Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 15/58 Møtedato/tid: , kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Per Bjarne Bonesvoll, leder Guri Kosberg Høen, nestleder Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 009/15 010/15 011/15 012/15 013/15 014/15 015/15 Godkjenning av protokoll fra møte Regnskap og revisjonsberetning 2014 Midtre Gauldal Næringsselskap KF - Kontrollutvalgets uttalelse Regnskap og revisjonsberetning for 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Likviditetssituasjonen i Midtre Gauldal kommune Tilsynsrapport Kommunal beredskapsplikt - Orientering til kontrollutvalget Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J:Bekkavik konsek, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 009/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/58-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Regnskap og revisjonsberetning 2014 Midtre Gauldal Næringsselskap KF - Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 010/15 Eva J. Bekkavik /176-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2014 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Regnskap og årsberetning 2014 Revisjonsberetning 2014 Uttalelse om regnskapet Midtre Gauldal Næringsselskap for 2014 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaker. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven avgi en uttalelse om årsregnskapet for kommunale foretak før regnskapet vedtas av kommunestyret. Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak gir bestemmelser om dette: 16. Regnskapsfrister og behandling av særregnskap og årsberetning Særregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Vedtaket må angi foretakets anvendelse av regnskapsmessig mindreforbruk, eventuelt positivt årsresultat, eller dekning av regnskapsmessig merforbruk, eventuelt negativt årsresultat. Kontrollutvalgets uttalelse er basert på selskapets regnskap for 2014, styrets beretning, revisjonsberetningen og eventuelle andre forhold som har kommet til kontrollutvalgets kunnskap. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Fristene for avleggelse av regnskap og årsberetning fremgår av forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak: 16. Særregnskapet skal være avlagt av foretakets styre innen 15. februar året etter regnskapsåret. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars året etter regnskapsåret. Fristene er satt med utgangspunkt i at revisor kan avgi sin beretning innen fristen som er den 15. april. Dette for å sikre en betryggende behandling av årsregnskapet og årsberetningen i kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre før utgangen av juni. Regnskapet er avlagt av foretakets styre og daglig leder. Styret har behandlet regnskapet Årsberetningen er avlagt

4 Regnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF viser et regnskapsmessig overskudd på kroner PricewaterhouseCoopers AS har gjennomført årsrevisjonen for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2014 i samsvar med regnskapsloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god revisjonsskikk i Norge og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god regnskapsskikk i Norge og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat har merket seg at revisor ikke har gitt uttalelse vedr. budsjett for 2014 i sin revisjonsberetning. Dette er likevel ikke til hinder for at kontrollutvalget kan gi sin anbefaling til kommunestyret om å godkjenne regnskapet for Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsberetning, samt å svare på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Midtre Gauldal Næringsselskap KF gir et forsvarlig uttrykk for selskapets sin virksomhet i 2014 og selskapets økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2014 som det fremgår av innstillingen i saken 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 Til kommunestyret i Midtre Gauldal kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MIDTRE GAULDAL NÆRINGSSELSKAP KF SITT ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 10/2015 behandlet Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap, noteopplysninger. Regnskapet er avgitt av selskapets styre og daglig leder Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert og styrets årsberetning. I tillegg har daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskap og årsberetning ble avlagt 13. april. Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Revisjonsberetningen er avlagt , frist for avleggelse er 15. april. Årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2014 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og viser et årsresultat på kroner Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir informasjon om selskapets økonomiske drift i 2014 og den økonomiske stillingen pr Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at årsregnskap og årsmelding avlegges rettidig, for kommende år. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2014 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Kommunestyret anbefales videre å vedta at årsresultatet disponeres på følgende måte: kroner avsettes til annen egenkapital. Støren den Per Bjarne Bonesvoll leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 18

19 Regnskap og revisjonsberetning for 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/15 Eva J. Bekkavik /176-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Midtre Gauldal kommunes årsregnskap for 2014 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning 2014 Uttalelse om regnskapet for 2014 Utrykt vedlegg Årsberetning og årsregnskap for 2014 for Midtre Gauldal kommune (utsendt direkte fra kommunen tidligere). Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Midtre Gauldal kommune for 2014 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt Revisor konkluderer med at regnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen per 31. desember Regnskapet for Midtre Gauldal kommune viser et resultat som går i null. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et negativt resultat på i overkant av 11,8 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et negativ resultat på i overkant av 3,3 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for

