Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 14/59 Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Jens Selnes, 1. vara Forfall: Merja Korkman Andre møtende: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 010/14 011/14 012/14 013/14 014/14 015/14 016/14 017/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Ny orientering til kontrollutvalget vedr. bygging av Hemnsjel oppvekstsenter Sikkerhet på skoleturer - Ny orientering til kontrollutvalget Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Bestilling av forvaltningsrevisjon Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Oddvar M. Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 010/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/59-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/14 Eva J. Bekkavik /164-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Snillfjord kommunes årsregnskap for 2013 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Uttalelse til regnskapet 2013 Endelig revisjonsberetning 2013 Nummerert brev nr. 5 Negativ revisjonsberetning 2013 Nummerert brev nr. 4 Utrykt vedlegg Årsberetning og årsregnskap for 2013 for Snillfjord kommune (utsendt direkte fra kommunen tidligere). Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Snillfjord kommune for 2013 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Negativ revisjonsberetning er avgitt Kontrollutvalgets sekretariat vil under henvisning til den foreløpige revisjonsberetningen og nummerert brev nr. 4, be kontrollutvalget merke seg at det avlagte årsregnskapet ikke var avlagt i tråd med krav til regnskapsavleggelsen, jf. forskrift for årsregnskap og årsberetning for kommuner. Formell frist for avleggelse av regnskap er 15. februar, regnskapet for Snillfjord kommune ble avlagt 21. mars Frist for avleggelse av årsberetning er 31. mars, årsberetningen for Snillfjord kommune ble avlagt 02. mai På bakgrunn av dette så har revisor avgitt en negativ revisjonsberetning , det vil si at revisor ikke kan uttale seg om årsregnskap, budsjett og årsberetning. Negativ revisjonsberetning vil bli trukket tilbake når årsberetning er avlagt og revisor har fått tilstrekkelig tid til å gjennomføre sine kontroller. Fristene for avleggelse av regnskap og årsberetning fremgår av forskrift om årsregnskap og årsberetning som er gitt med hjemmel i kommunelovens 48. 3

4 Fristene er satt med utgangspunkt i at revisor kan avgi sin beretning innen fristen som er den 15. april. Dette for å sikre en betryggende behandling av årsregnskapet og årsberetningen i kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre før sommeren, og ikke minst for at kommunestyret skal ha tilgang til oppdaterte regnskapsdata i sin styring av kommunen. Ny revisjonsberetning er avgitt , samt nummerert brev nr. 5. Kontrollutvalgets sekretariat vil be kontrollutvalget merke seg at revisjonsberetningen for 2013 er avlagt med et forbehold om budsjett. Bakgrunnen for dette er vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett i det avlagte regnskapet. I tillegg er det en kommentar knyttet til manglende rapportering i henhold til forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, samt en kommentar knyttet til at regnskap og årsberetning ikke ble levert rettidig Etter revisor mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Snillfjord kommune per 31. desember 2013, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Regnskapet for Snillfjord kommune viser et resultat som går i null. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et positivt resultat på i overkant av 10 tusen kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et positivt resultat på i overkant av 2,2 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Snillfjord kommune for Roar Reinhaug, økonomisjef, vil i kontrollutvalgets møte presentere regnskap og årsberetning Revisor vil i tillegg orientere om sitt arbeid med revisjonen av 2013 regnskapet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Snillfjord kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2013 og Snillfjord kommunes økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2013 som det fremgår av innstillingen i saken. 4

5 Til kommunestyret i Snillfjord KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SNILLFJORD KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte , sak 11/2014 behandlet Snillfjord kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , nummerert brev fra revisor og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet ble avlagt 21. mars og fullstendig årsberetning ble avlagt 2. mai. Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Revisjonsberetningen for 2013 er avlagt med et forbehold om budsjett. Bakgrunnen for dette er vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett i det avlagte regnskapet. I tillegg er det en kommentar knyttet til manglende rapportering i henhold til forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, samt en kommentar knyttet til at regnskap og årsberetning ikke ble levert rettidig Under henvisning til revisors opplysning, under avsnittet Uttalelser om øvrige forhold, i revisjonsberetningen om for sent avlagt årsregnskap og årsberetning, vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett, samt manglende rapportering i henhold til forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, forutsetter kontrollutvalget at det arbeides for at årsregnskap og årsmelding avlegges rettidig, samt at de øvre forhold som er kommentert bringes i orden for kommende år. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig resultat som går i null. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2013, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2013 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Snillfjord kommunes virksomhet for 2013, og for kommunens økonomiske stilling pr Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Snillfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for Krokstadøra den Oddvar M. Lian Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 5 1

