Innkalling. Sakliste. NB! Parkering kan skje heilt nede ved museumsbygningane.

Transkript

1 Innkalling Utval: Fellesnemnd nye Ålesund Møtestad: Sunnmøre Museum, Borgundgavlen Dato: Tid: Kl Den som har lovleg forfall, eller er inhabil i nokre av sakene, må melde fra snarast mogleg til elin.moen@haram.kommune.no eller til elin.moen@alesund.kommune.no slik at varamedlem kan bli kalla inn. Varamedlemmer møter etter nærare innkalling. NB! Parkering kan skje heilt nede ved museumsbygningane. Program: Kl : Orientering frå Næringsforeningen Ålesundregionen v/bente Lund Jacobsen Kl : Orientering om prinsipp for eigarskap v/kommuneadvokat Olav Årø Kl : Orientering om status og framdrift i prosjektet v/prosjektleiar Astrid J. Eidsvik Kl : Orientering frå Sunnmøre museum v/ragna Dahl Grønnevet og styreleiar i Stiftelsen kulturkvartalet Anne Dyb Liaaen. Synfaring Båthallen m.v Kl : LUNSJ Kl : Orientering om Helseplattformen v/therese Furuset Hoel Ca. kl : Saker til behandling Sakliste Saksnummer: Sakstittel 001/19 Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll 002/19 Prosjekt felles helseplattform - nye Ålesund kommune og øvrige kommunar på Nordre Sunnmøre 003/19 Styringsdokument- Slik byggjer vi nye Ålesund kommune- revidering 004/19 Tilsettingar i kommunale føretak 7. februar 2019 Eva Vinje Aurdal leiar

2 Arkivsak: 19/14 Journalpost: 19/84 Saksbehandlar: Elin Moen Dato: Saksframlegg Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll Saksnummer: Utval: Dato: 001/19 Fellesnemnd nye Ålesund Innkalling og sakliste vert godkjent. Møteprotokoll frå forrige møte vert godkjent. Vedlegg: Protokoll - Fellesnemnd nye Ålesund

3 Møteprotokoll Utval: Fellesnemnd nye Ålesund Møtestad: Norsk Maritimt Kompetansesenter (NMK) Dato: Tid: Kl Følgande medlem møtte Parti Kommune Wenche Gausnes Aasen FrP Ørskog Emil Korsnes AP Haram Espen Myklebust AP Sandøy Geir Ove Leite AP Skodje Karoline Huldal Hauglid AP Skodje Oddvar Myklebust AP Sandøy Torill Leganger AP Ørskog Åse Kristin Ask Bakke AP Sandøy Svein Harsjøen FrP Haram Dag Olav Tennfjord H Skodje Ewa Hildre H Haram Jessica Gaertner H Sandøy Øystein Tvedt H Ålesund Randi Frisvoll Krf Haram Tore Johan Øvstebø Krf Ålesund Janet Roelofs SP Ørskog Modolf Hareide SP Skodje Vebjørn Krogsæter SP Haram Hildegard Maier V Sandøy Kari Grindvik V Skodje Forfall Parti Varamedlem Parti Anne Kristin Bryne AP Sindre Nakken (før vedtaksdelen) Monica Molvær (Vedtaksdelen) AP H Eva Vinje Aurdal AP Hans Kjetil Knutsen ÅL Geir Stenseth FrP Kirsti Dale SP Knut Harstad H Geir Peter Aure SVK Arne Abelseth AP Møteleiar: Dag Olav Tennfjord, H, Skodje Administrasjon/andre: Prosjektleiar Astrid Eidsvik, ass. prosjektleiar Bente Glomset Vikhagen, Helge Veum, Anne Bente Skellum og Ken Blindheim frå prosjektorganisajonen i nye Ålesund, Lars Fylling og Ingunn Stette frå Skodje kommune. Grete Valen Blindheim og Ole Søvik frå Ålesund kommune. Rådmenn: Turid Hanken, Haram og Liv Stette, Ålesund

4 Orienteringar: Grete Valen Blindheim prosejtktleiar for Klima, areal og transportplan og Helge Veum frå prosjektkontoret orienterte om plan, og om fornying av planprosessar ved bruk av visualisering og simulering. Bjørn Dimmen frå Ocean Simulator Center orienterte om utviklinga av ein pilot for visualiseringa av FN Smart City indikatorane som nye Ålesund, Sula og Giske vert målt på gjennom programmet i Fn nettverket. Fellesnemnda fekk omvisning i Simulatoren ved OSC. Haram næring og innovasjonsforum orienterte om organisasjonen og om samarbeid mellom kommune og næringsliv i Haram. Prosjektleiar Astrid Eidsvik orientere om framdrifta i prosjektet Det vart lagt opp til ei arbeidsøkt knytt til prinsipp for delegering. Kari Grindvik orienterte om saka slik den ligg ved sakspapira. Fellesnemnda vart inndelt i fem grupper på tvers av kommunar og arbeidde med spørsmålstillinga knytt til delegering i nye Ålesund kommune. Diverse: Det var ikkje innkome skriftlege spørsmål til møtet i fellesnemnda. Monica Molvær stilte som vara for Anne Kristin Bryne til vedtaksdelen av møtet som starta kl Fellesnemnda flytta møtedato for fellsnemdsmøte frå 28. mars til 4. April 2018 ( Møtet bør avsluttast tidlegare enn normalt pga kommunestyremøte i Sandøy og i Skodje) Kulturinnslag ved elevar frå Ålesund videregåande skule Side 2 av 8

5 Sakliste Sak nr. Sakstittel 053/18 Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll 054/18 Prosjektbudsjett Nye Ålesund kommune 055/18 Arbeid med strategi og satsingsområde for nye Ålesund kommune 056/18 Fellesnemnda sin uttale til budsjett og økonomiplanar i kommunane som saman skal skipe nye Ålesund kommune i /18 Prinsipp for delegering i nye Ålesund kommune Side 3 av 8

6 053/18: Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll Innkalling og sakliste vert godkjent. Møteprotokoll frå forrige møte vert godkjent. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Framlegget vart samrøystes vedteke. Møteprotokoll frå forrige møte vart godkjent. Til å godkjenne møteprotokollen vart valde : Øystein Tvedt, Høgre i Ålesund kommune og Wenche Gausnes Aasen, FRP i Ørskog kommune FNÅ- 053/18 Vedtak: Innkalling og sakliste vert godkjent. Møteprotokoll frå forrige møte vart godkjent. Til å godkjenne møteprotokollen vart valde : Øystein Tvedt, Høgre i Ålesund kommune og Wenche Gausnes Aasen, FRP i Ørskog kommune 054/18: Prosjektbudsjett Nye Ålesund kommune Framlegg frå prosjektleiar: Fellesnemnda for nye Ålesund kommune vedtek prosjektbudsjett for nye Ålesund kommune med følgjande fordeling på hovudpostar: Partssamansett utval nye Ålesund : Behandling: Prosjektleiar sitt framlegg vart samrøystes tilrådd. PNÅ- 026/18 Vedtak: Tilråding frå partsamansett utval(psu): Side 4 av 8

7 Fellesnemnda for nye Ålesund kommune vedtek prosjektbudsjett for nye Ålesund kommune med følgjande fordeling på hovudpostar: Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Framlegget vart samrøystes vedteke. FNÅ- 054/18 Vedtak: Fellesnemnda for nye Ålesund kommune vedtek prosjektbudsjett for nye Ålesund kommune med følgjande fordeling på hovudpostar: 055/18: Arbeid med strategi og satsingsområde for nye Ålesund kommune Framlegg frå prosjektleiar: Fellesnemnda for nye Ålesund kommune sluttar seg til rammeverk og prosess for arbeidet med strategi og satsingsområde for nye Ålesund slik det kjem fram i denne saka. Side 5 av 8

8 Partssamansett utval nye Ålesund : Behandling: Prosjektleiar sitt framlegg vart samrøystes tilrådd. PNÅ- 027/18 Vedtak: Tilråding frå partsamansett utval (PSU): Fellesnemnda for nye Ålesund kommune sluttar seg til rammeverk og prosess for arbeidet med strategi og satsingsområde for nye Ålesund slik det kjem fram i denne saka. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Framlegget vart samrøystes vedteke FNÅ- 055/18 Vedtak: Fellesnemnda for nye Ålesund kommune sluttar seg til rammeverk og prosess for arbeidet med strategi og satsingsområde for nye Ålesund slik det kjem fram i denne saka. 056/18: Fellesnemnda sin uttale til budsjett og økonomiplanar i kommunane som saman skal skipe nye Ålesund kommune i 2020 Framlegg frå prosjektleiar: Fellesnemnda sin uttale til budsjett og økonomiplaner for kommunane i nye Ålesund kommune er som følgjer: Dei fem kommunane som saman skal skipe nye Ålesund kommune har ulike økonomiske utgangspunkt. Felles for alle kommunane er at driftsrammene for dei kommande åra er venta å verte krevjande. Investeringane som er planlagde i økonomiplanperioden vil bidra til å legge ytterlegare press på den einskilde kommune sin økonomi i åra som kjem. Gjeldsauken i dei fem kommunane vil til ein viss grad også vere med på å avgrense den framtidige økonomiske handlefridommen for nye Ålesund kommune. Fellesnemnda meiner likevel at budsjetta og økonomiplanane sett under eitt for dei fem kommunane, er i samsvar med politiske prioriteringar for den nye kommunen, og innanfor det økonomiske handlingsrommet for den nye kommunen. Side 6 av 8

