg fra Mulighetsstudien muligheter for effektivisering av ikke-medisinske støttefunksjoner innefor utvalgte forvaltningsområder. Vi viser til vedtak i Styringsgruppen av pkt 3. Styringsgruppen tilrår at adm. direktør oversender rapporten - med vedlegg som i vedtakspunkt 2 - til helseforetakene for kvalitetssikring av datagrunnlag/fakta og konkretisering av de anbefalte muligheter som skal gjennomføres i regi av det enkelte helseforetak med opplegg for gjennomføring. Foretakene bes gi tilbakemelding på dette innen 9.april 2010 Vi ber om at helseforetakene gjennomgår og kvalitetssikrer de forslagene til forbedringer og effektivisering som fremgår av rapporten. Forslag for de enkelte HF, lokasjoner og fagområder finnes i rapportens kapittel 4. Der er det også fremmet forslag til fellestiltak. Slike forslag er også oppsummert i rapportens sammendrag. Etter gjennomgangen av rapporten i helseforetakene, ønsker Helse Nord tilbakemelding på om helseforetakene er enige i nivå på gevinstberegningene pr HF. Hvorvidt man slutter seg til anbefalinger mht at de foreslåtte fellestiltakene gjennomføres som en videreføring i regi av Eiendomsforum. Videre vil vi ha tilbakemelding på hvilke lokale tiltak det enkelte helseforetak selv har gjennomført etter basisåret for datagrunnlaget (2008), dvs. i løpet av 2009 og hvilke lokale tiltak som tenkes gjennomført i 2010 og Tilbakemelding i forhold til oppfølging av enkeltprosjekter kan gjerne settes opp i en oversiktlig tabell som vist i eksempel fra UNN HF nedenfor. Et lignende oppsett for hvert helseforetak kan tenkes rapportert halvårig. Tiltaks Tiltak 2010 DES nr Tiltakets "navn" Beskrivelse av tiltak Planlagt effekt i 2010 i 1000 kr Gjennomf øringsrisiko Planlagt effekt i 2010 redusert for risiko Inngangshastighet fra 2009 tiltak Tiltak iverksatt med effekt ut over krav i , Besparelser ved salg av MBR, Tromsklinikken og Karisvingen Sprarte drift- og lønnskostnader , Økt utleiegrad leiligheter Økte netto leieinntekter , Planlagt effekt i 2011 i 1000 kr Grønn Gul Rød Kommentar risikovurdering og drøfting med tillitsvalgte/vernetjenesten Titlak iverksatt i 2009 der helårseffekten ikke tas ut før i Tiltakene overskrider kravet om tilpasning i 2009 og tas derfor med i Mulighetsstudien Konkurranseutsetting/effektivis ering DES , Brøyting Reduserte brøytekostnader 100 0, Bildrift Biladministrasjon 900 0, SUM nye tiltak 2009, Senter for drift og eiendom Titlaket drøftes gjennom styrebehandling i Helse Nord RHF og UNN HF. Vurderes 0,5 fordi vi kommer seint i gang og ikke vil oppnå helårseffekt i Postadresse: Besøksadr.: Telefon: Telefax: Helse Nord RHF Sjøgata Epost: postmottak@helse-nord.no 8038 BODØ Organisasjonsnummer:

158 Det enkelte helseforetak kan velge om rapporten fra Mulighetsstudien skal behandles administrativt eller gjennom styrebehandling i foretaket. Det forutsettes uansett at berørte avdelinger, medarbeidere, vernetjenesten og tillitsvalgte har deltatt i gjennomgangen og kvalitetssikringen av rapporten og de tiltakene som besluttes gjennomført. Samlet tilbakemelding med forslag til oppfølging av mulighetsstudien, både når det gjelder fellesprosjekter og når det gjelder helseforetakets egne prosjekter, bes gitt til Helse Nord RHF innen 9.april Vennlig hilsen Paul M. Strand Eierdirektør Tor-Arne Haug Direktør for forretningsutvikling Vedlegg: 1. Mulighetsstudien sluttrapport Mulighetsstudien - LEVERANSE Vedlegg Kopi: Ledergruppen, Helse Nord Info v/anne May Knudsen, her 2

159 Mulighetsstudie Effektivisering av ikke-medisinske støttetjenester i Helse Nord oppdatert av Tor-Arne Haug Helse Nord RHF Rokade AS Malmskriverveien 35B PB Sandvika Tel

160 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Innhold 0 Prosjektgruppens sammendrag og anbefaling Sammendrag av kartlegging og konklusjoner Anbefalte løsninger og leveransemodeller Forklaring av utvalgte uttrykk og forkortelser Bakgrunn, prosjektgjennomføring og metodikk Bakgrunn for mulighetsstudien Kort om Helse Nord RHF Krav til effektivisering Gjennomføring av mulighetsstudien Mandat Prosjektorganisering Prosess/ fremdrift prosjektgjennomføring Metodikk Kartlegging av dagens kostnader - metode Beste praksis - metode Nåsituasjon og potensialer gjennom beste praksis Dagens situasjon og potensialer - oppsummert Nåsituasjon faktagrunnlag kostnader Beste praksis grunnlag Effektiviseringspotensialer - sammenligning faktagrunnlag og beste praksis Renhold Vaskeri Catering Kontorstøtte sentralbord Kontorstøtte servicesenter Eiendomsforvaltning Effektiviseringspotensialer totalt Utdyping av innsparingsområder pr enkeltfagområde og lokasjon Fellesprosjekter

161 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Sentralbord Servicesenter Innkjøpte varer/tjenester Energi Enkeltfagområder pr helseforetak/lokasjon UNN HF Tromsø (Breivika + Åsgård) Narvik Harstad Nordlandsklinikken NLSH HF Bodø (Sentrum + Rønvik) Vesterålen Lofoten Helgelandssykehuset HF Sykehuset Mo i Rana Sykehuset Mosjøen Sykehuset Sandnessjøen Helse Finnmark HF Hammerfest Sykehus Kirkenes Sykehus Tana DPS Verifisering av faktiske potensialer og kvalitative forbedringer Kvalitative forbedringer og forbedringer for helseproduksjon Kvalitative forbedringer og forbedringer for helseproduksjon Realisering av effektiviseringsgevinster Målsetting av gevinster Krav til bestillerfunksjon og leveranser Føringer for videre arbeid Anbefalt prosess og fremdrift Overordnet fremstilling

162 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Anbefalt fremdrift Implementeringssikring Implementeringssikringsregime Prosjektstyring Kommunikasjon Organisering av videre prosjekt

163 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Prosjektgruppens sammendrag og anbefaling 0.1 Sammendrag av kartlegging og konklusjoner Mulighetsstudien omfatter en kartlegging av effektiviseringspotensialet for ikke-medisinske støttefunksjoner (Renhold, Vaskeri, Catering, Kontorstøtte, Eiendomsforvaltning) i Helse Nord. De analyserte tjenestene viser samlede kostnader på ca. 750 MNOK inkl. avskrivninger og intern husleie. Beste praksis - sammenligningstall for tilsvarende funksjoner - er innhentet fra leverandører, bransjeforeninger og andre studier. Studiens konklusjoner viser en effektiviseringsmulighet på ca MNOK for de analyserte tjenestene. Potensialene forutsetter at det stilles eksplisitte krav til bl.a. produktivitet, samordning og standardisering av ytelser i tråd med de beskrevne beste praksis konseptene. Dette kan oppnås gjennom egen omstilling, forbedrede tjenesteinnkjøp, tjenesteutsetting eller kombinasjoner. Av tabellen nedenfor er det innenfor eiendomsforvaltning ikke angitt potensial mot beste praksis for egenutført del av eiendomsforvaltning. Et antatt potensial er anslått til 9 mill kroner, men ikke tatt med. Det er stor usikkerhet i anslaget og både dette og muligens ytterligere potensial ligger i å organisere og legge til rette for at medarbeidere innenfor dette området kan gjennomføre flere drifts- og vedlikeholdsoppgaver enn det er lagt opp til under dagens drift. Mulighetene for å dette til vil variere mellom de ulike sykehusenhetene. De enkelte HF bør derfor gå gjennom dette før det gis tilbakemelding på hvilke potensialer det er mulig å gjøre noe med. Tall i MNOK Tjeneste Dagens kostnad i 2008 eks. avskrivn og intern husleie Potensial mot beste praksis Potensial ved ekstern Potensial ved intern utførelse utførelse (Kostnad i 2008 mot beste praksis (Kostnad i 2008 mot beste kostnad ultimo 2009 inkl. MVA, praksis kostnad ultimo 2009 bestiller- og admin. kostnad) eks. MVA, inkl. adm.kostnad) Renhold Vaskeri Catering Sentralbord Resepsjon Egenutført 1) Eiendoms- Innkjøp forvaltning Energi SUM 729 2) ) Egentlig et potensial på 9 mill NOK, se kommentarer i teksten. 2) ekskl. kostnader til avskrivninger + intern husleie Gjennom mulighetsstudien er det også kommet frem enkelte andre forhold som har betydning for drift og forvaltning av eiendommer. Prosjektgruppen vil særlig peke på at det sannsynligvis er for lavt 5

164 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 nivå på verdibevarende vedlikehold. Det kan innebære risiko for at eiendomsverdier og verdier av teknisk utstyr forringer raskere enn avskrivningene for eiendommer og utstyr. Det vil dermed oppstå gap mellom bokførte verdier og verdier basert på en oppdatert verdivurdering. De største potensialene til kostnadsreduksjoner i forhold til grunnlaget fra 2008 ligger i Tromsø, Bodø og Hammerfest, >50 % av potensialene ligger i UNN HF. I tabellen nedenfor er de områdene med størst potensial markert. Det må imidlertid understrekes at deler av potensialet er tatt ut gjennom forbedringer i Tiltak er igangsatt på flere områder (eks. nytt renholdskonsept igangsatt i Bodø). Mulighetsstudien viser innsparingspotensialer i alle HF. Beste praksis kostnad vil være noe upresist på lokasjonsnivå pga lokale tilpasninger og det videre prosjektet må verifisere faktiske potensialer for hver lokasjon og fagområde. Forslag og kommentarer for de enkelte lokasjonene pr fagområde finnes i kapittel 4. UNN HF NLSH HF Helgelandssykehuset HF Helse Finnmark HF Viser største potensialområder Sykehus Gap - kost Renhold Vaskeri Catering Gap - prod. Gap - kost Gap - prod. Gap - kost Gap - prod. Gap - kost Gap - prod. Gap - kost Gap - prod. Gap - kost Gap - prod. Innkjøpte varer/tjenester Gap - Gap - kost prod. Gap - kost Gap - prod. Pr. lokasjon SUM TOTAL Pr. HF Pr. lokasjon Pr. HF Gap - produktivitet SUM Tromsø; Breivika + Åsgård 6,1 11,7 6,5 5,2 17,6 22,7 0,5 1,2-0,1 1,7 0,0 0,0 4,2 3,3 5,4 4,2 40,3 50,0 Narvik sykehus -0,7 0,3 0,9 0,7 3,4 4,1 0,0 0,3 0,0 0,1 0,0 0,0 0,7 0,6 0,6 0,5 5,0 6,6 Harstad sykehus (inkl. DPS) 2,5 3,7 0,1 0,4 0,0 0,2 0,0 0,0 1,7 1,3 1,4 1,1 5,7 6,7 Ofoten DPS, Narvik -0,1 0,1-0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1-0,1 0,2 Storsteinnes DPS, Balsfjord 0,1 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,2 0,2 Silsand DPS, Finnsnes 0,3 0,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,4 0,4 Storslett DPS, Nordreisa -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 Nordlandsklinikken,Narvik 2,4 2,5 0,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 2,6 54,1 2,7 66,8 SUM Bodø; Nordlandssykehuset + Rønvik 7,2* 5,7-5,0 0,0 0,1 0,8-0,1 1,0 0,0 0,0 3,3 2,5 3,9 3,1 9,4 13,2 Vesterålen sykehus (inkl. Ofoten DPS) -0,1 1,1 0,0 0,1 0,0 0,2 0,0 0,0 1,0 0,8 0,8 0,6 1,7 2,8 Lofoten sykehus (inkl. Lofoten DPS) 0,4 1,1 0,0 0,0 0,5 0,4 0,7 0,5 1,5 2,0 Bø DPS -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andenes DPS -0,1 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 Fauske DPS -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,1 0,0 Svolvær DPS 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 LødingenRehabiliteringssenter 0,3 0,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,4 0,5 Saltdal -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,1 0,0 Røsvik Bo og Behandling -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,1 12,7 0,0 18,6 Sykehuset i Mo i Rana 0,5 1,7 0,0 0,2 0,0 0,5 0,0 0,0 2,3 1,8 0,7 0,5 3,5 4,7 Sykehuset i Mosjøen 0,2 0,8-0,1 0,8 0,0 0,0 0,9 0,7 0,5 0,4 1,5 2,7 Sykehuset i Sandnessjøen 0,0 1,0 0,5 1,5 0,0 0,0 0,0 0,6 0,0 0,0 0,5 0,4 0,5 0,4 1,4 3,8 Brønnøysund 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Helgeland rehab., Sømna 0,1 0,2 0,1 0,1 0,5 0,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,7 7,0 0,7 11,9 Hammerfest sykehus (inkl. H.fest DPS) 2,9 3,9 1,3 1,1 3,9 4,9 0,0 0,3 0,0 0,4 0,0 0,0 1,3 1,0 0,6 0,5 10,1 12,1 Kirkenes (inkl. DPS) 1,1 2,0 0,3 0,2 1,4 2,2 0,0 0,3 0,0 0,1 0,0 0,0 0,6 0,5 0,9 0,7 4,3 6,0 Alta Sentrum -0,1 0,1-0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,2 0,1 Alta Talvik 0,3 0,4 0,5 0,6 0,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 1,0 1,2 Lakselv 0,2 0,3 0,1 0,2 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,0 0,4 0,6 Karasjok 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 Tana 0,6 0,8 1,8 2,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,2 0,1 2,6 3,0 Finnmarks-klinikken 0,0 0,1 0,1 0,2 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 0,1 0,0 0,0 0,3 18,5 0,5 23,7 TOTALER 17,7 26,6 9,2 7,2 30,6 50,6 0,8 3,8-0,4 6,0 0,0 0,0 17,7 13,8 16,8 13,1 92,3 92,3 121,1 121,1 * Bodø har siden 2008 iverksatt nytt renholdskonsept, gevinst er i ferd med å bli realisert. Potensial for kostnadsreduksjoner inkl. bestillerkost og administrasjonskostnad Kontorstøtte Sentralbord Servicesenter Egne ressurser Eiendomsforvaltning Energi Gap - kost 0.2 Anbefalte løsninger og leveransemodeller Løsninger Mulighetsstudien anbefaler eksplisitte løsningskonsepter med formål å standardisere leveransene i større grad for hvert enkelt fagområde. Faktiske løsninger må tilpasses lokale forhold (geografi/ størrelse/ volumer/ eiendommenes tilstand og standard/ lokal organisering mv). Anbefalte løsninger er oppsummert i følgende tabellen på neste side. Anbefalinger for de enkelte områdene og for HF-ene og enkeltlokasjoner finnes i kapittel 4. 6

