Møteinnkalling. Fellesnemnd Nye Lyngdal. Kommunestyresalen, Konsmo. Dato: Tidspunkt: 12:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Fellesnemnd Nye Lyngdal Kommunestyresalen, Konsmo Dato: Tidspunkt: 12:00 Forfall meldes til Fellestjenesten / som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Orienteringer Status og fremdrift v/prosjektleder Ann Karin Fuglestad MERK vedr. PS 41/18 - Forslag til kommunevåpen for ny kommune - Nye Lyngdal: De nye forslagene blir oversendt Fellesnemnda så snart disse er klare. 1

2 Saksliste Saksnr Innhold PS 36/18 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 37/18 Administrativ organisering i ny kommune PS 38/18 Regnskapsrapport for 2. tertial 2018 PS 39/18 Mål og satsingsområder for arbeidsgiverstrategien - Nye Lyngdal PS 40/18 Anbefalinger vedrørende interkommunale samarbeid i Lindesnes- og Listerregionen PS 41/18 Forslag til kommunevåpen for ny kommune - Nye Lyngdal PS 42/18 Referater RS 13/18 Referatsak om FV 512 Åsbakken PS 43/18 Orienteringer / Eventuelt 2

3 PS 36/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 3

4 Arkiv: 034 Saksmappe: 2017/ /2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Administrativ organisering i ny kommune Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg Nye Lyngdal /18 Fellesnemnd Nye Lyngdal /18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1. Forslaget til administrativt organisasjonskart slik det fremlegges i denne saksorienteringen legges til grunn for det videre arbeidet med å etablere ny kommune. 2. Kommunedirektørnivået vil bestå av en ledergruppe på totalt fem personer. 3. Antallet resultatenheter i ny kommune blir 12, men kommunedirektør i ny kommune delegeres myndighet til å gjøre tilpasninger i organisasjonskartet ved behov. 4. Kommunedirektør i ny kommune delegeres myndighet til innplassering og tilsetting i stillinger i henhold til gjeldende avtaleverk og vedtatt omstillingsavtale. 5. Funksjoner innenfor økonomi, landbruk/miljø, en driftsleder innenfor tekniske tjenester og tjenester knyttet til innbyggertorg lokaliseres til rådhuset på Konsmo. Andre rådhustjenester lokaliseres til rådhuset i dagens Lyngdal. SAKSORIENTERING Bakgrunn for saken Fellesnemnda vedtok i møtet den mandat til delprosjektet administrativ organisering og tjenesteutvikling. Arbeidet i dette delprosjektet har som målsetting å foreslå en hensiktsmessig administrativ organisering som er i tråd med intensjonsavtalen og det politiske organisasjonskartet. I tillegg skal man gjennom delprosjektet komme med en anbefaling på hvilke tjenester som skal lokaliseres til dagens to rådhus. 4

5 Side 2 Fellesnemnda vedtok samtidig at forslaget skulle legges frem til politisk behandling innen Utredning og forarbeid skulle gjennomføres med en bred medvirkningsprosess med ansatte og tillitsvalgte på tvers av dagens to kommuner. Overordnede rammer og føringer fra intensjonsavtalen Lyngdal kommune vil bli en stor organisasjon med omtrent 1000 ansatte ved årsskiftet 2019/2020. Fellesnemnda har tidligere vedtatt at både den politiske og administrative organisasjonen for ny kommune bør være bestemt i løpet av En velfungerende organisasjonsstruktur gir et godt grunnlag for å kunne oppfylle intensjonsavtalens hovedmålsettinger om å: Etablere en livskraftig og attraktiv kommune Sikre og videreutvikle kvalitet i tjenestene til innbyggerne Etablere en økonomisk solid kommune Om organiseringen sier intensjonsavtalen: Den nye kommunen skal være åpen for innovasjon og nytenkning. Det er ønskelig å etablere en administrativ og politisk organisering som er løsrevet fra slik kommunene er organisert i dag. Det betyr at man legger opp til en prosess for å etablere en organisasjon som både er tilpasset framtidens oppgaveløsning og framtidens forventninger fra innbyggerne. Kommunen skal vektlegge å gi et helhetlig, likeverdig og tverrfaglig tilbud til alle innbyggere i den nye kommunen. Kommunen vil videreutvikle satsingen på frivillig sektor. Det arbeides for å etablere felles kulturelle møteplasser for hele den nye kommunen. Om lokalisering av tjenester sier intensjonsavtalen: Kommunal tjenesteyting som barnehager, skoler, helse og omsorgstjenester og så videre skal fortsatt lokaliseres i nærheten av der folk bor. Lokalisering av tjenester som for eksempel barnehager, skoler og institusjonsplasser, beholdes som i dag. Rådhuset lokaliseres til kommunesenteret og politisk og administrativ ledelse etableres her. Fagområder som ikke trenger en umiddelbar nærhet til kommunens toppledelse, kan lokaliseres desentralt. Det tilstrebes en forholdsmessig fordeling ut fra dagens bemanning mellom rådhusene. 5

6 Side 3 Prosess og medvirkning Arbeidet med å komme frem til forslaget har arbeidet etter følgende overordnede føringer: Arbeidet ble inndelt i fire overordnede styringsgrupper med fokus på fagområder. Disse var: o o o o Helse og velferd Barnehage og skole Kultur og fritid Fellestjenester (rådhustjenester inkludert teknisk) Styringsgruppene har opprettet arbeidsgrupper etter behov. Arbeidsgruppene har arbeidet både med kartlegging av hvordan arbeidsprosesser og tjenester leveres i dag i de to kommunene, men mest fokus på hvordan tjenestene bør leveres i den nye kommunen. Tilsammen har nørmere 30 arbeidsgrupper fordelt på 170 ansatte deltatt i dette delprosjektet. Det har vært styringsgruppenes oppgave å systematisere innspillene og komme med en samlet vurdering på hva man organisasjonsmessig bør gjøre for å få realisert gevinstene. De fire styringsgruppenes sluttrapporter er vedlagt denne saken. 6

7 Side 4 VURDERING Administrativt organisasjonskart i ny kommune Med bakgrunn i intensjonsavtalen, politisk organisering og styringsgruppenes anbefalinger vurderes følgende administrative organisasjonsstruktur å være en god løsning: Kommunedirektørnivået vil sammen med fire andre toppledere utgjøre det øverste nivået i organisasjonen. Disse utgjør ledergruppa i nye Lyngdal. Hver av personene i ledergruppa har et særskilt faglig og administrativt ansvar for tjenester som er innenfor enten økonomi, HR, samskaping/innovasjon eller plan/næring. Det bør vurderes om en av lederne for disse områdene bør få rollen som assisterende kommunedirektør. Ved å opprette en slik rolle har man gjennom delegering klarlagt en fast stedfortreder for kommunedirektøren. 7

8 Side 5 Nivået under toppledergruppa består av 12 resultatenheter heretter kalt virksomheter. Dette nivået er mest sammenlignbart med det man tidligere har kalt for enheter i kommunene. Dersom man legger en slik definisjon til grunn så reduserer vi dagens 23 enheter i Lyngdal og 10 enheter i Audnedal til 12 virksomheter totalt. Kartet ovenfor viser hvilke tjenester/funksjoner som er tenkt ivaretatt innenfor de ulike virksomhetene. Det er imidlertid viktig å understreke at oversikten ikke er uttømmende i forhold til de tjenester/funksjoner som skal ivaretas innenfor de ulike virksomhetene. Hovedgrepet som muliggjør en slik reduksjon er for eksempel at alle barneskolene i den nye organiseringen vil bli ledet av den samme virksomhetslederen; en ansatt som kan gjøre mer av det administrative og koordinerende arbeidet, mens rektorene i større grad kan styrke det pedagogiske lederskapet. Samtidig er det viktig å understreke at hvert ledernivå i tillegg til det faglige skal ha ansvar for både budsjett og ansatte. Også innenfor helse og velferd er det lagt til grunn store robuste enheter. Forslaget er helt i tråd med det som styringsgruppen for helse og velferd har anbefalt, men det vil selvsagt være nødvendig med flere avdelingsnivåer under virksomhetslederne for å kunne ivareta tjenestene på en god og forsvarlig måte. Med bakgrunn i at kulturhuset i Lyngdal fra blir del av den kommunale organisasjonen, så blir også kulturområdet stort og slagkraftig. Når det gjelder lokalisering på de to rådhusene, kan man si at det i all hovedsak vil være funksjonene som leveres innenfor økonomiområdet som vil lokaliseres til Konsmo. Unntaket vil være strategisk ledelse (minimum toppleder) som er planlagt lokalisert sammen med øvrig overordnet ledelse i Lyngdal. I tillegg er funksjoner som landbruk/miljø, driftsleder teknisk og noe innbyggertorg (tiltenkt å ha sitt utspring fra rådhuset på Konsmo. De øvrige av dagens rådhustjenester er tenkt lokalisert på dagens Lyngdal rådhus. 8

9 Side 6 Fokus på strategisk ledelse Den foreslåtte organiseringen har et stort fokus på det strategiske perspektivet. Med dette menes at den overordnede ledelsen har ansvar for oppgaver som er veldig utviklingsrettet også utover egen organisasjon. Altså mindre fokus på driftsoppgaver og fag enn det som er vanlig i kommunale organisasjoner. I særlig grad gjelder dette innenfor de planlagte områdene samskaping og innovasjon samt plan og næring. Et slikt eksternt fokus rettet mot mer direkte dialog med innbyggerne og næringsliv anses for å være veldig i tråd både med den politiske organiseringen for ny kommune, men samsvarer også godt med både det politiske og administrative ønsket om mer fokus på innovasjon og samarbeid. Både målsettingene i intensjonsavtalen og kartleggingen som universitetet i Agder utførte i 2017 peker i en slik retning. Samfunnsutviklingen peker i retning av økt digitalisering og IKTstrategi bør være en satsing for ny kommune og således forankres i toppledelsen. Diagrammene viser resultatet av politikernes organisasjonskartlegging utført av universitetet i Agder i

10 Side 7 Fokus på helhet og tverrfaglighet I tilbakemeldingene fra styringsgruppene er det flere innspill om at det er viktig å legge til rette for en administrativ struktur som ivaretar gode muligheter for å arbeide på tvers og ikke skape «tette skott» mellom sektorer. Dette er en innvending som av og til blir fremholdt for eksempel i organiseringsmodeller der man har kommunalledere innenfor hvert fagområde (f.eks innenfor skole, helse, teknisk og lignende). I rekrutteringen av ledere vil det bli lagt vekt på at de skal tenke helhet og jobbe med et tverrfaglig fokus. Flere av virksomhetene har sammenfallende målgrupper. Ved å ha en toppledelse som har mest fokus på det strategiske, så sikrer man en kraftfull toppledelse som sammen med kommunedirektøren vil kunne yte god service til virksomhetene, til det politiske nivået og samtidig ha et overordnet blikk på alle tjenester som er innenfor kommunal forvaltning. I modellen får kommunedirektøren en tydelig oppfølging av virksomhetslederne og delegasjonene vil kunne gå direkte fra kommunedirektøren til lederne av de ulike virksomhetene. Dette kan best ivaretas dersom man har relativt få enheter, slik at ikke kontrollspennet blir for omfangsrikt. En risiko med den foreslåtte organiseringen at virksomhetene blir så store at samhandlingen på tvers uteblir. Dette er noe som vil være særdeles viktig å ha fokus på. En mulig løsning er at enkelte av virksomhetene får et ekstra koordineringsansvar. Samsvar med vedtatt politisk organisering Den politiske organiseringen ble vedtatt av fellesnemnda våren 2018: Det antas at det foreslåtte administrative organisasjonskartet vil samspille godt med den politiske organiseringen. Ikke minst er fokuset på kultur og samskaping ivaretatt; både strategisk og som en egen virksomhet i den administrative strukturen. Barn og oppvekst (7) Formannskap (7) Helse og velferd (7) Kommunestyre (35) Miljø, plan og teknisk (7) Kultur og samskaping (7) I det videre arbeidet blir det viktig å tilrettelegge for delegasjoner både administrativt og politisk som gir grobunn for en effektiv forvaltning. 10

11 Side 8 Lokalisering I forhold til anbefalinger knyttet til lokalisering av funksjoner til dagens to rådhus, var dette en særskilt oppgave som ble gitt til styringsgruppen for fellestjenester. Styringsgruppa gjorde en kartlegging av funksjoner og årsverk som var på begge rådhusene i 2016 da vedtaket om sammenslåing ble gjort og har brukt dette som referanse til å få en forholdsmessig fordeling mellom rådhusene slik intensjonsavtalen legger opp til. Styringsgruppen la til grunn viktigheten av nærhet til kommunens toppledelse, nærhet til bruker, nærhet til leder og det å ha fagmiljøer mest mulig samlet som sentrale prinsipper i vurderingene. Forslaget til lokalisering er i tråd med styringsgruppens anbefalinger: Konsmo o Innbyggertorg (må avklare omfang) o Lønn, fravær og pensjon o Økonomi drift o Landbruk og miljø o Driftsleder teknisk (et årsverk) Lyngdal o Innbyggertorg o Sentralarkiv og politisk sekretariat o Personal/HMS o Økonomi strategisk o Teknisk o Plan, kart og regulering o Næring o Driftsleder teknisk (to årsverk) Det henvises forøvrig til side 10 i sluttrapporten fra fellestjenester når det gjelder oversikt på tjenester og vurderinger relatert til lokalisering. Særskilte forhold Prosjektleders forslag til vedtak er av overordnet karakter, og det er enkelte ting som krever noe mer avklaring i tiden fremover: Frivilligsentralene Frivilligsentralen i Lyngdal er i dag del av den kommunale organisasjonen og organisert under enheten «barn og unge». Frivilligsentralen i Audnedal er derimot organisert som en forening med eget styre. Det må gjøres en prosess av styret i frivilligsentralen som avklarer hvorvidt frivilligsentralen i Audnedal ønsker å innlemmes i den kommunale organisasjonen. Dette må man derfor komme tilbake til i det foreslåtte administrative organisasjonskartet. Landbruksforvaltning Audnedal kommune er i dag med i et vertskommunesamarbeid med kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal, kalt ALMA som er landbrukskontoret for de fire kommunene. Marnardal er 11

12 Side 9 vertskommune. Fellesnemnda må avklare hvorvidt det er ønskelig å fortsette med et interkommunalt samarbeid på landbruksforvaltningen også i ny kommune. Næringsutvikling Vekst i Lyngdal (VIL) er Lyngdals lokale næringsapparat og turistkontor, og er bindeleddet mellom kommune og næringsliv. Formålet til Vekst i Lyngdal er å fremme næringslivet i Lyngdal gjennom samarbeid, initiativ, tilrettelegging og idéskapning, med særlig fokus på turisme, handel og næring. Både styret for VIL og fellesnemnda må gjøre avklaringer på hvordan det er ønskelig at det strategiske næringsarbeidet skal organiseres fremover. I Audnedal er næringsarbeidet i dag del av den kommunale organiseringen. Turisme er del av det interkommunale samarbeidet i Lindesnesregionen. Vurdering av prosessen Prosjektleders vurdering av prosessen med å involvere så bredt ute i organisasjon på dette delprosjektet er i det store og hele svært positivt. Samtidig har det vært en risikofaktor at arbeidsgruppene kunne komme opp med motstridende forslag til løsninger noe som ville gjøre oppgaven for styringsgruppene særdeles vanskelig. Dette har skjedd kun i mindre grad, men det er ikke til å unngå at styringsgruppene har måttet ta noen vanskelige beslutninger. Ikke minst gjelder det i forhold til lokalisering av funksjoner til dagens to rådhus. Erfaringene med prosessen viser totalt sett et stort engasjement blant mange ansatte. Fristene har blitt overholdt og svært mange forslag legger et godt grunnlag for videre tjenesteutvikling. Alt i alt så lover prosessen godt for videre arbeid med å etablere en ny kommune. Videre fremdrift med administrativ organisering og tjenesteutvikling Så snart fellesnemnda har vedtatt hovedstruktur for den administrative organiseringen i ny kommune, er det viktig å få på plass de aktuelle lederne. Denne prosessen vil foregå slik at man forsøker å få på plass et nivå om gangen. Det vil si at man først vil avklare hvem som skal være toppledere, dernest ledere for virksomhetene og så videre i organisasjonen. I dette arbeidet er man kommet langt med å planlegge detaljer rundt en slik prosess med dagens rådmenn og tillitsvalgte. Tilsettingsutvalget for å besette de aktuelle stillingene til toppledergruppa og ledere for virksomhetene vil bestå av dagens to rådmenn og tillitsvalgtrepresentant. Det er samtidig viktig å fremholde at også mange ledere ikke vil være direkte berørte. Dette vil for eksempel gjelde for rektorer og styrere i barnehagene. Den vedtatt omstillingsavtalen som er inngått mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte skal legges til grunn for alt arbeidet med innplassering av ledere og andre berørte ansatte gjennom hele prosessen. Her har det opprettede omstillingsutvalget (to administrativt ansatte og to tillitsvalgte) en nøkkelrolle. Når lederne er på plass, vil disse bidra i arbeidet med planlegging og tjenesteutvikling innenfor sine ansvarsområder. Dette er viktig for både å skape god faglighet og eierskap til prosessene som gjøres i Det er også lederne for virksomhetene som vil få ansvar for videre innplassering og rekruttering innenfor det enkelte fagområdet. 12

