DATATJENESTER FOR NTH/UNITt SINTEF-MILJ0ET: BRUKERINFORMASJON, PROGRAMVARE OG BRUKERHJELP SAKS8EAR8EIDERIFORFATIER.

Transkript

1 GJELDER SINTEF RUNIT Postadresse: 7034 Trondheim Bes0ksadresse: H0gskoleringen 7 i Telefon: (07) Telefax: (07) Telex: sintf n DATATJENESTER FOR NTH/UNITt SINTEF-MILJ0ET: BRUKERINFORMASJON, PROGRAMVARE OG BRUKERHJELP GAR TIL UNIT OJ m I» Z o r ZG) x C -f ~ r m r en m o ~ m ẕf m :0 ZG) m =1 m :0»< ~ r m EN KOPI SENDES SENTRALARKIV ARKIVKODE 511/KLV/ts/13 ELEKTRONISK ARKIVKODE GRADERING Intern G:\ARKIV\4\TKLVEODS.OOK PROSJEKTNR. DATO SAKS8EAR8EIDERIFORFATIER ANTALL SIDER Knut Lambri t Vik 9 INNLEDNING Dette notatet er en beskrivelse av tjenester som vi anser som viktige og nyttige for fellesskapet innenfor emnene brukerrettet informasjon, programvarearbeid og hjelp til brukere. Notatet er tredelt - en innledning, en kort generell beskrivelse av tjenestene informasjon, programvare og brukerhjelp, og en beskrivelse av de ulike tjenestene vi s0ker om prosjektmidler for i I vedlegg beskrives tjenesten "RUN-NYTT" mer utfyllende. Utgangspunktet for tjenestene mot brukerne er at databehandling skal VCBre et effektivt verkt0y for forskning, undervisning og kontorst0tte. Det er viktig at dette verkt0yet tas i bruk dar det gir nytte, og lettest mulig. Fagfolk b0r i st0rst mulig grad kunne konsentrere seg om a bruke tiden til sitt fag, 09 unnga plunder og heft nar de skal ta dataverkt0y i bruk. En tjeneste for fellesskapet vii i framtiden mer VCBre en formidlingstjeneste for kunnskaper og programvare enn en hjelpetjeneste for hver enkelt - det siste b0r dekkes lokalt sa langt som mulig. Utviklingen har gatt mot lokale maskiner og lakale tjenester. Dette b0r dog ikke utelukke at det er fellestjenester ogsa - tjenester som samarbeider mad lakale tjenester. Stikkord er bl. annet: reserve for tokale tjenester, kontinuitet i tjenester og kunnskaper, formidling av kompetanse og kontakter, opplcaring av lakale tjenesteytere, samordning av datatjenestene, videregaende kompetanse. Utviklingen mot arbeidsstasjoner sam samvirker gjennom nettverk f0rer ogs8. til at swrre behov for samarbeid og samordning. Vi mener at det er viktig at det er et tjenesteniva med fellesskapets behov som oppgave. I dag er trenden at en skal satse pa bruk og brukerne. Det er foretatt stofe investeringer i datautstyr i det norske samfunnet uten at dette utstyret er blitt tatt skikkelig i bruk. Det er ogs8. mange som har tatt dataverkt0y lite i bruk, og sam trenger hjelp for a komme i gang. Datte notat inneholder prosjaktinformasjon og forelspige resultater, som internt og uformelt underlag for endelig prosjektrapport fra SINTEF. SINTEF hefter ikke for notatets innhold, og resultater/data vii i den godkjente prosjektrapport kunne awike fra notatets opplysninger uten spesielt varsel eller henvisning til dette. For apne prosjekter tas forbehold mot gjengivelse av innhotdet, idet det eventuelt vii bli seskt utnyttet i forbindelse mad patentering, publikasjoner 0.1.