165 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Renhold Ytelsesbasert renhold basert på INSTA-norm innføres i hele Helse Nord, primært i intern regi hvis man er konkurransedyktig. Det vurderes samordning av kravspesifikasjoner for renhold etter mâl fra NLSH Bodø/UNN Harstad. Vaskeri Vaskerileveranser basert på optimalisert aktiv forsyning utført i ekstern regi. Søke å reforhandle eksisterende avtaler til aktiv forsyning. Vurdere kostnadseffektivitet for internt vaskeri (Vesterålen). Avdelingstøy forsynes frem til avdelingslagre på sykehus. Ansatte henter arbeidstøy fra utleveringssted eller -automat på hvert sykehus. Standardisering av tøy og samordning av tøyinnkjøp og vaskeri mellom flere lokasjoner. Catering Kok/kjølkonsept eller Steamplicity, alternativt videreføring av dagens løsning der dette er økonomisk mest fordelaktig. Tilrettelegging for økt helseproduksjon gjennom fleksible/ nye serveringstidspunkter (spesielt middag), økt selvbetjening og bruk av kostverter/ikke-helsepersonell i servering. Samordning av konseptvalg, innkjøp, menyvalg, herunder styrkede krav til ernæring og bruk av mat i behandling. Sentralisering av kjøkken der dette er optimalt, og leveranser til mindre enheter der dette velges. Proaktivt søke å øke samordning med andre lokale offentlige eller private kjøkken og forbrukere av servert mat. Sentralbord Utrede tekniske muligheter i tilknytning til sentralborddrift 2. linjekontakt utføres kombinert med resepsjonstjeneste på den enkelte lokasjon på dagtid En felles, løpende oppdatert informasjonsdatabase forutsettes som en integrert del av telefoniløsningen Resepsjon mv Resepsjonstjenesten inngår i et servicesenter hvor ressursene kan brukes på tvers. Postbehandling og pasientbetaling inngår i denne tjenesten, likeså 2. linje kontakt fra sentralbord. Det forutsettes en felles og samordnet utførelse av servicetjenestene på hver lokasjon, inkl. koordinering og optimalisering med øvrige driftsfunksjoner,og poliklinikkekspedisjon. Eiendomsforvaltning mål og løsninger Mål: Drift og eiendom i HF-ene skal ha økt fokus på sine leveranser og på kostnadsreduksjoner ved å effektivisere interne prosesser og tilpasse tjenestespekteret til endringer i HF-ene sine behov. De funksjoner som i dag leveres av Drift og eiendom, skal utføres minst like bra eller bedre sammenlignet med hva alternative tilbydere kan utføre. Drift og eiendom skal kontinuerlig tilpasse virksomheten til endrede forventninger fra øvrige deler av helsesektoren. Drift og eiendom skal tilrettelegge tjenesteleveransene på en slik måte at HF kan fokusere på sin primærvirksomhet. Tiltak: Innføre balansert målstyring og risikostyring i virksomhetsplaner, for å sikre at virksomheten innfrir på målsetninger innenfor måltema som eier, kunde/bruker, økonomi, prosess/produksjon, medarbeidere/organisasjon og samfunn Utvikle mål med tilhørende KPI, felles og egne Enhetlig regnskapsføring innenfor alle områder innen eiendomsforvaltning (Facility Management) - En forutsetning for å kunne måle på mulighetsstudiens nåværende hovedmål økonomi, etablering av nøkkeltall for sammenlikning Nøkkeltallsanalyser, benchmarking. Like bra eller bedre? Hva gjør vi om vi ligger bak grunnlag for nye tiltak Anbefalte løsninger: Samordning av nøkkeltall fra FDVU-system, herunder felles konteringspraksis og felles nasjonal klassifisering av helsebygg Felles innkjøpsavtaler for driftsteknisk materiell og tjenester. Målstyring av FDVU gjennom SLA, måltall og utførelse etter rullerende FDVU-plan, herunder: Utleie av driftssikre og produksjonseffektive helseeiendommer til HF s virksomhet (synliggjøre kostnader ved arealbruk og drift)) Verdibevarende drift og vedlikehold på vegne av eier (opprettholde realkapital) Effektiv leveranse av Service/støttetjenester i tråd med bestilling Profesjonalisere eiendomsforvaltning og drift gjennom intern opplæring og gjennom innspill fra ekstern ekspertise på eiendomsforvaltning Krav til leveranser Uavhengig av ekstern eller intern leveranseform må det være krav om at alle tjenesteleveranser skal ha leveranseavtaler, klar ansvarsdeling og en styring som sikrer målsatt effektivisering og kontinuerlig forbedring. Dette må oppnås gjennom profesjonalisering av bestillerfunksjonen for alle tjenestene i Helse Nord. Realisering av gevinster Målsettinger for kostnadseffektivisering må etableres og videreføring av prosjekter anbefalt i mulighetsstudien besluttes. Anbefaling til prosjektplan for videreføring foreligger til beslutning i styringsgruppe, RHF og styrer i HF ene. 7

166 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Videre prosjekt innebærer en omstillingsprosess der konkrete målsettinger for hvert HF og Helse Nord som foretaksgruppe realiseres i løpet av 2010/ Anbefalinger Omstilling som bygger videre på igangsatt arbeid Mulighetsstudien videreføres i felles prosjekter og naturlige HF-vise delprosjekter Pågående forbedringsarbeid og prosjekter planlegges i linjene i HF-ene, felles prosjekter koordineres i fellesprosjektet og det lages en felles rapportering for oppfølging av alle elementer i mulighetsstudien Et resultatsikringsregime etableres i det enkelte HF over felles mal og rapporteres til fellesprosjektet Bred involvering for å sikre eierskap til prosessen og gode praktiske løsninger Brukerne, ledere og nøkkelpersoner i de ikke-medisinske støttefunksjonene, samt tillitsvalgte og vernetjenesten involveres i utarbeidelse og forankring av HF-vise virksomhets-/tiltaksplaner Styrking av Helse Nords organisasjon og kompetanse som en del av arbeidet Resultatene av mulighetsstudien samordnes i Eiendomsforum for fase II og rapporteres til styringsgruppen Eiendomsforum, driftsforum og andre fagfora revitaliseres og styrkes som en del av prosessen for koordinering og videre forbedring Forbedring av den operative arbeidsformen i linjeorganisasjonene er et vesentlig biprodukt av prosessen. Drift og kontinuerlig forbedring i tråd med internasjonale normer for god kvalitetsledelse innføres som en del av arbeidet Mobilisering og forankring 1.mars 2010 Rapport fra mulighetsstudien sendes fra prosjektgruppen til behandling i styringsgruppen og for endelig godkjenning av adm.dir. Informasjon om mulighetsstudien legges ut på intranett når den er godkjent. Helseforetakene får mulighetsstudien oversendt og skal innen 1.februar melde tilbake til Helse Nord RHF hvilke forbedringer som vil bli gjennomført innenfor det enkelte HF på de ulike områdene for mulighetsstudien, hvilke målsettinger HF-ene har, hvilke tiltak som allerede er gjennomført etter 2008, mål og tiltak i 2010 og foreløpige mål og tiltak for Fellestiltak for hele foretaksgruppen samordnes i Eiendomsforum og vil omfatte: felles standarder for tjenestene innenfor alle fokusområder, felles innkjøpsprosjekter innenfor alle fokusområder, felles ENØK opplegg, utredning av teknologigrunnlag for sentralbordtjeneste. Generelle kvalitative vurderinger i løsningene, herunder HMS-tiltak, kompetanseutvikling og andre ikke-kvantifiserbare forbedringer Høring og styrebehandling HF-ene og RHF. Forankring i linjeledelse og blant tillitsvalgte og vernetjenesten av mål og prosess og føringer 8

167 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Delprosjekter med mandater, leveranser, arbeidsmetodikk, bemanning, fremdrift Implementeringssikring med rapportering i linjen i HF-ene, Eiendomsforum og andre møtefora og møtefrekvens (månedlig) Informasjon til ansatte i Helse Nord om prosjektet. Besluttet kommunikasjonsplan for prosessen. Innledende implementeringsplan med ansvar, forbedringsmål og realiseringstakt i 2010 og 2011 Detaljering av nye løsninger 1.okt 2010 momenter til behandling Leveransene er detaljbeskrevet i anbefaling for hvert tjenesteområde og hvert HF. 0.3 Forklaring av utvalgte uttrykk og forkortelser KPI [Key Performance Indicator] nøkkeltall for å måle tjenesteytelse (norsk: Kritisk Prestasjons Indikator) SLA [Service Level Agreement] avtalt nivå/ omfang av tjenesteytelser HMS [Helse Miljø Sikkerhet] samlebegrep for ansvars- og tiltaksområder ifm krav til arbeidsmiljøet INSTA [NS INSTA 800] nordisk standard for fastlegging og vurdering av rengjøringskvalitet ENØK [ENergiØKonomisering] samlebegrep for tiltak relatert til energisparing og effektivisering FDVU [Forvaltning, Drift, Vedlikehold, Utvikling] standarddefinisjoner for ansvarsområder innen eiendom GAP kost Kostnadsavvik mellom nåsituasjon og beste praksis når beste praksis utføres eksternt GAP produktivitet Kostnadsavvik mellom nåsituasjon og beste praksis når beste praksis utføres internt Beste praksis Definert optimalisert utførelse av arbeidsoppgaver 1 Bakgrunn, prosjektgjennomføring og metodikk 1.1 Bakgrunn for mulighetsstudien Kort om Helse Nord RHF Helse Nord RHF ble stiftet 1. januar 2002 da staten overtok ansvaret for de offentlige sykehusene fra fylkeskommunene. Helse Nord RHF har ansvar for spesialisthelsetjenesten i Nord-Norge og Svalbard. Helse Nord omfatter 5 helseforetak (HF) med til sammen 16 sykehus/ klinikker, flere lokale behandlingssteder samt sykehusapoteker, og dekker ca innbyggere i 88 kommuner. Hvert HF har eget styre og er selvstendig rettssubjekt. Helse Nord har i alt ca ansatte, hvorav ikke-medisinske støttefunksjoner utgjør ca. 750 årsverk. De fem helseforetakene i Nord-Norge eies av Helse Nord RHF, som igjen er eiet av Staten ved Helse- og omsorgsdepartementet. Helse Nord RHF har administrasjon lokalisert i Bodø. Helse Nord RHF har behov for å effektivisere driften i helseforetakene og å redusere kostnader, slik at ressurser frigjøres til videre utvikling av spesialisthelsetjenestetilbudet. 9

168 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Krav til effektivisering Adm. direktør i Helse Nord RHF er bedt av styret om å vurdere tiltak for å effektivisere de ikke-medisinske støttefunksjonene. Oppgaven er kompleks og foreslås løst gjennom et felles endringsprosjekt endringsreise. Utfordringene ved en slik endringsprosess kan sammenfattes i følgende overordnede bilde: Helse Nord står foran store endringer for å redusere kostnader Helseproduksjonen må forbedres og effektiviseres og gis bedre støtte fra ikke-medisinske tjenester Helse Nord har behov for betydelig effektivisering og innsparinger i ikke-medisinske støttefunksjoner Helsevesenet har spesielle behov og utfordringer som må hensyntas i ny organisering av støttefunksjoner for å lykkes - Stor kompleksitet og høye krav - Sterke tradisjoner med etablerte arbeidsmønstre - Organisasjon med mange interessenter og sterke profesjoner - Interne holdninger til offentlig drift vs. delprivatisering av helsevesenet - Utfordringer mellom samordning og sentralisering av støttefunksjoner i de enkelte helseforetakene i Helse Nord og stor geografisk spredning med mange behandlingssteder og lange avstander Kostnadseffektive støttefunksjoner må realiseres gjennom en styrt endringsreise En effektiviseringsprosess gjennomføres nå i 3 deler: Fase 1. Mulighetsstudie - Analyse og rådgivning (dette dokumentet) Fase 2. Omstilling og endringer Fase 3. Drift og kontinuerlig forbedring Gjennomføring og konklusjoner av første fase i denne prosessen (Mulighetsstudien) er beskrevet i dette dokumentet. 1.2 Gjennomføring av mulighetsstudien Mandat Helse Nord RHF tildelte sommeren 2009 etter anbudskonkurranse ISS Facility Services sammen med konsulentselskapet Rokade kontrakt til å gjennomføre en mulighetsstudie på ovenstående grunnlag. Konklusjoner av arbeidet var opprinnelig planlagt ferdigstilt i utgangen av oktober 2009, men grunnet økt internt tidsbehov i forbindelse med innsamling av data og til behandling i ulike fora, ble tidsfristen skjøvet til

169 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Fase 1 Mulighetsstudien skal avdekke muligheter og omfang av potensielle besparelser på følgende tjenesteområder: Matforsyning Renhold Vaskeri Sentralbord, resepsjon og vakttjenester Eiendomsforvaltning og teknisk drift Det skal realiseres betydelige kostnadsbesparelser gjennom endringer i ikke-medisinske støttefunksjoner Det må defineres hva som ligger utenfor kjernevirksomheten Myndighetskrav og rammer Sykehusbygging Helsetjenester Sykehusdrift Pasienthåndtering HF ledelse AS IS Dagens tjenester Dagens ytelser Dagens kostnader Kontorstøtte Catering Eiendomsforvaltning og -drift Renhold Sikkerhet TO BE Nye støttefunksjoner Økt kvalitet og ytelse Lavere kostnader Syk pasient Logistikk og forsyning Helseproduksjon Frisk pasient Oppfølging Fase I skal gi råd om hvilke nye løsninger som gir lavest mulige kostnader og ytterligere effektivisering over tid A World of Service Mulighetsstudien skal vektlegge bl.a. følgende forbedringspotensialer: Kostnadsbesparelser Økt samordning og effektivitet i tjenesteleveransene Økt kvalitet på tjenesteleveransene Økt brukertilfredshet i Helse Nord Videreutvikling av tjenesteområder Mulighetsstudien er gjennomført for følgende helseforetak underlagt Helse Nord RHF: Helgelandssykehuset HF Nordlandssykehuset HF Universitetssykehuset Nord-Norge HF (unntatt Svalbard) Helse Finnmark HF Sykehusapotek Nord HF har ikke vært gjenstand for mulighetsstudien. Mulighetsstudien skal gi Helse Nord RHF grunnlag for beslutninger om valg av effektiviseringsløsninger for de ikke-medisinske støttefunksjonene. Effektiviseringsløsninger kan være basert på intern effektivisering, innkjøpte tjenester eller kombinasjoner av interne og innkjøpte tjenester. Konkrete leveranser fra mulighetsstudien skal være anbefalte løsninger, forslag til videre prosess og konkurransegrunnlag for å kunne forespørre leverandører om tilbud i neste fase. 11

