og stolen går sin gang

Transkript

1 og stolen går sin gang oppsummering av pilotflyttingen til MuVe høsten 2006

2 Museumssenteret i Vestfold mars 2007 Alle foto: Mekonnen Wolday

3 innhold 1 innledning 1.1 rammer og forutsetninger forholdet til LIMA 11 2 målsettinger høsting av erfaringer utprøving 14 3 kvantitative og kvalitative mål 17 4 gjennomføring organisering 22 5 forarbeid i museene utvalg identifikasjon dokumentasjon / minimumsregistrering museumsnummer registreringsnivå/objekttyper flyttemelding fysisk håndtering 29 6 prosess i MuVe mottak dypfrysing rengjøring digitalisering digitaliseringsmodul i dentifikatorkontroll flaskehalser og problemer mellomlagring emballering magasinering 41 7 ressursbruk tidsforbruk kostnader kompetanse 45 8 resultater i forhold til målsettingene utprøving av løsninger justering av kursen kvalitet og kvantitet 49

4

5 pilotflytting 2006 sammendrag Pilotinnflyttingen fra fire kulturhistoriske museer i Vestfold til Museumssenteret høsten 2006 var som prosjekt vellykket. Målsettingene med å etablere et pilotprosjekt var å høste erfaringer gjennom praktisk arbeid, utprøving og utvikling av rutiner og systemer i tillegg til at det var formulert kvalitative og kvantitative mål. Beskrivelse av arbeid og rutiner finne særlig i kapittel 5 Forarbeid i museene og kapittel 6 Prosess i MuVe. De innledende kapitlene 2 til og med 4 behandler i hovedsak rammer, forutsetninger og målsettinger for prosessen mens kapitlene 7 og 8 omhandler ressursbruk, og evaluerer i hvilken grad målsettingene ble nådd. De mest sentrale erfaringene som er gjort i perioden gås gjennom nedenfor. En av de aller viktigste er at det er mye å hente gjennom å fokusere på planlegging, profesjonalisering, kompetanseheving og utvikling av hensiktsmessige verktøy og støttesystemer. Det er viktig å ha dette med i forståelsen når det legges vekt på at det er behov for øremerkede ressurser for å gjennomføre omfattende gjenstandsoverføring som både har forebyggende konservering, og dokumentasjon av gjenstander så vel som prosess, som målsetting. 5

6 Flytterapport Det anbefales at videre gjenstandsoverføring har 200 gjenstander i uka som måltall, en reduksjon på 20 % i forhold til pilotperioden. Per år er måltallet 8000 til 8500 overførte gjenstander. For at dette skal kunne oppnås må det settes inn i størrelsesorden seks til åtte årsverk, og prosessen for Vestfold vil ta minimum tre til fire år ut fra de tallene som nå er kjent. Gjenstander som ikke skal overføres til fellesmagasin, men bare skal dokumenteres i databasen, er da holdt utenfor. Erfaringer fra pilotflyttingen tyder på at gjenstandsoverføring av 40 gjenstander vil innebære kostnader i størrelsesorden mellom 12 og 16 mill. kroner i personalressurser. Kostnaden per overført gjenstand vil, med disse forutsetningene, ligge på et sted mellom 300 og 400 kroner i medgåtte personalressurser. I pilotperioden var målsettingen å overføre i gjennomsnitt 250 gjenstander per uke, til sammen 4000 over 16 uker. Det ble overført totalt 4542 gjenstander over 15 uker. Av disse ble 2026 ble digitalisert innen utgangen av uke 50. I uke 45 ble det overført 1361 gjenstander alene, noe som gjør denne atypisk, og rapporten anbefaler å ikke gjenta slike flyttinger. Bortsett fra uke 45 ble det overført 3181 gjenstander over 14 uker. Dette gir et snitt på i underkant av 230 per uke, et godt resultat i forhold til målsettingene. Logistiske og praktiske problemer under pilotperioden hang delvis sammen med måten flytteprosessen var organisert på. Det anbefales at framtidige flyttinger ikke baserer seg på et rullerende system med én uke for hvert museum. I stedet bør prosessen organiseres med lengre perioder med fokus på ett enkelt museum. Vi mener dette vil ha betydning for muligheten til å prioritere arbeidet i det enkelte museum samtidig som arbeidet i MuVe også vil være enklere å styre og planlegge. Videre prosesser bør bygge på kjernekompetanse i MuVe knyttet til bevaring, forvaltning, digitalisering og dokumentasjon, samtidig som det understrekes at det er helt avgjørende å bygge kompetanse også ute i museene. Spesielt framheves kunnskap og erfaring med håndtering og bedømming av gjenstander samt dokumentasjonskompetanse. Det er en målsetting å etablere faste grupper med kompetanse i hvert enkelt museum, ikke bare en enkelt person. Flere involverte gir større eierskap til prosess og resultat i det enkelte museum samtidig som det gjør arbeidet mindre sårbart. Sett fra MuVes ståsted vil det være en fordel med en gruppe medarbeidere med erfaring som deltakere da det vil medføre mindre behov for løpende opplæring, oppfølging og etterkontroll, og dermed mer effektiv ressursbruk også fra MuVes personale En viktig utfordring er å møte konsekvensen av mangel på ressurser i prosessen, materielt så vel som menneskelig. Det er av betydning at MuVe tilrettelegger arbeidet slik at den enkelte fra museene som deltar i arbeidet opplever at egen kompetanse og ressurser blir best mulig utnyttet. Et vesentlig virkemiddel for å oppnå et 6

7 pilotflytting 2006 godt klima for samhandling og felles prioritering er tydelig kommunikasjon mellom deltakerne i prosessen. Ansvaret for å legge til rette hviler i stor grad på MuVe, samtidig som den enkelte institusjon også må medvirke aktivt på planleggingsstadiet. Å bygge en felles kultur og lagånd for prosjektet er en hovedmålsetting framover. Forholdet mellom kvalitative og kvantitative målsettinger ble det arbeidet mye med i pilotperioden. Ved avslutning er det enighet om at det er et nødvendig metodisk grep å etablere og følge opp kvalitative målsettinger. Dette gjør det blant annet mulig å synliggjøre konsekvensene av evt. mangel på ressurser i alle ledd i prosessen, og å gjøre gjennomføring av planen beslutningsbar på ledernivå dersom ressursproblemene er knyttet til enkeltinstitusjoner. Systemutvikling har foregått som et parallelt løp gjennom LIMA-prosjektet som ferdigstilles sommeren Det vil bli laget en egen prosjektrapport som oppsummerer resultater og erfaringer. Imidlertid har pilotflytteprosessen blitt sterkt preget at man både skulle flytte og utvikle systemer og rutiner samtidig. Dette har ført til løpende endringer på system og brukersiden, noe som har stilt store krav til fleksibilitet hos de som har deltatt i prosessen. Ulikt omfang av og kvalitet på dokumentasjonen har vært en stor utfordring. Det har blitt brukt betydelige ressurser for å harmonisere dokumentasjonsrutinen mellom museene. Samtidig har det blitt utviklet nye, felles retningslinjer og standarder for dokumentasjon. Av spesiell betydning er arbeidet som er lagt ned i objekttypedefinisjonen fordi denne er så tett forbundet med logistikk for innflytting. Krav til dokumentasjon har blitt definert som en minimumsstandard registrert i Primus før gjenstander kan meldes til flytting. Arbeid med å harmonisere begrepsapparatet for dokumentasjon har også blitt tillagt vekt, særlig gjelder dette på betegnelsesnivå. Bakgrunnen for høy prioritering er framtidig mulighet for transparent søking på tvers i alle de fire museenes registrerte gjenstandsmengde. I løpet av flytteperioden viser tallene at halvparten av alle betegnelser i eksisterende baser ble endret og at en fjerdedel av alle poster ble endret hva gjelder strukturell informasjon. Manglende innredning har i praksis lagt føringer for hvilket materiale som kunne overføres til MuVe i pilotperioden. Spesielt nevnes her fotografi, særlig glassplatenegativer, 7

8 Flytterapport mønstertegninger og malerier/bilder som ikke har blitt flyttet. På den annen side har prosjektet, med ett unntak, lyktes med å tømme lokaliteter som av ulike grunner var høyt prioritert fra museenes side. For videre flytting er det imidlertid helt avgjørende å få investeringsmidler til innredning av magasin slik at mottak kan åpnes for alle materialekategorier. Uten investeringsmidler til magasininnredning vil flytteprosessen stoppe opp i løpet av Pilotprosjektet har ikke hatt vurdering av bevaringsmessig verdi som prinsipielt og felles utgangspunkt for vurdering inn mot flytteprosessen. Det er først gjennom etablering av en felles plan for samlingsforvaltning slike problemstillinger vil kunne legges til grunn for en helhetlig prioritering i fylket. 8

9 1 innledning Våren 2006 ble det besluttet å gjennomføre en pilotflytting høsten 2006 med oppstart første uke i september. Utgangspunktet var at museene selv skulle bestemme hvilke gjenstander og magasiner de prioriterte for flytting, og at alle de fire museene skulle delta i prosessen. Ukeplan for flyttingen finnes som vedlegg 1. Det var ikke satt av øremerkede midler i museene til flytteprosessen og det forelå ikke noe budsjett verken når det gjelder kostnader eller øvrig ressursbruk. MuVe fikk overført 200 kroner fra Vestfold fylkeskommune som ble disponert i samråd med Museumsrådet. I hovedsak gikk midlene til å hente inn nødvendig kompetanse til å gjennomføre flytteprosjektet pluss noe til å dekke transportkostnader. Det er i etterkant ikke gjort noe forsøk på å kostnadsberegne prosessen i sin helhet. Det anbefales sterkt at det legges ressurser i å etablere økonomiske rammer og forutsetninger for videre flytteprosess, inkludert museenes egne ressurser, jf også punkt 5 forarbeid i museene på side 23 og punkt 7.2 kostnader på side 44. Det var på forhånd enighet mellom MuVe og museene om at flytteprosessen ikke kunne starte uten at det fantes teknisk konservatorkompetanse i MuVe. Slik kompetanse ble hentet inn som engasjement fra ultimo juli I forhold til at planleggingsprosessen hadde startet høsten 2005, viser det seg i ettertid at det hadde vært ønskelig å ha med slik kompetanse på et tidligere tidspunkt i planprosessen. Dette gjelder i forhold til praktiske spørsmål så vel som deler av systemutviklingen. 9

10 Flytterapport Det var videre enighet om at det var nødvendig å etablere spisskompetanse på dokumentasjonssystem (Primus) og logistikksystem (LIMA) som en del av prosjektet. Slik kompetanse ble engasjert på deltid fra medio august Et premiss for utvikling av dokumentasjonsarbeidet var at museene skulle benytte en felles Primusdatabase som dokumentasjonsdatabase. Videre ble det på et tidlig tidspunkt klart at Primus verken er utviklet for eller har tatt høyde for de behov som flytteprosjektet i Vestfold aktualiserte. For å styre et stort logistikkprosjekt må man ha verktøy som også inkluderer dokumentasjon av prosesser, tiltak og forhold som ikke nødvendigvis ville vært en del av prosjektet dersom det var ett museum som eide eller forvaltet samlingene. Høsten 2005 ble det derfor søkt om økonomisk støtte til systemutvikling i Vestfold fylkeskommune og ABM-utvikling. Opprettelse av en felles dokumentasjonsdatabase kombinert med flytting inn i fellesmagasiner, med blandede samlinger fra alle museer i magasinene, har lagt sterke føringer og premisser for arbeidet. Krav til harmonisering av registrerings- og dokumentasjonsarbeidet i de fire museene er én effekt av beslutningen om felles dokumentasjonsdatabase. Dette er bl.a. nødvendig dersom man skal oppnå målsettingen om å kunne søke på tvers i museenes samlinger med positiv troverdighet for søkeresultatet. Krav til harmonisering og felles standard for dokumentasjon innebærer at det er nødvendig å gå gjennom og kvalitetssikre allerede dataregistrerte gjenstander. Dette har under pilotperioden blitt forsøkt gjennomført parallelt med flytteprosessen. 1.1 rammer og forutsetninger I utgangspunktet var det et sterkt ønske i Museumssenterets styre om å starte gjenstandinnflyttingen høsten Våren 2005 ble det fattet beslutning om å utsette flyttetidspunktet til Dels skyldes dette at ferdigstillelsen av ombyggingsarbeidene tok lenger tid enn opprinnelig antatt, dels skyldes det erkjennelsen av at det ikke ville være faglig forsvarlig å starte innflytting uten at gasser mv. fra maling o.a. 10

