Regl ement for pol i ti ske styri ngsorganer

Transkript

1 Regl ement for pol i ti ske styri ngsorganer for perioden Vedtatt av kommunestyret , sak 65/16 Iverksatt fra Revisjon

2 I nnhold 1. K o m m un e s t y r e t I nnka l l i ng t i l møt e. Fo r b e r ede l se av s a k e r. D o k u m e n t u t l e gg i ng Forfall, vararepresentant Andre deltakere i møtet enn kommunestyrets representanter og kommunale tjenestemenn Møteleder Åpne eller lukkede møter - taushetsplikt Møtets åpning Rekkefølgen for behandling av saker. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkalling Inhabilitet Redegjørelse for saken. Talernes rekke følge Ordskiftet Møteleders stilling under debatten Forslag Saken tas opp til avstemning Prøveavstemning Stemmemåten Forespørsler interpellasjoner og spørsmål Orden i salen og bygningen Bokføring av forhandlingene, Møtets slutt Protokolltilførsel Lovlighetskontroll Innbyggerinitiativ Formannskapet Valg, sammensetting Saker formannskapet skal behandle Møter - innkalling Taushetsplikt - offentlighet Møte - og talerett Sekretariat Kontrollutvalget Valg, sammensetting Kontrollutvalgets oppgaver Saksbehandlingen i kontrollutvalget Møte - og talerett i kontrollutvalgets møte r Innhenting av opplysninger Taushetsplikt - offentlighet Sekretariat Planutvalget Valg, sammensetting Saker planutvalget skal behandle Møter - innkalling Møte - og talerett Sekretariat Administrasjonsutvalget Valg, sammensetting Saker administrasjonsutvalget skal behandle Saker hvor administrasjonsutvalget har avgjørelsesmyndighet Mindretallsanke Arbeidstakerrepresentantenes kompetanse og habilitet Møter - innkalling Skånland kommune Kommunestyret 2

3 5.7. Møte - og talerett Sekretariat Reglement for ordføreren Ordførerens oppgaver Ordførers myndighet Varaordfører Reglement for Rådet for funksjonshemmede Valg og sam mensetning: Arbeids - og virkeområde Møtene Sekretariat Reglement for Eldrerådet Valg og sammensetning: Arbeids - og virkeområde Møtene Sekretariat Reglement for Likestillingsutvalget i Skånland kommune Valg, sammensetting Arbeidsområder Uttalerett Møtene Sekretariat Reglement for føring av møtebok for folkevalgte organer i Skånland kommune Reglement for folkevalgtes innsynsrett kommunel ovens 40 nr 5 Skånland kommune Kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter Vedtak om innsyn Tidspunkt for rett til innsyn Reglement for regis t rering av verv og økonomiske interesser Registrering av økonomiske interesser m.v Innho l d i regis t eret Føring og vedlikehold av registeret Reglement for godtgjøring til folkevalgte Generell del Lovgrunnlag Mål Hvem regle mentet gjelder for Begrepsavklaring/definisjoner Økonomiske vilkår Arbeidsgodtgjøring Fast godtgjøring Møtegodtgjørelse i styrer, råd og u tvalg Tapt arbeidsfortjeneste Utbetaling/fremsetting av krav Ettergodtgjøring til folkevalgte Tvist om forståelse av reglementet Iverksetting Skånland kommune Kommunestyret 3

