Referat fra Distriktsstyremøte nr Tid: Lørdag den 9. februar 2019 Sted: Scandic Hotel Ambassadeur Strømsø Torg 7 N 3044 Drammen

Transkript

1 /// International District Norden Org. nr: Distriktssekretæren Distriktssekretær Dag Gladsø Landstadsgate SANDEFJOD Tlf. : eferat fra Distriktsstyremøte nr Tid: Lørdag den 9. februar 2019 Sted: Scandic Hotel Ambassadeur Strømsø Torg 7 N 3044 Drammen Guvernør: DELTAKEE: Forrige guvernør Steinar irkeland Heidie ingsby Tilstede VG-Akershus Lars Indahl Tilstede Tilstede VG-uskerud Tore Vågsmyr Tilstede Neste guvernør Sverre Hauger Tilstede VG-Indre Østland Harald Langeid Tilstede Fremtidig guvernør Kari asmussen Tilstede VG-Sverige Mona Hurtig Distriktssekretær Dag Gladsø Tilstede VG-Sørlandet Kjetil Grønning Tilstede Distriktskasserer og leder Finanskomiteen Lovkomiteleder Humanitærkomiteleder KIDNs Prosjektgruppeleder Sverre akke Eivind Sandnes Nicolay Grøndahl alph Castellan VG-Telemark Anne Kari Mølmen Tilstede Tilstede VG-Vestfold Aud Mora v/stedfortreder Darren Litherland VG-Vestlandet Dagfinn ergkvist Tilstede VG-Viken Øistein Klemp Tilstede P og utdanningskoordinator Webmaster Hilde Meyer Asbjørn Schjølberg invitert Medlemsregisteransvarlig Mari Mosand invitert Konventkomiteleder (til eget sakspunkt) Tore Vågsmyr VG-Østfold Trond Søhagen Tilstede Past Guvernør komiteleder Kiwanisnyttredaktør KIDN essursgruppe Tove Fiksdal Ludvik Ervik Guvernøren invitert ikke Tilstede ANDE TILSTEDE: Assisterende distriktssekretær Stig jorstad (talerett ikke stemmerett). Assisterende distriktskasserer ård Ekeberg Nilsen (talerett ikke stemmerett). President i Stiftelsen Kiwanis Childrens Fund Norden, Carl-Erik Thielemann, tiltrådte eget sakspunkt. ANTALL STEMMEEETTIGEDE: 13. Styret var beslutningsdyktig. DSN SAK Mrk Åpning velkommen/kiwanishymnen Guvernør Steinar åpnet møtet, ønsket alle velkommen, og Kiwanishymnen ble avspilt. Kiwanis er en internasjonal humanitær organisasjon av frivillige som aktivt arbeider for barn og unge (Distriktets norske klubber er godkjent som mottaker av skattefrie garver etter skattelovens 6-50)

