JOREKSTAD AS. Innlandet Revisjon IKS. Rapport /KL

Transkript

1 JOREKSTAD AS Innlandet Revisjon IKS Rapport /KL

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av eierskapskontroll i Jorekstad AS som er utført for kontrollutvalget i Lillehammer kommune. Eierskapskontroll er en oppgave som er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13 15). Prosjektarbeidet er utført i april/mai Kristian Lein har utført arbeidet med rapporten. Vi takker selskapet for bistand i prosjektarbeidet. Utkast til rapport er sendt selskapet til uttalelse. Svaret er vedlagt rapporten. Etter høringen av rapporten til selskapet ble den sendt til kommunen v/ordfører for uttalelse. Innen utløpet av høringsfristen hadde vi ikke fått uttalelse fra kommunen. Lillehammer, mai 2018 Kristian Lein Oppdragsansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2

3 Innholdsfortegnelse FORORD... 2 SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS BESTILLING PROBLEMSTILLINGER METODE OM JOREKSTAD AS KOMMUNENS EIERSKAPSUTØVELSE EIERPOLITIKK EIERMELDING EIERPOLITIKK OG EIERMELDING FØR VURDERINGSKRITERIER EIERSTYRING OG -STRATEGI VURDERINGSKRITERIER FAKTAOPPLYSNINGER REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON RAPPORTERING OG KONTAKT EIER/SELSKAP VURDERINGSKRITERIER FAKTAOPPLYSNINGER REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON STYRESAMMENSETNING OG HABILITET VURDERINGSKRITERIER FAKTAOPPLYSNINGER REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON AVKASTNING OG UTBYTTEPOLITIKK VURDERINGSKRITERIER FAKTAOPPLYSNINGER REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON REFERANSER VEDLEGG UTTALELSE FRA JOREKSTAD AS Innlandet Revisjon IKS Side 3

4 SAMMENDRAG Innlandet Revisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalget i Lillehammer kommune gjennomført eierskapskontroll i Jorekstad AS. Selskapskontrollen er utført i overenstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77, samt forskrift om kontrollutvalg Kontrollen har hatt følgende hovedproblemstilling: Utøves eierinteressene i Jorekstad AS i samsvar med aktuelle lovbestemmelser, kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring. Kontrollen omfatter: eierstyring og strategi rapportering og kontakt eier/selskap styresammensetning og habilitet avkastning og utbyttepolitikk Undersøkelsen har omfattet gjennomgang og vurdering av relevante dokumenter fra Jorekstad AS og Lillehammer kommune. Dokumentasjonen er supplert med innhenting av opplysninger pr e-post. Vurderingskriteriene for kontrollen er hovedsakelig hentet fra Lillehammer kommunes eierpolitikk, samt lover og forskrifter som er relatert til problemstillingen. Nedenfor refereres konklusjoner knyttet til temaene i kontrollen. Eierstyring og strategi Vi har fått opplyst at innkallinger til generalforsamlinger hittil ikke rutinemessig er blitt lagt fram for formannskapet, men at orienteringer gis etter behov. Praksis med ikke å legge fram innkallinger til generalforsamling er ikke i tråd med eierpolitikken på området. Mottatte opplysninger fra Lillehammer kommune tilsier imidlertid at praksis på dette området er endret. Ifølge siste utgave av eierpolitikken skal kommunen være aktiv blant annet når det gjelder bruk av selskapsvise eierstrategier og angivelse av langsiktige mål for selskapene. Etter vår vurdering sier eiermeldingen noe om hvilken rolle Jorekstad AS skal spille, og den skisserer overordnede mål for kommunens eierskap. Vi anser imidlertid at kommunen i begrenset grad har fulgt opp egne eierprinsipper ved å angi langsiktige mål for utvikling av selskapet. Rapportering og kontakt eier/selskap Kommunen har ikke definert rapporteringskrav overfor selskaper hvor kommunen er eier, slik den tidligere versjonen av eierpolitikken forutsatte. Kommunen har heller ikke krevd at selskapene fastsetter retningslinjer for selskapets kontakt med eier utenfor generalforsamling/representantskap. Endringene i eierpolitikken i 2016 innebærer økt vekt på bruk av eiermøter ved at den sier at slike møter bør holdes minst én gang i året for selskaper «der kommunen er eneeier, eller eier selskapet Innlandet Revisjon IKS Side 4

5 sammen med samarbeidende kommuner». Opplysninger fra kommunen tilsier at den har fokus på dette, men at det foreløpig ikke er innført som rutine å holde årlige eiermøter. Foreløpig har det vært holdt ett eiermøte i Jorekstad AS, i Styresammensetning og habilitet Et styreverv i et aksjeselskap er et personlig verv, og ethvert styremedlem hefter personlig for det ansvar styret har i henhold til lover og regler. Det innebærer at styremedlemmer ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter. Oppgaven for alle styremedlemmer er å ivareta bedriftens interesser på best mulig måte sammen med resten av styret og ut fra selskapets formål og eiers mål- og resultatkrav. Styremedlemmer i Jorekstad AS oppnevnt av Forsvaret og Lillehammer kommune mottar ikke godtgjørelse, mens de fire som blir valgt i generalforsamlingen kun mottar møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste. Selv om Jorekstad AS ikke har til formål å skape overskudd, og aktiviteten har et allmennyttig formål, så kan vi vanskelig se at denne typen honorering «reflekterer kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet». At styremedlemmer ikke mottar fast honorar for styreverv er etter vårt syn ikke i tråd med det ansvar som ligger i vervet. Styrehonorarer bør for øvrig generelt være tilpasset arbeidsmengden som forventes og ansvaret vervet medfører. I tråd med kommunens eierskapspolitikk omfattes ikke aksjonærvalgte styremedlemmer av incentivog bonusordninger. Styreleder godtgjøres høyere enn styremedlemmer. Godtgjørelsen til styret ligger etter vårt syn samlet sett på et lavt nivå. Spesielt gjelder dette andre styremedlemmer enn styreleder ettersom de ikke får fast godtgjørelse for styrevervet. I henhold til eierpolitikken skal det ved oppnevning av folkevalgte eller ansatte som representanter i styrende organer i selskap alltid vurderes om det kan oppstå habilitetskonflikter. Vi kan ikke se at forholdet til styremedlemmers habilitet ble vurdert ved oppnevning av styremedlemmer med ansettelsesforhold i Lillehammer kommune. I henhold til gjeldende regelverk er det ikke krav om kjønnssammensetning i selskaper der kommuner og/eller fylkeskommuner til sammen eier mindre enn to tredeler av aksjene, men Lillehammer kommune tilstreber ifølge eierskapspolitikken kjønnsmessig balanse også i styrer der kommunen eier mindre enn to tredeler av aksjene. Med virkning fra siste generalforsamling utgjør menn fem av sju representanter, tilsvarende 71 % av styremedlemmene. Lillehammers ambisjon om kjønnslikhet er dermed ikke oppfylt i Jorekstad AS. Gjennom eierpolitikken har Lillehammer kommune nedfelt at styret i selskaper der kommunen eier mer enn 50 % bør gjennomføre en årlig egenevaluering. Etter revisjonens oppfatning vil dette være fornuftig også for styret i Jorekstad AS, selv om det ikke er formulert noe krav om det. Avkastning og utbyttepolitikk Lillehammer kommune har nedfelt prinsipper for utbytte og avkastning i sin eierpolitikk. Ettersom Jorekstad AS har vedtektsfestet at selskapet ikke skal betale utbytte er ikke denne politikken aktuell for selskapet. Innlandet Revisjon IKS Side 5