13 Side 10 KONKLUSJON Den administrative organisering ivaretar intensjonsavtalens målsettinger, den ivaretar den politiske organiseringen og gir grunnlag for en effektiv og fremtidsrettet kommune. Organisasjonskartet samsvarer i stor grad med anbefalingene fra styringsgruppene. Vedlegg: 1.) Sluttrapport styringsgruppe Fellestjenester 2.) Sluttrapport styringsgruppe Kultur og fritid 3.) Sluttrapport styringsgruppe Barnehage og skole 4.) Sluttrapport styringsgruppe Helse og velferd 5.) Tillegg sluttrapport helse og velferd forslag til organisasjonskart 13

14 RAPPORT FE RAPPORT FELLESTJENESTER Ansatte fra Audnedal og Lyngdal samlet til felleslunsj i idylliske Konsmoparken før informasjonsmøte i regi av styringsgruppen for fellestjenester. Foto: Ole Aa. Brattfjord Nye Lyngdal kommune 14

15 fornye forbedre forenkle forene 2 15

16 fornye forbedre forenkle forene Innhold 1. Innledning Mål, prinsipper og mandat Prosess og medvirkning Fellesområder tversovergripende tjenester Prinsipper for tjenesteutvikling og organisering Politisk organisering Samskaping Fagområder som hører sammen interne og eksterne tjenester Digitalisering Folkehelse Forslag til overordnet organisasjonskart Samskaping og innovasjon Organisasjon og økonomi Arealforvaltning og miljø Teknisk Investeringer Gevinster Forslag til lokalisering av fagområder

17 fornye forbedre forenkle forene 1. Innledning 1.1. Mål, prinsipper og mandat Delprosjektets mandat er å utrede og foreslå en hensiktsmessig administrativ organisering for den nye kommunen. Arbeidet skal være i tråd med intensjonsavtalen og det politiske organisasjonskartet. Videre skal prosjektet komme med en anbefaling på hvilke tjenester som skal lokaliseres til dagens to rådhus. Behovet for nærhet til politisk og administrativ ledelse (Lyngdal rådhus) er ett sentralt og styrende prinsipp i vurderingen. Prinsippene som er lagt til grunn for arbeidet er at den nye kommunen skal være svært åpen for innovasjon og nytenkning, samt at det har vært ønskelig å etablere en administrativ organisasjon som er løsrevet fra slik kommunene er organisert i dag Prosess og medvirkning Styringsgruppen har lagt opp til en prosess med medvirkning fra både ansatte og ledere fra de ulike fagområdene under fellestjenester. Tillitsvalgte og vernetjenesten har sittet i styringsgruppen, og har vært involvert i arbeids- og faggrupper i den grad det har vært mulig og hensiktsmessig. Fagkompetanse og involvering fra begge kommunene har vært viktig, for å stimulere til samarbeid, nytenkning, læring og endring. Oppstarten for delprosjektet var januar Framdriften for prosjektet ble delt i to hovedfaser: Fase 1 - Kartleggingsfasen og Fase 2 - Hvordan skal tjenestene leveres i den nye kommunen? Ett viktig punkt i arbeidet med fase to var det digitale og innovative perspektivet. Det har vært utstrakt prosess- og møtevirksomhet både i styringsgruppen, de ulike faggruppene og i form av felles arbeids- og informasjonsmøter. Arbeidet har vært omfattende og ressurskrevende, men det har vært stort engasjement og involverte har bidratt på en veldig god måte. Ansatte som jobber innenfor fellestjenester har vært invitert til to fellesmøter der styringsgruppens forslag til organisering og lokalisering har vært presentert og diskutert. Alle hovedtillitsvalgte og hovedverneombud har vært invitert til disse møtene. Etter det første møtet kom det mange innspill, spesielt knyttet til lokalisering. Alle innspill er gått gjennom og diskutert i styringsgruppen. I det andre møtet ble endelig forslag presentert. Det var anledning til å komme med innspill i løpet av møtet. All dokumentasjon fra prosjektarbeidet er samlet og arkivert for ettertiden. Det gjelder utfylte skjemaer fra fase 1 og fase 2, innspill og kommentarer som er sendt inn til styringsgruppen. Skriftliggjøringen av forslag til hvordan tjenestene skal leveres i den nye kommunen, vil kunne gjenbrukes når dette arbeidet starter opp Fellesområder tversovergripende tjenester I prosessen har vi avdekket og diskutert omkring hvilke tjenester som er tversovergripende. Oversikten viser tversovergripende tjenester som er foreslått under fellestjenester. Må sees i sammenheng med forslag fra andre tjenesteområder og vedtak om administrativ organisering. Tjeneste/område Helse og velferd Kultur Fellestjenester Forslag til organisering Boligsosial (inkl startlån, husly, teknisk etc) X X Egen avdeling må vurderes Trafikksikkerhet X Fellestjenester Alkoholloven X X Bør overføres til fellestjenester Utleie kommunale bygg, idrett (tildeling og enkelt-arrangement) X X Fellestjenester Samarbeid med kultur? Tilskudd tros/livssyn X X Bør overføres fellestjenester Velferdsteknologi Hvor ligger kompetansen? X X Grensesnitt. Ansvar bør ligge innen helse. Data og teknisk bør inn på noe. Se sammenheng hjelpemidler. Tildele treningstider kommunale anlegg Bør hit Fellestjeneste Utleie kommunale anlegg Bør hit Fellestjeneste Fordeling tildeling støtte (andre enn kulturtilskudd) Bør hit Fellestjeneste Vedlikehold av Lyngdal Kulturhus X X Grensesnitt. Bør deles mellom bygningsmasse og drift/innhold/inventar (scene/kino etc). 4 17

18 fornye forbedre forenkle forene 2. Prinsipper for tjenesteutvikling og organisering Styringsgruppen så det som nødvendig å definere overordnede og viktige prinsipper som grunnlag for forslaget til administrativ organisering for fellestjenester i den nye kommunen. Styringsgruppen har hovedsakelig tatt utgangspunkt i følgende prinsipper (tilfeldig rekkefølge): Politisk organisering Samskaping Fagområder som hører sammen / interne og eksterne tjenester Digitalisering Folkehelseperspektiv 2.1. Politisk organisering Fellesnemnda vedtok følgende politiske organisering, med «Kultur og samskaping» som en ny og spennende dimensjon. Det bør være en viss sammenheng mellom politisk organisering og administrativ organisering. Begrepet «samskaping» representerer en ny måte å jobbe på, som en mulig løsning på fremtidens utfordringer og oppgaveløsning. Styringsgruppen har vurdert det som viktig og framtidsrettet å prøve å ivareta samskapingstanken i forslaget til nytt organisasjonskart. 5 18

19 fornye forbedre forenkle forene 2.2. Samskaping Kommunene står foran store utfordringer. Det er sannsynlig at de økonomiske rammebetingelsene vil bli strammere. Befolkningssammensetningen (demografien) endrer seg med flere eldre og forholdsvis færre yrkesaktive. I tillegg ser vi også at innbyggernes forventninger til de kommunale tjenestene og servicenivået øker, og at kommunens forhold til innbyggerne endrer seg i takt med at krav og rammebetingelser endrer seg. Vi sier at vi går fra en velferdsstat til et velferdssamfunn. Innbyggerne har fått en større rolle i kommunene. Bildet under illustrerer hvordan innbyggeren nå kan være en del av prosessene i kommunen: For å møte fremtidens utfordringer, og for å få enda bedre tjenester i dag, vil det være viktig å involvere innbyggerne på en ny måte. Politikerne har derfor vedtatt å inkludere begrepet «samskaping» i den politiske organiseringen. Samskaping kan være en metode som fører til bedre utnyttelse av ressursene og bedre tjenester. KS definerer samskaping slik: «med samskaping bringer du viten, ressurser og kompetanse sammen fra innbyggere, sosiale entreprenører, foreninger og bedrifter, og utvikler felles løsninger sammen med de involverte innbyggerne, i stedet for til dem». I forslaget til administrativ organisering er det også valgt å synliggjøre dette begrepet eller metoden. Vi har foreslått å samle en del viktige strategiske nøkkelstillinger, samt tjenester rettet mot publikum, i en egen avdeling «Samskaping og innovasjon». De fleste funksjonene som er foreslått til denne avdelingen vil ha en viktig rolle på tvers i organisasjonen. Innbyggertorget er også foreslått til denne avdelingen, siden det er det viktigste kontaktpunktet mot innbyggerne. I organisasjonen bør man også vudere å koble funksjonene i «Innbyggertorget» sammen med kultur og arbeidet mot frivillige lag og foreninger, for å samhandle bedre med innbyggerne, næringsliv, lag og foreninger. 6 19

20 fornye forbedre forenkle forene 2.3. Fagområder som hører sammen interne og eksterne tjenester Vi har sett det som hensiktsmessig å kartlegge fagområder som hører sammen, for eventuelt å plassere disse under samme ledelse. Samordning av tjenester og fagområder kan gi gevinster i form av mer effektiv styring, bedre flyt og bedre utnyttelse av tilgjengelige ressurser. Det er også vurdert om tjenestene hovedsakelig er interne eller eksterne. Tjenesteområder som er mest rettet mot å løse oppgaver internt for organisasjonen, er forsøkt plassert sammen. Eksempelvis er personal/hms, sentralarkiv, politisk sekretariat, økonomi og lønn/fravær/refusjoner foreslått i samme avdeling «Organisasjon og økonomi». Eksterne tjenester krever i større grad kontakt og samarbeid med næringsliv, kommunens innbyggere og andre eksterne aktører. Innbyggertorg (publikumsmottak, sentralbordtjeneste, forværelse ordfører, informasjon og kommunikasjon og portalansvar) er foreslått samordnet med «Samskaping og innovasjon» Digitalisering For publikum betyr digitalisert offentlig forvaltning maksimal tilgjengelighet der de er, selvbetjeningsmuligheter, lav terskel, samt standardisert og mer effektiv tjenestekvalitet. Tjenestene og løsningene som tilbys må være mobiltilpasset, brukervennlige og universelt utformet. Visjon: En døgnåpen og lett tilgjengelig kommune Reelle digitale førstevalg for innbyggere og ansatte Mål: Publikum skal primært måtte forholde seg elektronisk til nye Lyngdal kommune, og kommunen skal forholde seg elektronisk til publikum Ansatte og folkevalgte skal primært jobbe elektronisk, og benytte fullelektroniske interne løsninger Vi skal etterstrebe den virtuelle og papirløse kommunen Alt som er regelstyrt og ikke skjønnsbasert skal kunne digitaliseres 2.5. Folkehelse Folkehelsearbeid er samfunnets innsats for å fremme befolkningens helse og trivsel. Folkehelseloven skal bidra til en samfunnsutvikling som fremmer folkehelse, herunder utjevne sosiale helseforskjeller. Loven legger til rette for en langsiktig, systematisk innsats, og regelverket legger til rette for bedre samordning mellom forvaltningsnivåer og på tvers av sektorer. Folkehelseloven løfter frem fem grunnleggende prinsipper: utjevne sosiale helseforskjeller helse i alt vi gjør bærekraftig utvikling føre var medvirkning Det er viktig at folkehelse er tett knyttet sammen med kommunens strategiske arbeid. Alle enheter i kommunene har mulighet for å bidra i folkehelsearbeidet. Plan- og bygningsloven er kommunens viktigste verktøy for en samlet og helhetlig samfunnsplanlegging, og en sentral lov i folkehelsearbeidet. Folkehelseperspektivet skal ivaretas i hele kommunen. For å få dette til vil en organisatorisk plassering som legger til rette for sektorovergripende arbeid være avgjørende. 7 20

21 fornye forbedre forenkle forene 3. Forslag til overordnet organisasjonskart I forslaget til overordnet organisasjonskart for fellestjenester har styringsgruppen ikke tatt stilling til om områdene skal være organisert som stab- / støtte eller enheter. Vi har heller ikke drøftet to- eller trenivåstruktur på organisasjonen. Rådmannen Samskaping og innovasjon Organisasjon og økonomi Teknisk Arealforvaltning og miljø Innbyggertorg Folkehelse Beredskap Personvern Digitalisering (strategisk IKT) Kommuneplan (samfunnsdelen) Styringssystem Næringsutvikling Eiendomsutvikling Turisme Klima Havn Personal/HMS Lønn/fravær Økonomi Sentralarkiv Politisk sekretariat Valgsekretariat VA, vei og grønt Bygg Renhold Plan Byggesak Kartforvaltning Landbruk og miljø 3.1. Samskaping og innovasjon Her ønsker vi å samle nøkkelstillinger med et strategisk overordnet perspektiv, samt tjenester som fremmer samskaping og innovasjon Organisasjon og økonomi I avdelingen «Organisasjon og økonomi» er sentrale funksjoner foreslått lagt under samme overordnede leder. Dette har vært små og sårbare enheter. Samordning av disse tjenestene kan gi gevinster i form av mer effektiv styring, bedre flyt og bedre utnyttelse av tilgjengelige ressurser Arealforvaltning og miljø Denne avdelingen er foreslått lik som nåværende i Lyngdal. Dette er tjenester som hører sammen. Vi har vektlagt miljøperspektivet sterkere enn før og derfor endret navnet Teknisk For å ivareta det brede fagfeltet og de omfattende arbeidsoppgavene er Teknisk foreslått delt i tre rene driftsavdelinger. Det strategiske er lagt til «Samskaping og innovasjon». 8 21

22 fornye forbedre forenkle forene 4. Investeringer Det som er gjennomgående for forslagene til hvordan tjenestene skal leveres i nye Lyngdal er digitalisering og automatisering. Det forutsetter nye programvarer og tekniske løsninger. Størrelse på investeringene må konkretiseres og utredes i det videre arbeidet. 5. Gevinster Forslaget til hvordan tjenestene skal leveres i nye Lyngdal vil føre til gevinster i form av økt kvalitet, høyere effektivitet og økonomisk innsparing. Størrelse på gevinstene må vises i senere utredninger. 6. Forslag til lokalisering av fagområder Styringsgruppen har også fått i oppgave å komme med forslag til lokalisering av fagområder på begge rådhusene. Følgende er vedtatt i Intensjonsavtalen: For å komme med forslag til lokalisering er det foretatt en kartlegging av årsverk som var på begge rådhusene i 2016 (tidspunktet for vedtaket). Vi kom da frem til at det var ca. 15 årsverk ved rådhuset på Konsmo og ca. 40 årsverk ved Lyngdal rådhus. Styringsgruppen har på bakgrunn av innspill fra arbeids-/faggrupper gått gjennom alle fagområdene i «Fellestjenester» og definert hvilke som ikke krever umiddelbar nærhet til kommunens toppledelse. Antall årsverk som kunne lokaliseres på Konsmo utgjorde langt mer enn 15. Vi måtte derfor ha flere kriterier. Ett av de var «nærhet til bruker». Eksempelvis har vi derfor lokalisert plan og byggesak i Lyngdal. Utover dette har vi diskutert prinsipper som nærhet til leder og det å bevare fagmiljøene samlet som i dag. Det er ikke fullt ut mulig å oppfylle dette, og samtidig oppfylle kravet i intensjonsavtalen om lokalisering på Konsmo. Forslaget til lokalisering er som følger: Konsmo Innbyggertorg (vurderer en dag i uka) Lønn, fravær og pensjon Økonomi drift Landbruk og miljø Driftsleder teknisk (ett årsverk) Lyngdal Innbyggertorg, sentralarkiv, politisk sekretariat Informasjon / kommunikasjon Personal / HMS Økonomi strategisk Teknisk Byggesak, planarbeid, regulering, kart og oppmåling Havn, næring Driftsleder teknisk (to årsverk) 9 22

