Referat fra Distriktsstyremøte nr Tid: Lørdag den 4. mai 2019 Sted: Scandic Hotel Ambassadeur Strømsø Torg 7 N 3044 Drammen DELTAKERE:

Transkript

1 /// International District Norden Org. nr: Distriktssekretæren Distriktssekretær Dag Gladsø Landstadsgate SANDEFJOD Tlf. : eferat fra Distriktsstyremøte nr Tid: Lørdag den 4. mai 2019 Sted: Scandic Hotel Ambassadeur Strømsø Torg 7 N 3044 Drammen DELTAKEE: Guvernør: Forrige guvernør Steinar irkeland Heidie ingsby Tilstede VG-Akershus Lars Indahl Tilstede Ikke VG-uskerud Tore Vågsmyr Tilstede Neste guvernør Sverre Hauger Tilstede VG-Indre Østland Harald Langeid Tilstede Fremtidig guvernør Kari asmussen Tilstede VG-Sverige Mona Hurtig Ikke Distriktssekretær Dag Gladsø Tilstede VG-Sørlandet Kjetil Grønning Tilstede Distriktskasserer og leder Finanskomiteen Lovkomiteleder Humanitærkomiteleder KIDNs Prosjektgruppeleder P og utdanningskoordinator Webmaster Sverre akke Tilstede VG-Telemark Anne Kari Mølmen Tilstede Eivind Tilstede VG-Vestfold Aud Mora Tilstede Sandnes Nicolay Grøndahl alph Castellan Hilde Meyer Asbjørn Schjølberg Ikke invitert Medlemsregisteransvarlig Mari Mosand Ikke invitert VG-Vestlandet Dagfinn ergkvist Tilstede VG-Viken Øistein Klemp v/stedfortreder Marit Warme Tilstede VG-Østfold Trond Søhagen Tilstede Past Guvernør komiteleder Kiwanisnyttredaktør Tove Fiksdal Ludvik Ervik Ikke invitert Konventkomiteleder (til eget sakspunkt) Tore Vågsmyr KIDN essursgruppe ANDE TILSTEDE: Assisterende distriktssekretær Stig jorstad (talerett ikke stemmerett). Assisterende distriktskasserer ård Ekeberg Nilsen (talerett ikke stemmerett). ANTALL STEMMEEETTIGEDE: 14. Styret var beslutningsdyktig. Guvernøren Tilstede DSN SAK Mrk Åpning velkommen/kiwanishymnen Guvernør Steinar åpnet møtet, ønsket alle velkommen, og Kiwanishymnen ble avspilt. Fremmøteregistrering Det ble foretatt fremmøteregistrering, med værelse som vist i deltakerlisten. Kiwanis er en internasjonal humanitær organisasjon av frivillige som aktivt arbeider for barn og unge (Distriktets norske klubber er godkjent som mottaker av skattefrie garver etter skattelovens 6-50)

2 Innkallingen ble godkjent. Dagsorden ble godkjent. eferatgodkjennelse: eferat fra DS 2 ble godkjent uten bemerkninger. GUVENØEN HA ODET: Steinar hadde, til sin glede, registrert at mange av bilene som sto på hotellets parkeringsplasser, hadde Kiwanislogo. Kiwanissynliggjøring er KIDNs nåværende og fremtidige hovedfokus, og ved siden av Signaturprosjektet (og gode klubbprosjekter) er Kiwanislogo på biler et godt tiltak. Steinar følte at han, pga en hektisk arbeidssituasjon (selv om han nå formelt var pensjonist), ikke hadde utført sine guvernøroppgaver godt nok, og takker «team » for all god hjelp. Steinar påpekte at det var mange viktige saker på agendaen, og håpet på god møtedisiplin, slik at den oppsatte tidsplanen kunne holdes. FASTE POSTE: LOVKOMITEEN: På DS 2 ga komiteleder Eivind en orientering om de nye betingelsene for å kunne motta mva-kompensasjon, og alph og Dag fikk fullmakt til å ta kontakt med aktuelle norske myndigheter for å sjekke om en omdefinering i KIDNs «Forskrifter og Allmenne åd» kan aksepteres. Det er Lotteri og Stiftelsestilsynet (Lottstift) som er «administrator» for de nye betingelsene, og Dag hadde hatt en god samtale med en saksbehandler. Lottstift forholder seg til det som er nedfelt i klubbloven, hvor det i Art 2 pkt 2.1 står: «Voksne mennesker som er vel ansett i samfunnet kan bli medlemmer i denne klubben ved invitasjon eller ved overføring fra en annen Kiwanisklubb, etter flertallsstemme i styret». For de klubbene som ønsker å søke om mva-kompensasjon (eller klubber som av annen årsak ønsker å være «åpen») må denne setningen omskrives til å lyde: «Klubben har ingen spesielle krav/betingelser for klubbmedlemskap», og denne setningen må legges inn i respektive klubbers egne «Forskrifter og Allmenne åd». Det ble vedtatt at Lovkomiteen (i samarbeid med distriktskasserer og distriktssekretær) utarbeider en mal for ny klubb-forskrift/allmenne råd, hvor den nye teksten er implementert. Ved avstemning ble det flertall for at KIDN i sine «Forskrifter og Allmenne åd» legger inn den samme presiseringen (KIDN stiller ingen spesielle krav til medlemskap). Det er imidlertid slik at KIDN ikke kan pålegge klubbene å være «åpne», derfor må den enkelte klubb som ønsker å være «åpen» behandle/vedta dette på et medlemsmøte. Saken vil bli en «sak» til behandling på Årsmøtet 2019, og Lovkomiteen, i samarbeid med distriktssekretæren, utarbeider saksfremstilling. PS: Distriktskasserer vil være behjelpelig med korrekt utfylling av aktuelt søknadsskjema for mva-kompensasjon for de klubber som ønsker å søke. HUMANITÆKOMITEEN: Komiteen hadde levert en meget god rapport, som ble tatt til etterretning. Som det fremgår av rapporten har komiteen foretatt flere klubb-besøk. For øvrig oppfordret komiteen, også denne gang, alle klubbene om å gi bidrag til sommerleirene 2019, til urn Camp og Mental Helse Ungdom. 2

