Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 15/57 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder Arne Nordgård Per Arne Brevik Johan Arne Selven Forfall: Andre møtende: Kopi: 1. varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 011/15 012/15 013/15 014/15 015/15 016/15 017/15 Godkjenning av protokoll fra møte Regnskap og revisjonsberetning for 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Orienteringer til kontrollutvalget vedr. Framtidas omsorg Orientering til kontrollutvalget vedr. utviklingsstatus på industriområdene Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Sivert Arne Selvli (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/57-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Regnskap og revisjonsberetning for 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/15 Eva J. Bekkavik /177-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Agdenes kommunes årsregnskap for 2014 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning 2014 Uttalelse om årsregnskapet 2014 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Agdenes kommune for 2014 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt Revisor konkluderer med at regnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen per 31. desember Regnskapet for Agdenes kommune viser et midreforbruk på kr ,04. Resultat før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et negativt resultat på kroner ,19. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et positivt resultat på kr ,62. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Agdenes kommune for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Agdenes kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2014 og Agdenes kommunes økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Agdenes kommune for 2014 som det fremgår av innstillingen i saken. 3

4 4

5 5

6 Til kommunestyret i Agdenes KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM AGDENES KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 12/2015 behandlet Agdenes kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,62 Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2014, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2014 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Agdenes kommunes virksomhet for 2014 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2014 slik det er avlagt. Lensvik Sivert Arne Selvli Kontrollutvalgets leder Kopi: Formannskapet 6 1

7 Orienteringer til kontrollutvalget vedr. Framtidas omsorg Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/15 Eva J. Bekkavik 12/38-26 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. Framtidas omsorg Utrykt vedlegg Kommunestyrets sak17/2014 Framtidasomsorg oppstart utredning Saksutredning På kontrollutvalgets møte kom det frem et ønske fra utvalget om en orientering vedr. Framtidas omsorg. Rådmannen er i brev av bedt om å gi en orientering i kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 7

8 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/38-25 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Orientering til kontrollutvalget vedr. Framtidas omsorg På kontrollutvalgets møte kom det frem et ønske fra utvalget om en orientering vedr. Framtidas omsorg. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag 5. mai 2015 kl. 09:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets ønske, ber vi herved om at rådmannen i Agdenes kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

9 Orientering til kontrollutvalget vedr. utviklingsstatus på industriområdene Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/15 Eva J. Bekkavik /51-15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. utviklingsstatus på industriområdene i Agdenes kommune Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 6/2015 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. utviklingsstatus på industriområdene i Agdenes kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. utviklingsstatus på industriområdene i Agdenes kommune. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte 5. mai Rådmannen er i brev av bedt om å gi en orientering i kontrollutvalgets møte 5. mai Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 9

10 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 13/51-14 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Orientering til kontrollutvalget vedr. utviklingsstatus på industriområdene i Agdenes kommune På kontrollutvalgets møte ble det under sak 6/2015 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. utviklingsstatus på industriområdene i Agdenes kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. utviklingsstatus på industriområdene i Agdenes kommune. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte 5. mai Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag kl. 09:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 6/2015, ber vi herved om at rådmannen i Agdenes kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

11 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 015/15 Eva J. Bekkavik /51-13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Agdenes kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik det fremgår av dokumentet Saker for videre oppfølging. Vedlegg Saker for videre oppfølging Kommunestyret Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Det er ikke satt opp nye saker i kontrollutvalgets oppfølgingsliste etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 11

12 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr : Sak KS 22/14 Tittel Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Kommentar Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. 12 Til oppfølging Følges opp

13 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: Kommunestyret Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 11:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/15 15/163 Referatsaker 7/15 12/167 FORLIKSRÅDET - SUPPLERINGSVALG 8/15 15/159 REGLEMENT FOR FINANSFORVALTNING - ENDRING/TILPASNING 9/15 15/81 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE TIL MUSIKKPROSJEKTET "SÅ LENGE VI HAR LYSET" 10/15 15/160 OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN EVENTUELT Lensvik, Oddvar Indergård ordfører 13

