Søknad om bevilgning til lys i X Games Norway 2017

Transkript

1 Til : Opplands Fylkeskommune Øyer Kommune Lillehammer kommune Regionsrådet for Lillehammerregionen 9. november 2016 Søknad om bevilgning til lys i X Games Norway 2017 ESPN, TV 2 og SAHR har n å meddelt Kulturdepartementet at gjennomføringen av X Games Norway 2017 er sikret gjennom tilskudd fra KUD, sponsormidler samt en økonomisk garanti fra ESPN, TV 2 og SAHR (se vedlagte brev fra SAHR til KUD). Det eneste som gjenstår nå er den lokale finansieringen av det vi har betegnet som lysprosjektet. Vi vet det jobbes godt med dette i Gudbrandsdalen, og vi har selv vært med på flere positive møter med tonenangivende aktører. Tiden er nå inne til å ferdigstille dette prosjektet og bekrefte finansieringen. Først en kort oppsummering; Bakgrunn Partene bak X Games Norway ønsker en langsiktig løsning i Gudbrandsdalen (3 til 5 år). For å få til dette, må X Games Norway 2017 i Hafjell bli en suksess. Et av de viktigste kriteriene f or suksess er å kjøre finalene om kvelden. Med dette grepet oppnår vi følgende: Vi ganger tv ] tall med 10 sammenlignet med dagsendinger Vi får den eneste slopestyle ] konkurransen i verden som kjøres om kvelden Arrangementet får en global, ikonisk status (fordi det vil se fantastisk ut) Utøverne vil elske det Det vil bli en magisk opplevelse for publikum og tv ] seere Forutsetningen for å lykkes endres dramatisk fra dag til kveld. X Games Norway 2017 skal evalueres av mange viktige parter: Regjeringen, medi a, ESPN, TV 2, fansen, utøvere, bransjen og sponsorer. Vi må utjevne den fordelen vi mistet da vi flyttet Big Air fra Oslo sentrum til Hafjell. I Oslo g a den urbane settingen oss en unik posisjon. Kveldssendingene fra Hafjell skal gi oss en lignende unik posisjon; bare annerledes, som er bra. Målsetningen med X Games 2017 er å lage det beste action sports ] eventet noensinne i Europa. Vi tror dette må til for at alle aktørene vi har beskrevet her skal bli så begeistret at de bidrar til at X Games i fremtiden. Vi vil at alle blir med på den langsiktige planen for X Games i Hafjell. 1

2 Løsningen Kort beskrivelse av den tekniske løsningen som pengene skal g å til. Eksponering Som dere ser av vedlagte kjøre/sendeplan, så ligger slopestylefinalene for ski og snowboard på torsdag og fredag kveld. For TV 2 kan vi forvente seere på dagtid og seere på kveldstid på torsdag og fredag. Lignende forhold stall kan vi forvente for SVT i Sverige, DR i Danmark og YLE i Finland. X Games 2016 engasjerte 500 millioner mennesker i sosiale medier over hele verden. Dokumentert. Skal vi nå slike fantastiske tall skal mye stemme, og det er helt avgjørende at vi trig ger store mengder mennesker som ser X Games på TV til å engasjere seg i den sosiale samtalen. X Games Norway 2017 vil sendes live på tv i ca 110 land. Vår beste distribusjon er i Norden, Europa og USA, men både live og highlight ] program når ut til hele ve rden. Vår sterkeste distribusjon er imidlertid digitalt, hvor X Games spiller i en annen liga enn de fleste andre. Hadde X Games vært et internasjonalt særforbund, ville det vært størst i verden i sosiale medier. Publikum Det vil bli svært krevende å få u ngdom i Østlandsområdet til dagtidsfinaler i Hafjell. Vi bør altså kunne øke publikum fra 1000 til 5000 for både torsdag og fredag. Lørdag antar vi bra uansett for Big Air. Vi er redd dagtidsarrangement torsdag og fredag begrenser publikumstilgangen til de som allerede befinner seg i anlegget. Vi ønsker at unge mennesker fra hele Østlandet har mulighet til å komme selv om det bare skulle være for en dagstur. Våre samarbeidspartnere vil bruke store ressurser for å nå frem til de unge å motivere dem til å reise, men da må det være tilrettelagt på en god måte. Kveldsarrangement er det. Logistikk I tillegg til økonomisk støtte til lys, ønsker vi å etablere samarbeid med lokale myndigheter slik at logistikken er smertefri. Vi vil etablere en X Games ] buss fra Lillehammer, som er enkel å kommunisere og billig/gratis å bruke. Sammen med våre sponsorer vil vi sette opp X Games ] toget fra Oslo som korresponderer med X Games ] bussen. Hvis denne går fra Lillehammer stasjon, vil den også være enkel å markedsføre overfo r lokalbefolkningen, studenter osv. Produksjon SAHR er ansvarlig for både arrangement ] og tv ] produksjon. Det er produksjon på høyt internasjonalt nivå. Referanser kan sjekkes med Jan Ove Årsæther i TV 2 eller Tim Reed i ESPN. Finalene fra X Games Oslo 2016 kan sees her: (krever TV 2 Sumo tilgang) ] games/ /results?search_query=x+games+oslo+final Youtube (uoffisielle videoer) 2

