Lier kommune. INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget Kl 15:30 på Haugestad. Politisk sekretariat

Transkript

1 Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget Kl 15:30 på Haugestad Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. 1

2 SAKSLISTE: Saksnr 9/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Avvikling av Lier og Hurum IKT 11/2017 Arbeidstakerorganisasjonenes fremleggelse av saker for administrasjonsutvalget 12/2017 Meldinger 8/2017 Turnusordning i helse- og omsorg 9/2017 Nærværsrapport for april

3 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/47 Arkiv: Saksbehandler: Anne K. Olafsen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 9/2017 Administrasjonsutvalget Godkjenning av protokoll fra møte Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjennes. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Protokoll fra møte Utredning: 3

4 Lier kommune Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested Haugestad Dato: Tidspunkt: 15:30 16:30 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara Gunn Cecilie Ringdal Leder H Søren Falch Zapffe Nestleder H Gunnar Nebell Medlem A Janicke Karin Solheim Varamedlem MDG Tonje Kristin Evju (A) Espen Lahnstein Varamedlem SV Brynhild Heitmann (KRF) Åse Karin Killingberg Brørvik Medlem FF Aina Sjøøsten Nilsen Medlem FF Dag Tore Kallåk Varamedlem UTD Eva Andersen (UTD) Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Hans-Petter Christensen Rådmann Synnøve Tovsrud Kommunalsjef Karin Dramdal Klæboe HR-sjef Hanne Berg Stubberud Helse- og omsorgssjef Diverse tatt opp under møtet: Administrasjonsutvalget ber om at det til neste møte legges fram en rapport vedrørende turnusordninger i Lier kommune. Anne K. Olafsen Utvalgssekretær 4

5 SAKSLISTE: Saksnr 7/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Meldinger 7/2017 Nærværsrapport for mars

6 7/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Administrasjonsutvalgets vedtak: Protokoll fra møte godkjennes med følgende merknad: Det utarbeides rutiner for hvordan man håndterer saker som arbeidstakerorganisasjonene spiller inn til møter i administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalgets behandling: Protokoll fra møte ble godkjent enstemmig. På bakgrunn av spørsmål fra arbeidstakerorganisasjonene ble det fastsatt følgende: Det utarbeides rutiner for hvordan man håndterer saker som arbeidstakerorganisasjonene spiller inn til møter i administrasjonsutvalget. 8/2017 Meldinger 7/2017 Nærværsrapport for mars 2017 Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 7: Nærværsrapport for mars 2017, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. Administrasjonsutvalget ber om at det fortsettes med særskilt rapportering på virksomheter med høyere sykefravær enn 7,5% 6

7 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/1104 Arkiv: Saksbehandler: Sikke Næsheim Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 10/2017 Administrasjonsutvalget /2017 Formannskapet Kommunestyret Avvikling av Lier og Hurum IKT Rådmannens forslag til vedtak: Lier kommunestyre vedtar å si opp avtale om kommunesamarbeid med Hurum kommune om Lier og Hurum IKT-tjeneste, med avvikling senest innen 1. januar Dette forutsetter at: 1. Arbeidet med oppløsningen av samarbeidet i seg selv ikke påfører Lier kommune ekstra kostnader 2. Hurum kommune tar ansvaret for en prosess og kostnader knyttet til mottak/overføring av systemer til Askers IKT plattform 3. Hurum kommune betaler vederlag som avtalt mellom partene i samarbeidsavtalen frem til 31. desember Lier kommune ikke påføres ulemper eller ekstrakostnader dersom Hurum tar tilbake ansvaret for oppgaveutføring før 31. desember 2017 Rådmannens saksutredning: Sammendrag Hurum kommune har vedtatt å etablere ny kommune med Asker og Røyken fra 1. januar De tre kommunene ser behov for en tidlig prosess for samkjøring på IKT-området. I følge vedtektene for Lier og Hurum IKT skal uttreden varsles minst ett år i forveien. Hurums initiativ til avvikling senest innen 1.januar 2018 kommer dermed etter fristen som følger av vedtektene. En eventuell beslutning om å avvikle samarbeidet, herunder fravike vedtektene hva gjelder frist for varsel om uttreden av samarbeidet skal behandles av kommunestyret i begge kommunene. Formannskapet i Hurum kommune behandlet saken i møte den 9. mai 2017 og fattet følgende vedtak: 7

8 «Hurum kommunestyre vedtar å si opp avtale om vertskommunesamarbeid med Lier kommune om Lier og Hurum IKT-tjeneste med avvikling innen » Rådmannen anbefaler at samarbeidet med Hurum kommune om Lier og Hurum IKT-tjeneste avvikles med virkning senest fra 1. januar Konsekvensen av en slik avvikling vil være at medarbeidere i Lier og Hurum IKT blir en avdeling i Lier kommunes administrasjon. Rådmannen kommer tilbake til hvordan fremtidig organisering mv av IKT-området bør være. Vedlegg: Vedtekter for Lier og Hurum IKT-tjeneste. Utredning Hurum kommune har tatt initiativ til avvikling av Lier og Hurum IKT innen 1.januar Bakgrunnen er Hurums vedtak om å etablere ny kommune med Asker og Røyken fra 1. januar 2020, der de tre kommunene ser for seg å iverksette en tidlig prosess for samkjøring på IKTområdet. Hurum kommune ønsker derfor en overføring av IKT fra dagens plattformer i Lier og Hurum IKT til Askers IKT plattform så raskt som mulig. Da vertskommunesamarbeidet på IKT-området har to deltakende kommuner, vil et vedtak om uttreden fra Hurum kommune føre til at samarbeidet må oppløses. Styret i Lier og Hurum IKT behandlet saken i styremøtet 13.februar, med følgende vedtak: Styret tar Hurums ønske om å tre ut av samarbeidet til etterretning, og er enige om å arbeide mot en oppløsning per Det forutsettes imidlertid politiske vedtak i begge kommuner. Rådmannen i Lier forutsetter at det ikke vil påløpe kostnader for Lier i forbindelse med oppløsning av samarbeidet, hverken i form av lisenser, personellkostnader eller annet. Det er deltakende kommuner som har kompetanse til å vedta uttreden eller oppløsning av et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Formannskapet i Hurum kommune behandlet saken i møte den 9. mai 2017 og fattet følgende vedtak: «Hurum kommunestyre vedtar å si opp avtale om vertskommunesamarbeid med Lier kommune om Lier og Hurum IKT-tjeneste med avvikling innen » Saken skal også vedtas av kommunestyret i Hurum kommune. I følge vedtektene 12 for Lier og Hurum IKT skal uttreden varsles minst ett år i forveien. Hurums initiativ til avvikling innen 1.januar 2018 kommer dermed etter fristen som følger av vedtektene. En eventuell beslutning om å fravike vedtektene på dette punkt forutsettes følgelig også vedtatt av Lier kommunestyre. Rådmannen anbefaler at Lier kommune legger opp til en avvikling senest innen det tidspunktet Hurum kommune ønsker. Det vises her til det omfattende arbeid som ligger i å etablere en helhetlig planlegging av digitale tjenester og stabil drift for de tre kommunene som skal danne nye Asker kommune og at endringen ikke vil innebære noen omfattende konsekvenser for Lier kommune. Rådmannen anbefaler imidlertid at en avvikling før oppsigelsesfristens utløp forutsetter at Lier kommune ikke påføres kostnader eller får andre ulemper som følge av avviklingen. 8

