EPJ Monitor. Årsrapport Oversikt over utbredelse og klinisk bruk av IKT i helsetjenesten

Transkript

1 EPJ Monitor Årsrapport 2010 Oversikt over utbredelse og klinisk bruk av IKT i helsetjenesten

2 Forord Denne rapporten er oppfølgingen til EPJ Monitor Vi har sett nærmere på helsepersonells bruk av EPJ- system installasjoner, både i primær- og spesialisthelsetjenesten. Videre har vi kartlagt helsepersonells opplevde tilgang til systemene og selvrapporterte bruk av EPJ- funksjonalitet. Svarene gir ny innsikt i hvordan EPJ fungerer som verktøy for utøvende helsepersonell og hvordan elektronisk informasjonsutveksling påvirker samarbeidet innad i helsesektoren. Norsk senter for elektronisk pasientjournal (NSEP) har utarbeidet rapporten på oppdrag fra Helsedirektoratet. Vi vil med dette rette en stor takk til alle som har vært med på å gjøre denne kartleggingen mulig. Trondheim 10. juni 2011 Arild Faxvaag 2

3 Innhold Forord... 2 Innhold Innledning Bakgrunn Undersøkelsen i Begrepsavklaring Interessentanalyse EPJ- systemer som verktøy for helsepersonell Allmennpraksis: Interaktiv og integrert bruk Sykehus: Fortsatt mange papirbaserte rutiner Sykehjem: Mye gjenstår Legers bruk av EPJ- systemer sammenligning mellom sektorene Bruk av EPJ- systemer i kvalitetsutvikling, forskning og utdanning Meldingsutveksling og samhandling mellom virksomheter Bruk av EPJ i et ledelsesperspektiv Innføring av ny IT- funksjonalitet i helseforetak Innføring av ny IT- funksjonalitet i kommunehelsetjenesten Skanning og overgang til EPJ som den juridiske journalen Brukerstøtte og opplæring av brukere Brukeropplæring i kommunehelsetjenesten Brukeropplæring i helseforetak Brukeropplæring på legekontor Gevinstrealisering i helseforetak Bruk av rapporter fra EPJ- systemet til ledelse og administrasjon Etablering av pasientrettede IT- tjenester Informasjonssikkerhet og personvern IKT- drift Tema til diskusjon

4 7.1. Interessentanalyse og perspektiv på bruken av EPJ- systemer Sier litteraturen noe om hvilke funksjoner et EPJ- system bør ha? Bruk av EPJ- systemer til kliniske formål Litt fremgang i bruk av EPJ i pleie og omsorgssektoren Når tilgangskontrollen truer pasientsikkerheten Innføring av tilgangskontroll Helsepersonell lager omveier Hva koster tilgangskontrollen? Sekundær bruk av helseopplysninger Konklusjon og anbefalinger Prosjektets organisering og metoder Prosjektets organisering Utvikling av spørreskjemaene Oppfølging av undersøkelsen Kartlegging av helsepersonells bruk av, og holdninger til EPJ Trekking av utvalg Bruk av dataverktøy Demografiske data / beskrivelse av respondentene Pleie og omsorgssektoren: Allmennlegetjenesten Ansatte i helseforetak Ledelse i helseforetak og IT- ledelse i helseforetak og kommune

5 1. Innledning 1.1. Bakgrunn Sosial- og helsedirektoratet (det nåværende Helsedirektoratet) gjennomførte i 2005 et forprosjekt om strategi for elektronisk pasientjournal (EPJ- strategi). Dette var starten på en prosess for å avklare strategier og veivalg for videre utvikling og bruk av elektroniske pasientjournalsystemer i norsk helsetjeneste. I forprosjektrapporten ble det pekt på behovet for et bedre kunnskapsgrunnlag for videreutvikling av EPJ og for å nå dette målet ble det foreslått en strategi for å dokumentere og følge med i utviklingen når det gjelder utbredelse av og erfaringer med EPJ og elektroniske kommunikasjonsløsninger. Med økt fokus på elektronisk samhandling i helsetjenesten har behovet for en samordnet og helhetlig nasjonal dokumentasjon av utbredelse og bruk av EPJ blitt større. På bakgrunn av dette igangsatte Sosial- og helsedirektoratet i 2007 et forprosjekt for en nasjonal kartlegging av utbredelse og utnyttelsesgrad av EPJ. Forprosjektet ble gjennomført av Norsk senter for elektronisk pasientjournal (NSEP) ved NTNU og definerte nøkkelindikatorer og standardiserte målinger for en landsomfattende kartlegging. I 2008 etablerte man prosjektet EPJ Monitor. NSEP stod for gjennomføringen av prosjektet med finansiering fra Helsedirektoratet. I 2008 gjorde EPJ Monitor en kartlegging rettet mot legekontor, kommunehelsetjenesten (sykehjem og helsestasjoner) og helseforetak. 180 kommuner, 150 allmennlegekontor og 26 helseforetak med somatiske avdelinger ble inkludert i undersøkelsen. Gjennom kartleggingen forsøkte EPJ Monitor 2008 å belyse problemstillinger innen fire nøkkelområder: 1. Utbredelse og anvendelse av EPJ. 2. Utbredelse og anvendelse av elektronisk kommunikasjon. 3. Økonomi og IT- ledelse. 4. Forskning, kvalitetsforbedring og administrasjon. Kartleggingen frembrakte store mengder nyttig informasjon om planlegging, implementering, bruk og nytteverdi av EPJ- systemer hos systemeierne i norsk helsetjeneste. Rapporten i 2008 var den første nasjonale oppdateringen med hensyn til retning og status for EPJ i helse og omsorgssektoren. Den skulle og legge grunnlaget en oppfølging og videreføring av prosjektet i Undersøkelsen i 2010 EPJ Monitor 2010 er en videreføring av EPJ Monitor Hensikten med prosjektet er å kartlegge utbredelsen og anvendelsen av EPJ og elektronisk kommunikasjon i norsk helsetjeneste. Det overordnete målet med EPJ Monitor er å gi et bedre kunnskapsgrunnlag i EPJ- arbeidet og være utgangspunkt for strategiske valg på feltet. Norsk senter for elektronisk pasientjournal (NSEP) ved NTNU står for gjennomføringen av prosjektet og Helsedirektoratet bidrar finansielt. 5