14 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: Formannskapet Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 14/15 15/214 Referatsaker 15/15 14/146 FRAMTIDAS OMSORG - FORSLAG TIL KOMMUNEDELPLAN FOR PLEIE OG OMSORG /15 14/461 REGULERINGSPLAN - LYSTAD BOLIGFELT DEL AV GNR 5/7 2.GANGS BEHANDLING 17/15 15/166 FORESPØRSEL OM REGULERINGSENDRING OG KJØP AV TILLEGGSAREAL GNR 89/138 18/15 15/210 HENVENDELSE - MULIG ETABLERING AV SKYTEBANER I YTRE AGDENES 19/15 12/557 KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL /15 14/305 SØKNAD OM ETABLERING AV FRIVILLIGSENTRAL - UTTALELSE EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 14

15 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 016/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/57-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg einfo 15-2 Regler og prosedyrer for unntak fra off og lukking av moter Ekteskap gir inhabilitet Må se på totalen for å vurdere habilitet Slik håndterer du oppheving av taushetsplikten Sammendrag NIBR-rapport Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. NKRF einfo 15/2 Regler og prosedyrer for unntak fra offentlighet og lukking av møter 2. Er en toppolitiker gift med en toppleder i et selskap som leverer til kommunen, blir politikeren automatisk inhabil - men bare når sakene angår selskapet sterkt. 3. Det er ikke nok bare å se på enkeltdetaljer for å vurdere om saksbehandler eller politikere er habile, for eksempel i saker som berører selskaper de folkevalgte selv er i konkurranse med. 4. En som opphever det offentliges taushetsplikt, bestemmer selv hvor langt samtykket rekker. 5. Et sammendrag fra sluttrapporten fra prosjektet «Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap» som NIBR har gjennomført i 2014 på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 15

16 einfo 15/2 Regler og prosedyrer for unntak fra offentlighet og lukking av møter 1. Etter at kommuneloven 78 nr. 7 er endret, er det ikke lenger nødvendig å vise til denne bestemmelsen når det er aktuelt å unnta et dokument eller en opplysning fra offentlighet. Det vil være tilstrekkelig å begynne med å vise til en av bestemmelsene i offentleglova kapittel 3 om unntak fra innsynsretten. Den mest aktuelle bestemmelsen her er 13, som unntar opplysninger som er underlagt taushetsplikt, fra offentlighet. Når man nytter denne bestemmelsen, må man også vise til den bestemmelsen som pålegger taushetsplikten. Her er den mest aktuelle bestemmelsen forvaltningsloven 13, som pålegger taushetsplikt vedrørende «noens personlige forhold» og det vi kan kalle «driftsog forretningshemmeligheter». I disse tilfellene har man plikt til å unnta fra offentlighet. Det er viktig å være oppmerksom på at når man nytter offentleglova 13, er det i utgangspunktet bare opplysninger i et dokument som kan unntas, ikke hele dokumentet. Men hvis et av vilkåra i offentleglova 12 er oppfylt, har man adgang (men altså ikke plikt) til å unnta hele dokumentet. Når man gir innsyn i et dokument som inneholder taushetsbelagte opplysninger, må man altså fjerne disse, f.eks. ved sladding. Når man mottar et dokument, kan det være praktisk å vurdere med det samme om det kan være aktuelt å unnta fra offentlighet, og i så fall notere på dokumentet og i journalen f.eks.: «opplysninger unntatt offentlighet - offl. 13 jf. fvl. 13» eller «dokumentet u. o. offl. 13, jf. fvl. 13 jf. offl. 12». 2. Etter at den tidligere bestemmelsen i kommuneloven 77 nr. 8 blei opphevd, gjelder koml. 31 om møteoffentlighet også for kontrollutvalget. Det er derfor nødvendig å gjøre noen grep tilsvarende dem som er nevnt under 1, hvis man skal holde et møte i kontrollutvalget for lukte dører. I koml. 31 nr. 2 og 3 er det fastsatt at et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak underlagt lovbestemt taushetsplikt eller en sak som gjelder en arbeidstakers tjenstlige forhold. Videre er det fastsatt i koml. 31 nr. 4 og 5 at organet kan vedta å lukke et møte når omsynet til personvern eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det. Debatten om lukking av et møte kan holdes for lukte dører; avstemningen skal holdes for åpne dører, jf. koml. 31 a. Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 16 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

17 Det er ingen automatikk i at et møte blir holdt for lukte dører. Bestemmelsene innebærer at spørsmålet om å lukke dørene må tas opp til regulær behandling i organet, og avgjørelsen må protokolleres, fortrinnsvis med tilføyelse av hvilke lovbestemmelser som er lagt til grunn. Oslo, 5. mars 2015 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver 17 2