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 Ny orientering til kontrollutvalget vedr. bygging av Hemnsjel oppvekstsenter Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/14 Eva J. Bekkavik 033, 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering vedr Henmskjel Oppvekstsenter Saksutredning På kontrollutvalgets møte 7. oktober 2013 ble det under sak 34/2013 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om et skriftlig svar innen 14 dager på følgende spørsmål: Foreligger godkjenning av bygget? Hvilke kontroller og godkjenninger har vært gjenomført? Har Snillfjord kommune skriftlig dokumentasjon på at bygget er satt opp etter plan, lov og forskrift? Hvordan har prosessen vært i etterkant av ferdigstillelse av bygget? Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 39/2013. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker et skriftlig oppsett over hva som er gjort før, under og etter byggeprosessen med tanke på uteareal og teknisk rom. Hvem er ansvarlig for utførelsen og hvorfor ble utfallet som det ble? Orientering gis på utvalgets første møte i Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en ny orientering fra rådmannen. På grunn av at kontrollutvalgts møte i mars kom i konflikt med formannskapets møte så ble orienteringen til kontrollutvalget flyttet til utvalgets møte i mai. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre. 12

13 13

14 Sikkerhet på skoleturer - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/14 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-18 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering vedr skoleturer Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en skriftlig orientering vedr. Formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Hva har Snillfjord kommune gjort for å forhindre at slikt skjer igjen? Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 40/2013. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Utvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet ved turer. Oppsummeringen legges frem på kontrollutvalgets møte i mai/juni. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en ny orientering. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre. 14

15 15

16 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/14 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Vedlegg Saker for videre oppfølging Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Det er ikke satt opp nye saker etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Rådmannen er bedt om å orientere i følgende saker: Kommunestyrets sak 9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten: status på beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans Kommunestyrets sak 72/2010 Eierstrategier Kommunestyret sak 72/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport - Saksbehandling Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak 13/2014 sak 21/2014. Formannskapet: Sak 28/2014 sak 52/

17 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 17

18 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på Rutinemessig oppfølging. sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. OK Sjekk Sjekk Sjekk OK Sak i kommunestyret (Sak KS21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart Sak i kommunestyret (Sak KS47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Kontrollutvalgets møte Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens lbakemelding til orientering. 18 Ny tilbakemelding på kontrollutvalgets

19 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Til oppfølging første møte i 2011 Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en orientering om status i arbeidet (kontrollutvalgets sak 4/2012). Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken til oppfølging. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Ny tilbakemelding ønskes på kontrollutvalgets siste møte før jul Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans, på utvalgets møte 3. juni Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om å gi kontrollutvalget en orientering om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Kontrollutvalgets møte Rådmannen kunne ikke stille i kontrollutvalgets sitt møte. Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om å gi en ny orientering i møtet. Sak KS- Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2010 Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Legge til rette for at kommunestyret kan fastsette overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Følges opp videre Ny orientering 3 juni 2013 Ny orientering i februar 2014 Ny orientering i mai 2014 Rutine messig oppfølging. Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding i saken innen sitt første møte i Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget

20 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalgets møte I tillegg til en skriftlig tilbakemelding, som ble utdelt i møtet, orienterte rådmannen i saken. Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan skal behandles i formannskapet 16. august, tiltaksplanen vil følge budsjettet fremover. Til oppfølging Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan for kommunal eiendom er behandlet av formannskapet i sak 100/11, 112/11 og 118/11 Formannskapet gjorde følgende vedtak: Snillfjord kommune vedtar Tiltaksplan for kommunal eiendom 2011 slik den er framlagt fra rådmannen. Midler avsettes ved budsjettbehandlingen. Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan ikke lagt frem for kommunestyret pga. store øk.konsekvenser. Ordfører tar dette opp på strategidag i mars. Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget vil fortsatt ha saken til oppfølging. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget inviterer leder for komite II til utvalgets møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker en orientering om salg og planer for salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalgets møte Morten Myking orienterte vedr. salg av kommunal eiendom og utbygging av boligfelt i kontrollutvalgets sak 26/2013. I sitt vedtak i saken ba kontrollutvalget om en skriftlig orientering fra rådmannen innen 30. oktober vedr, innhenting av prisstilbud på skogsryddingen i gamle Hyllberget. Orienteringen er satt opp som egen sak til utvalgets møte Kontrollutvalgets møte Komiteen har kun forespurt en om tilbud, pga at det ikke var andre som var ledige. Rådmannen ser i ettertid at det burde vært forespurt 3 leverandører når man har offentlige anskaffelser under ,-. Kontrollutvalget ba sekretariatet om en faglig vurdering vedr. komiteens håndtering av anskaffelsen av skogsrydding. Vurderingen legges frem på utvalgets første møte i Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sak 7/2014 Håndtering av offentlig anskaffelse, skogrydding orientering til kontrollutvalget. Utvalget gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om at Snillfjord kommune søker å dokumentere innkjøp slik at etterprøvbarheten ivaretas, samt at 20 Orientering i møte

21 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar anskaffelser skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse Kontrollutvalget ber om at Snillfjord kommunes rutiner for offentlige anskaffelser blir gjort kjent i organisasjonen. Samtidig bør det også utnevnes en/flere fagpersoner innen offentlige anskaffelser som de ansatte i Snillfjord kommune kan henvende seg til hvis de trenger bistand i slike saker. Kontrollutvalget ser viktigheten av at rådmannen stiller med sekretærbistand til komiteene, og anmoder rådmannen om å følge opp dette. Eierstrategier Snillfjord KSkommune 72/2010 grunnlagsdokument Til oppfølging Brev er sendt Snillfjord kommune Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i Ny orientering til aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig kontrollutvalget i arbeid med saken i kommunestyret. juni 2011 Kontrollutvalgets møte Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av Kontrollutvalgets møte Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre arbeidsprosessen mangler også. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 11. juni Kontrollutvalgets møte Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat (e-post 9. mai 2012) om at den kommunale administrasjonen fortsatt ikke besitter nødvendig kompetanse eller ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Følges opp videre Følges opp videre Orientering fra rådmannen i juni 2012 Kontrollutvalgets møte Rådmannen har fortsatt ikke ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kommunestyrets møte Sak 101/2012Kommunestyret ba om innspill på løsning til neste kommunestyremøte ( ). Kontrollutvalgets møte Kommunestyret hadde saken opp på sitt møte Det er ikke aktuelt å kjøpe kompetanse utenfra. Rådmannen er i gang med arbeidet. Ordfører følger oppsaken på hvert formannskapsmøte fremover. 21 Saken oversendes kommunestyret til orientering og en eventuell oppfølging. Følges opp videre

22 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalgets møte Reidar er i gang med arbeidet, alt av dokumentasjon fra selskapene er mottatt. Mulig det blir lagt frem en sak for formannskapet før sommeren. Til oppfølging Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kommunestyret har vedtatt eierskapspolitikk og eierstrategi for Snillfjord kommune i sak 27/2013. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt møte i mai Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om en ny orientering. Sak KS Forvaltningsrevisjon 53/2011 Tilpasset opplæring Ny orientering i mai 2014 Enstemmig som innstillingen: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i sak 6/2012. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren Kontrollutvalgets møte Pga. knapt med tid i dagens møte, ble orienteringen (i samråd med kontrollutvalgets leder) fra rådmannen flyttet til kontrollutvalgets møte 3. desember September 2012 Desember 2012

