Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF

Transkript

1 Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF Sted: Thon Hotel Opera, møterom Otello Ved flytogterminalen, Oslo Møtetidspunkt: Tirsdag 9. desember 2014 kl. 16:00-20:00 Styremedlemmer: Fra administrasjonen: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen Bjørn Remen, kst adm.direktør Berit Valstad-Aalmo, sekretær Styremøtet er åpent for publikum og presse SAKSLISTE: Saksnr Beslutning/ Orientering Sak SB 09/14 B Godkjenning av innkalling til møtet og signering av protokoll fra styremøtet SB 10/14 O Status etablering av Sykehusbygg HF, inkludert presentasjon av IKT-plan Underlag Delvis u.off SB 11/14 O Oppfølging av sak 03/2014: Avtale om innleie av kst.adm.direktør Vedlagt U.off. SB 12/14 B Oppgaver og organisering i Sykehusbygg HF Vedlagt SB 13/14 O Oppfølging sak 06/2014, punkt 3: Budsjett 2015 og aktiviteter knyttet opp mot de 10 mill i vedtakets punkt 1 fremmes for styret i desember Vedlagt SB 14/14 B Virksomhetsoverdragelse Vedlagt SB 15/14 B Rekrutteringsplan Vedlagt SB 16/14 B Leie lokaler for regionkontor Sør-Øst U.off Styreleder vil orientere nærmere om dette i møtet. SB 17/14 Eventuelt: Styreseminar mars 2015 Innspill til foretaksprotokoll for felleseide helseforetak/ oppdragsdokument 2015 Trondheim 4.desember 2014 Steinar Frydenlund, styreleder Arkiv.: Saksnr.: 14/00117 Side 1 av 1

2 SB-SAK 12/2014 OPPGAVER OG ORGANISERING AV SYKEHUSBYGG HF OPPSUMMERING Målsettingen og forutsetningene for en etablering av et nasjonalt foretak ble gitt av Helseministeren i foretaksmøte 7. januar Helse Midt-Norge ble gitt i oppgave å forestå en slik etablering. Selskapet ble stiftet med det siste RHF-styrevedtaket i Helse Vest Forslag til organisering og oppgaveområder framgår av dette saksframlegg. Dvs. med hovedkontor og fagavdelinger i Trondheim, og med 4 regionavdelinger som har ansvaret for å forestå etablering og gjennomføring av de enkelte prosjekt. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret gir sin tilslutning til den organisering som er angitt i saksframlegg, og med grunnlag i den type oppgaver som er skissert. 2. Det nasjonale felleseide foretaket Sykehusbygg HF, må utvikles gradvis, og i faser slik det er beskrevet i saksframlegg. TRYKTE VEDLEGG: Ingen Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 1 av 5

3 BAKGRUNN/UTREDNING: Sykehusbygg HF sine oppgaver kan overordnet beskrives slik iht. vedtak i RHFstyrene: 1. Rammefinansierte fellesoppgaver og administrasjon. 2. Prosjektfinansierte oppgaver. Vi foreslår å beskrive aktivitetene videre i 4 virksomhetsområder: 1. Forretning og administrasjon. 2. Fellesoppgaver. 3. Plan- og utvikling. 4. Prosjektering / bygging. Område 1 og 2, vil i all hovedsak inngå i de rammefinansierte fellesoppgavene, mens område 3 og 4 vil være prosjektfinansiert. For øvrig er det vedtatt at virksomheten skal ha en geografisk plassering med hovedkontor i Trondheim og med en desentralisert organisering. Hovedoppgavene i Sykehusbygg kan beskrives slik: 1. Forretning og administrasjon Hovedoppgaven her blir å forestå alle administrative tjenester som et slikt selskap skal forestå. Primært bør slike aktiviteter organiseres ved hovedkontoret. Dvs. overordnet ledelse av selskapets aktiviteter, herunder sikre HR-funksjon, økonomi og overordnet prosjektstyring, IKT og kommunikasjons-funksjoner. 2. Fellesoppgaver Innenfor dette området er det definert mange oppgaver, som skal være oppgaver til felles nytte i Sykehusbygg HF og for RHF/HF ene. Det må påregnes at det kontinuerlig vil være behov for avklaringer videre vedrørende hva som skal inngå som slike fellesoppgaver. Noen konkrete bestillinger vil framkomme gjennom årlige oppdragsdokumenter, men mange oppgaver vil også være naturlig å utvikle som en del av bestilte prosjekter. Sentrale oppgaver for fellesoppgaver kan være: Utvikle kompetanse vedr. off. anskaffelser. Etablere og håndtere felles løsninger innen IKT, som ulike databaser, webløsninger/prosjekthotell etc. Utvikle bruk av BIM (prosjektering, bygging, ferdigstillelse, drift). Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 2 av 5