6 I 2008 var hovedfokuset for kartleggingen først og fremst på systemeiernivå, det vil si aktører som eier og forvalter EPJ- systemene. Man kartla utbredelsen av ulike EPJ- systemer og elektronisk kommunikasjon, og dannet et bilde av hvilke planlagte investeringer som eksisterte. I undersøkelsen har hovedfokuset vært EPJ- systemenes funksjon som verktøy for helsepersonell. Ved bruk av et spørreskjema har vi spurt helsepersonell om hvordan de lærte seg å bruke systemet og hvilke oppgaver de utfører ved bruk av EPJ. Det er også gjort en oppfølging av en del kjernespørsmål fra 2008 for å få en oppdatert status på utbredelse EPJ og elektronisk kommunikasjon. Detaljer rundt prosjektets organisering, metode, utvikling av spørreskjema og utvalg av respondenter er beskrevet i kapittel 9. Selv om kartleggingen har vært todelt blir resultatene lagt frem enhetlig i denne rapporten. Funnene presenteres i lys av ulike bruker- og interessentperspektiv. Følgelig er også rapporten bygd opp på samme måte Begrepsavklaring De fleste forbinder EPJ med det IT- systemet helsepersonell bruker når de innhenter eller produserer opplysninger i journalen til en pasient. I mange sammenhenger kan det imidlertid være hensiktsmessig å skille mellom pasientens journal og det informasjonssystemet som benyttes når man leser eller skriver i journalen Det kan også være hensiktsmessig å skille mellom den enkelte pasients journal og en institusjons samlede opplysninger om alle pasienter. Man kan også si at overgangen til fulldigital informasjonsbehandling i praksis er fasedelt, og at hver fase har sine karakteristiske problemer og utfordringer. For å kunne belyse disse problemer og utfordringer man står overfor i forbindelse med utbredelsen av EPJ er en begrepsavklaring nødvendig. Når man behandler EPJ- området kan det følgelig være nyttig å skille mellom: - EPJ- systemer som teknologiske konstruksjoner som forvaltes, markedsføres og distribueres av leverandører. - EPJ-implementasjonsprosjekter som har til hensikt å installere EPJ- systemer i helsetjenesteorganisasjoner og få de ansatte til å ta i bruk systemet. - EPJ-systeminstallasjoner som er ulike versjoner av et EPJ- system. EPJ- systeminstallasjoner må oppgraderes når leverandøren har utviklet en ny og forbedret versjon av systemet. - Oppgraderinger og bytte av EPJ-systeminstallasjoner. Ved bytte av leverandør må EPJ- opplysninger som ble lagret ved bruk av den gamle installasjonen gjøres tilgjengelig via den nye. - Institusjoners samlede arkiv av pasientjournalopplysninger som er virksomheters samlede nedtegnelser om alle pasienter. Dette omfatter også pasientjournalopplysninger som er lagret på papir. 6

7 - Institusjoners samlede arkiv av EPJ-opplysninger som er den andelen av virksomheters samlede pasientjournal opplysninger som er lagret ved bruk av EPJ- system. - Enkeltpasienters EPJ som er en pasients journalopplysninger lagret i elektronisk format Interessentanalyse Et grep i rapporten er å legge et interessentperspektiv på analysene av resultatene. Begrunnelsen for dette grepet og en beskrivelse av de ulike interessentene rundt EPJ- systemer, EPJ- opplysninger og EPJ- bruk er gjengitt i diskusjonskapitlet. Helsepersonell, ledere av helseinstitusjoner, pasienter, den sentrale helseforvaltningen, helse- IKT- driftsorganisasjoner, leverandørindustrien og tilsynsmyndigheter er alle å betrakte som interessenter i forhold til EPJ. Hver av disse grupperingene har interesse av at EPJ- systemene skal fylle en eller flere funksjoner i forhold til dem selv. Resultatene fra undersøkelsen presenteres i lys av ulike interessentperspektiv fra kapittel 2-6. Kapittel 7 tar opp ulike tema til diskusjon, mens kapittel 8 tar for seg prosjektets organisering og metode. 7

8 2. EPJ-systemer som verktøy for helsepersonell Klinisk arbeid er problembasert, på den måten at helsehjelp handler om å kartlegge og søke å finne årsakene til helseproblemer, å prøve å gjøre noe med dem, og deretter vurdere om tiltakene førte til at problemene ble løst. Klinisk arbeid er beslektet med den vitenskapelige metode fordi observasjoner og målinger brukes til å belyse diagnostiske eller terapeutiske hypoteser. Klinisk arbeid er sentrert rundt behovene til den enkelte pasient, men forutsetter både erfaringer, ferdigheter og kunnskap. Klinisk arbeid fører til at pasienter får hjelp, men gir samtidig helsepersonell en anledning til å øve inn nye ferdigheter og skaffe seg nye erfaringer. I alt klinisk arbeid har helseopplysninger en sentral plass. Pasientens journal er en logg, en beskrivelse av hva som skjedde da helsehjelp ble gitt. Journalen skal være et speilbilde av pasientens tilstand, og av helsepersonells vurderinger og tiltak. Journalen skal videre være et redskap for samarbeid mellom helsepersonell og for organisering av helsehjelp i tid og rom. Journalen er et redskap for å kunne lære om pasienten så vel som å lære opp pasienten. Journalen skal kunne brukes som redskap for planlegging, kommunikasjon og samhandling. Videre skal journalen kan være en kilde til ny helsefaglig kunnskap. En viktig del av brukerundersøkelsen har derfor vært å kartlegge hvordan EPJ fungerer som verktøy ved klinisk arbeid. I utviklingen av spørreskjemaene har vi bygget på erfaringene fra en rekke tidligere evaluerings- og forskningsprosjekter. Mange av spørsmålene er gjenbrukt fra doktorgradspublikasjonene til Hallvard Lærum 1,2 og Tom Christensen 3 samt masteroppgaven til helseinformatikkstudentene Runa Arntzen, Kristin Tømmervaag og Ben M. Hausken 4. I skjemaet spurte vi Hvor ofte bruker du EPJ til følgende oppgaver, etterfulgt av en setning som beskriver oppgaven. Respondentene svarte ved å krysse av for et av svaralternativene aldri sjelden halvparten av gangene ofte alltid. Figur 1 viser en del av spørreskjemaet som ble sendt ut til allmennlegene. 1 Lærum H, Faxvaag A. Task-oriented evaluation of electronic medical records systems: development and validation of a questionnaire for physicians. BMC Medical Informatics and Decision Making. 2004, 4:1. 2 Lærum H, Karlsen T, Faxvaag A. Use of and attitudes to a hospital information system by medical secretaries, nurses and physicians deprived of the paper-based medical record. A case report. BMC Medical Informatics and Decision Making 2004, 4:18. 3 Christensen T, Faxvaag A, Lærum H, Grimsmo, A. Norwegians GP s use of electronic patient record systems. International journal of medical informatics (12): Arntsen R, Hausken B., Tømmervaag K. Bruk og utbredelse av EPJ

9 Figur 1. Utsnitt av spørreskjemaet som ble sendt ut til allmennleger. Vi presenterer først resultatene fra allmennpraksis, etterfulgt av sykehus og til sist pleie- og omsorgssektoren i kommunene Allmennpraksis: Interaktiv og integrert bruk. Allmennlegene var de første til å ta i bruk EPJ- systemer i Norge. I 2008 rapporterte 98 % av legekontorene at de hadde innført et EPJ- system 5, en utbredelsesgrad som plasserer Norske allmennlegekontor helt i verdenstoppen. Årets kartlegging bekrefter at allmennlegenes pasientarbeid er tett integrert med bruken av systemet. Det er verdt å merke seg at bruken er interaktiv: Allmennlegene bruker EPJ til å innhente eksisterende opplysninger om pasienten så vel som til å deponere nye pasientopplysninger inn i pasientjournalen. 96 % oppga at de alltid bruker EPJ til å skrive daglig journal/rapport. Nesten like mange (95 %) rapporterte at de alltid brukte EPJ til å skrive sykemeldinger. 95 % svarte at de alltid eller ofte brukte EPJ til å få oversikt over pasientens helsetilstand. Figur 2 gir en grafisk framstilling av allmennlegenes bruk av EPJ- systemet til å gjennomføre ulike kliniske oppgaver. Når det gjelder spørsmålene som handler bruk av EPJ- systemet for å få tak generell kunnskap om sykdommer eller standard prosedyrer, viser besvarelsene at EPJ- systemet bare brukes i begrenset omfang til dette formålet. Dette kan skyldes at allmennlegene har god tilgang til slike opplysninger gjennom Norsk 5 EPJ Monitor

