Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: 14/71 Møtedato/tid: , kl. 18:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtedeltakere: Ole Halvard Bondahl, leder Arnstein Trøite Ane Bondahl Marit J. Bårdsgård Stokke Oddvar Olsen Forfall: Ingen. Andre møtende: Karsten Reitan, rådmann Thomas Engan, daglig leder Selbu Næringsselskap KF Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: 1.varamedlemmer, ordfører, postmottak Selbu kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) og Frode Singstad RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ole Halvard Bondahl (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste 009/14 010/14 011/14 012/14 013/14 Årsregnskap og revisjonsberetning 2013 for Selbu kommune kontrollutvalgets uttalelse. Regnskap 2013 Selbu Næringsselskap KF- kontrollutvalgets uttalelse. Samarbeid om kontroll og tilsyn i Værnesregionen - innspill til diskusjon. Referatsaker til kontrollutvalgets møte Eventuelt. 2

3 Årsregnskap og revisjonsberetning 2013 for Selbu kommune kontrollutvalgets uttalelse. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 009/14 Arvid Hanssen /175-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Selbu kommunes årsregnskap for 2013 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Regnskap Selbu kommune. Årsberetning Selbu kommune Revisjonsberetning Selbu kommune Nummerert brev nr 4 til kontrollutvalget Kontrollutvalgets uttalelse til regnskap Selbu kommune Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Selbu kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 11. april Revisjonen konkluderer med at årsregnskapet er avgitt samsvar med lov og forskrifter og i det alt vesentlige gir en dekkende fremstilling av den finansielle stilling til Selbu kommune ved utgangen av Revisor har tross konklusjonen ovenfor tatt 2 forbehold i sin beretning for Videre har revisor påpekt at det ikke er rapportert til kommunestyret ihht Selbu kommunes finansreglement i Forholdene nevnt ovenfor er tatt inn i nummerert brev nummer 4, som følger som vedlegg. Kort oppsummert gjelder dette relativt store budsjettoverskridelser innenfor hjemmetjenestene og sentral økonomiforvaltning og manglende kommentarer av avvik mellom budsjett og regnskap på disse områdene. Revisor påpeker også avvik på mer enn 118 mill kr mellom budsjett og regnskap i investeringsregnskapet. Driftsregnskapet for 2013 er saldert i balanse etter at det er foretatt pliktige stykninger i regnskapet på ca 8,9 mill kr, ved å redusere avsetningen til disposisjonsfondet. Økonomien er svært stram. Både brutto og netto driftsresultat er i likhet med de 3 foregående år negative og vesentlig svakere enn normtall fylkesmannen anbefaler. Netto driftsresultat bør ligge på 3-3,5 % 3