9 Gjennomføring av avviklingen Uttreden for Hurum kommune vil ikke innebære at Hurum kommune er bundet til å opprettholde delegering av oppgaver til Lier og Hurum IKT frem til 31. desember Det er opp til Hurum om kommunen vil ta tilbake ansvaret for oppgaveutføring med virkning fra før årsskiftet 2017/2018, eller å la samarbeidet fortsette som før ut hele oppsigelsestiden. For Lier kommune er det imidlertid viktig at Lier ikke påføres ulemper eller ekstra kostnader som følge av avvikling av samarbeidet. Rådmannen anbefaler derfor at det stilles som vilkår at Hurum kommune tar hovedansvaret for en prosess og eventuelle kostnader knyttet til mottak/overføring av systemer til Askers IKT plattform. Lier kommune har i dag arbeidsgiveransvaret for medarbeidere i Lier og Hurum IKT og er administrativ vertskommune med ansvar for regnskap, fakturering og andre administrative oppgaver for Lier og Hurum IKT. Det er derfor naturlig at en avvikling gjennomføres ved at Lier kommune tar hovedansvaret for den helhetlige avviklingsprosessen. Konsekvenser for medarbeidere, økonomi og videre drift og utvikling på IKT-området Medarbeidere Lier og Hurum IKT er ikke organisert som et eget rettssubjekt. Samtlige medarbeidere i Lier og Hurum IKT har sitt ansettelsesforhold i Lier kommune. Endringen innebærer følgelig ikke en virksomhetsoverdragelse med de rettigheter som følger av bestemmelsene om virksomhetsoverdragelse i Arbeidsmiljøloven kap 16. En konsekvens av at Hurum kommune ønsker å tre ut av samarbeidet blir følgelig at medarbeidere innen IKT i fortsettelsen blir del av en avdeling i Lier kommunes ordinære administrasjon under Rådmannen. Arbeidet med Lier kommunes fremtidige IKT-løsninger og digitalisering vil imidlertid måtte forsterkes og det vil bli utformet et nytt prosjekt for formålet. Organisering av tjenestene blir et resultat av dette prosjektet. Det følger av vedtektene 12 at deltakerne, ved uttreden eller oppløsning, skal søke å legge til rette for at hver av kommunene kan sitte igjen med medarbeidere med mest mulig tilsvarende kapasitet og kompetanse som ved etableringen, innenfor rammen av Arbeidsmiljøloven og avtaleverk. Da Hurum kommune etter 1. januar 2018 skal få sine IKTtjenester dekket fra Asker kommune, forventes ikke dette å bli en problemstilling i forbindelse med oppløsning av samarbeidet. En oppløsning av Lier og Hurum IKT får følgelig ingen store konsekvenser for medarbeideres ansettelsesforhold eller for Lier kommune som arbeidsgiver. Daglig leder for Lier og Hurum IKT vil for øvrig ivareta tidlig informasjon til medarbeidere og drøfting med tillitsvalgte som følge av avviklingen. Nødvendige tilpasninger skjer som følge av Liers eget prosjekt. Økonomi Hva gjelder økonomiske konsekvenser, følger det av kommunelovens 27 nr 3 at uttredende kommune i oppsigelsestiden er bundet til å betale det vederlag som er avtalt mellom partene i samarbeidsavtalen. Hurum ønsker avvikling senest innen 1. januar 2018, noe som er en 9

10 kortere frist enn hva som følger av vedtektene 12. Rådmannen anbefaler derfor at det settes som vilkår at Hurum kommune frem til 1. januar 2018 betaler vederlag som avtalt mellom partene i samarbeidsavtalen. Hva gjelder utløsningssummen følger det av vedtektenes 12 at denne skal fastsettes til «andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler den enkelte kommune har skutt inn ved etableringen eller innbetalt senere som andel av kjøpesummer ved anskaffelser.» Det skjedde ingen innbetaling fra Hurum kommune i forbindelse med etableringen av samarbeidet i Det ble heller ikke utarbeidet noe inventardokument idet installasjonene var så forskjellige at de måtte driftes separat i en lang periode. Ambisjonen var at hver kommune skulle beholde eierskap til eget utstyr inntil partene kom på felles plattform, noe som ikke ble gjennomført. Øvrige investeringer gjennomført i oppstarten samt utstyr som ble bragt inn er avskrevet. Hurum bidrar med en andel felleskostnader under tjeneste 1330 i budsjettet for Lier og Hurum IKT, som er drift av avdelingen inkludert lønn. Størrelsen på beløpet er gitt delvis historisk og delvis etter fordelingsbrøk basert på antall innbyggere ved forrige årsskifte samt KPI. Hurum kommunes bidrag i 2017 er beregnet til kr ,-. Beløpet fordeler seg som følger: Lønn inkludert sosiale kostnader ,- Husleie ,- Estimert eiendomsdrift, strøm osv ,- Vedlikehold/serviceavtaler felles komponenter ,- Estimert administrasjon, utstyr, inventar, kurs m.m ,- Det foretas ingen umiddelbare endringer i bemanningen; prosjektet vil avgjøre organisering og bemanning. Rådmannen vil også se nærmere på utnyttelse av lokaler. Hva gjelder styrings/overvåkningssystemer vil kompleksiteten minke når IKT-samarbeidet oppheves og det bør være mulig å redusere kostnadene noe, estimert til kr per år. Digitalisering og videre drift av IKT i Lier Parallelt med avviklingen av samarbeidet på IKT-området med Hurum kommune igangsetter Rådmannen et eget prosjekt for å avklare hvordan Lier kommune skal sikre videre drift av IKT i Lier kommune i årene fremover og hvordan kommunen skal anvende teknologi innenfor alle kommunens tjeneste- og fagområder. Et svært viktig strategisk tema i dette arbeidet blir digitalisering, herunder hvordan Lier kommune bør satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for Lier kommunes innbyggere, næringsliv, folkevalgte, ansatte og andre aktører og interessenter. Dette blir å se i sammenheng med det arbeidet som nå pågår mellom KS på kommunenes vegne og Staten for samordning og forenkling av digitale tjenester. Videre vil spørsmål om hvilke IKT-løsninger og IKT-systemer Lier kommune er tjent med for å understøtte driften være sentrale, og endelig hvordan IKT-området skal dimensjoneres og organiseres i en endret digital hverdag for å sikre effektiv og sikker drift. Rådmannen vil komme tilbake til kommunestyret om digitalisering og videre drift av IKT i Lier. 10