4 Utvikle veiledere, standarder, styringssystem, kvalitetssystem/hms-system. Utarbeide felles standarder vedr. etisk handel (miljø, sosial dumping, korrupsjon). Klassifisering av sykehusareal. Systematisk tilstandsregistrering av bygg. Utvikle eksisterende systemer, herunder overordnede FDVU-systemer. Følge- og etterevalueringer av prosjekt (i alle faser). Myndighetskontakt (høringsuttalelser, komitèarbeid, nasjonale konferanser). Delta i nasjonale/internasjonale nettverk/program, eks. Prosjekt Norge. Bistand og rådgiving vedr. kulturminnevern (Landsverneplan helse). 3. Plan og utvikling (sykehusplanlegging i tidligfasen) Her vil det være aktuelt med oppgaver hvor Sykehusbygg HF bistår det enkelte RHF/HF gjennom alle faser, f.o.m. utviklingsplaner t.o.m. forprosjekt. Som hovedregel må det legges til grunn at Sykehusbygg får det samlede ansvar for tidligfasen i et prosjekt. Oppgaver som vil inngå i plan og utvikling kan være: Prosjektledelse/prosessledelse i alle faser. Medisinsk faglige kompetanse og oppgaver innenfor et prosjekt. Gjennomføre utviklingsprosjekt, bestilt gjennom Oppdragsdokument, eller av det enkelte RHF/HF. Utvikling av veiledere (som også inngår innenfor fellesoppgave-området). Beregninger innenfor framskrivning av kapasitet, pasientanalyser og økonomi. Programmering innenfor alle funksjonsområder. Lede brukermedvirkningsprosesser. Utvikle veiledere for universell utforming. Oppgaver innenfor helse- og arkitektur/kunst. Oppgaver vedr. arealplanlegging (stedsvalg/byplanlegging, infrastruktur). 4. Prosjektering og bygging Overgangen mellom planfasen og prosjekteringsfasen, kan variere litt mellom det enkelte prosjekt. Dvs hvem og hvordan denne overgangsfasen blir ledet. Dette kan ha sammenheng med kompetansen/kapasiteten til de som leder prosessene i disse fasene, og det kan også ha sammenheng med hvilken gjennomføringsmodell en ønsker å benytte fram til ferdigstillelse av prosjektet. Prosjektene her vil i all hovedsak være prosjektfinansiert. Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 3 av 5

5 Oppgavene kan også her variere, fra det å leie ut personell til å delta i et prosjekt styrt av det enkelte RHF/HF, eller håndtere enkeltoppgaver innenfor et prosjekt, til det som man vil legge til grunn som en hovedregel: At Sykehusbygg HF får et samlet gjennomføringsansvar i de enkelte prosjekt (byggherrefunksjon). Sentrale oppgaver som vil inngå under prosjektering og bygging er: Prosjektledelse/prosjekteringsledelse/prosessledelse. Fagoppgaver/ledelse, innenfor infrastruktur - bygg teknikk IKT logistikk testing/ferdigstillelse. Oppgaver vedr. økonomi og framdrift (prosjektstyring). Hovedbyggeledelse. Organisering av Sykehusbygg HF Det er i Foretaksprotokoll fra januar 2014, lagt til grunn at hovedkontor skal være i Trondheim, og med en desentralisert modell. Det er videre lagt til grunn at det skal etableres et Bestillerforum som skal: «Bruk av helseforetaket til å utføre fellesoppgaver, reguleres gjennom en tjenesteavtale som følges opp av et oppnevnt Bestillerforum». Mandat for dette Bestillerforumet er ikke vedtatt, men må besluttes. Det foreslås at mandat utarbeides i løpet av 2015, og hvor erfaringene rundt dette forumet vurderes før et endelig mandat vedtas. Organisasjonskartet nedenfor er vist slik at Sykehusbygg ivaretar de overordnede føringene for: 1. Fagansvar/fellesoppgaver. Det betyr en kvalitetssikring av den faglige utviklingen innenfor alle områder gjennom å sikre at prosjektene arbeider under enhetlige faglige krav. Viktig at de ressursene som inngår her, også skal være en ressurspool for de ulike prosjekt underlagt regionkontorene. En slik enhet som her skisseres, skal ledes fra hovedkontoret i Trondheim. Men ressurspersoner som i dag inngår i ulike RHF/HF, og som ansettes (helt el. delvis) i Sykehusbygg HF, bør fortsatt kunne ha en geografisk tilknytning til sin region. 2. Prosjektansvar delegeres (innenfor egne instrukser og fullmakter), til regionene. Se organisasjonskart under. I prosjektene, særlig i prosjektering/byggefasen, så forutsettes det i all hovedsak en lokalisering tett opp til det aktuelle prosjekt. Organiseringen innenfor de ulike prosjekt, vil måtte variere, avhengig av størrelse/kompleksitet, geografisk plassering etc. I større prosjekt forutsettes oppnevnt egne prosjektstyrer, og i mindre prosjekt kan styringsgrupper være aktuelt. Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 4 av 5