11 pilotflytting 2006 knyttet til byggearbeidene hadde fått tid til å lufte seg ut, og endelig skyldes det at man ikke hadde påbegynt prosessen med innredning av magasinene. Arbeid med magasininnredning startet høsten 2005 og ble gjennomført med bistand fra museene gjennom gjenstandsgruppa 1. Den delen av magasininnredningen det fantes investeringsmidler til å dekke ble bestilt våren 2006 og innredningen i om lag en tredel av magasinene sto ferdig sommeren Valg av hvilke arealer som skulle prioriteres for innredning i første omgang ble gjort i samråd med senterets styre etter anbefaling fra gjenstandsgruppa. Tidlig i planprosessen utkrystalliserte det seg en idé om at det ville være et godt grep å forsøke å flytte samme type gjenstander i én flytting. Behovet for å få tømt et dårlig magasin i Fylkesmuseet gjorde at valget falt på møbler. De første flytteukene ble dermed planlagt for å flytte store mengder ensartede gjenstander fra to av museene, Larvik og Fylkesmuseet. Da behovene var annerledes i Sandefjordmuseene, ble det tidlig besluttet at man der skulle følge en strategi med å tømme rom for rom, uavhengig av hvilke type gjenstander som var der. Valg av hvilke gjenstandstyper som kunne overføres ble også delvis styrt av hvilke magasinarealer som var innredet. 1.2 forholdet til LIMA Utviklingen av logistikksystemet ble påbegynt våren 2006 etter at det i januar ble klart at prosjektet fikk økonomisk støtte fra ABM-utvikling. Vestfold fylkeskommune ga tilsagn i desember 2005 i tillegg til at Telemark museum har bidratt økonomisk. Utvikling av LIMA-systemet er ikke en del av selve pilotflyttingsprosjektet, og hører som prosjekt ikke hjemme i denne evalueringen. Samtidig var utprøving av LIMA-systemet ett av hovedmålene for flytteprosjektet da det kun gjennom å prøve systemet ut i praksis vil være mulig å utvikle optimale løsninger for våre behov. 1. Gjenstandsgruppa ble opprettet høsten 2005 og har bestått av gjenstandsansvarlige i de fire museene i tillegg til MuVe-ansatte. 11

12

13 2 målsettinger Målsettingene for pilotinnflyttingen var delt i tre. For det første var det et ønske om å komme i gang med den praktiske prosessen slik at det kunne høstes reelle erfaringer som kan benyttes for senere planlegging. Videre var det et mål å prøve ut rutiner og systemer vi hadde diskutert oss fram til i arbeidsgruppene, særlig i gjenstandsgruppa. En spesiell utfordring var å drive en omfattende flytteprosess parallelt med at system og rutiner for logistikk skulle utvikles og modifiseres. Og endelig ble det satt noen kvalitative og kvantitative mål for prosessen. Av kvalitative mål nevnes at alle gjenstander som skal overføres til MuVe skal være dokumentert på minimumsnivå i Primus før de kan meldes til flytting, og at det skulle legges arbeid i å harmonisere begrep brukt i betegnelsesfeltet. Kvantitativ målsetting var å overføre i gjennomsnitt 250 gjenstander per uke, eller 4000 for perioden som helhet. Det er viktig å merke seg at både utgangspunkt og målsettinger gir uttrykk for at det i første rekke var selve flytteprosessen som var målet for uttesting. MuVes interne rutiner, ressurser og logistikk for den videre innlemmelsesprosess var ikke kjernen i målsettingene. Kompetanseheving har ikke vært et uttrykt mål for pilotprosessen, men har vist seg både å være en forutsetning på noen områder og en effekt på andre. Kompetanseheving har dels skjedd gjennom rekruttering av medarbeidere med kompetanse (jf. innlednin- 13

14 Flytterapport gen), gjennom kompetansehevende tiltak som utgivelse av Minimal manual og gjennom diskusjoner og erfaringer med registrering og dokumentasjon. Kompetanseheving har skjedd både i MuVe og ute i museene, jf også 7.3 kompetanse på side høsting av erfaringer Ingen av museene hadde i utgangspunktet erfaringer med større overføring av samlinger. I tillegg var vi klar over at samlingene i varierende grad, og med varierende kvalitet, var dokumentert på forhånd. Erfaringsinnhøsting har vært konsentrert om følgende områder Valg av metode Praktisk gjennomføring Krav til dokumentasjon / registrering; konsekvenser Erfaring med ressursbruk En hovedoppsummering er at gjennomføringen av pilotprosjektet på alle disse områdene har ført til justeringer og / eller omfattende omkalfatringer i forhold til det vi antok da flyttingen startet. I et slikt perspektiv oppsummeres prosjektperioden som vellykket da den i vesentlig grad har bidratt til å justere utgangspunkt og planleggingsparametere for senere flyttinger. Videre er det en viktig oppsummering at ressursmangel er det største hinderet for å kunne drive arbeidet med overføring og dokumentasjon av gjenstander som en planmessig prosess. For å kunne sette av tilstrekkelige ressurser er det nødvendig enten å skaffe midler eller gjøre omprioriteringer i museenes arbeid i perioden flytting pågår. 2.2 utprøving Utprøving har primært vært knyttet til uttesting av logistikksystemet. Ved oppstart av pilotflyttingen var det etablert et regime som inneholdt Krav til minimumsregistrering i Primus System for melding og overføring av data til LIMA Første versjon av flyttemapper System for kvittering ved mottak Arbeid med videre flyt, logistikk og kvalitetssikring var verken påbegynt eller gjennomtenkt systemmessig. 14

15 pilotflytting 2006 En hovedutfordring har, som tidligere nevnt, vært å kombinere systemutvikling med en flytteprosess i høyt tempo. For alle deltakere i prosessen har det blitt en bratt læringskurve, og den enkelte har fått prøvd ut sine evner til fleksibilitet og løpende nyorientering. En systematisk svakhet ved arbeidsmåten er at det ikke har blitt laget løpende dokumentasjon av systemer og rutiner da disse har endret seg fortløpende. Dette gjør systemet sårbart for menneskelig og systemmessig svikt, men har blitt akseptert som en del av en uttestingsperiode. Fra våren 2007, når vi regner med at systemutviklingsperioden er avsluttet, vil det legges vekt på å utarbeide dokumentasjon fram mot sommeren Slik dette har framstått under pilotperioden kan det karakteriseres som en kalkulert risiko i forhold til prosjektets målsettinger og innhold. En hovederfaring fra uttestingsperioden er at vi undervurderte betydningen av å ha klare retningslinjer for vurdering av den enkelte gjenstand i forhold til registreringsnivå eller objekttype. Isolert sett kan det synes som det ikke representerer noe problem om man eksempelvis kaller noe for en gruppe eller et komplekst objekt. Imidlertid får dette store konsekvenser i forhold til videre håndtering når det gjelder både digitalisering og magasinering. Vi har derfor både måttet harmonisere de ulike museenes måte å registrere på samtidig som det har vært ført en langvarig diskusjon om innholdet i de ulike registreringsnivåene. Ved pilotprosjektets avslutning har man definert seks ulike registreringsnivåer eller objekttyper, se også registreringsnivå/ objekttyper på side 26. En annen viktig erfaring er at det finnes en til dels betydelig diskrepans mellom hvordan museene tradisjonelt har dokumentert sine samlinger på kort, og de regler som etableres når man dokumenterer samme gjenstand i en strukturert database. I praksis innebærer dette at det i en rekke tilfeller har vært nødvendig å redokumentere gjenstander, inkludert nye museumsnumre. Ved pilotflytteprosjektets avslutning gjenstår det å gå tilbake og omregistrere og merke om gjenstander som ble innlemmet tidlig i prosessen og som derfor ikke er registrert i overensstemmelse med nåværende retningslinjer. I tillegg er det behov for et videre arbeid med å gi de enkelte objekttypene en klarere avgrensning og definisjon slik at både retningslinjer for og praksis m.h.t. registrering og dokumentasjon blir mest mulig tydelig og enhetlig. 15

16

17 pilotflytting kvantitative og kvalitative mål Kvalitative mål har vært knyttet til krav om registrering og minimumsdokumentasjon før gjenstander kan meldes til flytting. Definisjonen av minimumsregistrering er at det må være tilstrekkelig informasjon til at enhver gjenstand skal kunne identifiseres entydig. Minimumsregistrering behandles nærmere i punkt 5.3 dokumentasjon / minimumsregistrering på side 25. I utgangspunktet var situasjonen svært forskjellig i de ulike museene m.h.t. i hvilken grad kataloger var lagt inn i datasystemer, med hvilket omfang av opplysninger og med hvilken kvalitet. Dette fordret til dels ulike strategier for hvert av de fire museene, og det ble sommeren 2006 fattet beslutning om å skanne inn de tradisjonelle museumskortene. Dette har bakgrunn i at tilgang til en digital versjon kan være en hjelp under minimumsregistreringen dersom gjenstandene ikke var registrert i en elektronisk katalog tidligere. I tillegg vil det å kople kortene til datapostene i svært mange tilfeller gi utfyllende informasjon i forhold til minstekravene som har blitt stilt til dokumentasjon. Innskanning av kort har vært en prosess som fortsetter i Kvantitative mål har vært knyttet til antall gjenstander som skulle flyttes i løpet av pilotperioden. Dette ble brutt ned til gjennomsnittstall både per uke og per museum. Målsettingen var 250 per uke eller 1000 fra hvert museum i løpet av perioden, det vil si 4000 gjenstander. Ved periodens slutt var følgende oppnådd: 17

18 Flytterapport Uke x 50 Sum NJM BMF LM HL SFM HS SA SSJ VF VF Som det går fram av tabellen ble målene oppnådd i forhold til de rent kvantitative målsettingene. Imidlertid er det svært varierende resultater mellom de enkelte museene. Det er viktig å være klar over at mål knyttet til gjenstandsbegrepet ikke er entydig. Det er store og små gjenstander, noen tar lang tid i rengjøring mens andre går raskt, noen gjenstander er komplekse mens andre er ett enkelt objekt. Noen hovederfaringer: Ikke flytt mer enn 500 enkeltgjenstander på én uke uansett kategori eller volum Ut fra frysekapasitet kan vi motta 26 m³ per uke. Dette forutsetter ressurser for videre håndtering som ikke er prøvd ut det anbefales ikke å fylle opp med så store volum per uke Ikke flytt bare store gjenstander, eksempelvis møbler, i én flytting, det skaper problemer ut fra den fysiske plassen vi har i mottaksarealene Flytting etter gjenstandskategori er, med noen modifikasjoner, forlatt som strategi, flytting av blandede objekttyper har vist seg å være en mer vellykket strategi på mottakssiden Ha tilstrekkelige ressurser til videre håndtering, rengjøring, digitalisering, tilstandsregistrering og magasinering tilgjengelig slik at det ikke oppstår køer Legg inn kvalitetskontroll m.h.t. dokumentasjon og registrering på forhånd, spesielt viktig for objekttype (Primus registreringsnivå). Endelige kvalitetskontrollrutiner må legges til MuVe 18