20 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Midtre Gauldal kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2014 og Midtre Gauldal kommunes økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2014 som det fremgår av innstillingen i saken. 20

21 21

22 22

23 Til kommunestyret i Midtre Gauldal kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MIDTRE GAULDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 11/2015 behandlet Midtre Gauldal kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert og administrasjonssjefens årsmelding. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2014 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og viser et regnskapsmessig resultat på kr. 0,Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir informasjon om kommunens økonomiske drift i 2014 og den økonomiske stillingen pr Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2014 slik det er avlagt. Støren den Per Bjarne Bonesvoll leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 23

24 Likviditetssituasjonen i Midtre Gauldal kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/15 Eva J. Bekkavik 033, 13/92-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar revisors redegjørelse til orientering. Vedlegg Likviditetssituasjonen i Midtre Gauldal kommune Interpellasjon til kommunestyrets møte Kommunens likvide situasjon Interpellasjon vedr. Midtre Gauldal kommunes likviditetssituasjon Saksutredning Kommunestyret i Midtre Gauldal kommune har bedt kontrollutvalget om å vurdere innholdet i interpellasjonen fra kommunestyregruppene BL, Sp, H og FrP til kommunestyrets møte Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget bes vurdere innholdet i interpellasjonens pkt. 4. Kontrollutvalgets sekretariat har bedt oppdragsansvarlig revisor om å se på likvidsituasjonen for Midtre Gauldal kommune. Vedlagt følger revisors tilbakemelding. Revisor vil også delta i kontrollutvalgets møte og svare på eventuelle spørsmål utvalget måtte ha. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors skriftlige tilbakemelding, samt orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering og oversende saken til kommunestyret for endelig behandling. 24

25 25

26 26

27 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongensgate 9 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Deres ref: Vår ref 2015/545-3 Dato Interpellasjon til kommunestyrets møte Kommunens likvide situasjon Viser til vedlagte interpellasjon. Kommunestyret fattet i møte følgende vedtak: Kontrollutvalget bes vurdere innholdet i interpellasjonens pkt. 4. Rådmannen bes gjennomgå rutinene med sikte på å holde oversikt over likviditetssituasjonen. Vedtaket oversendes kontrollutvalget for oppfølging av 1. kulepunkt. Med hilsen Margret Innset Buberg saksbehandler Vedlegg 1 Interpellasjon til kommunestyrets møte Postadresse 7290 STØREN E-post: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no Telefon Telefaks Bank Org.nr

28 28

29 29

30 30

31 31

32 Tilsynsrapport Kommunal beredskapsplikt - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/74-22 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Oppfølging av rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Utrykt vedlegg Kontrollutvalgets sak 36/2014 Tilsynsrapport kommunal beredskapsplikt Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 og 15. oktober 2014 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Midtre Gauldal kommune, tilsynet ble gjennomført den 16.september Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Formålet med tilsynet var å: Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen ( 14) Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan ( 15) Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. Tilsynet har avdekket følgende avvik: Kommunen har ikke en risiko- og sårbarhetsanalyse som dekker lovens krav etter sivilbeskyttelsesloven 14 3.ledd. Planen dekker ikke lovens krav da evakueringsplanen ikke er basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen i henhold til sivilbeskyttelsesloven 15 jamfør forskriften 4 d. 32

33 Kontrollutvalgets sekretariat viser til tilsynsrapport (vedlegg til sak 36/2014) for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvlaget fikk fremlagt foreløpig rapport på sitt møte i sak 36/2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte i april 2015 vedr. lukking av avvik gitt av Fylkesmannen. Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av , bedt rådmannen om å gi en orientering i utvalgets møte 30. april Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten (vedlegg i sak 36/2014) og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Midtre Gauldal kommune. 33

