Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Arkivsak: 13/82 Møtedato/tid: , kl. 08:30 Møtested: Sentrumsbygget, møterom 1 Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Atle-Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Tove Hilstad Stig Erik Olsen Kjellrun Orre Konstituert rådmann Roy Fritzon Jan-Åge Sneve Gundersen Konsek (møtesek) Ordfører, rådmann, varamedlemmer, Revisjon Midt-Norge Sakliste 021/13 Rullering av retningslinjer for Kontrollutvalget i Meldal 022/13 kommune Forslag til økonomiplan og nytt budsjett for Kontrollutvalget i Meldal kommune /13 Aktuelt fra utvalgene 024/13 Oppfølging av politiske vedtak 2013 per august 025/13 Forvaltningsrevisjon - Valg av prosjekt høst /13 Referatsaker 027/13 Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak med hjemmel i lov. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve Gundersen på telefon , eller e-post: jan.age.gundersen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Atle-Ingar Kjelstad (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen Rådgiver, Konsek

2 Rullering av retningslinjer for Kontrollutvalget i Meldal kommune Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Her skrives innstillinga. Vedlegg Forslag til nye retningslinjer 2013 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring revidering 2013 Saksutredning For å klargjøre rammene for, og innholdet i, kontrollutvalgets oppgaver har kommunestyret fastsatt egne retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune etter innstilling fra kontrollutvalget. Retningslinjene ble sist vedtatt i juni 2012 etter en revisjon av de opprinnelige fra I Kontrollutvalgsboken, som alle faste medlemmer har fått utdelt, er det sagt noe om aktuelle punkter å ha med i reglement/retningslinjer for kontrollutvalg. Der nevnes bl.a retningslinjer for valg, sammensetning av utvalget, retningslinjer for saksbehandlingen i utvalget og en angivelse av utvalgets oppgaver. Videre kan reglementet omfatte krav til møtehyppighet, rutiner knyttet til budsjettbehandling, og retningslinjer for evaluering av kontrollutvalgets virksomhet. Dette fremgår av side 21 i kontrollutvalgsboka. Mange av disse punktene er nå innarbeidet i utkast til reviderte retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune. Retningslinjene kan ikke inneholde bestemmelser som begrenser, eller som er i strid med, gjeldende regelverk for kontrollutvalget. Retningslinjene for kontrollutvalget skal vedtas i kommunestyret på tilsvarende måte som reglement for andre politiske utvalg. For å sikre at retningslinjene holdes oppdatert bør de gjennomgås, og eventuelt revideres, minimum en gang i valgperioden. Endringene som er gjennspeilet nå er i realiteten en ajourføring til dagens regelverk, samt mer utdypende presisert hvilke arbeidsoppgaver som ligger til kontrollutvalget. Det legges også opp til at egne retningslinjer for høring nå følger av retningslinjene for kontrollutvalget og at disse også nå blir vedtatt av kommunestyret. Det legges opp til at kontrollutvalget diskuterer utkast til retningslinjer i møtet. 1

3 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet et forslag til nye retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune med bakgrunn i Kommunal og Regionaldepartementets Kontrollutvalgsbok, samt de endringer som er fremkommet i kommuneloven og med retningslinjer for møter gjennomført som høring. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å oversende reviderte retningslinjene til kommunestyret for endelig behandling og vedtak. 2

4 Side 1 av 3 Meldal kommune Kontrollutvalget Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal Kontrollutvalget bidra til at Meldal kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Meldal på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrig interessenter har tillit til Meldal kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyret intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Meldal kommune består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: - Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunes årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. - Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. - Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. 3

5 Side 2 av 3 Meldal kommune Kontrollutvalget - Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. - Høring; Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Kontrollutvalget vedtar egne retningslinjer for gjennomføring av møter som høringer. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Meldal kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Utvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Møteinnkalling sendes en uke før møtet finner sted. Innkalling og protokoll fra møtene sendes medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann og revisor. Utvalgets møter er åpne og holdes i henhold til vedtatt møteplan. Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. Utvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene deltar i forhandlingene og avgir stemme i vedkommende sak. Om inhabilitet for utvalgets medlemmer og om fritak for å delta i behandlingen av en sak, gjelder bestemmelsene i kommuneloven Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget har rett til enhver opplysning fra kommunen, som anses som nødvendig for å utføre tilsynsfunksjonen. Kontrollutvalget avgjør selv hvilke opplysninger som er nødvendig for dens kontroll. Informasjons- og innsynsretten som tilligger kontrollutvalget gjelder også den som utfører sekretariatsfunksjonen. 7. Taushetsplikt offentlighet Kontrollutvalgets møter er åpne for allmennheten. Dørene skal likevel lukkes dersom utvalget skal behandle saker som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, jamfør forvaltningsloven 13. Utvalget må sørge for at rapporter og opplysninger som gir nødvendig grunnlag for saksbehandlingen i andre organer, blir meddelt. 8 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Meldal kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for; - å sikre god kvalitet i kommunens tjenester - å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse - å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen - å sikre at politiske vedtak i Meldal kommune følges opp. 4

6 Side 3 av 3 Meldal kommune Kontrollutvalget 9 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalget leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 10 Ikrafttredelse Retningslinjene gjelder fra den dato det er vedtatt av Meldal kommunestyre. 5

7 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Høringen skal være åpen, men kontrollutvalget kan lukke møte for hele eller deler av høringen dersom det framkommer taushetsbelagte opplsyninger. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkete dører etter forvaltningsloven og kommuneloven. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov, en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. Forberedelse Før møtet gjennomføres skal det være et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal det velges en hovedutspørrer for høringen. Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilke sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet for eksterne aktører til å reservere seg fra å møte, og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte hvis det er opplysninger underlagt lovpålagt taushetsplikt. Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e)før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål. Dersom det anmodes om lukkende dører på grunn av taushetsbelagt informasjon, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte dersom utvalget eller den innkalte krever dette. Gjennomføring av møtet Kontrollutvalgets leder innleder møtet ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp. Det skal føres protokoll fra høringen som et ordinært møte i utvalget. 6

8 Forslag til økonomiplan og nytt budsjett for Kontrollutvalget i Meldal kommune 2014 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og innstiller på at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Vedlegg Budsjettkontroll KU juli 2013 Saksutredning I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2013 i Meldal kommune. Budsjettet for 2014 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets egen virksomhet Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet ble det lagt om lønnsmessig for godtgjørelser folkevalgte og lønn til leder samt arbeidsgiveravgift for å være i tråd med godtgjøringsreglementet i 2013, og dette etterjusteres etter folketrygdens grunnbeløp for Det er også enkelte justeringer for å budsjettere realistisk. Det er beregnet at kontrollutvalget avvikler inntil 6 møter i året. Når det gjelder godtgjørelser og tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement og ut fra tidligere drift. Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal og Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Det er 7

