ORG NR REG NO VALG AV M0TELEDER 1 ELECTION OF THE CHAIRPERSON OF 2 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG (OFFICE TRANSLATION)

Transkript

1 (OFFICE TRANSLATION) PROTOKOLL FRA ORDINA:R GENERALFORSAMLING MINUTES OF ORDINARY GENERAL MEETING I OF BERGENBIO ASA ORG NR BERGENBIO ASA REG NO Den 13 mars 219 kl 1: ble det bli avholdt ordinrer generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet") pa Clarion Hotel Bergen Airport, Flyplassveien 551, Generalforsamlingen ble apnet av styrets leder Stein Holst Annexstad som srget for opptak av fortegnelsen over de mtende aksjeeiere inntatt som Bilaq 1. Dermed var av i alt aksjer og stemmer, tilsvarende 64,6% av aksjekapitalen, representert. On 13 March at 1: hours (CET) an ordinary general meeting of BerGenBio ASA (the "Company") was held at Clarion Hotel Bergen Airport, Flyplassveien 551, 5869 Bergen. The general meeting was opened by the chairman of the board of directors Stein Holst Annexstad who procured the registration of the attending shareholders attached hereto as Appendix 1. Thus of a total of 54,851,446 shares and votes, corresponding to 64,6% of the share capital, were represented at the general meeting. 1 VALG AV MTELEDER Stein Holst Annexstad ble valgt til mteleder. 1 ELECTION OF THE CHAIRPERSON OF THE MEETING Stein Holst Annexstad was elected to chair the meeting. majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes 2 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN Det ble opplyst at innkallingen var blitt tilsendt samtlige aksjeeiere med kjent oppholdssted den 2. februar 219, Mtelederen reiste sprsmal om det var innvendinger til innkallingen eller dagsordenen. Da det ikke var noen innvendinger, ble innkallingen og 2 APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA The Chairman of the meeting informed the general meeting that the notice had been sent to all shareholders with a known address on 2 February 219. The Chairman of the meeting asked whether there were any objections to the notice or the agenda. As there were no such objection the notice and the agenda were considered approved. The Chairman of 1

2 dagsordenen ansett som godkjent. Mtelederen erklrerte generalforsamlingen som lovlig satt. the meeting declared the general meeting as lawfully convened. Innkalling og dagsorden ble vedtatt med tilstrekkelig flertall The notice and the agenda was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to 3 VALG AV EN PERSON TIL A MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MTELEDER 3 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIRPERSON Kare Rommetveit ble valgt til a undertegne protokol len sammen med mtelederen. Kare Rommetveit was elected to sign the minutes together with the Chairman of the meeting. med stemmerettsresultatet inntatt i Bilaq 2 til majority with the voting results included in Appendix 2 to 4 GODKJENNING AV ARSREGNSKAP OG ARSBERETNING FOR APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS REPORT FOR 218 Arsregnskapet og arsberetningen ble gjennomgatt av styrets leder Stein Holst Annexstad. I samsvar med styrets forslag traff generalforsamlingen flgende vedtak: "Arsregnskap og f!irsberetning for 218 godkjennes. Revisors beretning tas ti/ etterretning." The annual accounts and the annual report were presented to the general meeting by the chairman Stein Holst Annexstad. In accordance with the board of directors' proposal, the general meeting passed the following resolution: "The annual accounts and the annual report for 218 are approved. The auditor's report has been taken into consideration " 5 VALG AV MEDLEMMER TIL STYRET 5 ELECTION OF MEMBERS TO THE BOARD OF DIRECTORS Hans Peter Bhn fra valgkomiteen redegjorde for valgkomitteens forslag til medlemmer til styre. Styrets ble valgt i samsvar med forslag fra Nominasjonskomitteen som medfrer at styret reduseres til fem medlemmer. Hans Peter Bhn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's proposal to member to the Board of Directors. The Board was elected in accordance with the proposals from the Nomination Committee, which means that the Board is reduced to five members. 2

