Møteinnkalling for Fellesnemnda. Saksliste

Transkript

1 Møteinnkalling for Fellesnemnda Møtedato: Møtested: Spydeberg kommunehus Møtetid: 18:30 Møtet starter med en presentasjon av Agenda Kaupangs økonomirapport. Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentant kan bli innkalt. Forfall skal meldes til fellesnemndas sekretær, tlf eller til e-post: trude.paulsen@hobol.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 60/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 61/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 62/17 Referatsaker 63/17 Senger for intensiv rehabilitering 64/17 Etablering av omstillingsutvalg (oppfølging av utsatt sak 17/28 PSU Rutine for stillingskontroll) 65/17 Delegasjonsreglement i prosjektperioden 66/17 Søknad om overføring av ubrukte tilskuddsmidler fra 2017 til Kirkelig fellesnemnd 67/17 Budsjett Økonomiplan /17 Mandat for styringsgruppe delprosjekter 69/17 Mandater for delprosjekter 70/17 Eventuelt 11. desember 2017 Thor Hals leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1661 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 60/17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes. 2

3 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1661 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 61/17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Fellesnemnda

4 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1661 Referatsaker Saksnr Utvalg Type Dato 62/17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: Investeringer i 5K i Rapport fra Agenda Kaupang- Indre Østfold - KOSTRA

5 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1661 Senger for intensiv rehabilitering Saksnr Utvalg Type Dato 63/17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Fellesnemnda anbefaler at Indre Østfold kommune har som intensjon å etablere senger for intensiv rehabilitering, som beskrevet i arbeidsgruppens rapport av Saken gjelder: Prosjekt Innovativ rehabilitering har fremmet forslag om etablering av senger for intensiv rehabilitering, for å styrke rehabiliteringen i Indre Østfold. Saken har vært på høring i kommunene, som har bedt Prosjekt Innovativ rehabilitering ferdigstille saken og legge frem forslag til behandling. Saksopplysninger: Senger for intensiv rehabilitering inngår i prosjektets forslag til handlingsplan for rehabilitering i Indre Østfold, som også omfatter dagplasser og lærings- og mestringstiltak, samt Tverrfaglig vurderingsteam. I mai d.å. leverte Prosjekt Innovativ rehabilitering en rapport som «slår fast at vi behøver en styrking av døgnbasert rehabilitering i regionen. Det legges vekt på høy terapitetthet, treningsintensitet og et strukturert opplegg, for å få effekt av rehabilitering. Aktivitet bør skje gjennom hele døgnet, i mye større grad enn det som foregår i dag.» Anbefalingene i rapporten går ut på å trekke ut rehabiliteringsplassene fra sykehjemmene, og etablerere en felles enhet for døgnrehabilitering på 10 til 15 senger. Arbeidet refererer til forskning som viser at kommunal rehabilitering ved en dedikert enhet, gir høyere funksjonsbedring for den enkelte person og reduserte utgifter for kommunene etter rehabiliteringsopphold. I høringssaken ble det gitt orientering om problemstillinger knyttet til organisering og realisering av dedikerte rehabiliteringssenger, der mulige løsninger ikke sees uavhengig av kommunestruktur. Tiltaket ble derfor ikke presentert med organisasjonsmodell, lokaliseringsforslag og ferdig budsjett. Kommunenes høringssvar er samstemte om at «Senger for intensiv rehabilitering vil legge til rette for et styrket rehabiliteringsforløp, noe som vil kunne redusere behovet for andre kommunale tjenester.» Kommunene gir også tilbakemelding om at «Avdelingens dimensjonering og bemanning synes godt begrunnet.» 5

