Leietakerhåndbok. for kunder av Avantor Eiendomsforvaltning AS

Transkript

1 Leietakerhåndbok for kunder av Avantor Eiendomsforvaltning AS

2 Velkommen! Vi håper dere vil trives i lokalene! Avantor Eiendomsforvaltning skal sørge for at lokalene fungerer i henhold til avtale. Vi forvalter i dag kvm, hovedsakelig i Oslo-området. Eiendomsporteføljen er slik sammensatt at vi kan imøtekomme så vel endrede arealbehov som annen lokalisering for våre leietakere. Vi har eget kundesenter som fungerer som bindeledd mellom kundene og Avantor Eiendomsforvaltnings organisasjon. Her blir kunden satt i fokus og kundesenteret gjør hva de kan for å gi våre kunder tilfredsstillende service. Markedsavdelingen hjelper deg når du har spørsmål rundt leiekontrakten og når arealbehovet endrer seg. Markedsavdelingen kontaktes på telefon Vår driftsavdeling har egne eiendomssjefer, driftssjef og driftsoperatører med forskjellig type yrkesfaglig bakgrunn og utdannelse. De vil alle stille opp og gjøre sitt beste når du har behov for hjelp. I tillegg har vi utviklet et servicekonsept som gjør at vi kan hjelpe dere med vaktmestertjenester som skifte av lysrør, henting av søppel, oppheng av bilder etc. som faktureres på timebasis. Skulle det være noe dere ønsker å drøfte, ta kontakt med kundesenteret på telefon eller på kundesenter@avantor.no. Med vennlig hilsen Avantor Eiendomsforvaltning AS

3 Informasjon fra Avantor Eiendomsforvaltning Telefon Vår driftsavdeling kan nås via kundesenteret på telefon eller Kundesenteret er betjent mellom 08:00 16:30 Vakttelefon Ved større driftsproblemer i lokalene, som for eksempel vannlekkasje, innbrudd og andre hendelser som skjer utenfor kontortid (16:30-08:00), vil dere få hjelp ved å ringe:

4 Drift av eiendommer Våre eiendomssjefer er ansvarlige for drift av bygningsmassen. Ta kontakt med kundesenteret hvis det er spørsmål rundt eiendomsdriften, så får dere besøk eller blir kontaktet av en av våre eiendomssjefer, driftsoperatører eller driftssjef.

5 Kundesenter Vårt kundesenter er bindeleddet mellom kundene og Avantor Eiendomsforvaltnings organisasjon. Kundesenteret har en intern koordineringsfunksjon mellom Avantors ulike avdelinger. Her blir kunden satt i fokus og kundesenteret gjør hva de kan for å gi våre kunder tilfredsstillende service. Kundesenteret har også ansvar for skilting og parkering. Kundesenteret har direkte telefon og kundesenter@avantor.no På Avantors hjemmesider under kontakt oss har vi opprettet et kundesenter på internett. Her bestilles nøkler, adgangskort, møterom, servicevaktmester eller andre henvendelser. Du kan registrere deg og følge status på henvendelsene dine løpende. Vi håper du vil ha nytte av denne tjenesten. Medarbeidere på kundesenteret er Jorun Fagerheim Christian Lindboe