3 Eksisterende styremedlemm Sveinung Hole ble valgt til ny styreformann og gjenvalgt frem til ordinaer generalforsamling i 22. Debra Barker, Pamela A. Trail og Grunde Eriksen ble valgt som medlemmer av styret frem til ordinaer generalforsamling i 221. Stener Kvinnsland ble pa generalforsamlingen i 218 valgt frem til ordinaer generelforsamling i 22. Existing board members Sveinung Hole was elected as new chariman and re-elected until the annual general meeting in 22. Debra Barker, Pamela A. Trail and Grunde Eriksen were elected as board members until the annual general meeting in 221. Stener Kvinnsland was elected at the general meeting in 218 and until the annual general meeting in 22. Styret vii heretter besta av flgende personer: Sveinung Hole, styreleder Stener Kvinnsland Debra Barker Pamela A. Trail Grunde Eriksen The Board of Directors will consist of the following: Sveinung Hole, chairman Stener Kvinnsland Debra Barker Pamela A. Trail Grunde Eriksen 6 VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITTEEN 6 ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE Mteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling. Medlemmene i valgkomitteen ble gjenvalgt frem til ordinaer generalforsamling i 221. Valgkomitteen vii heretter besta av flgende personer: Hans Peter Bhn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Masha P.N. Le Gris Strmme The chairperson presented the nomination committee's recommendation. The members to the Nomination Committee was reelected until the annual general meeting in 221. The Nomination committee will consist of the following: Hans Peter Bhn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Masha P.N. Le Gris Strmme protokol len. 3

4 7 FASTSETTELSE AV GODTGJRELSE TIL 7 DETERMINATION OF THE REMUNERATION STYRETS MEDLEMMER OG MEDLEMMER TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF AV STYRETUTVALG DIRECTORS AND THE BOARD COMMITTEES Mteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling. The chairperson presented the nomination committee's recommendation. I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen flgende vedtak om godtgjrelse til styrets medlemmer og medlemmer av styreutvalg: In accordance with the nomination committee's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the board of directors and the board committees: 7.1 Styret "Godtgjrelse ti/ styrets medlemmer fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som flger for perioden fra ordincer generalforsamling 219 ti/ ordincer generalforsamling i 22: 7.1 The board of directors "The remuneration to the board of directors is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 219 to the ordinary general meeting in 22: Styrets leder: NOK 4 Chairman: NOK 4, Styremedlemmer: NOK 225 " Board members: NOK 225," I tillegg blir styremedlemmer bosatt utenfor Norge In addition, board members domiciled outside of kompensert for EUR 1,- for hver arbeidstime brukt Norway are compensated the equivalent of EUR 1, p~ reise til og fra styremter. for each working hour spent om traveling to and from board meetings. 7.2 Styreutvalg Godtgjrelseskomiteen "Godtgjfi/relse ti/ medlemmer av godtgjfi/relseskomiteen fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som f/ger for perioden fra ordincer generalforsamling 219 ti/ ordincer generalforsamling i 22: 7.2 Board committees Remuneration committee "The remuneration to the members of the remuneration committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 219 to the ordinary general meeting in 22: Leder: NOK 45 Chairman: NOK 45, Medlemmer: NOK 25 " Members: NOK 25," 4

5 7.2.2 Revisjonsutvalget "Godtgj relse ti/ med/emmer av revisjonsutvalget fastsettes i samsvar med valgl<omiteens innstilling som f!j/ger for perioden fra ordinacr generalforsamling 219 ti/ ordinacr genera/forsamling i 22: Leder: NOK 45 Medlemmer: NOK 25 " med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til Audit committee "The remuneration to the members of the audit committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 219 to the ordinary general meeting in 22: Chairman: NOK 45, Members: NOK 25," 8 FASTSETTELSE AV GODTGJfiJRELSE TIL 8 DETERMINATION OF THE VALGKOMITEENS MEDLEMMER REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE Mteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling. The chairperson presented the nomination committee's recommendation. I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen f!2llgende vedtak om godtgj!2lrelse til medlemmene av valgkomiteen: "Godtgj relse ti/ medlemmer av valgl<omiteen fastsettes i samsvar med valgl<omiteens innstilling som f /ger for perioden fra ordinaer genera/forsamling 219 ti/ ordinaer generalforsamling i 22: Leder: NOK 45 Medlemmer: NOK 25 " In accordance with the nomination committee's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the nomination committee: "The remuneration to the members of the nomination committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 219 to the ordinary general meeting in 22: Chairman: NOK 45, Members: NOK 25," 9 GODKJENNELSE AV REVISORS GODTGJfiJRELSE Generalforsamlingen traff slikt vedtak: «Honorar til Selskapets reviser, Ernst & Young AS, for 218 pa NOK 264 (lovpalagt revisjon), NOK 9 APPROVAL OF THE REMUNERATION TO THE AUDITOR The general meeting passed the following resolution: "The remuneration to the Company's auditor, Ernst & Young AS, for 218 of NOK 264, (statutory 5