9 derfor viktig at kursbudsjettet opprettholdes og gjerne styrkes og at kontrollutvalget tar initiativ til å styrke posten ut over sekretariatets forslag, dersom dette er ønskelig. På bakgrunn av erfaringstall de siste år, og endringene som er skissert på grunn av endret reglement for godtgjørelser, foreslår sekretariatet at budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet totalt sett øker med kr (13,5 %) pga av endringer i godtgjørelser og økt noe i kursbudsjett, kontingenter og transportutgifter som vist nedenfor. KJØP AV SEKRETARIATSTJENESTER Meldal kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS, etter avtalen om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2014 og la til grunn en forventet pris og lønnsvekst på 3,5 % for Avrundet betyr dette en økning på kr for Meldal kommune. Representantskapet ba styret om å vurdere behovet for innbyrdes justering av honorarene mellom noen av eierkommunene for å sikre en mest mulig rettferdig honorarfordeling. Daglig leder har fullmakt til å gå i dialog med enkelte kommuner med henblikk på justering av honorarene. Meldal kommune har i perioden fått levert 3 % flere timer enn budsjettert. For 2012 ble det levert 9 % flere timer enn budsjettert, mens for 2013 er status per oktober fortsatt 19 % og vil nok komme ut nærme budsjettert. Sekretariatet har ikke foreslått en økning ut over vedtatt generell økning i honoraret på 3,4 % for Meldal kommune. Kjøp av revisjonstjenester Meldal kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandler den honorar for sine kommuner og det er skissert en økning på 4,9 %. Noe som avrundet betyr en økning på kr for Meldal kommune. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr , som er en samlet økning på kr (4,6 %) fra Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Tekst Vedtatt budsjett 2012 Forslag budsjett 2013 Forslag budsjett Godtgjørelse folkevalgte Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnement tidsskrift Bevertning Andre driftsutgifter Kurs/konferanser (inkl overnatting) Skyss/kostgodtgj./reise (oppg.pl.) Transportutg. (ikke oppg.pl.) (bill., bom, park.) Kontigenter SUM KU`s egen virksomhet Kjøp sekretariat kontrollutvalg

10 14751 Kjøp Revisjon Midt-Norge IKS SUM Kjøp revisjon og sekretariatstjenester Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: (alle tall i 2013 kroner). Vedtatt budsjett 2013 Budsjett - forslag for 2014 Anslag for 2015* Anslag for 2016* 2017* Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter *) I ØKONOMIPLANEN ER BUDSJETTALLENE FOR 2014 VIDEREFØRT I PLANPERIODEN. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og ber kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for Budsjettet som sekretariatet har satt opp for 2014 har en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på 4,6 % i forhold til

11 KONTROLLUTVALG Konto Konto (T) Tjeneste Ansvar Regnskap Reg. budsj. perio Forbruk i % 1080 Godtgjørelse folkevalgte , , , ,44 106, Godtgj. tapt arb.fortjeneste , , , ,20 17, Gruppeliv- og ulykkesfors. (oppg.pl.) ,10 0,00 0, , Motkonto gr.liv og ulykke ,10 0,00 0, , Arbeidsgiveravgift , , , ,47 87, Abonnement tidsskrift , , ,00-630,00 156, Faglitteratur ,00 0,00 0, , Bevertning , , ,00-795,25 135, Andre driftsutgifter ,00 560, ,00 560, Kurs, møter (inkl. overnatting) , , , , Skyss/kostgodtgj./reise (oppg.pl.) , , , ,75 5, Transportutg. (ikke oppg.pl.) (bill., bom, park.) , , , , Kontingenter , , ,00-80,00 107, Kjøp av tjen. IKS (bl.a. revisjon) , , , ,00 97, M.v.a. utenfor mva-loven (drift) ,00 0,00 0,00-35, M.v.a.-komp. (drift) ,00 0,00 0,00 35, , ,73 714,33 10

12 Aktuelt fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/82-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Kontrollutvalgets sak for å ta opp tema og saker det er ønskelig å diskutere fra de utvalg medlemmene følger opp, samt eventuelle saker det er ønskelig å løfte opp for eventuell oppfølging videre. 11

13 Oppfølging av politiske vedtak 2013 per august Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/3-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. Vedlegg Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per august 2013 Kommunestyret mai-juni 2013 Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger til rådmannen. Dette fremgår av kommuneloven ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen tilligger rådmannen, vil kontrollutvalget i tillegg ha til oppgave å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Som et ledd i vedtaksoppfølgingen fremlegges oppdatert oversikt over saker til overvåkning av kontrollutvalget og forslag til nye saker fra de siste møter i kommunestyre og formannskap som kan være aktuelle. Oversikten danner et grunnlag for drøftinger i kontrollutvalgets møte, med sikte på å vurdere om det er saker utvalget ønsker fulgt opp 12

14 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per august 2013 Kommunestyrets møte 7. oktober 2010 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging KS- 073/2010 Utredning av samfunnsutviklingen ved endret skolestruktur Med bakgrunn i kommunestyrevedtak 055/09 iverksetter Meldal kommune en utredning av samfunnsutviklingen ved ny skolestruktur Følgende prosess gjennomføres: Oktober 2010: Utarbeidelse av mandat for samfunnsutredningen. Formannskapet får i oppdrag å vedta mandatet. November/desember 2010: Anbudsforespørsel ekstern ressurs bistand til rådmannen for å gjennomføre samfunnsutredningen. Vedtatte mandat danner grunnlag for forespørselen. Januar/juni 2011: Utredningsperiode. Det legges vekt på sterk involvering av ulike aktører i lokalsamfunnet. August 2011: Rådmannen legger fram forslag til handlingsplan for politisk behandling. Dette på bakgrunn av utredningen som er gjennomført Dialogprosjekt Nye tider, nye tanker. igangsatt. Fortsatt oppfølging(nov11). Rådmannen får ansvar for gjennomføringen. Det fastsettes en økonomisk ramme på kr til ekstern bistand i prosessen. Midlene dekkes ved bruk av disposisjonsfond. Kommunestyrets møte 23. juni 2011 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging KS- 019/2011 Forvaltningsrevisjonsrapport omdømme og omdømmebygging 3. Kommunestyret ber rådmannen om på komme tilbake med en vurdering av behovet for en strategi og konkrete målsettinger i forbindelse med rullering av Kommuneplanens samfunnsdel Følg med at dette blir behandlet. 13

