KONTROLLUTVALET I LUSTER KOMMUNE ÅRSMELDING 2018

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I LUSTER KOMMUNE ÅRSMELDING 2018

2 Innleiing Kommunelova (KL) kapittel 12 omhandlar internt tilsyn og kontroll samt revisjon. Kommunestyret har det øvste tilsynsansvaret med den kommunale forvaltninga, jfr. KL 76. Kommunestyret vel eit kontrollutval til å stå føre det løpande tilsynet med den kommunale forvaltninga, jfr. KL 77. Etter kommunevalet i 2015 valde kommunestyret følgjande kontrollutval for perioden : - Anders Bolstad (leiar) Ap - Kjell Sindre Schmidt (nestleiar) Sp - Jeanette Aaland V - Birgit Stegegjerde Fossen Ap - Johannes Olav Hauge Frp Varamedlemmar i rekkjefølgje : 1. Kristoffer Melheim V, Sp 2. Per Birger Lomheim V, Sp 3. Anne Lise Haukadal V, Sp 4. Tom Idar Kvam V, Sp 5. Andreas Wiese V, Sp 6. Kine Svori V, Sp 1. Bergljot Buskaker Ap 2. Finn Roald Skare Ap 1. Erling Kåsine H, Krf og Frp 2. Wenche Samnøy H, Krf og Frp I perioden vart det i 2017 gjort fylgjande suppleringsval til kontrollutvalet: 14. juni 2017: Jeanette Aaland Brun ( V) vart erstatta med Tordis Skjerdal Rauboti ( V) 26. oktober 2017: Kjell Sindre Schmidt ( SP ) vart erstatta med Per Birger Lomheim ( SP ) Med bakgrunn i dette har kontrollutvalet i Luster i 2018 hatt ei slik samansetning: - Anders Bolstad (leiar) Ap - Per Birger Lomheim (nestleiar) Sp - Tordis Skjerdal Rauboti V - Birgit Stegegjerde Fossen Ap - Johannes Olav Hauge Frp Det har ikkje vore endringar i varamedlemmane til kontrollutvalet. I det politiske organisasjonskartet er kontrollutvalet direkte underlagt kommunestyret og dette medfører at kontrollutvalet har ein uavhengig ståstad i høve til andre politiske og administrative organ. Det er følgjeleg berre kommunestyret som kan instruere kontrollutvalet. 2

3 Kontrollutvalet sitt formål Kontrollutvalet sitt hovudmål er å medverke til at kommunen sine oppgåver vert løyste på ein best mogleg måte i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Kontrollutvalet sine oppgåver er heimla direkte i kommunelova kapittel 12 og i forskrift om kontrollutval fastsett av Kommunal og regionaldepartementet. Både lov og forskrift har vore gjennom ei endring, og gjeldande regelverk trådde kraft Denne lovendringa førte til at oppgåvene vart presisert. Kontrollutvalet fekk nye oppgåver, til dømes selskapskontroll. Lovendringa medførte og ein endring i organiseringa av kontrollutvalet sitt arbeid. Oppgåvene til kontrollutvalet er i forskrifta delt inn i 5 kapittel: Kapittel 3: Alminnelege reglar om kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver Kapittel 4: Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon Kapittel 5: Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon Kapittel 6: Selskapskontroll Kapittel 7: Særlege oppgåver for kontrollutvalet Tilsyn og kontroll er såleis todelt, der den eine oppgåva rettar seg mot tilsyn med forvaltninga i kommunen, og den andre oppgåva rettar seg mot utføringa av revisjonsoppgåvene. Endringane i organiseringa har og medført eit klårare skilje mellom bestilling og utføring av revisjonstenester. Kjøp av revisjonstenester Luster kommune har ved etablering av Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SF Revisjon IKS) forplikta seg til å kjøpe sitt behov for revisjonstenester av dette selskapet. SF Revisjon er eit interkommunalt selskap der Luster kommune har ein eigardel på 11,11 %. Resten av kommunane i Sogn regionråd (med unntak av Aurland og Lærdal kommune), og Sogn og Fjordane fylkeskommune er og medeigar i selskapet. Selskapet har vore i drift sidan Kommunen forpliktar seg i følgje selskapsavtalen til å kjøpe tenester vedkomande finansiell revisjon og selskapskontroll av SF Revisjon IKS. Forvaltningsrevisjon skal kjøpast i marknaden. Med bakgrunnen i utfordringane fylkeskommunen, kommunane og den kommunale revisjon står overfor i samband med kommunereform og regionreform, samt nye oppgåver og utfordringar som utkast til ny kommunelov fordrar, vart det i 2016 sett i verk prosess for å vurdere omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane. Det vart sett i gang eit utgreiingsarbeid for å vurdere ei samanslåing av dei tre revisjonseiningane (Sogn og Fjordane Revisjon ISK, Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord og Kommunerevisjonen i Nordfjord) til ei felles fylkesdekkande interkommunal revisjonsordning. Endeleg rapport om samanslåing vart lagt fram Den fatta representantskapen for SF Revisjon vedtak om å sende saka vidare til kommunane og kontrollutvala for vidare handsaming med tilråding om at dei tre revisjonseiningane blir slått saman til ei ny fylkesdekkande interkommunal revisjonseining i Sogn og Fjordane. 3