34 idil (](-\U DAL Fylkesmannen i Sør - Trøndelag Pb 4710 Sluppen 7468 TRONDHEIM Deres ref: Vår ref Dato 2014/ Oppfølging av rapportetter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Midtre Gauldalkommune Det vises innledningsvis til rapport dat , ref 2014/2352 telefonsamtale med fylkesberedskapssjef Kommunen slutter seg til rapportens bemerkmnger 352.1, tidligere brev i saken samt og avvik. Mht avvikene: Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen og fastsla om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan, så ser rådmannen det hensiktsmessig med et møte med Fylkesmannens beredskapsavdeling for en nærmere gjennomgang og avklaring av hvordan dette bør gjøres ift ny veileder. I samtale ble det gjort avtale med fylkesberedskapsjef februar 15. om å avholde et slikt møte ila uke 7-9 Kommunens plan for lukking av avvikene blir slik: møte med Fylkesmannens beredskapsavdeling ila februar 15 ferdigstillelse av helhetlig ROS analyse og beredskapsplan, lukking av avik, innen orientering til kommunens kontrollutvalg fremleggelse av rapport og helhetlig ROS analyse for kommunestvret Med hilsen Knu/Dukane Råelinann Ordfører Postadresse 7290 STØREN E-post: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no Telefon Telefaks Org.nr i Bank

35 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/58-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg einfo 15-2 Regler og prosedyrer for unntak fra off og lukking av møter Ekteskap gir inhabilitet Må se på totalen for å vurdere habilitet Slik håndterer du oppheving av taushetsplikten Sammendrag NIBR-rapport Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. NKRF einfo 15/2 Regler og prosedyrer for unntak fra offentlighet og lukking av møter 2. Er en toppolitiker gift med en toppleder i et selskap som leverer til kommunen, blir politikeren automatisk inhabil - men bare når sakene angår selskapet sterkt. 3. Det er ikke nok bare å se på enkeltdetaljer for å vurdere om saksbehandler eller politikere er habile, for eksempel i saker som berører selskaper de folkevalgte selv er i konkurranse med. 4. En som opphever det offentliges taushetsplikt, bestemmer selv hvor langt samtykket rekker. 5. Et sammendrag fra sluttrapporten fra prosjektet «Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap» som NIBR har gjennomført i 2014 på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 35

36 einfo 15/2 Regler og prosedyrer for unntak fra offentlighet og lukking av møter 1. Etter at kommuneloven 78 nr. 7 er endret, er det ikke lenger nødvendig å vise til denne bestemmelsen når det er aktuelt å unnta et dokument eller en opplysning fra offentlighet. Det vil være tilstrekkelig å begynne med å vise til en av bestemmelsene i offentleglova kapittel 3 om unntak fra innsynsretten. Den mest aktuelle bestemmelsen her er 13, som unntar opplysninger som er underlagt taushetsplikt, fra offentlighet. Når man nytter denne bestemmelsen, må man også vise til den bestemmelsen som pålegger taushetsplikten. Her er den mest aktuelle bestemmelsen forvaltningsloven 13, som pålegger taushetsplikt vedrørende «noens personlige forhold» og det vi kan kalle «driftsog forretningshemmeligheter». I disse tilfellene har man plikt til å unnta fra offentlighet. Det er viktig å være oppmerksom på at når man nytter offentleglova 13, er det i utgangspunktet bare opplysninger i et dokument som kan unntas, ikke hele dokumentet. Men hvis et av vilkåra i offentleglova 12 er oppfylt, har man adgang (men altså ikke plikt) til å unnta hele dokumentet. Når man gir innsyn i et dokument som inneholder taushetsbelagte opplysninger, må man altså fjerne disse, f.eks. ved sladding. Når man mottar et dokument, kan det være praktisk å vurdere med det samme om det kan være aktuelt å unnta fra offentlighet, og i så fall notere på dokumentet og i journalen f.eks.: «opplysninger unntatt offentlighet - offl. 13 jf. fvl. 13» eller «dokumentet u. o. offl. 13, jf. fvl. 13 jf. offl. 12». 2. Etter at den tidligere bestemmelsen i kommuneloven 77 nr. 8 blei opphevd, gjelder koml. 31 om møteoffentlighet også for kontrollutvalget. Det er derfor nødvendig å gjøre noen grep tilsvarende dem som er nevnt under 1, hvis man skal holde et møte i kontrollutvalget for lukte dører. I koml. 31 nr. 2 og 3 er det fastsatt at et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak underlagt lovbestemt taushetsplikt eller en sak som gjelder en arbeidstakers tjenstlige forhold. Videre er det fastsatt i koml. 31 nr. 4 og 5 at organet kan vedta å lukke et møte når omsynet til personvern eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det. Debatten om lukking av et møte kan holdes for lukte dører; avstemningen skal holdes for åpne dører, jf. koml. 31 a. Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 36 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