3 Organisering Rolledelingen i X Games er som følger: ESPN er eier av X Games TV 2 er host broadcaster SAHR er arrangør. Videre er det etablert en lokal organisasjon: Hovedkomité Utkast til mandat for Hoved komité en. Hovedkomité en skal: Sikre forankring av arrangementet lokalt Sikre og bidra til å løfte frem arrangementet Bidra til at søknader om økonomisk støtte blir behandlet og avgjort Med mer som spesifiseres av hovedkomiteen For slag til deltakere i Hovedkomité en X Games i Hafjell: Organisasjon Navn Rolle Øyer kommune Brit K. Lundgård Ordfører Øyer kommune Eli Eriksrud Konstituert rådmann Hafjell Odd Stensrud Daglig leder Oppland Skikrets Fred A. Hessen Oppland Skikrets Marit Roland Udnes Dekan HIL Oppland Fylkeskommune Hjalmar Solbjørg Ass. Fylkesrådmann Innovasjon Norge Christian Hedløv Engh Regiondirektør Lillehammer kommune Espen Granberg Johnsen Ordfører Lillehammer kommune Tord A Olsen Rådmann Lillehammer region Vekst Henning Holmbakken Næringsrådgiver Visit Lillehammer Ove Gjesdal Daglig leder Leder av arrangementskomiteen Hovedkomiteen møtes med ca. 5 ] 6 ukers mellomrom, oftere ved behov. Arrangementskomiteens leder rapporterer til Hove dkomiteen. Arrangementskomité Utkast til mandat for arrangement skomité en Arrangementskomitéen er den som gjennomfører det operative og løpende daglige arbeidet, koordinerer mellom de forskjellig e aktørene og foreslår tiltak og aktiviteter i tilknytning til gjennomføring av X Games. Løpende kontakt og avklaringer med Sahr og Hafjell Foreslå og legg frem saker for Hovedkomiteen 3

4 Planlegge, koordinere og gjennomføre lokale arrangementer i tilknytning til X Games Utarbeide budsjetter og legge disse frem til behandling Koordinere transport, overnatting mm for publikum Koordinere aktiviteter og tiltak M er. spesifiseres av komiteen Forslag til deltakere i arrangementskomitéen Roger Hjelmstadstuen Hafjell Park og arrangementsansvarlig Hafjell Jan Erik Fos sheim Øyer ] Tretten Idrettsforening Daglig leder Frode Fossbakken Øyer kommune Sektorleder kultur Stein B. Olsen Visit Lillehammer Arrangementskoordinator PK Hunder Snowboardforbundet Jo Mork Oppland idrettskrets Prøv sporten Torger Fenstad Oppland Idrettskrets Prøv sporten Roger AA Djupvik Oppland Fylkeskommune Rådgiver Karen Lauvålien Visit Lillehammer Medier Jostein Buraas Lillehammer skiklubb Daglig leder/ Sportssjef under UngdomsOL Rune Haugen Serveringssteder i målområdet i Hafjell bl.a. Ryk og reis Linn Cecilie Mæhlum Jentecamp Nestleder frivillige under UngdomsOL Henning Andersen Sahr Productions Hilde Rasch Sahr Productions Arrangementskomiteen konstituerer seg selv i første møte og velger selv leder og nestleder. Arrangementskomiteen avtaler selv hvor ofte det er behov for å møtes. Involvering X Games er et levende konsept, som innbyr til aktivitet og involvering. Under X Games 2016 gjennomførte vi Ø på Snø i samarbeid med Tøyen Sportsklubb. Nesten barn i Oslo indre øst var med, hvorav over 450 ble medlem av Tøyen Sportsklubb. I samarbeid med Skeikampen er vi allerede i gang med Next X hvor hensikten er å rekruttere nye aktive til action sports som ski og snowboard. Vi utfordrer også alle våre sponsorer til å lage aktiviteter for hele familien i arenaen, samt i Hafjell ] anlegget. Vi gjorde det samme på Tøyen, som ble en stor suksess. Forutsetningene er selvsagt bedre i Hafjell hvor topografien er med oss. 4