6 1 INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Den 21. mars 2018 (sak 12/17) vedtok kontrollutvalget i Lillehammer kommune å bestille en eierskapskontroll i Jorekstad AS. 1.2 PROBLEMSTILLINGER Eierskapskontroll er hjemlet 14 i kontrollutvalgsforskriften: «Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).» En eierskapskontroll er en avgrenset undersøkelse av hvordan eieren utøver eierskapet i selskapet i forhold til gjeldende føringer for dette. Eierskapskontrollen gjennomføres ikke som en forvaltningsrevisjon, men som en mer begrenset kontroll. Vi vil ta utgangspunkt i eierskapskontrollen i Lillehammer kommune som ble gjennomført i 2017 (rapport 9/2017). Denne kontrollen var lagt opp etter følgende problemstillinger: Har kommunen etablert tydelige føringer for eierskapene sine? Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Den første problemstillingen går på oppfølgingen av kommunens eierskap generelt, og vil derfor ikke bli undersøkt ytterligere i gjeldende kontroll. Eierskapskontrollen vil ta utgangspunkt i spørsmålet om hvordan kommunen følger opp eierskapet Jorekstad AS, og hvordan praksis er sett opp mot kommunens rammer for sitt eierskap. Kontrollen har følgende hovedproblemstilling: Utøves eierinteressene i Jorekstad AS i samsvar med aktuelle lovbestemmelser, kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring. Kontrollen omfatter: eierstyring og strategi rapportering og kontakt eier/selskap styresammensetning og habilitet avkastning og utbyttepolitikk Innlandet Revisjon IKS Side 6

7 Nytteverdien av denne kontrollen ligger primært i å bevisstgjøre kontrollutvalg og kommunestyre på kommunens ansvar som eier/medeier i selskaper. En kartlegging av hvor godt eierskapet følges opp, med etterfølgende refleksjon rundt eierstyring, kan bidra til å gjøre eierstyringen bedre og mer profesjonell. 1.3 METODE Eierskapskontrollen er utført i overenstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 nr. 5, samt forskrift om kontrollutvalg Dokumenter Undersøkelsen har omfattet gjennomgang og vurdering av relevante dokumenter fra Jorekstad AS og Lillehammer kommune: - Kommunens eierskapspolitikk og eierskapsmelding. - Selskapets årsrapporter og øvrig dokumentasjon. Dokumentasjonen er supplert med innhenting av opplysninger pr e-post. Problemstillingen i denne rapporten er de samme som i rapport 9/2017 «Eierskapsforvaltning Lillehammer kommune». Ettersom denne er av ganske ny dato så benyttes en del generelle faktaopplysninger fra denne rapporten. Undersøkelsesperiode Vi har undersøkt problemstillingene med utgangspunkt i perioden 2014 til april Vurdering av relevans og pålitelighet Datas relevans er knyttet til om undersøkelsen representerer den virkelige situasjonen. Vi mener data som er samlet inn i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være oppmerksom på at de opplysninger som framkommer i rapporten nødvendigvis er et utvalg av fakta. Dataenes pålitelighet er ivaretatt blant annet ved verifisering av opplysninger og innhenting av uttalelse fra selskapet på utkast til rapport. Innlandet Revisjon IKS Side 7

8 2 OM JOREKSTAD AS Selskapet ble etablert som aksjeselskap 5. mars 2013, før dette var Jorekstad registrert som et andelslag med begrenset ansvar (BA). Lillehammer kommune eier 32,4 % av selskapet. De største andre eierne er Fåberg musikkforening 13,77 % og Ungdomslaget Henrik Wergelands Minne 12,23 %. Selskapets formål framgår av vedtektenes 3: «Selskapets formål er å legge til rette for kultur, idrett og rekreasjon gjennom drift og utleie av bygninger og areal. Virksomheten skal balansere både et lokalt og regionalt perspektiv. Selskapet har ikke erverv som formål, og det utbetales ikke aksjeutbytte.» Aktiviteten på Jorekstad består av Svømmehall/utebad Kafé Leiligheter/hytter (utleie) Idrettshall/garderober Utleie av møtelokaler (samfunnshuset/notvarpet) 1 Svømmeopplæring Omsetningen har i årene ligget på ca 17 mill kr pr år. Overskudd etter skatt har variert fra 0,2 mill til 0,8 mill kr. I 2017 var omsetningen 19,2 mill kr og årsresultatet 2,1 mill kr. I årsberetningen vises det til at godt resultat i 2017 skyldes at Lillehammer kommune har betalt 2 mill kr for kjøp av tomt til Jørstadmoen skole. Selskapet sysselsatte i 2017 i underkant av 15 årsverk. I 2017 mottok Jorekstad AS kr ,- i driftstilskudd fra Lillehammer kommune. Lillehammer kommune betaler ca 1,3 mill. kroner årlig til Jorekstad for skolesvømming. Lillehammer kommune har pr et garantiansvar på ca 18 millioner til Jorekstad AS. Jorekstads eksisterende garantiansvar forventes opphevet i I kommunestyrets møte (sak 28/18) ble det vedtatt å garantere med selvskyldnergaranti for lån på maksimalt 40 mill kr som Jorekstad AS tar opp til utbygging og rehabilitering av badeanlegget. 1 Samfunnshuset ble revet i august Innlandet Revisjon IKS Side 8