15 Kommunestyrets møte 25. august 2011 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging KS-31/2011 Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen (SiO) forslag til framtidig samarbeid 5. SiO videreføres inntil 1 mnd etter at permanent driftsorganisasjon er på plass (tentativ 1. juli 2012). Fram til finansieres dette innenfor dagens finansielle ramme. KU holdes orientert. Erstatter oppfølging av KS- 18/2010 Fra setter kommunene samlet av kr av tildelte samhandlingsmidler til prosjekt ut Rådmannskollegiet i SiO gis mandat til å foreslå egnet finansiell fordelingsnøkkel og presentere dette for styringsgruppen 7. Som styringsstruktur for SiO etableres vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd etter kommunelovens 28 c. Valg av vertskommune(r) avgjøres i den videre prosessen. KU har blitt informert på status og framdrift i møte i Beholdes på oppfølgingsliste. 8. En videre deltakelse i en etableringsfase i SiO forutsetter at kommunene deltar i hele samarbeidet. Dette forhindrer allikevel ikke lokale tilpassninger i et etablert samarbeid, for eksempel gjeldende praksis i LiO. KS-30/2011 Tjenestesamarbeid og folkevalgt styring i Orkdalsregionen Meldal kommune ønsker å delta i et forpliktende samarbeid om nye fellestjenester i Orkdalsregionen, i samsvar med det innstillinga fra arbeidsutvalget datert 17 juni 2011 beskriver. KU holdes orientert Det skal utarbeides forslag til konkrete samarbeidsavtaler, som trenger godkjenning av departementet og skal vedtas i kommunene før 1. januar Forslag til delegering av myndighet fra kommunene til interkommunale folkevalgte organer legges fram til behandling samtidig med samarbeidsavtale 14

16 Kommunestyrets møte 16.desember 2010 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging KS-084/10 Handlingsprogram med økonomiplan for bed budsjett for 2011 (utdrag pkt 6 og 7 i vedtaket) 6. Følgende investeringstiltak iverksettes i økonomiplanperioden: (KUN UTDRAG FRA TABELLEN) Tiltak Ø 2011 Ø 2012 Ø 2013 Ø Ny adkomst og utvielse nærinsarr. Meldal Næringssenter Inn til oppfølging etter KUmøte 8.februar i sak 007/12. Rådmannen orienterer rundt saken i KU-møte 25.april. (Tabellen viser netto kostnad ekskl. m.v.a. ) 7. Finansiering av investeringstiltak i 2011 gjøres som følger: Kontrollutvalgets møte Orientering fra rådmannen vedr. Jordhusmoen. Tiltak Ny adk.og utv.nærinsarr. Meldal Næringsse. Finansieringsfor m Ø 2011 Ø 2012 Ø Bruk av lån Saken beholdes på oppfølging til gjennomført, og tilbakerapportert. (Tabellen viser netto finansiering ekskl. m.v.a. kompensasjon) 13. Rådmannen gis fullmakt til mindre, tekniske justeringer av budsjettet 15

17 MELDAL KOMMUNE Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: ,kl. 19: Sakliste Saksnr. Saktittel 030/13 13/544 Brev fra Kontrollutvalget i Orkdal kommune vedrørende oppdatert status for interkommunal barneverntjeneste for Orkdal, Skaun, Meldal og Agdenes 031/13 13/548 Andel av utgift til støttepersonell i interkommunalt legevaktsamarbeid 032/13 12/688 Tertialrapport til Kommunestyret for 3. tertial /13 07/762 Årsmelding for Kontrollutvalget i Meldal kommune /13 12/1304 Meldal kommunes regnskap og årsberetning for /13 13/477 Årsmelding 2012 Refererte skriv Orientering: Barnevern, v/barneverntjenesten i Orkdal kommune v/ass-rådmann Steinar Gaustad og enhetsleder Anne Løkstad Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: , kl. 19: Sakliste Saksnr. Saktittel 036/13 13/656 Ny barnehage i Storås og Å krets 037/13 13/344 Hallgruppa på Heggøya - Søknad om driftstilskudd, investeringstilskudd og lånegaranti til fotballhall på Heggøya 038/13 13/673 Tertialrapport for 1. tertial 2013 til kommunestyret 039/13 11/1565 Oppnevning av nytt medlem til navnekomite for stedsnavn i Meldal kommune 040/13 13/608 16

18 Asfaltering av kommunale veger /13 11/1420 Suppleringsvalg arbeidsgiverrepresentanter i Arbeidsmiljøutvalget 042/13 12/1070 Søknad om fritak fra politiske verv frem til august 2014 Orientering: Miljøpakken i Orkdal v/ varaordfører i Orkdal, Oddbjørn Bang 17

19 Forvaltningsrevisjon - Valg av prosjekt høst 2013 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 13/134-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget i Meldal kommune bestiller en forlavtningsrevisjon innen med levering våren 2014 på inntil 250 timer, hvorav 168 timer i Kontrollutvalget ber Revisjon Midt-Norge komme tilbake til utvalget med en prosjektplan med forslag til leveringstidspunkt. Saksutredning Kontrollutvalget må ta stilling til bestilling av en ny forvaltningsrevisjon for 2013 i henhold til plan for forvaltningsrevisjon , som ble vedtatt av kommunestyret i sak 014/12. Det ble ferdigstilt en rapport i 2012 innen sykefravær/nærværsarbeid som var bestilt av Kontrollutvalget. Ifølge planen gjenstår nå tre prosjekter. Dette er: 1. Bruken av tilskuddsmidler til næringsutvikling i Meldal 2. Barnevernstjenesten i Meldal kommune 3. Eiendomsforvaltning De to prosjektene som peker seg ut som aktuelle prosjekter er bruken av tilskuddsmidler og eiendomsforvaltning. I plan for forvaltningsrevisjon er bruken av tilskuddsmidler omtalt med følgende: Næringsutvikling, gründertenkning og entreprenørskap skal prege kommunens profil og aktivitet. Målet er å være en regional slagkraftig enhet i utviklingsarbeidet. Hvordan følges bruken av midler til næringsutvikling opp. Hvilke resultater har tilskudd til næringsutvikling gitt. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med næringsutvikling og hvorvidt kommunen lykkes med sin aktivitetsprofil. Er ulike modeller prøvd og hvilke resultater har kommet av dette arbeidet siden innføringen. I planen er eiendomsforvaltning omtalt med følgende: Meldal kommune er en betydelig eiendomsbesitter, noe som krever betydelige vedlikeholdsmidler for å sikre funksjonalitet og bruksverdi. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på eiendomsforvaltning vil kontrollutvalget sette fokus på om kommunen sitter på en hensiktsmessig eiendomsmasse sett i forhold til kommunens behov. Videre er det aktuelt å undersøke om eiendomsmassen utnyttes på en god måte, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, utnyttelsesgrad og muligheter for inntjening, eventuelt om det finnes 18

