Viser til innkalling datert , der det inviteres til årsmøte på Dalsbygda skole/samfunnshus, Dalsbygda den kl

Transkript

1 Årsmøterepresentantene; Valgte fra 4H-klubbene Medlemsorganisasjoner. Gjester Moelv UTSENDING AV SAKER TIL ÅRSMØTET 2018 Viser til innkalling datert , der det inviteres til årsmøte på Dalsbygda skole/samfunnshus, Dalsbygda den kl Oppmøte og registrering fra kl.10.30, møtet starter kl Fylkesårsmøtet er sammensatt av: 2 representanter fra hver 4H-klubb, valgt på klubbenes årsmøter 1 representant oppnevnt av Fylkesmannens landbruksavdeling 2 representanter fra alumnene i fylket, valgt på alumnklubbens årsmøte Fylkesstyrets medlemmer 1 representant fra fylkesleddet til hver av medlemsorganisasjonene til 4H Norge. Disse møter uten stemmerett. I normalvedtektene for 4H-klubbene finner vi dette om årsmøteutsendinger I tillegg kan 4H-klubbene møte med en eller flere observatører. Påmeldingsfrist: Alle må melde seg på årsmøtet via medlemsregisteret. Det er viktig at dere som skal på årsmøtet for klubben har diskutert sakene i klubben på forhånd. Det er viktig å møte der det blir tatt avgjørelser som også angår dere i klubbene. Stemmerett eller observatør? har to stemmer i årsmøtet. De andre fra klubben er observatør. På årsmøtet i klubbene valgte dere to årsmøteutsendinger som skal ha stemmerett. Om disse ikke kan møte må klubben bli enig om hvem som skal stille med stemmerett fra klubben. Vi har ikke oversikt over hvem som har stemmerett og hvem som er observatører av de som er påmeldt på DAF-kurs. Vi ber derfor alle klubbene om å sende inn en oversikt over årsmøtedeltakere fra egen klubb som viser hvem som har stemmerett og ikke. Post og Besøksadresse: Storgata 106, 2390 Hamar Telefon: / E-post: Region leder Margit Jære: margit.jaere@4h.no Organisasjonsrådgiver Siv Halvorsen: siv.halvorsen@4h.no Internett: Bankgiro: Organisasjonsnummer:

2 Er du klubbrådgiver? Etter nye regler regnes ikke klubbrådgivere som medlemmer da de ikke betaler en personlig medlemskontingent. Hvis du som klubbrådgiver vil ha stemmerett på årsmøtet må du være støttemedlem. Er du ikke det må du melde deg inn som det. Sakspapirer Sakspapirene blir sendt ut elektronisk på mail og lagt ut på hjemmesiden Alle står fritt til å skrive ut disse selv og ta med på årsmøtet. Hvis du ønsker sakspapirene tilsendt på papir må du ta kontakt med 4H-kontoret. Det koster kr.175,- pr. pers, for de som kommer kun på Årsmøtet, dette er for lunsj med kaffe/te. Vi sender ut faktura etter antall påmeldte til klubben etter årsmøtet. VELKOMMEN TIL ÅRSMØTE. Med vennlig hilsen for fylkesårsmøtet i 4H Hedmark Gunn Jorunn Sørum Fylkesstyre leder Ordfører

3 Dagsorden for Årsmøtet i 4H Hedmark 2018: Lørdag Kl kl Frammøte, og registrering, enkel servering Åpning ved fylkessyreleder og årsmøteordfører Navneopprop Sak 1, Godkjenning av innkalling og saksliste. Sak 2, Konstituering: Valg av to til å skrive under møteprotokollen sammen med ordfører. Valg av referent(er). Tellekorps Sak 3, Forretningsorden for årsmøtet Sak 4, Årsmelding 2017 Sak 5, Regnskap 2017 Sak 6, Revidert årsplan 2018, Forslag til Årsplan for Sak 7. Revidert Budsjett for 2018 og forslag til budsjett for 2019 Sak 8. Vedtektsendringer. Sendt ut sammen med innkalling. Sak 9 Innkomne saker. Sak fra Fylkesstyret; Medlemsvekst. Sak 10. Valg * fastsetting av godtgjørelse til leder i fylkesstyret Avslutning. Årets Klubb, Landslotteri, Takk. Senest Kl Takk for i dag! Det vil bli servert Lunsj kl ,00 starter vi igjen med; 4H Norge arbeider fram en ny strategi for organisasjonen. Arbeidsutvalget for strategi kommer til å være med på årsmøte og vil etter pausen legge fram deler av strategien for tilbakemeldinger fra 4H Hedmark. Blant medlemmene i gruppa er fylkesstyreleder Martin Holmen og landstyreleder Siri Myhre.