3 KIDN ESSUSGUPPE: Gruppen har levert en god rapport (gruppemøtereferat), som ble tatt til etterretning. Guvernør Steinar kunne melde at KC-Haugesund Kaia er villige til å være med i en gruppe som skal se på muligheten for ny klubb i Stavangerområdet. Viseguvernør Tore Vågsmyr kunne melde at Divisjon uskerud er i gang med å se på muligheten til å starte en ny klubb i Drammen. Gruppen skal foreta et nytt besøk i Divisjon Sverige i løpet av august måned. KIDN POSJEKTGUPPE: Gruppeleder alph hadde levert en rapport, som ble tatt til etterretning. alph oppfordret på nytt klubbene til å be om besøk for orientering/opplæring i utforming av gode søknader. Gruppen har hatt kontakt med organisasjonen «Sykehusbarn», og gruppen avventer nå tilbakemelding fra organisasjonen. MEDLEMSEGISTEANSVALIG: Det forelå ingen konkret rapport, men Mari har meddelt at hun har god kontakt med klubbene. Det ble minnet om at alle aktuelle meldinger/endringsmeldinger vedr medlemmer SKAL meldes på e-post til medlemsreg@kiwanis.no PS: Her er en link for å sjekke klubbens medlemsstatus som er registrert i KI-databasen. PAST GUVENØKOMITEEN: Det forelå en god rapport, som ble tatt til etterretning. WEMASTE: Det forelå en god rapport, som ble tatt til etterretning. KIWANISNYTT-EDAKTØ: edaktør Ludvik var og var svært fornøyd med stofftilgangen. Frist for innsending av stoff/bidrag er: 5. juni august september Innlegg sendes til kiwanisnytt@kiwanis.no OS: De som sender stoff til Kiwanisnytt bes kopiere inn webmaster (webmaster@kiwanis.no), slik at han kan vurdere om artiklene skal legges på KIDNs nettside (i tillegg til Kiwanisnytt). Ludvik fikk applaus for sitt gode arbeid som Kiwanisnyttredaktør. GUVENØKOLLEGIET: Det har ikke vært aktuelle saker til behandling i perioden. KONVENTKOMITEEN: Komiteleder Tore kunne melde at konventene i ergen (2019) og Kristiansand (2020), er under kontroll. På DS 2 fikk komiteen mandat til å fremlegge forslag på arrangering av 2-dagers konvent, på et «fast» hotell, og Tore fremla et meget godt gjennomarbeidet forslag. Forslaget går ut på følgende: Det inngås avtale med et hotell i Drammen (Drammen er sentralt for de fleste klubbene, og det er enkelt å komme dit for klubber utenfor Østlandet). Fredag: Distriktsstyremøte (kun distriktsstyret innkalles). 3