9 Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Lars Kristen Tovan Fylling innleia i saka. Framlegget vart samrøystes vedteke. FNÅ- 056/18 Vedtak: Fellesnemnda sin uttale til budsjett og økonomiplaner for kommunane i nye Ålesund kommune er som følgjer: Dei fem kommunane som saman skal skipe nye Ålesund kommune har ulike økonomiske utgangspunkt. Felles for alle kommunane er at driftsrammene for dei kommande åra er venta å verte krevjande. Investeringane som er planlagde i økonomiplanperioden vil bidra til å legge ytterlegare press på den einskilde kommune sin økonomi i åra som kjem. Gjeldsauken i dei fem kommunane vil til ein viss grad også vere med på å avgrense den framtidige økonomiske handlefridommen for nye Ålesund kommune. Fellesnemnda meiner likevel at budsjetta og økonomiplanane sett under eitt for dei fem kommunane, er i samsvar med politiske prioriteringar for den nye kommunen, og innanfor det økonomiske handlingsrommet for den nye kommunen. 057/18: Prinsipp for delegering i nye Ålesund kommune Framlegg frå prosjektleiar: Politisk komite P2 rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda tek notatet om prinsipp for delegering til vitande. Fellesnemnda ber om at eit samla delegeringsreglement vert lagt fram innan mars Delegeringsreglementet skal behandlast i arbeidsutvalet (AU) før det vert lagt fram for fellesnemnda til endeleg vedtak. Prosjektleiar får fullmakt til å inngå avtale med Kommuneforlaget om leveranse av KF delegeringsreglement. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Kari Grindvik, Venstre i Skodje kommune og leiar av politisk komité P2 innleia i saka. Ole Søvik, plan- og bygningssjef i Ålesund kommune og framtidig kommunalsjef for tekniske tenester i nye Ålesund kommune gav informasjon om dagens praksis i kommunane spesielt med tanke på plan- og bygningslova. Fellesnemnda vart delt inn i fem grupper. Det vart arbeidd med innspel i saka. Spørsmåla vart sendt ut til medlemmane i forkant av møtet. Side 7 av 8

10 Det vart opna for kommentarar i plenum. Kari Grindvik, Venstre i Skodje la fram følgjande endringsforslag: Setninga: Delegeringsreglementet skal behandlast i arbeidsutvalet (AU) før det vert lagt fram for fellesnemnda til endeleg vedtak. Bytast ut med alternativ ordlyd: Fram mot endeleg innstilling til fellesnemnda vil komiteen arbeide i tett dialog med prosjektleiar og arbeidsutvalet ( AU) før det vert lagtf ram for fellesnemnda til endeleg vedtak Ved røysting vart framlegget frå prosjektleiar med endringsframlegget til Kari Grindvik samrøystes vedteke. FNÅ- 057/18 Vedtak: Fellesnemnda tek notatet om prinsipp for delegering til vitande. Fellesnemnda ber om at eit samla delegeringsreglement vert lagt fram innan mars Fram mot endeleg innstilling til fellesnemnda vil komiteen arbeide i tett dialog med prosjektleiar og arbeidsutvalet ( AU) før det vert lagt fram for fellesnemnda til endeleg vedtak. Prosjektleiar får fullmakt til å inngå avtale med Kommuneforlaget om leveranse av KF delegeringsreglement. Side 8 av 8

11 Arkivsak: 19/5 Journalpost: 19/66 Saksbehandlar: Synnøve Vasstrand Synnes Dato: Saksframlegg Prosjekt felles helseplattform - nye Ålesund kommune og øvrige kommunar på Nordre Sunnmøre Saksnummer: Utval: Dato: 002/19 Arbeidsutval nye Ålesund /19 Partssamansett utval nye Ålesund /19 Fellesnemnd nye Ålesund /19 - Arbeidsutval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): 1. Nye Ålesund kommune deltek i eit felles prosjekt for Helseplattformen. 2. Fellesnemnda er kjend med at deltaking i prosjektet krev intern prioritering av ressursar, og gir prosjektleiar fullmakt til å prioritere prosjektet. Behandling: Ved røysting vart framlegget frå prosjektleiar med tilrådinga frå partsamansett utval (PSU) samrøystes tilrådd. 002/19 - Partssamansett utval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå partsamansett utval (PSU): 1. Nye Ålesund kommune deltek i eit felles prosjekt for Helseplattformen. 2. Fellesnemnda er kjend med at deltaking i prosjektet krev intern prioritering av ressursar, og gir prosjektleiar fullmakt til å prioritere prosjektet. Behandling: Framlegget frå prosjektleiar vart samrøystes tilrådd. Framlegg frå prosjektleiar: 1. Nye Ålesund kommune deltek i eit felles prosjekt for Helseplattformen. 2. Fellesnemnda er kjend med at deltaking i prosjektet krev intern prioritering av ressursar, og gir prosjektleiar fullmakt til å prioritere prosjektet.

12 Saksutgreiing: Oppsummering: Nye Ålesund kommune deltek i eit felles prosjekt for Helseplattformen på tvers av alle kommunane på Nordre Sunnmøre. Dette prosjektet har også ei rolle i det felles prosjektet i Midt-Norge. Prosjektdeltakinga vil kreve intern prioritering av ressursar i helse- og omsorgstenesta i den perioden prosjektet pågår. Det må leggast til rette med naudsynte ressursar for å lykkast med prosjektet. Det er ikkje forventa direkte økonomiske konsekvensar for kommunane med sjølve prosjektet i 2019, dei utgiftene er føresett dekt av eksterne midlar (skjønnstilskot frå Fylkesmannen). Deltaking i dette prosjektet gir ingen forpliktingar til å utløyse opsjonen på kjøp av Helseplattformen. Bakgrunn og motivasjon for prosjektet Programmet Helseplattformen ( ) skal kjøpe og innføre ny pasientjournal ved sjukehus, kommunar, fastlegar og private spesialistar i Midt-Norge. Helse Midt-Norge og Trondheim kommune er hovudaktørar i kjøpet, og alle kommunane i Møre og Romsdal og Trøndelag er med via opsjonsavtalar. Helseplattformen er også ein regional pilot for den nasjonale målsetjinga «Én innbygger én journal». Det er berre i Midt-Norge at ein får det same systemet både i spesialist- og primærhelsetenesta (sjå referanse 1: Konseptutvalgutredning fra Direktoratet for e-helse, side 10 og 11). Trondheim kommune har frist til å signere opsjonsavtalen 12 veker etter at Helse Midt-Norge signerer med Epic. Helseplattformen skal legge til rette for pasientane sine ønskje om tilgang til eigne helseopplysingar, betre informasjon om diagnose, meir involvering i eiga behandling, tettare dialog med helsetenesta og ei helseteneste som vert opplevd som samanhengande mellom alle aktørane i tenesta. Dei tilsette både i primær- og spesialisthelsetenesta ønskjer delt informasjon om pasientane, samanhengande og standardiserte pasientforløp, beslutningsstøtte, samhandlingsverktøy og ein strukturert journal. Kommunane har behov for betre verktøy for å arbeide førebyggande og betre analyseverktøy for styring og folkehelsearbeid. Desse måla kan ein nå dersom det vert innført eit digitalt samhandlingsverktøy både på sjukehus, i kommunane, hos fastlegane og med gode innbyggartenester. Helseplattformen er eit slikt samhandlingsverktøy. Før Helseplattformen kan innførast må det gjerast eit større arbeid i alle kommunar. Dette

13 arbeidet omfattar analyse av arbeidsprosessar, og førebuing av organisasjonen på innføring av ny arbeidsflyt og nye måtar å jobbe på. Dette krev mellom anna eit kontinuerleg forankrings- og informasjonsarbeid. Før kommunane kan flytte over til Helseplattformen må det også gjerast ei dataanalyse av helsesystema i kommunen slik at dagens helsedata kan overførast til den nye plattforma og sikre ei trygg migrering til det nye systemet. Alle system i kommunen som inneheld journalopplysningar vil bli erstatta av Helseplattformen, mellom anna journalsystemet i pleie- og omsorgstenesta og på helsestasjonen. Fastlegane har også opsjon på å bytte sine system, noko som er vesentleg for å ta ut full effekt av Helseplattformen. Helseplattformen-prosjektet har no kome inn i ein fase der alle kommunar med opsjonsavtalar må involverast for å kunne påverke resultatet. Når kontrakten med leverandør vert signert april 2019 bør alle 85 kommunar vere samde om kva for arbeidsprosessar det nye systemet skal støtte, samt kor stor grad av lokale tilpassingar vil vere naudsynte. I perioden august 2019 til juni 2020 er det planlagt at hele systemet skal tilpassast også for opsjonskommunane. Det må riggast ein organisasjon og ein avgjerdsstruktur der Helseplattformen-prosjektet på nordre Sunnmøre arbeider tett saman med alle andre kommunar overfor leverandøren i denne perioden. Effektmål og gevinstar: Gjennomsnittsalderen aukar i dei fleste kommunar i Midt-Norge, og trykket på helsetenesta aukar også frå dei yngre innbyggarane. Det medfører at det blir stadig færre yrkesaktive for kvar tenestemottakar. Helsepersonell må derfor få høve til å jobbe smartare og meir effektivt, i tillegg til at innbyggarar vert tettare involvert i eiga helse. Helseplattformen har definert følgjande 11 effektmål for prosjektet: 1. Høgare behandlingskvalitet og færre pasientskadar. 2. Tilgang til kontinuerleg oppdatert klinisk kunnskap basert på beste praksis. 3. Innbyggarane i Midt-Norge får enkel tilgang til eigen journal og større moglegheit til å påverke eige behandlingsforløp. 4. Betre samhandling i og mellom primær- og spesialisthelsetenesta. 5. Betre data- og informasjonsgrunnlag for forskning og innovasjon. 6. Auka effektivitet og betre ressursbruk. 7. Betre styringsinformasjon som grunnlag for kvalitets- og forbetringsarbeid i dagleg drift. 8. Redusert tidsbruk på dokumentasjon og leiting etter helseopplysingar. 9. Tilfredsstille nasjonale krav og standarder. 10. Innbyggarane i Midt-Norge skal få høve til å bu lengre i eigen bustad. 11. Behovet for offentleg tenesteyting skal reduserast ved at tenester som blir gitt gjennom generiske forløp ivaretek ei heilheitleg funksjonsvurdering. Desse effektmåla vil i arbeidet framover bli operasjonalisert i meir tydelege resultatmål også for den enkelte kommune som ein del av arbeidet med gevinstplanlegging i prosjektet. Dei kommunale gevinstane kan skisserast slik:

