LEDERINFORMASJON VELKOMMEN SOM LEDER PÅ UKM REGIONSFESTIVAL GRONG

Transkript

1 LEDERINFORMASJON VELKOMMEN SOM LEDER PÅ UKM REGIONSFESTIVAL GRONG Felles regel: Alle må delta og være tilstede på arrangementet hele helgen, dersom ikke annet er avtalt. Dette gjelder fra innsjekk på fredag og til og med søndagens siste forestilling. Lederen sitt ansvar Hovedreiseleder: Ansvar før avreise: - Gå gjennom deltakerlista for din kommune: - Hvem overnatter / overnatter ikke (fre-lør og lør søn) - Noen avbud? - Riktig nummer og navn registrert på de andre reiselederne - Er alle allergier meldt inn? - Ha oversikt over hvilke deltakere som skal være med bussen på tur til og tilbake. Ansvar ved ankomst: - Gå gjennom deltakerliste med sekretariatet - Gi beskjed om eventuelle endringer - Sjekke at sekretariatets opplysninger stemmer med de du har. - Får dere riktig antall deltakerbånd? - Kvittere ut på antall mottatte bånd (faktureres etter antall utleverte bånd) - Får sjekkskjema som skal tas med til overnattingsrom og som kvitteres og leveres inn til deres guide / crew på stedet. NB! Overnattingsrom er ikke tilgjengelig før kl.16.30, midlertidig oppbevaring skjer i Gronghallen (m/vakthold).

2 Alle reiseledere sitt ansvar: Som leder har dere hovedansvaret for alle deltagerne fra deres kommune under hele regionfestivalen. I hovedsak er det 5 hovedoppgaver: 1. Ta vare på deres ungdommer og sørge for at de har det bra gjennom hele helgen. 2. Sørge for at de kommer til lydprøver, workshops, møter osv. til riktige klokkeslett. 3. Sørge for at ordensreglene følges, blant annet at arrangementet er rusfritt og at deltagerne i hovedsak er på arrangementsområdet. Herunder at delegasjonen stiller på de ulike forestillingene og arrangementene gjennom hele helgen. 4. Ta med hjem all kunst fra deres kommune på søndag. 5. Stille på møte for reiseledere fredag og lørdag i Grong sparebanksalen, begge dager rett etter kveldsforestillingene ca. kl Sted og innsjekk Sted: Kuben kulturhus, Grong Innsjekk vil foregå i sekretariatet i Foajé Kuben / utsjekk vil foregå ved Grong videregående skole Fredag, 05. april mellom kl og kl og Søndag, 07. april mellom kl Sekretariat ved Grong videregående skole er bemannet fredag kl og søndag Ankomstdag: Hovedreiseleder går inn til sekretariatet i Kuben (bussen stopper utenfor) for å hente informasjonsmappe, deltakerbånd samt sjekke at det som finnes av informasjon i sekretariat stemmer med opplysningene fra kommunen. En ungdomsvert vil i mellomtiden hoppe på bussen for å ønske deltakerne velkommen og gi dem litt praktisk informasjon. Deretter følger UKM-verten dere og reiseleder med bussen til Gronghallen der baggasjedrop vil skje. Kommer deltagerne deres spredt på ulike tider, skal de ta kontakt med deres kommunes hovedreiseleder for å få deltakerbånd osv. Gjør oppmerksom på at enkelte deltakere har teknisk prøve rett etter ankomst; gjelder både scene og film. Ikke alle rekker sin oppsatte tid på teknisk prøve 1. Deltakerne møter da med en gang de er på Grong. Kunst og film har litt bedre tid. Instrumenter osv. kan lagres i sekretariatet vi har på Kuben eller i Gronghallen om de vil ha instrumentene på rommene senere. Ca. klokka til 18:00 er det innkvartering på de ulike rommene som dere skal sove på ved Grong videregående skole. Rommene skal kvitteres og sjekkes sammen med crewet som er på Grong videregående før innflytting. Bagasje må da hentes i Gronghallen og tas med ned til Grong videregående skole. Bussen kjører i ett strekk fra kommunene og det kan være lurt å ta med matpakke på turen, eventuelt reisesyketabletter. Videre oppfordrer vi til at dere unngår å ta med nøtter av hensyn til allergikere. Avreise: Hovedreiseleder sjekker ut for alle deltakere. Rommet skal godkjennes før avreise av crewet ved Grong videregående skole. Sekretariatet vil under regionfestivalen ha hovedbase i Kuben kulturhus i foajéen.