10 Elektronisk Legehåndbok og Legemiddelhåndboken. Disse oppslagsverkene eies ikke av noen EPJ- systemleverandør og er sannsynligvis ikke utviklet med tanke på å skulle integreres med et EPJ- system. En ulempe med at oppslagsverkene ikke er integrert er at bruken av disse ikke blir loggført i pasientens EPJ. Rundt 90 % rapporterte at de ofte eller alltid rekvirerte og mottok svar på laboratorieanalyser i EPJ- systemet. Likeså mottok 61 % av allmennlegene alltid svar på billeddannende undersøkelser via EPJ- systemet. Allmennlegene bekrefter således at laboratoriesvar og svar på billeddannende undersøkelser stort sett leses via EPJ- systemet, og ikke lenger på papir. Kapittel 2.6 gir en mer detaljert beskrivelse av hvordan allmennlegenes bruker EPJ- systemet til utveksling av informasjon med andre institusjoner og laboratorier. Figur 2. Den kliniske bruken av EPJ-systemer i allmennpraksis. Et EPJ- system skal hjelpe helsepersonell til å huske detaljer fra tidligere konsultasjoner og presentere pasientopplysninger på en slik måte at det støtter opp under helsepersonells tenkning og beslutningsprosesser 6. I tråd med EPJ- systemets rolle som støtte for hukommelsen forteller to av tre allmennleger at de slår opp i pasientens EPJ før de tar inn pasienten fra venteværelset. De fleste leser og skriver i journalen mens konsultasjonen pågår, og åtte av ti gjør seg ferdig med dokumentasjonen før de tar fatt på den neste pasienten. EPJ- systemet brukes således aktivt, både før, under og etter konsultasjonen. Figur 3 gir flere detaljer rundt allmennlegers bruk av EPJ- systemet i det kliniske arbeid. 6 Oversatt og tilpasset fra Royal college of General practitioners: Informing shared clinical care. Final (reference) report of the Shared Record Professional Guidance project. Kan lastes ned fra: 10

11 Hvordan bruker du vanligvis EPJ i det kliniske arbeidet? Dokumentere/skrive i EPJ - samler Ja Nei opp og Ikke aktuelt/vet ikke 19,6% 58,7% fører inn etterpå 21,7% Dokumentere/skrive i EPJ - som oftest fortløpende for hver pasient Lese gjennom journalen - mens jeg dokumenterer/fyller ut EPJ Lese gjennom journalen - før jeg snakker med pasienten 79,3% 64,0% 68,4% 3,4% 17,2% 16,0% 20,0% 14,0% 17,5% Figur 3. Allmennlegers bruk av EPJ-systemet før, under og etter en konsultasjon. Et annet moment er om den papirbaserte journalen fortsatt har noen funksjoner i allmennlegenes kliniske arbeid. De fleste laboratorier og sykehus distribuerer nå prøvesvar og epikriser via helsenettet, men for sikkerhets skyld sender de fortsatt en kopi av svarene som vanlig papirpost (mer om dette i kapittel 2.6). Allmennlegekontorene er derfor nødt til å ha et dobbelt system for mottak av eksterne prøvesvar og epikriser: et som er elektronisk og et som er papirbasert. Videre er det mange allmennlegekontor som fortsatt bruker papirjournalen som arkiveringssted: 42 % av allmennlegene rapporterte at de ofte eller alltid arkiverte papirbaserte laboratoriesvar i papirjournalen. Samtidig rapporterer mange allmennleger at de har etablert et system for digitalisering av innkomne papirdokumenter: Omlag tre av fire allmennleger rapporterte at innkommende papirdokumenter ble skannet og arkivert i EPJ- systemet. Ved noen allmennlegekontor fungerer altså papirjournalen fortsatt som depot og arkiv, men samtidig er papirjournalens rolle som aktivt arbeidsredskap i ferd med å forsvinne: 17 av 20 allmennleger rapporterte at de sjelden eller aldri bruker papirjournalen. Figur 4 gjengir flere detaljer rundt allmennlegers bruk av papirjournalen og logistikk for innkomne dokumenter. Figur 4. Allmennlegers bruk av papirjournalen og logistikk for innkomne papirdokumenter. 11

12 Allmennlegene bruker EPJ til å levere ut papirutskrifter av prøvesvar og annen journaldokumentasjon: 40 % svarte at de ofte eller alltid brukte EPJ- systemet til å skrive ut journalopplysninger som de deretter gav til pasienten. Noen allmennlegekontor har innført et system for digital lege- pasientkommunikasjon. Dette, og andre pasientrettede IKT- tjenester omtales nærmere i kapittel 4. Her nøyer vi oss med å konstantere at allmennlegenes pasienter synes å være interessert i sine egne helseopplysninger og at allmennlegene leverer ut slike opplysninger til dem. De fleste legekontor har en rekke medisinsktekniske apparater, og flere av disse kan kobles til EPJ- systemet slik at analyseresultater lagres direkte i pasientens EPJ. Av de allmennlegene som har uristix- apparat (urinanalyse) rapporterte omlag en av fem at apparatet var integrert med EPJ. Når det gjelder spirometer og EKG- apparat rapporterte omlag to av tre at apparatet var integrert med EPJ. Figur 5 gjengir detaljene for lagring av data fra medisinskteknisk utstyr i EPJ hos allmennlegene. Figur 5. Lagring av data fra medisinsk-teknisk utstyr Sykehus: Fortsatt mange papirbaserte rutiner Norske sykehus er store og komplekse organisasjoner der helsepersonell med mange ulike grunnutdanninger samarbeider om å yte helsehjelp til pasienten. Norske sykehus er kunnskaps- og teknologiintensive fordi behandlingen som gis har sitt fundament i vitenskapsbasert kunnskap og medisinsk teknologi. Sykehusene er ferdighetsintensive fordi kunnskaps- og teknologibruken også forutsetter avanserte manuelle ferdigheter. Et sykehus kan også karakteriseres som en nettverksorganisasjon, et knutepunkt i et større nettverk, som skaper sine verdier i en dynamisk samhandling med de andre knutepunktene i nettverket (dvs. kommunene, legesentra, pleie- og omsorgsinstitusjoner, distriktsmedisinske sentra, sykehjem og selve pasienten). 12