4 Forretningsorden. Praktiske opplysninger: - Ber om at bruken av mobiltelefon og pc holdes på et minimum. - Vær presise - pauser - Følg med på den som taler - Taletid ordfører foreslår følgende: o Legger i utgangspunktet ikke opp til taletid. o Dersom vi ser at vi begynner å få knapt med tid vil vi vurdere å komme med nytt forslag til taletid. - Dersom dere må ut av årsmøtesalen må dere levere inn nummerskiltet - Lunsj kl Legger opp til pauser etter behov utover dette. Etter hvert så blir det endel saker og forhåpentligvis en god debatt. Saksansvarlig legger frem saken, så åpnes for direkte oppklarende spørsmål, deretter åpnes det for debatt på saken. Be om ordet fortløpende, vi lager liste, og det gjør man slik: Innlegg: opp med nummerlapp Replikk: to fingrer framfor nummerlappen Holde den der til vi har nikket til deg. To replikker per innlegg Ikke replikk på replikk Tillatt med svarreplikk Til dagsorden: hånda over nummerlappen Når du får ordet: Gå opp til talerstolen. Rette innlegget til «ordstyrer og årsmøte», ikke direkte til delegater. Ikke personangrep, ikke stygg ordbruk. Bruk fullt navn og/eller tittel. Ikke bruk klengenavn. Snakk tydelig og ut mot salen. Endringsforslag på vedtak eller saksfremlegg skal leveres skriftlig. Skjemaer for endringsforslag kan hentes i sekretariatet. Votering styres av ordførerkollegiet. Ordfører tar mer detaljer rundt det når det blir aktuelt.

5 Sak 4 Årsmelding Se eget vedlegg Sak 5 Regnskap Se eget vedlegg Sak 6 Årsplan for 4H Hedmark 2018 (revidert) Måned Arrangement Sted Januar Februar Mars April Mai Trivselssamling Plakettfest DAF-kurs, synliggjøringskurs og fylkesårsmøte Aktivitetsdag for klubbene i nord, 4H-gården og klubbene i nord ansvarlig Regionmøte Regionmøte Storkurs Nattvolleyball arr. av HOMLA Regionmøte Trysil Regionmøte Nord 4H-dagen Leir kick-off arr. av HOMLA Fefor, Vinstra. Oppland Tynset Dalsbygda, Fjellbygda 4H Storsteigen, Alvdal Midt, Sør Oppland Juni juli Fylkesleir Folldal Juli August September Landsmøte i 4H Norge Landsleir Regionmøter Oktober Leir-reunion arr. av HOMLA Frist for høstfester November Frist for årsmøter Desember 15. Frist for rapportering (Årsmelding, Regnskap, Moelv Kommunehuset Tynset barneskole Hver enkelt klubb Sør i fylket Rogaland Øksenvad, Rogaland Nord, midt, Trysil, Sør Nord i fylket Medlemsregisteret, hver klubb

6 Årsplan. Årsrapport) Prosjektvalg Årsplan for 4H Hedmark 2019 (forslag) Måned Arrangement Sted Januar Februar Plakettfest Trivselssamling Mars Storkurs Regionmøter DAF-kurs og fylkesårsmøte Nattvolleyball arr. av HOMLA Midt-fylket Ringsaker, Lerka 4H Oppland Nord, Midt, Trysil, Sør April Leir kick-off arr. av HOMLA Sør i fylket Mai 4. 4H-dagen Hver enkelt klubb Juni Fylkesleir Ringsaker, Firkløveren 4H Juli Nordisk 4H leir Bornholm, Danmark August September Regionmøter Oktober Leir-reunion arr. av HOMLA Frist for høstfester November Frist for årsmøter Desember 15. Frist for rapportering (Årsmelding, Regnskap og Årsplan) Prosjektvalg Nord, midt, Trysil, Sør Nord i fylket Medlemsregisteret, hver klubb

7 Sak 7. Budsjett 2018 (revidert,) 2019 forslag (se eget vedlegg) Sak 8. Vedtektsendringer. Sendt ut med Innkalling (se vedlegg) Sak nr.9 Innkommen sak til årsmøtet. Fra Fylkesstyret er det kommet sak på Mål for verving. Mål for verving av medlemmer 4H Norge har siden 2010 hatt en nedgang i medlemsmassen. For en organisasjon som er avhengig av medlemmer er dette kritisk. 4H Hedmark har på sin side ikke blodrøde tall sammenlignet med andre fylker. Fylkets satsning på synliggjøring på DAF-kurs og informasjonsmateriell kan være en av årsakene. Men det betyr ikke at vi kan ligge på latsiden. Vi har en jobb å gjøre for å bli flere, og vi har et kjempestort potensiale. Nå skal vi bruke det! Tabellen viser 4H Hedmarks medlemstall fra 2008 og fram til (Tallene for 2017 er ikke endelige) Hvor mange kan vi bli? Fylkesstyret ønsker en debatt og et felles mål for hvor mange medlemmer vi skal verve i 2018 og H Hedmark ønsker også en debatt om hvilke typer vervepremier og materiell medlemmene ønsker som motivasjon for å nå disse målene. Forsalg til vedtak: Innen 31. desember 2018 skal 4H Hedmark ha 840 medlemmer. I 2019 skal 4H Hedmark øke ytterligere og ha 860 medlemmer. Fylkesstyret tar med seg innspillene fra debatten om vervepremier og materiell, og har ansvaret for å sette dette i gang. Sak 10 Valg Legges fram på Årsmøtet.