23 fornye forbedre forenkle forene Oversikt tjenester og vurdering for lokalisering Tjenesteområde Lokalisering Kommentar Arkiv (innsyn, skanning og arkivering) Lyngdal Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Er likevel foreslått til Lyngdal pga arbeidsoppgaver/ effektiv utnyttelse av arbeidstid på tvers med politisk sekretariat. Informasjon/kommunikasjon Lyngdal Krever umiddelbar nærhet til toppledelsen. Politisk sekretariat Lyngdal Krever umiddelbar nærhet til toppledelsen. Innbyggertorg Konsmo og Lyngdal Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. På grunn av nærhet til kundene er det foreslått hovedtyngden av aktivitet i Lyngdal, og dermed også arbeidssted der. Forslag om en dag på Konsmo. Lønn, fravær og refusjoner Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Personal, strategisk Lyngdal Krever umiddelbar nærhet til toppledelsen. Personal, rådgivning Lyngdal Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Likevel foreslått til Lyngdal pga nærhet til hovedtyngden av ledere med personalansvar, omfang på tilsettingssaker og IA-arbeid. Økonomi, drift Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Økonomi, strategisk Lyngdal Krever umiddelbar nærhet til toppledelsen. Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Fakturering Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Fakturamottak, oppfølging Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Kommunal innfordring Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Teknisk, strategisk Lyngdal Krever umiddelbar nærhet til toppledelsen. Byggesak Lyngdal Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Lokalisering er likevel foreslått til Lyngdal pga nærhet til hovedtyngden av kunder og aktivitet. Planarbeid, regulering Lyngdal Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Lokalisering foreslått til Lyngdal pga inneholder strategisk del, samt nærhet til hovedtyngden av kundene. Landbruk, skog og vilt Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Er foreslått lokalisert til Konsmo pga Audnedal er stor landbrukskommune (nærhet til kundene). Miljø Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Sees også i sammenheng med landbruk, skog og vilt, nærhet til fagmiljø lokalisert på Konsmo. Kart og oppmåling Lyngdal Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Foreslås likevel til Lyngdal pga fagmiljø. Havn Lyngdal Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen, men unaturlig å legge «havn» til Konsmo (nærhet til kundene/markedet). Næring Lyngdal Krever umiddelbar nærhet til toppledelsen. Driftsledere teknisk Lyngdal og Konsmo Krever ikke umiddelbar nærhet til toppledelsen. Foreslått én med kontorsted på Konsmo. To av driftslederne er foreslått lokalisert til Lyngdal (ikke nødvendigvis rådhuset), pga hovedtyngden av aktivitet knyttet til bygg og annen infrastruktur foregår der

24 fornye forbedre forenkle forene Styringsgruppe fellestjenester har bestått av: Kristine Valborgland (leder) Marit O. Omland (sekretær) Ole Aa. Brattfjord Karl-Emil Erlandsen Linn Gyland Terje Ågedal Evelyn Smedsland (tillitsvalgt) Terje Kjørkleiv (verneombud) 11 24

25 Rapport KULTUR OG FRITID I NYE LYNGDAL INNSPILL TIL ADMINISTRATIV ORGANISERING Nye Lyngdal kommune 25

26 fornye forbedre forenkle forene 2 26

27 fornye forbedre forenkle forene Innhold Prosessen... 4 Utvalgte mål for ny enhet... 5 Forslag til organisasjonskart... 5 Kommentarer til organisasjonskart... 6 Begrunnelser for valgte løsninger... 6 Kultur som egen enhet... 6 Kulturskolen... 7 Frivilligsentral... 7 Kulturteknisk personell Lyngdal kulturhus... 8 Lokalisering... 8 Oppsummering

28 fornye forbedre forenkle forene Prosessen Styringsgruppen for kultur har bestått av følgende personer: Jan Seland, kultursjef Lyngdal (leder av styringsgruppen) Tone Valand, biblioteksjef Audnedal Ingrid Lyngmo, kulturkonsulent Audnedal Marianne Bøksle, rektor Lyngdal kulturskole Siv Jorunn Kvinlaug, tillitsvalgt Delta Lyngdal Linn Gyland, folkehelsekoordinator Lyngdal Styringsgruppen etablerte følgende arbeidsgrupper: Barn og unge Kulturskole Bibliotek Allmennkultur, idrett og friluftsliv Kulturhus For å sikre en god kobling mellom arbeidsgruppene og styringsgruppen, har alle undergruppene bestått av minst en representant fra styringsgruppen. I tillegg er arbeidsgruppene supplert med relevante medarbeidere og representanter fra frivillig sektor hvor dette har vært naturlig. Styringsgruppen startet arbeidet 2. januar 2018 og har hatt 7 møter. Forslag til organisering er basert på det som har kommet frem i arbeidsgruppene, samt egen intern diskusjon. Enkelte ansatte har blitt involvert i arbeidsgrupper, men alle har blitt løpende orientert om prosessen. Dette har vært spesielt viktig siden det i vår ble politisk besluttet av fellesnemda at Lyngdal kultursenter KF skal avvikles fra og med Underveis i arbeidsprosessen er det blitt politisk vedtatt at det interkommunale samarbeidet med kulturskole mellom Audnedal, Åseral og Hægebostad sies opp. Lyngdal og Audnedal skal etablere et felles kulturskoletilbud fra og med skoleåret 2019/2020, og det vil fremover arbeides med å tilrettelegge for at kulturskolen i dagens Lyngdal skal organisere og levere denne tjenesten til Audnedal kommune fra høsten Nye Lyngdal har sendt en invitasjon til Åseral og Hægebostad om å delta i samarbeid om felles kulturskole og det er bedt om en tilbakemelding om dette er ønskelig for de to kommunene innen

29 fornye forbedre forenkle forene Utvalgte mål for ny enhet Hovedmålsettingen har vært å lage en organisasjon som bidrar til samskaping. Styringsgruppen har jobbet etter følgende konkrete målsettinger: Bibliotektilbud i Lyngdal, Konsmo og Byremo (meråpent på alle lokasjoner) Tettere samarbeid mellom folkebibliotek og skole Fritidstilbud på Byremo i samarbeid med Musikkverkstedet Samarbeid mellom Kulturskolen og Musikkverkstedet om undervisningstilbud og lokaler Økt kompetanse og fokus innen idrett og friluftsliv Intern organisering som styrker fagmiljøet i enheten Intern organisering som sikrer tverrfaglig samarbeid Organisering som sikrer tverrsektorielt samarbeid og samskaping med innbyggerne Mer effektiv administrasjon (overgang fra KF til kommunal enhet) Forslag til organisasjonskart 5 29

30 fornye forbedre forenkle forene Kommentarer til organisasjonskart Kultur: Det foreslås at kultur blir en selvstendig enhet i ny struktur Kulturskolen: Det foreslås å legge kulturskolen inn i den nye enheten Frivilligsentraler: Det foreslås at sentralene slås sammen med én leder og legges inn under kultur. Kulturteknisk personell på kulturhuset: Dagens ordning med kulturteknisk personell forblir uendret og videreføres som i dag. Begrunnelser for valgte løsninger Kultur som egen enhet Den nye kommunens kulturenhet vil ha ca. 20 årsverk fordelt på ca. 40 ansatte, og er dermed også av en slik størrelse at den bør være en egen enhet, uavhengig om det blir to- eller trenivå-struktur. Et godt kulturtilbud i den nye kommunen vil være en viktig del av å styrke innbyggernes trivsel og folkehelse. Kultur er et fagfelt som samarbeider med mange områder i kommunen som plan, oppvekst, byutvikling, folkehelse, og ikke minst frivillige. For å kunne levere gode tjenester på fagfeltet mener styringsgruppen at kultur bør organiseres som en egen enhet. Dette vil være med på sikre at ikke tjenestene blir fragmentert eller mindre konkrete ved å plasseres under en annen enhet, men heller kunne være en solid bidragsyter mot flere deler av kommunen. Dersom den nye kommunen får tre-nivå-struktur, vil sannsynligvis ledelsesnivået over kultur ha et bredere fagansvar. I så tilfelle er det desto viktigere at kultur forankres som en faglig enhet, med utgangspunkt i organisasjonsstruktur som beskrevet ovenfor. For å sikre gode fagmiljø, faste treffpunkt og godt samarbeid bør de ansatte på kultur ha felles arbeidssted. Kultur i den nye kommunen ønsker å ha høyere kompetanse og økt fokus på idrett og friluftsliv. Det skal satses på barn og unge gjennom dialog med frivillige og bygges felles ungdomsråd og nytt fritidstilbud på Byremo i samarbeid med Musikkverkstedet. 6 30

31 fornye forbedre forenkle forene Kulturskolen Den foreslåtte organiseringen innebærer at kulturskolen legges inn under kulturenheten. Styringsgruppen mener dette vil skape et større fagmiljø, flere samarbeidspunkter og positiv synergieffekt mellom de ulike fagområdene på kultur, enn om kulturskolen forblir en egen enhet. Som en del av kulturskolens tilbud foreslås det å opprette et undervisningsopplegg innen musikk, kombinert med et fritidstilbud til ungdom på Byremo. Forslaget er arbeidet frem i samarbeid med Musikkverkstedet. Det finnes ikke noe kommunalt ungdoms- eller fritidstilbud i Audnedal kommune pr. dags dato, og man ser behov for en møteplass blant ungdom i denne delen av kommunen. Tilbudet skal utvikles som et samarbeid mellom barn/unge, kulturskolen og Musikkverkstedet. Styringsgruppen mener det er viktig å ha et likeverdig, desentralisert kommunalt fritidstilbud til ungdom i tillegg til det eksisterende som er lokalisert i Lyngdal sentrum. Frivilligsentral Det foreslås å slå sammen de to sentralene slik at de får én administrasjon og én leder. Dette er en naturlig følge av kommunesammenslåingen, og vil være den mest effektive måten å drive sentralen på. Da vil man kunne benytte et felles system for administrasjon, i stedet for å kjøre dobbelt. Videre anbefales det å organisere sentralen i kommunens struktur, slik det er organisert i Lyngdal i dag. Leder av frivilligsentralen bør ligge i kulturenheten. Det er flere samarbeidslinjer og krysningspunkter i denne enheten sammenlignet med enhet for barn/unge, og det er sannsynlig at synergiene vil være større ved å legge sentralen i kulturenheten. Det viktigste eksemplet på dette er arbeidet med lag- og foreninger som er en viktig del av kulturenhetens arbeid i dag. Imidlertid er det svært viktig med lokal tilpasning og nærhet til innbyggerne, og det anbefales at frivilligsentralen viderefører sine avdelinger og daglig drift i både Lyngdal og i Audnedal slik som i dag. Sentralen i Audnedal er i dag organisert med et styre bestående av lag/foreninger. Det er ikke noe i veien for at «avdelingen» i Audnedal i fremtiden også vil kunne ha en styringsgruppe/referansegruppe bestående av lokale lag og foreninger. Dette vil kunne bidra til lokal forankring selv om leder/avdelingsleder er en del av den kommunale strukturen. 7 31

32 fornye forbedre forenkle forene Kulturteknisk personell Lyngdal kulturhus Kulturhuset har eget kulturteknisk personell med kompetanse innen utstyr, sceneteknikk, lys og lyd i forhold til arrangementer, kurs og bruk av huset. Det kulturtekniske personellet har ansvar for vedlikehold og drift, da dette henger tett sammen med øvrige arbeidsoppgaver og utstyr knyttet til huset. Fagmiljø og fagkompetanse for det kulturtekniske personellet er lokalisert på kulturhuset. Det er avgjørende for de som arbeider med utstyr og teknikk i forhold til arrangementer, kurs og bruk, at de kan håndtere vedlikehold og drift samtidig. For å kunne gjennomføre arrangementer og drift er det kulturtekniske personellet avhengig av tett samarbeid og faste treffpunkter med de andre fagområdene som jobber på kulturhuset. Samarbeidet og felles lokalisering mellom ansatte sikrer kontinuitet og effektiv drift, og det kulturtekniske personellet kan utføre flere arbeidsoppgaver på kort tid og i fysisk nærhet til bygget. Å beholde denne arbeidsfordelingen er en langsiktig investering, da det vil redusere vedlikeholdsetterslep ved kulturhuset. Bygget er en sosial- og mye brukt møteplass, som har mange besøkende daglig, fra tidlig til sent på kveld. Biblioteket har meråpent, det er kurs/ konferanser, kino og teater på kveldstid. For at kulturhuset skal ha god standard og oppleves som brukervennlig er det avgjørende at drift forvaltes fortløpende. For å sikre god fagkompetanse og beholde dyktige medarbeidere, må det satses på å beholde stillingene slik de er i dag. Kompetansen er etterspurt og det er ikke gitt at man finner personer som har de rette kvalifikasjonene som kreves. Kulturteknisk personell bør sortere inn under leder for kulturenheten, noe som vurderes til å være en styrke for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Samtidig ser man muligheten for at det kan trekkes veksel på kompetansen hos kulturteknikerne i andre deler av kommunen ved behov, for eksempel flerbrukshallen på Konsmo. Lokalisering Den foreslåtte enheten vil få ca. 40 ansatte fordelt på ca. 20 årsverk. Det legges til grunn at tjenestetilbudet skal gis der folk bor, så langt det lar seg gjøre. Det foreslås at kulturadministrasjonen samles og lokaliseres i Lyngdal. Styringsgruppen har konkludert med at kulturadministrasjonen ikke er avhengig av geografisk lokalisering. Derfor er det viktig å samle kompetansen på ett sted. Da er det naturlig å lokalisere dette til Lyngdal, hvor det allerede er bundet opp flere ressurser i tilknytning til Lyngdal kulturhus. 8 32

33 fornye forbedre forenkle forene Oppsummering Styringsgruppens arbeid kan oppsummeres i følgende punkter: Kultur blir en egen enhet Kulturskolen blir en del av denne enheten Dagens tekniske personell på Lyngdal kulturhus rapporterer til leder for kultur og har sitt arbeidssted på kulturhuset Administrasjonen for kulturenheten lokaliseres i Lyngdal Bibliotektilbudet opprettholdes som i dag (Lyngdal, Konsmo og Byremo) Det er ønskelig å opprette et nytt tilbud for barn/unge på Byremo i samarbeid med Musikkverkstedet Det foreslås at Frivilligsentralene slås sammen med én leder og legges inn under kultur. Styringsgruppen for kultur og fritid, Jan Seland, Marianne Bøksle, Ingrid Lyngmo, Tone Dahl Valand, Siv Jorunn Kvinlaug, Linn Gyland 9 33

34 Rapport S STYRINGSGRUPPE FOR BARNEHAGE OG SKOLE Nye Lyngdal kommune 34

35 fornye forbedre forenkle forene 2 35

36 fornye forbedre forenkle forene Innhold Forslag til organisering i Nye Lyngdal kommune....4 Prosess...6 Styringsgruppens forslag til ny organisering

37 fornye forbedre forenkle forene Forslag til organisering i Nye Lyngdal kommune Styringsgruppens forslag bygger på intensjonsavtalen mellom Lyngdal og Audnedal kommuner og visjonen for Nye Lyngdal: Fornye, forbedre, forenkle forene Mål for den nye kommunen Det viktigste for en kommune er å sikre vekst og utvikling. For å lykkes med dette må man yte tjenester av god kvalitet til innbyggerne og legge til rette for gode vilkår for næringslivet Hovedmål: Etablere en livskraftig og attraktiv kommune Sikre og videreutvikle kvalitet i tjenestene til innbyggerne Etablere en økonomisk solid kommune De viktigste målsettingene knyttet til barnehage og skole er (utdrag fra intensjonsavtalen): Kommunen skal vektlegge å gi et helhetlig, likeverdig og tverrfaglig tilbud til alle innbyggere i den nye kommunen. Kommunal tjenesteyting som barnehager, skoler, helse og omsorgstjenester og så videre skal fortsatt lokaliseres i nærheten av der folk bor. Lokalisering av tjenester som for eksempel barnehager, skoler og institusjonsplasser, beholdes som i dag. Kommunen prioriterer forebygging, folkehelse og tidlig innsats for å skape gode lokalsamfunn, levekår og livskvalitet. Innbyggerrettede tjenester skal være desentraliserte. Det skal legges til rette for stor grad av innbyggermedvirkning og innbyggerdialog Befolkningsveksten skal være høyest i Agder og over landsgjennomsnittet Besøks- og bostedsattraktiviteten skal markedsføres med fokus på å kunne tilby et variert og spennende tilbud for alle. Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold på Agder ( ) legges til grunn for arbeid med levekårsutfordringer Den nye kommunen vil arbeide for å øke antallet lærlingeplasser i kommunen. 4 37

