LIPRO AS. Innlandet Revisjon IKS. Rapport /KL

Transkript

1 LIPRO AS Innlandet Revisjon IKS Rapport /KL

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av selskapskontroll i Lipro AS som er utført for kontrollutvalget i Lillehammer kommune og kontrollutvalget i Gausdal kommune. Selskapskontroll er en oppgave som er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13 15). Prosjektarbeidet er utført i perioden september 2017 til februar Birgitte Bue Mathisen og Kristian Lein har utført arbeidet med rapporten, hvorav sistnevnte står som oppdragsansvarlig. Vi takker selskapet for bistand i prosjektarbeidet. Utkast til rapport er sendt selskapet til uttalelse. Svaret er vedlagt rapporten. Vi har også endret et par steder i rapporten etter muntlige innspill fra Lipros styreleder. Etter høringen av rapporten til selskapet ble den sendt til kommunene v/ordfører for uttalelse. Ved høringsfristens utløp hadde vi ikke mottatt tilbakemelding fra kommunene. Lillehammer, mars 2018 Kristian Lein Oppdragsansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2

3 Innholdsfortegnelse FORORD... 2 SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS BESTILLING PROBLEMSTILLINGER METODE REVISJONSKRITERIER KOMMUNENES EIERPOLITIKK OG EIERMELDING KOMMUNENES EIERPOLITIKK LILLEHAMMER KOMMUNES EIERMELDING OM SELSKAPET ENDRINGER I ATTFØRINGSBEDRIFTENES RAMMEVILKÅR LIPRO AS ENDRINGER I LIPRO DRIVER SELSKAPET INNENFOR FORMÅLET MED VIRKSOMHETEN? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING OG KONKLUSJON ER STYRET VALGT UT FRA FOKUS PÅ SELSKAPETS BEHOV OG HENSYNTATT REGLER OM HABILITET? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING OG KONKLUSJON ER DET UTARBEIDET EN TYDELIG EIERSTRATEGI FOR SELSKAPET? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING OG KONKLUSJON ER DET LAGET RUTINER FOR INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON MELLOM EIER OG SELSKAP, SLIK AT EIERNE FÅR TILGANG TIL NØDVENDIG INFORMASJON? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING OG KONKLUSJON Innlandet Revisjon IKS Side 3

4 10 ER DET RISIKO FOR UHELDIG KONKURRANSEVRIDNING MELLOM KONKURRANSEUTSATT OG SKJERMET VIRKSOMHET I LIPRO? REVISJONSKRITERIER KS veileder Eierpolitikk/eiermelding EØS-avtalens regler om offentlig støtte Forskrift om arbeidsmarkedstiltak (tiltaksforskriften) Konkrete revisjonskriterier FAKTA VURDERING OG KONKLUSJON ER LIPRO OMFATTET AV REGLENE FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER, OG EVENTUELT BLIR DISSE FULGT? REVISJONSKRITERIER Virkeområdet til anskaffelsesregelverket Sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket FAKTA VURDERING OG KONKLUSJON HVORDAN ER DET LAGT TIL RETTE FOR ÅPENHET OM SELSKAPET? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING OG KONKLUSJON REFERANSER VEDLEGG 1 UTTALELSE FRA LIPRO AS VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 UTTALELSE FRA LILLEHAMMER KOMMUNE... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. UTTALELSE FRA GAUSDAL KOMMUNE... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. Innlandet Revisjon IKS Side 4

5 SAMMENDRAG Innlandet Revisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalget i Lillehammer kommune og kontrollutvalget i Gausdal kommune gjennomført selskapskontroll i Lipro AS. Selskapskontrollen er utført i overenstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77, samt forskrift om kontrollutvalg Undersøkelsen omfatter gjennomgang og vurdering av relevante dokumenter fra Lipro AS, Lillehammer kommune og Gausdal kommune. Det er avholdt to møter med Lipro AS. Revisjonskriteriene i denne selskapskontrollen er hovedsakelig hentet fra selskapets vedtekter, eierpolitikken i Lillehammer og Gausdal, samt fra Lillehammer kommunes eiermelding. Vi har også trukket inn utvalgte deler av KS «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll med kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Nedenfor refereres konklusjoner og anbefalinger for problemstillingene i prosjektet. 1. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? Formålsbestemmelsen er etter revisjonens oppfatning ganske vid med hensyn til hva slags aktivitet selskapene i Lipro-konsernet skal drive. Vår vurdering er at selskapene opererer innenfor formålet med virksomheten. 2. Er styret valgt ut fra fokus på selskapets behov og hensyntatt regler om habilitet? Etter vår oppfatning oppfyller styret i Lipro krav som er satt til blant annet valg og sammensetning av styrer i kommunalt eide selskaper. Selskapet har pr i dag imidlertid ikke vedtektsfestet valgkomité. Vi har fått opplyst at dette vil komme på plass i løpet våren Er det utarbeidet en tydelig eierstrategi for selskapet? Ifølge siste utgave av eierpolitikken skal kommunen være aktive blant annet når det gjelder bruk av selskapsvise eierstrategier og angivelse av langsiktige mål for selskapene. Etter vår vurdering inneholder eiermeldingen overordnede mål for Lillehammer kommunes eierskap, men den angir ikke langsiktige mål for selskapet. På denne bakgrunn anbefales at kommunene bør vurdere hvordan eierpolitikkens ordlyd knyttet til utarbeidelse av eierstrategi/mål for enkeltselskaper bør følges opp overfor Lipro AS. 4. Er det laget rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon? Endringene i eierpolitikken i 2016 innebærer økt vekt på bruk av eiermøter ettersom den sier at slike møter bør holdes minst én gang i året. Opplysninger fra Lillehammer kommune tilsier at den har fokus på dette, men at det foreløpig ikke er innført som rutine i alle selskaper å holde årlige eiermøter. Pr i dag holdes ikke regelmessige eiermøter i Lipro. En eventuell formalisering av generalforsamlingens Innlandet Revisjon IKS Side 5