2 Fremmøteregistrering Det ble foretatt fremmøteregistrering, med værelse som vist i deltakerlisten. Innkallingen ble godkjent. Dagsorden ble godkjent. eferatgodkjennelse: eferat fra DS 1 ble godkjent uten bemerkninger. GUVENØEN HA ODET: Steinar har, som han nevnte på DS 1, benyttet gjeldende Strategidokument som sitt «arbeidsverktøy». Han mente vi hadde kommet godt i gang, både med Kiwanissynliggjøring og Signaturprosjektet, og han hadde hatt stor glede og nytte av sine mange klubb/divisjons-besøk. For øvrig så Steinar frem til et effektivt DS-møte, med stor takhøyde i diskusjonene, og med god møtedisiplin. FASTE POSTE: LOVKOMITEEN: Komiteleder Eivind orienterte om de nye betingelsene for å kunne motta mvakompensasjon, og den største utfordringen for KIDN er den nye betegnelsen «åpen organisasjon». KIDN er gjennom både KI-lov og Klubb-lov IKKE definert som «åpen», noe som hindrer KIDN å søke om mva-kompensasjon. Etter en konstruktiv diskusjon ble det bestemt at Guvernørkollegiet sammen med Lovkomiteen tar saken opp på første aktuelle KI-Årsmøte (frist 1. november 2019). I tillegg fikk alph og Dag fullmakt til å ta kontakt med aktuelle norske myndigheter for å sjekke om en omdefinering i KIDNs «Forskrifter og Allmenne åd» kan aksepteres. VIKTIG: Det vil bli sendt inn mva-kompensasjonssøknad for Kiwanisåret (søknadsfrist og annen aktuell info blir sendt ut i løpet av våren/sommeren 2019), og det anbefales at ALLE norske klubber søker. HUMANITÆKOMITEEN: Komiteen hadde levert en meget god rapport, som ble tatt til etterretning. Komiteen hadde foretatt flere klubb-besøk og har registrert behov for ytterligere fokus på hensikt og mål med Signaturprosjektet. Det vil bli en felles «Signaturprosjekt-dag» (lørdag kl 11-15) hvor alle klubber oppfordres til å stille med Kiwanisdukke-stand/pins i sine nærmiljøer. Komiteen vil sende ut mer info om denne saken. For øvrig oppfordret komiteen alle klubbene om å gi bidrag til sommerleirene 2019, til urn Camp og Mental Helse Ungdom. KIDN ESSUSGUPPE: Guvernør Steinar gikk igjennom gruppens arbeid så langt, og det har vært stor aktivitet siden gruppen ble opprettet på DS 1. Divisjon Telemark stilte (skriftlig) noen spørsmål rundt gruppens mandat, da de mente det var uoverenstemmelse mellom gruppens mandat og gruppens nåværende arbeidsform. Distriktssekretær Dag, som var sakens fremstiller på DS 1, minnet om at grunnlaget for opprettelse av denne gruppen var å samle KIDNs kompetanse i en gruppe. Det var imidlertid IKKE intensjonen å lage en ny, stor kostnadskrevende gruppe (innkalle alle gruppemedlemmene til alle gruppemøter). Meningen var å bruke 2

3 gruppens kompetanse til å opprette små, effektive og kostnadsbesparende prosjektgrupper, med klare definerte prosjektmål. Dag minnet også om at det under debatten på DS 1 ble nevnt at den nye gruppens arbeidsform vil utforme seg etter hvert som gruppen får mer erfaring. Guvernør Steinar tok imidlertid selvkritikk på manglende kommunikasjon med HELE gruppen, og lovet at all fremtidig saksbehandling/aktivitet vil bli kommunisert til alle medlemmene i KIDN essursgruppe. Gruppens mandat ble revidert. KIDN POSJEKTGUPPE: Gruppen hadde levert en meget god rapport, som ble tatt til etterretning. Gruppeleder alph kunne melde at KIDN denne gang ikke fikk igjennom noen av søknadene stilet til ExstraStiftelsen, men nye søknader vil bli innsendt. alph oppfordret klubbene til å be om besøk for orientering/opplæring i utforming av gode søknader. Gruppen arbeider videre med muligheten for et samarbeid mellom KIDN og organisasjonen «Sykehusbarn». MEDLEMSEGISTEANSVALIG: Alle aktuelle meldinger/endringsmeldinger vedr medlemmer SKAL meldes på e-post til medlemsreg@kiwanis.no PS: Her er en link for å sjekke klubbens medlemsstatus som er registrert i KI-databasen. PAST GUVENØKOMITEEN: WEMASTE: KIWANISNYTT-EDAKTØ: Frist for innsending av stoff/bidrag er: 25. februar april juni august september Innlegg sendes til kiwanisnytt@kiwanis.no GUVENØKOLLEGIET: Kollegiet har i perioden arbeidet med Signaturprosjektet og problematikken rundt mvakompensasjon/åpen organisasjon. KONVENTKOMITEEN: Konventene i ergen (2019) og Kristiansand (2020), er under kontroll, men det er fortsatt utfordringer med konventarrangør for Det fremkom forslag om at det fom Konvent/Årsmøte 2021 skal være distriktsstyret, i samarbeid med KIDNs Konventkomite, som har konventarrangementsansvaret, og at arrangementene legges til et «fast» sentralt hotell. Konventkomiteen fikk i oppdrag å legge frem forslag til sted/pris, på DS