4 13. Re glement for godtgjøring til folkevalgte Generell del L ovgrunnlag Kommunelovens 41 og 42 fastslår at den som har et kommunalt tillitsverv har krav på godtgjøring i sitt arbeid. Tillitsvalgte har videre krav på skyss -/kost og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med vervet. Tap av inntekt og påførte utgifter som følge av kommunalt tillitsverv skal erstattes. Kommunestyret skal selv fastsette regler for utbetalingen Mål Skånland kommune ønsker å tilrettelegge for og stimulere til politisk a ktivitet og engasjement. Kommunene dekker tapt arbeidsfortjeneste i henhold til reglementets Kap. 2. pkt Hvem reglementet gjelder for Medlemmer og varamedlemmer av kommunestyre, formannskap samt kommunale komitèer, utvalg, styrer og råd herunder ad.ho c. utvalg når de møter i utvalget de er medlem av Ansatte som er utpekt av sin arbeidsorganisasjon som ordinære medlemmer /varamedlemmer til kommunale organer. (Administrasjonsutvalg og arbeidsmiljøutvalg) tilstås godtgjøring i henhold til Kap. 2, pkt Reglementet gjelder ved deltakelse på møter/konferanser hvor den politiske valgte er utpekt som deltaker av Skånland kommune. Det gjelder også i tilfeller hvor ordfører og varaordfører er forhindret fra å møte. Møtegodtgjøringen blir som for deltagels e i Formannskapet, j.fr. punkt Reglementet gjelder uavhengig av møtets varighet og saksmengde, dog gjelder særlige regler for tapt arbeidsfortjeneste Reglementet gjelder ikke for lovbestemte medlemmer og tjenestemenn som har rett og plikt til å d elta i møter i kommunale forvaltningsorgan samt ulike samarbeidsorgan som ikke er styrer i henhold til kommunelovens 11, (eks. samarbeidsutvalg ihht. gr.skoleloven og styrer for barnehager) Reglementet gjelder ikke ved personalpolitiske møter hvor a nsatte har rett til å delta, herunder møter i ansettelsesutvalg B egrepsavklaring/definisjoner Godtgjøring. Godtgjøring er kompensasjon/belønning for det arbeidet man utfører i verv som tillitsvalgt/politisk valgt. Godtgjøring er skattepliktig, men ikke f eriepengeberettiget. Skånland kommune Reglement for godtgjøring til folkevalgte

5 Godtgjøring må ikke forveksles med erstatning/godtgjøring for inntektstap (tapt arbeidsfortjeneste). Det må heller ikke forveksles med lønn. Lønn betinger at det foreligger en arbeidsavtale inngått mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. De forskjellige former for godtgjøring fremgår av reglementets Kap Tapt arbeidsfortjeneste. Dette er erstatning for inntektstap som følge av utførelse av kommunale verv. De ulike former for tapt arbeidsfortjeneste og krav til dokumentasjon fremgår av reglementets Kap. 2, pkt Økonomiske vilkår Arbeidsgodtgjøring Arbeidsgodtgjørin gis som kompensasjon for utført "arbeid" i forbindelse med vervet. Følgende bestemmelser/satser gjelder: Fast godtgjøring Ordfører Ordførerens godtgjørelse fastsettes av kommunestyret i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen. Frikjøp og andre vilkår for ordførervervet. Ordførerombudet er heltidsverv og frikjøpes. Arbeidsgodtgjøringen omfatter hele vervet, herunder møtegodtgjørelse, fast godtgjørelse og tapt a rbeidsfortjeneste. Ordførerombudet er knyttet til pensjonsordning for folkevalgte i KLP og oppebærer rettigheter i henhold til HTA kap. 1 10: "Ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikringer Varaordfører Varaordføreren gis en årlig fast godtgjøring tilsv arende 10% av ordførerens godtgjøring Dette er en godtgjøring for representasjon og løpende stedfortrederoppgaver for ordfører, for forberedelser til og deltakelse i møter Det utbetales ikke særskilt møte -/ledergodtgjørelse til varaordfører Ledere i r åd og utvalg Ledere av planutvalg, administrasjonsutvalg og kontrollutvalget tilstås godtgjørelse tilsvarende 1,5% av ordførers godtgjørelse. Dette er en godtgjøring for telefonbruk, det merarbeid ledervervet medfører, representasjon, forberedelser til, o g deltakelse i samarbeidsmøter oa Nestledere gis en fast årlig godtgjøring på 0,3% av ordførerens godtgjøring Ledere i øvrige nemnder og råd: For telefonutgifter og det merarbeidet ledervervet medfører får lederne i nemnder og råd møtegodtgjørelse tilsva rende 0,05% av ordførers lønn samt ett tillegg på kr 200 pr møte Skånland kommune Reglement for godtgjøring til folkevalgte 33