19 pilotflytting 2006 Det er ikke mulig å gjennomføre flytting som en løpende aktivitet uten at det tilføres ressurser i museene og i MuVe, eller at ressurser frigjøres ved omprioritering av oppgaver Kvantitative målsettinger for en permanent flytteprosess bør justeres ned mot 200 per uke, det vil si med 20 % i forhold til målsettingene under pilotperioden Legg opp til noen uker hvert år hvor det ikke flyttes slik at man får mulighet til å ta restanser / problemer som dukker opp i den løpende prosessen. En realistisk målsetting per år vil være åtte til åtte tusen fem hundregjenstander samlet eller drøyt to tusen fra hvert museum per år, forutsatt at det er satt av øremerkede ressurser til prosessen i museene så vel som i MuVe. En viktig erfaring er å ikke presse grensene for hva som overføres per uke. Uke 45, hvor det ble overført til dels svakt eller helt udokumenterte gjenstander, fikk store konsekvenser for hele den videre prosessen. De viktigste feilene som ble gjort i den forbindelse var knyttet til for svakt forarbeid. Vi hadde ikke oversikt verken over totalt omfang av gjenstander eller dokumentasjonsgraden. 19

20

21 pilotflytting gjennomføring Grenseoppgangen mellom MuVe og museene har blitt tydeligere gjennom prosessen, og innholdet i museenes forarbeid har blitt presisert og konkretisert i løpet av pilotprosjektet. I all hovedsak kan vi oppsummere at museene har fått et større ansvar for egne gjenstander enn det som var planlagt. Dette skyldes i hovedsak tre forhold. MuVe har under pilotperioden ikke hatt tilstrekkelige ressurser til å oppfylle sin del av brukeravtalen mellom institusjonen og museene når det gjelder innlemmelse i magasin Det reelle innholdet i hvilke arbeidsoperasjoner og prosedyrer som skal gjennomføres, og hvilke krav som stilles, har først blitt konkret gjennom faktisk arbeid Det har vært ulike forventninger og ståsteder i forhold til prosessen, ikke minst i hva angår ansvarsforhold. Generelt kan ansvarsfordelingen mellom museene og MuVe oppsummeres til at museene har ansvar for den faglige dokumentasjonen av objektene. Dette omfatter tildeling av entydig museumsnummer, beskrivelse av proveniens, opphav, tidligere eierskap og bruk, faglig og kulturhistorisk kontekstinformasjon samt all annen informasjon som kan tenkes å ha betydning for gjenstandens historiske dokumentasjon i vid forstand. MuVe på sin side har ansvar for drift og vedlikehold at databaseløsninger, for kvalitetssikring av overgripende informasjon inkludert all informasjon knyttet til autoritetsregistre, bruk av betegnelser og valg av objekttype, og for all informasjon knyttet til 21

22 Flytterapport forebyggende konservering, logistikk, magasinering, digitalisering og tilstandsvurdering inkludert vurdering av behov for tiltak. 4.1 organisering Etter råd fra andre som har gjennomført større flyttinger, inkludert forebyggende konservering, besluttet vi å ha én flyttedag per uke. Av praktiske årsaker ble tirsdag valgt, noe som ser ut til å ha fungert greit. Mandag anbefales ikke da denne dagen stort sett har blitt brukt ute i museene til å klargjøre, pakke og finne fram det som skal flyttes påfølgende dag. Med ett unntak, uke 37, var det tilstrekkelig å kjøre flyttebiler én dag per uke. I utgangspunktet tok ikke organiseringen av arbeidet høyde for hvor i prosessen det ville oppstå flaskehalser og problemer. Dette skyldes dels mangel på erfaring med omfattende flytteprosesser, og dels uklare grenselinjer i ansvarsforholdet mellom museene på den ene siden og MuVe på den andre. Mest dramatiske konsekvenser fikk svakheten i organisering og manglende retningslinjer for oppgavefordeling på de første flytteukene. I kombinasjon med at det de to første ukene i all hovedsak ble flyttet store volumer (møbler) uten at tilstrekkelige hjelpemidler eller ressurser var til stede i MuVe, oppsto det problemer og det ble valgt ad hoc-løsninger som etter avsluttet pilotperiode opptrer som restanser i systemet. Hovedprinsippet var å fordele uke for uke med en blanding av alle museene gjennom perioden. At det i praksis ble slik at ett av museene kom helt på slutten skyldes tilfeldigheter og pragmatisme snarere enn prinsippet. Organiseringen av prosessen reiser en rekke problemstillinger som til en viss grad henger sammen med mangel på erfaring og uforutsette problemer samtidig som det er noe mer generell erfaringsoppsummering som også bør gjøres. Et alternativ til valg av metode er å konsentrere innsatsen mer om ett museum / én samling i en lengre periode, eksempelvis tre eller fire måneder om gangen. 22

23 pilotflytting forarbeid i museene Med bakgrunn i grenseoppgangen for ansvar beskrevet over, har museenes arbeid i all hovedsak vært knyttet til utvalg av gjenstander for overføring identifikasjon dokumentasjon / minimumsregistrering flyttemelding fysisk håndtering av gjenstander hva enten de skal overføres eller ikke 5.1 utvalg En hovederfaring er at valg av gjenstander som skal flyttes må skje i god tid før selve overføringen fordi det er knyttet forarbeid til prosessen både i museene og i MuVe. I utgangspunktet var det litt ulike kriterier for hva som ble prioritert. Det ser ut til å ha vært i hovedsak to kriterier som har vært utslagsgivende: Museet trengte å frigjøre arealene, for eksempel arealer på Fylkesmuseet som de ønsket å bruke til andre ting, Herregården i Larvik som må tømmes på grunn av en forestående NIKU-undersøkelse og kjelleren under Hvalfangsmuseet som museet ønsket å bruke til publikumsformål. 23

24 Flytterapport Bevaringsforholdene var svært dårlige. For eksempel møbelmagasinet til Fylkesmuseet og magasinet i kjelleren til Sjøfartsmuseet i Sandefjord. I tillegg er det ett av museene som prioriterte overføring av gjenstander ut fra bevaringsmessig verdi. For øvrig har det ikke vært noen prosess som reelt har vurdert bevaringsverdien kontra kostnader eller prioritering av begrenset magasinkapasitet i forbindelse med pilotflyttingen. Rent unntaksvis har enkeltgjenstander blitt vurdert til ikke å skulle flyttes. Overføringsprosessen har ikke blitt kombinert med en strategi for avhending. En konsekvens av at det i liten grad har blitt foretatt en reell vurdering av langsiktig bevaringsverdi i hvert enkelt tilfelle er at det på et senere tidspunkt må gjøres en vurdering av materiale som allerede er flyttet. Kriterier for en slik vurdering er ikke utarbeidet, men det er en målsetting å arbeide med slike spørsmål framover. Av blant annet ressursmessige grunner vil arbeidet med en bevaringsplan trolig ikke kunne starte før arbeidet med en innsamlingsplan er avsluttet. Manglende magasininnredning gjør at det ikke har vært mulig å ta mot alle gjenstandskategorier, spesielt kritisk er dette for fotografi. Manglende innredning fører også til at gjenstander har blitt satt i magasin 125 som burde vært i 201 eller 208, med andre ord kumuleres det opp ekstraarbeid for MuVe da vi trolig vil måtte gjøre større omflyttinger og remerking når magasinene er fullinnredet etter planen og kapasiteten kan utnyttes som forutsatt. 5.2 identifikasjon I hovedsak har museene tømt rom for rom, uavhengig av hvilke gjenstandskategorier som har vært oppbevart i det aktuelle rommet. Et unntak er Nord-Jarlsbergmuseene/Berger museums pilotflytting som konsentrerte seg tekstiler og tekstilprøver. Et annet unntak er Fylkesmuseet som i større grad enn øvrige museer har hatt magasin med innhold definert etter gjenstandskategori fra før, for eksempel møbelmagasin og tekstilmagasin. Forutsetningene for identifikasjon har variert mellom de ulike museene. I utgangspunktet var alle registerringer fra Larvik museum overført til Primus, ingen fra Vestfold fylkesmuseum og ingen fra Sandefjordmuseene. Sandefjordmuseene hadde en Regimusbase fra før, men denne var beheftet med så store tekniske problemer at den ikke var konvertert. Imidlertid ble det utviklet en applikasjon som kunne overføre poster fra gammel database til Primus etter oppsatte lister over museumsnummer. Dersom det har vært en Primuspost i utgangspunktet vil prosessen være å, med utgangspunkt i museumsnummer, merke gjenstanden med at den skal flyttes i Pri- 24

25 pilotflytting 2006 mus statusfelt. Det er ønskelig med tilgang til bærbar PC med nødvendig programvare i magasin eller aktuelt rom slik at identifikasjon av gjenstander kan skje mot datasystemet. Dette har ikke vært tilfelle eller praksis under pilotflyttingen, noe som har ført til mye ekstraarbeid ute i museene ved at manuelle eller semimanuelle oversikter senere må sjekkes mot datasystemet. Dersom gjenstanden ikke er registrert tidligere må den settes til side og få en minimumsregistrering før den kan overføres til MuVe. Dette har vært tilfelle for en rekke enkeltgjenstander ved ett av museene, mens to av museene ikke har hatt tidligere dataregistreringer å ta utgangspunkt i. I denne sitasjonen har det vist seg å være en god løsning å flytte alle gjenstandene fra aktuelt magasin til arealer hvor det er mulig å arbeide, det vil si hvor det er plass, lys og tilgang til dataforbindelse. Samtidig legger denne arbeidsmåten beslag på relativt store arealer som fylles opp med gjenstander som (trolig) skal flyttes. En viktig effekt av arbeidsmåten under pilotflyttingen har vært at muggangrepne gjenstander fra ett magasin ble flyttet fram til tørrere lokaler flere måneder før de skulle overføres til MuVe. Aktiv muggdannelse ble dermed i mange tilfeller stanset før gjenstanden ble overført, og behovet for muggkarantene i MuVe avtok noe i forhold til hva som ellers ville vært situasjonen. Utvelgelse av gjenstander har med ett unntak i liten grad vært en aktiv prosess hvor gjenstandenes betydning i et langsiktig bevaringsperspektiv har vært viktigste kriterium for overføring, enn si har hatt særlig betydning for beslutning om overføring i det hele tatt. Det siste momentet i forhold til utvalg er at det er en rekke gjenstandskategorier MuVe ikke kan motta fordi vi mangler magasininnredning som ivaretar gjenstandenes behov. Slike gjenstander må sorteres til side ute i museene og ikke meldes til flytting. 5.3 dokumentasjon / minimumsregistrering I forkant av flytteprosjektet drøftet vi en standard for minimumsregistrering av gjenstander som skal overføres til MuVe. Hovedfunksjonen er at hver enkelt gjenstand som overføres entydig kan identifiseres. Opplysninger som alltid skal være lagt inn i Primus er: Museumsnummer Registreringsnivå Samlingstilhørighet Betegnelse 25