170 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Prosjektorganisering Prosjektet har vært organisert etter følgende modell. Det har vært lagt vekt på involvering av Helse Nords organisasjon gjennom linje og tillitsvalgte. Involvering og forankring av organisasjonen vil få ytterligere betydning i den videre effektiviseringsprosessen. Organisering med topplederforankring og spisskompetanse Styringsgruppe Styringsgruppe Prosjektgruppe Ressurs- og kompetansepool Beste Praksis Helse Nord leverandører organisasjon Direktørmøtet v/ Paul M. Strand, Helse Nord Eva Håheim Pedersen, Helse Finnmark Tor Ingebrigtsen, UNN Eivind Solheim, NLSH Jan Erik Furunes, Helgelandssykehuset Margit Steinholt, Akademikerne Ann-Mari Jensen, YS Helse Prosjektgruppe Helse Nord RHFs prosjektleder Tor-Arne Haug Ekstern prosjektleder Rokade ved seniorpartner Knut Bårdsen Analyseansvarlig Rokade ved seniorkonsulent Bjørn Gjestvang Tjenesteansvarlig ISS ved senior manager Knut Risung Helse Finnmark Jan-Erik Hansen, ass. direktør UNN HF Leif Tore Hansen Sjef eiendom og drift. (Gina Johansen fungerer i Leif Tores feriefravær Logistikksjef) NLSH HF Bernt Toldnes Driftssjef og Jørn Stemland ass. Direktør (ansvar for data) Helgelandssykehuset Vidar Smalås Tekn. Sjef Rana) Ann Iren Thomassen, FTV Fagforbundet UNN Tromsø Gunn Bente Knudsen, FHVO helse Finnmark HF Prosess/ fremdrift prosjektgjennomføring Oppgaver Mulighetsstudien har omfattet følgende hovedoppgaver: 1. Mobilisering Definere mål for prosessen Konstituere prosjekt- og styringsgruppe Involvere og forankre prosjektmandat og hypoteser 2. Faktakartlegging av nåsituasjonen Definere kjernevirksomhetens behov og krav til støttetjenester, Definere hvilke tjenester som ligger utenfor kjernevirksomhet Kartlegging og analyse av støttetjenestene i forhold til omfang og behov, organisering, bemanning og kostnader Analysere dagens tjenester og kostnadsnivå opp mot internasjonal Best Practise 3. Konsekvensvurderinger Utarbeide alternative løsninger, basert på eksternt kjøp, med nytt kostnadsnivå Avdekke lønnsomheten av å sette ut hele eller deler eller av driften av definerte støttetjenester til eksterne leverandører og om dette er mulig å gjennomføre på en bedre måte i forhold til krav fra kjernevirksomheten 12

171 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Analysere omfang av omstillingskostnader Definere krav til måling og oppfølging av ytelser og kostnader 4. Konklusjoner Gi klare råd om hvilke nye løsninger som gir lavest mulige kostnader og ytterligere effektivisering over tid Utarbeide plan for gjennomføring av evt. videre prosess med tjenesteutsetting Utarbeide prosessforløp for videre arbeid, herunder involvering av aktuelle medarbeidere og organisasjoner innenfor de aktuelle tjenesteområdene Utarbeide konkurransegrunnlag for ekstern drift av tjenesteområdene Ikke-medisinske støttefunksjoner ivaretar og besørger viktig infrastruktur for effektiv helseproduksjon. Prosjektet har derfor vektlagt å kartlegge og analysere grensesnittene mellom ikke-medisinske støttefunksjoner og helseproduksjonen og hvordan disse kan effektiviseres ut fra definerte nye krav og med effektive løsninger basert på beste praksis. Fremdrift Prosjektet hadde første oppstartsmøte i Bodø der Knut Bårdsen fra Rokade og Knut Risung fra ISS Facility Services deltok sammen med prosjektleder Tor-Arne Haug i direktørmøtet. Deretter hadde Rokade et møte med representanter fra NLSH og Helse Nord der omfang, tilnærming og metode ble gjennomgått. Rokade gjennomførte sammen med Helse Nords prosjektleder i perioden ultimo august- medio september rundreiser til de større sykehuslokasjonene. Det ble i hovedsak gjennomført heldagsmøter med HF-ledelse, tillitsvalgte og vernetjeneste, ansvarlige for tjenesteutførelse/ -anskaffelse og representanter for interne brukere av tjenester. Gjennom disse møtene ble gjennomføringen av prosjektet og karleggingsbehovet løpende planlagt og avstemt. Følgende sykehuslokasjoner ble besøkt på rundreiser: Hammerfest Kirkenes UNN Tromsø (Breivika) Narvik Harstad Mo i Rana/ Mosjøen Sandnessjøen/ Mo i Rana UNN Tromsø (Breivika) NLSH Bodø Vesterålen (Stokmarknes) Lofoten (Gravdal) Prosjektgruppemøter: i Bodø (telefoni) i Bodø i Bodø i Tromsø i Bodø 13

172 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar (telefoni) Styringsgruppemøter: i Bodø i Tromsø i Bodø Leveranse til styringsgruppe Metodikk Kartlegging av dagens kostnader - metode Kartlegging av dagens kostnader for ikke-medisinske støttefunksjoner i Helse Nord er utført gjennom mobilisering av de 4 helseforetakenes egne ressurser på hvert tjenesteområde (dvs. innen renhold, vaskeri, catering, sentralbord/ resepsjon, eiendomsforvaltning mv). Rokade utarbeidet et Excel-basert kartleggingsverktøy der følgende data ble innsamlet for alle lokasjoner i hvert foretak: årsverkskostnader (eget personalkost) innen tjenesteområdet og for helsepersonell som er involvert i utførelse av oppgaven sum innkjøpte varer og tjenester sum avskrivninger sum beregnet internhusleie (satt til kr/m2) antall årsverk for eget personell og for helsepersonell som er involvert i utførelse av oppgaven I tillegg er volumtall kartlagt for de enkelte tjenesteområdene (hovedstørrelser): Renhold: antall rengjorte m2 pr arealkategori; frekvens på renhold pr. arealkategori, antall smittevask pr. år, renholdsfaktor (innsatsbasert) for hver arealkategori Vaskeri: antall kg vasket avdelingstøy; antall kg vasket ansattetøy; antall (andel) ansatte med tøyskift Catering: antall produserte måltider (til pasienter, til kantine, til ekstern catering); andel servering på brett/buffet/tørrmat; produksjonsfaktor (innsatsbasert) Kontorstøtte: antall inngående/ utgående telefonsamtaler pr. dag; antall inngående/ utgående postforsendelser pr. dag; antall budtjenester pr. dag Eiendomsforvaltning: antall m2, antall kwh forbruk Utgangspunktet for dagens kostnader er kartlagte faktiske kostnader (regnskapstall) for Helsepersonell som er involvert i utførelse av oppgavene er kartlagt med estimerte årsverkandeler og tilhørende personkostnad. Alle data er fordelt pr. definerte oppgave innen hvert tjenesteområde. Der faktiske ressurser (årsverk) og regnskapsmessig inndeling i kostnadssteder og kostnadsarter avviker fra oppgaveinndelingen har fordeling av kostnader og årsverk blitt estimert etter beste skjønn. Kostnader, ressurser og sentrale mengdetall for alle oppgaver er kartlagt for hver lokasjon (behandlingsenhet) som er analysert (se følgende tabeller). 14

173 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Regnskapstall fra 2008 innhentet for definerte oppgaver pr fagområde RENHOLD VASKERI CATERING KONTORSTØTTE EIENDOMSFORVALTNING Økonomitall pr oppgave Varekostnader Varekostnader Varekostnader Varekostnader Varekostnader Personalkostnader Personalkostnader Personalkostnader Personalkostnader Personalkostnader Andre driftskostnader Andre driftskostnader Andre driftskostnader Andre driftskostnader Andre driftskostnader Avskrivninger Avskrivninger Avskrivninger Avskrivninger Avskrivninger Sum Driftskostnader Sum Driftskostnader Sum Driftskostnader Sum Driftskostnader Sum Driftskostnader Oppgaver Daglig renhold Vask - Flatt tøy Produksjon av mat Sentralbord Forvaltning Periodisk renhold Vask - Arbeidstøy /pasienttøy Utporsjonering og servering Resepsjon Drift Smittevask og Ad-hoc renhold Tøyreparasjon/innkjøp og lager Oppvask Pasientbetaling Vedlikehold Sengevask Vaskeriledelse Kjøkkenrenhold ("renhold bak disk") Post- og dokumenthåndtering Utvikling Mattebytte Kantine/Kafeteria Budtjeneste Ledelse Renholdsledelse Cateringledelse (inkl. kantine) Ledelse Avfallshåndtering Utearealer Bygning- og personsikkerhet Svinnforebyggende tiltak Drift av sykehusteknisk utstyr Mengdetall pr oppgave Årsverk - egne Årsverk - egne Årsverk - egne Årsverk - egne Årsverk - egne Daglig renhold Vask - Flatt tøy Produksjon av mat Sentralbord Forvaltning Periodisk renhold Vask - Arbeidstøy /pasienttøy Utporsjonering og servering Resepsjon Drift Smittevask/ Ad-hoc renhold Tøyreparasjon/innkjøp og lager Oppvask Pasientbetaling Vedlikehold Sengevask Vaskeriledelse Cateringrenhold Post- og dokumenthåndtering Utvikling Mattebytte Kantine/Kafeteria Budtjeneste Ledelse Renholdsledelse Catering og kantineledelse Ledelse Avfallshåndtering Portør/logistikk (sengeflytting) Utearealer Bygning- og personsikring Svinnforebyggende tiltak Drift av sykehusteknisk utstyr Sum årsverk Sum årsverk Sum årsverk Sum årsverk Sum årsverk RENHOLD/ VASKERI CATERING KONTORSTØTTE EIENDOMSFORVALTNING Sentrale mengdetall Antall sengeplasser Antall kjøkken Antall telefonsamtaler Nettoarealer Antall pasienter - herav Antall avd.kjøkken Antall samtaler pr time Arkiv og lager, tekniske rom Antall dagpasienter Antall kantiner/kafeteria Antall åpningstimer pr dag Administrasjonslokaler Antall sengeliggende pasienter Antall serveringer i kantine/ kafeteria pr. år Antall åpningsdager/år Kantine-, transport- og fellesarealer Antall polikliniske pasienter Antall eksterne serveringer/år Pasientarealer, sengeposter og våtrom Antall liggedøgn Antall måltider pr dag pr type pasient Antall resepsjonsbetjeninger Operasjonsstuer Antall ansatte Antall måltider servert pasienter Antall henvendelser pr time Boliger Antall ansattedagsverk (m/ tøyskift) Type servering til pasienter Antall åpningstimer pr dag Sum nettoarealer Mengde avdelingstøy Buffet Antall åpningsdager/år Mengde arbeidstøy Brett Arealer som rengjøres Tørrmat Antall pasientbetalinger Energiforbruk Boligarealer som rengjøres Antall måltider servert til pasienter Antall smittevask pr.år Innsatsfaktor - servering Antall postforsendelser pr år Frekvenser/ ytelser (daglig renhold) Fordelingsfaktor- innsats servering Antall forsendelser inn Spesifikasjon av periodisk renhold Fordelingsnøkkel - innsats servering Antall forsendelser ut Frekvenser/ytelser (periodisk renhold) Antall måltider produsert Spesifikasjon av mattebytte Innsatsfaktor - produksjon Antall budforsendelser pr år Beste praksis - metode ISS har beregnet beste praksis konsepter og kostnadsnivå for hvert tjenesteområde. Prinsipper for beste praksis beregninger kan oppsummeres i følgende bilde: 15

174 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Beste praksis Metodikk Beste praksis grunnlag er konseptualisert og tilpasset Helse Nord Referanser, erfaringer Konsepter Bransjestandarder Myndighets -krav Tilpasning Helse Nord Helse Nord forhold Beste Praksis Renhold - INSTA800 norm - NLSH tilbud - NLSH erfaringer - Norske og internasjonale referanser fra sykehusrenhold Vaskeri - Konsept Aktiv forsyning - Erfaringstall og referanser fra sykehusleveranser - Bransjedata (NHO) - Vaskeritilsynet Catering - Konsept Kok-kjøl - Erfaringstall og referanser fra sykehusleveranser - Bransjedata (NHO) Sentralbord/ resepsjon - Industristandard sentralbord - Erfaringstall og referanser fra drift av sentralbord og internt servicesenter Eiendomsforvaltning - Erfaringsdata fra sentrale bransjeaktører - Data fra NBEF og benchmarkingprosjekter i norsk helsesektor - Erfaringstall og referanser fra store FDVU-kontrakter i ISS Side 16 Spesialister på strukturendringer Tjenestespesialister, bransjeforening, brukere og helsesektoren har vært involvert Renhold: fagspesialister fra ISS i Norge, Skandinavia og UK) Referanser: Ullevål sykehus, Lovisenberg Sykehus, Bishop Auckland Hospital (UK), QE Hospital (UK) Catering: fagspesialister fra ISS i Norge og Sverige, Medirest, NHO Service Referanser: Sunnaas Sykehus, St. Görans Hospital (Sverige), Umeå Sjukhus (Sverige), Univ. sjukhuset i Linköping (Sverige) Vaskeri: ISS Norge, NHO Service, Tekstilpartner Nor, Nortekstil, Vaskeritilsynet Referanser: Bodø kommune (5 sykehjem), NLSH Bodø (Somatikk) Sentralbord og resepsjon: ISS Kontorservice Referanser: Telefoni: Sykehuset Innlandet, Telenor-konsernet, Rolls-Royce Marine, Siemens m.fl. Resepsjon: Aker Business Solutions, Siemens, m.fl. Post: Statens Forvaltningstjeneste (departementsavtalen) m.fl. Eiendomsforvaltning: Norges Bygg og Eiendomsforening, Aberdeen Property Investors, ISS Eiendom, Helse Sør-Øst, Multiconsult, Statsbygg, Ragn-Sells Norge, Ahus Referanser: Rikshospitalet, Ahus, Helse Bergen (sikkerhetsanalyse), FM kostnader sykehusbygg Sverige, benchmarkingrapport internservice mellom Ahus, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset Nord-Trøndelag HF og Sykehuset Østfold HF Beste Praksis konsepter hentet for hvert tjenesteområde - Velprøvde og ledende konsepter med vurdert økonomisk potensial - Konsepter er beskrevet med erfaringsdata fra ulike kilder og referanser - Konsepter som er gjennomførbare i Helse Nord Konseptene tilpasset lokale forhold og volumer, og geografisk spredning - Konsepttilpasning evaluert ut fra hensiktsmessighet - Beste Praksis kostnadsberegnes ut fra 4 størrelsesklasser lokasjoner: - Universitetssykehus (Breivika med Åsgård) - Stort sykehus (Bodø med Rønvik) - Lokalt sykehus (de øvrige 9 sykehusene) - DPS (Distrikspsykiatriske sentre og øvrige mindre behandlingsenheter) - Kostnadsnivå ved Beste Praksis konsept beregnes på hver lokasjon - Enhetskost pr kategori tilpasses faktiske volumer for hver lokasjon - Potensialer beregnes som kostnadsforskjeller mellom Beste Praksis og dagens kostnader (basert på 2008-tall) Ytterligere detaljer av beste praksis beregninger er beskrevet i vedlegg. 16