4 Sekretariat for kontrollutvala Kommunestyret skal sørgje for at kontrollutvalet har tilfredsstillande sekretærbistand. I 2013 gjorde kommunestyret vedtak om å inngå avtale om sekretariatsfunksjon med PwC med verknad frå Avtalen gjekk fram til Resten av kommunane i Sogn regionråd er og med i dette samarbeidet. I 2017 vedtok kommunestyret å inngå ny avtale om sekretariatsfunksjonen med PwC med verknad frå Avtalen går fram til med opsjon i 2+2 år. Resten av kommunane i Sogn regionråd er og med i dette samarbeidet. Sekretariatet er sett saman som ein prosjektorganisasjon med ein overordna leiar og tre medarbeidarar frå PwC som er ansvarleg for oppfølging av sekretariatsfunksjonen for kvar sine tre kommunar. Dei viktigaste sakene i 2018 I 2018 blei det halde 5 ordinære møter i kontrollutvalet i samsvar med oppdragsavtalen med PwC. Det vart i tillegg avholdt eit ekstra videomøte for å handsame årsmelding og årsreknskap for Lustrabadet. I samband med kvart møte er faste saker som Godkjenning av møtebok og Orienteringsog drøftingssaker oppe til handsaming. Det blei i 2018 gjort vedtak i til saman 21. Dei viktigaste sakene har vore: Samanslåing av kommunerevisjonane i Sogn og Fjordane. Kontrollutvalet handsama i sak 5/2018 spørsmål om samanslåing av dei tre revisjonseiningane (Sogn og Fjordane Revisjon IKS, Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord og Kommunerevisjonen i Nordfjord) til ei felles fylkesdekkande interkommunal revisjonsordning. Kontrollutvalet slutta seg i saka til representantskapen i Sogn og Fjordane Revisjon IKS si tilråding i sak 09/17 om samsanslåing av dei tre revisjonseiningane. Saka vart vidaresendt til kommunestyret, der Kommunestyret, ref. vedtak 7/18 på same måte sluttar seg til representantskapet i Sogn og Fjordane Revisjon IKS si tilråding. Sogn Barnevern Saka har vore handsama jamnleg i kontrollutvalet dei to siste åra, og kontrollutvalet har ved fleire høve uttrykt uro for kvaliteten på dei tenestene som Sogn Barnevern leverer. I løpet av 2017 har Fylkesmannen i Sogn og Fjordane hatt tilsyn med Sogn Barnevern og Sogndal kommune har gjennomført ei gransking av arbeidsmiljøet i Sogn Barnevern. Av vedtak 06/18 framgår det at basert på dei dokumenta som kontrollutvalet har hatt tilgjengeleg for si handsaming, legg kontrollutvalet til grunn at saka er tilstrekkeleg opplyst til at saka kan handsamast på ein forsvarleg måte. Både Fylkesmannen sitt tilsyn og Arbeidsmiljøspesialistene si gransking viser at Sogn barnevern i ein periode har levert tenester som ikkje har hatt god nok kvalitet, samt at 4