3 Deltagerbevis / lederbevis Dette vil dere få i informasjonsmappen som deles ut ved ankomst. Med beviset har dere fri tilgang til alle forestillinger i salen, alle måltider og ellers alt som skjer i UKM-regi denne helgen. Dere må feste båndet på armen, slik at dere har det synlig ved sjekk. Påse at dette ikke blir for stramt. Ved eventuelt bytte av reiseleder skal den avtroppende reiselederens bånd leveres inn og nytt bånd fås i innbytte til den påtroppende reiselederen i sekretariatet. Tekniske prøver/lydprøve Alle deltagere som skal opptre på scenen skal gå gjennom en teknisk prøve/lydprøve for å bli kjent med scenen og rommet før forestillinga. Minner om at de tekniske prøvene ikke er øvingstid. Reiseledere kan være med til greenroomdøra (ned trappa), men fra der blir deltakerne tatt vare på av UKM-crewet. Det betyr at det er ingen reiseledere i salen eller med bak scenen under tekniske prøver. Greenroomcrew vil guide deltakerne til scenen (på samme måte som under selve forestillingen) De tekniske prøvene er kun for deltakerne og salen vil ikke være åpen for andre. Det er muligheter for å stemme instrumenter på Kuben. Videre er det egne folk i Grong som også vil hjelpe til med stemming av instrumenter, om ungdommene synes det er vanskelig. Hver forestilling har egen produsent. Tider for de tekniske prøvene ligger i deltagermappene og vil alltid være oppdatert på Nord Trøndelag (regionfestivalen i Grong er tilknyttet gammel nettstruktur) sine sider på ukm.no. Det er deres ansvar sammen med deltagerne å sørge for at de er på riktig sted til riktig tid. Oppmøtetid som er notert, er absolutt seneste tidspunkt å møte opp på. Dette er viktig for at ikke ting skal stoppe helt opp. Det er ett tett program og forsinkelser vil spre seg raskt og kan i tillegg føre til store forsinkelser for andre arrangement samme helg. Det er mange forhold som gjør at det er lite slingringsmonn i programmet, blant annet tilgang til rom. Det er derfor viktig å presisere at deltakere med teknisk prøve under workshops ikke skal delta på workshop den dagen. Største delen av workshoptilbudet blir på lørdag, men det er også noe workshoptilbud på søndag i samme tidsrom. Det vil også være tilgjengelige øvingsrom på Kuben. Tilgang til disse kan fås i sekretariatet i Kuben foajé. Workshops Oppfordrer alle reiselederne til å oppmuntre deltakerne til å delta på workshops. Se deltakerinformasjon for å få oversikt over hvilke workshops som tilbys. Noen vil finne workshops som er tilpasset sitt eget uttrykk, men vi ser det som god læring og utvikling å bli kjent med andre sjangre også. Ofte blir man inspirert av å prøve seg på og lære om nye sjangere. Dette er det viktig at dere som ledere også formidler til deres ungdommer. Påmeldingen til workshops åpnes fredag 05. april kl Følg med i sekretariatet ved Kuben kulturhus og link lagt ut på ukm.no/nord-trondelag.