18 Bernt svarer: Ekteskap gir inhabilitet Er en toppolitiker gift med en toppleder i et selskap som leverer til kommunen, blir politikeren automatisk inhabil - men bare når sakene angår selskapet sterkt, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 16. mars 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål fra leser En ny toppolitiker er gift med en sjef i en stor leverandør innen samferdsel i samme fylke. Hvilke utfordringer gir det med tanke på habilitet f.eks i forbindelse med uttalelser om veivedlikehold, anbudsprosesser og annet? Bernt svarer Hvis ektefellen er «leder eller har ledende stilling i» selskapet (se forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav e, nr. 2), vil fylkesråden ikke kunne «tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse» i en sak der selskapet er part i saken (se 6, innledningen). Det samme vil kunne gjelde der saken angår ellers selskapet så sterkt at dette må sies å foreligge «særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til» fylkesrådens upartiskhet (s 6, andre avsnitt). Hvis fylkesråden er inhabil, vil hun altså verken kunne delta i saksforberedelsen, treffe vedtak i saken eller være med når fylkesrådet behandler denne. Heller ikke noen av hennes underordnete vil kunne treffe vedtak (s 6, tredje avsnitt), men de kan forberede saken for den som treffe avgjørelse, enten fylkesrådet, en settefylkesråd, eller annet kommunalt organ. 18

19 Bernt svarer: Må se på totalen for å vurdere habilitet Det er ikke nok bare å se på enkeltdetaljer for å vurdere om saksbehandler eller politikere er habile, for eksempel i saker som berører selskaper de folkevalgte selv er i konkurranse med, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 9. mars 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no. Et aksjeselskap (A) i en liten kommune eier en boligeiendom der det driver med utleie av leiligheter til turister. Aksjeselskap B søker nå om bruksendringstillatelse for en tilsvarende eiendom som ligger tretti meter fra As eiendom, for tilsvarende utleievirksomhet. Saksbehandler C hos kommunen eier 20 % av aksjene i A. Planutvalgsmedlem D eier 28 % av aksjene i A og har nærstående i styret. Planutvalgsmedlem E eier 7 % av aksjene i A, og er i tillegg styreleder her. 1. Er saksbehandler C inhabil til å forberede saken for planutvalget? 2. Er planutvalgsmedlemmene D og E inhabile til behandle saken i planutvalget? Bernt svarer I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav e, har vi en regel om at en tjenestemann eller folkevalgt blir inhabil hvis han eller hun er leder eller har ledende stilling, eller er medlem av styret, i et selskap som er part i saken. Men selskap A er neppe part her; saken gjelder ikke dem direkte, heller ikke om vedtaket skulle kunne få betydelige økonomiske konsekvenser for selskapet. Det at B vil kunne bli en brysom konkurrent, er ikke tilstrekkelig. Det kan nok være spørsmål om A vil kunne ha "rettslig klageinteresse" og dermed kunne påklage et positivt vedtak for B, men også det er nok usikkert hvis den eneste interessen i saken er ønske om å unngå konkurranse. Det som da gjenstår, er om den tilknytningen saksbehandler og to utvalgsmedlemmer har til A, er et "særegent forhold som er egnet til å svekke tilliten" til deres upartiskhet, som medfører de blir inhabile i denne saken etter bestemmelsen om dette i 6 andre avsnitt. Dette må vurderes helt konkret, både etter sakens karakter, type og styrke av tilknytningsforhold, og styrken av interessene som står på spill, for selskapet og eventuelt for de aktuelle personene. Det at man eier aksjer i et selskap, vil normalt ikke være tilstrekkelig til at man blir inhabil i en sak som angår dette, men hvis det er tale om en ganske stor aksjepost, og den aktuelle saken vil kunne ha vesentlig betydning for selskapet, vil også dette kunne skape inhabilitet. 20 % aksjepost for saksbehandler vil klart nok være i faresonen her hvis dette er en viktig sak for selskapet, og det kan det se ut som det er. Jeg vil i så fall tro at det samme vil bli resultatet for planutvalgsmedlemmet med 28 % aksjepost og nærstående i styret, og for utvalgsmedlemmet som er styreleder med en mindre aksjepost. (Hadde A vært part i saken, hadde styreleder i E uten videre blitt inhabil.) Ved vurderingen av inhabiliteten må vi også kunne legge vekt på summen av tilknytningsforhold for disse tre aktørene. Selv om man ville akseptere at hver enkelt av dem ikke var inhabile, vil det forhold at det er tale om tre sentrale aktører med en så tett felles tilknytning til en konkurrent, som vil kunne bli følbart negativt berørt av et vedtak til gunst for B, etter min vurdering måtte anses som et vesentlig tilleggsmoment ved vurderingen av det foreligger et særegent forhold som er egnet til å svekke tilliten til upartiskheten hos alle tre. 19