175 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Nåsituasjon og potensialer gjennom beste praksis 2.1 Dagens situasjon og potensialer - oppsummert Ikke-medisinske støttetjenester i Helse Nord ligger til rette for effektivisering og gevinstuttak. Kartleggingen i mulighetsstudien viser store interne forskjeller i kostnader, effektivitet og ytelser, og avdekker betydelige potensialområder. Gevinstpotensialer er beregnet ved sammenligning av nåsituasjon (2008 som grunnlag) mot kostnadsnivå ved beste praksis. Gevinstpotensialene er beregnet både ved eksterne tjenesteleveranser og ved intern effektivisering (forutsatt beste praksis kostnadsnivå). Her er dagens MVA-regler i disfavør av eksterne tjenesteleveranser (øker kostnadene for Helse Nord med aktuell MVA-sats, 25 % unntatt catering). Flere tjenester leveres imidlertid eksternt også i dag (i hovedsak vaskeri, til dels renhold og for en stor del tekniske tjenester). Mellom ytterpunktene intern utførelse som i dag og ekstern tjenesteutsetting er flere leveransemodeller tenkelige, herunder bl.a.: - Intern utførelse som i dag men med klare grensesnitt mellom (intern) kunde og leverandør - Sentralisering av definerte støttefunksjoner i intern regi på tvers av Helse Nord, for eksempel o Uformelle samarbeidsfora o Etter modell av organiseringen av Helse Nord IKT o Eiersamarbeid med andre Andre helseforetak, for eksempel Helse Midt-Norge Private aktører - Samarbeid med private leverandører av støttefunksjoner o Opplæring og kompetansebygging o Back-up funksjoner (vikarordninger, toppbemanning) o Spesialfunksjoner - Tjenesteutsetting med basis i sentrale rammeavtaler En må her se valg av leveranseform i lys av bl.a.: 1) Strategisk fokus på om ikke-medisinske støttetjenester generelt, og i så fall hvilke, er del av kjernevirksomheten i Helse Nord 2) Hvordan økt samhandling og koordinering på tvers av HF ene kan forbedre og effektivisere tjenesteleveransene 3) Hvilken leveranseform som gir størst kostnadsmessig effekt, der evt. investeringer og omstillingskostnader må vurderes som del av regnestykket 4) Om helseforetakene har tilstrekkelig kompetanse på tjenesteområdet og hva det koster å utvikle og opprettholde slik kompetanse 5) Krav til profesjonalisering av bestillerfunksjon og kunde/ leverandør grensesnitt 6) Hvorvidt det er tilstrekkelig lokal leverandørkonkurranse til å tjenesteutsette og hvordan Helse Nord evt. kan og bør bidra til å opprettholde slik konkurranse ift. intern utførelse 7) Om effektivisering og kostnadsfortrinn primært oppnås gjennom storskalaproduksjon og profesjonalisering/ industrialisering av tjenesteleveransene 17

176 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Generelt ligger det et betydelig potensial gjennom intern samhandling og koordinering. Dette er helt i tråd med Helse Nord RHFs strategi, der Helse Nord har som hovedstrategi å vektlegge og utvikle samarbeid mellom enheter og nivåer, bl.a.: - Fordi enhetene hver for seg lett blir små og sårbare - For å få en bedre utnyttelse og deling av kunnskap og andre ressurser - For bedre å utnytte fellesløsninger og nettverk der de er tjenlige Nåsituasjon faktagrunnlag kostnader Kartleggingen av dagens samlede kostnader (2008-tall) for ikke-medisinske støttefunksjoner, slik de er definert og avgrenset i Mulighetsstudien, utgjør ca. 750 MNOK. Se følgende tabell: Totale kostnader for ikke-medisinske støttefunksjoner Driftskostnader i MNOK i 2008 Totale kostnader (MNOK) Finnmark Helgeland UNN NLSH Helgeland Finnmark Sum Renhold Vaskeri Catering Sentralbord Resepsjon mv Eiendomsforvaltning SUM NLSH UNN Renhold Vaskeri Catering Sentralbord Resepsjon mv Eiendomsforvaltning Kilde: Helse Nord De kartlagte tallene inkluderer: personalkostnader for bemanning tilknyttet de enkelte fagområdene innkjøpte varer og tjenester (inkl. alle energikostnader) personalkostnader til helseressurser involvert i utførelse av oppgaver (eks. matservering) beregnet internhusleie for den enkelte funksjons benyttede arealer (est. til 1000 kr/kvm) avskrivninger på utstyr involvert i den enkelte funksjon Beste praksis grunnlag Beste Praksis er kostnadsberegnet ut fra 4 størrelsesklasser lokasjoner for hvert fagområde: - Universitetssykehus (Breivika med Åsgård) - Stort sykehus (Bodø med Rønvik) - Lokalt sykehus (de øvrige 9 sykehusene) - DPS (Distriktspsykiatriske sentre og øvrige mindre behandlingsenheter) - Kostnadsnivå ved Beste Praksis konsept beregnes på hver lokasjon. Beste praksis baseres på ulik tilstand i byggene for eksempel i forhold til gulvbelegg og innsats som trengs for renhold, byggenes utforming i forhold til tilgjengelighet for leverandører og hvilken type og hvilket omfang av drift det er ved de enkelte sykehusene. Videre vil det være ulik konkurranse på de enkelte lokasjoner. Eksempelvis vil det ikke være like mange tilbydere på Gravdal som i Bodø. 18

177 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Enhetskost pr kategori er tilpasset faktiske volumer for hver lokasjon - Potensialer beregnes som kostnadsforskjeller mellom Beste Praksis og dagens kostnader (basert på 2008-tall) I henhold til ovenstående er beregnet beste praksis grunnlag vist i følgende tabell: Univ. Stort Lokalt Renhold sykehus sykehus sykehus DPS Kostnad pr m2 NOK Kostnad pr år MNOK 28,0 12,8 4,9 0,6 Vaskeri Kostnad pr kg NOK Kostnad pr år MNOK 16,6 10,6 3,2 0,2 Catering Kostnad pr måltid NOK Kostnad pr år MNOK 42,8 34,2 6,5 0,7 Kontorstøtte - sentralbord Kostnad pr år MNOK 2,9 2,9 0,6 0,0 Kontorstøtte - servicesenter Kostnad pr år MNOK 7,1 4,1 1,4 0,1 Eiendomsforvaltning Egne kostnader (pr år) MNOK 32,4 18,3 3,5 0,2 Innkj.varer og tjen. (pr år) MNOK 20,8 16,2 6,6 0,3 Energikostnader (pr år) MNOK 27,0 19,6 4,6 0,4 Sum eiendomsforvaltning pr år MNOK 80,2 54,0 14,6 0, Effektiviseringspotensialer - sammenligning faktagrunnlag og beste praksis For de enkelte tjenestene har mulighetsstudien identifisert følgende grunnlag for effektiviseringspotensialer: Renhold: Renhold kan utføres etter ytelsesbasert renholdsnorm til lavere kostnad: Ulik standard på vaskeflater og ulike krav til renhold vil påvirke potensialet for forbedringer Helse Nord er i ferd med å innføre renhold etter NS INSTA 800 der NLSH er kommet lengst Forbedring og kostnadsreduksjoner kan gjennomføres internt eller i samarbeid med tjenesteleverandørene ved tjenesteutsetting eller innkjøp av rådgivning og opplæring Vaskeri: Vaskeritjenester kan leveres til lavere kostnad tross tjenesteutsetting i dag: Helse Nord mangler standardisering av tøy og samordning av tøyinnkjøp, samt ulike leveranser og ulik arbeidsdeling med vaskerileverandørene. Reviderte leveranseavtaler kan redusere kostnader og frigjøre interne ressurser Det må tas forbehold om at løpende kontrakter ikke kan reforhandles i kontraktsperioden Catering: Produksjon og servering av mat kan leveres til lavere kostnad, bidra til effektivisert helseproduksjonen og oppfylle nye krav til måltidene: Økte krav stilles til ernæringsriktig mat, og mat og servering som del av behandlingen. Fleksible serveringstidspunkter kan tilrettelegges for å øke helseproduksjonen Ulike måter å fremstille og distribuere mat på påvirker kostnadene for matforsyning Effektiviserte løsninger for produksjon og distribusjon av mat kan gjennomføres internt eller i samarbeid med leverandørene ved tjenesteutsetting eller innkjøp av rådgivning og opplæring. Kostnadsreduksjoner kan også oppnås gjennom økt samarbeid med andre lokale offentlige eller private kjøkken og forbrukere av servert mat. Kontorstøtte: Sentralbord og resepsjonstjenester har potensialer selv om de er mindre 19

178 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Reduserte sentralbordkostnader og økt nytte for brukerne kan oppnås gjennom samordning teknologisk og informasjonsmessig. Resepsjonstjenester må optimeres internt Eiendomsforvaltning: Eiendomsforvaltningen kan møte helseproduksjonens krav og forvalte eiendomsmassen som kapital på en bedre måte enn idag Innkjøpskostnader og energikostnader kan reduseres og FDVU-driften kan forbedres Hovedkostnadene på FDVU-feltet i dag er ren drift. Det er et betydelig vedlikeholdsetterslep i eiendomsmassen og det brukes svært lite ressurser på vedlikehold i dag. Dette bidrar til at kostnadene ved eiendomsforvaltning er betydelig større enn beste praksis. Eiendomsforvaltningen må gjennomgås grundigere. Innkjøp av varer og tjenester kan samordnes og gi lavere innkjøpskostnader. Det kan gjennomføres ENØK-tiltak som vil gi lavere energikostnader. Arbeidet med ENØKtiltak foreslås samordnet innen foretaksgruppen. Effektiviseringspotensialer er analysert for hvert fagområde i det følgende. 20

179 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Kostnadspotensialer på renhold Kostnader/år (MNOK) i 2008 mot beste praksis Renhold Beste praksis for renhold med normert kvalitet gir totalt sett lavere kostnader for Helse Nord med betydelig potensial på enkelte lokasjoner (se detaljer i vedlegg). Utgangspunkt for beregning av beste praksis er ekstern utførelse. Nåsituasjon Renhold er i dag hovedsakelig utført internt, med unntak av Harstad og Bodø. Totale kostnader i dag (inkl MVA i Harstad og Bodø) er 112 MNOK inkl. MVA og 6 % allokert adm.kost (106 MNOK eks MVA) Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet Renhold Kostnader (MNOK) Totaler Operativ kost Adm. kost Bestiller MVA Gap 1 Gap 2 m/mva u/mva Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet Gap-% 16 % 25 % Adm. kost 6% av operativ kost Bestillerkost 5% av beste praksis kost ex MVA Gap 2 Gap 1 MVA Bestiller Adm. kost Operativ kost Kilde: Helse Nord, ISS Beste praksis Definert beste praksis er konsept basert på INSTA 800 norm + tilleggstjenester. Inkl. 25 % MVA, 6 % adm.kost og 5 % bestillerkost gir dette en beregnet totalsum på 94 MNOK (80 MNOK eks MVA). Potensialer 1. Kostnader Sum mulige potensialer innen renhold ligger på MNOK. 18 MNOK (16 %) besparelse (inkl. MVA) ved ekstern utførelse 27 MNOK (25 %) besparelse ved intern utførelse med samme effektivitet som ekstern 2. Kvalitetsgevinster Garantert, ytelsesdefinert kvalitet 3. Helseproduksjonsgevinster Frigjorte helseressurser ved alternativ organisering 21

180 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Vaskeri Beste praksis for vaskeri forutsetter standardisering av leveransekonsept i Helse Nord med aktiv forsyning av avdelingstøy og ansattetøy. Nåsituasjon Vaskeri er i dag (med unntak av Vesterålen og noe internvask på UNN Tromsø) utført av eksterne industrivaskerier, men uten felles krav til leveranseform og kvalitet. Totale kostnader i dag (eks. MVA i Vesterålen) er 61 MNOK inkl. MVA og 6 % allokert adm.kost (50 MNOK eks MVA). Beste praksis Definert beste praksis er standardisert konsept basert på aktiv forsyning til avdeling samt sentral utlevering av ansattetøy. Inkl. 25 % MVA, 6 % adm.kost og 4 % bestillerkost gir dette en beregnet totalsum på 52 MNOK inkl. MVA (43 MNOK eks MVA). Potensialer 1. Kostnader Sum mulige potensialer innen vaskeri ligger på 7-9 MNOK. 9 MNOK (15 %) besparelse (inkl. MVA) ved ekstern utførelse 7 MNOK (15 %) besparelse ved intern utførelse med samme effektivitet som for ekstern 2. Kvalitetsgevinster Bedre tilgjengelighet på tøy Felles standard på utvalg og finish Bedre hygiene 3. Helseproduksjonsgevinster Kostnadspotensialer på vaskeri Kostnader/år (MNOK) i 2008 mot beste praksis Forenklet håndtering Frigjorte ressurser fra intern-transport av tøy (aktiv forsyning av leverandør) Vaskeri Kostnader (MNOK) Totaler Operativ kost Adm. kost Bestiller MVA Gap 1 Gap 2 m/mva u/mva Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost 9 9 Gap - Produktivitet 7 7 Gap-% 15 % 15 % Adm. kost 6% av operativ kost Bestillerkost 4% av beste praksis kost ex MVA 9 7 Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet Gap 2 Gap 1 MVA Bestiller Adm. kost Operativ kost 22