13 2008- kartleggingen viste at alle sykehus hadde implementert et EPJ- system og at sykehusene arbeidet for å fase ut den papirbaserte journalen 7. Kartlegging i 2010 viser at viktige kliniske arbeidsoppgaver nå utføres ved bruk av EPJ, men også at sykehusansatte arbeider mye med papir. Hvis en ser på alle yrkesgruppene under ett, så rapporterer 85 % at de ofte eller alltid bruker EPJ til å få oversikt over pasientens helsetilstand, og 76 % at de ofte eller alltid bruker EPJ til å føre daglig journal/rapport. Når det gjelder andre viktige kliniske arbeidsoppgaver er bruken av EPJ fortsatt nokså begrenset. Dette kan være skyldes at oppgavene blir utført med penn og papir eller at oppgaven gjøres med et annet IKT- system enn EPJ- systemet. Figur 6 gjengir detaljene for klinisk bruk av EPJ i helseforetak fordelt på alle yrkesgruppen. Det er imidlertid visse begrensninger med kartleggingen i helseforetakene. Det er en betydelig variasjon i responsraten av spørreskjemaene som ble distribuert elektronisk, og datamaterialet tyder på at to sentrale helseforetak i Helse Sør- Øst RHF var overrepresentert. Man bør derfor være forsiktig med å generalisere for mye fra resultatene av kartleggingene i helseforetakene. Figur 6. Klinisk bruk av EPJ (alle yrkesgrupper) Sykehuslegene som deltok i undersøkelsen rapporterte om en forholdsvis beskjeden bruk av EPJ- systemet. Systemet brukes til å produsere journaldokumentasjon og til å lese opplysninger som allerede finnes i journalen. Langt færre brukte EPJ- systemet til å fylle ut resepter eller produsere andre skjema. Detaljene rundt sykehuslegers bruk er gjengitt i figur 7. Noe av variasjonen kan være betinget i at det er forskjeller i arbeidsoppgavene til de 7 EPJ Monitor

14 som deltok i undersøkelsen (noen sykehusleger skriver ut 10 resepter om dagen, andre skriver 10 på en måned). Variasjonen kan også være betinget i at noen av sykehuslegene bruker andre verktøy enn EPJ- systemet For eksempel så kan den lave bruken av EPJ til å rekvirere analyser eller undersøkelser (røntgen, UL eller CT) skyldes at disse analysene rekvireres gjennom et lab- eller radiologisystem (LIS eller RIS). Sykehuslegers bruk av EPJ til elektronisk kommunikasjon og samhandling behandles i kapittel 2.6. Figur 7. Sykehuslegers bruk av EPJ-systemet. Når det gjelder sykehuslegers bruk av EPJ- systemet i forhold til det daglige arbeidet med pasientene har bruken mange fellestrekk med allmennlegenes. 80 % av sykehuslegene rapporterer at de dokumenterer fortløpende for hver pasientkontakt, noe som tilsvarer hva vi fant hos allmennlegene (79 %). Flere sykehusleger (36 %) enn allmennleger (19 %) dokumenterer umiddelbart etter å ha møtt pasienten (og ikke mens pasientmøtet pågår). Alle sykehuslegene rapporterer at de leser i EPJ før de snakker med pasienten, mens bare 7 av 10 allmennleger rapporterer det samme. Figur 8 gir flere detaljer rundt sykehuslegers bruk av EPJ- systemet i det kliniske arbeid. Figur 8. Sykehuslegers dokumentasjonspraksis. Når det gjelder sykepleieres bruk av EPJ- systemet rapporterte over 80 % at de bruker det ofte eller alltid til å skaffe seg oversikt over pasientens helsetilstand. Omtrent halvparten finner informasjon fra andre journaler eller undersøkelser i EPJ, mens 3 av 10 bruker EPJ- systemet til å søke etter kunnskap om sykdommer, legemidler etc. Over 60 % fører ofte eller alltid daglig rapport i EPJ, mens omkring 45 % bruker EPJ til å få oversikt over dagens oppgaver. Kun 13 % 14

15 rapporterte at de skriver referat fra samarbeidsmøter i EPJ. Figur 9 gjengir flere detaljer rundt sykepleieres klinisk bruk av EPJ i helseforetak. Figur 9. Sykepleieres kliniske bruk av EPJ-systemet (helseforetak). Om vi ser på hvordan sykepleierne bruker EPJ i det kliniske arbeidet med inneliggende pasienter ser vi at 23 % samler opp informasjon fra flere pasientkontakter og dokumenterer etterpå, mens 56 % gjør seg ferdig med dokumentasjonen for en pasientkontakt før de tar fatt på den neste. Nesten halvparten (48 %) leser gjennom EPJ samtidig som de dokumenterer, mens 67 % slår opp i EPJ før de snakker med pasienten. Figur 10 fremstiller sykepleiernes dokumentasjonspraksis i helseforetak. Praksisen med samle opp informasjon fra flere pasientkontakter og dokumentere etterpå kan ha sammenheng med at en betydelig del av sykepleierarbeidet foregår inne på pasientrommet. Når sykepleierne skal dokumentere må de forflytte seg til et annet rom. Figur 10. Sykepleieres dokumentasjonspraksis (helseforetak) Sykehjem: Mye gjenstår Spørreskjemaet som handlet om klinisk bruk av EPJ- system ble i hovedsak besvart av sykepleiere og hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, og helsefagsarbeidere. De videre analysene for sykehjem baserer derfor på disse gruppene. Resultatene i EPJ Monitor 2008 viste liten forskjell i bruk og utbredelse av EPJ mellom sykehjem og hjemmetjenesten. Vi antar derfor at det som her blir presentert vedrørende sykehjem i stor grad gjelder hele pleie- og omsorgstjenesten i kommunene. 15

16 I kartleggingen er det ikke skilt mellom sykepleiere som har ledelsesfunksjoner og sykepleiere uten slikt ansvar. Blant de 92 sykepleierne som deltok i undersøkelsen rapporterte 87 % at systemet brukes til å føre daglige journalnotater. En annen mye brukt funksjon er å få oversikt over pasientens helsetilstand. Kun en av tre rapporterte at de ofte eller alltid bruker EPJ til å få oversikt over dagens oppgaver. Litt over halvparten (53 %) av sykepleierne bruker EPJ til å skrive referat fra samarbeidsmøter. Figur 11 fremstiller sykepleiernes bruk av EPJ på sykehjem. Figur 11. Klinisk bruk av EPJ blant sykepleiere på sykehjem. Blant yrkesgruppene hjelpepleiere, omsorgsarbeidere og helsefagarbeidere rapporterte 83 % at de ofte eller alltid bruker EPJ til å føre daglig journalrapport. 73 % rapporterte at de bruker EPJ til å få oversikt over pasientens helsetilstand Figur 12 illustrerer bruk av EPJ blant hjelpepleierer, omsorgsarbeidere og helsefagsarbeidere. Verken sykepleiere eller hjelpepleiere/omsorgsarbeidere/ helsefagarbeidere bruker EPJ- systemet til å rekvirere analyser eller undersøkelser. Figur 12. Klinisk bruk av EPJ blant hjelpepleiere, omsorgsarbeidere og helsefagarbeidere på sykehjem. 16