11 Lier kommune Hurum kommune VEDTEKTER FOR IKT-SAMARBEID MELLOM LIER KOMMUNE OG HURUM KOMMUNE. Vedtatt av Lier kommunestyre, den , sak 35 og Hurum kommunestyre, den , sak 32, med hjemmel i kommunelovens Rettslig grunnlag Lier og Hurum IKT-tjeneste (IKT-tjenesten) er et interkommunalt samarbeid med Lier og Hurum kommune som deltakere. Rettslig grunnlag for samarbeidet er Kommuneloven av , 27 nr Formål og virkemidler Formålet med samarbeidet er felles målrettet bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi for å fremme utvikling av tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester. For å nå disse målene skal tjenesten utarbeide: Kvalitetsstandarder for tjenesten, til avklaring for deltakerne. Avtaler med deltakerne om bestilling og utføring. Samarbeidet skal ivareta oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi, og kan også ivareta slike oppgaver for andre, innenfor rammer fastsatt av styret. 3 Styret Styret for IKT-tjenesten består av rådmannen i Lier og Hurum, eller den rådmannen bemyndiger, og er beslutningsdyktige når begge styremedlemmer er til stede. Ved stemmelikhet fattes beslutning etter samme forholdstall som fordelingsnøkkelen etter 7. Styret har ansvar for gjennomføring av de oppgavene som i medhold av Kommuneloven og delegasjon fra kommunestyrene er tillagt rådmannen. I medbestemmelsessaker som ikke er delegert daglig leder, har styret arbeidsgiveransvaret. Behandlingen av medbestemmelsessaker skjer i henhold til Lier kommunes regelverk. Styret velger selv sin leder. Styrets leder innkaller til møte når minst et av styrets medlemmer finner det nødvendig, minimum 2 ganger i året. Det føres protokoll fra styremøtene. Styret vedtar økonomiplan, årsbudsjett og virksomhetsplan for IKT-tjenesten med grunnlag i budsjettrammer vedtatt av kommunestyrene. Styret tilsetter daglig leder og fastsetter stillingsbeskrivelse. Styret avlegger regnskap og årsrapport til kommunestyrene. Styret kan ikke ta opp lån eller stille garanti. 11

12 Ordførerne i kommunene har møte- og talerett i styremøtene, jfr. kommuneloven 9 nr Daglig leder Daglig leder forestår den daglige ledelsen av IKT-tjenesten innenfor de rammer styret har fastsatt og for øvrig innenfor de reglene som gjelder for virksomhetsledere i Lier kommune. Saker som faller utenfor disse rammene, f.eks. lønnsfastsettelse og oppsigelse eller avskjed av medarbeider, behandles etter Lier kommunes regelverk og i Lier kommunes organer. Daglig leder rapporterer til styret. Daglig leder er sekretær for styret og har møte- og talerett i styremøtene med mindre styret har bestemt annen ordning for den enkelte sak. 5 Arbeidsgiveransvar og administrativt ansvar Lier kommune har arbeidsgiveransvar for samtlige medarbeidere. Myndighet i medbestemmelsessaker som etter Lier kommunes regelverk tilligger rådmannen, utøves for IKT-tjenesten av styret. Lier kommune er administrativ vertskommune med ansvar for regnskap, fakturering og andre administrative oppgaver for IKT-tjenesten. 6 Medarbeidere Når samarbeidet etableres, overføres ansatte i Hurum kommune til tilsetting i Lier kommune. Overføringen følger Arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse. Ved eventuell uttreden eller oppløsning skal Hurum kommune gi tilbud om tilsetting til personer som ble overført til Lier kommune ved virksomhetsoverdragelsen. 7 Økonomisk ansvar Utgiftene til IKT-tjenesten fordeles mellom kommunene i forhold til innbyggertallet pr i året forut for budsjettåret. 8 Tjenestens formuesverdier Deltakerne stiller inventar, utstyr, programvare m.v. til disposisjon for IKT-tjenesten. Liste over dette utarbeides ved etablering av tjenesten, med betegnelse og innkjøpsår. I forholdet mellom deltakerne avskrives eiendelene over 5 år regnet fra anskaffelsen. Dersom slike eiendeler fortsatt er i bruk ved oppløsning eller uttreden, tilfaller de opprinnelig eier uten vederlag. Senere innkjøpt utstyr, programvare m.v. eies av deltakerne i samme forhold som fordelingsnøkkelen etter 8 på tidspunktet for vedtak om oppløsning, dersom ikke annet er avtalt i det enkelte tilfellet. 9 Revisjon Lier kommunes revisjon skal være revisor for IKT-tjenesten. 10 Endring av vedtekter 12

13 Vedtektene er vedtatt av kommunestyrene i deltakerkommunene og kan kun endres ved likelydende vedtak av de samme kommunestyrene. Styret kan fremme forslag vedtektsendringer. 11 Nye deltagere i samarbeidet Opptak av nye deltagere i samarbeidet skal godkjennes av kommunestyrene i deltakerkommunene. 12 Uttreden og oppløsning En av kommunene kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold og kreve seg utløst. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler den enkelte kommune har skutt inn ved etableringen eller innbetalt senere som andel av kjøpesummer ved anskaffelser. Ved uttreden eller oppløsning skal deltakerne søke å legge til rette for at hver av kommunene kan sitte igjen med medarbeidere med mest mulig tilsvarende kapasitet og kompetanse som ved etableringen, innenfor rammen av Arbeidsmiljøloven og avtaleverk. Oppsigelse av avtale, kan bringes inn for departementet, som kan gi pålegg om at samarbeidet skal fortsette i et nærmere bestemt tidsrom eller inn til videre, der samfunnsmessige interesser eller hensynet til samarbeidende kommuner tilsier det. 13 Tvisteløsning Tvist i forbindelse med avtalen skal søkes løst ved forhandlinger mellom partene. Oppnås ikke enighet, løses tvisten gjennom behandling ved domstolene, med mindre partene inngår avtale om å løse den ved voldgift. Lier/Hurum, den 23. april 2007 Hans-Petter Christensen Rådmann Lier kommune Arnhild Danielsen Rådmann Hurum kommune 13

14 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/2312 Arkiv: Saksbehandler: Sikke Næsheim Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 11/2017 Administrasjonsutvalget Arbeidstakerorganisasjonenes fremleggelse av saker for administrasjonsutvalget Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannen legger saken fram utenfor forslag til vedtak. Rådmannens saksutredning: I møte den 11. mai 2017, sak 7/2017, ble protokoll fra møte i administrasjonsutvalget den 23. mars 2017 godkjent med følgende merknad: «Det utarbeides rutiner for hvordan man håndterer saker som arbeidstakerorganisasjonene spiller inn til møter i administrasjonsutvalget». I etterkant av møtet har rådmannen utarbeidet utkast til slike retningslinjer. Vedlegg: Utkast til rutinebeskrivelse for arbeidstakerorganisasjonenes fremleggelse av saker for administrasjonsutvalget. 14