26 Flytterapport museumsnummer Et utgangspunkt for identifikasjon er gjenstandenes museumsnummer. En gjennomgang viste at det var litt ulike standarder for bruk av punktum, bindestrek og ledende nuller i dataregistrene. Det var også enkelte dublettproblemer som dels kunne tilbakeføres til slike forhold. Det var enighet om at museumsnumrene skulle danne utgangspunkt for identifikasjon, og alle numre skal ha formen <museum>-<samling>-<løpenummer>/<objektkategori> for eksempel LM-HL-00001/G hvor LM står for Larvik Museum, HL står for Herregården (i Larvik), er løpenummer og G er objektkategori Gjenstand. Konvertering fra tidligere brukt museumsnummer skjer automatisk, og tidligere nummer legges i Primus felt for alternativt nummer registreringsnivå/objekttyper Begrepet er hentet fra Primus feltbetegnelse. Slik dette brukes i MuVe er det snarere snakk om objekttype heller enn registreringsnivå. Ved oppstarten av pilotflyttingen var tenkingen omkring ulike objekttyper kommet kort, og vi hadde ikke oversikt over konsekvensene av valg på dette nivået. Prosjektet startet derfor ut med å i hovedsak godta det enkelte museums praksis på området. Unntaket var objekttype Design som ble besluttet våren 2006, og som lå til grunn for registreringen av samlingen på Berger museum. Slik praksis nå er utviklet er det to hovedklasser av objekter: Fysiske objekter og beskrivende objekter. Forskjellen mellom disse er lett å gjennomskue: Fysiske objekter representerer materielle gjenstander, mens beskrivende objekter er abstrakte objekter uten noen entydig fysisk representasjon. 26

27 pilotflytting 2006 For nærmere beskrivelse av objekttyper vises det til vedlegg 2. For alle objekttyper gjelder at de har flere anvendelser, de kan både brukes til å beskrive egenskaper og tilstander og de kan brukes til å beskrive regler for håndtering. Konsekvensene av valg på objekttypenivå går fram av tabellen under. Objekttype / hendelser Kan ha følgende medlemmer Skal meldes til MuVe Skal ha flyttemappe Skal ha digitale opptak Skal ha egen strekkode Skal ha plasseringskode Enkeltgjenstand - Ja Ja Ja Ja Ja Enkeltdel - Nei Nei Nei Ja/nei Ja Gruppering Alle typer Nei Nei Nei Nei Nei objekter Funksjonell gruppe Enkeltgjenstander Nei Nei Ja Nei Nei Komplekst objekt Enkeltdeler Ja Ja Ja Ja Ja Design Tegninger, tekstilprøver, tekstilprodukter Nei Nei Nei Nei Nei 5.4 flyttemelding Når et objekt er registrert i Primus kan museet melde det til flytting ved å benytte Primus statusfelt og her gi posten status 10. Informasjon vil automatisk overføres til LIMA og danne grunnlag for en flyttemelding. I tillegg til minimumsregistrert informasjon fra Primus legges det inn følgende: Ønsket flytteuke angis med ukenummer Tidligere konserveringsmessige tiltak (hvis kjent) Hvilket klima har gjenstanden vært oppbevart i før flytting og hvor lenge Eventuelle klausuler Er gjenstanden varig merket Er det registrert personnavn, stedsnavn eller skipsnavn på kortet Behov for ekstra digitale opptak kan merkes Dersom det finnes tilstandsvurdering i Primus overføres også dette feltet til flyttemappa. 27

28 Flytterapport Når liste for den enkelte uke er gått gjennom i MuVe får museene en bekreftelse på flytteuke, eventuelt avslag på flytting av gjenstanden i ønsket uke med en begrunnelse. Status endres til 15 og museene kan ikke lenger endre status tilbake til 10 uten etter avtale med MuVe. For den enkelte uke produseres flyttemapper. Det har stor betydning at gjenstandene er korrekt registrert; grupper skal ikke ha en felles mappe, komplekse objekter skal ha én mappe, men strekkoder for hver del etc., jf tabell over. I tillegg til flyttemappene, som sendes til museene som filer for lokal utskrift, produseres en samlet kjørelise for aktuell uke basert på museumsnumrene, og det produseres strekkoder for aktuell (kommende) uke. Dette gjøres foreløpig i MuVe da det enkelte museum ikke har nød vendig utstyr til å gjøre dette lokalt. Flyttemappene har vært under løpende revisjon gjennom hele pilotinnflyttingsperioden. Ved avslutning hadde de utforming slik det går fram av vedlegg 4. Løpende endringer i mappenes utforming så vel som innhold har ført til at det har vært behov for en vedvarende opplæringsprosess i systemet for både museumsansatte og MuVes eget personale. Parallelt med dette har det ikke vært dokumentasjon å ta utgangspunkt i slik at det gjennom hele prosessen har vært behov for tett kontakt og dialog mellom de involverte ute i museene og MuVe. Det legges inn en god del tilleggsinformasjon ute i museene i forhold til det som er definert som minimumsregistrering i Primus. Informasjonen er søkt parameterisert så langt råd er: aktuelle oppbevaringsrom er registrert med klima, det velges fra liste uten at man trenger å registrere grunnlagsinformasjonen flere ganger. Dersom alle gjenstander som skal med i flyttingen har hatt felles oppbevaringssted, kan meldingen gjøres én gang for alle gjenstandene. Tidligere konserveringsmessige tiltak er ja/ nei/vet ikke hvis ja velges det fra liste, med mulighet for å velge annet. En viktig erfaring gjennom pilotflyttingen er at arbeidet med registrering og melding i museene må ligge i forkant slik at MuVe får tid til å sjekke og kvalitetssikre tilbakemeldingen til museene hva aksepteres i aktuell uke og at museene får tid til å legge inn all relevant informasjon før gjenstandene overføres til MuVe. Det optimale ser ut til å være at all flyttemelding fra museet er ferdig senest 11 dager før aktuell flytting og at kvittering tilbake fra MuVe kommer senest én uke før aktuell flytting. Det representerer et ikke ubetydelig merarbeid for museene å registrere slik det framgår av beskrivelsen over. På den annen side gir informasjonen grunnlagsdata for logistisk så vel som kvalitativ håndtering av den enkelte gjenstand. Resultatet etter pilotinnflyttingen er en fordeling etter objekttype som vist under 1 1. Det er viktig å merke seg at det som i andre sammenhenger kan regnes som én enkeltgjenstand, her kan opptre i flere grupper. Summen av brukte objekttyper tilsvarer med andre ord ikke antall fysiske gjenstander. 28

29 pilotflytting 2006 Design 389 Enkeltdel 1799 Enkeltgjenstand 4452 Funksjonell gruppe 219 Gruppering 408 Komplekst objekt 560 Det har blitt brukt mye ressurser i forståelsen av reglene for håndtering av de ulike objekttypene. En konsekvens av at systematikken ikke var ferdig utviklet da flyttingen startet opp, har vært både praktiske problemer ved håndteringen av gjenstander i MuVe, og merarbeid ved at allerede registrerte gjenstander må tas opp og endres. Endelig har det skapt en restanseliste over aksepterte, flyttede og magasinerte objekter vi må gå tilbake og endre fysisk merking og registrering av i etterkant av pilotflyttingen. 5.5 fysisk håndtering Den fysiske håndteringen av gjenstander tar tid og ressurser. Det er ofte dårlig plass, det kan være tunge gjenstander som skal fram fra lokaler uten heis eller ved hjelp av løfteanordninger osv. I tillegg har det også til tider vært svært skitne gjenstander slik at summen av arbeidsmiljøbelastning for de ansatte i museene har blitt høy. Videre flytteprosesser bør søke å gjennomføre bruk av verneutstyr, adekvate løfte- og transporthjelpemidler samt ekstra ressurser til å bære / flytte fram gjenstander. Pakking av gjenstander for transport er en del av den fysiske håndteringen ute i museene. Det har ofte vært trangt og vanskelige arbeidsforhold i denne delen av prosessen. Deler av arbeidet har blitt utført som dugnadsarbeid for ansatte i museene, noe som har vært positivt for fellesskap og eierskap til prosessen i det enkelte museum. Samtidig har det til tider vært et problem at det har vært mange medarbeidere uten erfaring med håndtering av gjenstander som har deltatt i prosessen, og at den som har vært ansvarlig for flytteprosessen ikke har klart å holde oversikten, noe som har ført til at feil gjenstander har blitt sendt på flyttebil, at gjenstander i dårlig fysisk forfatning ikke har REGLER VED TRANSPORT Ved transport fra museet til MuVe, pakkes de gjenstandene som er følsomme for støt, inn i bølgepapp eller bobleplast, helst begge deler, da med pappen innerst. Mellom stolseter kan det legges papp. Fyll kister og lignende med innpakkede smågjenstander, gjerne i mindre pappesker, som det er lett å sette i og ta ut. Spesiell omsorg gis glass og speil. Sarte løveføtter på kommoder og sofaer, og skarpe hjørner på finere møbler bør gis beskyttelse med papp eller plast. (Bobleplasten skal fjernes fortest mulig etter frysing og opptining. Plasten hører kun til transporten, ikke til oppbevaring. Spesielt ikke etter frysingen, som gjør at bløtgjøreren i plasten kryper ut. Den kan da sette seg på gjenstanden.) 29

30 Flytterapport fått riktig håndtering og /eller emballering, at det ikke har blitt dokumentert hvilke gjenstander som faktisk er sendt m.v. Enkelte museer har tatt hensyn til videre behandling i MuVe allerede ved pakking og klargjøring ut i museet. Dette er arbeidsbesparende ved mottak i MuVe, men forutsetter at museene har kunnskap bl.a. om hvilket materiale som skal fryses og hvilket som ikke skal fryses slik at disse pakkes og merkes hver for seg. I forkant av at pilotflyttingen startet hadde MuVe fått tillatelse fra Malmö museum til å oversette og distribuere Minimal manual som gir råd og tips for behandling av ulike gjenstandskategorier. Denne ble delt ut i et begrenset antall til museene for å heve kompetansen på gjenstandshåndtering ute i museene. I og med at arbeidet involverer mange flere museumsansatte enn de som til daglig håndterer gjenstander, ble et slikt tiltak vurdert som et viktig hjelpemiddel. Det har også, for noen museer, vært behov for nødrengjøring av gjenstander som har stått under svært dårlige forhold og er fulle av skitt, støv og, i noen tilfeller, også muggsporer. Dette bør gjøres i magasin, før gjenstandene flyttes på i det hele tatt slik at skadelige stoffer ikke sprer seg i øvrige arealer. Under slik nødrengjøring brukes støvsuger med lav sugestyre og HEPA-filter i tillegg til at de som utfører arbeidet benytter nødvendig verneutstyr. Under pilotperioden har det vært større behov for nødrengjøring og muggsanering enn antatt. En viktig erfaring er at den fysiske håndteringen av gjenstander ute i museene er en ressurskrevende del av arbeidet. Selv om kvaliteten har blitt høyere og tidsbruken har gått ned etter hvert som vi har fått erfaring med prosessen, er det fortsatt et stort potensial for å bedre rutiner, kompetanse og fysiske forhold rundt denne delen av prosessen. Dette vil på sikt kunne føre til en bedre håndtering av gjenstandene med færre delprosesser hvor de må løftes på, bæres eller undersøkes, det vil si at gjenstandene ikke utsettes for mer håndtering enn det som er nødvendig. Optimalisering av det forberedende flyttearbeidet ute i museene, hvor man ser fysisk håndtering og utvalg, identifikasjon og dokumentasjon i sammenheng ved rutineutviklingen, vil være en aktivitet framover. Rutinene vil imidlertid variere mellom museene da forholdene og utfordringene er forskjellige. 30

