SAKSLISTE: Sak nr.: Sakstittel: Godkjenning av møteinnkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte. 09/06 Referatsaker 1 12

Transkript

1 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Tirsdag den , kl. 10:30 STED: Kommunestyresalen De faste medlemmene av kontrollutvalget innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretæren. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet holdes for lukkede dører, jf. kommunelovens 77 nr. 8. SAKSLISTE: Sak nr.: Sakstittel: Godkjenning av møteinnkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Side: 09/06 Referatsaker /06 Årsmelding 2005 Leka kommune /06 Regnskap 2005 Leka kommune /06 Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget /06 Eventuelt Leka/Namsos, 28. april 2006 Inge Aune leder Kopi m/vedlegg til: Joar Stiklestad kontrollsekretær Dir.tlf / E-post: joar.stiklestad@komsek.no Ordføreren i Leka rådmannen i Leka kontrollutvalgets varamedlemmer KomRev Trøndelag IKS avd. Namsos

2 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget Sak 09/06 REFERATSAKER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget Joar Stiklestad 09/06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene R 2/06 R 04/06 til orientering. Vedlegg: R 2/06 R 3/06 R 4/06 Kopi av brev av fra KomSek Trøndelag IKS til økonomilederen i Leka om Årsregnskap og Årsmelding Kopi av e-post av fra FORUM for KONTROLL og TILSYN om Fagkonferanse og årsmøte i FKT, juni Kopi av brev av fra KomRev Trøndelag IKS til Leka kommune v/rådmann Bjørn Arne Laugen Revisjonsnotat til regnskapet for Namsos, 25. april 2006 Joar Stiklestad kontrollsekretær

3 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget Sak 10/06 ÅRSMELDING 2005 LEKA KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget Joar Stiklestad 10/06 kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Leka kommunes årsmelding 2005 til orientering. Vedlegg: 1. Årsmelding Leka kommune (utsendt direkte fra rådmannen tidligere) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 2. Kommuneloven Saksopplysninger: Bestemmelsene om årsberetning går i første rekke fram av kommunelovens 48, hvor det i nr. 1 er fastsatt at: Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Og videre i samme paragraf nr. 5: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. Ytterligere bestemmelser om årsberetningen er å finne i Forskrift om årsregnskap og årsberetning hvor det i 10, 3. ledd, er bestemt at: Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. I samme paragrafs 4. ledd heter det videre at: Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i

4 regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Kommunens økonomireglement, som ble vedtatt at kommunestyret i sak nr. 34/01, inneholder ingen bestemmelser om årsberetningen. Rådmannen har i sitt saksframlegg til årsmeldingen for 2004 gitt uttrykk for at arbeidet med kommunens årsmelding kontinuerlig utvikles. I forbindelse med kommunestyrets behandling og godkjenning av årsmeldingene for 2003 og for 2004, ble det vedtatt at: Arbeidet med årsplaner for fagområdene må utvikles i samsvar med vedtatte årsbudsjett og i tråd med de prioriteringer som er vedtatt gjennom ulike kommunale planer. Arbeidet med økonomistyring og organisasjonsutvikling må fortsatt ha en kontinuerlig oppfølging i forhold til de rammer kommunen gis fra sentrale myndigheter. Rådmannens årsmelding for Leka kommune ble utsendt pr. e-post den Fullstendig utgave med driftsområdenes årsmeldinger ble mottatt den Saksbehandlerens vurdering: I og med at det så vidt vites ikke er gjort noe vedtak om at årsmeldingen skal fremmes for kontrollutvalget, er den heller ikke behandlet/vurdert med et slikt utgangspunkt. Årsmeldingen er tatt til orientering, bl.a. som tilleggsinformasjon til regnskapet for Det er likevel naturlig å kommentere at rådmannens årsmelding gir lett tilgjengelig informasjon om overordnede forhold, målsettinger og måloppnåelse, status på ressurser i driften, økonomiske oversikter med blant annet avvik i forhold til endret budsjett, samt årets investeringsprosjekter med finansiering. Driftsområdenes årsmeldinger har i stor grad samme oppbyggingen, men varierer en god del i utforming og omfang, og for så vidt også i kvalitet. Videre mangler det årsmeldinger fra noen få driftsområder. Fra saksbehandlerens synspunkt blir et dokument på ca. 90 sider ikke lett tilgjengelig informasjon. Men det vil være opp til det politiske miljø å gi tilbakemelding på om årsmeldingen har en ønsket oppbygging, et nødvendig omfang, og et hensiktsmessig detaljnivå. Bortsett fra at årsmeldingen ikke oppfyller kommunelovens krav om en redegjørelse for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen, antas årsmeldingen å tilfredsstille forskriftenes krav, og som grunnlag for politisk behandling. Det vises til årsmeldingen. Namsos, 27. april 2006 Joar Stiklestad Kontrollsekretær