6 Kommunene forholder seg ulikt til mulig realisering av tiltaket: Kommunene Askim og Eidsberg har vedtatt at «Etablering av tiltakene sees i sammenheng med plan for sammenslåing av kommuner i Indre Østfold». Askim, Eidsberg og Hobøl skriver i høringssvaret at «organisatorisk tilknytning og tildeling av tjenester vil være en utfordring, men vil falle på plass i en ny kommune.» Marker og Skiptvet anbefaler at dette delprosjektet foreløpig avventes inntil nødvendige avklaringer rundt kommunestruktur og framtidig eierskap er klarlagt. På grunnlag av høringen gav prosjektet tilbakemelding om at «oppstart før 2019 anses ikke som realistisk. Spørsmål om eierskap og organisering vil avgjøre fremdriften rundt tiltaket. Styret vil derfor legge saken frem til drøfting i eiermøte for Helsehuset for mulige avklaringer rundt videre prosess.» Eierne drøftet saken i eiermøte Eiermøtet anbefalte å utfordre kommunene på å gjøre intensjonsvedtak i saken, slik at organisering, øvrige rammer og videre prosess kan uformes på grunnlag av det. Saken er nå oversendt fra representantskapet. Det foreligger ikke nytt innhold i rapporten eller endringer som berører selve tiltaket. Vurderinger: De faglige begrunnelsene for etablering av senger for intensiv rehabilitering, synes godt forankret i aktuell forskning på området. Rapporten viser til en sterk studie fra Vestfold, som sammenlikner resultater fra en dedikert rehabiliteringsenhet med tradisjonell drift av rehabiliteringsplasser på sykehjem. En forenklet fremstilling viser at dedikerte plasser gav nær dobbelt effekt på halve tiden. Anbefalingene fra prosjektet er også gitt med utgangspunkt i at vi har en sårbar tjeneste i Indre Østfold i dag, med vekslende kvalitet. Kartlegging av rehabiliteringsaktivitet ved sykehjemmene viser at det er store variasjoner i praksis for inntak på rehabiliteringsplass, reinnleggelser og lengde på rehabiliteringsopphold mellom kommunene. Blant utfordringene ved dagens institusjonsbaserte rehabilitering, er at det er små rehabiliteringsmiljøer (fra 1 til 4 senger) og det er få terapeuter. Både prosjektrapporten og høringssaken levner liten tvil om at det er mye å hente på etablering av senger for intensiv rehabilitering, hva gjelder person- og samfunnseffekt. En dedikert rehabiliteringsenhet vil i tillegg kunne være omdømmebyggende, og gjøre oss enda mer attraktive for rekruttering. Referansegruppene for brukerrådene og hovedtillitsvalgte (HTV) har også avgitt høringssvar. Brukerrådene peker på at tiltakene vil legge til rette for et likt tilbud for innbyggerne i Indre Østfold. Det er viktig at rehabilitering skjer på et dedikert sted for tjenesten. Kommunene oppfordres til å tenke nytt. HTV mener at prosjektet vil kunne påvirke samfunnsutviklingen i et større omfang enn de enkelttiltak som prosjektet anbefaler. Tidlig innsats, forebygging og funksjonsforbedring vil påvirke det totale forbruket av helsetjenester og pleie- og omsorgstjenester. HTV ser gode muligheter for at tiltakene vil øke kompetansen hos de ansatte. Kostnad ved etablering knytter seg primært til behovet for økte terapiressurser. Alternative prisestimater peker på en kostnadsøkning på 15-45% pr. seng, sammenliknet med en gjennomsnittlig døgnpris på en ordinær kommunal institusjonsplass. Grad av stordriftsfordeler vil være avgjørende for den samlede kostnaden. Rapporten angir beløp for mulige reduksjoner i 6

7 støttetjenester etter opphold, uten at dette er innarbeidet i et budsjett. Det legges vekt på at effekten vil dempe veksten i forbruk av pleie- og omsorgstjenester. Som rådmennene pekte på i høringssaken, er man avhengig av å kjenne lokalisering og organisering av sengene, for å få et fullstendig kostnadsbilde av tiltaket. Kommunene vil dessuten kunne velge ulike modeller for å realisere tiltaket, noe som vil få store konsekvenser for den reelle kostnaden og effekten for den enkelte kommune. Fremgangsmåte og eierskap sees ikke uavhengig av kommune-struktur, og saken legges derfor frem for å avklare fellesnemndas ambisjoner i saken. Prosjektleder registrerer at rådmennenes budsjettforslag støtter etablering av tverrfaglig team fra Vurderinger knyttet til etablering av senger for intensiv rehabilitering anbefales tatt inn som en del av utredningene til delprosjekt helse, sosial og omsorg. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda. Når endelig utredning er foretatt kommer saken tilbake til fellesnemnda, med eventuell sluttbehandling i kommunestyrene Vedlegg: Oppsummering av høringssvar til kommunene Rapport Senger for intensiv rehabilitering SIR