2 2 Informasjonsteknolgi er et meget stort og uoversiktelig felt. Ingen kan ha kunnskaper om alt 09 Qversikt over aile muligheter. Rundt om i NTH/UNIT og SINTEF er det en star kunnskapsmengde rundt bruk av maskiner og programvare, 09 vi anser en tjeneste som aktivt formidler slik kunnskap som viktig for milj08t. Det samme gjelder det a VeEre "Iyttepost" mot resten av Norge og mot utlandet. For aile er de daglige oppgavene sa mange at det er vanskelig a avsette tid til a finne fram til, og bli kjent med, nye og forhapentlig bedre dataverkwy. Gjennom slike tjenester som dette kan man synliggj0re nye tjenester og muligheter, og a foreta tilrettelegging for at disse tettest mulig kan tas i bruk. F0rst en kort generell beskrivelse de tre hovedtyper av tjenester: Informasjonsarbeid. Utgangspunktet er praktisk brukerrettet informasjon - skriftlig og muntlig. Stikkord for arbeidet: - ikke aile kan alt overalt - dertor kunnskapsformidling, formidling av kontakter. - unnga un0dvendig dobbeltarbeid mhp. oppleering, ta programvare i bruk, etc. - gj0re brukerterskelen lavera - gj0re et produkt lettere a ta i bruk. - formildle tips, goda rad, brukerveiledninger - fra mange kilder - informasjonsutveksling med andre norske universiteter og med utlandet, - arbeidet: innsamling, bearbeiding, videreformidling. I en stor informasjonsmengde: ekstrahere, systematisere, gj0re lettere til gjengelig. VeEre "Iyttepost" lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Kanaler for den skriftlige informasjonen er RUN-NYTT, frittstaende skrifter, og datalagret informasjon - for selvbetjening (elektronisk informasjonsformidling). Informasjonsformidling pro datamaskin og datanett vii bli viktigere og viktigere i framtiden, og gjennom tjenermaskinen ugle.unit.no er det etablert et slikt apparat lokalt i vart milj0. Se egen beskrivelse ang. RUN-NYTT. Tjenermaskinen er butt meget populaar - pro 15. sept. er det formidlet filer fra ugle.unit.no i Personlig kontakt og personlig informasjonsformidling er ogsaviktig. Det er meget n0dvendig mad opps0kende virksomhet - for ~ tartalle, for a vite hva som brukes av tjenester og programvare, for a kople behov og tjenester sammen. ProgramvaretJeneste Programvare er et verkt0y sam b0r tas i bruk pa beste mate. Utviklingen gar mot mer og mer bruk av "ferdig" programvare - dvs. at en ikke utvikler selv de programmene en nytter i det faglige arbeidet.

3 3 Oppgaver for en programvaretjeneste er: a) Anskaffelse 09 formidling av betalbar programvare b) Anskaffalse og formidling av gratis programvare c) Programvareinformasjon - om programmene og bruken av dem. d) Administrere kontaktorgan/brukergrupper for noen programprodukt e) Administere grunnleggende programtilbud pa studentmaskiner og andre maskiner for fellesskapet - matematikk, grafikk, statistikk, programmeringsverkwy, etc. * BETAlBAR PROGRAMVARE: Det er to mater milj0et kan fa billigere programvare pa - gjennom a innga "site licence" eller a utnytte mengderabatt. Da rna noen representere milj0et og kunne innga og administrere avtaler. * GRATIS PROGRAMVARE: Det er na at stort utbud fra mange kilder, og mye bra. Dette er program som er nyttig for mange i hele milj0et. Formidlingskanalen er opprettet: tjenermaskinen ugle.unit.no Oppgaver er: - f01ge med - hva bruker andre? - innsamling - fra Norge og utlandet. - utpr0ving og vurdering. Foreta et nyttig utplukk. Utnytte lokal kompetanse - bade innen NTH/UNIT og SINTEF. - formidling gjennom ugle.unit.no Dette gjelder ikke minst for programvare for UNIX arbeidsstasjoner. Tjenermaskinen ugle.unit.no fungerer i dag som distribusjonsmaskin for viktig programvare til arbeidsstasjoner - som EMACS og TeX. KERMIT formidles ogsa pa denne maten. Den lakale tjenermaskinen medf0rer at vi sparer nettrafikk mot utenverdenen. * BRUKERVEllEDNING For brukerveiledning rundt bruk av programvare gjelder samma betraktninger som nevnt under informasjon. Viktige utgangspunkt er a lage korte innf0ringer og vise bruk vha. eksempler. * BRUKERGRUPPER Brukergrupper for programprodukter som mange bruker er et organ for samarbeid og kompetanseformidling. Vi kan fa utnyttet den praktiske erfaringen som opparbeides i lokalmilj0ene. Dette kan gj0res vha. m0ter og ved a utnytte nettet - gjennom elektronisk post og tjenermaskinen. G:\ARKIV\4\TKLVE008. OOK