5 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget Sak 11/06 REGNSKAP 2005 LEKA KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget Joar Stiklestad 11/06 kommunestyret Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. Vedlagte forslaget til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Leka kommunes regnskap Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for framleggelse i forbindelse med behandlingen av regnskapet. Vedlegg: 1. Regnskap Leka kommune (utsendt direkte fra økonomilederen tidligere) 2. Revisjonsberetning datert for Leka kommunes årsregnskap Forslag til uttalelse til Leka kommunes regnskap 2005 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Leka kommune Årsmelding Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven Saksopplysninger: Kommunelovens bestemmelser: Alle kommuner skal i henhold til kommunelovens 48 for hvert år utarbeide årsregnskap og og årsberetning. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. Videre heter det at kommunestyret vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. (Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år.)

6 Årsregnskapets innhold: I Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, 3, 1. ledd, heter at: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Presentasjon av regnskapet: I forskrift om årsregnskap og årsberetning gis kommunene stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen av regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har vedtatt i årsbudsjettet, hvilket er en nettoramme pr. ansvar/tjeneste, men med sammenslåing av følgende ansvar/tjenesteområder: 371/372/373/374/375/381/382/383, 410/411/412/413/414/415, 430/431/432/433/434/435, 450/451/452/454, 471/472/474. Regnskapet foreligger noe mer detaljert enn budsjettet da det ikke er gjennomført sammenslåinger av områder i regnskapet slik det er beskrevet ovenfor i budsjettvedtaket. Behandlingsmåten og frister: Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Videre heter det i 7 i forskrift om kontrollutvalg at: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/ kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Årsregnskapet for 2005: Leka kommunes regnskap for 2005 ble mottatt den fra økonomilederen som er kommunens fagsjef for regnskap. Fullstendighetserklæring ble avgitt av rådmannen og økonomilederen den Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr ,43. Driftsregnskapet nøkkeltall: Regnskap 2005 Budsjett 2005 Regnskap 2004 Til fordeling drift , , ,44 Netto driftsresultat , , ,19 Bruk av tidligere års avsetninger , , ,98 Årets avsetninger , , ,59 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk , , ,80

7 Investeringsregnskapet: Investeringsregnskapet viser sum utgifter på kr ,78, og er dekket opp fullt ut med lånemidler, mottatte avdrag, ved driftsmidler, og ved bruk av avsetninger. Underdekningen i investeringsregnskapet for 2004, kr ,35, er også dekket opp i sin helhet i Det samme gjelder udekket beløp fra 2003 på kr 7 344,49. Balansen: Pr står fortsatt regnskapsmessig underskudd for årene 2003 og 2004 udekket med til sammen kr ,65. Andre forhold: Som det går fram av revisjonsberetningen ble den fullstendige utgaven av årsmeldingen mottatt av revisjonen først den Av den grunn ble heller ikke revisjonsberetningen avgitt før den Saksbehandlerens vurdering: Brutto driftsresultat for 2005 utgjør kr ,58, mot et negativt tall på kr ,59 for 2004 en forbedring på vel 4 mill. kr. Netto driftsresultat viser for 2005 kr ,43, mot et negativt beløp for 2004 på kr ,19 en forbedring på vel 4,6 mill kr. Det har med andre ord skjedd en betydelig forbedring av den økonomiske situasjonen i Leka kommune i Det relativt store overskuddet, kr ,43, har i høy grad sin årsak i at de ulike fagområdene har utvist en stor vilje til nøkternhet og sparsommelighet. De aller fleste driftsområdene viser mindreforbruk som i sum netto utgjør vel 1,5 mill. kr. I tillegg er mottatt ekstramidler fra staten på ca.1,7 mill. kr. Det vises for øvrig til årsregnskapets regnskapsskjema 1B, og til driftsområdenes årsmeldinger hvor avvikene mellom regnskap og budsjett er kommentert og mer detaljert behandlet. Kontrollutvalgets oppgave ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Utkast til slik uttalelse følger vedlagt. Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Det vises for øvrig til revisjonsberetningen. Namsos, 27. april 2006 Joar Stiklestad kontrollsekretær