8 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1574 Etablering av omstillingsutvalg (oppfølging av utsatt sak 17/28 PSU Rutine for stillingskontroll) Saksnr Utvalg Type Dato 35/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Det etableres et omstillingsutvalg for håndtering av stillingskontroll og overtallighet 2.Omstillingsutvalgets sammensetning, mandat og oppgaver vedtas slik det fremgår av saksfremstillingen og i forslag til omstillingsavtale av pkt.4.1 Saken gjelder: Etablering av et omstillingsutvalg. Det vises til saker i partssammensatt utvalg (PSU) i august og november 2017, samt Fellesnemnda i august 2017 (Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll). Sak om rutine for stillingskontroll ble utsatt av Partssammensatt utvalg i møte Denne saken er en gjenopptagelse av den utsatte saken 17/28 rutine for stillingskontroll. Saken er gitt ny tittel basert på nytt forslag til organisering, og etter gjennomførte drøftinger med hovedtillitsvalgte. I forbindelse med utarbeidelse av omstillingsavtale for Indre Østfold kommune, er det foreslått å etablere et omstillingsutvalg som skal behandle ledighet i stillinger og håndtering av overtallighet. Forslag til omstillingsavtalen kapittel. 4.1 Det etableres et omstillingsutvalg for stillingskontroll/behandling av ledige stillinger og overtallighet. Omstillingsutvalget består av: 2 arbeidsgiverrepresentanter fra kommunene. Pekes ut av prosjektleder i samråd med rådmennene. Prosjektleder vil kunne velge ulike arbeidsgiverrepresentanter fra sak til sak. 2 Hovedtillitsvalgte fra Partssammensatt utvalg HR-rådgiver i prosjektstaben (koordinator og sekretær) Juridisk rådgiver og hovedverneombud innkalles ved behov De fem kommunene skal ikke utlyse ledige nøkkel-/lederstillinger innenfor administrasjon, ledelse, eller særskilte fagstillinger, før disse er behandlet i omstillingsutvalget. 8

9 Omstillingsutvalgets mandat, myndighet og ansvar: Omstillingsutvalget skal vurdere om stillingene skal utlyses internt i de fem kommunene eller eksternt. Utover dette følger ansettelsesmyndigheten av den enkelte kommunes delegeringsreglement. Det skal søkes konsensus i omstillingsutvalget, men arbeidsgiver har det avgjørende ord. Omstillingsutvalget skal sikre oversikt over ledige stillinger og evt. Overtallighet Om rådmannen i den kommunen hvor stilling er vakant ikke velger å videreføre stillingen, så skal dette meldes til HR-rådgiver i prosjektleders stab. HR-rådgiver fører oversikt for den enkelte kommune, og holder PSU og fellesnemnd oppdatert på utviklingen gjennom kvartalsrapportene. Ved overtallighet som følge av omstillinger/vedtak i den enkelte kommune, skal det fortrinnsvis søkes å finne annet egnet arbeid i samme kommune. Om kommunen ikke finner annet egnet arbeid, skal dette meldes til omstillingsutvalget som i samarbeid med øvrige kommuners HR-avdelinger skal søke å finne annet egnet arbeid i de 4 øvrige kommunene. Om dette ikke lar seg gjøre, håndteres overtallighetssaken på vanlig måte i den kommunen overtalligheten oppsto. Ved overtallighet som oppstår som følge av etablering av samarbeidsområder/tjenester mellom kommunene før 2020 skal overtallige tilbys annen egnet stilling slik det fremgår av pkt.6.3 i omstillingsavtalen. Evaluering av omstillingsutvalget gjennomføres innen utgangen av juni Prosjektleders vurdering: Ved å innføre systematiske rutiner for overtallighet, samt håndtering av ledighet i stillinger innenfor administrasjon, ledelse, eller særskilte fagstillinger/nøkkelstillinger, kan vi i størst mulig grad sikre at eksisterende personressurser i de fem kommunene benyttes effektivt. Samtidig minimaliserer vi muligheten for overtallighet i overgangen til Indre Østfold kommune. Vurdering av økonomiske konsekvenser Etablering av et omstillingsutvalg vil kunne gi betydelige økonomiske gevinster, ved å finne gode samarbeidsløsninger i mellom kommunene i omstillingsperioden. Vurdering av prinsipiell betydning Saken anses å kunne sluttbehandles av fellesnemnda. Vedlegg: Omstillingsavtale - pr

10 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1661 Delegasjonsreglement i prosjektperioden Saksnr Utvalg Type Dato 65/17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Forslag til delegasjonsreglement for Indre Østfold kommune 2020 vedtas. Bakgrunn og saksopplysninger: Kostnadene i prosjektet Indre Østfold kommune 2020 har begynt å påløpe, og det er derfor behov for å avklare ansvarsforholdene rundt attestasjons- og anvisningsmyndigheten, jfr vedlagte forslag til delegasjonsreglement. Vedlegg: Delegasjonsreglement 10