4 4 * STUDENTMASKINENE. Den programvaren sam anskaffes for fellesskapet b0r veere tilgjengelig pa arbeidsstasjonssalene for studentene og ogsa for de ansatte pa en eller annan mate. En mate a na aile ansatte pa kan veere a etablere en "programvaretjener" for hele milj0et. I tillegg til a legge inn programvaren, rna en s0rge for at den synliggj0res for brukerne pa maskina gjennom informasjon om at programvaren finnes og om hvordan den brukes. Vi understreker viktigheten av det siste - investeringene rna utnyttes! Brukerhjelp. Dette er en tjeneste for de sam har et dataproblem som de ikke far hjelp til eller 10sning pa lokalt. Sikkord er her: - personlig hjelp - et sted a ringe til/bes0ke for hele UNIT/SINTEF - hjelp til selvhjelp - reservekompetanse - de sma milj0ene - hjelp til hjelpetjenestene - emner utenfor daglig arbeidsfelt pa instituttetlavdelingen. - formidling av foresp0rsler videre til andre med kompetanse. I dag dekkes denne tjenesten av orakeltjenesten og aile ansatte pa RUNIT.

5 5 Beskrivelse av delprosjektene: Vi gar na over til en ncermere presentasjon av de oppgaver/tjenester som vi mener er viktige og n0dvendige i 1993 og framover, og som vi s0ker om prosjektmidler for a gjennomf0re. RUN-NYTT. Vi henviser til et egen beskrivelse av RUN-NYTT (se vedlegg 1) - en beskrivelse som hovedsak er lik beskrivelsen ved fjorarets prosjekts0knad. Vi understreker at RUN-NYTT skal veere at datatidsskrift fra og til hele milj0et, og et vindu utad. Siktemalet med stoffet skal veere praktisk bruk av databehandling. Gjennom arbeidet med stoff til RUN-NYTT far vi fram mye informasjon som euers ikke ville vcert tilgjengelig. INFORMASJON- OG PROGRAMVARETJENER Denne tjenermaskinen (ugle.unit.no) ble operativ sommeren 1990,09 en viktig oppgave er a ha et sa godt som mulig innhold bade mhp. programvare og informasjon. For programvare er det viktig at tjeneren inneholder et utplukk av alt som tilbys - et utplukk som er utpr0vd 09 som vurderes som nyttig. For informasjon er denne tjeneren spesielt nyttig for st0rre dokumenter, f. eks. brukerveiledninger. Dette er en tjeneste for selvbetjent informasjonsformidling. Vi s0ker a lette oversikten over det som tilbys vha. LESMEG filer pa hvert katalogniva. Vi understreker behovet for opps0kende virksomhet i milj0et - for "h0sting", for a gi informasjon om tjenesten 09 for a fa samarbeidspartnere. PROGRAMVAREANSKAFFELSER a) Anskaffelse av gratis programvare Detta kan sees pa som en egen aktivitet under programvare eller som del av tjenesten "Informasjon- og programvaretjener" Det er viktig mad nok ressurser til bade h0sting og uttes~fing~--det kan ogsa vcere aktuelt med lakale tilpassinger for vart milj0. (eks. cs, " og a prablemene)