9 3 KOMMUNENS EIERSKAPSUTØVELSE I dette kapitlet gjennomgår vi Lillehammer kommunes eierpolitikk, eiermelding og politiske saker knyttet til kommunens eierskap. 3.1 EIERPOLITIKK Eierpolitikk ble vedtatt av kommunestyret i Lillehammer (sak 57/16). Dokumentet Eierpolitikk gjør rede for - Modeller for selskapsdannelse - Motiver for selskapsdannelse - Eierstyring - Styrets rolle og ansvar - Utbytte, avkastning og resultatmål - Oppfølging Det fører for langt å gi et utførlig referat fra dokumentet, men vi vil trekke fram prinsipper som etableres for Lillehammer kommunes eierstyring: «1. Valget om å etablere et selskap og valg av selskapsform skal baseres på en analyse av kommunens styringsbehov og mål for virksomheten. 2. Lillehammer kommune skal angi klare og langsiktige mål for selskapene. Styret er ansvarlig for å realisere målene. 3. Lillehammer kommune skal fremme sine interesser overfor kommunale selskap gjennom eierorganene. 4. Selskapenes kapitalstruktur skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapenes situasjon. 5. Det skal være åpenhet knyttet til Lillehammer kommunes eierskap og til selskapenes virksomhet basert på prinsippet om meroffentlighet. Det skal legges til rette for interne dialogprosesser foran møter i generalforsamling, representantskap mv. 6. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut ifra selskapets egenart. Godtgjørelsen til styret skal reflektere kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. 7. Kommunestyret skal behandle eierpolitikken i løpet av det første året av kommunevalgperioden og eiermelding med eierstrategier hver høst.» I vedlegg til eierpolitikken gjøres blant annet rede for alle samarbeids- og selskapsformer som Lillehammer kommune er involvert i. Det er også laget en oversikt over hvilke deler av kommunens eierpolitikk som er i tråd med KS anbefaling om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, og hvilke deler som avviker fra anbefalingen. Innlandet Revisjon IKS Side 9

10 Ifølge kapittel 1 i eierpolitikken skal den revideres og behandles på nytt i løpet av første året i ny kommunestyreperiode 2. Relevante deler av eierpolitikken blir benyttet som vurderingskriterier i kapittel EIERMELDING Ifølge eierpolitikken og saksinnstillingen til kommunestyret skal det utarbeides en årlig eiermelding «der kommunens eierskap i selskap definert som enheter som reguleres av andre lover enn kommuneloven, gjennomgås opp mot målsettingen for eierskapet» (jf saksinnstillingen). Eiermeldingen skal ifølge eierpolitikken inneholde informasjon om selskapene der kommunen har eierinteresser, samt formål med og strategier for kommunens eierskap i de selskap der kommunen eier mer enn 50 %, eller der eierskapet er av stor politisk betydning. I selskaper hvor kommunen har eierinteresser, og hvor formålet er finansielt motivert, skal krav til avkastning og utbyttepolitikk komme fram i kommunens eiermelding. Kommunestyret vedtok i sak 57/16 at utarbeidet mal skal «benyttes for alle selskap (AS og IKS) der kommunen eier mer enn 50 % eller som er av særskilt politisk interesse. For øvrige selskap benyttes en forenklet framstilling, der selskapets navn, kommunens eierandel og begrunnelse for eierskapet omtales.» Det framgår at man har valgt å inkludere Jorekstad selv om eierandelen er under 50 % pga kommunens garantiforpliktelse knyttet til selskapets lån. Malen for eiermeldinger inneholder, foruten diverse informasjon om selskapet, følgende overskrifter: Kommunens eierstrategi (formålet med eierskapet): Har eierskapet så langt vist seg å være tjenlig i forhold til kommunens eierstrategi? Drives selskapet godt og i samsvar med selskapets formål? Følger styret opp kommunens forventninger til styret i henhold til eget punkt i eierpolitikken (fra 2017)? Særskilte utfordringer/fokusområder (trusler/muligheter)? Er det ønskelig/aktuelt å endre selskapets organisasjonsform? Kan kommunens eierskap bidra til uheldig konkurransevridning? Er kommunen tjent med fortsatt engasjement i selskapet eller kan interessene på dette området bedre ivaretas på andre måter? Skal eierandelen økes, reduseres eller avhendes? Eiermelding 2016 ble lagt fram i kommunestyrets møte 15. desember 2016 (sak 95/16). Den ble enstemmig tatt til orientering. For de sju selskapene hvor kommunen har mer enn 50 % eierandel er den nevnte malen benyttet. Denne er også benyttet for Jorekstad AS. 2 I tråd med dette vil neste revisjon skje i Innlandet Revisjon IKS Side 10

11 Eiermelding 2017 ble lagt fram i kommunestyrets møte 14. desember 2017 (sak 116/17). Den ble enstemmig tatt til orientering. Eiermeldingen er bygd opp på samme måte som eiermelding 2016, men innholdet er justert noe. 3.3 EIERPOLITIKK OG EIERMELDING FØR 2016 Eierskapspolitikk for Lillehammer kommune ble vedtatt i kommunestyret «Eierskapsmelding for Lillehammer kommune Del 2», som omhandlet fakta/vurderinger av eierskap i hvert enkelt selskap, ble vedtatt Med utgangspunkt i vedtak om at eierpolitikk og melding skulle revideres én gang pr kommunestyreperiode ble det laget en revidert eierskapspolitikk i 2014, vedtatt av kommunestyret (sak 108/14). Det framgår av saksinnstillingen i sak 108 at det ble gjort relativt små endringer i eierskapspolitikken i 2014 sammenlignet med den som ble vedtatt i Omtale av selskaper som Lillehammer kommune var eier/medeier var lagt inn som et vedlegg til eierskapspolitikken. Denne oversikten var oppdatert, bl.a var to nye selskaper føyd til. Når det gjelder endringene i eierpolitikken i 2016 sammenlignet med det tidligere grunnlaget så har ordfører og rådmann tidligere opplyst at den siste versjonen gir en bedre og mer systematisk presentasjon av eierpolitikken, samt at den har tydeligere policy når det gjelder styrets rolle og ansvar (jf rapport 9/2017). Innlandet Revisjon IKS Side 11

12 4 VURDERINGSKRITERIER Selskapskontroll omfatter alt kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven samt interkommunalt samarbeid etter kommunelovens kapittel 5 som er egne rettssubjekt ( 27-samarbeid). Inkludert er dermed interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper og samvirkeforetak. Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er for eksempel kommunale foretak (KF) organisert etter kommunelovens kapittel 11, og interkommunalt samarbeid etter kommunelovens kapittel 5 og som ikke er eget rettssubjekt (vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1). Heller ikke stiftelser omfattes av regelverket om selskapskontroll. Til grunn for revisjonens vurderinger skal det utledes vurderingskriterier som skal begrunnes i/utledes av autoritative kilder innenfor det aktuelle området. Autoritative kilder i en eierskapskontroll kan blant annet være eierskapsmelding, eierskapspolitikk, eierstrategi, virksomhet og mål for selskapet, vedtekter/ selskapsavtale, representasjon og beslutninger i generalforsamlingen. Vurderingskriteriene vil hovedsakelig hentes fra Lillehammer kommunes eierpolitikk, samt lover og forskrifter som er relatert til problemstillingene. Vi vil også trekke inn utvalgte deler av KS «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll med kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Ifølge KS hjemmeside dekker disse anbefalingene «områder som ligger i en gråsone mellom lovregulering og etablert praksis, eller hvor hver enkelt eier må nedsette noen prinsipper og etablere samhandlingsmønstre for å forankre nødvendig eierstyring for kommunens samlede eierskap». Vi kommer tilbake til vurderingskriterier for hver av problemstillingene (kapittel 5-8). Innlandet Revisjon IKS Side 12