6 «uformelle» del, kan imidlertid bidra til å etablere en rutine med årlige eiermøter. Revisjonen anbefaler at eierne bør formalisere årlige eiermøter i Lipro AS. 5. Er det risiko for uheldig konkurransevridning mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet i Lipro? Lipro oppfyller kravene om at selskapet ikke kan betale utbytte, ikke kan eie annen forretningsvirksomhet, og at bedriften skal ha kommunal/fylkeskommunal aksjemajoritet. Revisjonen anser at i og med at Lipro er godkjent som tiltaksarrangør av NAV, at bedriften oppfyller gjeldende regelverk angående skille mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet. Kravene i tiltaksforskriftens 1-6 innebærer oppfølging fra NAVs side angående Lipro sin prising av varer og tjenester. Når det gjelder den prispolitikken som bedriften opererer etter, så forstår vi det slik at denne legger vekt på ikke å legge seg lavere enn private tilbydere i markedet. Hvorvidt dette er tilfelle i praksis er et empirisk spørsmål, som bare kan avdekkes gjennom konkrete undersøkelser. 6. Er Lipro AS omfattet av reglene for offentlige anskaffelser, og eventuelt blir disse fulgt? Ut fra en vurdering der det bl.a. legges vekt på selskapets formål og rammevilkår, mener revisjonen at Lipro AS i utgangspunktet omfattes av virkeområdet til lov om offentlige anskaffelser, jf. anskaffelsesforskriftens 2 annet ledd, pkt c). Et større ombyggingsprosjekt i 2017 ble lagt ut på Doffin etter innspill fra Lipros rådgiver om at selskapet sannsynligvis er omfattet av anskaffelsesregelverket. Vi legger dermed til grunn at anskaffelsesregelverket ble søkt fulgt fra Lipro sin side. Avtaler om kjøp av regnskapstjenester og IKTtjenester ble foretatt i henholdsvis 2011 og Disse ble inngått før Lipro konkluderte med at selskapet sannsynligvis er omfattet av anskaffelsesregelverket, og forholdt seg derfor ikke til innkjøpsregelregelverket i disse innkjøpene. 7. Hvordan er det lagt til rette for åpenhet om selskapet? Ut fra en helhetsvurdering der det bl.a. legges vekt på selskapets formål og rammevilkår, mener vi at Lipro i utgangspunktet omfattes av virkeområdet til offentleglova, jf. 2. Selskapet må dermed sette seg inn i reglene som følger av offentlighetsloven, bl.a når det gjelder journalføring og arkivering av post. Lipro opplyser at selskapet har startet med å forberede dette arbeidet, og har planer om å anskaffe system som kan bidra til å støtte det praktiske arbeidet knyttet til journalføring og arkivering av post. Innlandet Revisjon IKS Side 6

7 1 INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Den 24. april 2017 (sak 9/17) fattet kontrollutvalget i Lillehammer kommune følgende vedtak: «Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll i Lipro AS. Prosjektplan legges fram for kontrollutvalget på møtet den » Kontrollutvalget i Gausdal fattet følgende vedtak 10. mai 2017 (sak 9/17): «Kontrollutvalget ønsker å være med på selskapskontrollen i Lipro AS som allerede er bestilt av Oppland fylkeskommune og Lillehammer kommune. Prosjektplan legges fram for kontrollutvalget på neste møte. Kontrollutvalget ber revisjonen om å vurdere hvordan Gausdal kan delta på de allerede bestilte selskapskontrollene slik at arbeidet blir mest mulig effektivt.» Prosjektet ble bestilt i henhold til framlagt prosjektplan av kontrollutvalget i Lillehammer (sak 12/17), og av kontrollutvalget i Gausdal (sak 11/17). 1.2 PROBLEMSTILLINGER Prosjektet er utført i henhold til følgende problemstillinger: 1. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? 2. Er styret valgt ut fra fokus på selskapets behov og hensyntatt regler om habilitet? 3. Er det utarbeidet en tydelig eierstrategi for selskapet? 4. Er det laget rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon? 5. Er det risiko for uheldig konkurransevridning mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet i Lipro? 6. Er Lipro omfattet av reglene for offentlige anskaffelser, og eventuelt blir disse fulgt? 7. Hvordan er det lagt til rette for åpenhet om selskapet - er selskapet omfattet av offentlighetslovens regler? - hvordan er i så fall praksis sett opp mot lovens krav? Problemstillingene drøftes i kapitlene Innlandet Revisjon IKS Side 7

8 2 METODE Selskapskontrollen er utført i overenstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 nr. 5, samt forskrift om kontrollutvalg Dokumenter Undersøkelsen har omfattet gjennomgang og vurdering av relevante dokumenter fra Lipro, Lillehammer kommune og Gausdal kommune: - Kommunenes eierskapspolitikk og eierskapsmelding - Ulike plandokumenter i kommunene - Selskapets årsrapporter og styrepapirer Intervjuer Vi hadde oppstartmøte for prosjektet med daglig leder i Lipro 29. september Det ble holdt et møte med styreleder og daglig leder 7. februar Undersøkelsesperiode Vi har undersøkt problemstillingene med utgangspunktet perioden 2013 til Vurdering av relevans og pålitelighet Datas relevans er knyttet til om undersøkelsen representerer den virkelige situasjonen. Vi mener data som er samlet inn i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være oppmerksom på at de opplysninger som framkommer i rapporten nødvendigvis er et utvalg av fakta. Dataenes pålitelighet er ivaretatt blant annet ved verifisering av intervjureferater og innhenting av uttalelse fra selskapet på utkast til rapport. Kvalitetssikring Prosjektet er gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk fastsatt av Norges kommunerevisorforening. Innlandet Revisjon IKS har et internt kvalitetssikringssystem som er i samsvar med RSK 001. Innlandet Revisjon IKS Side 8

9 3 REVISJONSKRITERIER Selskapskontroll omfatter alt kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven samt interkommunalt samarbeid etter kommunelovens kapittel 5 som er egne rettssubjekt ( 27-samarbeid). Inkludert er dermed interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper og samvirkeforetak. Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er for eksempel kommunale foretak (KF) organisert etter kommunelovens kapittel 11, og interkommunalt samarbeid etter kommunelovens kapittel 5 og som ikke er eget rettssubjekt (vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1). Heller ikke stiftelser omfattes av regelverket om selskapskontroll. Revisjonskriterier skal begrunnes i/utledes av autoritative kilder innenfor det reviderte området. Autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak/mål/føringer, administrative retningslinjer/mål/føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, teori og reelle hensyn som vurderinger av hva som er rimelig/ formålstjenlig/effektivt. Revisjonskriteriene utledes med utgangspunkt i problemstillingene og danner grunnlaget for hva de innsamlede data vurderes opp mot. I og med at revisjonskriteriene er uttrykk for en norm eller et ideal for hvordan tilstanden bør være på området, danner kriteriene også utgangspunkt for revisjonens anbefalinger. Revisjonskriteriene i denne selskapskontrollen er hovedsakelig hentet fra selskapets vedtekter, eierpolitikken i Lillehammer og Gausdal, samt fra Lillehammer kommunes eiermelding. Vi har også trukket inn utvalgte deler av KS «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll med kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Ifølge KS hjemmeside dekker disse anbefalingene «områder som ligger i en gråsone mellom lovregulering og etablert praksis, eller hvor hver enkelt eier må nedsette noen prinsipper og etablere samhandlingsmønstre for å forankre nødvendig eierstyring for kommunens samlede eierskap.» Vi vil komme tilbake til konkrete revisjonskriterier for hver problemstilling i kapitlene Innlandet Revisjon IKS Side 9

