Diskusjonsgrunnlag til ettermøte i forbindelse med årsmøtet i Østlandske lørdag

Transkript

1 Diskusjonsgrunnlag til ettermøte i forbindelse med årsmøtet i Østlandske lørdag Bakgrunn På siste barneleir hadde en del av de voksne lederne på leiren i Vegårdshei, et uformelt møte den siste natten rundt forhold som har med arrangement av sommerleir å gjøre. Dette endte ut i noen punkter som vi trenger å diskutere nærmere. Vi ble også enige om at det hadde vært heldig å utarbeide en leirperm som følger det distriktet som skal arrangere leir. Dette notatet er en oppsummering av det styret i Østlandske har samlet av informasjon så langt, og det er ment som en start på dette arbeidet. Vi trenger innspill fra dere som sitter med mange ulike erfaringer fra utallige arrangement dere har vært med på. Vi ber dere også tenke igjennom andre forhold dere synes at er viktig at vi utarbeider retningslinjer for. Innhold i dette dokumentet Områdene som tas opp for diskusjon i dette dokumentet er følgende: 1. Østlandskes leirutstyr a. Henting/bringing av utstyr b. Innkjøp av digitale kamera 2. Tilrettelagt mat for leirdeltakere 3. Gjennomføring a. Organisering av aktiviteter b. Premiering c. Sikkerhet d. Teltinspeksjon 4. Filming/dokumentasjon Veien videre etter årsmøtet Det anbefales at det påtroppende styret tar utgangspunktet i dette arbeidet samt innspill som kommer fram under møtet, og jobber videre med å nedfelle retningslinjer for våre arrangement. Disse bør tydeliggjøre ansvarsområder og gi råd for gjennomføringer av Østlandskes arrangement. 1

2 1 Østlandskes leirutstyr 1a) Henting/bringing av utstyr I følge vedtektene er det den enkelte arrangør som har ansvar for å bære kostnaden for å få utstyret til sitt arrangement. Det kom forslag om at Østlandske skulle gå til innkjøp av en tilhenger. Styret i Østlandske ser det ikke som hensiktsmessig å ha en egen henger. Det finnes mange muligheter for en relativt rimelig leie av hengere på ulike bensinstasjoner og lignende. Leirutstyret til Østlandske befinner seg hovedsakelig på Lillestrøm i (Concordiabygget) der det passes på av materialforvalteren. Noe av lydanlegget oppbevares i Sarpsborg. Årsaken til dette er at både Østfold distriktsbarnelosje og Islander Video Production var med og spleiset på utstyret. (Hele overskuddet fra leiren på Rolvsøy i 2003 både distriktbarnelosjen og Østlandskes del til sammen ca kr ,- ble brukt, samt at IVP betalte kr ,-). De grønne teltene tilhører de ulike Distriktsbarnelosjene, og oppbevares i utgangspunktet i de ulike Distriktene. Hvem tar kostnaden for frakt til leiren der hvor flere av teltene oppbevares på samme sted? Hvordan har dette blitt løst tidligere? Flere av teltene trenger reparasjoner. Skal vi prøve å ordne med en felles reparasjon. Hvem tar ansvar for dette? Et råd til de ulike leirarrangørene er å ta kontakt med de personene som oppbevarer utstyr i god tid før arrangementet, for å få til en rimeligst mulig frakt av utstyr til det enkelte arrangement. 1b) Innkjøp av digitale kamera Det kom forslag om at Østlandske kjøper noen digitale kamera som kan brukes på leire, og eventuelt lånes ut til en avdeling mellom leirene. Styret i Østlandske er usikker på om dette er lurt. Digitale kamera er billig i innkjøp, og har ofte en begrenset levetid når de blir brukt av mange. En ide kan være at hver leir kjøper inn noen kamera som brukes under leiren og loddes ut ved leirens slutt. Det bør være mulig å få til en gunstig kjøpsavtale her 2) Mat Det ble diskutert i hvor stor grad man skal ta hensyn til leirdeltakere med behov for annen mat enn det som leiren tilbyr. 2

