HELSE, MILJØ OG SIKKERHET HÅNDBOK FOR INTERNKONTROLL SAMEIET SANDVEDPARKEN TERRASSE

Transkript

1 HELSE, MILJØ OG SIKKERHET HÅNDBOK FOR INTERNKONTROLL SAMEIET SANDVEDPARKEN TERRASSE

2 Revisjon av dokumentet Revisjon nr. Dato Endring Utført av februar 2017 Originalt dokument Styret Felles juni 2017 Små tekst justeringer. Ida Moe/Styret Felles Tillegg på kap mai 2018 Tlf. nr Thor Flikkerud HMS håndboken revideres minst en gang per år i forkant av ordinær generalforsamling. Innholdsfortegnelse 1. Organisering av sameiet Mål med HMS-arbeidet Risikoforhold Rutiner for avvikshåndtering Oversikt over HMS handlingsplan og oppfølgning Oppfølgningskalender for kontroll Temakalender for styremøter Brannsikkerhet Vedlikehold og kontroll av utearealer og bygninger... 9 Garasjeanlegg og parkering... 9 Uteområder... 9 Avfallshåndtering... 9 Lekeplass og -utstyr... 9 Kjemikaliehåndtering Vedtekter Informasjonspakke ved utleie av boenheter Informasjonspakke for nye innflyttere Avtaler og kontrakter Vedlegg Avviksskjema side 2

3 1. Organisering av sameiet Sameiene for Sandvedparken Terrasse består tre boligblokker med garasjer og omkringliggende arealer. Sandvedparken Terrasse Trinn 1 innehar 36 boligseksjoner. Sandvedparken Terrasse Trinn 2 innehar 39 boligseksjoner Sandvedparken Terrasse Trinn 3 har 19 boligseksjoner Sandvedparken Terrasse Felles bestyrer fellesrom og utvendige arealer. Hver boligblokk har sitt eget styre samtidig som det er et fellesstyre for saker som vedgår utearealer, garasjer og ellers saker av felles interesse. Styrenes oppgaver består i første rekke å sørge for sikker og effektiv drift og god forvaltning av eiendommene. Hvert styre består av en leder, tre styremedlemmer og et til to varamedlem. Felles styret består av fem styremedlemer. Styrene har et årlig ordinært Sameiermøte (Årsmøte) hvor det er fritt for medlemmene å fremme saker. Årsmøtet behandler i hovedsak årsberetning fra styret samt årsregnskap. 2. Mål med HMS-arbeidet Arbeidet med Helse, Miljø og Sikkerhetsarbeidet er av forebyggende karakter og har som hovedmål å forhindre skader på mennesker og materiell. Dette skal skje ved at HMS arbeidet planlegges og prioriteres. Styret vil årlig oppdatere HMS-manualen for Sandvedparken Terrasse samt utarbeide en oversikt for: Tilsyn og kontroll av uteområder og fellesrom med hensyn til orden og ryddighet. Tilsyn og kontroll av lekeområder og lekeapparater. Tilsyn og kontroll med strøing av trapper og områdene ved garasjer og parkering. Tilsyn og betjening av sprinkleranlegget etter utløsing av vann. Tilsyn og kontroll av kjemikalier som oppbevares. Styret har ansvar for at det innføres og utøves internkontroll. Styrelederne i sameiene er pålagt hovedansvaret for gjennomføringen av et forsvarlig internkontrollarbeid. side 3

4 3. Risikoforhold Styret skal ha fokus på risiko og for søke etter beste evne å definere farekildene og risiko. Likeledes vurdere hva som kan skje og hvilke tiltak som kan senke risikoen og forhindre uønskede hendelser. Styret bruker en enkel form for vurdering av risikoforhold: Hva kan gå galt? Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme beboere i vårt boligselskap? Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer? De mest kritiske aktivitetene/områdene vi har i sameiet er følgende: Kjøring og parkering Brannfare Lekeplassen Ut i fra denne risikovurderingen har vi utviklet de sentrale HMS-handlingene. 4. Rutiner for avvikshåndtering Når vi observerer feil og mangler eller får melding om slike, må det fylles ut må et avvikskjema fylles ut og rapporteres til styret. Avvik med stort risiko potensial blir behandlet straks, mens andre blir satt opp på handlingsplanen. Avviksbehandlingen blir dokumentert i et avviksregister. Avvikskjema ligger under «Vedlegg». side 4