4 av driftsinntektene. I Selbu er tallet minus 2,6% for Dette viser klart at driften av Selbu kommune fortsatt er i vesentlig ubalanse. Kontrollutvalget har over år vært opptatt av at det fremkommer store avvik mellom budsjett og regnskap, og at eventuelle større avvik ikke er kommentert i tilstrekkelig grad. Utvalget påpekte i sine uttalelse til regnskapene for 2010, 2011 og 2012 at det er viktig at rutiner evalueres, slik at eventuelle sannsynlige budsjettavvik fanges opp tidlig. Sekretariatet mener det er det behov for en grundig gjennomgang av prosesser knyttet til både budsjettarbeidet og den økonomiske rapporteringen til politisk nivå. Rask tilbakemelding til politisk nivå når større avvik oppstår er helt nødvendig, særlig ut fra situasjonen i kommuneøkonomien i Selbu. Uavhengig av kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for 2013 er dette et område som sekretariatet mener kontrollutvalget må vurdere i forhold til fremtidig forvaltningsrevisjon. Det fremgår av regnskapet at det er avlagt 4.mars Fristen er 15.februar. Administrasjonen opplyser at årsmeldinger på sektornivå vil foreligge i forkant av kontrollutvalgets møte og vil være tilgjengelige før kontrollutvalget avgir sin uttalelse. Kommentarene fra de ulike sektorer er et viktig for å få bedre innsikt i driften. Dokumentet er ikke obligatorisk, men kontrollutvalget har signaliert at det er ønskelig å få tilsendt årsmeldingen hvert år før kontrollutvalget avgir sin uttalelse til regnskapet. Det er positivt at årsberetningen inneholder oversikter og viser utviklingen i viktige økonomiske nøkkeltall over flere år. Dette gir brukerne av regnskapet og årsberetningen nyttig informasjon. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kommunen har fortsatt store utfordringer i forhold til økonomien. Regnskapsdokumentene indikerer at kommunen har oversikt over den økonomiske situasjonen ved utgangen av året og signaliserer at det må tas store grep fremover. Det er absolutt nødvendig at rådmannen klart signaliserer og følger opp at det administrativt og politisk må være fokus på å bedre driftsbalansen i løpet av økonomiplanperioden. Sekretariatet mener at kontrollutvalget bør anbefale kommunestyret å godkjenne det fremlagte regnskapet for Viser til innstillingen og utkast til uttalelse til regnskapet. Kontrollutvalget må, på bakgrunn av behandlingen i møtet, foreta den endelige utformingen av kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 SELBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Selbu KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SELBU KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 9/14, behandlet Selbu kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetning, revisjonens nummererte brev nr 4, samt revisjonsberetning datert I tillegg har revisjonen og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Selbu kommunes driftsregnskap for 2013 er avlagt i balanse etter at det er foretatt pliktig strykninger av avsetninger til disposisjonsfondet på 8,9 mill kr. Uten stykninger ville driftsregnskapet vist et tilsvarende merforbruk. Kontrollutvalget har ved sin behandling ikke hatt tilgang til Selbu kommunes årsmelding hvor driften, herunder overskridelser på sektornivå, kommenteres. Utvalget har merket seg at revisor i revisjonsberetningen og i nummerert brev til kontrollutvalget har påpekt overskridelser i driftsregnskapet på enkelte sektorer og at rådmannen ikke har kommentert avvikene godt nok i årsberetningen. Revisor har også påpekt store avvik mellom budsjett og regnskap for investeringer. Videre påpeker revisor at rådmannen ikke har rapportert ihht Selbu kommunes finansreglement i Kontrollutvalget har over år vært opptatt av at det fremkommer store avvik mellom budsjett og regnskap, og at eventuelle større avvik ikke er kommentert i tilstrekkelig grad. Utvalget påpekte i sin uttalelse til regnskapene for 2010, 2011 og 2012 at det er viktig at rutiner evalueres, slik at eventuelle sannsynlige budsjettavvik fanges opp tidlig. Kontrollutvalget mener fortsatt at det er behov for en grundig gjennomgang av prosesser knyttet til både budsjettarbeid og den økonomiske rapporteringen til politisk nivå. Rask tilbakemelding til politisk nivå når større avvik oppstår er helt nødvendig, særlig ut fra den anstrengte kommuneøkonomien i Selbu. 58

59 Kontrollutvalget påpekte i uttalelsen til regnskapet for 2012 at investeringene var vesentlig lavere enn regulert budsjett. Avviket var da 46.mill kr. For 2013 er tilsvarende avvik 118.mill kr. Det er viktig at det er samsvar mellom kommunens mulighet/kapasitet til å gjennomføre planlagte investeringsprosjekter, og tidsrammer fastsatt i budsjett, vedtak eller styringsdokumenter. Selv om kommunestyret holdes orientert om fremdriften i investeringsprosjekter gjennom tertialrapportering, kan forsinkelser lett føre til at det oppstår et forventningsgap i forhold til innbyggerne. I tillegg til dette er det en forutsetning at de formelle bestemmelser knyttet til budsjettering i investeringsregnskapet følges. Utvalget viser spesielt til rådmannens kommentarer knyttet til økonomiske utfordringer og også kommunestyrets overordnede ansvar for kommunens økonomi. Etter flere år med negative driftsresultater, økning av gjeld og tapping av disposisjonsfond, er det avgjørende at utviklingen raskt endres i positiv retning. Dette er nødvendig for at kommunen skal makte å opprettholde økonomisk handlefrihet i årene fremover. Regnskapet er avlagt 4.mars Formell frist for regnskapsavleggelse er 15.februar. Ut over det som fremgår av uttalelsen har kontrollutvalget ikke merknader og kommentarer til Selbu kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget mener at regnskapet, årsberetningen, og revisjonsberetningen gir politikerne et tilstrekkelig grunnlag for å få innblikk i den økonomiske virksomheten og ta stilling til behandling av regnskapet for Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Selbu den Ole Halvard Bondahl Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 59