31 pilotflytting prosess i MuVe En viktig del av MuVes virksomhet er å forestå preventiv konservering av gjenstander. Preventiv konservering betyr ordrett forebyggende bevaring, og det som forebygges er en ytterligere nedbrytning av naturlig forgjengelig materiale. Det vil si at forebyggende konservering har som formål å bremse den alltid pågående nedbrytingen med dertil egnede metoder. Vi skiller mellom forebyggende og aktiv konservering. Aktiv konservering kan omfatte eksempelvis våtrengjøring av skitne tekstiler, pålimning av en brukket tredel, forsterkning av en bokside med rispapir, retusjering på et avskallet maleri eller rustbeskyttelse av jern etter rengjøring, altså et direkte inngrep i gjenstandens fysiske status. Den preventive konserveringen tar seg av omgivelsene og sørger blant annet for at temperatur, luftfuktighet og lys ligger på nivåer tilpasset den enkelte materialekategori. I tillegg er måten vi håndterer gjenstander på, 31

32 Flytterapport bæring og løfting, bruk av hansker, emballering under transport og i magasin, en del av den totale forebyggende konserveringen. Innflytting av gjenstander i MuVe består av en rekke enkeltprosesser og hendelser som er fortsettelse av prosessene beskrevet i punkt 5. Enkeltprosessen en gjenstand skal gjennom ved innlemmelse i magasin fra den løftes av transportbil til den står på hyller er Mottak Rengjøring Tilstandsvurdering Digitalisering Eventuell mellomlagring / karantene Emballering Magasinering Det logistiske systemet hviler på at det i forkant av en overføring av gjenstander finnes en kjøreliste hvor alt som skal overføres aktuell uke er identifisert med museumsnummer og betegnelse, også presisert betegnelse dersom dette er brukt. Kjøreliste genereres på grunnlag av hva som er bekreftet overført til MuVe i aktuell uke, teknikken for å gjøre dette er endring av statuskodefeltet i Primus. Det foreligger også flyttemapper i forkant av at den faktiske gjenstandsoverføring skjer (jf punkt 5.4 flyttemelding på side 27). Flyttemappene har i pilotperioden eksistert i fire ulike versjoner med svært varierende omfang. Ved prosjektets avslutning dekket data fra flyttemappa to sider, ved oppstart dekket den sju A4-sider. Forholdet mellom mappe og objekttype er beskrevet i 5.3 dokumentasjon / minimumsregistrering på side 25, her går også konsekvensene av objekttypevalg i forhold til eksistens av flyttemappe fram. Under pilotflyttingen har mye av kontrollen av at det var rett gjenstand som ble satt på bil og at alle gjenstandene som skulle på bil kom med langt på vei vært en manuell prosess. Vi begynte med lister som ble krysset av ute i museet og i MuVe slik at vi kunne oppdage om noe manglet, eller om noe var blitt sendt som ikke var meldt til flytting. I denne perioden ble flyttemappene fysisk produsert ved MuVe og festet på gjenstanden i forbindelse med rengjøring. Når vi kom til gjenstander det ikke fantes mappe til, ble den satt til side. Dersom vi hadde mappe vi ikke fant gjenstander til, ble disse etterlyst. I løpet av pilotperioden endret praksis seg slik at mapper på slutten av perioden ble kjørt ut lokalt ved det enkelte museum og festet på gjenstandene når de ble klargjort 32

33 pilotflytting 2006 for transport. Gjenstander som ikke hadde mapper skulle dermed ikke flyttes, og det ble en enklere prosess å kontrollere hva som ble overført ute i museene. Gjennom pilotflyttingen har kunnskapen om hvilke prosesser gjenstandene skal gjennom, og evnen til å håndtere disse, økt hos ansatte i MuVe så vel som hos ansatte i museene som har deltatt i arbeidet. Ressursbruken i form av arbeidstid har gått dramatisk ned i denne delen av prosessen og den faktiske håndteringen av gjenstandene, inkludert hvor man løfter og hvordan man bærer, har blitt bedre slik at gjenstandene utsettes for så få påkjenninger som mulig. I pilotperioden har ansatte i museene deltatt tungt i prosessene i MuVe så vel som i prosessene ute i egen institusjon. Den viktigste årsaken til dette er at MuVe ikke er bemannet for å håndtere mottaket ut over de ressurser vi besitter på kompetansesiden; teknisk konservator, fotograf og dokumentasjonskompetanse. Teknisk konservator og fotograf deltar aktivt i prosessene med innlemmelse av gjenstander, men også øvrig personale i MuVe har i pilotperioden bidratt så mye som praktisk mulig. MuVes ressurspersoner er faglig ansvarlig for de ulike delene av prosessene, men det er i stor grad ansatte i museene som har gjort arbeidet. En viktig erfaring gjennom pilotperioden er at det er mye å hente kvalitets- og ressursmessig på å benytte en stabil kjerne av personale til å løse oppgavene. Dette fører til en systematisk og kollektiv kompetanseheving hos de som deltar, samtidig som det befordrer en større følelse av eierskap og ansvar til prosess så vel som resultat. 6.1 mottak NOEN REGLER I MUVE Når gjenstandene kommer til MuVe skal de med få unntak fryses (- 30 C, 3 døgn). For å unngå fuktskader på objektene ved opptining, pakkes de på EU-paller dekket med pallehetter og lukket med PE-tape. Gjenstander man vet kommer til å stå lengre tid etter støvsuging, før de blir digitalisert, bør dekkes med bomullslerret. Gjenstander som gjennomgår muggsanering (= nedtørking), skal være dekket med lerret for å begrense spredningen av muggsporer i rommet. Det faktiske mottak av gjenstander, i form av at det kvitteres for at ansvaret for forvaltning av gjenstanden er overført fra museet til MuVe, ble ved oppstart av pilotflyttingen lagt til selve mottakstidspunktet. Etter kort tid kom vi til at dette tok for lang tid ved mottak og at rutinen ble en effektiv propp i systemet for flyt av gjenstander gjennom prosessen. Kvittering for at forvaltningsansvaret er overført ble, ved slutten av pilotperioden, flyttet helt fram til magasinering. Dette reflekterer først og fremst at det først på dette 33

34 Flytterapport tidspunkt er en reell aksept, helt fram hit kan gjenstander i prinsippet bli avvist og returnert til museene, jf flytdiagram gjengitt i vedlegg 5. Ved mottak blir gjenstandene flyttet av bil og gitt en midlertidig plassering i tilknytning til skittent mottak. Ved pilotprosjektets avslutning blir det ikke på dette punktet registrert hvilke gjenstander som faktisk er kommet med i den aktuelle overføringen. I løpet av våren 2007 vil dette blir registrert ved hjelp av strekkodeleser ved mottak. Dette legges automatisk inn i LIMA og vi vil ha en løpende oversikt over hvilke gjenstander som er overført til enhver tid. De første ukene med mottak var relativt kaotiske og det skortet på materiell så vel som erfaring og personalmessige ressurser. Gjennom arbeidet høsten 2006 er rutiner blitt forbedret, de som deltar i prosessen har fått erfaring og opplæring og forutsetningene for å planlegge mottaket har blitt bedre. Blant annet har vi nå oversikt over hvilken type gjenstander som kommer før de pakkes på bil, og kan planlegge prosesser og arealbruk ut fra dette. Rutiner for bruk av frakker, hansker og verneutstyr under arbeidet har blitt gradvis innarbeidet for de delene av prosessen som involverer behandling av gjenstander. 6.2 dypfrysing De aller fleste gjenstandstyper og materialkategorier blir frosset i minst 72 timer ved minus 30ºC. Blant unntakene er gjenstander av plast, bein og horn. I løpet av prosessen har de fleste museer skilt mellom gjenstander som skal fryses og gjenstander som ikke skal fryses allerede ved pakking ute i museet. Det gjør det mer effektivt å pakke og plaste pallene som skal i fryseren. Det benyttes standard europall og den fylles slik at den blir på rundt én m³. Gjenstandene plastes inn slik at pallen blir en tett enhet før den kjøres i fryseren. Fryserens kapasitet er rundt 13 m³. Dersom det er tvil om en gjenstand bør fryses eller ikke konsulteres teknisk konservator. Når gjenstandene kommer ut av fryseren står de ett døgn med plasten på før de åpnes og videre rengjøring kan starte. 34

35 pilotflytting rengjøring De aller fleste gjenstandskategorier støvsuges forsiktig, rent unntaksvis tørkes de av. Tekstiler gås etter for møllrør og disse nappes ut med pinsett. Det benyttes børster og myke pensler samt støvsuger med lav sugestyrke. Under prosessen med rengjøring av hver enkelt gjenstand blir mappe- og strekkodeinformasjon kontrollert mot fysisk merking på gjenstanden for å sikre identifikasjonen av gjenstanden. Gamle etiketter fjernes som regel og erstattes med syrefrie etiketter med strekkode. I flyttemappene noteres spesielle forhold som skader, tilstand og andre forhold som kan være av betydning. En viktig del av arbeidet er å kontrollere at det er brukt rett objekttype ved registreringen. Dersom det oppdages feil, blir oppretting normalt gjort av ansatte i MuVe som går tilbake til posten og endrer denne før nye strekkoder, og eventuelt også mapper, kjøres ut. Kvittering for at en gjenstand er ferdig rengjort og er klar for overføring til rent mottak har under pilotperioden blitt fysisk markert på mappene ved hjelp av rødt klistremerke eller rød tusj på mappenes forside. Dette ble gjort fordi det har vært mange ulike personer som har deltatt i arbeidet, og det ble vurdert som vesentlig at hver enkelt uten videre kunne se at hver enkelt gjenstand var kvittert ut fra skittent mottak. For øvrig har mappene blitt fylt ut, datert og signert. Gjenstander hvor det er identifisert mugg ved mottak, blir satt i karantene, for tiden i et tomt klimastyrt magasin, for jevnlig inspeksjon av teknisk konservator. I noen tilfeller har det blitt gjort digitale opptak av gjenstanden før den går i karantene, i andre tilfeller er digitaliseringsarbeidet gjort etter karantene, før magasinering. Ved oppstarten av pilotperioden var teknisk konservator inne som veileder på svært mange av objektene. Etter hvert som flere har fått trening både i å bedømme skader, og kunnskap om gjennomføring av rengjøringsprosessen, har teknisk konservator i mindre grad blitt involvert i uproblematiske gjenstander og har kunnet bruke sine ressurser og kompetanse på områder hvor det er større behov for dette. Teknisk konservator blir imidlertid konsultert dersom den som håndterer gjenstanden er i tvil. 35

36 Flytterapport Rengjøring av hvert enkelt objekt er den delen av prosessen som tar lengst tid. Det ser ut til å være fornuftig å bruke dette punktet til også å kontrollere gjenstandens id mot registrert id samt å kontrollere objekttype. Kunnskap og erfaring gjør at tids- og ressursbruken for håndtering av gjenstander har gått ned i løpet av pilotperioden, men det er, og vil være, en rekke enkeltoperasjoner som vanskelig lar seg rasjonalisere i denne delen av arbeidet. I løpet av våren 2007 vil kvittering for overføring fra skittent til rent mottak gjøres ved hjelp av strekkodeavlesing. 6.4 digitalisering Etter kvittering ut fra skittent mottak overføres gjenstandene til rent mottak for digitalisering og eventuell emballering før de magasineres. Etter digitalisering merkes mappene med et blått merke, jf. tilsvarende under 6.3 rengjøring på side 35. Hensikten med digitale dokumentasjonsopptak er flere. Vi ønsker både å ha et digitalt opptak som dokumenterer gjenstanden ved mottak. Det tas alt fra ett til opp til fem eller seks opptak av hver gjenstand, avhengig av størrelse, form og tilstand. Under pilotperioden er det i snitt tatt 2,1 opptak av hver gjenstand. Dersom det er spesielle skader dokumenteres dette, det samme gjelder preg, stempler, påskrifter etc. Spesialopptak kan bestilles av museene før flytting, eller det kan bestilles av teknisk konservator som kan ha oppdaget ikke-dokumenterte forhold under rengjøring. I og med at de digitale opptakene ikke er bilder, men datafiler, ligger det mye informasjon knyttet til det enkelte bildet i denne fila. Blant annet er det lagret data om brukt objektiv, blenderåpning, avstand og eksponeringstid. Det vil derfor være relativt enkelt å etablere en løsning hvor brukere ved behov kan få målsatt gjenstanden etter samme teknikk som når man eksempelvis måler et fosters hodeomkrets på ultralyd. 36