4 P OG UTDANNINGSKOODINATO: FINANSKOMITEEN: Det forelå en god rapport (møtereferat), som ble tatt til etterretning. EGNSKAP : Pga forskjellige omstendigheter (se innkomne saker forslag til rimeligere regnskapsføring), forelå ikke ferdig regnskap. I distriktskasserer Sverres fravær, gikk distriktssekretær Dag igjennom et foreløpig regnskap, som viste at KIDN i Kiwanisåret har hatt god økonomistyring. Administrasjonen fikk fullmakt til å utarbeide et fullstendig regnskap, med tilhørende styreårsmelding, og sende dette til revisor, slik at revidert regnskap kan fremlegges på DS OPPFØLGINGSSAKE KIWANISSYNLIGGJØING I SVEIGE: En liten gruppe, opprettet av essursgruppens leder (guvernøren) har besøkt Divisjon Sverige, og guvernør Steinar leste referat fra dette møtet. Divisjon Sverige har laget en god plan for Kiwanissynliggjøring med Kiwanisdukken (Signaturprosjekt), og det ble avtalt et nytt møte i Sverige, i løpet av våren KIWANISDUKKEN KIDNs SIGNATUPOSJEKT: P og utdanningskoordinator Hilde, sammen med andre aktuelle ressurspersoner, har vært på flere klubb-besøk, for å få kommunisert viktigheten av vårt Signaturprosjekt. Som nevnt under pkt «Humanitærkomiteen» vil det bli oppfordret til at ALLE klubbene lager sine egne stand i respektive nærområde, med fokus på Kiwanisdukke /pins, - lørdag den 27. april Hilde fremhevet viktigheten av at det vi «selger» IKKE er pins, men en Kiwanisdukke som bidrar til å hjelpe et sykt barn og som «kvittering» mottar kjøperen en Kiwanisdukkepin. Egnede roll-ups kan bestilles gjennom Humanitærkomiteen. Hilde kunne også opplyse at Kiwanisdukken er omtalt i boken «Psykososiale behov ved akutt og kritisk sykdom» (side 131). Hilde presiserte at målet med Kiwanisdukken som signaturprosjekt er at Kiwanislogo skal identifiseres med Kiwanisdukken og at Kiwanisdukken skal identifiseres med Kiwanislogo. PS 1: Kiwanisdukkebrosjyren ligger på KIDNs nettsted, og kan også bestilles hos webmaster Asbjørn. PS 2: KIDNs Kiwanisdukkelager administreres av KC-Lier. KIDN JCI SAMAEIDSAVTALE: Den 18. oktober 2017 ble det inngått en intensjonsavtale mellom KIDN og JCI-Norway, med varighet frem til Neste guvernør Sverre Hauger fikk fullmakt til kontakte JCI-Norway, og legge frem forslag til en eventuell videreføring av avtalen, på DS SALG UK AV «GIVEAWAYS»: Det ble vedtatt at restlageret fordeles GATIS ut til klubbene. Distriktssekretæren fikk fullmakt til å finne en god «fordelingsnøkkel», og sørge for utlevering (med hjelp fra viseguvernørene). 4