38 fornye forbedre forenkle forene Prosess Styringsgruppe: Terje Litland, Oddrun Rekvik, Tordis A.Blørstad/ Tor Svennevik, Linn Ø. Gyland, Renate Tveiten, Even Schau / Jan Fredrik Kirkedam, Marion Seland og (Ann Karin Fuglestad) Mandat styringsgruppe: Bidra til leveransen i delprosjektet Synliggjøre gevinster av forslag til løsning Etablere og følge opp arbeidsgrupper Ansvar for informasjon og dialog med det administrative arbeidsutvalget Konkretisering av mandat innen barnehage og skole: Koordinering av arbeidet med sammenslåingsprosess innen barnehage og skole Oppnevning av arbeidsgrupper i forhold til aktuelle delprosjekt. Koordinerer saker til politisk behandling i løpet av sammenslåingsprosessen Utarbeide forslag til organisering av barnehage og skole i nye Lyngdal ut fra overordnede føringer i intensjonsavtale, fremtidige utfordringer og målsettinger Arbeidsgruppenes mandat Beskrive deltjenester innen arbeidsgruppenes fagområde. Beskrive evt. samarbeidsområder/oppgaver som inngår i/berører tjenesten og som ikke er behandlet av arbeidsgruppen (for eksempel pågående prosesser og utviklingsarbeid) Utarbeide forslag til «best practice» i henhold til visjon og hovedmålsetting for Nye Lyngdal Arbeidsgrupper sammensetning: Skal være sammensatt med personer med fagkompetanse fra begge kommuner. Sammensetningen kan justeres avhengig av hvilken kompetanse som er nødvendig i de ulike deler av prosjektet Tillitsvalgte deltar i arbeidsgrupper der det er hensiktsmessig Styringsgruppen startet sitt arbeid og hadde første fellessamling med ledere for arbeidsgrupper Følgende arbeidsgrupper ble etablert: 1) Barneskole og SFO 2) Ungdomsskole og voksenopplæring 3) Barnehage 4) Tverrfaglig gruppe: Barnehage, helsestasjon/skolehelsetjeneste, barneskole, SFO, Ungdomskole, barnevern(??? Ppt??? Sammen ble styringsgruppe og arbeidsgruppe enige om følgende prinsipper for fremtidig organisering av tjenestene innen barnehage og skole: Tidlig innsats, hele barnet, tverrsektorielt samarbeid og samhandling Arbeidsgruppene leverte den faglige begrunnelsen for hvordan tjenestene bør leveres i ny kommune til styringsgruppen innen Styringsgruppen er samlet i sitt forslag til administrativt arbeidsutvalg 5 38

39 fornye forbedre forenkle forene Styringsgruppens forslag til ny organisering Organisasjonskart Oppvekst Rådgivere Skole og sfo Voksenopplæring Barnehage Helsestasjon/ skolehelsetjeneste Det foreslås å organisere skole og barnehage inn i en oppvekstsektor. Det foreslås i tillegg å legge andre tjenester som er viktige i et oppvekstperspektiv inn i samme sektor. Dette vil primært være tjenester som ligger i tilknytting til dagens helsestasjon/skolehelsetjeneste. Forslaget innebærer ikke økt ressursbruk, men en omfordeling av ressurser og endrede oppgaver internt. Begrunnelser for valgte løsninger Tverrfaglig samarbeid er et prioritert område, og skal det tas på alvor må dette gjenspeiles i organiseringen. Dette legges det også til rette for i den politiske organiseringen av ny kommune. Leder for oppvekst: Styringsgruppen mener at ved å ha en leder med myndighet for en helhetlig oppvekstsektor vil man i større grad kunne samarbeide tverrsektorielt og forene arbeidet innen oppvekst. Rådgivere: Det foreslås faglige rådgivere både for å støtte øverste leder for oppvekst, både med tanke på koordinert innsats og faglig rådgivning og utvikling. Skolefaglig rådgiver: Rådgiver for oppvekstleder samt for enhetene Barnehagefaglig rådgiver: Rådgiver for oppvekstleder samt for enhetene Helsefaglig ansvarlig rådgiver: Rådgiver for oppvekstleder samt for enhetene IKT-rådgiver: Rådgiver for oppvekstleder samt for enhetene.dette er ikke tradisjonelt IKT arbeid, men en styrkin av satsingen på det digitale både inne skole og barnehage. Det er viktig at det er pedagogiske kompetanse som ligger til grunn. IKT kompetanse er helt sentralt i samfunnsutviklingen og er en av de grunnleggende ferdighetene. Dette vil fremme en helhetlig 6 39

40 fornye forbedre forenkle forene og samordnet opplæring i digitale ferdigheter og vil hjelpe enhetene til å bli løpende oppdatert om nye muligheter, og hjelp og opplæring til å ta i bruk ny teknologi og programvare. Helsestasjon og skolehelsetjeneste: Et barn-en oppvekst. Ved å samle de mest sentrale tjenestene/institusjonene/arenaene i barns liv vil man i større grad kunne fremme et tverrfaglig og helhetlig oppvekstforløp. Helsestasjon og skolehelsetjeneste har hyppig samarbeid med andre sektorer, for eksempel psykisk helse, flyktnigntjeneste, skole og barnehage. Det er viktig at barn som har utfordringer opplever tidig innsats. Det er desto viktigere å ha fokus på helsefremming, at barn opplever at de mestrer hverdagen på primærarenaene familie, barnehage og skole. Det er på disse arenaene man best fremmer helse og forebygger uhelse. Ved å forene tjenester på tvers av tradisjonell inndeling åpner man for mulighetene for tettere samarbeid på tvers av helse og oppvekst; Nærhet og felles kultur er viktig. En samorganisering vil speile intensjonen om å se hele barnet/hele oppveksten, herunder BTI som sentral satsing. Styringsgruppen mener at prinsippene som ble utformet av styringsgruppe og arbeidsgruppe (Tidlig innsats, hele barnet, tverrsektorielt samarbeid og samhandling ) best ivaretas med den beskrevne organisering. Videre mener styringsgruppen at denne organisering best ivaretar intensjonsavtalens målsettinger: Kommunen skal vektlegge å gi et helhetlig, likeverdig og tverrfaglig tilbud til alle innbyggere i den nye kommunen. Kommunal tjenesteyting som barnehager, skoler, helse og omsorgstjenester og så videre skal fortsatt lokaliseres i nærheten av der folk bor. Lokalisering av tjenester som for eksempel barnehager, skoler og institusjonsplasser, beholdes som i dag. Kommunen prioriterer forebygging, folkehelse og tidlig innsats for å skape gode lokalsamfunn, levekår og livskvalitet. Styringsgruppen mener en samorganisering er den beste løsningen for å ivareta tjenestekvaliteten innen oppvekst. Voksenopplæring På bakgrunn av opplæringsloven skal skolen ivareta voksenopplæringen. Styringsgruppen mener dette er et godt argument for at voksenopplæringen bør forbli en del av skolen. Det er viktig å videreutvikle samarbeid mellom voksenopplæringen som underviser foreldrene og barnehage og skole som tar seg av og underviser barna. Likevel må det nevnes at voksenopplæring hører tett sammen med flyktnigntjeneste, og at det er faktorer som ikke er tilstrekkelig belyst. Dette gjelder særlig at det ikke er fullt klarlagt hvor flyktnigntjeneste skal ligge i ny kommune. Et varierende tjenestebehov, hvor det er forventet nedgang kan gjøre at foreslått organisering vil kunne variere. Voksenopplæringen i ny kommune bør organiseres under en leder. 7 40

41 fornye forbedre forenkle forene 8 41

42 fornye forbedre forenkle forene 9 42

43 fornye forbedre forenkle forene Skrevet av: Styringsgruppen Publisert: Opplag: "Klikk her og skriv inn antall" Trykk: "Klikk her og skriv inn hvilket trykkeri" Lyngdal kommune Postboks 353, 4577 Lyngdal Telefon E-post: Org.nr

44 Begrunnelse for utarbeidelse av administrativt organisasjonskart Helse og velferd Nye Lyngdal Styringsgruppens mandat i henhold til dokumentet «Overordnede føringer for organisering av Helse og velferd i Nye Lyngdal kommune»: Utarbeide forslag til organisasjonsmodell for helse og velferd i nye Lyngdal ut fra overordnede føringer i intensjonsavtale, fremtidige utfordringer og målsettinger Styringsgruppen har bestått av Tom Valand, kommunalleder Audnedal kommune (leder styringsgruppe) Anne Moi Bø, helse- og omsorgsfaglig ansvarlig Lyngdal kommune Linn Gyland, folkehelsekoordinator Lyngdal kommune Ann Karin Fuglestad, prosjektleder Nye Lyngdal kommune Gerd Marie Viblemo, hovedtillitsvalgt NSF Audnedal kommune (vara Tove Skurve hovedtillitsvalgt NSF Lyngdal) Astri Skurve Daaland, hovedverneombud Lyngdal kommune (vara Marion Seland hovedverneombud Audnedal kommune Visjon helse og velferd Nye Lyngdal: Leve hele livet Hovedmålsetting helse og velferd Nye Lyngdal: Yte helhetlige og samordnede tjenester med tanke på størst mulig grad av mestring og verdighet Fremme helse og forebygge fremtidig uhelse Yte effektive og innovative tjenester i nær tilknytning til eget hjem. Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Det tas utgangspunkt i følgende tjenestekjede: Figur 1 Kilde: Agenda Kaupang Prosess: Arbeidet med sammenslåingsprosessen av tjenestene innen helse og velferd i Lyngdal og Audnedal startet opp med et arbeidsseminar for ledere, tillitsvalgte og verneombud på Eikerapen Gjestegård 27. og 28.august Det ble i ettertid utarbeidet et styringsdokument for videre arbeid; 44

45 «Overordnede føringer for organisering av Helse og velferd i Nye Lyngdal kommune». På bakgrunn av dette ble det nedsatt en styringsgruppe og tre arbeidsgrupper. Arbeidsgruppene besto av ledere på ulike nivå. Disse hadde mandat til å opprette temagrupper bestående av relevant fagpersonell, tillitsvalgte, verneombud og andre der dette var naturlig. Det har vært gjennomført seks møter i Styringsgruppen og fem fellessamlinger for de tre arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene ble inndelt etter kommunens ansvar for helse og omsorgstjenester i henhold til Helse og omsorgstjenesteloven 3-2. Her beskrives kommunens «må» - tjenester. Arbeidsgruppene fikk i tillegg ansvar for å vurdere hvilke «kan» - tjenester som burde legges inn i framtidig organisering. Arbeidsgruppene leverte inn sine forslag til organisering innen 15.juni. Styringsgruppen har jobbet videre med å bearbeide forslagene til en helhetlig organisasjonsmodell for Helse og velferd i Nye Lyngdal. Hovedstruktur for organisering Det framtidige utfordringsbildet, visjon og målsetning i henhold til styringsdokumentet har vært retningsgivende for utarbeidelse av ny organisasjonsmodell. Styringsgruppen har i størst mulig grad brukt arbeidsgruppenes forslag til organisering. For noen tjenester som berører alle arbeidsgruppene har det kommet inn flere ulike forslag til organisering. Styringsgruppen har i disse tilfellene måttet foreta valg i henhold til styringsdokumentets intensjoner. Det er også tatt hensyn til vedtatt planløsning for Lyngdal helsehus i foreslått organisering. Det har vært viktig å organisere enheter med tjenester som ivaretar forebygging, tidlig innsats og mestring i alle livets faser. Dette vil kunne redusere og utsette behov for kommunale tjenester og bidra til å forbedre kommunens levekårsutfordringer. Samtidig har det vært fokus på at innbyggerne i Nye Lyngdal skal kunne orientere seg og henvende seg på en enkel måte ved behov for informasjon og tjenester innen Helse og velferd. Det er lagt vekt på at tjenestene skal være sammenhengende og helhetlige. Enhetenes tjenestesammensetning er i størst mulig grad ivaretatt ved å forsøke å tilrettelegge for mest mulig effektiv drift, balansert lederspenn (antall årsverk og/eller ansvarsområde) og størrelse på enhetene. Styringsgruppen har valgt å foreslå organisering inne helse og velferd med seks enheter inkludert NAV. I styringsgruppens mandat omhandler dette kun forslag til overordnet enhetsstruktur. Videre avdelingsstruktur vil bli utviklet i samarbeid med de respektive enhetslederne etter at disse er tilsatt. Dette for at den enkelte enhetsleder skal få et eierforhold til videre organisering i egen enhet. Presiseringer / forklaringer: Dagsenter: Flere brukergrupper har i dag tilbud om dagsentertjeneste; eldre, demente, mennesker med nedsatt funksjonsevne og brukere innen psykisk helse og rus. Styringsgruppen har valgt å legge ansvaret for tjenesten inn under respektiv enhet. Videre organisering av dagsentertilbudet med eventuelt egen leder, utarbeides i forbindelse med ny avdelingsstruktur og kan være et samarbeid på tvers av enheter. «Helsetjenester i hjemmet»: Alle helsetjenester som ikke gis i institusjon. Samarbeid: Samarbeidsstrukturer mellom de ulike enheter, sektorer og interkommunalt innen fag og ledelse utarbeides etter at ny organisasjonsmodell er vedtatt. Dette må også gjelde i forhold til samarbeid med Frivilligsentral, frivillige, lag og foreninger. 45

46 1. Enhet for forebygging og livsmestring Forebygging og livsmestring hører på ulike nivå inn i alle enheter som er beskrevet i organisasjonsmodellen. I Enhet for forebygging og livsmestring vil de fleste tjenester være lavterskeltjenester som ikke krever vedtak iht lovverket. En har valgt å samle fagmiljøet innen psykisk helse og rus i samme enhet for å styrke kompetansemiljøet og det tverrfaglige tilbudet for brukere med behov for begge tjenestene. Brukere som har behov for vedtakstjenester, vil også få sine tjenester fra samme enhet. Psykisk helse og rus gir tjenester til alle aldersgrupper, inkludert barn, unge og familier. Helsefremming er viktig for å skape robuste barn. Både styringsgruppen og arbeidsgruppene har sett det som viktig at barn opplever at de mestrer hverdagen på primærarenaene familie, skole og barnehage. Tidlig innsats og forebygging i samarbeid mellom fagområdene psykisk helse/rus, helsestasjon/skolehelsetjeneste og skole/barnehage har store positive effekter i forhold til å fremme helse og forebygge uhelse. Dette vil kunne forebygge senere utvikling av psykiske lidelser, rusproblemer og levekårsutfordringer. Foreldre som følges opp med tjenester innen psykisk helse og rus påvirker også barna. Det er derfor viktig å ha et tett samarbeid mellom enheten som gir tjenester til foreldre, og enheten som følger opp barn i helsestasjon og skolehelsetjeneste. Helsestasjon og skolehelsetjeneste har hyppig samarbeid med andre sektorer, for eksempel skole og barnehage. Det er viktig at barn som har utfordringer i skole og barnehage opplever helsepersonell som uavhengige voksne. Det har vært diskutert om helsestasjon og skolehelsetjeneste bør ligge under andre sektorer, for eksempel oppvekstsektoren. Argumentasjonen for dette innspillet har vært at helsestasjonen har hyppig samarbeid med skole og barnehage. Samorganisering med Oppvekst vil kunne forenkle dette samarbeidet. Anbefalingene fra arbeidsgruppene har vært å legge disse funksjonene til Helse og velferd. Styringsgruppen mener at det er viktig at alle helsetjenester rettet mot barn, unge og deres familier er organisert innen helsesektoren. Dette vil legge til rette for et styrket fagmiljø innen denne enheten noe som igjen vil bidra til å kunne yte bedre tjenester i samarbeid med andre sektorer. Styringsgruppen ser det også som viktig at helsefaglig kompetanse samles innen en felles sektor. Dette også på grunn av den utvidede taushetsplikten som helsepersonell har. Arbeidsgruppen har foreslått å legge bofelleskapet for enslige mindreårige flyktninger innen habilitering. Etter en helhetlig vurdering mener styringsgruppen at disse flyktningene har lite til felles med brukere innen habilitering. Enslige mindreårige flyktninger er foreslått organiserte sammen med skolehelsetjenesten fordi disse innbyggerne er barn og unge i skolepliktig alder. De vil derfor naturlig ha kontakt med skolehelsetjenesten. I tillegg vil de også ofte kunne ha behov for tjenester innen psykisk helse på bakgrunn av ulike tidligere traumatiserende livserfaringer. Ansvar for enslige mindreårige flyktninger ligger formelt under barneverntjenesten som er lagt til samme enhet. 2. Servicesenter for helse og velferd Styringsgruppen foreslår å opprette et felles servicesenter for helse- og velferdstjenester der innbyggere kan henvende seg («en dør inn») dersom de har behov for informasjon, veiledning eller å søke tjenester innen helse og velferd. 46