6 Gjennomføringen/etableringen av denne organisasjonen, vil avhenge av hvilke oppdrag og oppdragsmengder som tilføres Sykehusbygg de neste 2 år. Det må forutsettes at Sykehusbygg HF gis et samlet prosjektansvar for litt større prosjekt allerede i 2015 (min 2 stk). I tillegg vil det tilkomme flere oppgaver vedr. den praktiske etableringen av Sykehusbygg som organisasjon, og mange oppgaver innenfor område Fellesoppgaver. Det antas at etableringen av hele organisasjonen, slik den er vist på organisasjonskartet under, må skje i faser. Fase 1: Etablering av hovedkontor i Trondheim med nødvendig administrasjon. Ansette utviklingsdirektører for de 3 virksomhetsområdene. Ansette nødvendige medarbeidere innenfor fellesoppgaver og tidligfaseplanlegging. Fase 2: Ansette regionsjefer/regiondirektører i de regioner hvor det trolig etterspørres prosjektansvar/tjenester fra Sykehusbygg i Ansette nødvendige prosjektmedarbeidere og eventuelt styrke administrasjonen. Fase 3: Fullføre ansettelsene av regionsjefer, utviklingsdirektører og nødvendige prosjektmedarbeidere. Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 5 av 5

7 SB-SAK 13/2014 OPPFØLGING AV SAK 06/2014: DRIFTSKAPTAL Det vises til styresak SB 06/2014, driftskapital 2015, hvor styret fattet følgende vedtak: 1. Styret i Sykehusbygg HF ber om å få tilført ¼ av interimbudsjett for 2015 til etableringskostnader, fellesoppgaver og administrasjon. Administrasjonen får i oppgave å følge opp saken mot eierne iht. avtalt fordelingsnøkkel. Til sammen kr 10 mill overføres til Sykehusbygg HF innen Styret i Sykehusbygg HF ber administrasjonen vurdere likviditetsbehovet fortløpende. Overføringer fra RHFene skal skje iht. vedtatte føringer for felleseide foretak. 3. Budsjett 2015 og aktiviteter knyttet opp mot de 10 mill i vedtakets punkt 1 fremmes for styret i desember FORSLAG TIL VEDTAK Styret for Sykehusbygg HF tar framlagt budsjett og aktiviteter knyttet til 10 mill som overføres innen til orientering. TRYKTE VEDLEGG: Vedlegg 1: Budsjett etableringskostnader Vedlegg 2: Budsjett driftskostnader 1. kvartal Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 1 av 3