20 muligheter for alternativ bruk. Videre er det aktuelt å kartlegge vedlikeholdsbehovet og vurdere om man klarer man å opprettholde standarden på kommunale bygninger. I kommuneplanen har næringsutvikling vært ett av satsningsområdene til Meldal kommune. Hvor det er fokusert på målrettet næringsutvikling i et langsiktig perspektiv med fokus på nytenkning, kompetanseutvikling og infrastruktur. Samt et overordnet mål er å framheve Meldals kvaliteter og utviklingsmuligheter i alle hovedinnsatsområdene. Siste dokumentasjon på kommunens nettsider angående næringsutvikling er fra handlingsplan , samt en sluttrapport fra av en gjennomgang av næringsutviklingsarbeidet i Meldal kommune. For næringsutvikling og bruken av tilskuddsmidler kan det være aktuelt å se hvor aktivt kommunen har vært fra sin side for å skape nyetableringer, knytte nettverk eller knytte til seg eksterne samarbeidspartnere. På bakgrunn av dette kan det være hensiktsmessig å sette i gang en forvaltningfsrevisjon innen næringsutvikling i Meldal kommune for å se nærmere på bruken av tilskuddsmidler, og om kommunen evner og følge opp og lykkes i arbeidet. For kommunen som eiendomsforvalter og besitter av mange eiendommer, vil spørsmål melde seg om man sitter på en aktuell masse av eiendommer og om disse forvaltes på en mest mulig effektiv måte. Det kan også være av interesse hvordan kommunen håndterer sine eierskap og hvilke strategier som ligger til grunn for eierskapet, samt hvordan dette håndteres. Kommunen er eier av noen bygg alene, for eksempel skolebygg og lignenede, mens i andre sammenhenger er eiendomsbesitter i form av å være medeier i andre selskaper. Kommunen har de siste årene vært gjennom en omstillingsprosess med tanke på bygg og eiendom i forhold til etablering av en ny felles skole og noe relokalisering og oppussing av barnehager. I 2002 var det i Meldal kommune en forvaltningsrevisjon på området eiendomsforvaltning i Meldal kommune. Formålet med prosjektet var å kartlegge og vurdere hvordan eiendomsforvaltningen i Meldal kommune var organisert. Prosjektet fokuserte spesielt på hvordan utleieboligene og utleiebyggene ble forvaltet samt vurderte gjennomføringen av handlingsprogrammet for kommunens boligmasse. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekreteteriatet vil på bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon og tema som er aktuelle anbefale utvalget å gå inn i en av de to prosjektene beskrevet kort ovenfor. Kommunen som eiendomsforvalter har hatt noe bevegelse det siste året og er vel enda ikke helt sluttført, så det kan være mer hensiktsmessig å velge et prosjekt som retter seg mer mot næringsutvikling, samt at dette er et av fire hovedstatsningsområder for kommunen. 19

21 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune /13 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/82-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Tilbakemelding etter årsrevisjon 2012 Prosjektplan TrønderEnergi endring av oppdragsansvarlig revisor meldal kommune 1893_ _001 Meldal kommunes svar på tilbakemeldingsbrev fra Revisjon Midt- Norge Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Prosjektplan Trønderenergi 2. Orientering angående oppstart av arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll og overordnet analyse 20

22 21

23 22

24 23

25 PROSJEKTPLAN 2013 Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i TrønderEnergi 1. INNLEDNING 1 Kontrollutvalgene i 20 av TrønderEnergis eierkommuner har bestilt en selskapskontroll av TrønderE- nergi. Denne prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføring av kontrollen. Planen er utarbeidet av prosjektgruppen (Magnar Andersen, Trondheim kommunerevisjon og Frode Singstad, prosjektleder, Revisjon Midt-Norge IKS) og vedtatt av styringsgruppen (Monica Larsen Torvik, Fosen kommunerevisjon IKS, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og Per Olav Nilsen, leder, Trondheim kommunerevisjon). Planen er utarbeidet med utgangspunkt i den prosjektskissen kontrollutvalgene har gitt sin tilslutning til. 2. BAKGRUNN TrønderEnergi er et offentlig selskap eid av flere kommuner i Trøndelagsregionen. De kommunale kontrollutvalgene skal påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper, herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventninger og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder (se figur på neste side). Disse er forretningsområdene a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter energiloven. 1 Trondheim, Melhus, Orkdal, Klæbu, Snillfjord, Agdenes, Hitra, Skaun, Hemne, Meldal, Midtre Gauldal, Frøya, Selbu, Malvik, Holtålen, Oppdal, Ørland, Rissa, Åfjord og Osen 24side 1 av 11

26 PROSJEKTPLAN 2013 Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: Figur: Konsernorganisering, TrønderEnergi Kilde: tronderenergi.no Energiloven oppfølging av tilsyn fra NVE I følge tilsynsmyndighetene (NVE) hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 2 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsern- ledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 3 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i or- ganisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 2 MAFI-prosjektet er et arbeid nettselskapet iverksatte for å effektivisere og konkurranseutsette konsernfunksjoner som kundesenter og fakturaservice. 3 Merke er en markedsavdeling på konsernnivå. 25side 2 av 11