5 arbeidsmiljøet i Sogn barnevern har vore til dels skadeleg i ein periode. Både Arbeidsmiljøspesialistene sin rapport og Arbeidstilsynet sin rapport konkluderer med at arbeidsmiljøet no er bra. Fylkesmannen sitt skriv av viser at alle avvik knytt til deira tilsyn er lukka. Rådmannen i Luster sin rapport til kontrollutvalet datert viser også at han meiner at Sogn Barnevern leverer forsvarlege tenester til Luster kommune. Med grunnlag i dette meiner kontrollutvalet at det på noverande tidspunkt ikkje er grunnlag for å gjere ytterlegare undersøkingar knytt til kvaliteten på dei tenestene som Sogn Barnevern leverer til Luster kommune. Kontrollutvalet legg då særleg vekt på brevet frå Fylkesmannen som viser at tidlegare påpeikte avvik no er lukka. Utan at det er tillagt avgjerande vekt er det også eit moment at Sogn Barnevern har vore gjennom ein periode med mange undersøkingar og mykje uro, og det kan vere tenleg at Sogn Barnevern no får ro til å bygge opp att tilliten til eininga. Kontrollutvalet ser det ikkje som tenleg at Luster kommune melder seg ut av samarbeidsavtalen om felles barneverntenester organisert gjennom Sogn Barnevern. Argumenta for å gå inn i samarbeidet er dei same no som dei var då Luster kommune gjekk inn i samarbeidet i Dei problema som har vore i Sogn Barnevern ser no i det vesentlege ut til å vere rydda opp i. Ordinær oppfølging av avtalen og kvaliteten på leveransane skal foretakast av rådmannen og det er naturleg med noko ekstra fokus på dette området framover frå rådmannen si side. Kontrollutvalet meiner det kan vere tenleg at ein i byrjinga av 2019 enten gjennomfører ei evaluering av Vertskommuneavtalen om samarbeid om barnevern, eller at dei samarbeidande kommunane gjennomfører ein felles forvaltningsrevisjon på tenestene som Sogn Barnevern leverer. Kommunestyret drøfta saka under sak 11/18, og fatta samrøystes vedtak som støttar kontrollutvalet sitt framlegg. I sak 8/2018 drøfta Kontrollutvalet motteken varslingssak om Sogn Barnevern. Sogn Barnevern er eit interkommunalt samarbeid med Sogndal som vertskommune. Kontrollutvalet i Luster kan ikkje føre direkte kontroll med ei verksemd som har Sogndal kommune som vertskommune. Det vart opplyst at kommunestyret i Sogndal i sak 2/2018 fatta vedtak om at enkelte tidlegare varslingssaker og eventuelle nye varslingssaker om Sogn Barnevern skal handsamast av nytt varslingssekretariat og oppnemt setjerådmann. Motteke varsel bli sendt over til kontrollutvalet i Sogndal for vidare handsaming. Kontrollutvalet i Luster ber om å få svar frå kontrollutvalet i Sogndal om korleis varslet er handsama når saka er avslutta. Kontrollutvalet ber særleg om at pkt. 5 vert grundig gjennomgått. Vedtaket i denne saka skal sendast ut til den som har sendt inn varslet. Med bakgrunn i orientering frå seterådmannen til formannskapet i Sogndal kommune den rundt Settesak i Sogn barnevern uttrykte kontrollutvalet i Luster Kommune ynskje om orientering frå seterådmann Knut Broberg. Orienteringa vart gjort gjennom offentleg notat frå seterådmannen og prosjektplan, som var gjennomgått 5