8 Budsjett 2015 Budsjettet for 2015 er 40 mill for områdene etablering, administrasjon og fellesoppgaver. Det er rimelig å anta at Sykehusbygg vil trenge en likviditet som dekker etableringskostnader samt andelen driftskostnader som forventes å påløpe i første kvartal. Dette utgjør til sammen 10 mill. Budsjettet for første kvartal er 3,4 mill. Dette er satt under forutsetning om at det ikke ansettes faste ansatte i perioden. Det forutsettes også at etablering av nye kontorer skjer etter første kvartal. Aktiviteter første kvartal Etableringskostnader Etablering av hovedkontoret med anskaffelse av støttesystemer og overføring av databaser fra Kompetansenettverket (fellesoppgaver) vil være en prioriteringsaktivitet første kvartal i Sykehusbygg vil trenge innleie av administrativt personell i oppstarten for å få administrative systemer på plass (inkl. personalsystem, pensjon, forsikringer mm) for deretter å starte rekrutteringsprosessen for bemanning av hovedkontoret. Dette er lagt inn som en del av etableringskostnadene. Eksakte kostnader er ikke framskaffet da en rekke tjenester skal ut på anbud, men det er rimelig å anta at totalt nivå på etableringskostnader vil ligge på 8,6 mill. Av dette er 2,8 mill belastet HMN i 2014 og vil fordeles på de fire RHFene i henhold til avtale. Månedlige driftskostnader Det vil påløpe faste driftskostnader fra til blant annet IKT, støttesystemer og nettside. Det blir anskaffet 5 PCer som settes i drift fra årsskiftet og månedlige driftsutgifter knyttet til dette vil ligge på kroner. I tillegg kommer generelle kontorkostnader som vil ligge på kroner per mnd, samt kostnader til revisjon, juridisk bistand mv. Det vil påløpe faste kostnader til regnskapstjenester fra samme dato. Tjenesten er ute på anbud og eksakt kostnad kan ikke angis, men det er rimelig å anta at denne vil ligge på opp mot kroner per mnd. Anskaffelser Sykehusbygg HF har behov for avtaler innenfor et vidt spekter. Men det er ikke gitt at Sykehusbygg kan bruke/gjøre avrop på Hinas- eller RHFenes avtaler. Administrasjonen har bedt om å tiltre noen rammeavtaler HINAS har koordinert på vegne av de regionale helseforetakene. Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 2 av 3

9 Ut over disse, må Sykehusbygg snarest gjøre anskaffelser bl.a. innenfor: Regnskapssystem inkl. lønn (pågår) Arkiv/journalsystem Forsikringer (inkludert personal, reiser, utstyr, byggherreforsikring?) Kontorlokaler Rekrutteringsbyrå Juridiske tjenester Kommunikasjonsrådgivning KSK-rådgivere Listen er ikke uttømmende Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 3 av 3

10 Vedlegg 1, SB-sak 13/14 Budsjett etableringskostnader Sykehusbygg Belatset HMN i Total Rådgiverbistand stiftelse Rådgiverbistand MVA, domene med mer Økonomikonsulent Konsulenttjenester Konsulenttjenester Fungerende AD Administrativ bistand i etableringfasen Påløpte kostnader i Helsebygg Faktureres fra fra Helsebygg Rekruttering AD Annonsekostnader rekruttering AD Rekruttering Rekruttering Revisjon Regnskapstjenester, lønn- og personalsystem Revisjon og regnskap Domenenavn Hjemmeside Hjemmeside IKT-løsning, forprosjekt, hovedprosjekt, etablering IKT-plattform Prosjektstyringsstyringsverktøy Prosjekthotell/Prosjektplass Arkiv-/Journalsystem IKT og systemer Reiser Diverse uforutsett Utrulling avdelingskontor Andre kostnader Totale etableringskostnader Driftsbudsjett 1. kvartal Totale kostnader Belastet HMN og fordeles fire RHF iht avtale Overføres Sykehusbygg

11 Vedlegg 2, SB-sak 13/14 Budsjett Sykehusbygg HF 1. kvartal 2015 Antall årsverk første driftsår 0 Konstituert direktør (innleid fra HBMN) Lønnskostnader innleid bistand IKT-plattform (drift per ansatt) Regnskapstjenester, lønn- og personalsystem ( Arkiv-/Journalsystem (2 Nettside/webdesign (etableres i 2014) Prosjektstyringsstyringsverktøy (3 Prosjekthotell/Prosjektplass IKT - / Støttesystemer i drift Konsulenttjenester Rekruttering Reiser Diverse uforutsett Utrulling avdelingskontor Godtgjørelse til styret inkl. møtekostnader Kontorkostnader inkl. rekvisita og telefoni Nye kontorlokaler inkl. ev flyttekostnader Kompetanseutvikling og velvferdstiltak Medlemsskap nasjonale prosjekter Juridiske tjenester Forvaltning og drift av felles databaser Nye felles databaser Kulturminne, drift "Interregionalt eiendomsforum" Garanti/Byggherreforsikringer Revisor Driftskostnader SUM KOSTNADER