181 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Catering Beste praksis for catering forutsetter kok/kjøl matforsynings-konsept og kostvertbasert servering som tilpasses hver lokasjon. Nåsituasjon 60 Catering/ matforsyning er i dag i 40 hovedsak ivaretatt internt (egne 20 produksjonskjøkken). Enkelte kjøkken 0 produserer også for kantine og for eksternt salg. Ulike konsepter for tilberedning og servering (varm mat) benyttes dels buffetservering med avdelingsvise kostverter og dels brettservering (ferdig utporsjonert fra sentralkjøkken). Totale kostnader i dag er 186 MNOK (inkl MVA på varekost) og inkl. 6 % allokert adm.kost. Beste praksis Definert beste praksis er standardisert konsept basert på kok/kjøl produksjon og avdelings-vis kostvertservering fra buffet. Inkl. 14 % MVA, 6 % adm.kost og 3 % bestillerkost gir dette en beregnet totalsum på 155 MNOK inkl. MVA (126 MNOK eks MVA). Potensialer 1. Kostnader Sum mulige potensialer innen renhold ligger på MNOK. 30 MNOK (16 %) besparelse (inkl. MVA) ved ekstern utførelse 50 MNOK (29 %) besparelse ved intern utførelse med samme effektivitet som ekstern 2. Kvalitetsgevinster Standardiserte menyer gir mulighet for enklere produksjon og kvalitetssikring av ernæringsriktig kost Viktig å vurdere servering som sosialt og fysiologisk virkemiddel Gjennomgang av matforsyningskjeden kan gi redusert mengde matavfall 3. Helseproduksjonsgevinster Effektivisert helseproduksjon pga økt behandlingskapasitet, spesielt som følge av fleksible serveringstidspunkter (middag) Mulighet for redusert liggetid som følge av behandlingstilpasset kost Frigjorte helseressurser fra servering Kostnadspotensialer på catering Kostnader/år (MNOK) i 2008 mot beste praksis Catering Kostnader (MNOK) Totaler Operativ kost Adm. kost Bestiller MVA Gap 1 Gap 2 m/mva u/mva Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet Gap-% 16 % 29 % Adm. kost 6% av operativ kost Bestillerkost 3% av beste praksis kost ex MVA 7 3 Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet Gap 2 Gap 1 MVA Bestiller Adm. kost Operativ kost Kilde: Helse Nord, ISS 23

182 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Direkte kostnadspotensialer på sentralbord Kostnader/år (MNOK) i 2008 mot beste praksis Kontorstøtte sentralbord 16 1 Beste praksis forutsetter en samordning av sentralbordløsning. Dette krever teknologisk tilrettelegging som må kartlegges nærmere. Nåsituasjon Dagens situasjon innebærer egenutført, teknologisk utdatert sentralbordtjenester i hvert HF. Disse er heller ikke fullt sentralisert pr HF (flere lokasjoner i hvert HF). Totale kostnader i dag er 17 MNOK inkl. 6 % allokert adm.kost (ikke MVA). Beste praksis Det estimeres at Helse Nord kan redusere kostnader med ca. 30 % med riktige teknologiske løsninger som må kartlegges nærmere. I ekstern utførelse gir dette en total kostnad på 115 MNOK inkl. MVA, 6 % adm.kost og 3 % bestillerkost (12 MNOK eks. MVA). Potensialer 1. Kostnader Sum mulige potensialer innen sentralbord er 2-5 MNOK 2 MNOK (9 %) besparelse (inkl. MVA) ved ekstern utførelse 5 MNOK (28 %) besparelse ved intern utførelse med samme effektivitet som ekstern 2. Kvalitetsgevinster (som må avklares) Det må avklares nærmere hvordan bedret responstid og fremkommelighet kan oppnås 3. Helseproduksjonsgevinster (som må avklares) Mulig frigjort tid for helsepersonell som ringer inn og som mottar samtaler Mulig frigjorte helseressurser i 2.linje-telefonformidling Raskere tilgang på riktig person Lavere belastning på AMK-sentral og mottakelse Adm. kost 6% av operativ kost Bestillerkost 3% av beste praksis kost ex MVA 3 Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet 2 5 Gap 2 Gap 1 MVA Bestiller Adm. kost Operativ kost Sentralbord Kostnader (MNOK) Totaler Operativ kost Adm. kost Bestiller MVA Gap 1 Gap 2 m/mva u/mva Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost 2 2 Gap - Produktivitet 5 5 Gap-% 9 % 28 % Kilde: Helse Nord., ISS 24

183 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Kostnadspotensialer på servicesenter Kostnader/år (MNOK) i 2008 mot beste praksis Kontorstøtte servicesenter Beste praksis forutsettes å være felles lokale servicesentre med samordning av resepsjon, post-, betalings- og budtjeneste samt evt andre interne tjenester. Kostnadspotensialene må kartlegges nærmere i hvert enkelt HF. En samordning vil kunne gi betydelige kvalitative effektiviseringseffekter. Nåsituasjon Dagens løsninger er ulikt løst ut fra det enkelte sykehusets innarbeidede rutiner, størrelse og utforming. Totale kostnader i dag er 34 MNOK inkl. 6 % allokert adm.kost (ikke MVA) Servicesenter Kostnader (MNOK) Totaler Operativ kost Adm. kost Bestiller MVA Gap 1 Gap 2 m/mva u/mva Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost 0 0 Gap - Produktivitet 6 6 Gap-% 0 % 18 % Adm. kost 6% av operativ kost Bestillerkost 3% av beste praksis kost ex MVA 6 Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet 0 6 Gap 2 Gap 1 MVA Bestiller Adm. kost Operativ kost Kilde: Helse Nord., ISS Beste praksis Det estimeres at Helse Nord kan redusere kostnader med ca. 20 % med beste praksis løsninger. I ekstern utførelse gir dette en total kostnad på 34 MNOK inkl. MVA, 6 % adm.kost og 3% bestillerkost (28 MNOK eks. MVA). Potensialer 1. Kostnader Sum estimerte potensialer innen servicesenter er 6 MNOK (18 %) ved effektivisert intern utførelse 2. Kvalitetsgevinster (som må avklares) Mulighet for bedre fleksibilitet og kapasitet på servicetjenestene 3. Helseproduksjonsgevinster (som må avklares) Mulighet for frigjort tid for avdelingssekretærer på avdelingene 25

184 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Kostnadspotensialer på eiendomsforvaltning Kostnader/år (MNOK) i 2008 mot beste praksis Eiendomsforvaltning Beste praksis forutsetter standardisering av FDVU-prinsipper med samordning og gjennomføring av tiltak innen innkjøp og ENØK. Nåsituasjon Helse Nord har i 2008 innført FDVUstandardisering av prinsipper for kostnadsføring. Det er i dag for øvrig i liten grad samordning mellom helseforetakene vedr. praksis for eiendomsforvaltning, drift og innkjøp av materiell til eiendomsdrift. Totale kostnader i dag er 354 MNOK (inkl. MVA på innkjøpte varer/tjen.) inkl. 6 % allokert adm.kost. 350,0 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 0, Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet Adm. kost Eiendomsforvaltning Kostnader (MNOK) Totaler Egne kostnader Innkjøpte varer og tj. Energi Adm. kost Bestiller MVA Gap 1 Gap 2 m/mva u/mva Nåsituasjon Beste Praksis Gap - Kost Gap - Produktivitet Gap-% 10 % 9 % Adm. kost 6% av operativ kost Bestillerkost 3% av beste praksis kost (ikke egne kostnader) MVA Bestiller Energi Innkjøpte varer og tj. Egne kostnader Gap 2 Gap 1 Beste praksis Det estimeres at det i kan oppnås betydelige kronebesparelser gjennom samordning av innkjøp av varer og tjenester samt ENØK-tiltak. I tillegg vil fokus på bedre samordning og prioritering av egne ressurser kunne gi betydelige kvalitative gevinster i utførelsen av eiendomsforvaltningen. I intern utførelse gir dette en total kostnad på 277 MNOK inkl. MVA (på innkjøpte varer/tjen.), 6 % adm.kost og 3 % bestillerkost. Potensialer 1. Kostnader 34 MNOK (10 %) besparelse (inkl. MVA) ved ekstern utførelse 27 MNOK 5 MNOK (9 %) besparelse ved intern utførelse med samme effektivitet som ekstern 2. Kvalitetsgevinster Mer forutsigbar drift, vedlikehold og ivaretakelse av eiendomsverdier Mer helhetlig forvaltning av eiendomsmassen Få mer ut av ressurser i egen drift Forbedret bestiller-leverandør grensesnitt Positive miljøeffekter (ENØK) 3. Helseproduksjonsgevinster Økt kvalitet på infrastruktur og tjenester til kjernevirksomheten 26

185 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Effektiviseringspotensialer totalt Mulighetsstudien viser innsparingspotensialer i alle HF. Samlede effektiviseringspotensialer ved innføring av beste praksis er oppsummert i tabellene nedenfor. Innsparingspotensialer totalt: Tall i MNOK Tjeneste Dagens kostnad i 2008 eks. avskrivn og intern husleie Potensial mot beste praksis Potensial ved ekstern Potensial ved intern utførelse utførelse (Kostnad i 2008 mot beste praksis (Kostnad i 2008 mot beste kostnad ultimo 2009 inkl. MVA, praksis kostnad ultimo 2009 bestiller- og admin. kostnad) eks. MVA, inkl. adm.kostnad) Renhold Vaskeri Catering Sentralbord Resepsjon Egenutført 1) Eiendoms- Innkjøp forvaltning Energi SUM 729 2) ) Egentlig et potensial på 9 mill NOK, se kommentarer i teksten. 2) ekskl. kostnader til avskrivninger + intern husleie Innsparingspotensialer fordelt på enkeltlokasjoner og Helseforetak i Helse Nord: UNN HF NLSH HF Helgelandssykehuset HF Helse Finnmark HF Sykehus Gap - kost Renhold Vaskeri Catering Gap - prod. Potensial for kostnadsreduksjoner inkl. bestillerkost og administrasjonskostnad Gap - kost Gap - prod. Gap - kost Gap - prod. Gap - kost Kontorstøtte Sentralbord Servicesenter Egne ressurser Gap - prod. Gap - kost Gap - prod. Gap - kost Gap - prod. Eiendomsforvaltning Innkjøpte varer/tjenester Gap - Gap - kost prod. Gap - kost Gap - prod. Pr. lokasjon SUM TOTAL Pr. HF Pr. lokasjon Pr. HF Gap - produktivitet SUM Tromsø; Breivika + Åsgård 6,1 11,7 6,5 5,2 17,6 22,7 0,5 1,2-0,1 1,7 0,0 0,0 4,2 3,3 5,4 4,2 40,3 50,0 Narvik sykehus -0,7 0,3 0,9 0,7 3,4 4,1 0,0 0,3 0,0 0,1 0,0 0,0 0,7 0,6 0,6 0,5 5,0 6,6 Harstad sykehus (inkl. DPS) 2,5 3,7 0,1 0,4 0,0 0,2 0,0 0,0 1,7 1,3 1,4 1,1 5,7 6,7 Ofoten DPS, Narvik -0,1 0,1-0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1-0,1 0,2 Storsteinnes DPS, Balsfjord 0,1 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,2 0,2 Silsand DPS, Finnsnes 0,3 0,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,4 0,4 Storslett DPS, Nordreisa -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 Nordlandsklinikken,Narvik 2,4 2,5 0,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 2,6 54,1 2,7 66,8 SUM Bodø; Nordlandssykehuset + Rønvik 7,2 5,7-5,0 0,0 0,1 0,8-0,1 1,0 0,0 0,0 3,3 2,5 3,9 3,1 9,4 13,2 Vesterålen sykehus (inkl. Ofoten DPS) -0,1 1,1 0,0 0,1 0,0 0,2 0,0 0,0 1,0 0,8 0,8 0,6 1,7 2,8 Lofoten sykehus (inkl. Lofoten DPS) 0,4 1,1 0,0 0,0 0,5 0,4 0,7 0,5 1,5 2,0 Bø DPS -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andenes DPS -0,1 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 Fauske DPS -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,1 0,0 Svolvær DPS 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 LødingenRehabiliteringssenter 0,3 0,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,4 0,5 Saltdal -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,1 0,0 Røsvik Bo og Behandling -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,1 12,7 0,0 18,6 Sykehuset i Mo i Rana 0,5 1,7 0,0 0,2 0,0 0,5 0,0 0,0 2,3 1,8 0,7 0,5 3,5 4,7 Sykehuset i Mosjøen 0,2 0,8-0,1 0,8 0,0 0,0 0,9 0,7 0,5 0,4 1,5 2,7 Sykehuset i Sandnessjøen 0,0 1,0 0,5 1,5 0,0 0,0 0,0 0,6 0,0 0,0 0,5 0,4 0,5 0,4 1,4 3,8 Brønnøysund 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Helgeland rehab., Sømna 0,1 0,2 0,1 0,1 0,5 0,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,7 7,0 0,7 11,9 Hammerfest sykehus (inkl. H.fest DPS) 2,9 3,9 1,3 1,1 3,9 4,9 0,0 0,3 0,0 0,4 0,0 0,0 1,3 1,0 0,6 0,5 10,1 12,1 Kirkenes (inkl. DPS) 1,1 2,0 0,3 0,2 1,4 2,2 0,0 0,3 0,0 0,1 0,0 0,0 0,6 0,5 0,9 0,7 4,3 6,0 Alta Sentrum -0,1 0,1-0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,2 0,1 Alta Talvik 0,3 0,4 0,5 0,6 0,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 1,0 1,2 Lakselv 0,2 0,3 0,1 0,2 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,0 0,4 0,6 Karasjok 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 Tana 0,6 0,8 1,8 2,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,2 0,1 2,6 3,0 Finnmarks-klinikken 0,0 0,1 0,1 0,2 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 0,1 0,0 0,0 0,3 18,5 0,5 23,7 TOTALER 17,7 26,6 9,2 7,2 30,6 50,6 0,8 3,8-0,4 6,0 0,0 0,0 17,7 13,8 16,8 13,1 92,3 92,3 121,1 121,1 Energi Gap - kost 27

186 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Det må understrekes at lokale tilpasninger av beste praksis konsepter kan medføre avvik fra kostnadspotensialene på lokasjonsnivå og at det derfor hefter noe usikkerhet når tallene brytes ned pr. lokasjon. Denne usikkerheten kan imidlertid gå begge veier og kan derfor medføre så vel positive som negative avvik. 4 Utdyping av innsparingsområder pr enkeltfagområde og lokasjon Følgende utdypning av de vesentligste innsparingsområdene som er omfattet av Mulighetsstudien må vurderes ut fra følgende: For enkeltfagområder pr lokasjon er kun vesentlige potensialområder tatt med Beregnet innsparingspotensial må sees i lys av at det er gjort en ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis Konseptet beste praksis vil være noe upresist på lokasjonsnivå pga lokale tilpasninger. Faktiske potensialer for hver lokasjon og fagområde må verifiseres. Deler av beregnet potensial kan være tatt ut allerede med tiltak gjennomført i Dokumentet er delt inn i 1) Fellesprosjekter, som definert i Mulighetsstudien for visse fagområder, og 2) Vesentligste enkeltområder pr helseforetak og lokasjon. 4.1 Fellesprosjekter Sentralbord Beskrivelse: Sentralbordfunksjonene i Helse Nord er i dag ikke samordnet mellom helseforetakene. Innen de enkelte helseforetakene er det dels gjennomført samordning av funksjoner som følger: UNN HF: Teknisk samkjøring mellom Tromsø (Åsgård/ Breivika) og Harstad sykehus (betjener hverandre) med felles system. Ingen samkjøring mot Narvik sykehus eller øvrige enheter innen helseforetaket. NLSH HF: Bodø (NLSH/ Rønvik) betjener også Lofoten sykehus. Vesterålen har eget system og bemanning. Ingen samkjøring mot øvrige enheter innen helseforetaket. Helgelandssykehuset HF: felles sentralbord i Mo i Rana for Mosjøen og Sandnessjøen. Helse Finnmark HF: Hammerfest betjener Kirkenes sykehus og øvrige enheter innen helseforetaket. Systemer som benyttes i dag er dels analoge, ikke-integrerbare. Samordning av sentralbord har i liten grad hensyntatt krav til integrerbarhet og standardisering av systemer. Prosessene har i ulik grad realisert bemanningsmessige besparelser og gjennomføringen har medført endel igangkjøringsutfordringer. Forslag til endring: Det foreslås at det settes konkrete målsettinger for innsparinger og gjennomføring ved det enkelte HF. 28