27 PROSJEKTPLAN 2013 Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. NVE har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Prosjektgruppen har i forbindelse med planleggingen vært i møte med NVE. Møtet ga god informasjon om NVEs tilsyn med konsernet generelt og nettselskapet spesielt. Møtet ga ikke grunnlag for å endre den innrettingen vi har skissert i prosjektskissen. I møtet kom det fram at NVE vurderte å utstede dagmulkt til TrønderEnergi Nett for manglende retting av avvik fra tilsynene. Årsaken er etter hva vi forstår at datasystemene fremdeles ikke fungerer etter NVEs forskrifter, noe som innebærer at kunder fremdeles ikke får byttet kraftleverandør på riktig måte. På grunn av dette klarer ikke TrønderEnergi Nett å overholde tidsfristene for leverandørskifter. Tilsvarende tekniske utfordringer gjør også at TrønderEnergi Nett ikke har kunnet tilby samfakturering med kraftleverandørene. I møtet kom det videre fram at NVE har mottatt klager på at TrønderEnergi Marked bruker TrønderEnergi Netts database for å oppsøke kunder. Det er i strid med kravet til nøytralitet og funksjonelt skille. Ifølge NVE var det ikke planlagt nye revisjoner (tilsynsbesøk) på dette grunnlaget, men de hadde ikke lukket tilsynssaken. Etter prosjektgruppens syn er det grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven med forskrifter, og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverk. Se nærmere under beskrivelsen av problemstillingene 6-8. Eiernes ansvar De kommunene som har eierandeler i TrønderEnergi, har på sin side et ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle 26side 3 av 11

28 PROSJEKTPLAN 2013 Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har videre vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både utvidelse av nettdelen av virksomheten, og ved oppbygging av aktiviteten på nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og ikke minst på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimsregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om TrønderEnergi har etablert de nødvendige styringssystemene på overordna nivå for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 27side 4 av 11

29 PROSJEKTPLAN 2013 Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen foran innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne, eierstyringen og selskapets styringssystemer på konsernnivå. Den andre delen retter seg mot forholdet mellom konsernet og nettselskapet, og har som formål å redegjøre hvordan de ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. I det følgende presenterer vi de problemstillingene vi har utarbeidet for undersøkelsen. 3.1 EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Et sentralt prinsipp ved godt kommunalt eierskap er at kommunen har en bevisst holdning til hvorfor de eier de selskapene de gjør, og hva de vil med eierskapet. Prinsipper for god eierstyring fremkommer i Kommunenes Sentralforbund sine anbefalinger for eierstyring og anbefalinger gitt av Norsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse (NUES). Hovedproblemstilling for denne delen av undersøkelsen er: Er eierstyring og selskapsledelse i TrønderEnergi i samsvar gitte anbefalinger og eiernes forventninger? Dette vil bli belyst ved å svare på følgende spørsmål: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i TrønderEnergi? Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar? Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? 28side 5 av 11

30 PROSJEKTPLAN 2013 Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: ENERGILOVENS KRAV TIL FUNKSJONELT SKILLE Det følger av energiloven at TrønderEnergi må kunne dokumentere at virksomhetene er organisert og drevet med et funksjonelt skille mellom selskapets monopoldel (nettselskap) og konsernets øvrige virksomheter. Hovedproblemsstilling for denne delen av undersøkelsen er: Hvordan ivaretar TrønderEnergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? NVE har tilsynsmyndighet på området og problemstillingen vil bli belyst ved å svare på følgende spørsmål: Hva gjør TrønderEnergi for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? Hvordan sikrer TrønderEnergi seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? Hvordan dokumenterer TrønderEnergi at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? 4. KILDER TIL REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er den standarden som eiernes og konsernets praksis måles mot. Kriterier skal utledes av autoritative kilder. Kilder for revisjonskriterier i denne kontrollen er aktuelle føringer gitt av eierne, 4 konsernets vedtekter, prinsipper for god eierstyring, økonomisk teori, prinsipper for internkontroll, samt 5 relevante lover og forskrifter. I tillegg kan det være aktuelt å utlede kriterier ut fra de krav som selskapet selv har vedtatt eller målsettinger som selskapet har fremmet overfor eierne. 4 Aktuelle kriterier hentes fra Kommunenes Sentralforbunds anbefaling om eierstyring, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, samt anbefalinger gitt av Norsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse (NUES). Styret i TrønderEnergi AS har vedtatt at eierstyringen og selskapsledelsen skal bygge på prinsippene i NUES. 5 Aktuelle lovkilder for kriterier vil være Energiloven, avregningsforskriften (FOR nr 30), NVE s tilsynsrapporter/pålegg og Lov om offentlige anskaffelser med mer. 29side 6 av 11

31 PROSJEKTPLAN 2013 Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Som problemstillingene skisserer vil vi fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Utover de avgrensningene som følger av problemstillingene og kriteriene, vil vi legge til at ytterligere avgrensninger eller endringer i innrettingen kan bli gjort etter innledende møter med konsernledelsen. 6. FRAMDRIFT Oppstartmøte med konsernledelsen er planlagt til første uke i september, mens hovedtyngden av datainnsamlingen er planlagt utført i oktober - november. I den prosjektskissen som kontrollutvalgene tidligere har gitt sin tilslutning til, er det forutsatt at rapport fra selskapskontrollen skal leveres innen Prosjektgruppen har av ulike årsaker ikke kunnet starte arbeidet med kontrollen før nå, og det innebærer at vi dessverre ikke ser oss i stand til å gjennomføre kontrollen med tilstrekkelige krav til kvalitet innen den fristen. Vi ber derfor kontrollutvalgene om å slutte seg til ny frist for levering side 7 av 11