12 SB-SAK 14/2014 VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE OPPSUMMERING Sykehusbygg har et snarlig behov for å rekruttere nødvendig kompetanse for å ivareta spesielt administrative tjenester og fellesoppgaver spesielt. Tilgjengelig kompetanse gjennom virksomhetsoverdragelse må hensyntas og vurderes i analysen av kompetansebehov i pågående rekrutteringsprosess. Ressursbehov ut over dette blir rekruttert eksternt. Helseregionene har vurdert mulige virksomhetsoverdragelser til Sykehusbygg HF. Det er kun Helse Midt-Norge som har klare vedtak på å iverksette en overdragelse av en enhet i regionen. Helse Sør-Øst gir signaler om at virksomhetsoverdragelse av oppgaver/enheter/ressurser til Sykehusbygg HF kan være aktuelt på et senere tidspunkt. Helse Sør-Øst signaliserer at mva-problematikken har betydning for vurderingen og er viktig å få avklart før beslutning om iverksettesle av virksomhetsoverdragelse. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret i Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til at Helsebygg Midt-Norge virksomhetsoverdras til Sykehusbygg i løpet av første kvartal Styret i Sykehusbygg HF oppfordrer Helse Sør-Øst om å iverksette en prosess med sikte på virksomhetsoverdragelse av personell/oppgaver som skissert i saksframlegg. Saken legges fram for styremøtet i Sykehusbygg HF for endelig godkjenning i 15. februar Styret i Sykehusbygg HF ber administrasjonen om å oversende et brev til Helse- og omsorgsdepartementet med en henstilling om å avklare mvaproblematikken vedrørende fellesoppgaver og prosjektoppgaver i regi av Sykehusbygg HF. TRYKTE VEDLEGG: 1. Brev fra Sykehusbygg til de 4 RHF, datert Brev fra Helse Nord, datert Brev fra Helse Midt, datert Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 1 av 3

13 BAKGRUNN/UTREDNING: 29. oktober sendte Sykehusbygg ut et brev til administrerende direktører i helseregionene med forespørsel om det er gjort/bør gjøres vurderinger rundt eventuelle virksomhetsoverdragelser fra regionene i forbindelse med etableringen av Sykehusbygg HF. Det betyr om det var aktuelle enheter/ansatte som bør virksomhetsoverdraes til Sykehusbygg HF med bakgrunn i de oppgaver som det nye foretaket etter hvert skal ivareta. Det ble understreket at det er Arbeidsmiljølovens kapittel 16 som kommer til anvendelse ved slike overdragelser, «Arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse». Det er definisjoner og bestemmelser i dette kapittelet som er avgjørende for om det kan foreligge en virksomhetsoverdragelse etter lovens forstand, eller ikke. De respektive regionene ble bedt om å ta stilling til hvorvidt de har enheter/arbeidstakere som har rettigheter i henhold til reglene om virksomhetsoverdragelse. Sykehusbygg ba samtidig om en bekreftelse på om det var gitt orientering til og innledet nødvendig dialog med arbeidstakerne/tillitsvalgte mht. spørsmålet om hvorvidt det foreligger en virksomhetsoverdragelse og rettigheter, dersom så var tilfelle. Sykehusbygg har mottatt 2 skriftlige svar fra hhv Helse Nord og Helse Midt. Saken er ikke realitetsbehandlet i de øvrige 2 RHFene, men har signalisert hvilke vurderinger som tenkes gjort. Helse Nord viste i sitt brev til et drøftingsmøte med tillitsvalgte Helseregionen har ingen ønske om å iverksette virksomhetsoverdragelse for noen ansatte på nåværende tidspunkt. Helse Midt-Norge sier i sitt brev av at de primært ønsker å overføre p.t. 18 ansatte i Helsebygg Midt-Norge til Sykehusbygg og begrunner dette med at Helsebygg ivaretar de funksjoner for helseregionen som naturlig hører inn under Sykehusbygg. HMN opplyser også i sitt svarbrev om de oppgaver som vil følge med inn til Sykehusbygg HF ved en slik virksomhetsoverdragelse. Virksomhetsoverdragelsen ønskes gjennomført snarest mulig etter Det forutsettes dialog i forkant rundt overføring av aktiva, samt avklare prinsipper for resultatansvar og styring av prosjekter som Helse Midt-Norge bestiller hos Sykehusbygg HF. Sekundært vurderer også Helse Midt-Norge å overføre personell fra eiendomsavdelingene i HFene, dersom Sykehusbygg får en rolle i forvaltning av bygg. Beslutningen er bygget på juridiske vurderinger fra 2 advokatfirma samt dialog med arbeidstakerrepresentanter i eget møte Konserntillitsvalgte og verneombud vil bli orientert om virksomhetsoverdragelsen i konsernmøtet i begynnelsen av desember. Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 2 av 3