37 pilotflytting digitaliseringsmodul Som en del av LIMA-prosjektet er det i løpet av pilotperioden blitt utviklet en digitaliseringsmodul som baserer seg på valg av gjenstand ut fra en liste med identifikatorer. Hvilke identifikatorer som er med på lista, og som dermed er tilgjengelige for digitalisering, henger sammen med valg på objekttypenivå. Det er etablert en teknisk standard for opptak og lagring av digitale opptak som imøtekommer de fleste behov for gjenbruk. De kan brukes til nettutstillinger, som grunnlag for trykt produksjon og som ren dokumentasjon. Det har blitt lagt vekt på dette fra starten for å sikre at de tilfeller hvor gjenstander må tas ut av magasin for digital redokumentasjon, blir så få som mulig. Det er lagt vekt på å skåne gjenstandene mest mulig samtidig som det er et økonomisk og ressursmessig spørsmål, og det har blitt vurdert slik at det både er enklere og billigere å gjøre prosessen skikkelig én gang framfor å måtte gjøre den flere ganger. Det er etablert et system for lagring og håndtering av digitale opptak som gjør det mulig å tenke og gjennomføre en strategi for langtidsbevaring av digitale objekter. Prinsippskisse finnes i vedlegg 6. 37

38 Flytterapport identifikatorkontroll Et kritisk punkt i prosessen med digital dokumentasjon av gjenstandene er kontroll av gjenstandens identifikator mot dataregistrert identifikator. Ved oppstart av flytteprosessen ble identifikator registrert manuelt. I løpet av pilotperioden har det blitt utviklet et system som gjør at det velges fra liste med tilgjengelige id er. Lista genereres på bakgrunn av blant annet objekttyperegistrering, og er et kritisk punkt for at koplingen mellom gjenstand og digital dokumentasjon blir korrekt. Den beste måten å sikre dette på er at minst to personer deltar i arbeidet; fotograf som gjør de digitale opptakene og en assistent som finner fram og velger gjenstandene i systemet, og velger antall opptak av hver gjenstand etter instruksjon fra fotograf i sanntid. I pilotperioden er det brukt et digitalt kamera, men den trådløse løsningen er ikke tatt i bruk. Det er i stedet definerer en sesjon med opptak, én sesjon består av gjenstander, som overføres til systemet som en batch-jobb. Her kontrolleres det umiddelbart at det er overensstemmelse mellom a) antall gjenstander det er gjort opptak av og b) antall opptak som er gjort av hver gjenstand. Ved hjelp av en konverteringsrutine døpes filene fra kamera om til rette filnavn med id som en del av strengen. Dersom det rapporteres avvik i denne delen av prosessen, går man manuelt gjennom et begrenset antall opptak, tilsvarende siste opptakssesjon, og retter feilen(e) før data importeres til LIMA. I løpet av våren 2007 vil løsningen med trådløst kamera bli implementert slik at hver gjenstand blir en opptakssesjon som umiddelbart kan kontrolleres. Framtidige løsninger vil også basere seg på lesing av strekkode framfor valg av id fra liste. På denne måten fjerner vi en mulig feilkilde hvis operatøren av systemet velger feil nummer flaskehalser og problemer I pilotperioden har det oppstått køer i denne delen av arbeidet og enkeltgjenstander har blitt stående lenge i rent mottak. I disse lokalene varierer RL med utendørs luftfuktighet, noe som har representert et problem for en rekke gjenstander når det har blitt for tørt. For å skåne gjenstandene har vi derfor gått over til å sette enkeltgjenstander vi vet det vil ta tid før blir digitalisert inn i et tomt klimastyrt magasin i venteperioden. Bakgrunnen for at det har oppstått kø er knyttet til flere forhold. Ved oppstart av pilotperioden ble fokus lagt på rutinebygging og kompetanse for mottak og forebyggende konservering, systemmessig og ressursmessig. Digitaliseringen var i denne perioden basert på manuell rutiner med manuell registrering av gjenstander. En forbedret digitaliseringsmodul som gjorde at arbeidet kunne effektiviseres, og at sårbarheten for feil sank, forelå først fra uke 40. I perioden uke 40 til uke 46 ble løsningen testet ut og modifisert i flere omganger samtidig som fotograf og andre 38

39 pilotflytting 2006 fikk opplæring og erfaring i bruk av systemet. For å kunne holde et visst tempo i digitaliseringen er fotograf avhengig av at arbeidet tilrettelegges og planlegges, og at det finnes tilgjengelige ressurser som kan bistå med arbeidet. Først på slutten av pilotperioden ble det satt inn tilstrekkelige personal på dette punktet i prosessen, og ved avslutning av pilotperioden, i praksis uke 50, var i overkant av 2000 gjenstander ferdig digitalisert. Ved utgangen av februar 2007 vil etterslept i all hovedsak være tatt igjen. Det er viktig å understreke at selve digitaliseringen ikke representerer en flaskehals. Et rimelig anslag er at det totalt går med fire til fem stillingsressurser for å finne fram, organisere, tilrettelegge og dokumentere gjenstander som én fotograf kan digitalisere. I det løpende arbeidet i MuVe bør det, for de fleste gjenstandskategorier, være to personer som arbeider sammen med fotograf dersom hans kapasitet i forhold til digitale dokumentasjonsopptak skal utnyttes fullt ut. Feilregistreringer på objekttypenivå har gjennom hele pilotperioden utgjort et problem under digitaliseringsprosessen. Dette skyldes at rutiner og retningslinjer har endret seg til dels betydelig i perioden, at det fortsatt er mye å hente på felles praksis og valg ved registrering og melding ute i museene, og at det fortsatt er behov for å bedre kvalitetssikringsrutinene i MuVe. Det vil bli arbeidet med alle disse elementene framover med vekt på å finne fram til mest mulig automatiserte løsninger som kan gi feilmeldinger så tidlig som mulig. Det er knyttet spesielle krav til kompetanse og utførelse i denne delen av prosessen. Dels handler det om å kunne planlegge for effektiv digitalisering basert på type gjenstand, størrelse, materiale etc. Slike forhold avgjør hvilket rom skal som brukes, kameraavstand, lyssetting, valg av bakgrunn osv. Kvaliteten på de digitale opptakene er naturligvis avhengig av fotografens faglige dyktighet, samtidig som det må være tid nok til å kunne gjøre det enkelte opptak med tilstrekkelig kvalitet. Det understrekes at denne delen av prosessen også stiller krav til de som assisterer fotograf, da feil på dette nivået kan føre til systematiske feil som kan være vanskelige å oppdage på et senere tidspunkt. 39

40 Flytterapport 6.5 mellomlagring Behov for mellomlagring av gjenstander var før pilotflytteprosessen først og fremst antatt og planlagt for å ta høyde for behov for gradvis akklimatisering før overføring til klimastyrte magasiner. Det var i utgangspunktet satt av egne arealer til dette mellom magasin og rent mottak. I praksis har behov og bruk vist seg å bli annerledes. For det første hadde en rekke gjenstander som hadde blitt oppbevart i fuktige omgivelser ute i museene blitt flyttet fram, og hadde dermed også tørket opp, før overføring til MuVe. Videre er mottaksarealene ikke klimastyrt, noe som gjør at RF varierer med uteklima. De avsatte arealene egner seg derfor i liten grad til oppbevaring av gjenstander over tid. Behov for mellomlagring har under pilotperioden først og fremst vært knyttet til karantene for gjenstander som enten er muggbefengt eller hvor det er mistanke om borebiller. I mangel av egnede lokaler for mellomlagring har et uinnredet, klimastyrt magasin blitt tatt i bruk til dette formålet. Det er usikkert hvordan behovet for mellomlagring vil bli i en mer normal driftsperiode, men det er viktig å samarbeide tett med avleverende institusjon om klarlegging av hvilket klima gjenstandene kommer fra før de overføres til MuVe. Det er ikke ressurser til stede i MuVe i dag for å bygge egnede rom for karantene, selv om det trolig vil være behov for dette også framover. Det blir dokumentert i magasineringsmodulen i LIMA dersom en gjenstand har vært i karantene, hvorfor, hvor lenge og resultat av karantene. Under pilotperioden har ingen gjenstander blitt returnert til avleverende institusjon etter karantene. Arealer som var avsatt til mellomlagring har i pilotperioden blitt brukt til digitale opptak av store gjenstander da lokalene gir mulighet for tilstrekkelig avstandsregulering. 6.6 emballering Det er lagt skumfolie på trehyllene i magasin for å beskytte gjenstanderne mot eventuelle skadelige gasser. For øvrig praktiseres følgende: Møbler - stoler og sofaer med skadet trekk har fått buffret silkepapir eller bomullslerret over setet. Kister med håndtak har fått silkepapir viklet om håndtaket for at dette ikke skal slå mot tredelen. Porselen og glass - er plassert i ikke-syrefri kartong eller eske med buffret silkepapir mellom delene. Tallerkener i god stand står oppå hverandre med flere lag silkepapir mellom. 40

41 pilotflytting 2006 Bein og horn - er lagt i ikke-syrefri kartong eller eske med buffret silkepapir i bunn, på topp og mellom gjenstandene. Sarte og skadede gjenstander er viklet inn i silkepapir i kartongen. Metall - mindre sølvgjenstander, som bestikk og smykker, er lagt i mindre, ikke-syrefri esker viklet i buffret silkepapir. Jerngjenstander i dårlig stand er viklet inn i silkepapir. Tekstiler - i bunnen på ikke-syrefri kartonger er det lagt en plate av syrefri papp. Pappen er dekket med buffret silkepapir, og gjenstanderne er lagt på silkepapiret. Til lange kjoler er det brukt spesialkartonger som dog inneholder lignin. Kartongen er derfor foret med minst to lag silkepapir. Bruk av støttematerialet neopolén - to mindre speil i dårlig stand har fått støtte av neopolén. Et langt kvikksølvbarometer ligger i formskåret neopolén på grunn av sitt farlige innhold. En porselensbolle med lokk står i formskåret neopolén på grunn av sin sarte tilstand (revnet og forsterket med kramper) og for å beskyttes mot støt. 6.7 magasinering Som siste ledd i kjeden fram mot endelig hvile skal gjenstandene magasineres. Konsekvensen av at det ligger sist i den fysiske prosessen har vært at fokus på denne delen av prosessen også har kommet sist. Modul for magasinering ble satt i prøvedrift samtidig som pilotprosjektet ble avsluttet, og har derfor ikke blitt prøvd ut parallelt med arbeidet under pilotperioden. Samtidig var det en rekke gjenstander som var overført til MuVe som ikke var kommet fram til magasin ved prøveprosjektets slutt. Etterarbeidet i perioden januar og februar 2007 inkluderer tilbakeregistrering i magasineringsmodulen og målsettingen er å være à jour før neste gjenstandsinnflytting starter. Ved oppstart av nye flytteprosesser vil også magasinering bli dokumentert ved bruk av strekkoder. Det samme gjelder fysisk plassering i magasin. 41