14 Desse gevinstane er ikkje konkretisert enno, men ein indikasjon kan ein få gjennom referanse 1: Konseptvalgutredning: «Nasjonal løsning for kommunal helse-og omsorgsteneste», kapittel 3, 4 og 6. Trondheim kommune har starta sitt arbeid med gevinstanalysar, og det er naturleg å kople seg på dette. Organisering: Helseplattformen-prosjektet på nordre Sunnmøre vil vere ein del av det heilheitlege prosjektet for Midt-Norge. Det øvste organet for opsjonskommunane er Samarbeidsrådet, der kvart fylke er representert ved rådmenn og fagpersonar. Kvar kommuneregion har fått i oppdrag å peike ut ein person til å delta i en «regional arbeidsgruppe». For nordre Sunnmøre deltek prosjektleiar Therese Hoel. Kvar regional arbeidsgruppe (RAG) har etablert ei lokal arbeidsgruppe (LAG), som består av en representant frå kvar kommune, i tillegg til tillitsvalt. Framdriftsplan: Arbeidet med prosjektet Helseplattformen vil pågå over lang tid og 2020 vil stort sett gå med til planlegging og førebuande aktivitetar, samt oppsett og utvikling av programvaren i samarbeid med leverandør. I 2021 og 2022 vil Helseplattformen bli sett i drift, suksessivt region for region, der Helse Møre og Romsdal og kommunane her kjem inn tidleg i Framdriftsplan for prosjektet Helseplattformen kan visuelt framstillast slik:

15 Økonomi: Kostnadar knytt til sjølve kjøp og innføring av Helseplattformen Desse kostnadane er ikkje kjende på noverande tidspunkt, då Helseplattformen er i ein anskaffelsesfase fram til april Det pågår også forhandlingar i forhold til kostnadsdeling mellom kommunane og spesialisthelsetenesta. Kostnadar knytt til prosjektleiing Hovudkostnadane for prosjektet på nordre Sunnmøre er knytt til prosjektleiing, administrasjon og opplæringsaktivitetar. Det er lagt til grunn at desse kostnadane blir dekt av eksterne midlar. Fylkesmannen har tildelt vår region 1 MNOK for Intern ressursbruk i eigen kommune Det er ikkje eit eksplisitt krav om eigeninnsats knytt til dei tildelte midlane. Men for at ein skal lykkast med prosjektet må kvar kommune involverast tett både i forhold til informasjons- og forankringsarbeid, prosessarbeid og anna arbeid knytt til prosjektet. Det er for tidleg å estimere kva for innsats som vil krevjast i 2019, men det vil i hovudsak vere knytt til brei informasjon og involvering av fagpersonar og IT. Den største innsatsen vil kome når Helseplattformen faktisk skal rullast ut i forhold til opplæring, innføring og bytte av journalsystem, som vil vere ein krevjande jobb. Dette vil truleg skje i Helseplattformen i statsbudsjettet Helseplattformen er omtalt i statsbudsjettet (jfr Prop. 1S ( ) punkt 2.2): Det foreslås til sammen 575 mill. kroner i lån og tilskudd til Helseplattformen i For å sikre finansiering av Helseplattformen vil Helse Midt-Norge bli gitt et lån tilsvarende 70 pst. av investeringskostnaden for spesialisthelsetjenesten, med en lånebevilgning på 465 mill. kroner i I tillegg vil det bli etablert en tilskuddsordning tilsvarende 100 pst. av den faste investeringskostnaden for kommunene og fastlegene, med en bevilgning på 110 mill. kroner i Dette er et tilskudd som skal betales tilbake med renter etter hvert som kommuner og fastleger tar i bruk løsningen. Ordningen er etablert for å legge til rette for deltakelse fra kommuner og fastleger i Midt-Norge, slik at verken Helse Midt-Norge eller de kommunene som går inn i prosjektet skal bære risikoen for manglende deltakelse. Regjeringen vil komme tilbake til låneramme og tilskuddsramme etter at avtale om kjøp av løsningen er inngått.

16 Vurdering og tilråding: Det er ikkje naudsynt å ta stilling til om kommunen skal nytte opsjonen på Helseplattformen på dette tidspunktet, sidan ein ikkje er kjend med kostnads- og gevinstbiletet. Bystyret i Trondheim skal etter planen handsame saka i februar Det vil på eit seinare tidspunkt bli lagt fram sak der politisk nivå skal ta stilling til om opsjonen skal utløysast. I første omgang er det behov for å gi informasjon til politisk nivå, samt ei politisk forankring for prosjektet. Det er prosjektleiar si tilråding at nye Ålesund kommune deltek i dette prosjektet. Prosjektet markerer kan gi ei markant forbetring i korleis tenestene i denne sektoren vert utøvd både i kommunar, sjukehus, hos fastlegar og ved innbyggarane sjølve. Ein kunne sjølvsagt ønske eit nasjonalt prosjekt, men det regionale prosjektet Helseplattformen i Midt-Norge har no kome så langt at dette i realiteten ikkje er ei aktuell løysing. Referanse: 1. Fra Direktoratet for e-helse, Konseptvalgutredning: «Nasjonal løsning for kommunal helseog omsorgsteneste» ( ) Astrid Eidsvik prosjektleiar

17 Arkivsak: 17/18 Journalpost: 19/65 Saksbehandlar: Bente Glomset Vikhagen Dato: Saksframlegg Styringsdokument- Slik byggjer vi nye Ålesund kommunerevidering Saksnummer: Utval: Dato: 003/19 Partssamansett utval nye Ålesund /19 Arbeidsutval nye Ålesund /19 Fellesnemnd nye Ålesund /19 - Arbeidsutval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda godkjenner oppdatert overordna styringsdokument : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund» med endringane som kjem fram i dokumentet Prosjektleiar får i oppgåve å følgje opp framlegget om å legge inn namna på medlemmene i PSU i pkt og kontaktutvalet i pkt. 8.2 i det overordna dokumentet. Behandling: Ved røysting vart framlegget frå prosjektleiar med tilrådinga frå partsamansett utval (PSU) samrøystes tilrådd. 003/19 - Partssamansett utval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå partsamansett utval: Fellesnemnda godkjenner oppdatert overordna styringsdokument : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund» med endringane som kjem fram i dokumentet. Prosjektleiar får i oppgåve å følgje opp framlegget om å legge inn namna på medlemmene i PSU i pkt og kontaktutvalet i pkt. 8.2 i det overordna dokumentet. Behandling: Tillitsvald Randi Alvestad kom med framlegg om å ta inn namna på medlemmene i PSU i pkt og namna på medlemmene i kontaktutvalet i pkt. 8.2 i det overordna styringsdokumentet, ev. sette inn ein link til heimesida til nye Ålesund. Leiar Eva V. Aurdal,AP Ålesund kom med tilleggsframlegg om at prosjektleiar får i oppgåve å følgje dette opp.

18 Ved røysting vart framlegget frå prosjektleiar med tillegget sette fram av leiar Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. Framlegg frå prosjektleiar: Fellesnemnda godkjenner oppdatert overordna styringsdokument : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund» med endringane som kjem fram i dokumentet Saksutgreiing: Kort om hensikta med eit prosjektstyringsdokument: (F-sak 008/17) vedtok Fellesnemnda første utgåve av eit styringsdokument som dannar grunnlaget for styring av prosjektet. I same sak vedtok fellesnemnda at «Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober 2017.» Dokumentet skal fungere som eit basisdokument for korleis vi bygger nye Ålesund, og dannar kontrakta mellom fellesnemnda og administrativ prosjektleiing. Dokumentet skal: peike ut retning gjennom visjon, mål og verdiar for prosjektperioden gi oversikt over prosjektet i omfang og oppbygging tydeleggjere roller og ansvar i prosjektet gi oversikt over fasar i prosjektet og tiltak i dei ulike fasane Hensikta med å samle informasjonen i dokumentet er også at nye personar raskt og lett kan finne ut kva prosjektet gjeld, og korleis det styrast. Dokumentet er publisert på Styringsdokumentet bygger på intensjonsavtalen, vedtak i styringsgruppa i perioden og i fellesnemnda frå og med hausten 2017, mandat og reglement for fellesnemnda og delegasjonsreglement og prosjektbudsjett. Styringsdokumentet må sjåast i samanheng med andre dokument som utarbeidast i og for omstillingsprosessen. Oppdaterte utgåver skal vedtakast i fellesnemnda. Vurdering: Det er viktig at relevant informasjon vert samla i eitt styringsdokument. Dette gjev ei oversiktleg framstilling av prosjektet. Dokumentet må vere offentleg tilgjengeleg. For at dokumentet til ein kvar tid skal kunne fungere som styringsverktøy, må det oppdaterast etter som prosessen går inn i nye fasar. Dette vart gjort i desember 2017

19 samtidig med politisk handsaming av prosjektbudsjett og delegasjonsreglement. Prosjektet gjekk då inn i gjennomføringsfase del 1 Videre vart styringsdokumentet oppdatert når gjekk over i gjennomføringsfase del 2. I denne fasen vart dei administrative delprosjekta reorganisert slik at dei samsvarer med ny overordna administrativ struktur. I denne revisjonen er det berre små endringar I styringsdokumentet slik at det skal samsvare med situasjonen slik den er første halvår av Alle endringar er merka med raud skrift. Astrid Eidsvik prosjektleiar Vedlegg: Overordna styringsdokument 14. februar 2019 (3027)

20

21 Innhald 1 OM STYRINGSDOKUMENTET BAKGRUNN OG FAKTA Bakgrunn Fakta om nye Ålesund Kart over nye Ålesund Faktatal VISJON, MÅL, SUKSESSKRITERIER OG VERDIAR Målhierarki - modell Visjon og mål i intensjonsavtalen Visjonen med å etablere nye Ålesund Overordna mål Effektmål og resultatmål for prosjektet Suksessfaktorar ved omstillinga Verdigrunnlag for omstillinga OVERORDNA RISIKOANALYSE Identifiserte risikoar juni Tiltak for å redusere risikoane HOVUDFASAR I PROSJEKTET Generelt om faseinndeling Planleggingsfase Gjennomføringsfase del 1: vår Gjennomføringsfase del 2: haust 2018 vår Avslutningsfase haust ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR Organisasjonskart for prosjektet og overordna prinsipp Politisk styringsnivå i prosjektet Fellesnemnda Arbeidsutval Partssamansett utval (PSU) Politiske komitear Administativt styringsnivå i prosjektet Prosjektleiar Leiargruppe i prosjektet og rådmennene i eksisterande kommunar Hovudprosjektet - tilsette i prosjektorganisasjonen Andre kjøp av tilsettressursar i prosjektperioden Styringsprinsipp for delprosjekta Delprosjekt og faggrupper i prosjektorganisering fram til ny prosjektorganisering Administrativt prosjektstyringsnivå frå og med tilsetjing av toppleiargruppa ARBEIDSMETODAR, KOMMUNIKASJON OG ARKIV