11 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1661 Søknad om overføring av ubrukte tilskuddsmidler fra 2017 til Kirkelig fellesnemnd Saksnr Utvalg Type Dato 66/17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Søknad av fra Kirkelig fellesnemnd om overføring av ubrukte tilskuddsmidler 2017 kr ,- til 2018 godkjennes. 2. Prosjektleder bes fremlegge regnskapsrapporter og eventuelle budsjettjusteringer i forbindelse med kvartalsrapportering til fellesnemnda. Saken gjelder: Søknad om overføring av ubrukte prosjektmidler Kirkelig fellesnemnd. Bakgrunn og saksopplysninger: Indre Østfold kommune har mottatt søknad fra Kirkelig fellesnemnd om overføring av ubrukte tilskuddsmidler fra 2017 til I vedtatt budsjett for Indre Østfold kommune 2020 ble det avsatt kr ,- i 2017 til Kirkelig fellesnemnd. Det avsatte beløpet er ikke benyttet fullt ut i 2017, ved at etablering av fellesnemnd og ansettelse av prosjektleder er først er gjennomført i løpet av høsten. Vurderinger: Omstillingsprosessene i Kirkelig fellesnemnd går noenlunde parallelt med prosessen i Indre Østfold kommune Det er totalt avsatt 1,9 millioner kroner i Indre Østfold kommunes økonomiplan til omstillingsprosessen i Kirkelig fellesnemnd. Prosjektleders vurdering: Prosjektleder anbefaler at bevilget beløp opprettholdes, og at søknad fra Kirkelig Fellesnemnd (kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad) om overføring av udisponerte midler kr ,- i 2017 til 2018 innvilges. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda. 11

12 Vedlegg: Søknad Kirkelig Fellesnemnd av

13 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1574 Budsjett Økonomiplan Saksnr Utvalg Type Dato 34/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Forslag til budsjett 2018 for Indre Østfold kommune 2020 vedtas slik: Fellesnemnd og PSU Tillitsvalgte og HVO Prosjektleder Prosjektkoordinator/stab HR-rådgiver Juridisk rådgiver Digitalisering Kommunikasjon Anskaffelser A1 Administrasjon og ledelse A2 Økonomi A3 Eiendom, miljø, tekn.tj A4 Helse, sosial og omsorg A5 Kultur og oppvekst A6 Forberedelser til valg P1 Politisk organisering P2 Nærdemokrati og felles kultur A/P1 Kommuneplan A/P2 Arbeidsgiverpolitikk A/P3 Økonomisk politikk og handlingsregler A/P4 Interkommunalt samarbeid og eierskap A/P5 Næring, kultur og stedsutvikling TOTALT Forslag til økonomiplan for for Indre Østfold kommune vedtas ihht vedlegg. 13

14 3. Prosjektleder bes fremlegge regnskapsrapporter og eventuelle budsjettjusteringer i forbindelse med kvartalsrapportering til fellesnemnda. Saken gjelder: Budsjett 2018 og økonomiplan for Indre Østfold kommune Bakgrunn og saksopplysninger: I denne saken foreslår prosjektleder budsjett for 2018, og økonomiplan for perioden for disponering av de øremerkede tilskuddsmidlene til kommunereformarbeidet for Indre Østfold kommune I tillegg til disse midlene er Indre Østfold kommune 2020 tildelt folkehelsemidler på kr ,- fra Østfold Fylkeskommune for å etablere en Indre-Østfoldmodell for folkehelsearbeid. Kommunestyrene i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad har tidligere vedtatt et styringsdokument (prosjektplan) for kommunereformarbeidet. Denne høsten har det vært jobbet med mandater for de ulike delprosjekter i prosjektorganisasjonen. De fremlagte mandatsforslag viser til dels behov for betydelig tilførsel av økonomiske midler og personalressurser for at delprosjektene skal kunne gjennomføre sine utredninger og oppdrag på en slik måte at målsettingene som fremkommer av prosjektplan og mandater oppnås. Mange av delprosjektene har foreløpig bare antydet behovene for ressurser. Prosjektleder fremlegger derfor et budsjettforslag, hvor hoveddelen av midlene foreløpig er beholdt sentralt i prosjektet, inntil det gjøres mer detaljerte behovsvurderinger i de enkelte delprosjekter. Når dette er tydeliggjort mer i mandatene kan det foretas budsjettjusteringer som styrker handlingsrommet til delprosjektene. I det foreliggende budsjettforslag er det derfor foreløpig kun avsatt midler til løpende «møtedrift» i delprosjektene. Økonomiske effekter av gevinstrealisering i form av ledigholdelse av vakante stillinger, etablering av samarbeidstiltak mellom kommunene m.m. er ikke med som en del av Indre Østfold kommune 2020 sitt budsjett. Disse gevinstene tas direkte ut i linjeorganisasjonen (kommunene), men registreres og rapporteres på i prosjektet. Generelt er det lagt inn betydelige midler til lønn (frikjøp) og kjøp av tjenester i forslaget, basert på de innspill som er kommet fra delprosjektene. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda Vedlegg: Forslag budsjett 5K 2018 Forslag Økonomiplan Inntekter i økonomiplanen Tildeling - Regionale folkehelsemidler