20 Bernt svarer: Slik håndterer du oppheving av taushetsplikten En som opphever det offentliges taushetsplikt, bestemmer selv hvor langt samtykket rekker. Hvis det er tvil om hva den som er vernet har ment, må dette avklares før man sprer opplysningene videre, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Vegard Venli 23. mars 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Fra tid til annen ønsker personer som har hatt negative erfaringer med det offentlige, å oppheve forvaltningens taushetsplikt. Et eksempel på dette så vi i saken om Stig Berntsen, som i en postjournal publisert av Oslo kommune på nytt fikk sitt navn knyttet til overgrepsanklager til tross for at saken mot han for lengst er avsluttet. Saken var en journalføringsglipp fra sykehjemsetaten i kommunen, og endte med at postjournalen midlertidig ble fjernet fra kommunens nettsted. I tillegg undersøker etaten om journalføringstittelen kan endres. Bernt svarer 1) Hva skjer med den rettslige statusen til opplysninger underlagt taushetsplikt, når den som har krav på taushet har gitt et informert samtykke om å oppheve taushetsplikt? SVAR: I Forvaltningsloven 13 a nr. 1 er fastsatt at taushetsplikt ikke er til hinder for «at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker». Det betyr at et samtykke må tolkes konkret for å avgjøre hvor langt det gjelder. Det kan for eksempel tenkes at det gis samtykke til å meddele opplysningene til enkeltpersoner eller kolleger, men ikke til at de legges ut på Internett. Hvis det er tvil om hva den som er vernet har ment, må dette avklares før man sprer opplysningene videre. 2) Plikter forvaltningen å etterkomme et ønske fra en enkeltperson, om å på forespørsel fra utenforstående offentliggjøre dokumenter om dennes sak, når taushetsplikten er opphevet eller kan forvaltningen likevel nekte? SVAR: Når taushetsplikten har bortfalt fordi den som skal vernes samtykker i at dokumentene offentliggjøres, vil forvaltningen bare kunne nekte allmennheten innsyn etter offentlighetsloven så langt andre unntaksregler kommer inn i bildet. Det vil i praksis kunne være aktuelt der andre personer er vernet av taushetsplikten, men gjelder da bare de delene av dokumentet der det framkommer slike opplysninger, og det er mulig å se hvem disse gjelder. Da må de aktuelle delene av dokumentet sladdes. Her har vi sett at det kan oppstå tvil om hvor langt taushetsplikten rekker i situasjoner der det er større eller mindre mulighet for at det lar seg gjøre å finne fram til hvem anonymiserte opplysninger om taushetspliktbelagte forhold gjelder. Dette må bero på en sammensatt og konkret skjønnsmessig vurdering av både opplysningenes karakter, hvilke muligheter man ellers har til å finne fram til identiteten til den de gjelder, og hvorvidt offentliggjøringen av de aktuelle opplysningene hadde et legitimt formål. Hvis man finner at den som har offentliggjort disse opplysningene, har feilbedømt faren for at disse ville kunne tilbakeføres til den aktuelle personen, eller hvor lett eller vanskelig tilgjengelig disse ville 20