32 7. VEDLEGG 1: AKTUELLE KILDER TIL KRITERIER Kilder til revisjonskriterier er i hovedsak hentet fra relevante lover og forskrifter, rammeverket for internkontroll (Coso), aktuelle anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse, samt de føringer som ble gitt i forbindelse med fusjonen. I fusjonen ble det gitt føringer om effektiv drift og at dette på sikt skulle gi lavere nettleie for alle kunder. Økonomisk teori knyttet til effektivitet kan derfor også være relevant å trekke inn som kriterier i denne sammenheng. Eierstyring Et sentralt prinsipp ved godt kommunalt eierskap er at kommunen har en bevisst holdning til hvorfor de eier de selskapene de gjør. Kommuner bør utarbeide og nedtegne formål og strategier for alle sine eierskap i selskaper. 6 (jf anbefaling 2). Bakgrunnen for denne anbefalingen er todelt: For det første kan det bidra til å sikre tydelige, forutsigbare og etterprøvbare signaler fra eierne til selskapet. KS anbefaler at kommunale eierskap bør være preget av langsiktighet og samfunnsansvar. For det andre kan det bidra til å bevisstgjøre kommunestyret om sin eierrolle, og om det ansvaret som påligger dem som eiere. Aksjeloven og prinsipper for godt eierskap? Kommuner som kjøper aksjer i selskaper, vil og bør ha et ønske om å påvirke selskapene på et eller annet vis. Men de kan ikke styre selskapene gjennom den tradisjonelle forvaltningsmessige styringen de er vant til å bruke ovenfor egen administrasjon. De må forholde seg til de styringsformene som følger av den aktuelle selskapsformen, her AS. Det forutsetter for det første at kommunene og eierrepresentantene har tilstrekkelig kjennskap til disse styringsformene, og for det andre at de forholder seg til de spillereglene som følger av aksjeloven og av normer for godt eierskap. Aksjeloven er basert på en tydelig ansvarsdeling mellom eiere og styret. Dette kommer blant annet til uttrykk i bestemmelser og styrets rolle og ansvar, og i konkrete krav til gjennomføring av generalforsamling. Prinsippet er at eiere utøver sin myndighet gjennom formelle møter i generalforsamling (asl. 5-1). Det innebærer at kommunene som eiere må styre gjennom generalforsamlingen, ikke gjennom andre linjer, som styret eller ledelsen. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen (asl. 6-3). Det er vanlig å si at eiernes viktigste oppgave er å velge et kompetent styre. Et styreverv i et aksjeselskap er et personlig verv. Styremedlemmer representerer verken partier, kommuner eller andre interessenter, men skal ivareta bedriftens interesser ut fra det formålet eierne har satt. Styremedlemmer i et aksjeselskap kan stilles strafferettslig og erstatningsrettslig ansvarlig for utøvelsen av sitt verv. Derfor bør eiere sørge for et profesjonelt styre med komplementær kompetanse. Et godt virkemiddel for å sikre kompetente styrer, er å vedtektsfeste bruk av valgkomite. Valgkomiteen bør levere begrunnede innstillinger til generalforsamlingen. Det bør etableres kriterier for styre- 7 sammensetningen, som kan bidra til å sikre den komplementære kompetansen. Som et ledd i arbeidet med å sikre nødvendig kompetanse i styret, anbefaler KS at styret årlig foretar en evaluering av egen kompetanse og eget arbeid. Andre tiltak som kan sikre og opprettholde kompetanse er opplæring til nye styremedlemmer, jevnlig tilbud om oppdatering for andre medlemmer og gjennomføring av styreseminarer. Styret bør gi en samlet redegjørelse for sin styring og ledelse i årsrapporten. Det er eiernes ansvar å sikre et kompetent og styringsdyktig styre. Det innebærer at om styret ikke oppfyller eiernes målsetninger, bør de vurdere å endre det. 8 KS anbefaler at man som utgangspunkt unngår å velge ledende politikere til selskapsstyrene, blant annet for å unngå stadige habilitetskonflikter ved behandling av saker som angår selskapet i kommunestyret. Dette må likevel nyanseres: I noen type virksomheter kan den kompetansen politikere besitter være viktige og nødvendige bidrag til styrenes samlede kompetanse. Politikere med erfaring fra styrearbeid kan også bidra til en høyere interesse for eierstyring til resten av kommunestyret. KS eierforum har vurdert konkret om det burde innføres et lovforbud mot ledende politikere i styrer, men konkluderte med at det ikke ville være hensiktsmessig. Det følger av kommuneloven 80a at i selskaper der kommuner eier minst to tredjedeler av aksjene, gjelder kravene til kjønnsbalanse i styret i asl Det innebærer at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. 6 Ja mfør KS sin anbefaling nr 2. I NUES anbefal ing kap 2 fr emgår det i t illegg at selskapets virksomhet bør tydeliggjøres i vedtektene og 7 in nenfor ramm ene av vedtekt ene bør selskapet ha klare mål og strategier for virksomheten. Jamfør KS sin anbefaling nr 8. I NUES kap 7 fremgår det at valg komiteen bør sammensett es slik at aksjonærfe llesskapets inter esser blir 8 ivare tatt. Jamfør KS sin anbefaling nr 11 og anbefalingene i NUES kap 8 og 9. 31

33 Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal representere en kommune i generalforsamling. Etter kommuneloven vil det være kommunestyret, dersom ikke vedtektene bestemmer noe annet (koml. 6). Den som skal representere kommunestyret i generalforsamling, må derfor ha fullmakt fra kommunestyret. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er derfor sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling. KS anbefaler at kommunestyret representeres ved politisk ledelse og at folkevalgte som er involvert i eierstyringen gjennomgår opplæring i de styringsmulighetene som finnes for den aktuelle selskapsformen. 9 Samfunnsansvar Samfunnsansvar handler om hvordan verdier skapes, og hvordan virksomheten påvirker mennesker, miljø og samfunn. Kommunalt eide selskaper forvalter fellesskapets ressurser og bør derfor vise samfunnsansvar. Virksomheten bør skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt. Samfunns- og miljømessige hensyn bør derfor være integrert i virksomhetens strategi og daglig drift. Denne problemstillingen tar utgangspunkt i eiernes ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, men ser også på selskapet (ved styrets) arbeid på området. KS Bedrift har tidligere utviklet en egen veileder for arbeid med etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i selskaper(ks Bedrifts, 2006). Der fremgår det følgende suksesskriterier for arbeid med etikk: Arbeidet og oppfølgingen av det - må forankres i ledelsen Arbeidet må forankres i strategi og handlingsplaner Selskapet bør utarbeide retningslinjer for hva som er dets samfunnsansvar, og hvordan de an-satte skal kommunisere dette gjennom handlinger Selskapet bør utarbeide retningslinjer for varslingssaker De etiske verdiene må gjøres kjent i organisasjonen og alle ansatte må ta ansvar for etterlevelse av de etiske retningslinjene. Forankring av selskapets strategier hos eierne KS anbefaling nr 3 omhandler utarbeidelse og revidering av selskapsstrategier. Trønderenergi har i løpet at de siste årene gjort noen strategiske valg med stor betydning både for selskapet, ansatte og eierkommunene. Det gjelder blant annet fusjoner, oppkjøp og salg av virksomheter og effektiviseringsprosesser. Fra media er det kjent at noen eierkommuner, eller representanter for dem, har uttrykt skepsis og misnøye med enkelte deler av denne utviklingen. Blant annet er det gitt uttrykk for at eierne er lovt effektiviseringsgevinster som ikke har latt seg realisere. Et selskaps strategier skal gjenspeile eiernes forventninger. Derfor er det relevant å undersøke i hvilken grad dagens strategier samsvarer med eiernes forventninger, og i hvilken grad strategiene er forankret hos de ulike eierne. Eierne vil som regel ta stilling til strategiske spørsmål på oppfordring fra styret og ledelsen. Vi må derfor se nærmere på det beslutningsgrunnlaget eierne er stilt ovenfor ved behandling av slike saker, og vurdere om det var tilstrekkelig til å opplyse eierne om konsekvensene av de strategiske valgene som ble gjort. Aksjelovens krav til ledelsens økonomioppfølging Krav til selskapets ledelse fremkommer av aksjelovens kapittel 6. Av 6-12 fremgår det at det er styrets oppgave å sørge for forsvarlig organisering av virksomheten og at det foreligger fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Aksjelovens 6-14 slår fast at daglig leder skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Av 6-15 fremgår det at daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Regnskapsloven Som aksjeselskap er TrønderEnergi AS regnskapspliktige etter regnskapsloven. Selskapet er pliktig til å sørge for dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, og disse blant annet er fullstendighet, nøyaktig og sporbar. Ekstern revisor følger normalt opp avvik på området. Effektiv drift Siden TrønderEnergi er et offentlig eid selskap vil det være naturlig å stille samme krav til selskapet som til andre offentlig eide selskaper for å sikre god forretningsskikk. Lov om offentlige anskaffelser vil gjelde for Trønderenergi Nett da dette er å anse som en offentlig monopolvirksomhet. Innkjøp vil være regulert av Forskrift om innkjøpsreg- 9 Jamfør KS anbefaling nr 1 og nr 7. 32