37 Det er ingen automatikk i at et møte blir holdt for lukte dører. Bestemmelsene innebærer at spørsmålet om å lukke dørene må tas opp til regulær behandling i organet, og avgjørelsen må protokolleres, fortrinnsvis med tilføyelse av hvilke lovbestemmelser som er lagt til grunn. Oslo, 5. mars 2015 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver 37 2

38 Bernt svarer: Ekteskap gir inhabilitet Er en toppolitiker gift med en toppleder i et selskap som leverer til kommunen, blir politikeren automatisk inhabil - men bare når sakene angår selskapet sterkt, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 16. mars 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål fra leser En ny toppolitiker er gift med en sjef i en stor leverandør innen samferdsel i samme fylke. Hvilke utfordringer gir det med tanke på habilitet f.eks i forbindelse med uttalelser om veivedlikehold, anbudsprosesser og annet? Bernt svarer Hvis ektefellen er «leder eller har ledende stilling i» selskapet (se forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav e, nr. 2), vil fylkesråden ikke kunne «tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse» i en sak der selskapet er part i saken (se 6, innledningen). Det samme vil kunne gjelde der saken angår ellers selskapet så sterkt at dette må sies å foreligge «særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til» fylkesrådens upartiskhet (s 6, andre avsnitt). Hvis fylkesråden er inhabil, vil hun altså verken kunne delta i saksforberedelsen, treffe vedtak i saken eller være med når fylkesrådet behandler denne. Heller ikke noen av hennes underordnete vil kunne treffe vedtak (s 6, tredje avsnitt), men de kan forberede saken for den som treffe avgjørelse, enten fylkesrådet, en settefylkesråd, eller annet kommunalt organ. 38

39 Bernt svarer: Må se på totalen for å vurdere habilitet Det er ikke nok bare å se på enkeltdetaljer for å vurdere om saksbehandler eller politikere er habile, for eksempel i saker som berører selskaper de folkevalgte selv er i konkurranse med, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 9. mars 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no. Et aksjeselskap (A) i en liten kommune eier en boligeiendom der det driver med utleie av leiligheter til turister. Aksjeselskap B søker nå om bruksendringstillatelse for en tilsvarende eiendom som ligger tretti meter fra As eiendom, for tilsvarende utleievirksomhet. Saksbehandler C hos kommunen eier 20 % av aksjene i A. Planutvalgsmedlem D eier 28 % av aksjene i A og har nærstående i styret. Planutvalgsmedlem E eier 7 % av aksjene i A, og er i tillegg styreleder her. 1. Er saksbehandler C inhabil til å forberede saken for planutvalget? 2. Er planutvalgsmedlemmene D og E inhabile til behandle saken i planutvalget? Bernt svarer I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav e, har vi en regel om at en tjenestemann eller folkevalgt blir inhabil hvis han eller hun er leder eller har ledende stilling, eller er medlem av styret, i et selskap som er part i saken. Men selskap A er neppe part her; saken gjelder ikke dem direkte, heller ikke om vedtaket skulle kunne få betydelige økonomiske konsekvenser for selskapet. Det at B vil kunne bli en brysom konkurrent, er ikke tilstrekkelig. Det kan nok være spørsmål om A vil kunne ha "rettslig klageinteresse" og dermed kunne påklage et positivt vedtak for B, men også det er nok usikkert hvis den eneste interessen i saken er ønske om å unngå konkurranse. Det som da gjenstår, er om den tilknytningen saksbehandler og to utvalgsmedlemmer har til A, er et "særegent forhold som er egnet til å svekke tilliten" til deres upartiskhet, som medfører de blir inhabile i denne saken etter bestemmelsen om dette i 6 andre avsnitt. Dette må vurderes helt konkret, både etter sakens karakter, type og styrke av tilknytningsforhold, og styrken av interessene som står på spill, for selskapet og eventuelt for de aktuelle personene. Det at man eier aksjer i et selskap, vil normalt ikke være tilstrekkelig til at man blir inhabil i en sak som angår dette, men hvis det er tale om en ganske stor aksjepost, og den aktuelle saken vil kunne ha vesentlig betydning for selskapet, vil også dette kunne skape inhabilitet. 20 % aksjepost for saksbehandler vil klart nok være i faresonen her hvis dette er en viktig sak for selskapet, og det kan det se ut som det er. Jeg vil i så fall tro at det samme vil bli resultatet for planutvalgsmedlemmet med 28 % aksjepost og nærstående i styret, og for utvalgsmedlemmet som er styreleder med en mindre aksjepost. (Hadde A vært part i saken, hadde styreleder i E uten videre blitt inhabil.) Ved vurderingen av inhabiliteten må vi også kunne legge vekt på summen av tilknytningsforhold for disse tre aktørene. Selv om man ville akseptere at hver enkelt av dem ikke var inhabile, vil det forhold at det er tale om tre sentrale aktører med en så tett felles tilknytning til en konkurrent, som vil kunne bli følbart negativt berørt av et vedtak til gunst for B, etter min vurdering måtte anses som et vesentlig tilleggsmoment ved vurderingen av det foreligger et særegent forhold som er egnet til å svekke tilliten til upartiskheten hos alle tre. 39