21 være uansett, slik at dette må anses som brudd på taushetsplikt, blir den rettslige problemstillingen om offentliggjøringen er «grovt uaktsom». 3) Fra tid til annen opplever vi i mediene at forvaltningen kvier seg for å la seg intervjue om saker der noen har opphevet taushetsplikten. Forvaltningen frykter at tilliten til publikum kan bli brutt på lang sikt, dersom folk ser at forvaltningen uttaler seg om forhold som ordinært vil være taushetsbelagt. Hva er ditt råd til kommuner som tenker på denne måten? SVAR: Vi har ingen alminnelige regler om plikt for forvaltningen til å la seg intervjue eller på annen måte aktivt formidle informasjon til allmennheten. I kommuneloven 4 er det fastsatt at: «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet». I dette ligger at kommunene forventes å svare på forespørsler fra medier om saker av allmenn interesse. Men da selvsagt på en måte som ikke unødig trekker enkeltpersoner fram i søkelyset på en belastende måte. Ut fra allmenne prinsipper om åpenhet og demokratisk kontroll må det samme gjelde for statsforvaltningen. Det er neppe grunnlag for å si at det foreligger noen rettslig plikt for forvaltningen til å stille seg til rådighet for intervjuer eller drive aktiv informasjonsvirksomhet, men her skal vi merke oss bestemmelsen i offentlighetsloven 6 om at: «Ved behandling av saker etter lova her eller i andre tilfelle der det blir gitt tilgang til informasjon, er det ikkje høve til noka slags forskjellsbehandling mellom samanliknbare tilfelle eller til å avtale at nokon skal ha einerett på tilgang til informasjon». Dette må oppfattes som en spesialanvendelse av en allmenn norm for all informasjonsformidling fra stat eller kommune; det er ikke lovlig å bruke informasjonsformidling som et virkemiddel for å etablere gode forbindelser med enkelte medier og å holde andre på avstand. I Danmark ble en minister pålagt av Folketingets ombudsmann å avslutte sin boikott av en bestemt journalist. 21

22 NIBR-rapport 2015:1 Hild Marte Bjørnsen Jan Erling Klausen Marte Winsvold Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 22

23 Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 23

24 Andre publikasjoner fra NIBR : NIBR-rapport 2013:24 Veier til god lokaldemokratisk styring Samarbeidsrapport IRIS/NIBR Perspektiver og erfaringer: Styring av og ledelse i kommunalt organiserte samarbeid Rapportene koster fra kr 250,- til kr 350,-og kan bestilles fra NIBR: Gaustadalléen Oslo Tlf Faks E-post til nibr@nibr.no Publikasjonene kan også skrives ut fra Porto kommer i tillegg til de oppgitte prisene 24

25 Hild Marte Bjørnsen Jan Erling Klausen Marte Winsvold Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap NIBR-rapport 2015:1 25

26 Tittel: Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Forfatter: Hild Marte Bjørnsen, Jan Erling Klausen og Marte Winsvold NIBR-rapport: 2015:1 ISSN: ISBN: Prosjektnummer: 3336 Prosjektnavn: Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Oppdragsgiver: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Prosjektleder: Jan Erling Klausen Referat: Prosjektet undersøker betingelsene for folkevalgt styring og kontroll over kommunaleide aksjeselskaper (AS) og interkommunale selskaper (IKS). Rapporten er basert på data fra bedrifts- og foretaksregisteret, en survey-undersøkelse til alle kommuner samt intensive studier i seks kommuner. Sammendrag: Norsk og engelsk Dato: Januar 2015 Antall sider: 193 Pris: kr. 250,- Utgiver: Norsk institutt for by- og regionforskning Gaustadalléen 21, 0349 OSLO Telefon: (+47) Telefaks: (+47) E-post: nibr@nibr.no Vår hjemmeside: Trykk: X-ide Org. nr. NO MVA NIBR

27 1 Forord Dette er sluttrapporten fra prosjektet «Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap» som NIBR har gjennomført i 2014 på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Prosjektleder er Jan Erling Klausen, og prosjektmedarbeidere er Marte Bjørnsen og Marte Winsvold. Rapporten er skrevet av Bjørnsen, Klausen og Winsvold i samarbeid. Hilde Zeiner var prosjektleder i prosjektets tidligere faser. Marthe Indset og Trine Myrvold har bidratt til empiriinnhentingen. Oslo, januar 2015 Trine Monica Myrvold Forskningssjef 27

28 2 Innhold Forord... 1 Tabelloversikt... 5 Figuroversikt... 8 Sammendrag Summary Innledning Kan kommunene ivareta hensynet til god folkevalgt styring? Økende bruk av selskapsorganisering Nærmere om god lokaldemokratisk styring Om undersøkelsene Oppbyggingen av rapporten Oversikt over kommunalt eide selskaper Innledning Datagrunnlag Selskapsetablering og utvikling over tid Næringstilhørighet og oppgaveløsing Geografiske variasjoner i kommunal selskapsdrift Virksomhetsstørrelse og økonomi i kommunalt eide selskaper Hva er innholdet i demokratisk, folkevalgt eierstyring? Styringens innhold og formål Tre kategorier Lovpålagte bestemmelser for private og offentlige selskaper Lovpålagte bestemmelser for offentlig eide selskaper Offentlig støtte til foretak Reglene om offentlige anskaffelser IKS-loven