34 ler i forsyningssektorene. Uavhengig av lov offentlige anskaffelser bør innkjøp skje på rimeligste måte ut fra at selskapet bør ha som mål å drive mest mulig lønnsomt. Krav til fremtidig effektivitet framkom også i prinsippene om nettfusjon som selskapene ble enig om. Krav om samordning av nettleien skulle på kort sikt føre til at TrønderEnergi sine kunder fikk lavere nettleie, mens kundene i Trondheim og Klæbu kun skulle få en beskjeden økning i sin nettleie. Fra partene i fusjonen var intensjonen at det nye selskapet skulle være i front blant de mest effektive nettselskapene i landet. Dette skulle på sikt gi nettkundene enda lavere nettleie. Intern kontroll For å sikre at selskapets virksomhet og økonomiforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, bør selskapet ha etablert et internkontrollsystem som gjør at eierne er i stand til å føre en kontroll med virksomheten. Intern kontrollen skal sikre selskapets verdier og sørge for forsvarlig drift av virksomhetene. Den bør være en integrert del av ledelsens totale styringssystem og tilpasset virksomhetens størrelse og kompleksitet. Anerkjent rammeverk for internkontroll (COSO) operer med fem sentrale komponenter. Disse er knyttet til kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og overvåking/ oppfølging Kontrollmiljøet består av verdigrunnlaget, holdninger og adferd, og setter standard for ansattes holdning til kontroll. Kontrollmiljøet avspeiler hele organisasjonen, og danner grunnlaget for de øvrige kontrollkomponentene. Med risikovurderinger menes at ledelsen skal identifisere interne eller eksterne risikoer som kan bidra til å hindre måloppnåelse. Det er viktig at ledelsen gjennomfører dette på flere nivåer i organisasjonen og at risikoreduserende tiltak vurderes. Kontrollhandlinger dreier seg om handlingsplaner og rutiner for risikohåndtering, og bør utformes som en integrert del av virksomheten. Valg av kontrollhandlinger bør vurderes i forhold til kostnad og nytte av redusert risiko. Med informasjon menes de opplysninger som er relevant for å styre virksomheten. For eierne og ledelsen av virksomheten vil tilgangen på tilstrekkelig økonomisk informasjon være viktig som styringsinformasjon. Budsjettering innebærer ofte planlegging og beslutning under usikkerhet. Desto større usikkerheten er, desto viktigere er den økonomiske informasjonen som forutsetning for økonomistyringen og de beslutninger som skal tas. Det er i tillegg viktig at den økonomiske rapportering og oppfølgingen er aktuell og av god kvalitet. Resultater bør overvåkes og følges opp mot de mål som er fastsatt. Forutsetningene som ligger til grunn for virksomhetens mål bør gjennomgås med jevne mellomrom. Det bør utarbeides og gjennomføres oppfølgingsrutiner for å sikre at nødvendige endringer eller handlinger blir utført. Energiloven Formålet med energiloven er å sikre at produksjon, omforming, overføringer, omsetting, fordeling og bruk av energi skjer på en effektiv og rasjonell måte. Lovens 1-3 definerer vertikalt integrerte selskaper som virksomheter som utøver produksjon eller omsetning av elektrisk energi i tillegg til overføringer, omforming eller fordeling av elektrisk energi (nettvirksomhet). Trønderenergi er i forhold til denne definisjonen å regne som et vertikalt integrert selskap. Energilovens kapittel 4 omhandler omsetning av elektrisk kraft. Av 4-1 fremgår det blant annet at departementet kan fastsette vilkår om organisering og regnskapsførsel. Loven legger til grunn at netteier skal opptre nøytralt, at det tilbys ikke-diskriminerende og objektive punkttariffer og vilkår, at det gis informasjon til kundene om nettet. I energiloven følger det krav om selskapsmessig skille ( 4.6) og funksjonelt skille ( 4.7). For Trønderenergi inntrer kravet om selskapsmessig skille som følge av at de nå har over nettkunder. Krav til funksjonelt skille innbærer at ledelsen i nettselskapet ikke kan delta i ledelsen av den delen av virksomheten som er i konkurransemarkedet. Behov for å regulere inntektene til nettselskapet, foreligger som krav i omsetningskonsesjonen etter energiloven 4.1. Se også energiloven 4.3 og energilovforskriften 4.4 bokstav a, samt krav til regnskapsmessig skille mellom konkurranseutsatt del og monopoldel. Formålet er å unngå kryssubsidiering mellom monopoldelen og den konkurranseutsatte delen. Avregningsforskriften 10 Avregningsforskriften skal sikre at kraftleverandører gis tilgang til overføringsnettet og legge til rette for at sluttbrukere på en enkel måte kan bytte kraftleverandør. Nettselskapet skal overfor ulike kraftleverandører opptre som en nøytral aktør. I forskriftens kapittel 8 fremkommer krav til nøytralitet, informasjon, gebyrer og bortsetting av tjenes- 10 FOR nr 301: Forskrift om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 33