17 Kartleggingen viser at alle yrkesgruppene ved sykehjem bruker EPJ til produksjon og lesing av klinisk dokumentasjon. Utover sykepleieres bruk av EPJ til å skrive referat fra samarbeidsmøter, gir kartleggingen gir ikke direkte svar på hvordan EPJ- systemet ellers brukes i kommunikasjon med samarbeidende helsepersonell Legers bruk av EPJ-systemer sammenligning mellom sektorene Lov om helsepersonell slår fast at den som yter helsehjelp skal nedtegne eller registrere opplysninger [om pasienten og helsehjelpen] i journal for den enkelte pasient 8. I EPJ Monitor 2010 har vi ikke bare kartlagt hvordan helsepersonell bruker EPJ- systemet til å dokumentere helsehjelp, men også kartlagt andre situasjoner der EPJ- systemet brukes som verktøy. Figur 13 sammenligner sykehuslegers og allmennlegers bruk av EPJ- systemet. Figuren indikerer at allmennlegers arbeid er tett integrert med bruken av et EPJ- system, mens sykehuslegene rapporterer at de ikke bruker EPJ- systemet i like utstrakt grad. Disse resultatene er i overensstemmelse med funn som er gjort ved tidligere kartlegginger. Sannsynligvis bidrar mange faktorer til at situasjonen disse forskjellene. På et allmennlegesenter er konsultasjoner den vanligste arbeidsformen. Legen utfører sitt arbeid på sitt faste kontor med en stasjonær PC som han/hun i praksis har eksklusiv tilgang til. Legen gjør seg oftest ferdig med journalføre en konsultasjon før neste pasient slipper til. Figur 13. Klinisk bruk av EPJ-systemer, sammenligning mellom leger ansatt i helseforetak og allmennleger 8 Lov om helsepersonell 39 og 40 ( 17

18 Sykehusleger veksler mellom å gjøre arbeid på poliklinikk, sengepost, pasientrom og behandlingsrom. En større andel av arbeidet utføres tverrfaglig i samarbeid med annet helsepersonell. Sykehusleger har tilgang til EPJ men bruker også røntgen- og laboratoriesystemer aktivt. Noen sykehus har gått til anskaffelse av overbyggende informasjonssystemer som har som funksjon å presentere pasientopplysninger fra mange underliggende informasjonskilder. Dertil har mange sykehus implementert et eller flere fagspesifikke system med funksjonalitet som delvis overlapper EPJ- systemets. Andre mulige forklaringer på sykehuslegers manglende bruk av EPJ- systemets funksjonalitet er at de ikke har fått den nødvendige opplæringen eller at bruken av den aktuelle funksjonaliteten oppleves som så tungvint at den ikke er verdt den tid som medgår Bruk av EPJ-systemer i kvalitetsutvikling, forskning og utdanning I henhold til helsepersonelloven har klinikere plikt til å utføre sitt arbeid i samsvar med de krav til faglig forsvarlighet og omsorgsfull hjelp som kan forventes ut fra helsepersonellets kvalifikasjoner, arbeidets karakter og situasjonen for øvrig 9. Lov om spesialisthelsetjenesten stiller også krav til forsvarlighet. Videre er alle virksomheter er pålagt å drive med internkontroll. Klinikeres arbeid dokumenteres i pasientjournalen. Dette betyr at data fra pasientjournalen i prinsippet kunne vært benyttet til å frambringe statistiske opplysninger om helsehjelpen til bestemte pasientgrupper, for eksempel pasienter som ble innlagt i et spesifikt tidsrom, eller pasienter behandlet med et bestemt legemidlet. Kvalitetsregistrene er et annet virkemiddel i helsetjenestens kvalitetsarbeid. Noen kvalitetsregistre har mekanismer for at sykehus og klinikere skal kunne rapportere direkte til registrene via EPJ- systemet. I undersøkelsen som gikk til ledere av helseforetak stilte vi spørsmål om hvor ofte EPJ- systemet blir brukt til å produsere statistikk og rapporter. To av tre svarte av data fra EPJ blir brukt til å rapportere til eksterne kvalitetsregistre. To av tre oppga at de også bruker rapporter fra EPJ- systemet til internkontroll, mens halvparten bruker rapporter fra EPJ til evaluering av egen virksomhet og kvalitetsutvikling. Sykehjem og sykehus er også utdanningsinstitusjoner. I dette ligger at institusjonene legger til rette for at personell som er under opplæring får praktisk erfaring med å planlegge, utføre og dokumentere helsearbeid. Dette arbeidet skjer i tett samarbeid med, og under veiledning av erfarent helsepersonell. Spørsmålene om bruk av rapporter fra EPJ i internundervisning er relevant for dette punktet. Bare 25 % svarte at de bruker EPJ- systemet til å lage slike rapporter. 9 Lov om helsepersonell mv 4 første ledd 18

19 I følge lov om spesialisthelsetjenesten har sykehusene også i oppgave å ivareta forskning. Men uavhengig av lovhjemler er sykehus og sykehjem arenaer for helsefaglig forskning så vel som helsetjenesteforskning. I undersøkelsen som gikk til ledere av helseforetak stilte vi spørsmål om hvor ofte EPJ- systemet ble brukt til å produsere statistikk og rapporter om utprøvning av nye legemidler eller annen forskning. Kun ett av tolv helseforetak svarte at de brukte rapporter fra EPJ- systemet i forbindelse med utprøvning av nye legemidler. 57 % rapporterte at de hadde brukt EPJ- opplysninger i annen forskning Meldingsutveksling og samhandling mellom virksomheter Alle helseforetakene er tilknyttet Norsk Helsenett. Det er derfor unødvendig å presentere noe statistikk på dette. Når det gjelder legekontor tilknyttet helsenettet er utviklingstrenden positiv. Figur 14 viser den historiske andel legekontor med tilknytning til helsenettet i tillegg til fremskrevet utvikling basert på at planer for 2010 gjennomføres. Figur 14. Andel legekontor tilknyttet Norsk Helsenett enten gjennom egen avtale eller avtale med kommunen Det fremgår av figuren 14 at noen legekontor fortsatt mangler tilknytning. Dette antas å være flere av de minste praksisene, siden Norsk Helsenett (NHN) opererer med et høyere anslag for andelen av fastleger som er tilknyttet. NHN opererer med følgende tall for andel legekontor tilknyttet helsenettet: Januar 2005: 32% Januar 2006: 51% Januar 2007: 55% Januar 2008: 67% Figur 14 viser også at en økende andel av legekontorene når helsenettet gjennom en kommunal tilknytning. 19