15 Rutinebeskrivelse arbeidstakerorganisasjonenes fremleggelse av saker for Administrasjonsutvalget 1. Innledning I henhold til reglement datert 7. oktober 2014 og sist revidert 19. april 2016, for politiske organer i Lier Kommune pkt 3.1.3, skal Lier kommunes administrasjonsutvalg ha fem arbeidsgiverrepresentanter og tre arbeidstakerrepresentanter. Folkevalgt nivå har fastlagte rutiner for innmelding/bestilling og behandling av hhv. meldinger og saker. Denne rutinebestemmelsen beskriver hvordan arbeidstakerorganisasjonene skal melde inn saker til møter i administrasjonsutvalget. 2. Oversendelse av saker fra arbeidstakerorganisasjonene Arbeidstakerorganisasjonene sender saker omfattet av administrasjonsutvalgets kompetanse og som ønskes lagt frem for utvalget, gjennom Lier kommunes politiske sekretariat. 3. Tidsfrister og formkrav Saker som arbeidstakerorganisasjonene ønsker å legge fram for administrasjonsutvalget skal oversendes politiske sekretariat i henhold til halvårlige møteplaner vedtatt i politisk ledermøte. Sakene bør være inne i rimelig tid før den angitte skrivefristen. I saksforberedelsen, og ved oversendelse til politisk sekretariat, skal arbeidstakerorganisasjonene benytte maler i Lier kommunes saksbehandlings- og arkivsystem Ephorte. Politisk sekretariat skal vi nødvendig støtte for å gjennomføre dette. * * * 15

16 12/2017 Meldinger 16

17 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/2028 Saksbehandler: Hanne Berg Stubberud 8/2017 Administrasjonsutvalget Turnusordning i helse- og omsorg I Lier kommune ønsker vi å ha et mangfold av turnusordninger da vi vi ser at antall søkere til stillinger med spesielle turnusordninger øker. Bare det siste året har vi fått nye alternative turnuser. Samtidig som vi skal sikre kvalifiserte og engasjerte medarbeidere, må primærfokuset være hvilken turnus som er mest hensiktsmessig for brukerne, over tid. I tillegg har vi en forpliktelse om å jobbe for en heltidskultur i Lier kommune. Det finnes i dag mange ulike arbeidstidsordninger for arbeidsplasser som er avhengig av døgnkontinuerlig drift. En arbeidstidsordning må i første omgang dekke enhetens behov for forsvarlig bemanning gjennom døgnet, men det er også ønskelig å finne alternativer som på best mulig måte ivaretar brukerne behov samtidig som det oppleves som en god arbeidsplan for ansatte. I valg av turnus er det viktig at vi som arbeidsgiver også har fokus på medarbeiderne. Arbeidets innhold, lengde og arbeidsbelastning er viktig faktorer for en helsefremmende arbeidsplass. Utfordringer kan være: Tilstrekkelig kjente fagutdannede ansatte på helg Tilfredsstillende fleksibiltet vanskelig med høy andel fulle stillinger Stadig behov for en stor gruppe ekstravakter for å fylle «hull» ved sykefravær, ferier etc. Det har vært nedsatt en gruppe som har sett på ulike turnusordninger som er i bruk i dag, samt alternativ som har vært utprøvd tidligere. I dag benyttes følgende turnusordninger: Tilretteleggingsturnus, er en turnus som er tilpasset bruker, drift og så langt driften tillater også de ansattes ønsker. Hensyn til ansatte omfatter at alle ansatte kan komme med særskilte ønsker når turnusen utarbeides. o Benyttes i dag av: Hjemmetjenesten, Liertun, Nøstehagen, Fosshagen, Barn med funksjonsnedsettelse og psykisk helse Langvakter, medleverturnus: Lange vakter som medfører færre vaktskift og derigjennom mer stabilitet gjennom døgnet. Kna bli belastende for ansatte om det er særskilt utfordrende brukere. o Benyttes i dag av: Barnevernet (bofellesskap for enslige mindreårige flykninger) 17

18 Voksne med funksjonsnedsettelse: Denne virksomheten har 5 boenheter med 7 forskjellige turnuser, tilrettelagt for brukernes beste. Her er en oversikt: o Tilretteleggingsturnus med opp til 13 timers vakter (fra 7 til 13 timer) o Tilretteleggingsturnus med opp til 13 timers vakter (fra 11,25 til 13 timer) o Langvakter/Døgnturnus (fra 13 til 24 timer, hvorav 6 timer hvilende) o Langvakter/Døgnturnus (fra 7 til 24 timer, hvorav 6 timer hvilende) o Tilretteleggingsturnus 2 delt + nattevakter. Samme som hjemmetjenesten og institusjonene Vi ser at mangfoldet av turnuser tiltrekker seg ansatte som ønsker spesielle ordninger, blant annet ble dette tydelig i rekrutteringen til medleverturnus i barnevern der vi fikk inn 380 søkere. Vi har grunn til å tro at grunnen til dette høye søkertallet skyldes medleverturnus. Medleverforskriften gir klare føringer på hvilke institusjoner som kan benytte seg av en slik turnus og den er derfor uaktuell i andre virksomheter i kommunen. Hjemmetjenesten og institusjonene har en annen arbeidsbelastning og her er det problematisk å gå lange vakter. Dette av hensyn til de ansatte. De ansatte er stort sett fornøyd med den turnusordningen de har i dag, og mulighetene til å komme med ønsker for å opprettholde et sosialt/familieliv ved siden av. Turnusordning som har vært prøvd ut: Ønsketurnus/ønskeplan: Turnus gikk over 12 uker Organisering av hver 12 ukers periode i 3 faser, ønskefase, hjelpefase og ferdigstillesesfase. Krever at ansatte er aktive og deltar på justeringsmøte i siste fase. Erfaringer. Positive: Mer flexibel bruk av ansattgruppen. Mulig å dekke en del fravær med faste ansatte, bedre fordeling av fagkompetanse 12 ukers varighet gav ansatte forutsigbarhet kombinert med fleksibilitet Negative For kort tid til testing, 1 år er altfor kort tid og endre en turnuskultur på. Lite med 1 virksomhet Leder fikk ikke mindre å gjøre: tvert om. o Mange bidro inn i ønskefasen, men få bidro inn i hjelpefasen o Uheldig at det fort ble de samme som gav seg og de samme som fikk sine ønsker oppfylt Mulige veivalg: Ny test av ønsketurnus, gir mer fleksibilitet i forhold til fordeling av kompetanse, mindre sårbart ved skifte av ansatte en dagens ordning med tilretteleggingsturnus Ambulerende team/ressursenhet for å dekke sykefravær, ferie (ikke sommer) og annet fravær. Vil kunne gi flere fast ansatte fagpersoner som gir en samlet sett bedre fagdekning. Fordrer at de jobber i flere virksomheter Sykepleier på topp, gir mindre slitasje og lavere sykefravær 18