47 Styringsgruppen ser det som viktig å opprette en enhet som samler tjenester som blir gitt på tvers av øvrige enheter. Alle arbeidsgruppene har også forslått dette, men har ulike ønsker om organisatorisk plassering. Styringsgruppen har valgt å samle Forvaltning, Boligtjenester og Helse- og rehabilitering fordi disse fagområdene yter tjenester på tvers av hele helse- og velferdssektoren. I tillegg yter de tjenester til andre kommunale enheter, for eksempel skole og barnehage. Dette vil styrke det tverrfaglige samarbeidet og gi en bedre fleksibilitet og effektiv utnyttelse av ressursene. Et tettere samarbeid mellom disse fagområdene vil legge til rette for å gi en mer helhetlig og sammenhengende tjeneste til brukerne. Det har også vært diskutert om Forvaltning og Boligtjenester burde samlokaliseres i et felles kommunalt servisesenter for alle innbyggere i kommune. Dette vil enda bedre bygge opp om «Endør-inn»-tankegangen. Dette betinger i så fall en arealmessig samlokalisering, og at Helse og rehabilitering organiseres inn i en annen enhet. Styringsgruppen anbefaler imidlertid å opprette foreslåtte enhet med tjenestene Forvalting, Boligtjenester og Helse- og rehabilitering. Forvaltning Alle tre arbeidsgruppene har foreslått å samle saksbehandling innen helse og velferd. En av gruppene har tatt klar stilling til at de ønsker å skille forvaltning og drift. De øvrige to har ikke tatt stilling til dette. Styringsgruppen anbefaler å skille forvaltning og drift og legge dette ansvaret til Forvaltning. Hensikten er å oppnå en rasjonell, likeverdig og kvalitativ god saksbehandling innen alle tjenesteområder i hele den nye kommunen. Det er også viktig å ivareta brukermedvirkning og at rettsikkerheten for øvrig ivaretas. Tvangsvedtak relatert til enkeltbrukere ivaretas i den enkelte enhet. Koordinerende enhet er en integrert del av saksbehandlingen innen helse og velferd. Styringsgruppen har valgt å samle drift og oppfølging av tjenester slik som støttekontakt, avlastning i hjemmet, brukerstyrt personlig assistanse (BPA), koordinatorer for individuell plan og omsorgsstønad. En slik sentralisering forutsetter at ressursene som brukes i dag ift lønn og personell overføres til denne enheten. I dag ligger ressursbruken for disse tjenestene ute på hver enhet. Det er enklere å bygge kompetanse og å yte gode, likeverdige og effektive tjenester til brukerne når funksjonene blir samlet i ett kompetansemiljø. I tillegg vil det også være enklere å rekruttere, følge opp og gi opplæring til personell knyttet til disse tjenestene. Dette er delvis i trå med arbeidsgruppene sin forslag. Styringsgruppen foreslår at egenbetaling og vederlagsberegning legges inn i denne enheten fordi de har direkte relevans til vedtakene som blir utformet i helse- og velferdstjenesten. Det er naturlig å samle alt som har med vederlag og betalingstjenester i en merkantil funksjon i en enhet. Øvrige merkantile tjenester blir fortsatt organisert i hver enkelt enhet. Forebyggende hjemmebesøk er lagt inn i enheten. Dette er et tilbud om råd og veiledning til eldre som ikke har tjenester, eller som har begrensede tjenester fra kommunen. Det er en del av det helhetlige forebyggende arbeidet som rettes mot eldre i kommunen. Kommunes plikt til å gi opplysning, råd og veiledning til sine innbyggere er hjemlet i Helse- og omsorgstjenesteloven, Pasient- og brukerrettighetsloven og Folkehelseloven. Hverken Lyngdal eller Audnedal kommune har organisert forebyggende hjemmebesøk i dag. Fagsystemet Profil brukes innen alle enheter innen helse- og velferd. Der er derfor naturlig å legge fagansvaret til Forvaltning. Dette vil også innebære koordineringsansvar for superbrukere innen ulike avdelinger i helse og velferd. 47

48 Fagkoordinatorer som berører flere enheter blir lagt til servicesenteret. De vil ha et overordnet koordinerende ansvar for aktuelle fagfelt, for eksempel demens, samt vil kunne være kommunes representant ift eksternt samarbeid der dette er naturlig. Kommunen har iht Helsepersonelloven 10a en plikt til å bidra til å ivareta mindreårige barn som pårørende. Styringsgruppen anbefaler at denne funksjonen legges til servicesenteret fordi ansvaret vil omfatte flere fagområder, for eksempel psykisk helse, rus, somatiske lidelser o.a. Boligtjenester To av arbeidsgruppene foreslår å samle alle boligsosiale tjenester i Helse og Velferd. Den siste arbeidsgruppen har ikke tatt opp dette temaet. Styringsgruppen støtter dette. Dette innebærer at boligsosiale tjenester som omhandler tildeling, oppfølging, tilrettelegging og økonomiske virkemidler samles i et felles arbeidsområde. Boligsosialt arbeid handler om å framskaffe egnede boliger og hjelpe vanskeligstilte på boligmarkedet til å mestre sine boforhold. Bolig er en forutsetning for velferden vår. Å bo godt og trygt er viktig for å kunne ta utdanning, danne familie, være i arbeid og ta vare på helsen. Å bo dårlig eller å være bostedsløs kan ha store negative konsekvenser for livskvaliteten. Det blir derfor vanskeligere å ta imot og ha nytte av helse-, omsorgsog velferdstjenester, gjennomføre utdanning og delta i arbeidslivet. En utrygg bosituasjon kan også vanskeliggjøre integrering, og veien til kriminalitet, rusproblemer og psykiske vansker kan bli kortere. Boligen er en ramme for et sosialt liv og gir tilhørighet til et nærmiljø og lokalsamfunn. Godt boligsosialt arbeid er derfor en viktig del av det forebyggende arbeidet innen helse og velferd og hører derfor naturlig inn under denne tjenesten. I dag er disse tjenestene svært fragmentert i begge kommuner. Ved å samle de boligsosiale tjenestene innenfor helse og velferd vil dette gi mer langsiktige og helhetlige tjenester ift boligsituasjonen for de som har behov for bolig. Dette vil kunne bidra til at den nye kommunen kan yte bedre boligtjenester på individnivå, samt få et godt oversiktsbilde over boligsituasjonen og dermed gi viktig kunnskap ift strategisk boligplanlegging som må skje i tett samarbeid med for eksempel planavdelingen. Midlertidig botilbud (akuttboliger) sorterer iht til Sosialtjenesteloven 27 under NAV som har plikt til å fatte vedtak i henhold til denne loven. For å få en helhetlig boligbehandling etter at vedtaket er fattet, anbefales det at videre boligtildeling og oppfølging utføres av Boligtjenester. Den nasjonale strategien for boligsosialt arbeid «Bolig for velferd» ( ) påpeker at kommunen må sørge for at alle skal ha et godt sted å bo. Kommunen skal videre legge til rette for at de som har behov for tjenester skal få hjelp til å mestre boforholdet og at den offentlige innsatsen skal være helhetlig og effektiv. Styringsgruppen anbefaler at kombinasjonen av boliger og individuell bo-oppfølging samlokaliseres i Boligtjenester innen Helse og velferd. Det vil likevel være behov for boligoppfølging innen de andre enhetene. Boligtjenester vil måtte ha et aktivt samarbeid med øvrige sektorer i kommunen. Helse og rehabilitering Arbeidsgruppene anbefaler ulike varianter av samorganisering av fysioterapi, ergoterapi, tekniske hjelpemidler og velferdsteknologi. Disse tjenestene er foreslått lagt til Helse og rehabilitering og planlagt lokalisert i Lyngdal helsehus som nå er under bygging. Disse tjenestene er i dag ulikt organisert i Audnedal og Lyngdal. I Audnedal er tjenestene organisert innen Helse, mens de i Lyngdal er ligger under to enheter. Fordelene ved å ha disse tjenestene samlet, er at en får et sterkt og 48

49 robust fagmiljø, samt at ressursene fordeles ut i kommunen basert på hver enkelt tjenesteenhets behov. Dette kan være en fordel ved fravær i forbindelse med for eksempel ferie og sykdom. Ulempen er at den enkelte enhet ikke har ansatt sin egen fysioterapeut og ergoterapeut, men får tildelt disse ressursene i henhold til behov ut fra kommunens totale tilgjengelige stillingsressurser. Drift og organisering av kommunalt lager for tekniske hjelpemidler er også lagt til Helse og rehabilitering. Den nye kommunen må ha et helhetlig system for tekniske hjelpemidler som må legge til rette for at innbyggere i kommunen kan oppleve mestring og livskvalitet i hverdagen. Dette til tross for ulike funksjonshemninger uavhengig av alder og livsarena, eks skole, barnehage og ulike fritidsareenaer. Disse tjenestene er derfor foreslått organisert i enhet sammen med relaterte faggupper. Styringsdokumentet for helse og velferd har som målsetning at tjenestene i Nye Lyngdal skal legge til rette for tidlig innsats og mestring. Tjenestene som er lagt inn under Helse og rehabilitering er sektorovergripende, berører alle enhetene inne helse og velferd og er sentrale ift å oppnå denne målsetningen. Det samme gjelder samarbeidet med Forvaltning og Boligtjenester i forbindelse med tildeling, planlegging og oppfølging av tjenester, for eksempel ifm velferdsteknologi og tilrettelgging i bolig. Kommunen har plikt til å sørge for at innbyggerne har tilstrekkelig fysioterapi- og legetjenester, uavhengig av om dette gis av private eller kommunalt ansatte. Kommunen har i tillegg plikt til å følge opp disse, for eksempel med samarbeidsmøter etc. Det er viktig med et nært samarbeid mellom de private og offentlige fysioterapeutene. Det samme gjelder fastleger. Det er derfor naturlig å legge disse to funsjonene under samme ledelse. Lærings-, mestrings- og frisklivssentralen er en kommunal helsetjeneste som tilbyr oppfølging til personer i alle aldre med økt risiko for eller allerede utviklet sykdom. Målet med sentralen er å fremme helse og mestring, samt forebygge sykdom og sykdomsutvikling. Det vil være naturlig at sentralen koordinerer kurs for ulike pasientgrupper og pårørende med tanke på mestring. Det vil også bli gitt oppfølging i grupper og individuelt. Det er ofte fagpersonell innen fysio- og ergoterapitjenesten som gir denne oppfølgingen. Det vil derfor være naturlig å organisere disse tjenestene sammen. Dette er i trå med en av arbeidsgruppenes forslag. 3. Enhet for habilitering Styringsgruppen foreslår å samle tjenester innen fagområdet habilitering for alle aldersgrupper i samme enhet. Dette er i trå med arbeidsgruppen som har hatt ansvar for habilitering sin anbefaling. Dette vil gi et sterkt og godt fagmiljø, samtidig som det vil gi en større fleksibilitet ift personellressurser. Avlastning rettet mot barn og unge er i lovverket definert som institusjon. Denne type avlastning vil omfatte alle barn og unge uavhengig av diagnoser. Avlastning over 18 år gjelder brukere innen habilitering. 4. Enhet for hjemmetjenester Enheten inneholder tradisjonelle tjenester innen hjemmesykepleie og praktisk bistand og opplæring. I tillegg er dagsenter for eldre og demente lagt inn i enheten. Begrunnelsen for dette er at det er hjemmeboende som får tilbud om dagsenter og samtidig ofte også mottar tjenester av denne enheten. Vedtak om hverdagsrehabilitering gjøres i Forvalting. Den praktiske gjennomføringen 49

50 organiseres fra enhet for hjemmetjenester som har ansvar for hverdagsrehabiliteringsteamet. Dette er i trå med arbeidsgruppens anbefaling. Sykepleieklinikken er fysisk plassert i første etasje på Lyngdal helsehus og vil yte tjenester som helsehjelp, råd og veiledning. Sykepleieklinikken retter seg mot brukere som ikke er avhengig av å få utført disse tjenestene i eget hjem. Denne tjenesten kan også ses i relasjon til brukere som kommer til dagsenteret. 5. Enhet for institusjonstjenester Enheten inneholder alle tjenester som er regulert i henhold til Sykehjemsforskriften. God ernæring er et viktig tiltak for at eldre mennesker kan bo lengst mulig i eget hjem. Tjenester som bygger opp om dette er for eksempel produksjonskjøkken og kafeteria/dagsenter. Dette er poengtert i St.meld. nr. 15 ( ) «Leve hele livet» hvor det bl.a. legges vekt på flere måltider gjennom døgnet, sikre god ernæring og tilrettelegging for lokale kjøkken. Dette ivaretas i Nye Lyngdal ved at de eldre tilbys faste måltider på institusjon, tilrettelagte måltider i omsorgsboliger, salg av måltider i kafeteria samt matombringing i private hjem. Organisatorisk plassering av kjøkkendrift er valgt lagt til enhet for institusjon. Det samme er vaskeri. Det har vært diskutert organisering av renhold, vaktmester, brannansvarlig for det nye helsehuset i Lyngdal. Styringsgruppen tar ikke stilling til dette siden det allerede er etablert en egen organisering for dette prosjektet som vil ivareta disse problemstillingene. En del kommuner velger å legge korttidsopphold/kommunal øyeblikkelig hjelp (KØH) inn under hjemmetjenester. Styringsgruppen anbefaler å følge arbeidsgruppen forslag om å organisere denne tjenesten inn under enhet for institusjon. Arbeidsgruppen har foreslått å samorganisere nattjenestene i helse og velferd. Dette vil kunne gi fordeler ift ressursbruk og enklere oppfølging av ansatte. Det vil også kunne gi bedre tjenester til brukere som har behov for assistanse på natt. Det må i det videre arbeidet med organisering av ny avdelingsstruktur vurderes hvordan dette praktisk bør gjennomføres. Dette ansvaret er lagt til enhet for institusjon. Det er lagt til rette for at responssenter for trygghetsalarmer og annen velferdsteknologi kan etableres i det nye helsehuset. Det er ikke tatt avgjørelse på valg av regional tilknytning eller lokal drift av responssenterløsning. Dersom det blir tatt beslutning på lokal drift, er det naturlig at dette legges til institusjon. Dette fordi responssenterløsning ofte kobles opp mot sykesignalanlegg på sykehjem. 6. NAV De to lederne i NAV Lyngdal og NAV Audnedal har vært med i to ulike arbeidsgrupper. Organisering av NAV ligger utenfor styringsgruppens mandat, men det har vært naturlig at de to lederne har hatt innspill til tjenester der NAV er samarbeidspartnere. NAV er plassert inn i det nye organisasjonskartet for helse og velferd, men de ulike tjenestene er ikke fullt ut spesifisert. Startlån, bostøtte og tilskudd/lån til utbedring av bolig er i dag lagt til NAV i Audnedal kommune. I Lyngdal organiserer Servicekontoret disse virkemidlene. I forslag til ny organisering har styringsgruppen foreslått at disse tjenestene samles under Boligtjenester i Servicesenter for helse og velferd. 50

51 Overordnede tjenester Styringsgruppen har valgt å foreslå å legge tre funksjoner innen helse og velferd til overordnet organisatorisk nivå. Folkehelsekoordinator Har et faglig nedslagsfelt innen alle sektorer i kommunen. Det er derfor naturlig å plassere denne funksjonen på et overordnet nivå. Kommuneoverlegen Kommuneoverlegen har en sektorovergripende funksjon med tanke på miljørettet helsevern, folkehelse, samfunnsmedisin, medisinskfaglig rådgivning og beredskap innen fagfeltet. Stillingen har i tillegg ofte en veiledningsfunksjon ift rådmannens ansvarsområder. Kvalitets- og kompetanserådgivning Det er behov for å ha en funksjon som har et overordnet ansvar for strategiske kvalitetssystemer innen fagområdet samt oversikt over kompetansenivå og behov. 51

52 Helse og velferd - Nye Lyngdal Enhet for forebygging og livsmestring Servicesenter Helse og velferd Enhet for habilitering Enhet for hjemmetjenester Enhet for institusjonstjenester NAV Psykisk helse og rus "En dør inn for helse og velferd" Utredning, diagnostisering og behandling Utredning, diagnostisering og behandling Utredning, diagnostisering og behandling Lov om sosiale tjenester Skrankefunsjon Psykisk helse Dagsenter Hjemmehjelp (praktisk bistand) Sykehjemslege Utredning, diagnostisering og behandling Forvaltning Personlig assistanse, herunder praktisk bistand Helsetjenester i hjemmet Dag/natt-opphold Lavterskel Saksbehandling Helse og Velferd og opplæring Personlig assistanse, herunder praktisk bistand Langtidsopphold Helsetjenester i hjemmet Vedtak helse og omsorg Avlastning i institusjon (under 18 år) og opplæring Matombringing Dagsenter Koordinerende enhet Avlastning i bolig (over 18 år) Hverdagsrehabilitierng Kafeteria Personlig assistanse, herunder praktisk bistand og IP-koordinatorer Helsetjenester i hjemmet Dagsenter for eldre og demente Kjøkkendrift opplæring Omsorgsstønad Bemannede omsorgsboliger Sykepleieklinikk Vaskeri Kommunalt psykososialt kristeam BPA Nattjeneste Rus Støttekontakt Responssenter? Utredning, diagnostisering og behandling Avlastning i hjemmet Lindrende omsorg Forebygging Vederlagsberegning Korttidsopphold Oppfølgingstjeneste Egenbetaling for omsorgstjenester (rehabiliteirng, avlastning, vurdering og Helsetjenester i hjemmet Barneansvarlig Overordnede funksjoner: behandling) Kommuneoverlege (inkl Dagsenter Forebyggende hjemmebesøk smittevern) Folkehelsekoordinator Kommunal øyeblikkelig hjelp (KØH) Personlig assistanse, herunder praktisk bistand og Demenskoordinator Kvalitets- og Bemannede omsorgsboliger opplæring Systemansvarlige fagsystemer kompetanserådgivning Bemannede omsorgsboliger Boligtjenster Helsestasjon og skolehelsetjeneste Jordmor Helsestasjon for barn under skolealder Skolehelsetjeneste Helsestasjon for ungdom Psykolog Familietilbud SLT/ungdomskontakt Helsetjenester for flyktninger og asylsøkere Reisevaksine Lister barnevern Enslige mindreårige flyktninger Strategisk boligplanlegging Individuell boligplanlegging Saksbehandling boliger for vanskeligstilte Midlertidig botilbud (vedtak NAV) Vedtak bolig for vanskeligstilte Husbankens virkemidler Individuell boveiledning Boligsosial rådgiving Miljøvaktmester Helse- og rehabilitering Fysioterapi - kommunale Fysioterapi - driftsavtaler Ergoterapi Teknisk hjelepmidler og velferdsteknologi Fastleger - fastlønn/driftstilskudd Kommunale legeoppgaver Lærings-, mestrings- og frisklivssentral 52