10 4 KOMMUNENES EIERPOLITIKK OG EIERMELDING 4.1 KOMMUNENES EIERPOLITIKK Eierpolitikk ble vedtatt av kommunestyret i Lillehammer (sak 57/16). Kommunestyret i Gausdal vedtok Eierpolitikk i møte (sak 66/16). De to eierpolitikkdokumentene er identiske. Forrige versjon av eierpolitikken i Lillehammer er fra 2014, vedtatt av kommunestyret (sak 108/14). Dette dokumentet var i hovedsak basert på eierpolitikk fra Eierpolitikk Gausdal kommune ble vedtatt av kommunestyret (sak 73/10). Denne ble ikke endret før vedtaket i 66/16. Når det gjelder endringene i eierpolitikken i 2016 sammenlignet med det den forrige, så trakk ordfører og rådmann i Lillehammer i forbindelse med rapport fram at den nye gir en bedre og mer systematisk presentasjon av eierpolitikken. Av spesifikke områder ble det trukket fram at den nye eierpolitikken har tydeligere policy når det gjelder styrets rolle og ansvar. Det er også gitt en anvisning av hvordan KS eieranbefalinger er nedfelt i eierpolitikken. Relevante deler av eierpolitikken vil danne utgangspunkt for revisjonskriterier. 4.2 LILLEHAMMER KOMMUNES EIERMELDING I forbindelse med behandling av eierpolitikken vedtok kommunestyret i Lillehammer å be om at det utarbeides Eiermelding for 2016 basert på regnskapene for Meldingen skulle omfatte selskaper der kommunen eier mer enn 50 % «eller som er av særskilt politisk interesse». Eiermelding 2016 ble tatt til orientering av kommunestyret i Lillehammer (sak 95/16). Eiermelding 2017 ble lagt fram i kommunestyrets møte 15. desember (sak 116/17). Den ble enstemmig tatt til orientering. Eiermeldingen er bygd opp på samme måte som eiermelding 2016, men innholdet er justert noe. Eiermelding 2017 for Lipro AS er utarbeidet etter fastlagt mal og omfatter, foruten faktaopplysninger om selskapet, følgende: «Kommunens eierstrategi (formålet med eierskapet): Intensjonen med å etablere/gå inn på eiersiden i Lipro var å gi arbeidsledige og yrkeshemmede et tilbud om hjelp til å komme tilbake til ordinært arbeidsliv. Dette er en del av et offentlig tjeneste-tilbud, som det har vist seg hensiktsmessig å organisere som et selskap i samarbeid med andre aktører. Innlandet Revisjon IKS Side 10

11 Har eierskapet så langt vist seg å være tjenlig i forhold til kommunens eierstrategi? Ja. Drives selskapet godt og i samsvar med selskapets formål? Ja. I løpet av 2016 har 299 personer fått et attføringsfaglig tilbud fra Lipro, 43 personer fikk jobb og 4 personer startet egenfinansiert utdanning. Følger styret opp kommunens forventninger til styret i henhold til eget punkt i eierpolitikken (fra 2017)? Ikke aktuelt før i eiermeldingen Særskilte utfordringer/fokusområder (trusler/muligheter)? Nei. Er det ønskelig/aktuelt å endre selskapets organisasjonsform? Nei, ikke ut fra dagens rammebetingelser. Kan kommunens eierskap bidra til uheldig konkurransevridning? Selskapet opererer i noen grad i et åpent konkurransemarked. Det er viktig å opptre ryddig i dette markedet, siden bedriften mottar betydelige tilskudd fra det offentlige. Er kommunen tjent med fortsatt engasjement i selskapet eller kan interessene på dette området bedre ivaretas på andre måter? Skal eierandelen økes, reduseres eller avhendes? Ingen endringer.» Kommunestyret i Gausdal vedtok i forbindelse med behandlingen av kommunens eierskapspolitikk å lage eiermeldinger for utvalgte selskaper. Lipro var ikke blant disse. Innlandet Revisjon IKS Side 11

12 5 OM SELSKAPET 5.1 ENDRINGER I ATTFØRINGSBEDRIFTENES RAMMEVILKÅR Arbeids- og sosialdepartementet slo sammen tiltak for personer med nedsatt arbeidsevne gjennom forskriftsendringer i En av endringene var at tiltakene skulle anskaffes gjennom ordinære anbudsrunder. Regjeringen ønsket (jf Arbeids- og sosialdepartementet 2014): «økt mangfold av leverandører og for å gi brukere større valgfrihet i tjenestetilbudet. Med flere leverandører og konkurranse om å levere arbeidsrettede tjenester, forventer regjeringen økt kvalitet i det samlede tiltakstilbudet til brukerne.» Endringen førte til at NAV gikk over til å kjøpe de fleste arbeidsrettede tiltak gjennom anbud. I 2015 la departementet fram Forslag til forenklingar og endringar i regelverket om arbeidsmarknadstiltak. Endringene, som ble gjennomført ved innføring av Forskrift om arbeidsmarkedstiltak (Tiltaksforskriften) fra , hadde til hensikt å øke bruken av ordinært arbeidsliv for å nå målet om å få flere i arbeid: «Arbeidsmarknadstiltak som gjennomførast med mest mogleg ordinære arbeidsforhold og med tett oppfølging, har betre effekt på overgang til arbeid enn tiltak der arbeidstrening og opplæring går føre seg i skjerma verksemder. For å styrke ordinært arbeidsliv som tiltaksarena, må verkemidlar som bidrar til å bygge ned barrierar og redusere arbeidsgivar sin risiko ved å tilsette utsette grupper på arbeidsmarknaden, utviklast og forbetrast. Endringen innebar økt bruk av lønnstilskudd i ordinært arbeidsliv, bl.a ved å innføre mulighet for høyere lønnsrefusjon for personer med nedsatt arbeidsevne, og ved å utvide tilgangen til midlertidig tilsetting i tiltaksperioden. En annen hensikt med forskriften var å forenkle regelverket for arbeidsmarkedstiltak. I dette lå det forenklinger innen lønnstilskuddsordningene, tiltak i skjermede virksomheter og tilretteleggingsordningene. Gjennom tilføyelser i tiltaksforskriften i juni 2016 er det blant annet satt krav til at bedrifter som skal drive arbeidsforberedende trening og varig tilrettelagt arbeid på oppdrag fra NAV skal ha dette som sin primære virksomhet. Disse regelendringene har medført endringer i organisering av selskapsstrukturen i Lipro, jf kapittel 5.3 nedenfor. Vi kommer tilbake til spørsmålet om mulig konkurransevridning mellom skjermet og konkurranseutsatt virksomhet i kapittel 10. Innlandet Revisjon IKS Side 12