19 19

20 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/275 Saksbehandler: Kaare Stenseng 9/2017 Administrasjonsutvalget Nærværsrapport for april 2017 Nærværsrapportering Lier kommune per 20.april AKKUMULERT NÆRVÆR LIER KOMMUNE 2017 Tjenesteområde Antall ansatte Antall dagsverk Egenmeldt Korttidsfravær Langtidsfravær Totalt fravær Totalt nærvær BARNEHAGE ,3 0,93 1,28 11,86 14,07 85,93 GRUNNSKOLE ,4 1,44 1,17 4,55 7,17 92,83 HELSE OG OMSORG ,3 1,33 1,52 6,88 9,73 90,27 VELFERD ,9 1,33 1,79 5,46 8,58 91,42 KULTUR ,1 0,47 0,47 2,09 3,03 96,97 INFRASTRUKTUR ,00 0,00 0,00 0,00 100,00 PLAN/SAMFUNN ,7 1,30 0,39 0,00 1,69 98,31 FELLESTJENESTER ,4 1,17 0,92 6,70 8,78 91,22 TOTALT ,1 1,31 1,31 5,43 8,05 91,95 Som det fremkommer av statiststikken og grafen, er det en liten nedgang i nærvær siden mars. Likevel ligger Lier kommune over resultatet fra samme tid i fjor. Et tiltak som er under utarbeiding framover er at hver virksomhet skal sette opp egne nærværsmål, slik at det overliggende målet på 95% nærvær i Lier kommune blir brutt opp på virksomhetsnivå. Et annet er å knytte resultatene fra medarbeiderundersøkelsen opp mot fraværstallene og se om det er noen sammenhenger å ta tak i. Det blir også økt fokus på intern informasjon og kommunikasjon om resultater på intranettet. 20

21 Virksomheter med over 7,5% sykefravær står med gule felter. Kommentarer fra virksomhetene kommer under tabellene. 154 Dambråtan barnehage ,0 1,1 6,5 7,6 92,4 156 Hennummarka barnehage ,6 1,8 1,6 15,0 18,4 81,6 BARNEHAGE 55 14,1 85,9 Akkumulert april 2017 Antall ansatte Planlagte dagsverk Egenmeldt fravær Korttidsfravær Langtidsfravær Totalt fravær Nærvær 151 Linnesstranda barnehage ,6 1,7 9,6 12,9 87,1 Akkumulert april 2017 Antall ansatte Planlagte dagsverk Egenmeldt fravær Korttidsfravær Langtidsfravær Totalt fravær Nærvær 102 Gullaug skole ,1 2,1 1,5 4,0 7,6 92,4 103 Hegg skole ,4 2,0 1,0 4,8 7,8 92,2 104 Egge skole ,8 0,4 0,1 2,2 2,7 97,3 105 Oddevall skole ,1 2,1 1,8 5,0 8,9 91,1 106 Nordal skole ,6 0,3 2,1 1,4 3,8 96,2 107 Hallingstad skole ,1 1,7 1,4 9,3 12,4 87,6 108 Hennummarka skole ,2 0,6 0,0 5,6 6,2 93,8 109 Heia skole ,6 0,8 0,7 2,5 4,0 96,0 121 Lierbyen skole ,6 1,1 1,5 2,8 5,4 94,6 122 Tranby skole ,8 2,7 1,9 5,1 9,7 90,3 127 Høvik skole ,1 1,5 1,4 4,5 7,4 92,6 128 Sylling skole ,2 1,1 1,0 3,4 5,5 94,5 145 PP-tjenesten ,8 0,0 0,8 3,6 4,4 95,6 GRUNNSKOLE 647 7,2 92,8 Akkumulert april 2017 Antall Planlagte Egenmeldt Korttidsfravæfravær Langtids- Totalt Nærvær ansatte dagsverk fravær fravær 224 Vedtakskontor ,5 1,2 3,1 4,8 95,2 226 Lege, legevakt og 4 176,7 0,0 0,0 14,7 14,7 85,3 samhandlingsreformen 237 Hjemmetjenesten ,9 1,3 1,3 9,5 12,1 87,9 238 Nøstehagen bo- og omsorgssenter ,6 1,3 1,8 4,7 95,3 244 Liertun sykehjem ,3 1,6 7,4 10,3 89,7 245 Sentralkjøkken ,1 0,7 0,6 1,8 3,1 96,9 248 Bratromveien 7/9/ ,6 1,5 2,0 17,5 21,0 79,0 250 Fosshagen sykehjem ,6 1,8 0,0 2,4 97,6 251 Fosshagen Dagsenter ,0 9,7 6,8 17,5 82,5 252 Fosshagen Rehabiliteringsavdeling ,9 1,5 0,3 0,0 1,8 98,2 253 Fosshagen - Korttids/ ,7 2,0 2,9 11,6 16,5 83,5 skjermingsavdeling 254 Fosshagen Langtidsavdeling ,9 0,9 2,7 0,5 4,1 95,9 255 Fosshagen Bofellesskap ,9 1,9 0,6 11,4 13,9 86,1 HELSE OG OMSORG 451 9,7 90,3 21