13 5 EIERSTYRING OG -STRATEGI 5.1 VURDERINGSKRITERIER Vurderingskriterier gjeldende eierpolitikk I eierpolitikken er kommunestyrets rolle i utøvelse av kommunens eierskap omtalt slik (jf kapittel 4.2): «Det er kommunestyret som fatter vedtak om etablering og avvikling av selskaper, og godkjenner vedtekter, selskapsavtaler og aksjonæravtaler. Kommunestyret oppnevner representanter til eierorganene og fører tilsyn og kontroll med forvaltningen av eierinteressene. Kommunestyret fastsetter kommunens eierpolitikk, herunder prinsippene for eierstyring. Kommunestyret kan også uttrykke forventninger til styrets arbeid og forvente å få gjennomslag for dette i selskap der kommunen (eller samarbeidende kommuner) eier mer enn 50 % av aksjene. Kommunestyrets styringsmuligheter som eier av selskap som er organisert etter aksjeloven og lignende, er knyttet til å etablere tydelige mål for eierskapet og krav til resultater, herunder utbytte. Dette skjer gjennom å etablere eierstrategier for det enkelte selskap og følge dem opp i den årlige eiermeldingen. I selskap som er organisert etter aksjeloven, lov om interkommunale selskaper eller lignende, fremmer kommunen sine interesser som eier gjennom deltakelse i generalforsamling og representantskap. I generalforsamlinger i aksjeselskap stiller hver eier med en representant som stemmer for hele eierandelen. I representantskap skal det være minst ett medlem fra hver eier. Som hovedregel har hvert medlem en stemme, slik at større eiere velger flere medlemmer. Dersom det skal velges flere medlemmer er det kommunestyret som foretar valget. Innkalling til generalforsamling/representantskap legges fram for formannskapet. Ordfører Ordfører er kommunens representant i generalforsamling og representantskap med varaordfører som vara. Ordfører kan i enkelttilfelle gi andre fullmakt til å møte på kommunens vegne. Den som representerer kommunen i generalforsamling og representantskap skal fremme det syn som kommunestyret har vedtatt i eiermeldingen og/eller andre konkrete vedtak i kommunestyret.» Eierstrategier er også omtalt i eierpolitikken, kapittel 4.1: «Kommunen legger i sin eierpolitikk opp til aktiv bruk av selskapsvise eierstrategier. Eierstrategiene legger grunnlag for en aktiv oppfølging av de verdiene som ligger i de ulike selskapene. Strategien skal danne plattform for en god styringsdialog og gi mål og klar retning for hva eierne vil med selskapet. Eierstrategier kan regulere strategisk retning, mål, kjernevirksomhet og forhold som kommunikasjon med selskapet, informasjonsbehov, forventet avkastning og utbytteforventninger. Eierstrategier er individuelle og tilpasses det enkelte selskap. Eierstrategiene behandles i den årlige eiermeldingen, som legges fram hver høst.» Foran, i kapittel 3.1 har vi referert kommunens prinsipper for eierstyring. Av disse er prinsipp nr 2 relevant i denne sammenhengen: Innlandet Revisjon IKS Side 13

14 «2. Lillehammer kommune skal angi klare og langsiktige mål for selskapene. Styret er ansvarlig for å realisere målene.» Vurderingskriterier - tidligere eierskapspolitikk «Kommunen som eier skal fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. Ordfører er kommunens representant i generalforsamling/representantskap. Varaordfører er vararepresentant. Innkalling til generalforsamling framlegges kommunestyret som referatsak. Det er vesentlig for en aktiv eierstyring at det utarbeides en tydelig eierstrategi for hvert enkelt selskap, som tydeliggjør eiers styringssignaler til selskapets styre.,.., Eiers målsetninger overfor styret klargjøres i eierstrategien for det enkelte selskap, og styret er ansvarlig overfor eierne for oppnådde resultat. Eierens styringskontroll med selskapene vil hovedsakelig skje ved gjennomgangen av årsoppgjør og rapportering av måloppnåelse. Det er viktig at målsettingene er tydelige og operasjonaliserbare slik at grad av måloppnåelse kan etterprøves av eierne. Oppsummering vurderingskriterier - Ordfører er kommunens representant i generalforsamling og representantskap med varaordfører som vara. - Ny eierpolitikk sier at innkalling til generalforsamling/representantskap skal legges fram for formannskapet. Den gamle sa at innkalling skulle legges fram for kommunestyret som referatsak. - Både ny og gammel eierpolitikk legger opp til aktiv bruk av selskapsvise eierstrategier. Strategien skal danne plattform for en god styringsdialog, gi mål og klar retning for hva kommunen vil med Jorekstad og angi klare og langsiktige mål for selskapet. 5.2 FAKTAOPPLYSNINGER Protokoller fra generalforsamlinger avholdt i årene viser at ordfører har møtt på vegne av Lillehammer kommune i to generalforsamlinger. I de tre øvrige var kommunen representert ved enten politiker eller kommunalsjef (med fullmakt). Gjennomgang av politiske saker i perioden fra 2014 til april 2018 viser at det ved to tilfeller har vært gitt orienteringer til formannskapet om saker tilknyttet Jorekstad AS 3. Formannskapet bevilget kr ,- til forprosjekt som skulle kartlegge behov for påkostning og utvidelse av anlegget på Jorekstad. Som nevnt i kapittel 2 ble det vedtatt i kommunestyrets møte å garantere med selvskyldnergaranti for lån på maksimalt 40 mill kr som Jorekstad AS tar opp til utbygging og rehabilitering av badeanlegget. 3 Møte , Garanti som transformeres over til nytt selskap, Behov for nye representanter til styret. Innlandet Revisjon IKS Side 14