13 5.2 LIPRO AS 1 Lipro AS er en arbeidsinkluderingsbedrift som ble stiftet i 1963 under navnet Lillehammer Produkter AS. Navnet ble endret til Lipro AS i 2009 etter fusjon mellom Lillehammer Produkter AS og Lillehammer ASVO AS. Lillehammer kommune eier 65,7 % av aksjene i selskapet, Oppland fylkeskommune eier 26,5 % og Gausdal kommune eier 6 %. Disse har til sammen 98,2 % av aksjene, resterende aksjer er fordelt på 16 aksjonærer 2. Formålet til selskapet ble endret i 2009, og lyder som følger: «Lipro AS er en arbeidsmarkedsbedrift som har til formål å tilby tjenester og produkter av høy kvalitet med vekt på fleksible løsninger tilpasset deltagere og kunder, som igjen skal gi mennesker mulighet for aktivitet, arbeid eller kompetanseheving med utgangspunkt i deres egne behov og ressurser.» Ifølge årsmelding består selskapets samfunnsoppdrag i å tilby avklaring, kvalifisering og bidrar til formidling av personer til utdanning og ordinært arbeidsliv. Totalt fikk 299 personer tilbud i løpet av Målet er at personer i ytterkanten av arbeidslivet skal få utnyttet sin arbeidsevne og dermed senke terskelen for å komme tilbake til ordinær jobb. Styret består av seks medlemmer og ledes av Elin Gundersen Limoseth, og daglig leder er Nils Martin Forså. Ifølge årsmelding 2016 er styret sammensatt ved at Lillehammer kommune har tre styrerepresentanter, mens Gausdal kommune, Oppland fylkeskommune og de ansatte i selskapet har én representant hver. Selskapet hadde ifølge årsmelding 2016, 24 fast ansatte. I perioden 2012 til 2016 har omsetningen variert mellom ca 21 og ca 25 mill kr pr år. Selskapet har vist overskudd i alle disse årene. Ifølge proff.no var lønnsomheten i selskapet i ,8, %, som vurderes som svak, mens likviditetsgraden på 2,93 % og soliditeten/egenkapitalandelen på 83,7 % vurderes om meget god. Aksjekapitalen utgjør 5,404 mill kr, uforandret siden fusjonen i Som følge av positive resultater har selskapet økt sin egenkapital. Pr utgangen av 2016 var egenkapitalen 13,9 mill kr. Selskapet har som attføringsbedrift ikke lov til å betale utbytte til sine aksjonærer. Lipro har hovedkontor i Smestadveien 27 i Lillehammer. Veilederne er organisert i to team uavhengig av type tiltak. Tiltaksarbeidet skjer innenfor ulike ordninger, slik som Avklaring, Tilrettelagt arbeid i arbeidsmarkedsbedrift, Arbeidspraksis i skjermet virksomhet, Arbeid med bistand og Varig tilrettelagt 1 Kapittelet beskriver selskapet slik det var organisert fram til oktober Selskapet (konsernet) etter omorganisering beskrives i kapittel Ettersom det også er private eiere i Lipro, betyr det at revisjonen i utgangspunktet ikke har innsynsrett i «indre forhold» i denne bedriften, jf kommuneloven. 80. I prosjektarbeidet har ikke dette begrenset tilgangen på relevant informasjon. 3 Når denne rapporten skrives foreligger ikke årsmeldingen for Innlandet Revisjon IKS Side 13

14 arbeid. Lipro driver Kafé Sør ved Søre Ål Bo- og Servicesenter, Horsters Kafé, servicevirksomhet, produksjon av ved, samt snekkerverksted (produksjon av benker, bord, avfallsdunker, etc). Ifølge årsmeldingen vil styret i Lipro i henhold til Lillehammer kommunes eierpolitikk i løpet av 2017 iverksette prosedyrer for å ivareta pkt 6 og 7 som er nedfelt i kommunens forventninger til selskaper der den eier mer enn 50 prosent av aksjene (jf eierpolitikkens kapittel 5.5). Pkt 6 dreier seg om faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Pkt 7 sier at styremedlemmer skal registrere seg på styrevervregister.no. Etter konkurranseutsetting i 2015 mistet Lipro tiltakene Avklaring og Arbeid med bistand med virkning fra Dette medførte ifølge årsmelding 2016 en nedbemanning med 6 årsverk pr Tre ansatte sluttet etter eget ønske, tre ble sagt opp. 5.3 ENDRINGER I LIPRO Lipro ble i juni 2017 omdannet til et konsern der Lipro AS er holdingselskap med to heleide datterselskaper: Lipro AS Lipro Kompetanse AS Jobbteam AS Fra ble alle ansatte i Lipro ansatt i Lipro Kompetanse AS. Selskapet tar hånd om det arbeidsmarkedsrettede arbeidet, hovedsakelig innenfor ordningene Arbeidsforberedende trening og Varig tilrettelagt arbeid. Etter krav fra NAV er det tatt inn i vedtektene til Lipro AS at selskapet ikke kan betale utbytte til eierne ( 5), samt at selskapet skal ha kommunal/fylkeskommunal aksjemajoritet ( 6). Jobbteam AS opererer i et konkurransemarked, der bedriftens hovedprodukt er opplæringsprogram for andre arbeidsmarkedsbedrifter («kurs og konsulenttjenester til vekst- og arbeidsmarkedsbedrifter», jf vedtektene). Dette selskapet vil ikke ha fast ansatte. For å hindre konkurransevridning vil det være begrensninger i muligheten for overføringer mellom Jobbteam AS og de andre selskapene. Daglig leder opplyser at dersom Jobbeteam får oppdrag vil en veileder få permisjon fra Lipro Kompetanse til å utføre oppdraget i Jobbteam. Prosentvis omfang av permisjonen vil fastsettes på grunnlag av størrelsen på oppdraget. Innlandet Revisjon IKS Side 14