20 Det faktum at de fleste legekontorene hadde tilgang til helsenett, er ikke nødvendigvis sammenfallende med at de i stor grad også benytter helsenettet. Det er derfor spurt om hvordan legekontorene bruker helsenettet. Figur 15 viser at helsenettet først og fremst blir brukt til å sende legeoppgjør, sykemeldinger og elektroniske rekvisisjoner. På kartleggingstidspunktet oppga svært få at de brukte helsenettet sending av elektroniske resepter. Senere har sending av elektroniske resepter blitt innført som ledd i eresept- prosjektet. Av logekontorene oppga 17% at sykemeldinger sendes i papirversjon parallelt med den elektroniske meldingen. Når det gjelder rekvisisjoner, så sender over 30 % av legekontorene elektroniske rekvisisjoner til radiologi rutinemessig, mens 20 % sender elektronisk av og til. Omkring 25 % av legekontorene oppgir at de sender rekvisisjoner til lab elektronisk. Halvparten av legekontorene sender elektroniske henvisninger, men 20 % av disse sender ikke alle henvisninger. Dette er likevel et forholdsvis høyt antall tatt i betraktning at det over en lengre periode har vært utfordringer med innføring av elektronisk henvisning både på grunn av organisatoriske og tekniske problemstillinger. Helsedirektoratet har som mål at elektroniske henvisninger og epikriser skal være dominerende innen utgangen av Figur 15. Fordeling av sending av ulike meldinger på papir eller elektronisk fra legekontor Andelen legekontor som bare sender meldingene elektronisk uten samtidig å sende et papirskjema parallelt har økt betraktelig siden Særlig har elektroniske sykmeldinger og legeoppgjør en positiv utvikling. Den positive utviklingen fremgår av Figur 16 som sammenstiller resultatene fra 2008 og Nasjonalt meldingsløft, 20

21 Figur 16. Andel legekontor som vanligvis bare sender meldinger elektronisk, 2010 sammenliknet med 2008 De aller fleste legekontorene har mulighet til å motta laboratoriesvar for patologi, radiologi og klinisk kjemi elektronisk. Likevel ser man i figur 17 at en stor andel av laboratoriesvarene som sendes i begge format. Over 30 % av legekontorene mottar fortsatt klinisk-kjemisk laboratoriesvar både på papir og som elektronisk melding, mens 44 % mottar papirepikriser i tillegg til de elektroniske epikrisene. Figur 17. Mottak av informasjon/meldinger over helsenettet ved legekontor. I brukerundersøkelsen er det ikke spurt om hvordan legekontorene håndterer papirdokumentene som mottas parallelt med de elektroniske svarene, men det er sannsynlig at det fortsatt finnes et potensial for gevinstrealisering ved å kunne eliminere papirflyten. Dette krever imidlertid gjennomføring av organisatoriske og tekniske tiltak i de samhandlende organisasjonene, samt innføring av kvitteringsmeldinger. Helsedirektoratet har i samarbeid med de regionale helseforetakene, Kompetanssenter for IT i helse og sosialsektoren (KITH), kommuner 21

22 og legekontor utarbeidet en sjekkliste for avvikling av papirsending til hjelp i dette arbeidet 11. Figur 18 viser at det har vært en svært positiv utvikling i andelen legekontor som bare mottar meldinger elektronisk fra 2008 til Dette gjelder spesielt på radiologisvar og svar på klinisk-kjemisk laboratorieanalyser. Begge disse har nærmest hatt en dobling av antall legekontor. Det fremgår også at figur 18 at det er få legekontor som bare mottar meldinger elektronisk. Dette kan ha sammenheng med hvor mange ulike helseinstitusjoner legekontorene samhandler med og hvor samhandlingsaktørene geografisk sett er lokalisert. Det kan for eksempel være en privatpraktiserende spesialist i nedslagsområdet som sender epikriser på papir. Selv om både helseforetak og andre privatpraktiserende spesialister sender elektronisk, vil dette bety at legekontoret ikke mottar alle epikriser elektronisk. Tilsvarende kan det også være tilfeller hvor epikriser blir sendt fra spesialister eller helseforetak i andre deler av landet. I forhold til laboratorisvar, er det stor fremgang i antall legekontor som mottar alle svar elektronisk fra 2008 til Dette kan tyde på at legekontorene mottar laboratoriesvar fra et fåtall laboratorier som ligger innenfor egen region. Figur 18. Andel legekontor som vanligvis bare mottar meldinger elektronisk IT- ansvarlige i helseforetakene ble spurt om i hvilken grad det var mulig å utveksle informasjon mellom helseforetak og andre aktører, spesielt primærhelsetjenesten. Det ble ikke spurt spesifikt om i hvilken grad disse tjenestene faktisk ble brukt. Resultatene (presentert i figur 19) viser at med unntak av laboratoriesvar (inkludert mikrobiologi, røntgen og patologi/cytologi) og epikriser, har de somatiske institusjonene fortsatt begrensede muligheter til å sende elektroniske dokumenter. Selv om alle nå kan sende elektroniske epikriser, kan bare et fåtall (9 %) motta epikriser. Videre er det få som kan sende en henvisning til andre sykehus på elektroniske format. Dette gjelder også

23 utveksling av polikliniske notater. Kommunikasjonen mellom klinikere på ulike sykehus er fortsatt stort sett papirbasert. Dette kan tenkes å innvirke på effektiviteten i det kliniske samarbeidet. Figur 19. De somatiske institusjonenes mulighet til å utveksle meldinger elektronisk. Når det gjelder spørsmålet om elektroniske henvisninger, er det sannsynligvis slik at spørsmålet er tolket som mottak av henvisninger og ikke eventuelle muligheter til å sende henvisninger til andre aktører. 81 % av foretakene oppgir at de har mulighet for å motta elektroniske henvisninger, men mottar foreløpig bare henvisninger fra et begrenset antall aktører. Arbeidet med å sende utskrivingsmeldinger til helseforetakene har kommet i gang hos 18 % av foretakene, mens 9 % sender elektroniske sykemeldinger til NAV. Rekvisisjoner på laboratorieanalyser (inkludert mikrobiologi, røntgen og patologi/cytologi) utveksles fortsatt i stor grad på papir. Arbeidet med å få på plass elektroniske røntgenrekvisisjoner har kommet lengst, i det 36 % av foretakene oppgir at de har mulighet til å utveksle røntgenrekvisisjoner elektronisk. Psykiatriske institusjoners mulighet til å utveksle meldinger elektronisk fremgår av figur 20. Tendensene ved psykiatriske institusjoner ligner de somatiske institusjonene. Få psykiatriske institusjoner oppga at de kan rekvirere legemidler og sende resepter på elektronisk format. Når det gjelder samhandlingen med somatiske avdelinger, svarte 73 % at de kan sende henvisninger elektronisk. 54 % kan motta elektroniske henvisninger fra primærhelsetjenesten. 23