14 Helse Vest signaliserer at de ikke har ressurser/enheter som er aktuelle for virksomhetsoverdragelse innenfor område fellesoppgaver. De har foreløpig ikke gjort konkrete vurderinger vedrørende en slik overdragelse knyttet til prosjektenheter innenfor helseforetakene i Helse Vest. De ønsker en nærmere diskusjon om oppdrag og ressurser i styret for Sykehusbygg. Drøftinger med arbeidstakerne/tillitsvalgte er ikke iverksatt. Helse Sør-Øst gir signaler om at virksomhetsoverdragelse innenfor noen områder/oppgaver kan være aktuelt. Drøftinger med arbeidstakerne/tillitsvalgte er ikke iverksatt. Helseregionen peker på utfordringen med mva-påslag fra et nasjonalt helseforetak. En overføring av enheter/ressurser til Sykehusbygg HF, for deretter å måtte betale 25 % mva for de samme ressursene tilbake, ser de på som problematisk. Rekrutteringsbehov Sykehusbygg har et snarlig behov for å rekruttere nødvendig kompetanse for å ivareta spesielt administrative tjenester og fellesoppgaver, men også ressurser innenfor tidligfaseplanlegging og gjennomføring vil være nødvendig i løpet av kort tid. Tilgjengelig kompetanse gjennom virksomhetsoverdragelse må hensyntas og vurderes i analysen av kompetansebehov i rekrutteringsprosessen. Ressursbehov ut over dette blir rekruttert eksternt, se egen sak om rekrutteringsplan. Administrasjonen har vurdert de oppgaver/kompetanse/ressurser beskrevet i brevet fra Helse Midt og som kan bli virksomhetsoverdratt inn i Sykehusbygg HF. Tilsvarende vurdering for de signaler som Helse Sør-Øst har gitt vedrørende oppgaver/kompetanse/ressurser (innenfor landsverneplan, BIM, salg, kvalitet, prosjektledelse). Det er naturlig at de oppgaver og ressurser som er skissert fra Helse Midt-Norge og Helse Sør-Øst bør inngå i Sykehusbygg HF. Det må da forutsette at prosessene også i Helse Sør-Øst oppstartes umiddelbart med sikte på virksomhetsoverdragelse. Alternativt vil flere av disse funksjonene måtte rekrutteres eksternt. Mva-problematikken må avklares på et overordnet nivå snarest. Konklusjon: Det anbefales at prosessen med virksomhetsoverdragelse av Helsebygg Midt-Norge iverksettes i løpet av første kvartal i Helse Sør-Øst bes om å avklare internt de formelle forhold vedrørende en slik prosess, med sikte på snarlig virksomhetsoverdragelse til Sykehusbygg HF. Arkiv.: Journalsaksnr.: 14/00117 Side 3 av 3

15

16

17

18

19

20

21 SB-SAK 15/2014 REKRUTTERINGSPLAN 2015 OPPSUMMERING Det må ansettes personell innen alle virksomhetsområder så snart som mulig. Det gjennomføres en samlet kunngjøring i regionenes sentrale aviser og deres nettsider, fagtidsskrifter, kampanjer på sosiale medier (Linkedin og Facebook) og selvfølgelig Sykehusbygg og helseforetakene sine egne nettsider. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret gir sin tilslutning til den rekrutteringsplan som er skissert i saksframlegg. 2. Stillinger som omfatter sentrale ledere på de ulike områdene, skal kunngjøres eksternt. TRYKTE VEDLEGG: Ingen. Arkiv.: Saksnr.: 14/00117 Side 1 av 5