6 Leder av viltfaglig utvalg får 0,3% av ordførers godtgjørelse som fast godtgjørelse pr. år Begrensninger. Dersom politisk valgte med fast godtgjøring har fravær som overstiger 1/3 av ant all møter pr. år, trekkes den faste godtgjørelsen tilsvarende. Denne godtgjørelsen tilstås da stedfortreder/nestleder Møtegodtgjørelse i styrer, råd og utvalg Politiske valgte medlemmer og varamedlemmer av folkevalgte organer gis slik møtegodtgjørelse: Kommunestyret: 0,08% av ordførers lønn pr møte Formannskape t 0,10% av ordførers lønn pr møte Kontrollutvalg, administrasjonsutvalg og planutval g 0,08% av ordførers lønn pr møte Viltfaglig utvalg, eldreråd, rådet for fu nksjonshemmede 0,05% av ordf ørers lønn pr møte Andre utvalg/ad.hoc. utvalg 0,05% av ordførers lønn pr møte I partssammensatte utvalg skal arbeidstakerrepresentantene ha samme godtgjørelse som de politisk valgte Tapt arbeidsfortjeneste Generelt. Folkevalgte som har faktisk tap av inntekt som følge av deltakelse i møter i organ som omfattes av reglementets Kap. 1, pkt. 3.1 og 3.3 har krav på å få dette tapet erstattet etter reglene nedenfor. Det er tidsrommet for selve møtet som dekkes med tillegg av nødvendig reisetid. Gruppemø ter eller andre former for forberedelsesmøter dekkes ikke. Det skilles mellom legitimert og ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste. Som hovedregel utbetales erstatning bare for inntektstap i hovedstilling. Erstatning for ekstraordinære inntekter kan bare tils tås i særlige tilfelle og etter særskilt søknad Definisjon av møtedag. For utbetaling av tap i inntekt skal møtene være avholdt i tidsrommet Politisk valgte med normalarbeidstid etter kl får dekket legitimert tap av inntekt for kve ldsmøter. Arb eidstid utover 7,5 t/dag dekkes ikke Legitimert inntektstap - satser. a) I arbeidsforhold. Kommunen dekker legitimert tap i arbeidsforhold med inntil 0,35% av ordførers lønn, - pr. dag inkl. feriepenger. Kravet må fremsettes skriftlig. Som d okumentasjon godkjennes trekkoppgave fra arbeidsgiver. Representanten kan avtale med arbeidsgiver at denne utbetaler ordinær lønn mot refusjon fra kommune n med de begrensninger som er nevnt i punkt og For off. ansatte gjelder off. permisj onsreglement og Hovedavtalens bestemmelser. b) Selvstendig næringsdrivende. Kommunen dekker legitimert tap for selvstendig næringsdrivende med inntil 0,35% av ordførers lønn pr. dag (inkl.feriepenger). Skånland kommune Reglement for godtgjøring til folkevalgte 34