15 6 DRIVER SELSKAPET INNENFOR FORMÅLET MED VIRKSOMHETEN? 6.1 REVISJONSKRITERIER Selskapets formålsparagraf i vedtektene utgjør revisjonskriteriet for denne problemstillingen. Lipro AS og Lipro Kompetanse AS har følgende formålsbestemmelse ( 2): Lipro AS/ Lipro Kompetanse AS «er en arbeidsmarkedsbedrift som har til formål å tilby tjenester og produkter av høy kvalitet med vekt på fleksible løsninger tilpasset deltagere og kunder, som igjen skal gi mennesker mulighet for aktivitet, arbeid eller kompetanseheving med utgangspunkt i deres egne behov og ressurser.» Jobbteam AS har følgende formålsbestemmelse, jf 3: «Selskapets formål er salg av kurs og konsulenttjenester til vekst- og arbeidsinkluderingsbedrifter og initiere og delta i prosjekter som fremmer arbeidsinkludering og bidrar til gode arbeidsplasser.» KS anbefaling Nr 3, Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter, sier at «Selskapets virksomhet skal tydelig fremgå av vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier». I merknaden til anbefalingen heter det blant annet at «Et generelt definert formål gir stor adgang til endringer i virksomheten. Kommunene som eiere må være bevisste på behovet for selskapets handlingsrom.» Den samme anbefalingen fra KS sier også at «Formålet i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom, for å se om det er behov for endringer.» 6.2 FAKTA Det vises til beskrivelsen av selskapets virksomhet før og etter omorganisering i kapittel 5. Når det gjelder leveranser av varer og tjenester (til andre enn NAV) så har daglig leder opplyst at Lipro omsetter for ca 6 mill kr i året (6,3 mill kr i 2016), noe som utgjør ca 25 prosent av omsetningen. Omsetningen fordeler seg omtrent likt på følgende: Lipro Service 4, kjøkken Horsters, kjøkken Søre ÅL Bo- og servicesenter, vedsalg, snekkeravdeling (produksjon av utemøbler, boder, etc) og avdeling Gausdal. Vi får opplyst av daglig leder at eierkommunene står for ca. 7 % av omsetningen, bedrifter står for ca. 28 % og private husholdninger står for ca. 65 %. 4 Lipro Service tilbyr blant annet transportoppdrag, service på uteområder, små male -og oppussingsoppdrag, flytting, bortkjøring, rydding, småreparasjoner, etc. Innlandet Revisjon IKS Side 15

16 Omsetningen i Jobbteam er svært usikker, daglig leder anslår den til ca kr ,- kr i Pr januar 2018 er det ikke inngått avtaler med kunder. 6.3 VURDERING OG KONKLUSJON Formålsbestemmelsen er etter vår oppfatning ganske vid med hensyn til hva slags aktivitet selskapene i Lipro-konsernet skal drive. Vår vurdering er at selskapene opererer innenfor formålet med virksomheten. Med henvisning til KS anbefaling nr 3 vil vi fremheve at et generelt definert formål gir selskapets ledelse betydelig mulighet for endringer i virksomheten. Eierne bør derfor være bevisst på at den gjennom formålet har gitt selskapet betydelig handlingsrom. Innlandet Revisjon IKS Side 16

17 7 ER STYRET VALGT UT FRA FOKUS PÅ SELSKAPETS BEHOV OG HENSYNTATT REGLER OM HABILITET? 7.1 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier gjeldende eierpolitikk Eierpolitikken inneholder en omtale av styrets oppgaver i kapittel 5.1 og styrets sammensetning i kapittel 5.2. Dette kapitlet er delt inn i følgende overskrifter: Kompetanse Mangfold Habilitet Funksjonstid Varamedlemmer Konsern Godtgjøring av styreverv omtales i kapittel 5.3 «Godgjøring til styret og ledende ansatte». Her heter det blant annet at «Godtgjørelsen til styret bør som hovedregel reflektere kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Styreleder bør godtgjøres høyere enn styremedlemmer.» og «Aksjonærvalgte styremedlemmer skal ikke omfattes av eventuelle incentiv- og bonusordninger.» Når det gjelder størrelsen på styrehonorar sett opp mot det økonomiske ansvaret knyttet til styrevervet heter det at «Dersom selskapets aktivitet medfører et økonomisk ansvar for styremedlemmene skal dette søkes dekket gjennom en styreforsikring. Strafferettslig ansvar skal ikke dekkes.» Formannskapet i Lillehammer fattet følgende vedtak : «I selskap der Lillehammer kommune eier mer enn 50 % skal vedtektene/selskapsavtalen endres slik at generalforsamlingen oppnevner valgkomite. Valgkomiteen skal utarbeide en kompetanseprofil for styret, blant annet basert på informasjon fra sittende styre og daglig ledelse, og utfra denne foreslå styrekandidater. Valgkomiteens innstilling legges fram for generalforsamlingen, som velger styreleder og styremedlemmer.» Eierskapspolitikken sier følgende om håndtering av habilitetsproblematikk og styresammensetning (kapittel 5.2): «Forvaltningsloven 6 slår fast at verken folkevalgte eller ansatte i kommunen kan delta i behandlingen av saker der et selskap som de sitter i styret eller andre styrende organer, er part i saken 5. Er den overordnede tjenestemannen inhabil kan heller ikke saken behandles av en direkte underordnet 5 Part defineres slik i forvaltningsloven, pkt e) «part, person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder». (revisjonens anmerkning) Innlandet Revisjon IKS Side 17