24 Figur 20. Psykiatriske institusjoners mulighet til å utveksle meldinger elektronisk. 24

25 3. Bruk av EPJ i et ledelsesperspektiv Helseinstitusjonenes ledere er en gruppe som kan ha sterke interesser i EPJ. EPJ kan benyttes som et verktøy for styring og ledelse. Dette skjer for eksempel gjennom uttak av rapporter og virksomhetsdata, implementering av nye prosedyrer og retningslinjer, samt fremming av nye samhandlingsformer (i.e. styrking av den elektroniske samhandling mellom aktørene). En forutsetning for dette er selvfølgelig at institusjonene har innført EPJ- systemer som inneholder relevant funksjonalitet, og at disse funksjonene brukes Innføring av ny IT-funksjonalitet i helseforetak De somatiske avdelingene ved helseforetakene bruker to ulike journalsystemer (DIPS og Doculive), mens psykiatri, rus og habilitering bruker DIPS BUP, DIPS Rusdata og Fysab. Vi har prøvd å kartlegge foretakenes investeringer i, og planer om anskaffelse av ny funksjonalitet, i EPJ- systemene. I tabell 1 fremgår det at 57 % av helseforetakene har tatt i bruk talegjenkjenning på røntgenavdelingen. Ytterligere 36 % har begynt på dette arbeidet. I EPJ Monitor 2008 estimerte vi at 68 % ville bruke talegjenkjenning i røntgen i Dette ser ut til å holde. Er noen av følgende investeringer fullført, påbegynt eller planlagt i foretaket? Ingen planer Påbegynt Ferdig i 2010 eller før 4.1. Elektronisk kurveløsning System for forordning av legemidler System for legemiddeladministrering Sykepleie-dokumentasjon Pasientterminaler ved seng System for direkte timereservasjon Talegjenkjenning i røntgen Talegjenkjenning i klinikken Løsning for elektronisk signering Dialog - og PLO-melding til kommunen Tabell 1. Systemeieres planer for innføring av ny funksjonalitet. Videre kan det se ut til at innføring av modul for sykepleiedokumentasjon og talegjenkjenning i klinikken prioriteres høyt. Tallene for ferdigstilt og påbegynt slått sammen gir oss et estimat som viser at 81 % av foretakene vil ha tatt i bruk elektronisk sykepleiedokumentasjon i 2011 og 84 % vil ha tatt i bruk talegjenkjenning i klinikken. Innføring av funksjonalitet for direkte timereservasjon, løsning for elektronisk signering og pasientterminaler ved seng synes å ha lav prioritet Innføring av ny IT-funksjonalitet i kommunehelsetjenesten Vi spurte lederne i kommunehelsetjenesten om hvilke planer de hadde for innføring av PDA- løsninger, funksjonalitet for individuell plan, og løsninger for digital signatur. En av fire kommuner (25 %) har begynt å arbeide med PDA- løsninger. Sammenlignet med kartleggingen i 2008 er situasjonen nokså 25

26 uforandret. For tiden er kommunene tilbakeholdne med å igangsette nye PDA- prosjekter. Når det gjelder elektroniske løsninger for individuell plan har det skjedd en viss utvikling. I 2008 oppga 18 % av kommunene at de har fullført eller påbegynt investeringer i web- baserte løsninger for elektronisk individuell plan. Kartleggingen i 2010 viser at dette tallet har steget til 21 %. Utviklingen i tilknytning til Norsk Helsenett og kommunehelsetjenestens bruk av meldinger er nærmere beskrevet i kapittel 2.6. Det er på disse områdene at den største utviklingen har funnet sted Skanning og overgang til EPJ som den juridiske journalen Helt siden de første EPJ- systemene ble introdusert i norsk helsesektor har det vært et mål å erstatte manuelle papirbaserte rutiner med mer effektive elektroniske rutiner. De første EPJ- systemene ved norske sykehus hadde imidlertid begrenset funksjonalitet, og dette gjorde at ikke alle papirbaserte rutiner kunne erstattes. Det fantes ingen elektroniske utgaver av kurven eller andre viktige papirskjemaer som var i bruk. Alle pasienter som hadde en sykehistorie hadde også en papirjournal. Til tross for at sykehusene innførte EPJ- systemer var fremdeles papirjournalen den egentlige journalen. Forskning som ble utført i perioden tydet på at det at papirjournalen og papirbaserte rutiner fortsatt var til stede, og at dette var til hinder for at helsepersonell tok i bruk EPJ- systemet for fullt 12. For å kunne arbeide effektivt uten en papirjournal må alle viktige skjemaer foreligge i elektronisk format. De papirskjemaene som fortsatt brukes må skannes for arkivering i pasientens EPJ så snart pasienten er utskrevet. Videre må meldingsutvekslingen må foregå elektronisk. Dokumenter om en pasient som ikke kan sendes som en elektronisk melding bør skannes i det de ankommer postmottaket på sykehuset, og den videre behandlingen av dokumentet må integreres i den elektroniske arbeidsflyten i EPJ- systemet. Så å si alle helseforetak har satt seg som mål at journalen skal bli helelektronisk. For å realisere dette må sykehusene ikke bare ha et velfungerende EPJ- system, men også etablere rutiner for å digitalisere papir. Kartleggingen i 2010 viser at 60 % av sykehusene nå har en helelektronisk journal, og at nødvendige papirer skannes. Dette er en økning fra 25 % i Ingen sykehus oppgir lenger at papirjournalen er hovedjournal, men 40 % oppgir at EPJ suppleres av papirjournal. Figur 21 sammenligner resultatene fra 2008 og 2010 i forhold til forekomsten av papirjournal og helelektronisk journal i helseforetak. 12 Lærum H et al. Elektronisk pasientjournal ved somatiske sykehus - utbredelse og klinisk bruk. Tidsskrift for Den norske lægeforening 2002; 122;

27 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% a) papirjournal er hovedjournal b) EPJ er hovedjournal, men suppleres av papirjournal c) helelektronisk journal, nødvendig papir skannes Figur 21. Forekomsten av skanning av papirjournal i helseforetak Brukerstøtte og opplæring av brukere Opplæring i bruk av systemet er nødvendig for å oppnå maksimal effekt av implementeringen. I brukerundersøkelsene stilte vi spørsmål om hvordan respondentene hadde lært seg å bruke EPJ- systemet. Halvparten av foretakene som deltok i undersøkelsen rapporterte at de har etablert egne enheter for brukerstøtte utenfor de kliniske avdelingene, mens 40 % rapporterte at merkantilt ansatte og/eller helsepersonell i kliniske avdelinger fungerte som brukerstøtte. Disse tallene er nokså like med de fra undersøkelsen Brukeropplæring i kommunehelsetjenesten 62 % av brukerne i pleie- og omsorgssektoren svarte at de har gjennomført obligatorisk opplæring i bruk av EPJ. 33 % oppga at de hadde lært å bruke EPJ- systemet av en kollega, 11 % hadde gjennomført frivillig opplæring, mens 20 % oppga at de hadde lært å bruke systemet på egen hånd Brukeropplæring i helseforetak Rundt 50 % av yrkesgruppene har deltatt i obligatorisk opplæring. Sammenlignet med de andre yrkesgruppene oppga flere leger at de har lært seg å bruke EPJ uten hjelp fra andre. Obligatorisk opplæring Frivillig opplæring Uformelt av kollega Selvlært Bruker ikke Leger 55 % 6 % 30 % 48 % 2 % Sykepleier / ledelse 54 % 13 % 38 % 15 % 10 % Jordmødre 75 % 15 % 25 % 25 % - Andre 43 % 19 % 29 % 33 % 10 % Tabell 2. Opplæring av EPJ-systembrukere i helseforetak fordelt på yrkesgruppe. Aldersmessig finner vi ingen store forskjeller mellom respondentene i forhold til hvordan de har lært seg å bruke systemene. Blant de som har deltatt i obligatorisk opplæring er det en overvekt av de som er 50 år eller eldre. 27