15 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1574 Mandat for styringsgruppe delprosjekter Saksnr Utvalg Type Dato 36/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Mandat for styringsgruppe delprosjekter godkjennes. Saken gjelder: Godkjenning av mandat for styringsgruppe delprosjekter. Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda vedtok i sak 17/39 å nedsette en styringsgruppe for delprosjektene. Styringsgruppa består av 5 ordførere, 5 rådmenn, 3 hovedtillitsvalgte og 1 hovedverneombud. Arbeidsutvalget vedtok i møte , sak 5 enstemmig å utnevne Erik Unaas som leder av styringsgruppa. Vurderinger: Etablering av en styringsgruppe for delprosjektene anses å være nødvendig for å sikre god samordning av prosessene, samt at prosjektleder har et helhetlig styringsorgan som består av politisk og administrativ toppledelse i form av ordførere og rådmenn i de 5 samarbeidskommunene, samt ansattes representanter i form av 3 hovedtillitsvalgte og ett hovedverneombud. Styringsgruppen skal sikre at intensjoner og målsettinger i prosjektplan og mandater følges, og at målene og leveransene i delprosjektene realiseres innenfor rammene av prosjektet (tidsmessig og økonomisk). Styringsgruppen skal bidra til at prosjektet beholder den relevans som er nedfelt i prosjektbeskrivelsen og kan ta initiativ overfor prosjektleder til endringer i prosjektets planer, men kan ikke beslutte endring i vedtak fattet av fellesnemnda. 15

16 Økonomiske vurderinger: Saken anses ikke å ha noen økonomiske konsekvenser. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda. Vedlegg: Mandat styringsgruppe 16

17 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1574 Mandater for delprosjekter Saksnr Utvalg Type Dato 37/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Vedlagte mandater godkjennes, og legges til grunn for det videre arbeidet i de enkelte delprosjekt. 2. Prosjektleder bes å sørge for nødvendig koordinering og samordning med og mellom delprosjektledere i de tilfeller det er behov for justeringer i de enkelte mandater. 3. Prosjektleder bes å koordinere ressursbehovene som fremkommer av mandatene til delprosjektene i henhold til vedtatt budsjett for 2018, og fremlegge en total oversikt på dette til fellesnemndas møte Saken gjelder: Godkjenning av mandater for delprosjekter i Indre Østfold kommune Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda vedtok i sak 17/19 og 17/39 en organisasjonsplan for prosjektarbeidet med å etablere ny Indre Østfold kommune fra Arbeidet ble organisert i 13 delprosjekter med hver sin delprosjektleder. Det ble også vedtatt at det enkelte delprosjekt skulle arbeide med utformingen av sitt eget mandat. Fellesnemnda vedtok en egen mandatmal som skulle legges til grunn for det videre arbeidet. I Fellesnemndas møte ble det fremmet sak som ga foreløpig status for arbeidet. Det er også underveis avholdt 2 samordningsmøter for delprosjektlederne. Etter gode diskusjoner, og drøftinger i delprosjektene legges nå de utarbeidede mandater til godkjenning i fellesnemnda. Prosjektleders vurderinger: Å etablere gode mandater for det enkelte delprosjekt er et viktig arbeid som sikrer forankring og tydeliggjøring med tanke på igangsetting av selve hovedprosjektet over nyttår. Arbeidet med 17

