Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 14/60 Møtedato/tid: , kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Johan L. Borgen, nestleder Bjørn Lervold Bente Rhoden Forseth Jorun Hovdar Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 009/14 010/14 011/14 012/14 013/14 014/14 Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Forvaltningsrevisjon Internkontroll - Prosjektskisse Godkjenning av protokoll fra møte den Orientering om aktuelle saker Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 009/14 Eva J. Bekkavik /161-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Klæbu kommunes årsregnskap for 2013 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Uttalelse til regnskapet 2013 Revisjonsberetning 2013 Nummerert brev nr. 3 Utrykt vedlegg Årsberetning og årsregnskap 2013 (utsendt tidligere) Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Klæbu kommune for 2013 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt Kontrollutvalgets sekretariat vil under henvisning til revisjonsberetningen og nummerert brev nr. 3, be kontrollutvalget merke seg at revisjonsberetningen for 2013 er avlagt med et forbehold om budsjett. Bakgrunnen for dette er vesentlig avvik mellom regnskap og budsjett i investeringsregnskapet. I tillegg påpeker revisor, under avsnittet Andre forhold i revisjonsberetningen, at det er manglende etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. Dette begrunnes med at Klæbu kommune har gjennomført flere anskaffelser av varer og tjenester uten at det kan dokumenteres at bestemmelsene i lov om offentlige anskaffelser er fulgt. Revisor konkluderer med at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Klæbu kommune per 31. desember 2013, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. 2

3 Regnskapet for Klæbu kommune viser et resultat som går i null. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et positivt resultat på i overkant av 13,9 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et positivt resultat på i overkant av 9,8 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Klæbu kommune for Olaf Løberg, rådmann, og Daniel Kvisten, økonomisjef, vil i kontrollutvalgets møte presentere regnskap og årsberetning Revisor vil i tillegg orientere om sitt arbeid med revisjonen av 2013 regnskapet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskap og årsberetning for Klæbu kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2013 og Klæbu kommunes økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Klæbu kommune for 2013 som det fremgår av innstillingen i saken. 3

4 Til kommunestyret i Klæbu KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM KLÆBU KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte , sak 9/2014, behandlet Klæbu kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Under henvisning til revisors opplysning, under avsnittet Uttalelser om øvrige forhold i revisjonsberetningen, om vesentlig avvik mellom regnskap og budsjett i investeringsregnskapet, samt en påpekning, under avsnittet andre forhold, om at det er manglende etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser, forutsetter kontrollutvalget at forholdene som er kommentert av revisor bringes i orden for kommende år. Årsregnskapet for Klæbu kommune for 2013 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og viser et regnskapsmessig resultat på kr. 0,Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2013, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2013 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Klæbu kommunes virksomhet for 2013 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2013 slik det er avlagt. Klæbu den Jomar Aftret Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 4 1

5 5

6 6

7 7

8 8

9 Forvaltningsrevisjon Internkontroll - Prosjektskisse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 010/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 14/22-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene og ressursrammen revisjonen har foreslått i prosjektskissen. Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelse og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den , i sak 3/2014. På kontrollutvalgets møte 13. mars diskuterte kontrollutvalget hvilket fokusområde de ønsket å bruke forvaltningsrevisjonsressursene på i Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge IKS, bisto kontrollutvalget i valg av fokusområde. Følgende ble protokollert i sak 3/14: Samhandlingsreformen Halvparten av reformen er gjennomført, så det er mulig det er litt tidlig å sette i gang en forvaltningsrevisjon på dette området. Det skjer stadig endringer i forhold til reformen. Pr. i dag så kan man se på avtalene Klæbu kommune har med sykehuset og med andre kommuner. Legevaktsamarbeidet Det er Trondheim kommune som er vertskommune og virksomhetseier for legevaktsamarbeidet, det vil si at de andre kommunene i samarbeidet ikke kan gjennomføre en forvaltningsrevisjon uten Trondheim kommune sitt samtykke. Trondheim kommune ønsker ikke å sette i gang en forvaltningsrevisjon på dette området i Offentlige anskaffelser Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon med fokus på offentlige anskaffelser og regelverk i Kontrollutvalget synes det er litt tidlig å sette i gang en ny undersøkelse på området. Kontrollutvalget ønsker å sette i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på internkontroll. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 3/14 Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på internkontroll i Klæbu kommune. 9