187 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Ytterligere samkjøring av sentralbord (1.linjekontakt) med ulike mulige modeller: i) felles sentralbord på ett sted i hvert helseforetak (intern løsning) forutsatt standardisert systemløsning for hele Helse Nord ii) felles sentralbord på ett sted for hele Helse Nord (kostnadsoptimal løsning) a. som intern løsning b. som ekstern løsning i samarbeid med andre helseforetak (f.eks. Helse Midt-Norge) konkurranseutsatt til privat aktør Det er i prinsippet ingen teknologiske eller geografiske begrensninger knyttet til etablering av felles sentralbord, men innføring av felles sentralbord forutsetter en helhetlig fokus på gjennomgående informasjonssystemer (turnuskalender, fravær mv) og rutiner knyttet til dette. Uavhengig av valgt løsning bør systeminvesteringer samordnes og standardiseres på tvers av Helse Nord for å effektivisere og redusere kostnader til opplæring, drift og vedlikehold. Samordning av sentralbord forutsetter dessuten en omorganisering av 2.linjekontakt med servicesenterfunksjoner på hvert sykehus. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. Beste praksis. Sentralbord 1.linje og servicesenter 2.linje må organiseres i sammenheng for å kunne realisere innsparinger. For sentralbord alene estimeres det at dagens kostnad kan reduseres med inntil 30 %. I tillegg kommer (ikke-kvantifiserte) potensielle kvalitetsgevinster (responstid, fremkommelighet) samt potensielle helsegevinster knyttet til bl.a. frigjøring av helseressurser Servicesenter Beskrivelse: Ulike administrative servicefunksjoner (resepsjon, internpost- og budtjeneste, pasientbetaling, mv) er i dag sentralisert, hovedsakelig i tilknytning til sentralbord. I tillegg kommer relaterte funksjoner som er organisert under skrivetjenesten og på de enkelte avdelingene. Forslag til endring: Det foreslås å splitte sentralbord og servicefunksjoner, samt vurdere å samorganisere flere administrative funksjoner som i dag er tilknyttet avdelinger/ skrivetjeneste. Dette forutsetter teknisk samordning og grensesnitt mot sentralbord. Ulike modeller er mulige, enten innen sykehuset eller på tvers innen helseforetaket. Interne løsninger forutsettes. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Det vurderes at innsparingspotensialet med riktig organisering vil være inntil 20%. I tillegg kommer kvalitetsgevinster som større fleksibilitet og kapasitetsutnyttelse gjennom dagen, i tillegg til frigjort tid på avdelingene. 29

188 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Innkjøpte varer/tjenester Beskrivelse: Ulik praksis for innkjøp av varer og tjenester til støttetjenestene innen Helse Nord medfører økte kostnader. Foruten FDVU-standardisering innenfor kostnadsføring er det i liten grad standardisering og samordning av anskaffelser. Forslag til endring: Bestillerfunksjonen må profesjonaliseres og samordnes i betydelig grad, med interne retningslinjer for anskaffelser på tvers av alle helseforetakene for å utnytte stordriftsfordeler og innkjøpsmakt. Dette kan bl.a. oppnås med utstrakt bruk av felles innkjøpsavtaler (rammeavtaler), internt regelverk for egenutførelse mot innkjøp, regelverk for avrop og systematisert erfaringsdeling. Ved nyinvesteringer bør det også være et fokus på standardisering, slik at en kan oppnå større samordningsgevinster på drift og vedlikehold. Vurdering av innsparingspotensial: Innsparingspotensial for Helse Nord som region er forsiktig vurdert til 15%. Dette vil variere betydelig mellom de enkelte lokasjonene, avhengig av bl.a. kompetanse, kompleksitet og teknisk tilstand. I tillegg kommer kvalitetsgevinster som forbedret kunde-leverandør grensesnitt, mer forutsigbar drift og vedlikehold samt bedre utnyttelse av ressurser i egen drift Energi Beskrivelse: Ift energikostnader er spriket innen helseregionen meget stort. Deler av bygningsmassen preges av betydelig vedlikeholdsetterslep og dårlig teknisk tilstand, i tillegg til at det er bygget i en tid med annen fokus på energibruk/ ENØK og miljø. Forslag til endring: ENØK - målsetninger etableres for hvert sykehus, helseforetak og for Helse Nord. Konkrete planer og tiltak for å løse ENØK-målsetninger må etableres lokalt, og med utstrakt erfaringsdeling mellom helseforetakene og med andre helseregioner. Aktuelle ENØK-prosjekter iverksettes (energistyring, temperatursenkning/ nedstengning av lokaler, teknisk effektivisering av ventilasjonssystemer, fyringsanlegg mv, isolasjon/ utskiftning av vinduer og annet). Offentlige tilskuddsordninger hensyntas. Vurdering av innsparingspotensial: Innsparingspotensial for Helse Nord som region er forsiktig vurdert til 15%, med betydelig variasjon mellom lokasjoner, i stor grad avhengig av teknisk tilstand og alder på bygg. 30

189 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Enkeltfagområder pr helseforetak/lokasjon UNN HF Tromsø (Breivika + Åsgård) Renhold (pot. besparelse: 6,1 MNOK ved ekstern utførelse/ 10,7 MNOK ved intern utførelse) Beskrivelse: Renhold av lokaler utføres gjennom egen renholdsavdeling bestående av til sammen 40 årsverk. Dette inkl. renhold av fellesarealer i ansatteboliger og på Åsgård psyk. sykehus. I tillegg kommer: 1) Avd. renhold på Åsgård, som inngår i fast pleiepersonells arbeidsoppgaver. Ikke beregnet. 2) Eget personell som ivaretar operasjonsstuevask, til sammen 36 årsverk. 3) Sengevask. Totalt anslått 3,8 årsverk. Samlet antall: ca. 80 årsverk (utenom pleiepersonell Åsgård) Totalt areal som rengjøres er ca m2. Renhold utføres gjennom fast renholdsplan for daglig renhold og periodisk renhold. Forslag til endring: Innføre normbasert renhold basert på NS INSTA800 med differensiert renholdsutførelse (hyppighet og intensitet) avhengig av type areal. Garantert normbasert renhold iht hygienekrav. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Besparelser ved intern utførelse krever endringer i rutiner og kompetanse. Engangskostnader knyttet til endringer er ikke hensyntatt. Det poengteres særskilt at arealkategorier er primær kostnadsdriver og riktig kategorisering må verifiseres opp mot beregnet innsparingspotensial. Vaskeri (pot. besparelse 6,5 MNOK ved ekstern utførelse/ 5,2 MNOK ved intern utførelse) Beskrivelse: Vasking av personaltøy (helsepersonell) og avdelingstøy (pasienttøy og flatt tøy) utføres i dag primært eksternt av Pingvinvask, som inntil 2007 var majoritetseid av UNN HF. I tillegg kommer: 1) Noe intern vask av arbeidstøy, interiørtekstiler og spesielle artikler, til sammen ca. 3,9 årsverk 2) Intern tøyadministrasjon, tøyrep., lager etc., til sammen ca. 1,8 årsverk 3) Interntransport, avlessing og påfylling til avd.lagere som er inkl. i tallene ovenfor. Totale mengder som vaskes årlig er ca. 785 tonn. 31

190 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Forslag til endring: i) Omlegging til aktiv forsyningskonsept, som innebærer at all intern transport, avlessing og påfylling utføres av vaskeri. Elektronisk lagerstyring som automatiserer bestillingsrutiner (leverandør avleser beholdning ved levering). Alle nevnte funksjoner håndteres i dag i egen regi ved sykehuset. ii) Innføring av standardsortiment for tekstiler iii) Innføring av standardisert leveransekvalitet inkl. finishiering og bretting iv) Vurdere hensiktsmessighet av tekstilvask i UNNs egenregi. v) Vurdere utleveringsautomater for arbeidstøy. Arealbehov for UNN Tromsø estimeres til 160m2. Dette må sees opp mot arealbruk med dagens løsninger. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Dagens avtale med UNN må sees i lys av overtakelse av tidligere offentlig regi. Her er det avtalt en nedtrapping til normal markedspris over 5 år. Deler av innsparingspotensial vil følgelig oppnås i kraft av eksisterende avtale. Catering (pot. besparelse 17,6 MNOK i ekstern regi/ 22,7 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Hovedkjøkkenet i Breivika forsyner både Breivika og Åsgård med varmmat, diettmat og tørrmat. Tilberedning av varmmat skjer etter Kok/kjøl prinsippet, der ferdig varmmat regenereres i avdelingskjøkkener. Pasientservering foregår i hovedsak med buffetservering og egne kostverter i tilknytning til avd.kjøkkener. Det er i alt 17 avdelingskjøkkener med buffetservering, og daglig åpningstid 12 timer. I tillegg drives kantine/ kafeteria for ansatte og besøkende, samt produksjon av møtemat. Antall ansatte: 1) kjøkkenansatte inkl. produksjon, oppvask og kjøkkenrenhold: 13 årsverk 2) kantinedrift: 5 årsverk 3) cateringadministrasjon/ ledelse: 4,5 årsverk (inkl. kantine) 4) kostverter: 34,6 årsverk 5) andre (helsepersonell): 0,5 årsverk Total produksjon utgjør ca måltider/ år, inkl. kantine og møtemat, med ca. 98 % andel buffetservering. Forslag til endring: i) Redusere antall avdelingskjøkken, øke pasienttall pr buffet/ kostvert ii) Øke utnyttelse av eksisterende kjøkkenfasiliteter ved samordning og eksternproduksjon, som kommunale sykehjem, andre store aktører (eks. Forsvaret), andre sykehusenheter (Harstad, Narvik, OPS er mv), andre. iii) Kritisk vurdere krav til leveranser opp mot dagens kostnadsnivå og tjenestetilbud Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. i) Anslått innsparingspotensial forutsetter en benchmark på antall pasienter pr kostvert som utgjør ca % høyere produktivitet (målt i liggedøgn) enn i dag på UNN. For å oppnå 32

191 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 tilsv. produktivitet forutsettes en tilsv. reduksjon i antall avdelingskjøkkener, dvs. fra 17 til vil redusere serveringskostnadene med anslagsvis 5-7 MNOK pr. år. De faktiske mulighetene for dette må vurderes utfra praktiske og medisinske forhold. ii) Anslått innsparingspotensial i matproduksjon forutsetter bedre utnyttelse av eksisterende kjøkkenfasiliteter og bemanning ved UNN, gjennom. Det anslås at eksisterende fasiliteter kan øke sin produksjon med 50 % uten å øke faste kostnader eller arealbehov Narvik Vaskeri (pot. besparelse 0,9 MNOK i ekstern regi/ 0,7 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Ekstern vaskeriavtale med Hålogaland Vaskeri, utløper Interne ressurser på Tøysentral: 2,1 årsverk Forslag til endring: i) Omlegging til aktiv forsyningskonsept, som innebærer at all intern transport, avlessing og påfylling utføres av vaskeri. Elektronisk lagerstyring som automatiserer bestillingsrutiner (leverandør avleser beholdning ved levering). ii) Innføring av standardsortiment for tekstiler iii) Innføring av standardisert leveransekvalitet inkl. finishiering og bretting iv) Utleveringsautomater for arbeidstøy vurderes ikke i dag, men ifm planlegging av nytt sykehus. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Benchmark-kost viser potensielt redusert kostnad økte ytelser, inkl. redusert 1 årsverk i tøysentral samt redusere dagens arealbehov. Catering (pot. besparelse 3,4 MNOK i ekstern regi/ 4,1 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Gammel kjøkkenløsning over flere etasjer ble betydelig bygget om i 2008 for å tilfredsstille hygienekrav og krav til mer rasjonell drift. Kjøkkenet drives ut fra kok-server prinsippet, og betjener både avdelingskjøkkener og liten kantine med kiosk. En begrensning for mer rasjonell drift er utbedring av avdelingskjøkkenfasiliteter. Forslag til endring: Alternativer: 1) Utbedre fasiliteter ved avdelingskjøkkener og evaluere potensial av mindre omlegging til Steamplicity eller kok/kjøl i Narvik for betjening av Narvik sykehus, Nordlandsklinikken og DPS. Hovedkjøkkenfasiliteter vurderes egnet til kok/kjøl. 2) Innføring av kok/kjøl ved Harstad sykehus kan betjene Harstad og Narvik sykehus samt Nordlandsklinikken. Kjøkken i Narvik fungerer som mottakskjøkken. 3) Utvide leveranser fra Nordlandsklinikken med innføring av kok/kjøl fasiliteter som også betjener Narvik sykehus og DPS. Kjøkken i Narvik fungerer som mottakskjøkken. 4) Samproduksjon for kommunalt sykehjem, Nordlandsklinikken og DPS 33

192 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Store kostnader for drift av kjøkken må sees på bakgrunn av at kjøkkenet var under ombygging og stengt store deler av Faktisk innsparingspotensial må sees opp mot dette, og reelt innsparingspotensial med dagens fasiliteter vurderes å være begrenset. Det vil være lite hensiktsmessig å gjøre ytterligere større ombygging gitt at det skal bygges nytt sykehus innen få år. Samordningsalternativ med hhv. Nordlandsklinikken og Harstad bør evalueres. Gevinster i helseproduksjon ved mer fleksibel servering må vurderes relatert til bedre utnyttelse av behandlingstid, bedre mattilbud (ernæring og utvalg) samt timing ift pasientbehov Harstad Catering (pot. besparelse 2,5 MNOK i ekstern regi/ 3,7 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Stort kjøkken med effektiv samproduksjon for kommunen (sykehjem). Hovedsakelig brettservering. Forslag til endring: Omlegging til kok/ kjøl vil kunne skape frigi arealer og muliggjøre samordningsløsning med Narvik. Krever oppgradering av tilberedningsfasiliteter ved avdelingskjøkkener. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Innsparingspotensial forutsetter overgang til kok/kjøl prinsipp. Skalering av produksjon for samordning med Narvik vil redusere enhetskost ytterligere og øke besparelsene også i Narvik. Gevinster i helseproduksjon ved mer fleksibel servering må vurderes relatert til bedre utnyttelse av behandlingstid, bedre mattilbud (ernæring og utvalg) samt timing ift pasientbehov Nordlandsklinikken Catering (pot. besparelse 2,4 MNOK i ekstern regi/ 2,5 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Nordlandsklinikken har eget produksjonskjøkken som også leverer maten til DPS. Kjøkkenet ligger organisatorisk under enhetsleder for matforsyning i Narvik (inkl sykehuset, DPS og Nordlandsklinikken). Forslag til endring: Foreslått løsning med samordning med Narvik/ Harstad sykehus: 1) Produksjon ved Narvik sykehus som også betjener Nordlandsklinikken og DPS 2) Omlegging av kjøkkenet på Nordlandsklinikken (kok/kjøl) for å betjene Narvik sykehus/ DPS 2) Produksjon i Harstad som betjener alle enheter i Narvik-området Vurdering av innsparingspotensial: 34