7 Kravet må fremstilles skriftlig. Som dokumentasjon g odkjennes ligningsattest/attestasjon fra regnskapskontor/revisjon eller tilsvarende Ulegitimert inntektstap. Ulegitimert inntektstap kan utbetales til personer som kan sannsynliggjøret inntektstap som følge av utøvelsen av tillitsvervet, eks. hjemmevæ rende, studenter, uføre -/ og alderspensjonister, free - lancere m.v. Ulegitimert inntektstap dekkes i to trinn med høye og lave satser: Selvstendig næringsdrivende som ikke kan fremlegge attest for dokumentert tap. Hjemmeværende, studenter, uføre/alderspen sjonister m.v. Høy sats: Møter (inkl. reise) av varighet over 4 timer: pkt. a) dekkes inntil kr. 600, - pkt. b) dekkes inntil kr. 500, - Lav sats: Møter (inkl. reise) av varighet inntil 4 timer: pkt. a) dekkes inntil kr. 400, - pkt. b) dekkes inntil kr. 250, Dekning av utgifter. Politisk valgte har rett til dekning av utgifter i forbindelse med utøvelse av kommunale verv/ombud. a) Skyss -/kost og oppholdsutgifter. Medlemmer i utvalg, komit e er, styrer og råd har rett til å få dekket sine utgifter til møter etter reglene i kommunens reiseregulativ. Utgangspunktet for reisen skal fortrinnsvis være hjemstedet. Bestemmelsen gjelder også når kommunen deltar i samarbeidsprosjekt/tiltak med ikke - kommunale/ private foretak hvor vedkommende er oppnevnt av kommunen f or å ivareta kommunens interesser Ved møter, kurs og konferanser i kommunale forvaltningsorgan utbetales ikke kostgodtgjøring. Det tillates servering for kommunens regning. Lederen bestemmer hvilken servering som er ønskelig. For reiser i kommunal tjenest e dekkes skyss, kost og oppholdsutgifter etter det til enhver tid gjeldende kommunale regulativ. b) Telefongodtgjøring. Det utbetales telefongodtgjøring til ordfører med kr pr / år Det utbetales telefongodtgjøring til varaordfører med kr p r år. c) Andre utgifter i tilknytning til vervet. For utgifter som vervet nødvendiggjør, f.eks. utgifter til stedfortreder, barnepass, stell av syke og eldre etc., dekkes legitimerte utgifter inntil satsen for ulegitimert tap av inntekt. Erstatning for u tgifter til stedfortreder kan ikke gis for samme periode som det gis dekning for ulegitimert tap av arbeidsfortjeneste Utbetaling/fremsetting av krav Fremsetting av krav Skånland kommune Reglement for godtgjøring til folkevalgte 35

8 De som har krav på skyssgodtgjørelse/tapt arbeidsfortjeneste og/eller utgiftsdeknin g må fremsette krav om dette på kommunens skjema eller egnet reiseregningsblankett. Skjemaet, vedlagt nødvendig dokumentasjon, sendes det enkelte organs sekretariat, eller rådmannskontoret. Fast godtgjørelse og møtegodtgjørelser utbetales i desember uten at det framsettes særskilt krav Utfylling av skjema. Opplysninger om hvert enkelt møte/oppdrag skal spesifiseres. Kravet skal inneholde opplysninger om møteorgan, dato og møtets lengde (inkl. reisetid). Enhver plikter å føre opp antall km. for bruk av e gen bil. Ved passasjerer i egen bil skal navn på passasjerer opplyses. Samkjøring bør gjennomføres i den grad det er mulig. Ved krav om legitimert tapt arbeidsfortjeneste skal dokumentasjon henhold til Kap. 2, pkt. 4.3 a) eller b) vedlegges. Krav om utgift sdekning i henhold til Kap. 2, pkt. 4.4, må dokumenteres særskilt. Kravet skal dateres og underskrives Ettergodtgjøring til folkevalgte Ordfører som etter nyvalg ikke fortsetter i vervet tilkommer sin faste godtgjøring i en og en halv måned utover valgp erioden Har avtroppende ordfører ikke lønns -/næringsinntekt, pensjon e.l. tilkommer godtgjøringen i inntil tre måneder utover valgperioden Øvrige folkevalgte som etter nyvalg ikke fortsetter, gis ikke godtgjøring utover valgperioden T vist om forståel se av reglementet Tvist om forståelse av reglementet avgjøres av formannskapet, med mindre kommuneloven bestemmer noe annet Iverksetting Reglementet gjelder fra vedtak var fattet og inntil kommunestyret bestemmer noe annet. Skånland kommune Reglement for godtgjøring til folkevalgte 36