10 Kontrollutvalget ber revisjonen legge frem et forslag til en ressursramme på prosjektet. Kontrollutvalget ber leder, nestleder og sekretær om å ta et kontaktmøte med ordfører og rådmann vedr. forvaltningsrevisjon innen internkontroll. Prosjektskisse legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte i mai. Kontrollutvalget ønsket at leder og nestleder, samt utvalgets sekretær og forvaltningsrevisor Espen Langseth, skulle be om et kontaktmøte med ordfører og rådmann for å få belyst eventuelle problemstillinger i en forvaltningsrevisjon med fokus på intern kontroll, kontaktmøtet ble gjennomført 2. april. Med bakgrunn i informasjon fra kontaktmøtet med ordfører og rådmann, samt diskusjonen i kontrollutvalgets møte 13. mars så har Revisjon Midt-Norge IKS utarbeidet en prosjektskisse som vil bli lagt frem for kontollutvalget i dagens møte. Forvaltningsrevisor Espen Langseth stiller i kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om problemstillingene som revisjonen har utarbeidet i prosjektskissen dekker det utvalget vil ha svar på i denne forvaltningsrevisjonen. Utvalget må også ta stilling til ressursrammen som er satt for prosjektet. 10

11 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/60-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 11

12 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/60-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 12

13 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/60-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Nyvalg av kontrollutvalget - kommunestyrets vedtak i sak Melding om politisk vedtak sak 21/2014 og sak 22/2014 Kommunestyrets møte einfo Kontrollutvalgets sekretariat og revisor har adgang til lukkede møter Når har folkevalgte taushetsplikt? Organisasjonsfrihet og habilitet Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Nyvalg av kontrollutvalget 2. Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 21/2014 og 22/ Har kontrollutvalgssekretæren og revisor rett til å være til stede i lukkede møter i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer? 4. Folkevalgte kan ikke instrueres til taushet, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret, slår jusprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. 5. Det kan ikke legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger, sier etikkutvalget i en uttalelse Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 13

14 14

15 15

16 Melding om politisk vedtak Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte /14 Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. Behandling Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. 16

17 Melding om politisk vedtak Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte /14 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode jf. vedtatt eierskapsmelding punkt Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp av Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Behandling Før behandlingen av saken var det orientering ved Frode Singstad fra Revisjon MidtNorge IKS. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode jf. vedtatt eierskapsmelding punkt Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp av Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. 17

18 einfo 14/4 - KU-sekretær og revisor har adgang til lukkede møter I brev 1. oktober 2013 til Kommunaldepartementet har NKRF bedt om å få bekreftet sin oppfatning om at kontrollutvalgssekretæren og revisor har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. I sitt svar 31. mars 2014 bekrefter departementet at revisor, kontrollutvalget og dets sekretær i samme utstrekning som utvalget sjøl har rett til å være til stede på lukkede møter i kommunestyret og andre folkevalgte organer. Departementet uttaler imidlertid også at Et unntak fra dette er at kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Dette siste går fram av kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd andre setning, som er tilføyd med virkning fra 1. januar Kopi av departementets svar følger som vedlegg. Oslo, 1. april 2014 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 18 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

19 Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref Vår ref Dato 13/ Kommuneloven 77 nr. 7 - Tilgang til lukkede møter i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer Vi viser til brev 1. oktober I brevet reises det spørsmål om kontrollutvalgets sekretariat eller revisor kan delta i lukkede møter i kommuners eller fylkekommuners folkevalgte organer. Kommunal- og regionaldepartementet beklager den lange saksbehandlingstiden. For sammenhengens skyld har vi tatt med et punkt om kontrollutvalgets tilgang til lukkede møter i kommunestyret. Har kontrollutvalget rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Dette er regulert i kommuneloven 77 nr. 7 og 4 i forskrift 15. juni 2004 nr. 905 (kontrollutvalgsforskriften). Kommuneloven 77 nr. 7 lyder: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalget har etter denne bestemmelsen en generell informasjons-, innsyns- og undersøkelsesrett som ikke er begrenset av at opplysningene er taushetsbelagte. Av 4 i kontrollutvalgsforskriften første ledd fremgår det at kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Et unntak fra dette er at kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@krd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Kommunalavdelingen Saksbehandler Gry Langsæther