4 Lørdag: Formell Konventåpning sent på lørdag formiddag (de fleste vil dermed kunne slippe overnatting fra fredag til lørdag). Deretter selve årsmøtet på lørdag ettermiddag, og felles middag på lørdag kveld. Søndag: Aktuelle temaer, skifte av tillitsvalgte samt formell konventavslutning. PS: Det gjøres oppmerksom på at konvent/årsmøtearrangering IKKE er en årsmøtesak (Distriktslovens Art VI Årsmøte - 1), og at det er Distriktsstyret som fastsetter konventkomiteens mandat. Saken om Konventarrangement har imidlertid vært behandlet på tidligere årsmøter, og distriktsstyret vil derfor sette saken opp på årsmøtet 2019 til «avsluttende behandling», og for fremtiden forholde seg til Distriktsloven. eslutningen gjøres gjeldende fom Konvent/årsmøtet Konventkomiteen, i samarbeid med administrasjonen, fikk fullmakt til å utarbeide årsmøtesaksfremstillingen. P OG UTDANNINGSKOODINATO: Det forelå en god rapport, som ble tatt til etterretning. FINANSKOMITEEN: Det forelå ingen konkret rapport, men komiteen har arbeidet med fullføring av regnskap EGNSKAP : Det forelå et foreløpig regnskap, og distriktskassser Sverre. og assisterende distriktskasser ård, gikk igjennom regnskapet. egnskapet viser et driftsresultat på NOK ca i overskudd. Det er imidlertid funnet poster på NOK ca som skulle vært nedskrevet i tidligere års regnskap, og etter at disse postene nå er regulert, viser regnskapet et underskudd på NOK ca egnskapet er sendt revisor, og revisorrevidert/godkjent regnskap vil bli utsendt som saksdokument til årsmøtet Det ble vedtatt å velge ny revisor, og ård fikk fullmakt til å komme med forslag på ny revisor, til valg på årsmøtet Sverre. meldte at han ikke stiller som distriktskasserer for året , men var villig til å hjelpe ny distriktskasserer i en overgangsperiode. ård ble forespurt om å ta vervet som distriktsskasserer for året , - og han takket JA. PS: egnskapsføreravtalen med ård ble signert. OPPFØLGINGSSAKE KIWANISSYNLIGGJØING I SVEIGE: Viseguvernør for Divisjon Sverige var dessverre ikke, men som nevnt under pkt «KIDN essursgruppe» så skal gruppen ha et møte i Sverige i løpet av august. KIDN JCI SAMAEIDSAVTALE: På DS 2 fikk neste guvernør Sverre Hauger fullmakt til å kontakte JCI-Norway, med tanke på videreføring av gjeldende intensjonsavtale. Sverre har hatt kontakt, men det foreligger ikke noe mer konkret. Sverre fikk fullmakt til å jobbe videre med saken. PS: Det gjøres oppmerksom på at flere klubber har samarbeid med JCI-klubber. KIWANISDUKKEN KIDNs SIGNATUPOSJEKT: P og utdanningskoordinator Hilde, sammen med leder i Humanitærkomiteen, Nicolay, kunne melde om svært vellykket «Kiwanisdukke-dag», for de klubbene som 4

5 hadde anledning til å ha dette arrangementet på den avtalte fellesdagen, lørdag 27. april. Det gjenstår imidlertid litt arbeid med å få ALLE klubbene til å implementere Kiwanisdukken (Signaturprosjektet) i sine klubbaktiviteter, og både Hilde og Nicolay kommer gjerne på besøk for å hjelpe klubbene med dette. Etter at Kiwanisdukken nå er KIDNs Signaturprosjekt er det svært viktig at det finnes enhetlige retningslinjer for både produksjon og bruk av Kiwanisdukken, og Hilde og Nicolay, i samarbeid med distriktssekretæren, fikk fullmakt til å revidere foreliggende Kiwanisdukkeretningslinjer, - med stikkord: All bestilling skal rettes til Humanitærkomiteen. All bruk skal være helserelatert. Hilde minnet om at Kiwanisdukken er omtalt i boken «Psykososiale behov ved akutt og kritisk sykdom» (side 131), og at dette bør brukes for det det er verdt. PS: Hilde opplyste at tidligere bevilget NOK til Kiwanisdukkepromotering kan tilbakeføres, da denne tilleggsbevilgning ikke lenger er nødvendig. INNKOMNE SAKE NY DIVISJONSINNDELING: Neste guvernør Sverre ønsker å ta en diskusjon om revidering av gjeldende Divisjonsinndeling, men meldte at han utsetter saken til DS PS: Det gjøres oppmerksom på at revidering av Divisjonsinndeling IKKE er en årsmøtesak. Det er Distriktsstyret som fastsetter Divisjonsinndeling (Distriktslovens Art II Formål og Struktur - 4). IDAGSSØKNAD FA DIVISJON VIKEN: Divisjon Viken har søkt om midler til gjennomføring av et prosjekt i samarbeid med Mental Helse. Søknadsbeløpet er NOK Distriktsstyret vedtok å bevilge NOK , og beløpet belastes konto for «frie midler». IDAGSSØKNAD FA KLUENE KC-ÅSGÅDSTAND KC-HOTEN KC-HOTEN FEIA: Klubbene søker om midler til gjennomføring av årets Kiwanis Festkonsert. Søknadsbeløpet er NOK Kiwanis Festkonsert avholdes lørdag den 12. oktober 2019, på Universitet i Sørøst- Norge (akkenteigen) aveien orre. Distriktsstyret vedtok å bevilge NOK , og beløpet belastes konto for «frie midler». IDAGSSØKNAD FA KONGSEG ØDE KOS: alph Castellan har, på vegne av Kongsberg øde Kors, søkt om bidrag til innkjøp av utstyr til barneaktiviteter som Kongsberg øde Kors ønsker å sette i gang. Søknadsbeløpet er NOK Distriktsstyret vedtok å bevilge NOK , og beløpet belastes konto for «frie midler». KC-DØAK ÅSMØTEFOSLAG: På DS 2 hadde klubben fremlagt følgende spørsmål (og fikk følgende svar): 1: efunderes kontingent hvis et medlem slutter etter 1. oktober. Svar: Nei innbetalt kontingent refunderes ikke. Klubbene må innrette sine forfallsrutiner i henhold til regelverket. Spørsmål 2: Klubben ønsker nye frister for innsending av kvartalsrapporter. Svar: Distriktsstyret opprettholder nåværende innsendingsfrister. Klubben var ikke fornøyd med distriktsstyrets svar, og ønsket å rette spørsmålene som årsmøteforslag. Lovkomiteen skal, i henhold til Distriktslovens Art. VI - 18, vurdere alle 5