6 6 b) Anskaffelse av betalbar programvare Tjenesten rna ha f01gende oppgaver: - Ha oversikt over prograrnvare som det er fellesavtaler for, fellesinnkj0p, "site-licence" eller mengderabatt. - Informere om slike avtaler - Ta imot foresp0rsler om produkter og f01ge opp. - Anskaffelse av nye lisenser/avtaler i samarbeid med innkj0pstjeneste - Formidle programvare i samarbeid med andre. Dette gjelder programvare bade for mikromaskiner, arbeidsstasjoner og smrre felles maskiner. God kontakt med brukermilj0et er viktig for dette prosjektet. I RU NNYTT nr. 2, 1992 er det en oversikt over programvareavtaler for UNIT og SINTEF. Endel av det bel0pet som brukes til innkj0p kan tas inn igjen gjennom viderefakturering. BRUKERST0TTElBRUKERHJElP FOR BESTEMTE PROGRAMPRODUKT Dette gjelder produkter som det gjennom fellesavtaler satses pa. Det b0r vcsre en tjeneste som f01ger opp bruken av disse produktene slik at investeringene er til nytte. Endel produkt brukes i dag un0dvendig lite pga. darlig oppf0lging. Hvilke produkt det skal gjelde rna vurderes ut fra type produkt, hva slags brukerkategorier som bruker produktet, brukerdokumentasjonen, etc. Gjennom var vanlige swttetjeneste i dag drives det ikke minst brukerhjelp for WordPerfect, Lotus og SPSS. Det kan ogs8. veere at ulike deler av milj0et kan ha swtteansvaret for ulike produkt. St0ttearbeidet rna da samordnes. Omfanget av dette prosjektet rna ses i sammenheng med omfanget av delprosjektet "programvareanskaffelser". NETT OG NETTJENESTER: BRUKERST0TTE OG INFORMASJONSARBEID Dette er at viktig satsningsomrade i dag. Arbeidet gjelder markedsf0ring av tjenestene, produksjon av informasjonsmateriell, kurs, demonstrasjoner og personlig hjelp. Det er 0nskelig at aile typer personell uansett databakgrunn skal ta slika tjenester i bruk ikke minst elektronisk post. Det betyr at det rna satses pa st0ttetjenester. Det b0r VeEre nok ressurser avsatt til tjenesten til a kunne gjennomf0re en omfattende opps0kenede virksomhet. Denne tjenesten skal samspille med UNINETT sine smttetjenester. UNINETT forutsetter at de lokale institusjoner - her UNIT og SINTEF selv bevilger midler til informasjonsarbeid og st0ttearbeid i det lokale milj0et. G:\ARKIV\4\TKlVE008.DOK

7 7 ORAKELTJENESTEN Dette er en meget nyttig tjeneste for milj0et. Tjenesten bemannes av meget dyktige studenter mad praktisk erfaring, ikke minst fra arbeidsstasjoner (studentsalene) Tjenesten er for bade studenter og ansatte. Oraklene kan sette seg ned sammen med den som trenger hjelp og bruke tid pa dem. Oraklene er i dag meget nyttig brukerst0ttepersonell for aktiviteten pa arbeidsstasjons- og PC salene i 2. etg., S82. TILRETTELEGGE FOR BRUKERNE pa STUDENTARBEIDSSTASJONSSALENE. NTH har i dag investert i 6 arbeidstasjonssaler. Det betyr at langt flere studenter tar slike maskiner i bruk, ogsa utenfor timeplanlagte 0vingstimer. Dette er NTH's generelle datamaskintilbud til studentene. Dette b0r NTH na ta konsekvensen av bade mhp. investering av programvare, tilrettelegging for brukerne og brukerst0tte. Flere studentbrukere betyr flere uerfarne brukere. Operativsystemet er det samme, programmeringssprakene er de samme og programvaren vii start sett veere lik pa aile salene. Det b0r veere enklest mulig for en uerfaren bruker a komme i gang, og a ta nye produkt i bruk. Aile innlagte produkt rna synliggj0res. Samme person kan dertor med fordel utf0re tilretteleggingsarbeidet pa aile salene. Vi understreker at dette er en satsing pa tilrettelegging. Daglig brukerst0tte rna utf0res av andre - av oraklene og andre.