18 mandatene har gitt viktige og gode avklaringsdiskusjoner knyttet til hvordan delprosjektet skal løse sitt oppdrag, og hvordan dette skal organiseres. Det er foreløpig ikke foretatt detaljert samordning og tydelige avgrensninger mellom alle delprosjekt. Dette vil være et arbeid som prioriteres i desember 2017/januar Mandatarbeidet har også avdekket behov for tilførsel av ressurser til det enkelte delprosjekt. Det er bekjentgjort behov for innkjøp av tjenester, (innhenting av faktagrunnlag, prosessveiledning, frikjøp m.m.), samt behov for midler til digitaliseringstiltak. Prosjektleder vil komme tilbake med egen sak om totale ressursbehov som ar angitt så langt i prosjektet, og med forslag til ressursfordeling til delprosjektene sett opp mot vedtatt budsjett. Delprosjekt A/P3 Økonomisk politikk og handlingsregler har i forkant av mandatsarbeidet bestilt et faktagrunnlag med tanke på status i Indre Østfold kommune sett opp mot sammenlignbare kommuner, hvor det også er gjort fremskrivninger med tanke på fremtidige behov. Konsulentselskapet Agenda Kaupangs analyse viser at det er behov for betydelige endringer i ressursbruk innenfor mange tjenesteområder for å kunne sikre en bærekraftig utvikling for Indre Østfold kommune i fremtiden. Dette innebærer også at arbeidet med gevinstrealiseringsplaner innenfor delprosjektene må prioriteres slik at økonomiske og kvalitetsmessige effekter kan tas ut i perioden fram mot sammenslåing. Agenda Kaupangs faktagrunnlag vil bli et av flere viktige bakgrunnsdokument i det videre arbeidet i og mellom delprosjekter og arbeidsgrupper. Prosjektleder anser at de prosesser og det bakgrunnsmateriale det er arbeidet med i Indre Østfold kommune 2020 i høst, danner et nødvendig og godt fundament for den videre prosessen med å bygge ny kommune. Prosjektleder finner også grunn til å minne om at i detaljeringen av mandater og ved senere utforming av mandater til arbeidsgrupper er det en ambisjon om at vi skal være nysgjerrige og nytenkende. Det er derfor viktig at ledere og delprosjektledere stimulerer til kreativitet og nytenkning i det videre arbeidet. Prosjektleders kommentarer til det enkelte mandat: A1: Administrasjon og ledelse Delprosjektet har valgt å foreslå å organisere arbeidet i to hovedområder: Ett hovedområde på strategisk nivå for utredning av overordnet strategisk arbeid innen ledelse, HR, folkehelse m.m., og et hovedområde for utredning og organisering av administrative stabs- og støttefunksjoner. Delprosjektet foreslår noen endringer i gruppesammensetning med tilførsel av HR-ressurs. Prosjektleder anser at delprosjektet må sørge for samordning med øvrige administrative delprosjekter på overgripende fellesområder slik som folkehelse, ledelse, HR m.m. Delprosjektet angir behov for ressurser til innhenting av faktagrunnlag, prosessveiledning, digitalisering og skrivebistand. A2: Økonomi Delprosjektet har gjort et godt grunnarbeid med sitt mandat, og samtidig utarbeidet forslag til underliggende tilleggsdokumenter i form av milepælplan m.m. Delprosjektet må sørge for nødvendig samordning og avgrensninger i forhold til delprosjektet 18