15 I forbindelse med rapport 9/2017 opplyste rådmannen at det ikke har vært praktisert, og det er heller ikke planer om rutinemessig å legge fram for formannskapet innkalling til generalforsamlinger /representantskap. Praksis har vært at ordfører har gitt en muntlig orientering i formannskapet i tilknytning til generalforsamlinger som avholdes i selskaper der kommunen eier mer enn 50 %. 4 I kommunens tilbakemelding på rapport fra selskapskontroll i Lillehammer Olympiapark AS (rapport 4/2018) ble det opplyst at kommunen nylig har strammet inn praksis, slik at det sikres at innkallinger til generalforsamlinger, og annen korrespondanse til og fra selskaper der kommunen er eier, blir journalført. Når det gjelder eierstrategier er det overfor revisjonen blitt opplyst at dette er ivaretatt i de selskapsvise eiermeldingene for selskaper der kommunen har over 50 % eierandel 5. For disse selskapene er det tatt inn et eget punkt med tittel «Kommunens eierstrategi (formålet med eierskapet)». I kommunens eiermelding framgår følgende om Jorekstad AS under overskriften Kommunens eierstrategi (formålet med selskapet): «Sikre Lillehammers befolkning tilgang til svømme- og badeanlegg med høy kvalitet, og som oppfyller kommunens plikter når det gjelder svømmeopplæring og skolesvømming. Anlegget har også stor betydning i et folkehelseperspektiv.» 5.3 REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON I den undersøkte tidsperioden har ordfører vært kommunens representant i to generalforsamlinger. Ifølge eierpolitikken «kan ordfører i enkelttilfelle gi andre fullmakt til å møte på kommunens vegne». Dette tilsier etter revisjonens oppfatning at kommunen som hovedregel bør være representert med ordfører i selskaper hvor kommunen er eier. Ifølge den tidligere eierpolitikken skulle innkalling til generalforsamling/representantskap legges fram for kommunestyret. I gjeldende eierpolitikk er det nedfelt at innkalling til generalforsamling /representantskap legges fram formannskapet. Vi har fått opplyst at innkallinger hittil ikke rutinemessig er blitt lagt fram for formannskapet, men at orienteringer gis etter behov. Praksis med ikke å legge fram innkallinger til generalforsamling er ikke i tråd med eierpolitikken på området. Det refererte høringssvaret på rapport fra selskapskontroll i Lillehammer Olympiapark AS tilsier at praksis på dette området er endret. 4 Kommunestyret behandlet rapport 9/2017 i møte (sak 85). I saken er det blant annet vedtatt å be rådmannen følge opp «eierpolitikkens bestemmelser om at innkallinger til generalforsamlinger rutinemessig skal legges fram for formannskapet». I vedtaket ble rådmannen gitt frist til til å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølgingen av vedtaket. Når denne rapporten skrives har rådmannen foreløpig ikke gitt tilbakemelding. 5 I eierpolitikk er det lagt opp til at for selskap der kommunen eier 50 % eller mer, eller selskap som det er særskilt politisk interesse for, skal redegjørelsen i eiermeldingen følge en vedtatt mal. Som tidligere nevnt har kommunen valgt å inkludere Jorekstad AS begrunnet i garantiforpliktelse knyttet til selskapets lån. Innlandet Revisjon IKS Side 15

16 Ifølge siste utgave av eierpolitikken skal kommunen være aktiv blant annet når det gjelder bruk av selskapsvise eierstrategier og angivelse av langsiktige mål for selskapene. Etter vår vurdering sier eiermeldingen noe om hvilken rolle Jorekstad skal spille, og den skisserer overordnede mål for kommunens eierskap. Vi anser imidlertid at kommunen i begrenset grad har fulgt opp egne eierprinsipper ved å angi langsiktige mål for utvikling av selskapet. Innlandet Revisjon IKS Side 16

17 6 RAPPORTERING OG KONTAKT EIER/SELSKAP 6.1 VURDERINGSKRITERIER Vurderingskriterier gjeldende eierpolitikk I kapittel 4 - Eierstyring framgår at løpende eierstyring blant annet innebærer å sikre god rapportering på mål og forventninger. Det er ikke ytterligere presisert i dokumentet hva som ligger i å «sikre god rapportering», ut over at det refereres til hva pliktig rapportering innebærer (jf kapittel 6.2). Vurderingskriterier - tidligere eierskapspolitikk «Det skal defineres rapporteringskrav for det enkelte selskap som kommunen er eier i. Ved å gjøre dette kan kommunestyret motta den informasjon som det anser nødvendig for å kunne utøve eierskapet. Dette kan for eksempel være selskapets årsberetning.,.., Det skal fastsettes retningslinjer for det enkelte selskaps kontakt med eier utenfor generalforsamling/representantskap.» «Det kan arrangeres eiermøter hvor administrasjon og styre inviterer eierne til et møte for å diskutere hvordan enkelte problemstillinger bør håndteres. Slike eiermøter skal kun arrangeres når det er behov for å diskutere spørsmål av strategisk art og hvor styret føler det trenger veiledning fra eieren og/eller at det er forhold knyttet til styre og/eller generalforsamlingsvedtak som bør diskuteres med eierne. Eiermøter bør fortrinnsvis avholdes 1. kvartal og i god tid før generalforsamling.»,, I tillegg er det viktig at det for hvert selskap utarbeides rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon.» 6.2 FAKTAOPPLYSNINGER Vi fikk i forbindelse med rapport 9/2017 opplyst at det ikke er nedfelt faste rapporteringsrutiner overfor selskaper der Lillehammer kommune er medeier, ut over obligatorisk årsregnskap/årsmelding. Kommunen fulgte opp Eierstrategi og Eiermelding 2016 overfor selskaper hvor kommunen eier mindre enn 50 % i brev av Dette brevet inneholder ingen konkrete forslag, men en oppfordring om å benytte prinsippene fra eierpolitikken «så langt det er relevant og i den grad øvrige eiere finner det hensiktsmessig». Rådmannen opplyste forbindelse med rapport 9/2017 at kommunen anser eiermøter som en viktig informasjonskanal. Det opplyses å være noe ulik praksis om disse holdes årlig, eller om de i større grad blir behovsvurdert opp mot viktige endringer/begivenheter i selskapet. Innlandet Revisjon IKS Side 17

18 Vi får opplyst at det er avholdt ett eiermøte i Jorekstad AS siden 2014 (22. september 2016). Det er dermed ikke etablert som rutine å holde årlige eiermøter. Det blir opplyst fra Jorekstad AS at det kun har vært sporadisk kontakt med kommunen, som regel for å informere om planer selskapet har. Vi får opplyst at Jorekstad AS ikke rapporterer regelmessig til eier bortsett fra årsrapporten. Administrasjonen rapporterer regelmessig til styret. Det blir fra selskapet anført at kommunen har en av sine ansatte i styret i Jorekstad AS, og at rapportering foregår gjennom styremedlemmet. 6.3 REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON Eierpolitikken inneholder etter revisjon i 2016 ikke lenger bestemmelser om at det skal defineres spesielle rapporteringskrav til selskaper der kommunen er eier/medeier. Kommunen har ikke definert rapporteringskrav overfor selskaper hvor kommunen er eier, slik den tidligere versjon av eierpolitikken forutsatte. Kommunen har heller ikke krevd at selskapene fastsetter retningslinjer for selskapets kontakt med eier utenfor generalforsamling/representantskap. Endringene i eierpolitikken i 2016 innebærer derimot økt vekt på bruk av eiermøter ved at den sier at slike møter bør holdes minst én gang i året for selskaper «der kommunen er eneeier, eller eier selskapet sammen med samarbeidende kommuner». Opplysninger fra kommunen i forbindelse med rapport 9/2017 tilsier at den har fokus på dette, men at det foreløpig ikke er innført som rutine å holde årlige eiermøter. Foreløpig har det vært holdt ett eiermøte i Jorekstad AS, i Innlandet Revisjon IKS Side 18