8 8 KOMMENTARER Databehandling er sa mangt, og erfaringene 0PP gjennom arene har vist at vi ikke pa forhand alltid kan bestemme hva vi rna arbeide med, hva vi blir kontaktet for. Telefonsamtaler som gjelder brukerhjelp og informasjon, kopiering og spredning av informasjon, osv, tar tid. Sp0rsmalet er hvordan vi skal dekke det tilfeldige, det som kan kalles "diverse". Det som i 0yeblikket rna gj0res og som ikke faller direkte inn under de andre oppgavene. Det som kanskje skal til for at et fellestjenestetilbud vurderes som fullstendig 09 fullverdig av brukere. Det kan ogsa VCBre nyttig at det er ressurser nok til at vi kan ta tak i nye emner og utvikle tjenester/fa tak i programvare/lage informasjon. Vi brar veere i forkant og f01ge opp gode ideer. Dette bear lrases ved at prosjektene tilfeares sa store ressurser at det er romslighet nok til a fange 0PP ogsa dette. En kartlegging av bruken av databehandling innen forskning og undervisning kunne vcbrt nyttig for NTH/UNIT/SINTEF, og gitt et godt grunnlag for de tjenestene disse prosjektene skal dekke. Tjenestene vi har beskrevet henger ncert sammen. Erfaring fra veiledning, samtaler, osv. vii danne grunnlag for infotjenesten og programvaretjenesten. En tett kopling av tjenestene er viktig for et godt resultat totalt sett. De fleste av disse tjenestene utf0rer RUNIT i dag - med ulik innsats. Viktig sprarsmal for oss na er: - hvilke tjenester er det behov for - hvilke skal tilbys brukerne? - hvilke tjenester b0r en satse smrre ressurser pa og mer innsats mot? - for hvem, for hvilken aktivitet, skal tjenestene veere? Vi har i dette notatet pr0vd a skissere hva vi mener er nyttige tjenester og gitt argumenter for dam. Vi vii understreke at disse tjenestene skal veere swttetjenester for undervisningen og forskningen- som de alltid har vcbrt! Vi mener at var brede kontakt mad bade NTH/UNIT og SINTEF milj0et gir mulighet for a utnytte dataerfaringen i begge disse milj0ene til felles beste! G:\ARKIV\4\TKlVE008.DOK

9 9 RUN-NYTT RUN-NYTT utkommer med 4 nummer i aret er argang 19. RUN-NYTT er gratis og trykkes i 1800 eksemplarer. Det sendes til abonnenter ved NTH, UNIT og SINTEF, og til ca. 450 eksterne kunder. RUN-NYTT legges ogsa ut til studenter og ansatte. RUN-NYTT er et innarbeidet, kjent blad og derved er det et nyttig informasjonsorgan for milj0et. RUN-NYTT er et organ for informasjon rundt bruk av databehandling i NTH/UNIT og SINTEF - et datatidsskrift fra og til hele milj0et, og ogsa et vindu utad. Vinklingen pa stoffet er praktisk bruk av databehandling. Artikler i RUN-NYTT vii f. eks. beskrive: - tjenester som tilbys, bade grunnleggende innf0ring og nyheter (eks. nettjenester og elektronisk post) - beskrivelse av bestemte program som brukes av mange (eks. strategisk valgt programvare) - Oversiktsartikler over programvareomrader eller tjenester. Hvis den programvaren en beskriver er gratis, kan en tilrettelegge distribusjon av programvaren, og tortelle hvor en kan fa tak i den. - presentasjon av hva andre gj0r og hva andre bruker (eks. lokalnett) - presentasjon av bestemte milj0er. - meddelelser fra RUNIT og andre tjenesteytende organer innen data behandling. - opplffirende artikler om viktig emner for milj0et. (Eks. UNIX). - beskrive samspill mellom maskiner og programvare (Eks. flytting av tekstdokumenter) Vi 0nsker selvsagt at vi far ferdige artikler fra mange. I 1992 har artikkeltilgangen delvis vcsrt bra. Vi vii i 1993 arbeide aktivt for a fa bidrag. Det er dog erfaringsmessig ikke sa lett a fa folk til a skrive. Vi vii selv skrive artikler, vi vii lage artikler i samarbeid med fagfolk gjennom intervju, og vi vii lage reportasjer. Uansett er malet at RUN-NYTT skal Vffire "fra aile til aile". Artikler i RUN-NYTT legges ogsa ut pa filer og kan hentes over nettet - na fra tjenermaskinen ugle.unit.no Vi understeker betydningen av a ha et lakalt datatidsskrift for informasjonsspredning og opplcering. Andre universiteter i Norge og utlandet har slike tidsskrift (eks. UiO og UiB).