35 ter. Krav til selskapsnøytralitet og informasjonsplikt fremgår i avregningsforskriftens 8-1. Nettselskapet skal i enhver sammenheng opptre nøytralt overfor kraftleverandører og sluttbrukere. Forskriften nevner følgende forhold: a) informasjon om kraftleverandører og kraftmarkedet, b) håndtering av leverandørskifter, c) nyetablering av abonnement, d) oversendelse av måledata, e) valg av faktureringsrutiner og f) avregnings- og faktureringsplikt. Nettselskapet skal håndtere informasjon på en måte som gjør at enkeltleverandører ikke kan gis konkurransefortrinn. Videre har nettselskapet plikter å informere sluttbrukere om hvilke kraftleverandører som leverer kraft i deres nettområde. Ved oppstart av leveringspliktig kraftleveranse i medhold av energiloven 3-3 skal nettselskapet uten ugrunnet opphold informere sluttbruker om de vilkår som gjelder for leveringen, samt gi sluttbruker informasjon om hvilke kraftleverandører som leverer kraft i området og hvordan en sluttbruker kan skaffe seg en kraftleverandør. Dette skal meddeles skriftlig i form av et oppstartbrev som skal utformes i henhold til mal utarbeidet av Norges vassdrags- og energidirektorat. Nettselskapet skal deretter minimum hver tredje måned gi sluttbruker den informasjon som nevnes i annet punktum, i form av et påminnelsesbrev som skal utformes i henhold til mal utarbeidet av Norges vassdrags- og energidirektorat. Sluttbrukere som mottar leveringspliktig kraftleveranse skal informeres om endringer i priser og leveringsvilkår senest tre uker før endringen finner sted. Når nettselskapet inngår i vertikalt integrerte virksomheter skal det utarbeides et program for overvåking av nøytralitet jamfør avregningsforskriftens 8-1a. Programmet skal beskrive de tiltak som er truffet for å sikre at nettselskapet opptrer i henhold til nøytralitetsbestemmelsene i energiloven. Nettselskapet har ansvar for å sikre at programmet etterleves, og skal utpeke en person som er ansvarlig for programmet. Det skal fremgå hvilke forpliktelser arbeidstakerne har for å sikre nøytralitet. Alle arbeidstakere i nettselskapet skal skriftlig forplikte seg til å opptre nøytralt overfor kraftleverandører og sluttbrukere. Programmet skal detaljert angi hva slags informasjon som er underlagt taushetsplikt, og hvordan denne skal behandles. Det skal gjennomføres regelmessig opplæring knyttet til etterlevelse av nøytralitetskravene. En årlig rapport med beskrivelse av de tiltak som er truffet, samt resultatene av disse, skal innen tre måneder etter årsskiftet offentliggjøres på en slik måte at den er lett tilgjengelig, samt oversendes til Norges vassdrags- og energidirektorat. Krav fra NVE NVE ila TrønderEnergi Nett AS overtredelsesgebyr for brudd på kravet om funksjonelt skille, om nettselskapets nøytralitet og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet. Bruddene ble knyttet til energilovens 4-7 og avregningsforskriftens 8-1. I tilsynsrapporten ble det gitt 4 avvik og en anmerkning. Det ble blant annet pekt på at morselskapet hadde instruert nettselskapet til å ta en avgjørelse som hadde til hensikt å fremme konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser. Avdeling Merke hadde en uklar rolle og hadde gitt innspill til informasjon som nettselskapet skulle videreformidle til sine kunder. Selskapet hadde også brutt omsetningskonsesjonens i forhold til manglende samfakturering med alle kraftleverandører. NVE framførte følgende forhold som medførte brudd på loven: Styresammensetningen i TrønderEnergi Nett Instruksjonen om å stoppe MAFI-prosjektet Innspill fra avdeling Merke til nettselskapets informasjon overfor sine kunder Manglende rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Manglende likebehandling i forbindelse med fakturering. 34

36 35

37 36

38 37

39 Meldal kommune «Sse_Navn» «Sdo_AMNavn» «Sdo_AMPostAdr» «Sdo_AMAdr2» «Sdo_AMPostNr» «Sdo_AMPoststed» Deres ref. Vår ref: Oppgis ved henvendelse hit Arkivkode: Dato: «Sdo_AMReferanse» «Sdo_ArkivSakID»- «Sdo_DokNr»/«Sdo_BrukerID» «Sas_ArkivID»/«Sas_Obj ektid1» Meldal, «Sdo_DokDato» «Sdo_Tittel» Viser til nummerert brev og tilbakemelding fra Revisjon Midt-Norge i forhold til regnskap 2012, og vil med dette kommentere enkelte av punktene i aktuelle brev. Nummerert brev/generell tilbakemelding: I brevene er det påpekt at regnskap og årsberetning ikke er avlagt rettidig. Rådmannen beklager dette, og har også beklaget dette i hhv. Kontrollutvalg, Formannskap og Kommunestyre, i forbindelse med den politiske behandling av regnskapet. Noe av bakgrunnen for sene avgivelser er betydelig merarbeid med feilrettinger etter systemmessige arbeider i lønns- og personalsystemet, overgang til nye systemer samt endringer i organisasjonen. Når det gjelder avstemming av skjema RF 1022, er melding om mangelfull avstemming sendt skatt Midt, samt skatteoppkrever, slik at dette forholdet er kjent for de øvrige offentlige etatene. Vi er etter mye arbeid, av den oppfatning at feilen i avstemmingene ligger i systemrelaterte forhold, og dette er under oppfølging fra systemleverandør. Også her beklager vi sterkt at ikke arbeidet er ferdigstilt innenfor de gitte frister. Mangelfull avstemming gjelder også fellesrådet, hvor kommunen forestår utlønning og regnskap. I forbindelse med omlegging til nytt system, er det ytterligere innskjerpet rutiner for løpende avstemming gjennom året. Sammen med Visma ønsker vi at dette skal skje terminvis gjennom året. Vi er fullt ut enig i revisors presisering av at dette er ledelsens ansvar, og vi iverksetter derfor tiltak som beskrevet over. Finans: I brevet påpekes at det er eldre lån på sosialsiden, hvor det ikke har vært bevegelse på konti tilbake til Revisor antyder nedskriving av disse postene i størrelsesorden kr Dette vil bli fulgt opp, både med konkret nedskriving, samt ved gjennomgang av praksis med oppfølging av disse fordringene. Lønn: Postadresse: Telefon: Organisasjonsnr: E-post: Kvamsveien postmottak@meldal.kommune.no 7336 Meldal Telefaks: Bankgiro: Internett: