UKM-FESTIVALEN. TRONDHEIM juni 2012 Info til fylkeskontaktene

Transkript

1 UKM-FESTIVALEN TRONDHEIM juni 2012 Info til fylkeskontaktene

2 UKM 2012 UKM Festivalen INFO 1 side 2 UKM festivalen 2012 Konsentrert informasjon: Påmeldingsfrist: 8. mai HUSK AT DET SKAL LASTES OPP: - videoopptak av alle sceneinnslag - bilde av alle sceneinnslag - digital kopi av alle filminnslag - bilde av alle kunstverk - bilde av alle kunstnere - 30 sek. Video-presentasjon av filmskaperne (OBS: Videresendingen åpnes 2. april og er tilgjengelig til 8. mai) Original av filminnslag skal være i Trondheim: Filmene sendes: UKM Norge, Fjordgata 1, 7010 Trondheim. 15. mai All kunst skal være klar for henting av transportør: 20. mai Kostnader: Deltakeravgift innen ordinær kvote: kr. 950,- Egenandel reise innen ordinær kvote: kr ,- Deltakeravgift for ekstra deltakere / ledere: kr ,- Reisekostnader for ekstra deltakere og ledere betales av fylkene. Rammer pr fylke: Antall deltakere og ledere innenfor ordinær kvote: Max antall innslag på scene Max antall filmer Max antall kunstverk Konferansierer Nettredaksjon / Web-TV Arrangører / teknikere. 33 stk 5 stk 2 stk 4 stk 2 stk 4 stk Se eget punkt!

3 UKM 2012 UKM Festivalen INFO 1 side 3 Generelt UKM Norge vil gjerne understreke at det å bli sendt videre til UKM-festivalen ikke dreier seg om reise opp for en kjapp opptreden i Trondheim. UKM festivalen er en stor pakke av opplevelser, hvor summen av forestillinger, konserter, fester, workshops, sosiale aktiviteter, overnatting osv., utgjør en helhet, og et minne for livet. Arrangementet starter fredags kveld kl , og det er ikke slutt før tirsdags morgen. De ungdommene som sendes videre fortjener å få oppleve denne helheten, og det er vår oppgave som voksne i systemet å sørge for det. Dette betyr for det første at fylkesleder må legge til rette for at deltakerne reiser og bor sammen som en gruppe og at fylkene er på plass i Trondheim til rett tid. For det andre at dersom en deltaker ønsker å prioritere noe annet framfor UKM festivalen og dermed ikke kan delta mer eller mindre fra start til slutt, så bør vedkommende kanskje erstattes med noen fra reservelista. Det finnes selvsagt en del gode grunner til et forkortet opphold på festivalen som f.eks eksamen, sykdom, planlagte utenlandsopphold, osv, men det er viktig at fylkeslederne generelt sett er på linje med oss i denne saken og generelt ikke legger til rette for at deltakere selv kan velge å komme og gå som de vil. 1. Påmelding All påmelding må skje via det nettbaserte påmeldingssystemet. Fylkeskontaktene er ansvarlig for å gjennomføre en grundig kontroll, korrektur og ajourføring av samtlige opplysninger før innslagene sendes videre. Vær spesielt nøye med tekniske spesifikasjoner, utfyllende konferansieropplysninger og at alle navn er korrekt skrevet. Husk at disse opplysningene blir trykket i programmet. Vi ber om at det lastes opp video av samtlige sceneinnslag og filminnslag som videresendes, samt at det lastes opp bilde av alle kunstverk. (Vi anbefaler at dere dokumenterer alle innslag og kunstverk på fylkesmønstringen uansett) I tillegg ber vi om at det lastes opp et bilde av hver av kunstnerne (disse blir presentert i kunstkatalogen), alle sceneinnslag (disse presenteres i programmet), samt en kort presentasjonsvideo (max 30 sek) av filmskaperne (disse vises før de respektive filmene på festivalen). Å lage disse presentasjonene kan være en fin jobb for nettredaksjonen på fylkesmønstringene, eller for filmskaperne selv. Påmeldingsfrist 8. mai Aldersgrenser Aldersgrense på UKM festivalen er 13 til 20 år. For grupper gjelder regelen om at minst halvparten av deltakerne skal være innenfor disse rammene.