53 53

54 Arkiv: 212 Saksmappe: 2018/ /2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Regnskapsrapport for 2. tertial 2018 Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg Nye Lyngdal /18 Fellesnemnd Nye Lyngdal /18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: Regnskapsrapport for 2.tertial tas til etterretning. SAKSORIENTERING Fellesnemnda vedtok i saken om budsjett for følgende: 1. Budsjett for 2017 vedtas med kr ,- 2. Budsjett for 2018 vedtas med kr ,- 3. Det avsettes kr ,- til budsjett Det rapporteres tertialvis på bruk av midlene. Det reviderte budsjettet for 2018 er på kr ,-. Nye Lyngdal mottok kr ,- fra kommunal- og moderniseringsdepartementet for deltakelse i prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet prosjektet i 1.tertial, og dermed ble budsjettet endret ved behandlingen av 1. tertial. Det skal rapporteres tertialvis til fellesnemnda på bruk av de budsjetterte midlene. Som det fremgår av tabellen under, så har prosjektet i perioden januar august 2018 regnskapsført kr ,- 54

55 Side 2 Budsjettposter Revidert budsjett for 2018 Regnskap 2. tertial Lønn inkl. sos. utgifter og andre ytelser Ekstern bistand/kjøp av konsulenttjenester IKT-omstrukturering/innkjøp/anskaffelser Bevertning/reise/diett/møtedeltakelse/kurs Kulturfremmende tiltak Møtegodtgjørelse/tapt arbeidsfortjeneste folkevalgt Informasjon/kommunikasjon/markedsføring Kommunevåpen/ordførerkjede Kirkelig fellesråd Ufordelt rest Totalt Lønn inkl. sosiale utgifter og andre ytelser o Lønn og godtgjørelser ansatte o Frikjøp tillitsvalgte/ansatte Faste lønnsressurser som har blitt regnskapsført i prosjektet i 2. tertial er 100% prosjektleder, 100% prosjektkoordinator (fra ), 40% informasjon og kommunikasjonsansvarlig, 60% frikjøp av tillitsvalgte (fra ) og 50% stilling som arkivleder (fra ) utgiftsført gjennom nye Lyngdals ramme. I tillegg blir vikarutgifter belastet prosjektet når ansatte på de ulike enhetene deltar på møter i regi av nye Lyngdal. Det er sannsynlig at flere av de påløpte vikarutgiftene foreløpig ikke har blitt belastet budsjettet, men vil bli kostnadsført utover høsten. Det bør også opplyses om at 2.tertial ikke har ordinære lønnskostnader i juni måned på grunn av ferieavvikling/ferielønn. Det er totalt kostnadsført litt mindre enn kr. 1,9 mill. i lønnskostnader inkludert sosiale utgifter og andre ytelser i Det er forventet at kostnadene for denne posten vil være høyest i 3.tertial, men at man vil være i balanse ved årets slutt. Ekstern bistand/kjøp av konsulenttjenester o Juridisk bistand/anbudsprosesser o Konsulentbistand o Revisjon Nye Lyngdal har benyttet mindre ekstern bistand til spesialiserte oppgaver så langt i 2018 enn budsjettert. Kostnadene til dette for 2. tertial gjelder særlig bistand til økonomisk analyse. Påløpte kostnader til konsulent og juridisk bistand i forhold til gjeldende ikt-kontrakter samt utlysning av konkurranse i forbindelse med ny IKT-driftsleverandør er ført på posten gjeldende IKTomstrukturering. Mye av bistanden handler nettopp om forberedelsen til innkjøp/oppgradering av IT-systemer. Det er så langt ikke påløpt revisjonskostnader. 55

56 Side 3 Tilsammen er det regnskapsført kr ,- i 2. tertial. Mye tyder på at det vil bli benyttet mindre ressurser på denne posten i 2018 enn budsjettert. IKT-omstrukturering/innkjøp/anskaffelser o Forberede og gjennomføre koordinering av IT-systemer o Anskaffelser og innkjøp av fagsystemer o Opplæring i nye fagsystemer o Digitalisering av tjenester Denne budsjettposten henger sammen med det som er beskrevet ovenfor. Det er store utgifter i forbindelse med å forberede sammenslåingen av ulike fagsystemer. De påløpte kostnadene per beløper seg til kr ,-. Det er forventet å komme i balanse ved årets slutt. Bevertning/reise/møtedeltakelse/kurs o Omkostninger ved deltakelse på samlinger/møter/kurs I budsjettet er det tatt høyde for en stor aktivitet med møtedeltakelse, reiser og kurs. Dette er både nødvendig og viktig for å sikre stor grad av samhandling og kompetanseutvikling. Regnskapet viser et forbruk totalt på kr ,-. Møtegodtgjørelse/tapt arbeidsfortjeneste folkevalgte o Politisk deltakelse i fellesnemnd og andre utvalg I 2.tertial er det regnskapsført kr ,-. Kostnadene fordeler seg på folkevalgtes godtgjøring av tapt arbeidsfortjeneste og møtegodtgjørelser. Det har vært fem møter i fellesnemnda samt to heldagssamlinger i forbindelse med arbeidet med politisk organisering. I tillegg har det vært mye aktivitet i den politiske komitéen som har arbeidet med forslag til nytt kommunevåpen. Høsten 2018 vil også flere av de politisk/administrative delprosjektene ha aktivitet. Det forventes å være i balanse på denne posten ved utgangen av Kulturfremmende tiltak o Felles arrangementer frivillige lag/foreninger o Felles arrangementer ansatte Det er i 2018 avsatt kr ,- til kulturfremmende tiltak. For å stimulere til et mangfold av slike tiltak er hele denne potten avsatt til såkalte «bli-kjent-midler». Hovedkriteriet for å motta tilskudd er at planlegging og gjennomføring av arrangement eller aktivitet involverer krefter i begge kommunene, og at målgruppen er innbyggere i begge kommuner. Maks beløp som kan mottas for hvert tiltak er ,-. Til nå i år er det utbetalt kr ,- i tilskudd, men flere søknader har blitt innvilget. Midlene utbetales først når tiltaket er gjennomført og dokumentert. Informasjon/kommunikasjon/markedsføring o Informasjonsmateriell o Grafiske profiler o Markedsføringstiltak 56

57 Side 4 Det har vært utgifter til annonsering og utarbeidelse og distribusjon av brosjyrer til innbyggere og ansatte. I tillegg er det gjennomført flere markedsføringstiltak; film ved bygdekinoen på Byremo og på kultursenteret i Lyngdal, diverse stands, samt trykking av reklamemateriell som t-skjorter, penner og lignende. Til sammen er det regnskapsført kr ,- i løpet av 2. tertial til dette arbeidet. Kommunevåpen/ordførerkjede o Heraldisk utforming o Nytt ordførerkjede Arbeidet med å komme frem med forslag til nytt kommunevåpen har vært omfattende. Et grafisk byrå har bistått komitéen i arbeidet og det har også vært konkurranse med premier til de som kommer med aktuelle idéer/skisser. Premiene er ikke utbetalt. I tillegg til arbeidet med kommunevåpenet har komitéen gjennomført et «bli-kjent» tiltak på sørlandsbadet for elever i skolen, samt utarbeidet en brosjyre med turforslag i den nye kommunen. Ved utløpet av 2. tertial 2018 er det kostnadsført kr ,-. Rammen for denne posten ble høynet med ,- i 1.tertial. Kirkelig fellesråd o Kostnader samordning av de to kirkelige fellesrådene Lyngdal og Audnedal fellesråd gjennomfører egen prosess med egen kirkelig fellesnemnd for sammenslåingen. Kostnadene til dette skal finansieres gjennom tildeling fra fellesnemnd Nye Lyngdal. For 2018 ble hele det budsjetterte beløpet overført til den kirkelige fellesnemnda ved årets begynnelse. Nemnda fører et eget regnskap for bruken av disse midlene. Hele beløpet pålydende kr ,- er allerede utgiftsført, og det forventes balanse i Ufordelt/rest Denne budsjettposten på kr ,- er midler som ikke fellesnemnda har avklart bruken for i Rammen for denne posten ble høynet med ,- i 1.tertial. VURDERING Regnskapet så langt viser god budsjettkontroll for 2018, og det forventes å være i balanse ved årets slutt. KONKLUSJON Regnskapsrapport for 1.tertial 2018 til etterretning. 57

58 58 Side 5

59 Arkiv: 400 Saksmappe: 2017/ /2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Mål og satsingsområder for arbeidsgiverstrategien - Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg Nye Lyngdal /18 Fellesnemnd Nye Lyngdal /18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: Arbeidsgiverstrategien for ny kommune skal bygge på hovedmålene og de strategiske innsatsområdene som framgår av denne saken. Hovedmål og strategiske innsatsområder for framtidig arbeidsgiverstrategi må gjensidig forplikte partene og forankres både politisk, administrativt, blant medarbeiderne og de tillitsvalgte. Fellesnemnda og administrasjonen i Lyngdal og Audnedal kommuner har ansvar for å sikre gode prosesser med medvirkning og involvering, slik at det kan treffes nødvendige beslutninger og fremmes tiltak som bygger opp under hovedmålene og de strategiske innsatsområdene. Hovedmålene og de strategiske innsatsområdene skal være en del av planarbeidet i den nye kommunen. SAKSORIENTERING Fellesnemnda vedtok i møte den mandat for delprosjektet Arbeidsgiverpolitikk og avtaler. En viktig målsetting er å utforme en arbeidsgiverstrategi som er i tråd med den vedtatte omstillingsavtalen og intensjonsavtalen. Vedtaket fra fellesnemnda understreker videre at den overordnede målsettingen for delprosjektet er å bidra til å skape en attraktiv arbeidsplass med medarbeidere som viser omstillingsevne og yter god service. 59

60 Side 2 En god arbeidsgiverpolitikk setter gode ledere og medarbeidere i sentrum, og ser de menneskelige ressursene i organisasjonen som grunnlaget for utviklingen av gode tjenester til innbyggerne. Arbeidsgiverpolitikken viser vei inn i et samfunns- og arbeidsliv i endring. Arbeidsgiverstrategien konkretiserer arbeidsgiverpolitikkens målsetninger med definerte tiltak og tydelig oppfølgingsansvar. For å bygge en felles plattform for dagens to kommuner og utvikle en felles arbeidsgiverstrategi, er det viktig å ha innsikt i dagens situasjon og videre ha gode prosesser for å velge felles retning og mål. En god prosess krever politisk forankring, og ikke minst involvering og medvirkning fra ledere, ansatte og tillitsvalgte. I mandatet for delprosjektet arbeidsgiverpolitikk og avtaler er det allerede gitt noen føringer i forhold til hva man i den nye kommunen skal ha fokus på: Tiltak for å fremme heltidskultur Vektlegge kompetanseutvikling for å tiltrekke, utvikle og beholde kvalifiserte ansatte Ivareta intensjonen om å inkludere flere i arbeidslivet i tråd med regional plan for likestilling, inkludering og mangfold på Agder Styringsgruppen for arbeidsgiverpolitikk og avtaler ønsker i denne saken å konkretisere hovedmålene, og fremme de strategiske innsatsområdene som man mener vil bidra til å nå målsettingene. VURDERING Styringsgruppen for delprosjektet for arbeidsgiverpolitikk og avtaler foreslår følgende konkretisering av hovedmålene i fremtidig arbeidsgiverstrategi: Attraktiv arbeidsplass For å oppnå målet om være en attraktiv arbeidsplass, må vi skape en organisasjon som ser medarbeiderne som den viktigste ressursen, og som kontinuerlig utvikler og motiverer de ansatte til å yte gode tjenester. I tillegg må vi tilstrebe å være et førstevalg for nye medarbeidere. Omstillingsdyktig For å oppnå målet om å utvikle en kommune som er omstillingsdyktig, må vi skape en organisasjon som møter utfordringer med visdom, åpent blikk og konstruktive løsninger. Serviceinnstilt For å oppnå målet om å utvikle en kommune som er serviceinnstilt, må vi skape en organisasjon som samskaper med innbyggerne, som ser verdien av nytenkende og digital samhandling og naturlig tar ett utvidet samfunnsansvar. Felles innsatsområder er viktig for å oppnå disse hovedmålene. Styringsgruppen har foreslått innsatsområder som vi mener den nye kommunen har behov for å jobbe med, og være gode på framover. Innsatsområdene bygger på de utfordringene og mulighetene vi står overfor, hovedmålene for arbeidsgiverpolitikken og det arbeidsgiveransvaret man alltid har i forhold til lovog avtaleverk. 60

61 Side 3 Involvering og medvirkning er en forutsetning for utvikling av alle de strategiske innsatsområdene. Styringsgruppen for delprosjektet foreslår følgende strategiske innsatsområder: Godt lederskap Dyktige ledere gir motiverte og kompetente medarbeidere som leverer tjenester av god kvalitet. Godt lederskap bidrar også til å gi organisasjonen et godt omdømme som arbeidsgiver, og legger grunnlaget for å rekruttere og beholde arbeidskraft. Det er viktig å definere hvilke forventninger og krav som skal stilles til ledere i vår organisasjon. Felles lederpraksis skaper forutsigbarhet for medarbeiderne, en tydelig organisasjon og strategisk samkjøring av verdier og mål. Dyktige medarbeidere Rett person på rett plass er avgjørende for god tjenesteleveranse. Rekruttering av unge er ett viktig perspektiv for å løse velferdsoppgaver i ett arbeidsmarked som er i endring. Organisasjonen må ha evne til å rekruttere de riktige medarbeiderne, men også evne til å utvikle og beholde de medarbeiderne man allerede har. Kompetanse er nøkkelen til kvalitet. Lederens oppgave er å se og ta den rette kompetansen i bruk. Ledere må skape attraktive arbeidsplasser med interessante arbeidsoppgaver og godt arbeidsmiljø. Inkludering og mangfold Inkludering og mangfold kan berike en organisasjon på flere måter. En befolkning og et samfunn i forandring krever endrede arbeidsmetoder og ny kompetanse i det offentlige tjenestetilbudet. Gode holdninger til forskjellighet og rom for mangfold gir bedre tjenester for alle. Inkludering og mangfold vil på ulike måter gi grunnlag for åpenhet, samarbeid, kreativitet, konstruktive løsninger og fornyelse. Forutsetningen er at man nyttiggjør kompetanse uavhengig av funksjonsevne, seksuell orientering, etnisitet, livssyn, alder og kjønn. Helsefremmende arbeidsmiljø Fokus på helsefremmende arbeid er viktig for å bedre menneskers livskvalitet, trivsel og mulighet for å mestre de utfordringer og belastninger de kan utsettes for. Det er et viktig folkehelsetiltak, som kan bidra til et mer inkluderende arbeidsliv og at flere av kommunens innbyggere står i arbeid. Friske og motiverte medarbeidere er en nøkkelfaktor. For å lykkes må forholdene legges til rette slik at arbeidet gir mestringsopplevelse, oppleves håndterbart og meningsfullt. Utvikling og nyskaping Utviklingen i samfunnet krever innovasjon. Det må være kultur for å dyrke fram ny kompetanse, nye ferdigheter og nye måter å tenke på. Organisasjonen må tenke nytt for å redusere sykefraværet, for å redusere deltidsarbeid og for å rekruttere riktig kompetanse. Tverrfaglig samarbeid i organisasjonen vil være avgjørende for engasjement, medvirkning og utvikling. Samskaping med ansatte, brukere, innbyggere, private og organisasjoner kan ha stor verdi for å utvikle tjenester på en helt ny måte. Digitale løsninger og digital kompetanse er også viktig for omstilling og servicenivå. God ledelse, godt arbeidsmiljø og god kvalitet på tjenestene bidrar til at kommunen får et godt omdømme. 61