8 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget Sak 12/06 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALGET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget Joar Stiklestad 12/06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Saken legges fram til drøfting uten forslag til vedtak. Vedlegg: - Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Kommuneloven - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger: Bakgrunn: I kontrollutvalgets møte den ble det gitt uttrykk for at utvalget kunne tenke seg å få framlagt sak for å drøfte spørsmålet om åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget. Dette fordi det nå ved endring av lov og forskrift er åpnet adgang til å bestemme at møtene skal kunne holdes for åpne dører. Dels også ut fra at temaet er behandlet i andre kontrollutvalg i fylket, og i landet forøvrig. Lovverket: Ved innføringen av ny kommunelov fra ble det opprettet en ordning med kontrollutvalg i kommunene. Kontrollutvalgene skulle på vegne av kommunestyrene forestå det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Gjennom tilhørende forskrifter til kommuneloven ble det bestemt at kontrollutvalgets møter skulle holdes for lukkede dører. Kommuneloven er nå endret, og nye forskrifter gjort gjeldende fra Etter det nye lovverket er det åpnet adgang til at kontrollutvalget selv kan bestemme at møtene skal holdes for åpne dører, jf. kommunelovens: 77. Kontrollutvalget ( nr. 8) Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Bestemmelsen er gjentatt i 19, 1. ledd, i ny forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Dette betyr at om kontrollutvalget ikke fatter vedtak om at møtene i utvalget i utgangspunktet skal holdes for åpne dører, er det bundet av bestemmelsen om at møtene holdes for lukkede dører. Dersom utvalget finner det formålstjenlig å åpne møtene, kan det fattes vedtak om dette, og som gjøres gjeldene for fremtidig praksis.

9 Fra kommuneloven siteres 31: 31. Åpne eller lukkede møter. 1. Møter i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter denne paragraf. 2. Møteleder skal på anmodning gi tillatelse til at forhandlingene i åpne møter tas opp på lydbånd, video, e.l., eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 3. Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. 4. Kommunestyret og fylkestinget selv kan av hensyn til personvern gi bestemmelser om at møtene i andre organer eller i visse sakstyper i andre organer skal holdes for lukkede dører. 5. Kommunestyret og fylkestinget selv kan også ellers, når det er nødvendig på grunn av et bestemt angitt forhold ved den særskilte sak eller sakstype, bestemme at møtene i andre organer eller i visse sakstyper i andre organer skal holdes for lukkede dører, når organet ikke selv skal treffe vedtak i saken. 6. Møte i kommuneråd og fylkesråd holdes for lukkede dører, hvis ikke rådet selv bestemmer noe annet og paragrafen her ikke er til hinder for det. Taushetsbelagte opplysninger - unntatt offentlighet: Hensynet til eventuelle taushetsbelagte opplysninger ivaretas av forvaltningsloven, i hovedsak gjennom 13. Denne lyder: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Dokumenter som inneholder opplysninger i nevnte kategorier unntas rutinemessig fra offentlighet i henhold til offentlighetslovens 5, 5a og/eller 6. Dokumenter som er unntatt offentlighet merkes, og det oppgis hjemmel for unntaket. Praktisk virkning av åpne møter: Ved åpne møter vil møteinnkalling med saksdokumenter rutinemessig kunngjøres, med unntak for dokumenter unntatt offentlighet som nevnt ovenfor. Publikum og media vil, som i dag, på forespørsel kunne få tilsendt møtepapirer. Videre kan publikum og media møte opp og følge møtet fra tilhørerplass, og media kan referere fra behandlingen på samme måte som fra andre politiske møter. Saksbehandlerens vurdering: Lovgivningen har gått i retning av størst mulig offentlighet i forvaltningen. Møter i øvrige kommunale utvalg, styrer og råd er i utgangspunktet åpne dersom annet ikke er særskilt bestemt. For kontrollutvalget er det motsatte tilfelle idet møtene er lukket inntil utvalget sjøl eventuelt velger å bestemme noe annet. Hittil har kontrollutvalgets dokumenter vært offentlige (med de vanlige unntakene), mens møtene har vært lukket. En har dermed et skille mellom dokumentoffentlighet og møteoffentlighet.