6 227 (andre revisjonstjenester) og NOK 32 (skatteradgivning), godkjennes.» audit), NOK 227, (other assurance services) and NOK 32, (tax consultant services), is approved." 1 BEHANDLING AV STYRETS 1 CONSIDERATION OF THE BOARD OF REDEGJRELSE OM EIERSTYRING OG DIRECTORS' REPORT ON CORPORATE SELSKAPSLEDELSE GOVERNANCE Styrets leder refererte til hovedinnholdet i The chairman of the board of directors referred to the redegjrelsen for foretaksstyring som er utarbeidet i main contents of the statement on corporate henhold til regnskapsloven 3-3b og inntatt i governance prepared in accordance with Section 3-3b arsrapporten for 218. of the Norwegian Accounting Act and included in the annual report of 218. Det ble ikke fremsatt noen bemerkninger til redegjrelsen. No remarks to the statement were made by the general meeting, 11 BEHANDLING AV STYRETS ERKLJERING 11 CONSIDERATION OF THE BOARD OF OM FASTSETTELSE AV LfllNN OG DIRECTORS' STATEMENT REGARDING THE ANNEN GODTGJRELSE TIL LEDENDE DETERMINATION OF SALARIES AND OTHER ANSATTE ETTER ALLMENNAKSJELOVEN REMUNERATION TO THE MANAGEMENT 6-16A PURSUANT TO SECTION 6-16A OF THE PUBLIC LIMITED COMPANIES ACT Generalforsamlingen behandlet styrets erlrering om fastsettelse av I!1lnn og annen godtgjrelse til ledende ansatte. Erklreringen er tatt inn i arsrapporten for 218. Generalforsamlingen ga sin tilsutning til erklreringen og godkjente erklreringens del om opsjons programmet med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til The board of directors' s statement regarding the specification of salaries and other remuneration of the managmenet was considered by the general meeting. The statement is included in the annual report for 218. The general meeting gave its conent to the statement and approved the option program part of the statement with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to 6

7 12 FORSLAG OM FULLMAKT TIL STYRET 12 PROPOSAL ON AUTHORISATION TO TIL A FORHYE AKSJEKAPITALEN VED THE BOARD OF DIRECTORS TO NYTEGNING AV AKSJER I INCREASE THE SHARE CAPITAL BY FORBINDELSE MED DET SUBSCRIPTION OF NEW SHARES IN EKSISTERENDE OPSJONSPROGRAM CONNECTION WITH THE EXISTING SHARE OPTION SCHEME I overstemmelse med styrets forslag traff generalforsamlingen flgende vedtak: In accordance with the board of directors proposal, the general meeting passed the following resolution: (i) I henhold ti/ allmennaksjeloven 1-14 gis styret ful/makt ti/ ll forhye Selskapets aksjekapital med inntil NOK (i) In accordance with the Public Limited Companies Act Section 1-14, the Board of Directors is granted authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 548,514. (ii) Ful/makten gje/der fra generalforsamlingens bes/utning og inntil det tid/igste tidspunktet av ordinaer genera/forsamling i 22 og 3. juni 22. (ii) The authorisation is effective from the resolution by the general meeting and until the earlier of the annual general meeting in 22 and 3 June 22. (iii) Aksjeeiernes fortrinnsrett ti/ ll tegne og bli ti/deft de nye aksjene etter allmennaksje/oven 1-4 ska/ kunne fravikes. (iii) The shareholders' preferential rights to subscribe for and be allocated the new shares under the Public Limited Companies Act Section 1-4 may be deviated from. (iv) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven (iv) The authorisation does not include an increase in share capital through merger in accordance with the Public Limited Companies Act Section (v) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger. (v) The authorisation does not include an increase in share capital by contribution in kind. 13 FORSLAG OM FULLMAKT TIL STYRET 13 PROPOSAL ON AUTHORISATION TO TIL A FORHYE AKSJEKAPITALEN VED THE BOARD OF DIRECTORS TO NYTEGNING AV AKSJER INCREASE THE SHARE CAPITAL BY SUBSCRIPTION OF NEW SHARES I overstemmelse med styrets forslag traff In accordance with the board of directors proposal, 7