6 Miljøstasjon Renovasjon og søppelhåndtering inngår som en del av de tjenestene våre leietakere betaler for gjennom byggets fellesutgifter. Myndighetene har i de senere år rettet fokus på avfallshåndteringen her i landet, og de stiller stadig strengere krav til søppelsortering. Konsekvensen av dette er at hver gang våre ordinære containere og avfallsdunker inneholder avfall som går under benevnelsen spesialavfall, blir vi ilagt straffegebyr. Straffegebyrene inngår som en del av renovasjonsavgiften, som igjen inngår i fellesutgiftene. Jo mer spesialavfall som legges i containerne, desto høyere blir felleskostnadene. For å forhindre ovennevnte uheldige utvikling, har vi i samarbeid med SIPAC (spesialist på avfallsutstyr) og Miljøtransport etablert en miljøstasjon i Nydalen. Våre kunder har da mot fakturering anledning til å levere noen fraksjoner innen spesialavfall som lysstoffrør, spraybokser, malingsbokser, kvikksølvholdige batterier, glass, elektrisk utstyr etc. For å bli kvitt spesialavfallet kan våre kunder gjøre følgende: 1. Send mail ang. type avfall til kundesenter@avantor.no 2. Kunden blir kontaktet av en av våre driftsoperatører 3. Driftsoperatør teller opp og eventuelt veier avfall og bringer det til miljøstasjonen. Kunden kvitterer på skjema og mottar faktura fra Avantor Eiendomsforvaltning. 4. Avfallet blir fraktet fra miljøstasjonen til mottak for spesialavfall. Miljøstasjonen er opprettet etter avklaring med Statens forurensningstilsyn (SFT). Sjekk med driftsoperatøren hvilke sorteringsmuligheter som finnes på ditt bygg.

7 I tillegg til ovennevnte ordning har Avantor Eiendomsforvaltning inngått en avtale om kjøp av lyskilder. Denne avtalen gjelder nå også for våre leietakere. Ta kontakt for mer informasjon om dette. Avslutningsvis vil vi oppfordre alle våre leietakere om å benytte ovennevnte muligheter for riktig håndtering av spesialavfall. Riktig håndtering gir en miljøgevinst, og i tillegg en økonomisk gevinst gjennom reduserte felleskostnader.

8 Orientering vedrørende parkering EuroPark har kontroll på all parkering i Nydalen. Ved alle innkjøringene til de forskjellige eiendommene er det satt opp hovedskilt med gjeldende parkeringsvilkår. Kontroll med parkeringen er nødvendig for å oppnå best mulig fremkommelighet og orden på parkeringsarealene. EuroParks betjenter vil derfor kontrollere at parkeringen følger skilt og oppmerking. Dersom kjøretøy er hensatt i strid med parkeringsvilkårene, vil det bli ilagt kontrollavgift etter for tiden gjeldende satser. I spesielle tilfeller vil det også bli vurdert borttauing. Skulle det oppstå problemer av noe slag, henvises dere til å kontakte EuroPark på telefon Nydalen P-hus/Nydalen Allé: Ved problemer i P-huset henvises det til å ta kontakt direkte på telefon (07:00 17:00) eller (hele døgnet). Et godt samarbeid med brukerne av parkeringsarealene er nødvendig for å oppnå et godt resultat. Vi henstiller derfor alle om å følge reglene som er angitt ved skilt og oppmerking.

9 Eiendomsinformasjon Våre eiendommer er forskjellige. Vi har kontoreiendommer, butikklokaler, hotell, skoler samt kombibygg med både kontor, lager og produksjonsarealer. Målsettingen er at eiendommene til enhver tid skal være funksjonelle, rasjonelle og tilpasset leietakers bruk og behov. Vi legger vekt på at våre leietakere skal være tilfredse, og at de skal kunne utøve sin næringsvirksomhet som de ønsker. For at dette skal være mulig, må det være en åpen linje mellom leietaker og utleier. Av nevnte årsaker må det da være enkelte felles spilleregler, som at man: 1. Utøver næringsvirksomheten slik at den er til minst mulig sjenanse og skade for øvrige leietakere, naboer og miljøet. 2. Rydder etter egen virksomhet. 3. Anbringer søppel som anvist. 4. Parkerer på anviste plasser i henhold til avtale. 5. Lar kvalifisert personell betjene tekniske anlegg. 6. Avtaler skilting med utleier 7. Informerer de ansatte om hvilke instrukser som gjelder ved eventuell brann og kontrollerer rømningsveier minimum en gang pr. måned. 8. Avklarer alle bygningsmessige endringer i sine leide lokaler med Avantor Eiendomsforvaltning. Meld fra til kundesenteret om problemer!