23 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalgets møte Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering på sitt første møte etter sommeren 2013 Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering om status i saken, brev er sendt rådmannen Tilbakemeldingen fra rådmannen ble utsatt til møtet i desember fordi ingen kunne stille i kontrollutvalgets møte denne dagen. Kontrollutvalgets møte Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt første møte etter sommeren 2014 Sak KS Forvaltningsrevisjonsrapport 72/ Saksbehandling Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte 2013 og en skriftlig tilbakemelding innen september Kontrollutvalgets møte Rådmannen, v/ personalsjef Mildrid V. Mæhle, orienterte kontrollutvalget i sak 3/13. Til oppfølging Følges opp videre Høsten 2013 Orientering i møtet Følges opp videre August/sept Tilbakemelding fra rådmannen i feb./mars 2013 Skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Kontrollutvalgets møte Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende er gjort vedr. revisjonens anbefalinger: Oppgradering av arkiv- og saksbehandlingssystem til ESA-8 (begynnelsen av 2014). Snillfjord kommune har utarbeidet en opplæringsplan som sikrer at nyansatte får riktig opplæring, men også oppfriskningskurs for de som allerede bruker saksstyringssystemet. Felles forum for virksomhetene for å jobbe med sakene er ikke formålstjenelig fordi de er såpass forskjellig. Men det er nyttig å ha kontakt med andre kommuner på samme område. Det er innført ukentlige postlistemøter i TLM (teknisk, landbruk og miljø) for å se på hvilke saker som er kommet inn, samt å fordele sakene til riktig saksbehandler. Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om en ny orientering 23 Ny orientering i mai 2014

24 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Sak KS Salg av aksjer i 26/2013 Trønderenergi AS Sak KS Boligprosjekt /2013 Kommentar Enstemmig: 1. Snillfjord kommune selger samtlige aksjer i TrønderEnergi AS. 2. Salget samordnes med salget av aksjer som skal gjennomføres i Agdenes, Malvik, Holtålen og Rissa kommuner. 3. Snillfjord kommune sier opp eksisterende aksjeeieravtale og inngår ny aksjeeieravtale med TrønderEnergi AS. 4. Snillfjord kommune sier opp gjeldende avtale med Sparebank 1 Markeds. 5. Ordfører får fullmakt til å delta sammen med de andre ordførerne for å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings/konsulenttjenester for gjennomføring av salgsprosessen. 6. Når pris på aksjene og endelig avtale om salg foreligger, og før salget realiseres, legges saken fram for behandling av kommunestyret. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i saken på sitt møte i juni. Enstemmig: Det bevilges kr til KOMITE I til komiteens videre arbeid. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker å følge opp saken. 24 Til oppfølging Følges opp Orientering i juni 2014 Følges opp

25 Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 015/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 13/85-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Komitee II vedtak og saksprotokoll Saksutredning Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den , i sak 10/2013. Fokusområder for forvaltningsrevisjon : Barnehagene Næringsutviklingsarbeidet i kommunen Omdømme og omdømmebygging Energi- og klimaplan På kontrollutvalgets møte 25. mars (sak 3/14) ble fokusområdene diskutert, utvalget ba sekretariatet om å sende brev til Komite II og be om innspill til en eventuell forvaltningsrevisjon med fokus på næringsutvikling eller omdømme i Snillfjord kommune. Leder for Komitee II har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat at komiteen skal avholde et møte den 5. mai, og kontrollutvalgets henvendelse er satt opp som egen sak til møtet. Tilbakemelding fra Komitee II følger vedlagt. Snillfjord kommune har et budsjett på 137 timer til forvaltningsrevisjon i løpet av Revisjonsåret Og det kan påregnes at det vil være omtrent samme timetall for revisjonsåret For å få til en forvaltningsrevisjon som kan gå litt i dybden så anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at det brukes budsjetterte forvaltningsrevisjonstimer for 2 år. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på dagens møte ta stilling til hvilket fokusområde de ønsker å sette inn forvaltningsrevisjonsressursene for 2014 og Kontrollutvalget må i tillegg diskutere og fastsette problemstillinger som skal legges til grunn for bestillingen. 25

