Del 1: Informasjon og kommunikasjon Del 2: Informasjon og beredskap. Del 2:

Transkript

1 Del 1: Informasjon og kommunikasjon Del 2: Informasjon og beredskap Del 2: KAs HØSTKONFERANSE 2010 Oscar Johan Garnes, redaktør

2 Del 1: Informasjon og kommunikasjon

3 Kommunikasjon betegner prosessen Informasjon er produktet eller budskapet. Informasjon er det som blir formidlet når vi kommuniserer.

4 Alle kommuniserer og informerer Kommunikasjonsverktøy nr. én, de ansatte. Enten vi er tause med nedslått blikk, eller pratende med viftende hender og blussende kinn, så kommuniserer vi.

5 Menneskene i organisasjonen forteller hva kirken er opptatt av mennesker åpen og inkluderende tillitsvekkende spennende god og kvalitetsbevisst interessant viktig seriøs - eller det motsatte

6 Omdømme Kommunikasjon og informasjon er derfor nært forbundet med omdømmebygging, og inngår i kirkas lokale strategi.

7 Strategisk kommunikasjon Kommunikasjon skal være en selvfølgelig del av all planlegging i organisasjonen og et virkemiddel på lik linje med andre virkemidler kirken rår over.

8 Informasjonsstrategi Innhold: Målgrupper: Kanalvalg: Hva? Hvem? Hvor?

9 Hva skal vi informere om? Hva skjer i kirken på kveldstid? Hva skjer på søndag er det vanlig gudstjeneste med nattverd? Er kirken åpen for en privat bønnestund en vanlig hverdag? Er det tilrettelagt for barnevogner og rullestoler på konserten på fredag? Hva foregår i min kirke? og når?

10 Hvem kommuniserer vi med? Medlemmene? De aktive medlemmene? Potensielle medlemmer? Konfirmantene? Foreldre? Kommunepolitikerne?

11 Hvordan? Menighetsblad Oppslagstavler Brosjyre Lokalavis Internett SMS Sosiale medier Facebook, Twitter, MSN, blogg Andre

12 Mer om hvordan Presentasjon form Språk nynorsk, bokmål, samisk, rettskriving Informasjon er en profesjon vis respekt Fagfolkene i menigheten

13 Hvem gjør hva? Lederansvar Felles ansvar

14 Spesielle situasjoner Hva skal man gjøre når det er de negative sakene mediene interesserer seg for? Vi kommer tilbake til dette i neste økt

15 Vær varsom! Kildehenvisning Tillatelse til å vise til å bruke KA og FAD Sosiale medier

16 Spør først, skriv etterpå - hvis du får lov Kultur- og kirkedepartementet har nå gått ut med et rundskriv som slår fast at det ikke er adgang til å offentliggjøre opplysninger om at enkeltpersoner planlegger å delta i kirkelige handlinger - f.eks. at man skal konfirmeres eller gifte seg. Departementet regner dette som "personlige forhold" etter forvaltningsloven, og derfor underlagt taushetsplikt. Skriftlig samtykke fra konfirmanter og forsatte Dette innebærer blant annet at opplysninger om påmeldte/innskrevne konfirmanter er underlagt taushetsplikt. Det skal derfor innhentes samtykke, både fra konfirmant og foresatt, dersom opplysningene skal offentliggjøres i for eksempel menighetsbladet. Departementet anbefaler at et slikt samtykke gis skriftlig. Brudepar, faddere mm Departementet mener også at opplysninger om at noen har planlagt å gifte seg, må regnes som "personlig forhold" i lovens forstand. Hvert enkelt brudepar må derfor gi samtykke til at den forestående vigselen bekjentgjøres på forhånd gjennom kunngjøringene i gudstjenesten, slik alterboken forutsetter som normalordning. På samme måte vil opplysninger om at en person er meldt til dåp eller at en person skal være fadder for et barn som ikke er døpt ennå, bli å regne som personlig forhold. Også her kan imidlertid samtykke fra dem som har krav på taushet, åpne for at opplysningene gjøres kjent. Offentliggjøring i etterkant av den kirkelige handling Dersom deltagelsen i den kirkelige handling har skjedd under en offentlig gudstjeneste/vielse, er departementet av den oppfatning at opplysningen ikke er underlagt taushetsplikt. Les alt KKD skriver om dette i Rundskriv V-12 B/2006

17 Alle illustrasjoner i denne presentasjonen er hentet fra nettstedet bortsett fra Hyrdingrøysta, som er er framside på menighetsbladet i Jølster, henta frå nettstedet

18 Etter pausen. Del 2: Informasjon og beredskap

19 Beredskap - å håndtere og redusere skadevirkninger av uønskede hendelser som kan føre til skade på eller tap av verdier. Beredskap omfatter tekniske, operasjonelle og organisatoriske tiltak som planlegges iverksatt under ledelse av beredskapsorganisasjonen ved en hendelse, for å beskytte personell, materiell og verdier. (Wikipedia)

20 Krisehåndtering i kirken Kirken er god på å håndtere kriser i lokalmiljøet eller ved nasjonale kriser, men hva når krisen rammer kirken selv? Krisehåndtering et eget fagområde Stikkord: Risikoanalyse, beredskapsplaner, øvelser, mediekurs Flere kirkevergelag har arbeidet med krisehåndtering og risikoanalyse, bl.a. Nidaros

21 Før krisen har skjedd Grunnleggende lederansvar å arbeide forebyggende i forhold til mulige kriser Oversikt over risikoområdene, og om organisasjonen er i stand til å møte en mulig krise Diskuter grundig mulig risikoområder og svakheter i krisehåndteringen i deres organisasjon Understrek fellesrådets overordnede ansvar for alt som er knyttet til kirkebygget alt som handler om sikkerheten for bygget og brukerne av bygget, er et ansvar for fellesrådet! Inngå i HMS-perm (kommer tilbake til)

22 Noen erfaringer Krise setter fokuset på svake punkt Kirken er ekstra utsatt for fokus Nasjonalt fokus ut fra en lokal hendelse Kriser kan vise fram det beste ved kirka, understreke tilhørighet og bygge tillit Kriser kan true kjernevirksomhet og svekke troverdighet og omdømme Fristelse til elendighetsbeskrivelse

23 Ansvarspulverisering Fare for ansvarspulverisering, f.eks. mellom menighetsrådsnivå og fellesrådsnivå, - på fellesrådsnivå sier de at det er slik, mens de som er tilsatt lokalt sier at nei her gjør vi det slik. De to ansvarslinjene prestetjenesten og rådsstrukturen gir spesielle utfordringer. 5-6 ledere som kan utfordres når noe skjer - prost, kirkeverge, fr-leder, mr-leder, sokneprest og daglig leder i menighet

24 Hendinger som interesser media Gravminne som velter og forårsaker skade/død Skade/dødsfall etter fall fra kirketak ved dugnad Gravminneskjending Kirkelig tilsatte som mistenkes for seksuelle overgrep Avsløring/mistanke om økonomisk utroskap/underslag Brann påtent og ukjent årsak Skade / dødsfall etter fall i kirketrapp Mediafokus på kisteknusing Innbrudd og tyveri av inventar

25 Mediehåndtering Journalisten kan litt om mye Journalisten kan aldri alt det du kan, men ofte noe annet og har tilgang på en serie kilder du ikke har Journalisten kan forenkle, kan pedagogiske grep, kan sette saken i en sammenheng Vinklingen er som regel bestemt på forhånd. Journalisten har sin egen agenda. Alltid! Noterer journalistens navn og hvem vedkommende representerer Hva vet du om journalisten/mediet han /hun representerer?

26 Mer mediehåndtering Intervjuet pågår så lenge journalister og fotografer er i lokalet eller telefonsamtalen pågår Vær i utgangspunktet imøtekommende, informativ og høflig Bestem deg for et hovedbudskap. Snakk sant! Hvilke faktagrunnlag trenger du? Ikke la deg stresse eller presse inn i en uønsket situasjon Spør om journalisten har snakket med andre i virksomheten om saken Presiser hva du selv har kompetanse på eller ansvar for

27 Mer mediehåndtering Er du svært stresset, så ta en pause og ring tilbake Gjør avtale om gjennomlesning/godkjenning av intervju hvis dine opplysninger skal brukes som direkte eller indirekte sitat. Behandle i utgangspunktet all presse og media likt og la de få tilgang til samme informasjon. God informasjon kan skape god dialog mellom media, kirke og andre instanser

28 Usikker på svaret? Tilby deg å undersøke saken, og avtal og ring tilbake Tilby å maile journalisten et skriftlig svar på spørsmålene innen en frist dere blir enige om For kompliserte spørsmål? Be om å få spørsmålene skriftlig, gjerne pr. mail Tilby skriftlig informasjon eller et møte for å utdype emnet

29 Forbered deg Se etter mulighetene Hva ønsker jeg å kommunisere? Hva kan jeg kommunisere uten negative konsekvenser? Hva kan jeg uansett by på, så journalisten har noe å arbeide med? Hva er ditt budskap? Konsentrer deg om 2-3 hovedbudskap Sørg for at journalisten får med seg poengene Det er forskjell på medietypene Ved stor pågang: Kall inn flere, mens du har tid

30 Er du den rette til å svare? Få innspill fra andre Kontakt kolleger Diskuter målgruppe, budskap og vinklinger Fortell journalisten om ansvarsforhold i kirken som er relevant for saken Si at du ringer tilbake etter at dere har tatt en intern avklaring av hvem som svarer Henvis journalisten til andre som kan gi svar Hvis du er usikker på hvem som bør svare, gir du beskjed om at du skal finne det ut for journalisten Følg opp saken slik at journalisten kommer i til den rette.

31 Politiet har ansvar for å gi relevant informasjon i tilknytning til større ulykker Ved ulykke som medfører dødsfall for én eller flere personer er det politiet som informerer Kirka si oppgave er å forsikre seg om at politiet har gjort dette I samråd med politiet vurderer kirkevergen når og hvordan informasjon skal gis internt.

32 Etter hvert kan kirka ved kirkeverge uttale seg om: I hvilken sammenheng ulykken skjedde. Hvilke konsekvenser ulykken kan tenkes å få for kirken. Øvelse gjør mester!

33 HMS helse, miljø og sikkerhet HMS Beskriv mulig krisesituasjoner Beskrive mulige ulykker Beskriv rutiner ved krise og ulykke (forskjellige rutiner) Kirkevergen har ansvar for ekstern og intern informasjon. Hva gjør kirkevergen når han/hun får meldinger Hvem andre involveres? Ansatte, rådene? Hvem har ansvar i kirkevergens fravær? Alarmtelefoner Brann Politi Ambulanse 113 Automatiske alarmer som utløses hvor melder de?

34 OBS: Ved arbeidsulykke, som medfører alvorlig skade eller død, skal Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet varsles. Kompetanseutvikling Kurs i førstehjelp Kurs i evakuering Kurs i møte med pressen Annet?