40 Bernt svarer: Slik håndterer du oppheving av taushetsplikten En som opphever det offentliges taushetsplikt, bestemmer selv hvor langt samtykket rekker. Hvis det er tvil om hva den som er vernet har ment, må dette avklares før man sprer opplysningene videre, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Vegard Venli 23. mars 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Fra tid til annen ønsker personer som har hatt negative erfaringer med det offentlige, å oppheve forvaltningens taushetsplikt. Et eksempel på dette så vi i saken om Stig Berntsen, som i en postjournal publisert av Oslo kommune på nytt fikk sitt navn knyttet til overgrepsanklager til tross for at saken mot han for lengst er avsluttet. Saken var en journalføringsglipp fra sykehjemsetaten i kommunen, og endte med at postjournalen midlertidig ble fjernet fra kommunens nettsted. I tillegg undersøker etaten om journalføringstittelen kan endres. Bernt svarer 1) Hva skjer med den rettslige statusen til opplysninger underlagt taushetsplikt, når den som har krav på taushet har gitt et informert samtykke om å oppheve taushetsplikt? SVAR: I Forvaltningsloven 13 a nr. 1 er fastsatt at taushetsplikt ikke er til hinder for «at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker». Det betyr at et samtykke må tolkes konkret for å avgjøre hvor langt det gjelder. Det kan for eksempel tenkes at det gis samtykke til å meddele opplysningene til enkeltpersoner eller kolleger, men ikke til at de legges ut på Internett. Hvis det er tvil om hva den som er vernet har ment, må dette avklares før man sprer opplysningene videre. 2) Plikter forvaltningen å etterkomme et ønske fra en enkeltperson, om å på forespørsel fra utenforstående offentliggjøre dokumenter om dennes sak, når taushetsplikten er opphevet eller kan forvaltningen likevel nekte? SVAR: Når taushetsplikten har bortfalt fordi den som skal vernes samtykker i at dokumentene offentliggjøres, vil forvaltningen bare kunne nekte allmennheten innsyn etter offentlighetsloven så langt andre unntaksregler kommer inn i bildet. Det vil i praksis kunne være aktuelt der andre personer er vernet av taushetsplikten, men gjelder da bare de delene av dokumentet der det framkommer slike opplysninger, og det er mulig å se hvem disse gjelder. Da må de aktuelle delene av dokumentet sladdes. Her har vi sett at det kan oppstå tvil om hvor langt taushetsplikten rekker i situasjoner der det er større eller mindre mulighet for at det lar seg gjøre å finne fram til hvem anonymiserte opplysninger om taushetspliktbelagte forhold gjelder. Dette må bero på en sammensatt og konkret skjønnsmessig vurdering av både opplysningenes karakter, hvilke muligheter man ellers har til å finne fram til identiteten til den de gjelder, og hvorvidt offentliggjøringen av de aktuelle opplysningene hadde et legitimt formål. Hvis man finner at den som har offentliggjort disse opplysningene, har feilbedømt faren for at disse ville kunne tilbakeføres til den aktuelle personen, eller hvor lett eller vanskelig tilgjengelig disse ville 40