60 Regnskap 2013 Selbu Næringsselskap KF- kontrollutvalgets uttalelse. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 010/14 Arvid Hanssen /75-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2013 for Selbu Næringsselskap KF oversendes kommunestyret. Vedlegg Protokoll styremøte Regnskap og årsberetning 2013 Revisjonsberetning Selbu Næringsselskap 2013.pdf Kontrollutvalgets uttalelse til regnskap Selbu Næringsselskap KF (Utkast) Saksutredning I tråd med tidligere praksis er det styret i Selbu Næringsselskap KF som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Selbu Næringsselskap KF i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 11. april 2014 og konkluderer med at regnskapet er avgitt ihht god regnskapsskikk. Daglig leder og revisor vil være tilstede i møtet å orientere og svare på spørsmål. Styresak 2/14, Årsregnskap og årsberetning for 2013, inneholder iflg. daglig leder kun det som fremgår av protokollen som følger som vedlegg. Regnskap og årsberetning ble vedtatt. Som for regnskapsåret 2012 har sekretariatet og også revisor tatt opp med daglig leder at styret må vedta innstilling til kommunestyret i forhold til inndekning av underskudd. Daglig leder opplyser at saksfremlegg med innstilling vil bli utarbeidet før kommunestyrets behandling. Kommunestyret må ta stilling til dekning av underskudd ved sin behandling av regnskapet. Regnskap, årsberetning, revisors beretning, samt en orientering fra daglig leder i kontrollutvalgets møte, bør samlet gi nok informasjon til at kontrollutvalget kan gi en uttalelse til regnskapet. Som det er redegjort for i regnskapsdokumentene viser regnskapet for 2013 et underskudd på kr og den negative egenkapitalen har økt til ca 2,8 mill kr. 60

61 Årsberetningen omtaler også i 2013 selskapets risiko. Det er viktig at kommunestyret som eier er kjent med denne og får informasjon i den grad det er nødvendig og ønskelig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for Selbu Næringsselskap KF for Det foreslås videre at det tas inn i uttalelsen at saksfremlegg og innstilling til kommunesstyret om dekning av underskudd ikke har vært tilgjengelig da uttalelsen er gitt. 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 SELBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Selbu. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SELBU NÆRINGSSELSKAP KF SITT ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , i sak 10/2014, behandlet Selbu Næringsselskap KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetningen, revisjonsberetningen og vedtak i sak 2/14 i styret for Selbu Næringsselskap KF. I tillegg har revisjonen og daglig leder i selskapet supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Som det er redegjort for i regnskapsdokumentene viser regnskapet for 2013 et underskudd på kr og den negative egenkapitalen har økt til ca 2,8 mill kr. Det fremgår ikke av vedtaket i styresak 2/14 hvordan underskuddet for 2013 skal inndekkes. Kommunestyret må ta stilling til dette ved sin behandling. Daglig leder opplyser at det i eget saksfremlegg til kommunestyret vil komme forslag til innstilling. Det er viktig at det er styret som innstiller til kommunestyret. Årsberetningen omtaler også i 2013 selskapets risiko. Det er viktig at kommunestyret som eier er kjent med risikoen og får løpende informasjon i den grad det er nødvendig og ønskelig. Kontrollutvalget mener at regnskapet og årsberetningen gir brukerne informasjon om virksomheten i 2013, men at informasjonen må suppleres med et saksfremlegg og egen innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget har ikke merknader til Selbu Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2013 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Selbu den Ole Halvard Bondahl Leder av kontrollutvalget Kopi: Daglig leder i Selbu Næringsselskap KF. 73