5 5. Oversikt over HMS handlingsplan og oppfølgning Innrapportering og oppfølging av eksisterende tiltak, samt nye tiltak, tas vare på gjennom styret, som har jevnlige møter. SAK TILTAK ANSVAR HYPPIGHET OK Informasjon om boligselskapets rutiner Introduksjonsbrev og invitasjon til samtale med nyinnflyttede Ved ny innflytting Revisjon av internkontrollsystemet Kjøring og parkering Brannvern, fellesområdet Brannvern Orden, renhold, bygningsmessige mangler Vedlikehold av bygninger Gjennomgang av handlingsplanen og utførte handlinger Håndhevelse av parkeringsregler og skilting Gjennomgang av slanger og brannslokkere i fellesarealer Test av alarmsystem Evakueringsøvelse Kontroll av brannutstyr Vaktmesters arbeidsbeskrivelse. Tilsyn Årlig Kontinulerlig 1 gang pr. år 1 gang pr. mnd 1 gang pr. år 1 gang pr. år Regelmessig/ kontinuerlig Kontinnuerlig Lekeplass og -utstyr Befaring og årlig kontroll 1 gang pr. år. Kjemikalier, rengjøringsmidler Tilsyn med lagrede kjemikalier. Kontinuerlig side 5

6 6. Oppfølgningskalender for kontroll 2017 Emne Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Kontroll av lekeapparater Brannvarslingsystem - test Brannøvelse m. evakuering Kontroll brannapparat Tak inspeksjon* *Inspeksjon av tak utføres hvert 3. år på hver enkelt blokk. En blokk blir sjekket per år. 2016: Blokk : Blokk : Blokk 3. side 6

7 7. Temakalender for styremøter I styremøter vil HMS jevnlig være på møteagendaen. Under er det satt opp et HMS tema for hver måned. Måned Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Tema Sjekk nye lover og forskrifter Sjekk avfallshåndtering Sjekk bygningskonstruksjoner Sjekk lekeplasser og uteareal Sjekk innbruddsikkerhet Sjekk vannrør og avløp Sjekk ventilasjon Sjekk brannsikkerhet Revidere målsetninger og planer for HMS arbeid Sjekk av heis/vedlikeholdsavtale side 7

8 8. Brannsikkerhet Styret vil ha fokus på brannsikkerhet, og tilrettelegge for kontinuerlig forbedring av brannforebyggende tiltak for boseksjonene. I tillegg til installerte alarmer og slukkeanlegg så vil styret også motivere til bruk av manuelt slokkeutstyr og alarmer i de ulike oppholdsrommene. Styret vil også legge til rette for en årlig brannøvelse og /eller evakuering øvelse for hvert boligtrinn. Hovedhensikten med øvelsene er i første rekke å sjekke at brukerne hører brannalarmen og evakueringen til et avtalt og sikkert sted for registrering. Det vil bli gjennomført en test av alle brannalarmene siste fredag hver måned mellom kl Utfyllende branninstruks finnes i «Velkommen til Sandvedparken Terrasse» dokumentet. side 8

9 9. Vedlikehold og kontroll av utearealer og bygninger Garasjeanlegg og parkering Den enkelte beboer er selv ansvarlig for å følge de til enhver tid gjeldende parkeringsregler. Biler skal ikke parkeres slik at de kan være til hinder for utrykningskjøretøy. Uteområder Styret har ansvaret for at uteområder fremstår som ryddige og vedlikeholdt gjennom avtale med firma T. Stangeland AS. Avfallshåndtering Rutiner for avfallshåndtering skal bidra til å redusere avfallsmengde, forekomst av skadedyr, forurensning, brannfare og skader på personer og utstyr. Sameiet følger de rutiner som kommunen til enhver tid pålegger oss. Lekeplass og -utstyr Sameiets lekeplasser skal tilfredsstille kravene i forskrift om lekeplasser og lekeplassutstyr. Kjemikaliehåndtering Per dags dato har ikke sameiet en stor beholdning av kjemikalier. De fleste kjemikaliene som behøves bringes av innleide firmaer. Styret forventer at firmaene har kontroll på kjemikaliehåndtering til sine egne kjemikalier. Dersom sameiet i fremtiden opparbeider seg en større beholdning av kjemikalier er planen å sette opp en oversikt over disse sammen med kjemikaliedatablader. side 9