28 Obligatorisk opplæring Frivillig opplæring Uformelt av kollega Selvlært Bruker ikke år 56 % 7 % 37 % 33 % 7 % år 48 % 16 % 36 % 35 % 8 % 50 år eller eldre 65 % 9 % 27 % 19 % 5 % Tabell 3. Opplæring av EPJ-systembrukere i helseforetak fordelt på alder Brukeropplæring på legekontor Ser vi på opplæringen ved legekontor, skiller disse seg fra helseforetak ved at få har deltatt i obligatorisk opplæring. Ved legekontor har der vært vanlig å få en dags opplæring av leverandøren ved implementeringen av programvaren. Deretter sørger de selv for opplæring av nytilsatte. Obligatorisk opplæring Frivillig opplæring Uformelt av kollega Selvlært Bruker ikke Kvinner - 33 % 60 % 60 % - Menn 19 % 38 % 24 % 69 % - Tabell 4. Opplæring av EPJ-systembrukere ved legekontor fordelt på kjønn Gevinstrealisering i helseforetak EPJ og andre kliniske IKT systemer blir som regel innført for å oppnå kvalitetsmessige eller økonomiske gevinster. I en innføringsfase er det ofte stort fokus på gevinstene som skal kunne hentes ut, men når man senere kommer til daglig drift er fokuset snarere på å få teknologien til å fungere i det daglige 13. Vi stilte spørsmål til helseforetakenes ledere knyttet til utarbeiding av planer for gevinstrealisering, internkontroll og risikoanalyse m.m. Resultatene fra disse spørsmålene presenteres i tabell 5. Under halvparten av foretakene oppga å ha utarbeidet gevinstrealiseringsplaner i tilknytning til EPJ. Fordelingene mellom de som har utarbeidet gevinstrealiseringsplaner og de som ikke har gjort det, samsvarer med undersøkelsen i av 10 respondenter oppga at de hadde utarbeidet risiko- og sårbarhetsanalyser for EPJ- systemene, mens 8 av 10 hadde utarbeidet internkontrollsystemer for EPJ- systemene. 4 av 9 oppga at rollen som databehandlingsansvarlig var delegert Bruk av rapporter fra EPJ-systemet til ledelse og administrasjon EPJ inneholder et mangfold av opplysninger som kan brukes til andre formål enn de kliniske. Ledelsen benytter seg av rapporter og statistikk for å styre institusjonene i helseforetakene. Som tabell 6 viser, så varierer såkalt sekundærbruk av EPJ- opplysninger mye. Statistikk i forbindelse med utprøving av legemidler (hentes aldri ut av 87,5 % av foretakene) og opplysninger til bruk i internundervisning (hentes aldri ut av 75 % av foretakene) skiller seg ut ved å være lite utbredt. 13 Mabeck H. Elektronisk medicinering i klinisk praksis. Aalborg: Aalborg universitet;

29 Aldri Månedlig Kvartal Halvårlig Årlig Internundervisning 75 % - 13 % 13 % - Egen evaluering/ kvalitetsutvikling 13 % 50 % 25 % 13 % - Intern audit 33 % - 50 % - 17 % Planlegging av helsetjenester 13 % 75 % - 13 % - Rapportering til ledelse ut over DRG 11 % 89 % Rapportering til eksterne kvalitetsregistre 11 % 67 % 11 % - 11 % I forbindelse med utprøving av nye legemidler 86 % % Annen forskning 43 % 14 % 14 % - 29 % Tabell 5. Bruk av EPJ-opplysninger til ledelse, statistikk, kvalitetsutvikling og forskning. Motsatt ser vi at rapportering til eksterne kvalitetsregistre og ledelse ut over diagnoserelaterte grupper (DRG), samt opplysninger til planlegging av helsetjenester hentes ut månedelig av over to tredjedeler av foretakene. Halvparten av foretakene henter ut rapporter fra EPJ til intern audit kvartalsvis, mens 17 % gjør det årlig. Generelt ser vi hyppig sekundærbruk av flere typer EPJ- opplysninger, men altså med noen unntak. Dette tyder på at EPJ har en viktig funksjon i forhold til å levere opplysninger til sekundærbruk, blant annet til styring og ledelse. I undersøkelsen som gikk til IT- ledelsen i kommunene spurte vi også om bruk av EPJ- systemet for å lage rapporter. Alle som besvarte disse spørsmålene rapporterte at de bruker data fra EPJ- systemet for å lage IPLOS- rapportene 14. Til sammen 75 % bruker data fra EPJ- rapporter i årsrapporten til kommunen, mens 67 % bruker data fra EPJ i annen rapportering. 14 IPLOS er et nasjonalt helseregister som skal danne grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren. Se 29

30 4. Etablering av pasientrettede IT-tjenester Andelen allmennlegekontor som tar i bruk elektroniske publikumstjenester er voksende. Fortsetter dagens trend, kan man regne med full utbredelse om ca. 10 år. Vi kan se av resultatene at størrelsen på legekontoret hittil har hatt størst betydning for utbredelsen. Av kontor med én lege, med to til fire leger eller med fem eller flere leger hadde henholdsvis 10 %, 22 % og 58 % tatt i bruk publikumstjenester. De fleste kontorene (65 %) har valgt en frittstående løsning for publikumstjenester, mens 35 % har valgt å anskaffe en løsning som er integrert med EPJ. Figur 22. Andel elektroniske publikumstjenester ved legekontor. Programvare som selges har fire funksjoner: timebestilling, resept, enkle attester og dialog med pasient (e- post). Legekontorene kan selv velge hvilke av disse funksjonene de ønsker å ta i bruk. Figur 22 viser utviklingen i utbredelse av elektroniske publikumstjenester ved legekontorene. En interessant tendens er at utbredelsen av funksjonene for timebestilling og resept skiller lag med utbredelsen av funksjonene for attester og pasientdialog (e- post). Det kan være at funksjonaliteten i tjenestene ikke er like gode, men mer sannsynlig er det forskjell i roller og forventning av gevinster. Timebestilling og fornying av resepter er det legens medarbeidere som tar seg av og innføringen av disse funksjonene gjør at medarbeiderne kan fordele og styre arbeidet bedre i løpet av en dag. Funksjonene for enkle attester og dialog med pasienten pr. e- post generer arbeid for legene. Det kan tenkes at bekymring for merarbeid er årsaken til at utbredelsen av disse funksjonene er såpass mye lavere. Foreløpig er det ingen som har gjort en systematisk evaluering av disse publikumstjenestene og det er bare anekdotisk det vi vet om effektene. Elektroniske løsninger for individuell plan må også kunne regnes som en type pasientrettet IT- tjeneste. En av fem kommuner rapporterte at de har begynt å investere i slike tjenester. Hva gjelder spesialisthelsetjenesten så er det her foreløpig ikke tatt i bruk slike pasientrettede IT- tjenester. 30