22 Akkumulert april 2017 Antall Planlagte Egenmeldt Korttidsfravæfravær Langtids- Totalt Nærvær ansatte dagsverk fravær fravær 211 Helsetjenesten ,3 1,1 1,0 0,3 2,4 97,6 213 Tjenester til barn og ungdom med ,5 0,9 1,8 5,4 8,1 91,9 funksjonsnedsettelser 215 Psykisk helse og rus ,2 1,4 1,6 6,1 9,1 90,9 218 EMI - Tranby bofellesskap 9 535,8 1,2 0,7 0,0 1,9 98,1 219 EMI - Lierskogen bofellesskap ,9 2,2 3,0 0,0 5,2 94,8 220 EMI - Regnbuen bofellesskap ,4 1,5 0,0 3,4 4,9 95,1 221 Barnevernstjenesten ,6 1,5 1,0 7,3 9,8 90,2 222 NAV ,3 1,1 0,9 6,4 8,4 91,6 223 Flyktningtjenesten ,6 7,5 8,4 18,5 81,5 230 Omsorgslønn, pers. ass. Støttekontakter ,4 0,9 1,1 7,6 9,6 90,4 236 Ytre Lier bofellesskap for voksne med ,3 3,7 7,9 12,9 87,1 funksjonsnedsettelser 249 Øvre Lier bofellesskap for voksne med ,1 1,6 1,8 7,4 10,8 89,2 funksjonsnedsettelser 340 Lier voksenopplæring ,4 1,3 2,6 2,1 6,0 94,0 VELFERD 442 8,6 91,4 Akkumulert april 2017 Antall Planlagte Egenmeldt Korttidsfravæfravær Langtids- Totalt Nærvær ansatte dagsverk fravær fravær 800 Lier Eiendomsselskap KF ,0 0,0 0,0 0,0 100,0 INFRASTRUKTUR 0,0 100,0 510 Kemnerkontoret 8 569,2 2,7 0,0 4,4 7,1 92,9 520 Rådmannsteamet ,8 0,9 2,2 0,0 3,1 96,9 550 IKT enheten ,9 0,6 10,8 13,3 86,7 571 Rådgivningsenheten ,1 1,3 1,2 2,9 5,4 94,6 572 Økonomi, Innkjøp, Statistikk og ,5 0,7 0,6 6,5 7,8 92,2 Rapportering 573 Service, Informasjon og ,8 1,7 1,2 20,1 23,0 77,0 Dokumentenheten 574 HR-enheten, inkludert lærlinger ,3 0,7 3,1 4,1 95,9 FELLESTJENESTER 108 8,8 91,2 135 Kulturskolen ,5 0,9 1,6 0,0 2,5 97,5 310 Lier Bibliotek 7 527,1 0,8 0,0 0,0 0,8 99,2 320 Kultur og fritid Kultur ,1 0,1 0,0 0,0 0,1 99,9 330 Kultur og fritid - Park og idrett 8 620,4 0,2 0,0 11,0 11,2 88,8 KULTUR 61 3,0 97,0 410 Planseksjonen ,7 1,5 0,2 0,0 1,7 98,3 411 SPREDT AVLØP 5 378,2 3,2 0,0 0,0 3,2 96,8 420 Landbruksforvaltningen ,0 0,0 0,0 1,0 99,0 525 Sektor Samfunn ,8 0,1 1,4 0,0 1,5 98,5 PLAN/SAMFUNN 46 1,7 98,3 Nedenfor følger uttalelser fra virksomheter med over 7,5% fravær. Som det fremkommer av tabellene er det mange virksomheter som ligger rett over 7,5%, men de er likevel tatt med når det ble sendt ut forespørsel om kommentarer til arbeidet. Ikke alle virksomhetene har rukket å 22

23 svare på forespørselen, enten pga tidspress eller pågående lederskifte. Disse vil komme med i neste omgang. I forespørselen er det skilt mellom de av virksomhetene som har redusert fraværet siden forrige måned og de virksomheter som har hatt økt fravær. Virksomhetene er delt inn etter tjenesteområde. Det er virksomhetslederne selv som har skrevet uttalelsene. BARNEHAGER: Hennummarka barnehage Vi har i vinter hatt et høyt sykefravær, og ligger under administrasjonsutvalgets vedtatte oppfølgingsgrense. Tiltak: Generelle tiltak: Vi har i barnehagen et aktivt LMU med møter hver måned. Trivsel, nærvær og tilrettelegging står på agendaen hvert møte. Vi har mange trivselsfremmende tiltak som at flest mulig skal ha pause sammen, lønningslunsj med mat på pauserommet en gang i måneden, lotteri på pauserommet fredager, sosiale sammenkomster to ganger i halvåret på kveldstid. Vi har hev og senk stellebord på stellerom. Vi har påkledningsbenker eller stoler for å lette påkledningen, og vi har det siste året kjøpt inn flere påkledningsbenker og utstyr i.f.t. forebygging av rygg og nakke skader. Vi hatt Eiendomsselskapet på befaring i.f.t. lys og støy. Vi får nå en oppgradering av belysningen og vi har fått lyddemping til utprøving på en avdeling. Tiltak i.f.t. enkeltsaker Graderte sykemeldte har fått tilpasset arbeidstid ut fra sine behov. De som ikke har hatt kapasitet til å åpen og lukkevakter har sluppet dette. Kortere dager eller hele fridager. Vi har i perioder hatt vikar samtidig som den sykemeldte har vært på jobb for å lette arbeidsmengden. Leder har søkt råd og veiledning hos IA rådgiver. Vi har fått hjelp av bedriftshelsetjenesten og søkt nav om tilretteleggingstilskudd. Vi har i tillegg søkt Nav om refusjon fra første dag i enkeltsaker. Utfordring: Generelle utfordringer: Barnehagejobbing krever at arbeidstakerne er i generelt god fysisk form. Vi har i barnehagen en godt voksen personalgruppe. De som innehar faste stillinger fortsetter i jobben og det er lite utskifting. Det betyr at vi har en personalgruppe som blir eldre uten at yngre får jobb. Når sykefraværet er stort blir belastningen på de som er på jobb større. Vi har over år sett en tendens til at sykefraværet er større i vinterhalvåret. Dette skyldes sannsynlig at det er en større fysisk belastning i forhold til påkledning, avkledning og de minste barna trenger mye hjelp i utetiden. I vinterhalvåret har man også mere tid inne noe som også fører til mer belastning i.f.t. støy. Det er en stor utfordring ved stort sykefravær å organisere dagene slik at vi kan forsikre en forsvarlig drift med et kompetent personale til enhver tid. Vi har noen egne vikarer, disse har gjerne flere jobber fordi vikarjobbing er uforutsigbart. Vi må derfor også benytte vikarbyrå. Vikarer som kommer inn trenger tid til å opparbeide tillit til enkeltbarn og barnegruppa. I vinter byttet Lier kommune gjennom BTV-samarbeidet ny rammeavtale for vikartjenester. Dette har skapt litt uro blant personalet og barnegruppene. Vi har gjennom bytte av vikarbyrå måttet teste ut mange nye vikarer. På dager med mye fravær har jeg valgt å benytte det gamle vikarbyrået fordi jeg ikke som ansvarlig kan forsvare en god nok drift og forutsigbarhet for de minste barna. Barnehagepersonell er generelt sett utsatt for stor smittefare når det gjelder diare, oppkast og forkjølelse. 23