8 generalforsamlingen folgende vedtak: the general meeting passed the following resolution: (i) I henhold ti/ allmennaksjeloven 1-14 gis styret ful/makt ti/. forhye Selskapets aksjekapital med inntil NOK (i) In accordance with the Public Limited Companies Act Section 1-14, the Board of Directors is granted authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 1,97,28. (ii) Fullmakten gjelder fra generalforsamlingens beslutning og inntil det tidligste tidspunktet av ordincer generalforsamling i 22 og 3. Juni 22. (ii) The authorisation is effective from the resolution by the general meeting and until the earlier of the annual general meeting in 22 and 3 June 22. (iii) Aksjeeiernes fortrinnsrett ti/. tegne og bli ti/deft de nye aksjene etter allmennaksjeloven 1-4 ska/ kunne fravikes. (iii) The shareholders' preferential rights to subscribe for and be allocated the new shares under the Public Limited Companies Act Section 1-4 may be deviated from. (iv) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven (iv) The authorisation does not include an increase in share capital through merger in accordance with the Public Limited Companies Act Section (v) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til a padra Selskapets srlige plikter, jf allmennaksjeloven 1-2. The authorisation does not include an increase in share capital by contribution in kind or a right to charge the Copany with special obligations, cf Section 1-2 of the Public Limited Companies Act. med stemmerettsresultat inntatt i Bilag 2 til *** *** Mer forela ikke til behandling. Generalforsamliingen ble deretter hevet og protokollen undertegnet. *** There were no further matters to be discussed. The general meeting was then adjourned, and the Minutes were signed, *** In case of any discrepancies between the Norwegian tet and the English transaltion, the Norwegian text shall prevail. (Signaturside folger) (Signature page follows) 8

9 ,,-,--- Bergen, 13. mars 219/13 March 219 l{ Kllre Rommetveit we~~~~~ ~. z._v (Mti1teleder /chairperson) (Medundertegner/Co-signer) 9

10 BerGenBio ASA Vedlegg 1/Appendix 1 Generalforsamling 13. mars 219/General meeting 13 March 219 Fortegnelse over de m!lltende aksjonrerene/record of the attending shareholders Aksjer/Shares % Representert med egne aksjer/represented with own shares Representert med stemmeinstruks/represented with voting instr, Representert med fullmakt/represented by proxy Sum representert/total represented ,33 % 61,75 % 1,98 % 64,6 % Totalt antall aksjer/total shares Selskapet har kun en aksjeklasse. Hver aksje har en stem me./ The Company have only one share class. Each share have one vote. r-- St in. nnexstad M{llteleder/Chair Kare Rommetveit Medundertegner/Co-signer