4 UKM 2012 UKM Festivalen INFO 1 side 4 3. Kvoter og rammer A) Sceneinnslag Alle gruppene får en opptreden i OlavsHallen Store sal, pluss minst en opptreden på en biscene. En vellykket gjennomføring forutsetter at ingen fylker overskrider grensen for antall innslag og maksimal scenetid! Fylket kan sende inntil 5 innslag, herav maksimalt to band. Fylkets 5 innslag deler på følgende disponibel scenetid: OlavsHallen Store sal: 25 min. effektiv spilletid (5x5 min) Diverse biscener: 50 min. effektiv spilletid (5x10 min) B) Film: Fylkene kan sende to filmer. Maksimal visningstid er 5 minutter pr film. Vi anbefaler på det sterkeste at deltakerne leverer filmen på DV-Tape, eller i HD-format, da dette gir best visningskvalitet. Eventuelt en digital fil som lastes opp på nettet. Filmer i sterkt komprimerte PC-formater egner seg ikke! Alternativt kan filmene leveres på DVD, men p.g.a. ulike formater og codec vil disse uansett bli spilt over på DV Tape før visning, en prosess som gir stort kvalitetstap. Be derfor deltakerne om selv å lage en ukomprimert versjon på DV-tape hvis mulig. OBS: En komprimert versjon skal lastes opp sammen med påmeldingen! Ved andre formater (Datafiler, Slides, DivX osv.) må tekniske behov beskrives meget detaljert ved påmelding og i spesielle tilfeller må deltakeren selv ta med avspillingsutstyr. Deltakerne på film/video får tilbud om å delta i WEB-TV redaksjonen under festivalen. Filmene skal sendes UKM Norge på forhånd og må være i Trondheim innen 15. mai. C) Kunstutstilling Fylkene kan sende maksimum 4 verk til utstillingen. Som ett verk godtas også mindre serier eller grupper av bilder som har vært presentert som en helhet på fylkesmønstringen. Minimum en, og maksimum to deltakere skal følge hvert verk og være tilstede på festivalen. Fylkene skal utpeke 1 ansvarlig leder for utstillerne. Gjenstandene skal oppbevares samlet av fylkeskontakten etter fylkesmønstringen, og hentes som et kolli av UKM Norges transportør f.o.m 20 mai

5 UKM 2012 UKM Festivalen INFO 1 side 5 D) Andre sjangere Her er vi ute etter ungdommer som allerede har erfaring som konferansierer, journalister, fotografer, arrangører, teknikere etc. Det er altså ikke kurs, men en måte å delta i UKM på hvor man sendes videre til neste nivå p.g.a. ferdigheter. Disse deltakerne får mye å henge fingrene i, så de kan ikke samtidig være ordinære deltakere på scene. - Nettredaksjon / WEB-TV Oppgaver: Lage artikler, ta bilder, gjøre intervjuer, publisere stoff på internett. Flerkameraproduksjon, streaming på internett, billedmix, visninger på storskjerm. Et fylke kan videresende inntil 4 personer. (Mulig med utvidet kvote etter avtale) - Arrangører / produksjonsteam / teknikere Oppgaver: Sette sammen og produsere en festival i festivalen på Studentersamfundet søndag ettermiddag og kveld. Dette er særlig rettet mot fylker som har deltatt eller deltar i prosjektet unge arrangører, men det er åpent for alle som involverer ungdom som produksjonsteam, arrangører og teknikere på fylkesplan. Årets prosjektfylker i Unge arrangører sender 4 personer Andre fylker kan sender 2 personer. (Mulig med utvidet kvote etter avtale) - Konferansierer / programledere Oppgaver: Lede forestillinger i Olavshallen og på diverse biscener, være programledere for UKM- TV som streames på internett. Av hensyn til konferansierene selv og alle de andre deltakerne må det kun meldes på personer som allerede er rutinerte konferansierer. OBS: konferansierer som videresendes fra et fylke blir ikke automatisk par på UKM-festivalen, men må regne med å jobbe sammen med andre konferansierdeltakere. Hvert fylke kan melde på inntil 2 personer, men her må man legge lista høyt! E) Totalt antall: Hvert fylke har en kvote på 30 deltakere og 3 ledere som omfattes av reisefordeling, og innvilges subsidiert deltakeravgift. Så lenge rammene gitt i punkt A til D overholdes er det imidlertid anledning til å sende flere personer (både deltakere, ledere og turister), men disse må da betale full deltakeravgift, og omfattes ikke av reisefordelingen. Hvert fylke skal sende minimum 1 voksen leder pr tiende deltaker. Dersom fylket har over 20 deltakere skal det dermed være 3 ledere. 4. Deltakeravgift Ordinære deltakere og ledere (inntil 33 pers.) o Subsidiert deltakeravgift kr 950,- o Egenandel reise kr 1 250,- Ekstra deltakere / ledere / turister o Full deltakeravgift kr 1 400,- o Reise Dekkes av fylket selv