22 BAKGRUNN: Rekrutteringsplan for et nytt foretak vil i oppstartsfasen være en oppgave med betydelig usikkerhet. På den ene siden er det ønskelig å få etablert et selskap som er attraktivt og med høy kompetanse innenfor ledelse av sykehusprosjekter. På den andre siden må det også være tilstrekkelig med oppgaver for å bygge opp en slik organisasjon. Det betyr oppgaver innenfor alle områder fra utviklingsplaner til ferdigstilling og drift av sykehusbygg. Det vil være en utfordrende oppgave å bygge opp en kompetent nasjonal organisasjon under så vidt usikre forutsetninger. I 2012 og 2013 ble det utarbeidet 2 rapporter omkring organisering av en slik virksomhet. Det ble i den forbindelse foretatt en kartlegging som viste at personer er tilsatt i eiendomsrelaterte oppgaver (ekskl. renhold) ved sykehusene. Kartleggingen viste at rundt 230 personer av disse er knyttet til oppgaver relatert til Sykehusbygg HF. I den felles RHF-styresaken som ble framlagt for alle styrene høsten 2014, er det anslått følgende bemanning innenfor de ulike områdene i løpet av 2015: Administrasjon og fellesoppgaver: personer. Prosjektfinansierte oppgaver: Bemanning etter oppdragsmengde Nedenfor følger en vurdering av behov for rekruttering i 2015, hvor vi også må ta inn noe personell knyttet til prosjektfinansierte oppgaver, uten at det foreløpig er gjort avtaler vedr. dette. Uten personell har vi heller ikke mulighet til å påta oss oppgaver. Det er i egen sak 12/2014, Oppgaver og organisering av Sykehusbygg HF, beskrevet organisering og type oppgaver som er aktuelle for Sykehusbygg. Dette gjentas derfor ikke like detaljert i denne saken. Nedenfor er angitt arbeidsoppgaver/funksjoner/stillinger, hvor vi skiller mellom en utlysing av stillinger snarest mulig i 2015 og de øvrige i løpet av Under hvert virksomhetsområde, vil vi angi de ressurser som kan være aktuelle ved en virksomhetsoverdragelse fra enheter i Helse Midt og Helse Sør-Øst. Når det gjelder sentrale lederstillinger i foretaket, er det lagt til grunn at stillingene kunngjøres og hvor personell må selv søke på de aktuelle stillinger, selv om en allerede inngår i en virksomhetsoverdragelse inn i foretaket og kanskje innehar den kompetanse som stillingen krever. Styret må vurdere om det i slike tilfeller kun skal kunngjøres internt i helseforetakene. Arkiv.: Saksnr.: 14/00117 Side 2 av 5

23 Administrasjon Stilling 1.kvartal Senere Kommentar Administrerende direktør X Styrets ansvar Økonomisjef/ansvarlig øk.styring X Inkl. lønn og regnskap Personal-/HR-sjef/Adm.sjef X Delvis løsning internt IKT-ansvarlig Løses internt Kommunikasjonsrådgiver X Innleie foreløpig Sekretær/kontorstøtte X Løses internt. Ved en eventuell virksomhetsoverdragelse fra Helse Midt, inngår 3-4 personer innen ledelse, administrasjon/hr, IKT, sekretær/kontorstøtte. Forslag: 3 stillinger kunngjøres eksternt, med tiltredelse snarest. Prosess vedr. rekruttering AD er igangsatt. Dette betyr ca 6 personer totalt innenfor administrasjon og IKT når disse er tilsatt. Utviklingsdirektør Ledelse av 3 virksomhetsområder; fellesoppgaver, plan og utvikling, prosjektering og bygging lyses ut senere. Fellesoppgaver Stilling 1.kvartal Senere Kommentar En utviklingsdirektør for de 3 X virksomhetsområdene Fagansvarlig fellesoppgaver X Kontrakt/anskaffelser X Løses internt foreløpig Prosjektstyringssjef, styringssystemer, X Løses delvis internt KS, HMS Støttesystemer, IT-verktøy, BIM, X Løses internt databaser Fremskrivningsmodell, veiledere, standarder, evalueringer X Løses internt, men må suppleres Energi, miljø, LCC, Universell X utforming Kulturminne X Løses internt Ved en eventuell virksomhetsoverdragelse fra Helse Midt, inngår 1-2 personer innenfor anskaffelser/innkjøp og BIM. Ved en eventuell virksomhetsoverdragelse fra Helse Sør-Øst inngår ca. 5 personer. Forslag: Det lyses ut stillinger som fagansvarlig og sykehusplanleggere (veiledere etc. antall avhenger av oppgaver/kompetanse på søkere). Minimum 2-3 nye stillinger. Dette betyr totalt minimum 9 personer innenfor dette området etter rekruttering. Arkiv.: Saksnr.: 14/00117 Side 3 av 5

24 Totalt innenfor administrasjon og fellesoppgaver i løpet av 2015: Ca. 16 personer, inkludert personer virksomhetsoverdratt fra RHF-ene. Plan og utvikling Stilling 1.kvartal Senere Kommentar Fagansvarlig plan og utvikling X Løses internt foreløpig Sykehusplanleggere i X Suppleres tidligfase/medisinsk kompetanse Prosjektledere X «Prosessledere, brukermedvirkning X «Analyser, framskrivning, kapasitet etc. X «Helse/arkitektur, arealplanleggere Løses internt Ved en eventuell virksomhetsoverdragelse fra Helse Midt, inngår 5-6 personer innenfor sykehusplanlegging, logistikk, arealplanlegging, helse og arkitektur. Disse er i all hovedsak opptatt med prosjekter i Midt-Norge. Forslag: Det legges til grunn at det vil være mest behov for ressurser innenfor dette området i 2015 og stillinger må lyses ut. Søkermengde/kompetanse og innmeldte behov/prosjekt fra RHF/HF ene, avgjør antall ansatte. Det må uansett ansettes snarest en kapasitet innenfor disse områdene for å være forberedt på prosjekter som påregnes bestilt fra foretakene. Noe innleie av personell gjennom rammeavtaler må påregnes. Prosjektering og bygging Stilling 1.kvartal Senere Kommentar Fagansvarlig prosjektering og bygging X Prosjekteringsledere X X Flere fag Prosjektledere X X Flere fag Fagansvarlige innen alle fagområder X Hovedbyggeledere Løses internt foreløpig Byggeledere. Løses gjennom innleie Ved en eventuell virksomhetsoverdragelse fra Helse Midt, inngår 7-8 personer innenfor ledelse, prosjekteringsledelse, elektro, bygg, infrastruktur, med. utstyr, HMS, ferdigstillelse, prosjektstyring. De fleste av disse personene vil en stor del av 2015 våre opptatt med prosjekter i Midt-Norge. Fra Helse Sør-Øst vil 1 person mulig være aktuell (innenfor ledelse) ved en virksomhetsoverdragelse. Forslag: Det kunngjøres stillinger innenfor de nevnte områder snarest. Det må ansettes noe personell som kan være tilgjengelig for pågående oppgaver. Kompetanse på søkerne vil være avgjørende. Oppgavene innenfor dette området er Arkiv.: Saksnr.: 14/00117 Side 4 av 5

25 meget usikre i 1. halvår Det vil i større grad være aktuelt med innleie av personell gjennom rammeavtaler i Regionkontor (desentralisert organisasjon) I forslag til organisasjonskart for Sykehusbygg HF, er det foreslått 4 regionkontorer med ansvar for å organisere og gjennomføre prosjekter i regionen. Hver region må ledes ev en regionsjef/regiondirektør. Disse regionale enhetene skal inngå i de prosjektfinansierte tjenestene. Disse enhetene bør bygges opp gradvis i takt med utvikling/bestilling av oppgaver fra RHF/HF ene i regionen. Regiondirektør rapporterer til administrerende direktør. Forslag: Det kunngjøres stilling som regiondirektør hvor region Sør-Øst prioriteres i oppstartsfasen. Regionkontor bør etableres i Oslo-området. Nødvendig administrativ kontorstøtte avklares når regiondirektør er ansatt. Tønsbergprosjektet, Sykehuset i Vestfold HF Helse Sør-Øst har behov for 4 nye prosjektadministrative stillinger i Tønsbergprosjektet ved Sykehuset i Vestfold. Her skal en nå i gang med forprosjektet. Helse Sør-Øst ønsker at 4 stillinger annonseres i regi av Sykehusbygg, og hvor 3 av disse stillingene omfatter ansettelse i Sykehusbygg HF. Det betyr at disse personene blir ansatt i Sykehusbygg og leid ut til Tønsbergprosjektet. Annonsering av disse stillingene vil skje i uke 50/51. Arkiv.: Saksnr.: 14/00117 Side 5 av 5