20 Neste spørsmål blir hvorvidt kontrollutvalgets sekretariat eller revisor har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret. Har revisor rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Revisors innsynsrett er hjemlet i kommuneloven 78 nr. 6. Bestemmelsens ordlyd er identisk med kommuneloven 77 nr. 7. Ordlyden trekker i retning av at revisor kan delta i lukkede møter i kommunestyret. Bestemmelsen gir revisor rett til blant annet å kreve enhver opplysning og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. Det kan argumenteres med at det i dette også ligger en rett til å overvære lukkede møter i kommunestyret. I samme retning taler hensynet til revisors funksjon og forsvarlig utførelse av revisors oppgaver. En vid tilgang til informasjon er en forutsetning for at revisor skal kunne utføre sine oppgaver. Departementet viser videre til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15. juni 2004 (revisjonsforskriften) 20 annet ledd. Her heter det at oppdragsansvarlig revisor eller dennes stedfortreder har møterett i kommunestyret. Det er verken i ordlyden i forskriften eller i merknadene til denne som tyder på at det skulle være begrensninger i denne møteretten Departementet mener etter dette at det samlede rettskildebildet synes å gi revisor rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret. Har kontrollutvalgssekretariatet rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Etter kontrollutvalgsforskriften 20 annet ledd skal kontrollutvalgssekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Departementet har i tidligere tolkningsuttalelser uttalt at det etter kommuneloven 77 nr. 7 er kontrollutvalget som organ som har innsynsrett, men at i et tilfelle hvor utvalget har besluttet å utøve tilsyn, så kan utvalget overlate til lederen eller sekretariatet å foreta innsyn på utvalgets vegne (sak 05/3440 og 09/2951). Uttalelser i forarbeidene gir etter departementets mening støtte til et slikt identifikasjonssynspunkt mellom utvalg og sekretariat. Vi viser til Ot.prp. nr. 70 ( ), side 57: Den som utøver sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget vil under utøvelsen av denne funksjonen være underlagt kontrollutvalgets myndighet, og anses ikke som en del av kommunens administrasjon. Det vil være kontrollutvalget som definerer sekretariatets oppgaver. Dette forholdet mellom utvalg og sekretariat har også kommet til uttrykk i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 20 fjerde ledd, som lyder: Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Side 2 20

21 Departementet antar etter dette at kontrollutvalgssekretariatet har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret i samme utstrekning som utvalget selv. Dette forutsetter at kontrollutvalget har instruert sekretariatet om å være til stede. Rett til å være til stede i lukkede møter andre i folkevalgte organer. Videre blir det spørsmål om kontrollutvalget, revisor og sekretariat har tilgang til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer. Ordlyden i 77 nr. 7 og 78 nr. 6 kan hos kommunen eller fylkeskommunen taler for at retten til å være til stede gjelder alle folkevalgte organer i kommunen. Det samme gjør etter departementets syn formålet med bestemmelsen. Vi viser også til høringsnotat 27. mai 2011 Forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.) s. 27, hvor det heter: Departementet legg til grunn at kommunelova 77 nr. 7 gir kontrollutvalet heimel til å vere til stades i lukka møte i folkevalde organ. Departementet legger etter dette til grunn at kontrollutvalget, revisor og sekretariat har rett til å være til stede til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Gry Langsæther seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 3 21

22 Bernt svarer: Når har folkevalgte taushetsplikt? Folkevalgte kan ikke instrueres til taushet, verken av kommune ns ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret, slår jusprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Les om taushetsplikten til folkevalgte her. Av Kommunal Rapport 10. mars :31 (Oppdatert: 10. mars :31) Liker 19 Tweet 2 Taushetsplikt for folkevalgte Offentlighetsutvalget i Norsk Presseforbund har tidligere dokumentert at mange kommuner har reglement for folkevalgte som ulovlig pålegger dem taushetsplikt langt utover lovens grenser. Det er åpenbart lite kjent blant kommunene hvorvidt folkevalgte kan pålegge hverandre taushet om det som foregår i politiske møter etter at dørene er vedtatt lukket. I ett forslag til nytt folkevalgtreglement i en kommune heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine medlemmer? Kan et kommunestyremedlem fortelle22pressen og innbyggerne om hva som skjedde bak lukkete dører, hvis han eller hun blir spurt etterpå? Kan kommunestyret vedta at det