62 Side 4 Inkluderende prosesser og videre arbeid Begge kommunene har i dag gode strategidokumenter og retningslinjer, og begge har visjoner og verdier som setter menneskelige ressurser og tjenesteutvikling i sentrum. Arbeidsgiverstrategien for ny kommune vil likevel ikke være en videreføring av det som foreligger i dag. Vi ønsker å bli gode sammen, utvikle oss videre i samme retning og bygge felles verdier. Framtidig arbeidsgiverstrategi må forankres i alle ledd i den nye organisasjonen, og vi må ha inkluderende prosesser for å synliggjøre og definere hvordan vi skal oppnå de målene og innsatsområdene som er satt. De strategiske innsatsområdene må følges opp gjennom konkrete virkemidler, mål og tiltak. Dette gjelder på alle nivå og ute på de ulike enhetene. Alle enhetene må jobbe systematisk for å ivareta kommunens arbeidsgiverstrategi Modell som synliggjør arbeidsgiverstrategiens plass i organisasjonen: s t y r i n g s s y s t e m Kommuneplan Arbeidsgiverstrategi Temaplaner/- strategier Handlingsplaner (mål og tiltak) Operative verktøy Eks: medarbeiderundersøkelse, aktivitetsplaner og prosedyrer Gode tjenester til innbyggerne og samfunnsutvikling 62

63 Side 5 Innspill fra ansatte Ansatte som deltok på fagsamling med foredrag om heltidskultur den , ble invitert til å si sin mening om satsnings-/fokusområder for framtidig arbeidsgiverstrategi. Medvirkning og involvering, motiverende ledelse og kompetanseutvikling skilte seg ut som de områdene som fikk flest stemmer. Heltidskultur og helsefremmende arbeidsmiljø ble også sett på som sentrale områder. Innspillene fra de ansatte er viktige å ta hensyn til ved utformingen av ny arbeidsgiverstrategi. Hovedmålene for arbeidsgiverstrategien og de foreslåtte innsatsområdene gjenspeiler i stor grad de ansattes ønske om prioriteringer. I kronologisk rekkefølge og med tydelig flertall ble resultatet som følger: 1. Medvirkning og involvering (124 stemmer) 2. Motiverende ledelse (123 stemmer) 3. Kompetanseutvikling (122 stemmer) 4. Heltidskultur (94 stemmer) 5. Helsefremmende arbeidsmiljø (69 stemmer) 6. Likestilling, inkludering og mangfold (54 stemmer) 7. Innovasjon og nytenkning (41 stemmer) 8. Teknologi og digitale løsninger (36 stemmer) 9. Samfunnsansvar (33 stemmer) 10. Miljø og grønt fokus (27 stemmer) Deltakelse i nettverk Styringsgruppen skal i samarbeid med rådmannen delta i KS sitt nettverk for arbeidsgiverpolitikk sammen med 6 andre kommuner, deriblant én annen sammenslåingskommune. Nettverket skal gi inspirasjon og drahjelp for utvikle en framtidsrettet arbeidsgiverpolitikk, samtidig som man får hjelp til gode og inkluderende prosesser internt i organisasjonen med medvirkning, forankring og aksept. 63

64 Side 6 KONKLUSJON Hensikten med en felles og godt forankret arbeidsgiverstrategi, er å bidra til at vi utvikler og leverer våre tjenester på best mulig måte. Strategien skal vise retning for utvikling av kommunen og arbeidsgiverrollen, slik at vi skaper en kommune med ansatte som er godt rustet for fremtidens oppgaver. Valgte strategiområder vurderes å være de riktige for å fremme den nye kommunen som én attraktiv arbeidsplass, med medarbeidere som viser omstillingsevne og yter god service. Gjennomføringen er et felles ansvar, der alle parter må være med å bidra. Vi må jobbe for å få til godt samspill og gode prosesser mellom ledere og medarbeidere, og mellom administrasjonen, folkevalgte, tillitsvalgte, vernetjenesten og eksterne aktører. Det er nødvendig å få politisk forankring for innholdet i hovedmålene og de strategiske innsatsområdene, før man fortsetter det videre arbeidet i organisasjonsutviklingen. 64

65 Anbefalinger vedrørende interkommunale samarbeid i Lindesnes- og Listerregionen Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg Nye Lyngdal /18 Fellesnemnd Nye Lyngdal /18 Arkiv: 026 Saksmappe: 2018/ /2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1.) Fellesnemnda anbefaler Audnedal kommune å si opp sine samarbeid i: Næringshagen AS Lindesnesregionens turistkontor Kompetansesenter Sør FLIR (friluftsrådet) 2.) Fellesnemnda ber prosjektleder tilrettelegge for at ny kommune kan innlemmes i Lister Nyskaping Lister PPT Lister pedagogiske senter Lister kompetanse Lister friluftsråd SAKSORIENTERING Fellesnemndas overordnede oppgave er å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. En viktig del av dette er å gjøre avklaringer i forhold til de interkommunale samarbeidene. Dagens Lyngdal tilhører regionen Lister sammen med kommunene Farsund, Kvinesdal, Flekkefjord, Hægebostad og Sirdal, mens Audnedal tilhører regionen Lindesnes sammen med kommunene Mandal, Lindesnes, Marnardal og Åseral. Organiseringen av disse to regionene er relativt like ledet av 65

66 Side 2 henholdsvis Listerrådet og Lindesnesrådet som øverste organ. Både Listerrådet og Lindesnesrådet er et samarbeids- og interesseorgan for deltakerkommunene både politisk og administrativt. Fellesnemnda vedtok i møtet den at nye Lyngdal kommune skal søke regiontilhørighet til Listerregionen. Dette vedtaket får følger for flere av de interkommunale samarbeidene som Audnedal er del av i Lindesnesregionen i dag. Det får også følger for flere av samarbeidene i Listerregionene da disse vil øke i omfang når nye Lyngdal blir en realitet. Fellesnemnda har imidlertid verken vedtaksmyndighet til å inngå eller avslutte eksisterende interkommunale samarbeid. Det er det kun kommunestyrene i de to kommunene som kan gjøre. Fellesnemnda vil kun være rådgivende og forberedende organ i disse sakene. I denne saken bes fellesnemnda om å komme med anbefalinger til Audnedals kommunestyre om å avslutte sine samarbeid med Lindesnesregionen på følgende områder: Lindesnesregionen næringshagen AS Lindesnesregionens turistkontor Kompetansesenter Sør FLIR (friluftsrådet) Under forutsetning av at Audnedal vedtar å avslutte disse samarbeidene, kan fellesnemnda planlegge for inntreden i tilsvarende samarbeid i Listerregionen. VURDERING Som en konsekvens av at nye Lyngdal fra blir del av Listerregionen, er det naturlig at man i hovedsak søker samarbeid med kommuner innenfor denne regionen på tjenester der interkommunale samarbeid er hensiktsmessig. Næringssamarbeid Lindesnesregionen næringshagen AS er et selskap der Audnedal er medeier sammen med de andre kommunene i Lindesnesregionen og Vest-Agder fylkeskommune. I tillegg til offentlige eiere har selskapet private eiere. Lister Nyskaping AS vil kunne dekke behovene for ny kommune i denne sammenhengen. Begge er regionale næringsselskaper for vekst og utvikling. Lister Nyskaping har tilholdssted i næringshagen Lygna i Alléen. Lindesnesregionens turistkontor er en stiftelse. Vekst i Lyngdal (VIL) er Lyngdals lokale næringsapparat og turistkontor, og er bindeleddet mellom kommune og næringsliv på dette området. Satsingen på turisme anses som ivaretatt gjennom VIL som har et årsverk dedikert til å koordinere satsingen på turistnæringen. Barnehage- og skoleutvikling/pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)/ Kompetansesenter Sør er et interkommunalt samarbeid (basert på kommunelovens 27) mellom kommunene Audnedal, Hægebostad, Lindesnes, Marnardal og Åseral. Lindesnes kommune er vertskommune med tjenester innen kompetanse, barnehage- og skoleutvikling, samt pedagogisk psykologisk tjeneste med individ- og systemarbeid (PPT). 66

67 Side 3 I Listerregionen er disse tjenestene et samarbeid mellom alle Listerkommunene med unntak av Hægebostad. Tjenestene er imidlertid delt mellom PPT der Farsund kommune er vertskommune (basert på kommunelovens 28b vertskommunesamarbeid) og Lister pedagogisk senter der Lyngdal kommune er vertskommune samt Lister kompetanse der også Vest-Agder fylkeskommune er med. Det vil være en anbefaling at ny kommune søker innlemming i alle disse samarbeidene. Slike tjenester har høy grad av spesialisering og krever et robust fagmiljø. Det bør nevnes at Hægebostad allerede har sagt opp sitt samarbeid i Kompentansesenter sør og søkt medlemskap i Lister PPT, Lister kompetanse og Lister pedagogiske senter. Friluftsråd Audnedal har sammen med de andre kommunene i Lindesnesregionen et samarbeid om friluftslivet i disse kommunene kalt FLIR Friluftsrådet for Lindesnesregionen (basert på kommunelovens 28b vertskommunesamarbeid). Åseral er vertskommune for friluftsrådet. Lister friluftsråd (LF) arbeider med mye av det samme som FLIR, og er et interkommunalt samarbeidsorgan mellom alle Listerkommunene opprettet etter kommunelovens 27. Det vil være ønskelig å innlemme ny kommune i dette friluftsrådet fra og med KONKLUSJON Ny kommune er avhengig av interkommunale samarbeid for å levere gode tjenester også i fremtiden. På grunn av tidligere vedtak om regionvalg i fellesnemnda, så anses det som naturlig for ny kommune å søke tilhørighet i interkommunale samarbeid i Listerregionen framfor Lindesnesregionen. 67

68 Arkiv: 005 Saksmappe: 2017/ /2018 Saksbehandler: Michael Stene Dato: Forslag til kommunevåpen for ny kommune - Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal /18 Fellesnemnd Nye Lyngdal /18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: Fellesnemda innstiller forslag nr 1 med motiv tre på buede linjer for endelig vedtak i Lyngdal og Audnedal kommunestyrer. Fellesnemnd Nye Lyngdals behandling : 11 stemmeberettigede. Følgende tilleggsforslag ble fremmet: Fellesnemnda ønsker at komiteens vinnerforslag, med motivet tre på buede linjer, tas med i den videre vurderingen. Fellesnemnda ønsker at komitéen, i samråd med grafisk byrå, utarbeider 2 forslag som kombinerer dagens to kommunevåpen. Premiene til de 10 finalistene utbetales til de aktuelle basert på komitéens innstilling til møtet i Fellesnemnda Følgende forslag ble fremmet: Saken utsettes. Avstemming: Tilleggsforslagene samt utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. 68

69 Side 2 Fellesnemnd Nye Lyngdals vedtak : Saken utsettes. Komiteens vinnerforslag, med motivet tre på buede linjer, tas med i den videre vurderingen. Komitéen, i samråd med grafisk byrå, utarbeider 2 forslag som kombinerer dagens to kommunevåpen. Premiene til de 10 finalistene utbetales til de aktuelle basert på komitéens innstilling til møtet i Fellesnemnda SAKSORIENTERING Generelt I fellesnemdas møte den vedtok fellesnemnda mandat og oppgaver for det politiske delprosjektet kommunevåpen og ordførerkjede. I samme møte ble en styringsgruppe valgt med medlemmene Michael Stene (leder), Unni Nilsen Husøy, Kirsti Tønnessen og Margit Smedsland. Den overordnede målsettingen for delprosjektet skulle være å fremme den nye kommunens identitet, omdømme og felles kultur. Konkret for arbeidet med kommunevåpen ble følgende vedtatt: Arbeidet i delprosjektet skal ha som mål å fremme forslag om kommunevåpen for ny kommune innen Prosessen forutsetter at innbyggerne i begge kommunene blir involvert. Prosjektgruppen startet arbeidet i januar 2018 og er nå kommet dithen at tre forslag til kommunevåpen fremmes for fellesnemnda. Prosjektgruppen fremlegger disse tre forslagene med innstilling på ett av de tre forslagene. Alle tre forslagene er kvalitetssikret via patentstyret at de kan benyttes som kommunevåpen. 69

70 Side 3 Denne saken tar utgangspunkt i at det er ønskelig at nytt/felles kommunevåpen tas i bruk fra samme dato som ny kommune er etablert En slik forutsetning gir to valg: 1. Videreføre et av dagens kommunevåpen i Audnedal eller Lyngdal. 2. Utarbeide et nytt kommunevåpen Dersom det er ønskelig å fastsette nytt kommunevåpen før ikrafttredelse av ny kommune, kan eksisterende kommunestyrer treffe likelydende vedtak. Denne myndigheten kan ikke delegeres til fellesnemnda. Kort om prosessen Styringsgruppa startet arbeidet januar 2018, og har avholdt jevnlige møter frem til sommeren. Kriterier for en ide konkurranse ble utarbeidet. Hovedtrekkene i kriteriene var: Et nytt kommunevåpen skal synliggjøre det som er, skal bli, eller har vært, særmerke for kommunene. Dette kan være næring og yrkesliv, historie, kultur, natur eller annet. Kommunevåpenet skal ha form av skjold med spiss bunn og samme grønne bakgrunnsfarge som begge dagens kommunevåpen innehar. Motivet må være lett gjenkjennelig og være enkelt å kjenne igjen i fart i trafikken, på avstand og i lite format. Motivet bør fylle skjoldflaten godt, være forenklende uten unødvendige detaljer. Forslagene til nytt kommunevåpen måtte være innlevert innen 16 april Det ble ved oppstart av ide konkurransen avholdt pressekonferanse med god mediadekning. Skoler og barnehager ble oppfordret til å delta. Ved konkurransens slutt var der kommet inn 470 forslag til servicekontoret i Lyngdal, og 171 forslag som innlevert til servicekontoret i Audnedal. Totalt 641 innkomne forslag. Det ble sendt forespørsel på profesjonell grafisk bistand til 5 aktuelle firma. Av disse 5 tilbyderne ble BRKLYN i Flekkefjord valgt som leverandør. Prosjektgruppen har basert sin utvelgelse på vedtatt kriterier, og på gruppens skjønn. Utvelgelsesprosessen har vært lang og vanskelig, med mange gode forslag. Før sommeren den , kunne prosjektgruppen fremlegge de 10 finalistene som vil bli premiert. Av disse 10 har prosjektgruppen valgt 3 «superfinalister» med innstilling på 1 motiv for fellesnemda. 70

71 Side 4 Prosjektgruppen har fått BRKLYN til å utarbeide et endelig grafisk forslag basert på de tre innkomne forslagene. Disse ser slik ut: Forslag 1 Forslag 2 Forslag 3 Forslagene har fått følgende begrunnelser fra innsendere: Forslag 1: «Vekst og bevegelse» Forslag 2: «To kurvede linjer plassert over hverandre som symbol på dalene som nå forenes èn kommune. Ved symmetri og størrelse understreker man Nye Lyngdals fokus på likeverd. En kurvet linje oppfattes som langt mer aktiv enn en horisontal linje, noe som er i tråd med Nye Lyngdals intensjonsplan. Et organisk, minimalistisk og moderne uttrykk som er behagelig for øyet og passer bra til skjoldet». Forslag 3: «Symbolikken er to elementer som møtes på midten. De grønne buene kan sees på som to daler som møtes. Den hvite grafikken kan sees på som to armer som håndhilser. Hvis i fremtiden flere kommuner slås sammen med Lyngdal kan for eksempel en «bue» til legges inn i designen». VURDERING Prosjektgruppen Delprosjekt Kommunevåpen og Ordførerkjede har arbeidet i henhold til mandat og oppgaver vedtatt av fellesnemda Etter prosjektgruppens vurdering har prosessen med å komme frem til forslag om nytt kommunevåpen for Nye Lyngdal vært meget god. Prosjektgruppen har lagt lite føringer for ideer, og konkurransen har vært åpen for alle innbyggere, også utenfor våre kommuner. Prosjektgruppen har avholdt mange møter og alle innkomne forslag har blitt vurdert seriøst. Forslagene ble registrert med bokstav og tall og således vurdert anonymt i utvelgelses prosessen. De tre forslagene som fremlegges for fellesnemda er alle gode forslag som alle egner seg som nytt kommunevåpen for Nye Lyngdal. 71