22 7.1 Arbeidsmetodar Informasjon og kommunikasjon internt og eksternt Arkiv og dokumentasjonshandtering i prosjektperioden MEDVERKNAD OG RAMMEVILKÅR TIL TILLITSVALDE OG HVO Tillitvalde Oppretting av kontaktutval for prosjektperioden Hovudverneombod PROSJEKTØKONOMI Økonomistyring i prosjektet Oversikt prosjektbudsjett Oversikt støtte, kompensasjon og tilskot OVERSIKT PROSJEKTDOKUMENT, REFERANSAR OG VEDLEGG Oversikt alle overordna dokument og reglement i prosjektet Eksterne referansar og linkar Vedlegg: Samandrag «Mandat og reglement for fellesnemnda» Vedlegg: Felles føringar for alle delprosjekt

23 1 OM STYRINGSDOKUMENTET Styringsdokumentet dannar grunnlaget for styring av prosjektet fram til Styringsdokumentet skal fungere som eit basisdokument for korleis vi bygger nye Ålesund, og dannar kontrakta mellom fellesnemnda og prosjektleiinga. Dokumentet skal: - peike ut retning gjennom visjon, mål og verdiar for prosjektperioden - gi oversikt over prosjektet i omfang og oppbygging - tydeleggjere roller og ansvar i prosjektet - gi oversikt over fasar i prosjektet og tiltak i dei ulike fasane Hensikta med å samle informasjonen i dette dokumentet er også at nye personer raskt og lett kan finne ut kva prosjektet gjeld og korleis det styrast. Dokumentet vert publisert på For at dokumentet til ei kvar tid skal kunne fungere som styringsverktøy må det jamnleg oppdaterast etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentleg informasjon føreligg. Oppdaterte versjonar skal vedtakast i fellesnemnda. Dette styringsdokumentet bygger på intensjonsavtalen og arbeid utført i styringsgruppa i perioden Styringsdokumentet må sjåast i samanheng med Intensjonsavtalen og andre dokument som vil utarbeidast i og for omstillingsprosessen. Oversikt over andre viktige dokument ligg i kap. 11. Det er teke i bruk eit eige prosjektstyringsverktøy Prosjektportalen (vedtak i fellesnemnda sak 05/17) for å samordne prosessane i delprosjekta. 2 BAKGRUNN OG FAKTA 2.1 BAKGRUNN I juni 2016 vedtok kommunestyra i Sandøy, Skodje og Ålesund å søke om kommunesamanslåing. I november 2016 vedtok også Ørskog kommunestyre at kommunen skulle inngå i kommunesamanslåinga. Vedtaka var resultat av ein lang utredningsprosess med brei deltaking og involvering frå mange kommunar (regionkommuneprosjektet). 8. juni 2017 vedtok Stortinget at også Haram kommune skulle inngå i den nye kommunen, som no består av Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund. 21. juni 2017 fatta dei fem kommunane nødvendige vedtak som dannar grunnlaget for Kongeleg resolusjon om oppretting av nye Ålesund kommune innan

24 2.2 FAKTA OM NYE ÅLESUND KART OVER NYE ÅLESUND Kartet er utan grensejusterinane for Sandøy. 5

25 2.2.2 FAKTATAL Kommunar Innbyggartal (3. kvartal 2018) Areal land (fastland, øyer) Areal land og innsjø Havflate Årsverk (des. 2018) Tilsette (des. 2018) Haram kommune ,1 268,0 802, Sandøy kommune ,4 21,5 985, Skodje kommune ,0 129,3 36, Ørskog kommune ,4 135,8 21, Ålesund kommune ,6 104,1 95, Nye Ålesund ,5 658, ,1 Kjelde for areal og havflate: Nye Ålesund vert 608 kvadratkilometer der landskap og infrastruktur er prega av øyer, fjordar, hav, og tettbygde byområde. Kommunen strekk seg frå vakre Sandøy med sine øyer i nord, Haram som tilbyr fantastiske naturområde på sjø, hav og fjell, via det vakre fjordlandskapet i Skodje og Ørskog, til urbane Ålesund i sørvest. Nye Ålesund med sine innbyggjarar og over tilsette vil verte den største byen mellom Bergen og Trondheim med føresetnader for gode og likeverdige tenester der folk er. Kommunegrensene i den nye kommunen er betre tilpassa det allereie etablerte bu- og arbeidsmarknaden enn dagens grenser. Nye Ålesund har sterk befolkningsvekst, noko som er eit godt utgangspunkt for å skape ein regional motor og eit tyngdepunkt i regionen. Nye Ålesund har store havområde og ei marin og maritim næring som er dyktig på omstilling, innovasjon og nyetablering. Næringslivet i den nye kommunen har gjennom ei framtidsretta nærings- og forskingshistorie i regionen vist at vi vil og kan vere i forkant. Nye Ålesund vil vere ein premissleverandør for ei berekraftig utnytting av havrommet, med framvekst av nye havnæringar. Dette er konkretisert blant anna gjennom satsinga på det grøne skiftet ved NTNU i Ålesund og samarbeidet med universitetet og Norsk Martimt Kompetansesenter. Gjennom etableringa av NTNU i Ålesund og det allereie godt etablerte NMK er befolkninga sikra eit bredt, gjennomgåande og relevant utdanningstilbod i kommunen som også sikrar rekruttering av kompetanse til næringslivet og forskingsmiljøet. Aktiviteten og utviklinga i den maritime næringa og ved NMK gjør at nye Ålesund vil verte leiande på forsking og utvikling. Gjennom fagmiljøa på campus er Ålesund i ferd med å utvikle seg som ein teknologiby. Ålesund sjukehus er det største og mest differensierte sjukehuset mellom Bergen og Trondheim. Med sine spesialisthelsetenester og forskingsmiljø er det ein viktig del av tryggleikstilbodet i kommunen. I dette tilbodet inngår også helsestasjon for barn, unge, gravide, flyktningar og skulehelseteneste. Å behalde Ålesund sjukehus som nr 2 sjukehus etter St. Olavs Hospital i Helse Midt-Norge er særdeles viktig. 6

26 3 VISJON, MÅL, SUKSESSKRITERIER OG VERDIAR Arbeidet med visjon, mål, suksesskriterier og verdiar har skjedd i ulike fasar og på ulike måtar. Formuleringane i styringsdokumentet bygger på intensjonsavtalen, og innspel frå styringsgruppa/fellesnemnda og rådmannsgruppa MÅLHIERARKI - MODELL Målhierarki: Kva ein skal oppnå etter samanslåinga Visjon Kva ein ønsker at nye Ålesund skal bli for innbyggarar, tilsette og samarbeidspartnarar etter samanslåinga Prosjektet sitt ansvar Effektmål Resultatmål Dei positive endringane/effektane som fører oss mot det vi ønsker Dei resultata vi må levere for å få på plass endringane/effektane. Suksesskriterier Dei betingelsane som må vere oppfylte for å nå resultatmåla Visjon er gjerne den overordna politiske hensikta med kvifor ein set i gang med prosjektet, den ønska tilstanden etter prosjektet er ferdig og trådt i kraft. Desse er henta rett frå intensjonsavtalen. Effektmål beskriv forventa effekt, kva gevinstar som skal oppnåast med prosjektet. Effektmåla beskriv ein ønska framtidig situasjon. Gevinstrealisering er å sørge for at dei effektane/gevinstane som var forventa av prosjektet faktisk blir realisert. Resultatmåla beskriv kva konkrete resultat prosjektet skal levere i løpet av prosjektet. Desse konkretiserer korleis effektmåla skal nåast. 2 1 Styringsgruppa har i ulike møte arbeidd med idédugnad kring framtidsbilete og tiltak for å nå måla våre. Desse innspela er samla i vedlegg til styringsdokumentet, og kan nyttast i arbeidet i kvart enkelt delprosjekt. 2 Resultatmåla skal vere målbare i tid, kostnad og kvalitet, ofte omtalt som SMARTE mål (Hersey og Blanchard (1993): S = spesifikke M = målbare A = ambisjonsrike R = resultatorienterte/relevante T = tidsbestemte E = enkle 7

27 Suksesskriteria beskriv kva betingelsar som må vere på plass i samanslåingsprosessen for å oppnå resultat. 8

28 3.2 VISJON OG MÅL I INTENSJONSAVTALEN VISJONEN MED Å ETABLERE NYE ÅLESUND 3 Visjonen vår er Nasjonal gjennomslagskraft, regional attraktivitet og lokal identitet! Lokal identitet er eit fundament for mangfald og skaparkraft. Mangfald og skaparkraft gir attraktivitet. Attraktivitet gir tiltrekkingskraft. Tiltrekkingskraft gir nasjonal slagkraft. Mottoet vårt er: Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil, skal vi tore å gjere noko med! Dette skal vi oppnå med å gå saman i nye Ålesund kommune: Vere sterkare motvekt mot sentralisering til dei store landsdelssentera. Drive meir heilskapleg og overordna planlegging. Få på plass framtidsretta løysingar for samferdsel som bind regionen saman. Ha større tyngde som pådrivar for å styrkje forskings- og utdanningsinstitusjonane. Arbeide strategisk som medspelar for å styrkje og utvikle næringsliv og nyskaping i regionen. Få større kapasitet til å vere innovativ og tenkje strategisk for nyskaping. Arbeide aktivt med å førebygge og handtere kriser og katastrofar. Ta ansvar for nye oppgåver som krev spisskompetanse. Utvikle kvaliteten på tenestene og servicen til innbyggarane. Styrkje og utvikle mangfaldet i kulturlivet. Vere det urbane midtpunktet mellom Bergen og Trondheim OVERORDNA MÅL Samandrag av måla i intensjonsavtalen mellom dei fem kommunane: Samfunnsutvikling Nye Ålesund skal sikre ei samordna planlegging for utvikling av både by og omland, samferdselsprosjekt og kollektivløysingar som vil knyte heile kommunen saman, samarbeid med andre samfunnsaktørar, møte dei store utfordringane i samfunnet gjennom miljøstrategi, folkehelsestrategi, tenesteutviklings- og innovasjonsstrategi og nyskaping i næringslivet. Tenesteyting og utøving av mynde Nye Ålesund skal skape ein sterk organisasjon i samspel med andre for å utvikle regionen. Dei kommunale tenestene, og dermed arbeidsplassane, skal vere nær brukarane samtidig som tilsette blir del av eit større fagmiljø med spesialiserte tenester tilgjengeleg. Effektivisering/sparing skal gå til auka kvantitet og kvalitet i tenestene. Vi skal arbeide aktivt for nye statlege og andre offentlege kompetansearbeidsplassar. Ta vare på innbyggarane sin rettstryggleik. Demokrati Den politiske organiseringa i nye Ålesund skal sikre heilskapleg planlegging for regional slagkraft og lokal medverknad på kommunedelnivå. Utprøving av nye former for medverknad. Fokus på digitale plattformer. Økonomi Nye Ålesund skal ha eit forsvarleg økonomisk handlingsrom for sikre gode tenester til innbyggjarane. Vinstane skal gå til å styrke tenestene og realisere visjonen for den nye kommunen. Lånegjeld på forsvarleg nivå, betale ned gjeld i tråd med avskrivingar, tilstrekkeleg stort disposisjonsfond. Teneste- og avgiftsnivået skal harmoniserast. 3 Teksten er henta frå intensjonsavtalen mellom dei fem kommunane. 9