18 tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Dette innebærer at verken ordfører eller rådmann bør sitte i styret i selskap der kommunen er eier. I Lillehammer kommune er dette et etablert prinsipp. Ved oppnevning av andre folkevalgte eller ansatte som representanter i styrende organer i selskap skal det alltid vurderes om det kan oppstå habilitetskonflikter, og i tilfelle hvordan disse i så fall skal løses.» I henhold til kommuneloven 80 a, jf aksjeloven 20-6 er det krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrer i aksjeselskaper der kommuner eller fylkeskommuner eier minst to tredeler av selskapet 6. Revisjonskriterier - tidligere eierskapspolitikk Eierskapspolitikken uttrykker at «Styrets sammensetting må ses i forhold til selskapets formål og ulike selskaper krever ulike tilnærminger til styrets sammensetting. Det er viktig at styret velges med fokus på selskapets behov.» Oppsummering revisjonskriterier - Styrets sammensetning må ses i forhold til selskapets formål og styret skal velges med fokus på selskapets behov. - Godtgjørelsen til styret bør som hovedregel reflektere kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Styreleder bør godtgjøres høyere enn styremedlemmer. Aksjonærvalgte styremedlemmer skal ikke omfattes av eventuelle incentiv- og bonusordninger. - Det skal nedfelles i vedtektene at generalforsamlingen skal velge valgkomité, jf nevnte vedtak i formannskapet. - Ved oppnevning av folkevalgte eller ansatte som representanter i styrende organer i selskap skal det alltid vurderes om det kan oppstå habilitetskonflikter, og hvordan disse i så fall skal løses. Ordfører eller rådmann skal ikke sitte i styret. - I styret skal begge kjønn være representert med minst 40 % av styremedlemmene. 7.2 FAKTA Styret i Lipro AS er sammensatt ved at Lillehammer kommune utpeker tre styrerepresentanter, mens Gausdal kommune, Oppland fylkeskommune og de ansatte i selskapet utpeker én representant hver. Denne styresammensetningen er ikke vedtektsfestet. Styret i Lipro AS har i hele perioden bestått av seks medlemmer. Elin Limoseth har vært styreleder i Lipro AS i hele perioden. Protokoller fra generalforsamlinger viser at styret siden 6 «1. Har styret to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. 2. Har styret fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. 3. Har styret seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. 4. Har styret ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og har styret flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent.» Dette «gjelder ikke styremedlemmer som skal velges blant de ansatte etter 6-4 eller 6-35 jf. allmennaksjeloven 6-37 første ledd». Innlandet Revisjon IKS Side 18

19 generalforsamling 24.april 2013 har bestått av fire kvinner og to menn. Før dette var det tre styremedlemmer av hvert kjønn. Ingen av de nåværende styremedlemmene har politiske verv i eierkommunene. Vi får opplyst at det ikke har vært styremedlemmer med politiske verv i perioden Det er referert i generalforsamlingsprotokollene at fast styrehonorar «i henhold til regler for fastsettelse av styrehonorar» reguleres etter konsumprisindeksen og rundes oppover til nærmeste tusen. Styreleder opplyser at dette viser tilbake til generalforsamling 2012 der det ble vedtatt å regulere styrehonorarene på denne måten. Tabellen nedenfor viser godtgjørelsen til styremedlemmer i Lipro, besluttet i generalforsamlinger i årene Leder 51000, , , , ,- Styremedlem 11000,-* 12000,-* 13000,-* 14000,-* 15000,-* * I tillegg får styremedlemmene en godtgjørelse pr møte. På generalforsamlingen for 2013 og 2014 var denne satt til kr 750,- pr møte, i 2015 var den satt til kr 800,- pr møte, i 2016 var den satt til kr 850,- pr møte, og i generalforsamling i 2017 var den satt til kr 900,- pr møte. Vi får opplyst at Lipro ikke har incentiv- eller bonusordninger for styremedlemmer eller ledende ansatte i selskapet. Etter endringen i selskapsstruktur i 2017 består styret i Lipro Kompetanse AS består av de samme personer som Lipro AS, styreleder er også den samme. Styret i Jobbeteam AS består av to personer, styreleder er den samme som i Lipro AS og Lipro Kompetanse AS. Det andre styremedlemmet er også medlem av styret i de andre to selskapene. Det ble vedtatt på generalforsamlingen at styret skulle ta initiativ til at eierne oppretter en valgkomité før neste generalforsamling. Etter dette har valgkomitéen bestått av ordførerne i Lillehammer og Gausdal, samt fylkesordfører. Styreleder opplyser til revisjonen at styret, for å imøtekomme Lillehammer kommunes vedtak om valgkomité, tar sikte på å legge fram reviderte vedtekter på generalforsamlingen i april. Her tas det inn et punkt om valgkomité som ivaretar vedtaket fra Lillehammer kommune. Styreleder opplyser at styret årlig (tidlig på året) gjennomfører en egenevaluering. Her vurderes styrets erfaringsbakgrunn og kompetanse, samt utfordringer som selskapet står overfor. Evalueringen oversendes valgkomitéen, slik at denne skal ha et grunnlag for vurdering av kandidater til styret. Etter styreleders oppfatning er sammensetningen av styret pr i dag godt tilpasset bedriftens behov for erfaring og kompetanse. Selskapet har de senere årene fått styremedlemmer med 7 Per Prestrud var medlem av kommunestyret fram til Innlandet Revisjon IKS Side 19

20 næringslivskompetanse og markedserfaring/-nettverk mot det ordinære arbeidslivet i regionen. Tidligere var styret dominert av politikere fra eierkommunene. Som nevnt i kapittel 5 heter det i årsmeldingen for 2016 at styret vil følge opp henvendelse fra Lillehammer kommune om å «etablere faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter». Vi får opplyst at styret de senere årene ikke har hatt problemstillinger knyttet til habilitet i styret, noe som kan ha sammenheng med at det ikke sitter aktive politikere i styret. Ifølge styreleder vil kjøreregler knyttet til styremedlemmers habilitet tas opp i styremøte Styreleder har ved flere anledninger minnet styremedlemmene om registrering på styrevervregister.no. Noen av styremedlemmene har meldt tilbake at det er svært vanskelig å få registrert seg. Dette er spesielt vanskelig for den som ikke arbeider i en organisasjon som er registrert på nettstedet. 7.3 VURDERING OG KONKLUSJON Styret evaluerer hvert år sin sammensetning opp mot bedriftens behov for erfaringsbakgrunn og kompetanse. I denne sammenheng vurderes også hvilke utfordringer selskapet står overfor. Etter vår vurdering er det laget en god systematikk knyttet til vurdering av styrets kompetanse. Vi vil også vise til at styret over tid har fått en sammensetning som er i tråd med hva styret oppfatter som selskapets behov. Aksjonærvalgte styremedlemmer omfattes ikke av eventuelle incentiv- og bonusordninger. Styreleder godtgjøres høyere enn styremedlemmer. Så langt vi kjenner til ligger godtgjørelsen til styret på et moderat nivå. Hvorvidt godtgjørelsen «reflekterer kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet» finner vi vanskelig å vurdere konkret. Når denne rapporten skrives er det ikke nedfelt i vedtektene at generalforsamlingen skal velge valgkomité. Lipro har pr i dag valgkomité, men denne er ikke vedtektsfestet. Vi har som nevnt fått opplyst at dette vil komme på plass i løpet våren Hvis dette følges opp så anser vi dette som tilfredsstillende. Styret i Lipro har verken ordfører, rådmann eller politikere med verv i eierkommunene blant sine medlemmer. Vi viser også til at til at styret er i ferd med å utarbeide rutiner knyttet til habilitet. I henhold til gjeldende regelverk skal begge kjønn være representert i styret med minst 40 % av styremedlemmene. I selskaper med seks medlemmer skal i utgangspunktet hvert kjønn være representert med minst tre, men som nevnt foran omfattes ikke dette av styremedlemmer som er valgt blant de ansatte. Det er dermed krav om at hvert kjønn skal være representert med minst to 8 I møte får vi opplyst at styreleder har laget utkast til skriftlige rutiner på området. Her heter det blant annet at «Det er hvert enkelt styremedlem som er pliktig å stille styremøtet dersom styremedlemmet er i tvil om sin habilitet.» Innlandet Revisjon IKS Side 20