6 og tatt til vitande av kontrollutvalet. Årsmelding for kontrollutvalet for 2017 Kontrollutvalet har som sak 4/2018 handsama årsmeldinga for 2017 for kontrollutvalet i Luster kommune. Årsmeldinga vart sendt over til kommunestyret til orientering. Budsjett for 2019 Kontrollutvalet handsama i sak 18/18 budsjettframlegg for 2019 på kontroll- og tilsynsområdet i kommunen. Budsjettframlegget var delt i tre delar; kontrollutvalet, sekretariatet og kjøp av revisjonstenester knytt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet sitt vedtak vart sendt over til kommunestyret til vidare politisk handsaming. Endeleg budsjett på kontroll- og tilsynsområdet vart tilnærma innstillinga frå kontrollutvalet. Årsrekneskapen 2017 for Luster kommune og Lustrabadet KF. Kontrollutvalet handsama i sak 9/2018 og 10/2018 kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen for Fråsegna vart lagt ved saka til kommunestyret, og sendt som kopi til formannskapet. Revisor, rådmann og økonomisjef var til stades for å legge fram årsmelding og årsrekneskap. Kontrollutvalet bad om at årsmelding og årsrekneskap for seinare år vert lagt fram for kontrollutvalet minimum to veker før handsaming i kontrollutvalet. Revisjon av finansreglement Kontrollutvalet tok utkastet til nytt finansreglement til etterretning. Forvaltningsrevisjon 2018 Kontrollutvalet drøfta i sak 12/18 overordna analyse, og gjorde val om å gjennomføre prosjekt 2 om Innkjøp og anbud som forvaltningsrevisjon i Forvaltningsrevisor gjekk på møtet den 12. juni gjennom prosjektplanen for forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalet godkjente prosjektplanen med presiseringane som drøfta i sak 15/18. Forvaltningsrevisjonen har i løpet av 2018 blitt forsinka. Forvaltningsrevisor viser til at kommunen av til dels forståelege årsaker ikkje har klart å levere etterspurd dokumentasjon innan oppsette fristar. Forvaltningsrevisor har gitt løypemeldingar undervegs, og understrekar ein god og konstruktiv dialog med kommunen. Siste løypemelding indikerar at forvaltnigsrevisjon vil være ferdigstilt i utgongen av veke Samtidig er tilrådingar etter forvaltningsrevisjon av økonomi- og prosjektstyring i 2017, fulgt opp i 2018 med notat frå rådmannen gjennomgått i sak 17/18. Vidare oppfølging av tilrådingar vert tatt opp på første møtet i Kontrollutvalet har i 2018 gått gjennom tertialrapportane som er framlagt av kommunen. Ny personvernlov Den nye personvernlova trådde i kraft 20. juli Rådmannen orienterte i juni-møtet om innføring av personvernlova i kommunen. Rådmannen gav vidare ein kort status om arbeidet i november, og er bedt om å gje ny status om arbeidet med personvernlova i april

7 Gjennomgang av kommunestyresaker Kontrollutvalet konkluderte i sak 14/18 å gjennomgå relevante kommunestyresaker frå januar 2017 til juni Rådmannen blei bedt om å gje status på 9 kommunestyresaker. Notat vart gjennomgått i sak 20/18, og oversendt til kommunestyret for orientering i kommunestyret den Rådmannen gjorde i tillegg greie for andre aktuelle saker i 2018, derav: Tolga-saken og status i Luster Kommune. Formell organisasjonsendring i Luster Kommune gjeldande frå Sogn og Fjordane Fylkeskommune si oppseiing av IKS SF Revisjon. For øvrige saker viser kontrollutvalet til møtebøkene. Andre forhold Leiar i kontrollutval, Anders Bolstad, deltok på fellesmøte for leiarane i kontrollutvala i region Sogn 18. mai Tema på møtet var mellom anna rapport kring arbeidsmiljøproblema i Sogn Barnevern, framlegg til ny kommunelov og forvaltningsrevisjonar i Tordis Skjerdal Rauboti og Per Birger Lomheim deltok på kontrollutvalskonferansen 07. og 08.februar i regi av Norges Kommunerevisorforbund. 7