29 Fellesnemnda skal styre investeringar mot felles mål og bidra til felles økonomiske mål og samkøyre planprosessar. Dette må skje i overgangsfasen Kommunen som arbeidsgjevar Nye Ålesund skal ha eit tillitsfullt samarbeid for å styrke effektivitet, innovasjon, kvalitet og trivsel. Vi skal ha kompetanseutvikling og innovativt samarbeid med andre, samt utvikle eit godt partsamarbeid (politikarar, administrativ leiing, fagforeiningar) for å utvikle dei kommunale tenestene. Organisering, arbeidsformer og digitalisering Berekraft og nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga i den nye kommunen. Organiseringa av nye Ålesund skal bygge på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling; effektiv og innovativ organisasjon, styrke samhandling på tvers, god forvaltningsskikk, tillitsbasert samspel, utvikle ny politikarrolle, tverrfagleg og nettverksbasert organisering, nettverk og partnarskap med andre, innbyggjarmedverknad, digitalisering, ny teknologi. Interkommunalt samarbeid Nye Ålesund skal ta på seg oppgåver på eiga hand, og vurdere kva samarbeid det er ønskeleg eller naudsynt for den nye kommunen å inngå i. 3.3 EFFEKTMÅL OG RESULTATMÅL FOR PROSJEKTET Nye Ålesund skal vere i drift frå og med med alle avgjerande element på plass, og med synlege effektar innan innovasjon og utvikling. For å nå effektmålet må følgjande konkrete resultat på plass 4 : 1. Dei fem kommunane har både samordna, men og fornya og forbetra rutinar og system innanfor alle område som må vere på plass innan Vi har etablert ein heilskapleg administrativ organisasjonsstruktur, og lagt grunnlag for ein organisasjonskultur, som innbyr til samhandling og samskaping mellom sektorar, mellom kommune, innbyggjarar, frivillegheit, næringsliv og akademia. 3. Vi har etablert ein styringsdyktig politisk organisasjon som fremmer eit levande lokaldemokrati. 4. Vi har tatt i bruk digitale løysingar som skapar ein enklare kvardag for tilsette, innbyggjarar og næringsliv. 5. Vi har etablert eit senter for innovasjon. Prosjektet må konkretisere kva som er nødvendig og mogleg å få på plass før 2020, og kva som kan forskyvast til etter Resultatmåla her er overordna og går på tvers av heile prosjektet. Kvart delprosjekt har i tillegg sine resultatmål for sitt ansvarsområde. 10

30 3.4 SUKSESSFAKTORAR VED OMSTILLINGA Felles forståing for at vi skal skape ein ny kommune. Tydeleg visjon og strategi for korleis målet kan nås. Tydeleg leiing og rolleavklaring i prosjektet. Involvering av tilsette og innbyggjarar. Ein prosjektorganisasjon med kapasitet og kompetanse til å gjennomføre prosjektet. Tydeleg kommunikasjonsstrategi som kommuniserer visjonen med ulike verkemiddel. Skaping av møteplassar og arbeidsformer som gjer folk i stand til å arbeide på nye måtar. Synleggjering av framgang, skape tidleg suksess. Ta på alvor at kultur ét strategi til frukost. 3.5 VERDIGRUNNLAG FOR OMSTILLINGA Verdiane som ligg til grunn for omstillinga bygger på intensjonsavtalen og arbeid i styringsgruppa : Likeverd: Kommunane som vil bygge nye Ålesund kommune er likeverdige. Rausheit: Bygginga nye Ålesund kommune skal vere prega av rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad. Identitet: Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritert i omstillinga. Nyskaping: Nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga av den nye kommunen. Vi ønskjer å vere framoverlente og ha fokus på ei berekraftig framtid. Innbyggjarfokus: Vi ønskjer å sette innbyggjarane sine behov i sentrum og legge til rette for samskaping, openheit og tilgjengelegheit i bygginga av ny kommune. Ein heilt ny kommune skal etablerast, bli drifta og vidareutvikla med utgangspunkt i dei tidlegare kommunane sine styrkar og særtrekk. Felles verdigrunnlag for den nye kommunen skal liggje til grunn for dette arbeidet. Den politiske komiteen for kulturbygging og verdiar har gjennom metoden «verdiblink» sørga for brei deltaking i arbeidet med å foreslå organisatoriske verdiar for nye Ålesund kommune. Med bakgrunn i komiteen sitt forslag, vedtok fellesnemnda følgande fellesverdiar for ny kommune: OPEN- ENGASJERT- MODIG 11

31 4 OVERORDNA RISIKOANALYSE FOR GJENNOMFØRINGSFASE DEL 1 (SJÅ PKT 5 OM FASEINNDELING) 4.1 IDENTIFISERTE RISIKOAR JUNI 2017 Overordna risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse) er ei kvalitativ risikovurdering som bygger på fagleg skjønn og erfaring. Målsettinga med å gjennomføre ei ROS-analyse er å «vere føre var» og kunne sette i verk tiltak for å forhindre at den tenkte hendingar ikkje inntreff. 5 Følgjande ni hendingar er vurdert 6 å kunne inntreffe (sannsynlegheit), og samtidig kunne innebere ei høg/middels høg risiko for at prosjektet ikkje når måla (konsekvens): 4.2 TILTAK FOR Å REDUSERE RISIKOANE Samandrag av identifiserte tiltak som vert jobba vidare med for å redusere risikoane: 1. Manglande styring og leiing tiltak for å redusere risikoen: Opprette prosjektleiarforum for å sikre god samhandling Tilsette rådmann som også skal vere prosjektleiar Vedta og ta i bruk felles prosjektstyringsverkty Jamleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring Vedtake overordna delegeringsreglement for prosjektperioden Koordinert og fagleg forankra sakshandsaming Koordinert leiarutvikling og kompetansetiltak i samsvar med satsingane i nye Ålesund 2. Manglande politisk styring tiltak for å redusere risikoen: Felles sak om frikjøp som sikrar nok ressursar og god framdrift i delprosjekta Nytte effektive arbeidsmetodar som sikrar god forankring i og mellom møte Framdriftsplan som tydeleggjer prioriteringar og milepælar i styringsdokumentet Kommunane prioriterer prosjekt nye Ålesund framfor andre satsingar 5 ROS-analysa synleggjer: 1) Uønska hendingar som vil kunne inntreffe. 2) Ei vurdering av kor sannsynleg det er at hendinga vil inntreffe. 3) Ei vurdering av kor store konsekvensane vil kunne bli. Dette er eit samandrag av ROS-analysen for nye Ålesund. Fullstendig analyse er presentert i eige dokument. 6 Overordna ROS-analyse blei gjennomført i styringsgruppemøte , og handsama av ei administrativ gruppe i etterkant. Analysa tok utgangspunkt i visjon og mål for bygging av nye Ålesund og omstillingsabeidet. ROS-analyse må gjennomførast på ny med jamne mellomrom for å sikre at vi har ei felles forståing for risikobilete og hindre uønska hendingar. Alle delprosjekt gjennomfører eiga ROS-analyse for sitt delprosjekt med utgangspunkt i same kriterium. 12

32 Faste møte mellom prosjektkoordinator/prosjektleiar og rådmennene, og mulig etablering som fast administrativ gruppe 3. Mangel på tid - tiltak for å redusere risikoen: Arbeide med felles kultur og identitet Prioritere prosjekt i nye Ålesund framfor satsingar i gamal kommune Kompetanseheving knytt til ny politikarrolle Vedta regl. for møtegodtgjersle og møteregl. som ivaretek gode vilkår for å utøve politikk Feire suksessar og markere milepælar Setje i verk konkrete positive endringar så snart som mogeleg Fellesnemnda må stå fram som brennande for nye Ålesund. Jamnleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring 4. Nøkkelpersonar slutter - tiltak for å redusere risikoen: Frikjøp til delprosjekt vert tatt høgde for i prosjektbudsjettet Avklare overordna administrativ struktur i nye Ålesund Tidleg avklaring for tilsette i nøkkelstillingar Kompetanseheving i endringsleiing 5. Manglande økonomiske ressursar - tiltak for å redusere risikoen: God prosess kring prosjektbudsjettet som synleggjer handlingsrommet og sikrar rett prioritering av midlane Plan for gevinstrealisering God økonomistyring, styring etter måltal i kvar enkelt kommune fram til samanslåing 6. IKT-systema fungerer ikkje - tiltak for å redusere risikoen: Avvikle strategisamarbeidet i ekommune for å få betre styringslinjer i prosjektorganisasjonen Få på plass kapasitet og kompetanse i strategisk IKT leiing i prosjektorganisasjonen 7. Oppleving av urettferdig fordeling i bygging av nye Ålesund - tiltak for å redusere risikoen: Folkemøte og andre former for involvering av innbyggjarane Bakgrunn for avgjerder vert godt opplyst og gode prosessar fram mot vedtak Sikre at kommunikasjonsstrategien vert etterlevd 8. Konflikter og usemjer - tiltak for å redusere risikoen: Ta i bruk arbeidsformer som fremmer likeverd, respekt og rausheit Kulturbygging Tydeleg leiing både i linjeorganisasjonar og prosjektorganisasjon Tydeleggjere roller og ansvar til dømes gjennom å vedtake delegasjonsreglement 9. Manglande medverknad og kommunikasjon til innbyggjarar og tilsette - tiltak for å red. risikoen: Vedta, forankre og følgje opp kommunikasjonsstrategien - sikre at leiarar tek sitt kommunikasjonsansvar Gode rametilhøve for HTV og HVO - sak om frikjøp til handsaming i fellesnemnda Kommunisere relevant og forståeleg informasjon om nære saker til innbyggjarane Tydeleg rolleavklaring mellom arbeidsgjevar og tillitsvalde 4.3 IDENTIFISERTE RISIKOAR FOR GJENNOMFØRINGSFASE DEL 2 Prosjektleiar gjennomfører ROS- analyse for gjennomføringsfase del 2 i løpet av februar Denne kjem som eiga sak til fellesnemnda i løpet av mars