26 Snillfjord Kommune Teknisk, Landbruk og Miljø KonSek IKS Midt-Norge Postuttak Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 7004 TRONDHEIM 14/ Torstein Vitsø MELDING OM VEDTAK -FORVALTNINGSREVISJON - NÆRINGSUTVIKLING ELLER OMDØMME I SNILLFJORD KOMMUNE, UTTALELSE KOMITE II har i møte i dag, sak 3/14 behandlet saken og har fattet følgende vedtak: Komite 2 anbefaler en omdømmerevisjon. Komiteen ser for seg en spørreundersøkelse, som et ledd i revisjonen. Vedlegger saksprotokollen fra møtet. Med hilsen Inger Krokstad Inger.krokstad@snillfjord.kommune.no Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

27 Saksprotokoll Utvalg: Møtedato: Sak: KOMITE /14 Resultat: Annet forslag vedtatt Arkivsak: Tittel: 14/333 SAKSPROTOKOLL: FORVALTNINGSREVISJON NÆRINGSUTVIKLING ELLER OMDØMME I SNILLFJORD KOMMUNE - UTTALELSE Behandling: Forvaltningsrevisjon gjelder enten omdømmebygging eller næringsutvikling. Revisjonen skal brukes for å bedre det feltet revisjonen gjelder. Det er behov for å få fram de fakta som foreligger. Kontakt mellom politikere og næringsliv må intensiveres. I neste rådhusposten må det informeres om næringsfondet. Det er viktig at de som ønsker å etablerer seg i kommunen blir tatt godt vare på og fulgt godt opp, for å oppleve at deres aktivitet er ønsket. Næringsarealet ved kryss på nye FV 714 ved Krokstadøra. Der er det interessenter som har ønske om å utvikle næringsdrift der. En spørreundersøkelse kan bevisstgjøre kommunens innbyggere om den servicen som gis. Hvordan folk møter kommunen med service og hvordan fasilitetene framstår vil ha mye å si for omdømmet. Vedtak: Komite 2 anbefaler en omdømmerevisjon. Komiteen ser for seg en spørreundersøkelse, som et ledd i revisjonen. Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

28 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 016/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/59-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg einfo Kontrollutvalgets sekretariat og revisor har adgang til lukkede møter Når har folkevalgte taushetsplikt? Organisasjonsfrihet og habilitet Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Har kontrollutvalgssekretæren og revisor rett til å være til stede i lukkede møter i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer? 2. Folkevalgte kan ikke instrueres til taushet, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret, slår jusprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. 3. Det kan ikke legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger, sier etikkutvalget i en uttalelse Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 28

29 einfo 14/4 - KU-sekretær og revisor har adgang til lukkede møter I brev 1. oktober 2013 til Kommunaldepartementet har NKRF bedt om å få bekreftet sin oppfatning om at kontrollutvalgssekretæren og revisor har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. I sitt svar 31. mars 2014 bekrefter departementet at revisor, kontrollutvalget og dets sekretær i samme utstrekning som utvalget sjøl har rett til å være til stede på lukkede møter i kommunestyret og andre folkevalgte organer. Departementet uttaler imidlertid også at Et unntak fra dette er at kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Dette siste går fram av kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd andre setning, som er tilføyd med virkning fra 1. januar Kopi av departementets svar følger som vedlegg. Oslo, 1. april 2014 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 29 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

30 Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref Vår ref Dato 13/ Kommuneloven 77 nr. 7 - Tilgang til lukkede møter i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer Vi viser til brev 1. oktober I brevet reises det spørsmål om kontrollutvalgets sekretariat eller revisor kan delta i lukkede møter i kommuners eller fylkekommuners folkevalgte organer. Kommunal- og regionaldepartementet beklager den lange saksbehandlingstiden. For sammenhengens skyld har vi tatt med et punkt om kontrollutvalgets tilgang til lukkede møter i kommunestyret. Har kontrollutvalget rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Dette er regulert i kommuneloven 77 nr. 7 og 4 i forskrift 15. juni 2004 nr. 905 (kontrollutvalgsforskriften). Kommuneloven 77 nr. 7 lyder: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalget har etter denne bestemmelsen en generell informasjons-, innsyns- og undersøkelsesrett som ikke er begrenset av at opplysningene er taushetsbelagte. Av 4 i kontrollutvalgsforskriften første ledd fremgår det at kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Et unntak fra dette er at kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@krd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Kommunalavdelingen Saksbehandler Gry Langsæther