21 blant de aksjonærvalgte styrerepresentantene. De aksjonærvalgte styremedlemmene har i siden 2013 vært representert med tre kvinner og to menn, og selskapet imøtekommer dermed reglene på området. Innlandet Revisjon IKS Side 21

22 8 ER DET UTARBEIDET EN TYDELIG EIERSTRATEGI FOR SELSKAPET? 8.1 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier gjeldende eierpolitikk I eierpolitikken er kommunestyrets rolle i utøvelse av kommunens eierskap omtalt slik (jf kapittel 4.2): «Det er kommunestyret som fatter vedtak om etablering og avvikling av selskaper, og godkjenner vedtekter, selskapsavtaler og aksjonæravtaler. Kommunestyret oppnevner representanter til eierorganene og fører tilsyn og kontroll med forvaltningen av eierinteressene. Kommunestyret fastsetter kommunens eierpolitikk, herunder prinsippene for eierstyring. Kommunestyret kan også uttrykke forventninger til styrets arbeid og forvente å få gjennomslag for dette i selskap der kommunen (eller samarbeidende kommuner) eier mer enn 50 % av aksjene. Kommunestyrets styringsmuligheter som eier av selskap som er organisert etter aksjeloven og lignende, er knyttet til å etablere tydelige mål for eierskapet og krav til resultater, herunder utbytte. Dette skjer gjennom å etablere eierstrategier for det enkelte selskap og følge dem opp i den årlige eiermeldingen. I selskap som er organisert etter aksjeloven, lov om interkommunale selskaper eller lignende, fremmer kommunen sine interesser som eier gjennom deltakelse i generalforsamling og representantskap. I generalforsamlinger i aksjeselskap stiller hver eier med en representant som stemmer for hele eierandelen. I representantskap skal det være minst ett medlem fra hver eier. Som hovedregel har hvert medlem en stemme, slik at større eiere velger flere medlemmer. Dersom det skal velges flere medlemmer er det kommunestyret som foretar valget. Innkalling til generalforsamling/representantskap legges fram for formannskapet. Ordfører Ordfører er kommunens representant i generalforsamling og representantskap med varaordfører som vara. Ordfører kan i enkelttilfelle gi andre fullmakt til å møte på kommunens vegne. Den som representerer kommunen i generalforsamling og representantskap skal fremme det syn som kommunestyret har vedtatt i eiermeldingen og/eller andre konkrete vedtak i kommunestyret.» Eierstrategier er også omtalt i eierpolitikken, kapittel 4.1: «Kommunen legger i sin eierpolitikk opp til aktiv bruk av selskapsvise eierstrategier. Eierstrategiene legger grunnlag for en aktiv oppfølging av de verdiene som ligger i de ulike selskapene. Strategien skal Innlandet Revisjon IKS Side 22

23 danne plattform for en god styringsdialog og gi mål og klar retning for hva eierne vil med selskapet. Eierstrategier kan regulere strategisk retning, mål, kjernevirksomhet og forhold som kommunikasjon med selskapet, informasjonsbehov, forventet avkastning og utbytteforventninger. Eierstrategier er individuelle og tilpasses det enkelte selskap. Eierstrategiene behandles i den årlige eiermeldingen, som legges fram hver høst.» Foran, i kapittel 4.2 har vi referert kommunens prinsipper for eierstyring. Av disse er prinsipp nr 2 relevant i denne sammenhengen: «2. Lillehammer kommune skal angi klare og langsiktige mål for selskapene. Styret er ansvarlig for å realisere målene.» Revisjonskriterier - tidligere eierskapspolitikk «Kommunen som eier skal fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. Ordfører er kommunens representant i generalforsamling/representantskap. Varaordfører er vararepresentant. Innkalling til generalforsamling framlegges kommunestyret som referatsak. Det er vesentlig for en aktiv eierstyring at det utarbeides en tydelig eierstrategi for hvert enkelt selskap, som tydeliggjør eiers styringssignaler til selskapets styre.,.., Eiers målsetninger overfor styret klargjøres i eierstrategien for det enkelte selskap, og styret er ansvarlig overfor eierne for oppnådde resultat. Eierens styringskontroll med selskapene vil hovedsakelig skje ved gjennomgangen av årsoppgjør og rapportering av måloppnåelse. Det er viktig at målsettingene er tydelige og operasjonaliserbare slik at grad av måloppnåelse kan etterprøves av eierne. Oppsummering revisjonskriterier - Ordfører er kommunens representant i generalforsamling med varaordfører som vara. - Ny eierpolitikk sier at innkalling til generalforsamling skal legges fram for formannskapet. Den gamle sa at innkalling skulle legges fram for kommunestyret som referatsak. - Både ny og gammel eierpolitikk legger opp til aktiv bruk av selskapsvise eierstrategier. Strategien skal danne plattform for en god styringsdialog og gi mål og klar retning for hva kommunen vil med selskapet. 8.2 FAKTA Protokoller fra generalforsamlinger avholdt i årene viser at ordfører har møtt på vegne av Lillehammer kommune og Gausdal kommune i tre av årene 9. De øvrige årene har kommunene vært representert av varaordfører eller av en representant med fullmakt. 9 Gausdal i 2015, 2016 og Lillehammer i 2013, 2014 og De øvrige generalforsamlingene var kommunen representert ved varaordfører eller ved fullmakt gitt til en annen representant til generalforsamlingen. Innlandet Revisjon IKS Side 23