33 5 HOVUDFASAR I PROSJEKTET 5.1 GENERELT OM FASEINNDELING Nasjonal faseinndeling: Faseinndeling i eit prosjekt: Figur henta frå prosjektveiviseren.no. 14

34 5.2 PLANLEGGINGSFASE 2017 Styringsgruppemøte og AU-møte for å førebu arbeidet Prosjektorganisasjon vart etablert Prosjektplanlegging for hele samanslåingsprosessen Delprosjekt igangsettast kartleggingsarbeid og skisser Stortingsbehandling 8. juni 2017 Felles kommunestyremøte 21. juni 2017 Reglement for fellesnemnda vart fastsett (følgjer Inndelingslova og Kommunelova) Rådmann/prosjektleiarstilling: tilsettingsprosess sommar 2017 og tilsetjing 5. okt Fellesnemnda tråtte i kraft i 24. august 2017 Partssamansett utval vart konstituert 7. sept Demokratiprosjektet viktig i denne fasen. Kongeleg resolusjon 5.3 GJENNOMFØRINGSFASE DEL 1: VÅR 2018 Prosjektleiar tiltrer seinast 1. feb Politisk struktur for nye Ålesund vedtakast årsskiftet 2017/2018. Oppretting av fleire delprosjekt som ikkje vart starta opp i Prosjektarbeidet tar til for fullt i alle nedsette prosjektgrupper. Administrativ struktur for nye Ålesund vart vedtatt våren Omstillingsavtale vedtatt Oppstart bemanningsplan og personalprosessar for innplassering. 5.4 GJENNOMFØRINGSFASE DEL 2: HAUST 2018 VÅR 2019 Toppleiargruppa i nye Ålesund tilsetjast hausten Ny prosjektorganisering i samsvar med nye administrativ organisering Organisasjonsplan for nivået under stabs- og kommunalområde på plass innan utgangen av februar Sak om lokalisering av tenester i ny kommune til handsaming i fellesnemnda mars/april Alle tilsette har fått tilbod om ny stilling/ arbeidsavtale innan april/mai Prosjektleiar har ansvar for drifta av aktivitet som leggast over til nye Ålesund. Prosjektleiar har ansvar for at alle vesentlege element ved samanslåingsprosessen er innført innan juli 2019 Prosjektarbeidet sluttførast og gjerast klart for overlevering til linja Kommunevalget hausten førebuing 5.5 AVSLUTNINGSFASE HAUST Kommuneval Fellesnemnda oppløysast Konstituering av kommunestyret for nye Ålesund og val av representantar til utval/komitear Fatte vedtak som formelt sett ikke kan fattast før nye Ålesund sitt kommunestyre er konstituert Forberede implementering av område/element som ikkje kan innførast før

35 6 ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 6.1 ORGANISASJONSKART FOR PROSJEKTET OG OVERORDNA PRINSIPP Organisering av prosjektet i gjennomføringsfase 1: Tydeleg ansvars- og rolleavklaring mellom politiske og administrative organ i gjennomføringa av prosjektet er avgjerande for korleis prosessen vert opplevd, og kva for resultat det vert mogeleg å oppnå. Styringsdokumentet omtalar prinsipp som skal gjelde for organiseringa av prosjektet for å skape ein tydeleg og føreseieleg prosess. Det er også utarbeidd eit delegasjonsreglement for nye Ålesund i , prinsippa gitt i dette styringsdokumentet er i samsvar med dette. 16

36 6.2 POLITISK STYRINGSNIVÅ I PROSJEKTET FELLESNEMNDA Fellesnemnda fungerer som eit politisk organ i samsvar med inndelingslova sine bestemmelser frå kongeleg resolusjon hausten 2017 og fram til konstituerande kommunestyre hausten Fellesnemnda fungerer som overbygning for politisk og administrativ del av prosjektorganisasjonen (prosjekteigar) i alle fasar av samanslåingsprosessen. Fellesnemnda skal førebu samanslåinga, og sikre naudsynt samordning mellom dei fem kommunane fram til konstituerande møte er halde av nyvald kommunestyre hausten Dette inneber at dei skal leie og styre heile prosessen, fatte naudsynte vedtak i samsvar med inndelingslova og intensjonsavtalen. Fellesnemnda har ansvar for å involvere dei øvrige folkevalde i Haram, Skodje, Ørskog, Ålesund og Sandøy og å ha dialog med sivilsamfunnet i dei tre kommunane. Under fellesnemnda er det oppretta: - Arbeidsutval (AU) - Partssamansett utval ( PSU) for å ivareta medverknad etter lov og avtaleverk - Politiske komitear Mandat til dei politiske komiteane skal vedtakast av fellesnemnda. Fellesnemnda utnemner politiske representantar til komiteane etter innstilling frå AU. Kvar ordførar spelar inn til namn til AU, som har ansvar for at komiteen vert rett samansett. Oversikt over medlemmar i fellesnemnda Fellesnemnda starta sin funksjon 24. august Fellesnemnda avløyste den tidlegare styringsgruppa som hadde ansvar for å førebu prosessen. 7 Funksjonstida går ut når det nye kommunestyret blir vald ved kommunestyrevalet Fellesnemnda er konstituert etter reglane i inndelingslova 27. Kvar kommune har vald fem representantar og fem vara i rekkjefølgje til fellesnemnda, nemnda er til saman 25 faste representantar. Leiar i fellesnemnda: Eva Vinje Aurdal Nestleiar i fellesnemnda: Dag Olav Tennfjord 7 Det er gjennomført 8 møter i styringsgruppa for nye Ålesund frå oktober 2016 til juni 2017, som vart avløyst av fellesnemnda frå 24. august Formålet med styringsgruppa var vedtatt av kommunestyra: «organisere og leie ein god prosjektprosess, innhente naudsynt kunnskap og legge til rette for utgreiingsarbeid som skal danne vedtaksgrunnlag for Fellesnemnda. ( ) Rådmann får fullmakt til å inngå i prosjektorganisasjonen, og bistå styringsgruppa i arbeidet fram til ny kommune vert realisert eller Fellesnemnda har org. sitt arbeid på anna vis» Styringsgruppa hadde også ansvar for å legge til rette for ein prosjektleiar som kan ha naudsynte fullmakter i prosjektorganisasjonen så tidleg som mogleg etter at fellesnemnda er oppretta, samt avklare om stillinga som prosjektleiar også skal vere ny rådmann. Styringsgruppa skulle også iverksetje administrativt «ryddearbeid» som uansett var naudsynt i samband med avslutninga av kommunane, oppretting av nye Ålesund, og verksemdoverdraginga. 17

37 Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Faste medlemmer i fellesnemnda Ordførar Vebjørn Krogsæter, Sp Varaordførar Randi W. Frisvoll, KrF Emil Korsnes, Ap Svein Harsjøen, Frp Ewa Hildre, H Ordførar Oddvar Myklebust, Ap Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke, Ap Espen Myklebust, Ap Hildegard Maier, V Jessica Gärtner, H Ordførar Dag Olav Tennfjord, H Varaordfører Geir Ove Leite, Ap Kari Grindvik, V Karoline Huldal Hauglid, Ap Modolf Hareide, Sp Ordfører Knut Harstad, H Varaordførar Geir Peter Aure V/KrF Wenche Gausnes Aasen, Frp Janet Roelofs, Sp Torill Leganger, Ap Ordførar Eva Vinje Aurdal, Ap Varaordførar Tore Johan Øvstebø, KrF Øystein Tvedt, H Geir Stenseth, Frp Anne Kristin Bryne, Ap Varamedlemmer i rekkefølge Varaliste for Krogsæter, Frisvoll, Korsnes: 1. Arnt Ove Tenfjord, KrF 3. Gunnbjørg K. Seth, KrF 2. Guttorm Kjerstad, Sp 4. Trine Otterlei, Ap Varaliste for Harsjøen, Hildre: 1. Cine F. Austnes, Frp 3. Kristian Stråmyr, V 2. Rolf Longva, H 1. Sigmund Haugen, Ap 2. Nils Magne Abelseth, H 3. Ann Helen Harnes, Ap 4. Robert Coates, V 5. Lena Husøy, Ap 1. Per Egil Håhjem, Ap 2. Gunnar Hauge, KrF 3. Monica Strømmen, FrP 4. Karoline Stette, Sp 5. Erling Ostnes, FrP 1. Arne Abelseth, Ap 2. Frode Andresen, H 3. Helene Fjørtoft, V/KrF 4. Odd Bertil Yksnøy, Ap 5. Therese Iren Sæter, Frp 1. Sindre Nakken, Ap 2. Hans Kjetil Knutsen, Ålesundslista 3. Kirsti Dale, uavhengig 4. Monica Molvær, H 5. Jarle Hauge Steffensen, MPG Politisk referansegruppe Det vert vurdert å opprette ei politisk referansegruppe beståande av gruppeleiarane i alle kommunane. Gruppa vil ha ein rådgjevande funksjon til fellesnemnda ARBEIDSUTVAL Ordførarane utgjer fellesnemnda sitt arbeidsutval, jfr. inndelingslova 26, 6. ledd. Rådmennene og prosjektleiar deltek i møta i arbeidsutvalet. Arbeidsutvalet skal fastsette agenda, førebu og handsame sakene til fellesnemnda i samråd med prosjektleiar, jfr. mandat til fellesnemnda og delegasjonsreglement frå fellesnemnda PARTSSAMANSETT UTVAL (PSU) Fellesnemnda har oppretta eit partssamansett utval, jfr. inndelingslova 26, 2. ledd, med representantar frå tilsette og arbeidsgjevar frå kvar av kommunane. Arbeidsgjevar sine sju representantar sit i fellesnemnda, og utgjer fleirtalet i utvalet. Fem tilsettrepresentantar er valde av tillitsvalde i kommunane. Ein representant for vernetenesta møter med tale- og forslagsrett. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette, jamfør kommunelova 25, inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Sjå også eige kapittel om medverknad i prosessen (jfr. mandat fellesnemnda). PSU er omtalt i delegasjonsreglementet. 18