11 BerGenBio ASA Ve di egg 2/ Appendix 2 Stemmer generalforsamling 13. mars 219/Votes general meeting 13 March 219 Sak/item# For/In favour!mot/against Avstar/Abstain Sum/Total 1 Valg avm teleder/election of chair to the meeting Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 3S 14 2S 64,6 % o o 3S 14 2S 64,6% 2 Godkjennelse av innkalling ogdagsorden/approval of the notice and agenda Stemmer/Votes % av avgitte stem mer/% of votes % av totalt antal! aksjer/% of total number of shares 64,6% o 3S 14 2S 64,6% 3 Valg aven person til a medundertegne protokollen /Election of a person to co~signe the minutes Stemmer/Votes 3S 14 2S % av avgitte stemmer/% of votes % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 1 64,6% o 3S 14 2S 64,6 % 4 Godkjennelse avarsregnskap og arsberetningfor 218/Approval of the annual accounts and the annual report for 218 Stemmer/Votes s o o 3S 14 2s % av avgitte stemmer/% of votes % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 64,6 % 64,6% 5.1 Valg avstyreleder/electlon of chair to the board Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes % av totalt antall aksjer/% of total number of shares ,46 % 57,95 % ,5% 6,9% 14 3S 14 2S,4%,3% 64,6 % 5,2 Valg avstyremedlem Debra Barker/Election of board member Debra Barker Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes 9,46 % % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 57,95 % ,5% 6,9% S,4%,3% 64,6 % 5.3 Valgavstyremedlem Pamela A. Trail/Election of board member Pamela A. Trail Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes 9,46 % 9,5 % % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 57,95 % 6,9 % 5.4 Valg avstyremedlem Grunde Eriksen/Election of board member Grunde Eriksen Stemmer/Votes % av avgitte stem mer/% of votes % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 9,46 % 57,95 % 14 3S 14 2S,4%,3% 64,6% 14 3S 14 2S,4%,3% 64,6 % 6.1 Va\gav medlem ti! valgkommltteen Hans Peter B@hn/Electlon of member to the nomination committee Hans Peter B@hn Stemmer/Votes 3S 126 2S 14 3S 14 2S % av avgitte stem mer/% of votes % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 99,96 % 64,4 %,4%,3% 64,6% 6.2 Valgav med I em til valgkommitteen Ann-Tove l<ongsnes/electlon of member to the nomination committee Ann-Tove Kongsnes Stemmer/Votes 3S 126 2S 14 3S 14 2S % av avgitte stem mer/% of votes 99,96 %, %,4 % % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 64,4 %, %,3 % 64,6 % 6,3 Valg av med I em til valgkommitteen Masha P.N. le Gris Strqlmme/ Election of member to the nomination committee MashaP.N. Le GrisStr mme Stemmer/Votes % av avgltte stem mer/% of votes % avtotalt antall aksjer/% of total number of shares 99,96 % 64,4% o 14,4%,3% 3S 14 2S 64,6%

12 Sak/item# For/In favour!mot/against Avstar/Abstain Sum/Total 7.1 Fastsettelse av godtgj(iirelse tll styrets medlemmer/ Determination of the remuneration to the members of the board of dire tors Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes % avtotalt anta!! aksjer/% of total number of shares 99,96% 64,2 % 14,4%,3% 7,2,1 Fastsettelse av godtgjri,relse tll godtgj relseskomiteen/ Determination oft he remuneration to the remunatlon committees Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes 99,96 % % avtotalt anta!! aksjer/% of total number of shares 64,2 % 14,4%,3% Fastsettelse av godtgjrelse til revisjonskomiteen/ Determination of the remuneration to the audit committee Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes 99,96 % % avtotalt anta!! aksjer/% of total number of shares 64,2 % 14,4%,3% 1 8 Fastsettelse avgodtgjrelse til valgkomlteens medlemmer/ Determination.of the remuneration to the members of the nomination committee Stemmer/Votes O % av avgitte stemmer/% of votes 99,96 %, % % avtotalt antall aksjer/% of total number of shares 64,2 %, % 14,4%,3% 9 Godkjennelse av revisorsgodtgjrelse/ Approval of the remuneration to the auditor Stemmer/Votes % av avgitte stem mer/% of votes % avtotalt anta!! aksjer/% of total number of shares 64,23% Behandlingavstyrets redegjrelse om eierstyringogselskapsledelse/ Consideration of the boards of directors report on corporate governance Stemmer/Votes % av avgitte stem mer/% of votes 99,96 % % avtotalt antall aksjer/% of total number of shares 64,2 % 14,4%,3% Behandlingav styrets erkla!rlngom fastsettelse av 1nn og annen godtgjrelse til ledende ansatte etter almennaksjelovens 6-16a/ Consideration of the board of directors statement regarding determination of salaries and other remuneration to the managmenent pursuant to section 6-16a of the public limited llabllltycompanies act Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes 78,57 % 21,43 % % avtotalt antall aksjer/% of total number of shares 5,47 % 13,76 % 1 12 Fullmakt til styret om atorhye aksjekapitalen ved nytegningavaksjer [Opsjonsprogram)/ Autorisatlon to the board of directors to increase the share capital by subscription of newshares(option scheme) Stemmer/Votes O % av avgitte stemmer/% of votes 78,57 % 21,43 %, % % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 5,47 % 13,76 %, % 1 13 Fullmakt til styret om a forhye aksjekapitalen ved nytegningavaksjer/ Autorisation to the board of directors to increase the share capital by subscription of new shares Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes 78,57 % 21,43 % % av totalt antall aksjer/% of total number of shares 5,47 % 13,76 % Bergen mars 21Ql13 March 219 ~ - Kare Rommetveit Medundertegner/Co-signer