19 7 STYRESAMMENSETNING OG HABILITET 7.1 VURDERINGSKRITERIER Vurderingskriterier gjeldende eierpolitikk Eierpolitikken inneholder en omtale av styrets oppgaver i kapittel 5.1 og styrets sammensetning i kapittel 5.2. Dette kapitlet er delt inn i følgende overskrifter: Kompetanse Mangfold Habilitet Funksjonstid Varamedlemmer Konsern Godtgjøring av styreverv omtales i kapittel 5.3 «Godgjøring til styret og ledende ansatte». Her heter det blant annet at «Godtgjørelsen til styret bør som hovedregel reflektere kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Styreleder bør godtgjøres høyere enn styremedlemmer.» og «Aksjonærvalgte styremedlemmer skal ikke omfattes av eventuelle incentiv- og bonusordninger.» Når det gjelder størrelsen på styrehonorar sett opp mot det økonomiske ansvaret knyttet til styrevervet heter det at «Dersom selskapets aktivitet medfører et økonomisk ansvar for styremedlemmene skal dette søkes dekket gjennom en styreforsikring. Strafferettslig ansvar skal ikke dekkes.» Formannskapet vedtok følgende (sak 6/17): «I selskap der Lillehammer kommune eier mer enn 50 % skal vedtektene/selskapsavtalen endres slik at generalforsamlingen oppnevner valgkomite. Valgkomiteen skal utarbeide en kompetanseprofil for styret, blant annet basert på informasjon fra sittende styre og daglig ledelse, og utfra denne foreslå styrekandidater. Valgkomiteens innstilling legges fram for generalforsamlingen, som velger styreleder og styremedlemmer. Det skal arbeides for å få til tilsvarende ordning i selskap der kommunen eier mindre enn 50 %.» 6 Eierskapspolitikken sier følgende om kjønnssammensetning (kap 5.2): Aksjeloven 20-6 stiller krav om at begge kjønn skal være representert i styret med tilnærmet 40 % i statsaksjeselskap, og i selskap der kommuner og/eller fylkeskommuner eier til sammen minst to tredeler av aksjene (kommuneloven 80 a). Tilsvarende regel gjelder for IKS. Lillehammer kommune tilstreber kjønnsmessig balanse også i styrer der kommunen eier mindre enn to tredeler av aksjene. 6 Det framgår av eiermelding 2017 at det er aktuelt å følge opp dette i forbindelse med eiermeldingen for Innlandet Revisjon IKS Side 19

20 Eierskapspolitikken sier følgende om håndtering av habilitetsproblematikk og styresammensetning (kap 5.2): «Forvaltningsloven 6 slår fast at verken folkevalgte eller ansatte i kommunen kan delta i behandlingen av saker der et selskap som de sitter i styret eller andre styrende organer, er part i saken 7. Er den overordnede tjenestemannen inhabil kan heller ikke saken behandles av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Dette innebærer at verken ordfører eller rådmann bør sitte i styret i selskap der kommunen er eier. I Lillehammer kommune er dette et etablert prinsipp. Ved oppnevning av andre folkevalgte eller ansatte som representanter i styrende organer i selskap skal det alltid vurderes om det kan oppstå habilitetskonflikter, og i tilfelle hvordan disse i så fall skal løses.» Vurderingskriterier - tidligere eierskapspolitikk Eierskapspolitikken uttrykker at «Styrets sammensetting må ses i forhold til selskapets formål og ulike selskaper krever ulike tilnærminger til styrets sammensetting. Det er viktig at styret velges med fokus på selskapets behov.» Oppsummering vurderingskriterier - Styrets sammensetning må ses i forhold til selskapets formål og styret skal velges med fokus på selskapets behov. - Godtgjørelsen til styret bør som hovedregel reflektere kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Styreleder bør godtgjøres høyere enn styremedlemmer. Aksjonærvalgte styremedlemmer skal ikke omfattes av eventuelle incentiv- og bonusordninger. - Ved oppnevning av folkevalgte eller ansatte som representanter i styrende organer i selskap skal det alltid vurderes om det kan oppstå habilitetskonflikter, og i tilfelle hvordan disse i så fall skal løses. Ordfører eller rådmann skal ikke sitte i styret. -Lillehammer kommune tilstreber kjønnsmessig balanse også i styrer der kommunen eier mindre enn to tredeler av aksjene. 7.2 FAKTAOPPLYSNINGER Ifølge vedtektenes 8 skal styret i Jorekstad AS ha «7 medlemmer og 2 varamedlemmer. Lillehammer kommune, Forsvaret og de ansatte velger årlig hver sin representant, men de øvrige 4 velges av generalforsamlingen for to år av gangen. Styrets leder og nestleder velges blant styrets medlemmer av generalforsamlingen for ett år av gangen». Ifølge protokoller fra generalforsamlinger i årene har styret i denne perioden hatt sju medlemmer. Kjønnsfordelingen i styret har variert noe, fra ett til tre kvinnelige styremedlemmer. Fra mars 2015 til mars 2018 besto styret av fire menn og tre kvinner. Etter valg av styre i generalforsamling består styret av fem menn og to kvinner. 7 Part defineres slik i forvaltningsloven, pkt e) «part, person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder». (revisjonens anmerkning) Innlandet Revisjon IKS Side 20