41 være uansett, slik at dette må anses som brudd på taushetsplikt, blir den rettslige problemstillingen om offentliggjøringen er «grovt uaktsom». 3) Fra tid til annen opplever vi i mediene at forvaltningen kvier seg for å la seg intervjue om saker der noen har opphevet taushetsplikten. Forvaltningen frykter at tilliten til publikum kan bli brutt på lang sikt, dersom folk ser at forvaltningen uttaler seg om forhold som ordinært vil være taushetsbelagt. Hva er ditt råd til kommuner som tenker på denne måten? SVAR: Vi har ingen alminnelige regler om plikt for forvaltningen til å la seg intervjue eller på annen måte aktivt formidle informasjon til allmennheten. I kommuneloven 4 er det fastsatt at: «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet». I dette ligger at kommunene forventes å svare på forespørsler fra medier om saker av allmenn interesse. Men da selvsagt på en måte som ikke unødig trekker enkeltpersoner fram i søkelyset på en belastende måte. Ut fra allmenne prinsipper om åpenhet og demokratisk kontroll må det samme gjelde for statsforvaltningen. Det er neppe grunnlag for å si at det foreligger noen rettslig plikt for forvaltningen til å stille seg til rådighet for intervjuer eller drive aktiv informasjonsvirksomhet, men her skal vi merke oss bestemmelsen i offentlighetsloven 6 om at: «Ved behandling av saker etter lova her eller i andre tilfelle der det blir gitt tilgang til informasjon, er det ikkje høve til noka slags forskjellsbehandling mellom samanliknbare tilfelle eller til å avtale at nokon skal ha einerett på tilgang til informasjon». Dette må oppfattes som en spesialanvendelse av en allmenn norm for all informasjonsformidling fra stat eller kommune; det er ikke lovlig å bruke informasjonsformidling som et virkemiddel for å etablere gode forbindelser med enkelte medier og å holde andre på avstand. I Danmark ble en minister pålagt av Folketingets ombudsmann å avslutte sin boikott av en bestemt journalist. 41

42 NIBR-rapport 2015:1 Hild Marte Bjørnsen Jan Erling Klausen Marte Winsvold Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 42

43 Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 43

44 Andre publikasjoner fra NIBR : NIBR-rapport 2013:24 Veier til god lokaldemokratisk styring Samarbeidsrapport IRIS/NIBR Perspektiver og erfaringer: Styring av og ledelse i kommunalt organiserte samarbeid Rapportene koster fra kr 250,- til kr 350,-og kan bestilles fra NIBR: Gaustadalléen Oslo Tlf Faks E-post til nibr@nibr.no Publikasjonene kan også skrives ut fra Porto kommer i tillegg til de oppgitte prisene 44

45 Hild Marte Bjørnsen Jan Erling Klausen Marte Winsvold Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap NIBR-rapport 2015:1 45

46 Tittel: Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Forfatter: Hild Marte Bjørnsen, Jan Erling Klausen og Marte Winsvold NIBR-rapport: 2015:1 ISSN: ISBN: Prosjektnummer: 3336 Prosjektnavn: Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Oppdragsgiver: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Prosjektleder: Jan Erling Klausen Referat: Prosjektet undersøker betingelsene for folkevalgt styring og kontroll over kommunaleide aksjeselskaper (AS) og interkommunale selskaper (IKS). Rapporten er basert på data fra bedrifts- og foretaksregisteret, en survey-undersøkelse til alle kommuner samt intensive studier i seks kommuner. Sammendrag: Norsk og engelsk Dato: Januar 2015 Antall sider: 193 Pris: kr. 250,- Utgiver: Norsk institutt for by- og regionforskning Gaustadalléen 21, 0349 OSLO Telefon: (+47) Telefaks: (+47) E-post: nibr@nibr.no Vår hjemmeside: Trykk: X-ide Org. nr. NO MVA NIBR

47 1 Forord Dette er sluttrapporten fra prosjektet «Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap» som NIBR har gjennomført i 2014 på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Prosjektleder er Jan Erling Klausen, og prosjektmedarbeidere er Marte Bjørnsen og Marte Winsvold. Rapporten er skrevet av Bjørnsen, Klausen og Winsvold i samarbeid. Hilde Zeiner var prosjektleder i prosjektets tidligere faser. Marthe Indset og Trine Myrvold har bidratt til empiriinnhentingen. Oslo, januar 2015 Trine Monica Myrvold Forskningssjef 47

48 2 Innhold Forord... 1 Tabelloversikt... 5 Figuroversikt... 8 Sammendrag Summary Innledning Kan kommunene ivareta hensynet til god folkevalgt styring? Økende bruk av selskapsorganisering Nærmere om god lokaldemokratisk styring Om undersøkelsene Oppbyggingen av rapporten Oversikt over kommunalt eide selskaper Innledning Datagrunnlag Selskapsetablering og utvikling over tid Næringstilhørighet og oppgaveløsing Geografiske variasjoner i kommunal selskapsdrift Virksomhetsstørrelse og økonomi i kommunalt eide selskaper Hva er innholdet i demokratisk, folkevalgt eierstyring? Styringens innhold og formål Tre kategorier Lovpålagte bestemmelser for private og offentlige selskaper Lovpålagte bestemmelser for offentlig eide selskaper Offentlig støtte til foretak Reglene om offentlige anskaffelser IKS-loven