31 Neste spørsmål blir hvorvidt kontrollutvalgets sekretariat eller revisor har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret. Har revisor rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Revisors innsynsrett er hjemlet i kommuneloven 78 nr. 6. Bestemmelsens ordlyd er identisk med kommuneloven 77 nr. 7. Ordlyden trekker i retning av at revisor kan delta i lukkede møter i kommunestyret. Bestemmelsen gir revisor rett til blant annet å kreve enhver opplysning og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. Det kan argumenteres med at det i dette også ligger en rett til å overvære lukkede møter i kommunestyret. I samme retning taler hensynet til revisors funksjon og forsvarlig utførelse av revisors oppgaver. En vid tilgang til informasjon er en forutsetning for at revisor skal kunne utføre sine oppgaver. Departementet viser videre til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15. juni 2004 (revisjonsforskriften) 20 annet ledd. Her heter det at oppdragsansvarlig revisor eller dennes stedfortreder har møterett i kommunestyret. Det er verken i ordlyden i forskriften eller i merknadene til denne som tyder på at det skulle være begrensninger i denne møteretten Departementet mener etter dette at det samlede rettskildebildet synes å gi revisor rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret. Har kontrollutvalgssekretariatet rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Etter kontrollutvalgsforskriften 20 annet ledd skal kontrollutvalgssekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Departementet har i tidligere tolkningsuttalelser uttalt at det etter kommuneloven 77 nr. 7 er kontrollutvalget som organ som har innsynsrett, men at i et tilfelle hvor utvalget har besluttet å utøve tilsyn, så kan utvalget overlate til lederen eller sekretariatet å foreta innsyn på utvalgets vegne (sak 05/3440 og 09/2951). Uttalelser i forarbeidene gir etter departementets mening støtte til et slikt identifikasjonssynspunkt mellom utvalg og sekretariat. Vi viser til Ot.prp. nr. 70 ( ), side 57: Den som utøver sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget vil under utøvelsen av denne funksjonen være underlagt kontrollutvalgets myndighet, og anses ikke som en del av kommunens administrasjon. Det vil være kontrollutvalget som definerer sekretariatets oppgaver. Dette forholdet mellom utvalg og sekretariat har også kommet til uttrykk i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 20 fjerde ledd, som lyder: Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Side 2 31

32 Departementet antar etter dette at kontrollutvalgssekretariatet har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret i samme utstrekning som utvalget selv. Dette forutsetter at kontrollutvalget har instruert sekretariatet om å være til stede. Rett til å være til stede i lukkede møter andre i folkevalgte organer. Videre blir det spørsmål om kontrollutvalget, revisor og sekretariat har tilgang til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer. Ordlyden i 77 nr. 7 og 78 nr. 6 kan hos kommunen eller fylkeskommunen taler for at retten til å være til stede gjelder alle folkevalgte organer i kommunen. Det samme gjør etter departementets syn formålet med bestemmelsen. Vi viser også til høringsnotat 27. mai 2011 Forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.) s. 27, hvor det heter: Departementet legg til grunn at kommunelova 77 nr. 7 gir kontrollutvalet heimel til å vere til stades i lukka møte i folkevalde organ. Departementet legger etter dette til grunn at kontrollutvalget, revisor og sekretariat har rett til å være til stede til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Gry Langsæther seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 3 32

33 Bernt svarer: Når har folkevalgte taushetsplikt? Folkevalgte kan ikke instrueres til taushet, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret, slår jusprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Les om taushetsplikten til folkeval gte her. Av Kommunal Rapport 10. mars :31 (Oppdatert: 10. mars :31) Liker 19 Tweet 2 Taushetsplikt for folkevalgte Offentlighetsutvalget i Norsk Presseforbund har tidligere dokumentert at mange kommuner har reglement for folkevalgte som ulovlig pålegger dem taushetsplikt langt utover lovens grenser. Det er åpenbart lite kjent blant kommunene hvorvidt folkevalgte kan pålegge hverandre taushet om det som foregår i politiske møter etter at dørene er vedtatt lukket. I ett forslag til nytt folkevalgtreglement i en kommune heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine medlemmer? Kan et kommunestyremedlem fortelle33pressen og innbyggerne om hva som skjedde bak lukkete dører, hvis han eller hun blir spurt etterpå? Kan kommunestyret vedta at det