21 Selskapet har hatt følgende styreledere i perioden: - Fred Johansen, mars Håkon Rustad mars Det framgår av protokollene fra generalforsamlingene hvilke styremedlemmer som er oppnevnt av hhv. Lillehammer kommune, forsvaret og de ansatte. Kommunen har vært representert ved følgende personer i perioden : -Lars Rudi, - mars Andre Holen, mars 2014 mars Sidsel Brath, mars 2015 mars Terje Næss, mars Alle disse var ansatt i Lillehammer kommune i den perioden de satt som styremedlemmer i Jorekstad AS. Ifølge protokoll fra generalforsamling er godtgjørelse til styrets medlemmer fastsatt på følgende måte: «Det utbetales en godtgjørelse på kr ,- til styrelederen, og i tillegg en møtegodtgjørelse på kr 260,- pr styremøte, for møtende styremedlemmer og varamedlemmer. Tapt arbeidsfortjeneste refunderes med kr 260,- pr time. Dette gjelder de som velges av generalforsamlingen. De oppnevnte styremedlemmene fra Lillehammer kommune og Forsvaret holdes utenfor da de er oppnevnt av sine arbeidsgivere.» Styregodtgjørelsen ble holdt uendret til generalforsamling avholdt Da ble godtgjørelsen til styreleder økt til kr ,-, møtegodtgjørelsen økt til kr 500,-, og tapt arbeidsfortjeneste økt til 300,- pr time. For øvrig var vedtaket i generalforsamlingen likelydende med det siterte vedtaket fra generalforsamling Styreleder er blitt spurt om hans vurdering av nivå og innretning på godtgjørelsen til styremedlemmene. Tilbakemeldingen er at det kun er de valgte medlemmene som har godtgjøring. Kommune og forsvaret lønnes gjennom sin arbeidsgiver. Det har vært normalt at eiere eller valgkomiteen har foreslått godtgjøringen. Styremedlemmene omfattes ikke av incentiv- og bonusordninger. Valgkomité er nedfelt i vedtektenes 11: «På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og vedtas: Valg av valgkomité for 1 år (5 medlemmer).» Vi får opplyst fra selskapet at ordningen med valgkomité har vært praktisert siden Det framgår ikke av protokoller fra generalforsamlinger for årene hvorvidt det er vurdert om valg av ansatte i Lillehammer kommune til styret kunne innebære habilitetskonflikter. Styreleder opplyser at det har forkommet at representant valgt av kommunen har vært ansett som inhabil i saker som berører kommunen. For eksempel i sak om søknad om tilskudd til utbygging på Jorekstad fratrådte kommunens styremedlem som inhabil. Innlandet Revisjon IKS Side 21

22 Styreleder vurderer at styret i Jorekstad har god sammensetning. Det er fire styremedlemmer med to vara som velges på generalforsamlingen. Disse legges fram av valgkomiteen, to medlemmer oppnevnes av henholdsvis Lillehammer kommune og forsvaret. Grunnen til dette er for forsvaret sin side et tilskudd på 2,3 millioner i 1985 som gjorde det mulig å bygge idrettshall. Lillehammer kommune garanterte for 20 mill kr i 1999, og ville da ha en plass i styret. Det sittende styret innehar bred kompetanse innen offentlig forvaltning, ledelse, frivillighet og privat næringsliv. Styret har tatt inn ekstern kompetanse i tilfeller der det har vært funnet nødvendig. Jorekstad er organisert i hovedorganisasjonen Virke og både styret og daglig leder henter inn kompetanse derfra etter behov. I tillegg har advokat Harald Thoresen vært trukket inn i noen møter. Styreleder blir kontaktet av valgkomitéen for å gi innspill til komiteens arbeid med fokus på kompetanse. 7.3 REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON Vi forstår det slik at styreleder er av den oppfatning at styret pr i dag har en sammensetning som er godt tilpasset selskapets behov og utfordringer. Gjennom eierpolitikken har Lillehammer kommune nedfelt at styret i selskaper der kommunen eier mer enn 50 % bør gjennomføre en årlig egenevaluering. Etter revisjonens oppfatning vil dette være fornuftig også for styret i Jorekstad AS, selv om det ikke er formulert noe krav om det. I tråd med eierskapspolitikken omfattes ikke aksjonærvalgte styremedlemmer av incentiv- og bonusordninger. Styreleder godtgjøres høyere enn styremedlemmer. Godtgjørelsen til styret ligger etter vårt syn samlet sett på et lavt nivå. Spesielt gjelder dette andre styremedlemmer enn styreleder ettersom de ikke får fast godtgjørelse for styrevervet. Styremedlemmer oppnevnt av hhv Forsvaret og Lillehammer kommune mottar ikke godtgjørelse, mens de fire som blir valgt i generalforsamlingen mottar møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste. Selv om Jorekstad AS ikke har til formål å skape overskudd, og at aktiviteten har allmennyttig formål, så kan vi vanskelig se at denne typen honorering «reflekterer kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet». At styremedlemmer ikke mottar fast honorar for styreverv er etter vårt syn ikke i tråd med det ansvar som ligger i vervet. Styrehonorarer bør for øvrig generelt være tilpasset arbeidsmengden som forventes og ansvaret vervet medfører. Et styreverv i et aksjeselskap er et personlig verv, og ethvert styremedlem hefter personlig for det ansvar styret har i henhold til lover og regler. Det innebærer at styremedlemmer ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter. Oppgaven for alle styremedlemmer er å ivareta bedriftens interesser på best mulig måte sammen med resten av styret og ut fra selskapets formål og eiers mål- og resultatkrav 8. Dette gjelder i tilfellet Jorekstad AS også ansatte i kommunen og Forsvaret. At disse får lønn fra sin arbeidsgiver for den tiden de sitter i styremøter er uvedkommende. Hvis disse styremedlemmene skulle få «dobbelt lønn» så er det et spørsmål som de aktuelle styremedlemmene bør ta opp med sin arbeidsgiver. 8 Stana (2018) Innlandet Revisjon IKS Side 22

23 Valgkomité er vedtektsfestet, og det framgår av vedtektene at den skal velges av generalforsamlingen. På dette punktet er vedtektene i tråd med eierskapspolitikken. Verken ordfører eller rådmann sitter i styret i Jorekstad, og eierpolitikken er dermed oppfylt på dette området. I henhold til eierpolitikken skal det ved oppnevning av folkevalgte eller ansatte som representanter i styrende organer i selskap alltid vurderes om det kan oppstå habilitetskonflikter. Ifølge styreleder har det som nevnt forekommet problemstillinger knyttet til habilitet i styret. Vi kan imidlertid ikke se at forholdet til styremedlemmers habilitet ble vurdert ved oppnevning av styremedlemmer med ansettelsesforhold i Lillehammer kommune. I henhold til gjeldende regelverk er det ikke krav om kjønnssammensetning i selskaper der kommuner og/eller fylkeskommuner til sammen eier mindre enn to tredeler av aksjene, men Lillehammer kommune tilstreber ifølge eierskapspolitikken kjønnsmessig balanse også i styrer der kommunen eier mindre enn to tredeler av aksjene. Med virkning fra siste generalforsamling utgjør menn fem av sju representanter, tilsvarende 71 % av styremedlemmene. Lillehammers ambisjon om kjønnslikhet er dermed ikke oppfylt i Jorekstad AS. Innlandet Revisjon IKS Side 23

24 8 AVKASTNING OG UTBYTTEPOLITIKK 8.1 VURDERINGSKRITERIER Vurderingskriterier gjeldende eierpolitikk I kapittel 6 i eierpolitikken «Utbytte, avkastning og resultatmål» omtaler temaet på denne måten: Krav til avkastning og utbyttepolitikk er viktige styringsredskaper i den samlede eieroppfølgingen av selskap hvor kommunen har eierinteresser hvor formålet er finansielt motivert. Dette er krav som kommer fram i kommunens eiermelding. Avkastning defineres i eierpolitikken som årsresultatet i selskapets regnskap. Her heter det at «En positiv avkastning vil styrke selskapets egenkapital og kan gi grunnlag for utdeling av utbytte. Eierne vil for eksempel kunne stille krav til størrelse på avkastningen, den kan for eksempel settes til en viss prosentandel av omsetningen. Det kan være ulike motiv for å stille avkastningsmål. Eksempler på slike motiv kan være styrking av soliditeten til selskapet samt grunnlag for utdeling av utbytte til eierne.» Utbyttepolitikk defineres som langsiktige retningslinjer for hvordan selskapets avkastning skal disponeres. «I de selskap hvor virksomheten er forretningsmessig skal utbyttepolitikken støtte opp under det overordnede målet om størst mulig verdiskapning. Det er viktig for kommunen som eier, og selskapets styre å kunne legge til grunn en langsiktig, forpliktende og stabil utbyttepolitikk. Det bør kun gjøres endringer i utbyttepolitikken dersom det skjer vesentlige endringer i de forutsetninger som er lagt til grunn.» Vurderingskriterier - tidligere eierskapspolitikk «Krav til avkastning og utbyttepolitikk er viktige styringsredskaper i den samlede eieroppfølgingen av selskap hvor kommunen har eierinteresser hvor formålet er forretningsmessig. Utbyttepolitikk defineres som langsiktige retningslinjer for hvordan selskapets avkastning skal disponeres. I de selskap hvor virksomheten er forretningsmessig skal utbyttepolitikken støtte opp under det overordnede målet om størst mulig verdiskapning. Det er viktig for kommunen som eier, og selskapets styre å kunne legge til grunn en langsiktig, forpliktende og stabil utbyttepolitikk. Det bør kun gjøres endringer i utbyttepolitikken dersom det skjer vesentlige endringer i de forutsetninger som er lagt til grunn.» Selskapets vedtekter Det er vedtektsfestet i 3 at «Selskapet har ikke erverv som formål, og det utbetales ikke aksjeutbytte. Innlandet Revisjon IKS Side 24

25 8.2 FAKTAOPPLYSNINGER Jorekstad AS har ikke betalt utbytte til eier i perioden Selskapet har ikke utarbeidet noe mål for eventuell avkastning eller utbytte fra selskapet. 8.3 REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON Lillehammer kommune har nedfelt prinsipper for utbytte og avkastning i sin eierpolitikk. Ettersom Jorekstad AS har vedtektsfestet at selskapet ikke skal betale utbytte er ikke denne politikken aktuell for selskapet. Innlandet Revisjon IKS Side 25

26 REFERANSER Dokumenter fra Lillehammer kommune Eierskapspolitikk for Lillehammer kommune. Del 1 Generell del. Vedtatt av kommunestyret Eierskapspolitikk for Lillehammer kommune. Del 1 Generell del. Revisjonsforslag Rev. 1. august Eierskapsmelding for Lillehammer kommune Del 2» (selskapsoversikt). Oktober Eierpolitikk Vedtatt i Kommunestyret Eiermelding Vedtatt i Kommunestyret Eiermelding Vedtatt i Kommunestyret Rekruttering av styremedlemmer i selskap der Lillehammer kommune har eierinteresser. Sak til formannskapet Oppfølging av Eierstrategi og Eiermelding Brev fra Lillehammer kommune til selskaper der kommunen har mindre enn 50 % av aksjene. Oversikt over rekruttering av styremedlemmer og bruk av valgkomite i selskap der Lillehammer kommune har en eierandel. Vedlegg til sak til formannskapet Stana, A.S (2018): Styrevalgprosesser - utfordringer ved styrevalgprosesser i kommunalt eide selskaper. Møteplass for selskapskontroll 2018, 15. mars 2018 Scandic Lillestrøm. Utbygging av Jorekstad fritidsbad - søknad om utvidet kommunal lånegaranti. Kommunestyresak (sak 28/18). Dokumenter fra Jorekstad AS Innkalling og protokoll fra møte i representantskapet Innkalling og protokoll fra generalforsamlinger Årsberetninger Vedtekter Innlandet Revisjon IKS Side 26

27 VEDLEGG UTTALELSE FRA JOREKSTAD AS Innlandet revisjon IKS Att Kristian Lein Jorekstad 13/ Eierskapskontroll Jorekstad AS Jorekstad as har følgende svar på høringsutkastet 1. Har informasjonen om prosjektets formål og gjennomføring vært god nok? Jorekstad AS har fått god informasjon om kontrollen. Gjennomføringen har vært veldig rask 2. Har selskapet kommentarer til prosjektets metode, anvendte kilder eller faktaframstilling som kan ha betydning for våre vurderinger eller konklusjoner? Jorekstad as mener rapporten gir er rett bilde av Lillehammer kommune sin utøvelse av eierskapet. 3. Har selskapet kommentarer til vurderingskriteriene som ligger til grunn for våre vurderinger og konklusjoner? Det har vi ikke 4.Hva er selskapets samlede vurdering av rapportens vurderinger og konklusjoner? Jorekstad mener det er en fornuftig vurdering som er gir et rett bilde av forholdet mellom den største eieren og Jorekstad AS. Vi har en kommentar til dette med kjønnsfordeling i styret. Valgkomiteen leverte en innstilling og 50% menn og kvinner. Men ansattrepresentant velges blant de ansatte og forsvaret og Lillehammer kommune oppnevner sine representanter. Dette gjør at vi får litt forskjellige kjønnsbalanse. Det har vært tilfeller der to av disse representantene har vært kvinner. Noe som ga en sammensetning på 4 kvinner og 3 menn. 5.I hvilken grad oppfattes rapporten som nyttig? Rapporten er nyttig som en bevisstgjøring av eierforholdet mellom Lillehammer kommune og Jorekstad as. Vi mener at dette er viktig for Jorekstad AS, men også for administrativ- og politiskledelse i Lillehammer kommune. 6. Hvordan vurderes rapportens oppbygning og språkbruk? Rapporten satt opp på en fornuftig måte og lett å finne fram i, men er etter vårt syn noe omfangsrik. Jorekstad as For styreleder Håkon Rustad Terje Rønning Daglig leder. Innlandet Revisjon IKS Side 27