24 Utfordring i.f.t. enkeltsaker Når noen får tilrettelagte arbeidstid og arbeidsoppgaver betyr dette at belastningen flyttes over på andre. I enkelte team kan derfor belastningen bli større på de som jobber sammen med den som får tilrettelegging. Det er mange oppgaver som ikke kan settes på vent eller ikke prioriteres bort p.g.a. tilrettelegging. Det er bleier som skal skiftes og barn som skal hjelpes til enhver tid. Å sette inn ekstra bemanning for å lette på arbeidsbelastningen koster mye. Vi har i vinter søkt Nav om tilretteleggingstilskudd. Dette er tidkrevende for leder. Det er også lang saksbehandlingstid. Den erfaringen jeg har gjort i vinter er at den tidsressursen jeg la i dette kostet mer enn det smakte. SKOLER: Gullaug skole: Vi startet året 2017 med en som var 60% sykemeldt pga. langtidssykdom (fysisk). Så økte dennes fraværsprosent til 100% i mars og varte til ut april, samtidig som vi fikk en annen med akutt blindtarmbetennelse og 100 % sykemelding i 4 uker i mars/april. Begge disse lærerne jobber på småskolen. Dette førte så til økt trykk på de assistentene som var i småskolen, og dermed ble to av disse sykemeldt for 14 dager. Alle våre assistenter i deltidsstillinger er delvis uføretrygdete eks. 30% ufør 70% jobb. Noe som gjør dem ekstra utsatt for sykemeldinger hvis arbeidspresset blir for stort over tid. Dette er vi klar over, men vi klarer ikke alltid å skjerme disse da de selv gjerne vil «stå på» for å få dagen til å gå. Vi har ikke noe fravær som skyldes dårlig arbeidsmiljø etc. Psykisk helse: Det er ingen dramatikk i det økte fraværet. Vi følger opp på vanlig måte, med forebyggende tiltak i forkant og med ordinær sykefraværsoppfølging. Hallingstad skole Informasjon om oppfølgingsarbeidet vedrørende nærværet på Hallingstad skole. -Personalet på SFO har stort fravær som skyldes fysiske skader hos personalet. Langtidsfravær grunnet operasjon, brudd og kronisk fysisk sykdom. To stk. er delvis uføretrygdet. Har iverksatt tiltak slik at ansatte har kunnet være delvis tilstede (sluppet å ha uteinspeksjon, ikke ledet aktiviteter osv.) -Personalet på 100 meterskogen har stort fravær som skyldes fysiske plager grunnet operasjoner, smittsomme sykdommer, kronisk sykdom, det er ansatte som er delvis ufør. Det er også mange personalskader på Hundremeterskogen på grunn av utagerende elever. I perioder har vi måttet sette inn 2 voksne på et barn. Har satt inn tilrettelegging: Taxi som henter ansatt som ikke kan komme seg til jobb, ansatt som ikke behøver å løfte, slipper utagerende elever. Stor slitasje for personalet. -For undervisningspersonalet har vi gjort tiltak: lærere som har utfordringer slipper å være kontaktlærere, vi tilrettelegger i forhold til deres forskjellig utfordringer. Vi har to kontaktlærere på store klasser. To stk. er delvis uføretrygdet. Har fått innvilget fra NAV at vi er fritatt for arbeidsgiverperioden for 7 ansatte. HELSE OG OMSORG: Bratromveien 7/9/11 På Bratromveien har vi en utfordring når det gjelder nærvær, både korttid og i perioder langtids. Som tiltak for dette har vi hatt et samarbeid med Arbeidslivssenteret hvor det har vært nedsatt en arbeidsgruppe bestående av ansatte og representanter fra Arbeidslivssenteret. Arbeidsgruppen har jobbet med holdnings endring og rullering med fokus på å få økt trivsel på jobb, som igjen vil kunne gi økt nærvær. Vi har hatt 2 halvdagssamlinger hvor alle ansatte har fått jobbet ut forslag til arbeidsgruppen, slik at alle har fått et eierskap i prosessen. Videre 24

25 jobber leder med oppfølging av sykemeldte, skal begynne å bruke funksjonsvurderingsskjema. Bruker tiltak som arbeidsutprøving som går over 14 dager, søker om tilretteleggingstilskudd for arbeidstakere som står i fare for å bli sykemeldt, samt for enkelte som er gradert sykemeldt. Når vi får ny virksomhetsleder er planen å starte opp videre arbeid med sykefravær og arbeidsmiljø på Bratromveien. Hjemmetjenesten Tett oppfølging av de som står i fare for å bli sykmeldte, eller er sykmeldte Telefonkontakt og samtaler ved egenmeldinger, sykmeldinger eller de som står i fare for å bli borte fra jobb Bruk av funksjonsvurderingsskjema Fokus på sykefravær/nærvær på LMU Informasjon ut til de ansatte vedr sykefraværsoppfølging og muligheter Brukt mange muligheter for tilrettelegging utover ordinære arbeidsoppgaver og arbeidstider Henvist ansatte til bedriftshelsetjenesten Fokus på sosiale tiltak (markering av FN dagen, hvor de ansatte laget mat fra ulike kulturer, suppelunsj, ut å spise, personalfest) Noen av årsakene til at nærværet har vært synkende: Mange gravide ansatte En del rygg-/skjelett-/muskel lidelser Psykiske lidelser Vi har vært igjennom/er i en travel arbeidshverdag, antall brukere og kompleksitet er økende, og de ansatte gir til tider tilbakemelding om opplevelse av stress (tross vi har økt bemanningen og kompetansen) Og til sist vil jeg være ærlig og si at noe av fraværet dessverre skyldes holdninger og ansvarsfølelse til jobben sin. Gjelder spesielt de i lavere deltidsstillinger. Fosshagen Vi har fått tydelige forventninger fra NAV og fra kommunen via HMS plan på hvordan vi skal jobbe med sykefraværet. Vi følger dette systematisk, evt følger vi opp enda tettere dersom vi mener det er nødvendig. Bakgrunnen for at dette får ulike utslag fra avdeling til avdeling og fra måned til måned handler om at dette er mennesker som lever med ulik sykdom, og med ulike omsorgsforpliktelser og mestringsevne. VELFERD: Barnevern Bofellesskapene har hatt en utfordrende periode dette året fordi vi har vært i en nedbemanningsprosess hvor 4 personer har blitt overtallige og blitt oppsagt. Underveis har det vært stort fokus fra ledere om å holde de ansatte informert om hvor langt man var kommet i prosessen, og det ble tidlig etablert et godt samarbeid med verneombud og tillitsvalgte. Sykefraværet under denne perioden var lavt til tross for disse utfordringene. Under personalmøtene ble det gitt anledning til alle å komme med sine frustrasjoner eller refleksjoner om den pågående prosessen, og de ansatte har opplevd at de har blitt sett og hørt. I kjernebarnevernet (rådhuset) har det vært det vært et lederskifte hvor ny fungerende leder og to nye teamledere startet opp i februar. Det har fra lederteamet vært fokus på å være tydelig overfor de ansatte på hvordan den nye lederstrukturen skulle være og hvem som hadde ansvar for hva. I forkant av dette ble dette løftet opp på et felles personalmøte hvor de ansatte fikk komme med sine synspunkter for hva de synes var viktig når et nytt lederteam skulle på plass. 25