23 bare er ordfører som skal uttale seg om hva som ble vedtatt og kan vedtaket i seg selv være hemmelig? Bernt svarer Rettsgrunnlaget for taushetsplikt: I straffeloven 121 er det gitt en bestemmelse om brudd på taushetsplikt. Denne bestemmelsen sier imidlertid ikke noe om når taushetsplikt foreligger, den fastsetter straff for krenkelse av slik plikt når den enten følger av lov, eller er fastsatt i gyldig instruks. Det siste av disse alternativene er ikke aktuelt for folkevalgte. Disse kan ikke instrueres, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret. Folkevalgte har bare taushetsplikt så langt det følger av lovbestemmelse. Som regel er dette forvaltningsloven 13 som krever at tilsatte og folkevalgte skal hindre at andre får tilgang til enkeltpersoners fortrolige forhold. Spørsmål 1: I ett forslag til nytt reglement heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Svar: En slik reglementsbestemmelse vil være klart ulovlig. De folkevalgte kan ikke pålegges generell taushetsplikt om forhandlingene i et møte, heller ikke der dette går for lukkete dører. Det kan anses som upassende eller ukollegialt å referere fra en diskusjon som man forutsatte skulle være fortrolig, men det vil alltid være opp til det enkelte medlem å vurdere om det av etiske eller politiske grunner vil være riktig at allmennheten velgerne blir kjent hva som ble sagt. Ingen politikere eller administrasjonen har rettskrav på å kunne skjule sine spor. Alle vedtakene som treffes, skal nedtegnes i møteboken med det innhold vedtaket fikk ved avstemningen. Denne møteboken er et offentlig dokument fra den foreligger. Det må også legges til grunn at et utkast til møtebok som sendes ut til medlemmene, blir offentlig ved utsendelsen. Det er her ikke spørsmål om et internt dokument som skal inngå i behandlingen av en sak, men om en opptegnelse av hva som rent faktisk har skjedd. En godkjenning av møteboken kan aldri endre på ordlyden i de forslagene som har vært tatt opp til votering, og stemmeresultatet. Allerede fra vedtak er truffet, vil det enkelte medlem kunne meddele til andre innholdet av dette. I tillegg skal kommunens administrasjon både på forespørsel og av eget tiltak opplyse om de vedtakene som er truffet. Den kan ikke vente med dette til utkast til møtebok er godkjent. I kommuneloven 4 fastslås at «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.» Unntak fra dette gjelder bare konkrete opplysninger om enkeltpersoners forhold som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller annen lovgivning, typisk helse- og omsorgslovene. Spørsmål 2: 23 Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine

24 Organisasjonsfrihet og habilitet Det kan ikke legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger, sier etikkutvalget i en uttalelse. Uttalelse fra kommunesektorens etikkutvalg 27. februar Organisasjonsfrihet og habilitet Etikkutvalget vil understreke at det er organisasjonsfrihet og ytringsfrihet i Norge. Det er viktige verdier å slå ring om. Etikkutvalget mener at det ikke kan legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger. Samtidig kan det oppstå situasjoner der medlemskap kan oppfattes å utfordre kravet til upartiskhet og habilitet. Dette kan bidra til svekket tillit. Dette stiller store krav til hvordan medlemskapet i en hvilken som helst organisasjon forvaltes av den enkelte og av organisasjonen selv. Etikkutvalget understreker at sentrale premissleverandører og beslutningstakere har et særlig ansvar for at rolleblanding unngås. Det er viktig med høy oppmerksomhet og klokskap i vurdering av spørsmål som gjelder upartiskhet og habilitet. 24

25 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 14/60-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 25 Saksnr 014/14