49 Andre særlover...78 Offentlighetsloven og forvaltningsloven...79 Kommunelovens bestemmelser om innsyn og undersøkelser i selskaper...81 Arkivloven Driftsmessige hensyn...83 Innledning Avkastning og finansielt eierskap God selskapsstyring og ivaretagelse av samfunnsansvar...85 Politiske formål...89 Prinsipper for eierstyring Virkemidler for eierstyring Innledning Styring gjennom etableringen av selskapet Styring gjennom ulike arenaer Generalforsamling og representantskapsmøte Direkte kontakt med selskapet Styring gjennom dokumenter Pålagte og valgfrie styringsdokumenter Eierstrategi og eierskapsmelding Vedtekter (AS) og selskapsavtale (IKS) Avtaler og oppdragsbrev Selskapsspesifikke eierstrategier Mål- og resultatkrav Delegasjonsreglementet Hvordan fastsettes styringsdokumentene? Styring gjennom selskapenes styrer Innledning Funn fra surveyundersøkelsen Informantenes vurderinger Hvor viktige er de ulike virkemidlene? Spesielt om EØS og EU-reglene Forutsetninger for folkevalgt eierstyring Innledning Informasjon og åpenhet Eksempler på hvordan noen kommuner praktiserer åpenhet Kompetanse Etikk

50 Kontroll og kontrollutvalgets rolle Hvordan vurderes kommunens styring og ontroll? Forutsetninger for folkevalgt styring "Politiske formål" Hvordan kan god folkevalgt styring oppnås? Borgernært styre og den politiske komponenten Empiriske illustrasjoner Konsentrasjon av borgernært styre og den politiske komponenten Informantenes forklaringer på konsentrasjonen av eierstyringen Ansvarlig og pålitelig styre, lover og anbefalinger Mekanismer for ansvarlig og pålitelig styre Rådmannens og administrasjonens støttefunksjon formannskapsmodell Eierstyring med parlamentarisk styringsform Spesielt om IKS Oppsummering Konklusjoner og anbefalinger Resultatene sett under ett Hvor ligger utfordringen? Konkluderende anbefalinger Litteratur

51 10 Sammendrag Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Hild Marte Bjørnsen, Jan Erling Klausen og Marte Winsvold Dette er sluttrapporten fra prosjektet «Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap» som NIBR har gjennomført i 2014 på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Siktemålet med prosjektet har vært å undersøke hvordan norske kommuner ivaretar hensynet til god folkevalgt styring over den delen av kommunens virksomhet som er organisert som egne selskaper. Rapporten undersøker den folkevalgte styringen over selskaper organisert etter aksjeloven og IKS-loven. Både AS og IKS er selvstendige rettssubjekter, og har dermed en spesielt selvstendig stilling sammenlignet med andre virksomheter som drives av kommunen. Dermed er det grunn til å tro at utfordringene knyttet til det å oppnå god folkevalgt styring er spesielt påtagelige i disse tilfellene. Kriteriet for vurderingene av god folkevalgt styring er de fire dimensjonene pålitelig, ansvarlig, borgernært og effektivt styre. Disse presenteres i innledningskapittelet. Rapporten inneholder en gjennomgang av omfanget og utviklingen i fristilte kommunaleide selskaper, basert på data fra det sentrale Bedrifts.- og foretaksregisteret (BoF). Dette registeret inneholder opplysninger om alle registrerte selskaper i Norge. Gjennomgangen viser at antall AS ble mer enn fordoblet fra 2000 til 2009, men at veksten så har stagnert. I dag er det 2418 kommunaleide AS. Et lignende mønster gjelder for IKS, som det i dag finnes 245 av. Aksjeselskapene sysselsetter om lag personer, IKSene Selv om det er flest selskaper i de større byene, er fordelingen av selskaper pr innbygger ganske jevn. Selskapene er fordelt mellom mange ulike bransjer. 51