6 forslag/resolusjoner som ønskes fremmet på et årsmøte. Lovkomiteen har vurdert KC-Drøbaks forslag til å være av ren administrativ karakter, og avviser dermed forslagene som årsmøteforslag. Distriktsstyret var enig i Lovkomiteens vurdering, og opprettholdt sin beslutning fra DS 2, og saken vil ikke bli fremmet på årsmøtet. UDSJETT/EGNSKAP : egnskapsfører ård la frem regnskap mot budsjett pr egnskapet viser at KIDN har god økonomikontroll, og regnskapet var satt opp svært oversiktlig og forståelig. Det gjenstår fortsatt noen mindre justeringer (korrigere enkelte kontotekster, samt sette enkelte budsjettall inn i korrekt regnskapskontekst). ård fikk applaus for sitt arbeid med å rydde opp i regnskapstall og regnskapskonti, og for sitt oversiktlige regnskapsoppsett. PS: ård presiserte viktigheten av at alle som foretar innbetaling til KIDN, MÅ påføre aktuelle innbetalingsbilag hva innbetalingen gjelder. OIENTEINGSSAKE KIWANIS YOUTH-CAMP EUOPE: Guvernør Steinar ga en orientering om den Europeiske ungdomscampen som skal arrangeres i Det er mulig den blir arrangert i Vestfold, nærmere bestemt på en av olærne-øyene. Det beregnes et deltakerantall på ca 30 personer. Steinar kommer med mer info når bestemmelsen om sted er foretatt. NYTT FA KI KI-EF: Guvernør og neste guvernør deltar på Europakonventet på Island, den mai Guvernør, med ledsager, deltar på KI-konventet den juni Det er ingen saker til behandling som vil påvirke KIDN noe vesentlig, og guvernøren fikk fullmakt til å stemme det han selv vurderer å være til beste for KIDN. EVENTUELT 1: OPPTYKK AV KIWANISOSJYEN: Webmaster Asbjørn har meddelt at lageret av trykte Kiwanisbrosjyrer er tomt. Det ble vedtatt å be Asbjørn trykke opp stk nye Kiwanisbrosjyrer, - MEN, først skal Hilde og Nicolay kvalitetssikre (oppdatere) brosjyreteksten. 2: KLUHONNØ FA KI: Følgende klubber har i Kiwanisåret utmerket seg: KC-Elverum + KC-Øvre Eiker + KC-Lier + KC-Oslo + KC-Fredrikstad + KC-Åsgårdstrand + KC-Horten + KC-Hotten Freia. I fravær av forrige guvernør Heidie, overrakte guvernør Steinar beviset fra KI, til respektive klubbers viseguvernører, slik at de kan overrekke «erkjennelsen» fra KI (det var diplom, pin/nål og bannermerke), til de aktuelle klubbene. MØTET HEVET Guvernør Steinar takket for flotte innspill, god møtedisiplin og gode beslutninger. eferent: Dag Gladsø distriktssekretær AKTUELLE FOKOTELSE: (rapportering) - (beslutning/vedtak) DM (divisjonsmøte) - DS (distriktsstyret) - VG (viseguvernør) - KIDN (Kiwanis International District Norden) - KI (Kiwanis International) - KI-EF (Kiwanis International European Federation) - KCF (Kiwanis Childrens Fund) - KCF-E (Kiwanis Childrens Fund Europe) - SKCFN (Stiftelsen Kiwanis Childrens Fund Norden) - C (urn Camp) - MHU (Mental Helse Ungdom) 6