42 Flytterapport Utfordringene i forhold til magasinering er først og fremst knyttet til at det er ulike gjenstandskategorier som ikke kan overføres fordi vi mangler adekvat innredning. Innredningen som er tilgjengelig vil trolig fylles i løpet av første halvår 2007 og etter dette vil det ikke være mulig å motta gjenstander i MuVe dersom det ikke kommer mer innredning på plass. I og med at det blir en del midlertidig plassering, opparbeides det et voksende behov for omplassering av gjenstander når magasinene eventuelt innredes etter planen. Det ble høsten 2006 etablert et eget magasin for naturhistorisk materiale. Dette ligger i den delen av bygget som har vært disponert av Sandefjordmuseene som magasin de siste 10 årene. Magasinet er klimastyrt, men er ikke koplet på de samme overvåkingsanleggene som de nye magasinene. Bakgrunnen for å etablere et eget magasin for naturhistorisk materiale er at disse gjenstandene ofte representerer et eget problem bevaringsmessig, og at det er fornuftig å holde pels og fjær atskilt fra andre typer gjenstandsmateriale. Utflyttingen av det aktuelle magasinet ble gjort i uke 45. Det omfattet langt flere gjenstander enn vi i utgangspunktet var klar over. Konsekvensene er omtalt under punkt 3 kvantitative og kvalitative mål på side

43 pilotflytting ressursbruk Det er ikke gjort noe systematisk forsøk på en samlet oppsummering av hvilke ressurser som er gått med i flytteprosjektet høsten Ressursinnsatsen er fordelt på arbeidsinnsats, i museene og i MuVe, og kjøp av varer og tjenester, for eksempel transport og emballasje. Ressursinnsatsen i form av arbeidskraft har vært betydelig, og det anslås at det framover er behov for ressurser tilsvarende seks til åtte årsverk for å gjennomføre flyttinger med samme omfang og kvalitet som i pilotperioden. 7.1 tidsforbruk Tidsbruken i det enkelte museum har variert sterkt fordi rammene rundt flytteprosessene har vært svært forskjellige. Noen har hatt relativt komplette konverterte databaser å ta utgangspunkt i, andre har måttet starte med nyregistrering. Tilgjengeligheten til gjenstandene har variert sterkt fra trange, mørke og skitne kjellere til utstillinger og magasiner med relativt god orden. Det er ikke uten videre mulig å overføre erfaringene med ressursbruk i pilotperioden til en mer normal situasjon. Dette har sammenheng med at vi ved oppstart manglet erfaring, øvelse og kunnskap, rutiner og metoder var ikke ferdig utviklet, datasystemene har vært under utvikling parallelt med flyttingen og arbeidet har til dels foregått som dugnadsinnsats med mange involverte i enkeltprosesser uten adekvate retningslinjer eller ledelse. Når vi i avsnittet over anslår nødvendige ressurser til gjenstandsoverføring, slik det er definert i MuVe-sammenheng, er det tatt høyde for at forbedringspotensialet er tatt ut. 43

44 Flytterapport Ressursanslag i form av personalressurser gitt at gjenstandsmengden som skal overføres er 40 gjenstander og et årsverk i snitt koster 400 gir følgende resultater: antall gjenstander per år antall årsverk gjenstander/ årsverk kostnad per gjenstand sum personalkostnader 40 gjenstand er antall år , ,6 Hvis effektiviteten i flytteprosessen faller til i snitt 500 gjenstander per årsverk vil personalkostnadene øke til 32 mill. kroner. Hvis den ligger på 1500 er sluttsummen 10,4 millioner. 7.2 kostnader Direkte kostnader har vært knyttet til en transportordning. Museumssenteret hadde satt av kroner ,- til transportstøtte til museene. Midlene ble tatt fra potten Vestfold fylkeskommune hadde stilt til rådighet for flytteforberedende tiltak i museene. Til sammen ble det brukt kroner kroner gjennom MuVe til transport, av dette bekostet museene kroner 3699,- selv. I tillegg var det to flyttinger fra Fylkesmuseet i Vestfold, én flytting fra Sandefjordmuseene, én flytting fra Larvik Museum og to flyttinger fra Nord-Jarlsbergmuseene som ikke var en del av ordningen hvor transportstøtte ble gitt via MuVe. De reelle transportutgiftene var trolig rundt kroner fordelt over 15 ukers flytting. Forbruksmateriell så som emballasje, ubleket bomull, silkepapir, syrefrie etiketter, lintråd, europaller mv. har til sammen kostet om lag kroner i Verneutstyr som frakker, masker, hansker osv. er en del av beløpet I tillegg kommer emballasjekostnader i museene, både til syrefri kartong for lagring av tekstiler og emballasje for transport. 44

45 pilotflytting 2006 IKT-investeringer for å komme i gang har beløpt seg til i størrelsesorden ,- kroner. Dette dekker bl.a. strekkodeskriver og -leser, digitale kameraer, trommelskanner, PC for bruk ved digitalisering mv. Øvrige investeringer i reoler, rullende reoler, løfteanordninger, arbeidsbord mv beløp seg i 2006 til kroner ,-. Fotografens medbrakte utstyr så som objektiver, lamper, bakgrunner etc. er ikke med i regnestykket. Det har i liten grad blitt kjøpt kompetanse vi ikke har under pilotflyttingen. Det enkelte museum har dekket de beskjedne kostnadene til malerikonservator og taksidermist. Generell teknisk konservatorkompetanse er engasjert i MuVe, det samme gjelder dokumentasjonskompetanse og fotograf. Som et kompetansehevende tiltak ble Minimal manual oversatt fra svensk etter tillatelse fra Malmö museum. Manualen ble trykt op og delt ut i museene i forkant av at flytteprosessen startet. Kostnaden til tiltaket var kroner Til sammen gir dette følgende bilde: 7.3 kompetanse Investeringer, materiell Investeringer, IKT Forbruksmateriell Transport Dokumentasjon Sum Ut fra de erfaringer som er gjort til nå definerer vi følgende kjernekompetanse som helt nødvendig for flyttinger med tilsvarende kvalitet som hittil: Generell teknisk konservator med ansvar for metoder, tiltak, bedømming av gjenstander og videre oppfølging samt opplæring og kompetanseheving overfor andre som håndterer gjenstander. At teknisk konservator også er magasinforvalter er en god faglig kombinasjon, men det er problematisk i en fase hvor så stor gjenstandsmengder skal flyttes. Ideelt sett hadde det vært ønskelig med en styrking av feltet med en stilling til under innflyttingsprosessen. Fotograf med kompetanse til å ta digitale dokumentasjonsopptak er helt nødvendig. Fotografen må både beherske det fotofaglige og IKT-løsningene som benyttes slik at koplingen mellom gjenstandene og deres digitale representasjon blir korrekt. 45

46 Flytterapport Dokumentasjonskompetanse innebærer i denne sammenheng blant annet å beherske registreringssystemene, kunne gjøre selvstendig vurdering i forhold til om struktur fra kortkatalog kan benyttes eller om den må løses opp, forståelse for helheten i systemet og systemmessige konsekvenser av egne handlinger. Kunnskap og kompetanse for fysisk håndtering av til tider skjøre gjenstander er nødvendig ute i museene så vel som i MuVe. I tillegg ville det vært ønskelig med mer praktisk rettet kompetanse i MuVe da det til stadighet dukker opp problemstillinger, blant annet knyttet til magasinering, hvor det er behov for å lage gode, praktiske løsninger. For å planlegge og styre gjennomføringen av større flyttinger er det nødvendig med logistikkompetanse i organisasjonen. Framover er det behov for kompetansebygging blant museenes ansatte på særlig to områder. Gjenstandshåndtering og tilstandsbedømming er viktige ferdigheter å trene på for de som deltar i prosessen. Teknisk konservator vil få ansvar for å lage opplæringsdager hvor alle museene blir invitert. Videre er det behov for skolering og trening i bruk av registreringssystemene. Høsten 2007 vil det bli tilbudt halvdagskurs i registrering og dokumentasjon. Deler av kurs kan tenkes å bli gjort obligatorisk, avhengig av hvilken rolle og autorisasjon den enkelte registrator skal ha. 46

47 pilotflytting resultater i forhold til målsettingene 8.1 utprøving av løsninger Pilotperioden har fungert etter hensikten når det gjelder uttesting av løsninger. Det er høstet erfaring som vil oppsummeres i form av rutinebeskrivelser på alle nivåer av prosessen. Rutinebeskrivelsene vil foreligge høsten Valg av metode for videre flytteprosess er oppe til diskusjon, det samme gjelder organiseringen av flytteprosessen. Alternative måter å gjennomføre dette på kan være å fokusere på ett museum om gangen for en litt lenger periode. En annen innfallsvinkel kan være å flytte en bestemt kategori gjenstander som for eksempel tekstiler eller malerier. Dette vil være effektivt for bl.a. digitalisering og rengjøring, men kan representere et volumproblem dersom det gjelder store gjenstander. Frysekapasitet var på forhånd antatt å kunne være et problem, men ble ikke en flaskehals under pilotperioden. Plass til håndtering av gjenstander, særlig når det kommer mange store gjenstander samtidig, har imidlertid vært et problem. Dette har ført til at arbeidet har blitt ineffektivt i skittent mottak fordi vi har måttet bruke tid på å flytte fram og tilbake på gjenstander for å rydde plass til håndtering. Det er tidligere i rapporten understreket at det ikke bør planlegges for å overføre mange store gjenstander samtidig. For å avhjelpe plassproblemer i skittent mottak kunne vi vurdert å kjøre to flyttedager per uke i stedet for én for å få til et jevnere innsig av gjenstander. Et annet 47

48 Flytterapport alternativ kan være midlertidig oppbevaring i eksempelvis en container utenfor skittent motta. Det understrekes at slik midlertidig lagring ikke bør være på mer enn to til tre dager og uansett ikke benyttes som løsning om vinteren. I pilotperioden har vi ikke realitetsvurdert mer enn én flyttedag per uke, og etter de første hektiske møbelsendingene ble det raskt besluttet at vi av plasshensyn måtte ha mer sammensatte flyttinger fra museene. 8.2 justering av kursen Den største utfordringen i pilotperioden var å gjennomføre flytting parallelt med at rutiner og systemer ble utviklet. Løpende justering og endring av systemer så vel som rutiner har ført til frustrasjon og usikkerhet hos medarbeiderne som var involvert i prosjektet, både ute i museene og i MuVe. Belastningen for medarbeiderne ut i museene har vært større enn for de som har sittet tettere på prosessen. Mangel på dokumentasjon har ikke gjort situasjonen enklere. Selv om det under pilotperioden var løpende og tett kontakt mellom museene og MuVe, tilsier erfaringen at det skulle vært lagt større vekt på kommunikasjon rundt endringer i systemer og rutiner for å forebygge misforståelser og etablere større trygghet i forhold til endringer. Samtidig har det hele tiden vært en målsetting for pilotperioden å prøve ut rutiner og forestillinger som var resultatene av diskusjonene i arbeidsgruppa for gjenstander og å justere disse i tråd med erfaringer som ble høstet. Det var i utgangspunktet ikke sterk bevissthet om flytteprosjektets effekt som normerende tiltak, spesielt for registrerings- og dokumentasjonsarbeidet. Sterkt fokus på valg av og retningslinjer for bruk av termer i Primus felt for betegnelse var en viktig aktivitet i arbeidsgruppa i forkant av at flytteprosessen startet opp. Gjennom LIMA løsningen har vi fått mulighet for alfabetisk gjennomgang av brukte begrep med frekvens, noe som gjør gjennomgang, oppretting og standardisering til en overkommelig aktivitet. Følgende tabell viser sammenlikninger for de vel objektene som er relevante å sammenlikne: før og etter flytting. Før Etter Antall betegnelser brukt Antall brukt mer enn to ganger 213/1507 = 14% 248/746 = 33% Videre har eller ca. 50 % endret betegnelse. Et annet interesant tall er at gjenstander har fått endringer i museumsnummeret, noe som tilsvarer ca. 25 % av 48