10 Taushetsbelagte opplysninger: I forhold til taushetsbelagte opplysninger er saksbehandleren av den mening at det får liten praktisk betydning om møtene i utgangspunktet er åpne eller lukket. Dokumenter som på grunn av sitt innhold er unntatt offentlighet kan ikke legges fram i åpent møte. Det samme gjelder taushetsbelagte opplysninger som framføres muntlig. Dersom slike dokumenter eller utsagn skal fremmes i møtet, vil møtet uansett måtte lukkes under behandling av den aktuelle saken. Det samme gjelder for orienteringer gitt av rådmannen eller andre i administrasjonen. Dersom informasjonen inneholder sensitive opplysninger skal møtet uansett lukkes. Synlighet: Kontrollutvalgenes funksjon og arbeid har vært lite synlig for den jevne innbygger i kommunen. Kun spesielt interesserte som kommunestyrepolitikere og ansatte har hatt noe innsikt i hva kontrollutvalget faktisk gjør. Den eneste formen for kunngjøring av kontrollutvalgets møter har vært registreringen av ordførerens eksemplar av møteinnkallingen i kommunens postjournal. Åpne møter i kontrollutvalget kan medføre en noe større oppmerksomhet rundt kontrollutvalgets funksjon og arbeid. Utvalget gjør en viktig, men til tider lite synlig jobb som kommunestyrets kontrollorgan i forhold til forvaltningen, og fortjener større synlighet. Publiseringen av kontrollutvalgets møteinnkallinger med saksdokumenter og møteprotokoller på KomSek Trøndelag IKS sine hjemmesider vil gjøre sitt til at dokumentene blir lettere tilgjengelig for allmennheten. Virkning på den frie debatten : Åpne møter med tilhørere og media til stede kan legge en demper på meningsutvekslingen og kommunikasjonen i møtet. Dette ved at opplysninger om den aktuelle saken som utvalget måtte sitte inne med ikke kommer fram under behandlingen. Likeledes kan åpne møter medføre at utvalgsmedlemmer føler seg noe mindre frie i spørsmålsstillinger til revisjonen og sekretariatet, eventuelt rådmannen og/eller andre fra administrasjonen, i forbindelse med orienteringer osv. Det samme antas å kunne gjøre seg gjeldende ved muntlige opplysninger og orienteringer til utvalget. Det vil da være en viss risiko for at den inngående diskusjonen og informasjonsutvekslingen vil foregå utenfor møtet. På bakgrunn av ovennevnte antas det at dersom utvalget velger å holde åpne møter, vil utvalget likevel i enkeltsaker ha behov for en eller annen form for lukket forum, hvor utvalgets medlemmer får mulighet til å drøfte seg fram til et felles standpunkt uten å bli forstyrret eller påvirket av utenforstående. Fra lovgiverens side synes kontrollutvalget å være ment et organ som i stor grad kommer fram til en felles oppfatning basert på faglige og objektive kriterier (konsensusorgan). Slik sett synes kontrollutvalgets rolle å være vurdert annerledes enn i andre politiske utvalg hvor enkelrepresentantenes rolle i større grad vil være å gjenspeile ulike politiske synspunkter med partipolitiske skillelinjer. Kontrollutvalget vil i en del tilfeller behandle saker hvor informasjon må behandles med varsomhet og til dels unntas offentlighet. Dette gjelder eksempelvis både personopplysninger og forretningsmessige forhold. Hvis man generelt velger å åpne alle møter, vil dette i praksis kunne legge en demper på informasjonsutvekslingen og kommunikasjonen mellom utvalget og sekretariatet og revisjonen i mange saker.

11 En alternativ måte å sikre ovennevnte hensyn kunne være å åpne kontrollutvalgets møter kun i større enkeltsaker som antas å være av stor mediainteresse. Dette kan ordnes praktisk ved at det i forbindelse med møteinnkallingen informeres direkte om at vedkommende sak vil bli behandlet for åpne dører. Spesielt ville litt større høringer i regi av kontrollutvalget kunne være egnet for å holde åpne forhåndsannonserte møter. En slik gradvis tilnærming ville dessuten antagelig være en hensiktsmessig tilnæring for å kunne høste mer erfaring med behandling av kontrollsaker i åpne møter. Namsos, 21. april 2006 Joar Stiklestad kontrollsekretær