193 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis NLSH HF Bodø (Sentrum + Rønvik) Renhold (pot. besparelse 7,2 MNOK i ekstern regi/ 5,7 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Renhold er konkurranseutsatt til ISS. Deler av arealer ved Rønvik vaskes av eget personale. Samlet areal som rengjøres av ISS er ca m2. Forslag til endring: Innføre normbasert renhold basert på NS INSTA800 med differensiert renholdsutførelse (hyppighet og intensitet) avhengig av type areal. Dette er besluttet iogmed inngåelse av ny avtale med ISS basert på INSTA-normen. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Det har vist seg svært vanskelig å avstemme faktisk areal innen de ulike arealkategoriene. Da dette er primær kostnadsdriver vil angitte besparelser avvike fra beregnet sum og må verifiseres opp mot ny faktisk inngått avtale Vesterålen Catering (pot. besparelse -0,1 MNOK i ekstern regi/ 1,1 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Produksjonskjøkkenet i Vesterålen drives i samdrift med kommunen i sykehusets lokaler, dels med kommunalt ansatte, og betydelige leveranser til kommunen. Produksjon basert på brettservering. 15 årsverk herav 8,5 kommunalt ansatt. Forslag til endring: Omlegging til kok/kjøl produksjon vil frigjøre produksjonskapasitet som bør søkes tatt ut i form av økt produksjon til andre kommuner i Vesterålen. Alternativt bør det vurderes en samordning av kok/kjøl basert produksjon mellom Vesterålen og Lofoten sykehus. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Innsparingspotensialet ligger i dag primært på å redusere bemanningskostnad ved brettservering. Enhetskostnader for måltider ligger i dag tett på beste praksis. Gevinster i helseproduksjon ved mer fleksibel servering må vurderes relatert til bedre utnyttelse av behandlingstid, bedre mattilbud (ernæring og utvalg) samt timing ift pasientbehov. 35

194 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Lofoten Catering (pot. besparelse 0,4 MNOK i ekstern regi/ 1,1 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Produksjonskjøkkenet i Lofoten drives av kommunen i sykehusets lokaler, med kommunalt ansatte, og betydelige leveranser til kommunen. Sykehuset kjøper enkeltporsjoner (brettservering) fra kjøkkenet og driver i tillegg kantine med eget matinnkjøp, lager og tilberedningskjøkken. 8 årsverk direkte tilknyttet sykehuset er engasjert i cateringfunksjoner (inkl. servering). Forslag til endring: Omlegging til kok/kjøl produksjon vil frigjøre produksjonskapasitet som bør søkes tatt ut i form av økt produksjon til andre kommuner i Lofoten. Alternativt bør det vurderes en samordning av kok/kjøl basert produksjon mellom Vesterålen (Stokmarknes) og Lofoten. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Innsparingspotensialet ligger i dag primært på å redusere bemanningskostnad ved brettservering. Enhetskostnader for måltider ligger i dag tett på beste praksis. Gevinster i helseproduksjon ved mer fleksibel servering må vurderes relatert til bedre utnyttelse av behandlingstid, bedre mattilbud (ernæring og utvalg) samt timing ift pasientbehov Helgelandssykehuset HF Sykehuset Mo i Rana Catering (pot. besparelse 0,5 MNOK i ekstern regi/ 1,7 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Stort, gammeldags og nedslitt produksjonskjøkken bygget for andre krav enn i dag, med både praktiske og hygienemessige utbedringsbehov. Forslag til endring: Sentralisert løsning for hele Helgeland med omlegging til kok/kjøl eller Steamplicityproduksjon vil gi rasjonell kapasitetsutnyttelse, reduserte bemanningskostnader og fleksibilitet i leveranser og servering. Lokalisering er egen problemstilling, både Mo i Rana, Mosjøen og Sandnessjøen er mulig beliggenhet, alle med mulighet for å forsyne også tilliggende kommuner (sykehjem o.a. institusjoner). Mottakskjøkken må tilrettelegges på hvert sykehus som forsynes. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Foreslått løsning med sentralisering vil kreve investeringer i avdelingskjøkkener, men dette er dels et udekket behov også i dag. Gevinster i helseproduksjon ved mer fleksibel servering må vurderes relatert til bedre utnyttelse av behandlingstid, bedre mattilbud (ernæring og utvalg) samt timing ift pasientbehov. 36

195 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar Sykehuset Mosjøen Catering (pot. besparelse 0,2 MNOK i ekstern regi/ 0,8 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Felleseid sentralkjøkken sammen med Vefsn kommune, sykehuset kjøper enkeltserveringer (brett). Bestillingsrutiner medfører at det er vanskelig å beregne for mye/ for lite mat, derfor en del svinn. Kvalitetssikring av riktig ernæring er dårlig ivaretatt og dietter fungerer lite tilfredsstillende, lite prioritert område. Kantine (1 årsverk) lager egen mat (disksalg). Tilberedning til pasienter på små tekjøkken, behov for å forbedre avdelingskjøkkener (tilfredsstiller ikke Mattilsynets krav). Pleiepersonal har alle oppgaver knyttet til håndtering av mat på avdelingene med håndtering av oppvask og avfall. Forslag til endring: Sentralisert løsning for hele Helgeland basert på kok/kjøl eller Steamplicity-produksjon vil gi rasjonell kapasitetsutnyttelse, reduserte bemanningskostnader og fleksibilitet i leveranser og servering. Lokalisering er egen problemstilling, både Mo i Rana, Mosjøen og Sandnessjøen er mulig beliggenhet, alle med mulighet for å forsyne også tilliggende kommuner (sykehjem o.a. institusjoner). Mottakskjøkken må tilrettelegges på hvert sykehus som forsynes. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Foreslått løsning med sentralisering vil kreve investeringer i avdelingskjøkkener, men dette er dels et udekket behov også i dag. Gevinster i helseproduksjon ved mer fleksibel servering må vurderes relatert til bedre utnyttelse av behandlingstid, bedre mattilbud (ernæring og utvalg) samt timing ift pasientbehov Sykehuset Sandnessjøen Renhold (pot. besparelse 0 MNOK i ekstern regi/ 1,0 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Konkurranseutsatt renhold har vært forsøkt men valgt å ta renholdet tilbake. Renholdsbemanning er i dag 9,5 årsverk inkl. sengevask. Etter kl 13 er det pleiepersonal som må vaske senger. Smittevask må bestilles før kl 11, må ellers vente til neste dag. Gammelt bygg gir bygningsmessige utfordringer knyttet til renhold bedre maskiner vil øke effektiviteten. Godt renhold idag iflg hygienesykepleier. Forslag til endring: Innføre normbasert renhold basert på NS INSTA800 med differensiert renholdsutførelse (hyppighet og intensitet) avhengig av type areal. Garantert normbasert renhold iht hygienekrav. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Normbasert renhold vil potensielt frigjøre noe renholdspersonell. Besparelser ved intern utførelse krever endringer i rutiner og kompetanse. Engangskostnader knyttet til endringer er ikke hensyntatt. 37

196 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Catering (pot. besparelse 0,5 MNOK i ekstern regi/ 1,5 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Stort, gammeldags produksjonskjøkken bygget for andre krav enn i dag, basert på brettservering. Utbedringsbehov med bygningsmessige utfordringer (plass). Dagens bestillingsrutiner medfører mye svinn og kasting av mat. Forslag til endring: Sentralisert løsning for hele Helgeland basert på kok/kjøl eller Steamplicity-produksjon vil gi rasjonell kapasitetsutnyttelse, reduserte bemanningskostnader og fleksibilitet i leveranser og servering. Lokalisering er egen problemstilling, både Mo i Rana, Mosjøen og Sandnessjøen er mulig beliggenhet, alle med mulighet for å forsyne også tilliggende kommuner (sykehjem o.a. institusjoner). Mottakskjøkken må tilrettelegges på hvert sykehus som forsynes. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Foreslått løsning med sentralisering vil kreve investeringer i avdelingskjøkkener, men dette er dels et udekket behov også i dag Helse Finnmark HF Hammerfest Sykehus Renhold (pot. besparelse 2,9 MNOK i ekstern regi/ 3,9 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Gammelt og nedslitt bygg medfører betydelige utfordringer for effektivt renhold. Vanskelig tilgang med renholdsmaskiner enkelte steder. Høyt sykefravær. Høy renholdskostnad. Renholdsbemanning 15,5 årsverk. I tillegg kommer andre avdelingers ressursbruk, anslått ca. 6 årsverk. Forslag til endring: Innføre normbasert renhold basert på NS INSTA800 med differensiert renholdsutførelse (hyppighet og intensitet) avhengig av type areal. Garantert normbasert renhold iht hygienekrav. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Normbasert renhold vil potensielt frigjøre renholdspersonell og betydelige kostnader. Besparelser ved intern utførelse krever endringer i rutiner og kompetanse. Engangskostnader knyttet til endringer er ikke hensyntatt. Vaskeri (pot. besparelse 1,3 MNOK i ekstern regi/ 1,1 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Til sammen ca. 3,7 årsverk tilknyttet vaskerifunksjoner i dag inkl. tøylager og systue. Forslag til endring: Innhente anbud på standardiserte leveranser: 38

197 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 i) Omlegging til aktiv forsyningskonsept, som innebærer at all intern transport, avlessing og påfylling utføres av vaskeri. Elektronisk lagerstyring som automatiserer bestillingsrutiner (leverandør avleser beholdning ved levering). Alle nevnte funksjoner håndteres i dag i egen regi ved sykehuset. ii) Innføring av standardsortiment for tekstiler iii) Innføring av standardisert leveransekvalitet inkl. finishiering og bretting Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Faktisk lokal konkurransesituasjon må avsjekkes, mulig rammeavtaleløsning søkes. Catering (pot. besparelse 3,9 MNOK i ekstern regi/ 4,9 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Stort, gammeldags produksjonskjøkken bygget for andre krav enn i dag, basert på brettservering. Store, ubrukte arealer med krav til daglig rengjøring og oppvarming. Til sammen 17,3 årsverk er involvert i tilberedning, interntransport og servering (inkl. kantine). Forslag til endring: i) Nedstengning av ubenyttede arealer og nedskalering av areal. Vurdere innføring av kok/kjøl evt. Steamplicity og derved redusere kjøkkenbemanning til deltidsstillinger (ikke daglig produksjon). ii) Vurdere å outsource kantinedrift. iii) Vurdere muligheter for samproduksjon med kommunen + Melkøya. iv) Vurdere potensial for for lokal konkurranseutsetting. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. Det er ikke opplagt hvor store innsparingspotensialer som faktisk er realiserbare. Effekten av ulike tiltak må utredes nærmere Kirkenes Sykehus Renhold (pot. besparelse 1,1 MNOK i ekstern regi/ 2,0 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Gammelt og dels nedslitt bygg som medfører utfordringer for effektivt renhold. Høy renholdskostnad med. Renholdsbemanning 11 årsverk. I tillegg kommer andre avdelingers ressursbruk, anslått ca. 4 årsverk, inkl. helsepersonell. Forslag til endring: Innføre normbasert renhold basert på NS INSTA800 med differensiert renholdsutførelse (hyppighet og intensitet) avhengig av type areal. Garantert normbasert renhold iht hygienekrav. Besparelser ved intern utførelse krever endringer i rutiner og kompetanse. Engangskostnader knyttet til endringer er ikke hensyntatt. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift. beste praksis. 39

198 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Catering (pot. besparelse 1,4 MNOK i ekstern regi/ 2,2 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Stort, gammeldags produksjonskjøkken bygget for andre krav enn i dag, basert på brettservering. Store, ubrukte arealer med krav til daglig rengjøring og oppvarming. Til sammen 10,6 årsverk er involvert i tilberedning, interntransport og pasientservering. Kantinedrift er nedlagt, kioskdrift er outsourcet til ekstern aktør. Forslag til endring: i) Nedstengning av ubenyttede arealer og nedskalering av areal. Vurdere innføring av kok/kjøl evt. Steamplicity og derved redusere kjøkkenbemanning til deltidsstillinger (ikke daglig produksjon). Samproduksjon for Tana er gjennomførbart (tilstrekkelig volum). ii) Vurdere å outsource kantinedrift hvis mulig. iii) Vurdere muligheter for samproduksjon med kommunen + Forsvaret, evt. Syd-Varanger. iv) Vurdere potensial for for lokal konkurranseutsetting. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift beste praksis Tana DPS Catering (pot. besparelse 1,8 MNOK i ekstern regi/ 2,0 MNOK i intern regi) Beskrivelse: Bulkservering og buffet som pasienter forsyner seg av. Sykeavd har brett-servering. 10 stk bulk omsorgsboliger. 25 på egne porsjonspakning middag. Lørdagssnitter. Selger også enkeltporsjoner eksternt (35 pr dag). I tillegg kantine. Bemanning 3 hele og 3 halve stillinger (4,5 årsverk). Forslag til endring: Vurdere samordning med Kirkenes for innsparing av bemanning (se Kirkenes). Økonomi i dette utredes. Vurdering av innsparingspotensial: Beregnet innsparingspotensial må sees som ren benchmarking av dagens kostnader ift Beste praksis. 4.3 Verifisering av faktiske potensialer og kvalitative forbedringer Kvalitative forbedringer og forbedringer for helseproduksjon Det videre prosjektet må verifisere faktiske potensialer for hver lokasjon og fagområde. Tallene må justeres for tiltak som er igangsatt/ gjennomført i løpet av 2009 eller i 2008 med effekt fra Dette gjelder flere områder (eks. nytt renholdskonsept igangsatt i Bodø) som ikke er reflektert i tallene og må kartlegges ytterligere. 40