49 pilotflytting 2006 alle dokumentasjonsobjekter. Disse tallene gir mål på omfanget av redokumentasjonsarbeidet som er gjennomført. Som det går fram over har normeringen vært sterk når det gjelder systematisk bruk av objekttype under registreringen. Enkeltmuseer har måttet gjøre tilpasninger i forhold til malen som har blitt lagt i fellesskap. Bakgrunnen for dette ligger ikke bare i flytting av gjenstander, men må også søkes i andre forhold. Museene var i utgangspunktet og før MuVe ble operativ som institusjon enige om at man skulle bygge en felles database for alle de fire museene. Dersom dette skal bli en vellykket løsning i betydningen at man samler all gjenstandsregistrering ett sted for å kunne få bedre oversikter og samlet søking, er det en forutsetning å ha felles oppfatning og praksis m.h.t. hvordan man organiserer og beskriver informasjonen som legges inn i systemet. Beslutning om flytting av enkeltgjenstander har blitt en utløsende faktor for å delvis redokumentere gjenstander etter noen sentrale parametere det i utgangspunktet ble enighet om gjennom diskusjon. Nødvendige justeringer og tilføyelser ble gjort etter at teknisk konservator kom inn i prosjektet, for eksempel at man dokumenterer hvilke klimatiske forhold gjenstander som overføres til MuVe tidligere har blitt oppbevart under. Det har under hele pilotperioden vært en tett kopling mellom hendelsen flytting og effekten revurdering av dokumentasjon på avtalte områder. En mer systematisk jobbing mot dataregistreringene i museene med tanke på samordning og felles løsninger, vil trolig ikke kunne la seg gjennomføre som en del av et flytteprosjekt. Pilotflyttingen som prosjekt har brukt relativt store ressurser på å definere objekttyper. Det har tidvis vært en hypotese at det har blitt brukt for mye tid på løsninger for avvik, og kanskje for lite tid på å lage gode løsninger for hovedtyngden av gjenstander. Tallene over hvilke objekttyper som er brukt under pilotperioden viser imidlertid at dette utgangspunktet var feil det er en betydelig bruk av eksempelvis beskrivende objekter i registreringene. Av forskjellige årsaker har arbeidet i gjenstandsgruppa, men også generelt i forhold til hele flytteprosjektet, blitt svært kvinnedominert uten at dette nødvendigvis reflekterer kjønnssammensetningen i museumsvestfold generelt. Hvilke konsekvenser dette kan tenkes å ha hatt for prioriteringer, utvalg og innfallsvinkler blir ikke vurdert her, men det er et poeng å synliggjøre det som en systematisk skjevhet. 8.3 kvalitet og kvantitet Pilotperioden hadde som målsetting å overføre i gjennomsnitt 250 gjenstander per uke, til sammen 4000 over 16 uker. Det ble overført totalt 4542 gjenstander hvorav 2026 ble digitalisert innen utgangen av uke 50, når rapporten skrives er antallet rundt Det er stor variasjon mellom de ulike museene i omfang av gjenstandsoverføring. Rapporten 49

50 Flytterapport går ikke nærmere inn på årsakene til de ulike resultatene ut over vurderingen som er gjort av uke 45 i rapportens punkt 3. Hvis vi ser bort fra uke 45 ble det overført 3181 gjenstander over 14 uker. Dette gir et snitt på i underkant av 230 per uke, noe som vurderes som et rimelig godt resultat i forhold til målsettingene. Dersom vi regner med uke 45 ble det overført i underkant av 300 i snitt per uke, men denne ene uka er så lite representativ at det er mer fornuftig å legge resultatet av øvrig prosess til grunn for videre planlegging. Det understrekes imidlertid at det å sette opp konkrete måltall er et viktig virkemiddel for å drive slike prosesser. Det er også en erfaring at endringer i målsettingene ikke skal være for enkelt å gjennomføre. Det er mye å hente i et systematisk arbeid i forhold til tallfestede målsettinger, og det er bare gjennom et bevisst forhold til blant annet mengde at man kan gjøre seg håp om å etablere en tempoplan som inkluderer ressursbehov. Under arbeidet har MuVes fokus på etablering av effektive produksjonslinjer blitt tydeliggjort. Dette er ikke en tradisjon som har fotfeste i museenes øvrige arbeid, og det har til tider vært ulike syn på metoder, fokus og innhold i løpet av prosessen. Samtidig har det ikke blitt renonsert på kravene til kvalitet i pilotperioden. Kvalitetskravene er knyttet til dokumentasjonsgrad og konsistens, til frysing / rengjøring og tilstandsbedømmelse av alle gjenstander, tekniske og fotografiske krav til digitale dokumentasjonsopptak og til magasinering og plasseringsidentifikasjon i magasin. Der konflikten mellom kvalitet og kvantitet har blitt opplevd som mest akutt er i forhold til rengjøring av gjenstander. Det er en tidkrevende prosess hvor museumsansatte i utgangspunktet ikke har spesiell trening eller erfaring. Opplæringen i MuVe har gått raskt, og det har vært til dels skiftende personale som har deltatt. Dette har ført til at de museumsansatte til tider har opplevd at de verken har tilstrekkelig kompetanse eller får den veiledningen de føler behov for. Fra MuVes ståsted har det vært en viss frustrasjon over at mange har deltatt i prosessen slik at det til stadighet må gis opplæring til nye personer. Pilotflyttingen har kombinert høye kvantitative mål med krav til kvalitet på en rekke punkter. Summen av særlig de kvalitative målsettingene gjør flytteprosessen kostnads- og ressurskrevende. Etter gjennomført pilotperiode kan vi ikke se at det vil være ønskelig å renonsere på de kvalitative målsettingene, samtidig som dette trolig er den eneste måten man kan oppnå kostnadsreduksjoner av betydning på. Under punkt 3 i rapporten anbefales det å redusere måltallet til 200 gjenstander per flytteuke. For øvrig anbefales det å opprettholde kvantifiserbare målsettinger med en tidsplan for videre flytteprosesser. 50

51 pilotflytting 2006 Vedlegg 1 Framdrift flytting, per desember 1 Flyttingen har blitt gjennomført etter planen gjengitt under. Tallene i kolonnen for antall er byttet ut med reelt antall flyttede gjenstander. Uke / dato Museum Hva Reelt antall Fra hvor Transport 36 / 5.9 Fylkesmuseet bymøbler 201 Aula 37 / 12.9 Larvik møbler 211 Herregården 38 / 19.9 Larvik møbler 212 Herregården x x 39 / 26.9 Sandefjord forskjellig, 172 Kjeller SSJ x 40 / 3.10 Fylkesmuseet Bymøbler/ diverse 146 Aula x 41 / NJM Fotosamling HAM NJM 42 / Sandefjord forskjellig 368 Kjeller, HS x 43 / Sandefjord forskjellig 365 Kjeller, HS x 1. Uke 49x (ekstraflytting) er ikke med i denne oversikten. 51

52 Flytterapport 44 / Larvik museum diverse 428 Herregården 45 / 7.11 Sandefjord diverse T-magasin 46 / Fylkesmuseet Bymøbler 114 Magasin VF x 47/21.11 Sandefjord forskjellig 283 Naturhist. mat. 48 / Larvik møbler 209 Herregården x x 49 / 5.12 Fylkesmuseet Bondemøbler og håndverktøy 105 Magasin VF x 50 / NJM Tekstiler BM 328 BM SUM

53 pilotflytting 2006 Vedlegg 2 NÆRMERE GJENNOMGANG AV OBJEKTTYPER Fysiske objekter Objekttype enkeltgjenstand Det grunnleggende fysiske objektet er objekttypen enkeltgjenstand. Dette objektet kan opptre alene, dvs. uten at objektet er knyttet til andre objekter, for eksempel grupper av enkeltgjenstander eller det kan være del av en samling av andre objekter. Enkeltgjenstander er en egen logistisk enhet, framkommer i utgangspunktet på flytte-, digitaliserings- og magasineringslister og har beskrivelser knyttet til seg om form, materiale, historie og tidligere magasinering 1. Et enkeltgjenstandsobjekt kan ikke gruppere andre objekter og er alltid på laveste nivå i en objektstruktur. Oppsummering av viktige regler for enkeltgjenstander: o skal meldes til flytting o skal ha flyttemappe o skal ha strekkode o skal digitaliseres for seg o skal ha plasseringskode i magasin Objekttype enkeltdel Denne objekttypen er et fysisk objekt som har følgende egenskaper: 1. Se objekttype Funksjonell gruppe for unntak fra de generelle reglene 53

54 Flytterapport o o o o o kan bare være medlem av objekttype komplekst objekt skal ikke meldes til flytting skal ikke digitaliseres er magasinert på samme plassering som sitt eierobjekt (komplekst objekt) om ikke annet er angitt skal ha egen strekkode Beskrivende objekter Fellesnevnerne for beskrivende objekter er o o o at de er abstrakte objekter som ikke har en materiell representasjon at de er grupperende objekter som har medlemmer; medlemmene kan være fysiske objekter eller beskrivende objekter at det finnes regler for hvordan objektets egenskaper arves av medlemmene Objekttype gruppering Denne objekttypen er morobjektet for alle beskrivende objekter. Det viktigste kjennetegnet er at objekter av denne typen kan gruppere andre typer objekter. I prinsippet kan medlemmene være hvilket som helst objekt, både fysiske og beskrivende objekter. Egenskaper arves av medlemmene dersom ikke annet er registrert. For eksempel vil en datering for fødsel (produksjon) gjelde alle medlemmene i gruppen, men man kan registrere at et medlem har en annen fødselsdatering. Viktige regler for grupperingsobjekter er: o o o o objektet har ikke flyttemappe medlemmene digitaliseres hver for seg medlemmene konserveres og magasineres hver for seg medlemmene får egen strekkode 54

55 pilotflytting 2006 Objekttype komplekst objekt Denne objekttypen arver fra gruppering, men viktige regler er endret. Objekttypen grupperer typisk enkeltdeler, men kan også gruppere andre komplekse objekter som vist i vedlegg 3. Viktige regler for komplekse objekter er: o objektet har flyttemappe o medlemmene digitaliseres sammen o medlemmene konserveres og magasineres typisk sammen, det komplekse objektet har plasseringskode. Denne koden gjelder for alle medlemmer unntatt de medlemmer som evt. har egen plasseringskode o hver del skal ha egen strekkode Objekttype funksjonell gruppe Denne objekttypen arver alle egenskaper og regler fra objekttypen gruppering med et unntak: Medlemmene digitaliseres sammen. Objekttype design Denne objekttypen arver alle egenskaper og regler fra gruppering med et unntak: Medlemmene kan bare være tegninger, tekstilprøve og tekstilprodukt. Gjennom prosessen, særlig i forhold til digitalisering, skapte det mye støy at de enkelte objekttypene ikke var entydig beskrevet. Mye arbeid måtte gjøres flere ganger fordi enkeltdeler som hang sammen og skulle digitaliseres samlet, verken var registrert eller merket slik at fotograf kunne se hvilken sammenheng det enkelte objekt eller den enkelte del inngikk i. 55

56

57 pilotflytting 2006 Vedlegg 3 57

58 Flytterapport 58

59 pilotflytting

60 Flytterapport 60

61 pilotflytting 2006 Vedlegg 4 61

62 Flytterapport 62

63 pilotflytting 2006 Vedlegg 5 63