74 Samarbeid om kontroll og tilsyn i Værnesregionen - innspill til diskusjon. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/14 Arvid Hanssen /72-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget er positiv til at det gjennomføres et felles møte mellom representanter for kontrollutvalgene i Værnesregionen høsten Endelig møtetidspunkt og dagsorden fastsettes før 1.juli Vedlegg Værnesregionen - oppsummering etter møte KonSek og KomSek Saksutredning Kontrollutvalg i Værnesregionen har i ulike sammenhenger signalisert at de ønsker en dialog knyttet til kontroll og tilsyn som berører flere kommuner i regionen. Utfordringer knytter seg særlig til kontroll som skal utføres på områder som kommer inn under vertskommunesamarbeid. Leder i kontrollutvalgene i Selbu og Tydal var i 2013 tilstede i kontrollutvalget i Stjørdal, da arbeidet innen barnevernstjenesten ble presentert. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) og Kontrollutvalgssekretariat Trøndelag IKS (KomSek) har hatt en dialog om mulige vinklinger på informasjonsflyt og måter å koordinere tilsyn på. Viser i den forbindelse til referat fra møte , som følger som vedlegg. I referatet antydes det et fellesmøte , hvor dette kan diskuteres nærmere. Etter blant annet innspill fra kontrollutvalget i Tydal er samarbeid om kontroll og tilsyn også diskutert i Værnesregionen. Arbeidsutvalget i Værnesregionen som består av rådmenn i 6 samarbeidende kommuner, Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Stjørdal og Frosta satte Revisjon i interkommunale samarbeid opp som tema på møte i Stjørdal Daglig ledere i KomSek, KonSek, Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS ble invitert til møtet for å gi informasjon om følgende tema: - Generelt om revisjon i interkommunale samarbeid. Ordinær revisjon av fellesområdene i VR pr i dag. Opplegg og erfaring. Forvaltningsrevisjon innen samarbeidsområdene. Krever samordning. Samordning mellom kontrollutvalgene i håndtering av saker som gjelder VR. Felles diskusjon: Veg videre? Prosjekt for samordning? 74

75 KomSek og KonSek er klar på at det er kontrollutvalgene og kommunestyrene som prioriterer kontrollarbeidet. Det er imidlertid positivt at arbeidsutvalget inviterer til utveksling av informasjon. Det er viktig at tilsynsorganene samarbeider og hvordan dette skjer. Dette gjelder kanskje særlig når flere kontrollutvalg bli enige om å gå inn på et område av felles interesse. Ressursfordeling blir da et punkt som må avklares. Det må også foretas en praktisk avklaring av revisjonsarbeidet, dersom det blir aktuelt at 2 revisjonsselskap kan bli involvert i samme prosjekt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgene i de 6 samarbeidene kommuner i Værnesregionen bør hver for seg, og deretter samlet, tar stilling til hvordan de skal løse eventuelle utfordringer knyttet til tilsynsarbeidet i Værnesregionen. Målsettingen må være at kontroller gjennomføres på en kvalitativ og ressursmessig god måte for eierkommunene. Viser for øvrig til innstillingen. 75

76 Orgnr Postboks Steinkjer Tlf Notat Værnesregionen Samarbeid mellom kontrollutvalgssekretariatene Oppsummering etter møte den 14. mars 2014 Møte sted Møtedato Møtetid Til sted Stjørdal rådhus, møterom Steinvikholm 14. mars :00 til 14:30 Arvid Hanssen, daglig leder Konsek Midt-Norge IKS Liv Tronstad, daglig leder KomSek Trøndelag IKS Paul I Stenstuen kontrollsekretær for bl.a. Stjørdal, Meråker og Frosta Følgende ble tatt opp 1) Rutiner for orienteringer til kontrollutvalget (KU), to alternativer Vertskommunens initiativ Sekretær for øvrige KU skal ha melding. KU i Vertskommunen inviterer lederne i de øvrige deltagernes KU inn i møte Samarbeidskommune tar initiativ Sekretær sender info til sekretær for vertskommunen. Vertskommunens sekretær tar dette opp med KU, og tar initiativ til å inviterer alle øvrige KU i samarbeidskommuner til en felles orientering. Alle KU-ledere i samarbeidet får da tilbud om å delta på orienteringen, og stille spørsmål knyttet til egen kommune 2) Fellesmøte Det legges opp til et felles møte for alle KU lederne i samarbeidet den 12. september 2014 Utgangspunkt i en Vertskommune (Stjørdal) med orientering til KU på to utvalgte tema, og mulige samarbeidsformer fremover. Aktuelle tema kan være IT og Barnevern. 3) Målsetting om mer effektiv ressursutnyttelse, både i kontrollorganene men ikke minst deltagerkommunene seg imellom. Utnytte kunnskap hos hverandre. 4) Når det gjelder Forvaltningsrevisjon av Vertskommunesamarbeid er det også her to alternativer Vertskommunens KU er ansvarlig for å føre tilsyn med rådmannen i vertskommunen og hvordan vertskommunen «produserer tjenesten» m.m. Samarbeidskommunens KU skal påse ut fra avtaler og rapporter at kommunen får de «tjenester» m.m. og når de målsettinger de har med samarbeidet Felles e-post: post@komsek.no Hjemmeside: 76