10 Gode råd Inneklima Inneklimaet påvirkes av mange faktorer. For å få et best mulig inneklima anbefales følgende:. Sørg for daglig renhold i samsvar med instruks Røyk ikke på kontoret eller i felles rom, som for eksempel toalett, korridor og møterom Kopimaskin bør helst plasseres i eget rom Renhold Gulv rengjøres etter gulvleverandørens anbefalinger. Vi anbefaler årlig behandling; tepperens, polish/ boning av gulv. I fellesarealer blir renholdet utført av profesjonelt personale. Vær vennlig å ikke plasser noe som kan være til hinder for renholder. Ventilasjon For arealer med ventilasjonsanlegg gir dette behandlet tilluft, det vil si at luften fra anlegget er oppvarmet om vinteren og nedkjølt om sommeren. For å få best mulig utbytte av kjøleanlegget om sommeren, må persienner benyttes der det finnes. Det anbefales at disse senkes etter endt arbeidstid. Ventilasjonsanlegget er spesielt innregulert for hvert kontor. Igjentetting /justering av ventiler ødelegger balansen i hele anlegget, og må bare foretas i samråd med utleier. Brannsikring Tidsur monteres på egne elektriske apparater som for eksempel kaffetrakter, kopimaskin etc. Det bør heller ikke brukes vaffeljern, brødristere m.m. på kontorene da disse løser ut brannvarslingsanlegg. Bruk av levende lys bør også unngås.

11 Nøkkelsystem Nøkler og kort bestilles hos Avantor Eiendomsforvaltning v/kundesenteret. Alle etterbestillinger blir fakturert etter for tiden gjeldende satser. Vann Ved installasjon av egne, vannbrukende maskiner skal sikkerhetsventil monteres. Vakthold Det er vakthold på eiendommen. Vaktholdet består kun av utvendig kontroll på vinduer og dører (skallsikring). Nydalen har i tillegg streifvakt. Parkering De fleste leietakere har faste parkeringsplasser. Imidlertid har vi et antall avgiftsbelagte gjesteparkeringsplasser som kan disponeres av deres gjester. Vi viser for øvrig til orientering om parkering. Renovasjon Søppelcontainere er plassert på området. Det oppfordres til kildesortering. For øvrig viser vi til informasjon om miljøstasjon. Ta kontakt med kundesenteret for påvisning og opplæring av husets avfallsløsning. Dere vil også få utlevert miljøesker for sortering av papir. Intern kontroll/helse, Miljø og Sikkerhet Alle leietakere plikter å følge de retningslinjene som er satt av Avantor Eiendomsforvaltning i forhold til brannsikkerhet og rømningsveier. Alle leietakere skal snarest etter innflytting velge en ansatt som er brannansvarlig samt sette seg inn i branninstruksen. Avantor Eiendomsforvaltning forbeholder seg retten til å kunne endre retningslinjene ved behov.

12 Møterom i Nydalen Møterommene i Gjerdrums vei 12 og Sandakerveien 138 er et praktisk og nyttig tilbud til våre kunder. Her kan du leie møtelokaler til en gunstig pris, og med mulighet for matservering fra tilhørende kantine i Sandakerveien 138. Sandakerveien 138 Antall personer: 32 stoler og 16 bord. Møterommet er utstyrt med projektor, flipover og trådløst internett. Gjerdrums vei 12 Nåla Antall personer: 40 stoler og 20 bord. Møterommet er utstyrt med overhead, flipover og trådløst internett. Gjerdrums vei 12 Klypa Antall personer: 15 Møterommet er utstyrt med overhead og flipover og trådløst internett. Gjerdrums vei 12 - Knappen Antall personer: 6 Møterommet er utstyrt med flipover og trådløst internett. Avantor Eiendomsforvaltning AS står for rengjøring av møterommene. For møterom i Sandakerveien 138: Servering kan bestilles fra tilhørende kantinekjøkken på tlf Bestilling av møterom og prisspørsmål gjøres pr. til: kundesenter@avantor.no