5 I samarbeid med TV 2 og våre sponsorer skal vi etablere en digital hub for X Games Norway Det er, ved siden av lysprosjektet, årets store innovasjon. Denne digitale sentralen lanseres rett før X Games Aspen i januar. Mellom X Games Aspen og X Games Norway ligger det mange store internasjonale events for skikjørerne og snowboarderne. Under konkurransene er utøverne svært aktive i sosiale medier. Vi følger X Games ] stjernene med en egen videojournalist på veien, men vi deler også alt relevant innhold fra utøverne og deres sponsorer. Her vil også våre samarbeidspartnere, som sponsorer og myndigheter, kunne legge ut innhold, og hente innhold som brukes i deres egne kanaler. Under arrangementet er tanken at d enne sentralen skal bli en direkteoverføring i sosiale medier fra Hafjell. Vi vil invitere lokale ungdommer/studenter til å bli med i vår redaksjon slik at sentralen blir et levende digitalt speilbilde av det som skjer i Hafjell. Det er knyttet store forv entninger til dette innovative prosjektet. Vi ønsker også at lokale myndigheter utfordrer oss på involveringsideer. Vi vet at dere har gode erfaringer fra Ungdoms ] OL som sikkert kan videreforedles og brukes i X Games Norway Finansiering For å sikre en langsiktig plan for X Games Norway i Hafjell, tror vi en statlig finansiering må understøttes av lokal støtte. I årene fremover vil ikke det sterkeste signalet sendes fra SAHR, TV 2 eller ESPN, men fra lokale myndigheter, næringsliv og befolkning. Dette vil også være et tydelig signal til eieren, ESPN, om at dette er noe man virkelig vil. Et slikt gjensidig tillitsforhold må ligge til grunn for at alle parter skal våge seg utpå en langsiktig strategi. Vi tror at en lokal finansieringsandel på 10 ] 15% av totalbudsjettet er en rettferdig og seriøs balanse, og et godt grunnlag for felles satsing. Etter å ha lyttet til de lokale myndigheter og organisasjoner, foreslår vi følgende finansieringsplan for lysprosjektet: Oppland fylkeskommune Øyer kommune Lillehammer kommune Regionrådet Lokal hovedsponsor Lokal sponsorp ool/ leverandører SUM 1,8mill 0,3mill 0,15mill 0,15 mill 1,0mill 1,3mill 4,7mill I dette finansieringsforslaget bidrar fylkeskommunen med 10% sammenlignet med den statlige bevilgningen. 5

6 Fremdrift Vi har forstått at Oppland Fylkeskommune kan behandle denne saken allerede i møte den 29. november. Dette er positivt. Vi oppfordrer Øyer kommune og Lillehammer kommune til å samkjøre sine prosesser med fylkeskommunen, slik at vi kan få en samtidig tilbakemelding. Vi ønsker da å gjennomføre et stormøte i Gudbrandsdalen den 8. desember med næringsliv, organisasjoner, privatpersoner og myndigheter for å finne en løsning for den øvrige finansieringen. Vi håper på en rask og positiv saksbehandling. Med vennlig hilsen Henning Andersen Daglig leder SAHR Telefon Mail Henning@sahrconcepts.no 6

7 Til Kulturdepartementet Avdelingsdirektør Per 0 Kristian Aasmundstad Postboks 8030 Dep 0030 Oslo kopi: postmottak@kud.dep.no Vedrørende revidert søknad X Games 2017 Vi viser til brev datert 18 oktober Her følger svar: Dokumentasjon om at forutsetninger er innfridd Avtale med Antidoping Norge er signert (se vedlegg 1 ). Arrangementet er fullfinansiert (se vedlagte budsjett, vedlegg 2 ). Budsjettet viser et nåværende underskudd på 3,5 millioner kroner, som er sikret i egen garantiavtale mellom TV 2, ESPN og SAHR. Forutsetningene er dermed innfridd. Fullstendig budsjett Se vedlegg 3. Kommentarer til budsjettet: Sponsorer : Det er signert 3 nasjonale hovedsponsorer allerede før arrangementet er lansert. Sponsorinntekten er allerede på 6 millioner kroner, som deles mellom arrangement og tv 0 produksjon. Vi forventer å signere ytterligere 2 nasjonale sponsorer slik at den totale sponsorinntekten blir på 10 millioner kron er, hvorav 5 millioner går til arrangement. Det er en betydelig økning i sponsorinteresse sammenlignet med i vinter. Lysanlegg : Det jobbes godt lokalt med finansiering av lys. Lillehammer Vekst har ansvaret for prosjektet. Se vedlagte søknad og finansierin gsplan, vedlegg 4. Denne søknaden skal behandles i Oppland Fylkeskommune den 29. november. Lysprosjektet er ikke avgjørende for lansering av arrangementet, men svært viktig for kvaliteten på arrangementet. Vi forventer at de løser dette lokalt. Bruk av ove rskudd: Vi har fortsatt ikke fått noe svar fra Oslo kommune. Se ve dlagte brev fra SAHR (vedlegg 5 ). Overskudd Det er pt. et underskudd i prosjektet på 3,5 millioner kroner, som dekkes av ESPN, SAHR og TV 2. Målsetningen er å gå i balanse gjennom økte spo nsor 0 og billettinntekter. Vi har gjort et konservativt billettestimat i Hafjell med 1100 betalende tilskuere hver dag. I samarbeid med våre partnere og TV 2 har vi en god plan for å overgå dette. Videre skal vi selge 2 nye nasjonale sponsorater, som vil g i 2 nye millioner inn i regnsk apet. Det er derfor realistisk at vi går i balanse. Skulle det bli et overskudd, så vil det overføres til X Games, arrangert av SAHR, i 2018.

8 Vi håper på en rask saksbehandling slik at pengene kan utbetales. Vi er selvsagt tilgjengelig på telefon eller til møter ved behov. Med vennlig hilsen Henning Andersen Daglig leder SAHR Telefon Mail