19 økonomisk politikk og handlingsregler, slik at unødvendig dobbeltarbeid unngås, og at det gjøres nødvendige grensedragninger mellom disse delprosjektene. Delprosjektet har et godt formulert fokus på gevinstrealisering, med formuleringer som gjennomgående bør innarbeides i øvrige delprosjektmandater og også senere mandater for arbeidsgrupper. Et eksempel på dette er: «Utarbeide analyser og grunnlag for å fastsette mål om effektivisering og gevinstrealisering, samt utfordre på at effektene/gevinstene som faktisk forventes, blir realisert» A3: Eiendom, miljø og tekniske tjenester Delprosjektet har et konkret mandat, med forslag om å etablere arbeidsgrupper. Mandatet tydeliggjør behov for å avsette tid og ressurser for å kunne løse oppdraget. Det er angitt behov for ekstern kompetanse i deler av utredningene. Innovasjon og digitalisering er tydeliggjort i mandatet. A4: Helse, sosial og omsorg Mandatet er meget omfattende og dekker mange av kommunens tjenesteområder. For å sikre samordning foreslås det å opprette et bredt sammensatt delprosjektstyre. Delprosjektet har ikke spesifisert sitt ressursbehov utover å peke på behovet for å etablere ett felles fagsystem på IKTområdet. Prosjektleder antar at delprosjektet med bakgrunn i sitt omfang, vil ha et betydelig ressursbehov fremover, og at det derfor må avsettes reserver for å dekke dette. A5: Kultur og oppvekst Mandatet er konsist og tydelig. Delprosjektet foreslås nytt navn: Oppvekst livsmestring og læring. Prosjektleder anser at dette tyder på at delprosjektgruppen allerede ser muligheter for nytenkning og endring av eksisterende organisering og tjenesteutøvelse. Mandatet tydeliggjør at det er enkelte tjenesteområder som prioriteres i tid fremfor andre; Pedagogisk Psykologisk tjeneste (PPT), barnevern og flyktningetjenester. Prosjektet skal også utarbeide grunnlag for barnehage- og skolebehovsplan, et viktig arbeid som danner grunnlag for videre planlegging av fremtidige tiltak innenfor oppvekstområdet. Det er også i mandatet fremlagt tydelige målsettinger for de endringer prosjektet skal skape. Som flere av de andre delprosjektene er dette et stort og omfattende prosjekt som krever betydelige ressurser. A6: Forberedelser valg 2019 Mandatet er tydelig og konkret beskrevet, og vil i natur være et delprosjekt som sluttføres raskere enn øvrige delprosjekter P1: Politisk organisering Mandatet er tydelig og godt beskrevet. Delprosjektet ønsker å utrede parlamentarismemodellen som et alternativ til dagens formannskapsmodell. Delprosjektet regner med at valg av politisk modell avklares i april Prosjektleder anser at det blir viktig å avklare tidsplan, særlig med tanke på delprosjekt administrasjon og ledelse som skal utrede administrativ modell, og med tanke på tidsplan for rekruttering av ny administrativ toppledelse. Delprosjektet bør også foreta avgrensninger mot delprosjekt nærdemokrati og felles kultur. P2: Nærdemokrati og felles kultur Mandatet er grundig og gjennomarbeidet. Er tydelig på utvikling av lokaldemokratiske ordninger knyttet opp mot tettstedsutvikling. Ønsker bred involvering av frivillighet. Har et «nysgjerrig» 19

20 utgangspunkt hvor det legges opp til innhenting av kunnskap både i inn- og utland. Delprosjektet bør koordinere sitt arbeid med delprosjekt politisk organisering. Foreslår egen samordningsgruppe mellom delprosjektene i forhold til innbyggerkontakt. Delprosjektet har utarbeidet et detaljert budsjett for sitt oppdrag. A/P1: Kommuneplan Mandatet inkluderer gjennomføring av en kommunal planstrategiprosess for Indre Østfold kommune. Det forutsettes at samtlige delprosjekter skal bidra med leveranser til dette delprosjektet med en beskrivelse av muligheter, utfordringer, mål og strategier. Bidragene vil danne grunnlaget for kommunal planstrategi og planprogrammet for kommuneplanen. Mandatet inkluderer utarbeidelse av kommuneplanens samfunnsdel og arealdel. De enkelte kommunenes arealdeler vil ha rettsvirkning som kommunedelplaner for hvert sitt geografiske område i Indre Østfold kommune inntil ny arealdel er vedtatt av kommunestyret i den nye kommunen. Fellesnemda foreslås å være planutvalg i forhold til planprosessene og fatte nødvendige vedtak om oppstart og høring av plandelene, men det er kommunestyrene som sluttbehandler og fatter eventuelle endelige planvedtak inntil nytt kommunestyre i Indre Østfold kommune er konstituert. Forslaget synes godt gjennomarbeidet. Det er avdekket et betydelig ressursbehov i form av innhenting av faktagrunnlag, prosessveiledning, frikjøp av planleggerressurs mv. A/P2: Arbeidsgiverpolitikk Mandatet er konkret beskrevet med målsettinger og definerte temaområder som skal utredes. Delprosjektet har behov for nærmere samordning med delprosjekt administrasjon og ledelse og delprosjekt kommuneplan. Fremdriften er tydeliggjort med tidsplan og et detaljert budsjett. A/P3: Økonomisk politikk og handlingsregler Mandatet for dette delprosjektet er svært omfattende og krever samarbeid og samordning mot mange av de øvrige delprosjekter. Det er behov for tydeliggjøring og avgrensninger i forhold til prosjekt A2 Økonomi. Delprosjektet angir behov for betydelig tilførsel av ressurser til gjennomføring av mandatet. A/P4: Interkommunalt samarbeid og eierskap Mandatet er tydelig og enkelt beskrevet. Mandatet viser oppstart av et omfattende utredningsarbeid som vil kreve betydelige ressurser i form av bistand, både i form av juridiske og andre støtteressurser. En vurdering av fremtidig organisering av de interkommunale samarbeid og eierskap vil kreve betydelig samordning med flere av de administrative delprosjektene. I forbindelse med prosessen må det avklares hvordan samarbeidspartnere som ikke er en del av Indre østfold kommune 2020 skal medvirke i prosessene. Delprosjektet har gitt et rundt anslag på tilførsel av ca. 2,5 mill kr.til å gjennomføre nødvendige prosesser i løpet av perioden. A/P5: Næring, kultur og stedsutvikling Det er utarbeidet et omfattende og grundig mandat som skal utrede 5 konkrete temaområder. Mandatet retter blikket fremover og har et mål om å lage en visjon for kultur, nærings- og stedsutvikling som har et langsiktig preg, blant annet ved å stille spørsmålet: Hvordan vil folk leve livene sine i Indre Østfold i 2030? Mandatet er detaljert og gjennomarbeidet, men prosjektleder anser at mandatet må ha avgrensninger, særlig til prosjektene «Nærdemokrati og felles kultur» og «kommuneplan», men også mot andre delprosjekt. Delprosjektgruppa har lagt opp til et budsjett på ca. 1.mill.kr for å gjennomføre sitt oppdrag. I tillegg er det foreslått medlemskap i «Smart Cities» og innkjøp av eksterne utredninger/fagrapporter som foreløpig ikke er budsjetterte. 20