72 Side 5 Prosjektgruppens vurdering er at forslag nr 1 bør bli nytt kommunevåpen gjeldende fra Dette begrunner prosjektgruppen med at kriteriene er fulgt godt opp, ideen har en enkel og fin begrunnelse og et symbol som gruppen mener betegner den nye kommunen på en god og positiv måte. KONKLUSJON Det er ønskelig å få klarlagt hva som skal være kommunevåpenet i ny kommune allerede høsten Dette fordi et slikt valg vil ha innvirkning på andre prosesser for eksempel videre arbeid med grafisk profil (som fargevalg, logoer, skilt) og utformingen av ordførerkjede. 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 Mandat og oppgaver til delprosjektet: Kommunevåpen og ordførerkjede Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal /17 Arkiv: 005 Saksmappe: 2017/ /2017 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1) Arbeid og beslutninger som gjøres i dette prosjektet skal ha som målsetting å fremme den nye kommunens identitet, omdømme og felles kultur. Det gis mandat til at delprosjektet skal innstille direkte til fellesnemnda. Ved behov så kan det nedsettes arbeidsgrupper som arbeider med avgrensede oppgaver innenfor delprosjektets oppgaver. 2) Arbeidet i delprosjektet skal ha som mål å fremme forslag om kommunevåpen for ny kommune innen ) Arbeidet i delprosjektet skal ha som mål å utarbeide forslag til ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen innen ) Delprosjektet skal ha ansvar for å tilrettelegge for arrangementer som bidrar til å bygge felles kultur på tvers av gamle kommunegrenser. Et slikt arbeid vil foregå kontinuerlig fram til Fellesnemnd Nye Lyngdals behandling : Tilleggsforslag fra Eivind Husøy(Ap): Følgende setning tilføyes punkt 2 i forslag til vedtak: Prosessen forutsetter at innbyggerne i begge kommunene blir involvert. 77

78 Side 2 Avstemming: Forslag til vedtak med tilleggsforslag fra Eivind Husøy(Ap) ble enstemmig vedtatt. Fellesnemnd Nye Lyngdals vedtak : 1) Arbeid og beslutninger som gjøres i dette prosjektet skal ha som målsetting å fremme den nye kommunens identitet, omdømme og felles kultur. Det gis mandat til at delprosjektet skal innstille direkte til fellesnemnda. Ved behov så kan det nedsettes arbeidsgrupper som arbeider med avgrensede oppgaver innenfor delprosjektets oppgaver. 2) Arbeidet i delprosjektet skal ha som mål å fremme forslag om kommunevåpen for ny kommune innen Prosessen forutsetter at innbyggerne i begge kommunene blir involvert. 3) Arbeidet i delprosjektet skal ha som mål å utarbeide forslag til ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen innen ) Delprosjektet skal ha ansvar for å tilrettelegge for arrangementer som bidrar til å bygge felles kultur på tvers av gamle kommunegrenser. Et slikt arbeid vil foregå kontinuerlig fram til SAKSORIENTERING I intensjonsavtalen mellom Audnedal og Lyngdal så står det i fellesnemdas oppgaver og fullmakter: Fellesnemnda nedsetter en komite som skal utarbeide forslag til nytt kommunevåpen og ordførerkjede. I sak til fellesnemdas møte den (53/17 Prosjektorganisering og delegasjoner) var det i vedlegg til saken foreslått at arbeidet med å forslå kommunevåpen og ordførerkjede skulle organiseres som et politisk delprosjekt. Følgende er å lese: Oppgaver som krever særlig forankring og som er særlig arbeidskrevende over lengre tid organiseres som egne delprosjekter. Ethvert delprosjekt skal politisk behandles av fellesnemnda og skal som et minimum inneholde følgende: o Klart definerte oppgaver og målsetninger o Tidsfrist for ferdigstillelse o Mandat I de politiske delprosjektene er det kun politikere som deltar, men med sekretær og utredningsstøtte fra administrasjonen. Disse delprosjektene skal ivaretas av politikere valgt av fellesnemnda og det er det politiske arbeidsutvalget som følger opp dette arbeidet. Det er opp til fellesnemnda å avgjøre hvordan delprosjektene organiseres. 78

79 Side 3 I prop. 157 L ( ) foreslår Kommunal- og moderniseringsdepartementet å oppheve den statlige godkjenningsordningen for kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen. Forslaget innebærer at kommunestyret og fylkestinget får eksklusiv kompetanse til å vedta flagg og våpen. Våpen og flagg skal derfor ikke lenger godkjennes av Kongen i statsråd. Kommunevåpen og kommuneflagg skal brukes i lang tid framover, i motsetning til logoer og andre kjennetegn som fornyes med jevne mellomrom. I lovforslaget understreker departementet verdien av våpen og flagg av god kvalitet og oppfordrer kommuner og fylkeskommuner til å benytte seg av kompetente rådgivere og ha et langsiktig perspektiv. For å unngå forveksling med eksisterende varemerker eller design oppfordres kommunene til å henvende seg til Patentstyret i god tid før vedtak, slik at Patentstyret kan gjøre en forundersøkelse av våpen og flagg. Kommunene må også sørge for at det gjøres en vurdering av faren for forveksling med norsk eller utenlandsk offentlig våpen eller internasjonale kjennetegn som er vernet av straffeloven 165 bokstav b og 166. Ikrafttredelse av ny lov avhenger av tidspunktet for Stortingets behandling. Normalt behandles lovforslag i vårsesjonen. I så fall vil de nye reglene tidligst tre i kraft 1. juli VURDERING Oppgavene som gjennomføres i dette delprosjektet er viktig for merkebyggingen av ny kommune. Både innbyggere, ansatte og andre vil i mange sammenhenger møte kommunens kommunevåpen og symbolbruk. Dette handler også om identitet og identitetsbygging. Det foreslås i denne saken at dette delprosjektet også har som oppgave å tilrettelegge for arrangementer som skaper samhold og er kulturbyggende på tvers av gamle kommunegrenser. Dette er imidlertid en oppgave som også kan tillegges andre dersom dette er mer ønskelig. Når det gjelder valg av kommunevåpen så foreligger det flere prinsipielle valg som må gjøres. Kommuner og fylkeskommuner som er i prosess for sammenslåing kan velge forskjellige fremgangsmåter ved fastsetting av våpen og flagg: 1. Videreføre et av kommunenes flagg eller våpen. Det eneste kravet vil være å gi Arkivverket beskjed om at et gjeldende våpen skal videreføres som felles våpen for ny kommune eller fylkeskommune. Dette kan gjøres før de nye reglene trer i kraft. 2. Utarbeide nytt våpen og flagg. Dersom man velger å utarbeide nytt våpen og flagg, så kan ikrafttredelse skje på tre måter: 1. Utsette avgjørelsen til etter at ny kommune er etablert. Det er ikke nødvendig at nye kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen er klare fra første dag etter sammenslåingen ettersom det ikke er noe regelverk som pålegger kommuner og fylkeskommuner å ha våpen eller flagg. Det er derfor mulig for kommunene å bruke god tid til å fastsette nytt våpen og flagg. 2. Dersom det er ønskelig å fastsette nytt våpen og flagg før ikrafttredelse av ny kommune, kan eksisterende kommunestyrer treffe likelydende vedtak, foreta 79

80 Side 4 forundersøkelse hos Patentstyret før vedtak og sørge for felles innsending til Arkivverket etter vedtak. Frem til nytt regelverk trer i kraft, vil det ikke være lovlig å flagge med nytt kommuneflagg eller fylkesflagg fra kommunens/fylkeskommunens offentlige bygninger. Fellesnemnda har ikke kompetanse til å vedta flagg eller våpen. 3. Nytt kommunevåpen og flagg tas i bruk fra samme dato som ny kommune er etablert Likelydende vedtak gjøres av dagens kommunestyrer. I forkant gjøres det forundersøkelse hos Patentstyret og det sørges for felles innsending til Arkivverket etter vedtak. Hvilket valg som gjøres vil få ulike konsekvenser for fremdrift. Hvordan prosessene skal foregå fra idéer til ferdig uttrykk vil være viktig å avgjøre for den komitéen som velges. I arbeidet med kommunevåpen og ordførerkjede kan det være aktuelt å knytte til seg ekspertkompetanse innen heraldikk og design. Det anses også som relevant at komitéen som nedsettes arbeider med å utforme en visjon for ny kommune. Dagens visjon for Audnedal er «Framover», mens Lyngdal sin visjon er «Vi vil vi våger». Dette kan det imidlertid tas en avgjørelse på etter at komitéen er etablert som i så fall også må utforme en prosess knyttet til dette. Oppgaven med å tilrettelegge for arrangementer som skal bidra til kulturbygging blant innbyggerne vil gå helt frem til selve sammenslåingen er på plass. Det er sannsynlig at arbeidet med dette vil tilta gjennom prosjektperioden. Dette delprosjektet bør etablere et nært samarbeid med det politisk/administrative delprosjektet som tar hånd om kommunikasjonsarbeidet. KONKLUSJON Det politiske delprosjektet 2: Kommunevåpen og ordførerkjede utvides noe til også å gjelde tilrettelegging av tiltak og arrangementer som bidrar til å bygge felles kultur på tvers av gamle kommunegrenser. Komitéen skal arbeide med følgende hovedoppgaver og med følgende tidsfrister innenfor delprosjektet: Navn på oppgave K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 Utarbeide et forslag til kommunevåpen Utarbeide forslag til ordførerkjede/andre symboler Tilrettelegge arrangementer for ny felles kultur Det er opp til komitéen å detaljere oppgavene og ved behov kan det nedsettes arbeidsgrupper som skal arbeide med avgrensede temaer innenfor delprosjektet. Ved behov for avklaringer så gjøres disse av politisk arbeidsutvalg. 80

81 Side 5 Komitéen innstiller direkte til politisk behandling i fellesnemnda. 81

82 NYTT KOMMUNEVÅPEN INNSPILL TIL MØTE 21. AUGUST 2018 Rentegning Alle finalistene har blitt rentegnet og levert som fysiske skilt. Det endelige kommunevåpenet vil få en ytterligere kvalitetsikring slik at det ikke vil kreve endringer i ettertid. Dette vil ikke gå utover form og symbolikk. Endring i regelverk Til info så kom det nytt regelverk for godkjenning av kommunevåpen i I grove trekk ble den statlige godkjenningen overført til kommunestyret og fylketstinget. Kommunevåpen trenger derfor ikke godkjennes av Kongen i statsråd som tidligere. Dette gjør at prossessen med godkjenning vil gå raskere enn før. Likevel mener vi at kvalitetsikringen er ivaretatt i forhold til den jobben vi har gjort. Kvalitetssikring Alle finalister er sjekket mot eksisterende og utgåtte kommunevåpen med bruk av arkivverket.no. Det er også gjort søk på Europeana Heraldica, en tjeneste fra nasjonalarkivet for å finne uttrykk som eventuelt unne kommet i konflikt. Naturligvis har man funnet kommunevåpen som har likhetstrekk. Noen i større grad enn andre, dette er illustrert på neste side med eksempler. Vi har også tatt med Kvinesdal og Kvinnherad, disse er godkjente men har likhetstrekk. Dette for å illustrere at likhetstrekk ikke nødvendigvis er diskvalifiserende. Dette må nemden selv ta stilling til. Patenstyret har også levert rapport på alle tre finalistene. Rapportene er levert som eget vedlegg. Videre har vi funnet kommunevåpen innen samme sjanger som finalistene. Kommentarer til hvert kommunevåpen er på siste side. Team BRKLYN 82

83 NYTT KOMMUNEVÅPEN EKSEMPLER PLANTER 83

84 NYTT KOMMUNEVÅPEN EKSEMPLER VIRVELSNITT 84

85 NYTT KOMMUNEVÅPEN EKSEMPLER BØLGE Surnadal 85

86 NYTT KOMMUNEVÅPEN FINALISTER MED BEGRUNNELSE Alt. 1. To kurvede linjer plassert over hverandre som symbol på dalene som nå forenes til én kommune. Ved symmetri og størrelse understreker man nye Lyngdals fokus på likeverd. En buet linje oppfattes som langt mer aktiv enn en horisontal rett linje. Noe som er i tråd med nye Lyngdals intensjonsavtale. Et organisk, minimalistisk og moderne uttrykk som er behagelig for øyet og som passer bra til det grønne skjoldet. Grønt representerer natur, liv og vekst. Fargen er også miljøvernets farge, og ble fra gammelt av assosiert med kjærlighet. Alt. 2. Vekst og bevegelse. Vekst i form av tre/plantesymbolikk og treforedling som står sentralt i begge kommunene, både før og etter sammenslåing. Symboliserer også miljø/landbruk. Bevegelse med bølgemønster både med tanke på elvene Lygna og Audna men også at den nye kommunen ikke blir stillestående. Symbolikken er ikke vektlagt for å fremheve hver kommune men heller å viske ut grensene og forenes med ny symbolikk som favner alle innbyggerne i den nye kommunen på best mulig måte. Alt 3. Symbolikken er to elementer som møtes på midten. De grønne buene kan sees på som to daler som møtes. Den hvite grafikken kan sees på som to armer som håndhilser. Hvis i fremtiden flere kommuner slås sammen med Lyngdal kan for eksempel en «bue» til legges inn i desigen. 86

87 NYTT KOMMUNEVÅPEN KOMMENTARER Kvalitetsikring Vi mener alle alternativene vil gå gjennom godkjenningen i forhold til formelle krav. Som nevnt tidligere vil en ta en ekstra gjennomgang av vinneren før endelig kommunevåpen er klart. Det gjelder kun små visuelle endringer. Kommentar alternativ 1. Moderne og minimalistisk uttrykk, kunne utnyttet flaten i våpenet bedre. Kommentar alternativ 2. Symmetrisk og balansert uttrykk, men har kanskje litt mange detaljer. Kommentar alternativ 3. God bevegelse og kontrast, tydelig, men skjoldformen blir svak da det er lite grønt i ytterkantene. Kilder:

88 NYTT KOMMUNEVÅPEN VEDLEGG TIL MØTE ONSDAG 3. OKTOBER Innledning I dette vedlegget vil våre begrunnelser for de to nye forslagene ligge. Samtidig ser vi på det nye regelverket som kom i 2018 og litt erfaringer fra andre sammenslåinger. Vi mener dette vil være nyttig informasjon til alle involverte. Nye regler i 2018 Det ble nye regler for utførelse og godkjening av kommunevåpen fra 1. februar Kommunene trenger ikke godkjenne nytt våpen hos Kongen i statsråd slik som tidligere. Da det ikke står noen spesifikke krav i det nye lovverket kan man i praksis gjøre hva man vil. Fra vårt faglige ståsted fremstår det nye regelverket uten holdepunkter, noe vi mener er kritikkverdig. Tidligere regler for nye kommunevåpen lyder som følger: 1- Våpenet skal ha to farger: sølv eller gull + rødt, blått, grønt eller svart. 2 - Våpenet skal inneholde bare ett motiv, men samme motiv kan gjentas flere ganger. 3 - Motivet må kunne beskrives entydig med heraldiske faguttrykk. 4 - Motivet skal fremstilles i ren flatetegning, uten bruk av perspektiv og skyggelegging. 5 - Karakteristiske trekk ved motivet skal fremheves. 6 - Motivet skal være så enkelt at det er lett kjennelig også i liten størrelse eller på lang avstand. 7 - Motivet skal fylle skjoldflaten godt. 8 - Våpenet må ikke krenke rettighetene til andre våpeneiere som man behøver å ta hensyn til. Vi har fulgt alle disse holdepunktene i våre to forslag så godt det lar seg gjøre. Vi mener likevel at punkt 2 og 6 bør fremheves og det gjenspeiles i våre to forslag for et nytt kombinert kommunevåpen. Begynner vi med punkt 6 så er dette et ufravikelig punkt, våpenet må kunne leses på avstand i form av offentlig skilting og dekor på kjøretøy. Det må også fungere i lite format, f.eks på pins og lignende. Utfordringen kommer på punkt 2 ved at det bare skal inneholde ett motiv. Vi så det derfor vanskelig å ha en kombinasjon av de to gamle våpene hver for seg. Ved tidligere regelverk hadde det trolig ikke blitt godkjent. Vår måte å løse dette på er å kombinere de to kommunevåpene til ett symbol. Da beholdes identiteten til begge kommunene. Samtidig mener vi alle punktene ved det gamle regelverket følges. Vi har tatt med eksempler på kommunesammenslåing der man har tatt farger fra de to gamle våpener inn i nytt våpen, eller man har laget noe helt nytt. Se neste side. 88

89 NYTT KOMMUNEVÅPEN VEDLEGG TIL MØTE ONSDAG 3. OKTOBER Sammenslåing til sammenligning Nedenfor eksempler på nyere sammenslåinger. Her ser vi tidligere våpen og hvordan det nye ble. I forhold til de to ekisterende våpen for Audnedal og Lyndal så deler de felles grønnfarge. Dermed er det vanskelig å kombinere en farge fra et tidligere våpen over i nytt slik agderfylkene har gjort. I tillegg har man en tydelig symbolikk med sagblad og ku, som kjent ligger disse i to ulike kategorier som gjør de utfordrende å kombinere. Lardal Larvik Nye Larvik Ølen Vindafjord Nye Vindafjord Vestagder Austagder Nye Agder 89