29 Andre særlover...78 Offentlighetsloven og forvaltningsloven...79 Kommunelovens bestemmelser om innsyn og undersøkelser i selskaper...81 Arkivloven Driftsmessige hensyn...83 Innledning Avkastning og finansielt eierskap God selskapsstyring og ivaretagelse av samfunnsansvar...85 Politiske formål...89 Prinsipper for eierstyring Virkemidler for eierstyring Innledning Styring gjennom etableringen av selskapet Styring gjennom ulike arenaer Generalforsamling og representantskapsmøte Direkte kontakt med selskapet Styring gjennom dokumenter Pålagte og valgfrie styringsdokumenter Eierstrategi og eierskapsmelding Vedtekter (AS) og selskapsavtale (IKS) Avtaler og oppdragsbrev Selskapsspesifikke eierstrategier Mål- og resultatkrav Delegasjonsreglementet Hvordan fastsettes styringsdokumentene? Styring gjennom selskapenes styrer Innledning Funn fra surveyundersøkelsen Informantenes vurderinger Hvor viktige er de ulike virkemidlene? Spesielt om EØS og EU-reglene Forutsetninger for folkevalgt eierstyring Innledning Informasjon og åpenhet Eksempler på hvordan noen kommuner praktiserer åpenhet Kompetanse Etikk

30 Kontroll og kontrollutvalgets rolle Hvordan vurderes kommunens styring og ontroll? Forutsetninger for folkevalgt styring "Politiske formål" Hvordan kan god folkevalgt styring oppnås? Borgernært styre og den politiske komponenten Empiriske illustrasjoner Konsentrasjon av borgernært styre og den politiske komponenten Informantenes forklaringer på konsentrasjonen av eierstyringen Ansvarlig og pålitelig styre, lover og anbefalinger Mekanismer for ansvarlig og pålitelig styre Rådmannens og administrasjonens støttefunksjon formannskapsmodell Eierstyring med parlamentarisk styringsform Spesielt om IKS Oppsummering Konklusjoner og anbefalinger Resultatene sett under ett Hvor ligger utfordringen? Konkluderende anbefalinger Litteratur

31 10 Sammendrag Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Hild Marte Bjørnsen, Jan Erling Klausen og Marte Winsvold Dette er sluttrapporten fra prosjektet «Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap» som NIBR har gjennomført i 2014 på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Siktemålet med prosjektet har vært å undersøke hvordan norske kommuner ivaretar hensynet til god folkevalgt styring over den delen av kommunens virksomhet som er organisert som egne selskaper. Rapporten undersøker den folkevalgte styringen over selskaper organisert etter aksjeloven og IKS-loven. Både AS og IKS er selvstendige rettssubjekter, og har dermed en spesielt selvstendig stilling sammenlignet med andre virksomheter som drives av kommunen. Dermed er det grunn til å tro at utfordringene knyttet til det å oppnå god folkevalgt styring er spesielt påtagelige i disse tilfellene. Kriteriet for vurderingene av god folkevalgt styring er de fire dimensjonene pålitelig, ansvarlig, borgernært og effektivt styre. Disse presenteres i innledningskapittelet. Rapporten inneholder en gjennomgang av omfanget og utviklingen i fristilte kommunaleide selskaper, basert på data fra det sentrale Bedrifts.- og foretaksregisteret (BoF). Dette registeret inneholder opplysninger om alle registrerte selskaper i Norge. Gjennomgangen viser at antall AS ble mer enn fordoblet fra 2000 til 2009, men at veksten så har stagnert. I dag er det 2418 kommunaleide AS. Et lignende mønster gjelder for IKS, som det i dag finnes 245 av. Aksjeselskapene sysselsetter om lag personer, IKSene Selv om det er flest selskaper i de større byene, er fordelingen av selskaper pr innbygger ganske jevn. Selskapene er fordelt mellom mange ulike bransjer. 31