21 Vurdering av økonomiske konsekvenser: Dennes saken gjelder selve gjennomføringen av kommunesammenslåingsprosessen i Indre Østfold kommune. Mottatte tilskuddsmidler til prosessen vil disponeres i arbeidet som gjennomføres i de ulike delprosjekter fram mot Samtidig er det forventet gevinstrealiseringstiltak gjennom prosjektperioden hvor effektene tas ut i den enkelte kommune og ikke i prosjektet.. Den vedtatte prosjektplanen for etablering av Indre Østfold kommune har en klar målsetting om at Indre Østfold kommune skal være en framtidsrettet og effektiv tjenesteleverandør. I byggingen av Indre Østfold kommune skal det tas ut gevinster i form av kvalitet og ressurser. Forutsetningen for å sikre en gevinstrealisering vil være at det tenkes nytt når delprosjektene jobber seg gjennom sine områder. Ta ut stordriftsfordeler, kvalitetsheving i tjenesteproduksjonen og kvalitetsgevinster for innbyggere og interessenter er resultater som må søkes. Det er viktig at det inntas målformuleringer vedrørende disse forventninger i det enkelte delprosjekt og i de enkelte arbeidsgrupper som opprettes i det videre prosjektarbeidet. Disse gevinstene tas ut i linjeorganisasjonene i prosjektperioden. For prosjektets del er det kun budsjettert med bruk av eksterne tilførte midler. Sammenslåingskommunene bidrar med personalressurser i delprosjektgrupper og i arbeidsgrupper. Det er foreløpig kun gjort foreløpige budsjettanslag for utgiftsbehov i de enkelte delprosjekter. Disse må spesifiseres nærmere når milepælplaner og arbeidsgrupper er mer definerte. Prosjektleder vil i samråd med delprosjektledere utarbeide detaljbudsjetter og tildele/fordele midler til de enkelte delprosjekter. Vedlegg: Mandat delprosjekt A1 Administrasjon og ledelse Mandat delprosjekt A3 Eiendom, miljø og tekniske tjenester Mandat delprosjekt A4 Helse, sosial og omsorg Mandat delprosjekt A5 Kultur og oppvekst Mandat delprosjekt A6 Forberedelse valg 2019 Mandat delprosjekt AP1 Kommuneplan Mandat delprosjekt AP2 Arbeidsgiverpolitikk Mandat delprosjekt AP3 Øko.politikk og handlingsregler Mandat delprosjekt AP4 Interkommunale samarbeider og eierskap Mandat delprosjekt AP5 Næring, kultur, og stedsutvikling Mandat delprosjekt P1 Politisk organisering Mandat delprosjekt P2 Nærdemokrati og felles kultur Mandat delprosjekt_a2 Økonomi 21

22 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1661 Eventuelt Saksnr Utvalg Type Dato 70/17 Fellesnemnda PS