4 Praktiske opplysninger Overnatting: I klasserom ved Grong videregående skole. Dere som ledere skal ligge på samme rom som deres deltagere. Er dere så mange at dere har flere rom, skal lederne fordele seg på de ulike rommene. Ta med: sovepose, liggeunderlag, toalett saker, håndkle og lignende. Andre ting du trenger selv (medisiner), penger (hvis det er ønskelig å kjøpe noe), drikkeflaske merket med navn, klær egnet til workshopsformål (eks. klær og sko egnet til fysiskaktivitet, skateboard og hjelm). Deltakerne har fått beskjed om at det ikke er plass til dobbelsengmadrasser for kun én deltaker. Sett gjerne et godt eksempel her. NB! Unngå å ta med mye verdisaker da dette oppbevares på eget ansvar og dørene inn til klasserommene IKKE blir låst. Det vil være vakthold på skolen, slik at kun de med deltakerbevis slippes inn, men eventuelt tap dekkes ikke av arrangøren. Reiseforsikring: Det er viktig at alle deltagere og ledere har gyldig reiseforsikring, dette har hver enkelt ansvar for å ordne selv. Mat: Det serveres frokost, lunsj, middag og kveldsmat (se tidene i programoversikt) ved Kuben kafé i Foajé. NB! De som har meldt inn allergier får mat merket med deres navn. Under lunsjen søndag er det mulighet for å smøre hjemreisematpakker / fylle på drikke på egen drikkeflaske. Kiosk: Det er kiosk på Kuben kulturhus som selger snacks og diverse dersom man ønsker det. Ønsker at alle deltakere unngår å ta med og handle ting med nøtter i, da dette kan ødelegge oppholdet for de som er nøtteallergikere. Dusjer og garderobe: Det er garderober med muligheter for dusjing i Gronghallen (avsatt garderober til UKM - deltakere og reiseledere) som ligger rett ved Kuben kulturhus. Tidspunkt for dette ligger i kommunemappene dere får utdelt ved ankomst. Ordensregler: Alle vil få utdelt ordensregler i infomappen ved ankomst og det er viktig at ledere påser at disse følges. NB! Arrangementet er rusfritt. De som tas for bruk av rusmidler eller viser uakseptabel oppførsel på annen måte, vises bort fra arrangementet for egen regning. Vi ber om at dere hjelper oss med å holde orden, slik at vi får et arrangement alle kan trives på. Publikum til forestillinger: Om du kjenner noen som har lyst til å se på forestillingene er det veldig flott. Det er få plasser, så dette må bestilles raskt. Vi tar også imot gjester på døra, men det er da ikke sikkert at man får sett forestillingen fra salen, men via skjerm i en annen sal. Det er muligheter for å bestille billetter på fra 03. april kl. 09:00 Oppdatert program finnes på UKM Nord -Trøndelags side: Dere som ledere trenger selvfølgelig ikke billetter. Filmforestillingen er det ikke mulighet for å bestille billetter til. Her gjelder førstemann til mølla prinsippet. Den første filmforestillingen er med filmskaperne og på den andre filmforestillingen lørdag er det kun filmene som vises. Bilder/film: Forestillingene vil bli streamet, slik at det er mulig å se forestillingene «live» fra nettet ved å gå inn på ukm.no/nord-trondelag. Bilder og video tatt av dere som er fysisk på forestillingene og Kuben skal ikke publiseres

5 (gjelder også sosiale media), dersom dette ikke er avklart med UKM Trøndelag. Minner om at det i ettertid er også mulig å se opptakene fra helga og disse vil også bli delt inn i enkeltvise innslag. Kunst og filmdeltakere: Minner om at kunstdeltakere må være tilstede på fagpanelgjennomgang for kunst og at filmdeltakere må stille til deres tekniske prøve og forestilling for å få en vurdering og ha mulighet til å representere UKM Trøndelag til UKM - festivalen. (Dette gjelder også kunst og film som blir sendt til UKM - festivalen, det skal følge med deltakere med uttrykket.) Kaffe: For reiseledere finnes det gratis kaffe i biblioteket ved Kuben kulturhus. Her blir det en vokselounge. Kjøper man kaffe ved Kafé Kuben koster den 20 kroner koppen. Ungdomsklubben har også gratis kaffe og en mulighet for å spille biljard b.l.a. Videresending til UKM Festivalen i Stjørdal juni 2019 De som blir plukket ut til å representere Trøndelag under UKM Festivalen får beskjed frå UKM Trøndelag direkte. Vi sender da info per e-post til kommunekontakten i etterkant av regionfestivalen. Dersom noen mot formodning ikke kan stille på UKM - festivalen, blir plassen gitt videre til noen som blir å stå på reservelista. Denne blir ikke offentliggjort. HOVEDPROGRAMMET (Endringer kan komme) Oppdatert program vil være tilgjengelig på Nord Trøndelag sine sider på ukm.no. (Se tilsendt vedlegg 1, tidsplan) Kontaktinformasjon ved spørsmål Hilsen, Anna Josefine Kvaløsæter Rådgiver Seksjon kunst og kultur Skype: annkv@trondelagfylke.no (sentralbord) Hjertelig velkommen til Kuben kulturhus og UKM regionfestival - Grong!