13 Servicetilbud i Nydalen Torgbygget- Nydalsveien 33 I Torgbygget kan du handle dagligvarer hos Rimi, klippe deg hos Auster frisør eller gå på kafé hos Kaffepikene, Baker Hansen og Sunt. I samme bygg finner du Narvesen-kiosk, 1000 blomster, Apotek 1, Dentalia Tannlegesenter, MediPluss legesenter og Nydalen Naprapatklinikk, Økern Parfyme/Parfymelle, Minibank. Sandakerveien Nydalen Campus I Nydalen Campus finner du Eiendomsmegler 1, Sparebank 1, Akademika, CopyCat, Din Hud & Hårpleie Gjerdrums vei 12- torget På torget utenfor Gjerdrums vei 12 i Nydalen finner du Nydalen Storkiosk, Belgen Frisør og Nydalen Trafikkskole. Restauranttilbud Nydalen Eat, Nydalsveien 33, er en thairestaurant med en variert meny. Peppes Pizza, Nydalsveien 36, har en spennende restaurant rett over gaten fra Torgbygget. De har også flott uteservering, eget møterom og et lite avlukke for barna. Bølgen og Moi, Nydalsveien 30 A: Restaurant, kafé, vinbar, delikatesser, smørbrød, salater, godt drikke og glade kokker. Et spennende konsept! Hotelltilbud - Nydalsveien 33 Radisson SAS hotell Nydalen er et fullservicehotell med 167 rom. De har et spennende, moderne og oppsiktsvekkende fargevalg og interiør. Hotellet tilbyr et utvidet restauranttilbud med restauranten «Circo», samt kurs- og konferansesenter. Kulturtilbud - Gullhaug Torg 2 Rikskonsertene og Riksteatret holder til i Nydalen, rett overfor Torgbygget og T-banen. De har ofte visninger av stykker de setter opp før de skal på turné. Diverse Bank: Handelsbanken holder til i Gullhaugveien 11 Bilglass: Carglass holder til i Kristoffer Aamotsgt. 5 Nydalen Allé Her finner du: Godt Brød ( All produksjon foregår i lokalene, så her er du garantert ferske brød og kaker. Lekkerdisken ( Delikatessebutikk hvor du får kjøpt alt fra brød, ost, skinke, vårruller, kjøttboller, scampi, (fantastiske) sandwicher og kaffe etc. Nydalen Sushi og wok. I tillegg finner du Auster Frisør og Solkompaniet.

14 Servicevaktmester Avantor Eiendomsforvaltning tilbyr leietakere å bestille servicevaktmester dersom din bedrift trenger hjelp. Tjenestene du kan få utført er for eksempel skifting av lyspærer/-rør, rydding, avfallshåndtering, internflytting og annet forefallende arbeid. Ved benyttelse av disse tjenestene blir du fakturert på timebasis. Tjenesten kan bestilles på eller pr. tlf: Vi kan også tilby en fast driftsavtale med en servicevaktmester, der du har fast avtalt oppmøtedag og hvor servicevaktmesteren jobber etter en instruks eller oppgaver lagt inn i loggbok. For dette betaler du for et fast antall timer pr. uke eller måned. Tjenestetyper: Servicevaktmester kan utføre de fleste oppdrag som lyspæreskift, henge opp bilder, enkle flytteoppdrag, rydding etc. Koordinering av håndverkstjenester. Bortkjøring av avfall. Maskinell feiing. Spyling med vår profesjonelle spylehenger med varmt eller kaldt vann. Fastavtaler (prises på forespørsel) For priser på våre tjenester ta kontakt med kundesenteret.