6 UKM 2012 UKM Festivalen INFO 1 side 6 Deltakeravgiften inkluderer 4 overnattinger, 4 frokost, 3 lunsj, 3 middag, 4 kveldsmat, billetter til alle forestillinger, konserter og kunstutstilling, samt gratis adgang til workshops og kveldsarrangementer. Familie eller andre som kun ønsker billett til forestillinger / utstilling kan kjøpe dette via Billettservice. 5. Reise / reisefordeling Fylkene bestiller selv billetter og betaler alle reiseregninger. Reisen skal skje på billigste måte. Tenk fellestransport der det går an! Vær klar over at prisene for sovekupè på NSB, gjør at dette ikke lenger kan regnes som rimelig! Følgende fylker kan benytte fly, men må på forhånd avtale makspris med UKM Norge: Hordaland, Rogaland, Aust-Agder, Vest-Agder, Nordland, Troms og Finnmark. Kopi av alle relevante bilag (alle sider av faktura fra reisebyrå og andre reisekostnader) sendes UKM Norge innen 15. august Fylker som har et godkjent forbruk på mer enn kr 1 250,- pr. deltaker får tilbakeført differansen. Fylker som har brukt mindre enn kr 1 250,- pr. deltaker får en faktura på differansen. 6. Bespisning / innkvartering Innkvartering er i Trondheim Spektrum. Minst 1 voksen pr. 10. deltaker skal overnatte sammen med deltakerne. Alle må medbringe sovepose og liggeunderlag. Frokost og kveldsmat serveres i Trondheim Spektrum. Lunsj og middag serveres på Olavs Pub i Nova kurs og konferanse. Sekretariat Det vil være sekretariat i OlavsHallen og på Nova under hele festivalen. I tillegg vil det være vakt og infotjenester i Trondheim Spektrum. Både i OlavsHallen og Trondheim Spektrum vil det være mulighet for oppbevaring av verdisaker og instrumenter. Hotell ved Olavskvartalet Bakeriet hotell og Rica Bakklandet hotell er våre samarbeidspartnere i Selv om fylket ikke har ledere som skal bo på hotell, kan det likevel være lurt å disponere et rom. Rommet kan brukes som base for lederne og til hvile- / sykerom for deltakerne. Rom bestilles via UKM Norge samtidig med påmelding. Utgiftene faktureres fylkene i forbindelse med reiseoppgjør. Det er viktig at vi har oversikt over hvem som bor på hotell, og hvilke netter, slik at konflikter med hotellene unngås. Eventuelle endringer under arrangementet må også varsles til sekretariatet. 7. Diverse Litteratur. Vi ønsker å stimulere til mer litteratur i UKM. På UKM-festivalen vil eventuelle litteraturinnslag om mulig bli presentert på flere måter, både fra scene, i utstillingskatalogen og som en del av utstillingen. Det vil også være aktuelt å motta deltakere på litteratur utenfor den ordinære kvoten. Ta kontakt dersom ditt fylke har gode litteraturinnslag å sende videre.

7 UKM 2012 UKM Festivalen INFO 1 side 7 Matkultur/kokkekunst UKM Norge har i flere år satset på matkultur, og forsøkt å stimulere dette. I 2009 ble det imidlertid besluttet å avvikle denne satsingen da interessen lokalt var relativt liten. Dermed blir det blir ikke anledning til å sende deltakere på matkultur til UKM-festivalen i Det er viktig at dette kommuniseres helt ut til lokalmønstringene, slik at de ikke åpner for deltakelse lokalt på feil premisser. Vel møtt til Trondheim i juni. Torstein Siegel Daglig leder Inger Lise Johnsen Adm.konsulent