38 6.2.4 POLITISKE KOMITEAR Fellesnemnda kan oppnemne grupper med politiske representantar i prosjektperioden. Slike grupper er å forstå som komitear, jamfør kommunelova 10 pkt. 5. Dette inneber at gruppesamansettinga i komiteane skal vere i kjønnsbalanse i samsvar med reglane i kommunelova 36-38a. Sakshandsamingsreglane i kommunelovas kapittel 6 vil gjelde for komiteane. Komiteane er å forstå som folkevalde organ, og «Møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund» gjeld difor for desse. Fellesnemnda utnemner komitémedlemmar, gir mandat, og har også høve til å endre dette. Avgjerdsmynda ligg til fellesnemnda, gruppene skal sakførebu og innstille til fellesnemnda. Politiske komitear er omtalt i delegasjonsreglementet. Fellesnemnda har oppnemnd fire politiske komitear: P1: Kulturbygging og verdiar Lenke til mandatet på nyealesund.no P2: Politisk organisering, demokrati og medverknad Lenke til mandatet på nyealesund.no P3: Interkommunale samarbeid Lenke til mandatet på nyealesund.no P4: Kommunevåpen og ordførarkjede Lenke til vedteke saksframlegg. 19

39 6.3 ADMINISTATIVT STYRINGSNIVÅ I PROSJEKTET Slik gjorde vi det i første fase av prosjektet: PROSJEKTLEIAR Ny rådmann for Ålesund kommune frå 2020, som også skal vere prosjektleiar for bygging av ny kommune, skal leie prosjektorganisasjonen. Fellesnemnda tilsette rådmann , dato for tiltreding var Fellesnemnda har delegert mynde til prosjektleiar i eit delegasjonsreglement vedteke Her er prosjektleiaren sitt mandat og ansvar omtala nærare. Prosjektleiar/komitear innstiller i saker som skal til politisk handsaming og har mellom anna ansvar for å halde fellesnemnda og AU løpande orientert om status og framdrift LEIARGRUPPE I PROSJEKTET OG RÅDMENNENE I EKSISTERANDE KOMMUNAR Rådmennene utgjorde ei rådmannsgruppe og hadde faste møte med prosjektkoordinator i Rådmannsgruppa har innstilt saker til politisk handsaming inntil prosjektleiar tiltrer. Det er vesentleg var å finne ein hensiktsmessig måte å organisere samarbeidet mellom prosjektleiar og rådmennene i kommunane på for å sikre ei god gjennomføring var det viktig at rådmennene bidreg til gevinstrealiseringa. Då prosjektleiar var på plass, gjekk dei sitjande rådmennene inn i prosjektleiaren si leiargruppe for prosjektet. Rådmennene bisto i arbeidet med å utarbeide naudsynte styringsdokument og mandat i prosjektet, og har medansvar for at prosjektet er føremålstenleg og effektivt organisert og bemanna. Rådmennene hadde, og har i dag eit særlig ansvar for forankring og kommunikasjon mot kommunane si leiing og organisasjon undervegs i prosessen. Det har vore viktig og utfordrande å sikre god balanse mellom prosjektarbeidet og drift i dei fem basisorganisasjonane. Gjensidig kommunikasjon og ansvarleggjering er sentralt. Leiargruppa til prosjektleiar er no samansett slik fram til 1. januar 2020: Ass. Rådmann, nye Ålesund: Bente Glomset Vikhagen Kommunalsjef helse og omsorg, nye Ålesund: Synnøve Vasstrand Synnes Kommunalsjef velferd og sysselsetting, nye Ålesund: Solveig Aarø Kommunalsjef barn, familie og integrering, nye Ålesund: Vivian Dyb Kommunalsjef opplæring, nye Ålesund: Bjørn Ivar Rødal Kommunalsjef kultur og medborgarskap, nye Ålesund: Malin Piegsa Kommunalsjef miljø, by- og stadutvikling, nye Ålesund: Ole Andreas Søvik Stabssjef økonomi og verksemdstyring, nye Ålesund: Lars Fylling Stabssjef personal og organisasjon, nye Ålesund: Roar Reiten Stabssjef digitalisering og innovasjon, nye Ålesund: Helge Veum Stabssjef startegi, samfunns- og næringsutvikling, nye Ålesund: Anne Mette Liavaag Rådmann Ålesund kommune: Liv Stette Rådmann Haram kommune: Turid Hanken Rådmann Sandøy kommune: Anny Sønderland Kommunikasjonssjef, nye Ålesund: Anne Bente Skjellum 20

40 6.3.3 HOVUDPROSJEKTET - TILSETTE I PROSJEKTORGANISASJONEN Nye Ålesund skal ha ein prosjektorganisasjon med kapasitet og kompetanse til å arbeide mot dei overordna målsetjingane i intensjonsavtalen. Prosjektorganisasjonen skal ha eigne stillingar knytt til dei viktigaste strategiske satsingsområda for nye Ålesund kommune. Tilsette i prosjektorganisasjonen skal vere støttespelarar for prosjektleiar, utvalsleiarar styringsgruppeleiarar. Sentrale oppgåver vil vere knytt til kommunikasjon, politisk sekretariat, kartleggings- og utgreiingsarbeid, saksførebuande arbeid, planlegging og gjennomføring av møter og arrangement, bistå styringsgruppene og arbeidsutvala i den koordineringa og rapporteringa som programorganiseringa krev, bidra i alt det praktiske kring prosjektorganisasjonen, herunder metodebistand, programteknisk støtte, samt tilby møteplassar, kurs og opplæring i prosjektleiing og prosessleiing. Oversikt over stillingar i prosjektorganisasjonen per 1. januar 2019: Prosjektleiar/ny rådmann: Astrid Eidsvik 100% stilling Ass. prosjektleiar: Bente Glomset Vikhagen 70% Ass. prosjektleiar: Synnøve Vasstrand Synnes 50% stilling Kommunikasjonsansvarleg: Anne Bente Skjellum 100% stilling Ansvarleg IKT og digitalisering: Helge Veum 100% stilling Prosjektmedarbeidar IKT infrastruktur: Are Staurset 100% stiling Politisk sekretær: Elin Moen 50% stilling Hovudprosjektet/prosjektteamet har hovudkontor i Ålesund sentrum og tilgang til kontor i kvar av kommunane ANDRE KJØP AV TILSETTRESSURSAR I PROSJEKTPERIODEN Det har vore behov for å kjøpe tilsetteressursar i større eller mindre grad i samband med dei administrative delprosjekta, styringsgruppene og faggruppene som er oppretta Dette må vere i samsvar med budsjettet og vert avgjort av prosjektleiar i samarbeid med rådmennene. Prosjektbudsjettet vedteke omtalar dette nærare. 21

41 6.3.5 STYRINGSPRINSIPP FOR DELPROSJEKTA Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument er overbygning og delprosjekta kan ikkje gå på tvers av innhaldet i desse dokumenta. Fellesnemnda har sett mandata for delprosjekta oppretta i I 2018 får prosjektleiar delegert ansvar til å sette mandat for administrative delprosjekt/arbeidsgruppe, jfr. delegasjonsreglementet. Delprosjektleiar rapporterer til prosjektleiar. AU og fellesnemnda blir orienterte om framdrift, og tek avgjerder på politisk nivå. Delprosjekta skal identifisere og prioritere kva som må vere på plass før Delprosjekta skal vere prega av innovasjon og nytenking, prosjekta skal oppnå noko meir enn berre å fusjonere. Delprosjekta må vektlegge gevinstrealisering (både kvalitetsgevinst og effektivitetsgevinst) NB! Felles føringar for delprosjekta er omtalt i eige vedlegg. Intern effektivitet og ressursbruk i delprosjektarbeida er omtalt i prosjektbudsjettet vedteke DELPROSJEKT OG FAGGRUPPER I FASE EIN AV PROSJEKTET Delprosjekt A1: Personal og omstilling Lenke til mandatet på nyealesund.no. Delprosjekt A2: Kommunikasjon Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A3: Planstrategi og samordning Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A4: Digitalisering og ikt Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A5: Arkiv og dokumenthandtering Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A7: Innkjøp Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A10: administrativ organisering kartlegging (2017) Lenke til mandatet på nyealesund.no Kartlegging Val Lenke til mandat på nyealesund.no Delprosjekt A8 matrikkel, kart, oppmåling Lenke til mandatet på nye Ålesund Det er oppretta faggrupper innanfor følgjande område og med følgjande mandat: Faggruppe Brann og redning Lenke til mandatet på nyealesund.no Faggruppe Eigedom og eigedomsforvaltning Lenke til mandatet på nyealesund.no Faggruppe Vatn, avløp og renovasjon Lenke til dokumentet på nyealesund.no 22

42 Faggruppe Samfunnstryggleik og beredskap Lenke til mandat på nyealesund.no Faggruppe kulturskule Lenke til mandatet på nyealesund.no Faggruppe kultur og idrett lenke til mandatet på nyealesund.no NAV Lenke til mandat på nyealesund.no Senter for offentleg innovasjon Lenkje til informasjon på nyealesund.no Ålesund kyrkjelege fellesnemnd Lenke til mandat på nyealesund.no Administrativt prosjektstyringsnivå i gjennomføringsfase del to Når overordna administrativ struktur er vedteken og kommunalsjefar og stabssjefar er på plass, går prosjektet over i ny fase. For å sikre god og samordna styring av prosjektet vert den nye prosjektorganiseringa lik den vedtekne administrative strukturen: 23