10 10. Vedtekter Det er utarbeidet vedtekter for hvert av Sameiene. Vedtektene inneholder: Råderett Bruken av boligen og fellesarealer Ordensregler Parkeringsplasser og garasjeanlegg Vedlikehold Felleskostnader, pantesikkerhet og heftelsesform Pålegg om salg og fravikelse Styrets oppgaver Representasjon og fullmakter Sameiermøtet Inhabilitet og mindretallsvern Gjeldende vedtekter kan fås ved kontakt med styreleder i beboers boligblokk. 11. Informasjonspakke ved utleie av boenheter Ved utleie av boenhet så er det spesielt viktig at leietaker blir godt informert om hvem som er kontaktperson i boligblokken, rettigheter og plikter ved bruken av boligen, samt gjeldende ordensregler. Sameiet forutsetter at følgende dokumenter vedlegges leieavtalen: Velkommen til SPT Vedtekter for Sameiet FDV manual (Forvaltning, drift og vedlikehold) for leiligheten 12. Informasjonspakke for nye innflyttere Nye eiere skal raskt opparbeide seg kjennskap til gjeldende dokumenter som er viktige for bruken av boligen og fellesarealene. Spesielt gjelder dette følgende dokumenter: Velkommen til SPT Vedtekter for Sameiet FDV- håndbok (Forvaltning Drift og Vedlikehold) for leiligheten side 10

11 13. Avtaler og kontrakter Sameiet har følgende avtaler og kontakter som er nyttige i forbindelse med internkontrollarbeidet: Lokale serviceavtaler: Tlf.: Kontaktpersoner: Elektroinstallatør: Ke instalasjon Eivind Walberg Rørlegger: Finn Midtbø Espen Stokkeland Renovasjon/avfall: Sandnes Kommune Servicekontoret Farlig avfall: Rødboks Sandnes Kommune Servicekontoret Varmtvannsbereder: Finn Midtbøe Espen Stokkeland Ventilasjon: Gann Blikk Steinar Geir Aase Mobil: Brannteknisk utstyr KK Byggesystemer AS Maskin vedlikehold: Varmepumper Espen Stokkeland Låses system / porttelefon Mellon Stavanger Låseservice Renhold av fellesarealer Elite Service Partner Glassfasade Rubicon AS Sprinkel anlegg Aktive Sprinkler AS Teknisk rådgiving Jærmester A/S Vaktmestertjenester: Boservis Avtale 1. april 2015 Forlenges automatisk 1 år Vaktmester Lekeplass: Siddis Hus og Hage Frode Lima Garasjeporter Service avtale 12/ Forretningsfører BATE kjetil@gapo.no Forvaltningskonsulent i Bate Rolf Furenes Forsikringsselskap IF via BATE - Uteanlegg: T. Stangeland AS Dag Morten Gundersen El. tilsynet Energi Consult Norconsult AS Veg vedlikehold Sandnes Kommune Gatebelysning Lyse Parkering: Skagen Parkering AS Avtale 09. november mnd. oppsigelse Leie av rom for generalforsamling: Ganddal Bydelshus Vedlikehold av heis Henning Asbjørnsen John Inge Alvheim Schindler AS Vask av matter Buggeland AS side 11

12 side 12

13 14. Vedlegg Avviksskjema Avvik fra: Beskrivelse av avvik: (foto kan legges ved om mulig) Forslag til tiltak: Dato/Sted: Tiltak iverksatt: Sign.: Type tiltak: Sign.: side 13