77 KomSek Trøndelag IKS Side 2 av 3 Vertskommune samarbeidskommune deltagerkommune, dvs. alle kommuner F.revisjon etter ønske fra Vertskommunene. Øvrige KU informeres, og kan ta del i undersøkelsen. Naturlig at undersøkelsen foregår i regi av Vertskommunens revisor. Ressurser til dette bør også komme fra de øvrige deltagerkommunenes KU dersom de ønsker å ta del i forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisjon etter ønske fra samarbeidskommune. Øvrige KU/sekretariat informeres, og kan ta del i undersøkelsen. (Dersom KU i Vertskommunen ønsker og delta er det naturlig at undersøkelsen foregår i regi av Vertskommunens revisor. Om ikke vertskommunen ønsker å delta blir det revisor til KU som ønsker undersøkelsen som får oppdraget med utgangspunkt i kjøp av tjenester fra Vertskommunen) Ressurser til dette bør også komme fra de øvrige deltagerkommunenes KU, som ønsker å ta del i forvaltningsrevisjonen. Begge formene for forvaltningsrevisjon kan gjennomføres ved å samarbeide om oppdraget el. avstå timeressurser i et prosjekt. Men det blir opp til revisjonsenheten å samordne og bli enige om det praktiske her. Hvert enkelt KU er ansvarlig overfor eget kommunestyre, der det enkelt KST og KU kan ha en annen prioritering, som gjør at den samarbeidskommune ikke ønsker å delta. De blir da med på «gratis-lasset», dvs gjennom offentlig kjente dokumenter i etter tid selv om dette ikke er spesifikk på egen kommune. 5) Reglement for godtgjørelse må sjekkes ut, ev. initiere retningslinjer for godtgjørelse slik at KU-lederne og ev. nestledere vil kunne prioritere å møte når orienteringer gis i en annen kommune vedrørende Værnesregionen 6) Dette notatet legges frem for kontrollutvalgene som referatsak 77

78 KomSek Trøndelag IKS Side 3 av 3 Vedlegg De kommunale styringslinjene 78

79 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/14 Arvid Hanssen 14/71-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Organisasjonsfrihet og habilitet Kommunestyrets vedtakskompetanse einfo KU-sekretæer og revisor har adgang til lukkede møter Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 11/14 Rapport selskapskontroll TrønderEnergi i møtet KU`s innstilling vedtatt. 2. Kommunestyrets behandling av sak 17/14 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i møtet KU`s innstilling vedtatt. 3. Organisasjonsfrihet og habilitet, uttalelse fra kommunenes etikkutvalg Kommunestyrets vedtakskompetanse. Uttalelse fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet e-info fra Norges Kommunesrevisorforbund (NKRF) om adgang til lukkede møter. 79

80 Organisasjonsfrihet og habilitet Det kan ikke legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger, sier etikkutvalget i en uttalelse. Uttalelse fra kommunesektorens etikkutvalg 27. februar Organisasjonsfrihet og habilitet Etikkutvalget vil understreke at det er organisasjonsfrihet og ytringsfrihet i Norge. Det er viktige verdier å slå ring om. Etikkutvalget mener at det ikke kan legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger. Samtidig kan det oppstå situasjoner der medlemskap kan oppfattes å utfordre kravet til upartiskhet og habilitet. Dette kan bidra til svekket tillit. Dette stiller store krav til hvordan medlemskapet i en hvilken som helst organisasjon forvaltes av den enkelte og av organisasjonen selv. Etikkutvalget understreker at sentrale premissleverandører og beslutningstakere har et særlig ansvar for at rolleblanding unngås. Det er viktig med høy oppmerksomhet og klokskap i vurdering av spørsmål som gjelder upartiskhet og habilitet. 80