32 11 Elektrisitetsforsyning, tilrettelagt arbeid og samferdsel er de største gruppene av AS, mens de vanligste IKS er innenfor vann, avløp og renovasjon, generell offentlig administrasjon og brannvern. Rapporten drøfter formålet og innholdet i styringen av kommunaleide selskaper. Selskapsformene legger opp til at ulike sider ved styringen skal ivaretas av ulike instanser. Det settes opp tre brede kategorier av styringens formål og innhold. Dette er ivaretagelse av lovpålagte bestemmelser, driftsmessige hensyn og politiske formål. En rekke aspekter ved disse brede formålskategoriene gjennomgås, og det vises blant annet til at kommunalt eide selskaper må forholde seg til et langt bredere spekter av lovpålagte krav og styringsmessige hensyn enn det som ofte er tilfelle for privat eide selskaper. Rapporten drøfter deretter hvilke virkemidler kommunen som eier har, til å realisere disse formålene. Det presenteres resultater fra en surveyundersøkelse til alle landets kommuner, som både viser utbredelsen av ulike aktiviteter og virkemidler knyttet til eierstyringen, og vurderinger om hvordan disse fungerer i praksis. Undersøkelsene viser at ordføreren vanligvis representerer kommunen på generalforsamling i selskaper, og at rådmannen og formannskapet er de viktigste kontaktpunktene i for- og etterkant av møtene. Kommunestyret har en overordnet og strategisk rolle, de får vanligvis generalforsamlingssakene til orientering i etterkant og er sjelden involvert i selskapsspesifikke eierstrategier eller resultatkrav. Styrene i selskapene er i høy grad politisert. Det er vanligvis politiske utvalg som nominerer og velger styremedlemmene, og de aller fleste kommunene har folkevalgte i styrene. Dette er imidlertid omstridt. Tilhengerne av ordningen mener politisk kompetanse hører hjemme i styrene, og at dette sikrer folkevalgt kontroll. Motstanderne påpeker at politiske styrer ikke kan kastes, at de tar med politiske motsetninger inn i styret og at det blir «kjøttvekta» og ikke kompetanse som blir utslagsgivende. Viktige betingelser for folkevalgt kontroll er knyttet til åpenhet, etikk og kontroll. Informantene mener jevnt over at kommunene får den informasjonen fra selskapene de trenger, men bare et mindretall mener at kommunestyret får nok informasjon og er godt orientert. Dette tyder på et demokratisk informasjonsunderskudd. Mange kommuner har laget etiske retningslinjer og gjennomført andre relaterte aktiviteter, men bare 32

33 12 et mindretall krysser av på hver av dem. Når det gjelder kontroll, beskrives kontrollutvalgenes aktiviteter som planmessig og omfattende. Men den samlede vurderingen av politisk kontroll er ganske negativ. Et mindretall mener at kontrollrutinene er tilstrekkelige. Nær halvparten mener at selskapsformen gir dårligere mulighet for innsyn og kontroll, og flertallet mener at selskapsformen gjør at de folkevalgte mister innflytelse. Rapporten utforsker spesielt hva som er den politiske komponenten i eierstyringen. Basert på empiriske eksempler fra case-studiene vises det til fire sider ved dette. Selskapet kan etableres med et politisk formål. Strategiske endringer i selskapet kan vise seg å ha politiske implikasjoner, som må identifiseres og håndteres politisk. Samfunnsendringer og endringer i selskapets omgivelser kan føre til at selskapets nye politiske premisser aktualiseres i forhold til selskapets strategi. Og noen ganger brukes selskapene relativt kortsiktig til å nå politiske mål. Samlet sett hevder rapporten at den folkevalgte styringsrollen er konsentrert rundt ordfører, formannskap, eventuelle folkevalgte styremedlemmer og kontrollutvalget. Menige folkevalgte fremstår ofte som marginaliserte og uinformerte. Dette kan være en villet situasjon av ulike grunner, men en årsak kan også være at eierstyringen er til dels kompleks og at mange folkevalgte mangler forutsetningene for å sette seg inn i det. Konsentrasjonen kan medføre at kommunen ikke utnytter sin samlede folkevalgte kapasitet til å identifisere og diskutere de politiske sidene ved selskapene. Samtidig vises det hvordan rådmannen og kommuneadministrasjonen kan utføre en svært viktig støttefunksjon for de folkevalgte, men ikke alle kommuner benytter seg av dette. 33

34 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 15/57-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 34 Saksnr 017/15