26 Ansvarsfordelingen ble skriftliggjort og også tatt opp på LMU før den ble presentert for de ansatte. Dette har vært en viktig prosess for å sikre gode rammer for de ansatte som jeg mener er med på å skape en god arbeidsplass hvor folk trives. Nye ledere kan skape mer utrygghet og usikkerhet og vi ønsket å være i forkant av dette. Det ble også fremmet et trivselstiltak i LMU som er satt i gang. En ansatt er yogalærer og gir tilbud til de ansatte om en time yoga i arbeidstiden annenhver torsdag. Hensikten med å tilby yoga er både med tanke på trivsel og helse. Yoga gir muligheter for avslapningsøvelser for senke stressnivå og spenninger i kroppen. Det er en utfordring i det daglige at vi står i vanskelige og komplekse saker som over tid kan være helseskadende. Et annet konkret tiltak er at vi har gjennomført to fagdager. Fagdagene ga faglig input til de ansatte, og rom for å drøfte ulike utfordringer vi står i. Fagdager er viktig å gjennomføre fordi det ellers er liten tid til å samles alle sammen og ha et felles fokus. Øvre og Ytre lier bofellesskap for voksne med funksjonsnedsettelser og Omsorgslønn, personlig assistent/støttekontakter: Virksomhetsleder har vært i virksomheten i underkant av fire måneder, og det er derfor begrenset hva slags tiltak som er iverksatt. Men: 1) Avdelingsledere er sendt på kurs i regi av Nav ift oppfølgingsarbeid 2) Tema på avdelingsledermøter. Avdelingsledermøtene har tidligere vært et kombinert fag- og ledermøte, men jeg har endret dette til å være rene ledermøter med fokus på ledelse, der f. eks sykeoppfølgingsarbeid og arbeidsmiljøarbeid kan være, og er, tema. 3) Flere arbeidsmiljøutfordringer i virksomheten: enkeltsaker er håndtert i samarbeid med HR, og man er i ferd med å legge mer langsiktige planer. 4) Medarbeiderundersøkelsen: Skal følges opp i hver enkelt avdeling 5) Virksomhetsleder går inn i de «tunge» fraværsoppfølgingene, enten ved å delta i møter med ansatte, eller ved å gi råd. 6) Ansatt kontorpersonell: Frigir tid til å kunne følge opp medarbeidere for avdelingslederne (og virksomhetsleder) 7) Utlyst ledige stillinger. Det har vært (og er) stor ledighet i virksomheten, og det er utfordrende å få ansatt fagfolk. Dette gir merbelastning på de som er tilstede. Har utlyst stillinger og fått ansatt i noe ledighet. Har aktiv utlysning nå. 8) Ansatt avdelingsleder BPA-ordningene: Starter i august. Skal følge opp ansatte i BPAordningene der det frem til nå nok har vært mangelfull oppfølging av fravær og tiltak for å forebygge fravær. Psykisk helse og rus Psykisk helse jobber systematisk med oppfølging av den enkelte sykemeldte etter de retningslinjer som er satt opp av Lier kommune og NAV. Samtidig er det konstant fokus på arbeidsmiljø og aktiv bruk av LMU som plass for dialog og samhandling. Det arbeides hele tiden med forebyggende tiltak, samtidig som det hele tiden er den enkelte medarbeiders trivsel og arbeidsglede som er prioritert. Ved enkeltsaker blir også eksterne aktører som NAV, BHT og HR koblet inn. FELLESTJENESTER: Serviceenheten Har i lengre tid hatt meget høyt sykefravær. Den ene langtidssykemeldingen har avløst den andre både med 100% og delvis fravær. Samtlige sykemeldinger har hatt årsaker med diagnoser som det har vært vanskelig å sette inn tiltak for å forhindre. 26

27 Disse sykemeldingene har til tider gitt stort arbeidspress på de som er igjen og det er da alltid en fare for nye sykefravær på bakgrunn av det. Tiltak: Alle arbeidsstasjoner har nå fått heve/senkepult Innkjøp av balansestoler Innkjøp av nyere/bedre ikt utsyr for å lette arbeidssituasjonen Ingen restriksjoner på godkjenning av kjøp av utsyr og hjelpemidler som oppleves som nødvendig Omorganisering og fordeling av arbeidsoppgaver på flere og rullering av oppgaver så det ikke skal bli så sårbart om noen er borte Rekruttering av nye medarbeidere for å lette arbeidspress er i prosess Jevnlige samtaler for å avdekke om noe skyldes forhold på arbeidsplassen og ikke den oppgitte årsaken Skal i gang med å jobbe med medarbeiderundersøkelsens satsningsområder Generelt jobbing med arbeidsmiljøet IKT-enheten: Vi er 11 personer med meg. 1 syk bikker oss under grensen. En medarbeider er på 20% langtidssykmelding grunnet prolaps. En medarbeider er på 60% langtidssykmelding grunnet en fysisk tilstand som er under utredning og behandling. I disse tilfellene har jeg en nær dialog med de de gjelder med hensyn til mulighet for hjemmekontor, hvilke tider man er på kontoret osv. Resten har vært korttidsfravær grunnet omgangssyke/influensalignende greier som raste tidligere i år. Ingen har meldt at tilfellene relaterer til forhold på arbeidsplassen. Økonomienheten: Innledningsvis vil jeg påpeke at økonomienheten er svært liten og enkeltansatte med høyt fravær gir store prosentvise utslag. Dette fører også til gode nærværstall i enkelt-år der få er langvarig borte, som i a) Som leder er jeg opptatt av at alle ansatte skal ha det bra på jobben og oppleve mestring i sitt arbeid. b) Jeg har tro på fysisk aktivitet og markedsfører bedriftsidretten som nå har høy oppslutning. 50% av ansatte i enheten har deltatt minst en gang på innebandyen våren c) Ettersom årets medarbeiderundersøkelse er i et nytt format vil oppfølgingen av denne kunne gi en følelse av at ledelsen tar tilbakemeldinger fra ansatte på alvor. d) Jeg har også en dialog med min leder om utfordringer knyttet til fravær e) Oppfølgingen i HRM systemet følges f) Og det gjennomføres medarbeidersamtaler der evt. årsaker søkes avklart og løst. g) I tillegg til en løpende dialog med alle ansatte. Det er mulig enkelte ansatte opplever arbeidet som krevende, eller at de evt. ikke føler de har tilstrekkelig kompetanse, men det er ikke en avklart problemstilling Det er ved nyansettelser søkt å styrke kompetansen på tvers av faggruppene, slik at medarbeiderne kan oppleve mindre stress knyttet til følelsen av å være alene om kompetanse, faglige vurderinger og topper mht. arbeidsbelastning. Det er imidlertid knapp bemanning på enheten. 27

28 KULTUR: Kultur Park og Idrett: Det høye prosentvise fraværet i Park, idrett, friluftslivsdelen av Kultur og fritid skyldes langtidsfravær pga skade for en medarbeider. Det er ikke igangsatt særlige tiltak som følge av dette. Vi ligger normalt med svært lavt fravær/høyt nærvær i hele Kultur og fritid, og har også gode tilbakemeldinger på medarbeiderundersøkelser. Vi tror fortsatt fokus på arbeidsmiljø, selvstendighet og tjenesteverdi er avgjørende for både tjenestekvalitet, trivsel og nærvær. 28