81 Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat Sentrumsveien KORGEN Deres ref Vår ref Dato 14/ Spørsmål om kommunestyrets vedtakskompetanse Vi viser til henvendelse av 13. januar 2014 med spørsmål om kommunestyrets vedtakskompetanse i relasjon til virksomhet utøvet etter kontrollutvalgsforskriften.1 I henvendelsen stilles følgende spørsmål; 1) Kan et kommunestyre vedta ordning A (for eksempel kjøp av revisjonstjeneste) dersom kontrollutvalget kun har utredet og innstilt ordning B (for eksempel interkommunalt revisjonssamarbeid)? 2) Kan et kommunestyre i en sak som vedrører revisjonsordningen vedta å si opp eksisterende revisjonsordning uten at dette verken er utredet eller innstilt av kontrollutvalget. Vi tolker spørsmålene på følgende måte: Har kommunestyrets adgang til å treffe et eller flere vedtak når vedtaket/ene som treffes ikke er utredet og/eller innstilt av kontrollutvalget? Vi gjør oppmerksom på at den enkelte har et selvstendig ansvar for korrekt anvendelse av gjeldende regelverk. Departementet kan likevel gi generell veiledning til forståelsen av regelverket. Det forutsettes i det videre at saken vedtakene angår, er rettmessig oppført på sakslisten til kommunestyremøtet hvor vedtakene treffes, jf. kommuneloven (koml.) 32 andre ledd. Kommuneloven 6 sier at kommunestyret er det øverste kommunale organ. Kommunestyret har all kompetanse som er lagt til kommunen, og har ansvaret for kommunens samlete virksomhet. Dette innebærer at det som utgangspunkt er kommunestyret 1 Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Kommunalavdelingen Saksbehandler Jørgen Jahr Hopperstad 81

82 som treffer vedtak på vegne av kommunen så lenge ikke kommunestyret har delegert sin kompetanse til et underordnet folkevalgt organ eller administrasjonen i kommunen. Administrasjonssjefen skal påse at sakene som legges fram for folkevalgte organer, herunder kommunestyret, er forsvarlig utredet, jf. koml. 23 andre ledd siste setning. I parlamentarisk styrte kommuner ligger dette ansvaret hos kommunerådet, jf. koml. 20 andre ledd første setning. Når det gjelder innstillinger fra kontrollutvalget til kommunestyret om valg av revisjonsordning, er dette særlig regulert i koml. 78 tredje ledd siste setning som tilsvarer kontrollutvalgsforskriften 16 første ledd siste setning. Bestemmelsene legger innstillingsretten vedrørende valg av revisjonsordning til kontrollutvalget. Selv om det ikke er et uttrykkelig krav om forsvarlig utredning i de to bestemmelsene, mener departementet det er naturlig å innfortolke dette. Dette underbygges blant annet av kontrollutvalgsforskriften 20 andre ledd som pålegger kontrollutvalgets sekretariat å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Kommuneloven retter ikke et krav mot kommunestyret som sådan om at et vedtak i en sak skal være utredet (og innstilt) før kommunestyret kan treffe vedtaket. At det foreligger en innstilling til vedtak fra administrasjonen forplikter ikke kommunestyret til å treffe et vedtak i samsvar med det som er innstilt. Som kommunens øverste organ kan kommunestyret treffe det vedtaket det ønsker. Det er i denne sammenhengen likevel grunn til å minne om forvaltningsloven 17 første ledd som pålegger ethvert [f]orvaltningsorgan å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak. Paragraf 17 står i kapittelet som kun gjelder for enkeltvedtak, men det er lite tvilsomt at den gir uttrykk for et generelt prinsipp om krav om forsvarlig saksbehandling forut for avgjørelser truffet av forvaltningsorgan, herunder kommunestyrer. Hvor langt dette prinsippet går og de nærmere kravene til den forsvarlige utredningen må vurderes i det enkelte tilfellet. Vi mener relevante forhold kan være sakens omfang og viktighet og konsekvensene vedtaket vil få. Jo større disse er, jo strengere krav til utredning vil forsvarlighetskravet kunne sies å stille. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Jahr Hopperstad rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: NKK og NKRF Side 2 82

83 einfo 14/4 - KU-sekretær og revisor har adgang til lukkede møter I brev 1. oktober 2013 til Kommunaldepartementet har NKRF bedt om å få bekreftet sin oppfatning om at kontrollutvalgssekretæren og revisor har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. I sitt svar 31. mars 2014 bekrefter departementet at revisor, kontrollutvalget og dets sekretær i samme utstrekning som utvalget sjøl har rett til å være til stede på lukkede møter i kommunestyret og andre folkevalgte organer. Departementet uttaler imidlertid også at Et unntak fra dette er at kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Dette siste går fram av kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd andre setning, som er tilføyd med virkning fra 1. januar Kopi av departementets svar følger som vedlegg. Oslo, 1. april 2014 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

84 Eventuelt. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/14 Arvid Hanssen 14/71-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 84