43 Organisering og roller Styringsgrupper for kommunalområde og stabsområde: I denne prosjektorganiseringa vil dei nye kommunalområda og stabsområda bli kalla delprosjekt kommunalområde og delprosjekt stabsområde. Alle delprosjekt skal ha ei overordna styringsgruppe Styringsgruppe Styringsgruppa for skal sikre at arbeidet vert gjennomført innanfor gitt mandat og at resultatmåla vert nådd. Styringsgruppa sin leiar rapporterer til prosjektleiar/ ny Rådmann. Styringsgruppa for delprosjektet skal bestå av ein representant frå kvar kommune i tillegg til tillitsvald Arbeidet i styringsgruppene skal leiast av framtidig kommunalsjef eller stabssjef for området Leiar av styringsgruppa for delprosjektet har myndighet og ansvar til å leie delprosjektet, og saman med styringsgruppa levere dei nødvendige produkta innanfor dei rammer og avgrensingane som er definert. Representantar til styringsgruppa vert oppnemnt av rådmennene i kvar kommune Fagrupper og referansegrupper Ved behov skal det etablerast ulike grupper som skal bistå styringsgruppa med nødvendig faglig kompetanse og utgreiingsarbeid knytt til konkrete problemstillingar. I tillegg kan det ved behov bli etablert referansegrupper, jf. intensjonsavtalens målsettingar om involvering av innbyggjarar, næringsliv,frivillige og andre samarbeidspartar. Referansegruppene skal ha ein rådgjevande funksjon. Ved behov for faggrupper og referansegrupper, skal etablering, deltaking og omfang avklarast med prosjektleiar Tillitsvalde God medverknad frå tillitsvalde vil være av stor verdi for å sikre ei vellukka gjennomføring. Styringsdokumentet legg til grunn at tillitsvalde skal ha en sentral plass i prosjektet. Tillitsvalde skal vere representer i styringsgruppa i alle delprosjekt. Dette for å sikre medverknad i overordna strategiske diskusjonar. Deltaking i faggruppene kan variere frå gruppe til gruppe og fase til fase, og avklarast i planleggingsfasen i dialog med dei tillitsvalde. Ressursbehov og rammer Prosjektleiar/ ny rådmann og leiar for styringsgruppa skal ved oppstart gjere ei nærmare vurdering av prosjektets ressursbehov, inkludert både økonomi og personalressursar Styringsgruppa for kan styrast av mellombels utnemnt leiar fram til ny leiar for kommunalområdet/ stabsområdet er tilsett og overtar ansvaret. Mandat: Det vart i utarbeida nye mandat for delprosjektområda/ styringsgruppene frå og med ny prosjektorganisering. Dette krevde ei revidering av mandata til dei itdlegare delprosjekta for å sikre god koordinering. 7 ARBEIDSMETODAR, KOMMUNIKASJON OG ARKIV 7.1 ARBEIDSMETODAR Den sida ved omstillinga som er enklast å gjere noko med, men som lett undervurderast, er korleis ein gjennomfører omstillinga. Arbeidsutvalet, leiarar for styringsgrupper og faggrupper, eksterne fordragshaldarar og andre prosjektmedarbeidarar og leiarar på alle nivå har ansvar for å ta i bruk målretta arbeidsmetodar. Arbeidsmetodane i omstillinga skal fremme verdiar, mål og suksessfaktorar. Arbeidsgrupper og møter på alle nivå og størrelse bør planleggast og gjennomførast på ein måte som legg til rette for 24

44 likeverd, medverknad og nytenking. God planlegging vil også effektivisere arbeidet og skape naudsynt framdrift. Dette vil krevje grunnleggande kunnskap om prosessleiing og ei felles erkjenning om ulike arbeidsmetodar sin verknad. Arbeidsmetodane som blir brukt bør drøftast og evaluerast fortløpande, for å sikre at dei fremmer verdiane, bidreg til å nå måla og effektiviserer arbeidet. Effektivitet er også omtala i prosjektbudsjettet. 7.2 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON INTERNT OG EKSTERNT Alle har eit ansvar når det gjeld god kommunikasjon i ei tid med omstilling. Målet for kommunikasjonen er gje alle interessentar tidleg tilgang på informasjon og skape forståing for bakgrunn og argumentasjon for avgjerder. Prosessen og kommunikasjonen må vere open, tilgjengeleg, truverdig og redeleg og samkjørt. Det er politisk og administrativ leiing sitt hovudansvar å bidra til god informasjonsflyt og transparente prosessar. Tilsette og innbyggjarar har eit ansvar å halde seg oppdaterte og hjelpe til med å spreie informasjon. Kommunikasjonsgruppa skal legge til rette for god kommunikasjon og informasjon mellom og til tilsette, politikarar, innbyggjarar og andre interessentar i prosjektet. Kommunikasjonen skal til ei kvar tid vere korrekt og oppdatert. Det er utarbeidd ein eigen kommunikasjonsstrategi for prosjektet med tilhøyrande tiltaksplan. Strategien tar utgangspunkt i intensjonsavtalen og arbeider mot måla i avtalen. Det er oppretta eiga nettside for prosjektet Nettsida samlar informasjon om alle prosessar og førebuingar på vegen mot den nye kommunen. Det er også oppretta ei facebookside for tilsette som er open for alle. Det vert sendt ut informasjons- og nyheitsbrev til tilsette på e-post med jamne mellomrom, breva er tilgjengelege på nettsida. Nye Ålesund har ei eiga Facebookside som er open for tilsette og andre som er interesserte i samanslåinga. Facebooksida blei oppretta i juni På instagramkontoen delast bilde frå heile den nye kommunen under #littmitt_nyeålesund. Instagramkontoen blei oppretta i juli ARKIV OG DOKUMENTASJONSHANDTERING I PROSJEKTPERIODEN I heile prosjektperioden er det viktig å sikre effektiv dokumentforvaltning, forsvarleg dokumentasjonshandtering, journalføring og sikker arkivering i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Alle deltakarar i prosjektprosessen har eit ansvar for å sikre god dokumentasjonshandtering og synleggjering av prosessar. Ålesund kommune ved dokumentsenteret har ansvar for å administrere dette arbeidet, jamfør Mandat for fellesnemnda pkt. 6.8.: «Ålesund kommune tek ansvar for arkivering av dokumentasjon knytt til etableringa av nye Ålesund kommune». Dette inneber at dokumentsenteret har ansvar for systemadm., oppfølging av posthandtering, registrering, kontroll, innsynshandtering og opplæring. Administrasjon av møte i arbeidsutval og fellesnemnd vert handtert av politisk sekretær på administrativt nivå i prosjektet i samarbeid med dokumentsenteret. 8 MEDVERKNAD OG RAMMEVILKÅR TIL TILLITSVALDE OG HVO 25

45 8.1 TILLITVALDE Kommunesamanslåing for fem kommunar medfører ein stor omstillingsprosess der det er viktig at dei tillitsvalde vert involvert i prosessane så tidleg som mogleg. Omstillingsprosessen bør vere føreseieleg, ryddig og tydeleg. For å ivareta dette har dei sentrale partar inngått ein Hovudavtale (HA) som dannar ramma for å skape eit best mogleg samarbeidsgrunnlag mellom partane på alle nivå. Hovudavtalen skal vere eit verkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partane og for ei positiv utvikling av kvalitativt gode tenester i kommunane. Samarbeidet må baserast på tillit og gjensidig forståing for partane sine ulike roller. Det er avgjerande for eit godt resultat at dei tilsette og deira fagorganisasjonar vert involverte tidleg når omstillingar og reformer skal gjennomførast. Tenester av god kvalitet som er tilpassa brukarane sitt behov, føreset gode prosesser og medverknad. Hovudavtalen skal gjennom ordninga med tillitsvalde gi arbeidstakarane reell innflytelse på korleis arbeidsplassen skal organiserast, og korleis arbeidsmetodane skal utviklast, slik at dette bidreg til ein fleksibel og brukarvennleg tenesteyting. Medverknad gjennom informasjon og drøftingar skal kunne gjennomførast uansett kor eller på kva nivå avgjerder vert tatt. Den enkelte kommune har i dag etablerte ordningar for tillitsvalde jf. HA. Denne ordninga vil halde fram så lenge kommunane er sjølvstendige juridiske verksemder. Nye Ålesund har oppretta partssamansett utval, jf. Mandat for fellesnemnda pkt Det er tilsettrepresentantar i alle delprosjekta, og HVO vert representert i dei delprosjekta der dette er relevant. Det er utarbeidd eit eige dokument om «Frikjøp av tillitsvalde i arbeidet med å etablere nye Ålesund» 8.2 OPPRETTING AV KONTAKTUTVAL FOR PROSJEKTPERIODEN Det vert oppretta eit kontaktutval i nye Ålesund der prosjektleiar informerer og drøftar med tillitsvalde i samsvar med Hovudavtalen. Det er einigheit med tillitsvalde i dei fem kommunane at dette organet skal opprettast for nye Ålesund i prosjektperioden (felles drøfting ), prosjektleiar vil drøfte vidare korleis organet skal setjast saman, møtefrekvens m.v. Den enkelte kommune har i dag etablerte ordningar for tillitsvalde etter HA. Desse ordningane vil halde fram så lenge kommunane er sjølvstendige juridiske verksemder. Det er i 2017 og 2018 gjennomført faste felles informasjons- og drøftingsmøte med tillitsvalde med tillitsvalde frå dei fem kommunane. Denne arenaen kan fortsatt vere eit supplement til kontaktmøtet for nye Ålesund i viktige saker HOVUDVERNEOMBOD HVO er representert i PSU med møte- og talerett, og har delteke saman med lokal verneteneste i felles informasjons- og drøftingsmøte i 2017 og HVO er også representert i delprosjekt der dette er relevant. I tida framover bør det gjennomførast eigne møter med HVO i dei fem kommunane som omhandlar verneomboda sitt ansvar og rolle i omstillingsprosessen. 26

46 9 PROSJEKTØKONOMI 9.1 ØKONOMISTYRING I PROSJEKTET Fellesnemnda disponerer eingongstilskot, reformstøtte og andre prosjektmidlar tildelt i samband med kommunesamanslåinga, jamfør Mandat for fellesnemnda pkt. 7. Etablering av nye Ålesund er eit prosjekt der mange faktorar ikkje er kjende enno. Prosjektleiar treng spelerom til å handtere endringar undervegs. Dermed er det meir tenleg med sekkepostar enn detaljbudsjettering i prosjektbudsjettet. Prosjektbudsjettet er vedteke i fellesnemnda Det vert vist til eige dokument der inntekter (støtte, kompensasjonar og tilskot) og utgiftspostane er nærare omtalt lenke. Ein tek sikte på årleg revidering av prosjektbudsjettet, samt rapportering pr. tertial. Det vil vere høve til å justere budsjettet ved kvart rapporteringstidspunkt. Prosjektbudsjettet vert regnskapsført i Ålesund kommune, og er adskilt i eige ansvarsområde (19001). Prosjektleiar disponerer budsjettet i samsvar med delegasjonsreglementet. 9.2 OVERSIKT PROSJEKTBUDSJETT Oversikt prosjektbudsjett vedteke av fellesnemnda :. 27