199 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Av tabellene foran er det innenfor eiendomsforvaltning ikke angitt potensial mot beste praksis for egenutført del av eiendomsforvaltning. Et antatt potensial er anslått til 9 mill kroner, men ikke tatt med. Det er stor usikkerhet i anslaget og både dette og muligens ytterligere potensial ligger i å organisere og legge til rette for at medarbeidere innenfor dette området kan gjennomføre flere drifts- og vedlikeholdsoppgaver enn det er lagt opp til under dagens drift. Mulighetene for å dette til vil variere mellom de ulike sykehusenhetene. De enkelte HF bør derfor gå gjennom dette før det gis tilbakemelding på hvilke potensialer det er mulig å gjøre noe med Kvalitative forbedringer og forbedringer for helseproduksjon Foruten rene økonomiske gevinster viser beste praksis betydelig potensial for kvalitetsforbedringer og forbedringer for helseproduksjon, som for en stor del ikke er kvantifiserbare. Dette gis uttrykk i bl.a. økt kvalitet, fleksibilitet og tilgjengelighet, kvalitetssikrede ytelser og frigjorte ressurser til helseproduksjon. Slike ikke-kvantifiserte forbedringer er ovenfor spesifisert for hvert fagområde. 5 Realisering av effektiviseringsgevinster 5.1 Målsetting av gevinster Prosjektet har benyttet sammenligning mot beste praksis som en målestokk/ benchmark for hva som er mulig å oppnå i effektivisering av kostnader og andre ytelser for ikke-medisinske støttetjenester. Tall i MNOK Tjeneste Dagens kost *eks. avskrivninger og intern husleie Potensial mot beste praksis Potensial ved Potensial ved ekstern utførelse intern utførelse (Kostnad i 2008 mot beste (Kostnad i 2008 mot praksis kostnad ultimo 2009 beste praksis kostnad inkl. MVA) ultimo 2009 eks. MVA + bestillerkostnad ) Mål (realiseringstakt ved utgang 2011) Renhold Konkretiseres i hvert HF og i Vaskeri fellesskap for Catering felles-prosjekter: Sentralbord Kontorstøtte Resepsjon Egenutført 1) Eiendomsforvaltning Innkjøp Energi SUM 729* standardisering -innkjøp -ENØK -teknologi sentralbord 1) Verifiseres og konkretiseres særskilt i hvert HF Faktisk potensial innebærer at det stilles eksplisitte krav til bl.a. produktivitet, samordning og standardisering av ytelser i tråd med de beskrevne beste praksis konseptene. M.a.o. at innføring av beste praksis vurderes som en reell mulighet, uavhengig av om fremtidige tjenester leveres internt eller gjennom ekstern tjenesteutsetting. 41

200 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Målsettinger i det videre arbeidet må konkretiseres innen hvert HF og gjennom planlagte fellesprosjekter på områdene: Standardisering Innkjøp ENØK Teknologi sentralbord Det forutsettes at det settes realistiske ambisjoner for realiseringstakt mht. innsparingsnivå og tidshorisont som dette skal oppnås innen. Prosjektets anbefaling er å realisere konkretiserte mål fortløpende og senest innen utgangen av Dette gir både tilstrekkelig tid til planlegging av mer langsiktige omstillingstiltak og til gjennomføring av nødvendige omstillingstiltak som kan gjennomføres uten omfattende planlegging (strakstiltak). Målsettingene innen hvert område må ta hensyn til tiltak som er gjennomført i 2009 som påvirker fremtidig kostnadsnivå og leveranser. 5.2 Krav til bestillerfunksjon og leveranser Uavhengig av ekstern eller intern leveranseform må det stilles krav til at alle tjenesteleveranser skal ha leveranseavtaler, klar ansvarsdeling og en styring som sikrer målsatt effektivisering og kontinuerlig forbedring. Dette må oppnås gjennom profesjonalisering av bestillerfunksjonen på tvers av Helse Nord. Profesjonell utøvelse av bestillerfunksjonen stiller krav til: Bestillerkompetanse: Innkjøpskompetanse (innkjøpsstrategisk, kravspesifisering, regelverk, forhandlinger, kontraktsjuridisk mv), målstyring, avvikshåndtering, leverandøroppfølging mv Leveransenivå-baserte avtaler som omfatter: Ytelser og kvalitet, tjenestenivåer/slaer og priser/prisregulering (for eksterne leveranser eller interne hvis internprising velges) Definerte oppgaver og ansvar mellom leverandør/utfører og kunde/bruker: Adskilte og distinkte kunde- og leverandørfunksjoner (uavhengig om tjenesten utføres i intern eller ekstern regi) Arbeidsprosesser, roller, ansvarsområder og grensesnitt/arbeidsdeling/samhandling defineres for: Bestilling Utførelse Oppfølging Avvikshåndtering Kontinuerlig forbedring Styringsmodell som sikrer leveranse og kontinuerlig forbedring i tråd med internasjonale normer for kvalitetsledelse. Anbefalt styringsmodell omfatter: 42

201 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Lederfora med regulerte møtefrekvenser, agenda/arbeidsform og leveranser /rapportering: Interne fora hos leverandør/utfører og kunde/bruker Koordineringsfora mellom leverandør/bruker og kunde/bruker Styringsparametre: Økonomiske måltall/kpi er som anvendes i løpende utførelse og koordineringsfora Incentiver/straffemekanismer: Knyttet til leveranser og ytelser for bestilling, utførelse, oppfølging, avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring 5.3 Føringer for videre arbeid Anbefalt prosess og fremdrift Prosjektgruppen anbefaler at Mulighetsstudien videreføres i all hovedsak i linjen i HF-ene, men med felles prosjekter på spesifikke områder. Det anbefales at nødvendige utrednings- og omstillingsprosesser gjennomføres i HF-ene og på fellesområdene, og at fremdrift og konklusjoner rapporteres til styringsgruppen Overordnet fremstilling Mulighetsstudie Ι Videre prosess Utredning og omstilling ΙΙ Drift og kontinuerlig forbedring ΙΙΙ Omstilling som bygger videre på igangsatt arbeid Mulighetsstudien videreføres i felles prosjekter og naturlige HF-vise delprosjekter Pågående forbedringsarbeid og prosjekter planlegges i linjene i HF-ene, felles prosjekter koordineres i fellesprosjektet og det lages en felles rapportering for oppfølging av alle elementer i mulighetsstudien Et resultatsikringsregime etableres i det enkelte HF over felles mal og rapporteres til fellesprosjektet Bred involvering for å sikre eierskap til prosessen og gode praktiske løsninger Brukerne, ledere og nøkkelpersoner i de ikke-medisinske støttefunksjonene, samt tillitsvalgte og vernetjenesten involveres i utarbeidelse og forankring av HF-vise virksomhets-/tiltaksplaner Styrking av Helse Nords organisasjon og kompetanse som en del av arbeidet 43

202 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Resultatene av mulighetsstudien samordnes i Eiendomsforum for fase II og rapporteres til styringsgruppen Eiendomsforum, driftsforum og andre fagfora revitaliseres og styrkes som en del av prosessen for koordinering og videre forbedring Forbedring av den operative arbeidsformen i linjeorganisasjonene er et vesentlig biprodukt av prosessen. Drift og kontinuerlig forbedring i tråd med internasjonale normer for god kvalitetsledelse innføres som en del av arbeidet Anbefalt fremdrift Nye løsninger innføres der man tar de største gevinstene først, sørger for grundig forankring og hensyntar intern kapasitet. Lokasjonsspesifikke løsninger velges i hvert HF og implementeres av linjene. Det anbefales en styrt totalprosess med definerte leveranser og fremdrift, og med et eget regime for resultatsikring, som illustreres med følgende fremdriftsplan: Mobilisering Detaljering av nye løsninger Implementering Mobilisering og oppstart Mål og krav Prosjekt- og linjeorganisering Implementeringssikring Kommunikasjon Renhold Vaskeri Catering Eiendomsforvaltning Helse Nord fellestiltak Standardisering, Innkjøp, ENØK, teknologi, kompetanse mv UNN Strakstiltak og utviklingstiltak NLSH Strakstiltak og utviklingstiltak Helgeland Strakstiltak og utviklingstiltak Helse Finnmark Strakstiltak og utviklingstiltak Implementeringssikring Kommunikasjon Implementering og kontinuerlig forbedring i linjene Sentralbord og resepsjon Frist(er) for full resultateffekt (takt) Mobilisering og forankring 1.mars 2010 Rapport fra mulighetsstudien sendes fra prosjektgruppen til behandling i styringsgruppen og for endelig godkjenning av adm.dir. Informasjon om mulighetsstudien legges ut på intranett når den er godkjent. Helseforetakene får mulighetsstudien oversendt og skal innen 1.februar melde tilbake til Helse Nord RHF hvilke forbedringer som vil bli gjennomført innenfor det enkelte HF på de ulike områdene for mulighetsstudien, hvilke målsettinger HF-ene har, hvilke tiltak som allerede er gjennomført etter 2008, mål og tiltak i 2010 og foreløpige mål og tiltak for

203 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Fellestiltak for hele foretaksgruppen samordnes i Eiendomsforum og vil omfatte: felles standarder for tjenestene innenfor alle fokusområder, felles innkjøpsprosjekter innenfor alle fokusområder, felles ENØK opplegg, utredning av teknologigrunnlag for sentralbordtjeneste. Generelle kvalitative vurderinger i løsningene, herunder HMS-tiltak, kompetanseutvikling og andre ikke-kvantifiserbare forbedringer Høring og styrebehandling HF-ene og RHF. Forankring i linjeledelse og blant tillitsvalgte og vernetjenesten av mål og prosess og føringer Delprosjekter med mandater, leveranser, arbeidsmetodikk, bemanning, fremdrift Implementeringssikring med rapportering i linjen i HF-ene, Eiendomsforum og andre møtefora og møtefrekvens (månedlig) Informasjon til ansatte i Helse Nord om prosjektet. Besluttet kommunikasjonsplan for prosessen. Innledende implementeringsplan med ansvar, forbedringsmål og realiseringstakt i 2010 og 2011 Detaljering av nye løsninger 1.okt 2010 momenter til behandling Leveransene er detaljbeskrevet i anbefaling for hvert tjenesteområde og hvert HF. Disse omfatter følgende: 1. Fellestiltak som omfatter alle HF: Standardisering av krav til: a) renhold, b) vaskeritjenester, c) mat og ernæring og d) verdibevarende vedlikehold ENØK-prosjekter iht. Helse Nords policy for ressursforvaltning og miljø a) redusere energiforbruk gjennom kostnadseffektive tiltak i bygningsmasse, styringssystemer for varme/ klima b) søke å implementere løsninger som innebærer bruk av miljøvennlig energi Innkjøp: a) renhold bruk av felles kravspesifikasjon (basert på NLSH Bodø/ UNN Harstad) b) vaskeritjenester innføre felles konkurransegrunnlag, timing av anbud c) tøyinnkjøp innen vaskeriavtale eller eget anbud d) felles matanbud (ute nå) tilpasses til moderne produksjons- og logistikkløsninger i de enkelte sykehus/ HF e) energimegling felles anbud (påbegynt) f) felles anbud tekniske driftsmidler (forbruksartikler bygg/ vedlikehold) Sentralbord; gjennomgang av tekniske og organisatoriske muligheter Eiendomsforvaltning; krav til organisering og drift for å sikre verdibevarende vedlikehold Kompetanseutvikling; på relevante fagområder Oppgaver: Tiltaksplan utarbeides av prosjektgruppe innen 1.februar 2010 Detaljere konsepter for hver tjeneste med SLA, oppgaver, ansvar og styringsmodell (måltall, rapportering, møtefora og møtefrekvens) Innhente tilbud fra leverandører der vi ikke kjenner markedspris. Leverandører gis mulighet for å optimere SLA og løsninger. 45

204 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Detaljere introduksjons- og opplæringsplaner for brukere, utførere og ledere for hver tjeneste Detaljere nye system- og planleggingsløsninger for hver tjeneste som følge av nye løsninger Kartlegge konkurransedyktige priser og innhenting av eventuelle anbud. Inngåelse av felles innkjøpsavtaler. 2. I hvert HF: Tiltaksplan utarbeides pr HF og meldes inn til prosjektet 1.februar 2010 Iverksette løpende effektivisering (strakstiltak) fra januar (2010). Utviklingstiltak implementeres løpende etter hvert de ferdigstilles. Inngå nye samarbeidsavtaler med leverandører som følge av nye løsninger (innkjøp av tjenester, rådgivning, opplæring eller lederstøtte) Foreta eventuell organisasjonstilpasning (roller, ansvar, myndighet) for hver tjeneste som følge av nye løsninger Detaljere implementeringsplan Start implementering i hvert HF strakstiltak umiddelbart, større prosesser som krever forberedelser oppstart implementering innen 1.okt Momenter til behandling Revidert styringsmodell gjøres operativ i justert organisasjon (måltall, lederfora, arbeidsform) Eventuell organisasjonstilpasning gjennomført og justert organisasjon bemannet Start drift i tilpasset linjeorganisasjon etter ny styringsmodell Start implementeringsprosjekter i linjene Mål om full resultateffekt (takt) i Q4/2011 Implementeringssikring umiddelbart (inkludert allerede gjennomførte tiltak i 2009) og kontinuerlig frem til fullt resultatuttak Gevinstmåling, rapportering, oppfølging, avvik, beslutninger av korrektive tiltak Videre konkurranseeksponere og evaluere driften i Implementeringssikring Formalisert implementeringssikring i det videre prosjektet skal sørge for at alle tiltakene i Helse Nord blir gjennomført og at resultatforbedringene realiseres etter plan. Prinsipper for resultatsikring er illustrert gjennom følgende figur: 46

205 Mulighetsstudie ikke-medisinske støttetjenester. Februar 2010 Resultatsikring gjennom riktig ledelse og styring Mandat Rapportering og avvikshåndtering Gevinstmåling Delprosjektmandater Mål, tiltak og gevinster Kritiske grensesnitt Gjennomførte og planlagte tiltak Status mandat, måloppnåelse, fremdrift, risiko, team Avvik og korrektive tiltak Konsolidert tiltaksplan Faktiske resultater måles mot planlagte resultater Korrektive tiltak besluttes i etablerte fora Implementeringssikringsregime Ledelses- og styringsmodellen brukes som implementeringssikringsregime for forbedringsprosjektet. Den samme arbeidsformen videreføres av de operative linjeorganisasjonene i daglig drift og kontinuerlig forbedring. Lederfora og arbeidsform Måling Hvem skal møte og på hvilke nivåer Når skal man møtes Hvordan skal man arbeide Hvem skal måle og når Konsolidering På hvilke nivå skal målingene konsolideres: Lokasjon, HF, RHF En fast struktur for lederfora, arbeidsform og målinger foreslås etablert i det videre prosjektet Prosjektstyring God prosjektstyring er en forutsetning for å realisere gevinster. Nødvendige verktøy for oppfølging og rapportering må innføres og brukes. Generiske, utprøvde modeller, som tilpasses det videre prosjektets struktur foreslås benyttet. Eksempler på dette er vist i følgende figur: 47