52 11 Elektrisitetsforsyning, tilrettelagt arbeid og samferdsel er de største gruppene av AS, mens de vanligste IKS er innenfor vann, avløp og renovasjon, generell offentlig administrasjon og brannvern. Rapporten drøfter formålet og innholdet i styringen av kommunaleide selskaper. Selskapsformene legger opp til at ulike sider ved styringen skal ivaretas av ulike instanser. Det settes opp tre brede kategorier av styringens formål og innhold. Dette er ivaretagelse av lovpålagte bestemmelser, driftsmessige hensyn og politiske formål. En rekke aspekter ved disse brede formålskategoriene gjennomgås, og det vises blant annet til at kommunalt eide selskaper må forholde seg til et langt bredere spekter av lovpålagte krav og styringsmessige hensyn enn det som ofte er tilfelle for privat eide selskaper. Rapporten drøfter deretter hvilke virkemidler kommunen som eier har, til å realisere disse formålene. Det presenteres resultater fra en surveyundersøkelse til alle landets kommuner, som både viser utbredelsen av ulike aktiviteter og virkemidler knyttet til eierstyringen, og vurderinger om hvordan disse fungerer i praksis. Undersøkelsene viser at ordføreren vanligvis representerer kommunen på generalforsamling i selskaper, og at rådmannen og formannskapet er de viktigste kontaktpunktene i for- og etterkant av møtene. Kommunestyret har en overordnet og strategisk rolle, de får vanligvis generalforsamlingssakene til orientering i etterkant og er sjelden involvert i selskapsspesifikke eierstrategier eller resultatkrav. Styrene i selskapene er i høy grad politisert. Det er vanligvis politiske utvalg som nominerer og velger styremedlemmene, og de aller fleste kommunene har folkevalgte i styrene. Dette er imidlertid omstridt. Tilhengerne av ordningen mener politisk kompetanse hører hjemme i styrene, og at dette sikrer folkevalgt kontroll. Motstanderne påpeker at politiske styrer ikke kan kastes, at de tar med politiske motsetninger inn i styret og at det blir «kjøttvekta» og ikke kompetanse som blir utslagsgivende. Viktige betingelser for folkevalgt kontroll er knyttet til åpenhet, etikk og kontroll. Informantene mener jevnt over at kommunene får den informasjonen fra selskapene de trenger, men bare et mindretall mener at kommunestyret får nok informasjon og er godt orientert. Dette tyder på et demokratisk informasjonsunderskudd. Mange kommuner har laget etiske retningslinjer og gjennomført andre relaterte aktiviteter, men bare 52

53 12 et mindretall krysser av på hver av dem. Når det gjelder kontroll, beskrives kontrollutvalgenes aktiviteter som planmessig og omfattende. Men den samlede vurderingen av politisk kontroll er ganske negativ. Et mindretall mener at kontrollrutinene er tilstrekkelige. Nær halvparten mener at selskapsformen gir dårligere mulighet for innsyn og kontroll, og flertallet mener at selskapsformen gjør at de folkevalgte mister innflytelse. Rapporten utforsker spesielt hva som er den politiske komponenten i eierstyringen. Basert på empiriske eksempler fra case-studiene vises det til fire sider ved dette. Selskapet kan etableres med et politisk formål. Strategiske endringer i selskapet kan vise seg å ha politiske implikasjoner, som må identifiseres og håndteres politisk. Samfunnsendringer og endringer i selskapets omgivelser kan føre til at selskapets nye politiske premisser aktualiseres i forhold til selskapets strategi. Og noen ganger brukes selskapene relativt kortsiktig til å nå politiske mål. Samlet sett hevder rapporten at den folkevalgte styringsrollen er konsentrert rundt ordfører, formannskap, eventuelle folkevalgte styremedlemmer og kontrollutvalget. Menige folkevalgte fremstår ofte som marginaliserte og uinformerte. Dette kan være en villet situasjon av ulike grunner, men en årsak kan også være at eierstyringen er til dels kompleks og at mange folkevalgte mangler forutsetningene for å sette seg inn i det. Konsentrasjonen kan medføre at kommunen ikke utnytter sin samlede folkevalgte kapasitet til å identifisere og diskutere de politiske sidene ved selskapene. Samtidig vises det hvordan rådmannen og kommuneadministrasjonen kan utføre en svært viktig støttefunksjon for de folkevalgte, men ikke alle kommuner benytter seg av dette. 53

54 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 15/58-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 54 Saksnr 015/15