15 Brannvernarbeid i din bedrift Krav Det er krav til eier og bruker om brannforebyggende tiltak i et hvert brannobjekt. Den som har bruksrett til et brannobjekt har plikt til å innrette sin virksomhet slik at brann ikke lett kan oppstå. Bruker er forpliktet til å føre tilsyn med at de bygningstekniske brannverntiltak og øvrige sikringstiltak ikke forringes. Bruker har plikt til å rapportere til eier alle forhold av betydning som forringer sikringstiltakene. Ansvarlig brannvernleder for bygningen er eiendomssjefen. ( 1-3 i Forskrift om brannforebyggende tiltak og brannsyn, FOBTOB) Brannbok Avantor Eiendomsforvaltning har lagt til rette for at brannvernarbeidet kan utføres på en oversiktlig måte. I hver bygning er det lagt ut en brannbok med branntekniske opplysninger om bygget og generelle opplysninger om leietakerne. Brannboken er plassert i et hvitt stålskap i nærheten av hovedinngangen. Skapet kan åpnes med en OLH nøkkel. I brannboken ligger det også branntegninger av bygningen. Branntegningene viser hvilke vegger som har brannbegrensende funksjon (branncellevegg eller brannvegg). Blant annet skal håndverkere kontrollere med branntegningene før de begynner med sitt arbeide. På branntegningene er det også markert plasseringen av brannslanger, håndslokkeapparater, brannmeldere, alarmklokker etc. Hvilke konkrete oppgaver har bruker? Bruker må gi sine ansatte opplæring i brannvern (Dette gjelder i alle brannobjekter, FOBTOB 1-3, veiledningen). Dette må dokumenteres med navn til hver enkelt deltaker, tidspunkt og hva opplæring inneholdt. Vi anbefaler at nyansatte og vikarer vises rømningsveier, møteplass og branntekniske installasjoner før de settes i arbeid. Bruker skal ha en kontaktperson (brannansvarlig). Hvis bruker leier flere etasjer anbefales det å opprette etasjeansvarlige som har sin primæroppgave å kontrollere at etasjen er forlatt ved brannalarm. Er han/hun usikker på dette må det meldes til brannvesenet. Er bruker i tvil om hva som skal gjøres må han/hun kontakte ansvarlig brannvernleder i Avantor Eiendomsforvaltning altså byggets eiendomssjef.

16 Hertz BilPool Hertz BilPool er et miljøprosjekt som tilrettelegger for å knytte bildeling mot mangfoldet i kollektivtilbudet og nærhet til disse knutepunktene. Systemet er med på å redusere behovet for både firma- og privatbiler. Stasjonene finner du i Nydalen, Majorstuen, Løren og Tjuvholmen. Hvorfor du bør bli medlem De fleste bedrifter har ansatte som har bruk for bil i tjenesten. Hertz BilPool er et godt alternativ for både privatpersoner og bedrifter som har behov for kjøring i arbeidstiden og som vil være med på å skape en bedre miljøpolitikk og et sunnere klima. Grunnene er flere: Erstatter privatbiler (for eksempel bil nr. 2), taxi og leiebiler. Slipper å investere i dyre firmabiler. Slipper å bruke bil til og fra jobb. Slipper å leie parkeringsplasser. Økt tilgjengelighet til bil i tjenesten for ansatte som ikke har egen bil. God miljøprofil. Reduserer og synliggjør kostnadene og forenkler administrasjonen av bildriften. Alt er inkludert. Man betaler kun for bruken og slipper å tenke på kostnader som veiavgift, forsikring, EU-kontroll, bompenger, bilvask, parkering, service, dekkskift, drivstoff etc. Enkelt: Du kan bestille bil når du trenger det, bil forhåndsbestilles over internett eller telefon. Alltid nye og trafikksikre biler. Bildeling sparer miljøet og er også et virkemiddel med hensyn til klimaproblemene. Bilene Volvo V60 drive og Toyota Auris Hybrid Volvo V60 er en av de mest miljøbesparende bilene i denne klassen. En kompakt stasjonsvogn med god plass. Dette er en diesel drevet bil med Volvo sin drive teknologi som gir et rekord lavt utslipp på 119 g/co2 pr. km. Toyota Auris hybrid drives av både elektrisitet og bensin, har et attraktivt utseende og god kjørekomfort. CO2-utslippet er på kun 89 g pr km, som er svært lavt for en bil i denne størrelsen. Kontakt: For mer informasjon, se Tlf eller e-post bilpool@hertz.no