5 INNKOMNE SAKE MIDLE TIL POMOTEING AV SIGNATUPOSJEKT/KIWANISDUKKEN: P og utdanningskoordinator, Hilde, søker om kr til følgende bruk: Kr til gjennomføring av selve Signaturprosjektet. Kr til produksjon av Kiwanisdukker, for å bygge opp aktuell lagerbeholdning. eløpet kr er ment dekket gjennom bruk av KIDNs frie, humanitære midler. DS mente søknaden ligger innenfor KIDNs betingelser for bidrag fra frie, humanitære midler, og søknaden ble innvilget. FOSLAG TIL UK AV POWEPOINT VED OPPLÆING I KIWANISKUNNSKAP: Kiwaniskunnskap er viktig, og det er også viktig at slik kunnskap formidles med samme «kommunikasjonskanal». Det foreligger to gode Powerpoint-presentasjoner, og Hilde og Dag fikk fullmakt til å revidere/oppdatere disse, og legge de ut på KIDNs nettsted. Det er viktig at viseguvernørene og klubbpresidentene bruker disse i passende sammenheng. Viseguvernørene kan f.eks. ha dette som et «fast» punkt på sine divisjonsvise Treningskonferanser. FOSLAG OM IMELIGEE EGNSKAPSFØING: Det er registrert at samarbeidet med nåværende regnskapsføringsbyrå ikke fungerer tilfredsstillende, og etter en ryddig og profesjonell debatt, fikk administrasjonen fullmakt til å si opp avtalen. Andre regnskapsføringsalternativ ble diskutert, og etter at assisterende distriktskasserer, ård Ekeberg Nilsen, stilte sin regnskapskompetanse til disposisjon, fikk administrasjonen fullmakt til å inngå regnskapsføringsavtale med ård. KC-DØAK SPØSMÅL: Spørsmål 1: efunderes kontingent hvis et medlem slutter etter 1. oktober. Svar: Nei innbetalt kontingent refunderes ikke. Klubbene må innrette sine forfallsrutiner i henhold til regelverket. Spørsmål 2: Klubben ønsker nye frister for innsending av kvartalsrapporter. Svar: Distriktsstyret opprettholder nåværende innsendingsfrister. UTDANNING «TEAM »: På DS 1 ble det vedtatt og IKKE avholde KIDNs Motivasjonskonferanse 2019, da kost/nytte ikke står i forhold. Det er imidlertid behov for opplæring av viseguvernørene, administrasjonen og komiteledere for , og det ble foreslått å legge dette til samme helg som DS 3 (avholdes 4. mai 2019), med følgende rammeplan: DS-møtet avholdes på lørdag den 4. mai. «Team » innkalles til lørdag kveld, og selve opplæringen/motiveringen vil bli lagt til søndag 5. mai. Forslaget ble godkjent, og P og utdanningskoordinator Hilde Meyer, sammen med neste guvernør Sverre Hauger tar ansvaret for hele opplegget. UDSJETT : Pga omstendigheter nevnt under pkt «Forslag om rimeligere regnskapsføring» forelå det ikke regnskap for Vår nye regnskapsfører, ård Ekeberg Nilsen, regnet imidlertid med at et ajourført regnskap mot budsjett kan fremlegges på DS

6 OIENTEINGSSAKE NYTT FA KI KI-EF: Guvernør og neste guvernør deltar på Europakonventet på Island, den mai Guvernør, med ledsager, deltar på KI-konventet den juni Fortsatt ingen vesentlig fremdrift i saken om KI-EFs «løsrivelse» fra KI. Det internasjonale fondet (KCF) oppfordrer alle klubbene til å gi 10 Euro pr medlem, til fondet. STIFTELSEN KIWANIS CHILDENS FUND NODEN: Fondets president, Carl-Erik Thielemann ga en god orientering om både vårt eget fond (SKCFN) og det internasjonale fondet (KCF). EVENTUELT 1: UK AV KIDNs ÅSKVATALSAPPOTE: Distriktssekretæren sender vanligvis ut guvernørens «årskvartalsrapport», dvs summen av årets kvartalsrapporter, til aktuelle media, men dette forutsetter at respektive guvernører utarbeider en slik «årsrapport». Distriktssekretæren sjekker om disse rapportene er ajour. 2: NY DIVISJONSINNDELING: Neste guvernør Sverre Hauger ønsket å ta en diskusjon om ny divisjonsinndeling. Slik klubbutviklingen nå er i KIDN, mente DS dette var et svært relevant innspill, og saken settes opp til behandling på DS : EGNSKAPSAPPOTEING TIL ØNNØYSUNDEGISTENE: Pga manglende regnskapsrapportering har rønnøysund fratatt oss plikten til å sende inn regnskap. Dette har ingen praktisk betydning, men det var enighet om sende inn aktuelle regnskap straks det foreligger. MØTET HEVET Guvernør Steinar takket for flotte innspill, god møtedisiplin, gode beslutninger, og ønsket alle vel hjem eferent: Dag Gladsø distriktssekretær AKTUELLE FOKOTELSE: (rapportering) - (beslutning/vedtak) DM (divisjonsmøte) DS (distriktsstyret) VG (viseguvernør) KIDN (Kiwanis International District Norden) KI (Kiwanis International) KI-EF (Kiwanis International European Federation) KCF (Kiwanis Childrens Fund) KCF-E (Kiwanis Childrens Fund Europe) SKCFN (Stiftelsen Kiwanis Childrens Fund Norden) C (urn Camp) MHU (Mental Helse Ungdom) 6