24 Rådmannen i Lillehammer kommune opplyste i forbindelse med rapport 9/2017 at orienteringer har vært gitt til formannskapet når det har skjedd viktige endringer i selskaper hvor kommunen er eier. Så langt vi har undersøkt har det ikke vært politiske saker knyttet til Lipro i perioden som har vært protokollført (utover saker som angår kommunens eierskap generelt) 10. I forbindelse med rapport 9/2017 opplyste rådmannen i Lillehammer at det ikke har vært praktisert, og det er heller ikke planer om rutinemessig å legge fram for formannskapet innkalling til generalforsamlinger/representantskap. Praksis har vært at ordfører har gitt en muntlig orientering i formannskapet i tilknytning til generalforsamlinger som avholdes i selskaper der kommunen eier mer enn 50 %. Det forventes at dette også vil forbli kommunens praksis. Det er blitt opplyst at kommunen nylig har strammet inn praksis, slik at det sikres at innkallinger til generalforsamlinger, og annen korrespondanse til og fra selskaper der kommunen er eier, blir journalført. Vi har henvendt oss til Gausdal kommune for å få informasjon om saker knyttet til Lipro har vært lagt fram for formannskap/kommunestyre. Vi har ikke fått tilbakemelding på henvendelsen. Når det gjelder eierstrategier er det overfor revisjonen blitt opplyst at dette i Lillehammer er ivaretatt i de selskapsvise eiermeldingene for selskaper der kommunen har over 50 % eierandel. For disse selskapene er det tatt inn et eget punkt med tittel «Kommunens eierstrategi (formålet med eierskapet)». I Lillehammer kommunes eiermelding er det uttrykt følgende under punktet eierstrategi (jf kapittel 4.2): «Intensjonen med å etablere/gå inn på eiersiden i Lipro var å gi arbeidsledige og yrkeshemmede et tilbud om hjelp til å komme tilbake til ordinært arbeidsliv. Dette er en del av et offentlig tjenestetilbud, som det har vist seg hensiktsmessig å organisere som et selskap i samarbeid med andre aktører.» Ifølge daglig leder er kontakten mellom administrasjonen i Lipro og kommunene primært rettet mot de arbeidsinkluderingstjenester som leveres overfor deltakere i tiltaket Varig Tilrettelagt Arbeid (VTA). Her er det tett kontakt med sektor for velferd, blant annet bor flere av VTA deltakerne i kommunale omsorgsboliger. Kontakten er både på driftsnivå og ledernivå. Ifølge styreleder er det på hver generalforsamling et fast punkt med orientering om styrets planer og budsjett for kommende driftsår. Etter at dagsordenen på generalforsamlingen er gjennomført, blir det holdt et uformelt møte der man blant annet orienterer om bedriften og drøfter utfordringer. Styreleder er ikke kjent med at kommunene som eiere har stilt spesifikke mål for selskapet. 10 Vi henvendte oss til begge kommunene om dette Innlandet Revisjon IKS Side 24

25 8.3 VURDERING OG KONKLUSJON I den undersøkte tidsperioden har ordfører/varaordfører vært kommunens representant i de fleste generalforsamlingene. På dette området er praksis stort sett i tråd med eierpolitikken. Ifølge den tidligere eierpolitikken skulle innkalling til generalforsamling/representantskap legges fram for kommunestyret. I gjeldende eierpolitikk er det nedfelt at innkalling til generalforsamling /representantskap legges fram formannskapet. Vi har fått opplyst at innkallinger ikke rutinemessig er blitt lagt fram for formannskapet i Lillehammer, men at orienteringer gis etter behov. Praksisen med ikke å legge fram innkallinger til generalforsamling er ikke i tråd med eierpolitikken på området 11. Ifølge siste utgave av eierpolitikken skal kommunen være aktive blant annet når det gjelder bruk av selskapsvise eierstrategier og angivelse av langsiktige mål for selskapene. Etter vår vurdering inneholder eiermeldingen overordnede mål for Lillehammer kommunes eierskap, men angir ikke langsiktige mål for selskapet. Anbefaling Kommunene bør vurdere hvordan eierpolitikkens ordlyd knyttet til utarbeidelse av eierstrategi/mål for enkeltselskaper bør følges opp overfor Lipro AS. 11 Kommunestyret i Lillehammer behandlet rapport 9/2017 i møte (sak 85). Det ble blant annet vedtatt at å be rådmannen følger opp «eierpolitikkens bestemmelser om at innkallinger til generalforsamlinger rutinemessig skal legges fram for formannskapet». I vedtaket ble rådmannen gitt frist til til å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølgingen av vedtaket. Innlandet Revisjon IKS Side 25

26 9 ER DET LAGET RUTINER FOR INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON MELLOM EIER OG SELSKAP, SLIK AT EIERNE FÅR TILGANG TIL NØDVENDIG INFORMASJON? 9.1 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier gjeldende eierpolitikk I kapittel 4 - Eierstyring framgår det at løpende eierstyring blant annet innebærer å sikre god rapportering på mål og forventninger. Det er ikke ytterligere presisert i dokumentet hva som ligger i å «sikre god rapportering», ut over at det refereres til hva pliktig rapportering innebærer (jf kapittel 6.2). I pkt 4.2 i eierpolitikken er eiermøter omtalt slik: «I selskap der kommunen er eneeier, eller eier selskapet sammen med samarbeidende kommuner, bør det avholdes minst ett eiermøte i året i tillegg til generalforsamlingen. Møtet avholdes i etterkant av at kommunestyret har behandlet eiermeldingen og initieres av ordfører i den kommunen som har størst eierandel. Til møtet inviteres styret, daglig leder og øvrige eiere.» Revisjonskriterier - tidligere eierskapspolitikk «Det skal defineres rapporteringskrav for det enkelte selskap som kommunen er eier i. Ved å gjøre dette kan kommunestyret motta den informasjon som det anser nødvendig for å kunne utøve eierskapet. Dette kan for eksempel være selskapets årsberetning.,.., Det skal fastsettes retningslinjer for det enkelte selskaps kontakt med eier utenfor generalforsamling/representantskap.» «Det kan arrangeres eiermøter hvor administrasjon og styre inviterer eierne til et møte for å diskutere hvordan enkelte problemstillinger bør håndteres. Slike eiermøter skal kun arrangeres når det er behov for å diskutere spørsmål av strategisk art og hvor styret føler det trenger veiledning fra eieren og/eller at det er forhold knyttet til styre og/eller generalforsamlingsvedtak som bør diskuteres med eierne. Eiermøter bør fortrinnsvis avholdes 1. kvartal og i god tid før generalforsamling.»,, I tillegg er det viktig at det for hvert selskap utarbeides rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon.» 9.2 FAKTA Revisjonen fikk i forbindelse med rapport 9/2017 opplyst at det ikke er nedfelt faste rapporteringsrutiner ut over obligatorisk årsregnskap/årsmelding. I brev av til selskaper der kommunen eier mer 50 % av aksjene er det presisert at kommunen forventer at styret i årsberetningen Innlandet Revisjon IKS Side 26