3 Styret i Østlandske mener at vi inntil visse grenser bør være fleksible og tilby mat etter behov, som eks. vegetar mat og mat tilpasset andre kulturer. Hver enkelt leder må ta ansvar for de barna som de har med som trenger tilrettelagt kost. I tilfeller hvor det vil være behov særlig tilpasset mat, kan deltakere få fritak fra å betale mat på leiren mot at de selv har med seg egnet mat. Leirarrangøren bør være behjelpelig med å legge til rette for at denne maten kan tilberedes. 3 Gjennomføring 3a) Organisering av aktiviteter Seminar/aktiviteter: Dette er noe de fleste leirarrangørene får mye pepper for. Det har vist seg vanskelig å finne et system for gjennomføring av seminar som tilfredsstiller krav/ønsker hos store og små. Har noen noe glupe ideer? Styret i Østlandske vet at en person har tenkt på muligheten for et datasystem som kunne gjøre denne jobben enklere. Vi har vært i kontakt med vedkommende, og det viser seg at det ikke er så lett å få til. Dette gjelder både måten påmeldinger skal skje på og sortering av påmeldinger ut fra prioriterte ønsker. Skal ledere som holder seminar/aktivitet på leiren få gratis leir? Skal det skilles mellom om lederen bare drar på leir fordi den skal holde seminar/aktivitet, og om man allikevel skulle delta på leiren? Vi foreslår at vi heretter bruker navnet aktivitet istedenfor seminar. 3b) Premiering Styret i Østlandske ser det som naturlig at vi tar en diskusjon på dette nå. Flere av våre medlemmer har begynt å tenke rundt dette de siste årene. Norges Idrettsforbund har helt klare regler på at det ikke skal deles ut medaljer for 1., 2., 3. plass osv. under 12 år. Vi er ikke underlagt Norges idrettsforbunds regler, men er det riktig at vi fortsetter å dele ut medaljer på denne måten? Eller bør alle deltakere få samme premie, som f.eks er vanlig under fotballturneringer? 3c) Sikkerhet Styret i Østlandske uttrykker et behov for å få på plass retningslinjer for sikkerhet på våre arrangement. Ut i fra det vi har funnet ut til nå er det ingen andre enn eventuelt leirstedet som har ytre krav til våre arrangement. Det som står under dette punktet er hovedsakelig plukket fra det som leirkomiteen fra landsleieren i 2004 laget til sin leir. Vi vet at også årets landsleir har tatt utgangspunkt i dette i forkant av sin leir til sommeren. 3

4 Hva skal informeres ved første leirsamling hvor alle barn og voksne er tilstede? o Oppstillingsplass hvor vi samles hvis brannalarmen går o Hvor finnes eventuelt slokkeutstyr o Hvem ringer brannvesenet? o Flere? Hva skal informeres på ledermøte den første kvelden? Vi trenger rutiner rundt hva som skjer ved: o Brann o Badevakter: Styret i Østlandske har forsøkt å undersøke dette, og fått opplysninger som både sier at det kreves at vi har badevakter med godkjent kurs, og at det er tilstreklig at vi har folk som ha kunnskap om dette. Det ser ut som om det er tilstreklig med at vi har folk som er kyndige på dette området. Hvordan skal vi forholde oss til dette? o Helseproblemer: Hvem har ansvar for hva: Mindre skader (vanlig førstehjelp), hvor oppbevares førstehjelpsutstyr?, Mer alvorlige skader som f. eks. brudd, forbrenning, store sår: finnes det kompetente personer i leiren?, navn/tlf til nærmeste lege/sykehus o Nattevakter: Skal den enkelte leir på forhånd lage forslag til hvem som skal gå nattevaktør. Det har vært vanskeligere å få folk til å gå nattevakt de siste årene. Vi bør sikre at en voksen leder har hovedansvaret for hver vakt. Bør diverse oppgaver som vasking av toaletter utføres under vakten? Vi må sikre oss at en av vaktene til enhver tid befinner seg i leiren. o Ulykker/død: o Drukning o Andre dødsfall o Tyverier/nasking: o Fra/av våre egne o Av andre som ikke hører til leiren o Bekjennelser: Når vi som ledere får vite alvorlig ting fra/om deltakere o Konflikter mellom deltakerne: o Mellom barn o Mellom ledere og barn o Mellom ledere 4

5 Inntrengere/forholdet til andre: o Konflikt med naboer o Ungdommer som trenger seg inn og er til plage o Konflikt med andre brukere av området 3d) Teltinspeksjon Hva er formålet? Her er det ulike meninger. Hovedfokus bør være at barna skal holde noenlunde orden i teltet sitt. Er det slik at det blir veldig overfladisk når et menneske skal gå i hele leiren hver dag? Bør det gå en eller to personer i hver underleir for å lettere holde fokus på hvorfor det er viktig å holde orden? Det blir lettere å få tilbakemeldinger for de barna som er interessert i det fra ledere som er i leiren? Hva med premiering av teltinspeksjon? 4) Filming Forhold som ble diskutert på møte var klar avtale om hvem som skal filme, kan cd med digitale bilder enten være et alternativ eller et tillegg til leirfilmen? Styret i Østlandske har diskutert dette, og ønsker fortsatt at leiren skal filmes hvis det er mulig å få til. Cd med digitale bilder er et godt supplement. Styret foreslår at Østlandske dekker utgiftene til å filme leirene heretter. Et viktig moment er imidlertid at filmen blir ferdigstilt høsten etter leieren har blitt arrangert. Dette kan IVP ikke i dag garantere, slik at den enkelte leir må finne ut av dette fra år til år. 5