34 bare er ordfører som skal uttale seg om hva som ble vedtatt og kan vedtaket i seg selv være hemmelig? Bernt svarer Rettsgrunnlaget for taushetsplikt: I straffeloven 121 er det gitt en bestemmelse om brudd på taushetsplikt. Denne bestemmelsen sier imidlertid ikke noe om når taushetsplikt foreligger, den fastsetter straff for krenkelse av slik plikt når den enten følger av lov, eller er fastsatt i gyldig instruks. Det siste av disse alternativene er ikke aktuelt for folkevalgte. Disse kan ikke instrueres, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret. Folkevalgte har bare taushetsplikt så langt det følger av lovbestemmelse. Som regel er dette forvaltningsloven 13 som krever at tilsatte og folkevalgte skal hindre at andre får tilgang til enkeltpersoners fortrolige forhold. Spørsmål 1: I ett forslag til nytt reglement heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Svar: En slik reglementsbestemmelse vil være klart ulovlig. De folkevalgte kan ikke pålegges generell taushetsplikt om forhandlingene i et møte, heller ikke der dette går for lukkete dører. Det kan anses som upassende eller ukollegialt å referere fra en diskusjon som man forutsatte skulle være fortrolig, men det vil alltid være opp til det enkelte medlem å vurdere om det av etiske eller politiske grunner vil være riktig at allmennheten velgerne blir kjent hva som ble sagt. Ingen politikere eller administrasjonen har rettskrav på å kunne skjule sine spor. Alle vedtakene som treffes, skal nedtegnes i møteboken med det innhold vedtaket fikk ved avstemningen. Denne møteboken er et offentlig dokument fra den foreligger. Det må også legges til grunn at et utkast til møtebok som sendes ut til medlemmene, blir offentlig ved utsendelsen. Det er her ikke spørsmål om et internt dokument som skal inngå i behandlingen av en sak, men om en opptegnelse av hva som rent faktisk har skjedd. En godkjenning av møteboken kan aldri endre på ordlyden i de forslagene som har vært tatt opp til votering, og stemmeresultatet. Allerede fra vedtak er truffet, vil det enkelte medlem kunne meddele til andre innholdet av dette. I tillegg skal kommunens administrasjon både på forespørsel og av eget tiltak opplyse om de vedtakene som er truffet. Den kan ikke vente med dette til utkast til møtebok er godkjent. I kommuneloven 4 fastslås at «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.» Unntak fra dette gjelder bare konkrete opplysninger om enkeltpersoners forhold som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller annen lovgivning, typisk helse- og omsorgslovene. Spørsmål 2: 34 Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine

35 Organisasjonsfrihet og habilitet Det kan ikke legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger, sier etikkutvalget i en uttalelse. Uttalelse fra kommunesektorens etikkutvalg 27. februar Organisasjonsfrihet og habilitet Etikkutvalget vil understreke at det er organisasjonsfrihet og ytringsfrihet i Norge. Det er viktige verdier å slå ring om. Etikkutvalget mener at det ikke kan legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger. Samtidig kan det oppstå situasjoner der medlemskap kan oppfattes å utfordre kravet til upartiskhet og habilitet. Dette kan bidra til svekket tillit. Dette stiller store krav til hvordan medlemskapet i en hvilken som helst organisasjon forvaltes av den enkelte og av organisasjonen selv. Etikkutvalget understreker at sentrale premissleverandører og beslutningstakere har et særlig ansvar for at rolleblanding unngås. Det er viktig med høy oppmerksomhet og klokskap i vurdering av spørsmål som gjelder upartiskhet og habilitet. 35

36 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 14/59-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 36 Saksnr 017/14